COLOR & SABOR

TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

FICHA No 1095568

UNIDADES DE INSTALACION Y CONSERVACION DE ARCHIVO

Presentado por:
Marcela Hurtado
Andrea Grisales
Andrea Canas
Viviana Correa

CENTRO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO COMERCIO Y SERVICIOS
SANTANDER DE QUILICHAO
Junio 2016

Ubcanos en la cr25-cll 16 loca 10

Santander de Quilichao
3142587955-8293614
e-mail postres&tortasc.s@gmail.com

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TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

FICHA No 1095568

UNIDADES DE INSTALACION Y CONSERVACION DE ARCHIVO

Presentado por:
Marcela Hurtado
Andrea Grisales
Andrea Canas
Viviana Correa

Presentado al instructor:
Edwin Arley Fernndez

CENTRO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO COMERCIO Y SERVICIOS
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TABLA DE CONTENIDO

1. Introduccin... pg.5
2. Unidades de instalacin... pg.6
2.1 Estantera mvil. pg.6
2.2 Ventajas.. pg.7
2.3 Archivadores... pg.7
2.4 Caractersticas... pg.8
2.5 Folderamas..... pg.9
2.5.1Caractersticas............. pg.9
2.6 Planotecas.... pg.10
2.6.1 Caractersticas.... pg.10
3. Unidades de conservacin..... pg11
3.1 Cajas... pg.11
3.1.1 Caractersticas....pg.11
3.1.2 Ventajas..pg.11
3.2 Carpetas de 4 alas...pg.12
3.2.1 Caractersticas.....pg.12
3.3 Carpetas con marbete.....pg.13
3.31 Caractersticas....... pg.13
3.4 Carpetas dobles al medio...pg.14
3.4.1Caracteristicas.pg.14
4. Proceso de organizacin de archivo.pg.15
4.1 Documentos en carpetas...pg.15
4.2 Carpetas en cajaspg.16
4.3 Carpetas en archivador...pg.17
4.4 De a-z a carpetas.pg.18
5. Conclusiones..pg.19

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LISTADO DE IMGENES

Figura numero 1

Partes de la estantera mvil

pg.6

Figura numero 2

Estantera mvil

pg.7

Figura numero 3

Archivador

pg.8

Figura numero 4

Gaveta con carpetas

pg.8

Figura numero 5

Folderama

pg.9

Figura numero 6

Planoteca

pg.10

Figura numero 7

Cajas de archivo

pg.11

Figura numero 8

Carpeta de cuatro alas

pg.12

Figura numero 9

Carpeta con marbete

pg.13

Figura numero 10

Carpeta tamao oficio y carta

pg.13

Figura numero 11

Carpeta dobles al medio

pg.14

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INTRODUCCION

El siguiente informe se realiz con el fin de identificar las unidades de

instalacin y las unidades de conservacin que se utilizan en el archivo de
una empresa o entidad, cada herramienta es importante en el proceso de
archivar documentos pero esto vara segn la necesidad de la empresa
dependiendo del volumen de documentacin que se maneje.
La instalacin consiste en la ubicacin fsica de los documentos en
unidades de instalacin, en estanteras, archivadores, Planotecas,
Folderamas, etc.
La conservacin se hace ubicando los documentos en cajas, carpetas,
archivadores o cualquier otro sistema que permita su proteccin,
conservacin y mejora su acceso y procedimiento de consulta.
En el siguiente documento se podr encontrar ilustraciones y un paso a
paso referente al proceso de organizacin de archivos, basado en la
normatividad legal vigente, el cual ser til para complementar el
conocimiento que tenemos acerca de gestin documental.
Teniendo en cuenta lo anterior, este informe facilitara un proceso de
prctica en el momento necesario de ejercer las funciones archivsticas.

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Los requerimientos que se tuvieron en cuenta para la adquisicin de las
unidades de conservacin y almacenamiento fueron escogidos de
acuerdo con las necesidades de conservacin de la documentacin de la
empresa COLOR & SABOR.
A continuacin presentamos las unidades de instalacin y las unidades de
conservacin que sern utilizadas en el rea de archivo.

UNIDADES DE INSTALACIN

Estantera mvil.
La cual garantiza una ubicacin segura y ordenada de la documentacin.

1 Practica manivela
2 Conjunto de piones
3 El movimiento se transmite a las ruedas motrices en la direccin
deseada

Fig.1: Partes de la estantera mvil.

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Fig. 2: Estantera mvil.

VENTAJAS
1 Elimina espacio al compactarse las secciones de la estantera
2 aumenta considerablemente la capacidad del almacn
3 se reduce al mnimo la necesidad de pasillos
4 se pueden desplazar para unirlas y separarlas
5 permite acceso individual a cada referencia

ARCHIVADORES
Son tiles para guardar los documentos, optimizar la colocacin y
distribucin de toda la informacin que llega a la empresa.

Caractersticas:
1 Las gavetas se deslizan con facilidad, permitiendo visualizar el
contenido.
2 Debido al desplazamiento de la gaveta hacia fuera del mueble, se
requiere espacio adicional para su manejo.

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3 La tapa de cada gaveta tiene un porta-ndice o casilla para colocar una

tarjeta indicando el nombre de la primera y de la ltima carpeta que
contiene.
4 En la parte superior tiene un mecanismo de seguridad que opera para
todas las gavetas.
5 Cada gaveta tiene en su interior una canastilla de varillas llamada
soporte o porta carpetas, en la cual se cuelgan las carpetas.

Fig 3: Archivador

Fig 4: Gaveta con carpetas.

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FOLDERAMAS:
Dadas sus caractersticas de adaptabilidad para el archivo de documentos
y
carpetas
de
diferentes
dimensiones,
se
puede
utilizar
para: correspondencia, legajadores A-Z, libros de contabilidad, etc...

Caractersticas:
1-Tiene puertas articuladas, corredizas, enrollables dentro del mueble,
con llave central para ambas puertas.
2- No requiere espacio adicional para su manejo, puesto que las puertas
no abren hacia fuera.
3- Al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, lo que facilita la
tarea de archivar y localizar documentos.
4- Dos personas pueden trabajar simultneamente en l.
5- Los entrepaos son graduables, adaptables al tamao de los
documentos.
6-Los retenedores o separadores son mviles, lo que permite variar el
espacio entre ellos de acuerdo con las necesidades del archivo.

Fig. 5: Folderama

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PLANOTECA:
Son de gran utilidad para la consulta y manejo de planos. Con
almacenamiento individual, que permite codificar y manejar cada plano
por separado.

Caractersticas:
- Capacidad de 5 o ms gavetas
- Proteccin al fuego y altas temperaturas
- Chapa de seguridad
- Para formato de planos acostados
- Pisa planos en las gavetas
- Visores de codificacin.

Fig. 6: Planoteca

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UNIDADES DE CONSERVACION

Cajas:
Las cajas de archivo son tiles para el almacenamiento de documentos,
registros y archivos de oficina.

Caractersticas:
-Las cajas de archivo disponen de unas prcticas aberturas para
manipulacin con un diseo reforzado que permiten levantarlas de forma
segura y manipularlas fcilmente.
-Diseadas para conservar archivos elaboradas en cartn doble
corrugado.
-Referencia de x100, x200, x300.

Ventajas:
1-protegen la documentacin del polvo, la contaminacin, los cambios
bruscos de humedad relativa y temperatura.
2-sirven como barrera frente al agua y el fuego en el caso de un desastre
como inundacin, presencia de goteras o incendio.
3-facilitan la manipulacin y organizacin ya que se ubican sobre estantes
y al ir debidamente identificadas permiten una rpida consulta.

Fig.7: Cajas de
archivo.

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CARPETAS DE CUATRO ALAS:

Caractersticas:
1 Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales
que doblan al interior.
2 Incluye grabado para 4 pliegues sobre cada solapa.
3 La distancia entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes
capacidades de almacenamiento.
4 La capacidad mxima de almacenamiento es de 200 o 250 folios.
5 No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.

Fig.8: carpeta de cuatro alas

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CARPETAS CON MARBETE:

Son tiles para archivar de manera ordenada documentos e informacin
en archivos verticales.

CARACTERISTICAS:
1-Hecha en cartoncillo o cartulina en tamao oficio o carta.
2- lleva en su hoja posterior, borde superior, una parte sobresaliente de
aproximadamente un centmetro, que lleva apndice o pestaa, destinado
a contener las tirillas de papel engomado, en que se habr anotado la
inscripcin o registro del propio expediente como medio de clasificacin y
descripcin del asunto que contenga.

Fig.9: Carpeta con marbete

Fig.10: carpeta tamao oficio y carta.

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CARPETA DOBLES AL MEDIO:

Es una carpeta que permite ordenar los documentos para clasificacin de
archivo, contiene ndices alfabticos o numricos.

CARACTERISTICAS:
1-Hecha en cartn o cartulina.
2-Contiene varias divisiones en forma de pliegues.
3-permite ordenar de forma alfabtica o numrica.
4-util para guardar recibos, facturas.

Fig.11: carpeta dobles al medio.

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE ARCHIVO.

Documentos en carpetas:

1-Clasificar los documentos

2-Meter los documentos en

La carpeta. Primero el mas
Reciente y por ltimo el mas
Antiguo.

3-Identificar las carpetas

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CARPETAS EN CAJA:

1-se organizan las carpetas

Que van a ser archivadas

2- se colocan las carpetas dentro de la

caja, de izquierda a derecha

En la caja.

3-se procede a marcar la caja.

4-y se lleva a la estantera. Se acomoda

De izquierda a derecha y de arriba hacia
Abajo.

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CARPETAS EN ARCHIVADOR:

1-se organizan las carpetas

En los archivadores.

2-las carpetas se colocan de afuera hacia

Adentro o de adentro hacia afuera.

3- se rotulan las gavetas con el tipo documental

Series y Subseries que se van a archivar.

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DE A-Z A CARPETAS:

La a-z
Contiene 1000
Folios que se
Trasladan a 5
Carpetas de
200 folios c/u.

De 601-800

De 801-1000

De 401-600

De 201-400
De 1- 200

Nota: no se separan las unidades documentales , el documento tiene que estar

completo.

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CONCLUSIONES

Luego de haber realizado este instructivo sobre unidades de instalacion y

conservacion de documentos en el area de archivo y analizando la
normatividad, se puede concluir que los documentos son parte vital de las
empresas y las entidades por lo tanto se deben proteger y conservar para
mantener la integridad del documento, ya que hacen parte de la memoria
de una institucion y sirven de testimonio para el desarrollo de alguna
actividad o proceso.
Mediante el desarrollo del instructivo se logro adquirir conocimientos
acerca de la organizacin archivistica que puede tener determinada
empresa, lo cual permite desarrollar habilidades que contribuyen mejorar
la capacidad de manejo adecuado en el area de archivo.

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