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N III
Curso:
ADMINISTRACIN
Grado: SEXTO PAE.
LA ADMINISTRACIN
Definicin
La administracin segn Harold Koontz, es el proceso de disear y mantener
ambientes en los que individuos, que colaboran en grupos, completan
eficientemente los objetivos seleccionados. Sin embargo, habr que ampliar
esta definicin bsica con las siguientes caractersticas:
CARACTERISTICAS
1.
Un administrador desempea las funciones gerenciales de planear,
organizar, integrar personal, dirigir y controlar/evaluar. (proceso administrativo)
2.
La administracin se aplica en toda organizacin.
3.
La administracin concierne a administradores de todos, los niveles de la
organizacin.
4.
El objetivo de todos los administradores es el mismo, generar un
excedente al menor costo.
5.
La administracin tiene que ver con la productividad, lo que significa
eficacia (Alcanzar objetivos) y eficiencia (conseguir objetivos al menor costo).
6.
Otros Universalidad, especificad, unidad jerrquica, amplitud de ejercicio,
flexibilidad.
ORGANIZACIONES
Grupo de personas que colaboran para generar un excedente, llmese utilidad
(privadas) satisfacer necesidades (pblicas).
AMBIENTES QUE INCIDEN
FUNCIONES ADMISTRATIVAS
Recursos humanos
Finanzas
Mercadeo
Vivimos para servir, Servimos para vivir!
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Tcnicas,
Humanas
Conceptuales.
a.
Habilidades Tcnicas: Constituyen la capacidad de utilizar las
herramientas, procedimientos y tcnicas de una disciplina especializada. Estn
relacionadas con el uso de conocimiento especializado y la facilidad de
ejecucin de tcnicas relacionadas con el trabajo y los procedimientos de
ejecucin, se relacionan con el hacer, es decir, con el trabajo, con los objetos,
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c.
Habilidades Conceptuales: Es la capacidad de coordinar e integrar
todos los intereses de la organizacin y sus actividades, incluye la habilidad del
gerente para verla como un todo y entender como sus partes se relacionan
entre s, as como entender como un cambio en una parte afecta a las dems y a
toda la totalidad. Incluyen la visin de la organizacin o de la unidad
organizacional como un todo, la facilidad para trabajar con ideas conceptos,
teoras y abstracciones. Representan las capacidades cognoscitivas y
percibir oportunidades donde ninguna otra persona las ve. La importancia
relativa de estas habilidades difiere segn los niveles de la jerarqua de la
organizacin.
Las habilidades humanas o de trato personal tambin son tiles para los
frecuentes intercambios con los subordinados. Por su parte, las habilidades
conceptuales no son esenciales para los supervisores de nivel inferior.
En el nivel de gerencia intermedia decrece la necesidad de dotes tcnicas, las
habilidades de trato personal son todava ms esenciales y las facultades
conceptuales ganan importancia.
En el nivel de los directivos son muy valiosas las facultades conceptuales y de
diseo, as como las habilidades de trato personal.
PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA
La productividad exige eficacia y eficiencia en el desempeo de la organizacin,
donde la eficacia es la consecucin de los objetivos y la eficiencia de la
consecucin de los fines con el menor consumo de recursos. Ser efectivo
significa cumplir el objetivo, y ser eficiente significa utilizar pocos
recursos para hacerlo.
ETICA
Vivimos para servir, Servimos para vivir!
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Leer: http://www.monografias.com/trabajos91/administracion-etica-y-moral/administracionetica-y-moral.shtml#ixzz2YTi0KugN
INNOVACINN
Accin o creatividad se refiere a la aplicacin de nuevas ideas, ya sea
introduccin en el mercado de un nuevo bien o servicios, productos, y prcticas,
con la intencin de ser tiles para el incremento de la productividad, en el cual
los consumidores no estn an familiarizados.
Cuando nos referimos a innovar lo cual significa acto o efecto de innovar, es
todo aquello que trata de implantacin de una nueva estructura en un mercado,
que exige la conciencia y equilibrio para transportar las ideas, del campo
imaginario o ficticio, a la vida real para poder ser ejecutada, esto es un
elemento importante que trata de no solo hay que inventar algo si no aplicarlo.
Importancia de la Innovacin:
La innovacin es un elemento esencial e importante en su aplicacin exitosa de
forma comercial, ya que se refiere a la secuencia de actividades por las cuales
un nuevo elemento es introducido en una unidad social con la intencin de
beneficiar la unidad es tambin a la sociedad en conjunto. Ya que es un
elemento que no necesita ser enteramente nuevo o desconocido pero debe
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12.
Revisin de la eficiencia energtica de la empresa.
13.
Correcto uso del agua.
14. Lucha contra el cambio climtico.
15. Evaluacin de riesgos ambientales y sociales.
16. Supervisin de la adecuacin de la cadena de suministro.
17. Diseo e implementacin de estrategias de asociacin y colaboracin de
la empresa.
18. Implicar a los consumidores, comunidades locales y resto de la sociedad.
19. Implicar a los empleados en las buenas prcticas de RSE
20. Marketing y construccin de la reputacin corporativa.
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5.
Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus movimientos
elementales y cronometrarlo para despus de un anlisis cuidadoso, eliminar o
reducir los movimientos intiles y perfeccionar y racionalizar los movimientos
tiles.
6.
Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deber ser ejecutado.
7.
Seleccionar cientficamente a los trabajadores de acuerdo con las tareas
que le sean atribuidas.
8.
Dar a los trabajadores instrucciones tcnicas sobre el modo de trabajar, o
sea,
entrenarlos
adecuadamente.
Separar las funciones de planeacin de las de ejecucin, dndoles atribuciones
precisas y delimitadas.
9.
Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeacin y control
del trabajo como en su ejecucin.
10. Preparar la produccin, o sea, planearla y establecer premios e incentivos
para cuando tuer en alcanzados los estndares establecidos, tambin como
otros premios e incentivos mayores para cuando los patrones fueren superados.
11. Estandarizar los utensilios, materiales, maquinaria, equipo, mtodos y
procesos de trabajo a ser utilizados, dividir proporcionalmente entre la empresa,
los accionistas, los trabajadores y los consumidores las ventajas que resultan del
aumento de la produccin proporcionado por la racionalizacin.
12. Controlar la ejecucin del trabajo, para mantenerlos en niveles deseados,
perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.
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13.
Clasificar de forma prctica y simple los equipos,
procesos y materiales a ser empleados o producidos, de forma
que sea fcil su manejo y uso.
Principio de excepcin:
Taylor adopt un sistema de control operacional bastante simple que se basaba
no en el desempeo medio sino en la verificacin de las excepciones o desvo
de los patrones normales; todo lo que ocurre dentro de los patrones normales no
deben ocupar demasiada atencin del administrador. Segn este principio, las
decisiones ms frecuentes deben reducirse a la rutina y delegadas a los
subordinados, dejando los problemas ms serios e importantes para los
superiores.
LA ADMINSITRACION CLASICA
La administracin cientfica se preocup por elevar la productividad de la fbrica
y el trabajador individual. La teora clsica de la organizacin surgi de la
necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones
complejas.
Fayol se interesaba por la organizacin total y se enfocaba hacia la
administracin, que, en su opinin, era la operacin empresarial ms
descuidada. Antes de Fayol, en general, se pensaba que los gerentes nacen,
pero no se hacen. No obstante, Fayol insista en que la administracin era
como cualquier otra habilidad, que se podra ensear una vez se entendieran
sus principios fundamentales.
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Equidad: los administradores deben ser ambles y justos con sus subordinados.
12.
Estabilidad del personal: las tasas elevadas de rotacin de empleados socavan el buen
funcionamiento de la organizacin.
13.
Iniciativa: los subordinados deben tener libertad para concebir y realizar sus planes. Aun
cuando se puedan presentar algunos errores.
14.
Espritu de grupo: cuando existe el espritu de grupo la organizacin tendr una sensacin de
unin. Segn Fayol, incluso los pequeos detalles podran alentar el espritu. Por ejemplo, sugera
que se usara la comunicacin oral, en lugar de la comunicacin formal escrita siempre que fuera
posible.
Vivimos para servir, Servimos para vivir!
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Proceso administrativo
Para aclarar lo que son las funciones administrativas Fayol define el acto de
administrar como: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar (Estos son los
elementos de la administracin que constituyen el llamado proceso
administrativo). Las funciones administrativas engloban los elementos de la
administracin:
a)
Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de accin.
b)
Organizar: Construir tanto el organismo material como el social de la
empresa.
c)
Dirigir: Guiar y orientar a! personal.
d)
Coordinar: ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos
colectivos.
e)
Controlar: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas
establecidas y las rdenes dadas.
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LA PLANEACION
2.1 LA PLANEACION
Es el proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible determinar y lograr
los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin, es decidir por adelantado qu hacer,
cmo y cundo hacerlo y quin ha de hacerlo. La planeacin cubre la brecha que va desde donde
estamos hasta dnde queremos ir.
2.1.1 Importancia
a. Los directores y mandos medios saben a dnde van.
b. Proyecta situaciones favorables o desfavorables.
c. Propicia el desarrollo de la empresa.
d. Reduce al mximo los riesgos de fracaso.
e. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
f. Los planes proporcionan las normas de control.
g. Sin planes los administradores no pueden saber cmo organizar a la
gente y a los recursos.
h. El control valida el cumplimiento de lo planificado.
2.1.2 Principios de la planeacin
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
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2.
Objetivos y metas,
son los fines a donde se encaminan las
actividades de toda la organizacin, pude ser cuantitativa o cualitativa,
hacia a donde queremos llegar.
3.
Estrategias;
determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de
una empresa y la adopcin de lneas de accin, as como la asignacin
de recursos para la consecucin de la metas.
4.
5.
6.
7.
Programas;
Conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas,
proyecciones financieras, para llevar a cabo una actividad o fin, lo
determina los presupuestos.
8.
Presupuestos;
Instrumento fundamental de planeacin, Es una
herramienta que proyecta resultados esperados que se expresa en
trminos numricos,, o sea un programa expresado en nmeros, medio
razonable de control.
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Que mercados
b.
Volumen de ventas
c.
Costos
d.
Salarios
e.
Impuestos y privilegios
f.
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(Estratgica y Tctica).
Planificacin Estratgica.
La planificacin estratgica permite la toma de decisiones a largo plazo. Ac
se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la
empresa y el clima organizacional.
Tienen como propsito establecer o actualizar la misin y los objetivos
generales de la empresa. Es muy til para el desarrollo de nuevas aptitudes y
procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.
Entre las etapas formales de la planificacin estratgica se encuentran:
a) Identificacin de las estrategias actuales.
b) Identificacin de las metas estratgicas potenciales.
c) Seleccin de metas estratgicas.
d) Evaluacin y ejecucin de las estrategias.
Planificacin Tctica.
Es un proceso anual/mensual que gua hacia el logro de los objetivos
propuestos en los programas de la empresa a corto y mediano plazo.
a) Planes tcticos son de corto plazo y en ocasiones mediano
plazo.
b) los tcticos son especficos.
c) planes tcticos tienden a reflejar las metas.
Algunas diferencias entre los planes estratgicos y tcticos son:
1. El plazo, los planes estratgicos implican el largo plazo, en tanto que
los planes tcticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.
2. El alcance, ya que los planes estratgicos son ms generales, en
tanto que los tcticos son especficos.
3. Independencia, ya que los planes tcticos tienden a reflejar las metas
y los planes estratgicos la misin de la empresa.
4. En la teora la planeacin estratgica es engaosamente sencilla,
consiste en analizar la situacin actual y la prevista, determinar la
direccin de la empresa y encontrar los medios para materializar la
misin.
PROCESO DE IMPLEMENTACION DE AL PLANEACION ESTRATEGICA
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Las estrategias
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6. El presupuesto
7. El programa o plan de actividades
TECNICAS DE PROGRAMACION
Gracias a la investigacin cientfica todas las ciencias han ido
conformando las diversas teoras que las integran, as como sus
postulados y principios. La ciencia administrativa no es la excepcin.
Desde hace varias dcadas diversos estudiosos de la materia han
realizado los estudios pertinentes cuyas conclusiones han delimitado el
campo de estudio de esta ciencia y la siguen conformando.
En el desarrollo de cada una de las fases del proceso administrativo
todo gerente utiliza la investigacin como una de las herramientas ms
imprescindibles para resolver los numerosos problemas a los que se
enfrentan en la conduccin de las empresas o cualquier otro tipo de
organizacin.
La investigacin en la administracin es el estudio controlado, emprico y
crtico de fenmenos de inters para quienes toman decisiones
administrativas.
Una programacin es un esquema donde se establecen la secuencia de actividades que han de realizarse para
alcanzar determinado objetivo, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos
eventos involucrados en su consecucin.
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1.
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Reglas de Diagramacin
1.
Toda red empieza en un evento inicial y termina en un evento final.
2.
Todos los eventos deben estar relacionados en la red.
3.
Entre dos eventos solo puede haber una actividad.
4.
En una red no puede existir circuitos cerrados (crculos viciosos o
loops)
Calculo de Tiempos en una Red (procedimiento):
1. Se copian los tiempos debajo de la actividad, especificando que es
recurso tiempo, ya que puede tambin
indicarse en dicho espacio otros recursos.
2. Se dibuja una "T" invertida en cada evento, donde se registraran los
tiempos acumulados.
3. El clculo, del tiempo mnimo, se inicia colocando tiempo acumulado
"O" en la parte izquierda de la "T" del primer evento.
4. Se calcula el tiempo de cada evento sumando el tiempo acumulado
anterior ms el tiempo de la actividad.
5. El tiempo acumulado en el ltimo evento es el tiempo total de la red.
6. Para determinar el tiempo mximo de cada evento, se procede a
restar a partir del tiempo total, el tiempo de cada actividad, colocando
tal operacin en la parte derecha de la "T".
a)
b)
c)
d)
Consideraciones:
Cuando se procede al clculo del tiempo total (parte izquierda de la "T")
a un evento, en el que confluyen' dos actividades, se toma como tiempo
al evento, la que de l mayor resultado.
Cuando se procede a establecer el tiempo mximo de un evento, en el
que confluyeron dos actividades, por 16 que se generan dos rutas, se
toma el tiempo menor.
La ruta crtica est dada, en aquellas actividades cuyos tiempos: mnimo
y mximo son iguales, es decir que
tienen los mismos valores en la T (izquierda y derecha).
Para validar los clculos, deber utilizarse el cuadro de clculo de
holguras.
CASO PRCTICO DE TECNICA DE PROGRAMACION GANTT Y CPM
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A
B
C
D
E
0
A
A
A
B,C
4
2
3
1
5
4
(5-3)
5
GRAFI
CA
MAXIMO
7
8
GRAFI
(7-5)
CA
MINIMO
HOLGU
RA
I
F
0
4
4
4
7
4
6
7
5
12
0
5
4
11
7
6
(7-3)
4
7
7
12
12
0
1
0
7
0
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LA ORGANIZACIN
Es determinar todas las actividades, funciones, o tareas que se desarrollan en una empresa,
agrupndolas en diferentes reas, a la cual se le asignar un administrador, y las responsabilidades
asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones respectivas, a fin de
optimizar los recursos y lograr los objetivos de una forma eficiente.
Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada
grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisar y coordinar tanto en sentido
horizontal como vertical toda la estructura de la empresa. Adems se refiere a una estructura
intencional formalizada de funciones o puestos. Nk
Los elementos bsicos del concepto son:
Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de
operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de funciones, jerarquas y
actividades necesarias para lograr los objetivos
Sistematizacin. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de
coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de
agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin.
Jerarqua. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de
Responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los
mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible
PRINCIPIOS
a.
Unidad de objetivo; Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la
organizacin deben estar relacionadas con los objetivos y propsitos de la empresa. Esto
nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los
objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no
contribuyen en nada a lograr
b.
c.
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e.
Delegacin con base en resultados, debe ser clara y adecuada para garantizar el logro de los
objetivos esperados
f.
g.
h.
i.
Nivel de autoridad; se refiere a que deben de respetarse los diferentes mandos formales en
las organizaciones, y resolver los conflictos dentro del mismo nivel o el inmediato.
j.
Definicin funcional; las funciones asignadas a cada trabajador deben ser claras en relacin
a los objeticos.
k.
l.
m.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIOIN
a) Divisin del trabajo
Es la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de realizar una funcin con la mayor
precisin, eficiencia y mnimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento
del trabajo.
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Grado: SEXTO PAE.
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-VENTAJAS; reflejo lgico de las funciones, mantiene el poder y prestigio de las funciones
principales, principio de especializacin, simplifica la capacitacin, fuerte control de la direccin.
-DESVENTAJAS; reduce nfasis hacia los objetivos a cumplir, disminuye coordinacin entre
funciones, la responsabilidad de ganancias se le atribuye a la alta direccin, limita desarrollo de los
administradores generales.
DEPARTAMENTALIZACION POR TERRITORIO O POR GEOGRAFIA:
Es especialmente atractiva para firmas de gran escala u otras cuyas actividades estn dispersadas
fsica o geogrficamente. Se usa con ms frecuencia en ventas y en produccin; no se usa en
finanzas, porque usualmente est concentrada en las oficinas centrales. Tambin muchas agencias
de gobierno adoptan este tipo de organizacin para proporcionar servicios a toda la nacin en
forma simultnea.
-VENTAJAS, las siguientes: Pueden obtenerse ganancias sobre la eficiencia inmediata, captando la
buena voluntad de las personas de la localidad, el costo de las operaciones territoriales puede ser
menor, lo que puede compensar cualquier aumento en el costo de la coordinacin y en el control en
oficinas centrales, la creacin de muchas posiciones ejecutivas en niveles en los que la empresa
puede darse el lujo de permitir que los empleados ganen experiencia.
-DESVENTAJAS, que requiere ms personas con habilidades generales de gerente, tiende a hacer
difcil el mantenimiento de los servicios centrales econmicos y puede requerir servicios tales
como personal o compras a nivel regional, por ltimo; agrava los problemas de control de la alta
direccin
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Grado: SEXTO PAE.
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Ventajas:
Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de
direccin.
Hace posible el principio de responsabilidad y autoridad, y la especializacin Staff.
Desventajas:
Ha confusin sino son bien definidos los deberes y responsabilidades de la asesora.
Por comits
Asignarlos diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que se renen para discutir y
resolver los problemas que se les encomienden; se da en combinacin con otro tipo de
organizacin. Hay comits directivos, ejecutivos, de vigilancia, consultivos, etc.
Ventajas:
Las soluciones son ms efectivas.
Se comparte la responsabilidad.
Permite que las ideas se fundamenten.
Se aprovecha al mximo la experiencia.
Desventajas:
Las decisiones son lentas.
Es difcil disolverlos.
Los gerentes se desligan de la responsabilidad.
Matricial
Matriz, de Parrilla, de Proyecto o Administracin de producto. Se abandona el principio de
unidad de mando. Requiere de una estructura administrativa slida y de mecanismos
especiales de apoyo.
Ventajas:
Coordina la mejora de productos como los objetivos del departamento.
Propicia la comunicacin interdepartamental entre las funciones y los productos.
Permite cambiar de una tarea a otra.
Favorece el intercambio de experiencias.
Desventajas:
Confusin acerca de quien depende de quin.
Da lugar a la lucha de poder.
Supone perdidas de tiempo.
Resistencia al cambio.
AUTORIDAD Y PODER PODER: Concepto mucho ms amplio que el de autoridad, es la
capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas
o grupos.
Curso:
ADMINISTRACIN
Grado: SEXTO PAE.
PODER COERCITIVO
Es el de castigar, ya sea despidiendo a su subordinado o negando el reconocimiento de sus mritos.
PODER LEGTIMO O DEL PUESTO
Es idntico a la autoridad, representa el poder que uno recibe como resultado de su posicin en una
jerarqua formal.
Si bien la autoridad en una organizacin es el poder para ejercer
discrecionalidad en la toma de decisiones, casi invariablemente se deriva del poder del puesto, o
poder legtimo.
LINEAL MILITAR
CONCEPTOS AUTORIDAD
de arriba hacia abajo, poder concentrado en el de arriba
-Vertical
-Funcional
Curso:
ADMINISTRACIN
Grado: SEXTO PAE.
-HORIZONTAL
-FUNCIONAL
-VERTICAL
-FUNCIONAL STAFF O ASESORIA
Curso:
ADMINISTRACIN
Grado: SEXTO PAE.
-CIRCULAR
-FUNCIONAL O STAFF
Curso:
ADMINISTRACIN
Grado: SEXTO PAE.
LOS TECOMATES
Los Tecomates Inc. es una industria que produce y distribuye diferentes lneas
de maquinarias y que por la actual situacin del precio del petrleo y sus
derivados se encuentra en ventaja ante sus competidores, por contar con
productos de buena calidad, bajos precios y de mucha economa en el consumo
de energa elctrica, lubricantes y combustibles.
ha
en
la
de
Curso:
ADMINISTRACIN
Grado: SEXTO PAE.
Se solicita:
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ADMINISTRACIN
Grado: SEXTO PAE.
Curso:
ADMINISTRACIN
Grado: SEXTO PAE.
que le son legalmente encomendadas, excepto las que por disposicin legal
debe ejercer personalmente, y por otra, transferir los Recursos presupuestarios
y apoyos administrativos necesarios para el desempeo de tales responsabilidades, sin que el
rgano desconcentrado pierda la relacin de autoridad que lo supedita a un rgano central, Ej.
Renap, Mini munis, bancos, MINEDUC, etc.
TECNIAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIN
1. ORGANIGRAMAS
2. Manual de Descripcin Tcnica de Puestos
UBICACION ADMINISTRATIVA:
Coordinacin Financiera
TITULO OFICIAL:Profesional Jefe ll
PUESTO FUNCIONAL:
/Coordinador Financiero
JEFE INMEDIATO SUPERIOR:
Coordinador Financiero
SUBALTERNOS:
Gerente General
REEMPLAZAR:
REEMPLAZARLO:
Encargado de Presupuesto
PROPOSITO
Dirigir, controlar, planificar, administrar y supervisar las actividades y operaciones que se realizan
en el Departamento Financiero.
ATRIBUCIONES
1. Coordina y supervisa las actividades que realiza el personal a su cargo e informa al gerente
Curso:
ADMINISTRACIN
Grado: SEXTO PAE.
RELACIONES DE TRABAJO
Tendr relacin directa Externa con el Ministerio de Agricultura Ganadera y Alimentacin,
Ministerio de Finanzas Pblicas, contralora General de Cuentas de la Nacin y otras que por
naturaleza del puesto sean de su competencia; Internas con los Coordinadores Administrativo,
Logstica y Tcnico Legal y personal subalterno.
AUTORIDAD
La autoridad ser sobre los jefes y personal de las secciones de la Coordinacin Financiera.
NIVEL ACADEMICO
Tener aprobado el octavo semestre de una carrera a fin de las Ciencias Econmicas.
Conocimiento comprobable de la operatividad del Sistema Integrado de Administracin
Financiera.
Conocimiento slido en el rea de presupuesto, contabilidad y tesorera como de inventarios.
REQUISITOS
Conocimiento en la aplicacin de leyes aplicables al Sector Pblico.
Manejo de computadora
Conocimientos Especiales: Ley del Instituto Nacional de Comercializacin Agrcola,
Conocimiento elevado de la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, Ley de lo
Contencioso Administrativo, etc. Acuerdos y tratados vigentes en materia de
administracin Financiera y Administrativa del Sector Pblico.
3. Manual de Procedimientos
SIMBOLOGA DE FLUJOGRAMAS: Son figuras que se utilizan para representar en forma
grfica los procedimientos de las actividades realizadas por cada puesto de trabajo, para facilitar la
comprensin de los mismos, los cuales se describen a continuacin:
Curso:
ADMINISTRACIN
Grado: SEXTO PAE.
INSTITUTO NACIONAL DE
COMERCIALIZACION AGRICOLA
-INDECAProceso: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO:
Almacn
CODIGO: IND-ADM-01
Fecha revisin: 16/09/2006
Requisiciones de
Curso:
ADMINISTRACIN
Grado: SEXTO PAE.
No.
1
Descripcin
Presenta solicitud de materiales y
suministros a la Coordinacin
Administrativa con el formulario de
requisicin firmado y sellado
Verifica existencia de los materiales y
suministros a despachar, si cuenta con
ellos prepara despacho, o de lo
contrario traslada a encargado de
compras para ver la posibilidad de
iniciar proceso de compra de lo que no
se tiene
Con la requisicin autorizada procede a
efectuar los registros en el Kardex y
prepara la entrega de los materiales y
suministros, lo cual coordina con la
unidad solicitante
Actualiza disponibilidades de los bienes
a su cargo y detecta stock de los
mismos, luego informa de deficiencias
al Coordinador Administrativo
Archiva y ordena documentos de
legitimo abono
Responsable
Responsable de cada unidad
Encargado de Almacn
Encargado de Almacn
Encargado de Almacn
Auxiliar de Almacn
Curso:
ADMINISTRACIN
Grado: SEXTO PAE.
INTEGRACION (Koontz)
Definicin
Es la funcin administrativa que se ocupa de dotar de personal a la estructura de la organizacin, a
travs de una adecuada y efectiva seleccin de personas que han de ocupar los puestos dentro de la
estructura, es reunir todos los elementos materiales, econmicos, tcnicos, tecnolgicos y humanos
necesarios para alcanzar los objetivos.
Elementos de la integracin (210)
1.
Recursos humanos: Son las personas que trabajan en una organizacin o para la realizacin
de las actividades.
2.
Recursos materiales: Son los bienes tangibles, propiedad de la empresa, que se utilizan para
producir los bienes y servicios. Este elemento incluye:
3.
Recursos Financieros: Son los elementos monetarios propios y ajenos con los que cuenta
una organizacin
4.
Recursos Tcnicos: Son los bienes intangibles que sirven como herramientas e instrumentos
que auxilian en la coordinacin de los recursos humanos, materiales y financieros.
Principios
1.
Objetivo de Objetivo; garantizar que los espacios de la organizacin
queden ocupados por personal calificado, capaz y dispuestos a ocuparlos.
2.
Integracin; entre ms definida sea
la definicin de roles, sus
requisitos, las tcnicas de evaluacin, y capacitacin mayor ser la calidad
administrativa.
3.
Definicin del puesto; la descripcin tcnica del puesto debe ser
precisa, conocido como la definicin funcional.
4.
Evaluacin administrativa, entre ms claros son los objetivos del
puesto, son verificables con mayor precisin.
5.
Competencia abierta; la entidad debe estar comprometida con la
competencia de los puestos, sobre calidad y cumplimiento de los objetivos.
6.
Capacitacin y desarrollo continuo;
la empresa debe estar
comprometida con la excelencia administrativa, cuya base ser el cumplimiento
de objetivos y programas por medio de la capacitacin, de tipo al puesto y de
formacin.
7.
La importancia de la introduccin adecuada. El momento en que el
elemento humano ingresa a la empresa es trascendental, pues de l dependern
su adaptacin al ambiente de la empresa, su desenvolvimiento, su desarrollo y
su eficiencia dentro de la misma.
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8.
Implica seres humanos. El recurso humano es el
principio ms importante para la administracin.
Enfoque de sistemas en la ADRH (211)
Las estructuras organizaciones
determina el nmero y los tipos de
administradores que se requieren, mismos que pueden adquirirse interna y
externamente. Que dependen no solo del tamao, sino de la complejidad de
operaciones y servicios.
Factores situacionales que afectan la integracin
Dentro de los externos se pueden incluir escolaridad, relacin social, leyes
normas, polticas, oferta y demanda, el uso de tecnologas e idiomas, edad, sexo,
entre varias.
Habilidades y caractersticas de los administradores
Para ser eficaces se necesitan varas habilidades, las que varan segn el nivel o
clase de organizacin.
a)
Analticas y de solucin de problemas. Los administradores deben
identificar problemas, analizar situaciones complejas y al resolver los problemas
encontrados, explotar las oportunidades que se presenten.
b)
c)
d)
Integridad y honestidad.
e)
Reclutamiento.
2.
Seleccin.
3.
Introduccin/contratacin.
4.
Capacitacin /Entrenamiento.
5.
Desarrollo.
RECLUTAMIENTO
Vivimos para servir, Servimos para vivir!
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Definicin:
Deben distinguirse dos aspectos, las fuentes de reclutamiento y
los medios de reclutamiento.
Fuentes de reclutamiento:
a) Escuelas. (de educacin superior, tcnicas, comerciales)
b) Bolsa de trabajo. (otras empresas, archivo de personal)
c) Sindicatos. (provee todo el personal sindicalizado)
d) Agencias de colocaciones. (onerosas o gratuitas)
e) Personal recomendado. (por los propios trabajadores)
f) La puerta
empresa)
de
la
calle.
(Personal
atrado
por
la
fama
de
la
Medios de reclutamiento:
Los medios de reclutamiento pueden quitar o dar valor al personal que proporciona una fuente
determinada.
a) Una requisicin adecuada al sindicato.
b) La solicitud escrita personal u otras empresas
c) El empleo de prensa, radio, televisin, etc.,
Seleccin
(228)
Aunque los medios usados y el orden en que se emplean suelen variar mucho,
para acomodarse a las necesidades y condiciones de cada empresa, lo ms
usual es:
a) Hoja de solicitud.
b) Entrevista.
c) Pruebas psicotcnicas y/o prcticas.
d) Encuestas.
e) Examen mdico.
CONTRATACIN
(INTRODUCCIN)
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a) Capacitacin.
b) Adiestramiento.
c) Formacin.
Se le da una formacin personal por parte de los ejecutivos actuales para que
vaya creando progresivamente el status que le d sentimiento de adhesin a la
empresa hasta hacer de l un buen ejecutivo.
Stress en la Administracin: (249)
Es un fenmeno muy complejo, es la tensin que es una respuesta de
adaptacin, mediada por diferencias individuales o por procesos psicolgicos,
que es consecuencia de una accin externa, situacin o suceso que impone
demandas psicolgicas y fsicas excesivas sobre una persona.
Integracin de Recursos Materiales y Tecnolgicos (otros textos puede
ser Benavides)
Es aquella que establece los objetivos y determina el curso de accin a seguir de
los siguientes elementos.
1. Financieros
2. Instalaciones.
3. Equipo.
4. Materiales de produccin.
5. Tecnologas
Tcnicas fundamentales de la Administracin de Recursos.
TECNICAS FINANCIERAS:
a) Para la adquisicin de capitales y la estructura financiera.
1. Mercado de capitales y su operacin.
2. Fijacin de polticas financieras.
3. Emisin de acciones y obligaciones.
4. Fuentes de recursos externos.
5. Expansin financiera interna y externa.
6. Ampliaciones de capital.
b) Para el manejo financiero.
1. Rotacin del capital.
2. Crdito y cobranzas.
Vivimos para servir, Servimos para vivir!
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3. Rotacin de inventarios.
4. Programas de gastos.
5. Bienes races.
6. Control presupuestal.
PROCESO DE LA INTEGRACION DE RECURSOS
1.
2.
Adquisicin de Recursos
3.
4.
Administracin de Recursos
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LA DIRECCION
Proceso de influir sobre las personas de tal modo que contribuyan a las metas
de la organizacin y de los grupos, donde participan los factores de la
direccin humanos, motivacin, liderazgo y comunicacin.
PRINCIPIOS
1.
Armona de objetivos
2.
Motivacin
3.
Liderazgo
4.
Claridad
5.
Integridad
6.
TOMA DE DECISIONES
La Direccin es el ejercicio y arte de tomar decisiones en las organizaciones.
Por lo tanto, es el acto ms importante en la prctica gerencial, la toma de
decisiones. Una decisin es una resolucin o determinacin final. Tambin se
ha definido como la seleccin de un curso de accin entre dos o ms
alternativas. Por medio de tres elementos o factores,
1. La Motivacin
2. El Liderazgo
3. La Comunicacin
4. Trabajo en Equipo ??
1. LA MOTIVACION
Segn Harold Koontz, la motivacin es un trmino genrico que se aplica a una
serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Decir que
los administradores motivan a sus subordinados, o sea, que realizan cosas con
las que esperan satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los subordinados
a actuar de determinada manera y al mismo tiempo, otro individuo puede
estar motivado por el deseo de obtener estatus social, autorrealizacin,
bienes, anhelos, amores, metas etc.
FACTORES HUMANOS DE LA ADMINISTRACION
Por medio de la funcin de direccin, los administradores ayudan a las
personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y desenvolver
su potencial.
a. Mltiples roles, familia, sociedad, trabajo, escuelas, calle, poltica, etc.
b. Dignidad personal, implica el logro de los objetivos de la empresa,
alcanzar los resultados, pero los medios no deben lastimar nunca la
dignidad de las personas, lo cual indica que las personas deben ser
tratados con respeto, sea cualquier puesto o rol.
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TERORIA
X Y
La teora X postula que los seres humanos sienten desgano y apata por el
trabajo, que lo realizan de forma obligada y que la mayora prefieren que se
les indique como realizar las cosas.
Por el contrario, la teora Y sostiene que el trabajo es algo tan natural para el
ser humano como dormir o jugar, que los individuos son capaces de
autocontrolarse y auto dirigirse, que tienen gran capacidad creativa.
DIFERENCIAS ENTRE LAS TEORAS
X,Y
Teora X
Teora Y
a)
b)
La
La
teora
teora
X
Y
es
es
pesimista,
esttica
optimista,
dinmica
y
y
rgida.
flexible.
Poltica de la empresa.
Sueldo.
Status laboral.
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Factores de motivacin
El trabajo en s.
Reconocimiento.
Responsabilidad (confianza).
Realizarse
Progresar profesionalmente.
2. LIDERAZGO
Arte o proceso de influir sobre las personas de tal modo que se esfuercen de manera voluntaria y
entusiasta por alcanzar los objetivos y las metas de sus grupos.
Disposiciones que las personas tienen para seguir a otro lo que convierte a este en lder, la gente
sigue a quienes consideran que les darn los medios para satisfacer sus propios deseos, carencias y
deseos.
A)
1.
2.
3.
4.
B)
2.
3.
El democrtico es participativo
1.
2.
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2.
3.
Deja a la persona tomar sus propias decisiones, que de acuerdo a su
criterio sean las ms acertadas para el fin comn.
4.
C)
Innovacin
2.
Toma de decisiones
3.
Negociacin y concertacin
4.
Resolucin de conflictos
5.
2.
3.
4.
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Poder del puesto, con una posicin clara y otorgado poder legitimo.
2.
Estructura
responsabilizar.
3.
de
la
tarea,
dar
instrucciones
claras
para
la
c. implicarlos
decisiones
en
estima
la
de
los
toma
de
d. poltica
de
puertas
abiertas,
buenas relaciones humanas,
d. cumplimiento de normas
procedimientos al centavo
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LA MADUREZ
Segn el situacional, como la capacidad de formular metas alcanzables,
asumir responsabilidades, competencias profesionales, para desempear una
funcin, con lo cual aumenta la relacin en el cumplimiento de metas y
objetivos, se debe apuntar a disminuir la conducta por tarea
D)
DIRECCION
APOYO
Mucha
Poco
Mucha
Mucho
PARTICIPANDO e3
Poca
Mucho
DELEGANDO
poca
poco
DIRIGIR
e1
CONVENCEDOR e2
e4
APRENDIZ
aplica liderazgo e1
2.
INICIADO
liderazgo e2
aplica
3.
COMPETENTE
liderazgo e3
aplica
4.
EXPERTO
liderazgo e4
aplica
E)
TRANSACCIONAL Y TRANSFORMACIONAL
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2.
3.
4.
5.
6.
7.
Emisor (codificador):
2.
Canal
3.
Mensaje
4.
Receptor (decodificador
5.
Comprensin
6.
Retroalimentacin
B) BARRERAS EN LA COMUNICACIN.
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d.
INDICADORES o TIPS
Oraciones cortas
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2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Indicar que tipo de comunicacin que se da entre el Presidente General de Autopartes San
Pedro S.A. y los Gerentes de los Centros de venta, y entre estos ltimos y el personal que
labora en los mismos.
Cul considera es la principal barrera de la comunicacin que se manifiesta entre estos dos
grupos?
Qu sugerira para resolver el problema de comunicacin?
Analice y explique el problema de motivacin de los empleados de los centros de venta con
base en la Teora de Dos Factores de Frederick Herzberg.
Con base en la Teora de Jerarqua de Necesidades de Abrahan Maslow, indique Cules
son las necesidades insatisfechas que prevalecen en los empleados de los centros de venta?
Qu acciones recomendara para satisfacer las necesidades insatisfechas de los empleados
de los centros de venta?
De conformidad con la Teora del Liderazgo Situacional, indique las caractersticas del
nivel de desarrollo que posee cada uno de los grupos de empleados de la fabricacin de
piezas (los novatos y los estables).
Con base en el nivel de desarrollo que posee cada uno de los grupos de empleados de la
fabricacin de piezas (los novatos y los estables) Qu estilo de liderazgo situacional debe
aplicarse para dirigir a cada uno de los grupos (los novatos y los estables)?, desarrollando
las caractersticas de cada estilo e indicando las acciones que de acuerdo al tipo de
liderazgo deben adoptarse.
Que estilo de liderazgo desarrolla el Gerente.
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EL CONTROL
Definicin.
Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las
actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon
y para corregir cualquier desviacin evidente". En tanto que James Stoner
manifiesta que "el control administrativo es el proceso que permite garantizar
que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas".
El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas
y desempeo se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El
trmino control tiene una connotacin negativa para la mayora de las
personas, pues se le asocia con restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia
o manipulacin.
Importancia.
El control es funcin de todos los administradores, desde el Presidente de una
compaa hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de
niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio
del control recae por igual en todos los administradores encargados de la
ejecucin de planes. Aunque el alcance del control vara de un administrador a
otro, los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de
ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones
administrativas esenciales en cualquier nivel.
En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es
de suma trascendencia el control en una empresa:
a. Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los empleados, a fin
de lograr los propsitos.
b. Posibilita el anlisis de lo realizado con lo planificado.
c. Las tcnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier
actividad administrativa.
d. Se constituye para los jefes en una herramienta, a travs de la cual se
comprueban si los propsitos de la organizacin son alcanzados de
acuerdo a la planificacin.
reas estratgicas de control.
El desempeo clave o las reas claves de resultados son aquellos elementos
de la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la
unidad o empresa logren el xito.
Estas reas, por regla general, involucran las principales actividades de la
empresa, o grupos de actividades relacionadas que se presentan a lo largo de
toda la empresa. Algunas reas bsicas de resultados son reas como
produccin, finanzas, mercadeo, recursos humanos y contabilidad. Estas reas
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FUENTES DE CONTROL
Segn Don Hellriegel, las fuentes de control bsicas son cuatro: grupos
interesados, la organizacin misma, los grupos y los individuos.
El control de los grupos interesados, se refiere a las presiones externas
que recibe la empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos de este
tipo de fuentes son los sindicatos, organismos gubernamentales, clientes,
proveedores, accionistas y otros.
El control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos formales,
ya sea preventivo o correctivo de desviaciones de los planes y el cumplimiento
de los objetivos deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse
reglas, polticas, normas, presupuestos, auditorias y otros.
El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los
miembros de un grupo y mantienen mediante premios y castigos Como por
ejemplo, retirar voz y voto a un miembro del grupo, elegirlo representante
ante otros grupos, etc.
El autocontrol individual consiste en los mecanismos orientadores que
operan en un individuo o persona, ya sea en forma consciente o
inconscientemente. La llamada tica Profesional constituye un punto de
partida muy importante para el autocontrol individual. Para ser un profesional
exitoso es necesario adquirir conocimientos detallados, habilidades especficas
y actitudes y formas de conducta bsicas. No importa cual sea la profesin,
Contador Pblico, Abogado, Ingeniero, Administrador de Empresas, Doctor,
etc., se espera que ejerzan el autocontrol individual en la realizacin de su
labor, basndose en normas ticas y morales de su respectiva profesin.
Las tcnicas presupuestales.
En estas, los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en
trminos cuantitativos, medibles, lo que facilita en gran manera la
comparacin de lo realizado con relacin a lo planificado. Ejemplos de este
tipo de presupuestos son: los presupuestos de ingresos, presupuestos de
egresos, presupuestos de insumos y materiales, presupuesto de mano de
obra,
etc.
Las tcnicas no presupuestales.
Son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente en
cualquier empresa. Entre estas tcnicas encontramos los datos estadsticos,
reportes o anlisis especiales, observacin directa, programas de auditora, el
punto de equilibrio, etc.
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