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Capitulo III
Designacin del Equipo de Auditora: Deber estar integrado por un equipo multidisciplinario de
calidad. Es de gran trascendencia y su cantidad estar dada por el alcance de la auditoria.
Desarrollo del proceso de auditoria operativa. En el presente caso el desarrollo del proceso
de auditoria operativa se cumple en tres grandes fases como es el estudio, el examen y el informe,
divididas en cinco etapas, cuyo esquema resumido es el siguiente:
FASE DE ESTUDIO O PLANEAMIENTO
ETAPA - 1 Estudio Preliminar
ETAPA - 2 Comprensin de la Entidad Auditada
ETAPA - 3 Seleccin de reas Criticas o Dbiles
FASE DE EXAMEN
ETAPA - 4 Examen Detallado de reas Crticas
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Auditora Operativa
FASE DE INFORME
ETAPA - 5 Comunicacin de Resultados
Las fases y etapas anteriores pueden ser visualizadas en el siguiente diagrama general:
COMIENZA
PROGRAMA DE
LA ETAPA 1
ARCHIVO
CORRIENTE
ARCHIVO
PERMANENTE
ETAPA 1
ESTUDIO
PRELIMINAR
PAPELES
DE
TRABAJO
S
PROGRAMA DE
LA ETAPA 2
T
U
ETAPA 2
COMPRENSIN
DE LA ENTIDAD
I
PROGRAMA DE
LA ETAPA 3
ETAPA 3
IDENTIFICACIN Y
SELECCIN DE REAS
CRITICAS
PROGRAMA DE
LA ETAPA 4
E
X
A
M
E
N
ETAPA 4
EXAMEN DETALLADO
DE AREAS CRITICAS
PROGRAMA DE
LA ETAPA 5
ETAPA 5
COMUNICACIN DE
RESULTADOS
I
N
F
O
R
M
E
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Auditora Operativa
ESTUDIO
COMIENZA
FASE I
PROGRAMA
DE LA ETAPA
1
ETAPA 1
ESTUDIOPRELIMINAR
ARCHIVO
CORRIENTE
PROGRAMA
DE LA ETAPA
2
ARCHIVO
PERMANENTE
ETAPA 2
COMPRENSIN DE LA
ENTIDAD
PAPELES
DE
TRABAJO
PROGRAMA
DE LA ETAPA
3
ETAPA 3
IDENTIFICACIN Y
SELECCIN DE AREAS
CRITICAS
PROGRAMA
DE LA ETAPA
4
COMUNICACION
PERMANENTE
CON
FUNCIONARIOS
RESPONSABLES
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ETAPA 4
EXAMEN DETALLADO
DE AREAS CRITICAS
EXAMEN
FASE II
EVALUACION DE
HALLAZGOS DE
AUDITORIA
PROGRAMA DE
EVALUACION
DE LA ETAPA 4
EFECTO
ACCIONES
TOMADAS
POR
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------FUNCIONARIOS
RESPONSABLES
CONDICION
INFORME
CRITERIO
ETAPA 5
COMUNICACIN DE
RESULTADOS
CAUSA
PROGRAMA
DE LA ETAPA
5
FASE III
BORRADOR DEL INFORME
SINTESIS DEL
INFORME
INFORME
CARTA DEL INFORME, INTRODUCCION,
COMENTARIOS, HALLAZGOS, CONCLUSIONES,
Y RECOMENDACIONES
Auditora Operativa
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FASE DE ESTUDIO
Comprende bsicamente la obtencin de la informacin adecuada por parte del auditor y su equipo,
producto del conocimiento y comprensin de las actividades de la entidad. La fase involucra la
realizacin de acciones limitadas de revisin segn el plan de auditoria con el objeto de determinar
fundamentalmente los objetivos y el alcance del examen, as como el plan estratgico y las condiciones en
que se desarrollara la auditoria.
Auditora Operativa
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1.4 Operaciones
Operaciones o actividades de importancia
Manuales de procedimiento
1.5 Financiamiento
Fuentes de financiamiento
Presupuesto
1.6 Control
Manual de auditoria interna
Manuales especficos de control
1.7 Informacin Adicional
Informacin interna relacionada con operaciones o actividades
Informacin externa relacionada con operaciones o actividades
2. Procedimientos generales para el desarrollo de la fase
2.1
2.2
2.3
2.4
Un plan sistemtico para cada fase del trabajo, el que puede comunicarse a todo el personal
involucrado.
Una base apropiada para la asignacin de labores para el supervisor, auditor encargado, auditores y
asistentes.
Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditora con relacin a los planes aprobados y
normas complementarias establecidas.
Ayuda para el entrenamiento de personal sin experiencia en auditoria.
Ayuda al supervisor a disminuir el trabajo sobre el personal de auditora en forma directa.
Contenidos del programa de auditora:
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Auditora Operativa
El nivel puede variar en atencin al personal del equipo de auditoria. Sin embargo, es conveniente
utilizar un programa detallado por las siguientes razones:
Incluye procedimientos especficos, de manera que el supervisor de este documento tiene una mejor
descripcin del trabajo a realizarse.
Sirven mejor a todos los propsitos de la auditora.
Proveen mejores pistas de auditora y documentan con mayor propiedad el trabajo realizado.
Cuando se utilizan programas detallados es mas difcil distinguir entre procedimientos importantes
y procedimientos de rutina.
Programa general para la Etapa 1
El modelo de programa general de auditoria operativa que a continuacin se desarrolla, obedece a
su ubicacin dentro del proceso de auditoria operativa, (Programa general para la Etapa 1) expuesto en
el diagrama de la pagina N 93
Este programa debe ser preparado por el Supervisor del Equipo de Auditoria, con la colaboracin
del Auditor Encargado del Trabajo y sometido a la aprobacin del Gerente de Auditora. El programa
debe ser adaptado a las caractersticas de la entidad.
Entidad...............................................................................................Fecha ............................................
PROGRAMADO
NOMBRE
TERMINADO
HORAS
REFERENCIA
P. T.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS
Objetivo de la auditoria
1.
Recopilar
informacin.
Clasificarla
y
referenciarla sobre aspectos generales de la
entidad, programa,
actividad, proyecto u
operacin.
Procedimientos de auditoria
1.
2.
Recopile informacin
siguientes aspectos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
escrita
sobre
Antecedentes
Marco legal
Organizacin
Operaciones proyectos y programas
Financiamiento
Control
los
HECHO
POR
HORAS
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Auditora Operativa
g)
Informacin adicional
3.
4.
5.
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Auditora Operativa
Revisar nicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las
operaciones de la entidad. Los manuales de procedimientos sern o no revisados posteriormente
segn la determinacin de las reas criticas.
Programa general para la Etapa - 2
Entidad...............................................................................................Fecha .............................................
PROGRAMADO
NOMBRE
HORAS
TERMINADO
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS
Objetivo de la auditoria
El propsito es que el equipo responsable de la
auditoria comprenda la misin principal, los
objetivos principales y las operaciones de
importancia de la entidad, organismo, programa,
proyecto, actividad auditada ; que el equipo tenga
claridad sobre sus procedimientos generales,
fuentes de financiamiento y dems aspectos de
importancia. Esta Fase se basa en los resultados
del estudio preliminar .
Procedimientos de auditoria
1. Analice la informacin sobre antecedentes
recopilada en el estudio preliminar y determine
con claridad:
a) Porque y para que se creo la entidad
auditada.
b) Si los objetivos iniciales han sido
modificados desde su creacin hasta la
fecha de inicio de la auditora.
2. Analice los antecedentes, marco legal y
planificacin estratgica de la entidad auditada
y establezca con claridad la visin misin
primordial actual y los objetivos principales que
debe desarrollar para cumplir su misin
primordial.
3. Analice los antecedentes sobre el marco legal
de la entidad auditada y establezca y relacione
o liste con precisin las disposiciones legales
vigentes que regulan las operaciones y
actividades, indicando los aspectos que regulan
REFERENCIA
P. T.
HECHO
POR
HORAS
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Auditora Operativa
o reglamentan.
4. Analice la informacin sobre la organizacin de
la entidad auditada y establezca con claridad
la organizacin formal y real, las principales
delegaciones de autoridad y asignacin de
responsabilidades a las diversas unidades,
reas, departamentos, secciones y otros, que
integran la organizacin
5. Analice la informacin sobre operaciones de la
entidad auditada y determine con claridad las
operaciones tpicas de importancia que debe
ejecutar en el ao actual para lograr objetivos
principales y las actividades que debe cumplir
para
desarrollar
las
operaciones
de
importancia. Deben incluirse los proyectos y
sus operaciones principales, que se hayan
terminado o estn en ejecucin en el ao
actual. Indique los procedimientos generales
para la ejecucin de las operaciones principales
de la entidad auditada.
6. Analice la informacin sobre el financiamiento
de las operaciones de la entidad auditada y
establezca con claridad las principales fuentes
de los recursos para el ao actual y previstas
para el ao siguiente, especificando ingresos
presupustales corrientes, ingresos derivados
de crdito externo, ingresos por donaciones y
fuentes de recursos propios.
7. Analice la informacin adicional que haya
recopilado y liste o indique los principales
aspectos a que se refiere.
8. Elabore el rbol de la misin primordial,
objetivos principales, operaciones y actividades
de importancia. De ser necesario elabore varios
rboles que faciliten la comprensin grafica de
los objetivos, operaciones y actividades de la
entidad.
9. Correlacione el rbol de la misin, objetivos
principales y consideraciones principales con la
estructura orgnica de la entidad.
NOTA : Los programas detallados para desarrollar
los procedimientos generales, sern elaborados a
la medida `por el auditor encargado del trabajo y
revisados y aprobados por el supervisor .
Auditora Operativa
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El concepto moderno del control interno discurre por componentes y diversos elementos los que se
integran durante el proceso de gestin y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia.
Componentes del sistema de control interno. Los componentes del sistema de control interno
pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para evaluar el control interno y
determinar su efectividad. Los componentes que sern desarrollados a continuacin son : el ambiente de
control interno; la evaluacin del riesgo; las actividades del control gerencial; el sistema de informacin;
y las actividades de monitoreo:
1. Ambiente de control interno. El ambiente de control interno esta referido al establecimiento
de un entorno que estimula e influencia las tareas del personal con respecto al control de sus actividades.
En este escenario el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos
individuales , constituyendo el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa.
Auditora Operativa
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El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones,
se establecen los objetivos y estiman los riesgos, as como tiene relacin con el comportamiento de los
sistemas de informacin y las actividades de monitoreo. Los elementos que conforman el ambiente de
control interno son los siguientes:
Integridad y valores ticos: son factores esenciales del ambiente de control. Se pueden promover a
travs de decisiones adoptadas por la alta gerencia para comunicar al personal los valores y las
normas de comportamiento institucional, mediante polticas generales o la aprobacin de un cdigo
de tica. Ello permite eliminar y reducir los incentivos y tentaciones que podran incitar al personal
a comprometerse en actos deshonestos, ilegales o no ticos.
Estructura organizacional: se refiere a la estructura dentro de la cual una entidad planea, dirige,
ejecuta, controla y supervisa sus actividades para el logro de sus actividades para el logro de sus
objetivos.
2. Evaluacin del riesgo. Es una actividad de parte de la direccin que implica la identificacin,
anlisis y manejo del riesgo relacionado con la elaboracin de los estados financieros y que pueden incidir
en el logro de los objetivos del control interno de la entidad. El riesgo incluye eventos o circunstancias
que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las
representaciones de la administracin en los estados financieros. Los elementos que forman parte de la
evaluacin del riesgo son:
Identificacin de los objetivos de control interno: son tres los objetivos que deben ser identificados
y evaluados:
Identificacin de los riesgos: los riesgos internos y externos significativos que son encarados por
una entidad tienen influencia en el logro de sus objetivos y, deben ser identificados y evaluados. La
identificacin de los factores de riesgo pueden involucrar:
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Auditora Operativa
Si los indicadores de rendimiento son mensurables pueden ser utilizados como unidad de medida
para brindar una alerta temprana sobre si tales elementos han sido excedidos o no han sido
satisfechos.
3. Actividades de control gerencial. Las actividades de control gerencial estn referidas a las
acciones que realiza la administracin de la entidad para cumplir con las funciones asignadas. Son
importantes porque indican la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual se valen de polticas y
procedimientos.
Objetivos. Los objetivos del control interno gerencial en un sentido amplio comprende el plan de
organizacin, polticas, procedimientos y practicas utilizadas para administrar las operaciones en una
entidad o programa, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas. Incluye
tambin las actividades de planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones, as como el
sistema para presentar informes y medir y monitoriar el desarrollo de las actividades.
Los mtodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno pueden variar de una
entidad a otra, segn la naturaleza, magnitud y complejidad de sus operaciones; sin embargo, un control
gerencial efectivo comprende los siguientes objetivos:
interno gerencial
Controles de operacin
Controles de informacin financiera.
Auditora Operativa
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Controles de cumplimiento
Controles de actividades para la proteccin de recursos.
Controles de validez y confiabilidad de la informacin.
Controles de cumplimiento. Comprenden:
Las polticas y procedimientos implementados por la administracin con el fin de asegurar que la
utilizacin de recursos sean concordantes con las leyes y reglamentos correspondientes.
Abarcan los aspectos relativos a la adquisicin de bienes y/o servicios, proteccin y utilizacin de
recursos, al igual que el costo, cantidad y calidad de los productos o servicios que la entidad
produce o entrega, con el propsito de establecer si las leyes, reglamentos y otras normas
relacionadas con estas materias se cumplen adecuadamente.
Funcin del auditor respecto de estos controles: En toda auditoria de gestin u operativa el auditor
debe estar alerta ante situaciones u operaciones que podran indicar la presencia de actos irregulares o
ilcitos. El auditor debe establecer los pasos necesarios para detectar casos de incumplimiento, termino
que tiene un mayor significado que el acto ilegal. De darse determinadas situaciones el auditor debe de
considerar lo siguiente:
Estar alerta ante situaciones u operaciones que podran indicar incumplimientos y otros, a fin de
considerar si los hechos detectados podran afectar en forma significativa los resultados de la
auditora.
Auditora Operativa
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Funciones del auditor respecto a estos controles: Cuando el auditor evala los componentes de
eficiencia y economa, debe obtener un apropiado conocimiento de los controles para proteccin de
activos, con el propsito de establecer si la entidad, dispone de polticas apropiadas para llevar a cabo el
proceso de establecimiento.
De otro lado el auditor tambin puede examinar si la entidad adquiere los recursos que necesita para
su funcionamiento, en calidad y cantidad apropiada debida y, al menor costo posible.
Controles de validez y confiabilidad de la informacin. Comprenden:
La presentacin de reportes internos en toda entidad para brindar a los funcionarios responsables,
informacin confiable y actual sobre lo que esta ocurriendo en la realidad, en cuanto al avance y
progreso en el logro de objetivos y metas establecidas. Tal informacin constituye la base
fundamental del control gerencial en cualquier entidad.
Las tareas que desarrolle el auditor en relacin a tales controles debe orientarse a determinar si:
Las necesidades de informacin de gestin por parte de los usuarios son comunicadas al personal
responsable de su preparacin y se establecen las fechas en que deben reportarse.
Los sistemas de informacin son capaces de producir informacin necesaria para la toma de
decisiones.
Personas no autorizadas tienen acceso a la informacin financiera y de gestin
Auditora Operativa
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La entidad auditada puede tener razones validas y justificadas para sugerir la rea a ser examinada.
En la entidad existen reas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditoria
financiera , siendo conveniente un examen de auditoria operativa.
Los resultados e informes de auditoria financiera indican que reas se consideran criticas para ser
sometidas a auditoria operativa.
Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del control
interno, en donde es posible que se presente lo siguiente:
Deficiencia en los controles internos
El logro de las metas no se da (efectividad o eficiencia)
Los costos son excesivos (economicidad) y consecuentemente la eficiencia no ser optima.
Elaboracin de una matriz. Para poder identificar las reas dbiles o criticas, el auditor operativo
debe elaborar una matriz que le permita determinar de manera objetiva el impacto que las desviaciones o
deficiencias de los controles internos tienen en los sistemas de administracin. El procedimiento a seguir
es el siguiente:
A la izquierda las deficiencias del control ya sea porque no existen controles, porque existen y no
funcionan , o porque existen y no son necesarios.
A la derecha se titularan los objetivos del control interno, los sistemas de administracin y las
reas de la entidad.
Con una X se marcara en las casillas de la derecha segn corresponda el impacto de la deficiencia
del control.
Se totalizaran la cantidad de X que hayan afectado a cada sistema de administracin y a cada rea
de la entidad.
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Auditora Operativa
Los sistemas y reas con mas X sern los sistemas y las reas dbiles o criticas de la entidad
auditada, entre las cuales el auditor seleccionara las mas importantes segn su criterio.
Programa general para la Etapa - 3
Entidad...............................................................................................Fecha .............................................
PROGRAMADO
TERMINADO
NOMBRE HORAS
REFERENCIA
P. T.
Objetivo de la auditoria
El propsito es que el equipo responsable de la
auditoria es la revisin del control interno de la
entidad, organismo, programa, proyecto, actividad
auditada;
que
el
equipo
compruebe
su
funcionamiento . Esta etapa del proceso de la fase I,
se basa en los resultados de las etapas anteriores.
Procedimientos de auditoria
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
HECHO
POR
HORAS
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Auditora Operativa
Entidad...............................................................................................Fecha ............................................
PROGRAMADO
TERMINADO
NOMBRE HORAS
REFERENCIA
P. T.
Objetivo de la auditoria
El propsito es el de identificar las reas dbiles o
criticas de la entidad, mediante la evaluacin del
control interno contable financiero y operacional o
gerencial,
obteniendo
evidencias sobre su
efectividad y seleccionar las mas importantes para
orientar hacia ellas los esfuerzos de auditoria.
Las limitaciones de tiempo y de recursos pueden
limitar el alcance de la auditoria operacional a una
sola rea, en cuyo caso se seleccionaran las
operaciones o actividades mas importantes que de
acuerdo a la disponibilidad de recursos puedan ser
examinadas a profundidad.
Procedimientos de auditoria
1.
2.
Analice el diseo de
administracin financiera.
3.
4.
5.
6.
7.
los
sistemas
de
HECHO
POR
HORAS
28
Auditora Operativa
8.