Gestin administrativa

La gestin administrativa es vital para las

agencia ha establecido un abarcador sistema de personal,

operaciones fundamentales del ICDF. Las operaciones

ha fortalecido los programas de entrenamiento de

del ICDF se enfrentan a obstculos cuando existen

empleados y ha mejorado los mecanismos de opera-

errores administrativos. Para fortalecer su interfase de

ciones del personal. Al administrar a los empleados den-

gerenciamiento y promover una organizacin ms

tro y fuera del pas, el ICDF adopta medidas adecuadas

eficiente, la divisin de gestin administrativa no slo

para la amplia variedad de entornos y necesidades

ha creado una estable plataforma administrativa, sino

operacionales a que se enfrenta en el da de hoy.

que tambin trabaja en coordinacin regular con los

Las operaciones del personal del ICDF enfocan en

otros departamentos para asegurar que las diversas

la administracin de los empleados de la institucin, los

actividades de cooperacin internacional del ICDF

miembros de las misiones tcnicas y mdicas en

caminen sin problemas. El Departamento de Gestin

ultramar, y los jvenes que sirven en el Servicio de

Administrativa del ICDF trabaja para lograr la sinergia

Jvenes de Taiwan en Ultramar. A continuacin se

e implementar las metas de una organizacin

detallan algunos de los objetivos de la administracin de

profesional, sistemtica, transparente y responsable.

los recursos humanos del ICDF:

Las operaciones de gestin administrativa del

ICDF enfocan primordialmente en la administracin
de los recursos humanos y la administracin de los
asuntos generales y archivos:

Elevar la calidad de la fuerza laboral

Para ayudar a los empleados a enfocar en los requerimientos operacionales, el ICDF ha empleado un
personal joven y dedicado desde su fundacin en 1996. Los

Administracin de los recursos

humanos
Una economa basada en los conocimientos est

nuevos contratados generalmente poseen maestras y son

expertos en un rea especfica. Introducir nuevos talentos
al sistema ayuda al ICDF a mantener su competitividad.

fundamentada en su capital intelectual y humano. En la

Desde su fundacin, la edad promedio del

actual era de la globalizacin, el papel de los recursos

empleado del ICDF ha bajado de 43,1 aos a 40,9 aos.

humanos es muy diferente de aquel que exista ante-

Inicialmente, 71 por ciento del personal del ICDF

riormente. Si bien el capital fsico era un factor

posean un ttulo universitario, 23 por ciento posean

clave en la era industrial, los recursos humanos son

maestras y 6 por ciento tenan doctorados. En 2003,

considerados ahora como los activos ms importantes

esto cambi al 47 por ciento, 48 por ciento y 5 por

de muchas organizaciones. Esto es especialmente el

ciento, respectivamente. Esto demuestra que la calidad

caso de las organizaciones sin fines lucrativos como el

de la fuerza laboral del ICDF se ha elevado

ICDF. Crear y fortalecer el valor de la organizacin

significativamente, se ha vuelto ms joven y posee un

depende de la inteligencia de su personal. Como

mayor grado de especializacin.

resultado, la utilizacin y el desarrollo apropiados de

El ICDF tambin ha planificado e implementado

los recursos humanos es una de las reas ms

un sistema de pasaporte de aprendizaje para

importantes en trminos de la gestin administrativa.

el desarrollo de su personal, as como otros

El foco de la administracin de recursos humanos

entrenamientos especializados, en un esfuerzo para

en el ICDF es elevar la calidad de su fuerza laboral. La

mantener la competitividad operacional. En 2003, la

126

implementacin del esfuerzo de administracin de los

global, un importante enfoque del trabajo en 2003 fue

recursos humanos incluy los siguientes eventos:

examinar y hacer las enmiendas necesarias a las reglas

Cuatro reservistas, contratados para llenar vacantes en

y procedimientos operacionales de las misiones

las misiones tcnicas en ultramar, completaron su entre-

tcnicas y mdicas de Taiwan en ultramar. La meta fue

namiento y fueron asignados a sus respectivos cargos.

lograr que esas entidades sean ms flexibles en el

Aunque varios cursos de entrenamiento fueron

rpidamente cambiante mundo de hoy. Debido a que

cancelados en 2003 debido al brote de SARS, el ICDF

tiene ms de 250 tcnicos estacionados en puestos de

sigui entrenando a sus profesionales, con un total de

ultramar, el ICDF tiene la responsabilidad de obedecer

59 miembros del personal terminando sus cursos

una amplia gama de reglamentos que rigen sobre los

durante el ao. Un empleado particip en el programa

salarios, asistencia, evaluaciones del desempeo,

de traslado temporal del ADB en Manila; 51 personal

promociones, entrenamiento, cuidado familiar y otros.

tcnico asignado a las misiones tcnicas en ultramar

Esas reglas tienen gran impacto sobre los empleados y

participaron en programas de entrenamiento a corto

por ende, se requiere cuidado especial al redactar

plazo de vuelta en Taiwan; y tres participaron en

reglamentos claros y apropiados. Adems, el ICDF ya

cursos para el grado de maestra en la Universidad

ha establecido descripciones de trabajo de todos los

Nacional de Ciencia y Tecnologa de Pingtung.

diferentes tipos de oficios con el fin ayudar a definir las

El ICDF contina estimulando a los empleados a

calificaciones para reclutamiento, oportunidades de

participar en el entrenamiento interno de idioma

promocin y actividades de entrenamiento. Se han

ingls. Adems, la agencia patrocin a 23 empleados

establecido procedimientos de trabajo estandarizados

para que participen en cursos de ingls en institutos y

que sirven de base para los controles internos a favor

centros externos de entrenamiento de idiomas, y envi

de los empleados que trabajan en el ICDF en Taipei y

a dos empleados a Guatemala para curso de espaol

en sus misiones en ultramar.

intensivo y a otros seis a Senegal y Burkina Faso para

entrenamiento intensivo en lengua francesa.
Taiwan ha contribuido con recursos a proyectos de

Mejorar el mecanismo de operaciones

de personal

desarrollo internacional por ms de 40 aos. Las

En 2003, el ICDF computariz su sistema de

muchas personas que han servido en las misiones

administracin de personal para facilitar el proce-

tcnicas de Taiwan en ultramar representan una

samiento de los asuntos relacionados con el personal,

abundante reserva de conocimientos y experiencias. El

Por ejemplo, la administracin de la informacin del

ICDF estableci una Asociacin de ex-Miembros de las

personal para los empleados del ICDF se encuentra

Misiones en Ultramar para mantener el contacto con los

ahora en lnea, con registros de asistencia, promo-

antiguos miembros de la misin del ICDF incluso

ciones, evaluaciones del desempeo y entrenamiento

cuando dejen la agencia, para retener su experiencia, y

educativo disponibles desde una base central de datos.

asegurar que las actuales y futuras actividades del ICDF

Los datos del archivo son actualizados cubriendo a

continen beneficindose de sus ricas experiencias.

todos los tcnicos asignados en el exterior. En el futuro,

en coordinacin con la implementacin del sistema de

Establecer un abarcador sistema de

pasaporte de aprendizaje, el ICDF actualizar el exis-

administracin de personal

tente sistema de entrenamiento educativo para alcanzar

A la luz de los cambios en el entorno local y

sus abarcadoras metas de entrenamiento electrnico.

Administracin Organizacional 127

Expandir el Servicio de Jvenes de

enviadas a sus respectivas misiones en ultramar a fines

Taiwan en Ultramar

de enero de 2004.

El primer grupo de 31 miembros en servicio

El programa del Servicio de Jvenes en Ultramar

retornaron a Taiwan en junio y julio de 2003. El

ha resuelto la falta de expertos disponibles en las

programa fue un xito, y los participantes fueron

misiones y ha impulsado los sentimientos de logro y

elogiados por las misiones donde estaban estacionados

contribucin entre el personal del ICDF en ultramar.

y por los locales con quienes trabajaron. Ocho

Para los miembros del Servicio de Jvenes de Taiwan en

personas recibieron premios en reconocimiento por su

Ultramar, el trabajo en el extranjero expande sus

sobresaliente actuacin y el grupo entero fue honrado

conocimientos profesionales, experiencias y perspecti-

en una recepcin celebrada en agosto. Este grupo ha

vas mundiales. El Gobierno en Taiwan pone gran impor-

fijado un modelo positivo para ser emulado por

tancia al Servicio de Jvenes en Ultramar y tiene planes

futuros grupos.

de expandir su escala en el futuro. Se espera que los

Segn una encuesta del ICDF, de los miembros

hombres que participan en el programa compartan sus

del primer grupo, 18 indicaron su deseo de retornar a

experiencias con otros y promovern ms los conceptos

las misiones tcnicas en el exterior para posteriores

del voluntariado y la diplomacia popular.

servicios si tuviesen la oportunidad. Trece de ellos

esperan retornar a sus misiones tcnicas en un futuro
cercano, mientras que el resto considerara trabajar en

Administracin de los asuntos

generales y archivos

las misiones tcnicas en el futuro, despus de obtener

La globalizacin y la tecnologa informtica estn

experiencia de trabajo en Taiwan. En total, ms de 86

cambiando dramticamente los flujos a travs de las

por ciento del primer grupo expresaron un deseo de

fronteras de informacin, tecnologa y personas dentro

retornar a trabajar en las misiones tcnicas o mdicas

de una organizacin. En vista de esos desafos en los

en ultramar. Los resultados extremadamente positivos

sectores informtico y tecnolgico, el ICDF ha llevado

reflejan bien el futuro de los esfuerzos de cooperacin

a cabo la computarizacin para impulsar la

y desarrollo internacional de Taiwan.

administracin. El establecimiento de mecanismos de

El segundo grupo de miembros en servicio,

control interno ha hecho posible incluir la

totalizando 35 personas, se encuentra actualmente

administracin de riesgos en el proceso de auditora.

sirviendo en varios pases. Sus perodos de servicio

Esto refuerza la funcin administrativa del ICDF y

terminarn en marzo y abril de 2004. El tercer grupo

tambin fortalece la eficiencia.

fue seleccionado este ao, con un total de 194

El trabajo de administracin de los asuntos

personas solicitando participar40 por ciento ms

generales y archivos del ICDF cubre siete reas

que el ao pasado. Se difunden noticias acerca del

principales. Ellas incluyen adquisicin, activos,

programa y un creciente nmero de personas estn

documentos, archivos, asuntos varios, gastos y

interesndose en el trabajo del campo diplomtico.

bibliotecologa. El ICDF tambin ha sido autorizado por

41 varones fueron seleccionados para participar en el

el MOFA para administrar los activos de las misiones

tercer grupo al exterior. De ellos, siete son

tcnicas en el exterior, as como adquirir materiales en

especialistas en terapia o tecnologa mdica, 25 son

el pas para uso de esas misiones.

agrnomos y nueve sern asignados a trabajo

Los principales cambios en los mtodos

relacionado con computadoras. Despus de

administrativos del ICDF en 2003 incluyen los

completar el entrenamiento, esas 41 personas sern

siguientes aspectos:

128

Adquisicin

destinos de la mayor parte de esta correspondencia.

Las actividades de adquisicin del ICDF se rea-

Utilizando medios electrnicos reduce los gastos de

lizan de acuerdo con los reglamentos gubernamentales

transmisin y permite que el contenido de los docu-

del caso. Dado el rpido crecimiento en las operaciones

mentos enviados al exterior se mantenga al da. Desde

del ICDF, la agencia debe emitir un creciente nmero de

una perspectiva ms amplia, esto hace que la adminis-

licitaciones pblicas cada ao. Concurrentemente con

tracin de documentos sea ms conveniente.

esta tendencia, los casos de adquisicin se estn volviendo cada vez ms complicados y variados, requiriendo

Administracin de la Caja

dedicar una cantidad cada vez mayor de tiempo. El

Enfocando en la cooperacin internacional

nmero de licitaciones durante 2003 fue el doble de

prctica, el ICDF se ocupa con frecuencia de

aquel del ao anterior.

transacciones monetarias internacionales con los

Las 39 misiones tcnicas en ultramar con

aliados diplomticos y sus misiones tcnicas en

frecuencia se enfrentan a muy diferentes necesidades

ultramar. El Departamento de Gestin Administrativa

materiales. En general, las misiones requieren alrededor

del ICDF no slo maneja las operaciones de caja de

de 3.000 rubros estandarizados, incluyendo semillas,

rutina, sino que tambin debe administrar

fertilizantes, maquinara agrcola, repuestos, equipos

efectivamente los valores y activos similares que tiene

mdicos, instrumentos, reactivos qumicos y farmacuticos.

el ICDF. En 2003, el ICDF complet las revisiones a

Las licitaciones difieren significativamente de los meros

las directrices que rigen sobre la administracin de la

contratos de compra locales debido a que el tiempo

Caja para reforzar su vigilancia en este campo. Ms

proyectado de uso en los pases extranjeros, los perodos

an, el ICDF ha emitido una licitacin para buscar

de embarque, la vida til y las adecuadas temperaturas

instituciones financieras interesadas en administrar los

de almacenamiento deben ser preparados a la medida

valores en manos de la agencia.

para satisfacer la situacin especial de cada puesto. Esto

aumenta significativamente la complejidad de las

Administracin de archivos

adquisiciones y, en vista del gran volumen y las

Los archivos con frecuencia documentan las

dificultades de atencin, el ICDF contina refinando los

obras terminadas y constituyen una base de

procedimientos para instituir el sistema de adquisiciones

conocimientos que debe ser transmitida a otros. Un sis-

ms apropiado para las necesidades de la institucin

tema de administracin de archivos es un instrumento

alrededor del mundo.

importante para el desarrollo de las actividades de

cooperacin internacional. Para fortalecer la adminis-

Procesamiento de documentos

tracin de archivos y promover la utilizacin de los

Se est instituyendo la computarizacin para el

mismos, el ICDF complet en 2003 las directrices que

manejo de todos los documentos, reduciendo el tiempo

rigen sobre la administracin de un dedicado cuarto de

de entrega de los mismos, ahorrando en gastos, elevando

archivo y de los procedimientos de archivo. Para facili-

la efectividad del trabajo y acortando el tiempo de

tar la administracin y bsqueda de archivos, el cuarto

tramitacin. El 12 de junio de 2003, el ICDF inici la

de archivo del ICDF ser gradualmente computarizado

transmisin electrnica de documentos para reemplazar

y se har mayor uso de la adecuada tecnologa

el uso tradicional del fax para transmitir los documentos

informtica. Finalmente, una red de administracin de

no confidenciales al ultramar. Las embajadas, consula-

archivos ser creada para expandir el alcance dentro de

dos, y misiones tcnicas y mdicas de Taiwan son los

los recursos de archivo que pueden ser utilizados.

Administracin Organizacional 129