DISPOSICIONES Y FUNCION DE LAS GUIAS Y CARPETAS

GUIAS:
En primer lugar, encontramos la gua de la unidad, que generalmente corresponde al nombre del pas.
Esta gua ocupa la primera y segunda posicin.
Detrs tenemos las guas alfabticas, que ocupa la primera posicin.
Luego vienen las guas con los nombres de los departamentos del pas, que ocupan la quinta
posicin.
Por ltimo, las guas con los nombres de las cabeceras departamentales del pas, ocupan la
segunda posicin.

CARPETAS:
En el sistema geogrfico existen dos clases de carpetas: las individuales y las miscelneas.
Se preparan carpetas individuales siempre que un cliente sea suficientemente activo que lo justifique.
Los ttulos de las carpetas individuales llevan primero el nombre de la ciudad o pueblo y luego el nombre
del cliente.
En las carpetas miscelneas se archivan los documentos de clientes inactivos. En principio, hay tres
clases de carpetas miscelneas: las alfabticas, departamentales y cabeceras departamentales.
Pero puede presentarse el caso que en una carpeta miscelnea, alfabtica o departamental, se acumulen
5 papeles pertenecientes a una misma ciudad o pueblo, entonces se debe abrir una carpeta miscelnea
de dicha ciudad o pueblo. En ese caso tendramos cuatro clases de carpetas miscelneas: las
alfabticas, las departamentales, las de cabeceras o departamentos y las de ciudades o pueblos.
Funciones del archivo:
La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la Ley obliga a ello
estableciendo unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede ser requerida su
presentacin. Estos documentos se conservarn debidamente ordenados y clasificados. Esta
conservacin proporciona informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El
archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que se busca.
Otra funcin del archivo es la de ser un centro activo de informacin que permite relacionar los nuevos
documentos con los ya archivados. Adems, sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar
en las actuaciones del pasado. Tambin el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo
o entidad pretende demostrar la realizacin de un acto o la forma de hacerlo.
Clases de archivos:
Segn el grado o frecuencia de utilizacin:

Archivos activos o de gestin: recogen documentos recin entregados en la entidad o de consulta

frecuente.
Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el
trabajo concreto.
Inactivos: recoge los documentos que, habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan
valor histrico, poltico, o documental.
Segn el lugar de emplazamiento:
Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos
departamentos.
Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez
pueden ser:
Departamentales o por secciones. - en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
Personales. - de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que
trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre s.
El archivo de gestin:
Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su puesto de trabajo. El nmero de
consultas de este archivo es muy amplio y los documentos archivados pueden provenir de otros
organismos departamentos o bien has sido entregados directamente por los interesados.
El funcionario es el responsable directo de su archivo, debe clasificar los documentos y mantenerlos en el
archivo el tiempo estrictamente necesario fijado por la entidad o el que resulte imprescindible para
realizar sobre el documento las operaciones oportunas. Slo debern estar por tanto los documentos en
poder del funcionario el tiempo oportuno, sin que sirva el archivo como lugar permanente de
almacenamiento, debindose enviar los documentos a otros puestos de trabajo para que siga su
tramitacin o bien a los archivos semiactivos de los departamentos si se ha terminado el trabajo sobre
stos.
El archivo de gestin debe estar perfectamente ordenado para facilitar la rapidez de actuacin y la
perfecta localizacin del documento.
Conservacin de la informacin:
Conservar la documentacin transferida, custodiarla en las mejores condiciones de seguridad y orden
adecuado se fundamentan en dos principios bsicos:
Adopcin de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos:
Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios, instalaciones elctricas,
estanteras, etc.)

Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destruccin o desaparicin de los
documentos: control de humedad, incendio, robo, etc.
Restauracin de documentos deteriorados.
Reproduccin de la documentacin ms representativa.
Aplicacin de los criterios y mtodos de organizacin documental (clasificacin y ordenacin) segn las
normas de la teora archivstica. Realmente solo existe archivo cuando hay una organizacin, de otro
modo se trata de un conjunto almacenado de papeles.

ORDEN DE GUIAS Y CARPETAS EN LA GAVETA DEL ARCHIVO

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Gua de la unidad principal

Gua alfabtica
Gua departamental
Gua de la cabecera departamental
Carpeta individual
Carpeta miscelnea de la cabecera departamental
Carpeta miscelnea departamental
Carpeta miscelnea alfabtica

Si llegase a abrir una carpeta miscelnea de una ciudad o pueblo, este debe ir despus de la carpeta
miscelnea de la cabecera departamental y antes de la carpeta miscelnea departamental.

INTRODUCCION
El presente trabajo se trata sobre las disposiciones y funciones de las guas y carpetas en archivo, ya que
son muy fundamentales en todo momento para poder llevar un mejor orden ya sea alfabticamente o
numrico, y para ellos ms adelante se estar ampliando el tema.

CONCLUSION

Bsicamente en este trabajo nos da a entender y nos fomenta la importancia de las disposiciones y las
funciones de las guas de las carpetas, porque ya estando en una empresa siempre tiene que estar
archivado un documento mediante su gua este establecida ya sea alfabtico o numrico.

RECOMENDACIONES
Que conforme la institucin establezca as ser archivado nuestros documentos, y para dar un
mejor rendimiento seria tener una buena memoria para no decepcionar a nuestros supervisores en
nuestro rendimiento.

 Que mediante la tecnologa vaya avanzando nunca dejemos olvidado lo que es nuestro archivo
porque as como antes fue de mucha ayuda, de igual manera nos lo ser ahora, porque no
sabemos que tan eficiente sea la tecnologa para archivar nuestros documentos.

Asi como en este tema nos muestran como son las funciones de las guias y carpetas, los
pongamos en practica para que aprendamos mas de ello porque sin importar, sea ahora o mas
adelante nos era de mucha ayuda y muy til en nuestra vida profesional o personal.

EGRAFIA

http://www.rincondelvago.com

Colegio Particular Mixto

Ciencia y Desarrollo
Catedrtico:
Rosidely Jurez Carrera

Catedra:
Catalogacin y Archivo

Tema:
Funciones de las Guas y Carpetas

YESENIA YANIRA
MENDOZA GONZALEZ

5to. Perito Contador

Fecha: 08/06/2016