Unidad I.

LOS SISTEMAS Y LA
CONTABILIDAD
Documento base para los temas:
1. Apreciaciones Conceptuales de los Sistemas y la
Contabilidad
2. Relacin entre los Sistemas y la Contabilidad
3. Importancia de los Sistemas y Consideraciones
4. Clasificacin de los Sistemas en una Empresa

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Universidad Dr. Rafael Belloso Chacn

1ra. Edicin
Queda prohibida la reproduccin o transmisin total o parcial del texto de la
presente obra bajo cualquier forma, electrnica o mecnica incluyendo el
fotocopiado, el almacenamiento en algn sistema de recuperacin de
informacin, o el grabado, sin el consentimiento previo y por escrito del
editor.
Contenido >> M.Sc. Armando Urdaneta
Diseo Instruccional >> Cristy Petit
Diseo Grfico >> Erwin Aguirre
Diagramacin >> Mara Jos Viloria
Maracaibo, Venezuela, 2009.

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CONTENIDO
CONTENIDO ........................................................................................... 3
INTRODUCCIN ....................................................................................... 5
OBJETIVO ............................................................................................. 6
Tema 1. Apreciaciones conceptuales de los sistemas y la contabilidad .................. 7
1.1. Concepto de Sistemas de Informacin ........................................... 7
1.1.1. Caractersticas de un Sistema de Informacin ......................... 8
1.2. Concepto de Contabilidad ......................................................... 11
1.2.1. Caractersticas de la Contabilidad ...................................... 13
Tema 2. Relacin entre los Sistemas y la Contabilidad .................................... 15
2.1. Variables para las Semejanzas entre Sistemas y Contabilidad ............... 15
2.2. Diferencias entre los Sistemas y la Contabilidad............................... 17
2.3. Subsistemas de Informacin Organizacional y Contable ...................... 17
2.3.1. Mdulos de un sistema contable......................................... 19
2.4. Categorizacin de Sistemas de Informacin .................................... 21
Tema 3. Importancia de los Sistemas y Consideraciones .................................. 23
3.1. Estructura del Funcionamiento de un Sistema ................................. 25
3.2. Aspectos Relevantes de los Sistemas ............................................ 26
Tema 4. Clasificacin de los Sistemas en una Empresa .................................... 28
4.1. Tipos de Sistemas en una Empresa ............................................... 29
4.2. Sistema de Produccin o Servuccin ............................................. 29
4.3. Sistema de Ventas .................................................................. 30
4.3.1.
4.3.2.
4.3.3.
4.3.4.

Mercadeo ................................................................... 31
Distribucin................................................................. 32
Facturacin ................................................................. 32
Cobranzas ................................................................... 34

4.4. Sistema de Administracin y Finanzas ........................................... 36

4.5. Sistemas e Impacto Econmico ................................................... 38

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SINOPSIS ............................................................................................. 39
REFERENCIA BIBLIOGRFICA..................................................................... 40
VINCULOS RECOMENDADOS ...................................................................... 41

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INTRODUCCIN
En la actualidad el tema de los sistemas de informacin definitivamente reviste un alto
impacto sobre las dinmicas de los negocios y desde luego en la gestin contable de los
mismos. Toda gerencia de modo cierto est consciente de contar con un sistema de
informacin integrado que le d un verdadero soporte a la toma de decisiones (vinculo:
http://es.wikipedia.org/wiki/Toma_de_decisiones), lo cual es un punto crtico en la
vida actual de la practica empresarial.
Catcora (1997), al referirse al tema de los sistemas de informacin este los seala como
un conjunto de elementos caracterizados por atributos que los relacionan entre s, con
la finalidad de lograr un objetivo comn.
Un sistema de informacin es pues una combinacin de factores y recursos diversos los
cuales forman un todo y depender de la naturaleza del ente que se trate, la manera en
que y como fluir la informacin. Por otro lado, es evidente prever la existencia de
otros sistemas dentro de ese todo denominados especficamente subsistemas en
concordancia con la teora sistmica, que identifica interrelaciones entre macro y
microsistemas, estos ltimos formando parte de los de mayor complejidad, de all que
ser interesante el estudio ms adelante de estos subsistemas y cmo interactan entre
ellos, as como su vinculacin con la contabilidad como un sistema estratgico en las
finanzas de los negocios.
Al estudiar los factores y/o recursos que integran a los sistemas desde una perspectiva
organizacional se pueden mencionar algunos elementos tal como, la tecnologa,
consistente en los medios fsicos computacionales necesario para que el sistema de
informacin pueda operar de una manera ms adecuada; el recurso humano que
interacta con el propio sistema, el cual est formado por las personas usuarios que
manipulan el sistema, y los recursos materiales distintos de la tecnologa y usuarios, los
cuales estn determinados por una serie de suministros (documentaciones, mobiliarios
diversos, entre otros); que complementan naturalmente el funcionamiento
organizacional de los negocios, todos estos aspectos se estarn revisando en esta unidad
I explicando en los sistemas y la contabilidad sus interdependencias, caractersticas
genricas y esenciales, importancias, y clasificaciones propuestas.

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OBJETIVO
Analizar la importancia relacionada con los sistemas y la contabilidad, para su aplicacin
en los negocios y sus clasificaciones.

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TEMA 1. APRECIACIONES CONCEPTUALES

DE LOS SISTEMAS Y LA CONTABILIDAD
A lo que se refiere a las apreciaciones conceptuales de los Sistemas y la Contabilidad,
necesariamente se estar enunciando algunas caractersticas que permitir relacionarlos
ms adelante a travs de un proceso simple de comparacin; primeramente se estar
revisando algunos conceptos de los sistemas de informacin, para conocer que
representan, como pueden ser identificados, cul es la estructura que lo conforma,
entre otros; posteriormente aplicaremos el mismo procedimiento con la contabilidad,
para luego as comprender y explicar sus interdependencias en el contexto empresarial
con ilustraciones concretas que se irn presentando en su momento debido.

1.1. Concepto de Sistemas de Informacin

En esta revisin terica, se parte con el concepto de sistemas de informacin. Para lo
cual se encuentran diversas posturas y analizadas desde diversos enfoques, sin embargo
y para efectos de esta unidad se har desde la ptica de una organizacin o empresa;
seguidamente en el cuadro I.1 se visualizan los conceptos de sistemas de informacin.

Cuadro I.1. Concepto de Sistemas de Informacin

Autores

Apreciacin Conceptual

Guajardo (2000)

Todo Sistema de Informacin, surge de la necesidad de informacin

que en su crecimiento econmico experimenta un ente, para
implementar una serie especfica de acciones gerenciales que den
respuestas eficaces a las metas organizacionales.

Garca y Molina
(2000)

Manifiesta que los Sistemas de Informacin son aquellos

responsables de coordinar los flujos de informacin necesarios para
llevar a cabo las funciones de la organizacin y procesar sta, de
acuerdo con su planteamiento y estrategia de negocio.

Chiavenato (2006)

Sostiene que el concepto de sistemas proporciona una visin

comprensiva, inclusiva, holstica y gestltica de un conjunto de
cosas complejas dndoles una configuracin e identidad total.

Reynolds, Stair,
Pando, Blanco,

Afirman que el sistema de informacin es un conjunto de

elementos o componentes interrelacionados para recolectar

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Autores

Apreciacin Conceptual

Marcado,
Ribagorda, Garca
(1999: 15)

(entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e

informacin y para proveer un mecanismo de retroalimentacin en
pro del cumplimiento de un objetivo.

Blanco (1995)

El cual percibe a los sistemas de informacin como una

superestructura, montada sobre la estructura orgnica de la
empresa, generando un sentido patrimonial de la informacin.

Considerando los planteamientos anteriores se puede decir entonces que un sistema de

informacin es una clase general de sistemas conformado por una serie de componentes
ms o menos complejos que se adecuan a la naturaleza del ente de que se trate, cuyo
propsito es facilitar las acciones administrativas en la planeacin, control y toma de
decisiones, contribuyendo de ese modo en el crecimiento y desempeo econmico
organizacional, as como al manejo eficaz y eficiente de sus recursos monetarios y no
monetarios.

1.1.1. Caractersticas de un Sistema de Informacin

Como se pudo apreciar en los conceptos de los autores anteriores, hay ciertos atributos
que demarcan el carcter de lo que representa un sistema de informacin, es as como
al hacer mencin de ello deben destacarse los siguientes:
Posee un Conjunto de elementos o componentes interrelacionados: Todo sistema est
constituido de partes que en sumatoria reflejan el denominado sistema, as como
tambin prevalece en esa combinacin de elementos un sinfn de relaciones de distinta
naturaleza u orden dentro y fuera del mismo, dado que los sistemas pueden ser abiertos
y/o cerrados.

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Ejemplo I.1. Componentes del Sistema de Informacin

Los Asientos de Diario, los Cdigos Contables, y los Estados
Financieros, entre otros, son componentes que se hayan
vinculados, determinando as a la contabilidad como un
sistema.

Recopilan, procesan y generan datos e informacin: Es parte del funcionamiento

normal de los sistemas organizacionales el constante flujo de ida y retorno en cuanto a
datos e informacin, a travs de los distintos departamentos, reas o unidades
organizativas, hacindolo forzosamente dinmico y posiblemente hasta complejo en su
actividad dependiendo en principio del tamao de la empresa.

Ejemplo I.2. Recopilacin Procesos de Datos e

Informacin
Pudiera ser un departamento de ventas, en el que se recibe la
solicitud del cliente, se procesa dicho pedido verificando la
disponibilidad de la mercanca, y seguidamente emitiendo
facturas, recibos, o documentaciones de despacho para
continuar con el flujo informativo, transfiriendo copias de esa
data a Contabilidad, y a Administracin para la determinacin
de los impuestos respectivos.

Dispone de una estructura estndar (Entrada, Proceso y Salida): Su conformacin est

regida por etapas bsicas perfectamente identificables, en otras palabras, es
fundamental que un sistema de informacin posea una entrada de datos, que
representaran los insumos o materias primas, as como el proceso que es el tratamiento
constante de esa data ingresada a travs de distintos esquemas y niveles de
transformacin; la salida como otra etapa bsica, que correspondera al producto una
vez validado segn las polticas de control interno del negocio, y estara representado
por la evidencia misma de los reportes creados por el sistema organizacional, lo cual
posteriormente pudiera convertirse en la entrada de otro subsistema, continuando as
con el ciclo de la informacin.

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Ejemplo I.3. Disposicin de Estructuras Estndar

Pudiera ser un sistema de Recursos Humanos, en el se
reconocen la fase de entrada o captura de nuevo personal,
otra fase para el registro en la base de datos de toda la
informacin relacionada con ese personal y una fase
identificada por los reportes diversos asociados a Recursos
Humanos (Contratos, liquidaciones, permisos, constancias
laborales, entre otros).

Sus componentes poseen rasgos similares y procuran un objetivo en comn: Algo

que distingue plenamente a los sistemas de informacin lo que es sin lugar a duda, el
hecho de ser sus elementos una especie de familia, en la cual sus partes constitutivas
tienen cualidades afines que los rene como un sistema, de otro modo sera infactible
la estructuracin del mismo; asimismo la bsqueda de objetivos comunes es otra de las
caractersticas, en donde los elementos en cuestin coinciden para el logro de las
acciones gerenciales y complementar as las funciones directivas de planeacin, control
y toma de decisiones que en definitiva vienen a ser catalizadores en la conformacin
de estos sistemas de informacin.

Ejemplo I.4. Atributos similares dentro de los

Componentes
En los sistemas sus elementos poseen un atributo comn y es el
tratamiento de informacin econmico financiero, pues ya
sea de modo directo o indirecto, es debido a este carcter
precisamente la afinidad y la constitucin como sistema de sus
elementos integrantes.

Individualizacin de sus componentes: Tal pareciera una contradiccin hablar sobre

individualidades en un sistema, siendo que hay implcita una integracin de sus
elementos. No obstante, cuando se refiere a esta caracterstica se quiere expresar que
en cualquier sistema independientemente de su tipologa, hay cualidades muy propias de
unos subsistemas que no lo poseen otros.

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Ejemplo I.5. Individualizacin de sus Componentes

Un sistema de inventario, poseer un mdulo de descargas
para el depsito de materiales, este atributo no se ver en
otros subsistemas, pues es propio o nico del sistema de
inventario dado que es una funcin esencial en el control de
las existencias de un negocio. Por su parte, un mdulo de
creacin de reportes en un sistema de inventario, a diferencia
del indicado anteriormente estara tambin presente en otros
sistemas dentro de la empresa, por lo cual no sera un atributo
nico, sino de carcter genrico y desde luego
complementario.

En tal sentido, en el ejemplo propuesto, como un sistema de inventario puede

fcilmente utilizarse en conjuncin con un sistema de contabilidad para efectuar ajustes
de las existencias o incluso para propsitos fiscales, y as se podrn dar otros casos en
donde los subsistemas se complementan dando lugar a caractersticas propias y
genricas base de esas interrelaciones sealadas.

De acuerdo con la revisin terica efectuada es de

relevancia destacar que una de las debilidades de la
empresa es precisamente el no visionar a la informacin
como un sistema. En muchos casos, y la experiencia
profesional as lo confirma al realizar auditoras a empresas
de gran tamao, en donde normalmente el levantamiento
de las observaciones de control interno apunta hacia fallas
en la integracin y estandarizacin de la informacin, ya
que cada usuario se muestra como un segmento dueo de
su rea, pero que no desea en algunos casos compartir su
informacin, ni tampoco es capaz de trabajar por los
objetivos globales propuestos por la administracin del
negocio, tal situacin lejos de beneficiar a la empresa
como tal, puede generar lentitud en los procesos de
informacin y desde luego en las acciones directivas para
la ejecucin de las estrategias gerenciales.

1.2. Concepto de Contabilidad

La contabilidad para las organizaciones es una plataforma de informacin financiera y no
financiera, a tales efectos su concepcin inicial ha venido evolucionando con el avance

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tecnolgico, el desarrollo vertiginoso de la informacin y la reduccin de las barreras

geogrficas. Por otro lado, as como las empresas van en crecimiento, asimismo surgen
nuevas necesidades de informacin de all que el papel de la contabilidad dentro de los
negocios ha venido amplindose al punto incluso de constituirse en eje del desempeo
econmico de los mismos.
A continuacin se presentan algunos conceptos de Contabilidad, al respecto se tienen
expuestos en el cuadro I.2 segn los siguientes autores.
Cuadro I.2. Concepto de Contabilidad

Autor

Apreciacin Conceptual

Horgren (2003:5)

Segn considera la contabilidad como un sistema de

informacin que mide las actividades de las empresas, procesa
esa informacin en estados (informes) y comunica los
resultados a los tomadores de decisiones.

Catcora (1997)

Plantea la contabilidad como el eje alrededor del cual se

toman la mayora de las decisiones financieras. Y en concreto
es un sistema de informacin que rene y presenta datos
resumidos o detallados acerca de la actividad econmica de
una empresa a una fecha o por un periodo determinado.

Del Rio (2004)

Hace un estudio sobre la evolucin conceptual de la

contabilidad e indica que sta en la actualidad no solo se
refiere a un conjunto de hechos referidos al pasado, sino que
en muchos casos cuando su informacin es congruente, permite
prever situaciones, por lo que es una herramienta til para la
administracin con un sentido econmico, futurista y oportuna
dejando atrs los conceptos convencionales que se venan
manejando al respecto.

Posterior a los planteamientos anteriores se puede decir, que la contabilidad es

definitivamente un sistema de informacin, constituida a la vez en herramienta
gerencial para el control de gestin de las organizaciones, la cual dependiendo de su
estructura interna, es decir, el modo en como capture, filtre y procese la data,
asimismo ser la calidad de la informacin que producir, siendo pues necesario en lo
sucesivo enfatizar en sus caractersticas para comprender la utilidad de este medio para
la administracin empresarial.

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1.2.1. Caractersticas de la Contabilidad

Tal y como se visualiz en los puntos abordados sobre Sistemas, se proceder a
caracterizar a la contabilidad. As se tiene que destacar ciertas cualidades que
explicaremos seguidamente:
Recopila, clasifica, registra, analiza, resume e interpreta las operaciones de ndole
econmica en un ente: Esta caracterstica es parte rutinaria de la contabilidad para
desarrollar actividades, efectundose de la manera siguiente:
1.
2.
3.
4.

Recopila data de otro subsistema.

Categoriza segn su naturaleza.
Registra en el sistema para su manipulacin y/o transformacin.
Analiza, por medio de una revisin exhaustiva de las transacciones, sus controles
y procesos realizados.
5. Realiza una sntesis de esta informacin procesada.
6. Interpreta para que los tomadores de decisiones dispongan de elementos de
juicio para el desarrollo de su gestin organizativa.

Tiene basamento regulatorio de su aplicacin prctica: Si se revisa este

aspecto se notar que la contabilidad no debe constituirse en una tcnica o
herramienta de corte subjetivo para quien la emplea, pues debe sustentarse en
Principios de Contabilidad generalmente aceptados, as como tambin en las
Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) (vinculo:
http://www.veneconomy.com/site/files/articulos/artEsp3411_3408014.pdf).
Estas fundamentaciones sin lugar a duda le brindan ms formalidad, y
uniformidad a los criterios considerados en la actividad desarrollada por la
contabilidad en un negocio, por lo cual su inclusin hoy en da no debe ser algo
optativo sino por el contrario obligante.

Es un Sistema de Informacin: Se considera un sistema de informacin ya que la

contabilidad es un todo constituido en un banco de datos e informacin
estratgicos para la administracin y finanzas de la empresa. A manera de
referencia la data que procesa la contabilidad es un elemento que luego es

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transformado en informacin, registros, cdigos, entre otros, generando as un

producto que retroalimentar a otros subsistemas.

Colabora en las funciones administrativas de una empresa: Ciertamente al

producir informacin financiera y no financiera, la contabilidad permite y facilita
a la gerencia el proceso administrativo demarcado por medio de la planeacin,
organizacin, direccin, control y evaluacin. En esencia la contabilidad es un
pilar y vrtebra econmica en las acciones estratgicas financieras gerenciales,
de tal manera que no es descabellado pensar que una empresa sin contabilidad es
como un barco sin brjula, de all la necesidad de su inclusin y aplicacin para
un eficaz control organizacional.

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TEMA 2. RELACIN ENTRE LOS SISTEMAS Y

LA CONTABILIDAD
Al abordar la relacin de los sistemas de informacin y la contabilidad se debe revisar las
caractersticas y elementos que distinguen y asemejan a ambos aspectos sealados,
considerando as sus apreciaciones conceptuales y explicando sus atributos.
En efecto y con base en lo estudiado hasta el momento se le puede dar respuesta a la
siguiente interrogante. Qu relacin hay entre los sistemas de informacin y la
contabilidad?
Al tratar de explicar la relacin entre dos o ms objetos, no se trata solo de explicar
cul es el vnculo y listo. Por ello, al ser la Relacin de un proceso de pensamiento
bsico de nivel intermedio, se debe previamente establecer una comparacin de estos
objetos en estudio, pasando por la determinacin de diferencias y semejanzas hasta
finalmente poder explicar la Relacin de los elementos en cuestin.

2.1. Variables para las Semejanzas entre Sistemas y

Contabilidad
Al efecto de lo formulado comparativo se desprende la necesidad de organizar las ideas,
partiendo de la identificacin de la VARIABLE en todo proceso de pensamiento bsico
para luego ir a su aplicacin, donde se permite comparar adecuadamente planteando as
la misma variable en comn de los dos objetos y no a uno de ellos, pues si no se estara
incurriendo en un error tpicamente cometido al efectuar relacionales y comparaciones
en busca de una semejanza. Para mayor referencia vase el siguiente ejemplo.

Ejemplo I.6. Variables para la Comparacin

Por consiguiente una comparacin correcta basada en una
variable se indicara as: El caballero es un mal estudiante,
mientras que la dama es una buena estudiante. El criterio o
variable empleada fue la calidad del estudiante.

Versin PDF Unidad I Los Sistemas y la Contabilidad Pg. 16

Posteriormente, se puede visualizar de manera grfica el proceso de comparar y hallar

las semejanzas y diferencias del objeto de estudio.

Grfico I.1. Variables para la comparacin.

Con relacin a lo planteado, se expone el siguiente cuadro comparativo entre sistemas

de informacin y la contabilidad, buscando as las semejanzas de estos dos objetos vista
desde una variable.
Cuadro I.3. Semejanzas

SEMEJANZAS
Variable

Sistemas de Informacin y Contabilidad

Estructura de
Funcionamiento

Ambos poseen entradas, procesos y

salidas de datos e informacin

Estructura de
Funcionamiento

Objetivo que persigue

Colaborar en las funcionales directivas de

la empresa en cuanto a planeacin,
organizacin, direccin y control del
negocio

Objetivo que
persigue

Individualidad de sus
componentes

Poseen tanto caractersticas esenciales

(propias) como genricas y/o
complementarias

Individualidad de sus
componentes

Versin PDF Unidad I Los Sistemas y la Contabilidad Pg. 17

2.2. Diferencias entre los Sistemas y la Contabilidad

Luego de haber estudiado las semejanzas bajo la aplicacin de una variable, se puede
apreciar en el siguiente cuadro que permitirn establecer las diferencias entre los
Sistemas de informacin y la Contabilidad.
Cuadro I.4 Diferencias

DIFERENCIAS
Variable

Sistemas de Informacin

Contabilidad

Base regulatoria o legal

Se fundamenta en normas,
polticas y reglas propias de la
empresa

Se fundamenta en PCGA
y NIIF.

Tipo de Usuarios

Accionistas, Gerentes,
Trabajadores

Empleados del rea de

Finanzas, Presupuesto

Alcance de la Informacin

Su accin se vislumbra en el
rea de Produccin, Servicios,
Ventas, Admn., y Finanzas, es
ms global dentro de la
empresa

Su accin se limita
fundamentalmente al
rea de Finanzas

Luego de desarrollada la comparacin de los Sistemas de Informacin y la contabilidad

por medio de algunas diferencias fijadas, entonces fcilmente se puede hallar la
relacin existente entre estos.

2.3. Subsistemas de Informacin Organizacional y

Contable
La contabilidad se haya inserta dentro de los sistemas de informacin al punto de ser
descrito tambin como un subsistema de informacin organizacional (vinculo:
http://www.mitecnologico.com/Main/SubsistemasOrganizacionales) que grficamente
se explica tal como se muestra a continuacin.

Versin PDF Unidad I Los Sistemas y la Contabilidad Pg. 18

Grfico I.2. Subsistemas contables

En este grfico se entiende que la contabilidad visto desde un enfoque de macro y micro
sistemas, es un subsistema ms que conjuncin del resto que conforman e integran el
Sistema de Informacin general de la empresa, interactuando con ellos, capturando
datos y generando informacin para retroalimentar a toda la empresa que a su vez en si
representa tambin a un sistema.
Para ir comprendiendo un poco ms sobre la contabilidad como un sistema de
informacin a continuacin se presenta un grfico como un ejemplo ms que forma
parte de los sistemas de informacin, es decir un sistema contable.

Versin PDF Unidad I Los Sistemas y la Contabilidad Pg. 19

Grfico I.3. Ejemplo de un Sistema

2.3.1. Mdulos de un sistema contable

Posterior al grfico presentado se puede apreciar la existencia de diversos elementos
que forman parte de los sistemas y en particular del contable, en tal sentido se
explicar cada uno de estos mdulos.

Cuadro I.4. Mdulos de un sistema contable.

Mdulos

Descripcin

De cuentas

En este se crean los cdigos de las partidas en donde se

almacenar la informacin contable.

De Parmetros del
Sistema

En este se fijan los criterios para el funcionamiento del

sistema, tal como el periodo contable, la cantidad de lneas
por comprobante, la asignacin de correlativos, entre otros.

Versin PDF Unidad I Los Sistemas y la Contabilidad Pg. 20

Mdulos

Descripcin

De consultas

Un sistema contable debe disponer de un mdulo que permita

la verificacin en cualquier momento de que es lo que ha sido
configurado, ingresado y/o procesado a nivel del sistema.

De consolidacin

Es consistente en la integracin de los procesos

administrativos con la contabilidad, el cual hoy en da sin
lugar a dudas representa para las empresas una gran ventaja
competitiva, aunque es importante destacar que en la
prctica no todos los software contables que estn en el
mercado disponen de esta alternativa, dado que es un valor
agregado que naturalmente requiere un costo adicional y que
muchas veces al ser empresas pequeas o de poco volumen
de operaciones, normalmente optan por trabajar con
sistemas contables no integrados a los otros subsistemas.

De entrada de
movimiento

Este mdulo es elemental en las operaciones del sistema,

pues demarca la etapa inicial para la captura de la data, es
decir; que es aqu donde se ingresa los insumos (Datos
Contables), a ser procesados por el sistema, y como se ver
ms adelante pueden existir diversos modos de ingresar esos
movimientos, dependiendo entre otras cosas de la inversin
que realice la empresa al efecto.

Generador de reportes

A travs de ste el usuario tiene la libertad de crear, disear

e innovar en sus propios reportes, dicho de otro modo, los
sistemas contables ofrecen comnmente la alternativa de
flexibilizar y personalizar el software de acuerdo con las
necesidades del empresario, para ampliar as las utilidades
que fueran vendidas por el sistema.

De Reportes.

Corresponde a la serie de reportes predeterminados que

vienen incorporados con el sistema contable (Balance
General, Estado de Resultados, Flujo de Efectivo, entre
otros), es comn en los programas contables, disponer de
este modulo representativo de la fase ulterior de la
estructura del funcionamiento de los sistemas que es la
salida.

Bajo lo planteado, es posible que se originen ciertas interrogantes, tales como; Este
sistema diagramado previamente podr acaso ser un Sistema de Nomina? As como,
Podra ser un Sistema de Inventario? Qu los diferencia de un Sistema Contable?, con
detenimiento se puede detectar en un sistema de nomina o de inventario que tambin
hay mdulos de consultas, de entrada de movimiento, o de reportes, entre otros, y con
base a eso se pudiera en principio responder afirmativamente.

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No obstante, estos mdulos vienen a representar caractersticas genricas o

complementarias que en si pueden estar presentes en otros subsistemas, por lo cual all
no encontraremos la respuesta. Pero si hay un modulo que es esencial (propio) del
sistema contable y que lo distingue de un sistema de nomina, de inventario, o de
cualquier otro, es decir, el Modulo de Cuentas, pues es all donde se crea la estructura
de partidas contables del negocio, es donde se hace la contabilidad como sistema de
informacin.
A pesar de que un sistema de nomina o de inventario pueden haber cuentas, estas
tuvieron su origen principal es en el sistema contable, y un sistema como el de nomina o
del inventario solo tendran un mdulo de cuentas como un elemento de enlace con la
contabilidad, aprecindose as para stos un carcter genrico o complementario, ms
en ningn caso esencial.

2.4. Categorizacin de Sistemas de Informacin

Se debe considerar estas categoras de sistemas para profundizar ms en la relacin
existente entre los sistemas de informacin y la contabilidad, y no caer en errores al
identificar las funciones de uno u otra clase de sistemas.

En consideracin, se desprende el hecho que existen en los sistemas de

informacin dos categoras: esenciales y genricas.

Esenciales: Estas son las que en definitiva distinguen a los sistemas pues son
propias y nicas de estos, son caractersticas bsicas en el funcionamiento de los
mismos.

Ejemplo I.7. Esenciales

Algunas demostraciones de varios sistemas en esta categora
son: En un Sistema de Contabilidad; Los Estados Financieros;
En un Sistema de Facturacin; la emisin de facturas, en un
Sistema de Nomina; el pago de vacaciones, en un Sistema de
Inventario, la carga y descarga de mercanca, y as

Versin PDF Unidad I Los Sistemas y la Contabilidad Pg. 22

sucesivamente cada sistema dispondr de algunas

caractersticas que le son bsicamente esenciales en su
funcionamiento, y que desde luego lo distinguir de otros
subsistemas organizacionales.

Genricas: son atributos y caractersticas que pueden ser comunes a otros

sistemas y no permiten diferenciarlo, por su condicin pueden ser
complementarias dada la interrelacin implcita de este tipo de atributos de los
sistemas.

Ejemplo I.8. Genricas

La actualizacin de saldos de clientes y proveedores, La
generacin de Libros de IVA, la Consulta de Inventarios, son
demostraciones de algunas caractersticas que pueden estar
ubicadas en varios subsistemas y en muchos casos de modo
complementario.

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TEMA 3. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS Y

CONSIDERACIONES
En esta temtica se expone sobre la relevancia de los sistemas para el desarrollo
organizacional. Hoy en da el direccionamiento de un negocio debe indefectiblemente
contar con medios para la consecucin eficaz de los propsitos empresariales, es all que
aparecen en el escenario los sistemas de informacin como una herramienta vital para el
desempeo gerencial y control de las actividades relacionadas con el negocio.
Es impensable en la actualidad concebir la actividad de los negocios separada de modo
absoluto de los sistemas, de tal manera que para abordar las utilidades o bondades que
estos ofrecen, se partir por explicar la visin de la empresa como un sistema.
Segn Ribagorda (1999) los elementos que interactan entre una empresa y un sistema
de informacin son; entorno, normas procedimientos y mtodos, recursos humanos,
recursos fsicos, ficheros y bases de datos, entre ellos hay entradas y salidas de
informacin, as como; la relacin con los subsistemas que tenga la empresa tomando en
cuenta que los mismos estn incluidos en el entorno de la empresa.
Por otro lado, Koontz, H. y Weihrich, H (2004) refieren que la empresa se basa en un
conjunto de reglas y polticas (manuales operativos o de procesos administrativos) que
rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran
stos asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a
la Base de Datos, pues ello restara confiabilidad a la informacin generada, y desde
luego comprometera la eficiencia y eficacia en la gestin empresarial, la razn de ello
es muy simple, al no existir filtros para la validacin de los datos ni impedimentos en el
acceso a la fuente general de informacin, tal situacin se prestara fcilmente a la
manipulacin indebida de la misma.
Vase seguidamente el grfico que corresponde a una empresa como sistema segn
Chiavenato explicando as lo sealado por los autores.

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Grfico I.4. La Empresa como Sistema

Posterior a los planteado, cabe destacar que se hacen imprescindibles hacer mencin de
la funcin que los sistemas ejercen sobre empresas partiendo de su estructura para
llevar a cabo cada seccin y procesamientos.

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3.1. Estructura del Funcionamiento de un Sistema

La estructura del funcionamiento de un sistema consta de tres secciones: entrada de
datos, el procesamiento de los datos, y para los resultados. Cada una de estas secciones
contiene una naturaleza de funcionamiento distinta, la cual se desarrolla a continuacin.

Seccin para la Entrada de Datos: en el caso de las empresas, estas ingresan

ordinariamente diversos insumos tales como: recursos materiales, humanos,
financieros y mercadolgicos. Cada empresa de acuerdo con su naturaleza o
tipologa adecuara su plataforma para la captura de la data en estos mbitos
referidos. Tal como se puede apreciar en el siguiente ejemplo.

Ejemplo I.9. Entrada de Datos

Un Banco, dispondr de un sistema para la creacin de una
base de datos de los nuevos clientes, con el fin de ir creando
los expedientes para el control de sus registros, productos
financieros otorgados, entre otros.

Seccin para el Procesamiento de los Datos: esta es la seccin cntrica en

donde todos los subsistemas de modo paralelo estn transformando esos datos
previamente ingresados, con la particularidad de que en esta parte del
funcionamiento del sistema, comienza la especializacin de cada subsistema,
hacindose hincapi en esas caractersticas esenciales de la cual ya fue
mencionado, as como tambin se aaden una serie de variables denominadas
Restricciones Ambientales, que pueden indefectiblemente cambiar o
modificar las condiciones del proceso de datos, estas variables ambientales, se
refieren a elementos diversos que en el entorno de un negocio pueden
condicionar su funcionamiento (Econmicas, Social, Polticas, y/o Culturales),
bien sea limitando u obligando la adaptacin de los sistemas de informacin
empresariales.

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Ejemplo I.10. Procesamiento de los Datos

Cuando la Administracin Tributaria emite una providencia
para la facturacin, inmediatamente las empresas deben
reacondicionar sus sistemas de facturacin para el tratamiento
de sus ventas en cumplimiento de esas pautas inducidas por el
entorno ambiental.

Seccin para los Resultados: El producto de una empresa es realmente muy

variado, as tendremos productos y servicios, empleados despedidos, estados de
resultados, facturacin, compras, entre otros. Si nos ponemos a estudiar el tipo
de resultado, concluiremos que este atiende al grado de especializacin de cada
subsistema segn se haya concebido en la etapa anterior. Por ello la complejidad
es relativa de una empresa a otra, no obstante, lo que s es cierto, es que estas
salidas se constituyen automticamente en una fuente de insumos de otras
empresas, permitiendo as la retroalimentacin de la informacin y de la
empresa como un sistema meramente abierto.

Ejemplo I.11. Seccin para los resultados

Cuando se habla de Facturacin, esta seccin corresponder a
la emisin de documentos de ventas, notas de entrega, y
facturas. Ahora si es para Contabilidad los Reportes de:
Estados Financieros, Mayores Analticos, y Plan de Cuentas. En
Produccin, reportes del plan de produccin, Desperdicios
Generados, flujo gramas de procesos, etc. En RRHH, relacin
de personal despedido, liquidaciones, puestos vacantes, entre
otros.

3.2. Aspectos Relevantes de los Sistemas

Ante esta realidad es factible comprender la importancia de los sistemas para los
negocios, en tal sentido se puede destacar tres aspectos:

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1. Permite el control sobre las operaciones y transacciones: Los sistemas dentro

de una empresa son una herramienta valiosa que facilita la dinmica de los
negocios, permitiendo un monitoreo ms preciso y eficaz de las diversas
actividades en sus distintas etapas (Entrada, proceso o salida).

2. Base de Informacin para el proceso de decisiones de tipo financiero y no

financiero: Tal y como se explico en el grfico de la empresa como un sistema,
esa combinacin de actividades operacionales, financieras, mercadolgicas,
entre otros; constantemente se ven apoyadas en subsistemas diversos que
conforman la base informativa para que la gerencia gestione sus estrategias de
modo racional y lo ms efectivo posible.

3. Sistemas capaces de manejar variables complejas: Si bien es cierto, los

sistemas no son la panacea de los problemas de la empresa, no es menos cierto,
que estn dotados generalmente de un cierto nivel de inteligencia que le permite
a la gerencia generar informacin de un modo ms rpido y creando mayores
oportunidades para el desarrollo de nuevas estrategias.

De lo explicado hasta aqu queda una reflexin clave a

destacar, entendiendo que los sistemas son un medio para
el logro de los objetivos empresariales, ms no son el fin
en s. Por ello al existir alguna inconformidad o de no
aceptacin de parte del usuario con toda certeza es
sinnimo o alerta de un posible fracaso del mismo.

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TEMA 4. CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS

EN UNA EMPRESA
Existen diversos enfoques relacionados con la clasificacin de los sistemas,
http://www.scribd.com/doc/6839764/Clasificacion-de-Los-Sistemas-de-Informacion en
tal sentido, Garca y otros (2000) plantea una perspectiva para un sistema de
informacin en una organizacin con base en cuatro reas: Finanzas, Produccin,
Recursos Humanos, y finalmente Comercial/Marketing. Al respecto a lo que resea el
autor que la formacin de estos subsistemas dentro de un negocio generan un flujo de
informacin tanto en reas internas como con agentes externos, en donde se destacan
reas comunes de almacenamiento de informacin, centralizadas mediante una base de
datos bien estructurada.
Blanco (1995) explica la clasificacin de los sistemas bajo una perspectiva de niveles
organizacionales en donde se destacan cuatro clases de sistemas: los de alta direccin,
de mando de direcciones orgnicas, de control operativo divisional, y de ejecucin. La
razn de este planteamiento obedece a que de acuerdo a la escala organizativa
asimismo se plantea el carcter del sistema de informacin orientado el tipo de entrada,
proceso y salida correspondiente. Catacora (1997) afirma la presencia de reas mnimas
ordinarias en la gestin del negocio, a saber: Produccin, Ventas, Administracin y
Finanzas. Explicando las interdependencias y cualidades atribuibles a cada subsistema,
as como su vinculacin con el sistema contable.
De estos enfoques presentados se trabajar bsicamente con el propuesto por Catacora,
dado que es el ms ajustado a los objetivos de aprendizaje de la unidad curricular, dicha
propuesta por el autor es asumido con nfasis en la contabilidad como un sistema de
informacin conectado con otros sistemas dentro de la propia empresa.
Por consiguiente, al hablar sobre clasificacin de sistemas en una organizacin
necesariamente es hacer referencia a sus actividades estratgicas para el normal
desarrollo de sus operaciones. En efecto, segn se trate la industria y/o sector de
desempeo de la empresa en ese mismo grado ser la clase de actividades funcionales

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que lleve a cabo y por ende el tipo de sistema que controle las variadas tareas que se
deriven de la gestin.

4.1. Tipos de Sistemas en una Empresa

Dentro de los tipos de sistemas que se localizan en un sistema se hace mencin
primeramente sobre el de Produccin, luego revisaremos al de Ventas, y cerraremos con
el de Administracin y Finanzas. En cada uno de ellos se encuentran los atributos y
caractersticas que los identifiquen dentro del funcionamiento de las empresas,
destacando en ltima instancia el rol de la contabilidad como un subsistema de
informacin en apoyo a la gerencia.

4.2. Sistema de Produccin o Servuccin

En relacin con este sistema Horngren (2007) explica que comprende una serie de
elementos tales como el control sobre trabajos en proceso y/o terminados, pero
atendiendo de igual modo a la demanda del mercado para el ajuste de la fabricacin o
servicio. Para el autor, debido a la naturaleza del producto o servicio, a veces es difcil
sincronizar el control de la produccin con la informacin proporcionada por el sistema
de ventas de la empresa.
De tal manera que el sistema de produccin o servuccin est referido a aquel que
controla las diversas actividades relacionadas con el proceso de manufactura o servicio
de una empresa. Estos sistemas normalmente se insertan en la actividad principal o eje
del ente en cuestin, eso quiere decir, que independientemente de que el negocio sea
de produccin o no, ste se apoyar regularmente en sistemas que le permitan agilizar
bien sea el proceso fabril o la prestacin del servicio en s.
Para un mayor entendimiento sobre lo planteado, se recomienda revisar el siguiente
ejemplo la cual orienta a la reflexin de este tipo de sistema.

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Ejemplo I.12. Sistema de Produccin o Servuccin

La Universidad Rafael Belloso Chacin (Urbe), sera una empresa
del ramo de servicios, pero la pregunta en concreto seria Cul
es el servicio principal que presta la Urbe?, En efecto; la
Urbe se dedica principalmente a prestar el servicio de
educacin, sin embargo, se ver que hay otros servicios que
tambin son prestados por la institucin, pero no son lo
principal de ella, Tal como: La investigacin, la extensin, la
radio y T.V., entre otros. Ahora puede surgir la siguiente
interrogante: Cul pudiera ser un sistema de servuccin en
la Urbe?

Posterior al caso y las interrogantes presentadas sobre el sistema de servuccin, se

plantea lo siguiente: Pudiera el sistema de inscripcin ser parte del sistema de
servuccin de URBE?, las respuestas a todas estas interrogantes parte inicialmente por
entender cul es la actividad principal de la empresa, de tal manera que un sistema para
el control docente en relacin con su evaluacin, planificacin, entre otros; es un
sistema para el control de acceso a las aulas de clases o un sistema para el control de los
CPU fijos instalados en las aulas de clases, dichos sistemas son parte de lo que podra
estar vinculados al servicio principal de la URBE.
No obstante, el sistema de inscripcin, NO formara parte de ste sistema central del
servicio, ello en virtud, de que la funcin del sistema de inscripcin es la captacin de
los ingresos de la institucin y en tal caso sera parte de otro sistema por ejemplo el de
Ventas, lo cual no es el objeto principal de la institucin.

4.3. Sistema de Ventas

Napoles (2002) afirman que el sistema de ventas de un negocio forma parte esencial de
sus operaciones controlando los ingresos realizados y por realizar, considerando aspectos
externos e internos en la empresa, conociendo las condiciones del mercado y tendencia
de crecimiento, y el modo de colocacin del producto a travs de sus agentes de ventas.

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Ciertamente este sistema controla la actividad soporte de los ingresos del negocio, aqu
se apreciar una serie de funciones complementarias pero que tambin son relevantes
para el desarrollo organizacional en materia de ventas. Para entender un poco la
operacionalidad de este sistema se recomienda visualizar el siguiente grfico.

En esencia el desarrollo de las ventas en cualquier empresa se destacan tres reas

clave, tal como: Mercadeo, Distribucin, la Facturacin y Cobranza. Cada una de
estas reas a su vez se constituye en un subsistema de Ventas, con caractersticas
relevantes y con productos especficos de relacin directa e indirecta con respecto a la
contabilidad como se explica seguidamente.

4.3.1. Mercadeo
Este subsistema se encarga de actividades vinculadas a la investigacin y desarrollo del
producto/servicio, teniendo as que para el buen funcionamiento de las ventas es
pertinente que se implementen un conjunto de acciones destinadas a crear la imagen
del producto/servicio en el mercado, conocer a los consumidores, cual es el
comportamiento de la demanda (mercado) y de los distintos segmentos que atiende la
empresa, asimismo, a travs del mercadeo se da la posibilidad de conocer a fondo las
cualidades del producto/servicio en s, hacer estudios de la conducta y aceptacin de los
clientes frente al lanzamiento de nuevas ofertas al mercado, entre otros.

Ejemplo I.13. rea de Mercadeo

Un ejemplo vivo del mercadeo, es el caso de la Coca Cola, con
el nuevo producto incurso en el mercado venezolano que es de
la Coca Cola Zero, la publicidad intensiva que se avalanchado
contra el consumidor es muy persuasiva dado que se trata de
vender como idea que el sabor de este producto es el mismo
de una Coca Cola normal u original, tal pareciera que no ha
tenido una buena recepcin en el gusto de los consumidores
habituales de refrescos, lo cual repercute indefectiblemente
en el nivel de ventas de ese nuevo producto y recurriendo al
Mercadeo a travs de sus estrategias de marketing, publicidad,
entre otros, de modo de apoyar al sistema de ventas de la
compaa citada en cuestin.

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4.3.2. Distribucin
Si el mercadeo es clave en el buen funcionamiento de las ventas, la distribucin es
tambin otro de los subsistemas que se constituye en eje de las ventas de una empresa.
Este subsistema, cabe destacar es de mayor preponderancia en los entes dedicados a la
fabricacin de productos y de comercializacin, ello en virtud, que el producto por si
solo, por mas incluso que se mercadee y se venda su imagen, no es factible que llegue
hasta el consumidor sin el apoyo del mismo. En efecto, la distribucin como subsistema,
se responsabiliza por la planificacin de las rutas de entrega, la sealizacin de los
canales de distribucin, y el establecimiento de estrategias para hacer llegar el producto
a aquellos lugares fuera de zonas urbanas cntricas, en otras palabras, este subsistema
es el encargado de la colocacin del producto en el mercado, sin lo cual difcilmente
funcionaria de modo adecuado el sistema de ventas de estas empresas.

Ejemplo I.14. rea de Distribucin

Un ejemplo lo son las empresas de alto volumen, tal como: las
refresqueras, cerveceras, industrias de alimentos, cementeras,
entre otros, stas hacen gala permanente del uso de la
Distribucin, como gua en la gestin de sus ventas, y
apoyndose para su control a su vez en el subsistema de
distribucin

4.3.3. Facturacin
Este subsistemas relevante dentro del sistema de ventas de cualquier entidad, sea de
produccin o servuccin, puesto que se encarga de algo vital para el ingreso de las
mismas, por ende al referirse a facturar las ventas realizadas. Todas las empresas
debe(n) contar con un(as) rea(s) que controlen las actividades de facturacin y
cobranza, delimitando as adecuadamente las funciones de estas.
En facturacin normalmente se lleva a cabo las siguientes funciones, las cuales son
presentadas en el siguiente cuadro.

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Cuadro I.5. Principales Funciones de la Facturacin

Funciones

Descripcin

Control de Precios
de cada Producto.

Hacindole un seguimiento a la relacin de productos ofertados en

los trminos de su valor de mercado, hay sistemas incluso que
tienen estipulados varios tipos de precios para un mismo producto
(Precio tipo I, II, III, entre otros.) ello en funcin del cliente, si se
le da descuentos o no.

Clasifican los
Productos por
Grupos y
Subgrupos.

El software normalmente permite asignar criterios para la

organizacin de los productos. Tal como es el caso de productos
de lnea blanca, marrn, entre otros.

Emisin de
presupuesto.

No todos los clientes llegan a la empresa con el nimo de comprar

inmediatamente, es all donde un sistema de facturacin debe
disponer de un mdulo para emitir cotizacin, en donde
simplemente es un estimado de venta, ms no es una garanta de
precio futuro.

Definicin de
Condiciones de
Pago.

Referido a cmo ser la manera de liquidar la venta, se pagar

con efectivo, con cheque, con tarjetas de debito, crdito, entre
otros.

Control de Pedidos
de Clientes.

Es muy importante para el negocio hacer un seguimiento

persistente al estatus de las solicitudes de servicio o productos de
los clientes, pues sera lamentable que la empresa reciba
reclamos por entregas tardas de productos o retrasos en un
servicio. Definitivamente, la consecuencia de estos retardos sera
desfavorable para la imagen del ente, de all que el contar con un
sistema que permita o facilite ese control sera un gran soporte; El
sistema debe estar preparado con dichas opciones mencionadas.

Emisin de
Facturas, Giros
Recibos.

Es una de las rutinas fundamentales en el sistema de facturacin,

Es el ABC de la facturacin pues se refiere a la rutina operativa
funcional de este subsistema, para as poder gestionar y
perfeccionar las ventas de la empresa; la consulta de inventario,
referida al chequeo de las existencias toda vez que la realizacin
de un pedido en facturacin debe amarrarse con la consulta de la
disponibilidad de ese producto o del insumo para el despacho; la
actualizacin de saldo, est relacionado con la verificacin de la
consistencia de los importes adeudados por los clientes, es de
importancia pues ser indicador de la efectividad en el control de
este subsistema.

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4.3.4. Cobranzas
A lo que se refiere a la actividad de cobranza dentro de un negocio, esta gestin es
centrada en el conjunto de acciones dirigidas al control de los crditos otorgados y a la
recuperacin del mismo por medios directos o indirectos de la empresa, es decir, sea
que la cobranza se efectu en las inmediaciones del mismo ente a travs de un
departamento en particular, o que la empresa decida utilizar la intermediacin del
outsourcing (contratacin de otras empresas) para que gestione esa cobranza.
Por otra parte, la cobranza lleva a cabo funciones tales como se puede observar en el
siguiente cuadro las actividades en este subsistema.
Cuadro I.6. Principales Funciones de Cobranza.

Funciones

Descripcin

Registro de Crditos
a los Clientes bajo
Condiciones
Especficas.

Es parte de la actividad rutinaria de este subsistema el control de

los financiamientos otorgados, y por supuesto el establecimiento
de las pautas para su cesin, tal como antigedad del cliente,
cantidad mnima a comprar, otorgamiento de descuentos por
pronto pago, entre otros.

Registro de
cancelaciones
parciales o totales.

Se refiere a los abonos globales o por parte que realizan los

clientes, los cuales deben ser monitoreados a travs del
subsistema de cobranza; clculo de comisiones a los vendedores.

Determinacin de
los Pagos
dependientes de las
Ventas Realizadas.

Es una actividad comn dentro del rea de cobranza, de all que

se requiere un adecuado programa que controle y ayude a la
realizacin de los clculos de ser posible de modo automtico;
Anlisis y seguimiento a los procesos de cobranzas, la revisin de
las cobranzas realizadas y no realizadas, la evaluacin en el
cumplimiento de las planificaciones pautadas como metas de
cobro.

Incidencia de cobros
diferidos por estar
en litigios.

Son tan solo algunas de las actividades propias del anlisis de

cobranzas, para lo cual es imperiosa la plataforma tecnolgica de
modo que agilice ese proceso, y se le haga un seguimiento a
aquellos crditos que estn en etapas judiciales a objeto de
considerar.

Emisin de notas de
debito y crdito.

Propias de los ajustes que se pueden derivar en la gestin de

cobranzas, errores en clculos realizados, facturas procesadas
indebidamente, anulacin de intereses cargados, cruces de
cuentas de ventas realizadas a clientes y crditos vigentes, entre
otros, forman parte de esa interesante dinmica de los negocios a
travs de la emisin de documentos relacionados en notas;
emisin de estado de cuenta, para el conocimiento del estatus del
cliente en la empresa.

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Funciones

Descripcin

Actualizacin de
Saldos.

Es una actividad similar a la explicada con facturacin puesto que

es obligante mantener al da los montantes deudores o acreedores
que resulten del desarrollo de las ventas de la empresa.

Con relacin a lo mencionado puede generarse la siguiente pregunta, Deben estos

subsistemas de facturacin y cobranza trabajar de manera separada o conjunta?
Luego de revisar el contenido de esta unidad sobre de los subsistemas, se comprender
que depender del tipo de negocios la manera y el modo en que est dispuesta la
organizacin de estas funciones, sin embargo, es recomendable que para efectos de
control interno las mismas estn segregadas y/o segmentadas, ello con fines de que no
sea la misma persona la que facture y que cobre, evitando as manejos inadecuados de
los ingresos del negocio.
Segn lo antes expuesto, en donde se indican tan solo algunas funciones representativas
del subsistema de facturacin y cobranza, existen diversos atributos de este subsistema
que lo vinculan necesariamente con otros dentro de la misma empresa.

Es de relevancia mencionar que en facturacin una de las

caractersticas esenciales seria la emisin de facturas,
giros y recibos; la emisin de presupuestos, y control de
los precios de cada producto o servicio, el resto no
mencionado correspondera a caractersticas genricas o
complementarias que pueden estar presentes en otros
subsistemas. Con este procedimiento se puede as
reafirmar los atributos que distinguen a cada subsistema
como tal, y si se aplica el mismo proceso al rea de
cobranza, se notar que una de las caractersticas
esenciales sera el anlisis y seguimientos a los procesos
de cobranzas, registro de los crditos, clculo de
comisiones de vendedores, el resto pertenece a la otra
categora de caractersticas.

Versin PDF Unidad I Los Sistemas y la Contabilidad Pg. 36

4.4. Sistema de Administracin y Finanzas

Este subsistema es el responsable del control de la gestin administrativo-financiero de
la empresa, all confluyen una serie de actividades que exigen de la gerencia estrategias
que faciliten la planificacin y coordinacin de esas funciones, seguidamente para mejor
entendimiento se expone un grfico del subsistema en estudio.

Grfico I.5. Sistemas de Administracin y Finanzas

Luego de visualizar el grfico anterior, se podr notar que la empresa normalmente en

el mbito administrativo dispone de ciertas funciones tal como se aprecia en el siguiente
cuadro.

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Cuadro I.7. Funciones de un sistema en el mbito Administrativo

Funciones

Descripcin

Manejo de
inversiones

Este subsistema controla las diversas actividades de aplicacin de

fondos para la compra de acciones, evaluacin de opciones de
inversin, adquisicin de papeles diversos en el mercado de capitales,
entre otros.

Cuentas por
pagar

En esta rea se lleva a cabo las actividades de contratacin de

proveedores, pago de servicios, liquidacin de prstamos a terceros,
entre otros.

Compras

Se encarga de controlar las acciones relacionadas con el

abastecimiento de materias primas, adquisicin de suministros y
dems insumos bsicos para la operatividad del negocio.

Propiedad
planta y
equipo

La organizacin del inmovilizado (Activo Fijo) es aplicada por este

subsistema en el cual se fijan una serie de parmetros que permiten la
actualizacin de la data del activo no corriente constituido en la
inversin a largo plazo de la empresa, siendo de soporte incluso para
propsitos fiscales.

Inventarios

La gestin de este subsistema es clave en el desarrollo funcional de los

negocios de manufactura y de comercializacin, en el se lleva a cabo
el control de los insumos y/o productos de la empresa, el monitoreo
de las existencias, el mantenimiento de las mismas, la clasificacin y
ordenamiento de los distintos productos ofertados por el ente, entre
otros.

Bancos

Este subsistema generalmente es responsable de la coordinacin y

control de las cuentas financieras de la empresa, en donde es parte de
su rutina, la revisin de cheques emitidos, depsitos en trnsito,
estados de cuenta para revisin de disponibilidad, entre otros.

Recursos
Humanos

Esta rea es la principal encargada de controlar las actividades

relacionadas con el personal de la empresa, capacitacin,
adiestramiento, captacin, pagos de nomina, es decir administra
fundamentalmente la relacin laboral patrono trabajador en un
negocio.

Todos estos subsistemas de informacin reseados estn en una constante dinmica de

flujo informativo, captan datos, procesan registros y generan informacin que se
interrelacionan.

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Ejemplo I.15. Subsistemas

Los Bancos debe estar en lnea con ventas, cuentas por pagar y
compras para mantener actualizada la informacin de la
posicin de efectivo del negocio; compras debe estar en
vnculo corriente con el sistema de produccin que a su vez
debe conocer los planes de mercadeo dentro del sistema de
ventas, en fin existen diversos niveles de complejidad que
atendern al tipo de empresa en cuanto a su tamao, el
producto o servicio que oferta, las inversiones realizadas,
entre otros.

4.5. Sistemas e Impacto Econmico

La informacin generada por los subsistemas administrativos, est el hecho de que
requieren que sus actividades sean expresadas en unidades monetarias, ello con la
finalidad de evaluar el impacto econmico de la empresa.
Sin embargo, Qu subsistema de informacin permitira realizar esta conversin en
unidades monetarias? es la Contabilidad el subsistema de informacin llamado a
encargarse de capturar la informacin que provienen de los otros subsistemas de
carcter administrativo, incluso operativos y de ventas, traduciendo esta informacin en
una referencia monetaria mediante los estados financieros, permitindole a la gerencia
evaluar el desempeo financiero y la gestin econmica de la organizacin,
retroalimentando al mismo tiempo a estos subsistemas para continuar el ciclo de la
informacin.
En conclusin la contabilidad es un sistema de informacin receptculo de la data
proveniente de otros subsistemas no contables (Administracin, Produccin y Ventas)
para su presentacin en datos cuantitativos y cualitativos tiles para la toma de
decisiones empresariales, tales como las Ventas generando facturas, Produccin
generando costos e inversiones, Administracin generando cheques, Facturas de
proveedores, Liquidaciones de nomina, entre otros; son muestras de los productos de
otros subsistemas constituidos en insumos de la contabilidad.

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SINOPSIS
La Contabilidad es vista como un Sistema de Informacin, donde se hace mencin de la
utilidad de los sistemas dentro de una organizacin, visualizando a la empresa como un
sistema abierto de otros sistemas, vistos diversos subsistemas que concurren dentro de
la dinmica empresarial, tal como el sistema de ventas conformado por reas tcticas de
facturacin y cobranza, distribucin y mercadeo; el sistema de produccin, enfocado en
el control del proceso fabril o de servicio principal de la empresa; y el sistema de
administracin y finanzas, cerebro de la gestin directiva y econmica del ente, este
ltimo es donde se ubica a la contabilidad y resaltando su papel dentro de los sistemas
organizacionales, todos estos subsistemas referidos se desarrollaron e identificaron sus
caractersticas esenciales y genricas, de manera de comprender las diferencias y
semejanzas implcitas o explicitas por medio de procesos simples comparativos, y
cerramos explicando cmo el proceso contable se enlaza con el resto de funciones del
negocio de all la relacin inminente entre los sistemas y la contabilidad considerando su
impacto en la informacin econmica generada.

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REFERENCIA BIBLIOGRFICA
Blanco, Francisco. (1995). El control integrado de Gestin. Novena Edicin. Mxico:
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Catcora, Fernando (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. Primera Edicin.
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Del Rio G. Cristbal (2004). Costos para administradores y dirigentes. Segunda Edicin.
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Garca, F. Chamorro, F. Molina, J. (2000). Informtica de Gestin y Sistemas de
Informacin. Primera Edicin. Espaa: Editorial McGraw-Hill.
Guajardo, G. (2000). Contabilidad Financiera. Tercera Edicin. Mxico: Editorial
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Horgren, C. Datar M, y Foster G. (2007). Contabilidad de Costos. Decimosegunda
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VINCULOS RECOMENDADOS
Contabilidad y sistema de informacin contable
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/contaysiscontable.htm
Contabilidad y principales aportes
http://www.disksoportes.com/Manual%20Contacorwin/generalidades.htm
Comunidad virtual de contadores
http://www.redcontable.com/
Federacin de Colegio de Contadores Publicos de Venezuela
http://www.fccpv.org/