Gestin de costos

INGA. MSC. MAYRA PATRICIA RODAS RUANO

Gestin de costos
Se

refiere a los procesos involucrados en

estimar, presupuestar, financiar, gestionar
y controlar los costos de modo que se
complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado.

Gestin de Costos
Descripciones de los procesos
Formato de los informes

Reglas para la medicin del desempeo

Umbrales de control
Enlaces con los procedimientos de la organizacin
Unidades de medida
Nivel de precisin

Nivel de exactitud

Gestin de costos

1. Estimar los costos del proyecto

2. Determinar el presupuesto
3. Controlar los costos

Estimacin de costos
consiste en la
determinacin
de
los
recursos
necesarios al
nivel ms bajo
posible
del
EDT y sumar
los
costos
hacia
arriba.
Estimacin

ascendente

Estimacin
directa
es realizada
por un experto
que est
familiarizado
con tareas
similares a las
que se trata de
estimar.

analiza los
recursos
utilizados en
actividades
similares o
anlogas a
las
actividades
del proyecto

Estimacin
por analoga

Cotizaciones de
subcontratistas
y proveedores

se estima el
costo de un
producto o
servicio a partir
de las
cotizaciones
de
subcontratistas
.

Estimacin de costos

utiliza
informacin
histrica para estimar
los costos futuros.

Estimacin
paramtrica

Anlisis de
reserva
Agrega una reserva
de costo adicional por
contingencia a
aquellos eventos
previstos pero
inciertos

Utilizacin de
bibliografa, catlogos,
revistas y manuales
que contengan
informacin de costos
y de los recursos
necesarios para
desarrollar un
proyecto.

Otras

Determinar el presupuesto

Reservas de
contingencia
Estimacin de
costos
El costo estimado de las
actividades, los paquetes
de
trabajo
y
los
componentes
superiores
de la EDT son sumados
para obtener el costo total
del proyecto.

Provisiones de dinero
extra que se utilizarn
en el caso de que
ocurran los hechos no
planificados
identificados como
riesgos potenciales,
son calculadas y
manejadas por el
gerente del proyecto.

Reservas de
gerencia
Previsiones de
dinero extra que se
utilizarn en caso
de que ocurran
cambios
imprevistos de
alcance o costo,
son calculadas y
manejadas por el
sponsor del
proyecto

Controlar los costos

Pretende:

Influir en los factores que producen cambios en el costo

Asegurar que las solicitudes de cambio se realicen de forma

oportuna.

Gestionar los cambios reales cuando suceden

Asegurarse que los gastos no excedan el presupuesto.

Monitorear el desempeo de los costos para detectar y

comprender variaciones de costo.

Monitoreo y Control
Medir el progreso del desarrollo de un
programa por lneas de cdigo, es como
medir el avance de la construccin de un

avin en toneladas.
-Bill Gates

Monitoreo y Control

Si vas a medir,

hazlo

bien.

Podemos mejorar?

70% de los proyectos

terminan fuera del
presupuesto y no
cumplen con el plazo.

52% de los proyectos

terminan al 189% de su
presupuesto inicial.

Y algunos nunca
terminan.

Cmo controlamos nuestros

proyectos?

Seguimiento al cronograma?

Seguimiento a la ejecucin presupuestaria?

Seguimiento de Hitos?

Le suena conocido?

Estamos cumpliendo en plazo pero tenemos un

sobrecosto.

Nos hemos ajustado al presupuesto, pero nuestro

desempeo en tiempo es muy bajo.

Nos hemos ajustado al presupuesto, pero los

expertos contratados no cumplen con las
expectativas del trabajo.

Preguntas sin Respuesta?

Estamos atrasados/adelantados respecto a plan de

trabajo?

Qu tan eficientemente estamos utilizando el tiempo?

Cul es la fecha probable de finalizacin del proyecto?

Cmo vamos respecto al presupuesto?

Qu tan eficientemente estamos utilizando los recursos?

Cunto es el costo probable del trabajo pendiente?

Cunto es probable que nos cueste el proyecto?

Estaremos por debajo o por encima del presupuesto al

finalizar?Cuanto?

PMI; 2004

GESTIN DEL
VALOR GANADO

Gestin del valor ganado

Mide el desempeo de un proyecto

compara la cantidad de trabajo que fue planeado con lo que

realmente fue realizado

Determina si se efectu el desempeo segn lo previsto.

La tcnica de gestin del valor ganado permite controlar

simultneamente el alcance, el costo y el tiempo del proyecto.

Gestin del Valor Ganado

Costo
Directo

Corte
Programado

BAC
Avance Real a
Precio Real

AC

PV
EV

Avance Real a Precio

Presupuestado

Tiempo

Gestin del Valor Ganado

Valor Planeado (VP)

Indica el monto presupuestado de todo lo que se tena planificado

haber realizado a la fecha.
VP = Porcentaje planeado (%) * Presupuesto del proyecto

Costo Real (AC)

Costo real o costo en el que se ha incurrido para llevar a cabo el

trabajo que se ha realizado hasta la fecha.

Valor Ganado (EV)

El valor del trabajo realmente ejecutado con respecto al valor del

trabajo planificado.

EV = Porcentaje ejecutado (%) * Presupuesto del proyecto

Gestin del Valor Ganado

Variacin del costo (CV = EV AC)

Permite establecer si se est por encima o por

debajo del valor planeado del presupuesto a la
fecha y su cuanta.

Variacin del cronograma (SV = EV PV)

Indica que tan adelantado o atrasado se

encuentra el proyecto con relacin al
cronograma. Compara el trabajo realizado con
el valor planeado.

Cmo deberamos estar con

respecto al programa?

SPI = ndice de desempeo del programa

(Schedule Performance Index).

SPI = EV/PV

Entonces, si SPI:

= 1 El proyecto va en tiempo tal y como se plane. (bueno).

> 1 El proyecto va en tiempo mejor de lo planeado. (muy bueno).

< 1 El proyecto tiene un retraso conforme a lo planeado . (malo).

Cmo estamos hoy respecto a lo

presupuestado?

CPI = ndice de desempeo del costo

(Cost Performance Index).

CPI= EV/AC

Entonces, si CPI:

= 1 El proyecto est costando igual a lo presupuestado (bueno).

> 1 El proyecto est costando menos de lo presupuestado (muy bueno).

< 1 El proyecto est costando ms de lo presupuestado (malo).

Cmo vamos a terminar?

Presupuesto al trmino (BAC)

Sumatoria de los presupuestos totales autorizados del proyecto.

Estimacin hasta la conclusin (ETC)

Costo del trabajo restante previsto y necesario para concluir

ETC = BAC AC

Estimacin a la conclusin (EAC)

Costo total previsto para concluir todo el alcance de trabajo aprobado

EAC= BAC/CPI

Gestin del Valor Ganado

ndice del desempeo del trabajo

por completar (TCPI=
(BACEV)/(EAC-AC))
Proyeccin

calculada del desempeo

del costo que debe lograrse para el
trabajo restante.

Gestin del Valor Ganado

Porcentaje terminado (PC = EV/BAC)

Variacin a trmino (VAC = EAC BAC)

Ejemplo
Actividad 1

PV

AC

EV

CV=EV-AC

CPI =
EV/AC

Diseo

30000

20000

30000

10000

1.50

Fabricacin 40000

60000

30000

-30000

0.5

Total

80000

60000

-20000

0-75

70000

En la actividad de diseo se ha gastado $10,000 menos de lo

trabajado. El ndice de desempeo de esta actividad es mayor a
1 por lo que se estima que existe eficiencia.
En la actividad de fabricacin existen problemas en el presupuesto
porque se han gastado 30,000 ms que el valor trabajado.

Gestin del valor ganado

La empresa Camping, est realizando la instalacin

del circuito cerrado de televisin como parte del
proyecto de certificacin de Camping, se tiene
estimado $ 18,000.00 en 6 meses. Al finalizar el
segundo mes se determin que tienen un avance
de 22% y se ha gastado $4,500.0

Gestin del valor ganado

Valor Planeado

3,500
3,000

PV = $6,000.00

2,500

Valor ganado

2,000

EV = 18,000 22%

1,500

EV = $3,960.00
Costo Real
AC = $ 4,500.00

1,000
500
0
1

Gestin del valor ganado

Variacin del Costo (CV)

Variacin del tiempo (SV)

CV = EV AC

SV = EV PV

CV = $3,960.00 - $ 4,500.00 = 540

SV = $3,9600.00 - $6,000.00

Condicin desfavorable

Condicin desfavorable.

Porcentaje de variacin del

costo

%CV = CV/EV

Porcentaje de variacin del

cronograma

%SV = SV/PV
%SV = $2040.00/$6000

%CV = 540/3960 = 0.136

Se
encuentra
fuera
presupuesto por 13.6%

SV = - $2,040.00

de

%SV = 0.34
Se encuentra retrasado
proyecto en un 34%

el

Gestin del valor ganado

ndice del desempeo del costo

(CPI)

CPI = EV/AC

EAC = 18,000/0.88

CPI = 0.88

est

Estimado a la conclusin del

proyecto

EAC = BAC / CPI

CPI = 3,960/4,500

El proyecto
presupuesto.

por

encima

del

ndice de desempeo del tiempo (SPI)

SPI = EV/PV
SPI = 3960/6000
SPI = 0.66
El proyecto est retrasado en el tiempo
establecido

EAC = $20,454.55
El costo previsto para el proyecto,
Estimacin hasta la conclusin
ETC = EAC AC
ETC = 20,454.54 4,500
ETC = 15,954.55
Costo previsto para
trabajo restante.

terminar

el

Gestin del valor ganado

Variacin al trmino

VAC = BAC EAC

VAC = 18,000 -20,454.54
VAC =2,454.54

Se deben invertir adicionalmente al

proyecto.
Tiempo estimado para culminar el
proyecto
EACT = (BAC/SPI)/(BAC/MESES)
EACT (18,000/ 0.66 )/(18,000/6)
EACT = 9.09
Si la tendencia actual continua el
proyecto terminara en 9 meses.

ndice de desempeo al
trmino

TCPI = (BAC-EV)/(BAC-AC)
TCPI = (18,000-3960)/(18,0004500)
TCPI = 1.04
La eficiencia para alcanzar el
trabajo restante es de 1.04