Consejo Superior

2010 - 2014

Universidad
Santiago de Cali

Dr. Javier Barreto Martnez

Presidente
Dra. Audrey Bahamn
Vicepresidente
Dr. Fortunato Garca Wallis
Secretario General

Dr. Carlos Andres Perez

Rector
Dr. Arturo Hernan Arenas
Vicerrector
Dr. Diego Garca Zapata
Director Seccional Palmira
Dra. Beatriz Delgado
Gerente Administrativa
Dr. Humberto Salazar
Gerente Financiero (E)
Dr. Jorge Elicer Castillo
Gerente de
Bienestar Universitario
Dra. Margarita Franco
Contador General
Dra. Nancy Mantilla Gonzlez
Jefe Unidad de Activos Fijos.

Agradecimientos a:
Celso Nogales Rodrguez,
Lizandro Cabrera Suarez,
Miguel Parra,
Patricia Romn,
Carmen Carmona,
Julin Serrano,
Teresa Consuelo Cardona,
Nancy Elena Jimnez,
Alexandra Hernndez.
Maria Fernanda Chavarro L

Este manual es de
Estricto cumplimiento
Segn las disposiciones
De la Direccin de la USC

Gerencia Administrativa.
Calle 5 Carrera 62.
Bloque 3. Piso 1. Campus Pampalinda.
PBX. 5183000 Ext. 225 y 227 www.usc.edu.co

Poltica Institucional
De Activos Fijos de la
Universidad Santiago de Cali

Introduccin
La Universidad Santiago de Cali, consciente de la importancia
desde el punto de vista operativo y financiero que tienen los
activos fijos, ha implementado el control de los mismos a travs de
la Unidad de Activos Fijos, la cual tiene como propsito el manejo
sistemtico de todos los elementos catalogados como activos que
facilitan la prestacin de todos nuestros servicios a la comunidad
Universitaria. Dicha Unidad est encargada del control fsico,
registro, salidas y movimientos que se generan en las instalaciones
de la USC. Para este propsito ha diseado e implementado una
poltica Institucional que contemple la gran mayora de las
actividades en torno al manejo, registro y control de dichos activos
con el fin de que todos los empleados la apropien y la pongan en
prctica.

Los activos fijos en la Institucin tienen una importancia relevante

en la situacin financiera de la Universidad por lo cual requieren de
un control permanente que salvaguarde su custodia y
conservacin; la poltica de activos fijos, ayudar a este propsito y
se convertir en el medio eficaz para que se conserven y reflejen
su verdadera situacin en los Estados financieros de la USC.

Contenido
Introduccin............................................................... 3

1. Diagrama de
Responsabilidades.......................................................... 6
2. Glosario........................................................................... 7
3. Adquisicin de Activos Fijos...........................................10
4. Plaqueteo.......................................................................10
5. Ingreso y Registro de
Activos Mdulo AF......................................................... 11
6. Control Fsico de Activos Fijos....................................... 11
7. Responsabilidad sobre los activos.................................13
8. Utilizacin y Manejo de
los Activos en las Dependencias...................................13
9. Depreciaciones..............................................................14
10. Adiciones, retiros y valorizaciones................................14
11. Transferencias de activos
entre dependencias .......................................................15

12. Activos para mantenimiento

O reparacin
(al interior de la usc).........................................................16
13. Prstamo de activos y/ o reparaciones
(Fuera de la universidad)...............................................17
14. Trmite de ajustes por bajas
O desuso de los activos...............................................17
15. ventas de activos................................18
16. Donaciones de activos a la usc...................................19
17. Trmite a seguir con elementos
De propiedad de contratistas,
Arrendatarios y dems 20
18. Formatos de soporte....................................................21
19. Asignacin de
Responsabilidades para el
Manejo de activos fijos22

1. Diagrama de Responsabilidades
ESQUEMA FUNCIONAL
6

RECTORIA

COMIT DE
COMPRAS

AUDITORIA
INTERNA

SUMINISTROS

GERENCIA
FINANCIERA

GERENCIA
ADMINISTRATIVA

CONTABILIDAD
UNIDAD DE
ACTIVOS FIJOS

COMPRAS Y
SUMINISTROS
3

AREAS
4

1. Compras y Suministros: Tramitar las compras segn lo establecido

Por el comit de compras, ingreso, formato de registro.
2. reas: Controlan traslados-retiros-salidas para mantenimiento - realizan
el inventario anual con la coordinacin y supervisin de la Unidad de
Activos Fijos Emiten los conceptos tcnicos sobre bajas y estado de
los activos.
3. Comit de compras: Estudia y aprueba las solicitudes de compras de
bienes y servicios.
4. Contabilidad: Realizar los siguientes procesos:
- Genera los informes financieros Mdulo Contable
- Valoriza los inventarios fsicos conciliados en el Mdulo Contable
- Se responsabiliza por la razonabilidad de las cifras que refleja
el balance auditado por la Revisora Fiscal.

5. La Gerencia Administrativa y la Unidad de Activos Fijos: se

responsabiliza de los siguientes procesos:
- Manejo y control de Activos al interior de la USC.
- Programa y coordina la realizacin de todos los inventarios de la USC.
- Autorizar conjuntamente con las reas las salidas de Activos por diferentes
conceptos.
-La Unidad de Activos Fijos Verificara que todos los activos ingresados
peridicamente hayan sido plaqueteados.
- Manejo del Sistema Integrado para el registro y control contable.
- Conciliacin de los inventarios fsicos vs informacin del modulo Activos
Fijos
6. Auditora Interna:
- Verificar el cumplimiento de la poltica de activos al interior de la USC.
realizando las recomendaciones que considere necesarias.
-Revisin de bajas, prstamos (actas), coordinadamente con la Gerencia
Administrativa y ser el ente de control y verificacin previo y posterior.
7. Rectora: Es el encargado de presentar a consideracin y evaluacin de
los Revisores Fiscales, los Estados Financieros generados por Contabilidad.

2. Glosario
Para efecto de interpretacin del siguiente documento se Utilizarn las
siguientes definiciones:

Activo Fijo: Es un bien mueble o inmueble que se usa en las actividades

diarias de una dependencia, oficina o centro de costos y no est disponible
para la venta.

8
Registro: inclusin en el Mdulo Activos Fijos para el control fsico y en el
Mdulo Contable con su respectivo valor en pesos.
Mdulo AF: Mdulo que registra los activos fijos en forma individual con su
valor de costo, adiciones, ubicacin, y las bajas por desuso, transferencia
etc.

Mdulo Contable: Mdulo contable que registra los activos fijos a nivel de
grupos de activos como terrenos, propiedad raz, construcciones, maquinaria
y equipo en montaje, maquinaria y equipo, vehculos, muebles y enseres,
equipos de cmputo, sus respectivos movimientos en cuanto a adiciones,
retiros, depreciaciones, valorizaciones y dems conceptos propios de la
Contabilidad.

Plaqueta o sticker: Rtulo de identificacin que puede ser metlico, acrlico

o de algn material adherible a la superficie del artculo y el cual denota que
ste ha sido registrado.

Conteo fsico selectivo: Inventario por oficinas, dependencias o centros de

costos en el cual se relacionan los activos existentes para luego efectuar la
comparacin con los registros contables.
Uso o manejo de los activos: es la utilizacin de los activos en las
actividades propias de la institucin, dependencia o centros de costos.

Conciliar el Mdulo AF: Es la verificacin de los activos inventariados con

los activos registrados en el sistema y poder identificar activos sobrantes y
faltantes para la actualizacin de los registros contables.
Elemento menor cuanta: Activo utilizado por cada empleado de carcter
menor y cuya cuanta se considera inferior a $100.000.

Estado de los activos: Es el nivel de eficiencia con que operan los activos o
la situacin en que se encuentran para prestar un adecuado servicio.

Inventario: Conteo, identificacin fsica de los activos.

Activos en desuso: Aquellos activos que pueden encontrarse en buen
estado pero que ya fueron reemplazados por otros y que en el momento del
inventario no estn siendo utilizados.

Activos obsoletos: Aquellos activos que sin encontrarse en estado

deficiente no tienen una eficiencia acorde con la necesidad de la oficina y que
ameritan su cambio.
Transferencias: Reubicacin de un activo o cambio de centro de costos.

Depreciacin: Es la estimacin en pesos por el desgaste o uso de un activo

dentro de su vida til.
Avalos tcnicos: Es la determinacin del valor comercial de un activo y su
estado por una persona especializada y autorizada para esta funcin.

Valorizacin: Es el aumento de valor de un activo, entre su valor comercial

y el valor registrado o valor de costo.
Desvalorizacin: Es la disminucin de valor entre el valor comercial y su
costo histrico.

Mantenimiento: Gastos en que se incurre con un activo para mantener su

eficiencia operativa en forma normal.
Reparacin: Gastos relacionados con el reemplazo o correccin de partes
del activo para su normal funcionamiento.
Recuperacin: Valor de venta de un bien menos el costo en libros.

10

Aprovechamiento: Ingresos diferentes no provenientes de la actividad

misional de la Institucin relacionadas con la venta de un activo ya
depreciado o sin valor contable para la USC.
Otros ingresos: Valores generados por actividades diferentes
al giro principal de la Institucin.
Poltica de Capitalizacin: Erogaciones que se adicionan al costo de un
activo fijo superiores a un salario mnimo las cuales aumentan su vida til, su
eficiencia, su valor comercial con efectos en el gasto por depreciacin. Las
erogaciones inferiores a esa cuanta y que no surten los efectos anteriores se
consideran gastos.

3. Adquisicin de Activos Fijos

La adquisicin de Activos Fijos, se llevar a cabo a travs de compras y
suministros previa autorizacin del comit de compras reglamentado por la
resolucin No 009 de febrero 03 del 2010, para lo cual deber cumplir con las
disposiciones que rigen la materia, a saber:
A) El cumplimiento de la POLTICA INSTITUCIONAL para la adquisicin de
bienes.
B) El cumplimiento de las disposiciones sealadas por la Gerencia Financiera
para pagos a proveedores.
C) Cumplir totalmente el trmite de adquisicin de bienes que comprende:
recepcionar y almacenar.
D) Solicitar a la Unidad de Activos Fijos la respectiva marcacin e ingreso al
sistema lo cual ser prerrequisito para el trmite de pago. As mismo, el
registro a travs del modulo Activos Fijos.

4. Plaqueteo
Todo activo adquirido por la Universidad, sea cual fuere el medio de dicha
adquisicin, quedar totalmente identificado mediante una PLAQUETA
colocada en lugar visible, excepto aquellos activos que por su tamao y
manipulacin no permiten la colocacin del sticker. Los cuales sern
identificados con otro mecanismo que sea apropiado. Los bienes adquiridos
por la modalidad de leasing se identificaran con un prefijo alfabtico. Las
plaquetas dispondrn de una sola estructura numrica proyectada por la
UNIDAD DE ACTIVOS FIJOS, quien dispondr lo pertinente para diligenciar
el plaqueteado una vez est el bien en poder real y material de la Institucin
procedimiento que se realiza para un efectivo y permanente control de la
Administracin.

Este proceso deber realizarse antes de entregar cualquier activo a las reas
Responsables que habrn de utilizarlos. No podr existir ningn activo fijo de
la Institucin, que siendo de su propiedad, se encuentre sin la respectiva
plaqueta y registro en el sistema; excepto lo anteriormente mencionado, en
caso de presentarse tal irregularidad, la Gerencia Administrativa iniciar
oficiosamente las respectivas investigaciones disciplinarias. A partir de la
vigencia de esta poltica el proceso de marcacin estar cargo de la Unidad
de Activos Fijos desde su ingreso. Para tal efecto, una vez adquirido el bien
compras y suministros informar de manera inmediata a la Unidad de Activos
Fijos para que sta pueda efectuar la marcacin y el respectivo ingreso al
sistema.

5. Ingreso y Registro de Activos

Mdulo AF
Este proceso se realiza a travs de la Unidad de Activos Fijos, ingresando
sin excepcin alguna al Mdulo AF, con las especificaciones exigidas por
este aplicativo y en forma individual.
Los activos de menor cuanta cuyo valor sea inferior a $100.000 deben
ingresarse al sistema para el control fsico y contablemente se cargarn
como gasto pagado por anticipado cuya amortizacin proceder en un
trmino de doce meses (poltica de capitalizacin). Contablemente se
registrarn como elementos de menor cuanta controlados por el sistema.

6. Control Fsico de Activos

La Gerencia Administrativa en conjunto con la Unidad de Activos Fijos
programar anualmente por ubicacin y centro de costos el conteo fsico total
de los activos, el cual ser conciliado con los registros contables en los
distintos Mdulo AF y Mdulo Contable, lo que permitir establecer las
diferencias sobrantes y faltantes para su posterior conciliacin, y ser
reportadas al departamento de contabilidad con base en el cronograma
establecido, luego de las revisiones pertinentes, tanto en unidades como en
pesos, para que los Estados Financieros reflejen la realidad de la
informacin.

11

12

Lo anterior implica que la informacin de los activos fijos (muebles e

inmuebles, todos los elementos, bodegas, bibliotecas, almacenes, gimnasio,
apartahotel, centro recreacional y de todas aquellas reas que manejan
elementos o mercancas de propiedad de la USC), de toda la Universidad,
sus sedes y dems dependencias, debe mantenerse actualizada y
debidamente valorizada, facilitando de esta manera los controles de Auditora
Interna en la verificacin selectiva peridica.
La Corporacin USC contar con la implementacin de esta poltica como
una HERRAMIENTA DE CONTROL que garantiza la proteccin de su
patrimonio representado en los activos fijos, cuya operatividad se radica en el
rea contable, en la Unidad de Activos Fijos a cargo de la Gerencia
Administrativa. Esta poltica est vigente desde Enero 01 de 2006 y requiere
su actualizacin peridica.

El enfoque de control estar orientado a:

1. Que los inventarios fsicos estn debidamente valorizados.

2. Que la informacin contable en pesos sea equivalente al inventario fsico.
3. Que los activos asignados a cada dependencia queden bajo la
responsabilidad de los jefes de rea, no slo en cuanto a su custodia sino
tambin en cuanto al manejo y conservacin, los cuales efectuarn el control
a los usuarios de los activos en el rea a su cago.
4. Que el Mdulo Contable, Mdulo AF permanezcan conciliados mes a mes
entre si de acuerdo a la programacin de los inventarios.
5. Que la codificacin para el control fsico este actualizada y controlada
permanente por la Unidad de Activos Fijos.
6. Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias de activos entre
las distintas oficinas dentro y fuera de los edificios, en todas las sedes que se
encuentren en funcionamiento incluyendo prstamos, traslados definitivos o
temporales.

7. Responsabilidad
Sobre los activos fijos
La responsabilidad respecto del control sobre la adquisicin, existencia,
ubicacin y estado general de los muebles e inmuebles de esta Corporacin,
corresponde a la Gerencia Administrativa a travs de la Unidad de Activos
Fijos, entidad que responder por el desarrollo, ejecucin y coordinacin de
las acciones orientadas a la aplicacin efectiva de las polticas legalmente
existentes y vigentes en la Institucin, para la proteccin, conservacin y
utilizacin de la totalidad de los bienes de propiedad de la Universidad.

Las reas deben asumir la responsabilidad directa del manejo y control fsico
de los bienes, para apoyar los requerimientos de la Gerencia Administrativa
en dicho sentido, en cuanto a movimientos, trasferencias, salidas y
reingresos por reparaciones, mantenimiento y dems situaciones que se
puedan presentar con los activos fijos. La renuencia a esta colaboracin, ser
entendida como obstaculizacin a la labor de control de bienes y por lo tanto
se adelantarn las acciones disciplinarias a que hubiere lugar.

8. Utilizacin y Manejo de los

Activos en las Dependencias
El adecuado manejo de todos los activos en cada una de las dependencias
corresponder al respectivo usuario. El jefe de oficina o departamento
responder por perdidas, daos o deterioro por mal uso. Una vez establecida
la responsabilidad se proceder a descontar por nomina el valor que se
determine para el activo afectado previa autorizacin escrita del trabajador.
Cada dependencia tendr la relacin de los activos a cargo debidamente
registrada ante la Unidad de Activos Fijos con la firma de recibido del jefe de
oficina, quien recibir una informacin total de sus activos (segn datos
entregados por la Unidad de Activos Fijos que son arrojados por el Mdulo
AF).

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14
La Unidad de Activos Fijos entregar el inventario correspondiente a cada
jefe de rea Departamento u oficina el cual ser responsable ante la USC por
el correcto manejo que hagan los empleados a su cargo. Al trmino del
periodo laboral estos sern devueltos con base en el mismo inventario y los
movimientos que haya tenido durante el periodo. Las diferencias o faltantes
estarn bajo la responsabilidad de cada funcionario y jefe de rea respectivo.
De esta manera se expedir el paz y salvo correspondiente por parte de la
Unidad de Activos Fijos.

9. Depreciaciones
Una vez la Unidad de Activos Fijos realice la Conciliacin del costo histrico
y compras del respectivo mes, La Gerencia Financiera a travs del
Departamento de Contabilidad har las depreciaciones de los activos de
acuerdo al mtodo contable tcnicamente reconocido (Lnea Recta) u otro
que sea procedente de acuerdo al uso o deterioro del activo pero de manera
uniforme y teniendo en cuenta la vida til de cada lnea de activos tal como lo
establecen las normas contables.

10. Adiciones, Retiros y Valorizaciones

Slo se debe considerar adicin desde el punto de vista contable aquellas
erogaciones que aumenten el valor comercial del activo, su vida til, y su
capacidad y eficiencia. Todas las erogaciones no inferiores a $100.000 que
no tengan incidencia en este concepto se considerarn gastos amortizables o
de mantenimiento (poltica de capitalizacin). Departamento de Contabilidad
evaluar cada caso especfico y determinar en qu condiciones la erogacin
es capitalizable o no.

Todo retiro de activos de la operacin normal tiene que estar plenamente

justificado y verificado por la Gerencia Administrativa - Activos Fijos y deber
contar con el concepto de los dems entes de control que lo revisen, adems
del rea responsable segn los siguientes conceptos:
-MAL ESTADO
-DESUSO (REEMPLAZO)
-OBSOLESCENCIA
-PRDIDA
Para llevar a cabo lo anterior, se deber levantar un acta en la cual quede
expresamente cul es la situacin del activo y cules son las evidencias de
tal estado anexando los soportes respectivos al documento. En la diligencia
debern participar, en todo caso, la Unidad de Activos Fijos y la Gerencia
Administrativa.
Las valorizaciones o desvalorizaciones se harn de acuerdo a las normas
legales vigentes (avalos tcnicos).

11. Transferencias de activos

Entre dependencias
Todos los movimientos de activos entre las dependencias u oficinas sern
controlados por la Gerencia Administrativa Unidad de Activos Fijos. Ningn
activo asignado contablemente a una dependencia puede cambiar
fsicamente de ubicacin sin antes diligenciar el formato nico para el
movimiento de activos.

FORMATO NICO PARA EL MOVIMIENTO DE ACTIVOS DE LA

USC: ser autorizado por el Jefe del rea responsable, cuando quienes
entregan y reciben lo hayan tramitado de manera correcta y adems lo hayan
firmado en seal de aceptacin.

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16
Este formato de transferencia de activos, deber contar con el visto bueno de
la Unidad de Activos Fijos momento a partir del cual se podr realizar el
desplazamiento del Activo. Esto permitir mantener contablemente
actualizado el aplicativo de control fsico.
La Gerencia administrativa - Unidad de activos - actualizar peridicamente
Los formatos requeridos y emitir Los instructivos que sean procedentes.

Los cambios de funcionarios o traslados a otras dependencias no deben

generar movimientos de activos.
Los prstamos de activos debidamente autorizados (casos espordicos)
deben cumplir los mismos requisitos y una vez se devuelva el activo el
usuario responsable verificar el estado del mismo en que se reintegra.

12. Activos para mantenimiento o

Reparacin
Los activos de La Universidad Santiago de Cali pueden presentar daos
leves, fallas, desgaste por el uso u otras situaciones que ameriten el retiro del
equipo para una revisin ms detallada y una reparacin, por lo tanto, en
caso de suceder esto el responsable del Activo deber diligenciar el Formato
nico para el movimiento de Activos de la USC y hacerlo firmar por el jefe o
director de rea, el responsable de la reparacin o mantenimiento del activo y
la Unidad de Activos Fijos quedando cada uno con un documento de modo
que el activo se pueda movilizar por la Universidad con este formato. Es
deber del responsable del activo coordinar el retorno del mismo a la
dependencia (ya reparado). Al realizarse esta devolucin quien repar el
activo har firmar la devolucin de ste y presentara a la Unidad de Activos
Fijos el respectivo documento.

No ser vlida ninguna excusa para no asumir la responsabilidad de activos

en reparacin, si por algn motivo el encargado del mantenimiento del
elemento no devuelve el mismo a pesar de las solicitudes, entonces deber
informarse a la Gerencia Administrativa- Unidad de Activos Fijos con copia a
Auditoria Interna y se deber tener el documento de soporte de que el activo
sali para mantenimiento.
Cada dependencia y la Unidad de activos fijos deben tener el control de los
activos que han salido para reparacin y que estn pendientes de reintegro.

13. Prstamos y/o reparacin

De Activos (Fuera de la
Universidad).
Ningn activo saldr de las instalaciones de la USC bajo esta modalidad sin
que est diligenciado el Formato nico para el movimiento de Activos de la
USC, este a su vez debe estar debidamente autorizado por la Unidad de
Activos Fijos y el rea responsable, con una justificacin del prstamo,
respaldada con una carta de instruccin. Se firmar un pagar (en la Unidad
de Activos Fijos) para garantizar la devolucin y su reintegro no deber ser
superior a 30 das. La Unidad de Activos Fijos actualizar el modulo AF.
Todos los activos que salen por reparacin deben tener una valoracin
tcnica y a su reingreso se verificar que la reparacin cumpli con todas las
especificaciones.

14. Trmite de Ajustes por

Bajas o Desuso de los Activos
Las bajas o retiros por cualquier concepto deben ser tramitadas de acuerdo
con el siguiente procedimiento:
a. La solicitud de revisin del activo se realiza a travs de
las dependencias seleccionadas para tal fin (Servicios Generales Muebles y enseres, Gestin Tecnolgica - Equipos de comunicacin

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18
y computacin, Servicios universitarios - Video beam)
b. Se diligencia el formato nico para el movimiento de
Activos fijos, en calidad de asignacin a las dependencias que
realizan la revisin del activo.
c. El diagnstico tcnico enviado por las dependencias que
Realizan la revisin se debe indicar el motivo de la baja categorizando por:
(mal estado, obsolescencia, dao elctrico o mal uso); activos que no
ameritan reparacin. Para este se diligenciar el formato de activos para dar
de baja. Se debe anexar a esta relacin los informes tcnicos
En el caso que el usuario solicite la revisin del equipo de computo o
electrnico, se debe dejar documento escrito (hoja de vida del equipo) del
estado del mismo y sus componentes con la posibilidad de recuperacin. Por
quien efecta la evaluacin tcnica. El informe tcnico debe describir las partes
o repuestos que se puedan recuperar del equipo de computo.

d. Al acta de los activos dados de baja llevan la firma de la Jefe de la

Unidad de Activos Fijos, la Directora de Auditora Interna, el responsable de
la Dependencia y la autorizacin de la Gerente Administrativa.

e. Para los activos que se autoricen dar de baja y que no tienen

ninguna recuperacin o aprovechamiento, se aplicara lo descrito en el
punto 15 de esta Poltica.

15. Ventas de activos

La Gerencia Administrativa autorizar ventas, decidir precios y condiciones
de pago, previo concepto del rea tcnica y la verificacin del Departamento
de Auditora Interna.
Una vez efectuado la diligencia anterior se proceder a enviar a la
Unidad de Activos Fijos para los registros en Mdulo AF y Mdulo Contable
Acta relacionando los activos a dar de baja con la firma de la Gerencia
Administrativa, la Unidad de Activos Fijos y Auditora Interna.
Todo Activo Fijo antes de su venta debe pasar por el procedimiento de baja
de Activos.

En estos casos se continuar con el procedimiento actual, se reciben ofertas

por un tiempo limitado, se evalan y se vender al mejor postor de modo que
sea lo mejor para la Institucin. Se informar al ofertante asignado y ste
deber consignar en la cuenta de la Universidad y se presentar con el recibo
de consignacin al Departamento de Auditora Interna para coordinar la
entrega de los elementos comprados.

16. Donaciones de
Activos a la USC
La Universidad Santiago de Cali como Institucin de Educacin Superior,
tambin puede recibir donaciones de diferentes instituciones o empresas que
a bien lo consideren, con la respectiva autorizacin de la Direccin, previa
evaluacin de la procedencia de los bienes objeto de la donacin.

Los activos donados se deben ingresar, registrar y controlar con la misma

metodologa establecida en esta poltica sin perjuicio de lo establecido en los
estatutos generales de la USC.

El Contador General de la Institucin deber expedir el respectivo certificado

de donacin para los efectos legales, en caso de ser solicitado por la
organizacin que realiza la donacin y efectuar los registros contables
requeridos.

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17. Trmite a seguir con elementos

De Propiedad de Contratistas,
Arrendatarios y Dems
Los contratistas y arrendatarios de locales comerciales que Poseen sus
equipos, insumos y dems elementos para el desarrollo de su actividad,
tendrn sobre stos una absoluta responsabilidad y por ello, al momento de
retirar cualquiera de estas unidades, debern diligenciar el Formato nico
para el ingreso y/o salida de elementos no propiedad de la USC, contando
con el visto bueno de crdito y cartera previa autorizacin del paz y salvo
financiero ante la Unidad de Activos Fijos.

Posteriormente, si el bien mueble o equipo ingresado por el arrendatario o

contratista va a permanecer dentro de las instalaciones para el
funcionamiento del local comercial correspondiente, deber incluirse en el
inventario de bienes del arrendatario, para que despus no tenga
inconvenientes al retirarlo.
El arrendatario o contratista ser el nico responsable de su custodia y
manejo, y en ningn caso la USC ser responsable por prdida o deterioro.
Los elementos o activos que provienen de terceros para fines acadmicos,
Administrativos u otros, se deben registrar en las porteras diligenciando el
formato nico para ingreso o salida de elementos que no son propiedad de la
USC. Quedando bajo el control del rea de seguridad.

La Institucin por ningn motivo se responsabilizar de los daos, prdida o

deterioros que sufran dichos activos generados durante el uso de los mismos
al interior de la Universidad, pues la responsabilidad es nicamente de la
persona que los ingres.

18. Formatos de Soporte

Se implementarn varios formatos que modifican los actuales, por ello, una
vez evaluado y aprobado este instructivo, se implementarn y se socializarn
con todo el personal para su manejo, estos son:

Formato nico para el movimiento de Activos de la USC - FAF

01GA.
Formato nico para el ingreso y/o salida de elementos no
Propiedad de la USC- FENP 04GA
Paz y salvo Administrativo PYZA 05GA
Formato de Activos para dar de baja
Acta de responsabilidad

Dichos formatos pueden ser descargados de la siguiente direccin:

http://www.usc.edu.co/empleados/foractivos.htm

Una vez evaluado y aprobado este instructivo, se revisarn los formatos

actuales y se harn los mejoramientos e implementacin de los nuevos que
sean requeridos para la aplicacin adecuada de este instructivo.

El manejo adecuado de
Los activos fijos de la USC,
Es una responsabilidad
Ineludible para sus usuarios

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22

19. Asignacin de
Responsabilidades para
el Manejo de Activos Fijos
DEPENDENCIA
O USUARIOS

COMIT DE
COMPRAS
(GERENCIA
ADMINISTRATIVA)

-Velar por el cui- Adquisicin del

dado y buen
Activo.
uso de los
-Almacenamiento
diferentes Activos
Temporal del
Fijos existentes
Mismo.
al interior de la
organizacin,
asumiendo
responsabilidad
total sobre ellos.
-Responsable
Principal del
control fsico
de los activos
asignados a su
nombre en uso
e inventarios,
traslados,
transferencias,
Prstamos,
Activos que salen
Para reparacin o
mantenimiento,
bajas de activos
por desuso, y
obsolescencia,
etc.

AUDITORIA
INTERNA
(Rectora)

GERENCIA
ADMINISTRATIVA

DPTO. DE
CONTABILIDAD
(GERNCIA FINANCIERA)UNIDAD DE
ACTIVOS FIJOS

-Realizar los
Inventarios en
forma Aleatorios
Semestrales
-Apoya
Procesos de retiro
de Activos.
-Controlar la
venta, cesin o
donacin de
Activos de la
Universidad en
el estado que se
encuentren
autorizacin
de la Gerencia
Administrativa)
y la Unidad de
Activos Fijos.
-Proponer y
Ajustar los
Controles Internos
para el
Cumplimiento de
esta poltica.
-Ser un ente que
ejerza una labor
exclusiva de control y verificacin
del cumplimiento
de los
procedimientos.

-Manejo general
del proceso de
gestin de Activos
Fijos al interior
de la Universidad
ejecutada por la
Unidad de
Activos Fijos.
.
-Autorizar la
baja de Activos
Fijos de la Universidad que se
encuentren en
Desuso u
Obsolescencia.
(previa

CONTABILIDAD
Registro y manejo
del Mdulo Contable.
-El control financiero
de los activos
en cuanto a
valoracin,
Depreciaciones,
Avalos tcnicos.

- los estados
Financieros no
debe Presentar
Inconsistencias
Por faltantes o
diferencias entre
Los inventarios
Fsicos y los registros
-Autorizar procesos contables.

de retiro de
Activos.
-Autorizar la
Venta, cesin
o donacin de
Activos de la
Universidad en
el estado que se
encuentren.

ACTIVOS FIJOS
- Manejo y control
del modulo Activos
Fijos.
- Plaquetear a su
Ingreso.
Generar documento
de asignacin del
Activo.
-Autorizar salidas y
Movimientos de
Activos entre las
distintas Sedes
o fuera de ellas.
-Realizacin del
control fsico por
dependencias.
-Programacin
del inventario
anual.

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