TCNICA DE OFICINA

Definicin de documento, Ciencias de la documentacin, documento mercantil.

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas,
registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos
magnticos, fotografas, etc.) en lengua natural o convencional., arqueolgica, audiovisual,
etc.
La Documentacin es la ciencia de los documentos. Es un rea de conocimiento que
tiene que ver con la informacin, cualquier tipo de informacin que implica conocimiento.
La sociedad en la que vivimos es considerada como la sociedad de la informacin.
Los documentos mercantiles son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar
la realizacin de una operacin mercantil. Ellos surgen para registrar y dejar constancia de
una actividad mercantil. Al igual que otros tipos de documento, como son los personales o
los oficiales, los mercantiles guardan y proporcionan informacin sobre situaciones,
hechos, acuerdos y compromisos. Los documentos Mercantiles son negociables o no
negociables.
Los Negociables: implican un compromiso de cambio por dinero o bienes.
Entre los Negociables se encuentran: Cheque, El Pagar y la Letra de Cambio.
Los No Negociables: registran informacin sobre operaciones comerciales no se
da el cambio de bienes. Entre los No Negociable se encuentran: Cotizacin,
Orden de compra, Orden de entrega, Facturas, Notas de Crditos y Notas de
Debito. Describa el manejo de dicho documento.

Explique el ciclo de vida de un documento.

El Ciclo de Vida de un Documento: Se refiere a la vida til del mismo: desde su
creacin hasta su disposicin o destruccin. Consta de las siguientes fases:

1) Creacin o recibo: Se refiere al documento mecanografiado, a la preparacin

de un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un
formulario.
2) Distribucin: Consiste en hacerlos llegar a las personas que necesitan la
informacin. La misma puede ser interna o externa.
3) Conservacin o archivo: Se refiere a las copias en papel, en el disco duro de la
computadora o en discos flexibles, de los documentos que algunas empresas
prefieren conservar. Esto se puede hacer como medio alterno para tener acceso
a la informacin activa cuando el sistema computarizado no est funcionando.
4) Proteccin: Cualquier documento de valor debe conservarse adecuadamente,
de tal modo que se pueda localizar con facilidad al necesitarlo. Cada institucin
establece las medidas de seguridad de sus documentos durante su vida til.
Adems de seguir los lineamientos que estableces las autoridades nacionales
para la conservacin de los documentos.
5) Localizacin y uso: Por qu se conservan los documentos? Por una razn
sencilla: Su uso. No se justifica perder tiempo y dinero archivando documentos
a los que nadie se referir. Se requiere conocer la institucin y el buen juicio
para determinar qu documentos sern usados posteriormente como referencia o
como base para la toma de decisiones.
6) Transferencia: Esto es cuando los documentos activos se convierten en
inactivos, debern transferirse a los archivos semi-activos o inactivos. De este
modo no se recargan los archivos activos (se hace peridicamente, de acuerdo a
un plan establecido).
7) Disposicin o destruccin: Esta es la ltima fase de un documento cuando ya
no tiene ningn valor para la empresa.

Describa los tipos de documentos.

Diferencias entre los tipos de documentos.
Importancia de la conservacin y resguardo de los tipos de documentos.
Pueden ser aprovechados en un futuro. Su informacin perdurara en el tiempo y sera
reutilizada en el momento adecuado.