Direccin del proyecto y control de los cambios

Principios en que se basa la direccin del proyecto

Las planeaciones son requisito previo y fundamental para el xito en la ejecucin de los proyectos,
para lograr un trabajo eficiente es indispensable utilizar plenamente los resultados de la fase de
planeacin en la de direccin del proyecto, la que este en ejecucin.
Si el proceso de planeacin se desva del curso principal de la direccin y de las operaciones del
proyecto, resultaran en este grandes deficiencias, y esto ocurrir si los planes son voluminosos o si
el proceso de la planeacin es demasiado lento y engorroso.
Autoridad del gerente del proyecto
Es preciso que el gerente del proyecto este facultado para ordenas la iniciacin de todos los trabajos
requeridos por las operaciones del proyecto, ya que posee la autoridad para dirigir, el gerente debe
usarla sensatamente, deber evitar directrices especializadas acerca de cmo hacer su trabajo,
Sistemas estndar para poner en vigor la direccin del proyecto
Siempre que sea posible, los sistemas estndar de organizacin debern emplearse para poner en
vigor las directrices del proyecto, principalmente en el aspecto de su economa.
Si los sistemas vigentes no satisfacen exactamente las necesidades del proyecto, debe optarse por
modificar un sistema existente en vez de disear uno totalmente nuevo.
Sistemas especiales para dirigir los proyectos
La simplificacin es buena razn para hacer modificaciones en sistemas para aplicarlas al proyecto,
una de las ideas fundamentales de la administracin por proyectos es delegar la autoridad del tipo de
gerencia general al gerente del proyecto, para que este pueda tomar decisiones rpidas.
Direccin ad hoc de parte del gerente del proyecto
Los sistemas de autorizacin de trabajos y de sus especificaciones correspondiente, y los sistemas
presupuestales y de programacin de fechas, son un aspecto til e indispensable de la
administracin por proyectos, a pesar de ello, la direccin ms efectiva se logra mediante contactos
personales del gerente del proyecto con los gerentes de su propio personal.
Direccin del proyecto
Autorizacin del trabajo
Todos los trabajos para el proyecto debern ser autorizados precisamente por el gerente del mismo y
recprocamente, ningn trabajo podr ejecutarse sin autorizacin especfica, deber usarse un solo
tipo de documento para autorizar cualquier trabajo del proyecto, no debern autorizarse los trabajos
con diversos documentos, porque sera difcil seguir con atencin toda la lnea bsica del proyecto.
El marco fundamental de toda la direccin del proyecto es la estructura de la divisin del trabajo
(EDT).
Direccin tcnica
Las especificaciones son el vehculo ms adecuado para uso del gerente del proyecto en el control
del contenido tcnico de los proyectos referentes a las construcciones, las maquinas, los sistemas y
los procesos.
En la especificaciones deben acatarse las buenas practicas tcnicas o de ingeniera de la tecnologa

respectiva, debiendo contener solo el detalle que se requiera para lograr el desempeo necesario y
lograr las metas del proyecto.
Direccin en los programas de fechas
El gerente del proyecto deber publicar programas de fechas para todos los eventos del proyecto, es
indispensable vincular concretamente todos los eventos con la EDT.
El gerente del proyecto debe publicar estos programas: los niveles ms bajos pueden ser dados a
conocer por el gerente programador de fechas del proyecto, o por los departamentos funcionales.
Direccin empresarial
El gerente del proyecto es quien deber publicar los presupuestos para los trabajos del proyecto,
este es un terreno en el que la gerencia general necesita delegarle autoridad para aplicar fondos a
las organizaciones funcionales, aunque la forma matriz de administrar el proyecto se la que emplee.
Direccin en los procedimientos
Los trabajos del proyecto deben ser ejecutados de acuerdo con las normas, directrices y
procedimientos de los organismos matrices, puesto que el proyecto se emprende a menudo de
manera que se aparta de las practicas vigentes para mejorarlas, es acertado poner en vigor nuevos
procedimientos para describir las nuevas prcticas autorizadas para el proyecto, no es prudente
permitir que el proyecto se desvi extraoficialmente de los procedimientos estndar sin la debida
autorizacin, porque eso provoca constantes altercados con los gerentes funcionales y el personal
del proyecto.
Direccin de la operacin general
Puede ser necesario implantar directrices para el proyecto, adems de las contenidas en el sistema
de autorizacin de trabajos en la direccin tcnica, en los programas de fechas y en los
presupuestos, sin embargo el papeleo que va ms all de determinar las lneas bsicas apegadas a
la realidad en el proyecto estorba su buena administracin.
La lnea bsica que debe contener la documentacin claramente relacionada:
1. Una estructura de la divisin del trabajo.
2. Descripciones de todos los trabajos relacionados.
3. Programas de fechas para todo el trabajo.
4. Presupuestos divididos en funcin de organizaciones subordinadas y vinculadas con tareas
especficas.
5. Especificaciones para el producto final del proyecto.
La necesidad de una lnea bsica semejante se echa de ver desde luego, es necesario tener
controlado el proyecto.
Direccin Administrativa
Personal
La administracin del personal es un problema extremadamente importante por resolver, el gerente
del proyecto debe tener la adecuada autoridad directiva en este terreno y su grado exacto depende
de la forma elegida para administrarlo.
Seguridad
Al gerente del proyecto debe asignrsele la responsabilidad de determinar los requerimientos

adecuados de seguridad para el mismo y hacerlo debe acatar todas las reglamentaciones aplicables
del organismo sobre medidas de seguridad, podr determinar hasta cierto punto la forma de ponerlas
en vigor y aadir requisitos a los estandarizados, en todo esto tiene que actuar por medio de la
organizacin de seguridad existente.
Instalaciones
En la carta constitucional inicial del proyecto debern identificarse y autorizarse las instalaciones, las
comunicaciones y los apoyos conexos requeridos para el proyecto, si este recorre varias fases de
magnitud creciente, debern autorizarse al aprobar la constitucin de cada nueva fase.
Autorizacin de cuentas de gastos de representacin
El gerente del proyecto deber tener autoridad en lo relativo a los gastos de representacin cargados
al proyecto, o los que efectu el personal en el desempeo de sus cargos en el mismo.
Autorizacin para viajes
El gerente del proyecto debe estar autorizado para aprobar todos los viajes que se requieran en el
proyecto, este es un medio clave de darle el control adecuado a las relaciones con los clientes de
otros organismos relacionados con el proyecto, igualmente debe poder dirigir los viajes usando
fondos del proyecto sin necesitar una larga cadena de autorizaciones.
Administracin general
Esta exposicin ha abarcado algunos sectores en los que el gerente del proyecto tiene que gozar de
atribuciones para poder ejercer una autoridad especial.
En primer lugar el gerente del proyecto debe estar autorizado para tomar decisiones o para aprobar
situaciones en el mayor nmero posible de sectores dentro del marco de los sistemas administrativos
existentes, con tal de que con ello no se incurra en costos indirectos extraordinarios en otros
departamentos.
Control de los cambios y modificaciones
Los cambios se originan interna y extremadamente, durante la ejecucin de un proyecto de
desarrollo complejo o de una construccin, el cliente, por lo comn, cambia de opinin algunas veces
acerca de lo que realmente quiere o en lo que pueda pagar, es preciso adaptarse a estos deseos,
naturalmente haciendo cambios apropiados en las especificaciones, en los fondos y en los
programas de fechas.
Direccin de costos, programas de fechas y ejecucin de los trabajos
Un buen departamento reacciona bien a los cambios, un problema tcnico o un cambio externo en
las especificaciones provoca la actuacin rpida y constructiva de los departamentos de ingeniera.
Forma de poner en vigor las directrices de los cambios
La direccin de los proyectos para poner en ejecucin los cambios deben darse a conocer a travs
de los mismos sistemas que para el trabajo que se autoriz primeramente, es preciso poner vigor las
descripciones de las tareas de la EDT a travs del sistema de autorizaciones de trabajos,
rectificando las AT correspondientes.
Reacciones a cambios causados por el cliente
Por lo general el cliente ha de desear que se hagan cambios al proyecto a medida que este se lleve

a cabo, algunos cambios se reconocern por ambas partes como justificacin de cambios en los
contratos, otro quiz no hagan modificar ninguna parte del contrato, pero pueden sin embargo
requerir una rectificacin importante en los planes internos del proyecto.
Administracin de configuraciones
La evolucin administrativa en la configuraciones
La administracin acertada, pero en forma razonable, de las configuraciones es hoy da requisito de
los proyectos gubernamentales de desarrollo, sus tcnicas, aplicadas de manera selectiva y
acertada, son tiles para cualquier proyecto complicad.
Problemas de mantenimiento de la lnea bsica de la configuracin del producto
Se originan problemas cuando la definicin del producto pasa por un conjunto de documentos al
siguiente.
Las especificaciones y la identificacin del producto
Las especificaciones forman la lnea bsica fundamental para identificar al producto, en proyectos de
maquinaria y equipos y de construcciones, los dibujos y las especificaciones detallados pasan a ser
parte de la lnea bsica, en los proyectos relativos a ideas, sistemas y mtodos, se vuelven parte de
ellas los programas de especificaciones y las claves o codificaciones.
La administracin de la identificacin del producto contiene decisiones acerca de la poltica relativa a
varios problemas por resolver: nmeros de lotes, series, piezas, control de cambios de letras,
identificacin de piezas fsicas, prcticas de sustituciones, uso de identificacin de proveedores y
cosas anlogas.
Revisin de los diseos
Las revisiones de los diseos son un control sumamente til en el trmite de su elaboracin, tanto
para maquinaria y equipo como para ideas, sistemas y mtodos, son esenciales para las buenas
normas de ingeniera, tambin puede usarlas el gerente del proyecto para comprobar la lnea bsica
de la configuracin del producto.
Control delos cambios
Todos los cambios a los documentos que definen al producto debern ponerse en vigor
tramitndolos por medio del mismo sistema oficial que se us para su implantacin inicial.
Casi todos los cambios a diseos debern coordinarse anticipadamente con todos los elementos del
proyecto probablemente resultaran afectados por ellos, por ejemplo: es probable que la
adquisiciones lo resentirn en los costos y quiz los subcontratistas experimenten el impacto en
diseos, costos y programas de fechas.
La junta de control de cambios
Se halla en e l ncleo medular de las buenas normas de configuraciones, es un medio por el cual el
gerente del proyecto guie a su personal en la planeacin de todos los cambios que afecten la
estructura de su proyecto y la creacin de su producto, sea de maquinaria y equipos o ideas,
sistemas o mtodos.
El gerente del proyecto es el presidente de la junta de control de los cambios, el secretario ejecutivo
de la junta es el gerente administrativo de la configuracin o quien sea la persona a la que se asigne
la responsabilidad de ayudar al gerente.

Revisin de la pruebas
Las pruebas bien formuladas de los desarrollos, dan una buen indicio de si el producto satisfar o no
sus especificaciones, los ensayos acerca de la calidad ponen el producto a prueba en condiciones
extremosas y dan su apoyo estadstico a los clculos estimativos del desempeo.
Las pruebas no solo sirven para comprobar que el producto satisface las especificaciones sino que
tambin tienden a confirmar que los requisitos de las inspecciones aseguran que las mquinas y
equipos se hacen de acuerdo con los dibujos.
Inspeccin del primer artculo
Las inspecciones del primer artculo dan la seguridad de que la maquinaria y el equipo se han
construido de acuerdo con los planos, sirven para comprobar la conversin acertada de los dibujos
en mquinas, del mismo modo que la revisin de los dibujos sirve para asegurar la conversin de las
especificaciones en dibujos.
Las personas a cargo de la inspeccin son casi siempre las mismas que tomaron parte en las
revisiones de los diseos.
Verificacin de la configuracin y rendicin de cuentas
Es necesario llevar registros para describir la configuracin exacta de un producto final, la
documentacin para emprender el trabajo inicial debe mostrar la efectividad de todos los cambios, es
decir, las partidas numeradas en serie o lote en que se efecta cada cambio, esto describe lo que se
supone que es el producto.
Administracin efectiva de configuraciones
En la administracin de configuraciones se tiene una gran confianza en el sistema de configuracin
del producto, ponerla en vigor con xito requiere la coordinacin perfecta de todos los departamentos
del proyecto, para asegurarse de que todos estn trabajando de acuerdo con una lnea bsica
comn y un plan comn para incluir los cambios.
Otro requisito de la administracin acertada de las configuraciones es reunir el control de la
configuracin del producto con los programas de fechas, los presupuestos y las autorizaciones de los
trabajos, si se cambia uno de ellos, todos tienen que cambiar en forma coordinada y susceptible de
investigarse.