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DIVISIN DE INGENIERA

N 903-P3000-A20-ADM-909
Rev.

PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE LISTAS DE VERIFICACIN Y COPIAS MAESTRAS

DE DOCUMENTOS Y PLANOS
FECHA

NOV. 02

OBJETO

Revisin General

903-P3000-A20-ADM-909/28/03/2006/GOF/sp

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ELABOR
Iniciales

REVIS
Iniciales

APROB
Iniciales/Cargo

SR

SN

SN/VPDI

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DE DOCUMENTOS Y PLANOS

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Pgina
1.
2.
3.
4.

PROPSITO .......................................................................................................... 3
DEFINICIONES ...................................................................................................... 3
PROCEDIMIENTO ................................................................................................. 5
REGISTROS DE LA CALIDAD............................................................................... 6
ANEXO 1 - FLUJOGRAMA PARA EL USO DE LAS LISTAS DE
VERIFICACION DE DOCUMENTOS Y PLANOS................................................... 7
ANEXO 2 - FLUJOGRAMA PARA EL USO DE LAS COPIAS MAESTRAS EN
PAPEL DE DOCUMENTOS Y PLANOS ................................................................ 8

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DE DOCUMENTOS Y PLANOS

1.

PROPSITO
Este procedimiento establece los lineamientos para elaborar, verificar, revisar,
aprobar y emitir cualquier documento o plano en el desarrollo de un proyecto.
As mismo este procedimiento ser utilizado para la revisin y emisin de
documentos y planos durante la ejecucin de un proyecto, cumpliendo con los
lineamientos de la Divisin de Ingeniera. El mismo establece el uso de las
listas de verificacin dentro de un proceso que permite eliminar el retrabajo y
garantizar la calidad de los productos.
Este procedimiento aplica a todo el personal asignado a proyectos, encargado
de elaborar, verificar, revisar, aprobar y emitir los documentos y planos,
mediante el uso correcto de las Listas de Verificacin, las Copias Maestras, los
Documentos Normalizados de los Departamentos y los niveles de Aprobacin
de Productos (NAP), aprobados por los Departamentos para los Proyectos.

2.

DEFINICIONES
Copia Maestra
Copia del documento plano donde se van registrando los cambios o
modificaciones que surgen entre emisiones, puede ser en papel en archivo
electrnico.
En papel, es la reproduccin distribuida a travs de Documentacin tanto a la
Disciplina que emite como a las disciplinas relacionadas en la matriz de
distribucin del proyecto.
En archivo electrnico, es el documento plano disponible en el espacio de la
red del proyecto.
Copia de Trabajo
Es el plano o documento en el cual se registran los cambios generados por
varios procesos de revisin. Esta copia es una copia no controlada.
La copia que le llega a las otras disciplinas de los documentos y planos
emitidos a travs de Documentacin, representa para ellas una copia de trabajo
y la usan para la revisin, comentarios y chequeo interdisciplinario.

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DE DOCUMENTOS Y PLANOS
Lista de Verificacin
Hoja donde se indican los puntos principales que deben verificarse en un plano
o documento para asegurar que contenga la informacin completa y correcta,
sirve como gua para el grupo elaborador y verificador y debe llenarse antes de
al menos la emisin original y la emisin para construccin. Puede ser llenada
en versin electrnica o papel. En todo caso la lista debe ser archivada junto a
la copia maestra de la disciplina.
Registros de la Calidad
Son las copias maestras de las distintas emisiones, documentos o planos que
deben ser archivado rigurosamente, donde queda constancia de la historia del
documento. A efectos de este procedimiento se consideran como Registros de
la Calidad los indicados en el punto 4.
Elaborador
Es la persona responsable de la elaboracin del producto y de utilizar la lista de
verificacin en aquellos casos que aplique.
Verificador
Es la persona responsable de la verificacin del trabajo realizado por el
elaborador y de completar la lista de verificacin cuando as se requiera. El
verificador puede ser el mismo elaborador dependiendo de su nivel de
experiencia.
Revisor
Es la persona responsable de hacer una revisin conceptual al documento o
plano, dicha revisin debe estar basada en la experiencia, buen criterio
profesional y los lineamientos de los Documentos Normalizados de cada
Departamento.
Grupo Elaborador
Es el grupo formado por el elaborador y verificador. Es el responsable de
cumplir con los lineamientos dados en este procedimiento para quien Elabora y
Verifica.

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DE DOCUMENTOS Y PLANOS
Aprobador
Es la persona o grupo de personas responsables de la aprobacin del
producto, y esta definida en Nos Niveles de Aprobacin de Productos del
proyecto.
3.

PROCEDIMIENTO
La emisin y verificacin de documentos y planos debe seguir, en los
proyectos, los lineamientos que se muestran de forma estructurada en el
Flujograma del ANEXO 1.Este proceso aplica a todas las emisiones o
revisiones que requieran el uso de las Listas de Verificacin. Estas emisiones,
sern al menos la original y la de construccin.
Adicionalmente al presente documento, cada disciplina debe dar cumplimiento
a sus respectivos procedimientos de emisin, y uso de listas de verificacin.
Estos procedimientos y las listas de verificacin de cada disciplina se
encuentran disponibles en la Ineweb.
En cuanto a las copias maestras de documentos y planos, tal como se ha
sealado en su definicin, pueden ser en papel o archivo electrnico.
En aquellos casos donde los cambios se sealen directamente sobre la copia
maestra en papel los mismos se realizaran segn el flujograma para el uso de
copias maestras de documentos y planos (Anexo 2).
As mismo, pueden realizarse los cambios directamente sobre el archivo
electrnico del documento o plano cuidando de dejar identificadas las
modificaciones de la siguiente manera:
Documentos: se identificaran aquellas modificaciones de fondo con una lnea
vertical (track-change) al lado derecho de cada lnea prrafo modificado. De
haber modificado la seccin completa, el track change se colocar al lado
derecho del ttulo de la seccin modificada. Solo aparecern identificados los
cambios de la ltima revisin.
Planos: se encerrarn los cambios en una nube y se colocar un tringulo que
encierre el nmero o la letra de la emisin.

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DE DOCUMENTOS Y PLANOS
El archivo electrnico en el que se realizan los cambios y que constituye la
copia maestra electrnica del documento o plano en cuestin debe ser la
correspondiente a su ltima emisin y deber estar ubicada en el directorio de
la disciplina dentro de la estructura del proyecto creada para tal efecto en la
red.
Cada disciplina tiene derecho de escritura (modificacin) de sus documentos y
planos y solo tiene derecho de lectura en los documentos del resto de las
disciplinas.
4.

REGISTROS DE LA CALIDAD
Los Registros de la Calidad de este proceso que estn bajo la responsabilidad
del Lder de cada disciplina, disponibles durante la vigencia del proyecto son:.
- Las copias maestras de documentos y planos con sus respectivas listas de
verificacin.

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ANEXO 1 - FLUJOGRAMA PARA EL USO DE LAS LISTAS DE

VERIFICACION DE DOCUMENTOS Y PLANOS

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FLUJOGRAMAS PARA EL USO DE LISTAS DE VERIFICACIN PARA

DOCUMENTOS Y PLANOS

APROBADOR

ELABORADOR

VERIFICADOR

REVISOR

INICIO

Revisar las listas de verificacin que

aplican al proyecto con la aprobacin del
lder. Si hay un item que no aplica colocar
n/a. Si hay uno o varios items que deben
incorporarse a las listas, llenar los puntos
en blanco previstos para esto.

Comienzo de la verificacin de un plano o

documento (Nota: Aplica al menos a la
revisin original y construccin)
Utilizar
la
lista
de
verificacin
correspondiente. Se debe llenar el
nmero y ttulo de la lista y se deber
completar la lista con la ltima copia de
trabajo.

Hay un item que no

aplica?

NO

SI

Colocar en el punto n/a.

NO

Hay un item que se

omiti o hay un error?

SI

Corregir el documento o plano y

actualizar la lista de verificacin

La lista de verificacin y el
documento o plano se envan al
verificador.

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FLUJOGRAMAS PARA EL USO DE LISTAS DE VERIFICACIN PARA

DOCUMENTOS Y PLANOS
ELABORADOR

VERIFICADOR

REVISOR

1
Revisin conceptual
Hay un item que no
aplica?

NO

SI

Est bin?

SI

Colocar en el punto n/a.

NO

Discutir con verificador y lder

NO

Hay un item que se

omiti o hay un error?

SI
NO

Conforme?
Corregir el documento o plano
junto con el elaborador

SI

Entregar documentos o planos al

revisor (si aplica)

Aprueba el plano o documento.

Emite plano o documento

Archivar la lista de verificacin. Y espera

recibir la Copia Maestra de
documentacin para archivar junto a la
lista de verificacin.

Archiva lista de verificacin junto

a copia maestra de plano o
documento

FIN
VERIFI.VSD
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PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE LISTAS DE VERIFICACIN Y COPIAS MAESTRAS

DE DOCUMENTOS Y PLANOS

ANEXO 2 - FLUJOGRAMA PARA EL USO DE LAS COPIAS

MAESTRAS EN PAPEL DE DOCUMENTOS Y PLANOS

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FLUJOGRAMAS PARA EL USO DE LAS COPIAS MAESTRAS EN PAPEL DE

DOCUMENTOS Y PLANOS
GRUPO APROBADOR

GRUPO ELABORADOR

INICIO

Comienzo de un documeno o plano

Existe emisin anterior del

documento o plano?

NO

SI

NO

El documento o plano a emitir

es la emisin de construccin?

SI

Seguir procedimiento de las listas de

verificacin para documentos o planos

Revisar que los cambios estn

includos y aprueba el producto.
Firmar como revisor y
aprobador.

FIN

Hacer los cambios correspondientes a esa emisin.

Documentos:
se
identificaran
aquellas
modificaciones de fondo con una lnea vertical
(track-Change) al lado derecho de cada lnea o
prrafo modificado. De haber modificado la seccin
completa, el (track-change) se colocar al lado
derecho del ttulo de la seccin modificada. Solo
aparecern identificados los cambios de la ltima
revisin.
Planos: se encerrarn los cambios en una nube y se
colocar un tringulo que encierre el nmero o la
letra de la emisin.
Se realiza el dibujo en caso de
plano, o la transcripcin en el caso
de documento
Seguir procedimiento de las listas de
verificacin para documentos o
planos
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