FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN EL REA DE AUDITORA

1. Generalidades Sin perjuicio de las funciones establecidas para las unidades operativas
y personal que ejerce el control de los recursos pblicos, contenidos en los respectivos
orgnicos funcionales y dems normas afines, en el presente manual se incluyen las
funciones o tareas especficas de auditora, asignadas al nivel directivo, al de supervisin
y al personal operativo, con el propsito de comprometer sus esfuerzos para que las
labores de control se realicen cindose a la Ley y normatividad vigente.

2. Funciones
2.1 Nivel Directivo Las funciones principales de los Directores, Subdirectores y Jefes de
Auditora entre otras son las siguientes:
Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado,
en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes.
Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando
en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones tcnicas,
conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como
el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores
por equipo y las instrucciones especficas, entre otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de
lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la
asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus
obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin
especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas.
Exigir la aplicacin sistemtica del proceso de la auditora a base de la
metodologa definida para el efecto, en todos aquellos trabajos cuya naturaleza,
objetivo y alcance lo ameriten.
Fomentar la aplicacin de las polticas y normas de auditora emitidas por la
Contralora General, como garanta de la calidad del trabajo.
Suscribir, cuando corresponda, los informes de auditora o de examen especial,
que sern remitidos a la administracin de las entidades examinadas.
Preparar un informe final con los resultados obtenidos en la ejecucin del plan
anual de trabajo.
Supervisar selectivamente el funcionamiento tcnico y administrativo de los
equipos de trabajo ubicados en las entidades auditadas, como un criterio para
fomentar el control de calidad interno.

l. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y la normatividad

relacionada con el control de los recursos pblicos emitida por la Contralora General del
Estado.
2.2 Del Auditor Supervisor El Supervisor de auditora cumple una importante funcin de
coordinacin permanente, entre los equipos de auditora que supervisa y la respectiva
direccin o jefatura.
Sus funciones principales son:
Preparar y aplicar los programas de supervisin, en las principales etapas del
proceso de la auditora.
Desarrollar conjuntamente con el Jefe de equipo de auditora, las funciones de
responsabilidad compartida, especialmente las relacionadas con la planificacin
preliminar o especfica.
Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a fin de ejercer
una supervisin adecuada de las labores del equipo.
Supervisar peridicamente las actividades del equipo de auditora, de acuerdo con
la fase del proceso de la auditora que se est realizando, para orientar los
procedimientos, evaluar el avance del trabajo, resolver las consultas realizadas,
revisar los productos intermedios y finales del trabajo, informar a la jefatura sobre
los asuntos importantes del examen, as como los de carcter administrativo.
Informar mensualmente al jefe de la unidad operativa sobre el avance de cada
trabajo supervisado, utilizando para ello el formulario diseado para el efecto.
Estudiar y decidir sobre las condiciones que se presenten en la ejecucin del
examen, como la falta de informacin o su desactualizacin, la ampliacin o
reduccin de los procedimientos de auditora y su alcance, asuntos delicados para
discutir con la administracin y en casos muy relevantes someterlos a
consideracin del jefe de la unidad operativa.
Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la administracin, en las
cuales se presenten los resultados parciales o finales del examen o se discutan
otros asuntos importantes relacionados con la auditora.
Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos significativos
relacionados con el examen y los hechos que no han podido ser solucionados.
Revisar el borrador del informe de auditora, antes y despus de la comunicacin
de los resultados a los funcionarios de la entidad auditada.
Preparar y presentar al jefe de la unidad operativa el informe de supervisin.
Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final, memorando de
antecedentes, sntesis y el expediente de papeles de trabajo de cada examen.
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias y la normatividad
emitida por el Organismo Tcnico Superior de Control y nivel jerrquico superior.

2.3 Del Auditor Jefe de Equipo El Jefe de Equipo de auditora, es el profesional

responsable de administrar y dirigir a los miembros del grupo, adems de cumplir con los
criterios y estndares establecidos por el nivel directivo para la ejecucin del trabajo. Las
principales funciones del Jefe de Equipo de auditora se detallan a continuacin:
Ejecutar de manera conjunta con el supervisor las funciones de responsabilidad
compartida.
Elaborar conjuntamente con el supervisor la planificacin preliminar y definitiva.
Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciacin de la auditora o examen
especial.
Dirigir el equipo de auditora de acuerdo con los criterios establecidos por el nivel
directivo, tomando en cuenta para tales efectos el objetivo y alcance indicados en
la orden de trabajo, la planificacin y la programacin especfica, las muestras
seleccionadas y la estructura definida para el informe, entre otros.
Incentivar la participacin activa de los miembros del equipo para el cumplimiento
de los objetivos de la auditora.
Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en forma
oportuna, todas las comunicaciones inherentes a su trabajo y ms documentos
que le asignen las normas e instrucciones relativas al proceso de la auditora.
Organizar conforme a lo establecido, el ndice y contenido de los papeles de
trabajo para documentar los procedimientos de auditora aplicados y los resultados
obtenidos, tomando en cuenta que constituyen la fuente primaria de informacin
para estructurar y redactar el informe de auditora.
Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditora y revisar la
aplicacin de los programas especficos para el cumplimiento de los objetivos de la
auditora.
Comunicar, en forma oportuna de manera verbal y por escrito, a la administracin
de la entidad auditada los resultados obtenidos en la evaluacin del control
interno, previa revisin y aprobacin del respectivo informe por parte del
supervisor.
Asegurar, mediante la revisin oportuna de la totalidad de los papeles de trabajo,
que todos los resultados del estudio se encuentren debidamente respaldados con
evidencia suficiente y competente y que dichos resultados hayan sido comentados
previamente con los funcionarios responsables de las actividades relacionadas.
Preparar, en coordinacin con el supervisor, la estructura del borrador del informe
final de la auditora.
Redactar el borrador del informe y memorando de antecedentes, de conformidad
con la estructura establecida y de comn acuerdo con el supervisor.
Preparar y tramitar la convocatoria a la administracin de la entidad para la
reunin en que se presentarn los resultados finales del examen, exponer los
resultados, documentar la reunin efectuada y registrar las fuentes adicionales de
datos a que se haga referencia en dicha reunin.
n. Entregar al Supervisor o a quien corresponda el borrador del informe,
memorando de antecedentes y expediente de papeles de trabajo para el trmite
de revisin y aprobacin correspondiente, tomando en cuenta las opiniones y la
documentacin adicional obtenida en la presentacin de los resultados.

2.4 De los Auditores Los auditores integrantes de los equipos de auditora, trabajan bajo la
supervisin directa del jefe de equipo y sus principales funciones son las siguientes:
Aplicar los programas de auditora preparados para el desarrollo del trabajo,
conforme a las instrucciones del jefe de equipo.
Documentar la aplicacin de los procedimientos de auditora utilizando la
estructura y orden definido para los papeles de trabajo.
Cumplir con los criterios de ejecucin establecidos para su trabajo, as como, los
estndares profesionales (normas de auditora) y de encontrar dificultades,
comunicarlas de inmediato al auditor jefe de equipo de la auditora.
Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo.
Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia en
las actividades de auditora realizadas.
Colaborar continuamente para fomentar el logro de los objetivos incluidos en la
planificacin especfica y contribuir para proyectar una imagen positiva de la
auditora y de la Contralora.
Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente de los hallazgos de
auditora, desarrollar sus principales atributos y analizarlos con el jefe de equipo
de la auditora.
Redactar, en la correspondiente cdula o papel de trabajo, los resultados del
examen, (comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada componente
o rubro desarrollado, guindose con la estructura preestablecida para el informe
final.
Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo para
la integracin completa de los resultados y su correspondiente archivo.
Cumplir con las disposiciones legales, normatividad e instrucciones relacionadas
con el ejercicio de la auditora, as como observar el Cdigo de tica Profesional.
3. Responsabilidades
3.1 Responsabilidades Compartidas entre el Supervisor y el Jefe de Equipo de la
Auditora. El ejercicio de la auditora profesional requiere la participacin activa de la
supervisin tcnica en la ejecucin del trabajo, funcin que se integra en varias ocasiones
con las responsabilidades del jefe de equipo, situacin que origin la definicin de los
deberes de responsabilidad compartida. A continuacin se detallan los principales deberes
de responsabilidades compartidas a ser cumplidos conjuntamente por el supervisor y jefe
de equipo de la auditora:
Participar en la planificacin preliminar, incluida la entrevista inicial con los
funcionarios de la entidad.
Calificar los riesgos inherentes y de control al evaluar la estructura de control
interno.
Preparar la planificacin especfica de la auditora con los procedimientos que van
a ser aplicados durante el examen.
Determinar las muestras de auditora a ser examinadas para ejecutar el trabajo.

 Realizar reuniones tcnicas peridicas con el equipo de trabajo a efecto de evaluar

la labor de auditora que se realiza.
f. Preparar los informes correspondientes a cada una de las fases del proceso de
auditora.
g. Preparar la estructura de informe de auditora, antes de iniciar la redaccin.
h. Participar en la presentacin de los resultados parciales y finales de la auditora
a la administracin de la entidad auditada.
Coadyuvar para que el informe final sea aprobado y tramitado oportunamente.
3.2 Designacin y Responsabilidades del Equipo de Trabajo El nivel directivo (Director,
subdirector o Jefe de Auditora) designar por escrito a los auditores encargados de
efectuar el examen a un ente o rea, precisando los profesionales responsables de la
supervisin tcnica y de la jefatura de equipo. La designacin del equipo constar en una
orden de trabajo que contendr los siguientes elementos: - Objetivo general de la
auditora. - Alcance del trabajo. - Presupuesto de recursos y tiempo. - Instrucciones
especficas.
Para cada auditora se conformar un equipo de trabajo, en concordancia con la
disponibilidad de personal, complejidad, magnitud y volumen de las actividades a
ser examinadas.
El equipo estar dirigido por un auditor experimentado al que se le designar como
jefe de equipo y ser supervisado tcnicamente. En la conformacin del equipo
tambin se deber considerar lo siguiente: - Rotacin del personal para los
diferentes equipos de auditora. - Continuidad del personal hasta la finalizacin de
la auditora. - Independencia de criterio de los auditores. - Equilibrio en la carga de
trabajo del personal.
La organizacin e integracin del equipo de auditora es uno de los factores
importantes para el xito del trabajo, decisin en la cual debe participar el jefe de
equipo y el supervisor para exponer sus criterios sobre el particular, pues ellos
sern los responsables del desarrollo y cumplimiento de los estndares
establecidos para la auditora especfica por la Direccin o Jefatura.
Para cumplir los objetivos con mayor eficiencia es necesario que la auditora est
adecuadamente planificada y organizada. Por consiguiente, durante la
planificacin de una auditora se determinar quin realiza el trabajo y cundo ser
ejecutada, adems de establecer los controles para asegurar que se concluya
segn lo planificado.
Los estimados de tiempo para cada auditora, deben confirmarse durante la
planificacin y sealarlo para cada persona o por lo menos para cada componente
de la auditora, as como prever el tiempo para la supervisin. Las estimaciones de
tiempo deben ser realistas y manejadas por el jefe del equipo de la auditora con el
detalle de las fechas planificadas para su terminacin.
La supervisin tcnica siempre se realizar a tiempo parcial (1/2, 1/3, 1/4, o 1/5 del
tiempo asignado a la auditora) dependiendo igualmente de la naturaleza, alcance
y complejidad del examen.
El cumplimiento de las normas de auditora, de las funciones e instrucciones
impartidas en los diferentes niveles, as como una apropiada comunicacin entre
los miembros del equipo de auditora contribuye al xito del trabajo.

DISTRIBUCIN DE ROLES Y FUNCIONES DE RESPONSABILIDADES

Lo primero es definir roles y responsabilidades del personal respecto del SGA.

Para ello hay que tener presente el enfoque del SGA de la empresa, y buscar en el
personal a quienes puedan ayudar mejor, quienes conozcan lo necesario para
lograr cada meta de cada objetivo autoimpuesto, dada su participacin en las
actividades productivas que impliquen un impacto sobre el ambiente.

Es necesario asegurarse de comunicar a las personas cules son sus roles, que
stos queden documentados, y comunicarlos a todo el personal.

A la hora de asignar responsabilidades, es importante considerar las fuentes

significativas de impacto ambiental que se presenten en Manual SGA para la
Empresa Forestal .

la empresa y de acuerdo a ellos, conocer cules son las operaciones y actividades

que requieren ser controladas y consiguientemente saber qu personas deben
estar incluidas para asegurar que se implementen los controles en cada actividad.

Para lo anterior, la gerencia o su representante deber: Tener responsabilidad y

autoridad para reforzar los requerimientos del SGA, asegurando que los requisitos
del SGA se establezcan, implementen y mantengan.
Proporcionar facilidades, permisos y recursos tcnicos y econmicos para la
implementacin y mantencin del SGA, dependiendo de los distintos objetivos y
metas que se considere cumplir.
Informar a gerencia de manera peridica acerca del desempeo ambiental de la
empresa, sobre el comportamiento de la gestin ambiental para su revisin, siendo
sta la base de su mejoramiento.
Trabajar con los representantes de cada seccin de la empresa y otros, en la
implementacin de los cambios que sean necesarios.

 Se debe considerar cierto grado de flexibilidad en la organizacin, dados los

constantes cambios en el sistema de gestin ambiental.
Es posible establecer responsabilidades y roles mediante una matriz, que a la vez
facilitar su comunicacin a todo el personal.

DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

Para tener seguridad en el entendimiento del sistema de gestin ambiental, y que su

operacin es de acuerdo a lo diseado, es necesario que exista informacin
correspondiente. Adems, para permitir que terceras partes entiendan, y eventualmente
auditores externos puedan certificar el sistema de gestin ambiental de la empresa de
acuerdo a alguna norma existente, es necesario que el SGA cuente con una completa
documentacin.
La documentacin, consistente en una serie de explicaciones y descripciones de la
aplicacin de criterios de gestin ambiental en la empresa, debiera incluir como base:
descripcin de los elementos bsicos del SGA y cmo interactan stos.todos los
documentos relacionados al proceso del SGA.

Dentro de la documentacin relacionada, es posible considerar:

poltica ambiental.
estructura de responsabilidades.
procedimientos de identificacin de fuentes de impacto ambiental, control de
operaciones y
conduccin de auditoras.
referencias de otros documentos y procedimientos.

La documentacin debe ser:

Fcilmente accesible y legible

Fechada
Correctamente identificada
Conservada en forma ordenada en un sistema simple de control de documentos
tiempo determinado Integrada y compartida con el sistema de documentacin de
la empresa
La informacin de los procedimientos y la descripcin de elementos puede
hacerse de manera breve, en menos de una

 Esta informacin debe ser establecida y mantenida, ya sea en papel, o por medios
computacionales. De cualquier forma, es importante que la forma de acceso a esta
informacin sea de conocimiento general.
Es necesario considerar un procedimiento de control de la documentacin del
SGA, que sea simple y se preocupe que:
Existan responsables de la preparacin, conservacin, revisin y eventuales
cambios de los documentos.
Los documentos puedan ser ubicados de manera expedita.
Los documentos generados sean revisados peridicamente, para que exista
informacin actualizada de todas las actividades.
Las versiones ms actualizadas de los documentos se encuentren disponibles
para las labores esenciales de la gestin ambiental, resaltando los elementos
nuevos en cada actualizacin.
Los documentos obsoletos no se utilicen por error. Los documentos obsoletos que
deban ser retenidos por razones legales o para las auditoras futuras deben ser
correctamente identificados como tales.

Para conseguir el control mencionado, se elabora una cartilla de control de

documentos, la cual enumera cada documento y el transcurso de su revisin. De
igual forma, se emplea una cartilla de distribucin de la documentacin, que
muestra quien tiene o donde se encuentra cada copia de la documentacin.
Debe confeccionarse un Manual de Procedimientos del SGA, siendo
recomendable, adems, compilar toda la informacin en un Manual de SGA propio
de la empresa, conveniente para mostrar la gestin ambiental al nuevo personal
de la empresa, y a terceras personas que estn interesadas. Manual SGA para la
Empresa Forestal
La documentacin va ligada a los registros:
Mientras la documentacin describe en qu consiste el sistema de gestin
ambiental y cada uno de sus componentes, los registros demuestran cmo se
realiza lo que la empresa se compromete a hacer.