ABC

PROVISIN DE EMPLEOS EN CALIDAD DE ENCARGO

Qu es un encargo?
El encargo es una forma de provisin de empleos. Se utiliza para proveer cargos de carrera
administrativa y de libre nombramiento y remocin que se encuentren en vacancia definitiva o
temporal.
Quin tiene derecho a ser encargado?
El encargo, como medio de provisin transitoria de los empleos de carrera en vacancia definitiva
o temporal, constituye un derecho preferencial de los servidores de carrera administrativa.
Cunto tiempo puede un funcionario estar encargado?
La Ley establece que el encargo puede ser por seis meses, sin embargo ste se puede prorrogar
hasta tanto se provea el cargo en forma definitiva, mediante lista de elegibles.
Hay alguna posibilidad de que los funcionarios provisionales sean encargados?
No. La Ley permite encargar solamente a los funcionarios que se encuentren inscritos en carrera
administrativa.
Por qu algunos funcionarios provisionales estn siendo trasladados?
No hay traslados. Las personas deben ir a desempear su cargo en el lugar para el cual han sido
nombradas.
Si los funcionarios encargados venan desempeando sus funciones en sus cargos originales
durante tanto tiempo, por qu ahora tienen que trasladarse?
En igual sentido de la anterior pregunta, no hay traslados. Todas las personas, de acuerdo a lo
previsto en la Ley, deben desempear sus cargos en el lugar para el cual han sido nombradas o
encargadas.
Habr excepciones para los traslados o el ciento por ciento de los encargados, son trasladados?
Absolutamente a todos los funcionarios les lleg la comunicacin respectiva, indicndoles que
deban presentarse en los lugares de trabajo que les correspondan.
Qu pasa si no me traslado y sigo devengando el salario correspondiente al encargo?
Toda vez que existe un acto administrativo que determina la dependencia en donde se deben
prestar las funciones y, adicionalmente, una instruccin administrativa dando la misma indicacin,
es deber de los funcionarios acatar lo que en stos se expresa.
Los jefes estn en la obligacin de recibir a las personas encargadas?
S. Los jefes deben reorganizar sus equipos y distribuir las tareas conforme a las funciones que
debe realizar cada quien.
Qu debo hacer si mi nuevo jefe no me asigna las funciones para las cuales fui encargado?
Cada jefe debe asignar las tareas de la dependencia, teniendo en cuenta el perfil de los cargos y
las funciones que segn el Manual de Funciones se deben desempear. Es obligacin de los jefes
proceder de esta forma.

Cuando me presento ante mi nuevo Jefe y no puedo de inmediato empezar a ejercer mis funciones,
l debe notificar por alguna va, que me present?
De existir alguna circunstancia que amerite informar a la administracin, el Jefe deber hacerlo.
Qu debo hacer si no soy bien recibido en mi nuevo cargo?
Debe entablar un dilogo directo con el jefe inmediato y llegar a acuerdos sobre las tareas a
ejercer y la forma de hacerlas. De todas formas, existen mecanismos en la entidad para entablar
las quejas que sean del caso.
Qu debo hacer si me presento a ejercer mi nuevo cargo y en l sigue la persona que lo vena
ocupando?
No necesariamente una persona va en remplazo de otra. Las personas se deben desplazar para
ejercer las funciones en la dependencia del cargo que les corresponde y no en todos los casos
significa que deban remplazar a alguien. El Jefe ser el encargado de instruirle sobre las tareas a
desarrollar.
Cmo procedo si la persona a quien voy a remplazar por mi encargo est ausente por vacaciones
o licencia?
El Jefe ser quien determine las tareas a desarrollar en la respectiva dependencia, toda vez que,
insistimos, no siempre se llega a remplazar a alguien.
Cunto tiempo tengo para adecuarme a mis nuevas funciones?
Toda persona que se vincula a la administracin pblica tiene una etapa prudencial de
entrenamiento en el puesto de trabajo, situacin que es aplicable en estos casos.
Habr nuevas cadenas de encargo?
S, la Administracin contina haciendo cadenas de encargo. Justamente esta semana se public
una.
Qu ha pensado hacer la Administracin frente a los casos de personas que salen de la Entidad
porque se caen las cadenas de encargos que los favorecan?
En la medida en que sea factible se producirn nuevos nombramientos.
Las personas que quedan desvinculadas de la entidad por la cada de las cadenas de encargo,
tiene algn tiempo prudencial para renunciar?
La desvinculacin ocurre una vez es notificado el acto administrativo en donde se establece que la
persona que renuncia al encargo regresa a su cargo en propiedad y, por lo tanto, se termina el
nombramiento provisional.
Por qu los funcionarios provisionales que ocupan el ltimo lugar de la escalera son retirados de
la Institucin cuando se cae una cadena de encargos?
Porque los nombramientos provisionales ofrecen una estabilidad relativa, razn por la cual, al
regresar a su cargo un funcionario de carrera administrativa, ste tiene mayor derecho que quien
se encuentra nombrado en provisionalidad.
Hay alguna forma de obligar a quienes aceptan un encargo a permanecer determinado tiempo
en l, para no afectar con su renuncia a quienes vienen detrs?

No. El funcionario encargado tiene la potestad de renunciar al encargo en el momento en que lo

determine. La Administracin no tiene la facultad de obligar a los funcionarios a permanecer en
un encargo.
Cmo se va a proceder para llenar las vacantes que quedaron por la no aceptacin o por la
renuncia de los designados?
Los cargos vacantes o temporales se proveern primero mediante la figura del encargo.
De producirse el Rediseo, qu va a pasar con las cadenas de encargos?
Todos los funcionarios regresan a su cargo en propiedad.
Si estoy encargado, tengo posibilidad de acceder a un encargo superior? Cmo opera este
tema?
S. La Ley permite a un encargado acceder a un cargo de superior jerarqua, siempre que se
cumplan todo los requisitos del caso.
Qu va a pasar con las coordinaciones que quedan vacantes como consecuencia del traslado de
quienes venan ejerciendo esa labor?
La designacin de un Coordinador, independientemente del cargo que ocupe, es una competencia
exclusiva del nominador, razn por la cual la permanencia o no en una Coordinacin corresponde
nicamente al nominador.
Si los gestores de calidad se trasladan para asumir las funciones del encargo, quin responder
ante la prxima auditora para la certificacin?
Es importante entender que la capacitacin otorgada a quienes hoy son gestores se hace en las
normas ISO y en los procedimientos respectivos. Esto quiere decir que aunque lleguen al rea que
les corresponde, siguen siendo personas capacitadas para ejercer una auditora en calidad.
Adicionalmente, todos los funcionarios tienen el deber de estudiar, entender y participar en los
procesos de calidad del Ministerio.
Las dems entidades del Estado, en el nivel central, tambin trasladan a las personas encargadas,
o este es el nico Ministerio que lo est haciendo?
La Ley 909 de 2004 es una ley de carcter general, que le aplica a toda la rama ejecutiva del
poder pblico, a excepcin de los regmenes especiales.
Por qu personas que aparecan en el primer lugar en el cuadro de las cadenas de encargo
publicadas no pudieron acceder al encargo?
La persona que aparece de primera en la publicacin es quien tiene el mayor derecho a ser
encargado y as en estricto orden descendente. Quienes no fueron encargados, estando en el
primer lugar fue o porque no aceptaron el encargo o porque no comunicaron decisin alguna en
el trmino establecido.
Hay algn riesgo de que las personas que estaban encargadas, pero no se haban trasladado,
deban devolver la diferencia salarial correspondiente al tiempo que llevaban en el encargo?
Segn la normatividad y los conceptos emitidos por los rganos de control, nicamente hay lugar
a devolucin de salario devengado cuando quiera que la persona no haya laborado en el
respectivo periodo.

Anteriormente, cuando un funcionario se quera trasladar de dependencia, lo solicitaba y el caso

era estudiado, en adelante, este tema funcionar de la misma forma, o ya nadie se podr
trasladar de rea?
Funcionar de la misma manera.
Si llevo dos aos en encargo y decido renunciar al tiempo con el inicio de mi periodo de
vacaciones, con cul salario me liquidan las vacaciones?
Si renuncia al encargo antes de salir a disfrutar las vacaciones stas se liquidarn con la asignacin
bsica del cargo que ostenta en propiedad.
Al tomar vacaciones, con cul salario me son liquidadas?
Con la asignacin bsica que tenga en el momento de salir a disfrutarlas.
Qu debo hacer si no se me asignan un lugar fsico de trabajo?
El jefe deber comunicarlo al Grupo Administrativa para que sta determine en qu lugar fsico
deber estar el funcionario.
Las personas que se trasladan deben llevarse a sus nuevos puestos de trabajo computador,
telfono y otros elementos de escritorio que figuran a su nombre en el inventario?
Los computadores son de las dependencias y estn a cargo de los funcionarios. Si el jefe de cada
rea autoriza su traslado, se puede; de lo contrario, debe hacer entrega del mismo al Jefe. Si el
Jefe no lo recibe, debe proceder a entregarlo a Almacn. Igual sucede con los aparatos telefnicos.
En cuanto a los dems elementos de escritorio, es necesario comunicarse con Almacn para
coordinar la respectiva entrega.
Hay un plan de contingencia para quienes no se puedan llevar sus equipos, dadas las
caractersticas de la informacin manejada o de los programas instalados?
Con base en la Resolucin de Manejo de Bienes Informticos, el Jefe de cada rea es el
responsable de preservar la informacin. Si el Jefe considera una informacin vital, debe
solicitrsela al funcionario que se desplaza a otra dependencia, para que le sea entregada en
medio fsico o magntico. Se sugiere tambin que el funcionario conserve una copia de la
informacin.
Quienes entregan el computador cuentan con algn apoyo de la OSI para conservar la
informacin que consideren?
En este momento, todos los computadores del Ministerio cuentan con el software y con unidades
quemadoras. La Oficina de Sistemas de Informacin se hace cargo de los servidores, mientras que
las estaciones (los computadores) son responsabilidad del Jefe del rea y del usuario del equipo.
De requerirse CD para albergar la informacin que se necesite conservar, ste deber ser solicitado
al Grupo Almacn, previo diligenciamiento del formato de elementos de consumo que se encuentra
en el SIG.
Al desplazarme a mi nueva rea, debo pedir paz y salvos de Almacn?
No es necesario. Solamente debe hacer el traslado de los elementos que vena utilizando al nuevo
funcionario que los tomar, o hacer la devolucin respectiva al Almacn, en caso de que no haya
quien los reciba o el Jefe considere que ya no son necesarios.