Instituto de educacin superior tecnolgico publico Manuel Nez Butrn de Juliaca

Documentacin comercial y contable

1. DOCUMENTOS MERCANTILES
Los documentos mercantiles son ttulos, efectos, recibos, facturas, notas de dbito y
crdito, planillas de sueldos, vales de mercaderas, etc. Los cuales sirven para legitimar
el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los
comprobantes de contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad,
donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y
efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.
Cuanto ms grande sea la empresa mucho mayor ser la necesidad de usar estos
documentos.
FUNCIONES
La documentacin contable cumple las siguientes funciones:
a) Funcin contable: Brinda al sistema contable los datos necesarios sobre la operacin
que respaldan.
b) Funcin jurdica: Constituyen un medio de prueba escrito de las operaciones para ser
utilizado en situaciones controvertidas con terceros (juicios) o requerido por los
organismos de control estatal (laborales, impositivos, previsionales)
c) Funcin de control: permiten individualizar a las personas que intervienen en las
transacciones, determinando responsabilidades.
CLASIFICACIONES
A. Segn su origen:
Propios: son los documentos emitidos por la empresa.

De uso interno: se emiten para ser utilizados dentro de la empresa. Ejemplo:

Notas de Pedido, Ordenes de Trabajo, Informes de Produccin, etc.
De uso externo: se emiten para entregarlos por operaciones realizadas con
terceros. Ejemplo: Venta, cobro, etc)

De terceros: son los emitidos por entes y recibidos en la empresa a los efectos de
controlar y registrar las transacciones realizadas (compras, pagos, et)
B. Segn su efecto contable:

Registrables: respaldan hechos u operaciones que generan una variacin

patrimonial y deben registrarse. Ejemplo: documentacin respaldatoria de
ventas, compras, pagos , cobros, etc.
No Registrables: respaldan hechos u operaciones que no generan variaciones
patrimoniales. Ejemplo: Nota de Pedido a travs de la cual el Departamento
Administracin le solicita al Departamento Compras la adquisicin de un
escritorio.
2

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentacin mercantil, toda constancia escrita de una transaccin
comercial se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son
tan slo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento
fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a
travs de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para
los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el
punto de vista legal.

Letra de Cambio
Pagares
Cheques
Recibos
Facturas
Vales
Notas de Remisin
Nota de Abono
Nota de Crdito

2. ABREVIATURAS COMERCIALES

A .Area
A/Cta. A Cuenta
A/Fr. A Favor
A/C. A Cargo
C/ . Caja
C.S.F. Costo, Seguro y Flete
C/O. Carta-Orden
C/C. Cada Cual
C.S.J Corte Suprema de Justicia
C y F. Costo y Flete
Cia. Compaa
Cta. Cuenta
Cta/N. Cuenta Nueva
3

C/C. Con Copia

Ch./. Cheque
Cta/Cte.Cuenta Corriente
Cta/P. Cuenta pasada
C/U. Cada Uno
C/. Consignado
C/. Contra, Caja, Cargo
Cm. Centrimetro
Com. Comercio, Comercial
Bco. Banco
Descto. Descuento

3. COMPROBANTES DE PAGO
Legislacin
Ley Marco de Comprobantes de Pago Decreto Ley N 25632
Reglamento de Comprobantes de Pago Resolucin de Superintendencia N00799/SUNAT y modificatorias
Qu son los Comprobantes de Pago?
Comprobante de pago es todo documento que acredita la transferencia de bienes,
entrega en uso o prestacin de servicios, calificado como tal por SUNAT.
Cul es la utilidad de los Comprobantes de Pago?
Los comprobantes de pago sirven para: Para los contribuyentes:
Sustentar la posesin de sus bienes
Contabilizar adquisiciones en Registro de Compras
Sustentar costo o gasto para efecto
Cul es la utilidad de los Comprobantes de Pago?
Para los consumidores Finales: Acreditar propiedad del bien
Tener una constancia del pago efectuado y poder presentar un reclamo
Participar del Sorteo de Comprobantes de Pago
3.1 Facturas
Cuando la operacin se realice con sujetos del IGV que tengan derecho al crdito fiscal
y Cuando el comprador lo solicite a fin de sustentar gasto o costo.

3.2 Recibos por Honorarios

Por la prestacin de servicios a travs del ejercicio Individual. Es el caso de los
profesionales independientes (mdicos, abogados), electricistas, gasfiteros, etc.

3.3 Boletas de Venta

En operaciones con consumidores. No podrn ser utilizadas a fin de sustentar gasto o
costo para efecto de impuestos y para sustentar crdito deducible.
3.4 Liquidacin de compra
Se emitirn por las adquisiciones de:

Productos primarios, derivados de la actividad agropecuaria

Pesca artesanal
Productos silvestres
Artesana y desperdicios

3.5 Notas de Crdito

Se emitirn por anulaciones, descuentos, bonificaciones, devoluciones y otros.
5

 Debern contener los mismos requisitos de los CP que modifican.

El usuario o quien reciba la nota, deber consignar en ella su nombre y apellido,
documento de identidad, fecha de recepcin y sello de la empresa de ser el caso.
3.6 Notas de Dbito
Se emitirn para recuperar costos o gastos incurridos, posteriores a la emisin
del CP (moras, etc.)
Debern contener los mismos requisitos y caractersticas de los comprobantes de
pago en relacin a los cuales se emitan.
Slo podrn ser emitidas al mismo adquirente o usuario para modificar
comprobantes de pago otorgados con anterioridad.
3.7 Gua de remisin
La gua de remisin sustenta el traslado de bienes entre distintas direcciones.
El transporte puede ser:
Transporte privado, cuando el transporte de bienes es realizado por el propietario o
poseedor de los bienes objeto de traslado, Por excepcin, se considera transporte
privado aquel que es prestado en el mbito provincial para el reparto o distribucin
exclusiva de bienes en vehculos de propiedad del fabricante o productor de los bienes
repartidos o distribuidos, tomados en arrendamiento por el que realiza la actividad de
reparto o distribucin.
Transporte pblico, cuando el servicio de transporte de bienes es prestado por terceros.

4. DOCUMENTOS DE CRDITO Y BANCARIO

4.1 Crdito
Es una operacin financiera donde una persona (acreedor) presta una cantidad
determinada de dinero a otra persona (deudor), en la cual, este ltimo se compromete a
devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido de acuerdo a las
condiciones establecidas para dicho prstamo ms los intereses devengados, seguros y
costos asociados si los hubiera.
4.2 Tipos de crditos
Crdito tradicional: Prstamo que contempla un pie y un nmero de cuotas a
convenir. Habitualmente estas cuotas incluyen seguros ante cualquier siniestro
involuntario.
Crdito al consumo: Prstamo a corto o mediano plazo (1 a 4 aos) que sirve
para adquirir bienes o cubrir pago de servicios.1
Crdito comercial: Prstamo que se realiza a empresas de indistinto tamao para
la adquisicin de bienes, pago de servicios de la empresa o para refinanciar
deudas con otras instituciones y proveedores de corto plazo.
Crdito hipotecario: Dinero que entrega el banco o financiera para adquirir una
propiedad ya construida, un terreno, la construccin de viviendas, oficinas y
otros bienes races, con la garanta de la hipoteca sobre el bien adquirido o
construido; normalmente es pactado para ser pagado en el mediano o largo plazo
(8 a 40 aos, aunque lo habitual son 20 aos).
Crdito consolidado: Es un prstamo que rene todos los otros prstamos que un
prestatario tiene en curso, en un nico y nuevo crdito. Habitualmente estos
prstamos consolidados permiten a quienes los suscriben pagar una cuota
peridica inferior a la suma de las cuotas de los prstamos separados, si bien en
contraprestacin suele prolongarse el plazo del crdito y/o el tipo de inters a
aplicar.
Crdito personal: Dinero que entrega el banco o financiera a un individuo,
persona fsica, y no a persona jurdica, para adquirir un bien mueble (entindase
as por bienes que no sean propiedades/viviendas), el cual puede ser pagado en
el mediano o corto plazo (1 a 6 aos).
Crdito prendario: Dinero que le entrega el banco o entidad financiera a una
persona fsica, y no a personas jurdicas para efectuar la compra de un bien
mueble, generalmente el elemento debe de ser aprobado por el banco o entidad
financiera, y puesto que este bien mueble a comprar quedara con una prenda,
hasta una vez saldada la deuda con la entidad financiera o Bancaria.
Crdito rpido: Es un tipo de prstamo que suelen comercializar entidades
financieras de capital privado, de baja cuanta y cierta flexibilidad en los plazos
de amortizacin, convirtindose en productos atractivos sobre todo en casos de
necesidades urgentes de liquidez.
Crdito automotriz: Es un crdito que se otorga con la finalidad de adquirir un
auto. Se puede solicitar ante bancos o en la divisin de financiamiento de la
automotriz con la que se planea comprar el coche. Algunos prstamos
automotriz, pueden incluir hasta el seguro del auto.
7

 Crdito educativo: Es un prstamo que se otorga a los estudiantes para que

realicen o continen con sus estudios. La tasa de inters suele ser baja y el plazo
de pago puede ser hasta el doble del tiempo por el que se cont con el crdito.
Tambin pueden ser tiles para financiar estudios en el extranjero o estancias de
investigacin.

5. DOCUMENTOS BANCARIOS:
5.1 Notas de debito y crdito
Las notas de dbito y crdito son documentos o comprobantes que las empresas
hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el
cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.
Nota de dbito: Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se
le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por
el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de
la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora
en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de
una cuenta.
Nota de crdito: Es el comprobante que una empresa enva a su cliente, con el objeto
de informar la acreditacin en su cuenta de un valor determinado, por el concepto
que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito
pueden ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturacin. La nota de crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
5.2

Pagar bancario

El pagar es un documento que consiste en la promesa pura y simple de pagar una

determinada cantidad de dinero en un futuro a su legtimo tenedor. As la principal
diferencia con respecto del cheque es que en el caso del pagar en el momento de su
emisin queda determinado el momento a partir del cual se podr hacer efectivo su
cobro.
El pagar es un mtodo de pago habitual en las transacciones comerciales entre
empresas. El pagar es un documento con el que la empresa o persona jurdica que
realiza la compra, el emisor, se compromete de forma incondicional a pagar al
vendedor o beneficiario una cantidad de dinero en una fecha concreta, que se
denomina vencimiento pagar, y en una cuenta bancaria concreta, pues ha de estar
domiciliado.

Caractersticas de emisin
En cuanto a las personas que pueden emitir un pagar estaremos a los
condicionantes ya comentados en el caso del cheque si bien se debern las
siguientes reglas:

Denominacin expresa de la palabra "pagar". Hemos de tener en cuenta que es

habitual por parte de muchas empresas el editar ellas mismas los pagares,
denominados pagares de empresa, en estos casos ocasionalmente nos
encontramos con aparentes pagars, cuya nica diferencia con un pagar
correctamente emitido, pagar cambiario, es que que en vez de figurar la
palabra "pagar" aparece la palabra "pagar". En estos casos lo que nos est
entregando la empresa no es ms que un papelito, ya que dicho documento no
est contemplado en la Ley Cambiaria y del Cheque, por lo que carece de su
carcter ejecutivo.

Promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero en un momento

determinado.

Fecha y lugar de emisin.

Nombre de la persona o a cuya orden se deba efectuar el pago. En el caso del

pagar no estn admitidos los pagars al portador, por lo que siempre se habrn
de emitir a favor o la orden de una persona determinada, bien sea esta una
persona fsica o jurdica.

Firma del emisor autgrafa, al igual que en el cheque cada pagar deber estar
firmado manualmente, no son vlidos los medios mecnicos, por la persona
autorizada para ello.
5.3 Leasing
El leasing o arrendamiento financiero es una alternativa de financiamiento de
mediano plazo que te permite adquirir activos fijos muebles o inmuebles de acuerdo
a tus necesidades y a la vez optimizar el manejo financiero y tributario de tus
negocios. Leasing tiene caractersticas especiales que le permiten ser un instrumento
til a las empresas para realizar su planeamiento tributario. As, cuando realice una
operacin de leasing, el cliente podr registrar como gasto la depreciacin del activo
ms los intereses financieros. Asimismo, podr acelerar la depreciacin de los
bienes en forma lineal hasta en el plazo del contrato, cuya duracin mnima es de 24
meses para el caso de bienes muebles y de 60 meses para el caso de bienes
inmuebles. Escoge aqu el tipo de Leasing que necesitas y financia tus proyectos de
inversin o adquiere la maquinaria que necesites. Tu empresa podr adquirir y
renovar sus activos, ampliar plantas, lneas de produccin, entro otros, sin distraer
capital de trabajo.
9

Ventajas
Acceso a financiamiento estructural para empresas en expansin y con visin
de futuro.
Depreciacin acelerada de los bienes en Arrendamiento Financiero en el
plazo de la operacin y, de acuerdo a ley, que deviene en un mayor escudo
fiscal.
Flexibilidad en las cuotas de acuerdo con la generacin del cliente.
Tasas competitivas.
Caractersticas
Financia bienes de capital para personas jurdicas o naturales y para
profesionales independientes con rentas de tercera categora.
Se trata de un contrato crediticio a partir de la adquisicin de un bien
(tangible e identificable) por parte del banco (a solicitud y con la
conformidad del cliente) para otorgrselo en arrendamiento financiero a un
plazo acordado. En este plazo, el cliente (arrendatario) tendr el derecho de
uso sobre el bien siempre que cumpla con el pago de las cuotas y otras
condiciones especificadas en el contrato. Cumplido el plazo del contrato, y al
haber pagado todas las cuotas pactadas, el cliente podr ejercer la opcin de
compra previamente acordada.
La reglamentacin y el trato contable de las operaciones de arrendamiento
financiero se sujetan a las disposiciones del Decreto Legislativo 299, del 26
de julio de 1984, el Decreto Supremo 559-84-EFC, del 30 de diciembre de
1984, la Ley 27394, del 30 de diciembre de 2000, y el Decreto Legislativo
915, del 12 de abril de 2001.
Tipos

Leasing Vehicular
Leasing Maquinarias
Leasing Inmobiliario
Leaseback

10