Manual de Google Drive PDF

Contenido
UNIDAD 1. INTRODUCCIN A GOOGLE DRIVE ........................................................................................ 4

Qu es Google Drive? ......................................................................................................................... 4
Iniciar el programa ............................................................................................................................... 5
La pantalla de inicio ............................................................................................................................. 6
Nuevo documento ............................................................................................................................... 6
Cerrar el documento ............................................................................................................................ 8
UNIDAD 2. GESTIONAR DOCUMENTOS ................................................................................................... 8
La pantalla de inicio ............................................................................................................................. 8
Seleccionar documentos ...................................................................................................................... 9
Crear un elemento nuevo .................................................................................................................. 10
Abrir un documento para editarlo ..................................................................................................... 10
Vista previa ........................................................................................................................................ 10
Subir archivos ..................................................................................................................................... 11
Ajuste de preferencias para la subida manual .................................................................................. 12
Copiar un documento ........................................................................................................................ 13
Guardar un documento ..................................................................................................................... 13
Carpetas ............................................................................................................................................. 13
UNIDAD 3. DOCUMENTOS DE TEXTO .................................................................................................... 16
Entorno .............................................................................................................................................. 16
Introduccin ....................................................................................................................................... 16
Desplazarse por el documento .......................................................................................................... 16
Seleccionar ......................................................................................................................................... 18
Eliminar .............................................................................................................................................. 19
Deshacer y rehacer ............................................................................................................................ 20
Copiar, cortar y pegar ........................................................................................................................ 20
Buscar y Sustituir................................................................................................................................ 21
FORMATOS ......................................................................................................................................... 23
Formato de un texto .......................................................................................................................... 23
Formato carcter. Fuente .................................................................................................................. 24
Formato carcter. Tamao ................................................................................................................ 25
Formato carcter. Estilo..................................................................................................................... 25
Colores del Texto ............................................................................................................................... 26
Quitar los formatos ............................................................................................................................ 27
Formato prrafo. Alineacin .............................................................................................................. 27
Formato prrafo. Sangra ................................................................................................................... 29
Encabezados ...................................................................................................................................... 29
Listas................................................................................................................................................... 30
Interlineado........................................................................................................................................ 31
INSERTAR IMGENES, TABLAS Y OTROS ELEMENTOS ....................................................................... 32
Insertar imgenes .............................................................................................................................. 33
Insertar una tabla ............................................................................................................................... 35
Encabezado y pie de pgina ............................................................................................................... 37
Google Drive Informtica- FCE- UNJU
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UNIDAD 4. PRESENTACIONES ................................................................................................................ 38

Introduccin ....................................................................................................................................... 38
El entorno........................................................................................................................................... 38
Crear diapositivas ............................................................................................................................... 39
Seleccionar diapositivas ..................................................................................................................... 41
Organizar diapositivas ........................................................................................................................ 42
Importar diapositivas ......................................................................................................................... 43
Eliminar diapositivas .......................................................................................................................... 44
Notas de orador ................................................................................................................................. 45
Cambiar el fondo ................................................................................................................................ 46
Tema de la presentacin .................................................................................................................... 48
Reproducir la presentacin ................................................................................................................ 48
Insertar texto ..................................................................................................................................... 49
Insertar imgenes .............................................................................................................................. 50
Insertar formas................................................................................................................................... 52
Insertar videos ................................................................................................................................... 53
Seleccionar elementos ....................................................................................................................... 55
Modificar elementos .......................................................................................................................... 55
Organizar elementos .......................................................................................................................... 56
Copiar elementos ............................................................................................................................... 57
Eliminar elementos ............................................................................................................................ 58
Animaciones de diapositivas .............................................................................................................. 58
UNIDAD 5. COMPARTIR Y PUBLICAR...................................................................................................... 60
Introduccin ....................................................................................................................................... 60
Propietario, Colaboradores y Lectores .............................................................................................. 60
Compartir un documento .................................................................................................................. 60
Opciones de visibilidad ...................................................................................................................... 63
Colaboracin en tiempo real y revisiones ......................................................................................... 66
Historial de revisiones ........................................................................................................................ 67
Publicacin de documentos, hojas de clculo, presentaciones y dibujos ......................................... 68
UNIDAD 6. DESCARGAR, ENVIAR POR CORREO E IMPRIMIR ................................................................. 69
Descargar el documento .................................................................................................................... 69
Enviar por correo electrnico ............................................................................................................ 71
Enviar correo a los colaboradores ..................................................................................................... 72
UNIDAD 7. IMPRIMIR UN DOCUMENTO ................................................................................................ 73
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UNIDAD 1. INTRODUCCIN A GOOGLE DRIVE

Google Docs se origin de dos productos separados, Writely y Google Spreadsheets. Writely era un
procesador de texto individual en red creado por la compaa de software Upstartle, el cual fue lanzado en
agosto de 2005. Sus caractersticas originales incluan un sitio para la edicin de textos en colaboracin,
adems de controles para su acceso. Los mens, atajos en el teclado y cuadros de dilogo eran presentados
de una manera muy similar a la que los usuarios suelen esperar en un procesador de texto tradicional, como
OpenOffice.org o Microsoft Office.
En el momento de la adquisicin, Upstartle tena 4 empleados. Writely cerr los registros a sus servicios hasta
que estuviese completo el movimiento a los servidores de Google. En agosto de 2006 Writely envi
invitaciones de cuentas a todos aquellos que hubieron requerido ser ubicados en una lista de espera y luego
se volvi disponible al pblico el 23 de agosto. Writely continu manteniendo su propio sistema de usuarios
hasta el 19 de septiembre de 2006 cuando fue integrado con Google Accounts.
Writely se ejecutaba originalmente sobre tecnologa Microsoft ASP.NET, la cual usa Microsoft Windows.
Desde julio de 2006, los servidores de Writely funcionan bajo el sistema operativo Linux.
Mientras tanto, Google desarroll Google Spreadsheets introduciendo muchas de las bondades encontradas
hoy en Google Docs. Google anunci Spreadsheets el 6 de junio de 2006 e inicialmente lo puso a disposicin
slo de una cantidad limitada de usuarios, segn orden de llegada. El test limitado fue reemplazado despus
con una versin beta disponible para todos los titulares de una cuenta de Google.
Resea Histrica
Existen ciertos lmites al manejar documentos por cada cuenta. Los documentos de texto pueden tener hasta
500 KB ms 2 MB para imgenes incrustadas. Cada hoja de clculo puede tener hasta 10.000 filas, 256
columnas, 100.000 celdas y 40 hojas. Slo pueden abrirse hasta 11 hojas al mismo tiempo. Slo pueden
importarse presentaciones de hasta 10 MB.
Esta limitacin dio paso a la creacin de una nueva herramienta llamada Google Drive, incorporando la
capacidad de sincronizar archivos con la PC, aumentando la cota de almacenamiento gratuito a 5 GB y
adems, puedes colaborar con otras personas en tiempo real en documentos, hojas de clculo y
presentaciones. Aade y responde a comentarios sobre cualquier cosa: archivos PDF, imgenes, vdeo.
Qu es Google Drive?
Es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en lnea con la posibilidad de colaborar en
grupo. Incluye un procesador de textos, una hoja de clculo, programa de presentacin bsico y un editor de
formularios destinados a encuestas.
Te ofrece:
Un espacio con 5 Gigabytes de memoria gratuitos para crear, compartir y guardar sus archivos en la red,
ampliables mediante pago. Est disponible para computadoras y porttiles Mac, Android y prximamente
para iPhone y iPad.
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Ventajas

Capacidad de sincronizacin de archivos con la PC, y visualizacin mejorada de documentos de Google

fuera de lnea.
Permite mover y eliminar documentos de Google sin estar conectado a Internet. Al conectarse, Google
Drive refleja estos cambios en la nube. Incluso es posible recuperar documentos Google de la papelera de
la PC.
Editar sus archivos en la PC y tenerlos disponibles en la nube.
Contar con backup automtico.
Contar con un control de versiones, pudiendo acceder a versiones anteriores de un archivo luego de ser
modificado.
Realizar subidas o bajadas masivas de archivos, respetando la estructura de carpetas.
Google Drive es actualmente soportado por Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, entre
otros.
Permite que los usuarios de telefona mvil puedan navegar por sus documentos de Google drive. Los
usuarios pueden ver y editar los documentos.
Colaborar con otras personas en tiempo real en documentos, hojas de clculo y presentaciones. Aade y
responde a comentarios sobre cualquier cosa: archivos PDF, imgenes, vdeo, etc. Y recibe notificaciones
cuando otras personas hagan comentarios en los elementos compartidos.
Iniciar el programa
Para poder utilizar Google Drive debemos tener una cuenta Google (por ejemplo una cuenta de correo GMail).
Si no tienes cuenta GMail, puedes obtener una totalmente gratuita.
Al ser una aplicacin Web, Google Drive necesita ser utilizado a travs de un navegador. As que el primer
paso ser abrir una nueva ventana del nuestro.
Las imgenes que aqu mostramos pertenecen a Google Chrome pero Google Drive funciona perfectamente
con cualquier navegador. Otros navegadores, como Firefox, incorporan alguna funcionalidad extra a la hora
de editar documentos.
Slo mostraremos el contenido de la ventana del navegador, para evitar confusiones a usuarios de otros
navegadores. Recuerda que los botones y mens del navegador no tienen funciones especficas en Google
Drive, aunque s que podemos aprovechar las opciones del men edicin tal como haramos en cualquier
pgina web.
Tras abrir el explorador, tecleamos la direccin http://Drive.google.com Tambin encontraremos enlaces a
Drive cuando accedamos a los servicios de Google, como nuestra cuenta de GMail, o en el men del buscador.
Nos aparecer una ventana como esta:
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Ahora en la casilla Correo electrnico introducimos nuestra direccin de GMail, y en la casilla inferior nuestra
contrasea. Slo nos queda pulsar el botn Acceder.
Aunque la opcin de recordar contrasea puede resultar cmoda, debemos tener en cuenta que si la
marcamos, cualquier persona que use el mismo equipo podr acceder en nuestra cuenta. As que si te
conectas desde un equipo compartido, te aconsejamos que la desmarques.
Google Drive tambin puede ser accesible offline, es decir, podemos utilizar la aplicacin sin estar conectados
a Internet. Lgicamente, hasta que no nos conectemos, no se guardarn los cambios en nuestra cuenta de
Google Drive. Para poder utilizar este servicio, debemos de instalar en nuestro navegador Google Gears.
La pantalla de inicio
Al iniciar Google Drive nos aparece la pantalla de inicio. Aqu podremos ver todos nuestros documentos.
Podemos crear un documento Nuevo o Subir uno del disco duro o una web. El resto de opciones se aplican a
los elementos seleccionados.
Nuevo documento
Vamos a ver cmo crear un nuevo documento, por ejemplo un documento de texto. Para ello haremos clic en
el desplegable Nuevo.
Google drive nos permite la creacin de los siguientes elementos:
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Carpeta, para organizar nuestros elementos.

Documento, un documento de texto.
Presentacin, basada en diapositivas.
Hoja de clculo.
Formulario, con el que podemos recoger informacin de otros usuarios
Dibujo
Cuando queremos crear un nuevo documento de texto, pulsamos en Documento.

Se abrir una nueva ventana o pestaa del navegador, en la que nos aparece una pantalla como sta (en el
caso de documentos de texto). A lo largo del curso veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar
slo en algunas cosas.
Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando lo antes posible. Una buena forma de
hacerlo es tener dos sesiones, una con este curso y otra con Google Drive en el navegador. As cuando lo creas
oportuno puedes pasar a la sesin de Google Drive para practicar lo que acabas de leer.
Al crear un documento nuevo, en el ttulo aparece Sin ttulo. La primera vez que se guarde, el ttulo tomar el
valor de la primera frase escrita. Para cambiarlo, haz clic sobre el ttulo. Nos aparecer una ventana
pidindonos el nuevo nombre. Teclea "Primero, que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer
documento.
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Cerrar el documento
Al cerrarse la ventana del documento, volvemos a la pantalla inicial de Google Drive. Si no la ves, bscala en la
barra de tareas o en las pestaas del navegador.
Ahora nuestro documento Primero nos aparece en la pantalla de inicio. Si no aparece, actualiza la ventana con
el botn Actualizar o la tecla F5.
Para volver al documento, slo tendremos que hacer clic sobre el nombre.
Si deseamos cerrar Google Drive, haremos clic en Salir, en la esquina superior derecha de la pantalla.
Hay que tener en cuenta que si en vez de pulsar en Salir cerramos la ventana, NO hemos cerrado la sesin de
Google Drive. Y cualquier persona que desde ese equipo acceda a Google Drive se encontrar con nuestra
sesin iniciada, pudiendo ver nuestros documentos o acceder a nuestro correo GMail.
UNIDAD 2. GESTIONAR DOCUMENTOS
En esta unidad trataremos todo lo relativo a nuestros documentos: abrirlos, guardarlos, subir documentos ya
existentes y administrarlos. Las acciones que se pueden aplicar a cualquier tipo de documento: documentos
de texto, hojas de clculo, presentaciones, PDFs (en este caso, las opciones estn ms limitadas) y la mayora
tambin a las carpetas.
La pantalla de inicio
Siempre que accedamos a Google Drive, lo haremos a la pantalla de inicio. A todos los documentos se accede
y se gestionan desde esta pantalla, as que vamos a describirla, pero sin detallar que hace cada botn, porque
eso lo iremos viendo con el uso.
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En el rbol de la izquierda, aparecen las distintas clasificaciones de los documentos, lo que nos permitir
listarlos.
Por ejemplo, pulsando en Mi Unidad mostrar slo los documentos de los que somos propietarios, pulsando
Compartido conmigo te permite ver los archivos y las carpetas que los colaboradores han compartido contigo
y pulsando Todos los elementos, se mostrarn todos. Tambin podemos ver slo los que cumplan los
requisitos de una bsqueda guardada.
Los documentos aparecern listados en el recuadro de la derecha:

En la columna Ttulo, se muestra el nombre del documento.

En la columna Propietario los usuarios que comparten el documento.
En Fecha se muestra la fecha de la ltima modificacin.
Por defecto, aparecen ordenados por fecha, el ms reciente primero. Pero podemos ordenarlos por cualquier
columna, pulsando sobre el encabezado, y volviendo a pulsar para invertir el orden.
Seleccionar documentos
Las acciones que se realizan sin tener que abrir el documento, requieren que primero lo seleccionemos.
Un documento seleccionado es aquel que est marcado, y sobre el que van a recaer las acciones que
ejecutemos despus, hasta que lo deseleccionemos.
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Distinguiremos cuando un documento est seleccionado, porque la casilla a su izquierda aparecer marcada, y
el ttulo del documento aparecer sobre algn fondo en este caso amarillo tenue.
Para seleccionar un documento, simplemente marcaremos, haciendo clic en ella, la casilla de la izquierda del
nombre. Volviendo a hacer clic, quitamos la seleccin.
Tambin podemos seleccionar ms de un documento, o seleccionar todos los documentos y finalmente
pulsando en Ninguno, los deseleccionamos.
Crear un elemento nuevo
Ya vimos, que para crear un nuevo documento, basta con hacer clic en el botn Crear. Al abrirse el
desplegable, escogemos un tipo de documento o una carpeta, segn lo que queramos crear.
Si hemos elegido un documento, ste se abrir en una nueva pestaa en blanco, mostrando en la pantalla de
edicin, en el que podemos comenzar a trabajar.
Abrir un documento para editarlo
Abrir un documento es tan simple como hacer clic sobre la fila donde est su nombre.
Al hacerlo, se abrir la pantalla de edicin, y podremos modificar el documento.
En el caso de documentos PDF, solo podremos abrirlos para verlos, pero no editarlos.
Como veremos ms adelante, si somos Lectores del documento, no podremos editarlo, y al pulsar sobre el
nombre se abrir en Vista previa.
Vista previa
Al abrir un documento en Vista previa, se muestra como si fuese una pgina Web, sin mens de edicin.
Puede servirnos para darle un vistazo final a cmo quedar el documento antes de invitar a un lector,
publicarlo, o imprimirlo.
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Podemos usar la vista previa, desde la pantalla de inicio, nos permite ver el documento sin necesidad de
abrirlo, seleccionando el documento y pulsando
O bien desde el men Ms, en el desplegable, habr que escoger Vista previa.
En la parte inferior derecha de la vista previa, aparecern botones que nos permitirn realizar distintas
acciones.
Subir archivos
Otra opcin que nos permite Google Drive, es la de subir archivos o carpetas desde fuera de Google Drive para
trabajar con l en lnea.
Hay dos formas de subir archivos a Google Drive:

- Subir archivos arrastrando y soltando, Puedes arrastrar y soltar archivos directamente del ordenador a
Google Drive. Al pulsar el botn Subir
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- En Google Drive, haz clic en el botn Subir y selecciona Archivos... en el men desplegable. Selecciona el
archivo que quieras subir. Para seleccionar varios archivos, pulsa Mays o Ctrl y, a continuacin, haz clic en los
archivos correspondientes. El archivo aparece en Mi unidad.
Si vas a utilizar la subida de carpetas y ests usando Chrome, debes actualizar Chrome a la versin ms
reciente.
- Selecciona las carpetas que quieras subir. Todos los archivos y las subcarpetas que contengan tambin se
subirn. En la parte inferior derecha de Google Drive, vers un cuadro que indica el progreso de la subida de la
carpeta, as como una lista de los archivos que se estn subiendo. Cuando acabes de subir la carpeta, puedes
hacer clic en el enlace para abrirla en Google Drive o cerrar el cuadro haciendo clic en la x de la parte superior
derecha.
Ajuste de preferencias para la subida manual
Ajustar las preferencias de subida manual permite subir archivos y carpetas de manera uniforme. Cada vez
que subas un archivo o carpeta, se aplicarn estas preferencias. La primera vez que subes un archivo, se abre
automticamente el cuadro de dilogo "Configuracin de subida".
En l, puedes seleccionar las opciones siguientes:
- Convertir documentos, presentaciones, hojas de clculo y dibujos a los formatos correspondientes de Google
Drive.
Selecciona esta opcin para convertir el formato de tus archivos, por ejemplo un documento de Open Office,
a una versin online de Google Drive que pueda modificarse. Si no la seleccionas, el archivo se mostrar como
un documento de solo lectura en el lector de Google Drive.
- Convertir el texto de archivos PDF o de archivos de imagen a documentos de Google Drive.
Selecciona esta opcin para convertir archivos de imagen a una versin online de Google Drive que puedan
utilizar distintos usuarios a la vez mediante la tecnologa de reconocimiento ptico de caracteres (OCR).
Las opciones que elijas se aplicarn en adelante a los archivos que subas. No obstante, puedes cambiarlas en
cualquier momento si haces clic en el men desplegable Configuracin en el cuadro que indica el progreso de
la subida.
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Copiar un documento
A veces nos puede ser til hacer una copia del documento, por tener una copia de seguridad cuando
compartimos uno, o si usamos un documento como plantilla.
Para copiar el documento, tenemos que editarlo, pulsando sobre el nombre.
En la pantalla de edicin, hay que pulsar Archivo y hacer clic en Crear Copia. Si compartamos el documento
con otros usuarios, un mensaje nos dar la opcin de compartir la copia con ellos tambin (Aceptar) o no
hacerlo (Cancelar).
Obtendremos un documento llamado Copia de y el nombre del original.

Al realizar la copia, el nuevo documento se abrir en la pantalla de edicin. Podemos aprovechar entonces
para cambiarle el nombre como hemos visto en el punto anterior.
Guardar un documento
Puesto que los documentos, las hojas de clculo y las presentaciones de Google Drive guardan
constantemente tu trabajo, no hay botn para Guardar. La hora de la ltima actualizacin se muestra cerca de
la barra de men.
Google Drive almacena las distintas versiones que vayamos guardando, permitindonos luego recuperar
alguna versin anterior. Esto lo veremos ms adelante.
Carpetas
En Google Drive, podemos crear carpetas para clasificar nuestros documentos.
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Tenemos que entender que estas carpetas son slo para ayudarnos en la organizacin, pero no contendrn
literalmente al documento. Por eso un documento puede estar en varias carpetas, y aunque borremos las
carpetas, no se borrarn los documentos que contienen.
Las carpetas se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de elementos.
Para crear una carpeta en Google Drive online:
- Haz clic en el botn rojo Crear situado en la parte superior izquierda de Google Drive.
- En el men desplegable, selecciona Carpeta.
- Escribe un nombre para la carpeta en el cuadro de texto y haz clic en Aceptar. La carpeta se crear en Mi
unidad.
- La carpeta se crear en Mi Unidad

Cmo eliminar una carpeta de Google Drive
Para eliminar una carpeta, accede a Mi unidad y sigue los pasos que se describen a continuacin:
- Situada en la carpeta que quieras eliminar acceder al men contextual.
- Seleccionar Eliminar.
La carpeta se mover a la papelera, junto con todos los elementos contenidos en ella. Si envas una carpeta a
la papelera por error, la puedes recuperar siempre y cuando no se haya eliminado de manera permanente.
Sugerencias para utilizar las carpetas
Puedes colocar un mismo archivo en varias carpetas, igual que un correo electrnico puede tener varias
etiquetas en Gmail.
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Al igual que las carpetas del escritorio, las carpetas tambin se pueden almacenar de forma jerrquica.
Puedes compartir carpetas con otras personas. Los permisos para compartir que definas para la carpeta se
aplicarn a todos los elementos dentro de ella.
Puedes cambiar el color de los iconos de las carpetas. Haz clic con el botn derecho del ratn en el ttulo
de la carpeta y selecciona Cambiar color.
Si al crear una carpeta ya tenamos una seleccionada, la nueva carpeta se crear como una subcarpeta.
Aadir elementos:
Una carpeta puede contener tanto documentos como otras carpetas. Para colocar uno o varios elementos en
una carpeta, podemos seleccionarlos, y pulsar Mover a. Se abrir una nueva ventana con un rbol de carpetas
y subcarpetas para que seleccionemos la que deseemos.
Los documentos aparecern listados en la columna Ttulo, se mostrar el nombre del documento y el de la
carpeta.
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UNIDAD 3. DOCUMENTOS DE TEXTO

Entorno
Introduccin
Los documentos de texto, a los que Google Drive se refiere slo como documentos, son pginas de texto con
formato: colores, alineaciones, listas, enlaces, imgenes, etc...
Utilizando documentos de texto podemos crear cartas, trabajos de redaccin, documentos con las
especificaciones de un proyecto... lo que necesitemos.
En esta unidad aprenderemos lo necesario para editar documentos de texto, desplazarnos, seleccionar,
eliminar, copiar, pegar y deshacer. Tambin veremos cmo buscar y reemplazar palabras; y diferentes formas
de ver un mismo documento.
Toda est unidad se refiere a la pantalla de edicin de un documento de texto, a la que accedemos al hacer
clic sobre un documento existente o pulsar en Documento, dentro del men Nuevo.
Desplazarse por el documento

Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El
primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificacin.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos
por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el
documento, y as poder elegir la ms til en cada momento.
Recuerda que el elemento que define la posicin dentro de un documento es el punto de insercin , que es
una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima letra que tecleemos.
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:
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Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de insercin se
colocar en ese lugar.
Con las teclas de direccin.
Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una posicin a la izquierda/derecha, y las teclas
arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la lnea y
la tecla Inicio al principio de la lnea.
Combinacin de teclas.
Para desplazarse
Presione las teclas
Una palabra a la izquierda

Una palabra a la derecha
Un prrafo abajo
Un prrafo arriba
Crtl + flecha izquierda

Crtl + flecha derecha
Ctrl + flecha abajo
Ctrl + flecha arriba
Desplazamientos a lo largo de todo el documento:
Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observa que no es lo mismo
avanzar una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de
la pgina la definimos nosotros.
Combinacin de teclas.
Para desplazarse
Presione las teclas
Una pgina adelante
Crtl + AvPg.
Una pgina atrs
Crtl + RePg.
Al principio del documento
Crtl + Inicio
Al final del documento
Crtl + Fin
En algunos navegadores las combinaciones Ctrl + AvPg. y Ctrl + RePg. se utilizan para cambiar de pestaas.
Nota: En los teclados en ingls las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPg=Pup, RePg=Pdn
Mediante las Barras de desplazamiento.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma grfica. La
longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo
que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin. Podemos desplazarnos de las
siguientes formas:
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- Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia
arriba/debajo del documento.
- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo movamos. Si
arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la mitad del documento..
- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o tringulo de la parte
superior/inferior
nos
desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea
de forma rpida hasta que la soltemos.
Las barras de desplazamiento horizontal permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver
con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y
hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo que
cabe en una pantalla.
Puedes ver cmo desplazarse con ms detalle aqu, as como tambin cmo utilizar un ratn con rueda
(IntelliMouse)
Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle al
procesador de texto sobre qu parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto
seleccionado se identifica claramente porque esta en vdeo inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres
en blanco. Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado.
Ratn. Para seleccionar mediante ratn hay tres mtodos:
Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y, sin soltar el botn,
mover el cursor hasta el final de la seleccin.
Haciendo clic.. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedar seleccionada.
Si hacemos triple clic, el prrafo completo quedar seleccionado.
Combinando la tecla Shift. Colocar el punto de insercin al principio del texto a seleccionar. Si ahora hacemos
clic sobre otro punto del documento, con la tecla Shift pulsada, se seleccionar todo el texto comprendido
entre ambos puntos.
Nota: Dependiendo del navegador, se peden aadir otras formas de seleccionar.
- Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima. La imagen queda enmarcada por unos
puntos que nos permiten redimensionarla.
Teclado
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Para seleccionar
Presione las teclas
Un carcter a la derecha
Shift + flecha derecha
Un carcter a la izquierda
Shift + flecha izquierda
Palabra a la derecha
Ctrl + Shift+ flecha derecha
Palabra a la izquierda
Ctrl + Shift+ flecha izquierda
Hasta el final de la lnea.
Shift + Fin
Hasta el principio de la lnea.
Shift + Inicio
Una lnea abajo
Shift + flecha abajo
Una lnea arriba
Shift + flecha arriba
Un prrafo abajo
Shift + Ctrl + Flecha abajo
Un prrafo arriba
Shift + Ctrl + Flecha abajo
Hasta el principio del documento
Ctrl + Shift. + Inicio
Una pantalla abajo

Una pantalla arriba
Shift. + AvPg
Shift. + RePg
Hasta el final del documento
Ctrl + Shift. + Fin
Todo el documento
Ctrl + A
Seleccionar con el teclado es nicamente desplazarse con la tecla Shift en algunos teclados la maysculas
presionada.
Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr. Otra forma de borrar sin seleccionar
previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Para borrar
Presione las teclas
Un carcter a la izquierda
Una palabra a la izquierda
Un carcter a la derecha
Una palabra a la derecha
Retroceso (BackSpace)
Ctrl + Retroceso
Supr
Ctrl + Supr
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TRUCO: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y pulsar la
primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra seleccionada y podremos seguir
escribiendo en su lugar la palabra correcta.
Deshacer y rehacer
Afortunadamente Google Drive nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un prrafo
completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que queramos borrar, no es necesario que nos
llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la accin errnea y
recuperar el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones:
La ltima accin realizada.
Para deshacer la ultima accin realizada, pulsar el icono deshacer,
de la barra de herramientas.
Otra forma ms de deshacer es pulsar Ctrl + Z.

Podemos repetir esto varias veces para deshacer cambios consecutivos
Rehacer.
Utilizando el icono Rehacer
, de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de
deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un prrafo y deshacemos la accin porque pensamos que no
queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que s queda mejor en cursiva podemos
rehacer la accin y volver a dejarlo en cursiva.
Podemos decir que Rehacer es "deshacer deshacer".
Otra forma ms de rehacer es pulsar Ctrl + Y.
Copiar, cortar y pegar
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos
de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios mtodos.
Mediante ratn:
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Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men contextual ir a la
posicin donde vamos a insertar el texto, presionar botn derecho y elegir pegar.
Una forma ms rpida de mover un texto, es seleccionarlo, hacer clic sobre el y arrastrar hasta soltarlo en el
lugar donde lo queremos pegar.
Mediante el men Editar:
Seleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al men Editar de la barra de mens, elegir la opcin Copiar o
cortar.
Colocar el punto de insercin en el punto de destino, y elegir pegar del men Editar.
Slo con el teclado:
Primero, seleccionar el texto

Segundo, copiar con Ctrl + C.
Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V. Puedes usar Ctrl + X para cortar.
Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta que el
mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y, aunque parece engorroso, para las personas que
teclean rpido, puede ser muy eficaz.
Cuando copiamos o cortamos, podemos pegar el texto en otras aplicaciones que no sean Google Drive, como
por ejemplo en Word o en un correo electrnico.
Buscar y Sustituir
Si queremos reemplazar una palabra por otra, y queremos que esto se repita en todas la apariciones de la
palabra en el documento, tenemos el comando Buscar y sustituir.
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Podemos ejecutarlo desde el men Editar Buscar y sustituir.

Al seleccionar la opcin aparece el cuadro de dilogo Buscar y sustituir.
En el campo Buscar: pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Sustituir por: pondremos la palabra
o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada.
Si antes de llamar a este comando, seleccionamos la palabra o frase a buscar, esta aparecer
automticamente en el campo Buscar:, si no lo hacemos tendremos que teclearla.
Marcando la opcin Coincidir maysculas y minsculas exigimos que coincidan las letras en mayscula y en
minscula, es decir que una letra en minscula no ser igual a la misma letra en maysculas.
Si quieres buscar una palabra, pero no te interesan el resto de las opciones, puedes acceder a un cuadro de
bsqueda ms sencillo mediante Ctrl + F
Cmo sustituir trminos
Para sustituir una palabra o expresin del documento, escribe el texto que quieras sustituir en el cuadro
situado junto a "Sustituir por" y haz clic en el botn Reemplazar.
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Si quieres sustituir todas las palabras seleccionadas, haz clic en el botn Sustituir todos.
FORMATOS
Formato de un texto
Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con su
aspecto y con la forma de presentarlo.
Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un prrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a
una tabla son operaciones tpicas de formato que slo afectan a la forma en cmo vemos el texto, pero no al
propio contenido del texto.
Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en l, la forma en la que lo vemos
tambin tiene mucha importancia.
Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fcil
dar un formato atractivo con Google Drive. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se
consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseo de forma que tus documentos se
diferencien del resto.
Podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en dos grandes grupos.
Formato carcter. Afectan a los caracteres en s mismos como el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc..
Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las
letras incluidas en imgenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los
formatos que vamos a estudiar.
Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los caracteres que estn disponibles en
la barra de formato o en una parte de la barra estndar: fuente, tamao, estilo de fuente y color.
Bsicamente, podemos emplear estos formatos de dos formas:
- Aplicarlo a un texto ya escrito: para ello, seleccionamos el texto a formatear, y elegimos la fuente, el tamao
o el estilo que deseemos. El texto seleccionado tomara los nuevos valores.
- Aplicarlo al texto que se va a escribir: hacemos clic en la parte del documento donde vamos a escribir y
elegimos un formato. El texto que escribamos aparecer ya con el nuevo formato. Permanecer as hasta que
lo cambiemos, o situemos el punto de insercin en un texto ya escrito. El formato tomar entonces los valores
que tenga ese texto.
Formato prrafo. Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y sangras.
En un texto escrito, un prrafo es la parte del texto comprendida entre dos puntos y aparte.
En Google Drive un prrafo finaliza al pulsar la tecla Intro (no tiene por qu estar entre la etiqueta de prrafo
de HTML) para realizar un salto de lnea y retorno de carro. Cuando al escribir de forma normal, llegamos al
margen derecho, y cambiamos a la lnea de abajo, no se limita un prrafo.
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Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del prrafo anterior. Para cambiar las
caractersticas de formato de un prrafo, basta con dejar el punto de insercin dentro del prrafo y modificar
las caractersticas que queramos.
Las caractersticas ms importantes de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas suelen estar
disponibles en la barra de herramientas.
Ahora veremos la forma de cambiar los distintos formatos, que se har principalmente desde la barra de
herramientas.
Formato carcter. Fuente
Un apartado a elegir con cuidado es la fuente, ya que determinar en gran medida el aspecto del texto.
Para cambiar el tipo de letra tenemos que hacer clic sobre el desplegable con el nombre de la fuente que hay
en la barra de herramientas, esto har que se abra una ventana con las fuentes disponibles.
Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos
ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
Una vez que hemos elegido la fuente que creemos ms apropiada, basta con hacer clic sobre ella para
aplicarla.
Tambin puedes aadir fuentes a la lista de fuentes
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Formato carcter. Tamao

Deforma parecida podemos a como cambiamos la fuente, podemos cambiar su tamao.
Hacemos clic en el deplegable de la barra de herramientas que muestra el tamao actual

el tamao que deseemos.
para buscar
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y 12
puntos.
Formato carcter. Estilo
Tenemos tres tipos de estilos disponibles:
con hacer clic en el botn correspondiente.
negrita,
cursiva y
subrayado. Para aplicarlos, basta
La letra del botn corresponde con los nombres en ingls (bold, italic y underline).
Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado (se ve en un tono ms oscuro
y enmarcado).
Para quitar un estilo hay que volver a hacer clic sobre el icono.
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Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva
hay que aplicar los estilos consecutivamente.
. Simplemente
Otra forma de cambiar los estilos es usando el teclado. Esto puede resultar muy cmodo si sueles ir
cambiando mientras escribes.
Estilo
Presione las teclas
Negrita
Cursiva
Subrayado
Ctrl + B
Ctrl + I
Ctrl + U
Estos son los tres estilos ms habituales, pero disponemos de otros, menos usados que nos aparecen en el
men Formato.
Tachado , Superndice y Subndice.
Estos estilos se usan del mismo modo que los anteriores, pudiendo poner varios a la vez.
Colores del Texto
Otra forma de cambiar el formato del texto es cambiando su color.
La forma de usarlo es como la de los formatos ya explicados: si lo cambiamos antes de escribir, el nuevo texto
tomar el color. Si lo cambiamos con un texto seleccionado, ser slo ese texto el que tome el color.
Podemos aplicar el color de dos formas:
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Aplicar el color al texto: Ser el propio texto el que tome el color. Se obtiene mediante el icono
barra de formato.
de la
Aplicar el color al fondo: No alteramos el color del texto, pero s el color de fondo de la lnea. Se usa con el
icono
de la barra de formato.
En ambos casos podremos elegir uno del los 256 colores web haciendo clic en la paleta de colores, que
aparecer al pulsar el icono.
Quitar los formatos
Ya hemos comentado, que para quitar el estilo de un texto, que por ejemplo est en negrita, basta con
seleccionarlo y volver a pulsar el icono Negrita. Y lo mismo sirve para el resto de estilos.
Pues bien, si un texto tiene varios formatos que queremos eliminar, o si por ejemplo, tenemos un texto que
contiene palabras con distintos formatos, y queremos quitarlos todos para unificarlo, podemos seleccionarlo y
pulsar el icono Eliminar Formato
, o con las teclas Ctrl + Espacio.
Al eliminar formato, reestablecemos el texto original, eliminando la fuente, el estilo, el tamao y el color que
hayamos modificado.
Formato prrafo. Alineacin
Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de los
mrgenes de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que
estamos dentro de una tabla.
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Desde la barra de herramientas podemos acceder a cuatro tres tipo de alineacin ms frecuentes:
Izquierda
Centrada
Derecha
Este
prrafo
tiene
establecida
alineacin
izquierda.
El texto se alinea con el
margen izquierdo Ctrl + L.
Este prrafo tiene establecida la

alineacin
centrada
El texto se alinea al centro
Ctrl + E.
Este prrafo tiene establecida

alineacin derecha. El texto se
alinea al margen derecho.
Ctrl + R
Para aplicar cualquiera de estas alineaciones, debemos situar el punto de insercin en el prrafo a alinear, y
presionar el botn correspondiente.
Hay otro tipo de alineacin justificada

Cuando, un texto esta justificado, intenta alinearse al margen derecho y al izquierdo, aumentando o
disminuyendo los espacios entre palabras y letras.
Justificada
Este prrafo tiene una alineacin justificada. Las lneas intentan tener
todas la misma longitud.
Para acceder a las alineaciones, pulsamos en el men Formato Alinear, y seleccionamos la opcin
necesaria.
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Formato prrafo. Sangra

Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza
situndonos en el prrafo y haciendo clic en el botn Aumentar Sangra
en la barra de formatos.
Cuando tengamos un prrafo sangrado, y queramos reducir la sangra, pulsaremos Reducir Sangra
.
Para sangrar una parte de un prrafo, una frase, o un texto concreto, primero seleccionamos el texto y
pulsamos Formato Estilos de prrafos.
Encabezados
Al poner un ttulo en un prrafo de nuestro documento, podemos utilizar lo aprendido en los pasos anteriores
para modificar el estilo y el tamao del texto.
Otra opcin, es aprovechar los Estilos de prrafos predefinidos en Google Drive.
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Al pulsar el men Formato Estilos de prrafos nos aparecen en el desplegable los estilos disponibles:
- Prrafo texto normal es el texto con su tamao predefinido.
- Titulo es el de mayor tamao.
- Subtitulo menor tamao.
- y por ultimo hay estilos, que van desde "Ttulo 1", el mayor, hasta "Ttulo 6", el menor.
Como veremos en la siguiente unidad, utilizar encabezados en el documento, y utilizarlos por orden, por
ejemplo Ttulo para los apartados, Subtitulo para los subapartados y Ttulo 3 para los puntos dentro del
subapartado nos permitir genera ndices de forma rpida y sencilla.
Listas
Una lista es una secuencia de elementos, que queremos que aparezcan en lneas distintas.
Google Drive nos permite realizar dos tipos de listas: listas enumeradas, en las que los elementos se ordenan
numerndolos, o listas con vietas, donde todos los elementos tienen el mismo smbolo.
Crear una lista.
La forma de trabajar con la listas es la siguiente:
Situamos el punto de insercin donde queramos comenzar la lista
Elegimos el tipo de lista, Numerada o con Vietas
en la barra de edicin.
Tecleamos un elemento y pulsamos Intro. Saltaremos al siguiente punto.

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Podemos insertar varios niveles en cada punto. Para ello, antes de escribir, pulsaremos
Para volver al nivel anterior, pulsaremos
o la tecla TAB.
, Maysculas + TAB o Intro antes de escribir.
Si hacemos esto ltimo desde el primer nivel, saldremos de la lista.

Si seleccionamos un texto ya escrito, y pulsamos un icono de lista, cada prrafo del texto ser un punto de la
lista.
Modificar los Estilos de la lista.
Podemos modificar una lista ya existente.
Si la lista no es numerada, solo podremos cambiar el aspecto de las vietas, entre los tres tipos disponibles, o
elegir nada si queremos una lista sin vietas.
Estos cambios se aplicarn slo al nivel de la lista donde nos encontremos. Es decir, si lo hacemos sobre un
elemento del primer nivel, cambiaran todos los elementos de este nivel. Pero si lo hacemos sobre un
elemento del segundo nivel, cambiarn slo los de ese subnivel, no el resto de segundos niveles que pueda
haber.
Interlineado
Si quieres cambiar el interlineado del documento o aadir un espacio antes o despus de un prrafo, haz clic
en el botn de interlineado en el extremo derecho de la barra de herramientas.
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Desde el men formato tambin, podremos trabajar con interlineados y espaciados anterior y posterior al
prrafo.
INSERTAR IMGENES, TABLAS Y OTROS ELEMENTOS

Google Drive tambin nos permite insertar imgenes, tablas, enlaces y otros elementos en nuestro
documento.
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La forma de insertar estos elementos es desde el men Insertar.

Insertar imgenes
Para incluir una imagen en nuestro documento, primero habr que insertarla, eligiendo Imagen en el men
Insertar. Aparecer la siguiente pantalla:
En funcin de la imagen que quieras aadir al documento, selecciona una de las siguientes opciones:
Subir: esta opcin inserta una imagen del ordenador, haz clic en el botn seleccionar una imagen para
subirla, se abrir una ventana para examinar, elegir el archivo y pulsamos Abrir.
Tomar una instantnea: utiliza tu cmara web para capturar una imagen para usarla en tu documento.
URL: inserta la URL de una imagen de la Web y haz clic en Seleccionar. Es decir introducir la ruta de la imagen
en la caja del texto, que sera del tipo http://www.sitio.com/ejemplo/imagen.gif.
Nota: Para saber la ruta completa de una imagen, pulsamos con el botn derecho sobre ella y pulsamos
Copiar la ruta de la imagen o Propiedades en Internet Explorer donde se mostrar la ruta.
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lbumes web de Picasa: elige una imagen de uno de tus lbumes web de Picasa y haz clic en Seleccionar.
Imgenes de contiene mi bandeja de google drive
Bsqueda de imgenes de Google Drive: introduce un trmino de bsqueda para buscar una imagen con
la Bsqueda de imgenes de Google y haz clic en Buscar imgenes.
Cuando encuentres la imagen que buscas, haz clic en ella y, a continuacin, en el botn Seleccionar.
Modificar la imagen:
Hemos insertado una imagen
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Haciendo clic en ella, aparecen unos cuadraditos alrededor. Podemos redimensionarla haciendo clic y
estirando de ellos.
Nota: Cuando aparecen los cuadraditos alrededor de la imagen, est seleccionada, y podemos acceder a
opciones propias de imgenes.
Para eliminar la imagen del documento, pulsa Ctrl+X o haz clic en el men Editar y selecciona Cortar. Tambin
puedes hacer clic en la propia imagen y pulsar la tecla Suprimir.
Puedes aadir imgenes con cualquiera de estos tipos de archivo: .gif (no animado), .jpg y .png.
El tamao de las imgenes debe ser inferior a 2 MB.
Insertar una tabla
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas.
La utilidad de las tablas en Google Drive es su uso para mejorar el diseo de los documentos, ya que facilitan
la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas.
Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u
otros mtodos.
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar
texto, nmeros o grficos.
Crear una tabla:
Podemos insertar una tabla desde el men Insertar Tabla, o desde su propio men Tabla Insertar tabla.
En ambos casos, llegamos a la siguiente ventana:
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Cmo aadir filas y columnas

1. Haz clic en el interior de la tabla para seleccionar una celda o una fila.
2. Ve al men Tabla y selecciona una de las opciones siguientes:
Insertar fila encima de la celda/fila seleccionada

Insertar fila debajo de la celda/fila seleccionada
Insertar columna a la derecha de la celda/columna seleccionada
Insertar columna a la izquierda de la celda/columna seleccionada
3. O bien, haz clic con el botn derecho del ratn en una celda o intervalo de celdas para acceder a un men
que te permite insertar o eliminar filas y columnas. Tambin puedes aadir filas a la tabla seleccionando la
celda por la esquina inferior derecha y pulsando el tabulador.
Cmo dar formato a la tabla
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Para cambiar el color de fondo de una tabla o de un intervalo de celdas de una tabla, selecciona un intervalo
de celdas. A continuacin, haz clic en el icono Color de fondo y selecciona un color.
Tambin puedes cambiar el color y el grosor del borde de las celdas de toda la tabla, de un intervalo de celdas
o de una sola celda de la tabla. El borde de tamao 0 se ver slo cuando editemos el documento.
Ambos colores se cambian pulsando sobre la fecha a la derecha de Color. Nos aparece entonces la paleta de
colores para escoger uno.
Cmo modificar el tamao de tablas, filas y columnas
Una vez que hayas insertado una tabla apunta el ratn hacia uno de los bordes interiores de una celda.
Aparece un puntero con dos flechas.
Arrastra la flecha para modificar el tamao de una columna o de una fila.
Encabezado y pie de pgina
Podemos aadir a nuestros documentos encabezados y pies de pgina. Ambas opciones las encontramos en el
men Insertar.
El encabezado se colocar al principio del documento, delante de todo el texto, mientras que el pie de pgina
lo har al final.
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Dentro de estos elementos, podemos introducir texto con el formato que queremos. La diferencia con el texto
normal, es que se mostrarn en todas las pginas que genere el documento, por ejemplo al imprimir o
exportar a PDF.
Mientras editemos el documento, veremos estos elementos con una ayuda visual, una lnea discontinua, pero
que no se mostrar en el documento final.
Al seleccionar un pie o encabezado, veremos alrededor unos cuadraditos blancos, como los de las imgenes.
Estos controles nos permiten redimensionarlo, dejndolos con un alto o ancho especfico. Si lo dejamos por
defecto, el ancho ser el mismo que el del documento, y la altura depender del texto que contenga.
Si queremos eliminar el encabezado o el pie, basta con seleccionarlo y pulsar la tecla Supr.
UNIDAD 4. PRESENTACIONES
Introduccin
Las presentaciones, nos permiten comunicar informacin de una forma ms visual y amena que un
documento de texto o una hoja de clculo. Y esta es su funcin: transmitir informacin a los dems, de forma
agradable y que capte su atencin, ya sea en enseanza para explicar un tema, exponer los resultados de un
proyecto, o visualizar los puntos a tratar en una reunin.
Crear una presentacin en Google Drive resulta muy sencillo, y aunque es menos potente que otras
aplicaciones de escritorio como PowerPoint u OpenOffice, cada vez incorpora ms funciones interesantes. Y
adems, el hecho de poder crear presentaciones en lnea, organizar exposiciones, o publicarlas para que se
puedan colocar en cualquier pgina web le aaden mucha funcionalidad a esta herramienta.
El entorno
Al crear una nueva presentacin

diapositiva en blanco.
accedemos a la pantalla de edicin de presentaciones, con una
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El espacio de trabajo se divide en tres secciones:

En la parte superior encontramos la barra de mens, y los botones de Iniciar presentacin, Comentarios o
Compartir. A la izquierda se muestra el ttulo del documento, que podemos cambiar haciendo clic.
En la parte izquierda, encontramos una columna donde se muestran todas las diapositivas. Una diapositiva es
cada una de las pginas de la presentacin. En este caso, al tratarse de un nuevo documento, slo
encontramos una diapositiva. Sobre esta columna, encontramos los controles que nos permiten aadir o
eliminar diapositivas.
La diapositiva seleccionada a la izquierda aparece a la derecha para que podamos editarla. Cuando partimos
de alguna de las opciones de formato que no est en blanco, aparece un texto de muestra (en la imagen "Haz
clic para aadir un ttulo"). Este texto realmente no est, y no se imprime o visualiza. Slo es una ayuda visual
para
indicarnos
dnde
escribir.
Si
hacemos
clic
ah,
podemos
escribir
texto.
En la parte superior, de esta ventana de edicin encontramos una barra de herramientas parecida a la que ya
hemos visto para los documento de texto, que nos permite darle formato.
Los botones de esta barra, o que estn activos, dependen del elemento de la diapositiva que hayamos
seleccionado.
Crear diapositivas
Para poder crear una presentacin debemos de ir aadiendo diapositivas a medida que nos haga falta.
Para ello, podemos aadir diapositivas en blanco:
Pulsando el botn rojo + (signo ms)

que aparece justo encima de la lista de diapositivas de la
izquierda..
Utilizando el men Diapositiva Nueva diapositiva.
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Con el teclado, pulsando Ctrl + M.

Haciendo clic derecho sobre una diapositiva y seleccionando Nueva diapositiva del men contextual.
De forma predeterminada, la nueva diapositiva tendr el diseo "Ttulo y cuerpo". Para cambiar el diseo o
aplicar un tema, accede al men Diapositiva y selecciona "Cambiar diseo o bien, pulsamos el icono
la barra de herramientas de la columna de diapositivas accedemos a seleccionar diseo de diapositiva:
de
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Estos diseos slo son reas de texto predefinidas, en las que el texto tiene un tamao preestablecido. Por
ejemplo, Ttulo nos permite insertar fcilmente un ttulo grande y un subttulo ms pequeo. Otras como
ttulo y dos columnas estn pensadas para contener texto y un ttulo. Entre todas elegiremos la que ms se
ajuste a nuestras necesidades, y que podamos utilizar con los mnimos cambios. Porque una vez insertada
podemos modificarla, aadiendo o quitando reas de texto, cambiando su tamao, como queramos. Cuando
nos hayamos decidido, hacemos clic sobre ella y aparecer en la columna de diapositivas.
En cambio, si tenemos una diapositiva con un diseo creado por nosotros, y queremos crear otra igual, nos
resultar ms cmodo duplicar la diapositiva y modificar el texto que crear una nueva y volver a cambiar el
diseo. Para hacerlo, podemos:
Puslar en el men Diapositivas Duplicar diapositiva.

Seleccionando Duplicar diapositiva en el men contextual.
Otra opcin podra ser con los comandos Copiar y Pegar que encontramos en el men contextual.
Para duplicar varias diapositivas, mantn pulsada la tecla Mays y selecciona las diapositivas que quieras
duplicar. A continuacin, haz clic con el botn derecho del ratn y selecciona "Duplicar diapositiva".
Seleccionar diapositivas
La diapositiva que aparece a la derecha de la pantalla para su edicin, es la que tenemos seleccionada.
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La diapositiva seleccionada, aparece en la columna de diapositivas resaltada en este caso en azul ms intenso.
Para seleccionar una distinta, basta con hacer clic sobre ella.
Podemos seleccionar varias diapositivas, por ejemplo para borrarlas, igual que seleccionamos archivos en una
carpeta. Si mantenemos pulsada la tecla Ctrl mientras hacemos clic, se irn sumando diapositivas a la
seleccin, o restndose si hacemos clic sobre una ya seleccionada. Si en vez de eso, combinamos con la tecla
Shift (Maysculas), al hacer clic se seleccionarn todas las diapositivas entre sa y la que ya estaba
seleccionada.
Organizar diapositivas
En la esquina inferior izquierda de cada diapositiva aparece un nmero. Este nmero se corresponde con el
orden en el que se reproducirn las diapositivas, empezando por la 1.
Si queremos cambiar el orden de reproduccin, debemos cambiar la posicin de la diapositiva. Para hacerlo,
seleccionamos una o varias diapositivas, y las arrastramos hasta su nueva ubicacin, entre dos diapositivas.
Tambin podemos utilizar el men contextual, en el que encontramos los comandos Mover diapositiva hacia
arriba y Mover diapositiva hacia abajo.
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Importar diapositivas
Importar diapositivas es una forma fcil de aprovechar las diapositivas de otra presentacin (por ejemplo, si
quieres trasladar diapositivas de la versin anterior de presentaciones de Google Drive a la nueva versin).
1. Para importar diapositivas, se debe acceder al men Archivo y seleccionar Importar diapositivas.
2. Ahora selecciona una presentacin que hayas guardado en Google Drive o una que quieras subir de tu
equipo. Haz clic en Seleccionar.
3. Elige las diapositivas de la presentacin que quieras importar. Utiliza la opcin Seleccionar diapositivas:
Todas para seleccionar rpidamente todas las diapositivas, o bien selecciona manualmente las que quieras
importar.
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4. Deja la casilla "Mantener tema original" marcada si quieres importar las diapositivas sin modificarlas y
desmrcala si quieres adaptar las diapositivas al diseo de tu nueva presentacin.
5. Haz clic en Importar para completar el proceso.
Si recibes un mensaje de error al importar un archivo en las presentaciones de Google Drive, es posible que se
deba a uno de los siguientes motivos:
El tamao del archivo supera el tamao de importacin mximo de 10 MB.
El tipo de archivo no es compatible con las presentaciones de Google Drive. Las presentaciones de Google
Drive admiten archivos importados con los formatos .ppt y .pptx, as como cualquier presentacin de Google
Drive.
Eliminar diapositivas
Para eliminar una diapositiva, elige una de las opciones siguientes:
Accede al men Diapositiva y selecciona Eliminar diapositiva.
En la lista de diapositivas de la izquierda, haz clic con el botn derecho del ratn en la diapositiva que
quieras eliminar y selecciona Eliminar diapositiva.
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En la lista de diapositivas de la izquierda, selecciona la diapositiva que quieras eliminar y pulsa la tecla
Supr.
Podemos recuperar una diapositiva recin eliminada con el comando Deshacer, o recuperar versiones ms
antiguas utilizando las revisiones.
Notas de orador
Las notas del orador ayudan a recordar las anotaciones y los puntos importantes cuando realizas la
presentacin. Para mostrarlas o aadirlas debajo de las diapositivas en la nueva versin de presentaciones de
Google Drive, accede al men Ver y selecciona Ver notas del ponente. Todos los colaboradores de la
presentacin con acceso de visualizacin podrn ver las notas. Todos los colaboradores con acceso de edicin
podrn ver y modificar las notas.
Cuando hayas terminado de crear la presentacin y de aadir notas del orador, podrs mostrar las notas en
modo presentacin. Para mostrar las notas del orador en modo presentacin, selecciona Iniciar Presentacin
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y elige Iniciar presentacin con las notas del orador bien en el modo iniciar presentacin selecciona el icono
de rueda dentada en el men que aparece en la parte inferior izquierda de la presentacin y elige Abrir notas
del orador
Se abre una ventana con las notas del orador que permite realizar la presentacin mostrando las notas. Si no
quieres que las notas se muestren mientras realizas la presentacin, asegrate de proyectar nicamente las
diapositivas.
Cambiar el fondo
Salvo que partamos de una plantilla o un tema, la diapositiva se muestra con un fondo blanco.
Las imgenes de fondo te permiten personalizar las diapositivas con una imagen que hayas guardado en tu
equipo. Puedes aplicar una imagen de fondo a una sola diapositiva o a todas las diapositivas de la
presentacin.
Para insertar una imagen de fondo en una diapositiva, sigue estos pasos:
1- Selecciona una diapositiva.
2- Accede al men Diapositiva y selecciona Fondo.
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3- En la ventana que aparece, haz clic en seleccionar junto a Imagen.

4- En el cuadro de dilogo Insertar imagen, haz clic en Examinar para seleccionar una imagen
personalizada de fondo.
En funcin de la imagen que quieras aadir al documento, selecciona una de las siguientes opciones:
URL: inserta la URL de una imagen de la Web y haz clic en Seleccionar. Es decir introducir la ruta de la
imagen en la caja del texto, que sera del tipo http://www.sitio.com/ejemplo/imagen.gif.
la Bsqueda de imgenes de Google y haz clic en Buscar imgenes. Cuando encuentres la imagen que
buscas, haz clic en ella y, a continuacin, en el botn Seleccionar.
5- Cuando hayas seleccionado una imagen, volvers al cuadro de dilogo Fondo, donde podrs aplicar la
imagen de fondo a todas las diapositivas de la presentacin o aadir un color de fondo, o bien
restablecer el diseo que tenia.
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Las diapositivas que creemos a partir de ahora aparecern con el fondo, si lo hemos aplicado a todas las
diapositivas.
Tema de la presentacin
Una forma de crear presentaciones con un acabado profesional es mediante el uso de Temas. Los temas
cambian el fondo de las diapositivas con una imagen y el color del texto base.
Para cambiar de tema o para aadir otro en una presentacin, ve al men Diapositiva y selecciona Cambiar
tema. Selecciona el tema que quieras utilizar. Este se aplica automticamente a todas las diapositivas de la
presentacin. Si en alguna hemos cambiado el fondo, se perder y ser sustituido por el del tema.
Para quitar el tema, seleccionamos el tema Vaco.

Reproducir la presentacin
Reproducir la presentacin es ver el resultado, la secuencia de diapositivas en marcha, ya sea porque estamos
realizando una exposicin o porque mientras la creamos queremos ver como va quedando.
Para mostrar una presentacin terminada, selecciona Iniciar presentacin en la parte superior derecha de la
pantalla.
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Se abre una ventana nueva, que muestra las diapositivas de la presentacin de una en una. Para pasar de una
dispositiva a la siguiente, utiliza las teclas de direccin del teclado, o bien haz clic en el icono de flecha en la
barra de color gris que se muestra en la parte inferior de la presentacin. Para cerrar el lector de
presentaciones, pulsa la tecla Esc.
En la nueva versin de presentaciones de Google Drive, dispone de opciones de presentacin adicionales en la
barra de herramientas que aparece en la parte inferior de la ventana de presentacin. En esta barra de
herramientas puedes seleccionar las diapositivas de la lista que quieras mostrar, abrir las notas del orador,
imprimir la presentacin o descargarla en formato PDF o PPTX.
Tambin podemos utilizar otras opciones de iniciar presentacin.
Una vez creada, debemos de editar la diapositiva. Bsicamente, en Google Drive utilizaremos dos elementos:
imgenes y texto. Aunque el programa nos permite la insercin de otros, como vdeos de YouTube.
Insertar texto
El elemento que ms utilizaremos es el texto. Para insertarlo, seleccionamos la herramienta Texto
barra de herramientas o del men Insertar.
de la
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Aparecer un rea de texto en la diapositiva. Si no editamos su contenido, se rellenar con un mensaje

invitndonos a escribir.
Introduciremos el texto y le daremos formato y estilo, utilizando los formatos de fuente y prrafo igual que en
un documento de texto.
El color del texto por defecto depende del tema activo. Cuando no hay ninguno, es negro. Si cambiamos el
tema, los elementos de texto a los que no hayamos cambiado el formato tomarn el formato bsico del nuevo
tema, mientras que los que s hayamos personalizado no cambiarn.
Insertar imgenes
Otro elemento muy utilizado en presentaciones son las imgenes.
Para insertar una imagen, disponemos del botn Imagen

mismo comando en el men Insertar.
en la barra de herramientas, y del
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En ambos caso, nos aparece la ventana insertar imagen.
En funcin de la imagen que quieras aadir a la presentacin, selecciona una de las siguientes opciones:
URL: inserta la URL de una imagen de la Web y haz clic en Seleccionar. Es decir introducir la ruta de la
imagen en la caja del texto, que sera del tipo http://www.sitio.com/ejemplo/imagen.gif.
la Bsqueda de imgenes de Google y haz clic en Buscar imgenes.
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Cuando encuentres la imagen que buscas, haz clic en ella y, a continuacin, en el botn Seleccionar.
Insertar formas
Para mejorar la presentacin de nuestras diapositivas podemos utilizar las Formas de Google Drive, por
ejemplo como fondo para un cuadro de texto.
Una forma es un elemento sencillo, como una flecha o un bocadillo, que constan de un trazado y un relleno
simples.
Las formas disponibles las encontramos en el men Insertar, Forma bien desde la herramienta
Al seleccionar un elemento, este aparece en la diapositiva.
De la forma podemos editar el Color del relleno, seleccionndolo de la barra de herramienta

grosor y tipo de lnea para el contorno, seleccionando
y el Color,
En el caso de las formas, podemos seleccionar el color Ninguno, que se mostrara transparente.
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Una vez insertada, podemos girar la forma, en horizontal (Girar en sentido horizontal) o en vertical (Girar en
sentido vertical) o bien rotar, desde el men Disponer.
Insertar videos
Google Drive nos permite insertar vdeos en nuestras presentaciones directamente de YouTube, por lo que si
quieres insertar un vdeo propio, primero tendrs que subirlo all.
Encontramos esta opcin en el men Insertar, Vdeo.
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Accedemos al buscador de vdeos:
En la caja de texto, introducimos los criterios de bsqueda y pulsamos Buscar.

Aparecern listados todos los vdeos encontrados, pudiendo marcar todos aquellos que deseemos incluir en la
diapositiva.
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Cuando los tengamos, pulsamos seleccionar para que se aadan a la diapositiva.

En la parte inferior encontramos los controles para reproducir el vdeo: reproducir/parar, la duracin, el
volumen y el modo de pantalla completa (se expande para ocupar la diapositiva). Estos controles tambin lo
pueden usar quienes vean la presentacin.
Seleccionar elementos
Como en la mayora de los casos, para borrar o aplicar una propiedad a un objeto, primero debemos
seleccionarlo.

Para seleccionar un elemento, hacemos clic sobre l. Notaremos que est seleccionado porque aparecen
unos cuadrados blancos en sus esquinas.
Si queremos seleccionar varios elementos, podemos hacerlo arrastrando con el ratn, trazando un
rectngulo que rodee a los elementos, como si seleccionsemos los iconos del escritorio de Windows.
Para aadir elementos a la seleccin actual, vamos haciendo clic sobre ellos mientras mantenemos
pulsada la tecla Shift (Maysculas).
Para seleccionar todos los elementos de una diapositiva, podemos utilizar el comando Seleccionar todo
del men Editar o pulsar las teclas Ctrl + A.
Modificar elementos
Una vez seleccionado, podemos cambiar el tamao de cualquier elemento. Para hacerlo, estiramos desde una
de sus esquinas, hasta conseguir el tamao deseado. El contorno del nuevo tamao aparece punteado.
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Si queremos mantener la proporcin entre alto y ancho, debemos mantener pulsada la tecla Shift
(Maysculas) mientras hacemos esto.
Organizar elementos
Mover elementos.
Al insertar un elemento se coloca en el centro de la diapositiva. Pero podemos moverlos y colocarlos en
cualquier parte de la diapositiva, incluso fuera de sta, si por ejemplo slo nos interesa que se vea una parte
de una imagen grande, etc.
Para moverlos, podemos:
Utilizar el ratn, haciendo clic en el borde del elemento y arrastrando cuando el cursor toma la forma de
una cruz de flechas. Si mientras lo hacemos, mantenemos pulsada la tecla Shift (Maysculas) solo nos
permitir moverlo en horizontal o vertical. Es ms cmodo para movimientos largos.
Utilizar el teclado. Con el elemento seleccionado, utilizamos las teclas de direccin (las flechas arriba,
abajo, izquierda y derecha) para mover el elemento hacia la direccin deseada. Este movimiento es ms
preciso, y resulta ms til para ajustar al milmetro la posicin final.
Para mover un elemento entre distintas diapositivas, debemos pulsar en Cortar (Ctrl + X) en el men Editar, y
pulsar Pegar (Ctrl + V) en la diapositiva de destino.
Apilamiento.
El apilamiento es el orden en el eje z de los elementos. Es decir, por defecto, si superponemos varios
elementos se ver encima el ltimo que hayamos creado.
Este orden, podemos variarlo, tanto desde el men contextual del elemento, como del men Disponer, o con
los atajos de teclado que se muestran en el men:
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Mover al frente, pone el elemento delante de todos, el primero.

Mover hacia delante, mueve el objeto una posicin hacia arriba, intercambiando su posicin con el
elemento que estaba inmediatamente delante.
Enviar hacia detrs, retrasa una posicin el objeto, haciendo que el primero que tenga detrs se ponga
delante.
Enviar al fondo, coloca el elemento al final, por debajo de todos los dems.
Copiar elementos
Es muy frecuente que en una presentacin, utilicemos varias veces un elemento. Por ejemplo una imagen que
utilizamos para resaltar distintos puntos o una forma que hemos personalizado. En este caso, en vez de
insertar cada vez un elemento nuevo, podemos optar por el tradicional Copia y Pega.
Estos comandos los son accesibles desde el men Editar y del men contextual del propio elemento.
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Los pasos a seguir seran los siguientes, que de seguro has utilizado ms de una vez:
1- Seleccionamos el o los elementos a copiar.
2- Pulsamos en Copiar en alguno de los mens o directamente las teclas Ctrl + C.
3- Nos situamos en la diapositiva donde queremos colocar la copia, que incluso puede pertenecer a otra
presentacin.
4- Pulsamos el comando Pegar, o las teclas Ctrl + V.
Cuando queramos copiar y pegar un la misma diapositiva, tenemos otra opcin mucho ms rpida.
Arrastramos el elemento con el ratn hasta donde queramos colocar la copia, y mantenemos la tecla Ctrl
pulsada mientras soltamos el botn del ratn. En vez de mover el objeto, se duplicar.
Eliminar elementos
Para quitar uno o varios elementos seleccionados de una diapositiva, basta con hacerlo de la forma habitual:

Pulsando la tecla Supr (Del).

Pulsando la tecla Backspace (Retroceso).
Seleccionado Eliminar en el men contextual.
Animaciones de diapositivas
Las animaciones sirven para dinamizar las diapositivas. Tambin son una buena forma de revelar texto u
objetos paso a paso en una diapositiva. Por ejemplo, podras tener cinco elementos de texto y mostrarlos uno
por uno en una diapositiva haciendo clic cada vez.
Para introducir animaciones en una diapositiva en la nueva versin de presentaciones de Google Drive, abre el
panel "Animaciones".
Existen tres formas de abrir el panel "Animaciones":
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Selecciona una diapositiva. Ve al men Ver y selecciona Animaciones. El panel "Animaciones" aparece
en el lateral derecho de la pantalla.
Selecciona una figura. Accede al men Insertar y selecciona Animaciones. El panel "Animaciones"
aparece en el lateral derecho de la pantalla.
Haz clic con el botn derecho en una figura y selecciona Aplicar animacin.
A continuacin, te indicamos las opciones disponibles en el panel "Animaciones":
Abre el men desplegable Aparece para indicar cmo quieres que aparezca la figura seleccionada.
Haz clic en el men Al hacer clic para establecer el mtodo de animacin de la figura.
Ajusta la velocidad de animacin de cada figura indicando Lenta, Media o Rpida.
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Puedes aadir tantas animaciones a una diapositiva como quieras, una por figura. Para aadir una animacin
a una figura, seleccinala y haz clic en +Aadir animacin en el panel Animaciones. Si lo prefieres, haz clic con
el botn derecho del ratn en la figura y selecciona Aplicar animacin.
La lista de animaciones del panel "Animaciones" se muestra en el orden en que las animaciones se sucedern
en la diapositiva. Una vez que la animacin aparezca en el panel "Animaciones", puedes arrastrarla hacia
arriba o hacia abajo para cambiar el orden en el que aparecer o desaparecer de la pantalla. Para eliminar
animaciones de una figura, haz clic en Eliminar junto a la animacin en cuestin.
Para probar varias animaciones en una diapositiva, haz clic en el botn Reproducir.
Ahora que ya tenemos nuestra presentacin completa, podramos por ejemplo descargarla o publicarla en la
Web. Esto, lo veremos ms adelante, ya que son funcionalidades comunes a todos los tipos de documentos
que maneja Google Drive.
UNIDAD 5. COMPARTIR Y PUBLICAR
Introduccin
Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Drive es poder compartir nuestros
documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creacin y edicin con otros usuarios, hasta
publicarlo con una direccin propia, como si de una pgina web se tratase.
Propietario, Colaboradores y Lectores
Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora
de compartir:
Propietario: Es el ceador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y
editores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningn editor puede eliminar la
participacin del propietario en el documento.
Editores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros editores y lectores.
Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento.
Lectores: Pueden leer el documento, guardarselo e imprimirlo, pero no editarlo.
Comentaristas (solo en documentos y presentaciones de Google Drive)
Compartir un documento
En Google Drive, puedes compartir uno o varios archivos con otros usuarios envindoles un enlace a tu
archivo o compartiendo el archivo con una direccin de correo electrnico determinada o con una lista de
distribucin.
Los pasos a seguir para compartir un documento con una direccin de correo electrnico o con una lista de
distribucin son los siguientes:
1. Accede a drive.google.com.
2. Podemos compartir varios documentos a la vez desde el listado de la pantalla de inicio, marca la casilla del
archivo o carpeta que quieras compartir.
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3. Haz clic en el icono para compartir
Haz clic en el men Ms
y selecciona "Compartir...".
En el caso de querer compartir el documento que estamos editando, seleccionamos del botn
o utilizamos la opcin Compartir del men archivo.
Los documentos PDF slo podemos compartirlos desde la pantalla de Inicio.
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1. Selecciona una opcin de visibilidad: "Privado", "Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Pblico en la
Web".
2. Introduce las direcciones de correo electrnico de las personas con las que quieras compartir el elemento
en el cuadro de texto debajo de "Invitar a personas". Puedes aadir una sola persona, una lista de
distribucin o bien elegir a personas de tus contactos.
3. Selecciona el nivel de acceso en el men desplegable que hay junto a cada colaborador: "Puede ver",
"Puede comentar" (solo para documentos y presentaciones de Google Drive) o "Puede editar".
4. Haz clic en Compartir y guardar.

Cmo enviar un enlace a un archivo compartido
Si has configurado un archivo o una carpeta con la opcin "Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Pblico",
puedes enviar el enlace a otra persona para que pueda acceder.
1. Accede a drive.google.com.
2. Marca la casilla del archivo o carpeta que quieras compartir.
3. Haz clic en el icono para compartir
O Haz clic en el men Ms y selecciona "Compartir...".
4. Copia el enlace en la parte superior de la configuracin para compartir.

5. Enva el enlace a otra persona o lista de distribucin a travs del correo electrnico o del chat.
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Consejos para compartir en Google Drive

Notifica a las personas cuando compartas algo con ellas
Cuando compartas algo con una persona, esta recibir una notificacin por correo electrnico que le indicar
que podr acceder al elemento compartido la prxima vez que inicie sesin en Google Drive. Prefieres no
enviar notificaciones? En ese caso, desmarca la casilla "Notificar a las personas por correo electrnico".
Aade muchos colaboradores rpidamente compartiendo elementos con un grupo de Google
En lugar de introducir las direcciones de correo electrnico de los colaboradores una por una, aade un grupo
de Google. Cada miembro del grupo podr acceder al elemento compartido, incluidas las personas que se
incorporen al grupo despus de que lo hayas compartido. Esta opcin no admite listas de distribucin que no
sean grupos de Google.
Comparte muchos archivos y documentos de Google Drive al mismo tiempo
Si quieres compartir varios elementos con tus colaboradores, muvelos a una carpeta y comprtela con ellos.
Dado que compartes la carpeta, esta se convierte en la puerta de acceso. Pueden acceder a cualquier
elemento que guardes en ella y, si eliminas algn elemento, perdern dicho acceso.
Opciones de visibilidad
Las opciones de visibilidad te permiten controlar el acceso de los usuarios a los archivos, las carpetas y los
documentos de Google Drive. Todo lo que crees, sincronices o subas en Google Drive empieza siendo privado.
Privado:
Cuando creas un documento privado, eres la nica persona que puede acceder a l. A partir de ese momento,
puedes otorgar acceso a otros usuarios. Cualquier persona que intente acceder al documento deber iniciar
sesin en su cuenta de Google para comprobar si tiene acceso a l.
La opcin "Privado" es la ms adecuada para tus documentos personales, como una lista de contactos o un
currculum. Esta opcin tambin es la ms adecuada para colaborar con un crculo reducido de personas. Por
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ejemplo, en el caso de que un amigo tuyo o un familiar y t colaborarais en una carta privada o en un
documento fiscal.
Cualquier usuario que reciba el enlace
Todo elemento configurado con la opcin Cualquier usuario que reciba el enlace es como un nmero de
telfono que no figura en la gua telefnica. Una persona solo podr ver el documento, el archivo o la carpeta
si conoce la URL exacta. Si tambin seleccionas la opcin "Permitir que cualquier persona modifique los
elementos", todo usuario que disponga del enlace podr modificarlo. Dado que no es necesario iniciar sesin,
los lectores y los editores pueden aparecer como usuarios annimos.
La opcin Cualquier usuario que reciba el enlace es idnea para permitir que un grupo de personas acceda
fcilmente a la informacin de un documento si esta no es confidencial. Por ejemplo, si eres profesor de
universidad y quieres compartir el programa del curso y un listado de libros, puedes incluir esa informacin en
un documento que tenga habilitada la opcin "Cualquier usuario que reciba el enlace" y enviar el enlace a los
alumnos.
Pblico en la Web
Selecciona Pblico si quieres poner un elemento a disposicin de todos. Los documentos y los archivos
pblicos aparecen en los resultados de bsqueda, y cualquier persona que sepa la direccin web podr
acceder a ellos. Si tambin seleccionas las opciones "Permitir que todos puedan comentar" o "Permitir que
cualquier persona modifique los elementos", cualquier persona que encuentre el documento podr tambin
verlo, comentarlo y modificarlo.
La opcin Pblico en la Web es perfecta si quieres informar sobre algo. Por ejemplo, podras crear un anuncio
para un concierto, guardarlo como documento pblico y publicar el enlace en tu blog.
Niveles de acceso
En Google Drive existen varios niveles de acceso al compartir archivos, carpetas y documentos de Google
Drive. Si creas, sincronizas o subes un archivo, significa que eres su propietario (a menos que hayas transferido
la propiedad). Existen tres niveles de acceso para los colaboradores: Puede ver, Puede comentar (solo para
documentos y presentaciones de Google) y Puede editar.
Propietarios
1. Modifican documentos, hojas de clculo, presentaciones y dibujos de Google (solo documentos de Google
Drive).
2. Invitan a editores, comentaristas y lectores adicionales.
3. Eliminan archivos, carpetas y documentos de Google Drive.
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4. Suprimen el acceso de los colaboradores.

5. Asignan la propiedad a otra persona.
6. Suben y eliminan versiones de un archivo (solo para archivos sincronizados o subidos).
7. Aaden o eliminan elementos de una carpeta.
Editores
1. Modifican documentos, hojas de clculo, presentaciones y dibujos de Google (solo documentos de Google
Drive).
2. Invitan a otros colaboradores o los eliminan si cuentan con el permiso del propietario.
3. Descargan o sincronizan elementos en otros dispositivos.
4. Ven la lista de los dems colaboradores.
5. Hacen copias de elementos para guardarlos en Google Drive.
6. Suben y eliminan versiones de un archivo (solo para archivos sincronizados o subidos).
7. Aaden y eliminan elementos de una carpeta.
Los editores no pueden eliminar archivos, carpetas o documentos de Google Drive de forma permanente.
Lectores
1. Ven archivos, carpetas y documentos de Google Drive.
2. Descargan o sincronizan elementos en otros dispositivos.
3. Hacen copias de elementos para guardarlos en Google Drive.
Los lectores no pueden eliminar archivos, carpetas o documentos de Google Drive de forma permanente, al
igual que tampoco pueden cambiar la configuracin de uso compartido.
Comentaristas
1. Aaden comentarios a los documentos y las presentaciones de Google Drive.
2. Ven documentos y presentaciones.
3. Descargan o sincronizan documentos o presentaciones en otros dispositivos.
4. Hacen copias de documentos o presentaciones para guardarlos en Google Drive.
Los comentaristas no pueden eliminar archivos, carpetas o documentos de Google Drive de forma
permanente, as como tampoco cambiar la configuracin de uso compartido.
Permisos avanzados
Los editores pueden invitar a otros usuarios. Estando marcado, permite a los editores realizar invitaciones. Si
se desmarca, los colaboradores pierden ese privilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no slo al
hacer una nueva invitacin.
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Permitiendo que cualquiera pueda utilizar las invitaciones, un usuario puede ser invitado indirectamente a
travs de una lista de correo. Si en algn momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los editores que
no hayan sido invitados directamente a travs de su direccin de correo.
Estos permisos slo se aplican a los editores.
Si elegimos compartir un documento, nos permite informar al usuario que hemos compartido Este
mensaje es opcional y podemos personalizar el aviso escribiendo aadir mensaje.
.

Si elegimos Pegar el elemento en el mensaje de correo electrnico, el documento se enviar en el cuerpo

del mensaje, como si lo hubisemos escrito en el campo Mensaje.
Enviarme una copia, enva una copia a nuestro correo.
Colaboracin en tiempo real y revisiones

Google Drive y Google Docs permiten que varias personas ubicadas en distintos puntos geogrficos puedan
colaborar de forma simultnea en un mismo archivo desde cualquier equipo que disponga de acceso a
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Internet. Cuando un usuario vea o modifique algn elemento al mismo tiempo que t, vers una imagen en
mosaico de color junto a su nombre en la parte superior derecha de la pantalla. Esto tambin permite un chat
entre los usuarios.
Historial de revisiones
Los documentos, las hojas de clculo y las presentaciones de Google Drive tienen un panel de historial de
revisiones que permite ver de un vistazo todos los cambios que ha realizado en un documento cada
colaborador. Aunque no funciona exactamente como una herramienta de control de cambios, el historial de
revisiones te permite ver y volver a versiones anteriores de tus documentos, hojas de clculo, presentaciones
o dibujos, as como ver qu colaboradores han realizado cambios en cada una de las versiones.
Para acceder al historial de revisiones, lleva a cabo estos pasos:
1. Selecciona Archivo > Ver historial de revisin.
2. Haz clic en una marca horaria del panel de la derecha para ver una versin anterior del documento que
han modificado los colaboradores que figuran justo debajo. Los cambios que realice cada colaborador se
muestran en el cuerpo del documento en el color que se le haya asignado en el panel del historial de
revisiones. Por ejemplo James, cuyas modificaciones se muestran con texto de color naranja, ha eliminado
y aadido texto, mientras que bmichael, cuyos cambios se muestran con texto verde, ha eliminado un
prrafo y aadido un comentario.
3. Si quieres volver a la versin que ests viendo actualmente, haz clic en Restaurar esta revisin. Al
restaurar el documento a una versin anterior no se eliminar ninguna versin de tu documento. Esa
versin pasar a ocupar el primer lugar del historial y las dems versiones, incluida la actual, se
conservarn.
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4. Si quieres volver a la versin actual del documento para seguir editndolo, haz clic en la X de la esquina
superior derecha del panel "Historial de revisiones".
En los documentos, las hojas de clculo y las presentaciones de Google Drive, las revisiones se agrupan en
periodos de tiempo breves, para que resulte ms sencillo para el usuario identificar las ligeras diferencias
entre versiones anteriores de los documentos. Si quieres ver revisiones ms detalladas, haz clic en el botn
Mostrar revisiones ms detalladas en la esquina inferior derecha del documento.
A veces, con el tiempo, se eliminan revisiones de las hojas de clculo de Google Drive para ahorrar espacio de
almacenamiento. Si ests trabajando con una hoja de clculo de Google Drive y es muy grande o bien la
creaste hace mucho tiempo, es posible que se eliminen algunas de las revisiones.
Publicacin de documentos, hojas de clculo, presentaciones y dibujos
La opcin de publicacin te permite poner tus documentos, hojas de clculo, presentaciones y dibujos de
Google Drive a disposicin de todo el mundo. Una vez que hayas publicado el documento, la hoja de clculo,
la presentacin o el dibujo en una pgina web, obtendrs una URL que podrs compartir con quien quieras.
Para publicar cualquiera de tus elementos, sigue estos pasos:
1. Abre el elemento que quieras publicar.
2. En el men Archivo, selecciona Publicar en la Web....
3. Haz clic en el botn Iniciar la publicacin. En el cuadro de dilogo de publicacin aparecer un enlace al
documento publicado.
4. Envalo a todas aquellas personas que quieras que tengan acceso al elemento.
El elemento estar disponible en esta URL hasta que lo elimines o decidas dejar de publicarlo. Para dejar de
publicarlo, abre de nuevo el cuadro de dilogo de publicacin y haz clic en el botn Detener publicacin. De
este modo, las personas que hagan clic en el enlace que lleva al elemento publicado ya no podrn acceder a
l.
Si envas la URL de la versin publicada del documento, de la hoja de clculo, de la presentacin o del dibujo a
colaboradores, stos no podrn realizar modificaciones. En cada caso, vern lo siguiente:
Documentos: se muestra una versin sin barras de herramientas disponibles.
Hojas de clculo: se muestra una versin sin barras de herramientas disponibles. Los lectores podrn ver
los grficos, el formato de las celdas y sus valores, pero no podrn ver ni editar las frmulas.
Presentaciones: se muestra una versin de solo lectura o en modo presentacin (diapositivas a pantalla
completa).
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Dibujos: se muestra una versin de la imagen PNG del dibujo.
Notas:
No se pueden publicar archivos PDF.
Tras publicar un dibujo, los cambios que hagas en l se actualizarn automticamente. Sin embargo, esto no
sucede de forma instantnea, sino que los cambios se ven reflejados en la URL publicada al cabo de unos
minutos.
UNIDAD 6. DESCARGAR, ENVIAR POR CORREO E IMPRIMIR
Descargar el documento
Otra opcin de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro disco duro, pudindolo editar
despus con otros programas.
Primero debemos elegir cmo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qu vamos a hacer
despus con el documento y de qu programas disponemos para leerlo o modificarlo.
Google Drive nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos:
Documentos de texto:
Microsoft Word (.doc) - Necesitars alguna versin de Word para abrirlo.
OpenDocument (.odt) - Necesitars tener instalado el OpenOffice para abrirlo.
PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se
modifique.
RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrs abrir con la mayora de los editores.
Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con
formato.
Zip (HTML comprimido) - Como una pgina web. Podr abrirlo cualquier navegador, pero en un formato
comprimido para ocupar menos espacio.
Presentaciones:
PDF (.pdf) - La presentacin se descargar en un archivo PDF.
PPT - Se descargar como un archivo de presentacin, que podramos abrir con PowerPoint.
Texto - Se descargar slo el texto contenido en las diapositivas, en un archivo de texto sin formato.
Hojas de clculo.
Excel (.xls) - Se guardar como una hoja de clculo de Microsoft Excel.
OpenOffice (.ods) - Se guardar como una hoja de clculo, editable con OpenOffice
PDF (.pdf) - Se guardar como un archivo PDF.
CSV (.csv)* - Es un formato de archivo de texto, en el que cada fila forma una lnea y los valores se separan
por comas. Se puede utilizar con muchos programas.
Texto (.txt)* - Se guarda como un archivo de texto sin formato.
Html (.html)* - Se guarda como una pgina web, que contiene una tabla con el contenido de la hoja.
* Con estos formatos slo guardamos la hoja, no el libro completo.
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Documentos PDF.
PDF (.pdf) - Slo podemos descargarlo como PDF, sin convertirlo a otros formatos.
Podemos descargarlo a nuestro disco duro de dos formas:

Desde la pantalla de inicio:
Seleccionamos el documento y pulsamos el botn Ms.
Ahora hacemos clic en descargar.
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Desde la pantalla edicin:
Pulsamos en Archivo.
Del desplegable, escogemos Descargar como, seguido del tipo de archivo que nos interese.
Dependiendo el navegador nos preguntar si queremos guardar el documento o abrirlo.
Enviar por correo electrnico
En la pantalla de edicin de los documentos de texto, en el men Archivo encontramos la opcin Enviar por
correo electrnico como archivo adjunto... que nos permite acceder a las opciones correo electrnico que
posee nuestro documento, dependiendo de si est compartido o publicado.
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Adjuntar como: nos permite enviar el documento como adjunto al mensaje. Si elegimos esta opcin,
deberemos elegir en el desplegable el formato en que queremos enviar el documento, entre los
soportados por Google Drive
En el campo Para: escribimos la direccin del destinatario. Podemos pulsar en Elegir de contactos para
seleccionar el destinatario de nuestra lista de contactos GMail.
En Asunto escribimos el asunto del correo. Por defecto aparece el nombre del documento.
En Mensaje podemos incluir un texto que acompae al documento.
La opcin enviarme una copia marcada enviar una copia del correo a nuestra direccin.
Pulsamos el botn Enviar para enviar el correo o Cancelar para volver a la pantalla de edicin.
Enviar correo a los colaboradores
Para enviar un correo a colaboradores y lectores del documento, pulsamos el vnculo Correo electrnico a
colaboradores/lectores.
Esta opcin slo aparece en documentos compartidos.
Utilizando este tipo de envo podemos contactar fcilmente con los colaboradores y lectores que participen
en nuestro documento. Estos nos aparecen listados para que con slo marcarlos, se les enve el correo.
Pulsando en Todos o Ninguno, se marcan o desmarcan, respectivamente todos los usuarios pertenecientes a
un grupo.
Por defecto se enva un vnculo que apuntar directamente hacia el documento.
El resto de las opciones son como las vistas en Enviar documento.
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A travs del correo tambin podemos Enviar la direccin del documento cuando est publicado, pulsando en
Enviar vnculo publicado.
UNIDAD 7. IMPRIMIR UN DOCUMENTO
Recuerda: para poder imprimir directamente un documento desde Google Drive, debemos ser el propietario,
uno de los colaboradores, o por lo menos un lector. Si no, lo imprimeremos como una pgina web.
Para imprimir un documento, debemos de estar en la pantalla de edicin.
Documentos de texto.
Podemos imprimir pulsando el icono
de la barra de herramientas o las teclas Ctrl + P.
Tambin encontramos esta opcin en el men Archivo, donde adems encontramos la opcin Configuracin
de pgina, que es la primera que veremos.
Pgina 73
A pulsar sobre esta opcin se muestra la pantalla Configuracin de pgina que nos permite configurar el
documento para su impresin:
Aqu encontramos las opciones tpicas de impresin:

Orientacin, donde establecemos la orientacin del papel en Vertical u Horizontal (apaisado)

Tamao del papel, con un desplegable que nos permite elegir el tamao ms apropiado.
Pgina 74

Los Mrgenes del documento, la distancia entre el contenido y el borde de la hoja en sus cuatro lados, en
pulgadas. 1 pulgada = 1,6 mm.
Color de pgina
Los botones Aceptar que guarda esta configuracin para futuras impresiones, pero no imprime, Cancelar
que anula los cambios y establecer como predeterminado.
Hojas de clculo.
La impresin se realiza desde el icono

Imprimir.
, de la barra de herramientas, o desde el men Archivo
Al imprimir, nos aparece primero la ventana Configuracin de impresin.

En ella podemos definir cuatro opciones:
Qu partes? Donde seleccionamos si slo imprimimos la Hoja actual o si se imprimirn Todas las
hojas.
De qu tamao? Aqu decidimos si el ancho de la hoja se ajustar a la anchura del papel, o si se
utiliza el tamao real, lo que puede dejar las el papel sin llenar, o que las filas ocupen ms de una
hoja.
Con qu orientacin? Donde decidimos si la pgina se mostrar en Horizontal o vertical. Esta
decisin se basar en la cantidad de columnas, y en lo ancho de su contenido.
Qu tamao del papel? con un desplegable que nos permite elegir el tamao ms apropiado.
Pgina 75
Al pulsar Imprimir aparecer el cuadro de dilogo Imprimir .
Presentaciones.
Para imprimir una presentacin, previo se realiza Configuracin de impresin vista previa
Se abre la Vista previa de impresin.

En diseo, podemos concretar el nmero de diapositivas por pgina que queremos imprimir, y si se
imprime el fondo de la diapositiva (Mostrar fono) o las Notas de orador.
El botn Descargar como PDF... nos permite descargar un pdf de la presentacin generado con las
opciones marcadas.
Y el botn Imprimir, inicia el cuadro de dilogo Imprimir del sistema operativo.
Realmente lo que Google Drive hace es crear un PDF con la configuracin que elegimos (excepto si
imprimimos como pgina Web), y es eso lo que se enva al sistema operativo para su impresin. Si el archivo
es muy grande, puede que Google Drive nos invite a descargarlo en vez de imprimirlo directamente.
Por eso el dilogo de impresin que se nos muestra es el de la aplicacin que tengamos asociada con los
archivos PDF. En este caso, vamos a ver las opciones bsicas del dilogo de impresin:
Pgina 76
En la seccin Cambiar encontramos la administracin de los dispositivos, desde el que podemos elegir una
de las impresoras configuradas en el equipo. Es decir destinos de impresin.
En pginas decidimos qu pginas se imprimen. Podemos imprimir Todas las pginas del documento, o
especificar las pginas, si marcamos Pginas y ponemos la pgina de inicio y la de fin separadas por un
guin para intervalos, y separadas por coma para separar pginas sueltas o intervalos (p.ej. 3 - 9, 12, 14,
15 20)
Copias. Aqu encontramos el nmero de Copias que queremos imprimir. Si son varias, podemos utilizar la
opcin
Intercalar,
que
imprime
las
pginas
iguales
juntas.
En Escalado de pgina, podemos hacer que se impriman varias pginas por hoja, o que el tamao de la
pgina se ajuste al de la impresin.
A la derecha, podemos previsualizar el resultado, recorriendo las pginas con el control que aparece

Color, nos permite imprimir en blanco negro o color segn se especifique.

Los mrgenes podemos personalizarlos mediante la opcin
Al personalizarlos podemos trabajar los mrgenes en la vista previa de la derecha
Pgina 77
En opciones podemos especificar si necesitamos que la impresin sea con los encabezados y pies de
pgina si imprimiremos las imgenes y colores de fondo.
Pgina 78
Algunas de las fuentes utilizadas para este manual:
Pgina 79

Manual de Google Drive PDF

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UNIDAD 1. INTRODUCCIN A GOOGLE DRIVE ........................................................................................ 4

UNIDAD 4. PRESENTACIONES ................................................................................................................ 38

Google Drive Informtica- FCE- UNJU

UNIDAD 1. INTRODUCCIN A GOOGLE DRIVE

Google Drive Informtica- FCE- UNJU

Capacidad de sincronizacin de archivos con la PC, y visualizacin mejorada de documentos de Google

Google Drive Informtica- FCE- UNJU

Google Drive Informtica- FCE- UNJU

Carpeta, para organizar nuestros elementos.

Cuando queremos crear un nuevo documento de texto, pulsamos en Documento.

Google Drive Informtica- FCE- UNJU

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En la columna Ttulo, se muestra el nombre del documento.

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Al hacerlo, se abrir la pantalla de edicin, y podremos modificar el documento.

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Hay dos formas de subir archivos a Google Drive:

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Obtendremos un documento llamado Copia de y el nombre del original.

- La carpeta se crear en Mi Unidad

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UNIDAD 3. DOCUMENTOS DE TEXTO

Desplazarse por el documento

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

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Presione las teclas

Una palabra a la izquierda

Crtl + flecha izquierda

Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Presione las teclas

Una pgina adelante

Una pgina atrs

Al principio del documento

Al final del documento

Mediante las Barras de desplazamiento.

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Ratn. Para seleccionar mediante ratn hay tres mtodos:

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Presione las teclas

Shift + flecha derecha

Shift + flecha izquierda

Ctrl + Shift+ flecha derecha

Ctrl + Shift+ flecha izquierda

Hasta el final de la lnea.

Hasta el principio de la lnea.

Una lnea abajo

Shift + flecha abajo

Una lnea arriba

Shift + flecha arriba

Shift + Ctrl + Flecha abajo

Shift + Ctrl + Flecha abajo

Hasta el principio del documento

Ctrl + Shift. + Inicio

Una pantalla abajo

Hasta el final del documento

Ctrl + Shift. + Fin

Presione las teclas

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Otra forma ms de deshacer es pulsar Ctrl + Z.

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