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UNIVERSIDAD DE ORIENTE VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS MANUAL DE NORMAS Y

UNIVERSIDAD DE ORIENTE VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA

UNIVERSIDAD DE ORIENTE

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ENERO 2009

VERSIÓN 1.0

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE

PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 3 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 3

Fecha: Enero 2009

VIGENCIA Y APROBACIÓN

Este Manual, elaborado por la Dirección de Organización y Sistemas en coordinación con las Unidades de Almacén, entrará en vigencia cuando sea autorizado por el Consejo Universitario.

Esta Versión 1.0, fue adaptada a los lineamientos exigidos por el Ministerio de Finanzas, a través del Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF).

Para efectos de actualización, este Instrumento será evaluado cada año por esta Dirección, con el objetivo de mantener la pertinencia y apego de las Normas a la legislación vigente y evitar así su rápida obsolescencia.

la pertinencia y apego de las Normas a la legislación vigente y evitar así su rápida
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Versión 1.0

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE

PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 4 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 4

Fecha: Enero 2009

SEGURIDAD Y PROTECCIÓN

El presente Manual y su contenido, es para uso interno de la Universidad de Oriente. Por tal motivo, salvo instrucciones diferentes, el mismo no puede ser modificado total o parcialmente sin la autorización expresa de la Dirección de Organización y Sistemas, de conformidad con lo dispuesto en el vigente Manual de Elaboración y Control de Documentos. La inobservancia a esta disposición, será sancionada de acuerdo a lo contemplado en el Manual de Normas y Procedimientos del Régimen Disciplinario de la Institución, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales que la legislación aplicable sobre la materia establezca.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE

PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 5 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 5

Fecha: Enero 2009

TABLA DE CONTENIDOS

PÁG.

VIGENCIA Y APROBACIÓN………………………………………………… ……

2

SEGURIDAD Y PROTECCIÓN……………………………………………….……

3

OBJETIVO Y ALCANCE…….………

5

BASE LEGAL…………………………………………………………………… ……

6

GLOSARIO………………… ……………………………………………

……

7

NORMAS……………………………………………………………………………

9

Para la Recepción y Despacho de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina

9

Para la Recepción de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina.………………

12

PROCEDIMIENTOS………………………………………………………… ………

17

Para la Recepción de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina……………….

17

Para el Despacho de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina.…… ………

20

ANEXOS……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………

24

Formularios

24

- Forma: Requisición de Materiales………………………….…… ……

……

24

- Forma: Orden de Compra…………………………………… ………….……

27

Flujogramas…………

…………………………………… …………………………

31

- Procedimientos para la Recepción de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina……………………………………… ……………………………………

31

- Procedimientos para el Despacho de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina….……………………………………………………….……

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Pág.: 6

Fecha: Enero 2009

OBJETIVO Y ALCANCE

El presente Manual tiene como propósito establecer de una forma clara y concisa los criterios, las políticas, las normas y los procedimientos administrativos aplicables a las actividades de almacenaje que se realizan en la Universidad de Oriente en el marco de las regulaciones legales vigentes y en especial adaptar dichas actividades a los lineamientos establecidos por el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS “SIGECOF” del Ministerio de Finanzas.

Se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los procedimientos de todas las unidades de almacén que integran la administración universitaria, lo cual permitirá:

Una efectiva y eficiente administración de las actividades de almacenaje de la institución.

Ofrecer una vía para facilitar las auditorias administrativas y evaluación de gestión.

Disminuir la discrecionalidad de los funcionarios de las Unidades de Almacén.

Igualmente pretende determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines de asegurar un adecuado control interno y externo por parte de los organismos competentes

El presente Manual de Normas y Procedimientos es aplicable a todas las Unidades de Almacén que integran la Administración Universitaria. Su alcance esta establecido en cada uno de los diferentes procedimientos que forman parte de las actividades de almacenaje y los cuales están normados en este Manual.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE

PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 7 Fecha: Enero

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Fecha: Enero 2009

BASE LEGAL

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO (LOAFSP) (Gaceta Oficial Nº 38.198 de fecha 31 de mayo de 2005)

LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA (LOCGR) (Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001)

LEY DE UNIVERSIDADES (Gaceta Oficial Nº 1.429 de fecha 08 septiembre de 1970)

LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN (Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.637 de fecha 07 de abril de 2003)

LEY ORGÁNICA DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN (LOCTI) (Gaceta Oficial Nº 37.291 del 26 de septiembre de 2001)

REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA (Gaceta Oficial Nº 37.169 de fecha 29 marzo de 2001)

CÓDIGO DE CONDUCTA DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS (Gaceta Oficial Nº 36.496 de fecha 15 de julio de 1998)

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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 8 Fecha: Enero

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Pág.: 8

Fecha: Enero 2009

GLOSARIO

Almacén de Materiales: “El almacén es un sitio especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar bienes materiales de la empresa, antes de ser requeridos por otros departamentos”. (GARCÍA, 1988: p.18)

Almacenamiento de Materiales: Consiste en guardar todos aquellos equipos, materiales y artículos de oficina que hayan sido solicitados por la empresa a sus proveedores.

Despacho de Materiales: Consiste en dar salida de las instalaciones del Almacén

a los equipos, materiales y artículos de oficina que le hayan sido solicitados por alguna Dependencia de la Institución.

Manual: “Los manuales son documentos que contienen en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una empresa, considerados necesarios para la mejor ejecución del trabajo”. (DUHALT, 1968: p.20)

Manual de Normas: “Indican al trabajador los límites entre los cuales puede actuar;

su propósito es dar información para orientar al personal en las decisiones que se

deben tomar en el cargo que desempeñan”. (DUHALT, 1968: p.48)

Manual de Procedimientos: “Es el que señala el procedimiento preciso a seguir para ejecutar un determinado tipo de trabajo. Describe, en su secuencia lógica las distintas operaciones o pasos de que se compone un proceso, señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para que han de realizarse”. (DUHALT, 1968: p. 48)

Normas: “Indican los lineamientos generales para llevar a cabo una determinada actividad, con la finalidad de que todos los entes involucrados se rijan por ella, logrando de esa manera uniformidad en la ejecución de las actividades”. (BENÍTEZ, 1990: p.6)

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GLOSARIO

Procedimientos: “Serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado”. (GÓMEZ, 1994: p.384)

Recepción: Consiste en darle ingreso en las instalaciones del Almacén a los equipos, materiales y artículos de oficina que hayan sido comprados por la Institución.

Registro de Entradas y Salidas: Consiste en anotar los precios y cantidades de materiales que recibe y suministra el almacén.

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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 10 Fecha: Enero

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NORMAS

Para la Recepción y Despacho de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina

1. Todo recibo de equipos, materiales y artículos de oficina, debe ser tramitado con base a una Factura y respaldado con su respectiva Orden de Compra.

2. Todos los equipos, materiales y artículos de oficina solicitados por las Unidades Administrativas, deben ingresar a la Institución a través de las Unidades de Almacén. (Salvo lo establecido en el numeral 3)

3. Las Unidades Administrativas ubicadas fuera del área geográfica del respectivo Núcleo podrán recibir, sólo en situaciones de manifiesta urgencia, materiales y artículos de oficina cumpliendo con lo establecido en el presente Manual. El Jefe de la Unidad receptora, será responsable de realizar el control perceptivo, así como enviar toda la documentación necesaria a la Unidad de Almacén del Núcleo de su competencia, para el correspondiente registro y control.

4. En caso de compras tramitadas o recibidas por la Unidad de Enlace, las Unidades de Compras, deben enviar a la Unidad de Almacén receptora del pedido, copia de la Orden de Compras y los Informes de Recepción.

5. El ingreso y custodia de equipos, materiales y artículos de oficina en las instalaciones del Almacén y su posterior entrega, será responsabilidad única del Jefe de Almacén a través del personal a su mando. Las compras solicitadas por las Dependencias adscritas al Rectorado con el objeto de ser enviadas hacia determinadas Unidades Administrativas y/o Académicas en los Núcleos, deben contar con la aprobación del Jefe de la Unidad solicitante de la compra, para poder ser despachadas.

6. El Jefe de Almacén y su Secretaria están autorizados para solicitar asistencia técnica, cuando la naturaleza de los equipos, materiales y artículos de oficina

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NORMAS

así lo requieran. Aquellas Dependencias capacitadas para prestar la asistencia técnica antes mencionadas, deben brindar a las Unidades de Almacén la asesoría solicitada.

7. Cuando se trate de equipos especializados, sustancias químicas, biológicas, radioactivas, entre otras, cuya manipulación y custodia exija medidas especiales de seguridad, o cualquier material que por su naturaleza y/o uso no deban ser almacenados, podrán ser recibidos directamente en la Dependencia Solicitante, cumpliendo con lo establecido en el presente Manual. A tal efecto, un Funcionario autorizado del Almacén debe presenciar la entrega y recibir los documentos firmados por el Jefe de la Dependencia Solicitante receptora.

8. El Jefe de Almacén debe informar oportunamente a la Dependencia Solicitante la llegada de los equipos, materiales y artículos de oficina solicitados.

9. El personal adscrito a la Unidad de Almacén deben ser los únicos autorizados para entrar y permanecer dentro de las instalaciones del Almacén, salvo autorización del Jefe de la Unidad como responsable de la misma.

10. El Jefe de Almacén debe informar a la Unidad de Bienes Nacionales la llegada de un equipo (Bien Mueble Activo), para que se realice el respectivo Registro de Bienes (Controles Perceptivos). No podrá entregarse ningún equipo a las Dependencias Solicitantes sin estar previamente registrado.

11. Una vez chequeados los equipos, materiales y artículos de oficina, constatándose que todo esté correctamente, se debe proceder a Registrar su entrada al Almacén.

12. Los equipos, materiales y artículos de oficina, deben ser registrados y almacenados de manera tal, que garanticen un máximo de protección física y facilite la toma de inventarios.

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NORMAS

13. La Unidad de Almacén debe elaborar y enviar a la Unidad de Presupuesto y a la Unidad Administrativa a la cual está adscrita; un Informe mensual de todas las recepciones y despachos de equipos, materiales y artículos de oficina solicitados por las Dependencias Universitarias.

14. La Requisición de Materiales debe estar correctamente llenada y firmada por el Jefe de la Dependencia solicitante, de lo contrario no procede la Solicitud.

15. La Unidad de Almacén no debe entregar equipos, materiales y artículos de oficina a la Dependencias Universitarias solicitantes, hasta haber recibido la Forma “Requisición de Materiales”, previamente conformada por las instancias respectivas.

16. En caso de que una “Requisición de Materiales” no sea atendida por negligencia del Almacenista, la Dependencia solicitante debe hacer el reclamo ante el Superior Inmediato, quien aplicará según sea el caso, el Procedimiento Administrativo correspondiente de acuerdo al Manual de Normas y Procedimientos del Régimen Disciplinario de la Institución, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales que la legislación aplicable sobre la materia establezca.

17. No se le debe dar conformidad a ninguna Factura sin antes abrir los bultos recibidos y verificar que el contenido esté en óptimas condiciones, bien sea a través de compras realizadas por la Institución, donaciones recibidas y todos aquellos aportes contemplados en la vigente Ley Orgánica de Ciencia y Tecnología e Innovación (LOCTI).

18. Los aspectos no contemplados en este conjunto de Normas serán resueltos por el Consejo Universitario, oída la opinión del Vicerrector Administrativo.

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NORMAS

19. Una vez sancionadas por el Consejo Universitario, estas Normas derogarán cualquier Disposición, Procedimiento y/o Resolución Administrativa que esté vigente a la fecha.

20. El Jefe de Almacén enviará mensualmente a la Unidad de Presupuesto y a la Coordinación Administrativa respectiva un reporte de materiales y equipos recibidos y despachados.

De la Recepción de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina

21. Cuando una vez llegada la mercancía se presente las situaciones señaladas a continuación, se debe proceder de la siguiente manera:

21.1. Primera Situación: Bultos de Mercancías Abiertos.

Primer Caso: La Mercancía se corresponde con todo el pedido solicitado, en este caso la Unidad de Almacén debe proceder a:

Confrontar el original de la Orden de Compra y de la Factura.

Completar el Informe de Recepción, llenando la columna “Cantidad Recibida” y anotando las observaciones a que hubiere lugar.

Informar a la Unidad de Bienes Nacionales. (En caso de Bienes Muebles)

Firmar y fechar el Informe de Recepción y Factura. Posteriormente se envía copia del Informe de Recepción y Factura original a la Unidad de Finanzas, copia del Informe de Recepción y copia de la Factura se archiva en la Sección de Almacén y copia del Informe de Recepción y copia de la Factura se envía a la Unidad de Compras.

Efectuar los registros en el Sistema de Control de Existencias.

Archivar en orden numérico la copia del Informe de Recepción.

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NORMAS

Disponer los equipos, materiales y artículos de oficina en los lugares destinados para tal fin.

Informar y enviar los equipos, materiales y artículos de oficina a las diferentes Dependencias Solicitantes.

Segundo Caso: Los equipos, materiales y artículos de oficina vienen incompletos, aunque las otras especificaciones estén correctas. En este caso la Unidad de Almacén debe proceder a:

En caso de que el Proveedor haga entrega parcial del material y/o equipo debe hacerlo con una Nota de Entrega. La Unidad de Almacén debe mantener en custodia los materiales y/o equipos sólo si se tiene la convicción y exigir el compromiso del Proveedor por escrito, de que despachará en corto tiempo el material y/o equipo faltante. El Jefe de la Unidad de Almacén informará a la Unidad de Compras y Unidad Solicitante la mencionada situación. Recibida la parte faltante, se procede como lo indicado en el Primer Caso. Se exceptúa esta Disposición cuando por necesidad manifiesta, por escrito, se deba despachar la mercancía a la Unidad Solicitante.

En caso de que el Proveedor, durante el periodo de espera acordado con la Unidad de Almacén, no pueda cumplir con la totalidad de la mercancía solicitada en la Orden de Compra, debe facturar solamente lo despachado y emitir carta explicativa indicando el motivo y los renglones sin despachar, dirigida a la Unidad de Compras con copia a la Unidad de Almacén. La Unidad de Compras debe informar, por escrito, oportunamente a la Unidad Solicitante tal situación, para la toma de decisiones y las correcciones del caso. Una vez tomada la decisión sobre lo referido anteriormente, la Unidad

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NORMAS

de Compras debe informar a la Unidad de Presupuesto, para que se realicen los Ajustes Presupuestarios pertinentes a fin de dar por cerrada formalmente la Compra y, según lo decidido, anular o procesar el pago.

NOTA: Se considera Mercancía en Custodia, aquella que por mutuo acuerdo o convenio entre el Jefe de la Sección de Almacén y el Transportista/Proveedor sea dada a guardar en el Almacén no pudiéndose hacer uso de ella hasta tanto no se complete el pedido.

Tercer Caso: Los equipos, materiales y artículos de oficina no se corresponden con las especificaciones. En este caso la Unidad de Almacén debe proceder a:

Antes de enviar el pedido, el Proveedor, por escrito, debe informar a la Unidad de Compras el cambio en la especificación respecto a lo indicado en la Orden de Compras. La Unidad de Compras debe informar, por escrito, a la Dependencia Solicitante el cambio planteado. Si la Dependencia Solicitante acepta el cambio, la Unidad de Compras, mediante Oficio, informará a la Unidad de Almacén. Al recibir el pedido, se procede según lo establecido en el Primer Caso. En caso que la Unidad de Almacén no sea informada de cambios en las especificaciones, no procede su aceptación.

21.2. Segunda Situación: Cuando sin necesidad de abrir los Bultos, se constate que lo anotado en la Factura no se corresponde con lo indicado en el Informe de Recepción o existan daños visibles, no deben aceptarse tales Bultos.

21.3. Tercera Situación: Cuando se reciba sin abrir los Bultos de Mercancías.

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NORMAS

Cuando los Bultos no se puedan abrir de inmediato por razones justificadas, el Jefe de Almacén debe dejar constancia en la Factura de que recibió “X cantidad” de Bultos correspondientes a la Orden de Compra N° “X”. Posteriormente se abrirán los Bultos en presencia de un representante de la Unidad de Compras y debe procederse como lo establecido en el Primer Caso de la Norma 20.1. Cuando los equipos, materiales y artículos de oficina no se ajusten estrictamente a lo indicado en la Orden de Compra, se levantará un Acta que firmarán los Almacenistas y un representante de la Unidad de Compras.

21.4. Cuarta Situación: Cuando se reciban los equipos, materiales y artículos de oficina a través de la Oficina de Enlace.

El Administrador de la Oficina de Enlace debe proceder a dejar constancia en la factura, que ha recibido “X cantidad” de Bultos correspondientes a la Orden de Compra N° “X” y procede a desembalar los mismos y realizar Control Perceptivo. Si todo esta en orden, debe enviar la mercancía a la Unidad de Almacén del Núcleo a que corresponda, según la Orden de Compra, junto con dos (2) copias de la Factura y cualquier otro documento relacionado (Garantía, Instructivos de Uso, Guías de Despacho, Notas de Entrega, entre otros).

Una vez recibidos en el Almacén del Núcleo a que corresponda, el Almacenista debe proceder a verificar si el número de Bultos y su contenido indicados en la Factura corresponde a los recibidos, considerando lo establecidos en la Norma 20.3. Seguidamente el Jefe de la Unidad de Almacén firmará todos los ejemplares de la Factura y Guías de Despacho o Notas de Entrega. Los entrega a la Secretaria y desglosa la documentación de la siguiente forma:

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NORMAS

o

Copia del Informe de Recepción y copia de la Factura es enviada a la Unidad de Compras.

o

La Guía de Despacho o Nota de Entrega y copia del Informe de Recepción al Transportista, la cual debe ser entregada a la Oficina de Enlace por el mismo para cobrar su servicio.

o

Copia del Informe de Recepción y copia de la Factura, se archiva temporalmente hasta su despacho a la Unidad Solicitante.

Nota: Cuando los equipos, materiales y artículos de oficina vienen con algún defecto o no están en óptimas condiciones, se devuelve a la Oficina de Enlace o a su Proveedor.

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PROCEDIMIENTOS

PARA LA RECEPCIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES Y

ARTÍCULOS DE OFICINA

OBJETIVO

Describir los pasos a seguir para la recepción de equipos, materiales y artículos de oficina en las Unidades de Almacén de la Universidad de Oriente.

ALCANCE

Aplicable a la recepción de equipos, materiales y artículos de oficina por parte de las Unidades de Almacén de la Universidad de Oriente, desde la recepción de la copia de la Orden de Compras, hasta el cierre del Expediente de Compras.

PASOS A SEGUIR:

UNIDAD DE ALMACÉN

Secretaria

1. Recibe la 3ª copia de la Orden de Compras y tres (3) Informes de Recepción (4ª,5ª y 6ª copias de la Orden de Compras) y los archiva temporalmente hasta que llegue el material solicitado.

Almacenista

2. Recibe el material solicitado, pide al Proveedor la Factura en original y dos (2) copias y Orden de Compras original.

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PROCEDIMIENTOS

3. Solicita la 3ª copia de la Orden de Compras y los Informes de Recepción a la Secretaria.

4. Compara la Factura con la Orden de Compra.

5. Verifica que la cantidad y características del material recibido concuerde con lo especificado en la Factura. Si cumple con las especificaciones, estampa su firma y verifica si es un Activo, de serlo, informa a la Sección de Bienes Nacionales para que realice el respectivo Registro y Control. Si no cumple con las especificaciones, es devuelto de inmediato al Proveedor.

6. Pide al Proveedor que descargue el material solicitado en el lugar indicado.

7. Envía Orden de Compra y copia, Informes de Recepción y Factura en original y las dos (2) copias al Jefe de la Unidad de Almacén.

Jefe de Almacén

8. Recibe documentación, verifica que todo este en orden, firma y sella todos los documentos en señal de conformidad. Caso contrario va al paso Nº 5.

9. Envía a la Secretaria de la Unidad la documentación para su desglose.

Secretaria

10. Recibe Documentación.

11. Accede al Sistema de Control de Inventarios de la Unidad de Almacén y registra el ingreso de los materiales y/o equipos.

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PROCEDIMIENTOS

12. Desglosa de la siguiente forma:

La

Orden de Compra original es entregada al Proveedor.

Factura original y 4ª copia de la Orden de Compras (Informe de Recepción) a la Unidad de Finanzas.

Copia de Factura, 3ª y 5ª copia de la Orden de Compras (Informe de

Recepción) es archivado temporalmente hasta el despacho de la mercancía

las Unidades Solicitante. (inicia Procedimiento para el Despacho de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina)

a

Copia de Factura y 6ª copia del Informe de Recepción a la Unidad de Compras.

UNIDAD DE FINANZAS

Secretaria

13. Recibe Factura original y 4ª copia del Informe de Recepción.

14. Anexa documentación recibida al Expediente de Pago correspondiente a la compra en referencia. Inicia Procedimiento para la Cancelación Orden de Pago.

UNIDAD DE COMPRAS Secretaria

15. Recibe copia de la Factura y 6ª copia del Informe de Recepción.

16. Anexa documentación recibida al Expediente de Compras correspondiente y procede a cerrarlo.

17. Fin del Procedimiento.

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PROCEDIMIENTOS

PARA EL DESPACHO DE EQUIPOS, MATERIALES Y ARTÍCULOS DE OFICINA

OBJETIVO

Describir los pasos a seguir para el despacho de equipos, materiales y artículos de oficina por parte de las Unidades de Almacén, hacia las Dependencias de la Universidad de Oriente.

ALCANCE

Aplicable al despacho de equipos, materiales y artículos de oficina por parte de las Unidades de Almacén hacia las Dependencias de la Universidad de Oriente, desde la elaboración de la Requisición de Materiales, hasta la recepción de los equipos, materiales y artículos de oficina en las Unidades Solicitantes

PASOS A SEGUIR:

UNIDAD SOLICITANTE Secretaria

1. Elabora Requisición de Materiales en original y copia.

2. Envía a la Unidad de Almacén la Requisición de Materiales original una vez firmada y sellada por el Jefe de la Unidad, archiva la copia.

001
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE

PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 22 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 22

Fecha: Enero 2009

PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE ALMACEN Secretaria

3. Recibe la Requisición de Materiales.

4. Envía documento recibido al Almacenista.

Almacenista

5. Recibe Requisición de Materiales.

6. Busca en el Sistema de Control de Inventarios de la Unidad de Almacén para verificar la existencia. De no haberla, coloca sello “No hay existencia” a la Requisición de Materiales.

7. Envía al Jefe de Almacén.

Jefe de Almacén

8. Recibe Requisición de Materiales.

9. Firma y sella la Requisición de Materiales.

10. Envía a la Secretaria.

Secretaria

11. Recibe Requisición de Materiales firmada y sellada.

001
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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 23 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 23

Fecha: Enero 2009

PROCEDIMIENTOS

12. Si la Requisición indica “no hay existencia” lo devuelve a la Unidad Solicitante y finaliza el procedimiento. De haber existencia, accede al Sistema de Control de Inventarios de la Unidad de Almacén y registra el egreso de los materiales o equipos.

13. Archiva Requisición de Materiales temporalmente.

14. Imprime Formato “Constancia de Despacho”

15. Entrega al Almacenista la Constancia de Despacho y autoriza la salida de los materiales y equipos.

Almacenista

16. Recibe Constancia de Despacho.

17. Traslada material o equipo a la Unidad Solicitante.

18. Entrega material o equipos junto a la Constancia de Despacho a la Secretaria de la Unidad Solicitante.

UNIDAD SOLICITANTE

Secretaria

19. Recibe material o equipo junto a la Constancia de Despacho.

20. Verifica que lo recibido coincida con lo solicitado. De no ser así, devuelve al Almacén. Si se ajusta a lo solicitado, Firma y sella la Constancia de Despacho y la entrega al Almacenista.

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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 24 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 24

Fecha: Enero 2009

PROCEDIMIENTOS

Almacenista

21. Recibe Constancia de Despacho.

22. Entrega Constancia de Despacho a la Secretaria de la Unidad de Almacén.

UNIDAD DE ALMACEN

Secretaria

23. Recibe Constancia de Despacho.

24. Anexa la Constancia de Despacho a la Requisición de Materiales (ver paso Nº13) y archiva permanentemente.

25. Fin del Procedimiento.

001
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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 25 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 25

Fecha: Enero 2009

ANEXOS

FORMULARIOS

Forma: Requisición de Materiales

Objetivo: Solicitar bienes, materiales y artículos de oficina requeridos por la Unidad Solicitante para el desarrollo de sus actividades.

Dirigido a: Unidades de Almacén.

Preparación y Distribución: Las Unidades Solicitantes serán las responsables de llenar el Formulario en referencia. Se prepararán en original y copia y se distribuirán según lo establecido en el presente Manual. (Podrán reproducirse copias adicionales de ser considerado necesario)

Documento que lo origina: Ninguno

Llenado del Formulario:

ITEM

DESCRIPCIÓN

1. Nº: Coloque el número con el cual se identifica la solicitud. El mismo deberá ser correlativo dentro de cada año fiscal, iniciando por el número

001.

2. Fecha: Coloque la fecha de emisión de la solicitud.

3. Dpto. Solicitante: Indique, sin abreviaturas, la denominación de la Unidad que solicita el bien y/o material.

001
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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 26 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 26

Fecha: Enero 2009

ANEXOS

4. Renglón: Coloque el número que identifica a cada uno de los ítems que se están solicitando.

5. Descripción del bien o material: Indique claramente la descripción del bien o material que se está solicitando. Una descripción por cada ítems.

6. Cantidad Solicitada: Coloque la cantidad solicitada en cada uno de los diferentes ítem.

7. Cantidad Despachada: (para ser llenado por las Unidades de Almacén) De ser positivo el despacho, coloque la cantidad de unidades que fue realmente despachada.

8. Unidad: Indique la forma de presentación en el que viene el material solicitado.

9. Precio Unitario: (para ser llenado por las Unidades de Almacén). De ser positivo el despacho, coloque el valor en Bolívares del material solicitado.

10. Monto: (Para ser llenado por las Unidades de Almacén) De ser positivo el despacho indique el resultado de multiplicar el renglón 7 con el renglón 9. (Cantidad de unidades despachadas x el Precio Unitario)

11. Total: (Para ser llenado por las Unidades de Almacén) De ser positivo el despacho coloque la suma de todos los montos que registren los renglones.

12. Requerido por: Coloque sello y firma del Jefe de la Unidad Solicitante.

13. Despachado por: (para ser llenado por las Unidades de Almacén) si es positivo, coloque el sello, fecha y firma del Jefe de la Unidad de Almacén. Si el despacho es negativo, coloque el sello “no hay existencia”, la fecha y la firma del Jefe de la Unidad de Almacén.

14. Recibido por: De ser positivo el despacho coloque el sello, la fecha de recepción de lo solicitado y la firma del Jefe o Funcionario autorizado de la Dependencia Solicitante que está recibiendo el material.

001
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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 27 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 27

Fecha: Enero 2009

ANEXOS

Versión 1.0 001
Versión 1.0
001

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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 28 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 28

Fecha: Enero 2009

ANEXOS

Forma: Orden de Compra

Objetivo: Ordenar la compra de los bienes y/o materiales solicitados por la Unidad Solicitante para el desarrollo de sus actividades.

Dirigido a: Proveedores y Unidades involucradas en el proceso de compras.

Preparación y Distribución: Las Unidades de Compras serán las responsables de llenar el Formulario en referencia. Se prepararán en original y seis copias (las copias 4ª,5ª y 6ª se constituyen en Informes de Recepción) y se distribuirán según lo establecido en el presente Manual y en el Manual de Normas y Procedimientos para las Compras de Bienes, Materiales y Suministros vigente. (Podrán reproducirse copias adicionales de ser considerado necesario).

Documento que lo origina: Solicitud de Compras.

Llenado del Formulario:

ITEM

DESCRIPCIÓN

1. Nº: Coloque el número con el cual se identifica la orden. El mismo deberá ser correlativo continuo, independientemente de su numeración o año.

2. Fecha: Coloque la fecha de emisión de la orden.

3. Nombre y Dirección: Coloque el nombre completo, RIF, dirección y teléfono del Proveedor seleccionado.

4. Nº Registro Prov.: Coloque el número con el cual está inscrito el Proveedor en el Registro interno de Proveedores.

001
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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 29 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 29

Fecha: Enero 2009

ANEXOS

5. Nº Solicitud de Compras: Indique el número de la solicitud de compras que dio origen a la Orden de Compras.

6. Solicitado por: Indique la Dependencia Solicitante de la compra.

7. Consignatario: No se usa

8. Vía: No se usa.

9. Seguro: Indíquese si la adquisición de los bienes requeridos está amparado por una póliza de seguro.

10. Forma de Pago: Indique si la compra es al contado o a crédito. Si es este último, coloque el plazo en días.

11. Cod.: No se usa.

12. Plazo de Entrega: Indique la cantidad máxima de días en la cual el proveedor deberá entregar lo solicitado.

13. Cod: No se usa.

14. Lugar de entrega: Indique la Dirección exacta en la cual el Proveedor deberá entregar el material solicitado.

15. Procedencia: No se usa.

16. Renglón: Coloque el número que identifica a cada uno de los ítem que se están solicitando.

17. Cantidad: indique cuantas unidades están solicitándose en cada uno de los ítem.

18. Unidad de Medida: Indique la forma de presentación en el que viene el material solicitado (kilogramo, metro, litro, etc.).

19. Descripción del bien o material: Indique claramente la descripción del bien o material que se está solicitando. Una descripción por cada ítem.

20. Precio Unitario: Coloque el valor en Bolívares de cada Unidad indicada en el punto 17.

21. Precio Total: Coloque el monto total a pagar por ítem multiplicando el punto 17 con el punto 20. (Cantidad x Precio Unitario)

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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 30 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 30

Fecha: Enero 2009

ANEXOS

22. Monto Total: Coloque el resultado de la suma total de los ítem indicados en la orden.

23. Codificación: (Para ser usado por las Unidades de Presupuesto)

24. Jefe de la Sección de Compras: Coloque el sello y firma del Jefe de la Unidad de Compra.

25. Coordinador Adm. / Director Finanzas: (Para ser llenado por la autoridad competente) Coloque sello y firma de la autoridad que le competa aprobar la orden.

26. Contraloría Interna: No se usa.

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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 31 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 31

Fecha: Enero 2009

ANEXOS

DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 31 Fecha: Enero 2009 ANEXOS 001
001
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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 32 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 32

Fecha: Enero 2009

ANEXOS

FLUJOGRAMAS

PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES Y ARTÍCULOS DE OFICINA

PROCEDIMIENTOS: PARA RECEPCIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES Y SUMINISTROS

PARA RECEPCIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES Y SUMINISTROS   UNIDAD DE ALMACEN UNIDAD DE FINANZAS UNIDAD DE
 

UNIDAD DE ALMACEN

UNIDAD DE FINANZAS

UNIDAD DE COMPRAS

UNIDAD BIENES NAC.

ALMACENISTA

SECRETARIA

JEFE DE ALMACÉN

SECRETARIA

SECRETARIA

REGISTRADOR

PROVEEDOR

3 RECIBE INFORMACIÓN DEL INGRESO DEL ACTIVO INICIA PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL 4
3
RECIBE INFORMACIÓN
DEL INGRESO DEL
ACTIVO
INICIA PROCEDIMIENTO
DE REGISTRO Y
CONTROL
4
1 RECIBE MERCANCÍA CORRIGE ESPECIFICACIONES DE LA MERCANCÍA ENVÍA MERCANCÍA 2 6 RECIBE DOCUMENTOS O/C
1
RECIBE MERCANCÍA
CORRIGE
ESPECIFICACIONES DE
LA MERCANCÍA
ENVÍA MERCANCÍA
2
6
RECIBE DOCUMENTOS
O/C 0
INICIA PROCEDIMIENTO
DE COBRO
F I N
5 7 8 I N I C I O BUSCA EN ARCHIVOS DOCUMENTOS SOLICITADOS RECIBE
5
7
8
I N I C I O
BUSCA EN ARCHIVOS
DOCUMENTOS
SOLICITADOS
RECIBE DOCUMENTOS
RECIBE DOCUMENTOS
RECIBE DOCUMENTOS
RECIBE EL MATERIAL
SOLICITADO Y
DOCUMENTOS DEL
PROVEEDOR
I.R. 6ta
I.R. 6ta
I.R. 5to
I.R. 6to
I.R. 5to
I.R. 5to
FACT. 0
FACT. 1
I.R. 4to
I.R. 4to
O/C 0
O/C 1
O/C 1
FACT. 2
O/C 0
FACT. 1
FACT. 2
FACT. 0
FACT. 1
FACT. 0
ENVÍA DOCUMENTOS
ANEXA DOCUMENTOS AL
EXPEDIENTES DE
PAGO E INICIA
PROCEDIMIENTO DE
PAGO
ANEXA DOCUMENTOS AL
EXPEDIENTES DE
COMPRAS Y PROCEDE A
CERRARLO
SOLICITA DOCUMENTOS
RECIBE DOCUMENTOS
VERIFICA, FIRMA Y SELLA
CONFORME
F I N
F I N
RECIBE DOCUMENTOS
ENVÍA DOCUMENTOS
PARA DESGLOSAR
I.R. 6ta
I.R. 5to
ACCESA AL SISTEMA DE
CONTROL DE
INVENTARIO Y
REGISTRA INGRESO DE
LA MERCANCÍA
I.R. 4to
O/C 1
O/C 0
FACT. 2
SE DISTRIBUYE Y
DESGLOSA LOS
FACT. 1
DOCUMENTOS
FACT. 0
2
I.R. 4to
O/C 1
COMPARA Y VERIFICA LA
FACTURA CON LA O/C Y
CON LA MERCANCÍA
FACT. 2
I.R. 5to
FACT. 0
I.R. 6ta
FACT. 1
O/C 0
NO
¿CUMPLE CON
ESPECIFICA-
ENVÍA
CIONES?
DOCUMENTOS
DEVUELVE
SI
PARA
6
CORRECCIONES
ENVÍA
DOCUMENTOS
4
1
NO
7
¿ES ACTIVO?
ENVÍA
DOCUMENTOS
RECIBE
SI
CONFORME LA
8
MERCANCÍA
ENVÍA
ARCHIVA HASTA QUE
SEA SOLICITADO LA
MERCANCÍA
DOCUMENTOS
F I N
INFORMA
5
SOBRE LOS
ACTIVOS
INICIA PROCEDIMIENTO
DE DESPACHO DE
MERCANCÍA
3

ABREVIACIONES:

FACT.: FACTURA O/C: ORDEN DE COMPRA I.R.: INFORME DE REQUISICIÓN

001
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PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 33 Fecha: Enero

Código: R-CGA-03-01-1

Pág.: 33

Fecha: Enero 2009

ANEXOS

PROCEDIMIENTOS PARA EL DESPACHO DE EQUIPOS, MATERIALES Y ARTÍCULOS DE OFICINA

PROCEDIMIENTOS: PARA EL DESPACHO DE EQUIPOS, MATERIALES Y SUMINISTROS UNIDAD SOLICITANTE UNIDAD DE ALMACEN SECRETARIA
PROCEDIMIENTOS: PARA EL DESPACHO DE EQUIPOS, MATERIALES Y SUMINISTROS
UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD DE ALMACEN
SECRETARIA
SECRETARIA
ALMACENISTA
JEFE DE ALMACEN
I N
I C
I O
1
RECIBE R.M.
RECIBE R.M.
ELABORA
R.M.
R.M.
REQUISICIÓN DE
RECIBE R.M.
MATERIALES (R.M)
ENVÍA R.M.
ENVÍA R.M.
BUSCA EN EL SISTEMA
DE CONTROL DE
FIRMA Y SELLA
CONFORME
INVENTARIO
2
ENVÍA R.M. FIRMADA Y
SELLADA
NO
¿HAY
EXISTENCIA?
RECIBE R.M.
RECIBE R.M. FIRMADA
Y SELLADA
2
COLOCA SELLO
SI
“NO HAY
EXISTENCIA”
F I N
ENVÍA R.M.
NO
VERIFICA
3
5
SELLADA
APROBACIÓN
SI
1
RECIBE MERCANCÍA Y
LA C.D.
ENVÍA R.M.
ENVÍA R.M.
NO
¿COINCIDE LA
ACCESA AL SISTEMA
DE CONTROL DE
INVENTARIO
MERCANCÍA?
DEVUELVE
SI
REGISTRA EL EGRESO
DE LA MERCANCÍA
RECIBE C.D.
MERCANCÍA
R.M.
4
TRASLADA MERCANCÍA
Y LA C.D.
T
IMPRIME FORMATO
FIRMA Y SELLA
CONFORME LA C.D.
“CONSTANCIA DE
DESPACHO” (C.D)
3
4
ENVÍA LA C.D.
ENTREGA C.D. Y
PROCEDE A PERMITIR
LA SALIDA DE LA
MERCANCÍA
RECIBE MERCANCÍA
6
REALIZA CORRECCIÓN
DE LAS
ESPECIFICACIONES DE
RECIBE LA C.D.
LOS MATERIALES
ANEXA LA C.D. A LA
R.M. Y ARCHIVA
PERMANENTEMENTE
5
6
R.M.
RECIBE LA C.D.
C.D.
P
ENVÍA LA C.D.
F I N

ABREVIACIONES:

R.M.: REQUISICIÓN DE MATERIALES C.D.: CONSTANCIA DE DESPACHO

001
001

Versión 1.0