Excel

Definicin:
Excel es un programa informtico desarrollado y distribuido por
Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas
contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas
especficamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de clculo.
La primera incursin de Microsoft en el mundo de las hojas de clculo
(que permiten manipular datos numricos en tablas formadas por la
unin de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentacin de
Multiplan. Tres aos ms tarde llegara la primera versin de Excel.

Ante la demanda de una compaa que ya comercializaba un

programa con el nombre de Excel, Microsoft fue obligada a presentar
su producto como Microsoft Excel en todos sus comunicados
oficiales y documentos jurdicos.
Microsoft present en 1989 su primera versin de Office, una suite
ofimtica (conjunto de programas que son tiles en las tareas de
oficina) que inclua Excel, Word (un procesador de textos) y
PowerPoint (una aplicacin para la creacin de presentaciones
multimedia).
Microsoft Excel present, a lo largo de su historia, diversos problemas
con las operaciones realizadas en la hoja de clculo. Uno de los ms
importantes ha sido la imposibilidad de trabajar con fechas anteriores
al ao 1900, al menos utilizando el formato de fecha propio de la
aplicacin; una forma de atravesar dicho obstculo consiste en crear
campos personalizados, con formatos numricos, combinados con
frmulas inteligentes que los traten como datos cronolgicos.
Cabe destacar que Excel es un programa comercial: hay que pagar
una licencia para poder instalarlo. Existen otras opciones, de cdigo
abierto (open source, en ingls), que pueden instalarse o ejecutarse
sin cargo y que tambin permiten administrar hojas de clculo, tales

como OpenOffice.org Calc y Google Docs. La mayora de estos

productos son compatibles con los documentos creados en Excel,
pero no ocurre lo mismo en la direccin opuesta (Excel no es capaz de
leer archivos creados con estos programas).
Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la
posibilidad de personalizar sus hojas de clculo mediante la
programacin de funciones propias, que realicen tareas especficas,
ajustadas a las necesidades de cada uno, y que no hayan sido
incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las opciones son
dos: crear frmulas en las mismas celda de la planilla en cuestin, o
bien utilizar el mdulo de desarrollo en Visual Basic.

En el primer caso, las posibilidades son muy limitadas, aunque esto

no quiere decir que no sean suficientes para la mayora de los
usuarios. El problema principal reside en la incomodidad que conlleva
escribir el cdigo en una celda, sin la posibilidad de utilizar saltos de
lnea, tabulacin o comentarios, entre otros tantos elementos propios
de un editor convencional. Desarrollar funciones en el
pseudolenguaje de Excel resulta antinatural, incmodo y poco
intuitivo para un programador, sin mencionar que diversas
limitaciones estructurales hacen que no todo sea posible.
Para los desarrolladores que buscan objetivos muy especficos, o de
una complejidad mayor al clculo de un promedio o de una
comparacin entre varios datos, la solucin reside en el uso de Visual
Basic.
Se trata de un lenguaje con un grado de abstraccin relativamente
alto (que se aleja considerablemente del lenguaje de mquina, de la
forma en la que trabaja el procesador) y que, al igual que el utilizado

en Excel, funciona por eventos (esto quiere decir que el usuario debe
realizar alguna accin para que se dispare la ejecucin del programa).
Dicho esto, la combinacin de Excel y Visual Basic tambin tiene
sus limitaciones, y de ninguna manera puede superar el nivel de
personalizacin y precisin posible a travs de la creacin de un
programa desde cero; pero resulta muy eficaz y cmodo para una
pequea compaa, que no desee invertir el dinero y el tiempo
necesarios para el desarrollo de sus propias aplicaciones.

Funciones Matemticas y Estadsticas en Excel

Funciones bsicas
Suma =(B4+E4)
Resta =(B4-E4)
Multiplicacin =(B4*E4)
Divisin =(B4/E4)
Promedio
Corresponde a la media aritmtica de la muestra
=average(B4:E4) =promedio(B4:E4)
Contar Celdas
Para contar los valores numricos existentes en toda la matriz
=CONTAR(B1:B7)
Para contar las celdas que estn VACAS en toda la matriz
=CONTAR.BLANCO(C8:E11)
Para contar las celdas que NO ESTN VACAS en toda la
matriz
=CONTARA(A1:A7)
Para contar las celdas que -POR EJEMPLO- mayores que cero
=CONTAR.SI( C8:E11 ; ">0" )
Contar celdas con valores tipo texto

=CONTAR.SI( C8:E11 ; "ok" )

Mximo
Corresponde al mayor valor del rango
=MAX( C42:E45 )
Corresponde al menor valor del rango
Mnimo
=MIN( C42:E45 )
Moda
Corresponde al valor que ms veces se repite del rango
=MODA( C42:E45 )
Mediana
Corresponde al valor central de la muestra o rango
=MEDIANA( C42:E45 )
Sumas de rangos y sumas condicionadas
Para suma de rangos es importante delimitar cada uno de ellos
en la funcin separndolos con punto y coma, como cualquier
otro argumento de funcin.
=SUMA( D98 ; C99:E99 ; D100:E100 )
La suma condicionada permite sumar en funcin de
una condicin marcada.
=SUMAR.SI( C104:C108 ; ">4" ; D104:D108 )
Valor absoluto
El valor absoluto de un nmero se define como el valor de un
nmero sin considerar su signo, por ejemplo el valor absoluto
de 4 es 4 y el valor absoluto de -4 es tambin 4.
=ABS(B1)

Valor entero
En excel la frmula para el valor entero de un nmero da como
resultado el entero menor ms prximo al nmero. Esta frmula
no es un redondeo, simplemente la parte entera del nmero.
Por ejemplo:
=ENTERO(9.3) El resultado es 9
=ENTERO(9.9) El resultado tambin es 9
Nmero Entero
Esta funcin me permite obtener la parte ENTERA de un
nmero (redondeo a cero decimales)
=ENTERO( S )
Redondear y variantes
Estas funciones me permiten redondear de forma selectiva
=REDONDEA.IMPAR( a1 )
=REDONDEA.PAR( a2 )
=REDONDEAR( a3 ; 2 )
=REDONDEAR.MAS( a4 ; 3 )
=REDONDEAR.MENOS( a5 ; 3 )
Concatenar
Sirve para unir dos "cadenas" de texto que se encuentren en
diferentes celdas. Se utiliza el smbolo & para unir las cadenas.
Digamos que en la columna A tengo nombres de personas y en
la columna B tengo los apellidos, la forma de unirlos
(concatenarlos) sera escribiendo en la columna C la frmula
siguiente:
=A1&B1
Si quisiera poner un espacio entre cada una de las cadenas
sera:

=A1&" "&A1
RESIDUO
Esta funcin devuelve el residuo o resto de una divisin entre
Dividendo y Divisor. El resultado que se obtiene tiene el mismo
signo que el Divisor.
=RESIDUO(Dividendo;Divisor)
MULTIPLO.SUPERIOR
Redondea un nmero al prximo mltiplo del argumento
Multiplo, hacia arriba. Por ejemplo, si queremos que los
decimales de un producto sean siempre mltiplo de 5 y el
precio del producto fuese 5,53 ,
=MULTIPLO.SUPERIOR (5,53;0,05), para redondear los
precios al mltiplo de 5 ms prximo.
=MULTIPLO.SUPERIOR (Nmero;Mltiplo)
MULTIPLO.INFERIOR
Redondea un nmero al siguiente mltiplo del argumento
Mltiplo, hacia abajo.
=MULTIPLO.INFERIOR(Nmero;Mltiplo)
Nmero factorial
Esta funcin proporciona el nmero factorial de la variable W
=FACT( W )

Races cuadradas y cbicas

Esta funcin permite calcular la raz cuadrada de un nmero.
Para obtener la raz cbica, recomendamos utilizar la
funcinPOTENCIA, de forma que elevemos el nmero a 1/3
=RAIZ( X )
=POTENCIA( F ; 1/3 )
Potencia de un nmero
Esta funcin permite elevar un nmero a otro
=POTENCIA( M ; p )
Resto de una divisin o cociente
Esta funcin permite obtener el resto de cociente entre 2
nmeros
=RESIDUO( Dividendo ; Divisor )
Signo de un nmero
Esta funcin permite obtener el signo de un nmero
=SIGNO( X )
Logaritmo decimal
El LOGARITMO por definicin es el nmero al que
debemos elevar cierta BASE para la obtencin del nmero que
se propone en cada caso. En este caso la BASE es: 10
=LOG10( X )
Funcin EXP
En este caso la BASE es el nmero e:
=EXP( n )
Jerarqua

Esta funcin proporciona el LUGAR que ocupa un nmero en

una matriz (rango) de nmero o lista.
=JERARQUIA( E25 ; C23:E26 ; 1 )
de forma descendente:
=JERARQUIA( E25 ; C23:E26 )
Frecuencia
Esta funcin es MATRICIAL. Da como resultado una matriz, es
decir, A PRIORI se debe seleccionar las celdas en las que va a
proporcionarme el resultado
=FRECUENCIA( C18:C26 ; D18:D19 )
Pero debemos tener en cuenta los lmites que me
proporcionan, es decir el rango debera estar entre F18:F20
K.simo.mayor (menor)
Proporciona el NMERO que ocupa un LUGAR
DETERMINADO en una matriz (rango) de nmero o lista.
El tercer nmero mayor de toda la matriz sera:
=K.ESIMO.MAYOR( C34:E37 ; 3 )
de forma descendente:
=K.ESIMO.MENOR( C34:E37 ; 2 )
Permutaciones
Proporciona el NMERO DE PERMUTACIONES posibles con
los elementos de un conjunto tomados en grupos menores al
total.
=PERMUTACIONES( D54 ; D55 )
Nmero aleatorio
Esta funcin proporciona un nmero aleatorio entre 0 y 1
=ALEATORIO( )

Pulsando F9 actualizamos la funcin y cambia el nmero

continuamente
Nmero combinatorio
Esta funcin proporciona el nmero de combinaciones posibles
de N elementos tomados en grupos de k componentes
=COMBINAT( N ; k )
Producto de los componentes de un rango
Esta funcin permite multiplicar todos los componentes de un
rango o matriz especficos.
=PRODUCTO( C59:E59 )
Subtotal dentro de un rango o matriz
Esta funcin permite obtener subtotales especficos de forma
que le tenemos que indicar qu tipo de operacin queremos
que nos realice:
Funcin: Promedio
=SUBTOTALES( 1 ; C87:E87 )
Truncar (Diferente a redondear)
Esta funcin permite transformar un nmero con
los decimales que indiquemos, sin redondear
| |B |C |
| 94 |D |45,4566 |
| 95 |n |1 |
=TRUNCAR( D ; n )
45,4
Convertir a nmeros Romanos

Esta funcin permite convertir un nmero a nomenclatura de

nmero romano
=NUMERO.ROMANO( X ; 0 )
Determinante de una matriz
El DETERMINANTE de una matriz por definicin es :
el escalar o polinomio resultante de obtener todos los productos
posibles de una matriz de acuerdo a una serie de restricciones,
siendo denominado como:
|A|
El valor numrico suele denominarse asimismo mdulo de la
matriz.
=MDETERM( C48:D49 )
Conversin Radianes-Grados
Esta funcin me permite convertir los Radianes a Grados
=GRADOS( Pi / 2 )
o lo que es equivalente...
=GRADOS( 1,570796327 )
Seno, Coseno y Tangente
Esta funcin me
permite obtener el Seno, Coseno y Tangente de cantidades
expresadas en RADIANES.
=cos(radianes( B20 ))
=seno(radianes( B21 ))
=tan(radianes( B22 ))
COCIENTE

Esta funcin devuelve la parte entera de una divisin. Es til

cuando el resto de la divisin no es importante.
=COCIENTE (Numerador; Denominador)
AGREGAR
La funcin AGREGAR fue diseada para Excel 2007 en
respuesta a la limitacin de los formatos condicionales, ya que
ciertas herramientas incorporadas a esta versin de Excel, no
funcionaban cuando el rango de datos seleccionados tena
algn error. Tambin estaban afectadas las funciones
K.ESIMO.MAYOR, K.ESIMO.MENOR y DESVESTP a la hora
de incorporarlas en formatos condicionales. Al utilizar la
funcin AGREGAR se pueden implementar esas funciones
porque permite pasar por alto estos errores. Adems, la funcin
AGREGAR puede aplicar diferentes funciones de agregacin a
la lista o base de datos, con la opcin de omitir las filas ocultas
y los valores de error.
ACOS
Esta funcin devuelve el arco coseno de un nmero. El arco
coseno es el valor del ngulo cuyo coseno es el argumento
Nmero. El valor que devuelve la funcin est expresado en
radianes en el rango de 0 a pi.
=ACOS (Nmero)

Frmula para
buscar datos en
Excel
Una de las acciones ms comunes en Excel es la de buscar un valor
dentro de una columna, razn por la cual la funcin BUSCARV es una
de las funciones ms utilizadas, sin embargo no es la nica
alternativa que tenemos para buscar en Excel.

Buscar datos en Excel con

BUSCARV
Para aquellos que apenas inician en Excel har un breve recordatorio
de la funcin BUSCARV la cual tiene tres argumentos obligatorios y
uno opcional.

El

primer argumento de la funcin BUSCARV indica el valor que vamos a

buscar. En el ejemplo nos referimos al valor de la celda B1 que es
Diana.
El segundo argumento es el rango donde se realizar la bsqueda y el
cual debe cumplir con dos condiciones. La primera condicin es que la
primera columna del rango debe ser la columna donde se realizar la
bsqueda. La segunda condicin es que la columna con el valor que
necesitamos como resultado debe estar contenida en dicho rango. En
nuestro ejemplo, deseamos encontrar el telfono de Diana y por lo
tanto la columna F debe estar incluida en el rango de bsqueda.
El tercer argumento indica la columna que deseamos obtener como
resultado. Nuestro rango (D2:F6) contiene tres columnas, la primera

es el Nombre, la segunda el Apellido y la tercera el Telfono. Ya que

necesitamos como resultado la columna Telfono, es necesario indicar
el valor 3 como el tercer argumento de la funcin.
El cuarto argumento de la funcin BUSCARV es opcional e indica el
tipo de bsqueda que deseamos realizar. En nuestro ejemplo
utilizamos el valor FALSO para indicar a la funcin que deseamos una
coincidencia exacta del valor buscado.
Como resultado, la funcin BUSCARV nos devuelve el valor de la
columna Telfono que corresponde a Diana. Con solo cambiar el
valor en la celda B1 obtendremos el telfono de la persona indicada:

Desventaja de la funcin
BUSCARV
Considerando el mismo ejemplo anterior, si deseo encontrar el
telfono de una persona basado en su apellido, no puedo hacerlo
utilizando la misma frmula para buscar datos ya que la funcin
BUSCARV siempre realizar la bsqueda en la primera columna. Para
hacer este tipo de bsqueda debo modificar la frmula de la siguiente
manera:
Los dos cambios realizados a la frmula son los siguientes:
El segundo argumento cambi a E2:F6 porque la funcin BUSCARV
siempre busca en la primera columna, y ya que deseo buscar por
apellido, la columna E debe ser la primera en el rango de bsqueda.

Debido a la modificacin anterior es necesario cambiar tambin el

tercer argumento de la funcin ya que el rango de bsqueda se
redujo a la columna Apellido y a la columna Telfono. Ahora nuestro
resultado deseado se encuentra en la segunda columna del rango de
bsqueda y por lo tanto debo indicar el valor numrico 2 en el tercer
argumento.
El hecho de que la funcin BUSCARV solo nos permita buscar en la
primera columna de un rango representa una desventaja para
resolver ciertos casos. Por ejemplo, considera el escenario donde
deseamos buscar en nuestros datos de ejemplo el nombre de una
persona a partir de su apellido. Esto implica buscar un valor en la
columna E y devolver el valor correspondiente de la columna D lo cual
es imposible de resolver con la funcin BUSCARV a menos de que
intercambiemos el orden de las columnas moviendo la columna
Apellido a la izquierda de la columna Nombre.
En ocasiones no es posible realizar estos cambios en el orden de las
columnas y por ello es importante conocer y tener presente un
mtodo alterno que nos permitir crear una frmula para buscar
datos en Excel sin hacer uso de la funcin BUSCARV.

La funcin COINCIDIR en Excel

Antes de continuar debemos comprender el funcionamiento de la
funcin COINCIDIR la cual busca un valor y nos devuelve su posicin
dentro del rango de bsqueda. Esta funcin tiene tres argumentos y
solo dos de ellos son obligatorios.

El primer argumento de la funcin COINCIDIR es el valor a buscar. En

el ejemplo anterior ser el valor de la celda B1.
El segundo argumento es el rango de bsqueda y que para nuestro
ejemplo son las celdas que contienen todos los nombres.
El tercer argumento es opciones y nos permite especificar el tipo de
bsqueda a realizar. Para obtener una coincidencia exacta debemos
especificar el valor cero.
Como resultado obtenemos el valor 3 que nos indica que Diana es
el tercer nombre dentro del rango D2:D6. El hecho de obtener esta
posicin es de mucha ayuda porque si queremos conocer el telfono
de Diana debemos obtener el valor en la posicin 3 bajo la columna
Telfono y eso es precisamente lo que haremos en el siguiente paso.

Frmula para buscar datos en

Excel
Ahora que ya sabemos cmo encontrar la posicin de un valor con la
funcin COINCIDIR, solo nos falta encontrar el valor correspondiente
en otra columna y para eso utilizamos la funcin INDICE. La forma
ms simple de esta funcin requiere de solo dos argumentos, el
primero de ellos es el rango de bsqueda y el segundo ser la
posicin, dentro de dicho rango, que deseamos obtener.

En este ejemplo estamos buscando el telfono de Diana y ya

sabemos, por la funcin COINCIDIR, que se encuentra en la posicin 3
bajo la columna Nombre. Ahora utilizamos la funcin INDICE sobre los
datos de la columna Telfono y en su segundo argumento le
indicamos que deseamos obtener la posicin devuelta por la funcin
COINCIDIR. El resultado es correcto y la frmula recin creada es til
para obtener el telfono de cualquier otra persona que indiquemos en
la celda B1:

Ventaja de INDICE y COINCIDIR

sobre BUSCARV
A diferencia de la funcin BUSCARV, la frmula con INDICE y
COINCIDIR no nos obliga a realizar la bsqueda en la primera columna
de un rango y para demostrarlo resolveremos el caso donde
deseamos encontrar el nombre de una persona a partir de su apellido.

La diferencia entre esta frmula y la del ejemplo anterior son los

rangos de bsqueda. La funcin COINCIDIR hace la bsqueda sobre la
columna Apellido y devuelve la posicin correcta para que la funcin
INDICE devuelva la misma posicin pero bajo la columna Nombre.
Este tipo de bsqueda no es posible de realizar con la funcin
BUSCARV porque ya hemos visto que dicha funcin siempre hace la
bsqueda sobre la primera columna del rango.
La flexibilidad que nos ofrece la funcin INDICE nos permite utilizarla
en otros escenarios para buscar un valor y regresar mltiples
resultados. Por otro lado, la funcin COINCIDIR combinada con la
funcin BUSCARV es una excelente alternativa cuando deseamos
hacer una bsqueda sobre una tabla y elegir la columna que
necesitamos como resultado a partir de una lista desplegable. Si
quieres leer ms sobre esta alternativa consulta el artculo Combinar
BUSCARV y COINCIDIR.