Manuales administrativos

Estos son documentos escritos que concentran en forma sistemtica una serie de
elementos administrativos los cuales tienen el fin de informar y orientar la
conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo
y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Los manuales administrativos incluyen las normas legales, reglamentarias y
administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su
relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se
encuentra organizada.
Representan una gua prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la
organizacin y comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en
la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos
de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente
administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones
en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin
precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se le han encomendado.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa,
para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de
cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado
nicamente por las exigencias de la administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones
peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte
en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que
dificulte el desarrollo de la organizacin.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las
diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y
objetivos de la direccin de la misma.
Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos
1. Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la
organizacin
2. Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones
de cada rea integrante de la organizacin
3. Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

4. Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar las

labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
5. Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando
funciones de control y supervisin innecesarias
6. Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
7. Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en
general
8. Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los
lineamientos necesarios para el desempeo de sus atribuciones
9. Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas y procedimientos
10. Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal
11. Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as
como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
12. Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y
cambios que se realicen dentro de la organizacin en general o alguno de
sus elementos componetes.
13. Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con
los dems integrantes de la organizacin.
14. Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y evita
los conflictos inter-estructurales

Limitantes en la elaboracin de manuales administrativos

1. Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y
dinero.
2. Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en
algunas ocasiones son excesivamente rgidos y formales.
3. Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusin por
ser muy amplios en su contenido
4. Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual puede
causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus
funciones
5. Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en
la mayora de los casos voluminosos en contenido
6. En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta
para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est
establecido debidamente en el Manual.
Clasificacin de los manuales administrativos
1. De Organizacin
2. De Normas y Procedimientos
3. De Puestos y funciones

Manual de organizacin
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos
de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes
para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.
En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, seala las
reas que la integran y la relacin que existe entre cada una de ellas para el logro
de los objetivos organizacionales.
Manual de normas y procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin de
los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la secuencia lgica
de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las
actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de
los procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del
control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la ejecucin
de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de
flujo, as como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los
procedimientos que se describan.
Manual de puestos y funciones
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los
diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la
descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional,
es decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas
que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas de
cada puesto de trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad,
esquematizando las relaciones entre cada funcin de la organizacin.
Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin, as como su
relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro
de la estructura organizacional, a que posiciones est subordinado directa e
indirectamente y cual es su relacin con otros puestos de trabajo.

Metodologa para la elaboracin de manuales administrativos

1. Recopilacin de informacin
2. Interpretacin y diseo de la informacin
3. Elaboracin del manual
4. Aprobacin y actualizacin del manual
Recopilacin de informacin
La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas del
manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener
presente el objetivo general y los objetivos especficos del Manual, definir a
quienes estar dirigido, los trminos que sern utilizados dentro de l y todos
aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las caractersticas particulares del
documento.
La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organizacin,
obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo general, la informacin debe
ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la
elaboracin de los Manuales especficos la informacin debe ser recopilada
directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de
estudio.
La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con el
personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es recomendable
utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin resultante en cada una de
ellas.
Interpretacin y diseo de la informacin
La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que darle forma a
la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el criterio del personal
encargado de elaborarlos.
Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos recopilados, su
importancia y aporte al diseo del Manual, probablemente mucha de la
informacin no ser necesario incluirla dentro del documento por considerar que
no agrega ningn valor para los usuarios directos, pero tambin se puede
determinar que an hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar
una segunda etapa de recopilacin de informacin.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin
recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las respuestas a los
cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.
La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no elaborar
documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la
informacin al momento de ser diseada es importante que sea revisada por los
entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.
El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un borrador que
permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes
necesarios para su mejor comprensin.
Elaboracin del manual

La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la

metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo lineamientos
claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la
comprensin y la adecuada aplicacin de los usuarios directos del documento y de
todos los niveles jerrquicos de la organizacin. Debe evitarse el uso de
tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual especfico para
una tarea de tipo tcnico.
Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las conclusiones y
recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin del contenido del mismo
Aprobacin y actualizacin del manual
La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su objetivo
particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin de los mismos y
para el fomento de dicha cultura dentro de la organizacin en general.
El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el Gerente
General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit especfico para el
efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga
por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales
sern consultados y respetados por todos los integrantes de la organizacin.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su
elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante
altos.
Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe realizarse por
medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los mismos, y a su vez ser
aprobados por el rgano competente para que tenga la validez y el respaldo
necesario. Cualquier modificacin que se realice por separado y que no se
comunique formalmente puede considerarse invlida y los responsables de llevar
a cabo las actividades dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las
mismas.

Comentario Personal
Los manuales administrativos son documentos que tienen como objetivo informar
y orientar la conducta de los integrantes de una empresa para cumplir con los
objetivos trazados, estos incluyen normas legales, reglamentarias y
administrativas establecidas. Son una gua que se utiliza como herramienta para la
organizacin, establecen objetivos, normas, polticas y procedimientos de la
empresa.
Estos son utilizados para la toma de decisiones, ya que facilitan el aprendizaje y
ayudan en la orientacin del recurso humano de las empresas. Cada empresa al
tener necesidades diferentes elabora de forma diferente sus propio manuales
administrativos, siempre guindose en estndares comunes, la idea es elaborarlos
para cubrir las necesidades de la empresa, estos manuales si estn bien
elaborados son de mucha ayuda para la empresa ya que son una directriz para
esta, los manuales administrativos deben estar sujetos a revisiones peridicas, ya
que las necesidades de las empresas son cambiantes, tambin los manuales
deben ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse y ajustarse a las
necesidades cambiantes de toda empresa.
Los manuales tienen muchos objetivos pero primordialmente establecen los
sistemas administrativos de la organizacin fijando polticas, tambin se encargan
de definir y delimitar las funciones y responsabilidades de cada unidad
administrativa , lo que hace ms fcil la tarea de repartir las responsabilidades de
una empresa, esto ayuda a ahorrar recursos tanto materiales como recursos
humanos y tiempo de trabajo lo que se traduce al final en un mejor
aprovechamiento de los recursos y con esto en ganancias para la empresa con el
mejoramiento de los procesos dentro de la misma.
Los manuales administrativos bsicamente se clasifican en: de organizacin; el
cual explica todos los aspectos generales dentro de la empresa, podra decirse
que este es una radiografa que revela la estructura interna de la empresa,
sealando las reas que la integran y como cada rea es responsable de los
cumplir con los objetivos de la organizacin; manual de normas y procedimientos,
este manual describe cada tarea rutinaria del trabajo, mostrando las secuencias
de actividades, evitando repeticiones en los procedimientos; manual de puestos y
funciones ,este contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de cada
puesto de trabajo que existe en la organizacin, sumamente importante describe
los niveles de jerarqua que existen dentro de la empresa y su relacin de
dependencia.