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Se renen participantes para el ejercicio que no tienen nada que ver con el
problema, o que no conocen el problema, o no tienen entrenamiento o
responsabilidades en alguno de los componentes del problema a tratar. Si bien
es cierto de que se deben tener equipos multidisciplinarios para el anlisis, la
presencia de funcionarios que no estn involucrados o por conocimiento, o por
el problema lo afecta, o porque no hacen parte del entorno que enmarca el
tema tratado, solo hace que la atencin se debe hacia temas que no tienen
nada que ver, ni con el diagnstico, ni con la solucin. Se debe recordar tambin
que durante un anlisis, sea necesario ir trayendo mas participantes, aunque
sea solo por consulta, ya que a medida de que se tenga mas conocimiento del
problema, es muy posible que nos demos cuenta que en el grupo falta alguien
con conocimiento en cierta rea especfica.
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reas muy distintas para la cual fue diseado inicialmente. Es as como se aplica
con xito en procesos de planta, logstica, penetracin de mercados, preparacin de
portafolios de inversin, estructuracin empresarial, aplicacin de polticas internas,
planeacin estratgica, nuevas inversiones, implementacin de procesos,
evaluacin de nuevas tecnologas y muchos temas mas.
Es de vital importancia reconocer que estos tipos de mtodos preparados,
desarrollados y analizados adecuadamente le presenta a la empresa una poderosa
herramienta de informacin para la toma de decisiones en temas de elevado
impacto.
En el mtodo DOFA no se nos puede olvidar en ningn momento que su verdadera
finalidad es la planeacin estratgica que lleve a la empresa a integrar procesos que
se anticipen o minimicen las amenazas del medio, el fortalecimiento de las
debilidades de la empresa, el potenciamiento de las fortalezas internas y el real
aprovechamiento de las oportunidades. El resultado es un plan de trabajo conjunto
e integrado a todo nivel de la empresa, de tal manera que todas las actividades y
compromisos se complementen para que todos los esfuerzos de la compaa vayan
en un solo sentido. As las cosas, llegar solo hasta la parte de diagnstico (matriz
DOFA) es solo quedarse a mitad de camino para tomar una decisin sin alternativas
posibles, o con alternativas sin evaluar.
4. UNA VISIN GENERAL DEL ANLISIS DOFA
A continuacin presento un resumen prctico del proceso DOFA, sin entrar en
demasiados detalles pero si dando un breve explicacin de lo que se incluye en
cada actividad y que es o no relevante en algunos de ellos. No quisiera que
tomaran este punto como una receta mgica, ya que el desarrollo del mtodo tiene
tambin que ver con cada caso especfico y en muchas oportunidades se debe
hacer gala de algo de ingenio para poder desarrollar el modelo de forma tal que
resulte verdaderamente til el resultado final.
4.1. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA Y DELIMITACIN DEL MISMO
En este aspecto se debe entrar a analizar el problema o la situacin crtica que se
pretende estudiar. Los temas crticos a tratar son tan variados y diversos que
pueden incluir temas como: proyectos de inversin, la creacin de una empresa, la
estructuracin orgnica de una compaa, la fusin de varias empresas, la
implementacin de un nuevo modelo de produccin, la negociacin con el sindicato
de la empresa, nuevas estrategias de mercado, el manejo de los clientes propios, la
recuperacin de nuevos clientes, el cambio de tecnologa, la implementacin de
sistemas de control de gestin, etc., podramos seguir enumerando infinidad de
temas de estudio que de una u otra manera requiere una empresa analizar en
algn momento de su vida productiva.
La descripcin del problema a analizar debe incluir bsicamente los siguientes
aspectos:
a)
b)
Como pueden observar, es la misma matriz DOFA, pero en este caso se involucra la
calificacin del impacto sobre el proyecto. Esta parte del proceso, no
necesariamente se debe hacer con todo el equipos de trabajo inicial. Es muy posible
que esta parte se analice y se arme con un reducido numero de participantes
especializados en cada uno de los temas que tocan los diferentes puntos de la
matriz DOFA. Lo anterior se debe a que en este punto se requiere no solo el
conocimiento profundo del proyecto, sino tambin personas que puedan determinar
hasta que punto la materializacin de algunos de los riesgos pueden ocasionar que
el proyecto sea inviable, o por el contrario se deba reforzar la inversin.
Un proyecto bien planificado debe permitir prever temas como:
Se debe realizar una revisin dela matriz DOFA y tomar aquellos puntos de mas alto
impacto para proceder a valorarlos en orden de importancia dentro del proyecto.
Esto no significa que los otros puntos no se deban tener en cuenta, sino que deben
hacer parte de las diferentes tareas del proyecto, pero debido a que su impacto es
relativamente bajo, harn parte de las actividades complementarias del proyecto.
Los aspectos considerados como claves para el proyecto se deben calificar como de
alto impacto, impacto medio, o de bajo impacto. Esta calificacin es bastante
subjetiva, sin embargo, para poder hacer del proceso de evaluacin algo mas
prctico y ajustado a la realidad, se pueden considerar las siguientes
recomendaciones en el proceso de valoracin:
Un punto que sea de alto impacto para el proyecto es aquel que puede poner en
riesgo de fracaso (en el caso de las debilidades y las amenazas) inminente el
proyecto. Las causas pueden implicar inviabilidad econmica, inviabilidad legal,
inviabilidad en la penetracin del mercado, inviabilidad poltica y la inviabilidad
tcnica. Entre estos grupos de riesgo se incluyen causas como altos costos del
proyecto, soluciones antitcnicas, problemas legales, deterioro inminente y grave
de la imagen de la empresa en el mercado, retiro de la participacin de los
inversionistas, alta hostilidad del mercado que prevea retiro de los clientes, etc.
Cuando se trata de aspectos relacionados con las fortalezas y las oportunidades, la
evaluacin de alto impacto corresponde eventos que de ocurrir pueden tener
efectos muy positivos en el proyecto, como es el caso en la disminucin de costos,
reduccin de tiempos, nuevas oportunidades de inversin de bajo riesgo,
disminucin en el riesgo de fracaso, pueden conllevar a crecimientos y desarrollos
inesperados, aseguran el xito del proyecto, etc.