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Tema 6: Diseo del Plan de

Capacitacin Anual
6.1. Definicin de objetivos y Estructura del Plan de Capacitacin.
Definicin de Objetivos

os objetivos de una empresa son resultados, situaciones o estados

que una empresa pretende alcanzar o a los que pretende llegar, en
un periodo de tiempo y a travs del uso de los recursos con los que

dispone o planea disponer.

Establecer objetivos es esencial para el xito de una empresa pues stos
establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivacin para los
miembros de la misma.
Pero adems de ello, otras ventajas de establecer objetivos para una
empresa son:
Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma direccin.
Sirven de gua para la formulacin de estrategias.
Sirven de gua para la asignacin de recursos.
Sirven de base para la realizacin de tareas o actividades.
Permiten evaluar resultados al comparar los resultados obtenidos
con los objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o
productividad de la empresa, de cada rea, de cada grupo o de
cada trabajador.
Generan coordinacin, organizacin y control.
Generan participacin, compromiso y motivacin y, al alcanzarlos,
generan satisfaccin.
Revelan prioridades.
Producen sinergia.
Disminuyen la incertidumbre.

Caractersticas de los objetivos

Para que los objetivos de una empresa permitan obtener los beneficios
descritos anteriormente, deben contar con las siguientes caractersticas:
Medibles: Deben ser mensurables, es decir, ser cuantitativos y estar
ligados a un lmite de tiempo. Por ejemplo, a diferencia del objetivo
aumentar las ventas, un objetivo medible sera aumentar las
ventas en un 20% para el prximo mes. Sin embargo, es posible
utilizar objetivos generales como el de aumentar las ventas, pero
siempre y cuando stos estn acompaados de objetivos medibles
que en conjunto permitan alcanzar los generales.
Claros: Deben tener una definicin clara, entendible y precisa. No
deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados mrgenes de
interpretacin.
Alcanzables: Deben ser factibles. Deben estar dentro de las
posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad y los
recursos (humanos, financieros, tecnolgicos, etc.) con los que
cuenta, as como la disponibilidad del tiempo necesario para
cumplirlos.
Desafiantes: Deben ser retadores (aunque realistas). No deben ser
algo que de todas maneras suceder, sino algo que signifique un
desafo o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha
utilidad ni proporcionan mayor motivacin, aunque objetivos fciles
al principio pueden servir de estmulo para no abandonar el camino
apenas ste se haya iniciado.
Realistas: Deben ser realistas y razonables. Deben tener en cuenta
las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretenden
cumplir, as como la capacidad y los recursos de la empresa. Por
ejemplo, a diferencia del objetivo aumentar de 10 a 1000
empleados en un mes, un objetivo realista sera aumentar de 10 a
20 empleados en un mes.

 Coherentes: Deben estar alineados y ser coherentes con

otros objetivos y con la visin, la misin, las polticas, la
cultura y los valores de la empresa.
Tipos de objetivos
Existen diferentes tipos de objetivos en una empresa, los cuales pueden ser
clasificados de acuerdo a su naturaleza, jerarqua y alcance de tiempo.
De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en:

a. Objetivos generales: Tambin conocidos como objetivos genricos,

son objetivos basados en expresiones generales o genricas. Algunos
ejemplos de objetivos generales o genricos son:
Ser la empresa lder del mercado.
Incrementar las ventas.
Aumentar los ingresos.
Generar mayores utilidades.
Obtener una mayor rentabilidad.
Lograr una mayor participacin en el mercado.
Ser una marca lder en el mercado.
Ser una marca reconocida en el mercado.
Aumentar el nmero de vendedores.
Aumentar el nmero de activos.
Crecer.
Sobrevivir.
Dentro de los objetivos generales se encuentra la visin de la empresa, la
cual es el principal objetivo general que persigue una empresa.

b. Objetivos especficos
Son objetivos concretos expresados en trminos de cantidad y tiempo. Los
objetivos especficos son necesarios para alcanzar los objetivos generales.
Algunos ejemplos de objetivos especficos son:
incrementar las ventas mensuales en un 20%.
vender 10 000 productos antes de finalizar el ao.
generar utilidades mayores a US$20 000 para el prximo periodo.

 obtener una rentabilidad anual del 25%.

lograr una participacin de mercado del 20% para el segundo
semestre del ao.
producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversin.
aumentar la eficiencia de la produccin en un 20% para el prximo
ao.
triplicar la produccin antes de acabar el periodo.
aumentar el nmero de trabajadores de 10 a 12 en un mes.
reducir el nivel de ausentismo de los trabajadores en un 5% antes de
finalizar el ao.
adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre.
abrir 3 nuevos locales comerciales para el primer trimestre del
prximo ao.
En ocasiones, a los objetivos especficos se les conoce como metas.
De acuerdo a su jerarqua, los objetivos se clasifican en:
a. Objetivos estratgicos
Tambin conocidos como objetivos organizacionales, son objetivos
que consideran a la empresa como un todo y que sirven para definir
el rumbo de sta. Son formulados por los dueos o los altos
directivos de la empresa. Normalmente son generales y de largo
plazo. Cada objetivo estratgico requiere una serie de objetivos
tcticos.
b. Objetivos tcticos
Tambin conocidos como objetivos departamentales, son objetivos
que se dan a nivel de reas o departamentos. Son formulados por
los directivos o los gerentes de la empresa. Normalmente son de
mediano plazo. Se establecen en funcin de los objetivos
estratgicos. Cada objetivo tctico requiere una serie de objetivos
operacionales.

c. Objetivos operacionales
Son objetivos que se dan a nivel de operaciones. Comprenden las
tareas o actividades de cada rea. Son formulados por los gerentes
de reas o los administradores. Normalmente son especficos y de
corto plazo. Se establecen en funcin de los objetivos tcticos.
De acuerdo a su alcance de tiempo, los objetivos se clasifican en:
a. Objetivos de largo plazo: Se formulan generalmente para un periodo
de cinco aos y tres como mnimo.
b. Objetivos de mediano plazo: Se formulan generalmente para un
periodo de uno a tres aos.
c. Objetivos de corto plazo: Se formulan generalmente para un plazo no
mayor de un ao.

Recomendaciones sobre el uso de objetivos

Para finalizar veamos algunos consejos relacionados con el uso de
objetivos:
Se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando
stos sirvan de referencia para establecer objetivos especficos.
Establecer solamente objetivos generales puede generar confusin y
falta de conciencia de hacia dnde realmente se quiere ir. Siempre
es necesario acompaarlos con objetivos especficos.
Es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para
cada rea o departamento, y para cada equipo de trabajo. Los
objetivos para cada equipo se establecen en funcin de los objetivos
de cada rea, y los objetivos de cada rea se formulan en funcin de
los objetivos de la empresa.
Los objetivos de un rea o departamento deben ser coherentes con
los objetivos de otras reas o departamentos. Por ejemplo, no sera
coherente que produccin establezca como objetivo aumentar el
nmero de productos fabricados si marketing no cuenta con los
recursos necesarios para vender los productos adicionales.

 Los objetivos deben ser comunicados en todos los niveles de la

empresa.

Se

les

debe

comunicar

hacrseles

recordar

permanentemente a quienes corresponda.

Siempre se deben establecer prioridades al momento de cumplir los
objetivos. Se deben cumplir primero los objetivos ms importantes,
relevantes o urgentes, y dar prioridad a los objetivos estratgicos
antes que los tcticos, y a los tcticos antes que a los operacionales.
Los objetivos no deben ser estticos. Se debe tener la suficiente
flexibilidad como para adaptarlos a los cambios inesperados que
podran suceder en el entorno como, por ejemplo, los cambios
repentinos en los gustos o preferencias de los consumidores como
producto de nuevas modas.
Una

vez

establecidos,

los

objetivos

deben

ser

revisados

peridicamente para asegurarse de que an sigan siendo los

resultados que pretende alcanzar la empresa o sigan siendo acordes
a las condiciones del entorno, y cambiarlos o modificarlos en caso
de ser necesario

Estructura del Plan de Capacitacin Anual

Una organizacin, al tratarse de una entidad orgnica, exige la
interpretacin y adaptacin de las herramientas que los RRHH pone a
nuestra disposicin, sin embargo, un Plan de Capacitacin Anual debera
contar mnimamente con los siguientes elementos:

1.

Aspectos generales: Identificacin de objetivos de capacitacin y evaluacin,

vinculados con aquellos contenidos en el PDP Quinquenal, e instrumentos de

gestin vigentes en la entidad, en particular el PEI, POI y otros que correspondan,
como

planes

de

capacitacin

evaluaciones

anteriores.

2. Evaluacin:
A) Diagnstico de Necesidades de Capacitacin: Identificacin de principales
brechas de necesidades de capacitacin, como resultado de la evaluacin de
competencias u otras evaluaciones que hubiera desarrollado la entidad. Estas
brechas sern el insumo principal para la identificacin de acciones de
capacitacin.

B) Definicin del mtodo de evaluacin de competencias: Que ser aplicado

durante el ao, considerando que la implementacin ser progresiva y que se
iniciar con la medicin de competencias en lo que se refiere a conocimientos,
conforme a lo establecido con las gerencias y directorio de la organizacin. En
caso la organizacin ya aplique otro tipo de evaluacin, puede mantenerse.
3.

Capacitacin: Identificacin de acciones anuales de capacitacin, sus objetivos,

personas involucradas y cronograma de trabajo, en concordancia con el marco

establecido. Cuantificacin de las acciones propuestas e identificacin de recursos
disponibles para su financiamiento, para lo cual ser relevante verificar la
disponibilidad presupuestaria.

Pautas de Redaccin:
1. Aspectos Generales:
En este punto se debe describir los siguientes contenidos:
A) Objetivos de Capacitacin
Luego que ha determinado cules son las necesidades de
capacitacin en su empresa, defina los objetivos que quiere lograr
con un Programa de Capacitacin y Desarrollo.
Un mtodo eficiente para evidenciar objetivos de capacitacin
organizacional es realizarse preguntas claves con relacin a sus
colaboradores, por ejemplo:
o Qu conocimientos, habilidades y destrezas deben adquirir
sus trabajadores?

o En qu grado deben adquirir y dominar dichas habilidades?

o Qu programas de capacitacin son los ms adecuados
para las habilidades requeridas?
o Quiere que sus trabajadores se especialicen en una tarea en
especial o que desarrollen polivalencia?
Una vez definidos los objetivos que quiere lograr con la capacitacin,
es conveniente determinar algunos Indicadores de Mejora que le
ayuden a verificar si el plan de capacitacin

ha alcanzado sus

objetivos con respecto a las mejoras en su empresa. Para la seleccin

de dichos indicadores, sern preferibles aquellos de resultado
cuantitativo, a fin de evitar el carcter relativo de las interpretaciones
y tener un sustento comprobable por cifras a travs del tiempo. Por
ejemplo:
o En qu porcentaje ha mejorado la calidad de sus productos?
o En

cunto

ha

mejorado

la

productividad

de

sus

trabajadores?
o Sus clientes reciben ahora una mejor atencin de parte de
sus trabajadores?
o Se ha logrado reducir las mermas, reprocesos y tiempos
improductivos, en qu porcentaje?
Para describir los objetivos de capacitacin anualizados, se puede
apoyar en los objetivos de capacitacin y organizacionales de la
empresa a largo plazo (usualmente estos objetivos se establecen con
un lapso de tiempo de 5 a 10 aos), as mismo, verifique que estn
vinculados a los instrumentos de gestin vigentes, principalmente el
POI e informaciones como planes de capacitacin y evaluaciones
anteriores, si los tuviera.
Por ejemplo, ante el objetivo de capacitacin a 5 aos:

Contar con colaboradores comprometidos y activos en el cuidado

del medio ambiente, se despliega su meta de capacitacin anual:
Desarrollar competencias de gestin ambiental.

Algunos objetivos de capacitacin anualizados podran ser, entre

otros:
Incrementar conocimientos en sistemas de gestin ambiental
municipal, y/o Desarrollar habilidades para el evaluar el impacto
ambiental, y/o Desarrollar actitudes vinculadas al comportamiento
amigable con el medio ambiente.

2. Evaluacin:

Se debe describir el siguiente contenido:

Definir los mtodos de evaluacin por competencias que la entidad

utilizar durante el ao.

Uno de ellos es el diagnstico de

necesidades de capacitacin, el cual permitir identificar los procesos

y/o reas temticas en las que se necesita capacitacin, quines lo
requieren y en qu nivel. Cada entidad definir el mejor mecanismo
de agrupacin de las personas y priorizacin para llevar a cabo este
diagnstico.
Los resultados de esta evaluacin por competencias sern utilizados
para identificar las acciones de capacitacin correspondientes.
Algunos

de

los

mtodos

de

evaluacin

diagnstica

por

competencias ms utilizados son:

o Los formatos de identificacin de necesidades de capacitacin
o Las evaluaciones de desempeo
o Las pruebas de conocimientos.
Segn sea el caso, se pueden utilizar ms de un mtodo para el
diagnstico de la evaluacin.

Recuerde que las evaluaciones de

desempeo, as como las pruebas de conocimientos son tiles tanto

para diagnosticar las necesidades de capacitacin, as como, para
hacer seguimiento y evaluar los resultados de las acciones de
capacitacin.

3. Capacitacin: A partir de las necesidades de capacitacin identificadas,

se debe describir los siguientes contenidos:
a) Descripcin de las Acciones de Capacitacin: temticas, objetivos,
participantes, cronograma o fecha aproximada para su ejecucin.
b) Cuantificacin de las acciones propuestas e identificacin de los recursos
disponibles para su financiamiento.
Considere que existen Niveles de Capacitacin:

Nivel 1: Orientacin

Nivel 2: Preventivo y Correctivo

Nivel 3: Desarrollo

El Plan de Capacitacin Anual suele concentrarse en atender el Nivel 2

Preventivo y Correctivo. Sin embargo, considere en el presupuesto
anualizado, los recursos requeridos para atender los niveles de capacitacin
1 y 3.
A

continuacin,

ahondaremos

sobre

los

niveles

en

mencin:

Nivel 1: Orientacin: La Orientacin tiene por objeto facilitar la integracin

de un colaborador a un puesto de trabajo en el corto plazo. Responde a las
brechas o necesidades de capacitacin identificadas durante el proceso de
seleccin. Se da principalmente en los siguientes casos:
o Personas al servicio del Estado que ingresan a un puesto de trabajo.
o Desplazamiento conforme a la normativa sobre la materia.
o Otras que estn vinculadas a la integracin en el puesto de trabajo.
Nivel 2: Preventivo y Correctivo: Est orientado a la adecuacin a los
cambios y al cierre de brechas identificadas para el establecimiento de
acciones de capacitacin en el corto y mediano plazo. Comprende entre
otros:
o El entrenamiento en la aplicacin de nuevos procesos y tecnologas
que requieran el desarrollo de capacidades.
o El entrenamiento en el desarrollo de los procesos existentes en la
entidad.

Cuando un colaborador no cuenta con orientacin o con capacitacin

preventiva y correctiva, su adaptacin a las exigencias cambiantes se hace
penosa y genera sobre costos. Se producen errores que originan
reprocesos, desperdicios de recursos y, en general, la productividad se ve
afectada. El trabajador se adecua por ensayo y error; es decir, aprende
en base a equivocaciones. Esto lo frustra, desmotiva y afecta su
compromiso y percepcin del clima institucional.
A continuacin se muestran comparativamente los beneficios en
productividad y tiempo de adaptacin a las exigencias funcionales:

Nivel 3: Desarrollo: Est orientado al desarrollo de acciones de

especializacin y/o profundizacin de las competencias en el largo plazo.
Procede tambin en los casos en los que los resultados demuestran que
las personas al servicio del Estado cuentan con las competencias
necesarias y suficientes para el adecuado desarrollo de su puesto. Este
nivel de capacitacin est orientado a atender las demandas de los
programas de lnea de carrera y sucesin.
***
Ejemplo de un PCA
A continuacin anexamos un ejemplo ficticio de un Plan de Capacitacin
Anual de Personal, a fin de orientar al lector en un esquema vlido en la
actualidad, aplicable tanto en organizaciones privadas como pblicas.
Adems,

al

margen

del

texto

encontrar

llamadas,

las

cuales

proporcionarn informacin complementaria sobre cada punto a desarrollar

dentro de un Plan Anual de Capacitacin.

Plan anual de capacitacin de personal

Municipalidad de abcd
2014 2015
Presentacin
El Plan Anual de Capacitacin de Personal de la Municipalidad ABCD P
Quinquenal de la Municipalidad de ABCD ha sido elaborado vinculado a los
planes institucionales vigentes y de acuerdo a la Directiva de SERVIR para la
elaboracin del Plan de
Desarrollo de Personas al servicio del Estado Peruano
Describa literalmente la Misin,
Visin y Objetivos estratgicos de
su entidad.

1. Marco Estratgico Institucional

1.1. Misin

Somos una organizacin con valores que brinda servicios pblicos con
excelencia, promoviendo el desarrollo integral de la ciudad, en armona con
el medio ambiente
1.2. Visin
ABCD, una comunidad modelo, segura y saludable, que atiende la calidad
de vida de sus vecinos, haciendo de su ciudad el mejor lugar para vivir
1.3. Objetivos Estratgicos
o Propiciar el desarrollo humano integral, facilitando el empleo,
educacin, cultura e identidad distrital.
o Reforzar las instituciones distritales para la gestin del desarrollo
comunal con gobernabilidad, democracia y participacin.
o Gestionar el desarrollo armnico de la ciudad con el medio
ambiente, con estndares adecuados de vialidad, servicios urbanos y
otros de infraestructura.
Puede incorporar otras informaciones que
considere oportunas: valores
institucionales, lneas estratgicas, etc.

2. Evaluacin
2.1 Evaluacin diagnstica
En el 2011 se implementaron cuatro procedimientos de evaluacin cuyos
resultados definen el diagnstico de las necesidades de capacitacin a
atender:

Anlisis estratgico de la institucin.

Pruebas de conocimientos sobre el sistema administrativo de

inversin pblica.

Evaluacin del desempeo.

Formato de identificacin de necesidades de capacitacin.

Los resultados de esta evaluacin son

2.2 Seguimiento y evaluacin de la capacitacin
Se prev como tipos de evaluacin del personal:
o Prueba de conocimientos: Para determinar si los participantes
aprendieron los contenidos de las actividades de capacitacin.
o Evaluacin de desempeo: Para determinar si los participantes estn
aplicando lo aprendido en sus puestos de trabajo.
Estas evaluaciones sern aplicadas de acuerdo a las acciones programadas
en los planes anuales y con los instrumentos elaborados para tal fin. De ser
necesario, sern complementadas con otras metodologas de evaluacin.
3. Capacitacin
3.1. Objetivos de la capacitacin
En esta columna describa
el objetivo de la accin de
capacitacin vinculado al
objetivo de capacitacin
que atiende (los descritos
en la seccin 1. Aspectos
Generales).

o Fortalecer una cultura institucional de servicio, gil e innovadora, que

redunde positivamente en la calidad de los servicios municipales.
o Sensibilizar y concientizar a los colaboradores sobre sus roles como
promotores del desarrollo urbano, social, cultural y ambiental de la
ciudad.
o Desarrollar el liderazgo participativo y comunicacin efectiva que
contribuya a conformar equipos de alto rendimiento y un ptimo
clima

institucional.

Objetivos Especficos:
Reducir las brechas de competencias comportamentales de los
colaboradores que hayan obtenido una calificacin de menos del

Indicador: Nmero de
personas que superan la calificacin del 70% de logro en las
evaluaciones de competencias anuales.
70% de logro en la evaluacin 2010.

Reducir las brechas de conocimientos y habilidades funcionales en

las oficinas y unidades en las que se haya identificado demandas
vinculadas

al

cumplimiento

de

su

misin

y/u

objetivos

Indicador: Nmero y proporcin de

personas capacitadas por oficina y unidades funcionales.
operacionales.

3.3. Estrategias de la capacitacin

o Planificacin y realizacin de cursos de actualizacin.
o Planificacin y realizacin de talleres participativos para el desarrollo
de competencias comportamentales.
o Desarrollo e implementacin de mdulos de auto aprendizaje en la
Intranet (elearning).
3.4 Acciones de Capacitacin
Para atender los objetivos de capacitacin propuestos, se han propuesto las
siguientes acciones de capacitacin, detalladas en el siguiente cuadro:

Estos son los

contenidos
mnimos. Puede
agregar otras
informaciones
como el
nmero de
acciones de
capacitacin o
nmero de
participantes en
cada accin.

6.2 Revisin y Exposicin del Trabajo Final: Lineamientos del Plan y

presupuesto anual de capacitacin.
Al realizar la presentacin del Plan Anual de Capacitacin, es conveniente
representar un modelo visual del significado de la capacitacin y el alcance
que se quiere lograr. Para esto se debe hacer un anlisis de la organizacin,
de las personas y las tareas que realiza cada quien, estos anlisis se incluirn
grficamente en el modelo y se detallarn textualmente en el plan.
El anlisis de la organizacin debe consistir en examinar la misin, los
recursos y las metas de la empresa para determinar el alcance de la
capacitacin para seguir creciendo, mantener la rentabilidad y por
consiguiente su xito.
El anlisis de las personas debe consistir en determinar quin necesita
capacitacin y si la persona est preparado para iniciarla. Algunas personas
tienen la capacidad natural para facilitar el dilogo, otras quizs carezcan
inicialmente de confianza, pero podrn beneficiarse de una capacitacin y
de la oportunidad de aprender nuevas habilidades.
El anlisis de las tareas consiste en identificar las tareas, los conocimientos,
habilidades y conductas que se deben incluir en el programa de
capacitacin.
Despus de determinar las necesidades y de establecer los objetivos de
capacitacin de los empleados, se debe establecer una logstica para llevar
a cabo la capacitacin. Como logstica se entiende el capacitador o
facilitador, el sitio donde se impartir la capacitacin, las herramientas a
utilizar tales como los recursos, ayudas audiovisuales, los laboratorios de
prcticas, evaluaciones y certificaciones.
La organizacin debe disponer de un manual de capacitacin, donde estn
expresadas las polticas educativas, la forma en que se llevar a cabo el
proceso educativo, para que de esta forma se pueda alcanzar los objetivos
mediante el aprendizaje en conjunto.
La Capacitacin es un intento para mejorar el desempeo actual o futuro de
los empleados. Es el proceso sistemtico de alteracin de la conducta de los
empleados para cumplir con las metas establecidas por la compaa.

En pocas palabras el conjunto de actividades cuyo propsito es mejorar su

rendimiento, aumentando su capacidad a travs de la mejora de sus
conocimientos, habilidades y actitudes. La capacitacin es importante para
los empleados de una empresa tanto como para los nuevos, como para los
antiguos.
Para los nuevos existe lo que es la induccin, y se prepara a los empleados
a tener dominios en las competencias particulares que si lo ponen en
prctica lo conducirn al xito y para los antiguos la capacitacin es un
proceso de reforzamiento de habilidades, destrezas y reconocimiento de los
objetivos empresariales.

Elementos que garantizan un programa de capacitacin ser exitoso:

MOTIVACION: Elemento importante que garantiza que un programa
de capacitacin sea exitoso es la motivacin lo que debe tener el
capacitado, en querer aprender, porque esta influye en el
entusiasmo. Las ideas e impresiones del que recibe la capacitacin
influyen en la motivacin, si el capacitado no est motivado, no se
podr lograr los objetivos establecidos.
PRACTICA: El capacitado debe ser capaz de aprender articular
aquellos elementos aprendidos para funciones especficas, y esto
debe abrir su mente a nuevos conocimientos, lo ms importante,
debe ponerlos en prctica.
REFORZAMIENTO: El capacitado deber reforzar de manera
inmediata lo aprendido, mediante investigacin y optimizacin en la
forma de ejecutar el trabajo.
ASIMILAR: El capacitado debe asimilar lo aprendido, aceptarlo,
interiorizarlo y desarrollar confianza en l, con la retroalimentacin
del material y la prctica de lo aprendido.
METODO: El mtodo de enseanza del capacitador debe ser un
material variado y significativo apropiado para un aprendizaje
secuencial. No cualquiera est en capacidad de ser capacitador, para
esto se requiere adicional al conocimiento, pedagoga.
TIEMPO: La comunicacin del capacitador con el capacitado debe
darse de manera uniforme y durante el tiempo suficiente para que
se asimile.

 EJEMPLOS REALES: El capacitador debe hacer su mayor esfuerzo

con la finalidad de que el capacitado acerque en lo posible a la
realidad de su trabajo, para que este aplique de manera inmediata lo
aprendido en la capacitacin.
El encargado de la capacitacin en la compaa deber preparar un
pronstico de capacitacin, es decir analizar las necesidades de la
organizacin, los conocimientos, habilidades y competencias que se
requieren para realizar el trabajo y las necesidades particulares del titular
del puesto.
El xito del programa de capacitacin depender de la seleccin adecuada
a quien se le encargue la tarea de capacitar. Esta persona debe tener ciertas
caractersticas individuales, como la capacidad de hablar bien, escribir de
manera convincente, ser organizado y metdico, ser creativo, servir de
inspiracin a los dems para que tengan grandes logros y lo ms
importante tener una metodologa clara para la enseanza.
Aunque una gran parte de la capacitacin formal est a cargo de
instructores profesionales, a menudo los supervisores de operaciones
resultan ser mejores capacitadores tcnicos, especialmente si el director de
capacitacin los ayuda a preparar el material.
Cuando los gerentes de operaciones son los instructores se supera la crtica
frecuente de que la capacitacin es buena para el aula, pero no funciona en
la planta ni en el trabajo. La presencia continua de capacitadores es un
determinante fundamental del xito del programa de capacitacin.
El capacitador debe:
Decidir qu debe ensearse al capacitado para que haga su trabajo
de manera eficiente, segura, econmica e inteligente.
Tener listos los instrumentos, equipos, provisiones y material
necesarios.
Disponer adecuadamente del lugar de trabajo, tal como se espera
que el empleado lo conserve

Pasos bsicos para instruir al capacitado:

1- Preparacin
a) Hacerlo sentir cmodo
b) Averiguar qu sabe del trabajo
c) Despertar el inters y el deseo de aprender el trabajo
2- Presentacin
a) Indicar, mostrar e ilustrar y preguntar para hacer comprender los
nuevos conocimientos.
b) Instruir de manera lenta, clara, completa, y paciente, un elemento
a la vez.
c) Verificar que el capacitado realmente aprenda
3- Ensayo de desempeo
a) Probar al capacitado, pedir que desempee el trabajo
b) Hacerle preguntas que comiencen con por qu, cmo, cundo,
dnde.
c) Observar el desempeo, corregir errores, y repetir instrucciones
si fuera necesario.
d) Continuar hasta que sepa que el capacitado sabe lo que se le
ense.
4- Seguimiento
a) Dejar solo al empleado
b) Verificar

frecuentemente

para

comprobar

que

sigue

las

instrucciones.
c) Reducir la supervisin adicional y concluir el seguimiento hasta que
la persona est calificada para realizar su trabajo con la supervisin
normal.
Las polticas de capacitacin
Toda organizacin debe tener establecidas unas polticas de capacitacin,
las cuales deben expresar lo que esperan los directivos de la capacitacin
de sus empleados.

Las polticas de capacitacin tienen los siguientes propsitos:

Poltica de Deteccin de Necesidades de Capacitacin: Identificar las
principales reas de fortaleza y necesidades de mejoramiento
vinculadas al desempeo.
Poltica de Planificacin y Programacin de la Capacitacin:
establecer los

mecanismos

que faciliten la coordinacin

participacin de las distintas reas involucradas en los procesos de

capacitacin.
Poltica de Capacitacin Centralizada: proporcionar las herramientas
tcnicas y operacionales, en relacin a los nuevos programas
asociados a la modernizacin del nuestros Servicios
Poltica de Diseo y Validacin de Cursos y Materiales Educativos de
Capacitacin: Tiene como propsito establecer las orientaciones
estratgicas y metodolgicas que favorezcan el logro de los
objetivos de la capacitacin en el Servicio.
Poltica de Uso de Recursos de Capacitacin: Tiene como propsito
establecer los mecanismos que favorezcan la administracin eficiente
de los recursos de capacitacin.
Poltica de Evaluacin y Retroalimentacin: Tiene como propsitos
verificar la calidad y consistencia del diseo del curso/taller, conocer
el nivel de comprensin de los objetivos y contenidos del curso/taller
percibido por los participantes.
Evaluacin de los resultados
Una vez realizada cualquier capacitacin, las compaas deben evaluar los
resultados, para esto deben implementar un sistema de evaluacin. Este
sistema debe constar de evaluacin de cumplimiento de objetivos,
evaluacin del capacitador, evaluacin la logstica y recursos utilizados y
evaluacin terico y prctica del capacitado.
Inicialmente se evala el cumplimiento de objetivos en funcin de las
expectativas de los participantes, contenidos, metodologa y
condiciones de implementacin de las distintas capacitaciones, esto
se hace mediante encuestas y evaluacin de resultados del trabajo
diario.
Al capacitador se le evala mediante encuestas a los capacitados y
mediante observacin de los resultados del trabajo diario.

 La evaluacin de la logstica y recursos utilizados se hace mediante

encuestas a los participantes.
A los funcionarios involucrados en el proceso educativo les son
aplicadas evaluaciones "sumativas" (pruebas y exmenes tcnicos) y
en la parte prctica les hacen seguimiento a la ejecucin de su
trabajo.
Adicional a las evaluaciones anteriormente descritas las empresas deben
tener implementado un sistema de procesamiento de informacin asociada
a los procesos de capacitacin, que adems de registrar los eventos,
permite contrastar y controlar las actividades ejecutadas con las
planificadas, posibilitando generar informes e implementar procesos de
descentralizacin.
El sistema de procesamiento de informacin comprende herramientas o
aplicaciones complementarias:
Software de registro y procesamiento de actividades y participantes
de capacitacin.
Planillas relacionales y bases de datos para los empleados que han
participado en cursos de la empresa.
Control de cursos realizados
Sistema de comunicaciones con planillas a travs de correo
electrnico.
Bases de datos de capacitadores.
Instituciones de educacin que impartan cursos requeridos en la
compaa.
Listado de laboratorios y talleres disponibles.

PRESUPUESTO
Uno de los errores ms grandes en tiempo de crisis es reducir el
presupuesto de la capacitacin. La inversin en el capital intelectual es una
de las mejores formas de incrementar la productividad de la empresa y de
la sociedad.
Ahora que la tecnologa est al alcance de la gran mayora de las empresas,
la posibilidad de educar a los empleados para realizar tareas nuevas en
poco tiempo es lo que ayuda a construir una ventaja competitiva.

En la economa del conocimiento, el saber utilizar los recursos disponibles

permite crear riqueza ms rpidamente o hacer que nuestra empresa
pierda grandes cantidades de dinero en poco tiempo.
La inversin en la capacitacin y desarrollo de nuestro personal trae
grandes ventajas a la persona, a la empresa e incluso a la comunidad.
Entre los beneficios que recibe la empresa estn:
Personal capacitado para realizar sus tareas adecuadamente.
Se incrementa la rentabilidad de la empresa.
La relacin entre empleado y la empresa se fortalece.
Mejora la comunicacin entre los empleados.
La empresa contribuye con la formacin de lderes y dirigentes para
la comunidad.
El empleado, por su parte, se beneficia al recibir capacitacin, puesto
que:
Crece su conocimiento o habilidad acerca de un tema especfico
Logra sus metas individuales ms fcilmente
Toma decisiones ms acertadas y resuelve mejor los problemas
Incrementa su autoestima y satisfaccin laboral al resolver o prevenir
incidentes
Se prepara para desempear tareas ms complejas y acceder a
puestos superiores
Refuerza la relacin que tiene con la empresa
La capacitacin adems de cumplir con su labor de formar al individuo,
incrementa la motivacin del personal y mejora el clima laboral; permite
que las empresas y los empleados estn a la vanguardia de los procesos y
usos de la tecnologa y mejora la imagen de la empresa.
Sin embargo, la capacitacin no es una panacea. No resuelve todos los
problemas de la organizacin. La capacitacin es parte de un proceso que
requiere un diagnstico y una planeacin adecuada, as como estar
alineada con las necesidades y los valores de una empresa. Debe ser
entregada por personal preparado y debe ser evaluada adecuadamente.
Asimismo, debe estar orientada a mejorar el desempeo, no darse slo por
cumplir con el requisito de ley o por premiar al personal; debe tenerse en
cuenta cules son las verdaderas necesidades de la persona.

Si la capacitacin se ejecuta correctamente, la inversin regresar tanto a

corto como a largo plazo. Y a largo plazo, la empresa obtendr mayores
beneficios si logra concentrar el conocimiento obtenido por sus empleados
y administrarlo adecuadamente.
La elaboracin del presupuesto implica la recopilacin sistemtica de
informacin y datos para poder proyectar las finanzas necesarias para
sustentar los objetivos de una organizacin. La mayora de las
organizaciones tiene alguna clase de proceso para elaborar un presupuesto.
Los dos mtodos comunes son:
Presupuesto incremental: mediante el uso del presupuesto actual,
se desarrolla un presupuesto nuevo al realizar ajustes ascendentes o
descendentes a cada partida con base en las expectativas.
Presupuesto a partir de cero: cada partida incluida en el
presupuesto deber estar justificada antes de ser incorporada; por
consiguiente, el proceso comienza con un programa en blanco.
La capacitacin, a diferencia de la energa elctrica o el trigo, no es un
producto homogneo. Hay distintos cursos y oferentes en el mercado, cada
uno prestando servicios de capacitacin con distintos precios, duracin,
calidad y soportes pedaggicos para la educacin de adultos. Gran parte de
estos cursos tienen lugar en las instalaciones propias de las instituciones de
capacitacin laboral.
Recuerde tambin que la capacitacin puede ser abordada por instructores
internos, y que esta capacitacin puede tener lugar en la planta, fuera o
dentro de la situacin de trabajo. Por tanto, los gastos de cada modalidad, y
los recursos humanos y materiales para implementarla, son distintos en
cada caso.
Es probable que algunas empresas dispongan de un portafolio de cursos
ofrecidos por instituciones de capacitacin laboral. Este portafolio es una
primera fuente de informacin para el clculo estimativo de los gastos de
capacitacin. Si la empresa no dispusiera de esa fuente, debiera solicitar
presupuestos a las instituciones que prestan los servicios requeridos de
capacitacin. Los honorarios de los instructores externos constituyen un
componente de peso en el presupuesto de cada curso.

Sin embargo, una buena aproximacin al clculo de los gastos de

capacitacin de cada curso debiera considerar otros gastos, por ejemplo:
Los salarios por tiempos no trabajados cuando la capacitacin
ocurre en horarios de trabajo o los salarios adicionales cuando la
capacitacin tiene lugar
fuera de los horarios de trabajo.
Una estimacin de la prdida adicional de valor agregado (cuando
la capacitacin se realiza en horarios de trabajo) que resulta de
aplicar un
porcentaje (estimado) sobre los salarios pagados.
Las remuneraciones y otros gastos asociados al ejercicio de las
funciones de programacin e implementacin del programa de
capacitacin debieran
prorratearse entre los cursos, atendiendo lo ms ajustadamente
posible a los tiempos involucrados en la organizacin de cada curso.
A continuacin, presentamos un esquema que puede ser utilizado
de ejemplo para proyectar los egresos correspondientes a una
capacitacin.

El gasto total de capacitacin laboral

El clculo estimativo del gasto total debiera hacerse gradualmente:
Primero, es necesario estimar los gastos de cada curso de
capacitacin.
Luego, agregar los gastos de los cursos que conforman un
proyecto.
Seguidamente, sumar los gastos de los proyectos que integran un
subprograma.
Finalmente, adicionar los gastos de los subprogramas para concluir
en el presupuesto total del programa de capacitacin laboral de la
empresa.

1.- Mencione y desarrolle los objetivos de la estructura un pla de capacitacin

2.- Cules son los elementos bsicos para la estructura de un programa de capacitacin anual?

3.- Que nos puede indicar que un programa de capacitacin ser exitoso?.