Guia para Manual de Organizacion

PROGRAMA DE REINGENIERIA ORGANIZACIONAL DE LA
ADMINISTRACION PUBLICA ESTATAL
GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION

DE MANUALES DE ORGANIZACION
MARZO DE 2002
Derechos reservados
Primera edicin 1992
Segunda edicin 1995
Tercera edicin 1998
Cuarta edicin 2002
Gobierno del Estado de Mxico
Secretara de Administracin
Subsecretara de Servicios Administrativos
Direccin General de Organizacin y Documentacin
Lerdo Pte. Esq. Riva Palacio 1er. Piso,
Edificio Plaza Toluca, Toluca de Lerdo, Mxico.
Impreso y hecho en Toluca, Mxico.
Printed and made in Toluca, Mexico.
Nmero de Autorizacin del Comit Editorial
de la Administracin Pblica Estatal A: 209-1-012-02
La reproduccin total o parcial de esta Gua Tcnica
slo se realizar mediante autorizacin expresa
de la fuente y dndole el crdito correspondiente.
Actualiz:
Unidad de Normatividad y Legislacin Administrativa
GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE

MANUALES DE ORGANIZACION
DIRECTORIO
Lic. Arturo Montiel Rojas

Gobernador Constitucional del Estado de Mxico
Lic. Enrique Pea Nieto

Secretario de Administracin
Lic. Enrique Olascoaga Carbajal

Subsecretario de Servicios Administrativos
Lic. Apolinar Mena Vargas

Director General de Organizacin y Documentacin


INDICE
PRESENTACION
I.
OBJETIVO
II.
CONCEPTO Y GENERALIDADES
2.1
2.2
2.3
2.4
5
5
6
7
Manual administrativo
Objetivos de los manuales administrativos
Ventajas de los manuales administrativos
Clasificacin de los manuales administrativos
III. EL MANUAL DE ORGANIZACION

3.1 Conceptualizacin
3.2 Propsitos
3.3 Principales diferencias entre el manual de organizacin y el
reglamento interior
9
9
9
10
IV. BASE LEGAL PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE

ORGANIZACION
13
V.
PROCESO PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE

ORGANIZACION
17
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
17
19
20
24
25
26
26
27
27
28
28
Planeacin del trabajo

Organizacin del trabajo
Recopilacin de informacin
Anlisis de la informacin
Integracin de los apartados del manual
Elaboracin del anteproyecto
Revisin y adecuacin del anteproyecto
Integracin y validacin del manual
Publicacin del manual
Divulgacin del manual
Revisin y actualizacin del manual

VI.
COMPONENTES DEL MANUAL DE ORGANIZACION

6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
6.12
6.13
Portada
Indice
Presentacin
Antecedentes
Base legal
Atribuciones
Objetivo general
Estructura orgnica
Organigrama
Objetivo y funciones de las unidades administrativas
Directorio
Validacin
Hoja de actualizacin
31
31
32
32
33
33
34
35
37
37
38
44
45
46
BIBLIOGRAFIA
47
ANEXOS
49
Anexo No. 1: Proceso para la elaboracin de manuales de organizacin

Anexo No. 2: Cuestionario para el anlisis funcional

PRESENTACION
La administracin pblica es el elemento bsico para convertir los objetivos, programas
y planes de gobierno, en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las
necesidades y demandas de la sociedad.
En materia de modernizacin, el Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 1999-2005,
establece entre sus premisas: lograr una administracin pblica eficiente en su
desempeo, eficaz en la respuesta a las demandas de la sociedad y honrada en los
procesos de gestin.
En este sentido, el gobierno del Estado intensifica sus acciones para articular y dar
mayor congruencia al quehacer gubernamental, consolidar una cultura de
modernizacin y mejoramiento de la funcin pblica, impulsar acciones de
simplificacin de sistemas y procedimientos administrativos, mejorar la atencin a la
ciudadana, y promover la eficiencia y eficacia de la gestin pblica.
Congruente con estos propsitos, el Gobierno del Estado de Mxico ha puesto en
marcha el Programa de Reingeniera Organizacional de la Administracin Pblica
Estatal, con el fin de eficientar las estructuras orgnicas de las dependencias y de los
organismos auxiliares del Poder Ejecutivo, de conformidad con sus atribuciones y
programas institucionales.
En el marco de este Programa, la Secretara de Administracin presenta la Gua
Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Organizacin, con la finalidad de
proporcionar a las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la
administracin pblica estatal, informacin actualizada sobre los lineamientos y criterios
bsicos para la elaboracin y, en su caso, actualizacin de estos instrumentos
administrativos.
La gua se integra por seis apartados, que sealan: su objetivo; el concepto y
generalidades de los manuales administrativos; el manual de organizacin; la base
legal en que se sustenta su elaboracin; el proceso para formularlo y los elementos
bsicos que lo conforman.
Con la edicin de este documento se pretende proporcionar a los servidores pblicos
una mejor herramienta de trabajo que les facilite la elaboracin de sus respectivos
manuales de organizacin y eficiente su desempeo en el cumplimiento de los
propsitos institucionales.


I. OBJETIVO
Proporcionar a los servidores pblicos de las dependencias, organismos auxiliares y

fideicomisos de la administracin pblica estatal, los elementos tcnicos y
metodolgicos bsicos para guiar y orientar el anlisis, elaboracin e instrumentacin
de manuales de organizacin bajo criterios de homogeneidad y sencillez.


II. CONCEPTO Y GENERALIDADES
2.1 Manual administrativo

El manual administrativo se entiende, en sus trminos ms sencillos, como un
documento que contiene informacin ordenada y sistemtica, relativa a la estructura,
funciones, objetivos, polticas y/o procedimientos de una organizacin, que se consideran
necesarios para la mejor ejecucin del trabajo. (1)
Rodrguez Valencia define a los manuales administrativos como instrumentos "para
registrar y transmitir, sin distorsiones, la informacin referente a la organizacin y
funcionamiento de una empresa u organismo pblico, as como de las unidades
administrativas que lo constituyen". (2)
La Secretara de la Presidencia lo concibi como el documento que tiene por objeto
"Proporcionar en forma adecuada y sistemtica la informacin referente a: directorio,
antecedentes, legislacin, atribuciones, objetivos, estructura de puestos y/o cualquier
otra cosa que sea necesaria a las entidades pblicas y/o a las unidades que las
integran, para el mejor desarrollo de las tareas". (3)
Retomando estas apreciaciones, podemos entender al manual administrativo como un
instrumento informativo y de trabajo que permite concentrar informacin de manera
ordenada y sistemtica, referente a las funciones, estructura orgnica, polticas,
normas, sistemas, procedimientos, actividades y tareas propias de una rea
administrativa, a fin de facilitar, eficientar y transparentar el quehacer de las
dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos.
2.2 Objetivos de los manuales administrativos

Los manuales administrativos permiten cumplir, entre otros, los objetivos siguientes:
(1)
(2)
(3)
Quiroga Leos, Gustavo, Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica, Ed. Trillas S.A., Segunda edicin,
Mxico, 1994, p. 161.
Rodrguez Valencia, Joaqun, Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos, Ed. ECASA, Primera
edicin, Mxico,1990, p. 224.
Secretara de la Presidencia, Manuales Administrativos, Gua para su Elaboracin, Direccin General de Estudios
Administrativos, Mxico, 1974, p. 15.

Presentar en forma ordenada e integral informacin relativa a la organizacin y

funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, mediante la
definicin del mbito competencial, niveles de autoridad, procedimientos, polticas
y servicios que proporcionan las unidades administrativas que los conforman.
Integrar informacin bsica para la planeacin, ejecucin, control y evaluacin de
las actividades operativas que desarrollan las dependencias, organismos
auxiliares y fideicomisos.
Guiar la ejecucin de las funciones y el cumplimiento de los objetivos de las
unidades administrativas, propiciando uniformidad en el trabajo.
Coadyuvar en la definicin de los perfiles profesionales requeridos para
desempear un empleo, cargo o comisin dentro de la estructura gubernamental.
Proporcionar informacin a los servidores pblicos sobre los objetivos, funciones,
polticas o procedimientos que deben cumplir en su unidad administrativa de
adscripcin.
2.3 Ventajas de los manuales administrativos

De acuerdo con los objetivos anteriores, el uso de manuales administrativos tiene las
ventajas siguientes:
Permiten la uniformidad de criterios en el quehacer administrativo.
Precisan el mbito competencial y evitan la duplicidad de funciones de las
unidades administrativas.
Contribuyen a agilizar, eficientar y transparentar el quehacer administrativo.
Facilitan el control de actividades y favorecen la evaluacin de resultados.
Sirven de base para capacitar a los servidores pblicos en el cumplimiento de sus
responsabilidades.
Apoyan la ejecucin de programas de simplificacin del trabajo y de control de
resultados.
2.4 Clasificacin de los manuales administrativos

Los manuales administrativos se pueden clasificar con base en los criterios siguientes:
Por su alcance:
Generales.- Incluyen a todas las unidades administrativas que integran una
dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Ejemplo: Manual General de
Organizacin de la Secretara de Desarrollo Agropecuario.
Especficos.- Contienen informacin de una unidad administrativa de tercer nivel
jerrquico (Direccin General) o inferior; es decir, se refieren a una rea particular de
una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, segn sea el caso. Ejemplo:
Manual de Organizacin de la Direccin de Servicios Mdicos del Instituto de
Seguridad Social del Estado de Mxico y Municipios.
En este tipo de manuales no es necesario sealar que se trata de documentos
especficos, toda vez que la unidad administrativa de referencia establece por s
misma dicha especificidad.
Por su contenido:
De organizacin.- Son documentos que contienen informacin detallada sobre los
antecedentes, base jurdica, atribuciones, objetivo general y estructura orgnica de
una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, as como los objetivos y
funciones de cada una de las unidades administrativas que los integran.
De procedimientos.- Sealan los pasos o etapas a seguir en la ejecucin de una
funcin, en la atencin de un trmite o en la prestacin de un servicio, a partir de la
descripcin detallada de las operaciones y actividades que integran el procedimiento.
Los manuales de procedimientos incluyen los formatos que se utilizan en cada
actividad, as como sus instructivos de llenado.
De puestos.- Contienen la denominacin de los puestos funcionales de una
dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso y la descripcin de las funciones que
en cada caso se deben desempear, su valoracin y el perfil que deben tener los
servidores pblicos para ocuparlos.
De polticas.- Son documentos en los que se realiza una descripcin detallada de los
lineamientos a seguir en la ejecucin de una actividad o funcin, a fin de coadyuvar
al cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.
De contenido mltiple.- Incluyen informacin que corresponde a ms de uno de los
tipos de documentos sealados anteriormente. Este tipo de manuales podrn
elaborarse cuando la informacin sea breve y resulte ms fcil su consulta en un
7

solo documento, o bien, cuando la metodologa para elaborar el manual refiera la

conveniencia de presentar en forma unitaria datos referentes a la organizacin y el
funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.
Por su funcin especfica o rea de actividad:
Este tipo de manuales se refieren a una actividad operacional especfica; es decir,
contienen informacin relacionada con una funcin sustantiva, de apoyo o asesora de
una unidad administrativa.
Como ejemplos de este tipo de manuales se mencionan los siguientes:
De personal.- Comprenden una serie de consideraciones para comunicar las
actividades y polticas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso en
materia de personal. Estos manuales contienen informacin sobre reclutamiento,
seleccin, capacitacin, adiestramiento y administracin de personal; as como
lineamientos para el manejo de conflictos laborales, polticas de personal, uso de
servicios y prestaciones, entre otros.
De compras.- Estos manuales detallan el proceso para la realizacin de
adquisiciones, definen su alcance, la funcin de compras, los mtodos a utilizar y las
normas aplicables, principalmente.
De contabilidad.- Establecen los principios y las tcnicas generalmente aceptadas de
contabilidad y contienen aspectos tales como: descripcin del sistema contable,
operaciones internas del personal, manejo de registros y control de la informacin
financiera, entre otros.

III. EL MANUAL DE ORGANIZACION
3.1 Conceptualizacin
Duhalt Krauss define al manual de organizacin como el documento que expone con
detalle la estructura administrativa, los puestos y la relacin existente entre ellos, la
jerarqua, los grados de autoridad y de responsabilidad, as como las funciones y las
actividades de una institucin.(4)
La Secretara de la Presidencia lo define como el documento que "registra y
mantiene actualizada la informacin detallada sobre las atribuciones, estructura,
funciones de las unidades administrativas que integran la dependencia, los niveles
jerrquicos, los sistemas de comunicacin y coordinacin, los grados de autoridad y
responsabilidad, la descripcin de puestos de los altos funcionarios; adems se
complementa con organogramas que representan en forma esquemtica la estructura
(5)
de su organizacin".
Con estas primeras consideraciones podemos entender al manual de organizacin
como un instrumento administrativo que contiene informacin ordenada, integral y
sistemtica sobre los antecedentes, base legal, atribuciones, objetivo general,
estructura orgnica y organigrama de una dependencia, organismo auxiliar o
fideicomiso, as como los objetivos y funciones de cada una de sus unidades
administrativas.
3.2 Propsitos
Presentar en forma ordenada e integral la estructura orgnica, objetivos y
funciones de las unidades administrativas que integran una dependencia,
organismo auxiliar o fideicomiso.
Precisar el mbito competencial de las unidades administrativas, a fin de evitar
duplicidad o ausencia en la ejecucin de tareas y en el cumplimiento de
responsabilidades.
(4)
(5)
Duhalt Krauss, Miguel, Los Manuales de Procedimientos en las Oficinas Pblicas, UNAM, Mxico, 1977, pg. 21.
Secretara de la Presidencia, El Reglamento Interior y el Manual de Organizacin, Direccin General de Estudios
Administrativos, Mxico, 1973, p. 19.

Articular entre s el objetivo y las funciones de cada unidad administrativa,

vinculndolos con el objetivo general y las atribuciones de la dependencia,
Coadyuvar en el diseo de mtodos y sistemas de trabajo que permitan eficientar
el quehacer administrativo.
Proporcionar informacin bsica para la modernizacin administrativa.
3.3
Principales diferencias entre el manual de organizacin y el reglamento

interior
El reglamento interior y el manual de organizacin son dos importantes herramientas de

trabajo de la administracin pblica, ya que precisan la organizacin y el
funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, y contribuyen a
organizar, agilizar y eficientar el quehacer administrativo.
En el diseo y elaboracin de estos documentos se presentan regularmente
confusiones en su naturaleza, propsito y contenido, por ello, a continuacin se
sealan de manera enunciativa, y no limitativa, las principales diferencias entre stos.
10

CRITERIO
REGLAMENTO INTERIOR
MANUAL DE ORGANIZACION
Naturaleza
Ordenamiento jurdico que facilita la

observancia de la ley, decreto o acuerdo
del que se derive.
Instrumento administrativo que precisa el

mbito competencial de las unidades
administrativas de una dependencia,
Propsito
Regular la organizacin y el funcionamiento

de una dependencia, organismo auxiliar o
fideicomiso.
Establecer de manera integral la estructura

orgnica, los objetivos y funciones de las
unidades
administrativas
de
una
dependencia,
organismo
auxiliar
o
fideicomiso, a fin precisar su organizacin y
funcionamiento.
Unidades
administrativas que
incluye
Incluye slo a las unidades administrativas

bsicas; es decir, aquellas que emiten
actos de autoridad o cuyas funciones se
relacionan
directamente
con
el
cumplimiento del objeto de la dependencia,
organismo auxiliar o fideicomiso al que se
adscriben.
Incluye
a
todas
las
unidades
administrativas
de
la
dependencia,
organismo auxiliar o fideicomiso, incluyendo
las reas staff y oficinas desconcentradas.
En una dependencia.- Contempla a la

Secretara, Subsecretara(s) y Direccin(es)
General(es);
puede
incluir
unidades
administrativas de menor nivel jerrquico
siempre y cuando sus atribuciones se
encuentren vinculadas directamente con los
programas y objetivos de la dependencia.
En un organismo auxiliar.- Contempla a las
unidades
administrativas
del
nivel
jerrquico inmediato inferior al del titular del
organismo, y cuyas atribuciones se
vinculen directamente con los programas y
objetivos institucionales.
Quedan excluidas de los reglamentos
interiores las unidades administrativas que
realizan prioritariamente funciones de
apoyo administrativo, asesora, consultora
o de preparacin tcnica de asuntos.
Responsables de su
expedicin
En una dependencia.- El Gobernador del

Estado de Mxico, refrendado por el
Secretario General de Gobierno.
En un organismo auxiliar.- El Organo de
Gobierno respectivo.
El titular de la dependencia, organismo

auxiliar o fideicomiso, segn corresponda, y
el Director General de Organizacin y
Documentacin.
11

12

IV. BASE LEGAL PARA LA ELABORACION

La elaboracin de manuales de organizacin en la administracin pblica estatal se

fundamenta en diversos ordenamientos jurdicos y administrativos, entre los que se
encuentran:
LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA

DEL ESTADO DE MEXICO
Artculo 38.- A la Secretara de Administracin le corresponde el despacho de los
siguientes asuntos:
XVIII.- Elaborar con el concurso de las dems dependencias del Ejecutivo los manuales
administrativos de las mismas y auxiliar en la formulacin de los anteproyectos de sus
reglamentos interiores.
REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARIA DE ADMINISTRACION

Artculo 15.- Corresponde a la Direccin General de Organizacin y Documentacin:
VII.- Formular, con la participacin de las dependencias, organismos auxiliares y

fideicomisos pblicos, los manuales de organizacin, de procedimientos, de servicios al
pblico y otros que sean necesarios y someterlos por conducto del Subsecretario, a la
aprobacin del Secretario.
13

REGLAMENTO DE LA LEY PARA LA COORDINACION Y EL CONTROL DE LOS

ORGANISMOS AUXILIARES Y FIDEICOMISOS DEL ESTADO DE MEXICO
DEL CONTROL Y VIGILANCIA POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS DE
COORDINACION GLOBAL
Artculo 8.- En el ejercicio de sus atribuciones, compete a la Secretara de
Administracin:
II.- Modificar y aprobar sus manuales de organizacin, conforme a la gua y a los

lineamientos que emita la Secretara, as como dictaminar las solicitudes de cambios de
estructura organizativa.
Artculo 16.- Son obligaciones de los organismos auxiliares y fideicomisos con respecto
de la Secretara de Administracin:
I.- Elaborar y enviar para su aprobacin los manuales de organizacin y para su
conocimiento los manuales de procedimientos y estudios administrativos que la
Secretara establezca.
NORMAS ADMINISTRATIVAS PARA LA ASIGNACION Y USO DE BIENES Y

SERVICIOS DE LAS DEPENDENCIAS, ORGANISMOS AUXILIARES Y
FIDEICOMISOS PUBLICOS DEL PODER EJECUTIVO ESTATAL
IV. ORGANIZACION Y DOCUMENTACION
MANUALES ADMINISTRATIVOS
OD-014
Los proyectos de manuales de organizacin de las dependencias y organismos
auxiliares debern ser presentados para su aprobacin correspondiente ante la
Secretara, en un plazo mximo de 60 das naturales posteriores a la autorizacin de su
estructura orgnica.
14

OD-015
Los manuales de organizacin aprobados debern publicarse en el peridico oficial
Gaceta del Gobierno, de conformidad con el Cdigo de Procedimientos Administrativos
del Estado de Mxico.
OD-016
Las dependencias y organismos auxiliares solicitarn, por conducto de la Secretara, la
publicacin de los manuales de organizacin, as como de las modificaciones que de
stos se aprueben.
OD-017
Las dependencias y organismos auxiliares
invariablemente, su manual de organizacin.
debern
mantener
actualizado,
Asimismo, en los reglamentos interiores de las dependencias, organismos auxiliares y

fideicomisos, se establece como atribucin de sus titulares, expedir los manuales de
organizacin y procedimientos, conjuntamente con la Secretara de Administracin.
15

16

V. PROCESO PARA LA ELABORACION

En la formulacin de un manual de organizacin es conveniente establecer una

secuencia metodolgica de las actividades que habrn de realizarse, con el propsito
de ordenar, sistematizar y orientar los esfuerzos hacia un objetivo comn.
En la ejecucin de estos trabajos no existe un proceso nico y definitivo que establezca
qu hacer, toda vez que el conjunto de actividades a desarrollar estar determinado por
la cantidad y calidad de la informacin disponible, la complejidad de las funciones de
las unidades administrativas, la amplitud de la estructura orgnica respectiva, el grado
de involucramiento de los responsables de su elaboracin, el nivel de coordinacin y
organizacin del trabajo, entre otros.
No obstante, es necesario precisar que existen actividades bsicas para elaborar un
instrumento administrativo de esta naturaleza, las cuales se describen brevemente a
continuacin. (Ver anexo 1)
5.1 Planeacin del trabajo

La planeacin, en la corriente administrativa, se concibe como un proceso formal que
prev un futuro deseado, establece objetivos y metas, busca la racionalidad de los
recursos, posibilita la toma de decisiones antes de que sucedan los fenmenos y
promueve la eficiencia y eficacia de una organizacin.
La planeacin es una funcin bsica en la administracin pblica, su naturaleza,
principios, criterios y propsitos permiten tomar decisiones de manera racional y
ofrecen certidumbre en el cumplimiento de los objetivos programados.
La planeacin del trabajo es una de las actividades con las que inicia formalmente la
elaboracin de un manual de organizacin, toda vez que mediante este ejercicio se
definen de manera congruente y sistemtica las principales tareas que tendrn que
realizarse, el tiempo estimado para su ejecucin y los responsables de su desarrollo.
Asimismo, esta tarea permite dar claridad y precisin a los trabajos para elaborar el
manual, as como establecer el orden en que deben ejecutarse, evitando con ello
duplicidad de esfuerzos y desarticulacin de las tareas con los objetivos.
17

Al sealar el tiempo en el que deber ejecutarse cada actividad, es conveniente

establecer parmetros que permitan verificar si stas se realizan en los plazos
previstos; en caso de incumplimiento, se pueden identificar con mayor facilidad los
retrasos y, en consecuencia, tomar decisiones oportunas para corregir las desviaciones
y evitar prdida o desfase de tiempo en el cumplimiento de los objetivos previstos.
Para integrar el plan de trabajo se recomienda hacer uso de una de las tcnicas ms
comunes en la integracin de este tipo de instrumentos administrativos: La Grfica de
Gantt, tambin conocida como Grfica de Barras, la cual permite representar las
actividades a ejecutar y el tiempo en que se llevar a cabo cada una de ellas.
Ejemplo:
PROGRAMA PARA ELABORAR EL MANUAL DE ORGANIZACION DE LA

SECRETARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO
TIEMPO EN SEMANAS
ETAPA
ACTIVIDAD
1
Recopilacin de Informacin
Anlisis de la informacin
Integracin de los apartados del

manual
Elaboracin del anteproyecto
Revisin y adecuacin del

anteproyecto
Integracin
manual
Publicacin del manual
Divulgacin del manual
validacin
del
El eje horizontal de la grfica se usa para representar el tiempo previsto en la

elaboracin del manual y en la columna vertical izquierda se enlistan las actividades a
realizar para este propsito.
El significado de los smbolos que se utilizan en esta grfica, se explica en el cuadro
siguiente.
18

El rectngulo superior indica el tiempo

programado para ejecutar la actividad; el
rectngulo inferior permite indicar, mediante
su sombreado, el avance en la realizacin
de la actividad programada en un tiempo
determinado.
Representa el tiempo en que se suspende la
ejecucin
de
la
actividad,
para
posteriormente retomarla, a fin de realizar
trabajos adicionales.
Identifica las actividades que se ejecutan en
un determinado tiempo.
En las dependencias y organismos auxiliares, las tareas de planeacin del trabajo son
responsabilidad inmediata de las reas de modernizacin administrativa, de apoyo
administrativo o sus equivalentes, las cuales debern planear la elaboracin del manual
de organizacin, con base en los trminos y tiempo que establezcan las disposiciones
administrativas aplicables en la materia.
5.2 Organizacin del trabajo

Una vez que se ha planeado la elaboracin del manual de organizacin, es necesario
organizar el trabajo, con el propsito de optimizar el uso de recursos, eficientar la
ejecucin de actividades y cumplir con los objetivos en la forma y tiempo previstos.
Es preciso sealar que un manual de organizacin se elabora con la participacin de
todas las unidades administrativas que integran una dependencia u organismo auxiliar,
ya que stas son la principal fuente de informacin para definir sus objetivos y
funciones. Asimismo, es importante establecer mecanismos de coordinacin que eviten
conflictos, duplicidad de esfuerzos o falta de ejecucin de alguna actividad.
Mediante la organizacin del trabajo se establecen estrategias, se visualizan fuentes
confiables para obtener informacin, se prevn recursos para ejecutar los trabajos y se
definen mecanismos de control y seguimiento de las actividades programadas.
5.3 Recopilacin de informacin
19

La recopilacin de informacin es una de las actividades ms importantes en el

proceso para elaborar un manual de organizacin; la eficacia con que sta se realice
determinar la cantidad y calidad de los datos que se obtengan.
Es necesario que los servidores pblicos, previo a la recopilacin de informacin,
conozcan con claridad los datos que se deben obtener, las principales fuentes en
donde buscarlos, as como los mecanismos idneos para conseguirlos. Si no existe
precisin sobre estos aspectos, podr acumularse una cantidad importante de
informacin pero sin datos relevantes y tiles para integrar el manual, aunado al retraso
en la elaboracin de dicho documento.
Al respecto, es necesario que los servidores pblicos responsables de recopilar
informacin, orienten su bsqueda hacia datos concretos referentes a:
-
Antecedentes orgnico-funcionales de la dependencia u organismo auxiliar,

considerando fechas y ordenamientos jurdicos aplicables en un determinado tiempo
y las principales modificaciones organizacionales, a fin de conocer la evolucin de la
institucin.
Ordenamientos jurdicos y administrativos de orden federal o estatal en los que se

sustenta la actuacin de la dependencia u organismo auxiliar.
Atribuciones de la dependencia u organismo auxiliar, de acuerdo con lo que

establece su respectivo ordenamiento jurdico de creacin.
Estructura orgnica y codificacin estructural de la dependencia u organismo

auxiliar, considerando reas staff y oficinas desconcentradas.
Objetivo, funciones, actividades, tareas y procedimientos de las unidades

administrativas que integran la dependencia u organismo auxiliar respectivo.
La obtencin de datos requerir la aplicacin de una o ms tcnicas de recopilacin,

dependiendo del tipo de informacin que se desea obtener y de las ventajas que ofrece
cada una de ellas.
Las tcnicas usuales para la recopilacin de informacin son, entre otras, investigacin
documental, entrevista, cuestionario y observacin directa.
Investigacin documental
20

Comprende bsicamente la consulta de bibliografa y hemerografa para obtener

informacin til en la elaboracin del manual.
Las principales fuentes de informacin son los programas, ordenamientos jurdicos,
manuales administrativos y cualquier otro documento que contenga informacin relativa
a los objetivos, atribuciones y funciones de la dependencia, organismo auxiliar o
fideicomiso.
Para tal efecto, es conveniente revisar los siguientes documentos:
-
Programas sectoriales e institucionales: indican los principales objetivos, estrategias

y polticas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.
Ordenamiento jurdico de creacin: seala las atribuciones de la dependencia,

organismo auxiliar o fideicomiso del que se trate.
Reglamento Interior: establece las atribuciones de las unidades administrativas

bsicas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso correspondiente.
Disposiciones jurdicas federales y estatales: contienen las normas especficas

aplicables al funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.
Organigrama: indica las unidades administrativas, niveles jerrquicos y lneas de

autoridad de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso del que se trate.
Codificacin Estructural: es la clave que le corresponde a cada una de las unidades

administrativas de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.
En su caso, los manuales de organizacin, los cuales pueden tener una amplia
referencia de los objetivos y funciones de cada una de las unidades administrativas
que conforman a la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.
Guas y manuales vinculados con las materias que son competencia de la

dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso del que se trate.
Entrevista
La entrevista es, por su facilidad de aplicacin, una de las tcnicas ms comunes para
recopilar informacin, toda vez que permite de manera directa conocer las actitudes,
aptitudes, actividades y funciones de los servidores pblicos adscritos a una
determinada unidad administrativa.
La entrevista puede ser libre o dirigida. La primera se desarrolla sin sujecin a un
tratamiento previo de preguntas; la conversacin se efecta, hasta cierto punto, de
modo informal; lo que pudiera desviar el objetivo de la entrevista. La segunda es ms
21

til por su carcter metodolgico, ya que al poner mayor cuidado en su preparacin y

conduccin se pueden obtener datos relevantes.
Los servidores pblicos representan una fuente importante de informacin; sin
embargo, el responsable de coordinar estas tareas, conjuntamente con el titular de la
unidad administrativa que corresponda, decidirn quines pueden proporcionar
informacin detallada, oportuna, confiable y suficiente para la elaboracin del manual
de organizacin.
Es recomendable que las entrevistas se apliquen a servidores pblicos que
desempean funciones de planeacin, coordinacin, ejecucin, control y evaluacin en
una unidad administrativa o en un proceso especfico. Para el desarrollo de estas
tareas es importante que el entrevistador tenga habilidades para cumplir con este
propsito, que conozca la actitud del entrevistado, que establezca un marco de
confianza en el desarrollo de la entrevista y que oriente la conversacin hacia la
obtencin de la informacin requerida.
Cuestionario
El cuestionario es una tcnica complementaria de la entrevista, cuyas preguntas se
formulan por escrito y no es necesaria la presencia del encuestador.
Es una de las formas clsicas para recopilar datos y tiene por objeto descubrir las
aptitudes, opiniones o conocimientos de los servidores pblicos en el cumplimiento de
sus responsabilidades.
La aplicacin de esta tcnica se justifica cuando el tiempo para la observacin directa o
la entrevista es demasiado corto, cuando la informacin se encuentra dispersa entre
diferentes unidades administrativas o cuando las fuentes son variadas y los datos
deseados exigen una bsqueda profunda.
En la elaboracin del manual de organizacin los cuestionarios se utilizan regularmente
para obtener informacin especfica referente a los objetivos y funciones de las
unidades administrativas. La eficacia en el diseo y aplicacin de esta tcnica ser
fundamental para obtener datos confiables. Las unidades responsables de formular un
cuestionario debern considerar los elementos siguientes: (Ver Anexo 2)
- Determinar el tipo de preguntas que se formularn, considerando la informacin que
se desea obtener (preguntas abiertas, cerradas, de seleccin mltiple y
semiabiertas).
22
Redactar las preguntas sin insinuar las respuestas.

Determinar si el cuestionario se entregar para que lo contesten, o bien si el

encuestador hace las preguntas y escribe las respuestas del encuestado.
Definir si los cuestionarios se aplicarn al total de los servidores pblicos de una

unidad administrativa o se seleccionar una muestra, a fin de agilizar la obtencin
de datos.
Observacin directa
Esta tcnica permite obtener informacin de la realidad administrativa, ya que se realiza
en el lugar donde se llevan a cabo las actividades.
Asimismo, es til para obtener informacin del comportamiento de los servidores
pblicos, evitando deformaciones en los datos que pudieran proporcionar las personas
a quienes se encueste o entreviste, quienes podran dar su propia versin del
comportamiento organizacional.
La observacin es un mecanismo para analizar un fenmeno o procedimiento
especfico en el lugar y momento en que ocurre, por lo cual es recomendable que esta
tcnica se utilice preferentemente cuando se desea analizar una unidad administrativa
o proceso relativamente pequeo, toda vez que resultara difcil observar estructuras
orgnicas amplias o procedimientos complejos.
Es importante que la observacin se vincule con propsitos generales y evite
constituirse en un instrumento para obtener datos curiosos y aislados; en este sentido,
vale la pena precisar los aspectos particulares que deben observarse, por cunto
tiempo, en qu periodos, con qu intensidad y en qu lugares.
Ante la necesidad de comprobar, precisar o complementar algunos datos obtenidos por
medio del anlisis documental, la entrevista o la aplicacin de cuestionarios, es
recomendable la observacin directa. Este ejercicio tendr mayor validez cuando se
realice por servidores pblicos ajenos a la unidad administrativa o al proceso sujeto a
observacin, pudiendo cumplir esta tarea las reas de modernizacin administrativa o
de control interno.
Cabe sealar que ninguna de las tcnicas de recopilacin es por s sola un mecanismo
para obtener informacin suficiente y confiable sobre la organizacin y funcionamiento
de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, por lo que es necesario que se
combinen, dependiendo de las ventajas que ofrece cada una de ellas y de la
confiabilidad de la fuente para obtener los datos.
23

5.4 Anlisis de la informacin

Una vez recabada la informacin ser necesario ordenar los datos obtenidos de
acuerdo con el esquema previsto en el manual de organizacin, observando para ello
los apartados, subapartados o incisos correspondientes.
Ordenar la informacin es una tarea bsica que facilita su anlisis, ya que permite
agrupar datos referentes a un mismo asunto, verificar que la informacin obtenida sea
suficiente para cubrir los apartados o subapartados respectivos, depurar los datos que
no coincidan con el planteamiento propuesto y constatar que la informacin cubra la
totalidad del esquema del manual.
Si despus de ordenar la informacin se detecta la falta o insuficiencia de datos para
algn apartado especfico, es preciso volver a la investigacin documental y una vez
agotada sta, tendr que profundizarse en la entrevista y observacin directa.
Posterior a estas actividades, se analizar la informacin obtenida y determinar su
utilidad en la integracin del manual. El anlisis girar en torno al propsito del
apartado o subapartado respectivo y del detalle que exija cada uno de ellos; por
ejemplo, la integracin de la base legal de la dependencia, organismo auxiliar o
fideicomiso requerir de un nivel de anlisis menor respecto a la formulacin de los
objetivos y funciones de cada una de sus unidades administrativas, incluso existen
apartados en los que no es necesario un anlisis, ya que su contenido se contempla en
documentos elaborados previamente, por lo que slo se requerir incorporarlos, bajo el
formato preestablecido, al esquema del manual, como es el caso de la estructura
orgnica, atribuciones, codificacin, entre otros.
Mediante el anlisis se puede detectar si la informacin obtenida es clara y confiable, si
no rene estas caractersticas ser conveniente volver a las tareas de recopilacin de
datos. Al respecto, se debe garantizar que antes de iniciar la integracin o redaccin de
los apartados del manual se tenga informacin til, a fin de evitar que el documento
contenga datos incorrectos que originen confusiones sobre la organizacin y el
funcionamiento de una dependencia u organismo auxiliar.
5.5 Integracin de los apartados del manual
En esta etapa del proceso se integran o redactan, segn corresponda, los apartados y
subapartados del manual de organizacin.
Las unidades administrativas involucradas en este proceso, conjuntamente con las
reas de modernizacin o apoyo administrativo, son responsables de estas tareas.
24

Al respecto, existe informacin que dadas sus caractersticas, slo tendr que incluirse
en el apartado que le corresponda, ya que no requerir de un anlisis, sntesis o
aportacin personal, toda vez que se ha determinado previamente o es parte de un
instrumento jurdico o administrativo.
La informacin que se obtenga para formular los objetivos y las funciones de las
unidades administrativas, requiere de precisin en los datos, a fin de evitar que se
genere duplicidad o ausencia en la ejecucin de tareas, incompatibilidad entre
atribuciones, funciones y actividades y desarticulacin entre las funciones y los
objetivos.
En la integracin de los apartados es necesario que la redaccin denote claridad y
sencillez, a fin de que se cumplan los objetivos del manual y los destinatarios de ste
cuenten con un instrumento til en el cumplimiento de sus responsabilidades.
En esta etapa es posible integrar los apartados siguientes:
Antecedentes
Base legal
Atribuciones
Objetivo general
Estructura orgnica
Organigrama
Objetivo y funciones por unidad administrativa.
Los elementos y recomendaciones bsicas que deben considerarse en la integracin

de cada apartado o subapartado del manual, se establecen en el inciso VI de la
presente Gua (Componentes del Manual de Organizacin).
En caso de requerir mayor informacin acerca de la forma en que deben integrarse
estos apartados, las unidades administrativas podrn solicitar asesora a las reas de
modernizacin o apoyo administrativo de la dependencia u organismo auxiliar que
corresponda o, a travs de stas, a la Direccin General de Organizacin y
Documentacin.
5.6 Elaboracin del anteproyecto
25

Concluido el plazo otorgado a las unidades administrativas para elaborar el apartado o

subapartado que les corresponde, el rea responsable de coordinar la elaboracin del
manual reunir la informacin generada, a fin de integrar y darle forma al documento.
Este ejercicio no se agota con la simple suma de partes, es, ante todo, una prctica
para ordenar, vincular y hace congruentes los apartados con los objetivos del manual.
Es conjuntar las partes bajo una misma lgica y en un mismo sentido.
Los responsables de integrar el documento debern verificar que los apartados del
manual se hayan elaborado atendiendo a los criterios y recomendaciones establecidos.
En caso de que existan errores de forma, stos podrn ser corregidos por el rea que
integra el manual, si son de fondo, se atender lo conducente con la unidad
administrativa que lo elabor.
Una vez cumplida esta condicin, los responsables de integrar el manual darn un
mismo formato al documento, a fin de homogeneizar su presentacin, considerando el
tipo y tamao de letra, distribucin de espacios, uniformidad en la redaccin y
utilizacin de signos ortogrficos.
Al finalizar la integracin de los apartados bsicos del manual, se recomienda que los
responsables de coordinar estas tareas elaboren los apartados referentes a:
presentacin, ndice, directorio, validacin y hoja de actualizacin y los incorporen al
documento, con el propsito de concluir la elaboracin del anteproyecto.
5.7 Revisin y adecuacin del anteproyecto

Con el anteproyecto del manual debidamente integrado, el rea responsable de
coordinar su elaboracin lo remitir a las unidades administrativas que participaron en
este proceso, y una vez obtenido su visto bueno, deber remitirse a la Direccin
General de Organizacin y Documentacin para su revisin.
Las unidades administrativas verificarn que la informacin sea congruente con la
proporcionada en su oportunidad. En caso de existir diferencias sustantivas, stas se
atendern con el rea encargada de integrar el documento y se incluirn las
observaciones que se estimen procedentes.
Por su parte, la Direccin General de Organizacin y Documentacin verificar que el
anteproyecto cumpla con los criterios tcnicos y metodolgicos establecidos para tal
efecto y se ajuste a la estructura orgnica y funcional de la dependencia, organismo
auxiliar o fideicomiso de que se trate. Si el documento cumple con lo anterior estar en
condiciones de validarlo, en caso contrario, formular las recomendaciones necesarias,
26

a fin de precisar, ampliar o eliminar aquellas partes que lo requieran, hacindolas del
conocimiento del rea responsable del proyecto.
5.8 Integracin y validacin del manual

Una vez revisado el proyecto de manual, el responsable de su elaboracin recaba la
firma de los titulares de las unidades administrativas bsicas de la dependencia,
organismo auxiliar o fideicomiso. Concluido este proceso, se remite el manual al
Director General de Organizacin y Documentacin para su validacin y posterior
aprobacin del Secretario de Administracin.
5.9 Publicacin del manual

En atencin a lo dispuesto por el artculo 108 del Cdigo de Procedimientos
Administrativos del Estado de Mxico, los manuales de organizacin, como
disposiciones administrativas de observancia general, debern publicarse en el
peridico oficial Gaceta del Gobierno, con el propsito de que obliguen y surtan sus
efectos el da que seale expresamente este medio.
En este sentido, una vez que el manual se encuentre debidamente autorizado por la
Secretara de Administracin, se solicitar a la Secretara General de Gobierno su
publicacin en la Gaceta del Gobierno.
5.10 Divulgacin del manual

Los manuales administrativos son herramientas de trabajo que orientan a los servidores
pblicos en el cumplimiento de sus responsabilidades, de ah que la elaboracin de
estos documentos no debe ser una simple prctica para cumplir los requisitos o atender
las obligaciones que establecen los ordenamientos jurdicos.
Es necesario que las unidades de modernizacin o apoyo administrativo y los propios
titulares de las unidades administrativas divulguen el manual entre los servidores
pblicos, a efecto de que guen sus actividades de acuerdo con las funciones y el
27

objetivo del rea en la que se encuentren adscritos y se evite la duplicidad de tareas y

prdida de tiempo y recursos en el cumplimiento de sus responsabilidades.
Asimismo, el manual debe darse a conocer al personal de nuevo ingreso o aquel que
sea promovido a un nivel de mayor jerarqua, a fin de que conozca sus principales
funciones. Con este ejercicio el tiempo de adaptacin y aprendizaje en su nueva
responsabilidad ser menor, se reducirn los errores por falta de conocimiento de las
tareas a realizar y se ampliarn las posibilidades para cumplir los objetivos de la unidad
administrativa en la que se adscriban.
5.11 Revisin y actualizacin del manual

La dinmica de la administracin pblica para atender las demandas y necesidades de
la sociedad, conlleva, necesariamente, al replanteamiento de su marco jurdico,
estructura orgnica y, por ende, de los instrumentos administrativos en los que se
sustenta la actuacin de sus rganos ejecutores.
Por ello, los manuales de organizacin deben revisarse y actualizarse para garantizar
su congruencia con el funcionamiento de la organizacin. Al respecto, las unidades
administrativas, incluidas las de modernizacin, apoyo administrativo y control interno,
debern instrumentar mecanismos para verificar no slo que se cumpla con lo
dispuesto por el manual, sino adems, que la informacin que contenga permanezca
vigente.
La actualizacin del manual se realizar cuando sucedan cambios en la estructura
orgnica de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso respectivo, ya sea por la
creacin, supresin, fusin, cambio de denominacin, readscripcin o modificacin del
nivel jerrquico de unidades administrativas; cuando se modifiquen las disposiciones
jurdicas aplicables o cuando se lleve a cabo una reasignacin de funciones.
Es recomendable que en la actualizacin del manual se observen los lineamientos
propuestos para su elaboracin, ya que ambos procesos se realizan bajo el mismo
esquema.
28

29

VI. COMPONENTES DEL

MANUAL DE ORGANIZACION
El manual de organizacin se integra por un conjunto de apartados y subapartados que

contienen de manera ordenada y sistemtica informacin relativa a la organizacin y el
funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.
Cada parte debe integrarse de tal forma que permita orientar con claridad y precisin a
los servidores pblicos sobre las funciones y objetivos de la unidad administrativa en la
que se encuentren adscritos.
En este sentido, es preciso que el manual de organizacin contenga los siguientes
apartados: portada, ndice y presentacin del documento; antecedentes, base legal,
atribuciones, objetivo general, estructura orgnica, organigrama y directorio bsico de la
dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, as como el objetivo y las funciones de
cada una de sus unidades administrativas y el directorio, la validacin y hoja de
actualizacin respectiva.
6.1 Portada
Es la cubierta del documento, la cual debe contener los elementos de imagen
institucional establecidos por la Coordinacin General de Comunicacin Social, entre
los cuales se encuentran:
Escudo oficial del Estado de Mxico.

Crditos oficiales que corresponden a la frase Gobierno del Estado de Mxico, en
el costado derecho del escudo oficial; inmediatamente abajo de sta se anotar el
nombre de la dependencia y, en su caso, el nombre del organismo auxiliar o
fideicomiso.
Plecas oficiales.
Logotipo oficial.
Colores oficiales.
Denominacin del documento.
Mes y ao de elaboracin.
6.2 Indice
30

Seala los apartados que integran la estructura del manual, identificando cada uno de
ellos con un nmero romano que indica su afinidad con un tema especfico, as como el
nmero de pgina en la que inicia la descripcin del apartado respectivo.
Ejemplo:
INDICE
Pg.
PRESENTACION
I.
ANTECEDENTES
II.
BASE LEGAL
III.
ATRIBUCIONES
IV.
OBJETIVO GENERAL
11
V.
ESTRUCTURA ORGANICA
15
VI.
ORGANIGRAMA
17
OBJETIVO Y FUNCIONES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA
19
Secretara de Desarrollo Agropecuario
21
Secretara Particular
23
Coordinacin de Estudios y Proyectos Especiales
25
()
6.3 Presentacin
Este apartado debe contener una explicacin clara y precisa de la importancia y
objetivos del manual, el papel que desempea este instrumento administrativo en la
modernizacin de la funcin pblica y su utilidad en la definicin y cumplimiento de las
funciones y objetivos institucionales.
Para tal efecto, se recomienda tomar en consideracin los elementos siguientes:
Importancia de los instrumentos administrativos en el cumplimiento de los objetivos

de la administracin pblica.
Los manuales administrativos como una estrategia para modernizar la funcin

pblica.
Importancia y propsitos del manual de organizacin en la definicin del mbito

competencial de las unidades administrativas de una dependencia, organismo
auxiliar o fideicomiso.
31

El manual de organizacin como un instrumento que precisa las funciones que

deben realizar los servidores pblicos.
Referencia a los principales apartados que integran el manual de organizacin.
Se sugiere que la extensin de este apartado no exceda de una cuartilla y se elabore

por la unidad administrativa responsable de integrar el manual de organizacin.
6.4 Antecedentes
En este apartado se describir el origen y evolucin de las funciones y estructura
orgnica de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.
El propsito es presentar una referencia histrica clara y concisa de las funciones,
unidades
administrativas,
relaciones
jerrquicas,
ordenamientos
jurdicoadministrativos, objetivos, planes y programas de una dependencia, organismo auxiliar
o fideicomiso durante un determinado tiempo.
Es preciso que la informacin se presente cronolgicamente, a fin de proporcionar a los
servidores pblicos un panorama lgico y congruente sobre la evolucin de la
dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso hasta su situacin actual.
Se recomienda que la integracin y redaccin de los antecedentes la realice la unidad
administrativa encargada de elaborar el manual de organizacin.
6.5 Base Legal

En este apartado se enlistarn los ordenamientos jurdicos y administrativos federales y
estatales que dan sustento a la organizacin y al funcionamiento de la dependencia,
El orden en que se enunciarn estos ordenamientos ser de acuerdo con el nivel
jurdico que les corresponde: Constituciones, leyes, cdigos, decretos, reglamentos,
acuerdos, convenios, contratos, circulares, normas, lineamientos y, en su caso,
manuales administrativos.
Es necesario que se enuncie el nombre correcto del ordenamiento, inmediatamente
abajo de ste, sealar el documento en el que se public (Diario Oficial o Gaceta del
Gobierno) y la fecha de publicacin; asimismo, deber indicarse si la disposicin ha
sido sujeta a reformas o adiciones.
32

Es recomendable que se sealen slo los ordenamientos que de manera directa

constituyen la base legal de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Las
unidades jurdicas internas debern revisar este apartado, a fin de garantizar la vigencia
y confiabilidad de los datos en l consignados.
Ejemplo: (Secretara del Trabajo y de la Previsin Social)
II. BASE LEGAL
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.

Diario Oficial de la Federacin, 5 de febrero de 1917, y sus reformas y adiciones.
Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico.

Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, 10 de noviembre de 1917, y sus reformas y adiciones.
Ley de Amparo Reglamentaria de los Artculos 103 y 107 de la Constitucin Poltica de los Estados
Unidos Mexicanos
Diario Oficial de la Federacin, 10 de enero de 1936, y sus reformas y adiciones.
Ley Federal del Trabajo.

Diario Oficial de la Federacin, 1 de abril de 1970, y sus reformas y adiciones.
Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores.
Diario Oficial de la Federacin, 24 de abril de 1972, y sus reformas y adiciones.
[...]
Reglamento de Labores Peligrosas o Insalubres para Mujeres y Menores.

Diario Oficial de la Federacin, 11 de agosto de 1934.
Reglamento de Medidas Preventivas de Accidentes del Trabajo.

Diario Oficial de la Federacin, 29 de noviembre de 1934, y sus reformas y adiciones.
Reglamento para la Inspeccin de Generadores de Vapor y Recipientes Sujetos a Presin.

Diario Oficial de la Federacin, 29 de octubre de 1954.
[...]
Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y
Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos Pblicos del Poder Ejecutivo
Estatal.
Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, 7 de mayo de 2001.
6.6 Atribuciones
En este apartado se sealan textualmente las atribuciones de la dependencia,
organismo auxiliar o fideicomiso, de conformidad con lo establecido en su
ordenamiento jurdico de creacin.
Ejemplo: (Secretara de Desarrollo Agropecuario)

III. ATRIBUCIONES
LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
DEL ESTADO DE MEXICO
33

CAPITULO TERCERO
DE LA COMPETENCIA DE LAS DEPENDENCIAS DEL EJECUTIVO
Artculo 34.- A la Secretara de Desarrollo Agropecuario le corresponde el despacho de los
siguientes asuntos:
I.
Rectora, normatividad y programacin de la produccin agrcola, ganadera, forestal,

pesquera, hidrulica y agroindustrial, as como la atencin y solucin de los problemas
rurales en el Estado.
II.
Realizar estudios para aprovechar racionalmente los recursos naturales renovables del
Estado integrados a las ramas agrcolas, ganadera, forestal y pesquera, a fin de desarrollar
potencial productivo y satisfacer las demandas populares.
III.
Elaborar, supervisar, evaluar y controlar los planes estatales de desarrollo agrcola,

ganadero, forestal, pesquero, hidrulico y agroindustrial de la Entidad.
IV.
Supervisar la ejecucin de los programas estatales de desarrollo agrcola, ganadero, forestal,

hidrulico y agroindustrial para desarrollar y difundir tcnicas, sistemas y procedimientos
eficaces que permitan el mejoramiento de la produccin y productividad.
V.
Establecer los programas estatales prioritarios de desarrollo agrcola, ganadero, forestal,

pesquero, hidrulico y agroindustrial, hacia los cuales se canalicen los apoyos financieros
necesarios para el cumplimiento de sus objetivos.
[...]
6.7 Objetivo general

En este apartado se establece de manera clara y precisa el objetivo general de la
dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, a partir del objeto y atribuciones que le
confieren los ordenamientos jurdicos, de lo que establece el Plan de Desarrollo del
Estado de Mxico y los programas que de ste se deriven.
La definicin del objetivo general reviste gran importancia, porque determina el fin que
se desea alcanzar y sirve de referencia para dirigir el trabajo de las unidades
administrativas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.
En la redaccin del objetivo general se recomienda considerar los aspectos siguientes:
1. Orientado a resultados.- Deber indicar claramente el final ltimo de la dependencia,
organismo auxiliar o fideicomiso, de acuerdo con su objeto social o con los
resultados que obtenga en favor de sus beneficiarios. Se debe evitar confundir el
objetivo con las atribuciones o funciones, ya que stas constituyen slo el medio
para alcanzarlo.
2. Realista y alcanzable.- El objetivo general debe ser congruente con la capacidad de
la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso para alcanzarlo. Se debe evitar la
supra o infravaloracin del objetivo, ya que se desvirtuara la razn de ser de la
organizacin.
34

3. Claro y preciso.- Entre las caractersticas bsicas del objetivo general se encuentra
la claridad y precisin con que debe expresarse, a fin de que sea comprendido
correctamente por quienes participarn en su cumplimiento y se eviten confusiones y
ambigedades.
4. Flexible.- Un objetivo no se define de una vez y para siempre, ya que puede ser
modificado cuando la propia realidad de una dependencia, organismo auxiliar o
fideicomiso as lo determine.
5. Susceptible de ser medido y controlado.- Un objetivo debe constituir un punto de
referencia para evaluar el desempeo de la dependencia, organismo auxiliar o
fideicomiso durante un tiempo determinado.
6. Que fije un resultado clave.- Cada objetivo debe indicar un resultado bsico a
alcanzar. Se debe evitar que en un mismo objetivo se establezcan o combinen
propsitos distintos, ya que generara confusin y ambigedad en su cumplimiento.
7. Relevante.- Los resultados que se esperan alcanzar con el logro del objetivo deben
ser de tal importancia que justifiquen el tiempo y los recursos que habrn de
invertirse para su cumplimiento.
8. Beneficiarios.- Es conveniente que el objetivo seale a los beneficiarios de la
dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, ya que stos representan la razn de
ser de toda actividad gubernamental.
Ejemplo: (Secretara de Desarrollo Agropecuario).
IV. OBJETIVO GENERAL
Promover y regular el desarrollo agrcola, ganadero, florcola, acucola, forestal y desarrollo rural,
as como el establecimiento de agroindustrias, para coadyuvar en la atencin y solucin de los
problemas del campo en el Estado de Mxico, en beneficio de los productores.
6.8 Estructura orgnica

En esta parte del manual se enlistan a todas las unidades administrativas que integran
a la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso del que se trate, as como su
respectiva clave de codificacin estructural.
35

Para facilitar la integracin de este apartado se recomienda incorporar la informacin

contenida en el documento denominado Codificacin de las Unidades Administrativas
de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos de la Administracin
Pblica Estatal, emitido por la Direccin General de Organizacin y Documentacin, el
cual seala la denominacin de cada una de las unidades administrativas y su
respectiva clave de codificacin.
La codificacin estructural permite homogeneizar las claves de identificacin de las
unidades administrativas para fines organizacionales, programticos, presupuestales,
contables, administrativos y documentales. Los dgitos de cada cdigo estructural
identifican la adscripcin y el nivel jerrquico de las unidades administrativas.
Cabe sealar que la estructura orgnica debe corresponder, invariablemente, con el
organigrama autorizado por la Secretara de Administracin.
Ejemplo:
V. ESTRUCTURA ORGANICA
204000000
SECRETARIA DEL TRABAJO Y DE LA PREVISION SOCIAL
204001000
SECRETARIA PARTICULAR
204002000
204002100
204002001
204002002
COORDINACION ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE COORDINACION DE DELEGACIONES ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
204002003
204003000
[...]
CONTRALORIA INTERNA
6.9 Organigrama
Es una representacin grfica de la estructura orgnica de una dependencia,
organismo auxiliar o fideicomiso, la cual refleja en forma esquemtica la posicin de
sus unidades administrativas, los niveles jerrquicos, canales formales de
comunicacin y lneas de autoridad, supervisin y control.
Para integrar este apartado, bastar con incluir el organigrama de la dependencia,
organismo auxiliar o fideicomiso autorizado por la Secretara de Administracin.
6.10 Objetivo y funciones de las unidades administrativas
36

El apartado ms importante del manual de organizacin es el referente al objetivo y las

funciones de las unidades administrativas de una dependencia, organismo auxiliar o
fideicomiso, ya que mediante su establecimiento se precisa el mbito competencial de
dichas reas y se establecen las responsabilidades que tendr cada una de ellas en el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
El mbito competencial se determina a partir del establecimiento del objetivo y
funciones de cada una de las unidades administrativas, por lo que resulta necesario
que stas se redacten de manera clara, precisa y congruente con el objetivo general y
las atribuciones de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.
Para definir el objetivo de cada unidad administrativa es conveniente observar las
recomendaciones descritas en el apartado 6.7 del presente documento.
Estas medidas coadyuvarn a que el objetivo de una unidad administrativa sea claro y
preciso, orientado a resultados, alcanzable, flexible, susceptible de ser medido y
relevante en sus fines.
Ejemplo:
Coordinar la elaboracin e integracin de los programas

y estudios en materia agropecuaria, acucola, florcola,
forestal, hidroagrcola y de desarrollo rural, a efecto de
coadyuvar a elevar la productividad del campo.
Por su parte, las funciones indican el conjunto de actividades referidas a una misma
materia vinculadas entre s, que ejecuta una unidad administrativa para cumplir su
objetivo.
Las funciones de una unidad administrativa que de manera enunciativa se sealan en
un manual de organizacin pueden tener la connotacin siguiente:
Por su alcance
Funcin genrica.- Son aquellas que realizan los servidores pblicos en el desarrollo
de las labores a su cargo, independientemente de su rea especfica de
responsabilidad. Estas funciones pueden referirse a tareas vinculadas con procesos
de planeacin, organizacin, direccin, control y evaluacin.
37

Funcin especfica.- Es un conjunto de actividades afines, referidas a una materia en

particular, de acuerdo con la competencia especfica de una unidad administrativa.
Estas funciones se relacionan, por ejemplo, con materias de turismo, proteccin civil,
impacto ambiental, averiguaciones previas, conciliacin laboral, control interno y
obras pblicas.
Por su objeto
Funcin sustantiva.- Son aquellas que se relacionan de forma directa con el objetivo
y los programas prioritarios de la unidad administrativa.
Funcin complementaria.- Estn constituidas por un grupo de actividades adjetivas o
auxiliares que sirven de apoyo para cumplir con las funciones bsicas. Dichas
funciones pueden referirse a tareas de asesora, apoyo administrativo, control y
administracin de recursos, informtica, entre otras.
Algunas recomendaciones que podran orientar la definicin de las funciones de una
unidad administrativa son:
1. Describir las funciones como medios o vas para alcanzar un objetivo.
Ejemplo:
Establecer y difundir las normas, lineamientos y

polticas en materia agrcola, pecuaria, florcola,
pesquera, hidrulica, de desarrollo rural y forestal de
investigacin y de comercializacin de la produccin
primaria, de acuerdo con las polticas nacionales y
estatales de desarrollo.
2. Evitar que se formulen funciones en forma detallada, ya que puede confundirse con
una actividad, tarea u operacin asociada a los niveles de trabajo existentes.
Ejemplo:
38

Verificar la adecuada programacin y tramitacin ante

la Coordinacin Administrativa de la Secretara, de las
actividades
de
requisicin,
almacenamiento
y
surtimiento de enseres, materiales, papelera, equipo,
as como la obtencin de servicios y mantenimiento de
las instalaciones que se requiera para el ptimo
desarrollo de las funciones.
3. Presentar las funciones de cada unidad administrativa en forma de lista. Para su
ordenacin es conveniente hacerlo de acuerdo con el proceso general de trabajo,
con la importancia que revisten en el cumplimiento del objetivo o conforme a las
etapas del proceso administrativo (planeacin, ejecucin, control y evaluacin).
4. Evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, ptimo, entre otros,
ya que stos quedan implcitos en la ejecucin de la funcin.
5. Evitar que las funciones especficas se dupliquen de manera total o parcial en una
misma unidad administrativa y, sobre todo, que se reitere su redaccin o sentido en
diversas unidades administrativas.
6. Iniciar la redaccin de las funciones con un verbo en infinitivo, el cual seale la
accin bsica a realizar; la estructura del verbo debe responder al qu se debe
hacer.
Ejemplo:
Promover y apoyar la realizacin de estudios econmicos, sociales y

estratgicos en materia agropecuaria, en apoyo a las actividades de
planeacin y toma de decisiones.
7. Las funciones que se establezcan sern reales y objetivas; es decir, deben

considerarse los recursos y la capacidad de la unidad administrativa para ejecutar
dichas funciones, evitando la infra o supravaloracin de stas.
Ejemplo:
39

Coordinar sus actividades con instituciones educativas pblicas o

privadas, para la obtencin de recursos humanos que apoyen el
desarrollo de las actividades acadmicas de posgrado y
capacitacin.
8. La naturaleza y alcance de las funciones debe apegarse invariablemente a las

disposiciones jurdicas y administrativas vigentes, a fin de evitar ilegalidad en los
actos de las unidades administrativas.
En la ejecucin de una funcin pueden participar distintos niveles jerrquicos. La
participacin de cada uno de stos se vincular con su ubicacin en la estructura
orgnica, de tal manera que en la medida en que su posicin sea de ms alto nivel
jerrquico, mayor ser su trabajo directivo o de supervisin y, en la medida que
pertenezca a un nivel jerrquico inferior, ste ser con ms carga operativa.
De conformidad con el nivel jerrquico de la unidad administrativa y con el grado de
responsabilidad que tenga, sea Secretara, Subsecretara, Direccin General, Direccin
de Area, Subdireccin o Departamento, se pueden redactar sus funciones empleando
de manera especfica o combinada los verbos que se mencionan a continuacin:
40

FUNCION DIRECTIVA
FUNCION DE APOYO
Secretara/
Subsecretara
Direccin General/
Direccin de Area
Subdireccin
Departamento
Planear
Promover
Supervisar
Analizar
Dirigir
Supervisar
Orientar
Auxiliar
Organizar
Regular
Investigar
Actualizar
Coordinar
Articular
Participar
Registrar
Instituir
Avalar
Proponer
Clasificar
Establecer
Vigilar
Reportar
Ejecutar
Dictar
Impulsar
Tramitar
Difundir
Promover
Ajustar
Elaborar
Autorizar
Reglamentar
Integrar
Evaluar
Controlar
Proponer
Aprobar
Informar
Recopilar
Gestionar
Asesorar
Estos verbos slo son ejemplificativos, por lo cual pueden utilizarse otros conceptos
similares relacionados con el mbito de competencia de cada unidad administrativa.
No obstante el ejemplo ilustrado en el cuadro anterior, pueden existir subdirecciones o
departamentos que dada su ubicacin en la estructura orgnica y su mbito de
competencia, ejecutan funciones con cierto valor directivo.
Es recomendable incluir de ocho a 15 funciones por unidad administrativa y que stas
correspondan con su quehacer sustantivo.
Al definir una funcin se debe evitar confundirla con una atribucin o una actividad. La
primera tiene un carcter ms genrico y la segunda se caracteriza por la especificidad
del quehacer administrativo. Las funciones constituyen el medio para cumplir las
atribuciones, en tanto las actividades representan la forma en que se atender una
determinada funcin.
Las atribuciones se establecen principalmente en los ordenamientos jurdicos y las
funciones en los manuales administrativos.
Para ilustrar estas diferencias se presenta el cuadro siguiente:
41

ATRIBUCION
Establecer mecanismos de operacin y
asesora a las dependencias y
organismos auxiliares en la distribucin
de su correspondencia.
FUNCION
Elaborar y coordinar el sistema de

admisin e inscripcin de los alumnos a
las carreras que ofrece el Tecnolgico
de conformidad con la normatividad
aplicable.
42
ACTIVIDAD
Emitir lineamientos para eficientar

los servicios de correspondencia que
proporciona la Direccin General de
Organizacin y Documentacin, a
travs
del
Departamento
de
Correspondencia.
Proporcionar apoyo en la recepcin y
despacho de la correspondencia
oficial
que
demanden
las
dependencias, organismos auxiliares
y fideicomisos de la administracin
pblica estatal, a travs de los
medios
internos
y
externos
establecidos.
Proporcionar asistencias tcnicas
para
la
organizacin
y
el
funcionamiento de las unidades de
correspondencia o equivalentes de
las
dependencias,
organismos
auxiliares y fideicomisos del Poder
Ejecutivo;
as
como
de
las
pertenecientes
a
los
Poderes
Legislativo y Judicial y a los
gobiernos municipales que as lo
soliciten.
Establecer los enlaces adecuados
con las unidades de control de
correspondencia
de
las
dependencias, organismos auxiliares
y fideicomisos del Ejecutivo Estatal,
a fin de hacer ms dinmica la
distribucin de la documentacin.
Proponer
los
mecanismos
administrativos necesarios para la
inscripcin de los alumnos.
Proponer
los
periodos
de
preinscripcin,
inscripcin,
admisin, reinscripcin, as como los
periodos de exmenes y vacaciones,
entre otras actividades, y difundirlos
a la poblacin estudiantil y docente.
Llevar a cabo el proceso de
inscripciones y reinscripciones de
los alumnos.
Proponer
los
mecanismos
y
procesos para el registro de
cambios,
bajas
temporales
y
definitivas de los alumnos.
Elaborar los listados oficiales de los
alumnos inscritos en el periodo
lectivo correspondiente, para llevar el
registro de asistencia y calificaciones
de los educandos durante el proceso
enseanza-aprendizaje.
Recibir piezas de correspondencia

oficial
de
las
dependencias,
organismos auxiliares y fideicomisos
pblicos.
Revisar
que
las
piezas
de
correspondencia cumplan con los
requisitos establecidos.
Clasificar la correspondencia recibida
por lugar de destino.
Elaborar relaciones por ruta de
distribucin.
Entregar los documentos a los
destinatarios.
Recabar los sellos y firmas de recibido
en las relaciones de entrega.
Requisitar controles de recepcin

distribucin de correspondencia.
Gestionar ante la administracin de

correos el trmite de la correspondencia
que amerite su despacho a travs de los
servicios ordinario y certificado.
Impartir cursos de capacitacin en

materia de correspondencia, dirigidos al
personal operativo que realiza estas
actividades
en
las
dependencias
estatales y municipales.
Recibir y verificar la documentacin

comprobatoria de estudios realizados
por los aspirantes a ingresar al
Tecnolgico.
Elaborar fichas de inscripcin de
alumnos al periodo lectivo.
Abrir
expedientes
de
alumnos
inscritos, con la documentacin
respectiva.
Entregar
documentacin
a
los
alumnos sobre el calendario escolar.
Entregar a los docentes los listados
oficiales de exmenes.
Archivar los listados oficiales de
exmenes para su consulta y
resguardo.

Al terminar de enlistar las funciones se deber incluir una ms que diga: "Desarrollar las
dems funciones inherentes al rea de su competencia", a fin de que en sta queden
comprendidas las que determine el nivel superior inmediato o las que se deriven de los
ordenamientos aplicables.
6.11 Directorio
Comprende los nombres y cargos de los titulares de las unidades administrativas
bsicas de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso de que se trate,
indicando al inicio del directorio el nombre del Gobernador del Estado de Mxico.
En el caso de las dependencias, el directorio comprender hasta nivel de direccin
general, y en los organismos auxiliares hasta el nivel jerrquico inmediato inferior al de
su titular.
VIII. DIRECTORIO
LIC. ARTURO MONTIEL ROJAS

GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE MEXICO
LIC. MARCO ANTONIO NAVA Y NAVAS

SECRETARIO DEL TRABAJO Y DE LA PREVISION SOCIAL
LIC. FRANCISCO JAVIER SALAS RODRIGUEZ

DIRECTOR GENERAL DEL TRABAJO
ING. LUIS ALBERTO RIVERA LOPEZ

DIRECTOR GENERAL DE LA PREVISION SOCIAL
LIC. JOSE LUIS BARCENA TREJO

PROCURADOR DE LA DEFENSA DEL TRABAJO
C.P. ROGELIO VALDEZ VALDEZ

CONTRALOR INTERNO
43

6.12 Validacin
El manual de organizacin debe contener un apartado en el que los titulares de las
unidades administrativas bsicas de una dependencia (Secretario, Subsecretarios, en
su caso, y directores generales), validen con su firma el contenido del documento y
autoricen su implantacin.
En los organismos auxiliares y fideicomisos se proceder de manera similar; sin
embargo, la validacin corresponde al Presidente del rgano de gobierno y al titular del
organismo.
Con el propsito de que el documento sea validado por el rea normativa en esta
materia, se debe incluir, en ambos casos, un espacio para la firma del Director General
de Organizacin y Documentacin.
IX. VALIDACION
LIC. MARCO ANTONIO NAVA Y NAVAS

SECRETARIO DEL TRABAJO Y DE LA PREVISION SOCIAL
LIC. APOLINAR MENA VARGAS

DIRECTOR GENERAL DE ORGANIZACION
Y DOCUMENTACION
LIC. FRANCISCO JAVIER SALAS RODRIGUEZ

DIRECTOR GENERAL DEL TRABAJO
ING. LUIS ALBERTO RIVERA LOPEZ

DIRECTOR GENERAL DE LA PREVISION SOCIAL
LIC. JOSE LUIS BARCENA TREJO

PROCURADOR DE LA DEFENSA
DEL TRABAJO
C. P. ROGELIO VALDEZ VALDEZ

CONTRALOR INTERNO
44

Ejemplo: (Tecnolgico de Estudios Superiores de Villa Guerrero)
IX. VALIDACION
LIC. TOMAS RUIZ PEREZ

SECRETARIO DE EDUCACION,
CULTURA Y BIENESTAR SOCIAL
ING. AGUSTIN GASCA PLIEGO

SUBSECRETARIO DE EDUCACION
MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR
LIC. APOLINAR MENA VARGAS

DIRECTOR GENERAL DE ORGANIZACION
Y DOCUMENTACION
ING. ALBERTO SANCHEZ FLORES

DIRECTOR DEL TECNOLOGICO DE ESTUDIOS
SUPERIORES DE VILLA GUERRERO
6.13 Hoja de actualizacin

Incluye una referencia cronolgica de las fechas en que se actualiz el manual de
organizacin.
Ejemplo: (Secretara del Trabajo y de la Previsin Social).
X. HOJA DE ACTUALIZACION
Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo, julio de 1992.
Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo y de la Previsin Social, septiembre de 1996.
Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo y de la Previsin Social, Gaceta del Gobierno del
Estado de Mxico, 28 de mayo de 1998.
Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo y de la Previsin Social, Gaceta del Gobierno del
Estado de Mxico, 14 de julio de 1999.
45

BIBLIOGRAFIA
Crosby, Philip B., Calidad sin Lgrimas, El Arte de Administrar sin Problemas, Ed.
CECSA, 1991.
, Hablemos de Calidad, Ed. Mac. Graw Hill, 1990.
, La Calidad no Cuesta, El Arte de Cerciorarse de la Calidad, Ed.
CECSA,1992.
Deming W. Edwards, Calidad, Productividad y Competitividad. La Salida de la Crisis,
Madrid, Ed. Daz de Santos, S.A., 1986.
Duhalt Krauss, Miguel, Los Manuales de Procedimientos en las Oficinas Pblicas,
UNAM, Mxico, 1997.
Gmez Ceja, Guillermo, Anlisis de Sistemas, Mxico, EDICOL, 1988.
Lazzaro, Vctor, Sistemas y Procedimientos. Un Manual para los Negocios y la
Industria, Mxico, Ed. Diana, S.A., Primera edicin, 1990.
Quiroga Leos, Gustavo, Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica, Mxico,
Ed. Trillas, S.A., Segunda edicin, 1994.
Reyes Ponce, Agustn, Administracin de Empresas, Teora y Prctica, Mxico, Grupo
Limusa y Noriega Editores, 1992.
Rodrguez Valencia, Joaqun, Cmo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos,
Mxico, ECASA, Primera edicin, 1989.
, Estudios de Sistemas y Procedimientos Administrativos, Mxico, ECASA,
Primera edicin, 1990.
Gobierno del Estado de Mxico, Secretara de Administracin, Gua Tcnica para la
Elaboracin de Manuales de Organizacin, Tercera edicin, Toluca, Mxico, 1995.
Gobierno del Estado de Mxico, Plan de Desarrollo del Estado de Mxico, 1999-2005,
Toluca, Mxico, 1999.
46

Gobierno del Estado de Mxico, Secretara de Administracin, Programa General de

Modernizacin de la Administracin Pblica y Mejoramiento de la Atencin a la
Ciudadana 1999-2005, Toluca, Mxico, 1999.
Secretara de la Presidencia, El Reglamento Interior y El Manual de Organizacin,
Direccin General de Estudios Administrativos, Mxico, 1977.
, Manuales Administrativos, Gua para su Elaboracin, Direccin General de
Estudios Administrativos, Mxico,1974.
Legislacin
Gobierno del Estado de Mxico, Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado
de Mxico, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 1981.
Gobierno del Estado de Mxico, Ley para la Coordinacin y Control de Organismos
Auxiliares y Fideicomisos del Estado de Mxico, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico,
1983.
Gobierno del Estado de Mxico, Acuerdo por el que se establecen las Normas
Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias,
Organismos Auxiliares y Fideicomisos Pblicos del Poder Ejecutivo Estatal, Gaceta del
Gobierno, Toluca, Mxico, 2001.
Gobierno del Estado de Mxico, Reglamento Interior de la Secretara de
Administracin, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 2001.
Gobierno del Estado de Mxico, Manual General de Organizacin de la Secretara del
Trabajo y de la Previsin Social, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 2001.
Gobierno del Estado de Mxico, Manual General de Organizacin de la Secretara de
Desarrollo Agropecuario, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 2000.
47

ANEXOS
48

49

ANEXO No. 1
49

50

ANEXO No. 2
Gobierno del Estado de Mxico

Secretara de Administracin
Subsecretara de Servicios Administrativos
Direccin General de Organizacin y Documentacin
CUESTIONARIO PARA EL ANALISIS FUNCIONAL

OBJETIVO:
Recabar informacin necesaria para definir los objetivos, funciones y tareas primordiales de las unidades administrativas
y de los servidores pblicos de la dependencia u organismo auxiliar.
I. DATOS DE IDENTIFICACION
DEPENDENCIA U ORGANISMO
DIRECCION GENERAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA
PUESTO FUNCIONAL
II. OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

SEALE EL OBJETIVO GENERAL DE LA
DEPENDENCIA U ORGANISMO
51

MENCIONE CUAL ES LA ACTIVIDAD BASICA DE SU UNIDAD ADMINISTRATIVA,

ASI COMO EL PROPOSITO GENERAL DE LA MISMA
III. FUNCIONES Y ACTIVIDADES

3.1 Mencione cules son las principales actividades que realiza para cumplir con las funciones bsicas de su unidad administrativa,
iniciando por las ms importantes
3.2 Indique los trabajos extraordinarios que desarrolla en su unidad administrativa
3.3 Mencione quin o quines son los beneficiarios de las funciones y actividades que realiza
3.4 Seale, si existe duplicidad de sus funciones con las realizadas por otra unidad administrativa
3.5 Indique los recursos disponibles para la realizacin de sus funciones y actividades
3.6 Refiera las limitantes existentes en el desarrollo de sus funciones y actividades
3.1 ACTIVIDADES BASICAS
52

ANEXO No. 2
3.2 TRABAJOS EXTRAORDINARIOS
3.3 BENEFICIARIOS DE LA(S) FUNCION(ES) O ACTIVIDAD(ES) REALIZADA(S)
3.4 FUNCIONES SIMILARES REALIZADAS POR OTRAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
3.5 RECURSOS DISPONIBLES
53

3.6 LIMITANTES EN LA REALIZACION DE SUS FUNCIONES
IV. INDIQUE ALGUNOS COMENTARIOS ADICIONALES
54
La tercera edicin de la Gua Tcnica para la

Elaboracin de Manuales de Organizacin, se termin
de imprimir en marzo de 2002, en el Departamento de
Micrografa y Reprografa de la Direccin General de
Organizacin y Documentacin, sito en Leandro Valle
norte 310, Sector Reforma, C.P. 50070, en Toluca de
Lerdo, Estado de Mxico.
El tiraje consta de 500 ejemplares.

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IV. BASE LEGAL PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE

PROCESO PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE

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COMPONENTES DEL MANUAL DE ORGANIZACION

Anexo No. 1: Proceso para la elaboracin de manuales de organizacin

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Proporcionar a los servidores pblicos de las dependencias, organismos auxiliares y

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II. CONCEPTO Y GENERALIDADES

2.1 Manual administrativo

2.2 Objetivos de los manuales administrativos

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Presentar en forma ordenada e integral informacin relativa a la organizacin y

2.3 Ventajas de los manuales administrativos

2.4 Clasificacin de los manuales administrativos

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solo documento, o bien, cuando la metodologa para elaborar el manual refiera la

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Articular entre s el objetivo y las funciones de cada unidad administrativa,

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El reglamento interior y el manual de organizacin son dos importantes herramientas de

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Ordenamiento jurdico que facilita la

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Establecer de manera integral la estructura

Incluye slo a las unidades administrativas

En una dependencia.- Contempla a la

En una dependencia.- El Gobernador del

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IV. BASE LEGAL PARA LA ELABORACION

La elaboracin de manuales de organizacin en la administracin pblica estatal se

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VII.- Formular, con la participacin de las dependencias, organismos auxiliares y

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II.- Modificar y aprobar sus manuales de organizacin, conforme a la gua y a los

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Asimismo, en los reglamentos interiores de las dependencias, organismos auxiliares y

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