Unidad II.

- Teora General de
Sistemas
Documento base para los temas:
1.-Enfoques prevalecientes del uso de
tecnologa para el manejo de informacin
2.- Sistemas de Informacin efectivos

Equipo de Trabajo:
Elena Aular
Coordinador Estudios Semipresenciales
Ana Colina
Diseador Instruccional
Julio Martnez
Programador
Elena Aular
Especialista en el Contenido

Falcn, Venezuela - 2011

Sistemas. Definicin

Conjunto de elementos ntimamente relacionados para un fin determinado o como

un conjunto o combinacin de elementos o partes que forman un todo unitario y
complejo.
Sistema es un conjunto de unidades recprocamente relacionadas. (Von Bertalanffy)

Elementos:
Entradas o

Insumos: Provee el material o la energa para la operacin del sistema; esto

es. abastece al sistema de lo necesario para cumplir su misin.
Salida o Resultado: Finalidad para la cual se reunieron los elementos del sistema.
Procesamiento o Transformacin: Es el fenmeno que produce cambios, es el
mecanismo de conversin de las entradas en salidas.

SISTEMA

INFORMACION

Un conjunto
ordenado de
mtodos,
procedimientos y
recursos, diseado
para facilitar el
logro de objetivos.

Seleccin y
organizacin en base
a las necesidades del
usuario, del
problema a ser
resuelto, o algun otro
criterio especfico.

DATOS
Materias primas
no estructuradas
para el
procesamiento de
datos

(Entrada)
(Procesamiento)

(Salida)

Caracterstica:
Estabilidad: Permanecen en funcionamiento eficaz, frente a las acciones de los factores
externos.
Adaptabilidad: Son capaces de evolucionar dinmicamente respecto a su entorno
mientras atraviesan diferentes estados conservando su eficacia y orientacin al objetivo,
mientras se enfrenta a cambios en el medio.
Eficiencia: Atienden a su objetivo ahorrando recursos, poniendo en juego procesos que
les permiten ser adaptables y equilibrados . En la empresa, el criterio de rentabilidad se
manifiesta en la eficiencia de los sistemas que pone en juego el desarrollo de su actividad.

Informacin:

La informacin debe ser vista como otro recurso de toda organizacin. La planeacin, la
direccin, la organizacin y el control deben nutrirse de este importante componente.
A partir de la masiva utilizacin de la computacin, la informacin ha pasado a ocupar un
lugar fundamental en la vida de las organizaciones.
No hay hechos que no se encuentren asociados a informacin; ni existe informacin que
no este relacionada a los hechos cotidianos de la sociedad, de las organizaciones, se
puede dar el caso de organizaciones desinformadas.
Los SI de los 90s se enfocaban a la reduccin del costo del procesamiento rutinario de
documentos, en especial en la contabilidad.
El desarrollo de sistemas tiene como propsito mejorar el desempeo de la organizacin.

Clasificacin de los Sistemas

Por Su
movilidad
interna

Esttico
Es aquel sistema que permanece en un mismo estado, por lo que
necesitar de un sistema dinmico que estimule su funcionamiento
(se vuelve reactivo).
Dinmico
Poseen movilidad interna propia (todo sistema es internamente
dinmico). Esto produce un efecto de caos en su proceso, la
entropa (tendencia de un sistema a agotarse a medida que emplea
la energa de los sistemas o de los insumos, por desorden
generalizado).
Homeosttico
Es aquel que siempre est en equilibrio, acta solo, se auto corrige,
y autorregula; p. ej.: un termostato de calentador de agua. Por la
predeterminacin de su funcionamiento

Por grado de
interaccin con
otros sistemas

Abiertos
Presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a travs de
entradas y salidas; se recibe retroalimentacin o insumos.
Cerrados
Reciben poca retroalimentacin; no presentan intercambio con el
ambiente que los rodea pues son hermticos a cualquier influencia
ambiental; igualmente, no proporcionan ningn tipo de influencia al
ambiente.

(nivel de
retroalimentaci
n que reciben)

Por su
composicin
material y
objetiva

Abstractos
Son aquellos donde sus elementos son conceptos, planes, hiptesis e
ideas (idiomas, sistemas filosficos y numricos).
Concretos
Son aquellos en donde por lo menos dos de sus elementos son
objetos o entes.
Por su movilidad interna

Por la
predeterminacin de su
funcionamiento

Probabilsticos
en estos sistemas no se puede predecir con precisin que va a pasar
a futuro. P. ej.: el sistema monetario de nuestro pas.
Deterministicos
se caracterizan por que su funcionamiento puede predecirse con
toda certeza, P. ej.: el sistema solar.

Por su grado de
dependencia

Dependiente
Su funcionamiento depende totalmente de otros y su medio, p. ej.:
el cuerpo humano es un sistema dependiente.
Independiente
Se autorregulan y pueden modificarse por tener libertad para
decidir, esto supone un grado de evolucin. Ejemplo: el aire
Interdependiente
Son aquellos que dependen unos de otros, como los sistemas sociales
(aunque en ocasiones impera uno sobre otro)

Sistema
Grupo de elementos interrelacionados que trabajan en conjunto hacia
un meta comn al aceptar entradas y producir salidas mediante un
proceso de transformaciones organizado

Ambiente
Frontera del
Sistema
Seales de
Retroalimentacin

Seales de
Retroalimentacin
Control

Seales de
Control

Entrada

Seales de
Control

Proceso

Salida

Otros Sistemas
El conocimiento es el ncleo de competencia profesional del individuo, en las
organizaciones, es garanta de la capacidad de actuacin competente en el mercado y da la
posibilidad de reexaminar, repetir o reproducir acciones pasadas y de ensear a los futuros
empleados aquello que se ha desarrollado con xito. As el conocimiento organizacional se
constituye por el conjunto formado por los recursos humanos capacitados y por el sistema
de absorcin e integracin permanente de los nuevos conocimientos necesarios.

Entradas
Involucra la Captura y Ensamble de los elementos que entraran al sistema para ser
procesados
Ejemplos: materia prima, energa, datos y el aseguramiento y organizacin del
esfuerzo humano para el procesamiento.

Procesamiento
Son los Procesos de Transformacin que convierten las entradas en salidas
Ejemplos: Un proceso de manufactura, el proceso de respiracin del humano, los
clculos matemticos.

Salidas
Transferencia de Elementos a su destino final que han sido originados por un
proceso de transformacin
Ejemplos: Productos Finales, Servicios Humanos e informacin Gerencial a ser
transferida a personas

Retroalimentacin (Feedback)

Frontera del Sistema

Son los Datos que especifican el

desempeo del Sistema
Ejemplos: Resultado de las Ventas a
un Gerente de Ventas

El sistema no est aislado. Existe y

funciona en un ambiente que contiene a
otros sistemas. La frontera separa al
sistema de su ambiente y otros
sistemas

Control

Subsistema

Incluye el monitoreo y evaluacin de

la retroalimentacin para determinar si
el sistema esta logrando su objetivo.
El Control realiza los ajustes
necesarios a los componentes del
sistema (Entradas y Procesos) para
asegurar que el sistema produzca las
salidas adecuadas

Si el sistema es parte de otro sistema

mayor, se le llama Subsistema y el
Sistema mayor es su Ambiente

Ejemplos: Reasignacin de territorios

de ventas a fuerza de ventas postevaluacin del desempeo

Interface
Los sistemas que comparten el mismo
ambiente pudieran tener una conexin
entre ellos mediante una frontera
compartida tambin llamada Interface

Sistema Adaptativo
Es la habilidad para cambiarse a si
mismo o a su ambiente con el propsito
de subsistir.

Agencias del Gobierno

Proveedores

Comunidad

Accionistas

Control

Gerencia
Retroalimentacin

Sistemas de Informacin

Recursos
Econmicos:
Personas
Dinero
Materiales
Maquinarias
Tierras
Edificaciones
Energa
Informacin

Entradas
Instituciones Financieras

Bienes y
Servicios:
Productos
Servicios
Pagos
Contribucione
s
Informacin
Otros Efectos

Procesos
Organizacionales
Vender
Desarrollar
Producir y
Entregar
Productos y
Servicios
Soporte a
Clientes
Otros

Salidas

Procesos
Sindicatos

Competencia

Clientes

Recursos de los Sistemas de Informacin:

Personas: Usuarios Finales y Especialistas de SI

Hardware: Mquinas y Medios

Software: Programas y Procedimientos

Datos: Data y Bases de Conocimiento

Redes: Medios y Soporte de Redes de Comunicacin

El Procesamiento de la Informacin consiste de la realizacin de Entradas,

Procesos, Salidas, Almacenamiento y de las Actividades de Control
Los Recursos de Datos son Transformados por actividades del procesamiento
de informacin en una variedad de Productos de Informacin

Los Organigramas:

Describen: Componentes de la empresa

Muestran: relaciones entre los componentes

No muestran: como funciona el sistema organizacional

Ejemplos de detalles importantes que no muestra un organigrama

Canales Informales: Interacciones entre las personas y/o departamentos no en diagramas
o no descritos en manuales
Interdependencias: De qu otros departamentos o componentes de la organizacin
depende un elemento en particular?
Personas y funciones clave: Cules son las personas y elementos ms importantes en el
sistema para que este sea exitoso?
Enlaces crticos de comunicacin: Cmo es el flujo de informacin e instrucciones entre
las distintas reas de la organizacin? Cmo se comunican las reas entre s?
Los propsitos o metas se alcanzan slo cuando se mantiene el Control.

Actividades del Sistema de Informacin

Recursos para la Entrada de Datos

Los usuarios registran y editan los datos en medios fsicos o en el computador

usando interfaces de usuarios

Se aplican reglas de edicin y validacin para asegurar correctitud de los

datos

Procesamiento de Datos en Informacin

Se realizan actividades de Procesamiento de Datos (Clasificacin,

Comparacin, Calculo) para convertir la data en Informacin para los
usuarios finales

Producir Salida de la Informacin

La informacin es entregada a los usuarios en varios medios y formatos

Calidad de la Informacin
La Informacin fuera de tiempo, inexacta, difcil de entender pudiera no tener mucho
significado, utilidad o valor para los usuarios
Tiempo
Oportuna
Actual
Frecuencia Apropiada
Perodo de Tiempo

Contenido
Exactitud
Relevante
Completa
Concisa

Forma
Claridad
Detallada
Ordenada
Presentacin

Tendencia de los SI en los Negocios y la Gerencia

Procesamie
nto de
Datos
1950s1960s

Soporte
Reportes
a
Decisiones
de Gestin
1960s-1970s 1970s-1980s

Sistemas de PED Sistemas de

Procesamiento
de
Transacciones,
Mantenimiento
de
Registros y
Contables

Informacin
Gerencial

Reportes de
Gestin
para la toma de
decisiones

Sistemas de
Soporte de
Decisiones
Soporte
Interactivo a
el Proceso de
Toma de
Decisiones
Gerenciales

Soporte a
Redes Globales
Usuarios
y
Estratgicos y Empresariales
a Usuarios
1990s-2000s
Finales
1980s-1990s
Productividad de
Usuarios
Finales, SA
Basados en GUI
Herramientas
para la
Colaboracin de
Grupos de
Trabajo
Sistemas de
Informacin
Ejecutiva
(Alta Gerencia)
Sistemas
Expertos

Creciente Participacin de Usuarios Finales y Gerentes en SI

Redes de
Sistemas de
Informacin
Computacin,
Comunicaciones
para la
Colaboracin
entre Usuarios
finales,
incluyendo la
operacin y
gerencia global
de la
Internet, Intranet,
Extranet y otras
redes
empresariales y
globales

Sistemas para el Procesamiento de Transacciones

Sistemas de Informacin Administrativa o Gerencial

Sustituye procedimientos manuales por otros basados en computador. Usualmente

generan reportes y mantienen registros de actividades.
Sistemas de informacin que soportan los procesos de decisin administrativa.
Llevan requerimientos de reportes para anlisis y toma de decisiones
regularmente.

Sistemas Para el Apoyo o Soporte de Decisiones

Sistema de Informacin que permite a los directivos tomar decisiones en

circunstancias particulares. Similar al anterior en que ambos tienen una BD como
fuente pero distintos en cuanto que enfatiza apoyo a toma de decisiones en todas
sus fases, y estn ms hechos a la medida de los usuarios.

Sistemas Expertos (ES)

Basado en el Conocimiento de un rea especfica para actuar como un consultor

experto. Selecciona la mejor solucin a un problema o clase de problemas, no deja
decisin final a quien la toma.

Sistemas de Gerencia del Conocimiento (KMS)

Sistemas basados en tecnologas de informacin para compartir conocimiento y

sacar ventajas de ste. El personal crea, organiza y comparte conocimiento
importante del negocio cuando y donde sea requerido - Uso de Internet, Intranet,
Bases de Conocimientos y Foros de Discusin.

Sistemas de Apoyo a Decisiones en Grupo (groupware)

Juntan a miembros de un grupo, entre ellos o con otros grupos y apoyan la toma
de decisiones en problemas semiestructurados o no estructurados.

Sistemas de Informacin Estratgicos

Soportan y dan forma a la posicin competitiva y estratgica de una empresa.

Cualquier tipo de Sistema que asista en el logro de una posicin competitiva. Ej:
Sistema de Rastreo de Entregas de FedEx

Sist. de
apoyo a
Planeacin estratgica
Ejecutivos
Sist. de apoyo a
decisiones de grupo
Sist. expertos
Sist. De apoyo a Decisiones
Sist. De Informacin Gerencial

Control administrativo

Sist. de trabajo de Conocimiento

Sist. de automatizacin de oficina

Control operacional

Sist. de Procesamiento de Transacciones

Operaciones

Caso Real:
Desafi de integrar sistemas
de informacin manuales y
computarizados:

La Experiencia BRAC

El desafo de integrar sistemas de informacin manuales y computarizados:

La experiencia de BRAC
BRAC es una institucin de Bangladesh que atiende a ms de 1.5 millones de miembros a
travs de 330 sucursales. La oficina principal requiere reunir una gran cantidad de datos,
pero las sucursales no han podido computa rizar sus operaciones, por lo tanto, ha tenido
que combinar el sistema computa rizado de la oficina principal con los sistemas manuales
de las sucursales. El proceso presenta muchos problemas, pero se espera que un rediseo
del sistema pueda resolver la mayor parle de estos. El alto grado de estandarizacin que
existe en las reglas y procedimientos de BRAC segura que los sistemas manuales a nivel de
las sucursales operen adecuadamente. Los problemas de centralizacin y las demoras
burocrticas aparecen luego que la informacin sale de la sucursal.
Formularios semanales de cobranzas son preparados manualmente por los oficiales de
crdito en las sucursales. Estos formularios son luego revisados por los supervisores de
cuentas y los de la sucursal antes de ser enviados a la oficina regional, lo cual resulta en una
demora de tres das. La oficina regional vuelve a revisar los formularios y transfiere los
datos a un nuevo formulario otros cinco das de demora. Una vez, que los datos son
recibidos por la oficina principal, el departamento de informtica toma un promedio de
tres semanas para procesarlos. La mitad de este tiempo se ocupa en revisar y corregir
errores la mayor parte relacionados con los nmeros de identidad de los prestatarios.
An as, un consultor externo ha estimado que el 40% del contenido de los reportes todava
contiene errores.
Aadiendo al volumen considerable de informacin, BRAC computariza tanto los datos de
crditos como los de ahorros semanalmente para cada uno de los prestatarios (en lugar de
hacerlo por grupos o centros). El esfuerzo requerido se incrementa por la participacin de
tres departamentos el de informtica, contabilidad y el de SIG lo cual conlleva la
necesidad de efectuar reconciliaciones continuas de nmeros y que se presenten
irregularidades crnicas. El resultado ha sido informacin poco confiable, producida a
destiempo y con un alto costo de personal.
BRAC tiene planeado probar un nuevo SIG para corregir estas fallas. El departamento de
computacin producir un formulario preparado con anticipacin para cada miembro
indicando las cuotas semanales de reembolso de los prstamos y los depsitos de ahorros
correspondientes. El personal de la sucursal simplemente registrar las excepciones.
Debido a que la mayor parte de los miembros efectan sus pagos a tiempo, este sistema
reducir en forma significativa la informacin que tiene que ingresar el departamento de
contabilidad. Los formularios automatizados tambin eliminarn los errores que se
producen con los nmeros de identidad de los prestatarios.
BRAC ha aprendido que para computarizar datos, los sistemas debern ser diseados muy
cuidadosamente para minimizar la probabilidad de producir errores al momento del
ingreso de los datos. Una vez introducidos los errores, estos sern difciles de eliminar y el
hacerlo demandar un costo significativo en cuanto al tiempo del personal involucrado y
en cuanto al retraso producido hasta que la informacin pueda llegar a aquellos
encargados de tomar las decisiones.

Causas que motivaron a la realizacin de Innovacin Tecnolgica en Brac:

Incremento de Volumen de transacciones
El nivel de competencia entre instituciones empieza a beneficiar aquellas
empresas que cuenta con mejor y mas rpido acceso a la informacin.
Aumento de actividades en la empresa.
Solucin:
Utilizar una base de datos Computarizada
Pasar los procesos manuales a uno computarizado.

Puedo conseguir un programa estndar de SIG que responda a mis necesidades?

Muchos expertos consideran que no existe solamente un paquete de SIG que
pueda satisfacer las necesidades de todos.
No existen dos instituciones que tengan las mismas necesidades de
informacin y adems las necesidades de informacin de una institucin
tienden a cambiar con el tiempo.
La innovacin depende de la necesidad de informacin o etapa de desarrollo
de la empresa.
Debe existir un medio de seguridad de la tecnologa (informacin).
Las necesidades de informacin no solo consiste en preguntar a los usuarios
que es lo que ellos quieren

Sistema de Informacin Gerencial Efectivos

Uno de los primeros problemas que afronta un gerente es

el exceso de informacin que pasa por sus manos, tan
voluminosa que es difcil de manejar, aun as la planeacin
y control de las operaciones son efectivas debe basarse en
un flujo estable de informacin actualizada y gran calidad.
Dadas estas condiciones y a paso acelerado para que el
gerente de cabida a un nuevo miembro de informacin la
computadora.
El dialogo entre el gerente y el equipo es esencial si quiere
ser productivo y efectivo. Este no va a interferir con los
procesos intelectuales del gerente, por el contrario debe
convertir en una extensin de su mente. Es desde esta
perspectiva surge la necesidad de contar con un SIG
efectivo, que sea capaz de auxiliar no solo al gerente sino
al personal operativo.
Para que un SIG tenga xito, debe obtenerse el respaldo de
la alta gerencia. De manera similar, el usuario debe
intervenir el proceso de la concepcin.

Un sistema efectivo, como un sistema de informacin gerencial,

almacena, organiza y recupera los datos requeridos para producir
informacin significativa para la gerencia y el personal operativo.

Materias primas no
estructuradas para el
procesamiento de datos

(Entrada)

Un
conjunto
ordenado
de
mtodos,
procedimientos y
recursos,
diseado para el
logro de objetivos

(Procesamiento)

Seleccin y organizacin
de Datos en base a
las necesidades
del usuario del problema
A ser resuelto, o algn otro
Criterio especfico

(Salida)

Importancia de la Informacin

Los SIG deben ser diseados para brindar apoyo a las operaciones de
negocios y no para satisfacer necesidades individuales debido a que en esta
sociedad inestable los cambios de personal son mucho mas frecuentes que
los cambios de operaciones de negocios.

Muchas decisiones equivocadas han sido resultado de informacin

insuficiente o procesada inadecuadamente.

La informacin precisa y oportuna es un recurso vital como fuente de fuerza

competitiva.

100%
Niveles administrativos Superiores

50%

Planeacin

Organizacin
Direccin

0%

Control

Niveles administrativos Inferiores

Los niveles superiores se ocupan de la planeacin y dado que la planeacin

requiere de mayor cantidad de informacin concerniente al entorno externo, la
informacin relativa al entorno externo deber ser cada vez mas resumida y
selectiva conforme la posicin del receptor sea menor dentro de la jerarqua
gerencial.
100%

Planeacin de informacin
Relativa al ambiente externo

Superior

Medio

Inferior

Control de Informacin
Relativa al ambiente interno
0% Relacin de los niveles gerenciales con el

Nivel Gerencial

tiempo dedicado a las funciones de

planeacin y control y a resumir la
informacin

Caractersticas de un Sistema de Informacin Efectivo:

1.
Tipo de Sistema: sistema de bsqueda global con subsistemas integrados en donde
se da nfasis a la planeacin y el control de las actividades de negocios.
2.
Reportes desarrollados: se elaboran para ayudar a la planeacin y al control de las
actividades actuales y futuras del negocio. Adems los reportes de control se
distribuyen a la gerencia para mostrar los resultados de operaciones anteriores.
3.
Reportes de excepcin: se emplea para resaltar desviaciones contrarias a los planes
actuales.
4.
Extenso uso de terminales de entrada/salida: las terminales de entrada/salida se
emplean para permitir al gerente la recuperacin rpida de informacin oportuna
sobre operaciones de planeacin y control, as como para permitir el procesamiento
de transacciones.
5.
Modo de Procesamiento: se da nfasis al procesamiento interactivo para producir
rpidamente la informacin deseada.
6.
Elementos de Datos: se utiliza una base de datos para almacenar los elementos de
datos requeridos por los usuarios autorizados.
7.
Tipos de archivos: se da nfasis a archivos ubicados en almacenamiento aleatorio o
de acceso directo para permitir al gerente obtener la informacin almacenada en
lnea.
8.
Modelos matemticos: se emplean modelos matemticos, estndar y a la media, de
investigacin de operaciones para controlar constantemente las operaciones.

rea
Funcional

Ejemplos de
informacin
operativa

Ejemplos de informacin
tctica

Planeacin
corporativa

Ventas semanales y
mensuales
Factor de costos

Pronstico de ventas anuales

y factores costos

Pronstico de ventas a
cinco aos y factores de
costos

Mercadotecnia

Ordenes de compra
abierto

Pronstico de mercado
preciso

Pronstico anticipado de
lneas de productos y
nuevos mercados

Manufactura

Ordenes de
manufactura no
terminada

Carga adecuada de
maquinaria y equipo para
ordenes actuales

Distribucin ptima de
instalaciones actuales de
manufactura as como
proyeccin de necesidades
futuras de la planta

Inventarios

Inventario disponible
materias primas,
producto en proceso
y artculos
terminados

Resmenes peridicos de
inventarios

Nuevos mtodos y modelos

para minimizar inventarios

Compras

Ordenes de compra
abiertas

Evaluacin de desempeo
proveedores

Nuevas fuentes para

adquisicin a menor precio

Distribucin
fsica

Rutas, tarifas de
fletes de transito

Calendarios de embarques
entre plantas y bodegas de la
compaa

Mtodos mas eficientes de

transporte de la compaa a
los clientes

Contabilidad

Registros de nmina
y costos

Reportes peridicos por

departamento (real vs.
presupuesto)

Estados financieros
proyectados para cinco
aos

Finanzas

Efectivo disponible y
en inversiones a
corto plazo

Oportunidades alternativas de
inversin para incrementar
retorno sobre activos a corto
plazo

Necesidades futuras de
capital a largo plazo de
fuentes externas

Personal

Historia del personal

y necesidad de
informacin

Negociaciones con los

sindicatos

Requerimientos de
personal presentes y
proyectados

Ejemplos de Informacin
Estrategica

El Sr. Johnson es gerente de un SIG de Lipson Company, una

organizacin pequea pero descentralizada y con una lnea de
productos muy variada. Recientemente el vicepresidente
ejecutivo de la compaa le coment Bob quisiera saber si
nuestro SIG realmente est ayudando a la gerencia a mejorar sus
decisiones, no estoy interesado en la eficiencia de las
operaciones en computacin en s en este sentido, sino en la
toma de decisiones gerenciales en todos los niveles de la
compaa.
Asmase el papel del Sr. Johnson y escrbase un memorando para
convencer al vicepresidente ejecutivo de que la organizacin del
SIG s esta ayudando en la toma de decisiones gerenciales.
Inclyase en el memo una lista de las reas que han sido
investigadas para asegurar la mejor toma de decisiones posible
dentro del marco de un SIG actual.

1.

Qu valor tiene la informacin para la gerencia? Y Para el

personal operativo?

2.

Cmo difieren las necesidades de informacin de la alta

gerencia respecto a las de la gerencia media y baja?

3.

Cules de las caractersticas de los SIG han probado que son

efectivos?