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MANUAL DE

USUARIO
HERRAMIENTA DE
GESTIN EDUCATIVA
E.P.J.A.

2013
.

HERRAMIENTA DE GESTIN EDUCATIVA


E.P.J.A.
1. Introduccin

Con el fin de proporcionar la herramienta adecuada a Centros de Educacin


Alternativa (CEAs) para que estas puedan reportar la informacin de los operativos
de Inicio y Fin de Gestin al Ministerio se presenta la nueva Herramienta de
Gestin Educativa Educacin de Personas Jvenes y Adultas (EPJA), que incluye
los operativos de Inicio de gestin y Fin de gestin para el 2013, as como
operativos de gestiones pasadas para los CEAs pendientes de regularizacin.

2. Gua de instalacin

Ejecutar el instalador de la Herramienta de Gestin Educativa con doble clic sobre

el archivo
.
Hace clic con el mouse en el botn Siguiente.

Xzxzxzxz
Xzxzxzxz
xzxzxzx

Clic en el botn Finalizar.

3. Ingreso al Sistema

Ingresar al sistema mediante el icono de acceso directo a la Herramienta de


Gestin Educativa EPJA ubicado en el escritorio:

Otro forma de ingreso es a travs del men Inicio de Windows Todos los
programas MINEDU Gestin Educativa - EPJA.

4. Archivos y Extensiones

Los archivos de la Herramienta Gestin Educativa EPJA presentan la


siguiente codificacin:

80730585_0_2013-06-06_FG_S1_2013.igm
CODIGO SIE DEL CEA

SEMESTRE

SUBCEA GENERACION

GESTION
EXTENSION

SIGLA REFERIDA AL
OPERATIVO

80730585_FG_Sec_1_A_M-T_2013.suc
CODIGO SIE DE
UNIDAD DUCATIVA

TURNO

NIVEL
GRADO

PARALELO

GESTIN
EXTENSION

SIGLA REFERIDA AL
OPERATIVO

Existen los siguientes tipos de extensiones que se usan en el sistema de Gestin


Educativa.
*. igm : Archivo de proveniente del Ministerio de educacin con informacin pre
cargada segn el operativo seleccionado
*.ige: Archivo de respaldo del usuario, tambin se puede usar este archivo para
llevar la informacin de un PC a otro.
*.suc: Archivo generado por la Herramienta de Gestin educativa EPJA en modo
central para las sucursales.
*.cen: Archivo generado por la Herramienta de Gestin educativa EPJA en modo
Sucursal para centralizar la informacin.
*.emp: Archivo empaquetado para la consolidacin de la informacin en la base de
datos del Ministerio de Educacin.

4.1

Cargar archivos

Todos los archivos de la Herramienta de Gestin Educativa EPJA son solo para
trasportar la informacin de los distintos mdulos a otros sistemas, la herramienta
no graba la informacin en los mismos, si no que la almacena dentro de una base
de datos propia.

Mtodo 1:
Arrastrar el archivo con el mouse sobre la barra principal de la herramienta de
Gestin Educativa.

Mtodo 2:

En la barra principal seleccionar el Men Archivo, opcin Abrir Archivo.

Ubicar el archivo, clic en el botn Abrir.

En caso de NO encontrarse dificultades en el cargado del archivo, se despliega la


siguiente ventana:

Caso contrario, en el proceso se han encontrado Inconsistencia de datos.

5. Error - Inconsistencia de Datos

En caso de que en cualquier momento la Herramienta de Gestin Educativa


EPJA muestre el mensaje:

El usuario debe ingresar a ver el log de errores en, Men Herramientas - Ver Log
de Errores.

Se desplegar el detalle los errores, encontrados


Ejemplo:
HERRAMIENTA DE GESTIN - MINISTERIO DE EDUCACIN
FECHA :30/10/2012, HORA12:31:35 a.m.
ERROR: violation of FOREIGN KEY constraint "FK_SDAT_SIE_D_76_3" on table "sdat_sie_docente"
Foreign key reference target does not exist, Linea :197

El primer paso para solucionar su problema es ingresar a la pgina del ministerio


http://sieweb.minedu.gob.bo/ y descargar el documento PREGUNTAS
FRECUENTES en el cual se irn publicando y actualizando diariamente las
soluciones al problema, el usuario tendr que comparar la lnea del cdigo de
error.
Ejemplo

ERROR: violation of FOREIGN KEY constraint "FK_SDAT_SIE_D_76_3" on table "sdat_sie_docente"

Buscar el Error en la lista de preguntas frecuentes y


seguir los pasos para la solucin.

En caso de no encontrar el cdigo de error se deber enviar el texto:


HERRAMIENTA DE GESTIN - MINISTERIO DE EDUCACIN
FECHA :30/10/2012, HORA12:31:35 a.m.
ERROR: violation of FOREIGN KEY constraint "FK_SDAT_SIE_D_76_3" on table "sdat_sie_docente"
Foreign key reference target does not exist, Linea :197

Al correo del ministerio para su respectiva solucin, y publicacin del


mismo

6. Ciclo de proceso

El usuario debe seguir el siguiente ciclo para garantizar la correcta consolidacin de


la informacin

alternativa.minedu.gob.bo

IMPORTANTE: En caso de que la unidad educativa sea pequea no requiere usar la


herramienta en modo sucursal pudiendo realizar todo el registro en modo central.

7. Seleccin del CEA y operativo a trabajar

Datos del CEA a procesar:


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Cdigo del CEA.


Nombre del CEA.
Gestin para la Inscripcin.
Sub CEA indica el nmero de Sub CEA que corresponde al CEA.
Indica el semestre a que corresponde el archivo cargado.
Indica a que operativo corresponde el archivo cargado.
Clic en botn Aceptar mostrar la informacin de Inicio de
Gestin o de Fin de Gestin de la Unidad Educativa
seleccionada.
8. Seleccin del modo a trabajar (Central - Sucursal)

8. Panel de Acceso Rpido

Paso No. 1 CEA

El formulario de Informacin del CEA muestra la informacin del Registro del CEA o
Sub CEA (RUE), los cuadros de texto con fondo blanco pueden ser actualizados
o modificados.

Clic en el botn

el cual est ubicado en la parte superior izquierda de

la pantalla, o en todo caso


para salir de esta pantalla.
Nota: La asignacin del director se establecer en el paso 2 de personal
administrativo la persona que este como director o director encargado ser la que
figure automticamente en la casilla de director de este formulario.

IMPORTANTE: Los datos ingresados se consideran una Declaracin Jurada.

Paso No. 2 Personal Administrativo

Esta opcin muestra el Listado del personal administrativo reportado para su


actualizacin y/o modificacin.

En la parte superior se cuenta con la barra de botones


permite:
Nuevo:

Adiciona una registro, luego clic en Guardar.

que

Editar: Seleccionar de la grilla el registro y proceder a modificar o completar


los datos, luego clic en Guardar.

Borrar: Seleccionar el registro de la grilla a eliminar, luego proceder a


confirmar la Eliminacin.

Cerrar: Sale de la opcin Personal Administrativo y retorna al Panel de


Acceso Rpido.

Paso No. 3 Informacin Docente


Esta opcin muestra el Listado del personal Docente reportado para su
actualizacin y/o modificacin.

En la parte superior se cuenta con la barra de botones


que permite:

Nuevo: Adiciona una registro, luego clic en Guardar.

Editar: Seleccionar de la grilla el registro y


modificar o completar los datos, luego clic en Guardar.

proceder

Borrar: Seleccionar el registro de la grilla a eliminar, luego proceder a


confirmar la eliminacin.
Cerrar: Sale de la opcin Personal Docente y retorna al Panel de Acceso
Rpido.

Paso No. 4 Malla Tcnica


Esta opcin muestra el reporte de Materias Tcnicas a nivel: Tcnico Bsico,
Tcnico Auxiliar y Tcnico Medio.
Para esta parte se debe armar la malla curricular con la que cuenta
actualmente el CEA. Para tal labor se deben seguir los siguientes pasos:
Seleccione la opcin 4 Malla Tcnica.
Se le presentar la siguiente ventana:

1
2

5
6

1. Seleccin del rea Tcnica Productiva.


2. Seleccione una especialidad perteneciente al rea Tcnica Productiva.
3. Definir el turno y la duracin de cada nivel de las acreditaciones que
tiene la especialidad.
4. Acreditaciones que tiene la Especialidad, se habilitaran segn las
acreditaciones, no todas las especialidades cuentan con todas las
acreditaciones.
5. Aqu se puede apreciar la sumatoria de horas que tiene cada nivel de
acreditacin, adems de los botones que permiten aadir, validar o
quitar una Materia de la malla.
6. En esta parte, se definen las materias que integran el currculo, se define
el nombre, el rea de saber y conocimiento a la que pertenece y la carga
horaria de la misma.
Despus de realizados estos pasos ya podr ver la malla armada al momento
de inscribir a los alumnos en las materias y cursos correspondientes en la
parte Tcnica como se explico anteriormente.
La malla curricular puede ser distinta en los diferentes turnos.
Mientras la malla curricular no sea validada (ver lo que indica el campo
estado), los alumnos no se pueden inscribir a dicha malla.

Para inscribir al alumno en las materias tcnicas debe marcar una o ms filas
de las materias tcnicas que se muestran en el formulario (parte inferior
derecha del formulario), con el resto de las opciones compltelas como se
acostumbra.

Paso No. 5 Informacin Alumnos, Cursos.

Esta opcin muestra el Listado de los alumnos inscritos, muestra los cursos
disponibles, agregar o quitar asignaturas.

reas: Adicin/Eliminacin de Materias

Esta opcin permite la adicin o eliminacin de materias asignadas por


curso, para acceder a la ventana presionar clic sobre
Nivel y Curso.

segn el

Las opciones disponibles se detallan a continuacin:


1.
Segn el Turno, Nivel, Grado y Paralelo se muestra el Listado
de Materias asignadas actualmente.
2.

Botn para Adicionar materias segn la Lista de materias


disponibles.

3.

Listado de Materias Disponibles.

4.

Botn para Quitar materias segn la Lista de materias


asignadas actualmente.

5.

Clic en
r ealizados.

guarda automticamente los cambios

Docentes: Asignacin/Eliminacin de Docentes por Materia

Esta opcin permite la asignacin o eliminacin de docentes asignadas por


asignatura, para acceder a la ventana presionar clic sobre

segn el Nivel

y curso.

Las opciones disponibles se detallan a continuacin:

1.

2.
3.
4.
5.

Segn el Turno, Nivel, Grado y Paralelo se muestra el Listado de


Docentes asignadas al curso, despliega Cdigo, Hora/Mes, Nombre
de la asignatura y Maestro asignado.
Lista de Docentes del CEA.
Botn para Adicionar docente segn la Lista de Docentes del CEA.
Botn para Quitar docente segn la materia seleccionada.
Clic en
realizados.

guarda

automticamente

los

cambios

Generales: Registro de Datos Generales por Curso

Esta opcin permite el registro de datos generales del curso, para acceder a la
ventana presionar clic sobre

segn el Nivel y Curso.

Completar la informacin seleccionando clic sobre


y elegir de la lista la opcin
que se adecue segn la caracterstica del curso. Seleccione la periodicidad en das
marcando las casillas correspondientes. Para guardar los cambios realizados clic
en el botn
en

, para no efectivizar los cambios realizados clic


.

Inscripciones (Inicio de Gestin)


Para el operativo de Inicio de Gestin se habilitara los botones de:
1

1. Inscripcin automtica.

Esta opcin permite inscribir estudiantes de la ltima gestin al curso inmediato


superior previa seleccin del curso.

Las opciones disponibles se detallan a continuacin:


1. La grilla muestra la Lista de estudiantes para Confirmar
Inscripcin.
2. Botn para inscribir al estudiante seleccionado.
3. Actualiza la Lista de estudiantes.
4. Cierra venta de inscripcin automtica.

Datos de Inscripcin

Esta opcin permite registrar la inscripcin del estudiante seleccionado.

As tambin permite completar algunos datos personales como Nmero de Cdula de


Identidad, Pasaporte, datos del Certificado de Nacimiento (Oficiala, Libro, Partida
y Folio).

Consideraciones

Utilizar el botn de

para Guardar la Informacin, caso contrario clic en

.
La inscripcin de estudiantes es por curso, para lo cual se generar una Lista
diferente de estudiantes habilitados para inscripcin para cada curso.

Utilizar el botn

para cambiar a la modalidad de inscripcin a Tcnica.

Esta opcin despliega la siguiente ventana de interfaz para introduccin de datos.

II.- Datos del Estudiante: Esta opcin permite el registro de los datos del estudiante.
III.- Nivel y Ao/Grado escolar de la o el estudiante: Registrar los datos del estudiante respecto al
rea tcnica.

2. Inscripcin Nueva.

Esta opcin permite inscribir estudiantes


seleccionado.

NUEVOS en funcin al curso

Consideraciones

Utilizar el botn de

para Guardar la Informacin, caso contrario clic en

.
La inscripcin de estudiantes es por curso, para lo cual se generar una Lista
diferente de estudiantes habilitados para inscripcin para cada curso.

Las opciones disponibles se detallan a continuacin:


1. Muestra Informacin de la Unidad Educativa.
2.

Llenar Datos Personales del estudiante.

3.

Llenar Datos referentes al Nivel, Grado, Paralelo, Turno.

4.

Clic en Confirmar/Guardar graba la informacin introducida, o clic en


Cancelar no guarda los cambios realizados.

Utilizar el botn

para cambiar a la modalidad de inscripcin a

Tcnica.

Esta opcin despliega la siguiente ventana de interfaz para introduccin de datos.

II.- Datos del Estudiante: Esta opcin permite el registro de los datos del estudiante.
III.- Nivel y Ao/Grado escolar de la o el estudiante: Registrar los datos del estudiante respecto al
rea tcnica..

3. Eliminar inscripcin.

Seleccionar el alumno de la lista, luego clic en


confirmacin del siguiente mensaje:

, previa

Registro de Notas y Socio Econmico (Fin de Gestin)

Esta opcin muestra el Listado de los alumnos inscritos por Nivel: reas, Docentes,
Datos Generales y Boletn de Calificaciones.

En la parte izquierda de la pantalla se habilitara las opciones antes explicadas y


adems se habilitara la opcin de boletn.

En la parte derecha de la pantalla despliega la lista de inscritos (Estado, Notas,


Datos, Caratula y Detalles) y el total de alumnos inscritos por curso segn el
archivo descargado de SIEWEB.

Nota: Para ver la Lista de inscritos por curso en la parte


derecha presionar clic sobre el curso donde indica la flecha.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Cursos ordenados por Turnos y Niveles.


Listado de alumnos segn curso seleccionado.
reas Disponibles por Nivel, Grado y Paralelo.
Docentes Asignados por Nivel, Grado y Paralelo.
Registro de Datos Generales del Curso.
Reporte Borrador de Boletn de Calificaciones.

9
11

10

Las opciones disponibles se detallan a continuacin:


7. Estado de Fin de Gestin del estudiante a Confirmar.
8. Enlace a ventana de registro/modificacin de calificaciones
por estudiante.
9. Enlace a ventana de introduccin/modificacin de datos del
estudiante (Formulario RUDEAL).
10. Caratula de la libreta de calificaciones por estudiante, previa
configuracin de impresora.
11. Detalle de la libreta de calificaciones por estudiante, previa
configuracin de impresora.

Boletn: Reporte borrador de Boletn de Calificaciones

Esta opcin permite emitir un reporte preliminar con el objeto de verificar los
datos introducidos. El Boletn Oficial de Calificaciones ser descargado del SIEWEB
posterior a la consolidacin del Archivo Fin de Gestin, para acceder al reporte
presionar clic sobre

segn el Nivel y Curso.

Una vez abierto el reporte, clic en

para imprimir el reporte en la impresora

conectada por defecto y/o seleccionar otra disponible. Clic en


del reporte.

permite

salir

Notas: Transcripcin de Calificaciones Cuantitativas por


estudiante.

Esta opcin permite introducir las calificaciones cuantitativas de los estudiantes por
Materia y Semestre. El estado de fin de gestin ser determinado automticamente por
las calificaciones obtenidas, siendo la excepcin el estado No

Incorporado

Retirado, para acceder a la pantalla de registro de calificaciones


clic sobre

segn el curso y estudiante seleccionado.

Notas Nivel Primaria

Ingresar las calificaciones del estudiante de Nivel segn se detalla a


continuacin:

presionar

1. Datos del estudiante, los cuales NO pueden ser modificados.


2. Materias que el estudiante est cursando segn el Curso.
3. Introducir las calificaciones cuantitativas del estudiante.

Clic en

graba los cambios realizados. El sistema valida que todas

las materias tengan introducidas las apreciaciones, caso contrario muestra un


mensaje de aviso indicando la omisin.

Clic en

para NO guardar los cambios realizados.

Datos: Introduccin/modificacin de datos del


estudiante (Formulario RUDEAL).

Esta opcin abre el Formulario RUDEAL para su respectivo llenado, para acceder a la pantalla
presionar clic sobre

para cada estudiante.

La primera parte del Formulario muestra los datos del estudiante, los cuales NO
pueden ser modificados, se debe completar la informacin de cada estudiante en
funcin al Formulario RUDEAL. Clic en
realizados o clic en

para guardar los cambios

para omitir los cambios realizados.

Caratula: Impresin datos de la Libreta

Una vez seleccionada la opcin muestra en pantalla la caratula de la Libreta, el fin


es revisar los datos para su posterior impresin (verificar que todos los datos estn
correctos), para acceder a la opcin presionar clic sobre

Para alinear los espacios y proceder a la Impresin definitiva de las Libreta se debe
acceder al Men Archivo, opcin Configurar Impresora:

Luego, proceder a probar la impresin en hojas comunes, en caso de no ubicarse


los datos en los lugares correctos utilizar los botones de espaciado segn
requerimiento tanto para la Caratula y el reverso de la Libreta dependiendo del
formato de libretas para el Nivel.

1. Botones de movimiento ya sea para toda la caratula o palabra.


2. Botn de guardar modificaciones.
3. Botn de impresin.
4. Salir de la ventana.
5. Para mover todo el texto de la pantalla hacer un clic izquierdo con el ratn en
cualquier parte en blanco de la caratula, posteriormente saldr un texto
(Mover Mrgenes) de color rosado en la parte centrar de la caratula; puede
mover con los botones de movimiento de la parte superior.
6. Para poder mover cada texto individualmente hacer un clic izquierdo con el
ratn sobre el texto, se pondr de color rojo lo cual indica que est habilitado
para poder mover con los botones de la parte superior.
7. Pestaas que nos indican a qu nivel corresponde la libreta.

Detalle: Impresin datos de la Libreta

Esta opcin muestra en pantalla el reverso de la Libreta, el fin es revisar los datos
para su posterior impresin (verificar que todos los datos estn correctos), para
acceder a la opcin presionar clic

sobre

Para alinear los espacios y proceder a la Impresin definitiva de las Libreta se debe
acceder al Men Archivo, opcin Configurar Impresora:

Luego, proceder a probar la impresin en hojas comunes, en caso de no ubicarse


los datos en los lugares correctos utilizar los botones de espaciado segn
requerimiento tanto para la Caratula y el reverso de la Libreta dependiendo del
formato de libretas para el Nivel.

1. Botones de movimiento ya sea para todo el detalle o dato.


2. Botn de guardar modificaciones.
3. Botn de impresin.
4. Salir de la ventana.
5. Para poder mover todo el texto de la libreta hacer clic izquierdo con el
ratn en cualquier parte en blanco, posteriormente saldr un texto (Mover
Mrgenes) de color rosado en la parte centrar, lo que nos indica que pude
mover con los botones de la parte superior izquierda.
6. Para poder mover cada texto individualmente hacer un clic izquierdo con el
ratn sobre el texto, se pondr de color rojo lo cual indica que est habilitado
para poder mover con los botones de la parte superior.
7. Pestaas que nos indican a qu nivel corresponde la libreta.

Ayuda

Esta opcin permite visualizar el Manual de Usuario de la Herramienta Gestin


Educativa en formato PDF.

9. Generar archivo empaquetado para Consolidacin

Para generar el archivo empaquetado para consolidacin al SIEWEB se debe


acceder al men Archivo, opcin Generar archivo empaquetado para
consolidacin.

10.

Modo Sucursal - Central

En caso de tratarse de numerosos estudiantes y requerir que el ingreso


de las calificaciones sea introducidas por diferentes personas. Se puede
generar archivos para SUCURSALES.
Elegir Men Archivo, opcin: Generar archivos para SUCURSALES.

Al generar el archivo se desplegar el siguiente mensaje:

Las SUCURSALES se limita el trabajo solo a la Introduccin de Calificaciones y datos


Socio econmicos.

En caso de elegir

el sistema cancela la

generacin de los archivos de sucursales.


En caso de elegir
para la generacin de los archivos de Sucursal:

, se debe especificar la ruta

Una vez ubicada la ruta, clic en Aceptar. El sistema procede a generar los archivos con
extensin .suc de Fin de Gestin por Nivel, Grado y Paralelo.

10.1 MODO SUCURSAL


Para trabajar los archivos de sucursal los usuarios asignados para esta labor debern
instalarse el programa de gestin educativa de la misma manera explicada anteriormente.

Para cargar los archivos de sucursal puede seguir cualquier de los dos modos
explicados anteriormente en la seccin de carga de archivos, luego se desplegar
el mensaje de aviso:

Luego en la Herramienta de Gestin Educativa, en el men se debe seleccionar la


opcin Archivo Seleccionar CEA para la ventana

Para trabajar en modo sucursal se debe seleccionar la opcin sucursal y la Unidad


Educativa a Procesar.
Una vez concluido la transcripcin de Notas y datos Socio Econmicos de cada
Sucursal, se debe generar el Archivo para la CENTRAL, elegir Men Archivo, opcin
Generar archivo para: CENTRAL. El programa validara si toda la informacin est
completa si esta todo correcto se debe especificar la ruta para la generacin de los
archivos para Central:

10.2 CENTRALIZACIN DE DATOS


Una vez que el docente genero todos los datos archivos .cen tendr que llevarlo a la persona
encargada de la estacin central para que este lo centralice todo el mtodo de carga del
archivo es el habitual explicado anteriormente para carga de archivos.

11.

OTRAS OPCIONES

La opcin de Inicializar la Base de Datos borra toda la informacin de la base de datos de la


herramienta. Importante NO SE PODRA RECUPERAR LA INFORMACIN ELIMINADA.

La opcin Imprimir Lista de Estudiantes nos genera un listado de todos los


alumnos.

La opcin Imprimir Formulario de Presentacin imprimir el total de inscritos por nivel.

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