Unidad 3.

Proceso de Auditora
Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los
siguientes puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a la asistencia de
la Reunin de apertura. Disee un formato para la corroboracin del personal asistente, en ste
mismo formato se debe plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de
auditora, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de
los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: Arepitas SUMAIZ S.A.
Direccin: Calle del perpetuo socorro numero 56
Representante: Obdulio Gaviria
Tel: 562-2290-09
Cargo: Gerente General
Correo electrnico: gg@aresumaiz.com.co
De: Equipo Auditor rea Gerencia de Calidad
audgercali@aresumaiz.com.co
Para: Coordinacin Laboratorio de Ensayos e Investigacin
Juan David Martnez
Fecha: Abril 15 de 2014
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el programa de
Sistema de Gestin de Calidad de Arepitas SUMAIZ S.A. , en los procedimientos de prestacin de
servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos.
Alcance: Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos e
investigacin
departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa Arepitas SUMAIZ S.A.
Criterios de Auditoria
SGC de MRC
Poltica de Gestin Financiera.
Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

del

Manual de Procedimientos
Polticas Corporativa de MRC
Norma ISO 9001:2008
Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versin Junio de 2013
Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002
Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de EnsayosM-DR-005
Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versin Junio de2013
Manual de Calidad M-AM-001, Versin 00 de Junio 15 de 2013
Reunin de Apertura:
1 de noviembre de 2013
Hora 7:45 am
Reunin de Cierre:
1 de noviembre de 2013
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad
realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mencin en el alcance de
este documento. El objetivo es verificar evaluar que se estn aplicando los procesos y
procedimientos inherentes a la prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos
consignados encada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita ser
realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia
por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e investigacin, El Coordinador de Anlisis y
Ensayos y los Analistas de Laboratorio
De Calidad y Fisicoqumico, el da 1 de Noviembre del presente ao, con una duracin de 7 horas,
en las instalaciones del laboratorio de Investigacin y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y
procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener
alguna observacin o aclaracin a la presente comunicacin, por favor comunicarla al lder del
grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2013. Por favor indique en la columna correspondiente,
el nombre, cargo y firma de las personas que atendern al equipo auditor. As mismo, para la
reunin de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del rea que ser
auditada. Para la reunin inicial le pido el favor de disponer de las documentacin, condiciones de
seguridad salud ocupacional aplicables a su rea, adems de disponer de los equipos de
proteccin personal necesarios. La informacin que se conozca por la ejecucin de esta auditoria
ser tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicacin sern en espaol.
Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Produccin

Indicadores
Cumplimiento en compras y ventas.
Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno
Responsable rea: Superintendencia de Logstica
Asistentes:
Gerencia General
Secretaria de Gerencia
Superintendencia de Logstica
Supervisor de Logstica
Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Iker Casillas Experto Tcnico SGC

firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos

firma

Ana Maria Rubiks Representante de Gerencia

firma

AUDITADOS
Juan David Martinez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma

Martin Prieto Coordinador de Anlisis y Ensayos firma

Maritza Gmez Analista Instrumental

firma

Santiago Perea Analista Fisicoqumico

firma

Hernn Villanueva Analista Fisicoqumico

firma

Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios

firma

PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA

01-nov-13

PROCESO/ACTIVIDAD/REQUISITO POR AUDITAR

Reunin de apertura

Auditor

Direccin del sistema 4.1,5.1,5.2,5.3,5.4,5.5

Antonio Cruz
Fernanda
Botello

Tramites 7.1,8.5,8.2.3,8.2.4,8.3,8.5.

Carmen Daz

Cargo
Representante Experto
Tcnico

Medicin, Anlisis y Mejora - Auditoras internas

Ana molina
Javier
Contreras

Reunin de cierre

Antonio Cruz

07:45
a.m.
08:00
a.m.
10:00
a.m.

Secretaria General
Coordinador de plantas

Almuerzo
Administracin del recurso humano 6.2,8.2.3

Hora

Director GDRH
Ingeniera de proceso
Representante Experto
Tcnico

12:00 m
01:30
p.m.
03:00
p.m.
04:30
p.m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa en idioma Espaol.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a
recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda comunicarse al celular: 356-564 9887.
Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4
(ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las reas y procesos aplicables. Los
nombres de los procesos corresponden a la denominacin dada por la empresa. Durante la
auditoria se cerrarn las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en
la auditoria anterior y que estn pendientes.

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N

Documento revisado

Observaciones del documento

Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

ltima actualizacin 18 de julio 2011

Poltica de Gestin Financiera Instructivos

de desarrollo de Ensayos de laboratorio

ltima actualizacin 5 de enero 20I-EL-002Carpetas de

Protocolos e Instructivos

Manual
de
Procedimientos.
Cap. Compras y Logstica.

ltima actualizacin 9 de febrero 2014

Manual de Procedimientos de Laboratorio

M-PC-002Versin Marzo de 2014
Manual de Documentos de Retencin y
Archivo del Laboratorio de Ensayos

Manual de Calidad M-AM-001

M-DR-005Libros de registro de muestras

Versin Marzo de 2014

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de comunicacin que usar
durante la auditora.
La escucha activa.
d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de recoleccin y
verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista de Chequeo).
Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y escritas.

e. Generacin de hallazgos de auditora:

Fecha: Fecha: 12 de noviembre de 2013

Auditor(es): Oficina asesora de control interno.

Proceso auditado: compras

Auditado(s): Superintendencia de Logstica.

Evidencia

de

Criterios

de

la

Hallazgos de la auditora

NCM

NCm

auditora

auditora

Procedimientos
de
costos en materiales
en bodega y stand-by

poltica de
financiera

formato
nico
de
despachos, Manual de
procedimientos

Cap. Compras
logstica

gestin

3
Cambios
organizacionales

Poltica de logstica y
servicio al cliente

Falta agregar implementacin

de procedimiento para costos
en materiales de bodega y
stand-by

No se tiene en cuenta el
formato nico de despachos y
recibo de mercanca en el
procedimiento

Falta actualizacin de la
poltica de logstica, cuya
ltima actualizacin fue el 18
de julio2011 y no se han
agregado
los
cambios
organizacionales del ao 2012

4
5
6
7
8
C: Conformidad

NCM: No Conformidad Mayor

NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un procedimiento para el manejo de
costos en materiales de bodega y stand-by.
Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual de procedimientos.
Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente puesto que no se han agregado los
cambios organizacionales del ao 2012.
Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un
Procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de resultados.
-Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado en uno solo
Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis de muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento delos libros de registros de
muestras.

-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos
y resultados de anlisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigacin y
ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medicin, anlisis y mejora.
-Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer indicadores que permitan
conocer el grado de satisfaccin de los mismos.
g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificarla ejecucin real
de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta
actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado
sobre la forma como debe realizarse la supervisin de actividades de una funcin las cuales
arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los
indicadores establecidos dentro de una organizacin.