CONTRALORA

GENERAL DEL
RISARALDA

Control Fiscal con Responsabilidad Social

MEMORANDO DE PLANEACIN

AUDITORA INTEGRAL ESPECIAL

A LA CONTRATACIN DE LA ESE
HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JORGE
VIGENCIAS FISCALES 2010-2011
MUNICIPIO DE PEREIRA

JOS FREDY ARISTIZBAL

CONTRALOR GENERAL DEL RISARALDA

PEREIRA, ABRIL DE 2011

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Control Fiscal con Responsabilidad Social

AUDITORA INTEGRAL ESPECIAL

A LA CONTRATACIN DE LA ESE
HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JORGE
VIGENCIAS FISCALES 2010-2011
MUNICIPIO DE PEREIRA

CONTRALOR GENERAL
DEL RISARALDA

SECRETARIA GENERAL

JOS FREDY ARISTIZBAL

ANA LUCA CRDOBA VELSQUEZ

EQUIPO DE AUDITORA

COORDINADOR

ALEJANDRO ISSA GUTIERREZ

AUDITORES

NIDIA ESPINOSA GIRALDO

JUAN ALBERTO GRISALES ARANGO

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MEMORANDO DE PLANEACIN
AUDITORA INTEGRAL ESPECIAL A LA CONTRATACIN
DE LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JORGE
VIGENCIAS FISCALES 2010-2011
MUNICIPIO DE PEREIRA

INTRODUCCIN
La Administracin Pblica tiene por objeto la satisfaccin de las necesidades
generales de la sociedad, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos
consagrados en la Constitucin Poltica. Resulta, por tanto, necesario que los
procesos relacionados con el desempeo de la administracin pblica garanticen el
adecuado y oportuno cumplimiento de su objeto, tendiente al aseguramiento de
mejores niveles de bienestar pblico, equidad, justicia social, sostenibilidad
ambiental y calidad de vida.
Teniendo en cuenta que los Hospitales son entidades prestadoras de servicios, cuyo
principal propsito misional es la prestacin de servicios de salud en el mbito
municipal, dando servicios especializados a diferentes grupos poblacionales, con
nfasis en la poblacin pobre y vulnerable; dicha prestacin de servicios debe
brindarse bajo criterios de calidad, cobertura y continuidad de tal forma que se logre
la plena satisfaccin de los usuarios del servicio.
En el logro de este propsito, las Instituciones de Salud deben construir un
adecuado sistema administrativo, comercial, financiero, tecnolgico y de prestacin
del servicio as como de control y calidad que les permita una ptima y transparente
utilizacin de los recursos as como una atencin al usuario caracterizada por la
oportunidad, eficacia y eficiencia. En este orden de ideas, la Contralora General del
Risaralda, en cumplimiento del Plan General de Auditora para la actual vigencia,
practicar Auditora Integral Especial a la contratacin realizada en las vigencias
2010 y 2011 del Hospital Universitario San Jorge del Municipio de Pereira. La
auditora se realizar, de acuerdo a los criterios y metodologas determinadas en la
Gua de Auditora 4.0 adoptada por este Organismo de Control Fiscal, a objeto de
ejercer control y vigilancia a la gestin institucional, encaminada a determinar el nivel
de cumplimiento de las responsabilidades delegadas por la Constitucin y la Ley.

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1. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Y ALCANCE

Las Empresas Sociales del Estado, en materia contractual, se regirn por el derecho
privado, es decir, se regirn por los lineamientos establecidos en el manual de
contratacin de la entidad.

1.1 OBJETIVO GENERAL

Ejercer vigilancia sobre la gestin y los resultados institucionales de la ESE Hospital
Universitario San Jorge, relacionada con el proceso contractual y el acatamiento de
la normatividad que la rige en dicha materia, con el fin de conceptuar sobre el
cumplimiento en lo referente principalmente al objeto contractual y manejo de los
recursos.

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Establecer si el objeto a contratar est acorde con las polticas, planes y
programas que permitan cumplir los fines institucionales de la entidad.
Verificar y analizar si la gestin efectuada por la administracin se realiz
conforme a los principios de transparencia, economa y responsabilidad que
condujeron al deber de seleccin objetiva.
Verificar y analizar si la entidad dio cumplimiento a las obligaciones que le
competen en virtud de la aplicacin de la normatividad del Sistema de
Informacin para la Vigilancia de la contratacin Estatal SICE.
Establecer si las partes involucradas en el proceso contractual actuaron con la
debida gestin, permitiendo el cabal cumplimiento de las clusulas pactadas y
las disposiciones legales que la reglamentan.
Verificar si los pagos efectuados obedecieron a lo pactado y aseguraron que
el objeto contractual y el plazo cumplieron los fines o propsitos que dieron
origen a su contratacin.
Analizar si los responsables de la ejecucin contractual, adoptaron las
medidas pertinentes para ejercer control oportuno sobre el desarrollo del
proceso contractual.
Establecer si los saldos por pagar registrados en el Sistema Integrado de
Informacin Financiera, corresponden a las obligaciones contractuales
pactadas y pendientes de pago.

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Establecer si el objeto contratado alcanz los fines previstos para satisfacer

las necesidades de la administracin.
Comprobar si la terminacin y liquidacin del contrato se realiz dentro de los
trminos pactados.

1.3 ALCANCE
Teniendo en cuenta que la ESE Hospital Universitario San Jorge realiz durante la
vigencia 2010, un total de 321 contratos por valor de $53910.856.824, y deben
incorporarse al proceso auditor 10 contratos de la vigencia 2011, como producto de
queja instaurada en esta departamental, adems de establecerse que el tiempo y
recursos humanos para adelantar el proceso de revisin contractual no es suficiente
para ejecutar una auditora amplia en cobertura, se ha determinado destinar los
recursos existentes para cumplir no solo con la resolucin oportuna de la queja, sino
tambin para lograr un examen eficiente que demuestre la trasparencia y eficacia del
proceso contractual en la entidad hospitalaria.
Frente a lo anterior, se tendrn en cuenta las etapas (precontractual, contractual y
postcontractual) involucradas en el proceso, pero con nfasis principalmente en la
efectiva ejecucin del objeto contractual en los trminos previstos y en que los
desembolsos realizados estn acordes con lo inicialmente pactado.

MARCO NORMATIVO

Constitucin Nacional, artculos 48,49.

Decreto 2474 de 2008.
Ley 100 de 1993, artculo 195 numeral 6 y sus reglamentarios.
Manual de Contratacin de la entidad.
Manual de Interventora.
Ley 1150 de 2007, artculo 13
Ley 489 de 1998, artculo 83.

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2. PLAN DE TRABAJO O ESTRATEGIA DE AUDITORIA

LNEA DE AUDITORIA
Evaluar el proceso de contratacin
A travs de una muestra estadstica se evaluar el proceso contractual con el fin de
determinar el grado de conveniencia, oportunidad, legalidad y necesidad, as como
la aplicacin de los recursos que permitan determinar la eficiencia y economa en
provecho de los intereses institucionales.

2.1 PROGRAMAS DE AUDITORA

CRITERIOS

En materia contractual, las Empresas Sociales de Salud se sometern o regirn

por el derecho privado, pero podrn discrecionalmente utilizar las clusulas
exorbitantes previstas en el estatuto general de contratacin de la administracin
pblica. (Numeral 6 articulo 195 de la Ley 100 de 1993).

No podr contratar con ninguna entidad estatal quien aparezca como deudor en
mora en las bases de datos de la DIAN y en aquellas bases de datos que las
entidades territoriales establezcan a travs de sus organizaciones gremiales.

Las cuentas o pagos deben corresponder a los trminos establecidos en las

obligaciones contractuales pactadas. (Plazos contractuales y cronogramas de
actividades)

El contratista y el contratante deben cumplir con los requisitos exigidos para

efecto de los pagos correspondientes (actas, informes de interventora,
certificaciones, entre otras).

Las cuentas canceladas o pagos efectuados deben afectar el correspondiente

registro presupuestal y el rubro respectivo que ampara la obligacin contractual.

Las cuentas canceladas o pagos deben estar soportados conforme a los

procedimientos establecidos por la administracin para tal efecto y a la
naturaleza de los contratos.

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El contratista debe informar a los diferentes responsables de la ejecucin

contractual oportunamente, las dificultades o imprevistos para el debido
cumplimiento del contrato.

La entidad contratante debe adoptar oportunamente las medidas correctivas que

permitan garantizar la normal ejecucin del contrato.

PROCEDIMIENTOS:
Etapa Preparatoria y/o Precontractual
Verifique que el procedimiento utilizado para la celebracin del contrato, se ajusta
al procedimiento establecido en el manual de la entidad.
Constate la existencia de anlisis de conveniencia, estudios de pre-factibilidad o
factibilidad.
Verifique si existe justificacin del proceso de seleccin con fundamentos
jurdicos.
Confirme la existencia del certificado de conveniencia y oportunidad.
Evidencie la elaboracin de los pliegos de condiciones o trminos de referencia.
Compruebe si previo a la contratacin, se elaboraron los certificados de
disponibilidad correspondientes.
Verificar si la entidad realiz las correspondientes consultas de los CUBS para
identificar los bienes y servicios, oferentes y precios en la pgina del SICE.

Etapa Contractual
Constate el nmero del contrato, objeto, fecha de iniciacin y terminacin,
constitucin y aprobacin de la garanta nica contractual, la existencia del
registro presupuestal, requisitos necesarios para iniciar su ejecucin.
Verifique que previa a la ejecucin del contrato se haya aprobado la garanta y
existan las disponibilidades presupuestales correspondientes. Salvo que se trate
de la contratacin con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con
lo previsto en la Ley orgnica de presupuesto.

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A travs del Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF o de la

informacin obtenida directamente de las entidades, verifique que las cuentas
correspondientes a los pagos originados por los contratos, correspondan a la
forma y plazo contenidos en sus clusulas y establezca si estos aseguran el
cumplimiento del objeto contratado.
Determine mediante cotejo, entre lo pactado en el contrato y la entrega de
anticipos o pagos anticipados dependiendo de lo pactado, si stos han sido
cancelados en el porcentaje establecido en el contrato y para el caso del primero,
si se ha amortizado de acuerdo con los avances parciales de obra, bienes o
servicios prestados. Igualmente constate que no excedan el cincuenta por ciento
(50%) del valor del contrato.
Mediante inspeccin fsica, verifique si las cantidades y calidad de los bienes y
servicios previstos, estn acordes con las normas tcnicas y si se ajustan a las
pactadas.
Verifique en los comprobantes de pago, si stos obedecen a los valores
estipulados en el contrato, en caso contrario establezca las razones de las
diferencias.
Analice en los pagos o cuentas canceladas por mayor valor, las razones que le
dieron lugar y verifique los mecanismos adoptados por la entidad para asegurar
los correspondientes ajustes en los pagos posteriores.
Verifique si se dio cumplimiento al contrato o, por el contrario, hubo alguna
circunstancia que afectara su ejecucin y haya sido necesario utilizar las
clusulas excepcionales o poderes exorbitantes que la Ley ha dado a la
administracin contratante para interpretar, modificar y/o terminar unilateralmente
el contrato.
Establezca, mediante prueba documental si se han presentado modificaciones,
adiciones o prrrogas en el desarrollo del proceso contractual; en tal caso,
compruebe que estn debidamente justificadas y motivadas y que tales adiciones
si son en valor, no superen el cincuenta por ciento (50%) del valor inicialmente
pactado en el contrato. Igualmente si la entidad pact entrega de anticipos o
pago anticipado, verifique que no exceda del cincuenta por ciento del valor del
contrato.
Mediante inspeccin y anlisis de los registros presupuestales establezca, si las
actuaciones indicadas anteriormente, estn soportadas por la disponibilidad
presupuestal respectiva (adiciones en valor) y si se ha dado la ampliacin de la
cobertura de la garanta nica de cumplimiento

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Verifique que durante la ejecucin del contrato se hayan observado las

condiciones tcnicas, econmicas y financieras, teniendo en cuenta los
mecanismos de ajuste y revisin de precios por parte de la entidad estatal.
Verifique si la entidad expidi al proveedor un certificado de recibido de
conformidad respecto de los bienes y servicios que recibi.
Verifique que el contrato se haya realizado en las fechas estipuladas en las
clusulas contractuales, previo cumplimiento de lo dispuesto por Ley.
Verifique que el jefe o representante legal de la entidad en virtud de la delegacin
cumpla con su deber de seleccin y vigilancia de la actividad contractual.
Cuando haya lugar a cesin del contrato, sta debe estar debidamente
autorizada por escrito por la entidad contratante. Cabe la observacin que la
cesin no modifica el contrato estatal, ni la naturaleza del mismo.
Verificar la existencia de asignacin de Interventora.
Revisar que el contratista haya cumplido con los pagos a la seguridad social.
Comprobar la existencia de actas de avance e interventora.

Etapa Postcontractual
Determine mediante el anlisis de actas de interventora o supervisin, informes
y certificaciones, la oportunidad en la ejecucin y terminacin del contrato.
Verifique que se hayan adelantado las revisiones peridicas de las obras
ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para evaluar el
cumplimiento de las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y que
se hayan iniciado las acciones de responsabilidad contra stos y sus garantes
cuando dichas condiciones no se cumplan.
Verifique que las revisiones peridicas se hayan realizado por lo menos una vez
cada seis (6) meses durante el trmino de vigencia de las garantas.
Establezca si hubo ajustes y revisin de precios, determine su razonabilidad y las
causas internas y externas que los ocasionaron y sus efectos.
Establezca a travs del anlisis de actas si la terminacin o liquidacin del
contrato se dio de manera normal o anormal. S la terminacin fue anormal

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analice y compruebe los motivos que la originaron y establezca los mecanismos

adoptados por la entidad para la aplicacin de las sanciones pecuniarias y
garantas o indemnizaciones a que haya lugar.
Verifique que se haya respetado a los contratistas el derecho de presentacin de
salvedades a la liquidacin por mutuo acuerdo.
Verifique, en caso de liquidacin unilateral, si se agot por parte de la Entidad la
posibilidad de hacerlo por mutuo acuerdo y las razones que llevaron a tomar esta
decisin y si el acto administrativo adoptado por la administracin est
debidamente motivado y cumple el lleno de los requisitos legales.
A travs de entrevistas a los usuarios, en los cuales recay el beneficio del objeto
contratado, verifique la satisfaccin de stos.
Verificar que una vez culminado el proceso contractual, se halla elaborado el acta
final y de liquidacin dentro de los trminos previstos.

3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LAS FASES DE EJECUCIN E

INFORME
El Cronograma de Actividades o Plan de Trabajo para las fases de Ejecucin e
Informe se presenta anexo y hace parte de este Memorando de Planeacin.

4. REQUERIMIENTOS Y LIMITACIONES
La etapa precontractual no ser evaluada en el cumplimiento de todos sus
requisitos puesto que el equipo auditor no dispone del apoyo de un profesional
en derecho. As mismo, el tiempo asignado y el recurso humano disponible, son
limitantes para no tener una cobertura ms amplia en la muestra determinada.

5. DETERMINACIN DEL TAMAO DE LA MUESTRA

El Equipo Auditor deber tener presentes los siguientes criterios generales para
la seleccin de los actos contractuales:
Teniendo en cuenta que nuestra entidad es un organismo tcnico, el tamao
de la muestra se determinar mediante frmula estadstica, la cual contiene
un nivel de confianza, un margen de error y probabilidad de ocurrencia.

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Valor del Contrato: Se revisarn todos aqullos contratos cuya cuanta sea
igual o superior a $167.946.594, hasta completar el total de la muestra
determinada para la vigencia 2010.
Para la vigencia 2011, se proceder a revisar los contratos aportados por el
ciudadano que instaur la respectiva queja.

Determinacin de la muestra:
El universo (N) de la contratacin celebrada en la vigencia 2010 (segn rendicin
mensual realizada a travs del SIA), ascendi a 321 contratos, a los cuales se les
aplica la siguiente frmula estadstica para determinar el tamao de la muestra:
N x Z2 x p x q
n =

d2 x (N-1) + ( Z2 x p x q)

Donde:
N= Total de la poblacin o universo
Z2 = Nivel de confianza
p= probabilidad u ocurrencia
q= (1-p), no ocurrencia
d= margen de error
n= tamao de la muestra
Se estableci un nivel de confianza (Z) a priori del 98% cuyos valores
corresponden a 2.326. La probabilidad (P) se estableci en 0,5 con un margen de
error (d) de 0,177.
321 x (2,326)2 x 0,5 x 0,5
n =

(0,1772 x (321-1)) + ((2,326)2 x 0,5 x 0,5))

434,17
n = 11,38 = 38

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7. ADMINISTRACIN
La Auditora ha sido encomendada a los funcionarios Nidia Espinosa Giraldo
(Tcnico Operativo) y Juan Alberto Grisales Arango (Profesional Universitario),
bajo la coordinacin de Alejandro Issa Gutirrez (Profesional Universitario 21911).

NIDIA ESPINOSA GIRALDO

Tcnico Operativo

JUAN ALBERTO GRISALES A

Profesional Universitario