ADMINISTRACIN DE

EMPRESAS

IX CICLO

PROYECTO
IMPLEMENTACIN DE LA FACTURA
ELECTRONICA EN LA EMPRESA FRESCO
PACK S.A.C.

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EMPRESAS

IX CICLO

INDICE
INTRODUCCIN............................................................................................... 3
I.

Datos Informativos....................................................................................... 4

II.

Fundamentacin del Proyecto......................................................................5

III.

Objetivos................................................................................................... 6

IV.

Planificacin: Actividad, responsable, cronograma...................................7

V.

DESARROLLO DEL PROYECTO......................................................................8

CONOCIMIENTOS GENERALES.........................................................................8
1.

LA EMPRESA.......................................................................................... 8
1.1.

CONCEPTO O DEFINICIN DE EMPRESA..........................................8

1.2. TIPOS DE EMPRESA QUE SE PUEDEN CONSTITUIR COMO PERSONA

JURDICA................................................................................................... 8
2.

LA FACTURA......................................................................................... 10
2.1.

3.

QU ES LA FACTURA?...................................................................10

LA COMPUTADORA............................................................................... 11
3.1.

Computadora Analgica:...............................................................12

3.2.

Computadora Digital:....................................................................12

4.

MICROSOFT WINDOWS........................................................................12

5.

MICROSOFT EXCEL............................................................................... 14
5.1.

CONCEPTO..................................................................................... 14

5.2.

FUNCIONES EN EXCEL....................................................................14

CREACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA.....................................................16

CONCLUSIONES............................................................................................. 26

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INTRODUCCIN
Las transacciones comerciales en los mercados cada da se realizan de manera
ms rpida, y necesitan una mayor automatizacin en cada uno de sus aspectos.
Poder disponer de este tipo de sistemas que faciliten esta automatizacin hace
que se reduzcan los costes empresariales, se aumente la efectividad, la rapidez e
incluso se reduzcan los errores.
Y no solo estamos hablando de procesos tcnicos. Tambin es conveniente
aplicarlos en los procesos legales y contables; la factura electrnica, que es el
documento electrnico generado por medios informticos, firmado digitalmente
por certificados reconocidos, y por tanto manteniendo el mismo valor legal que el
formato papel.

Es por ellos para optimizar el proceso de Facturacin de la Empresa FRESCO

PACK S.A.C. a continuacin realizamos este proyecto.

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I. Datos Informativos
1.1. Nombre del proyecto:

IMPLEMENTACIN DE LA FACTURA

ELECTRONICA EN LA EMPRESA FRESCO PACK S.A.C.

1.2. Instituciones de apoyo:

EMPRESA FRESCO PACK S.A.C.
1.3. Localizacin:
San Antonio de Carapongo Lurigancho - Chosica (Lima 15)

II. Fundamentacin del Proyecto

1

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2.1

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Justificacin:
El presente proyecto se justifica en la necesidad de una empresa de
automatizar el proceso Facturacin de sus ventas, para as utilizar las
herramientas de software de manera que faciliten y aceleren dicho
proceso.

2.2

Descripcin:
Se elaborar una Factura Electrnica que usar hojas de clculo
automatizadas, una llamada Productos, para los productos de la
Empresa; otra Factura para generar la Factura de las Ventas.

2.3

Mercado:
La demanda de este tipo de soluciones informticas es constante debido
a que las empresas pequeas no pueden costear soluciones ms
costosas como programas hechos a la medida o programas comerciales
para tal fin. La solucin que proponemos es menos costosa que las
anteriores y ms sencilla de implementar por lo que se prev una mayor
demanda de la misma.

2.4

Costos:
Concepto
Software de Office Bsico
Alquiler de Computadora con Internet
Impresin
Asesora tcnica
Pasajes
Otros
Costo Total S/.

Costo en S/.
208
40
25
60
20
20
S/. 373.00

III. Objetivos
3.1.

Objetivo General:
Optimizar el proceso de Facturacin de la Empresa FRESCO PACK
S.A.C.

3.2.

Objetivos Especficos:

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Realizar la Factura Electrnica de la Empresa FRESCO PACK

S.A.C. en el programa Microsoft Excel.
Aplicar los conceptos de Innovacin y mejora continua como adopta
adapta crea y comparte.

IV. Planificacin: Actividad,

responsable,

cronograma

ACTIVIDADES
Diagnstico de mercado
Elaboracin del proyecto
Presentacin del proyecto
Aprobacin del proyecto
Formacin del equipo responsable de las

Semana

Semana

Semana

X
X

X
X

X
X

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actividades a realizar
Elaboracin de la lista de artculos
Elaboracin de la Factura Electrnica
Automatizacin de la hoja de clculo
Evaluacin e informe final

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X
X

X
X
X

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V. DESARROLLO DEL PROYECTO

CONOCIMIENTOS GENERALES
1. LA EMPRESA
1.1.

CONCEPTO O DEFINICIN DE EMPRESA

Para Idalberto Chiavenato, autor del libro "Iniciacin a la Organizacin y
Tcnica Comercial", la empresa "es una organizacin social que utiliza
una gran variedad de recursos para alcanzar determinados objetivos".
Explicando este concepto, el autor menciona que la empresa "es una
organizacin social por ser una asociacin de personas para la
explotacin de un negocio y que tiene por fin un determinado objetivo,
que puede ser el lucro o la atencin de una necesidad social"

1.2.

TIPOS DE EMPRESA QUE SE PUEDEN CONSTITUIR COMO

PERSONA JURDICA
Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (E.I.R.L)
En este acaso la empresa cuenta tambin con un solo propietario o
dueo, denominado titular, pero a diferencia de lo que sucede en una
Empresa Unipersonal, las obligaciones se limitan al patrimonio de la
empresa.
Funciona bajo una razn social y/o denominacin. Despus de la razn
social se deben constar las siglas E.I.R.L; por ejemplo, Joyera el
Diamante E.I.R.L.
Los rganos de mando son el Titular (propietario o dueo), que sera el
rgano mximo de la empresa, y la Gerencia (rgano encargado de la
administracin y representacin de la empresa) que puede estar
conformado por el Titular mismo u otra persona.
Sociedad Colectiva (S.C)

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Empresa asociativa constituida por ms de un socio, los cuales estn

comprometidos a participar en la gestin de la empresa con los mismos
derechos y obligaciones. Obligaciones que solo se limitan al aporte de
capital que hayan realizado.
Generalmente est conformada por grupos homogneos unidos por
intereses comunes. Existe en ella una relacin familiar y de confianza.
Funciona bajo una razn social, no tiene denominacin. La razn social
puede estar conformada por los nombres de todos o solo de algunos de
los socios. En ambos casos, aadiendo las siglas S.C; por ejemplo,
Arias y Villa S.C.
El capital est conformado por participaciones sociales, no tiene
acciones.
El rgano de mando est compuesto solo por la Junta General de
Socios, no tiene Directorio ni Gerencia. Todos los socios administran y
representan la sociedad.
Sociedad Comanditaria o En comandita (S en C)
Empresa conformada por ms de un socio en donde, igualmente, las
obligaciones solo se limitan al patrimonio con que cuente la empresa.
Funciona bajo una razn social, no tiene denominacin.
El capital est conformado por participaciones sociales o por acciones
(Sociedad Comanditaria por acciones).
El rgano de mando est compuesto solo por la Junta General de
Socios, no tiene Directorio ni Gerencia. Los socios comanditos
administran y representan la sociedad.
Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L)
Empresa constituida por un mnimo de 2 y un mximo de 20 socios en
donde, igualmente, las obligaciones se limitan al capital aportado.
Funciona bajo una razn social y/o denominacin. Despus del nombre
deben seguir las siglas S.R.L; por ejemplo, Restaurante el Taco S.R.L.
El capital est representado por participaciones (no tiene acciones)
iguales, acumulables e indivisibles, las que no pueden ser incorporadas
en ttulos ni en valores.
Los rganos de mando estn compuestos por la Junta General y la
Gerencia, no tiene Directorio. La administracin y representacin est a
cargo de uno o ms gerentes, pudiendo ser socios o no.
Sociedad Annima (S.A)

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Se le denomina annima no porque se desconozca quin es el titular o

propietario de las acciones, sino porque como las acciones son
negociables y transferibles, stas pueden ser endosables o negociables
una y otra vez.
Est conformada por un mnimo de 2 socios, no tiene un nmero
mximo de socios.
Funciona bajo una razn social y/o denominacin, seguido de las siglas
S.A.
El capital est conformado por acciones, no por participaciones
sociales.
Los rganos de mando estn compuestos por la Junta General, el
Directorio y la Gerencia. El presidente del Directorio es el representante
legal, y la Gerencia General se encarga de la administracin.
Sociedad Annima Cerrada (S.A.C)
Est constituida por un mnimo de 2 y un mximo de 20 socios.
Funciona bajo una razn social y/o denominacin, seguido de las siglas
S.A.C.
El capital est conformado por acciones, no por participaciones
sociales.
Los rganos de mando estn compuestos por la Junta General, el
Directorio (en este caso es opcional), y la Gerencia. El presidente del
Directorio es el representante legal, y la Gerencia General se encarga
de la administracin

2. LA FACTURA
2.1.

QU ES LA FACTURA?
Podemos definir la factura electrnica segn el anteproyecto de Ley de
Medidas de Impulso de la Sociedad de la Informacin como:
Un documento electrnico que cumple con los requisitos legal
y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, adems,
garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su
contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado
tributario emisor

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Intentaremos completar el especial dando respuesta a los problemas

legales de la factura electrnica, el proceso de emisin y recepcin,
programas que nos ayudan a crear las facturas electrnicas, integracin
con

nuestros ERP, ventajas

que

nos

aporta o

subvenciones

disponibles para su implantacin. Intentaremos explicarlo de forma

amena y accesible para todos, sin entran en detalles tcnicos ms all
de lo imprescindible.
Para emitir una factura electrnica tenemos varios requisitos que
debemos cumplir siempre de forma necesaria:
Formato electrnico: que puede ser XML, PDF, html, doc, xls, por

citar algunos de los ms conocidos.

Transmisin telemtica: la factura electrnica est pensada para
ser creada en un ordenador y tratada por otro ordenador. El objetivo
es que el papel no llegue a utilizarse nunca como soporte de la

factura.
Integridad: se debe garantizar la integridad del documento gracias a
la firma electrnica, de la que ya hemos hablado en varias ocasiones
en este blog y que para este cometido deber ser una firma
electrnica avanzada y deber estar firmada tanto por emisor de la
factura como por su receptor para que tenga validez legal.

Los campos de los que debe constar una factura electrnica son los
mismos que debemos incluir en una factura normal. Durante el especial
que desarrollaremos intentaremos dar respuesta a todas vuestras
preguntas y dudas sobre todo lo relacionado con la factura electrnica,
as que esperamos ser de ayuda e ir haciendo un poco ms familiar
para todos la factura electrnica.

3. LA COMPUTADORA
4. Una computadora es un sistema digital con tecnologa microelectrnica
capaz de procesar datos a partir de un grupo de instrucciones denominado
programa. La estructura bsica de una computadora incluye microprocesador
(CPU), memoria y dispositivos de entrada/salida (E/S), junto a los buses que

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permiten la comunicacin entre ellos. La caracterstica principal que la

distingue

de

otros

dispositivos similares, como

una

calculadora

no

programable, es que puede realizar tareas muy diversas cargando distintos

programas en la memoria para que los ejecute el procesador.

5.
6. TIPOS DE COMPUTADORA:
7. Se clasifican de acuerdo al principio de operacin de Analgicas y
Digitales.

8.
8.1.

Computadora Analgica:
Aprovechando el hecho de que diferentes fenmenos fsicos se
describen por relaciones matemticas similares (v.g. Exponenciales,
Logartmicas, etc.) pueden entregar la solucin muy rpidamente. Pero
tienen el inconveniente que al cambiar el problema a resolver, hay que
realambrar la circuitera (cambiar el Hardware).

8.2.

Computadora Digital:
Estn basadas en dispositivos biestables, i.e., que slo pueden tomar
uno de dos valores posibles: 1 0. Tienen como ventaja, el poder
ejecutar diferentes programas para diferentes problemas, sin tener que
la necesidad de modificar fsicamente la mquina.

9. MICROSOFT WINDOWS
10.Microsoft Windows (esta ltima palabra literalmente "ventanas", lo que
examinaremos ms adelante) es el nombre de los sistemas operativos
desarrollados por Microsoft, la afamada corporacin multinacional dedicada a
todo lo relacionado con la computacin. Si bien para quienes no sean
versados en temas relacionado con el software no dice mucho, la verdad es
que hoy muchas personas pueden decir que Windows es uno de sus ms
preciados amigos, por lo menos en lo que respecta al uso de la computadora.
Ya que su uso es la manera mediante la cual, una persona puede manejar su
computadora

sin

la

necesidad

de

saber

programar

comunicarse

directamente con la mquina en su lenguaje interno.

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11. Lo anterior se debe a lo amigable que es ste software (si, para quienes se
lo estn preguntando, un sistema operativo es un software, o sea un
programa, que nos permite operar otros programas; vendra a ser algo as
como el programa "madre"), lo que a su vez es la idea primordial tras este,
dado que el usuario puede fcilmente ir realizando acciones por medio de una
interfaz grfica, la que utiliza recuadros o ventanas (de ah su nombre,
"windows", como lo comentamos) para trabajar con cada aplicacin. Con esto
se logra optimizar el trabajo multitareas en el computador, dado que se pueden
abrir varias ventanas al mismo tiempo, y trabajar separada o simultneamente
en ellas.
12.La empresa que desarrollo Windows, Microsoft, fue creada por uno de los
principales precursores de lo que son hoy en da los PC o computadores
personales, Bill Gates, su dueo, junto a Paul Allen, quienes por la dcada de
los 80 de manera conjunta con IBM desarrollaron este tipo de software.
Posteriormente Gates se desentiende de IBM y crea su propia empresa de
software, continuando as con el desarrollo de Windows.
13.Todos los sistemas operativos Windows iniciales, se cargaban sobre una
base de MS-DOS (el sistema operativo "primitivo" de la firma, que operaba
mediante discos, con DOS queriendo decir "Disk Operating System", la idea
que Gates de hecho propuso a la IBM). Posteriormente, con el Windows 95
esto ya no es necesario, dado que ste sistema operativo inicial viene inscrito
en el mismo software. Estas versiones de Windows lograban trabajar con 16
bits, pero con el 95 y sus versiones evolucionadas, se llega trabajar con 32
bits, e incluso a 64 bits (para quienes no sepan sobre el tema, basta decir que
esto permite trabajar con ms disponibilidad de memoria, en sistemas y
aplicaciones que lo soporten).
14.Por otra parte, tenemos los Windows NT, cuya sigla NT viene de network o
red, y est orientado por supuesto a redes y aplicaciones de empresa con
necesidades de mltiples usuarios y requerimientos ms exigentes; las ltimas
versiones de este tipo se encuentran asociadas a Windows 8 y tambin a la
versin "Server", esta ltima para servidores, claro est.
15.Una de las aplicaciones ms conocidas para Microsoft Windows, es la
aplicacin, o grupo de ellas, software denominado "Office". Este, mediante sus
programas o aplicaciones de Word, Excell, Power Point, entre otros, han
revolucionado todos los sistemas de trabajo en oficinas y labores acadmicas.
1

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Este software, como la mayora, no tienen una relacin directa con el sistema
operativo Windows, sino que ms bien lo utilizan para poder funcionar; en este
sentido Windows es algo as como una plataforma para diversos tipos de
software que aprovechas sus funcionalidades (al estilo del programa "madre"
que mencionamos).
16.

17.MICROSOFT EXCEL
17.1. CONCEPTO
Excel es un programa diseado para la elaboracin de hojas de trabajo
en las que se requiera realizar diversos tipos de clculos. Planeacin,
presupuestos, estados financieros y pronsticos son algunas de las
aplicaciones de este programa.
Excel es una versin electrnica de una hoja de papel tabulada.
Consistente en numerosas filas y columnas. La interseccin de una fila
y una columna se denomina celda, y representa la unidad bsica de
una hoja de clculo. Toda informacin de una hoja de clculo se
introduce en las celdas.
La potencia de una hoja de clculo est determinada por las frmulas
que se introducen en sus celdas. Si se cambian valores de la hoja, las
formulas, recalcularan los resultados de manera automtica e
instantnea.

17.2. FUNCIONES EN EXCEL

Microsoft Excel es una de las aplicaciones ms utilizadas en el mundo y
parte de su xito se lo debe a la facilidad con que podemos crear
frmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que
necesitamos de nuestra informacin.
Las frmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual
quiere decir que podemos tener frmulas que utilicen ms de una
funcin para lograr su objetivo.

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CREACIN DE LA FACTURA
ELECTRNICA
A. La presente Factura electrnica se realiz en el Programa Microsoft Excel,
teniendo en cuenta el modelo de la Factura de la EMPRESA FRESCO
PACK S.A.C. Para lo cual utilizamos del libro de Excel macros. En ella
utilizamos 2 hojas. La hoja1, le pusimos de nombre Factura y a la hoja2
Productos.
B. En la hoja de clculo realizamos el diseo de la Factura, quedo de la
siguiente manera

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C.

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En ella utilizamos algunas funciones de Excel que me permiten la

realizacin de esta. A continuacin detallamos una a una las funciones
utilizadas.

Para mostrar la fecha actual de Facturacin E6

Para Buscar el producto B9

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Para mostrar el precio unitario

Para hallar el subtotal

Para Hallar el total

18% del IGV

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Total a Pagar

D. Para que realmente este Factura se electrnica, utilizamos 2 botones de

Visual Basic.

EL BOTN BORRAR:
Cada vez que presione clic en este botn limpia la factura. Esto se
emplea en caso de que este llenando y cometa un error o simplemente
si un cliente desiste de la compra. Para crear y generar el cdigo para
que este botn realice esta aplicacin, realizo:

a)

Activo de la Etiqueta Programador

Etiqueta Archivo / opciones / Personalizar cinta de Opciones / Activar
programador / Aceptar

b)

Crear el botn Borrar

Desarrollador /insertar / Botn de comando / dibujar

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c)

Realizo clic derecho en el Botn / propiedades / cambio la

configuracin a:

d)

Realizo doble clic en el Botn Borrar, y ingreso el siguiente cdigo:

Private Sub cmdBorrarFactura_Click()
BorrarFactura
End Sub
Private Sub BorrarFactura()
'Range("B1").ClearContents
Range("B5:B6").ClearContents
Range("A9:A22").ClearContents
Range("c9:c22").ClearContents
End Sub

BOTN GUARDAR:
o Este botn guarda la factura.
o Generando un archivo. Ejemplo:
o Limpia la factura, dejndolo listo para la prxima facturacin

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o El nmero de Factura incrementa en +1, esto sucede cada vez que

guardo una factura.
Lo cual se muestra en este grfico.

Para crear y generar el cdigo para que este botn realice es funcin
realizo:
a)

Crear el botn Guardar

Programador /insertar / Botn de comando / dibujar

b)

Realizo clic derecho en el Botn / propiedades / cambio la

configuracin

c)

Realizo doble clic en el Botn Guardar, y ingreso el siguiente cdigo:

Private Sub cmdGuardarFactura_Click()
1

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GuardarFactura Range("E4"), Range("E6")

End Sub

Private Sub GuardarFactura(NumeroFactura As Integer, FechaFactura As Date)

Dim NuevoDocumento As Workbook
Dim NombreDocumento As String
Application.DisplayAlerts = False
Application.ScreenUpdating = False
Application.SheetsInNewWorkbook = 1
Set NuevoDocumento = Workbooks.Add
Application.SheetsInNewWorkbook = 3
NombreDocumento = "Factura N" & NumeroFactura & ". " &
Format(FechaFactura, "dd-mm-yyyy") & ".xlsx"
NuevoDocumento.SaveAs Filename:=Workbooks("Factura.xlsm").Path & "\"
& NombreDocumento
Workbooks("Factura.xlsm").Worksheets("Factura").Copy
Before:=NuevoDocumento.Worksheets("Hoja1")
NuevoDocumento.Worksheets("Factura").Shapes("cmdGuardarFactura").Delete
NuevoDocumento.Worksheets("Factura").Shapes("cmdBorrarFactura").Delete
NuevoDocumento.Worksheets("hoja1").Delete
NuevoDocumento.Close SaveChanges:=True
Range("E4") = Range("E4") + 1
BorrarFactura
Set NuevoDocumento = Nothing
Application.DisplayAlerts = True
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

E. En la foja Producto creamos una tabla con los productos de la Empresa

FRESCOPACK S.A.C.

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F. Ponemos en ejecucin el proyecto.

Llenado de Factura

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Borrar Factura.

Guardar Factura N 000001

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Cuando Realizo clic en Guardar la Factura queda de la siguiente

manera

El nmero de Factura aumenta en uno (000002) y la factura se

limpia. Adems crea un archivo de la Factura N 0000001

}+

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G. Imprimir la factura
Para ello debes abrir la Factura generada Ejemplo: Factura N1.29-052014. Presiona la combinacin de teclas CTRL + P / Configuro las
opciones de impresin / aceptar.

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CONCLUSIONES
1. El sistema de facturacin electrnica es imparable por dos razones: es un
movimiento global y es un movimiento econmico. La tecnologa siempre ha
ido marcando el camino de la sociedad: los carros tirados por animales
dejaron paso a los coches, los barcos de vela a los propulsados por motor, los
libros a mano por la imprenta o el mp3 a los discos de vinilo.
2. La digitalizacin rebaja en primer lugar el espacio para los documentos. Un
ejemplo muy claro es lo que ocurre con grandes volmenes, que se dan al fin
y al cabo a lo largo de una vida empresarial, que para 300,000 hojas se
necesitan 80 m2, es decir, un inmueble solo para l mientras que todo eso
cabe en un dispositivo de memoria porttil. Ese es el primer beneficio y el ms
tangible.
3. La tecnologa hace que sea ms barato o ms escalable, y en el caso de la
facturacin electrnica son las dos. Los CFDI (Comprobante Fiscal Digital por
Internet) son ms baratos, hasta un 80 % ms por cada comprobante, y
adems hace que sea ms fcil de llegar a mayor poblacin ya que de la
anterior forma haba que buscar una imprenta autorizada. En muchas
ciudades no exista por lo que haba que acudir a las poblaciones vecinas para
poder comprar montones de facturas por escribir.
4. La facturacin electrnica es un cambio cultural para las empresas. Es la
suma de beneficios, a veces tan finos que no se pueden notar como nicos
pero que sumando los logros de los diferentes trabajadores hace que sea un
cambio profundo. Con ms eficiencia, funcionar mejor, como un automvil de
Frmula
5. La digitalizacin rebaja en primer lugar el espacio para los documentos. Un
ejemplo muy claro es lo que ocurre con grandes volmenes, que se dan al fin
y al cabo a lo largo de una vida empresarial, que para 300,000 hojas se
necesitan 80 m2, es decir, un inmueble solo para l mientras que todo eso
cabe en un dispositivo de memoria porttil. Ese es el primer beneficio y el ms
tangible.