TEMA I

LA ADMINISTRACION POR PROYECTOS, UN INSTRUMENTO

PODEROSO
Qu es un proyecto?
El proyecto tiene un conjunto nico de objetivos; lograrlos es terminar el
proyecto.
Los objetivos tratan de investigar, desarrollar, disear, fabricar, construir e
instalar equipos y accesorios (hardware), a su vez esta puede realizar un
estudio, desarrollar ideas, sistemas y mtodos (software) y cosas similares
sin equipos ni accesorios.
Un proyecto tiene una duracin limitada y bien definida, la ejecucin de
todos los proyectos individuales.
Los proyectos cuentan con personal que dedica todo su tiempo a su
ejecucin, provienen de diferentes sectores del organismo y se les pide que
trabajen en unin.
Los proyectos imponen un conjunto de sui generis de exigencias al
organismo.
La gerencia considera al proyecto como un conjunto integrado de esfuerzos
de todos los sectores afectados del organismo.
Proveer de personal al equipo del proyecto tiene una importancia evidente.
La planeacin del proyecto debe iniciarse fijando un conjunto de metas,
requisitos, prioridades y conceptos.
Los controles del proyecto debern encausarse a este como a sus partes
integrantes.
La administracin por proyectos exige un cambio fundamental en la forma
que funciona la organizacin, un organismo que no estaba acostumbrado no
puede entenderlo de inmediato; muchas desilusiones provienen que la
Gerencia General pensaba que era posible adoptar el nombre de
administracin por proyectos, sin tener que cambiar nada.
Quines utilizan la administracin por proyectos?
La administracin por proyectos es utilizada por:
- Los dirigentes de la industria de la construccin.
- Las compaas que se dedican a desarrollar equipos importantes en las
industrias de bienes de capital (aeronaves y computadoras).
- Las compaas de ramos industriales de bienes de consumo.
-La Secretaria de la Defensa y la NASA.
Lo que no es la administracin por proyectos es:
- Establecer un comit.
- Los sofisticados sistemas actuales de control.
La administracin por proyectos y sus sinnimos
Tambin se lo conoce como:
- Administracin por programas.
- Administracin por sistemas.
- Administracin de productos.

ALGUNAS CARACTERISTICAS ESPECIALES EN LA ADMINISTRACION

DE PROYECTOS
1. Todos los proyectos tienen un cliente
2. La administracin por proyectos afecta a casi todo el organismo
3. La introduccin de la administracin por proyectos implica hacer
cambios
Concepto de las fases del proyecto:
Concretamente las etapas o fases de un proyecto pueden definirse como la
fase conceptual, la de organizacin, la de operacin y la de terminacin.

En la fase conceptual la gerencia determina las metas por alcanzar,

hace un clculo para los recursos requeridos.
En la fase de organizacin se determina el enfoque organizativo, se
hacen nombramientos clave, se establecen los objetivos, las tareas y
los recursos del proyecto.
En la fase operativa se realiza un plan completo y un programa de
fechas, se lleva a cabo el trabajo principal del proyecto.
En la fase de terminacin se liquidan todos los compromisos
contrados.

LA ADMINISTRACION DEL PROYECTO Y EL MODELO ADMINISTRATIVO

CLASICO
Cualquier modelo til de administracin de proyectos debera encajar bien
en el modelo clsico administrativo de planeacin, organizacin,
nombramiento de personal de trabajo, direccin y control.
Los planes administrativos se refieren al desarrollo de nuevos productos y
nuevas capacidades. En lo que refiere a nuevo producto la administracin
por proyectos es necesaria para formarlos y lanzarlos al mercado.
Sin importar cuando se hagan los planes para un proyecto, los principios
siguen siendo los mismos: tiene que precisarse el radio de accin, los
objetivos y el monto de recursos que se aplicaran, la Gerencia General
necesita idear una organizacin para el proyecto y nombrar al personal de
trabajo. Probablemente es esta la aportacin ms importante de Gerencia
General.
EL PROCESO DE LA ADMINISTRACION POR PROYECTOS
Las funciones de la gerencia de proyectos:
1. Enlace con el cliente: cada proyecto tiene un cliente, es vital
investigar lo que este desea realmente y darle a conocer lo que
realmente va a obtener cuando y como lo obtendr y cuanto tendr
que pagar por ello. Esta importantsima tarea es labor clave del
gerente del proyecto.
2. Planeacin del proyecto: es esencial para el xito de un proyecto.
La administracin por proyectos es de por si lo suficientemente
compleja para requerir una integracin cuidadosa; la planeacin
vincula las tareas y las organizaciones del proyecto, los planes son
indispensables para lograr eficiencia a la par del xito.

3. Direccin del proyecto: el gerente del proyecto debe estar

autorizado para dirigir a todos los miembros y organismos del equipo.
4. Ejecucin del proyecto: se lleva a cabo despus de que la
planeacin identifique su radio de accin, y de que la direccin la
haya autorizado; los gerentes de los departamentos son
individualmente responsables de administrar y supervisar sus tareas
en sus proyectos particulares.
5. Valoracin del proyecto: es el proceso continuo de tasar los
adelantos en el proyecto; la valoracin principalmente tiene que ver
con el adelanto en el proyecto con vistas a la realizacin de su
objetivo principal; conviene hacer valoraciones separadas de los
presupuestos, programas de fechas y al desempeo tcnico.
6. Reprogramaciones: despus de la valoracin la administracin de
proyecto necesita hacer cambios en el plan, en los recursos bsicos:
el tropezar con esta necesidad de hacer cambios no es razn para
desesperarse; si resulta imposible llevar a cabo el plan original debe
hacerse sub-planes que se ajusten al plan original.
7. Informacin obligatoria acerca del proyecto: el gerente de
proyectos tiene la obligacin de informar acercas de los adelantos al
cliente y a otras personas externas que requieran informes; los datos
del gerente del proyecto para sus informes deben basarse en los
sistemas de control especiales y en los informes de los
departamentos que ejecutan los trabajos.
EL XITO EN LA ADMINISTRACION POR PROYECTOS
La caracterstica ms destacada es su habilidad continuada para que le
logren las cosas.
- Reduce costos y mejora la eficiencia.
- Se enfoca a las metas.
- Normas firmes.
La gerencia general es responsable de la administracin acertada de
proyectos.
El xito de la Administracin por Proyectos exige el respaldo entusiasta,
sincero y constructivo de todo los ejecutivos funcional del organismo.
Las Administracin por Proyectos es un mecanismo complejo que ingreso a
un organismo para realizar mejor el trabajo.

TEMA II