AutoSoft Taller

Versin 4.00 Edicin Estndar

Manual de Usuario
Web: www.AutoSoftTaller.com
Feedback: AutoSoft@AutoSoftTaller.com

Telf. (561) 228-8627

Fax. (561) 829-7116

Impreso en los Estados Unidos de Amrica.

Copyright 2011 Santa Rita Investments Inc.

Tabla de Contenido
Introduccin

10

CAPITULO 1
Preguntas Ms Frecuentes

12
12

CAPITULO 2
Instalacin de la aplicacin
Instalacin
Instalacin en Red
Ejecucin por primera vez
Instalacin tipo Servidor
Instalacin tipo Cliente
Definicin de las carpetas de Datos
Localizacin de datos compartidos
Arranque despus de la configuracin de inicio
Proceso de Activacin
Activar Despus del Perodo de Prueba

15
15
15
20
20
21
22
23
23
24
24
27

CAPITULO 3
Antes de comenzar
Respaldos y Recuperacin de Datos
Respaldo de Datos
Recuperacin de Datos
Reindexar y Reparacin de Datos
Editor de Registro de Aplicacin
Navegadores
Navegador Para Reparaciones
Navegador Para Ventas de Partes
Usuarios y Privilegios
Creacin de usuarios
Creacin de Grupos de Usuarios
Barras de Herramientas
Men Lateral de Acceso Rpido
Barra de Herramienta de Navegacin y Administracin
Campos Maestros

29
29
29
29
31
32
32
33
33
34
35
35
37
40
40
40
42

CAPITULO 4
Maestros
Datos del Taller y Configuracin General
Pestaa Principal
Pestaa Impuestos

44
44
44
45
46

Pestaa de Presupuestos y de Facturas

Pestaa de propiedades del servidor de e-mail
Servidor SMTP
Servidor SMTP
Autenticacin de correos salientes
Configuracin de Inventario
Cuentas de Usuario

47
47
47
47
48
48
49

CAPITULO 5
Clientes
Creacin y Actualizacin de Clientes

51
51
53

CAPITULO 6
Vehculos
Inclusin de Vehculos

56
56
58

CAPITULO 7
Personal de Mano de Obra

61
61

CAPITULO 8
Proveedores

63
63

CAPITULO 9
Compaas de Seguros

64
64

CAPITULO 10
Partes de Inventario
Inclusin de Partes de Inventario
Cdigo Principal y Cdigo Alterno
Inactivo
Configuracin
Etiquetas
Ajustes de Precios

66
66
66
67
67
68
68
68
68
69
71

1er. PASO - Seleccione el ajuste de precio o costo

2do. PASO - Ajuste a realizarse
3er. PASO - Seleccin, Creacin de la condicin de
bsqueda
4to. PASO - Listado de artculos seleccionados
Listado>> / <<Ocultar

Pestaa de Datos Generales

Tipo
Marca
Descripcin Corta

72
73
73
74
74
74

Descripcin de Compra
Descripcin de Venta
Origen
Condicin
Kardex
Ultima factura de compra
Das de Garanta
Seriales
Observaciones
Pestaa de Costos/Precios
Impuesto
Costos
Precios de venta
Precio de venta predeterminado
Pestaa Existencia
Existencia actual
Valor
Existencia ordenada
Punto de Reorden
Almacn
Ubicacin
Seriales Ingresados
Pestaa Proveedores
Pestaa Foto

74
74
74
75
75
76
76
76
76
77
77
77
77
78
78
78
79
79
79
79
79
80
81
81

CAPITULO 11
Partes de No Inventario
La Tercera Opcin

83
83
84

CAPITULO 12
Trabajos de Mano de Obra

87
87

CAPITULO 13
Paquetes de Reparaciones
Pestaa Detalles
Pestaa Mano de Obra
Pestaa Partes
Pestaa Externos

89
89
89
90
90
92

CAPITULO 14
Marcas y Modelos de Vehculos

93
93
94

Actualizacin de marcas y modelos a travs de un archivo de

actualizacin

CAPITULO 15
Presupuestos de Reparacin
Selector de Cliente y Vehculo
Aadir un Cliente y su Vehculo F5
Modificar cliente F6
Aadir un nuevo vehculo F7
Modificar vehculo F8
Creacin del un presupuesto
Pestaa Principal
Botn Seleccionar el Cliente y Vehculo
Botn Agregar un paquete, servicio o
reparacin
Pestaa Detalles
Historial de Vehculos
Conversin de Monedas
Descuento imponible y no imponible
Pestaa Mano de Obra
Detalles de la Mano de Obra (Ctrl-i)
Asignacin del Trabajo de Mano de Obra
(Ctrl+m)
Asistente de Trabajos de Mano de Obra
Asistente de Pintura
Pestaa Partes
Asistente de Partes
Imprimir Solicitud de Cotizacin
Tipo de Precio Aplicado (Solo Para Partes de
Inventario)
Partes Suministrados por el Seguro o el Cliente
Pestaa Externos
Pestaa Aparte
Usar los costos de las partes como insumo
Pestaa Fotografas
CAPITULO 16
Facturas de Reparacin
Botn Seleccionar el Cliente y Vehculo
Botn Agregar un paquete, servicio o reparacin
Impresin de Facturas
Pago de Facturas
Notas importantes cuando se factura partes de
inventario

96
96
96
97
97
98
98
98
99
99
99
101
103
104
104
105
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112
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114
115
119
120
120
122
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124
125
129
129
130
130
131
131
132

CAPITULO 17
Presupuestos de Partes
Pestaa principal
Pestaa Detalles
Pestaa de partes

137
137
137
138
139

CAPITULO 18
Facturas de Partes
Pago de Facturas

140
140
140

CAPITULO 19
Cuentas por Cobrar
Pestaa Facturas de reparaciones
Pestaa "Facturas de partes"

142
142
144
144

CAPITULO 20
Reporte de Ganancias
Reporte de ganancias por grupo de facturas limitadas
por fecha
Reporte de ganancias por un presupuesto o factura
especfica
Reporte de Ganancias (DETALLES)

145
145
146

CAPITULO 21
Calendarios de Citas
Creacin de un calendario
Creacin de una cita

150
150
150
151

CAPITULO 22
Ordenes de Trabajo/Ingreso de Vehculo
Asignar Trabajos de Mano de Obra
Orden de Trabajo

155
155
156
159

CAPITULO 23
Status/Egreso de Vehculos

162
162

CAPITULO 24
Ordenes de Compra (Introduccin)
Orden de Compra (No Inventario)
Creacin de una Orden de Compra (No Inventario)
Orden de Compra (Inventario)
Creacin de una Orden de Compra (Inventario)
Recepcin de Ordenes de Compra (Inventario)

165
165
166
166
167
167
169

146
147

Recepcin de Facturas
Devoluciones de Compras
Control de Pagos
Historial de Pagos
Cheques
CAPITULO 25
Reportes
Funciones de Vista Preliminar
Envo de Reportes por Correo Electrnico
Exportacin a Archivos en Diferentes Formatos
Men Reportes
Reporte de Prximos servicios y/o Revisiones
Reporte de Prximos servicios y/o Revisiones
Resumen de Presupuestos de Partes
Resumen de Facturas de Reparacin
Resumen de Facturas de Partes
Presupuestos Pendientes
Vehculos Perdida Total
Vehculos Factura por Productor
Cuentas por Cobrar
Facturas de Reparaciones con Partes
Pendientes
Listado de Inventario
Kardex
Editor de Formatos de Impresin
Otros Reportes
Imprimir Cuentas por Pagar
Listado de Ordenes Pendientes
Pagos y/o Crditos Efectuados
Pagos Efectuados
Anexo A. Instrucciones Para una Configuracin de Red
Asignacin de la Unidad de Red (Estaciones Clientes)
Anexo B. Mas Configuraciones de Registros
Claves Compartidas (Seguridad)
Registro de Eventos
Grupos
Privilegios
Usuario
Claves Locales: Preferencias del Programa
Salto de Campo Automtico
Confirmar Borrado
Confirmar Guardar al Salir

170
171
172
174
175
176
176
176
176
177
178
178
181
181
181
181
181
181
181
181
182
182
182
182
185
185
185
185
185
186
190
194
194
195
195
195
195
195
196
196
196

Confirmar Guardar al Navegar

Siglo Actual
Formato de Nmero Telefnico
Preferencias en Facturas
Preferencias en Presupuestos
Reiniciar Ao
Textos de Ayuda en campos
Anexo C. Otras Opciones de Fichas
Licencia Para el Usuario Final

197
197
197
197
198
198
198
199
200

INTRODUCCION

Introduccin

utoSoft Taller naci en Diciembre del 2001. Al trascurrir del tiempo

este pequeo programa se ha convertido en el programa ms usado
en talleres de mecnica, chapa y pintura y agencias automotrices en
al menos 16 pases.
Entendemos cmo trabaja su negocio y hemos creado una herramienta que
har que su trabajo sea ms fcil y productivo, ponemos en sus manos un
programa que le cambiara su vida, aprender a sacarle el mayor provecho a su
sistema de computacin y lograr administrar de la manera eficiente su
negocio, hacindolo ms rentable, manteniendo el orden, control y disciplina
y haciendo que sus clientes estn satisfechos y sus empleados aprecien an
ms su trabajo.
Nuestros productos estn orientados a cubrir las necesidades del mercado de
pequeas y medianas empresas, con programas de altsima calidad y
excelente servicio a precios razonables. Nosotros no creamos el programa
AutoSoft Taller de manera improvisada o para resolver un problema
coyuntural, lo creamos consientes de la inexistencia de un programa de su
tipo en el mercado. Para esto reunimos toda la informacin disponible
recolectada en aos de experiencia de campo que nos mostrara todos los
problemas y necesidades de nuestros potenciales usuarios y despus
desarrollamos un programa con las herramientas tecnolgicas ms avanzadas
con el claro objetivo de dar soluciones a este sector desasistido. La instalacin
de muchos sistemas en varios pases y el feed back recibido de nuestros
clientes, nos han proporcionado informacin valiosa que constantemente
utilizamos en mejorar el programa, esto nos ha convertido en especialistas en
el rea.
Este programa se adapta a casi cualquier tipo de negocio de reparacin,
servicio y mantenimiento de vehculos de cualquier tipo, maquinaria pesada,
autos o motocicletas, incluso botes, hemos diseado esta herramienta de la
manera ms flexible posible, de modo que usted pueda usarlo en su pequeo
taller donde atiende a una clientela reducida o bien usarlo en su gran taller
con varias lneas de reparacion y servicio, en una plataforma cliente servidor
con una red local de varios computadores y siendo usada por varios usuarios
al mismo tiempo, su negocio crece y AutoSoft Taller de adapta a el.

10

INTRODUCCION

Estamos seguros que la implementacin de este programa en su negocio,

marcar un antes y un despus, donde el despus ser claro, dinmico y
atractivo, con esta nueva herramienta, o mejor dicho con la herramienta ms
poderosa de su taller.
Ing. Firmo Lopez
CEO Santa Rita Investments Inc.

11

PREGUNTAS

MAS

FRECUENTES

CAPITULO

Preguntas Ms Frecuentes
Cmo adapto la aplicacin a mi pas?

Abra el men Archivo y pulse Modificar Registro para que se abra el

Editor de Registro de la Aplicacin, pulse el signo + al lado de Claves
Locales, el signo + al lado de Mensaje y el signo + al lado de Titulo,
ahora tendr visible entre otros, los registros para: Identificacin, Impuesto
y Nmero Tributario, pulse sobre cada uno de ellos y despus sobre el
botn Editar Valor e ingrese el titulo que corresponde a su pas, pulse OK
despus de cada nuevo ingreso, tenga mucha precaucin si cambia algo mas,
cierre el Editor de Registro de la Aplicacin al terminar, los cambios slo
tendrn efecto en la computadora donde se realicen.
Cmo cambio a la moneda de mi pas?

Abra el men Maestros y pulse Datos del Taller, en la ventana de Datos

del Taller y Configuracin General, pulse en el botn Propiedades del
Lenguaje, ingrese el smbolo de moneda deseado en el campo Smbolo y
el nombre en el campo Nombre, pulse OK, cierre la ventana de
Propiedades del Lenguaje al terminar, estos cambio slo tendr efecto en
la computadora donde se realizo.
Cmo desactivo el navegador para que no se abra al
iniciarse la aplicacin?

Abra el men Archivo y pulse Modificar Registro para que se abra el

Editor de Registro de la Aplicacin, pulse el signo + al lado de Claves
Locales y despus en el signo + al lado de Navegador, pulse sobre Al
iniciar la aplicacin y asigne No abrir navegador en el campo Valor del
lado derecho, cierre el Editor de Registro de la Aplicacin, el cambio slo
tendr efecto en la computadora donde se realizo.
Cmo crear un registro nuevo?

Seleccione primero el proceso que se desea realizar (Clientes, Presupuestos,

Vehculos, etc.), despus pulse sobre el icono Nuevo
Herramientas.

12

de la Barra de

PREGUNTAS

MAS

FRECUENTES

Cmo se guardan los datos?

Pulsando sobre el icono Guardar

de la Barra de Herramientas. Este
icono slo estar encendido cuando algunas de las ventanas de procesos
(Presupuestos, Clientes, Vehculos, Facturas, etc.) estn activadas y el
registro haya sido modificado.
Cmo imprimir la Orden de Trabajo?

Usted tiene dos formas de crear sus Ordenes de trabajos, la primera es desde
el mismo Presupuesto, en la pestaa Detalles busque y presione el botn
Orden de Trabajo
que se encuentra al final de la ventana.
La otra forma es dando ingreso al Vehculo, pulsando sobre el icono Orden
de Trabajo Ingreso del Vehculo

. Una vez all, pulse sobre Nuevo

, Coloque el nmero de la matrcula, guarde los datos y pulse sobre el

botn Imprimir Orden de Trabajo. La diferencia de este segundo proceso
con el primero es que AutoSoft Taller automticamente mezcla todos los
presupuestos pendientes para el vehculo ingresado. Para efectos de la
aplicacin, los presupuestos pendientes son todos aquellos presupuestos de un
vehculo que no hayan sido Anulados o Facturados, de esta forma se genera
una sola Orden de Trabajo an si el vehculo posee varios Presupuestos.
Cmo cambiar el propietario a un vehculo?

Debe pulsar sobre el icono de Vehculos de la pestaa Fichas y en el

rea donde aparecen los datos del cliente, se debe pulsar sobre el icono
Cambiar
. Al activarse los campos de datos, basta con colocar el ID del
Cliente o el nombre. (El usuario debe poseer el privilegio Cambiar Dueo
de un Vehculo).
Puedo Eliminar Presupuestos o Facturas?

No. Solamente pueden ser Anulada.

Por qu a veces no puedo modificar un Presupuesto?

Cuando un Presupuesto es facturado, AutoSoft Taller lo bloquea para que no

pueda ser modificado. Es un mecanismo de seguridad que garantiza que los
datos no van a ser cambiados, despus que fue creada la Factura a partir de
esos datos.
Si una Factura es anulada, que ocurre con el Presupuesto?

Cuando se anulan facturas, AutoSoft Taller habilita nuevamente el

Presupuesto que dio origen a dicha Factura (si ese es el caso), para que dicho
Presupuesto pueda ser facturado nuevamente.

13

PREGUNTAS

MAS

FRECUENTES

Por qu a veces no puedo reimprimir una Factura?

Como medida de seguridad, para evitar reimpresiones, AutoSoft Taller

bloquea una Factura cuando es impresa correctamente.

Si se contesta afirmativamente por error, o se desea reimprimir una Factura,

el usuario debe tener asignado el privilegio de Administrador. (Ver Captulo
Antes de Comenzar).
Es estrictamente necesario utilizar el Control de Status
hacer Egreso a cada vehculo?

Es recomendable, ya que muchos reportes de la aplicacin dependen de esta

informacin: reportes como Presupuestos Pendientes, dependen
exclusivamente de esta informacin.
Puedo modificar
Presupuesto?

la fecha

hora de

creacin

de un

Si. Solamente es necesario poseer el privilegio Modificar Campos

Especiales.
Puedo eliminar Clientes o Vehculos?

S, pero solamente de aquellos vehculos a los cuales NO se les haya creado

ningn Presupuesto o Factura. Una vez que se ha incluido al menos un
Presupuesto o Factura para un cliente, con su respectivo vehculo, dicho
Presupuesto y/o Factura, cliente y vehculo no podrn ser eliminados.
Para que sirven las pestaas de Trabajos Externos de la
ventana de Presupuestos?

Los Trabajos Externos, como su nombre lo indica, son aquellos trabajos

y/o servicios que son realizados fuera de su taller por otras empresas y que
deben ser Facturas de igual manera como un servicio realizado. Algunos
ejemplos pueden ser las rectificaciones de transmisiones, de frenos, carga de
gas, niquelados y muchos otros segn cada caso particular de cada taller.
Aqu tambin se incluyen los cargos que regularmente algunos talleres deben
cobrar por eliminacin de desperdicios, como aceites, bateras y cauchos.

14

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

CAPITULO

Instalacin de la Aplicacin

a instalacin de la aplicacin es sumamente sencilla, algunos cambios

especficos dependern de si se trata de una instalacin para Servidor
o para estacin Cliente.

Instalacin
El CD de instalacin se auto ejecuta al introducirlo en la unidad de CD-ROM,
sin embargo, si esto no sucede puede ejecutar el programa instalar.exe que se
encuentra en la raz del disco de instalacin. Si descarg el programa de
Internet, usted deber tener un archivo denominado AutoSoft30.exe
que se debe encontrar en la carpeta donde realiz la descarga.
Si est haciendo una instalacin en Windows Vista o Windows 7, puede
que el sistema operativo requiera que autorice el programa para hacer
cambios en su equipo, debe contestar S.

15

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

Una vez ejecutado el instalador, aparecer una ventana similar a la siguiente:

El instalador lo guiar paso a paso por el proceso de instalacin.

En primer lugar, debe leer cuidadosamente el contrato de licencia, si est de
acuerdo haga click en Acepto los trminos del contrato de licencia. Si no est
de acuerdo con el contrato, por favor, no contine con la instalacin.

Luego debe completar los datos del usuario, por lo general esta informacin
es extrada de su sistema operativo, de no ser as o si desea cambiarla, edite
los campos. Luego especifique si desea instalar la aplicacin para que sea
compartida por todos los usuarios del computador donde se est haciendo la
instalacin, o slo para la configuracin del usuario actual. La ventana debe
lucir como sigue:

16

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

Posteriormente le pedir que proporcione la carpeta donde se va a instalar la

aplicacin, la cual predeterminadamente es C:\AutoSoft Taller Estndar
4.00. Puede cambiarla pulsando en Cambiar, sin embargo es
recomendable mantener la carpeta predeterminada, no instale el programa en
la carpeta Archivos de programa.

Si pulsa en Cambiar y ubica el Disco (C:), se mostrar la siguiente

ventana:

17

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

Escriba el nombre de
la carpeta o eljala de
la lista que se
muestra.
NOTA:
Nunca
seleccione la carpeta
Archivos
de
programa, esto puede
traer problemas con el
acceso a los archivos
de base de datos.

Una vez seleccionada la carpeta de instalacin, debe elegir el tipo de

instalacin que desea mediante la siguiente ventana:

Debe
haber
una
instalacin tipo servidor
instalada en la red, para
que puedan ejecutarse
las
estaciones
tipo
cliente.

Existen dos tipos de instalacin:

Monousuario o Servidor Local: Seleccione instalar AutoSoft Taller tipo
Monousuario o Servidor Local en un slo computador para ser usado en una
sola computadora, si este computador est conectado a una red, puede
compartir el disco duro, o la carpeta donde est instalado el programa, y de
esa forma dar acceso a los datos compartidos a otra computadora tipo cliente
que est conectada a la red. El resto de las computadoras pertenecientes a la
red debern instalarse tipo Cliente.
Estacin Cliente: Esta es la opcin que usted debe escoger cuando AutoSoft
Taller se va a utilizar en una estacin Cliente que est conectada a una red y
exista previamente una instalacin tipo Servidor.

18

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

En este sentido, la primera instalacin a realizarse en caso de querer utilizar

AutoSoft Taller en una red, debe ser la instalacin tipo Servidor, la cual debe
realizarse en el computador principal.
Antes de comenzar la copia de los archivos, se le presenta un resumen de la
instalacin, revsela con cuidado y de estar correcta, contine con la
instalacin, la ventana luce como la siguiente:

Al pulsar sobre Instalar, comenzar el proceso de copiado de archivos. Este

proceso es sumamente rpido y solamente durar unos pocos minutos.
Durante la copia de los archivos, se podr apreciar una ventana similar a la
siguiente.

Para terminar la instalacin se le presentar la siguiente ventana:

19

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

Haga click en Finalizar para terminar.

Instalacin en Red
Refirase a la ayuda de
su sistema operativo
para los detalles de
cmo crear una red
local (LAN) o contrate
los servicios de un
tcnico.

Si va a instalar AutoSoft Taller en dos o ms computadores, recuerde que

debe realizar primero la instalacin en la estacin Servidor y posteriormente
en cada una de las estaciones Clientes.
Para instalar AutoSoft Taller en las estaciones clientes, debe ejecutar el
programa de instalacin en cada una de ellas y seleccionar Estacin
Cliente en la ventana Tipo de Instalacin. Deber tener compartido el
disco duro del servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicacin, para
poder tener acceso a los datos desde cada una de las estaciones.
Para cualquier duda acerca de cmo compartir discos duros y conceptos de
red, consulte la documentacin de su sistema operativo o a un especialista en
materia de redes. En la seccin Anexos 1 de este manual tambin podr
encontrar ayuda.

Ejecucin por primera vez

Puede ejecutar AutoSoft Taller pulsando sobre el icono creado en el escritorio
de su computador. Dicho icono debe lucir similar al siguiente:

Tambin puede ejecutar la aplicacin haciendo click en Inicio Todos los

programas Santa Rita Investments Inc AutoSoft Taller 4.00. En
esta misma carpeta se encuentran otras dos opciones Reiniciar AutoSoft
Taller 4.00 y Desinstalar AutoSoft Taller 4.00 la primera sirve para
reiniciar todas las entradas de registro del programa y ejecutar de nuevo la

20

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

Configuracin de inicio que veremos mas adelante, la segunda es para

desinstalar el programa.
Al ejecutar la aplicacin por primera vez, dependiendo del sistema operativo
que est usando, puede que una caja de dialogo para confirmar si desea que el
programa realice cambios en su equipo se despliegue, conteste S. Usted
puede configurar su sistema operativo para evitar que esta caja de dialogo se
siga desplegando, consulte la ayuda de su sistema operativo.

Instalacin tipo Servidor

La primera instalacin
que usted debe realizar
de ser tipo servidor en
la
computadora
destinada para tal fin.
La activacin de su
aplicacin
depender
del tipo de instalacin
que usted hizo.

Si usted realiz una instalacin de tipo servidor, cuando ejecute el programa

la primera vez, se abrir una ventana de Configuracin de inicio, en esta
ventana usted puede cambiar las rutas de las carpetas donde estn contenidos
los datos locales y los datos compartidos, los campos que contienen esta
informacin son completados automticamente por el programa y no deben
ser cambiados a menos que usted tenga bastante experiencia en este sentido.
Presione el botn Finalizar.

El programa mostrara la ventana de acceso, por lo general el campo de

Nombre del Usuario se autocompleta con el nombre del usuario que se us
la ultima vez o con Administrador que es el nombre de usuario
predeterminado. El usuario Administrador de forma predeterminada, no tiene
ninguna contrasea, debe dejar el campo de contrasea vacio.

21

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

Usted puede asignar una contrasea al usuario administrador, mas adelante le

indicaremos como hacerlo.
Observara que en la parte superior se le indica un contador del tiempo que
resta para el uso del programa antes de que requiera activarlo, este contador
junto al botn de COMPRAR que esta en la parte inferior, desaparecern
despus de activar su programa.

Instalacin tipo Cliente

Existen varias condiciones que deben cumplirse para que una instalacin de
tipo cliente funcione correctamente.
1. Obviamente debe estar en la misma red local que el equipo que
actuar como servidor.
2. El programa debe estar instalado previamente en el equipo servidor.
3. El programa en el servidor debe estar activado.
4. El programa en el servidor debe tener licencias adicionales para tantas
estaciones clientes como requiera, (la llave de activacin del servidor
contiene esta informacin).
5. Debe compartir la carpeta donde se instal el programa en el servidor
y debe tener permiso de escritura.
6. Los equipos que servirn como estaciones clientes deben tener creada
una unidad de red (una letra) que direccione la carpeta compartida del
programa en el servidor. El programa cliente no admite rutas de red
que no tengan una unidad (letra) asignada como por ejemplo
\\servidor\AutoSoft, o carpetas de datos compartidos que estn
alojadas en algn disco local del equipo cliente.
Las instalaciones tipo Cliente no requieren activacin, pero si usted ha
instalado previamente el programa en modo Monousuario o Servidor
Local en el mismo equipo, es muy probable que el programa al ejecutarse la
primera vez, requiera que sea activado. En este caso, use la siguiente
informacin para activar la estacin cliente:
Nombre: Estacin Cliente
Llave de activacin: 0H37NQ-BZT1B7-QGPM92-D25V8Y
El lmite de estaciones Cliente en una red, es determinado por el servidor y
est relacionado a cuantas licencias clientes usted adquiera.
Antes de ejecutar la aplicacin desde cualquiera de las estaciones tipo
Cliente, es imprescindible haber realizado primero la instalacin tipo
Servidor y sta debe encontrarse en ejecucin cada vez que se desee utilizar
la aplicacin desde cualquiera de las estaciones tipo Cliente.

22

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

Definicin de las carpetas de Datos

Una vez que el disco duro del servidor se ha compartido y el funcionamiento
de la red es el adecuado, deber indicarle a la aplicacin las rutas donde estn
ubicadas las bases de datos. Existen dos rutas. Estas son las siguientes:
Recuerde que si est
trabajando en red, la
carpeta DATA indicado
en la instalacin tipo
cliente, debe ser el del
Servidor. Si cada una de
las
computadoras
Clientes no apuntan sus
datos
compartidos
(DATA)
hacia
el
Servidor,
estas
instalaciones no se
ejecutaran.

-Datos Locales: Se encuentran los datos locales propios de la aplicacin que

residen en cada computadora (en caso de una red, son los datos de cada
estacin).
-Datos Compartidos: Se encuentran los datos que son comunes para todos
los usuarios o datos que se comparten en la red. Aqu estn almacenados los
datos de clientes, facturas, presupuestos y todo el conjunto de informacin
que se va creando durante el uso de la aplicacin. Esta ruta direcciona a una
carpeta que se crea automticamente en el disco duro del Servidor.
Localizacin de los datos compartidos

En las instalaciones tipo Cliente, se debe ingresar la ruta del disco y la carpeta
donde estn los datos del Servidor, en el campo Datos Compartidos. Por
ejemplo: z:\data\, donde z es la unidad donde se instalo la aplicacin en
el servidor, que esta asignada a una unidad de red para esta estacin, tambin
puede pulsar para elegir el carpeta de la lista tipo rbol, all seleccionar
el Carpeta Data de la unidad de red como destino de archivos compartidos,
en la siguiente grfica se muestra un ejemplo de la definicin de las rutas de
bases de datos en una instalacin tipo Cliente.

Es imprescindible que la unidad de disco duro donde fue instalado AutoSoft

Taller como Servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicacin donde se
encuentra la carpeta Data este compartida, para poder tener acceso desde
las estaciones Clientes a la ubicacin de instalacin de AutoSoft Taller en el
Servidor. Si tiene cualquier duda, puede comunicarse con AutoSoft Taller
Servicio al cliente (servicioalcliente@autosofttaller.com), solicitar asistencia
a personal con conocimientos en el rea o consultar la ayuda de Microsoft

23

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

Networks. En el Anexo 1 de este manual, se presenta una explicacin

detallada de cmo compartir unidades en la red y como definir o ubicar la
carpeta compartida del servidor.
Arranque despus de la Configuracin de Inicio

Una vez que estos pasos han sido cumplidos, la aplicacin se ejecuta y
muestra la pantalla de solicitud de clave de usuario, la cual
predeterminadamente es Administrador, este nombre de usuario esta preestablecido en el servidor.

Proceso de Activacin
Para activar su programa usted debe tener primero un nmero de serie que le
es entregado cuando compra el programa.
Numero de serie: Podr encontrar su nmero de serie en el email de
confirmacin de compra del programa, en el reverso del disco de instalacin o
le ser entregado por un distribuidor autorizado. El nmero de serie es nico
no existen dos licencias con el mismo nmero de serie, y este estar
relacionado con el usuario que adquiri la licencia, el nmero de serie puede
cambiar si compra una actualizacin del programa, automticamente el
nmero de serie del programa anterior dejar de ser valido despus de
comprar una actualizacin.
Usted puede activar su programa durante el periodo de uso gratis o finalizado
el mismo.
Para activar el programa antes de terminar el tiempo de uso gratis de 30 das,
solo debe ir al men Ayuda y seleccionar Activacin...

En la ventana de activacin encontrara su Cdigo de Instalacin.

Cdigo de instalacin: Este cdigo es generado por la computadora donde
esta instalado el programa y es usado, junto con su nombre, para generar la
llave de activacin, lo cual hace que la llave funcione solo en la compuradora
que va a ser activada.
Si usted tiene su numero de serie, entonces complete los campo de Nombre
y Numero de serie de la centana de activacin y presione el boton de
Solicitar Activacin
24

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

Si su computador est conectado a internet, se cargar su navegador de

internet en la pgina de inicio de sesin. Si usted adquiri el programa
comprando directamente en nuestra tienda online www.AutoSoftShoop.com,
entonces usted debe tener una cuenta de cliente creada, use esta misma cuenta
para iniciar la sesin, no use o cree otra cuenta distinta, el nmero de serie
est relacionado a la cuenta de cliente si usa una cuenta distinta no podr
obtener su llave de activacin.

IMPORTANTE
La garanta del
programa son los 30
das de uso para
pruebas.

La nica forma de activar la aplicacin es por Internet, sin embargo si usted

no tiene Internet en el computador donde est instalado el programa, usted
puede tomar nota del Cdigo de Instalacin y el Nmero de Serie,
consiga un computador conectado a Internet e ingrese a la siguiente pagina
Web: https://www.autosoftshop.com/Activation.aspx y siga las instrucciones.
Si usted compro el programa a uno de nuestros distribuidores o en una tienda
diferente, entonces cree una cuenta para clientes nuevos.

Si usted compra el
programa, usted puede
usarlo durante 30 das
antes de requerir que
sea activado, si usted no
est satisfecho con el
programa antes de
activarlo, usted puede
pedir una devolucin de
su pago.
No ser considerada
ningn tipo de
devolucin o reembolso
despus que el
programa es activado.

25

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

Despus de iniciar la sesin, ingresar a la Forma de Solicitud de

Activacin, complete los campos, marque la casilla de aceptacin de
trminos y haga Click en el botn Enviar.
Se le mostrar una pgina como esta:

Aqu encontrar su Llave de Activacin e informacin referente a su

licencia, como por ejemplo para cuantas licencias para estaciones clientes est
autorizada esta llave.
Copie la llave a la casilla de Llave de Activacin de su programa, as como
el nombre y el nmero de serie deben ser idnticos a los que aparecen en la
pgina web, de lo contrario el programa no podr activarse. Luego haga Click
en Activar.

El programa ya quedar activado despus de esto.

26

INSTALACION

DE

LA

APLICACIN

Usted tambin recibir un correo electrnico conteniendo su activacin.

En La licencia de usuario final, establece que slo puede estar activada
una instalacin tipo servidor por cada licencia, se ha establecido este sistema
de activacin, para controlar que se cumpla esta parte del contrato, a menos
que su licencia de usuario final establezca lo contrario, usted como
propietario de una licencia de AutoSoft Taller, est comprometido a cumplir
con esta restriccin.
Se admiten como normales hasta un mximo de 3 activaciones anuales. De
superarse esta cantidad, como poltica de seguridad el usuario deber
demostrar las razones para activar una cuarta vez o adquirir una nueva
licencia.

Activar Despus del Perodo de Prueba

Usted goza de 30 das de uso gratis de AutoSoft Taller, contados a partir de la
fecha de instalacin, transcurrido este tiempo no ser posible el acceso a la
aplicacin. Usted puede realizar su compra y activar su licencia durante o
despus de finalizado el periodo de prueba.
Cuando el periodo de prueba ha concluido, se le mostrar la siguiente pantalla
al iniciar su programa.

Haga click en el botn Activar, en la ventana de activacin encontrar su

Cdigo de Instalacin y las casillas para colocar su nombre y la llave de
activacin.
Si no posee de una llave de activacin, use el botn Solicitar Activacin
para ir a la pgina web y llenar su solicitud de activacin como se explic en
la seccin anterior.

27

MAESTROS

CAPITULO

Antes de Comenzar

utoSoft Taller originalmente trae pre-cargados algunos datos como

los modelos y marcas de vehculos, trabajos de mano de obras,
partes de no inventario y otros, todos estos datos son editables por
parte del usuario.

Respaldos y Recuperacin de Datos

El respaldo de datos puede realizarse desde cualquier computadora de la red y
no es necesario que se cierre la aplicacin en las estaciones Clientes. Los
datos a los cuales se les har respaldo, son los datos Guardados, es decir, los
datos que estn siendo ingresados y que an no se hayan guardado para el
momento en que se realice el respaldo de los datos, no sern incluidos, por lo
tanto aunque el proceso no exige que las estaciones clientes estn cerradas, se
recomienda que por lo menos primero se termine el ingreso de datos en todas
las estaciones y despus se realice el respaldo.
Se sugiere realizar respaldos peridicos, el primero lo puede hacer justo
despus de ejecutar el programa la primera vez, de modo que posea respaldo
de los datos en blanco, sobre todo si no se tiene instalado un sistema de
batera para proteger las computadoras en caso de una interrupcin elctrica o
si sus computadoras no estn protegidas con programas anti-virus o
simplemente por precaucin en caso de que suceda un problema inesperado.
Cada vez que se cierra el programa, este le recordar que debe hacer un
respaldo, usted puede elegir hacerlo en ese mismo instante o posteriormente.
El respaldo de datos se graba en el disco duro del computador, en una carpeta
que usted destine para este fin, sin embargo le sugerimos que despus grabe
estos respaldos en CDs, o cualquier otra unidad de almacenamiento externa,
ya que si deja los respaldos en el disco duro del computador y este se daa, de
todas formas perder todas la informacin.

Respaldo de Datos
Para realizar un respaldo de los datos existentes en el programa, dirjase al
men Archivos y seleccione Respaldo y Recuperacin de Datos, llegar al
Asistente de respaldos de datos.

29

MAESTROS

Seleccione la opcin Realizar un respaldo de los datos actuales y atienda las

instrucciones, pulse el botn Siguiente hasta llegar a la prxima ventana.

Usted puede elegir si desea respaldar los formatos de reportes y los archivos
de imgenes.
Dado que el usuario puede modificar los formatos de los reportes impresos a
su criterio y adems puede insertar imgenes en presupuestos, facturas y en el
inventario de partes, entonces, el programa le da la opcin de respaldar los
formatos de reportes y las imgenes en archivos separados para que en caso
que sea necesario pueda recuperarlos.
Siga los pasos hasta llegar al final donde se le pedir la ubicacin y el nombre
del archivo de respaldo que se va a crear. El programa predeterminadamente
lo ubica en la carpeta de documentos de su computador y coloca un nombre
de archivo que crea automticamente usando la fecha y la hora actual
ejemplo: Respaldo_30-01-2010_03.14.41_AM. Usted puede elegir cambial
este nombre.

30

MAESTROS

AutoSoft Taller realizara el respaldo de los datos en segundos, agrupando

todos los datos en una solo archivo con extensin .SRI, ver un mensaje
indicndole que el respaldo de datos se ha realizado de manera exitosa.

Recuperacin de Datos
La recuperacin de datos debe realizarse solo desde el Servidor y la
aplicacin debe estar cerrada en todas las estaciones Clientes, un mensaje
ser desplegado por la aplicacin advirtiendo si hay alguna estacin cliente
conectada y la recuperacin de datos no ser posible.
Para recuperar datos de un respaldo previo, seleccione la opcin Recuperar
los datos de un respaldo previo y pulse el botn Siguiente, lea y cumpla con
las instrucciones necesarias para efectuar la recuperacin de los datos y pulse
el botn Siguiente hasta llegar a la ventana de seleccin del archivo de
respaldo.

31

MAESTROS

Localice y seleccione el archivo de respaldo que se desea recuperar. Los

archivos de de respaldo tienen la extensin .SRI y el programa al momento de
crear el archivo de respaldo le agrega al final la palabra DATOS,
IMGENES o REPORTES segn si el archivo de respaldo contiene
solo datos, solo imgenes o solo archivos de formatos de reportes
respectivamente.

Reindexar y Reparacin de Datos

La funcin Reindexar y Reparar Datos es un proceso que permite crear
nuevamente los ndices de las bases de datos, revisar y reparar problemas en
los archivos de datos de la aplicacin.
Este proceso puede usarse en caso que por fallas en la red, cortes inesperados
de electricidad o apagada incorrecta del equipo, el ndice o los archivos de
bases de datos se daen. Usted sabr si requiere reindexar o reparar los datos
cuando aparezca un mensaje de error indicando que se ha perdido un ndice,
que hay una tabla daada o se realice una bsqueda y el resultado encontrado
no coincida con la bsqueda efectuada.
La realizacin innecesaria de reindexacin y reparacin de datos, no daa o
afecta los datos ni el desempeo de la aplicacin.

Editor de Registro de Aplicacin

AutoSoft Taller, posee un editor de registros del programa mediante el cual
usted puede adaptar el programa a sus preferencias, usted puede cambiar los
ttulos de algunos campos adaptndolos a la forma como usted quiere que
estos aparezcan en pantalla y en los reportes.
Existen dos tipos de registros o claves, Claves compartidas que afectan a
todos los equipos de la red y Claves locales que solo afectan al equipo
donde se est haciendo el cambio.
En esta seccin solo explicaremos el procedimiento para cambial algunos
ttulos del programa el cual es el mismo para cada ttulo a modificar, slo
vara al momento de seleccionarse el campo objeto de nuestro ajuste. Para
realizar el ajuste, abra el men Archivo, seleccione Modificar Registro, en
la ventana pulse sobre el signo positivo ubicado al lado de Claves locales,
luego sobre el signo positivo al lado de Mensajes y por ltimo en el signo
positivo al lado de Ttulo.

32

MAESTROS

Vare el tamao de la ventana y navegue entre los registros para localizar el

registro deseado.

Navegadores
AutoSoft Taller posee dos Navegadores, los cuales son una herramienta muy
til no solo para el rpido acceso a determinadas funciones y fases del
proceso, tambin le ayudara a mantener un orden lgico en el proceso de
reparacin, servicio de un vehculo o ventas de partes.

Navegador Para Reparaciones

33

MAESTROS

Navegador Para Ventas de Partes

Usted puede adaptar su aplicacin para que el navegador se abra

automticamente al inicio.
Para realizar esto dirjase al Registro de la Aplicacin y haga el mismo
procedimiento para cambiar un ttulo pero con la diferencia que esta vez en
vez de abrir Mensajes abra Navegador y pulse sobre Al iniciar la
aplicacin o sobre Tipo de navegador y seleccione la opcin de su
preferencia.

El tipo del Navegador tambin pude ser ajustado marcando o des-marcando la

caja que est en la parte superior derecha del navegador.
Los registros de Mensajes, Ttulos y Navegador son principalmente los
registros que suelen ser modificados cuando se comienza a dar uso a la
aplicacin es por ello que lo hemos nombrado en este captulo, el resto de los
registros del programa sern revisados posteriormente.
34

MAESTROS

Usuarios y Privilegios
AutoSoft Taller le permite incluir usuarios, crear grupos de usuarios y asignar
privilegios. Privilegios que le permitirn o no a los usuarios realizar algunas
operaciones, tales como modificar, eliminar, cancelar y otros. Para acceder
las opciones de usuarios, puede seleccionar la opcin Modificar Cuentas de
Usuario desde el Men Archivo.
Recuerde que el usuario predeterminado es Administrador y no requiere
contrasea.
Una vez abierta la ventana Editor de Cuentas de Usuario, usted podr
ingresar y actualizar todos los Usuarios, crear Grupos de Usuarios y asignar
los respectivos privilegios.
A continuacin se muestra el aspecto de la ventana:

Creacin de usuarios
Es recomendable (pero no indispensable) incluir a cada uno de los usuarios de
la aplicacin. Para ello, pulse sobre el botn Agregar para que aparezca la
siguiente ventana.

Coloque el Nombre del Usuario, (el cual deber ingresar en la aplicacin al

iniciarse), luego introduzca el Nombre Completo y si lo desea, una breve
descripcin de la funcin y/o posicin del Usuario en la empresa o el objetivo
para el que fue creado el usuario. En estos momentos, si pulsa OK el usuario
ser creado, pero es recomendable que antes asigne una contrasea y los

35

MAESTROS

privilegios respectivos. Para esto pulse sobre la pestaa Contrasea y

proceda a la asignacin de la contrasea de acceso.
En la siguiente pgina podr ver la ventana Informacin del Usuario donde
podr crear la contrasea y establecer otras opciones.

Si pulsa sobre la casilla Definir Contrasea, la aplicacin le solicitar (con

reconfirmacin) la contrasea de acceso asignada a dicho usuario, la cual le
ser solicitada al ingresar a la aplicacin.

Asignacin de Privilegios a Usuarios

Para asignar los privilegios de cada usuario debe pulsar sobre la pestaa
Privilegios, de esta manera ver la siguiente ventana:

36

MAESTROS

Resalte el privilegio que desea otorgar y presione Reconocer, para quitar

privilegios realice la misma operacin en sentido contrario y presionando
sobre Quitar.
Asignacin de un Usuario como Miembro de un Grupo

Al crear un usuario nuevo, automticamente este ser asignado al grupo de

Administrador el cual tiene todos los privilegios asignados, eventualmente
usted puede cambiarlo de grupo o sencillamente no asignarlo a ningn grupo
especifico, y solo asignarle los privilegios, como se explico anteriormente.

Creacin de Grupos de Usuarios

Como medida de
seguridad, la aplicacin
incluye a cada nuevo
usuario dentro del grupo
Administrador, lo cual
podra otorgar al
usuario ciertos
privilegios no deseados
o inconvenientes.
Tenga la precaucin de
siempre comprobar que
cada usuario pertenezca
al grupo correcto.

Usted puede crear grupos de usuarios y otorgarles privilegios especficos, as

al crear un nuevo usuario, solo tendra que incluirlo en el grupo al que debe
pertenecer. Para esto pulse sobre la pestaa Grupos en el Editor de Cuentas
de Usuario y despus en Agregar, ingrese la informacin del grupo: nombre
(secretarias, supervisores, etc.) y descripcin. Asigne los privilegios que
tendr reconocidos dicho grupo de la misma manera que se hace para los
usuarios, despus de esto presione OK.

El grupo Administrador
otorga TOTAL libertad
de accin al usuario
dentro del sistema y por
consiguiente, solo debe
agrupar a personas con
el ms alto nivel dentro
de la organizacin y
conocimiento de la
aplicacin.

Este nuevo grupo aparecer listado en la pestaa Grupos del Editor de

Cuentas de Usuarios y podr ser seleccionado en la pestaa Miembros del
Grupo cuando tenga editada la informacin de un usuario.

Los
usuarios
que
formen parte del Grupo
Administrador, tienen la
capacidad de cambiar la
contrasea de los dems
usuarios sin necesidad
de conocerla.

37

MAESTROS

En el siguiente cuadro se muestra cada privilegio y las funciones que otorga.

PRIVILEGIO
Administrador

Ajustar Presupuestos

Aplicar Descuentos

FUNCION
Este privilegio le da derechos al usuario para modificar
los registros de la aplicacin, crear y modificar cuentas
de usuarios y ver los eventos de la aplicacin, pero no
puede eliminar, modificar y/o agregar datos ni imprimir
reportes. Este privilegio slo debe ser asignado a
personal conocedor de la aplicacin y con cierta
responsabilidad en la empresa.
Permite al Usuario ajustar los presupuestos. AutoSoft
Taller le da al usuario la facilidad de asignar precios
ajustados a partes, manos de obra o trabajos externos sin
perder los precios originales, y al final podr aplicar los
precios ajustados o regresar a los precios originales con
solo presionar un botn, este privilegio le permite al
usuario realizar esta funcin.
Permite que el usuario pueda aplicar descuentos a los
clientes.

Asignacin de
Labores y Pagos a
Mano de Obra

Permite que el usuario pueda asignar labores a los

tcnicos y realizar pagos a los mismos.

Aadir Registros
Nuevo

Permite al usuario Incluir registros en cualquier modulo

donde no se requiera de otro privilegio adicional para
incluir nuevo registros, por ejemplo puede crear nuevos
Presupuestos, Facturas, modelos etc.
Para agilizar la trascripcin y elaboracin de
Presupuestos, facturas o paquetes, AutoSoft Taller
provee la facilidad de incluir sobre la marcha, nuevas
partes al inventario o a no-inventario, as como nuevos
trabajos de mano de obra si estos no han sido creados
previamente. Si este privilegio es asignado al usuario,
cada vez que se incluya una parte o un trabajo mano de
obra nueva dentro de un presupuesto, factura o paquete
y este no es encontrado por el programa en su base de
datos, la aplicacin preguntar si desea incluirse en la
tabla correspondiente. Esto es especialmente til, ya que
de esta manera, a medida que la aplicacin va creciendo,
no ser necesario introducir cada uno de las partes y
manos de obras, ya que podrn seleccionarse de una
lista, o sencillamente la aplicacin auto completar la
descripcin o cdigo del mismo. Posteriormente se
explicar con detalle esta funcin.
Permite que el usuario pueda aadir nuevas partes a la
tabla de partes de No-Inventario.

Aadir Nuevos
Trabajos y Partes
Externamente

Aadir y/o Modificar

tems de NOInventario
Aadir y/o Modificar
tems del Inventario

Permite que el usuario pueda aadir nuevas partes a la

tabla de partes de Inventario.

38

MAESTROS

Cambiar Dueo de un Permite al usuario cambiar el dueo de un vehculo.

Vehculo
Cambiar el Tipo de
Precio de Partes de
Inventario

Crear e Imprimir
Cheques

El usuario puede asignar hasta cuatro tipos de precios

diferentes a las partes de inventario, este privilegio le da
derecho a cambiar el tipo de precio a asignarse a las
partes de inventario dentro de un presupuesto, factura o
paquete, independientemente del tipo de precio
predeterminado inicialmente.
Da derecho al usuario a crear e imprimir cheques.

Devoluciones de
Compra

Este privilegio le permite al usuario crear devoluciones

de rdenes de compra.

Eliminar Registros

Privilegio que permite al usuario eliminar registros en

mdulo donde no necesite de otro privilegio para
hacerlo y siempre que sea posible.
Privilegio que permite al usuario imprimir reportes.

Imprimir Reportes

Modificar campos
especiales

Modificar Crdito
Existente con un
Proveedor

Modificar Registros

En la aplicacin existen campos especiales que

solamente pueden ser modificados bajo estricta
vigilancia si se posee este privilegio asignado. Entre
estos campos tenemos la fecha de creacin del
Presupuesto, la cual inicialmente es asignada
automticamente.
Permite al usuario modificar el monto total de crdito
abierto con un proveedor. Normalmente este monto se
incrementa o decremento segn si se crean devoluciones
en las rdenes de compra o se hacen pagos a facturas
usando el crdito existente, respectivamente.
Permite al usuario modificar registros que no se requiera
de otro privilegio adicional.

Pagos a Proveedores

Permite al usuario realizar pagos a proveedores.

Procesar Pagos a
Facturas de Clientes

Este privilegio que permite al usuario recibir pagos de

Facturas, incluyendo la informacin relacionada al pago
de la misma (Fecha, Nro. de Cheque y otros).
Da derecho al usuario a recibir facturas por conceptos de
rdenes de compra o cualquier otro concepto.

Recepcin de
Facturas

Revisar el Registro de
Eventos

Este es un privilegio que permite al usuario ver el

registro de eventos de la aplicacin donde se registra la
actividad que cada usuario hace dentro del programa.

39

MAESTROS

Son en total 21 privilegios diferentes con los que se pretende aumentar la

seguridad y confidencialidad del programa.
Una vez creados los usuarios y asignados los privilegios, podemos empezar a
sacarle el mximo provecho a la aplicacin, para ello veremos ahora las
barras de herramientas principales.

Barras de Herramientas
AutoSoft Taller posee dos barras de herramientas principales, de las cuales se
generan muchas de las operaciones de la aplicacin, a pesar que dichas
opciones tambin pueden ser seleccionadas a travs del men. Las barras de
herramientas y sus funciones son las siguientes.
Men Lateral de Acceso Rpido

Barra de Herramienta de Navegacin y Administracin

40

MAESTROS

Nuevo: Permite incluir nuevos registros en cada uno de los procesos

como clientes, Presupuestos, Facturas y otros.
Borrar: Mediante este botn usted puede eliminar el registro
visualizado en el proceso o ventana activa. Algunas restricciones
aplican en la eliminacin de registros en algunos mdulos.
Guardar: Permite almacenar o salvar los datos modificados en la
ventana activa.
Revertir: Permite revertir el conjunto de cambios realizados sobre los
datos de la ventana activa (a partir de la ltima vez que se guard).
Imprimir: Segn sea el caso, este icono permite imprimir
Presupuestos, reportes, Facturas y otros.
Vista Preliminar: Permite pre-visualizar la salida antes de que se
imprima.
Cortar (CTRL.- X): Elimina el contenido de la seleccin y lo copia
en una localidad de memoria para poder utilizarlo en otras reas.
Copiar (CTRL.- C): Copia en memoria el contenido de la seleccin.
Pegar ((CTRL.- V): Inserta en la ubicacin del cursor el contenido de
la seleccin copiada o cortada con los comandos anteriores.
Deshacer: Regresa al estado del ltimo cambio efectuado. A
diferencia del comando Revertir, el cual restaura los datos desde la
ltima vez que se grab, deshacer solamente realiza cambios sobre la
ltima accin.
Primero: Muestra en pantalla los datos relacionados al primer
registro almacenado.
Anterior: Permite avanzar regresivamente a travs de los diversos
registros, para ir visualizndolos uno a uno.
Siguiente: Permite avanzar progresivamente a travs de los diversos
registros, para ir visualizndolos uno a uno.
Ultimo: Muestra los datos relacionados con el ltimo registro
almacenado.

41

MAESTROS

Buscar: Como su nombre lo indica, permite acceder el generador de

bsquedas, el cual es una herramienta para localizacin de datos por
diversos campos.
Listado: Muestra por pantalla un listado general de todos los datos
almacenados en el proceso activo.
Cambio de Usuario: Activa la ventana de solicitud de clave. Como
su nombre lo indica, permite que el usuario activo abandone la sesin
para que otro ingrese con su clave.
Calculadora: Activa la calculadora.
Navegador: Activa o desactiva el navegador de procesos.
Estos iconos se activarn o desactivarn segn la habilidad de uso de cada
uno de los procesos que invocan.
Como puede apreciase claramente, la Barra de Men Lateral de Acceso
Rpido est representada por varios botones que permiten visualizar los
iconos o procesos que estn contenidos en ellos.

Campos Maestros
Los campos maestros los identificar fcilmente porque son aquellos campos
que tienen una caja con una flecha del lado derecho y se despliegan como una
lista.

La forma de usar los campos maestros es bastante simple. Estos campos

muestran una lista de opciones que usted puede elegir, pero si la opcin que
usted necesita no est en la lista, usted podr agregarla o cambiar una
existente, incluso eliminar las que ya no usa.
Para ver las opciones que este tipo campo le ofrece debe hacer click en el
botn que est del lado derecho del campo, un pequeo men se desplegar
con las opciones:
Agregar (Nombre del campo)
Cambiar (Nombre del campo) actual
Eliminar (Nombre del campo) actual

42

MAESTROS

Cuando elije la opcin de agregar o cambiar, una pequea caja de edicin se

abre para que usted pueda agregar o cambiar el registro de la lista o bien si
elije la opcin eliminar el programa requerir que confirme la accin y
proceder a eliminar de la lista la opcin que estaba activa.
Este tipo de campo estar presente en muchos de los mdulos del programa y
hemos hecho esta mencin especial en la seccin antes de comenzar para que
tenga en cuenta su funcionamiento.

43

MAESTROS

CAPITULO

Maestros

os maestros, son las tablas y registros de configuracin del programa.

Los datos contenidos en ellas son usados por el programa para extraer
el o los datos predefinidos en ciertas funciones como por ejemplo el
tipo de cdigo de barra a ser utilizado o el nmero de copias a imprimirse
para las facturas. Una vez activada la pestaa Maestros del Men Lateral de
Acceso Rpido, se tendr acceso a las siguientes opciones:

Datos del Taller

Configuracin de Inventario
Cuentas de Usuarios

A continuacin se explicar con detalles cada una de estas opciones.

Datos del Taller y Configuracin General

Esta es la informacin de su taller que se imprimir en sus Facturas,
Presupuestos, rdenes de compra, reportes, e-mail, etc., incluye: Nombre de
la empresa, direccin, ciudad/localidad, estado, cdigo postal, telfonos, email, y otros. Tambin contiene campos ms especficos como:

44

MAESTROS

Pestaa Principal
R.U.C. y Registro Fiscal

Estos son ttulos que pueden ser modificados a criterio del usuario en el
Editor de Registros de la Aplicacin, (dirjase al captulo 1 seccin de
preguntas frecuentes), debe ingresar los nmeros de identificacin de su
empresa para el pago de sus impuestos. El R.U.C. o Registro nico de
Contribuyente, Es llamado as en muchos pases como en Uruguay, Peru,
Ecuador, Panam etc. en otros pases se denomina de distinta forma, pero
como ya explicamos el usuario puede cambiar el titulo segn su necesidad.
En la mayora de los pases, solamente se utiliza un slo nmero de
identificacin de contribuyente pero en otros se emplean hasta dos nmeros,
para estos casos el programa cuenta con un campo denominado Registro
Fiscal, al igual que el R.U.C. este puede ser cambiado por el usuario. Si en su
pas se emplea solo un nmero de identificacin, deje vacio el Registro
Fiscal.
Precio de Mano de Obra Predeterminado

El valor que se coloca en este campo es usado por el programa para establecer
predeterminadamente el precio por hora que su taller cobra a sus clientes por
trabajos de mano de obra, si usted no calcula el precio del trabajo por tiempo,
usted puede establecer este valor en cero o si usted establece precios por hora,
no importa que no sea en todos los trabajos, usted puede establecer el precio
normal que usted cobra por hora, de cualquier forma al momento de elaborar
un presupuesto o factura, el programa le permitir cambiar este valor e
incluso establecer trabajos con precios fijos junto con trabajos con precios por
hora en un mismo presupuesto o factura.
Propiedades del Lenguaje

Pulsando sobre este botn, puedes tener acceso a las propiedades del idioma
como por ejemplo:
Abreviacin de los meses del ao.
Nombre de los meses.
Forma como se mostrar la fecha, (Dia/Mes/Ao o Mes/Dia/Ao).
Smbolo separador en la fecha.
Forma como se mostrar la hora base 12 o base 24.
Nombre de la moneda.
Smbolo de la moneda que se mostrar en los campos monetarios.
Punto decimal.
Separador de miles.
Cantidad de decimales a mostrar.
Posicin del smbolo de meneada.

45

MAESTROS

En la parte superior de esta ventana encontrar una caja que indica Uso de
configuracin de las ventanas del sistema para mostrar fecha y moneda

Si marca esta caja, las propiedades que usted ha configurado no sern

tomadas en cuenta y por el contrario el programa tomara estas propiedades
segn como est configurado en su sistema operativo, esto no incluye el
campo del nombre de la moneda.
Logotipo

Ingrese en este campo la ubicacin del archivo que contiene el logotipo de su

empresa, no es necesario que este archivo est localizado en una seccin del
servidor, el programa se encargar de hacer una copia en la carpeta de
imgenes para que est disponible para todos los usuarios de la red. Se
recomienda que la resolucin de su logotipo sea de aproximadamente 720
pxeles de ancho por 300 pxeles de alto.
Imprimir encabezados en los reportes

Si esta caja es marcada, el programa imprimir en todos los reportes el

encabezado con los datos de su negocio y su logotipo.

Pestaa Impuestos
Cantidad de impuestos

En esta pestaa puedes configurar si usar un solo impuesto o dos, en algunos

pases se usan dos tipos de impuestos, por ejemplo en Canad se cobran
impuestos regionales o locales que corresponde a la provincia y un segundo
impuesto federal o correspondiente a la nacin en general. Si en su pas solo
se cobra un tipo de impuesto, deje este campo en UNO (1).

46

MAESTROS

Datos del impuesto

Se puede configurar el ttulo de cada impuesto y si se cobran porcentajes

distintos para partes y para trabajos de mano de obra.
Valor del Porcentaje de Impuesto

Ingrese en estos campos las tazas de impuestos que usted deber cobrar a sus
clientes. AutoSoft Taller permite el ingreso de dos tazas de impuesto para los
pases en que las tazas de impuesto por venta y servicios sean distintas. Estas
sern las tazas de impuestos asumidas por la aplicacin en las Facturas y
Presupuestos, sin embargo, la taza para productos y partes puede variarse de
manera manual en cualquier de estos, sin afectar la taza ingresada en este
campo.

Pestaa de Presupuestos y de Facturas

Estas pestaas contienen las mismas propiedades, solo se diferencia la
pestaa de facturas que posee una caja que indica Desea que se imprima el
nmero fsico en las facturas, si marca esta caja, el programa imprimir el
numero fsico en cada factura que se imprima, mas adelante explicaremos a
detalle que es el nmero fsico.
Usted tambin puede configurar la cantidad de copias que se imprimirn
cuando imprime un presupuesto o factura, y si desea que se imprima al pie de
los presupuestos y facturas, la declaracin del cliente y/o las
responsabilidades de la compaa, solo debe marcar las cajas
correspondientes.

Pestaa de propiedades del servidor de e-mail

Servidor SMTP

AutoSoft Taller permite enviar correos electrnicos sin necesidad de utilizar

programas externos.
Para que esta funcin est disponible, deber ingresar en este campo el
nombre del servidor de correo Servidor SMTP (Simple Mail Transfer
Protocol) de su proveedor de correo electrnico. Contacte su proveedor de
correo electrnico para que le suministre esta informacin.
Puerto SMTP

El puerto SMTP viene preestablecido en 25 que es el puerto que comnmente

se usa para este protocolo, pero en este campo se puede cambiar en caso que
sea necesario.

47

MAESTROS

Autenticacin de correos salientes

Actualmente la mayora de las cuentas de email requieren de un nombre de

usuario y una contrasea para que el servidor permita la salida del correo
enviado. Debe revisar las instrucciones de su proveedor de email para
asegurarse que su cuenta requiere de autenticacin de correos salientes y de
requerirlo, debe colocar su nombre de usuario y su contrasea.

Configuracin de Inventario
En esta seccin, usted configura como quiere que se presente en la pantalla la
lista de partes de inventario y qu tipo de cdigo de barra se utilizar como
cdigo principal y cdigo alterno para identificar las partes que formaran el
inventario. La aplicacin le permite utilizar dos cdigos para las partes usados
para identificar y buscar estas partes en el inventario.

Si elije mostrar la lista en forma de rbol, el programa le mostrar los tems

principales primeros y los sub-tem debajo de si respectivo tem principal. Si
elije en forma de listado, entonces no se tomar en cuenta el orden lgico de
tems y sub tem, si no un listado alfabtico normal.

Tipo rbol

48

Tipo Listado

MAESTROS

Cuentas de Usuario
Al momento de crearse
un usuario, la aplicacin
automticamente
lo
designara
como
Administrador, retrelo
de este grupo si esto no
es deseado, esto es una
medida de precaucin
ya en el programa
siempre debe existir un
usuario que pertenezca
a este grupo.

Esta opcin le permite tener acceso a las cuentas de usuarios. Consulte en el

Captulo 3 Antes de Comenzar, la seccin Cuentas de Usuarios y
Privilegios.
Como medida de seguridad, aconsejamos que la persona de ms jerarqua
pertenezca al grupo de Administrador que ya viene creado por la aplicacin y
posee todos los privilegios. Despus cree grupos por nivel jerrquico,
funciones o responsabilidades en la empresa, Ejemplo: Jefes de
Departamento, secretarias, y otros. Recuerde que usted puede otorgar a
determinado usuario varios privilegios al mismo tiempo sin necesidad de
incluirlo en ningn grupo, esto est diseado para que de una manera sencilla,
el administrador otorgue privilegios a cada uno de los empleados que
utilizarn la aplicacin, segn su criterio.

49

FICHAS

5
.

CAPITULO

Fichas
Clientes

en el mdulo de clientes, usted puede crear, actualizar, eliminar,

buscar y consultar todos los datos relacionados a los clientes. La ficha
Clientes est conformada por un rea de bsqueda y ordenacin, un
rea de datos del cliente, del contacto y una seccin donde puede ingresar y/o
ver los vehculos asignados o propiedad de dicho cliente. Al final se cuenta
con un campo de observaciones y un botn para ver el historial del vehculo
seleccionado.
A continuacin se muestra la ventana de clientes:

El campo de Ordenar Por, indica cual es el orden secuencial de las fichas de

clientes, por ejemplo si se selecciona ordenar por nombre, cuando usted
navegue entre los registros usando los botones de la barra de herramientas, los
registros estarn ordenados alfabticamente el por nombre de los clientes.
En el campo Buscar Por Nombre, podemos colocar cualquier cadena de
texto, aunque no est concluida y la aplicacin automticamente mostrar los
datos del cliente cuyo nombre ms se aproxime a la cadena de caracteres
buscada, o mostrar una lista de clientes en caso de que existan ms de una
coincidencia o similitud.

51

FICHAS

As por ejemplo, si se desea mostrar una lista de todos los clientes cuyo
apellido sea Gonzlez, bastar con escribir dicha palabra en el campo de
bsqueda y al pulsar Enter, la aplicacin mostrar los resultados.

Cabe sealar que la

aplicacin distingue en
color vino, el titulo de
los
campos
que
obligatoriamente deben
contener datos para que
el ingreso de datos se
guarde como un registro
vlido, por ejemplo el
Nombre en la ficha
Cliente.

Recuerde que la bsqueda de clientes permite localizar trozos de palabras por

coincidencia. Por ejemplo, si desea localizar un cliente cuyo nombre o
apellido no recuerda muy bien, podr colocar solamente parte del mismo. Si
tomamos el caso de un cliente de apellido Ferrante, bastara con introducir
Ferra o rrante y AutoSoft Taller mostrar una lista con todos los clientes
cuyo nombre coincida con la bsqueda solicitada.
Para realizar otras bsquedas por campos diferentes al nombre, debe pulsar
de la barra de navegacin.

sobre el icono Buscar

Al pulsar sobre este icono aparecer un generador de bsquedas en el cual

podr seleccionar el campo que desea buscar. Dichos campos variarn
dependiendo del mdulo en donde se encuentre.
La ventana siguiente muestra una bsqueda por DNI. (Documento Nacional
de Identidad), en la cual aparecieron 2 coincidencias de la cadena buscada
(AC). Recuerde que puede activar la casilla Todas las Concordancias y
Permitir Concordancia Parcial para que muestre la lista de todas las
coincidencias.

Este mtodo de bsqueda es realmente til ya que le permite moverse entre

los diferentes registros localizados y simultneamente visualizar los datos en
la ventana de Cliente para ver si corresponde al cliente que se desea localizar.

52

FICHAS

Creacin y Actualizacin de Clientes

Como ya es conocido, en AutoSoft Taller para crear un Cliente, deber pulsar
en la barra de navegacin, una vez que haya abierto
sobre el icono Nuevo
la ficha Cliente. Posteriormente, la aplicacin automticamente asigna un
nmero de Identificacin (ID) auto incrementado, el cual puede ser
visualizado en la parte superior derecha de la ficha del Cliente. Este nmero
podr ser utilizado posteriormente para ubicar un cliente en el mdulo de
vehculos.
AutoSoft Taller est constantemente en modo de edicin, por lo que no ser
necesario indicarle que se desean realizar cambios. Sencillamente usted puede
realizar las modificaciones de datos que desee y posteriormente Guardar los
datos para su almacenamiento definitivo. Para ello deber pulsar, como es
costumbre sobre el botn
.

53

FICHAS

Si usted antepone a la direccin de Correo Electrnico al prefijo Mailto:, por

ejemplo: mailto:ravellaneda@terra.es, AutoSoft Taller convierte la direccin
en un hyper link (enlace), permitindole enviar un correo electrnico a la
direccin del cliente, con solo hacer click sobre la direccin, si tiene instalado
en su computador un programa para envos y recepcin de correos como
Microsoft Outlook. La direccin de Pgina Web, tambin es convertida
en hyper link.
Inclusin de Vehculos desde Clientes
En AutoSoft Taller
existen
campos
Autocompletables, los
cuales
se
irn
explicando a lo largo
del Manual de Usuarios.
El Productor de Seguros
y La Cia. de Seguros
son uno de ellos.
Si se desea ver la lista
completa mientras el
cursor
est
en
cualquiera de estos
campos, usted puede
hacerlo pulsando Shift ?
(Signo de Interrogacin
cerrado). Adems de
esto,
este
campo
tambin
permite
ubicacin por tecleo
(tecla caliente).

Desde el mdulo de clientes usted puede incluir el vehculo correspondiente a

dicho cliente. Para ello es preciso pulsar sobre el icono Incluir
ubicado
en la esquina inferior izquierda en el rea de vehculos de su propiedad.
Ingrese la matrcula del vehculo, el campo Marca es auto-completable, por
lo cual a medida que usted vaya ingresando las letras iniciales la marca se
completara, AutoSoft Taller contiene pre-instalada una base de datos con ms
de 317 marcas de vehculos incluyendo motos. Recuerde que si desea ver la
lista completa en cada campo, debe pulsar simultneamente las teclas Shift y
?. La aplicacin tambin contiene una base de datos de ms de 141.500
distintos modelos de vehculos con su respectivo motor, usted tambin puede
ingresar ms marcas y modelos en las fichas destinadas para esto.
Seleccione la Compaa de Seguros emisora de la pliza que ampara al
vehculo o ingrsela pulsando el botn Aadir que est al lado del campo
de nombre de la aseguradora en caso de no estar incluida, as mismo
seleccione o ingrese el nombre del productor de seguros, o si as lo desea,
simplemente indique ---Particular-- en estos campos si el vehculo no tiene
pliza de seguros o el trabajo a realizar no est amparado por la aseguradora.
Usted puede seleccionar los campos de ID Seguro/Empresa y Productor de
Seguros bien sea colocando su nmero de ID o seleccionando directamente
de la lista en el campo nombre.
A continuacin se muestra la ventana de Vehculos, desde el mdulo de
Clientes.

54

FICHAS

Tambin usted puede incluir Clientes desde la ventana de Vehculos. Dicho

procedimiento ser explicado con detalle en el mdulo respectivo.
Recuerde que para cada cliente pueden asignarse la cantidad de vehculos que
sean necesarios, pero un vehculo solo puede asignarse a un cliente, es decir
que los vehculos no pueden tener mltiples propietarios. AutoSoft Taller le
permite ver los datos del vehculo de un cliente con solo hacer click sobre el
vehculo listado en la seccin Vehculos de su Propiedad.
AutoSoft Taller tambin le permite realizar cambios de propietario del
vehculo, una vez creado el cliente o propietario nuevo. Esta funcin ser
explicada en el mdulo de Vehculos.
Despus de ingresados todos los datos del vehculo, presione OK.

Recuerde que para desplazarse entre los diferentes registros, para incluir,
eliminar o guardar los datos, y para realizar bsquedas o ver la lista de todos
los clientes, debe utilizar los botones de la barra de navegacin como se
explica en el captulo 1.

55

VEHICULOS

CAPITULO

Vehculos

ulsando sobre el icono de Vehculos ubicado en el men lateral de

acceso rpido, se tiene acceso la ficha en donde se ingresarn y
actualizarn los datos relacionados con los vehculos de los clientes.
Desde esta ficha usted puede Incluir, Modificar, Eliminar, Consultar o
Imprimir los datos de los vehculos y asignar la empresa de seguro o el
productor al cual est asociado determinado vehculo.
La ventana de vehculos lucir como la siguiente:

La flexibilidad de la aplicacin, le permite al usuario elegir desde donde

comenzar el ingreso de estos datos, probablemente le sea ms conveniente
desde Clientes, o quizs le guste ms desde Vehculo, la prctica trabajando
con la aplicacin le ayudara a decidirse adems, usted no necesita tener
creado el cliente y el vehculo para poder comenzar desde un presupuesto o
factura, porque desde el mismo presupuesto o factura usted puede ingresar un
nuevo cliente y/o vehculo.
Como puede observarse, en la parte superior existe un campo de ordenacin y
otro destinado a la bsqueda de vehculos por matrcula. El campo de
ordenacin le indica al sistema la forma como se ordenaran los registro para
la navegacin secuencial en y el campo de bsqueda, al igual que el existente
en Clientes, permite localizar cadenas de concordancias parciales.

56

VEHICULOS

Por ejemplo, si desea ubicar un vehculo que la matrcula termina en 20

ingrese estas letras y presione Enter, si existe ms de un vehculo con las
letras o nmeros buscados, la aplicacin mostrar una lista con las
coincidencias para que usted escoja la que busca.

Este mtodo de bsqueda es realmente til, le permite moverse entre los

diferentes registros localizados y desplegados en la ventana y
simultneamente visualizar los datos en la ficha de Vehculo, para que usted
pueda ver si corresponde al vehculo que se desea localizar, este tipo de
bsqueda tambin est presente en muchos otros mdulos.
Si desea ubicar un vehculo que la matrcula incluye las letras 89T de
manera consecutiva, solamente deber escribir dichas letras, si recuerda que
tiene un 7 y un 2 pero no recuerda si son consecutivos, escriba 7*2 y as
sucesivamente, en todos los casos obtendr un listado si existe ms de un
vehculo con la concordancia buscada. El * asterisco indica cualquier
cadena de caracteres.
Recuerde que puede realizar bsquedas por otros campos distintos a la
matrcula, mediante el icono Buscar

57

VEHICULOS

Inclusin de Vehculos
Como se ha hecho anteriormente, es necesario que el usuario pulse sobre el
icono Nuevo

Recuerde que para

Incluir o Modificar el
Propietario
de
un
vehculo, el usuario
debe poseer asignado el
privilegio
Modificar
Campos Especiales.

para incluir o crear los datos del Vehculo.

Usted puede Incluir los datos del propietario o cliente desde el mdulo de
Vehculos pulsando sobre el icono Nuevo
, tambin puede, si es necesario,
cambiar el propietario de un vehculo, para esto solamente deber pulsar
sobre el icono Cambiar
para poder realizar el cambio, estos ajustes
generalmente se realizan cuando el vehculo cambia de propietario o
sencillamente fue asignado de manera errnea a otro cliente en el momento
de la inclusin de los datos. Estos dos botones se encuentran ubicados al lado
de los Datos del Cliente (Propietario).
Al igual que todos los campos auto-completar de la aplicacin, cuando se
incluye o modifica el cliente asignado al vehculo, usted puede obtener la lista
general de clientes y ubicarlo ms fcilmente en el caso de que no recordemos
el nombre o cdigo del mismo. Para ello ubique el cursor en el campo de
Nombre de los datos del cliente y pulse las teclas Shift y ? simultneamente.

Si conoce el nmero de ID del cliente o el nmero de identificacin personal,

tambin usted puede introducirlo en los campos respectivos para actualizar
los datos.
Tanto el ID del Cliente como el nombre y nmero de identidad personal, son
campos de tipo Auto completar, lo que significa que responden tanto a los
filtros de bsquedas explicados anteriormente como las listas de bsquedas
activadas mediante Shift y ?.

58

VEHICULOS

De igual manera, estos campos realizan filtrado sobre informacin

introducida parcialmente. Por ejemplo, si desea buscar un cliente cuyo
apellido es Gonzlez, pero no recuerda el resto del nombre, puede ingresar
Gonza o Gonzlez o sencillamente Gon. Si posteriormente a esto, pulsa sobre
Shift y ? simultneamente, aparecer una lista que solamente contendr
aquellos clientes cuyos nombres comiencen por esas iniciales introducidas.
Tambin puede ir escribiendo el nombre, AutoSoft Taller ir completando
dicho nombre a medida que progresa en la escritura. Si el nombre es nico, es
muy probable que con slo introducir algunas pocas letras localice
rpidamente al cliente, para que sea asignado al vehculo mostrado en
pantalla.
Si desea ver una lista general de vehculos, basta con pulsar sobre el icono
Lista
, de la barra de navegacin. Una vez hecho esto, aparece una
ventana con la cuadro de todos los vehculos incluidos en la aplicacin.
Dicha ventana permite realizar bsquedas mediante Tecleo Caliente, es decir,
que usted puede teclear la matrcula y la aplicacin se ubicar sobre el
registro coincidente, en caso de que lo hubiera.
En la siguiente figura se muestra la ventana de Registro Disponible para
vehculos.

Esta bsqueda es sumamente til, ya que se puede ir recorriendo la lista de

vehculos, mientras se visualiza en la ventana de vehculos (detrs) los datos
del vehculo seleccionado.

59

VEHICULOS

De igual manera, tambin podr realizar bsquedas utilizando otros campos,

mediante la opcin Buscar

de la barra de navegacin.

Los campos que puede utilizar para realizar bsquedas son: Fecha de ingreso
del vehculo, ID del cliente, ID de la compaa de seguros, ID del productor
de seguros, Matrcula del vehculo, y Serial o VIN (Vehicle Identification
Number).

60

PERSONAL

DE

MANO

DE

OBRA

CAPITULO

Personal de Mano de Obra

ngrese en esta ficha los datos de las personas que van a realizar los
trabajos en el vehculo tales como mecnicos, operarios, tcnicos,
pintores, chapistas, electricistas etc. Este personal no incluye personal de
oficina.

El personal presente en estas fichas, aparecer listado en el mdulo de

Asignacin de Trabajo de Mano de Obra al que podr acceder desde dos
puntos: desde la pestaa Mano de Obra en el mdulo de Presupuesto de
Reparacin y/o desde el mdulo de Ingreso de Vehculos.
Si cualquiera de estas fichas, es marcada como Inactivo, en nombre de la
persona existente en esa ficha, no aparecer listado en el mdulo Asignacin
de Trabajos de Mano de Obra.

Ms adelante se explicar cmo asignar trabajos de mano de obra a dicho

personal, con el respectivo ingreso del tiempo y del valor de las labores, para
controlar los costos y pagos asociados al trabajo de mano de obra y su
relacin con los Presupuestos y reparaciones realizadas.

61

PERSONAL

DE

MANO

DE

OBRA

En AutoSoft Taller usted puede establecer el pago por hora que el empleado
percibir y de esta manera, cada vez que al empleado le sea asignado un
trabajo de mano de obra, la aplicacin automticamente ingresar el pago por
hora del empleado. De esta manera no ser necesario que se ingrese el pago
por hora del empleado cada vez que se le asigna un trabajo de mano de obra.
Tambin puede dejar este campo en blanco en el caso de que el monto a pagar
al empleado sea establecido por mutuo acuerdo segn la tarea a realizar.
Para realizar alguna bsqueda referente con el personal, utilice el icono de
buscar ubicado en la Barra de Herramientas. Si desea ubicar todas las
concordancias parciales, por ejemplo, apellido, nombre, calle de la direccin
u otro dato, sin importar que est o no ubicado al inicio de la informacin
presente en el campo, coloque asteriscos tanto al principio como al final de la
palabra clave de bsqueda, por ejemplo: si desea ver todo el personal que
vive en la calle Maneiro, puede simplemente escribir *manei* o *neiro* en el
campo de concordar valor, as la aplicacin le mostrar todas las
concordancias sin tomar en cuenta las letras que existan antes o despus de la
palabra. Esta forma de bsqueda funciona para todas las ventanas activas,
excepto para bsquedas en campos numricos cuya informacin sea utilizada
por la aplicacin para realizar clculos. En los campos de bsqueda ubicados
en las fichas de datos, no es necesario incluir asteriscos para obtener
resultados en bsquedas por concordancias parciales.

Recuerde que para desplazarse entre los diferentes registros, para incluir,
eliminar o guardar los datos, y para realizar bsquedas o ver la lista de todos
los registros, debe utilizar los botones de la barra de navegacin como se
explica en el captulo 1.

62

PROVEEDORES

CAPITULO

Proveedores

ediante este mdulo, usted puede mantener actualizados los datos

de sus Proveedores, para que los mismos puedan ser seleccionados
en los mdulos donde sean necesarios. Adems de esto, usted
puede definirles categoras o tipos de proveedores, con el fin de poder ordenar
o buscar proveedores segn su tipo, para organizar de una manera ms
eficientes los mismos.
La figura siguiente muestra la ventana de proveedores.

En algunos pases, la legislacin tributaria impone que para algunos servicios,

es obligatoria la aplicacin de ciertas retenciones en los pagos, las cuales
formarn parte de los impuestos a ser declarados. Es por ello que existe un
botn denominado Retencin, cuando este botn es presionado, se despliega
un nuevo campo donde debe colocarse el porcentaje de retencin, el cual es
aplicado sobre las facturas recibidas por dicho proveedor y este monto es
retenido en el momento de la cancelacin.

63

COMPAIAS

DE

SEGUROS

CAPITULO

Compaas de Seguros

a ficha de Compaas de Seguros o empresas aseguradoras, permite

mantener actualizados los datos de las compaas de seguros con las
que normalmente usted trabaja. Si su taller es un taller de reparaciones
de colisiones, normalmente usted deber emitir facturas a nombre de
compaas aseguradoras. Pero, si usted no trabaja con compaas de seguros,
usted bien puede utilizar este mdulo para registrar otras empresas que
poseern flotas de vehculos que normalmente contratan sus servicios de
reparaciones o mantenimiento.
En este orden de ideas, AutoSoft Taller fue diseado pensando en el trabajo
cotidiano con empresas de seguros o empresas con flotillas, a quienes se les
factura el servicio, a pesar de que la reparacin es efectuada al vehculo
propiedad del asegurado o perteneciente a dicha flotilla.
Pero independientemente de si el trabajo es realizado a una empresa de
seguros, a una empresa particular o directamente al cliente, AutoSoft Taller
tiene la flexibilidad de permitir emitir facturas y controlar el proceso del
servicio a cualquiera de estos, permitiendo crear el presupuesto y la factura
tanto a nombre del propietario del vehculo, como a nombre de la empresa
contratante, sea esta una compaa de seguros o no.
Esta enorme flexibilidad, permite abarcar todo el espectro de tipos de clientes
que pueden solicitar el servicio, especificando claramente el destino final del
mismo.
Recuerde que al igual que en todos los procesos de actualizaciones de datos,
debe utilizar los iconos de la barra de edicin para Incluir, Eliminar,
Guardar o Consultar los datos de Compaas de Seguros o Empresas.
Un truco importante a la hora de crear las empresas con las que
constantemente se trabaja, es colocar un nmero al inicio del nombre de la
empresa, para que esta sea seleccionada ms rpidamente en el momento de
la elaboracin del Presupuesto.
Esta tcnica es especialmente til porque recuerde que los campos en donde
se seleccionan las empresas de seguros son de tipo auto completar, y si

64

COMPAIAS

DE

SEGUROS

existen muchas empresas con nombres similares, la seleccin o bsqueda de

la empresa es algo ms lento.
As por ejemplo, si nuestras empresas de seguros son las siguientes:
Seguros La Seguridad
Seguros Adritica
Seguros Banvalor
Seguros Banesco
Cuando se vaya a seleccionar utilizando auto completar, todas las empresas
de seguros poseen un grupo de iniciales comunes, lo que retrasara la
seleccin de la misma.
Mientras que si nuestras empresas son denominadas (apropiadamente en el
nombre) de la siguiente manera:
1 Seguros La Seguridad
2 Seguros Adritica
3 Seguros Banvalor
4 Seguros Banesco
Entonces cuando se desee seleccionar una empresa de seguro para asociarla al
vehculo o al presupuesto, bastar con escribir el nmero, y la funcin de
auto-completacin automticamente mostrar la empresa cuyo nombre inicia
en dicho nmero.
La siguiente figura muestra la ventana de Compaas de Seguros.

Nota: Lo antes expuesto es slo una sugerencia, el usuario es libre de elegir

la forma de ingreso de datos que mejor le parezca. Los nmeros antes del
nombre de la empresa aseguradora, saldrn tambin impresos en
Presupuestos, Facturas y reportes.

65

PARTES

DE

INVENTARIO

10
CAPITULO

Partes de Inventario

on los tems (partes, refacciones, lubricantes, accesorios, etc.) que usted

utiliza constantemente en las reparaciones, servicios o instalaciones que
realiza a los vehculos de sus clientes en el taller.

Estas partes pueden ser adquiridas por medio del mdulo rdenes de
Compra para Inventario, para que la aplicacin ingrese la cantidad recibida
en la orden de compra y reste la cantidad que egrese por medio de Facturas.
Cualquier variacin en las cantidades de algn tem que no fuese generada
por alguno de los dos movimientos antes mencionados, slo ser posible por
medio de un ajuste realizado por un usuario el privilegio necesario, de esta
manera, AutoSoft Taller llevara un control preciso de las cantidades en
inventario.
En esta ficha usted puede crear nuevos tem, refacciones, partes o repuesto de
inventario, le asigna cdigos, caractersticas, proveedores, descripciones,
costos, precios, seriales y otras caractersticas ms. Adems de esto, usted
aqu puede configurar sus tipos de cdigos de barras, ajustar automticamente
los precios o costos de tems previamente seleccionados o ver el kardex de un
tems en particular.
Al incluir una de estas partes en algn presupuesto, orden de compra o
factura, la aplicacin la auto-completar utilizando la informacin que usted
ingreso en su ficha, adems, la reconocer como una parte perteneciente al
inventario.
Al lado derecho de la ficha de partes de inventario, podr ver un listado de
todas las partes incluidas en la base de datos, si esta lista no est visible usted
podr activar la presionando el botn que est en el borde inferior derecho de
la ficha "Listado>>" utilice las teclas de navegacin del teclado o de la Barra
de Herramientas para moverse entre registros.

Inclusin de Partes de Inventario

Como ya es costumbre, deber pulsar sobre el botn Nuevo
de la barra de
edicin para crear un registro de parte vaco e iniciar la inclusin de partes de
inventario. Recuerde que una vez creado una parte con el inventario inicial,
66

PARTES

DE

INVENTARIO

en caso de que lo hubiere, las entradas y salidas de inventario deben realizarse

a travs de los procedimientos de recepcin de orden de compra y facturacin
de las ventas (bien sea como reparacin o como venta directa de la parte).

Es recomendable llenar
totalmente las fichas
para as obtener el
mximo beneficio de
todas las funciones de la
aplicacin.

En la parte externa de las pestaas de la ficha, podemos distinguir los

siguientes campos.

Cdigo Principal y Cdigo Alterno

Le sugerimos que si
decide crear sus propios
cdigos de barra, utilice
cdigos cortos, trate que
todos
los
cdigos
creados sigan una lgica
y tengan la misma
longitud, as tambin
tendr la posibilidad de
seleccionar el tipo de
cdigo de barra y el
tamao de etiquetas que
ms le convenga.

Como ya fue explicado en la Configuracin del Inventario, estos cdigos

servirn de identificacin de las partes. Dichos cdigos pueden ser creados
por usted o puede utilizar el cdigo que originalmente tenga el tem asignado
por el fabricante o proveedor. Este cdigo puede ser ingresado manualmente
o utilizando un scanner y puede ser cambiado en cualquier momento sin que
por esto se pierda la relacin entre la parte y los movimientos de ingreso o
salida de este, ya que la aplicacin internamente usa un campo de relacin, en
otras palabras, no importa si cambia cualquiera de los cdigos, la integridad
de los datos se mantendr.
Si usted cambia algn cdigo, en las facturas, rdenes de compras y
presupuestos guardados con el cdigo viejo, no ocurrir cambio alguno, el
cambio aparecer reflejado en futuras facturas o presupuestos.

Inactivo
Usted puede decidir entre eliminar determinado registro del Inventario o
simplemente marcarlo como Inactivo.

67

PARTES

DE

INVENTARIO

Si el usuario tiene signado el privilegio de eliminar, al hacerlo desaparecer el

registro de la aplicacin y no ser posible realizar ningn tipo de operacin
con el tem eliminado ni podr recuperarlo, pero si lo marca Inactivo, el
registro permanecer visible en la ficha pero no podr ser utilizado para
ninguna operacin, usted tendr la ventaja de poder utilizar la informacin
contenida en el registro inactivo y activarlo nuevamente si lo requiere.

Configuracin

Tenga
cuidado
al
ingresar la cantidad de
etiquetas a imprimir, la
aplicacin
automticamente
ingresa como cantidad
de etiquetas a imprimir,
la misma cantidad que
hay en existencia.

Este botn permite el acceso desde esta ficha, a la ventana de Configuracin

de Inventario explicada anteriormente en el Capitulo 4. Recuerde que
dependiendo de la cantidad de caracteres a utilizar y de si son numricos o
alfanumricos, le convendr un tipo de cdigo de barra ms que otro.

Etiquetas
Usted puede imprimir cualquiera de los cdigos principal o alterno en gran
variedad de formatos de etiquetas, definir cuantas etiquetas imprimir y desde
donde comenzar la impresin para evitar el desperdicio de papel.
Recuerde que puede seleccionar el tipo de etiqueta a utilizar de una lista de
estndares predeterminados. De esta manera resulta muy sencillo y basta con
adquirir en cualquier tienda, el tipo de formato de etiquetas que se desee
utilizar para marcar las partes de inventario, en caso de que dichas partes no
posean cdigos y usted desee emplear un cdigo propio.

Ajustes de Precios
Este botn le dar acceso al asistente para ajustar costos y precios de venta.
Dado que es muy comn que los precios de las partes vare, muchas veces
porque estos se ajustan al valor de la moneda que circula en su pas, el
programa posee un asistente para ajustar de manera rpida y automtica los
precios de venta y los costos de las partes contenidas en la base de datos.
El asistente cuenta con cuatro pasos que debe seguir.
1er. PASO - Seleccione el ajuste de precio o costo

1. Modificar los costos, ajustando los precios de venta

automticamente segn su margen de ganancia.
2. Modificar los costos, ajustando automticamente los mrgenes de
ganancias sin alterar los precios de venta.
3. Modificar los mrgenes de ganancia, ajustando automticamente
los precios de venta sin alterar los costos.

68

PARTES

DE

INVENTARIO

4.

Modificar los precios de venta sin impuesto, ajustando

automticamente los mrgenes de ganancia sin alterar los costos.

Para explicar un poco, y aclarar expresamente en cules casos usar cada

una de estas opciones, daremos un ejemplo para cada uno de ellos.
Caso 1: Su proveedor ha cambiado el precio de algunas de sus partes que
le provee, usted quiere ajustar el precio de venta de estas partes
respetando el margen de ganancia que usted actualmente les tiene
asignado, use esta opcin para que el programa a automticamente ajuste
el precio de venta de las partes que seleccione.
Caso 2: Su proveedor ha cambiado el precio de algunas de sus partes que
le provee, usted no quiere cambiar el precio de venta de esas partes, por el
contrario usted desea que los mrgenes de ganancia que usted haba
establecido se modifiquen automticamente de modo que an con el
nuevo costo, el precio de venta siga siendo el mismo.
Caso 3: Su proveedor no ha cambiado sus precios, pero usted desea
ajustar los mrgenes de ganancia de algunos tems, modificando as
automticamente los precios de venta pero manteniendo el costo.
Caso 4: Usted sencillamente desea variar el precio de venta de algunos de
sus productos, manteniendo inalterado el costo y ajustando el margen de
ganancia segn el cambio en el precio de venta.
2do. PASO - Ajuste a realizarse

Segn la opcin elegida en el paso uno, se le presentar el paso dos

con distintas opciones.

69

PARTES

DE

INVENTARIO

Si selecciona el (Caso 1) o el (Caso 2) en el (1er. PASO) observar

las siguientes opciones.
1. Desea aumentar o bajar los costos?
2. Desea ajustar con un porcentaje o por un monto fijo?
3. Cul es el valor del (porcentaje/monto fijo) a ajustar?
Usted deber escoger primero si desea aumentar o bajar los costos,
luego seleccione si el cambio estar basado en un porcentaje o en un
monto fijo, por ltimo introduzca segn sea el caso el porcentaje de
ajuste o el monto fijo de ajuste.
Si selecciona el (Caso 3) en el (1er. PASO) observarn las siguientes
opciones.
1. Desea aumentar o bajar los mrgenes de ganancias?
2. Seleccione los precios que desea sean ajustados.
(Mximo, Oferta, Mayor, Mnimo)
Cul es la cantidad a aumentar o bajar sobre el actual
porcentaje?
Usted deber escoger primero si desea aumentar o bajar los mrgenes
de ganancias, luego seleccione el tipo de margen de ganancia que
desea ajustar, puede seleccionar uno de ellos o todos, por ltimo
deber colocar la cantidad en puntos porcentuales que desea aumentar
o bajar sobre el porcentaje actual de cada margen de ganancia
seleccionado.
Si selecciona el (Caso 4) en el (1er. PASO) observarn las siguientes
opciones.
1. Desea aumentar o bajar los precios de venta?
2. Seleccione los precios que desea sean ajustados.
(Mximo, Oferta, Mayor, Mnimo)
3. desea ajustar por un porcentaje o por un monto fijo?
4. Cul es el valor del (porcentaje/monto fijo) a ajustar?
En este caso, al igual que los anteriores deber primero seleccionar si
va a aumentar o a bajar los precios de venta, luego seleccione el tipo
de precio que desea ajustar, escoja si desea que el ajuste se haga
basado en un porcentaje o en un monto fijo, por ltimo coloque en la
casilla el monto fijo o el porcentaje que desea ajustar.

70

PARTES

DE

INVENTARIO

Como podr observar, el programa se adapta a casi cualquier situacin

de cambio precios o costos de partes que usted quiera hacer. Sin
embargo quizs el caso que usted utilizar ms comnmente sea el
Caso 1.
En el ejemplo que vemos en la figura debajo, se observa un caso tpico
donde se aumentar el costo de las partes basados en un porcentaje
(5%).

3er. PASO Seleccin, Creacin de la condicin de bsqueda

Ahora debemos decirle al programa cuales son los registros o partes

que queremos modificar, en el paso nmero tres nos encontramos
frente a un sistema para crear condiciones de bsquedas.
Campo: muestra una lista de todos los campos por los cuales se puede
seleccionar las partes, por ejemplo si usted desea seleccionar todas las
partes que son provistas por un determinado proveedor, seleccione de
esta lista el campo Proveedor.
Criterio: Segn el campo que usted seleccione, el criterio puede
variar, por ejemplo, si el campo que usted selecciona es un campo que
deba contener descripcin, nombres o palabras, solo se mostrarn dos
tipos de criterios, igual (=) o distinto (<>). Pero si el campo que usted
selecciona es un campo que deba contener un valor numrico,
entonces el criterio contendr, igual (=), distinto (<>), menor que (<),
mayor que (>), menor o igual que (<=) o mayor o igual que (>=).
Concordancia: Este espacio puede cambiar segn el campo que usted
seleccione, por ejemplo, si se selecciona el campo "Condicin",
entonces, usted podr seleccionar de una lista de opciones (nuevo,
usado, etc.). Pero si selecciona el campo "sub-tem", entonces, usted
deber seleccionar verdadero o falso.

71

PARTES

DE

INVENTARIO

Condicin(es): cada vez que usted crea una condicin seleccionando

un campo con un criterio y su concordancia, deber entonces
presionar el botn Aadir para que esta condicin sea agregada a la
lista de condiciones. Usted puede unir condiciones con condicionales
como Y o para esto deber pulsar los botones correspondientes.

4to. PASO Listado de artculos seleccionados

En este paso usted podr ver una lista de todas las partes que se han
seleccionado basados en la condicin de bsqueda que usted cre en
el paso tres. Si presiona el botn "Imprimir Seleccin", el programa le
mostrar una vista preliminar del listado para que usted decida si
desea imprimirlo. Si presiona el botn "Finalizar" El programa
realizar los ajustes a todos los artculos seleccionados en la lista.
Recuerde que usted puede usar el botn Revertir Cambios de la
Barra de Herramientas de Navegacin para deshacer los cambios o
ajustes en caso que sea necesario.

72

PARTES

DE

INVENTARIO

Listado>> / <<Ocultar

Este botn, despliega u oculta el listado de Partes de Inventario.

En AutoSoft Taller, la ficha Partes de Inventario tambin ofrece 5 pestaas,
para la inclusin de los datos de los tems, estas son:

Datos Generales
Costos/Precios
Existencia
Proveedores
Foto

Pestaa de Datos Generales

Ingrese en esta pestaa el tipo, marca, condicin, origen y las descripciones
del tem, los ttulos en color vino, indican que la informacin en estos campos
es obligatoria. Esta pestaa adems permite indicar si el tem se ofrece con
alguna garanta y si el tem posee un nmero de serie.

Sub-tem
Un repuesto o parte es un Sub-tem cuando forma parte de otro (tem
Principal), este sub-tem tambin puede tratarse por separado.
Al marcar una parte como un Sub-tem, debe existir en el inventario el Item
Principal del que formar parte. Si est en la modalidad de lista tipo rbol, un
signo + aparecer al lado izquierdo del tem principal en la lista de partes,
indicando que tiene Sub-tems, cuando estos estn visibles, aparece un signo
- indicando que estn visibles todos los sub-tems.

73

PARTES

DE

INVENTARIO

Tipo
En este campo usted puede seleccionar el tipo de parte, este campo es un
campo tipo maestro, esto quiere decir que usted puede agregar, cambiar o
eliminar opciones de la lista.

Marca
Este campo se refiere a la marca del fabricante de la parte o artculo que se
est ingresando en el inventario, predeterminadamente se listan las marcas de
vehculos, ya que algunos talleres acostumbran a especificar la marca del
vehculo a la cual pertenece una parte especficamente, sin embargo usted es
libre de incluir cualquier nombre de marca o si lo desea puede aadirla dentro
de la ficha de marcas para que esta sea listada en futuras inclusiones tal y
como se explica en la seccin de Marcas y Modelos de Vehculos.

Descripcin Corta
Ingrese una descripcin del tem que sea corta, no necesariamente tiene que
ser la descripcin original, usted puede denominarla de la manera que le
parezca ms corto, referencial o familiar, como se conozca o identifique
comnmente a la parte o se acostumbre referirse a ella. Esta descripcin es
usada para ubicar rpidamente el tem en otros mdulos y no saldr impresa
en los Presupuestos, Facturas u rdenes de compra

Descripcin de Compra
Ingrese la descripcin del repuesto que usted necesita que aparezca al
momento de ser incluido en una orden de compra. Si desea puede incluir el
nmero de parte segn el proveedor, modelo, marca y dems informacin
necesaria por el proveedor para identificar correctamente el repuesto.

Descripcin de Venta
Es la descripcin del repuesto que aparecer en las Facturas y en los
Presupuestos. Automticamente la aplicacin ingresa en este campo la misma
descripcin que se haya ingresado como descripcin de compra, pero si lo
desea, modifquela como usted prefiera que aparezca al momento de Facturar
o presupuestar el repuesto que se est ingresando.

Origen
Este es un campo del tipo maestro, como explicamos anteriormente, usted
puede modificar, agregar o eliminar opciones de esta lista usando el botn
que se presenta del lado derecho del campo. Tener esta informacin sobre el
origen del repuesto, le permitir incluir tems idnticos y diferenciarlos por el
origen. Esta opcin tambin le servir como filtro al momento de generar
reportes.

74

PARTES

DE

INVENTARIO

Condicin
Seleccione de la lista, la condicin en la que se encuentra el tem ingresado.
Las combinaciones posibles que permiten las opciones de origen y condicin
en la ficha de Partes de Inventario, le brindan una amplia posibilidad para
diferenciar los tems en el inventario y generar reportes.

Kardex
En el kardex es donde se hace la conciliacin de todos los movimientos de
inventario para cada tem. Pongmonos de esta forma, cada vez que se
modifica la existencia de un tem en el inventario, ya sea de forma automtica
como por ejemplo la creacin de una factura de ventas de partes o la
recepcin de una orden de compra, o de manera manual cuando el
administrador ajusta el valor de la existencia de un tem en el inventario, hace
una conciliacin dentro de la base de datos, cada uno de los registros de cada
movimiento almacenado en esta base de datos quedar aqu de forma
permanente, no podr ser modificado o eliminado.
El usuario podr consultar el kardex de un tem del inventario y ver todos los
movimientos en ventas, compras, ajustes, devoluciones etc. que se han
consolidado para este tem en particular, en un rango de fechas establecidas.

Desde la ventana del kardex, el usuario podr ver resumen de los

movimientos, bien sea por unidades o por el valor monetario, tambin podr
imprimir estos movimientos usando la opcin de imprimir de la Barra de
Herramientas de navegacin.

75

PARTES

DE

INVENTARIO

Ultima factura de compra

Este campo refleja la fecha de la ltima recepcin de factura de compra hecha
para el tem en pantalla. Este campo solo es editable cuando se crea el tem,
luego se actualiza automticamente cada vez que se recibe una factura de
compra para este tem.

Das de Garanta
Le permite ingresar el nmero de das de garanta que el proveedor le brinda a
usted por este tem o el nmero de das que usted da de garanta por este tem
al cliente.

Seriales
AutoSoft Taller ofrece la posibilidad de incluir en el inventario, tems
serializados. Al estar marcada esta condicin, se activan en la pestaa
Existencia, los campos para el ingreso de seriales del tem.
Le recomendamos que
si usted hace un cambio
importante en la ficha
de alguna parte, que
comprometa
su
posterior identificacin
por parte de algn otro
usuario,
escriba
la
informacin cambiada o
anterior en el campo de
Observaciones para que
futuros
usuarios
conozcan la existencia
de una relacin entre la
informacin anterior y
la actual.

Observaciones
Escriba en este campo, cualquier observacin que considere importante sobre
el tem, sobre todo, ya que la flexibilidad de la aplicacin le permite cambiar
incluso hasta los cdigos, es importante que escriba en este campo los
cambios realizados o cualquier informacin que sea de utilidad para cualquier
otro usuario.
Este campo es mucho ms extenso de lo que parece, lo cual le permite
escribir detalladamente informacin que puede ser de mucha importancia y
debe ser del dominio de todos los usuarios.
En la siguiente figura, podr apreciar la pestaa Datos Generales de la ficha
Partes de Inventario.

76

PARTES

DE

INVENTARIO

Pestaa de Costos Precios

Esta pestaa est dividida en tres secciones, en ella ingresar la informacin
sobre impuesto, costos y precios de venta del tem.

Impuesto
Ingrese el impuesto que debe cargarse al precio de venta de este tem, la
aplicacin asumir que el tem esta pechado con el mismo porcentaje
ingresado en la ventana de Datos del Taller y Configuracin General, si usted
no vara este dato. Tambin puede indicar si el tem est exento de impuestos.

Costos

Imprima las etiquetas

conteniendo el cdigo
que usted utilizar para
facturar el repuesto o
parte de inventario. Haga
clic en vista preliminar
para ver como lucirn las
etiquetas y si va a utilizar
un lector de barras o
scanner, debe asegurarse
de
que
est
bien
calibrado para que sea
capaz de leer la etiqueta
sin dificultad.

En esta seccin, usted debe ingresar los costos bien sea sin o con impuesto
Los campos de ingreso de costos estn relacionados, son dependientes el uno
del otro, lo cual significa que usted puede ingresar el costo del proveedor y la
aplicacin automticamente actualizara los dems campos relacionados. En el
campo Otros costos, puede ser usado para ingresar por ejemplo: seguros,
costos de envo, gastos imprevistos, desperdicios, etc.

Precios de Venta
En esta seccin AutoSoft Taller le ofrece una tabla con hasta 4 niveles de
precios: Mximo, Oferta, Mayor y Mnimo. La aplicacin utiliza el monto
ingresado en el campo Ganancia %, para calcular los precios utilizando la
formula de Margen de Ganancia:
Precio = Costo / {(100 Ganancia %) / 100}
De esta manera si usted, por ejemplo, desea obtener un beneficio de 30% en
el precio de determinado tem cuyo costo es de 100.00, simplemente ingrese
30.00 en el campo Ganancia %, el precio sin impuesto ser de 142.86, si la
tasa de impuesto a las ventas de este tem es de 15%, el precio con impuesto
ser de 164.29 (142.86 x 1.15), ya que para calcular el impuesto, la
aplicacin utiliza la formula de Mark-Up.
Tanto en esta seccin como en la de Costos, los campos estn relacionados,
son dependientes, razn por la cual una variacin en cualquiera de ellos varia
los dems. De esta manera, la flexibilidad de la aplicacin le permitir
ingresar el monto que usted desee utilizar como precio, no obliga al usuario a
seguir una regla de ingreso de datos predeterminada, por ejemplo: usted
puede ingresar el precio de venta con impuesto directamente en dicho campo,
la aplicacin calculara y le mostrara el precio sin impuesto y el respectivo
Margen de Ganancia (Ganancia %).

77

PARTES

DE

INVENTARIO

Precio de venta predeterminado

Usted tiene 5 opciones para seleccionar el precio de venta predeterminado
que usted desea que aparezca automticamente en los Presupuestos o Facturas
al incluir este tem. Los precios por defecto pueden ser:
o
o
o
o
o

Precio Mximo
Precio Oferta
Precio Mayor
Precio Mnimo
Precio Variable

Si selecciona Mximo, Oferta, Mayor o Mnimo, al ingresarse este tem en un

Presupuesto o Factura, la aplicacin seleccionar automticamente el precio
de venta predeterminado en la ficha de partes de inventario, este precio no
ser posible cambiarlo ni en el Presupuesto ni en la Factura.
Si usted selecciona Precio Variable, la aplicacin ingresara en el campo
precio, el monto que exista en el campo precio sin impuesto referente al
Precio Mximo, pero usted podr variar este precio como guste.

Tenga presente que el

usuario
que
este
incluido en el grupo
Administrador, poseer
el privilegio de realizar
ajustes en el campo
Unidades en la pestaa
Existencia de la ficha
Partes de Inventario.
Por esto es muy
importante que solo
personal
autorizado
forme parte de este
grupo.

Pestaa Existencia
Esta pestaa le permite el ingreso de las unidades existente del respectivo
tem, con la ubicacin y los seriales en caso de tenerlos.

Existencia actual
Cuando el usuario ingresa una nueva parte de inventario, este campo podr
ser editado y el usuario podr ingresar la cantidad de Unidades en existencia
al momento en que se crea el registro, esto le servir por ejemplo si opta por
ingresar en la aplicacin, el Inventario Inicial de su almacn, sin la necesidad

78

PARTES

DE

INVENTARIO

de una orden de compra. Una vez guardado el ingreso, este campo nunca ms
ser editable en este tem y la informacin contenida en este campo, ser el
resultado de los movimientos de ingreso y egreso que sufra el tem, este dato
solamente podr ser variado mediante un ajuste realizado por un usuario que
goce del privilegio de administrador.

Valor
Muestra el valor monetario de las unidades en existencia para este tem, este
campo vara segn la cantidad en existencia y el costo.

Existencia ordenada
Este campo corresponde a la cantidad que ha sido ordenada pero que an no
se ha recibido. Este dato es muy importante cuando el usuario desea saber si
hay rdenes pendientes para ese determinado tem de inventario. Este campo
no podr ser de ninguna forma modificado manualmente, solo se
incrementar cuando se coloque una nueva orden de compra para este tem, y
disminuir cuando esta orden de compra sea recibida.

Punto de Reorden
Ingrese la cantidad de unidades de existencia mnima para este tem en
particular. Es muy importante no dejar este campo en blanco, si al crear el
tem no sabemos qu cantidad ingresar, a medida que sepamos la rotacin de
inventario o la frecuencia de venta de cada tem, sugerimos ingresar este dato
para aprovechar al mximo la automatizacin de las ordenes de compra.
Tambin pueden incidir en la cantidad a ingresar como punto de re-orden,
otros factores como por ejemplo: costo del tem, tamao, descuentos por
volmenes de compra, presentacin, etc. Este dato es de suma importacin ya
que la aplicacin lo utiliza para ayudarnos a tener siempre en existencia la
mercanca que vendemos con ms frecuencia.
Puede asignar una letra
a las filas de estantes y
un nmero a las repisas
de
cada
estante,
ejemplo: D-15 para
localizar ms rpido la
mercanca al momento
de venderla o al realizar
inventarios, si tiene
varios
almacenes,
anteponga el cdigo del
almacn a la ubicacin,
ejemplo: DEP1-D-15.

Almacn
Ingrese el nombre del almacn o depsito donde se encuentra el tem de
inventario y distngalos con un cdigo. Esto es de mucha utilidad si usted no
tiene reunida toda su mercanca en un slo sitio por razones de espacio u
otras. Desde aqu, puede crear nuevos almacenes pulsando sobre el icono
Nuevo
ubicado a la derecha del campo.

Ubicacin
Ingrese la ubicacin exacta en la que se encuentra el tem dentro del almacn
o deposito, esta informacin le ser de incalculable ayuda si usted posee
amplios almacenes llenos de mercanca, para localizar rpidamente una pieza
para la venta o durante un inventario.

79

PARTES

DE

INVENTARIO

Seriales Ingresados
En esta seccin podr ingresar los seriales del tem, de ser este el caso, usted
deber indicar esta condicin en la pestaa de Datos Generales, para que el
campo Seriales Ingresados se active en la pestaa Existencia.
El ttulo del campo mostrara la cantidad de seriales ingresados, sobre la
cantidad total de seriales pendientes por ingresar. Usted puede ingresar los
seriales manualmente o si estos son consecutivos, la aplicacin le permitir
ingresar gran volumen de seriales utilizando el botn Generar Serie.
Para ingresar los seriales, simplemente presione el icono Nuevo
ubicado
en la parte inferior izquierda de la lista, esto crear un nuevo registro en
blanco en la lista. Usted puede combinar el ingreso manual de seriales, con el
ingreso de seriales por medio del generador de serie, por ejemplo, ingrese los
seriales no consecutivos de manera manual y cuando llegue a una serie de
seriales consecutivos, presione el botn Generar Serie. Cuando se abra la
ventana del generador de serie, ingrese el nmero serial que inicia la serie y
despus indique cuantos nmeros seriales deben ser generados, despus
presione OK y estos aparecern en el campo Seriales Ingresados.

Podr visualizar en el titulo, la cantidad de seriales ingresados sobre la

cantidad de seriales pendientes por ingresar, debe ingresar todos los seriales
pendientes por ingresar para poder guardar el ingreso. Si ingresa un serial
errado o desea borrar algn serial ingresado, simplemente colquese sobre
este y presione el botn Eliminar
.
En la siguiente grfica, podr apreciar la pestaa Existencia tal como luce
con datos ingresados incluyendo los seriales.

80

PARTES

DE

INVENTARIO

Pestaa Proveedores
Usted puede ingresar en esta pestaa todos los proveedores que desee o esten
disponibles para este tem. Presione el icono Nuevo
ubicado en la esquina
inferior izquierda del campo para crear un nuevo registro en blanco.
En el campo Ultimo costo bruto, la aplicacin ingresar el costo con el cual
este tem se adquiri, en la ltima orden de compra emitida al respectivo
proveedor, cada vez que sea recibida una factura proveniente de una orden de
compra, la aplicacin actualizara el costo en el campo Ultimo costo bruto del
proveedor.
Si no tiene creada la ficha de Proveedor, usted puede crearla desde esta
pestaa pulsando sobre el botn Crear Nuevo Proveedor. Si desea borrar un
proveedor de esta lista, colquese sobre este y presione el botn Eliminar.

Pestaa Foto
En esta pestaa usted puede incluir una fotografa del tem para tener una
identificacin ms precisa de este. Al pulsar sobre el botn
ubicado a la
derecha del campo, la aplicacin solicita que se ubique el nombre del archivo
de foto que se desea incluir.

81

PARTES

DE

INVENTARIO

Recuerde que por razones de espacio y velocidad de acceso a los datos,

AutoSoft Taller no almacena las fotos en las bases de datos, sino que
direcciona el archivo grfico directamente, si posteriormente el archivo de
foto es borrado, renombrado o movido a otra carpeta en el disco duro, este no
podr ser encontrado por la aplicacin.

82

PARTES

DE

INVENTARIO

11
CAPITULO

Partes de No Inventario

on partes de no inventario, aquellos que aunque siendo propiedad de la

empresa en un momento dado, por diversas razones (demanda, costo,
uso, etc.) la empresa NO mantiene una existencia de este y por
consiguiente, no se justifica incluirlos como parte del inventario de partes.

Esta poltica de uso es muy frecuente en aquellos talleres multi-marca, es

decir, que no son especialistas en una marca de vehculo en especifico, sino
que realizan reparaciones a cualquier marca y modelo de vehculo, en cuyo
caso, lo ms probable es que su forma de trabajar consista en adquirir de los
proveedores, solamente las partes que necesita segn los vehculos que tengan
orden de reparacin, ya que quizs por la amplia variedad de marcas y partes,
no es poltica comercial de su empresa mantener existencias. Si esta es la
naturaleza de su empresa, entonces quizs todas sus partes podran ser de No
Inventario.
La ficha de partes de no inventario, posee al principio un campo de
ordenacin, como hemos visto anteriormente este campo sirve para que el
usuario pueda decirle al programa cual es el campo por el cual se van a
ordenar los registros.
Luego tenemos el cdigo principal del tem de no inventario, el tipo de
repuesto que usted considere lo caracteriza, su descripcin de venta y de
compra. En la ltima parte estn los campos de origen, condicin, costo sin
impuesto y precio sin impuestos, los cuales puede completar de la misma
forma como lo hara en la ficha de partes de inventario.
Usted tendr acceso a esta ficha desde la creacin de Presupuestos o Facturas
para agilizar el proceso de ingreso de datos. A continuacin se muestra la
ventana o ficha en la cual puede apreciar los campos solicitados.

83

PARTES

DE

INVENTARIO

Esta denominacin tambin puede ser utilizada para reunir o categorizar

como partes de no inventario, partes de descripcin genrica, y as se
aprovecha este tem para utilizarlo en diversos Presupuestos y/o Facturas, sin
importar la marca o el modelo del vehculo en cuestin, en otras palabras, esta
denominacin de partes de no inventario cumplira bsicamente una funcin
de agilizacin en la trascripcin de los Presupuestos y Facturas. La aplicacin
trae cargados ms de 500 descripciones genricas de partes de no inventario,
las cuales pueden ser modificadas segn sus necesidades.
Todos las partes creados como (no inventario), estn disponibles en el campo
Descripcin de la pestaa Partes tanto en el mdulo de Presupuestos como
en el de Facturas de reparaciones o de partes, mediante el mecanismo de
auto-completacin.
Esto significa que si es incluido un repuesto de no inventario como el que
aparece en la figura anterior, a partir del momento de su creacin, cada vez
que ingresemos la palabra Disco en el campo de descripcin en la pestaa de
partes en los mdulos de Presupuestos y/o Facturas, la aplicacin
automticamente ir completando la descripcin mientras la escribimos.
La Tercera Opcin

Durante la creacin de un Presupuesto o una Factura, al ingresar una parte o

tem nuevo, si el usuario tiene reconocido el privilegio de Aadir Nuevos
Trabajos y Partes Externamente, aparecer una ventana que le preguntar el
tipo de parte que puede incluir, inventario o No inventario. Si por el contrario
el usuario no tiene reconocido este privilegio, la ventana con esta pregunta no
aparecer, pero en ambas casos, el usuario tendr una tercera opcin.
Supongamos que no deseamos que el tem colocado, forme parte del
inventario y por su poco uso u origen, tampoco deseamos incluirlo como de
no inventario, y adems necesitamos velocidad para poder trabajar en las
siguientes tareas, AutoSoft Taller le permitir ingresar el tem sin asociarlo a
ninguna de las dos opciones posibles, simplemente incluirlo en el trabajo que
estamos haciendo para terminar pronto y comenzar a procesar el siguiente.

84

PARTES

DE

INVENTARIO

Esto tambin est diseado para que usuarios sin el privilegio para Aadir
Nuevos Trabajos y Partes Externamente, puedan ingresar partes en
presupuestos y facturas de Reparaciones o de partes sin tener que crear e
ingresar estas partes. Despus de aprobado el presupuesto, si hay partes
pendientes por crear e ingresar en el inventario, estos debern entonces ser
ingresados por un usuario que tenga reconocido dicho privilegio, de esta
forma, se busca veracidad en los datos, que los registros sean creados en la
medida de lo posible por una sola persona, para mantener una lgica y evitar
la posibilidad de repeticiones de descripciones o errores.
En la siguiente figura se muestra una lista de partes de no inventario, en
donde puede apreciarse como se mencion anteriormente, la posibilidad de su
uso como repuesto de descripcin genrica para crear presupuestos y
facturas, lo cual es especialmente til cuando no se lleva inventario de los
mismos, debido entre otras cosas, a que se solicitan segn las ordenes de
reparacin, porque no se desea mantener existencia de estos.

Es importante insistir y dejar clara la diferencia entre partes de inventario y

de no inventario. Los partes de no inventario no se crean y codifican con
existencia porque no deseamos tenerlos en existencia, solo se adquieren segn
las ordenes de trabajo de los vehculos en proceso. Los partes de no
inventario pueden tener una descripcin genrica para crear los presupuestos
y facturas de manera ms rpida.
Por el contrario, los partes de inventario poseen todas las caractersticas de
cualquier tem creado y codificado como parte del inventario de la empresa.
De estas partes nos interesa tener datos como: precio de compra, ganancia,
existencia, fecha de la ltima compra y muchas otras variables ms. Esto
significa que mediante las rdenes de compra de inventario y la Facturacin

85

PARTES

DE

INVENTARIO

de las reparaciones y ventas, se actualizar la existencia de cada parte o tem

y se obtendrn datos relacionados a costos y ganancias.

86

TRABAJOS

DE

MANO

DE

OBRA

12
CAPITULO

Trabajos de Mano de Obra

os Trabajos de Mano de Obra, tambin llamados labores, son todas

aquellas tareas de reparaciones o servicios que usted ofrece y que
considera que deban ser estandarizados y codificados para su uso
constante en la elaboracin de presupuestos y facturas.
AutoSoft Taller viene precargado con ms de 2400 fichas con diversas
descripciones de trabajos de mano de obra codificadas, las cuales usted puede
modificar para adaptarlas a su taller, adems usted tambin puede crear
trabajos de mano de obra, por ejemplo, por marcas y modelos de vehculos,
especificndolo en la descripcin o sencillamente crear labores genricas que
puedan ser empleadas en la reparacin o servicio de cualquier modelo de
vehculo. Puede incluir el precio por tiempo de labor y establecer el tiempo
estimado para la realizacin del trabajo.
La lgica que usted utilice al crear y estandarizar los cdigos de los Trabajos
de Mano de Obra, depender en gran medida de si su taller se especializa en
prestar determinados servicios a cualquier tipo de vehculo, si es un taller se
especializa en determinada marca o hace cualquier trabajo sin importar la
clase de vehculo, este factor le agilizar y ahorrar muchsimo tiempo al
momento de presupuestar o facturar. Al igual que en los mdulos anteriores
de inventario, usted puede crear el cdigo y despus de ser necesario, lo
puede cambiar, lo cual le permitir al usuario corregir o reorganizar su
estructura de cdigos a medida que utiliza la aplicacin sin poner en riesgo la
integridad de los datos.
Existen empresas especializadas que ofrecen libros y/o programas que
contienen tablas de tiempo de labor para diferentes servicios y reparaciones,
de una amplia gama de marcas y modelos de vehculos, en futuras versiones
de AutoSoft Taller, ser posible la integracin con algunos de estos sistemas.
Para ver un listado de las fichas de Mano de Obra cargadas en la aplicacin,
una vez abierta la ventana Trabajos de Mano de Obra, presione sobre el
icono Listado
ubicado en la barra de herramientas de navegacin,
ubquese sobre el registro deseado y presione Enter para visualizar la ficha
respectiva.

87

TRABAJOS

Recuerde que puede ver

la lista completa o
parcial de los campos
tipo auto completar
presionando Shift + ?.
En el caso de la lista de
mano de obra, pulsando
estas teclas permite
seleccionar de la lista la
descripcin de mano de
obra que deseemos.

DE

MANO

DE

OBRA

Para realizar una bsqueda, pulse sobre el icono Buscar

, ubicado en la
barra de herramientas de navegacin, seleccione el filtro de bsqueda entre:
Cdigo, Descripcin del trabajo, Precio por hora o Precio total del trabajo e
ingrese el valor a concordar. La aplicacin mostrara hasta un mximo de 1000
concordancias.
Como se explic en la seccin de fichas de personal de mano de obra, en
AutoSoft Taller los Trabajos de Mano de Obra, pueden ser asignados al
personal desde cualquiera de los siguientes dos mdulos: Presupuestos de
Reparacin (Pestaa Mano de Obra) o desde Ordenes de Trabajo/Ingreso de
Vehculos. El funcionamiento del proceso de asignacin de mano de obra es
similar desde cualquiera de los dos mdulos, simplemente usted podr
realizar la asignacin de mano de obra, desde el modulo que le sea ms
cmodo
Por favor dirjase a la seccin del manual dedicada a cada uno de los mdulos
antes mencionados, para obtener informacin sobre este proceso desde
mdulos especficos.

88

PAQUETES

DE

REPARACIONES

13
CAPITULO

Paquete de Reparaciones

ste es uno de los mdulos ms interesante del programa, en este

captulo daremos una descripcin resumida del funcionamiento de este
mdulo. El mdulo de presupuestos de reparaciones, de facturas de
reparaciones y este, el mdulo de paquetes de reparaciones son tan parecidos
en su funcionamiento que sera redundante profundizar por igual en cada uno
de ellos, por lo tanto explicaremos brevemente el funcionamiento de este
mdulo y posteriormente, en el captulo correspondiente a presupuestos de
reparaciones explicaremos ms detenidamente los detalles que son comunes
en estos mdulo.
Este mdulo fue diseado particularmente para aquellos talleres que prestan
servicios de mantenimiento pero que tambin puede ser usado para crear
paquetes de reparaciones. Bsicamente lo que se quiere lograr con este
mdulo, es simplificar la creacin de presupuestos y facturas para trabajos
repetitivos, por ejemplo, si su taller realiza mantenimientos preventivos a
vehculos y estos mantenimientos siempre incluyen los mismos trabajos de
mano de obra y las mismas partes, entonces, usted podr crear un paquete de
servicio donde ya estn predefinidos todos los trabajos de mano de obra a
realizarse y todas las partes a usarse en este mantenimiento preventivo.
El usuario puede cargar un paquete de reparacin previamente creado desde
un presupuesto de reparacin o una factura, de tal modo de evitar tener que
colocar de forma repetitiva los trabajos de mano de obra y las partes para
cada presupuesto o factura que incluyan un mismo servicio o reparacin.
Este mdulo cuenta con cuatro pestaas; Detalles, Mano de Obra, Partes y
Externos.

Pestaa Detalles
En esta pestaa, lo primero que deber incluir es una breve descripcin o si lo
prefiere un cdigo del paquete o servicio de reparacin, este primer campo
ser utilizado por la aplicacin para ubicar los paquetes en las bsquedas
desde otros mdulos, es importante que las descripciones o cdigos sean
nicos para cada paquete.

89

PAQUETES

DE

REPARACIONES

En el campo "Descripcin para el Cliente" usted deber colocar la

descripcin que usted quiere que el cliente reflejado en los detalles de su
presupuesto o factura. Luego tenemos el campo "Detalles", en el deber
colocar detalles que crean el necesario especificar de modo que sea ms fcil
identificar cada paquete y diferenciarlos.
En la parte inferior de esta ventana hay una pequea caja que dice "Debe
repetirse" al marcar esta caja usted est indicando al programa que este
paquete contiene un servicio o reparacin que debe repetirse peridicamente,
es por ello que los campos debajo se activarn para que usted incluya cada
cunto debe repetirse este servicio o reparacin, basado en el recorrido del
vehculo o en el tiempo desde el ltimo servicio. Lgicamente el programa no
est incapacitada de conocer constantemente el recorrido de cada vehculo,
por el contrario si puede calcular el tiempo transcurrido desde el ltimo
servicio o reparacin facturado y por tanto podr crear una notificacin de
aviso para el cliente cuando el tiempo estimado del prximo servicio se haya
completado.

Pestaa Mano de Obra

En esta pestaa es donde se registran todos los trabajos de mano de obra que
deben realizarse para este parque, para comenzar a incluir trabajos de mano
de obra en la lista debe presionar el botn "Nuevo
" que est en la parte
inferior izquierda de la lista, despus de presionar este botn se crear una
nueva lnea en blanco dentro de la lista de trabajos de mano de obra, usted
puede comenzar por incluir el cdigo del trabajo o pasar a la columna
descripcin para escribir la descripcin del trabajo que desea incluir, ambas
columnas (cdigo, descripcin) son campos de auto-completacin, lo que
quiere decir que a medida que usted escribe, el programa busca la mejor
concordancia para completar su escritura, usted tambin puede presionar la
tecla del smbolo de interrogacin (?) para que el programa despliegue una
lista de opciones.

90

PAQUETES

DE

REPARACIONES

Cuando incluye un nuevo trabajo, usted puede elegir si desea cobrar por
tiempo trabajado o un precio fijo, si desea cobrar por tiempo, coloque en la
columna "Precio/Hora" el monto por hora que desea cobrar, luego complete
las columnas Horas y Minutos con el tiempo estimado del trabajo, el
programa calcular el precio para ese trabajo. Si desea cobrar un precio fijo
solo debe dejar el "Precio/Hora" en cero al igual que las columnas Horas y
Minutos, entonces, el programa le permitir ingresar un precio en la columna
de Precio.
Funcin de los botones:

El primer botn, sirve para incluir un nuevo trabajo de mano de obra en la

lista.
El segundo botn, sirve para borrar la lnea de la lista que est seleccionar.
El tercer botn, despliega el asistente de mano de obra.
El tercer botn, abre el asistente de pintura.
Este botn sirve para actualizar los precios y los tiempos de los trabajos de
mano de obra si estos han cambiado en la ficha de Trabajos de mano de obra,
de esta forma si un usuario cambiar precios o tiempos en alguno de los
trabajos de mano de obra desde el mdulo de trabajos de mano de obra, al
presionar este botn los precios y los tiempos de trabajos para este paquete
sern actualizados.

Pestaa Partes
Funciona de la misma manera que la pestaa de mano de obra, pero en este
caso los tems que se incluyen son las partes o repuestos necesarios para este
paquete.

91

PAQUETES

DE

REPARACIONES

Funcin de los botones:

El primer botn, sirve para incluir una nueva parte en la lista.

El segundo botn, sirve para borrar la lnea de la lista que est seleccionar.
El tercer botn, abre el asistente de seleccin de partes.
Este botn sirve para actualizar los precios de las partes si estos han cambiado
en el inventario o en la ficha de partes de no inventario, de esta forma si un
usuario cambiar precios en alguno tems desde el mdulo de inventario, al
presionar este botn los precios de las partes para este paquete sern
actualizados.
Tipo de precio aplicado:

Esta es una lista desde donde se puede elegir qu tipo de precio queremos que
sea tomado para las partes de inventario, el usuario puede cambiar esta
propiedad si posee el privilegio de "Cambiar el tipo de precio de partes de
inventario".
Pestaa Externos

En esta ltima pestaa se introducen todos aquellos trabajos que no se hacen

dentro del taller, es decir, estos son trabajos que se hacen de forma externa o
se subcontrata. Esta pestaa tambin puede ser usada para colocar otros
cargos asociados al paquete como por ejemplo, cargos por desperdicios
(desechar aceites, cauchos, etc.).

92

MARCAS

MODELOS

DE

VEHICULOS

14
CAPITULO

Marcas y Modelos de Vehculos

or medio de este mdulo usted puede mantener actualizadas las bases

de datos de las marcas o modelos de vehculos. AutoSoft Taller trae
preinstaladas ms de 317 marcas de vehculos y motos y ms de
141.500 modelos de vehculos algunos con sus respectivos motores, sin
embargo, existen diferencia de marcas, modelos y motores en cada pas y
cada da la lista de modelos aumenta, la flexibilidad de la aplicacin le
permite modificar, incluir y eliminar marcas y modelos para adaptar esta base
de datos a sus necesidades, adems cuenta con un valioso sistema y
actualizacin de marcas y modelos a travs de archivos que son publicados
gratuitamente en seccin de descargas de nuestra pgina web.
Es importante resaltar que el proceso de inclusin de marcas y modelos
tambin puede realizarse sobre la marcha, durante el uso productivo de la
aplicacin desde el mdulo de Vehculos, en el momento de la creacin o
asignacin del vehculo al propietario, desde un presupuesto o factura o desde
el modulo de Cliente.
Al igual que en los otros mdulos, la inclusin, eliminacin y guardado de
marcas y modelos, puede realizarse mediante los botones de la barra de
navegacin. Si desea ver la lista de todas las marcas, pulse sobre el icono lista
.
Recuerde que si desea incluir modelos a una marca especfica, deber primero
localizar y seleccionar la marca de la lista y luego pulsar sobre el botn
Nuevo Modelo
, el cual se encuentra dentro de la ficha de Marcas y
Modelos de Vehculos.
Es importante delegar la creacin y actualizacin de marcas, modelos y
motores a una persona con cierta jerarqua en la empresa y conocimientos de
esta rea, para evitar la duplicacin o ingreso errneo de datos. Tambin es
recomendable establecer estndares para los modelos de los vehculos, en
relacin a las caractersticas que sern incluidas en el nombre o descripcin
del mismo o si as lo desea, simplemente contine el mismo patrn ya
presente en la base de datos de AutoSoft Taller.
El seguir un orden en el ingreso y actualizacin de la base de datos de Marcas
y Modelos de Vehculos, contribuir a mantener una organizacin y fcil
ubicacin del modelo de vehculo necesitado.

93

MARCAS

MODELOS

DE

VEHICULOS

Actualizacin de marcas y modelos a travs de un

archivo de actualizacin
Usted puede actualizar las marcas y modelos de su programa utilizando
archivos de actualizacin que normalmente son publicados en la seccin de
descarga de nuestra pgina web (www.AutoSoftShop.com).
Usted podr identificar los archivos de actualizacin de marcas y modelos,
porque stos poseen la extensin (.amu).
Despus de descargar un archivo de actualizacin a su computadora, usted
puede presionar el botn "Actualizar marcas y modelos" que encontrar en la
parte inferior central de la ventana de marcas y modelos de vehculos.

Luego de presionar este botn usted deber localizar el archivo de

actualizacin en su disco duro.

94

MARCAS

MODELOS

DE

VEHICULOS

Despus de hacer esto, el programa comenzar automticamente a importar

todas las marcas y modelos de vehculos que no existan en su base de datos
actual, podr observar una pequea ventana de dilogo como una barra de
progreso que le indicar que el programa est realizando la actualizacin, no
interrumpa este proceso, espere hasta que el programa concluya la
actualizacin.

95

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

15
CAPITULO

Presupuestos de Reparacin

a elaboracin de Presupuestos en un taller es uno de los procesos ms

delicados y tediosos, por esto AutoSoft Taller contiene poderosas
herramientas que permiten agilizar la creacin de estos.

Una vez que se ha pulsado sobre el icono Presupuestos de Reparacin

existente en la seccin de Ventas del men lateral o en el Navegador, se abre
la ventana mostrando la pestaa Principal del mdulo de Presupuestos de
reparacin.

En la parte superior de la ventana, podr apreciar los campos de bsquedas, a

los cuales hay acceso desde cualquier pestaa. Todas las bsquedas son
realizadas por coincidencias parciales de caracteres, como fue explicado
anteriormente. Tambin puede realizar bsquedas navegando entre los
registros, para lo cual se ofrece la posibilidad de ocultar los Presupuestos
Anulados, Perdida Total y/o Facturados, haciendo la seleccin
correspondiente y ahorrar tiempo al solo ver los presupuestos activos.
Para crear un presupuesto Nuevo, solo debe pulsar sobre el botn nuevo
en la barra de navegacin. Inmediatamente se abrir la ventana "Selector de
Cliente y Vehculo", desde esta ventana el usuario podr buscar al cliente y
seleccionar su vehculo, tambin podr crear o modificar un cliente y/o su
vehculo.

Selector de Cliente y Vehculo

AutoSoft Taller le provee al usuario la versatilidad de poder seleccionar de
manera rpida al cliente y su vehculo, el selector de cliente y vehculo le da
la opcin de poder buscar por medio de tres campos claves como son,
documento de identificacin personal, nombre del cliente o la matrcula del
vehculo, estos campos actan como buscadores calientes, esto quiere decir
que a medida que el usuario escribe en alguno de ellos, el programa
automticamente va descartando todos aquellos registros que no cumplan con
los parmetros de bsqueda que el usuario escribe, dejando visible slo
aquellos clientes y/o vehculos que concuerden con la bsqueda.
Adems de contar con stos tres campos de bsqueda, tambin el usuario
puede activar el filtro de "Cliente Tipo", seleccionando alguno de los tipo de
cliente el usuario podr ver slo aquellos tipos de clientes que est interesado
en buscar.

96

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Por ltimo, tambin se puede filtrar para que el programa slo muestre los
clientes que tienen relacionado al menos un vehculo, de modo que aquellos
clientes a los cuales no se les puede crear un presupuesto porque no tienen un
vehculo asignado, no aparezcan en la lista. Esta opcin viene seleccionada
predeterminadamente.

Aadir un Cliente y su Vehculo F5

Si el cliente que usted est buscando no existe en su base de datos por ser
primera vez que acude a su negocio, usted puede incluirlo fcil y
rpidamente, presione el botn "Aadir un Cliente y su Vehculo" o la tecla
F5, la ventana "Edicin de cliente" se abrir para que usted pueda incluir los
datos del cliente, puede referirse al Captulo 5 de este manual para los
detalles.
Inmediatamente despus de incluir el nuevo cliente se abrir la ventana
"Edicin de vehculo" en ella podr incluir el vehculo del cliente
previamente creado, refirase al Captulo 6 de este manual para los detalles.

Modificar cliente F6
Si encuentra el cliente en la lista pero necesita modificarlo, puede presionar el
botn "Modificar cliente" o la tecla F6, de igual manera se abrir la ventana
"Edicin de cliente", mostrndole los datos del cliente los cuales usted podr
modificar.

97

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Aadir un nuevo vehculo F7

El campo de matricula
que est en la pestaa
principal
funciona
mediante
Auto
completacin y no se
permite
crear
Presupuestos sin haber
incluido la matrcula del
vehculo.

Si el cliente existe pero es otro vehculo que nunca antes haba estado en su
taller, podr aadir el nuevo vehculo al registro del cliente, primero
seleccione el cliente de la lista y posteriormente presione el botn "Aadir un
nuevo vehculo" o la tecla F7, esto abrir la ventana "Edicin de vehculo"
con todos los campos en blanco de modo que usted pueda colocar los datos
del nuevo vehculo, refirase al Captulo 6 de este manual para los detalles.

Modificar vehculo F8

Si tanto el cliente como el vehculo existen en su base de datos pero desea

modificar los datos del vehculo, podr hacerlo presionando el botn
"Modificar vehculo" o la tecla F8, esto abrir la ventana "Edicin de
vehculo" con todos los datos del vehculo seleccionado para que usted pueda
modificarlos, refirase al Captulo 6 de este manual para los detalles.

Creacin del un presupuesto

Usted tambin puede cancelar el selector de cliente y vehculo, en este caso,
usted deber colocar la matrcula del vehculo directamente en la pestaa
principal.
Al introducir la matrcula correspondiente al vehculo que desea crearle el
presupuesto, toda la informacin existente sobre el vehculo, incluso los datos
del cliente son trados al presupuesto, si lo desea puede proceder a Guardar
los datos en este instante.
La fecha del presupuesto no es editable. Usted solamente podr cambiar la
fecha del Presupuesto si posee el privilegio de Modificar Campos Especiales.
Si usted est comenzando a utilizar el programa la primera vez, y es el primer
presupuesto que usted crea, el campo "Nmero" que corresponde al nmero
del presupuesto, quedar vaco, usted deber colocar el nmero de
presupuesto por el cual desea comenzar, dado que, el programa partiendo de
este primer nmero de presupuesto comenzar a incrementarlo cada vez que
usted cree un nuevo presupuesto, es importante destacar que este nmero no
se puede repetir.
Cada una de las pestaas presentes en el mdulo de Presupuestos de
Reparacin, le permiten acceder a las reas que componen cada presupuesto,
para el ingreso de los datos correspondientes. Podemos distinguir las
siguientes pestaas:
Principal
Detalles
Mano de Obra

98

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Partes
Externos
Aparte
Fotografas

Si desea cambiar el tamao de la ventana de presupuestos, basta con ubicar en

cursor en alguna de las esquinas de dicha ventana. Aparecer una doble fecha
que indicar que pulsando en ese sitio podr ajustar el tamao de la ventana a
su gusto o comodidad. Esta alternativa es vlida en la mayora de las ventanas
de AutoSoft Taller.

Seguidamente procederemos a ver la funcin y utilizacin de cada pestaa en

el Presupuesto de Reparaciones.

Pestaa Principal
Rene toda la informacin del Vehculo y del Cliente. El nmero de
Presupuesto es asignado automticamente al igual que la fecha y hora de la
creacin del mismo, pero pueden ser modificados si se tienen el privilegio de
Modificar Campos Especiales.
Los campos editables en esta pestaa son: el Odmetro, donde puede ingresar
el recorrido del vehculo y especificar la unidad de medida en Kilmetros
(Km.) o Millas (Mi), la empresa de seguros (Seguro/Empresa) emisora de la
pliza que cubre dicho vehculo, el Productor o corredor de la empresa de
seguros y el Nmero de la pliza.

Botn Seleccionar el Cliente y Vehculo

Este botn abre el selector de cliente y vehculo que vimos al principio de
este captulo.

Botn Agregar un paquete, servicio o reparacin

Este botn abre una ventana mediante la cual se puede seleccionar los
paquetes creados en la ficha de Paquetes de Reparaciones.

99

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

El selector de paquetes de servicios o reparaciones, cuenta con la bsqueda

incremental por teclado, esto quiere decir que usted puede comenzar a teclear
la descripcin o el cdigo del paquete inmediatamente despus que ingresa en
esta ventana, el programa le mostrar en la parte superior de la ventana las
teclas que usted ha presionado y automticamente ubicar la descripcin o el
cdigo del paquete que mejor concuerden con la bsqueda, al mismo tiempo
se le mostrar la descripcin para el cliente y los detalles del paquete, as
como el tiempo estimado de trabajo.
Existen tres cajas de chequeo que le indican al usuario que los precios de
mano de obra, partes o trabajos externos sern actualizados automticamente
si cada una de estas cajas respectivamente estn marcadas, el programa
extraer de en las fichas correspondiente los precios actualizados en caso que
estos hayan cambiado con el tiempo. Si usted desea mantener inalterado los
precios que se establecieron en el parque deber desmarcar la caja que
corresponda aquellos precios que usted no desea que se actualicen.
Volviendo a la pestaa principal del presupuesto en la parte inferior dentro de
la pestaa, encontrar 4 botones:

El botn para Anular Presupuestos, el de Prdida Total utilizado cuando la

empresa de seguros decreta al vehculo como irreparable, el botn Facturar
que le abrir una nueva ventana con todos los datos del vehculos existentes
en el presupuesto directamente en el mdulo de Facturas de Reparacin, y
por ltimo el botn Sin Orden, para marcar cuando se reciba la orden de
reparacin por parte del cliente o la aseguradora, segn sea el caso. Al pulsar
sobre este ltimo botn, la aplicacin registrar la fecha y la hora en que es
recibida o activada la orden de reparacin del vehculo.
En la parte inferior de esta pestaa, encontrar tres cajas de chequeo (Ocultar
anulados, Ocultar prdida total y Ocultar facturados) al marcar algunas de

100

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

estas cajas se ocultar los presupuestos a los cuales haga referencia, por
ejemplo si se marca la caja "Ocultar facturados" todos aquellos presupuestos
que ya estn facturados dejarn de ser visibles incluso en las bsquedas, el
objetivo de esto es que el usuario pueda moverse entre cada presupuesto
filtrando todos aquellos que no sean de su inters.
La siguiente figura muestra nicamente la pestaa Principal con su
contenido.

Pestaa Detalles
Pulsando sobre la pestaa Detalles se tiene acceso a los totales y otros datos
relacionados con el Presupuesto, como el nmero de siniestro, observaciones,
ajustes, descuento y datos opcionales.
Debido a que AutoSoft Taller tambin puede ser usado en talleres que tienen
relacin de trabajo con las empresas aseguradoras, este solicita datos como el
nmero de Siniestro, Ajustador y Deducible, as como otros datos
relacionados directamente con el mbito de los seguros. Sin embargo, esta
informacin puede dejarse en blanco si el trabajo a realizar no est amparado
por una pliza de seguros o el vehculo en proceso de reparacin, no est
cubierto por ninguna pliza.
Esta estrecha relacin con las empresas de seguros, trae como consecuencia
de que en algunos pases la figura del perito o ajustador, cumpla un papel
muy importante en la elaboracin y resultado final del presupuesto. Es por
ello que han sido considerados campos como el de SubTotal Ajustado y
funciones como Aplicar Ajustes, las cuales representaran el resultado de la
modificacin final del precio, segn lo acordado con el representante de la
empresa de seguros.

101

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

La figura siguiente muestra la ventana de Presupuestos de Reparacin con la

pestaa Detalles activada.

El campo Elaborado Por es automticamente llenado por la aplicacin,

tomando la informacin del nombre del usuario en sesin al elaborarse el
presupuesto, sin embargo el contenido puede ser modificado en cualquier
momento.
Nmero de Siniestro, este es el nmero que la aseguradora asign al caso.
Los campos de Ajustador y Cotizado en, son de tipo auto completacin, usted
podr incluir aqu, el nombre del perito o ajustador de la empresa de seguros
y el nombre de cualquiera de los proveedores al cual se le solicita cotizacin
para la reparacin. Estos tres datos son opcionales y no existe ningn tipo de
restriccin por parte de la aplicacin, condicionado a su llenado.
AutoSoft Taller posee adems un mdulo para controlar el avance de cada
vehculo dentro del proceso de produccin del taller. En la elaboracin de
presupuestos, se pueden marcar las opciones que se aplicarn a cada
reparacin, para que la aplicacin pueda dar estimaciones del porcentaje
reparado de cada vehculo o status del vehculo. Marque los elementos que
aplican para el control de status en el cuadro e ingrese cualquier observacin
relevante en el rea destinada para esto. Ms adelante la funcin y utilizacin
de este mdulo ser explicado con detalle.

En la pestaa Detalles del mdulo de Presupuestos de Reparacin existen 3

botones en la parte inferior, debajo del campo de observaciones.
102

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Permite imprimir la Orden de Trabajo directamente desde el

mdulo de Presupuestos de Reparacin. Se cargar primero la vista previa de
la orden de trabajo desde la cual el usuario puede imprimir la orden o enviarla
por correo electrnico, tambin tendr la opcin de exportar la orden a
distintos formatos de archivo.
Permite acceder al Reporte de Ganancias y visualizar en
detalle, los costos y precios de Mano de Obras, Partes y Trabajos Externos,
que determinan la ganancia o prdida reflejada en el presupuesto. Esta es una
herramienta de valor incalculable ya que le permite consultar este reporte
durante la realizacin del presupuesto, para que usted tenga la informacin
y realice los ajustes necesarios para alcanzar la utilidad deseada en cada
trabajo, antes de someterlo a consideracin del cliente. Ms adelante este
reporte ser abordado con ms detenimiento.
Abre
el
historial
del
vehculo
mostrando
predeterminadamente los ltimos 365 das de historial del vehculo al cual se
le est haciendo el presupuesto.

Historial de Vehculos

El historial de vehculos, es un resumen de todos los presupuestos y facturas

que han sido elaborados para un determinado vehculo.
Este pequeo mdulo tiene un gran valor y puede ser accesado desde otros
mdulos como por ejemplo, la ficha de vehculos, el mdulo de presupuestos
de reparacin, el mdulo de facturas de reparacin o simplemente desde el
men "Reportes". Si accesa desde cualquier otro mdulo este le mostrar al
en primer lugar los datos del cliente dueo del vehculo que estn siendo
objeto de la edicin de un presupuesto o factura o sencillamente del vehculo
o cliente que est activo en la pantalla, pero si accesa desde el men
"Reportes" primero se le solicitar que seleccione el vehculo de una lista.
El historial del vehculo consta de cuatro secciones. La primera seccin, en la
parte superior encontrar un botn "Establecer Nuevo Rango" que al
presionarlo usted podr establecer el rango de tiempo que usted desea que se
muestre en el historial. La segunda seccin (Cliente) le muestra los datos del
cliente dueo del vehculo. La tercera seccin (Vehculo) le permite
seleccionar de una lista el vehculo, en caso que el cliente tenga ms de un
vehculo en su haber. En la cuarta seccin, podr observar tres pestaas
(Presupuestos, Facturas, Resume) las primeras dos pestaas le mostrar una
lista de presupuesto y facturas registradas para el vehculo seleccionado, la
ltima pestaa "Resumen" le dar entonces un resumen de totales para todos
los presupuestos y facturas registradas al vehculo seleccionado.

103

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Conversin de Monedas
Pulsando el icono
presente al lado derecho del Total Final u otros
campos totales, se tiene acceso a un modulo de Conversin de Monedas.

El modulo de Conversin de Monedas trae el Euro como moneda base, pero

usted puede cambiar la moneda base segn su pas. Para esto seleccione la
moneda de su pas en el campo Moneda como se muestra en la figura
anterior. Utilice esta funcin si desea conocer en diferentes monedas, el
monto desde donde se accedi al modulo o cualquier monto que ingrese en el
campo Convertir cuya equivalencia necesita saber en otra moneda. Si desea
cambiar la rata o taza de cambio de alguna moneda, simplemente presione el
botn
para abrir la ventana del Editor de Registros de la Aplicacin,
elija la moneda cuya taza desea cambiar, pulse Editar Valor, coloque el valor
de cambio con respecto a 1, presione OK y cierre la ventana.

Descuento imponible y no imponible

Esta caja debe ser marcada si se desea que el valor del descuento se incluya
dentro del clculo del impuesto. Esto depender de la legislacin para
clculos de impuestos vigente en su pas, para dar una idea ms detallada de
cmo esto influye en el clculo del impuesto y en el total final, daremos un
104

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

ejemplo prctico: supongamos que usted tiene un presupuesto que sumando

los trabajos de mano de obra y las partes da un total de $600, el porcentaje de
impuesto vigente es del 15% y usted le dar un descuento de $20 a su cliente,
debajo mostraremos una tabla con la diferencia entre ambos clculos por un
lado con el descuento imponible y por otro con el descuento no imponible.
Descuento Imponible

Descuento No Imponible

Calculo:
IMPUESTO = ($600 - $20) * 0.15
IMPUESTO = $87

Calculo:
IMPUESTO = $600 * 0.15
IMPUESTO = $90

TOTAL = $600 - $20 + $87

TOTAL = $667

TOTAL = $600 + 90 - $20

TOTAL = $670

Formulas:
IMPUESTO = (Sub-Total Descuento) * 0.15
TOTAL = Sub-Total Descuento + Impuesto

Formulas:
IMPUESTO = Sub-Total * 0.15
TOTAL = Sub-Total + Impuesto Descuento

Como podr observar hay una diferencia considerable, predeterminadamente

el programa mantienen los descuentos dentro del clculo del impuesto, es
decir la caja de descuento imponible viene marcada predeterminadamente,
debe tener cuidado con este aspecto si en su pas los descuentos no deben ser
incluidos en el clculo del impuesto, entonces debe desmarcar esta caja cada
vez que elabore un presupuesto o factura.
Es importante mencionar que el campo denominado Deducible se refiere al
monto deducible de la pliza, en otras palabras, un monto no cubierto por la
empresa aseguradora y que por lo general debe ser pagado por el propietario
del vehculo, este monto debe ser restado de la factura final para que coincida
con el monto de la orden de reparacin autorizada por la empresa
aseguradora.

Pestaa Mano de Obra

Pulse sobre la pestaa Mano de Obra, la cual inicialmente estar en color
rojo indicando que no se ha introducido ningn dato en la misma, para
proceder a la introduccin de las Manos de Obra o Servicios en el
presupuesto. La ventana lucir similar a la siguiente:

105

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Cada vez que se desee introducir una lnea de mano de obra, deber pulsar
sobre el icono Incluir
dentro de la ventana de presupuestos, o si ya lo
hizo y termino de editar una lnea, basta con pulsar la tecla para que sea
creada automticamente una nueva lnea. Si por el contrario se desea
Eliminar una lnea de Mano de Obra, se deber pulsar sobre el icono
respectivo.
Como se menciono en el captulo dedicado a las fichas de Trabajos de Mano
de Obra, AutoSoft Taller trae cargadas ms de 2400 descripciones de mano
de obra codificadas, las cuales usted puede utilizar y/o modificar para adaptar
a su empresa.
Para ingresar una mano de obra seleccionndola desde las fichas existente,
ubquese sobre el campo Cdigo o el campo Descripcin y presione las teclas
Shift y ? simultneamente, seleccione el registro deseado y presione Enter
para que el registro sea ingresado en el presupuesto. Para avanzar entre los
campos utilice la tecla Tab.

106

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

A medida que usted va usando la aplicacin, se ir alimentando ms la base

de datos, de descripciones estndares de trabajos de mano de obra y
servicios. El uso de las teclas calientes Shift y ? para la introduccin de
registros seleccionados desde las fichas, es especialmente til para agilizar la
transcripcin de los trabajos de mano de obra y as realizar los presupuestos
de manera eficaz.
Si el ingreso de la descripcin de Mano de Obra es realizado de manera
manual, al introducirse descripciones que ya han sido incluidas en las fichas
de Mano de Obra, la aplicacin automticamente auto completa el campo a
medida que usted escribe.
En AutoSoft Taller, existe un men en el cual hay informacin adicional del
tem y se pueden realizar algunos ajustes. Para acceder a este men, ubique el
cursor sobre la lnea que contiene el dato en cuestin y presione el botn
derecho del ratn. Desde este men, entre otras cosas, podemos realizar la
Asignacin de Trabajos de Mano de Obra, directamente desde la pestaa
Mano de Obra en el Prepuesto de Reparacin.
Si usted no cobra por tiempo, usted puede dejar las columnas de precio/hora,
horas y minuto en cero (0) y colocar el precio directamente en la columna de
precio.

Detalles de la Mano de Obra (Ctrl-i)

Ubicando el cursor sobre alguna de las lneas de mano de obra y pulsando
(ctrl.-i), podr acceder a la ventana de detalles de Mano de Obra, donde podr
especificar el porcentaje de descuento o el porcentaje del impuesto,
predeterminadamente la aplicacin establece como impuesto el porcentaje
establecido por el usuario en el modulo de datos del taller, en el campo de
impuesto de mano de obra, en la siguiente figura se puede apreciar como luce
esta ventana.
107

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Asignacin del Trabajo de Mano de Obra (Ctrl+m)

Desde la pestaa Mano de Obra en AutoSoft Taller, se puede realizar la
Asignacin del Trabajo de Mano de Obra, abriendo el men de informacin
y ajuste con el botn derecho del ratn. Este men muestra datos y permite
diferentes ajustes, dependiendo del mdulo desde donde es abierto.

Es muy importante
recordar, que si el
usuario tiene asignado
el privilegio de Aadir
Nuevos Trabajos y
Partes Externamente,
cada vez que se
introduzca
una
descripcin de mano de
obra que no est en la
ficha de trabajos de
mano de obra, la
aplicacin preguntar si
se desea incluir dicha
descripcin. Queda a
criterio del usuario
decidir si la descripcin
introducida merece o
sera
conveniente
incluirla en la tabla de
Trabajos de Mano de
Obra.

Presione Ctrl+M Asignacin del trabajo en el men, y se abrir la siguiente

ventana.

108

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Seleccione de la lista del personal previamente ingresado en las fichas de

Personal de Mano de Obra (Personal MO), la o las personas que realizaran
dicho trabajo y presione el botn Asignar, seguidamente ingrese el Costo por
Hora y el tiempo estimado Horas y Minutos para realizar dicha labor.
Usted notara el cambio en el monto del campo Ganancia una vez que se
asigna y se ingresa la informacin de costo y tiempo de una labor.
Cabe destacar que la manera de utilizar esta funcin, depender del tipo de
relacin laboral, existente entre la empresa y su personal. Si la empresa paga
un salario a su personal, esta funcin le servir solo para asignar los trabajos
de mano de obra a su personal y que esto salga reflejado en la Orden de
Trabajo impresa. Pero si usted paga a su personal por cada labor que realiza,
(destajo), esta funcin le ser de ms utilidad ya que por cada trabajo
realizado en su taller, usted cargara un costo especfico por Mano de Obra, y
de esta manera, obtendr un resultado ms exacto al momento de calcular el
Reporte de Ganancias.
Adems, cada vez que se realiza una asignacin de trabajos de mano de obra,
se genera una Cuenta por Pagar a favor de cada persona a la que se le ha
asignado una labor, por el Total a Pagar de la asignacin de trabajo. Dicha
cuenta por pagar ser listada en el mdulo de Control de Pagos.
Si su personal cobra salario, entonces ingrese 0 en el campo Costo por
Hora al asignar los trabajos, para que no se generen cuentas por pagar. De ser
este su caso, le sugerimos que calcule un monto por concepto de mano de
obra lo ms preciso posible e ingrselo en el campo Otros Costos en el
Reporte de Ganancias, para as obtener en este reporte un resultado ms
cercano a la realidad. Recuerde que la veracidad de la informacin ingresada,
incide directamente en el resultado del Reporte de Ganancias y afecta las
Cuentas por Pagar.

109

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Si usted paga a su personal un monto fijo por cada reparacin que ellos
realizan, es decir usted no paga por el tiempo que se demore el terminar la
reparacin si no por la reparacin en si, entonces, debe dejar la columna
"Costo por hora", Horas y Minutos en cero, de este modo el programa le
permitir editar la columna Total a pagar para que usted coloque el total
directamente en esta columna.

Una vez ingresados los datos de costo y tiempo, presione OK, ubquese en el
siguiente registro y repita la operacin para la Asignacin de los Trabajos de
Mano de Obra de cada labor presente en el presupuesto. La asignacin de
estos trabajos, puede ser realizada en cualquier momento.
Continuando con el ingreso de Mano de Obra, recuerde que al ubicarse bien
sea en el campo Cdigo o Descripcin, a medida que va escribiendo, puede
pulsar las teclas calientes Shift + ?, para ver un listado de las coincidencias
ms cercanas a la cadena de texto ingresada.
En la siguiente figura, el usuario inici la introduccin de la descripcin
colocando Pintar Par. Una vez hecho esto, puls sobre las teclas Shift + ?
simultneamente, para desplegar la lista de las descripciones de mano de obra
que inician en Pintar Par. AutoSoft Taller filtra esta informacin y
solamente muestra las descripciones que coinciden, de tal forma que usted
pueda seleccionar ms rpidamente, cual es la descripcin de mano de obra
que desea ingresar.

110

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Una vez que seleccione la descripcin que busca, presione Enter y movilcese
hacia los dems campos de esa misma lnea, utilizando la tecla Tab como se
menciono anteriormente.
De esta manera podr crear extensos presupuestos en tan slo minutos, esta es
una herramienta til que permite el filtrado de los datos, ya que solamente
muestra las opciones disponibles segn la cantidad de letras coincidentes
introducidas, reduciendo a cero el margen para errores de trascripcin. En la
ventana anterior, puede apreciarse que fueron incluidos registros de los
trabajos de mano de obra de la tabla maestra, sin necesidad de transcribir
nuevamente toda la descripcin. As se logra no slo estandarizar labores,
sino tambin agilizar increblemente la elaboracin de extensos presupuestos
con labores que generalmente son repetitivas y constantes.
A pesar de que la Mano de Obra est basada en la informacin existente en
las fichas de Trabajos de Mano de Obra, esto no significa que no podamos
incluir descripciones de Trabajos de Mano de Obra nuevas, cada vez que sea
necesario, y decidir si estas deben ser incluidas o no en la fichas, para su uso
posterior, cuando sea requerida dicha descripcin de Mano de Obra.
Por ejemplo, si se posee el privilegio de Aadir Nuevos Trabajos y Partes
Externamente y se introduce Revisar Niveles de Fluidos en la descripcin,
AutoSoft Taller busca en las fichas de Trabajos de Mano de Obra para
verificar si dicha descripcin existe.
De no ser as, la aplicacin despliega un mensaje preguntando si desea
agregar una nueva Mano de Obra en las fichas de Trabajos de Mano de
Obra.

111

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Si responde afirmativamente, se abrir una ventana como la siguiente.

Ingrese el Cdigo y dems datos referentes a la nueva mano de obra y

presione OK, a partir de ese momento, la descripcin Revisar Niveles de
Fluidos existir en la ficha de Trabajos de Mano de Obra (Trabajos de
MO) y por consiguiente, estar disponible en la lista de seleccin, adems se
auto completar mientras se transcribe. De esta manera usted podr crear
registros de Trabajos de Mano de Obra a medida que realiza presupuestos sin
prdida de tiempo.

Asistente de Trabajos de Mano de Obra

Es una herramienta bastante til para buscar y seleccionar los trabajos de
mano de obra, usted puede ubicar el cursor sobre la columna de cdigo o la
columna de descripcin y comenzar a escribir el cdigo o la descripcin que
est buscando, el programa automticamente ordenara la lista por el campo
seleccionado y comenzara a buscar segn las letras que usted este escribiendo
el cdigo o la descripcin que mejor concuerde, este proceso se llama
Bsqueda Incremental por teclado y en la parte superior de la ventana
ver las teclas que usted ha presionado. En la parte inferior tendr los detalles
del trabajo y el tiempo estimado.
Seleccione el trabajo de MO y presione el botn OK para que sea incluido en
el presupuesto.

112

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Asistente de Pintura

AutoSoft Taller ofrece en la pestaa Mano de Obra, un Asistente para los

trabajos de pintura, el cual le permite seleccionar directamente de una grfica
las partes del vehculo que se van a presupuestar para trabajos de pintura y
automticamente ingresa esta informacin en el presupuesto.
Esta herramienta tambin contribuye enormemente para la rpida creacin de
presupuestos, a la vez que permite separar de una manera segura, cada una de
las partes a ser pintadas.
En las siguientes figuras se muestra un ejemplo de la utilidad del asistente de
mano de obra de pintura.

Los
cdigos
y
descripciones que la
aplicacin usa para el
asistente de pintura,
tambin se encuentran
en la ficha de trabajos
MO en los primeros 30
registros y estos pueden
ser variados a criterio
del usuario, por ejemplo
si desea asignarle otro
cdigo
o
una
descripcin ms acorde
con el nombre que en su
pas se le da a la parte a
pintar,
localice
el
trabajo de MO en la
ficha y modifique la
descripcin,
adems
puede agregarle el
tiempo y costo de la
mano de obra.

Una vez marcadas en el asistente de pintura las piezas a pintar, al presionar

OK se cierra al Asistente de Pintura y los respectivos trabajos de manos de

113

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

obra de las piezas seleccionadas, se agregan al presupuesto tal como se puede

apreciarse en la figura de la siguiente pgina.

Recuerde que si usted

cobre un precio fijo sin
importar el tiempo que
demore el trabajo, usted
puede
dejar
las
columnas
de
Precio/hora, Horas y
Minutos en cero (0), y
el programa le permitir
colocar el precio total
en la columna de precio.

Recuerde que los cdigos y descripciones existentes de trabajos de mano de

obra del asistente de pintura, pueden ser variados por el usuario pero NO
pueden ser eliminados. Puedes ingresar los precios y tiempos de los trabajos
de mano de obra por pintura desde el presupuesto si no los has establecido
con anterioridad desde la ficha de MO movilizndose con la tecla Tab.
Es muy importante
recordar, que si el
usuario tiene asignado
el
Aadir Nuevos
Trabajos
y
Partes
Externamente, cada vez
que se introduzca una
descripcin de repuesto
que no est en las
fichas, la aplicacin
preguntar si se desea
incluir
dicha
descripcin. Queda a
criterio del usuario
decidir si la descripcin
introducida merece o
sera
conveniente
tenerla en las fichas de
Partes. Por otra parte,
cada repuesto que es
incluido en las fichas de
partes,
podr
ser
escogido o introducido
mediante
auto
completacin mientras
se introducen partes en
el campo de descripcin
de de estos.

Usted puede realizar bsquedas en cualquier momento, utilizando los campos

ubicados en la parte superior de la ventana de presupuestos. Dichos campos
de bsquedas estn visibles en todas las pestaas, razn por la cual puede
realizar bsquedas mientras visualiza la pestaa que ms le interese.

Pestaa Partes
En la pestaa Partes en el mdulo de Presupuestos de Reparacin, usted
puede realizar la inclusin de las refacciones involucradas en el trabajo a
realizar al vehculo. Para ello, cada vez que se desee incluir un repuesto, debe
pulsar como ya es costumbre, en el icono Incluir
que est en la parte
inferior izquierda de la lista.
Igualmente, si desea eliminar alguna parte, debe ubicarse en la lnea a
eliminar y pulsar sobre el icono Eliminar
.
El ttulo de la pestaa de partes estar en color rojo cuando no se han incluido
partes.

114

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

La siguiente figura muestra la pestaa Partes del mdulo de Presupuestos de

Reparacin.

Asistente de Partes
En esta pestaa existe un asistente de partes que le permite seleccionar de
manera rpida las partes o refacciones que desea incluir en su presupuesto. Al
abrir el Asistente de Partes, la aplicacin le solicitar que elija entre dos tipos
de partes: De Inventario o de No Inventario.

Si selecciona Inventario, AutoSoft Taller le mostrar la ventana de Partes de

Inventario para que seleccione el o las partes que desea incluir en el
presupuesto.

115

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Marque las partes y presione OK para que la informacin de estas, sea

incluida en la pestaa Partes. Si el repuesto deseado no se ha agregado al
inventario, pulse el botn cancelar, cree una nueva lnea de repuesto,
introduzca la descripcin de venta del repuesto y presione Tab, la
aplicacin le informar que dicha descripcin no existe y le dar la opcin de
incluir uno nuevo, seleccione nuevo repuesto de inventario y complete la
informacin.
Si selecciona No Inventario, la aplicacin le mostrar una tabla con la lista de
todas las partes de no inventario que existen en las fichas Partes de No
Inventario. Esta opcin es sumamente til, especialmente en aquellos talleres
que no manejan inventario de partes.
Recuerde que los partes de no inventario tambin son incluidos en los
presupuestos mediante auto completacin, esta funcin est presente en la
descripcin del repuesto.
La figura siguiente muestra la ventana de Partes de No Inventario del
Asistente de Partes.

116

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

La lista de la izquierda, muestra las partes disponibles, mientras que en la

derecha se muestran las partes seleccionados y que sern incluidos en el
presupuesto.
Puede seleccionar las partes de no inventario utilizando cualquiera de estos 3
procedimientos:
Haciendo doble click sobre cada repuesto (uno por uno).
Seleccionando varios partes a la vez (manteniendo la tecla
Shift o la tecla Ctrl presionada mientras selecciona) y
posteriormente pulsando sobre el botn de traslado (> o <).
Seleccionando uno o ms partes y arrastrar y soltar, es decir,
pulsar sobre los partes seleccionados sin soltar el botn
izquierdo del ratn y arrastrar la seleccin hacia la parte de
Partes Seleccionados o viceversa.
En la siguiente figura se muestra un ejemplo de partes seleccionados.

Despus de seleccionar las partes pulse OK y estas aparecern

automticamente en la pestaa Partes en el Presupuesto. Una vez ah, usted
puede ajuste las cantidades e ingresar el precio en cualquier momento.

117

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Recuerde que desde esta pestaa tambin tiene acceso al men de

informacin y ajustes que se despliega colocando el cursor sobre el tem del
que se desea ms informacin y despus presionando el botn derecho del
ratn.
Entre otras cosas, desde este men podr seleccionar el tamao ptimo de las
columnas, agregar o eliminar elementos, ver la ficha de detalles, ver el costo,
descuento e impuesto.
En la siguiente secuencia de grficos, podr ver la pestaa Partes despus de
ingresados los partes de no inventario y posteriormente con el men de
informacin y ajustes desplegado.

Recuerde que usted puede seleccionar e ingresar partes tanto de inventario

como de no inventario en el presupuesto, en cualquier momento durante el
proceso de creacin del presupuesto, hasta que este sea Factura.

118

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Vare el tamao de cualquier columna para que la opcin Tamao optimo de

columnas est disponible, la aplicacin ajusta el tamao de las columnas
segn los datos presentes en estas, de la manera de permitirnos una mejor
visualizacin de los datos, aprovechando el ancho de la ventana, recuerde que
tambin puede mover de ubicacin cualquier columna segn su gusto.
Si por alguna circunstancia, alguna de las partes en el presupuesto esta exento
de impuesto, simplemente mrquelo en la columna respectiva segn se
demuestra en la siguiente figura.

Imprimir Solicitud de Cotizacin

La funcin de este botn es imprimir un listado de las partes de inventario de
no inventario o ambos, para ser enviada a los proveedores y solicitarles que
realicen una cotizacin de los mismos. Usted puede enviar directamente la
solicitud de cotizacin (lista de partes) a su proveedor por e-mail, exportarlo a
cualquiera de los formatos electrnicos que ofrece el programa o
sencillamente imprimirlo.
Cuando presiona este botn se abre una pequea caja de dialogo,
solicitndole que seleccione si desea imprimir la solicitud de cotizacin solo
para los tems de no inventario, solo los tems de inventario o ambos. Tal
como se observa en la siguiente imagen.

119

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Tipo de Precio Aplicado (Solo para las partes de Inventario)

Seleccione de la lista el precio que aplica a la cotizacin segn sea el caso,
(condiciones de ventas con el cliente, ofertas existentes, etc.), por ejemplo: si
selecciona Precio Predeterminado, la aplicacin asignar a las partes de
inventario el precio que est predeterminado en la ficha de cada uno de ellos,
esta opcin es muy til cuando las partes tienen asignados diferentes niveles
de precios. Si selecciona Mximo, Oferta, Mayor o Mnimo, la aplicacin
ingresar el nivel de precios seleccionado para todas las partes sin tomar en
cuenta el precio predeterminado en las fichas y si selecciona Precio Variable,
la aplicacin ingresar el precio mximo del repuesto pero le permitir
ajustarlo a su gusto. Esta seleccin solamente funciona para las partes de
inventario.

Partes Suministradas por el Seguro o el Cliente

Si se presenta el caso en que algunas de las partes fueran suministrados por la
empresa aseguradora o el cliente, usted puede indicarle a la aplicacin esta
situacin, activando esta opcin en la ventana de Detalles del tem. Para esto
ubquese en el tem, presione el botn derecho del ratn y elija del men de
informacin y ajustes la opcin Detalles del tem. Otra manera de abrir la
ventana de Detalles del tem, es con las teclas calientes Ctrl + I presionadas
simultneamente mientras est ubicado en el tem susceptible del ajuste. Una
vez abierta la ventana de detalles del tem, marque la opcin y presione OK.
120

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

En la Orden de Trabajo que ser impresa para distribuir entre los operarios
y/o encargados del taller, se ver un recuadro negro junto a cada repuesto que
tenga esta opcin marcada y que indica que la parte es suministrada por el
cliente o compaa de seguros, para que todos los involucrados en el proceso
tengan conocimiento de cules son las partes que no sern suministrados por
su empresa.
Al marcar esta opcin, AutoSoft Taller marca o identifica con color amarillo
estos tems en el presupuesto y no toma en cuenta su valor para los clculos
del presupuesto, ya que este es un repuesto que no ser adquirido por su
taller.
Esta funcin es sumamente til, sobre todo en aquellos pases donde las
empresas de seguro tienen como poltica el suministro de las partes al taller.
Tambin ayuda a mantener un control sobre aquellas partes que fueron o
sern suministrados por el cliente o la empresa aseguradora, para realizar y
mantener un seguimiento de estos.

La ltima columna de la pestaa de Partes es la referente a los Ajustes.

Ingrese en esta columna el monto acordado como resultado de la discusin de
precios que en algunos pases sucede, entre los propietarios de los talleres y
los ajustadores o peritos de las empresas de seguro. Si algn Precio Total es

121

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

ajustado, deber ingresar el mismo monto existente en el campo Precio Total,

en el campo Ajuste de las partes que no sean ajustados, para que el resultado
de la funcin Aplicar Ajustes en la pestaa Detalles y el total de Ajuste sean
correctos.
En la figura de la siguiente pgina se muestra el ajuste en solo los tres
primeras partes y el cuarto repuesto que no es ajustado, mantiene el mismo
precio.

Pestaa Externos
Puede que en alguna reparacin existan ciertos trabajos que son realizados
fuera del taller o por personas o empresas ajenas al mismo. En la pestaa
Externos, usted puede ingresar, modificar o eliminar dichos trabajos. El ttulo
de esta pestaa cambia a color azul para indicar la presencia de trabajos
externos.
Todos estos trabajos externos son impresos en el presupuesto y totalizados al
final del mismo. Tambin son indicados en la Orden de Trabajo.
Utilice los botones Incluir
para abrir una nueva lnea de ingreso de datos
y el botn Eliminar
para eliminar datos, o si prefiere, utilice el men de
informacin y ajustes al cual hay acceso presionando el botn derecho del
ratn una vez ubicado sobre el registro. En esta pestaa tambin existe la
columna de Ajuste y la opcin Exento de Impuestos para ser utilizadas en los
casos que sea necesario.

122

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Pestaa Aparte

La aplicacin NO toma
en cuenta los trabajos
de Mano de Obra ni las
Partes ingresados en la
pestaa
Aparte,
al
momento de Facturar el
Presupuesto. Usted debe
crear una nueva Factura
e ingresar en ella los
trabajos y/o
partes
apartes solicitados por
el cliente para su
proceso de pago o
inclusin en Cuentas
por Cobrar.

La pestaa Aparte es utilizada en los casos en que el cliente desea realizar al

vehculo, trabajos adicionales pero estos no pueden ser incluidos en el
presupuesto de reparacin, emitido para la empresa aseguradora, quizs
porque dichos trabajos no estn cubiertos por la pliza de seguros o no se
desea realizar otro presupuesto adicional.
Esta pestaa esta dividida en una seccin para el ingreso de Trabajos de
Mano de Obra y otra para el ingreso de los Partes, cada una posee su
respectivo asistente y funcionan similares a las pestaas de Mano de Obra y
Partes vistas anteriormente.
Utilice los botones Incluir
para abrir una nueva lnea de ingreso de datos
y el botn Eliminar
para eliminar datos, o si prefiere, utilice el men de
informacin y ajustes al cual hay acceso presionando el botn derecho del
ratn una vez ubicado sobre cualquier tem.

123

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Como puede distinguirse en la figura, el titulo de la pestaa Aparte cambia a

color azul, para indicar la presencia de datos.
Es muy importante destacar que los trabajos incluidos en esta pestaa, no son
tomados en cuenta en el total del presupuesto pero si son listados en la Orden
de Trabajo del taller. Es decisin de su empresa el emitir o no una factura por
concepto de estos trabajos o partes. Los trabajos apartes tampoco son
incluidos en el clculo del Reporte de Ganancias.

Usar los costos de las partes como insumo

Si bien los tems incluidos en la pestaa aparte, no son tomados en cuenta

para el reporte de ganancias, usted puede usar los costos de todas las partes
que haya incluido en la pestaa aparte para reflejar costos de insumos de la
reparacin, que luego se reflejarn en el reporte de ganancias. Para hacerlo
debe marcar la caja de chequeo que est al final de la ventana y que tiene
como ttulo "Utilizar los costos como costos de insumos de la reparacin" en
color rojo. Tal como se aprecia en la siguiente figura.

124

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Pestaa Fotografas
La ltima pestaa del mdulo de Presupuestos de Reparacin, tiene que ver
con la inclusin de las fotografas del vehculo. AutoSoft Taller permite
incluir hasta un mximo de cuatro fotos, pero solamente se imprimirn en los
presupuestos y las facturas las primeras dos.
Al inicio aparecen cuatro pestaas y en el centro una X indicando que no hay
fotos incluidas. Pulse sobre el icono ubicado en la parte derecha
, para
acceder a la ventana de ubicacin de archivos fotogrficos.

Las fotos pueden estar

en cualquier ubicacin
del disco el seleccionar
una foto el programa se
encargar de hacer una
copia del archivo y
colocarlo dentro de la
carpeta de imgenes del
programa en el disco
del servidor de lo
contrario la imagen no
ser visualizada en las
estaciones clientes.

Usted tambin puede abrir la ventana de ubicacin de archivos fotogrficos,

pulsando el botn derecho del ratn encima del espacio de la fotografa.
Al pulsar sobre el botn
localizado a la derecha de cada campo, la
aplicacin solicita que se ubique el nombre del archivo fotogrfico que se
desea incluir en el presupuesto.
AutoSoft Taller genera en la instalacin en el servidor, una carpeta
denominada Imgenes, cualquier archivo fotogrfico que seleccione ser
copiado automticamente a esta carpeta con la intencin de que todos los
archivos de imgenes y fotografas tales como el logotipo de la empresa, las
fotos de los partes de inventario y las fotografas de los vehculos estn
localizados en un mismo sitio y poderlos compartir en la red.
La primera vez que se utilice la aplicacin para ubicar fotos, la bsqueda se
iniciar en el carpeta predeterminado por Windows, pero a partir de ese
momento todas las fotos sern buscadas en la carpeta donde se seleccion la
ltima vez.
125

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Recuerde que por razones de espacio y velocidad, AutoSoft Taller no

almacena las fotos en los archivos de base de datos, solo guarda la ruta en la
que est ubicada, si posteriormente el archivo de foto es borrado, renombrado
o movido a otra carpeta en el disco duro, no podr ser encontrada por la
aplicacin.
Es buena costumbre nombrar los archivos que contienen las fotos del
vehculo, con un nombre que lo identifique con este, como por ejemplo el
nmero de matrcula del vehculo. Si son varias fotos, podr colocar un
nmero incrementado para evitar la duplicidad de nombres de archivos, por
ejemplo: E 1234 ABC-1, E 1234 ABC-2 y as sucesivamente.
Una vez ubicados e ingresados los archivos de fotos, presione OK para que
las fotografas sean anexadas al presupuesto.

Del lado derecho de cada fotografa, encontrar tambin un botn para

eliminar la foto representado con una X roja y otro para imprimir, si presiona
el botn para imprimir se le presentar una vista preliminar del reporte con la
fotografa del vehculo. Tal como se muestra en la siguiente figura.

126

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

Tambin podra tomarse como una buena costumbre, el estandarizar la

identificacin de las fotos (nombre fsico del archivo), con el nmero del
presupuesto al que corresponden esas fotos. No existe una definicin fija de
la manera como deben llamarse los archivos de imgenes que estarn
asociados a los presupuestos, pero siempre es recomendable utilizar nombres
que permitan ubicar y reconocer rpidamente, cada una de las fotos de los
vehculos.
Por ltimo debemos hablar sobre el icono ubicado en la esquina superior
derecha del mdulo. Este icono sirve para indicar al usuario si el vehculo
relacionado con el presupuesto, ha sido o no ingresado el taller. Este icono es
visible en todo momento desde el mdulo de Presupuestos de Reparacin.
Este tiene dos estados posibles:
En este estado, el icono indica que el vehculo no ha sido ingresado
al taller. Cuando el icono est en este estado, el usuario puede
pulsarlo para as darle ingreso al vehculo en el taller.
En este estado, el icono indica que el vehculo ha sido ingresado al
taller. A diferencia del estado anterior, una vez que el vehculo tiene

127

PRESUPUESTOS

DE

REPARACION

ingreso al taller este estado no es reversible, es decir el pulsar sobre el icono

no tendr ningn efecto.
El ingreso del vehculo al taller tambin puede ser realizado en el mdulo
Ordenes de Trabajo/Ingreso del Vehculo que analizaremos ms adelante.
Con la utilizacin y aprovechamiento de las funciones del mdulo de
Presupuestos de Reparacin, AutoSoft Taller le brinda muchas ventajas que
le permiten la realizacin de extensos presupuestos, de una manera rpida,
sencilla y flexible. Este mdulo le ayudar a mantener una buena
organizacin de su empresa, permitindole la posibilidad de centralizar toda
la informacin relacionada con el trabajo a realizar en determinado
vehculo, en un slo lugar.

128

FACTURAS

DE

REPARACION

16
CAPITULO

Facturas de Reparacin

L mdulo de Facturas de Reparaciones, es muy similar al de

Presupuestos de Reparacin, posee las mismas pestaas para
mantener una estandarizacin de las tareas y toda la informacin sobre
el trabajo realizado al vehculo en un solo mdulo. Pero lgicamente posee
adems la pestaa Pagos destinada para el ingreso de estos.
Al igual que el resto de los mdulos, debe pulsar el icono Nuevo
para
crear una factura nueva, automticamente se abrir la ventana para
seleccionar el cliente y el vehculo de la misma forma como explicamos en el
captulo 15 referente a los presupuestos de reparacin.
Usted tambin puede cancelar el selector de cliente y vehculo, e ingresar el
nmero del presupuesto que se desea facturar, utilice las teclas calientes Shift
+ ? cuando est en el campo de presupuesto si desea ver una lista de los
presupuestos pendientes por facturar, presione Enter una vez ubicado el
presupuesto deseado y despus Tab para que la aplicacin se traiga los datos
del presupuesto ingresado, para que estos puedan ser visualizados y revisados
por el usuario. En la grfica puede ver una factura lista para el ingreso del
nmero del presupuesto que se desea facturar, o de los datos si se desea
comenzar la factura desde cero.

129

FACTURAS

DE

REPARACION

Puede realizar bsquedas navegando entre las facturas y ocultando las

Anuladas y/o las Pagadas, para ver solo las pendientes, marcando la
seleccin correspondiente en el borde inferior de la ventana.
Tambin puede crear una factura que no est relacionada con ningn
presupuesto, en cuyo caso, debe dejar en blanco el campo de Presupuesto, se
selecciona el vehculo utilizando el selector del cliente y vehculo o tambin
se puede ingresar directamente el nmero de matrcula del vehculo que se
desea facturar y se procede al ingreso de datos, el cual es idntico al utilizado
en la creacin de un Presupuesto de Reparacin.
Debido a que el nmero de factura es controlado por la aplicacin (Numero
Lgico), probablemente este sea diferente de la numeracin de las facturas
pre-impresas de su empresa, por esto AutoSoft Taller ofrece un campo
llamado Nmero Fsico, para que el usuario ingrese el correspondiente
nmero de factura segn los libros de su empresa, y mantener as una relacin
entre el nmero de factura de imprenta (Nmero Fsico) y el correspondiente
a la factura de AutoSoft Taller (Nmero Lgico).

Botn Seleccionar el Cliente y Vehculo

Este botn abre el selector de cliente y vehculo que vimos en el captulo 15.

Botn Agregar un paquete, servicio o reparacin

Este botn abre una ventana mediante la cual se puede seleccionar los
paquetes creados en la ficha de Paquetes de Reparaciones.

El selector de paquetes de servicios o reparaciones, cuenta con la bsqueda

incremental por teclado, esto quiere decir que usted puede comenzar a teclear
la descripcin o el cdigo del paquete inmediatamente despus que ingresa en
esta ventana, el programa le mostrar en la parte superior de la ventana las
teclas que usted ha presionado y automticamente ubicar la descripcin o el
cdigo del paquete que mejor concuerden con la bsqueda, al mismo tiempo

130

FACTURAS

DE

REPARACION

se le mostrar la descripcin para el cliente y los detalles del paquete, as

como el tiempo estimado de trabajo.
Existen tres cajas de chequeo que le indican al usuario que los precios de
mano de obra, partes o trabajos externos sern actualizados automticamente
si cada una de estas cajas respectivamente estn marcadas, el programa
extraer de en las fichas correspondiente los precios actualizados en caso que
estos hayan cambiado con el tiempo. Si usted desea mantener inalterado los
precios que se establecieron en el parque deber desmarcar la caja que
corresponda a los precios que usted no desea que se actualicen.

Impresin de Facturas
Una vez que se ha impreso la factura o se ha cerrado la Vista Preliminar,
aunque no haya sido impresa, la aplicacin le solicitara confirmar si la factura
fue impresa correctamente. Si se responde afirmativamente, la factura es
bloqueada y solo el usuario con el privilegio de Administrador podr realizar
nuevas impresiones. Si por el contrario se contesta que la factura no fue
impresa correctamente, se podr imprimir nuevamente la misma.
AutoSoft Taller no permite modificar el presupuesto asociado a la factura
asumiendo que dicho trabajo ha sido concluido, adems automticamente
coloca dicha factura como cuenta por cobrar.
Para anular una factura, es imprescindible desactivar el campo Con Orden.

Pago de Facturas
Para ubicar una factura en particular, puede hacerlo mediante el campo
respectivo de bsqueda, ubicado en la parte superior de la ventana. Los
campos o tipos de bsquedas son muy flexibles, y permiten al usuario
localizar una factura de manera rpida, son muy tiles cuando no se posee la
informacin exacta del nmero de factura de la cual se est recibiendo el
pago.

131

FACTURAS

DE

REPARACION

Para poder recibir pagos a facturas, el usuario debe poseer el privilegio para
Procesar Pagos a Facturas de Clientes, si ya lo posee ubquese en la pestaa
Pagos, coloque las retenciones o deducibles en el caso que sea necesario,
seleccione la forma de pago y pulse el botn Nuevo Pago para abrir la
ventana de ingreso de Pagos a facturas de clientes. En la figura de la
siguiente pgina, puede apreciar esta ventana.

Los campos de esta ventana varan dependiendo del Tipo de pago que
seleccione. Para pagos con tarjeta de crdito, la aplicacin detecta
automticamente el tipo de tarjeta al ingresarse el nmero de esta. Puede
recibir pagos parciales o abonos ingresando el monto recibido en el campo
Monto a pagar o si el pago es igual al monto pendiente, pulse el botn
.
Tambin puede pulsar el botn
en caso que
haya establecido algn deducible, el programa importar el monto del
deducible al campo Monto a pagar.
El nmero de recibo puede ser ajustado segn las necesidades del usuario e
incluso es posible repetir el nmero en el caso de que sea necesario, siempre y
cuando el usuario posea el privilegio para Procesar Pagos a Facturas de
Clientes. El contador del nmero de recibo, se auto incrementar comenzando
desde el ltimo nmero ingresado por el usuario.
Volviendo a la pestaa de pagos del mdulo de facturas de reparaciones,
usted puede pulsar el botn
cuando desee imprimir un reporte del
historial de pagos recibidos a cuenta de la presente factura o usar el botn
para imprimir un recibo por el monto del pago.

Notas importantes cuando se factura partes de inventario

A diferencia del presupuesto las partes de inventario que se incluyan dentro
de la factura de reparacion automticamente afectarn a su respectiva ficha de
inventario, deduciendo de cada ficha la cantidad de tems que se coloque en la
factura y creando as un movimiento de inventario.

132

FACTURAS

DE

REPARACION

Cuando el tem de inventario, es un tem serializado, el programa al momento

de guardar los datos le pedir que seleccione los nmeros de serie de los
tems que se estn facturando.

Si por alguna razn despus de seleccionar los nmeros de serie

correspondiente a los tems que se estn facturando, usted necesita
modificarlos, ubquese sobre la lnea del tem que desea modificar y presione
el botn derecho del ratn, del men desplegado seleccione la opcin "Editar
seriales.
AutoSoft Taller, le permite facturar cantidades superiores a las disponibles en
las fichas de partes de inventario. Esta virtud le permite incluir en facturas
tems sin tener cantidades en inventario suficientes, flexibilizando as el
proceso de facturacin. Los tem serializados tambin disfrutan de esta virtud,
pero usted deber ingresar los seriales de los tems que no se encuentran en
inventario, como se explicara seguidamente.
Tenga siempre presente que al realizar esto, estar creando una existencia
negativa del tem en cuestin, una vez que ingresen al inventario cantidades
por concepto de compras, la existencia se actualizara restndose la existencia
negativa a la cantidad recibida por la compra.
Veamos un ejemplo haciendo una factura sin un presupuesto previo.
Supongamos que un cliente desea comprarnos 4 alternadores pero solamente
tenemos 2 en inventario. Al pulsar sobre el botn Guardar o tratar de cerrar
el mdulo, aparecer un mensaje como el siguiente.

133

FACTURAS

DE

REPARACION

Despus de haber presionado OK, aparecer la siguiente ventana desde donde

seleccionaremos los seriales de la existencia disponible en el inventario.

Una vez hecho esto, se activar el campo junto al botn

para el ingreso de
seriales de las unidades no disponibles en inventario, como se puede
distinguir en la prxima figura.

para proceder a ingresar los seriales necesarios. Si desconoce

Presione
que serial debe ingresar, simplemente ingrese cualquier nmero de manera
temporal, ya que una vez que usted realice alguna compra de este tem, podr
actualizar la informacin de la factura con los seriales de los tems
comprados.

Deber presionar
cada vez que desee ingresar un serial, para que la
aplicacin traslade dicho nmero a la seccin de Seriales Seleccionados,
hasta haber ingresado la totalidad de los seriales requeridos. Una vez hecho

134

FACTURAS

DE

REPARACION

esto, se le indicar que la cantidad seleccionada esta correcta como puede

verse en la siguiente figura, pulse OK para concluir el ingreso de seriales.

Una vez ubicado en la ventana de la factura, al usted pulsar el botn para

guardar los datos ingresados, la aplicacin le avisara que estn siendo
facturadas unidades de determinado tem, que exceden la cantidad en
existencia del mismo, y le preguntara si desea poner este tem como pendiente
por entregar o no, como se muestra en la siguiente grfica.

Si usted contesta afirmativamente, la totalidad de las unidades facturadas del

tem, sern puestas como pendientes por entregar y la cantidad en existencia,
no ser alterada. Si contesta negativamente, la totalidad de unidades
facturadas de dicho tem, sern restadas del inventario y por consiguiente se
creara una existencia negativa, como si la totalidad de las unidades
facturadas han sido entregadas y por consiguiente se asume que ninguna
unidad est pendiente por entregar. Si decide cancelar la operacin, la factura
no ser grabada y podr realizar los cambios que desee para posteriormente
guardar los cambios.
Cabe destacar que al seleccionarse la opcin de poner el tem como
pendiente, esto se refiere a la totalidad de las unidades reflejadas en la lnea
de dicho tem, incluso las disponibles en el inventario. Si desea entregar las
unidades existentes en inventario y dejar como pendientes por entregar las
dems, simplemente ingrese el tem en la factura dos veces en lneas
separadas, una por la cantidad de unidades existentes en inventario y otra por
las unidades faltantes y ponga estas como pendientes por entregar.
La marca en el campo Pendiente en la Factura, sealar los tems que estn
en esta situacin.

135

FACTURAS

DE

REPARACION

Presionando sobre el botn

que se encuentra ubicado en el grupo de
botones que est en la parte inferior izquierda de la lista, usted podr imprimir
un listado de nicamente los seriales de los tems presentes en la factura.
En el caso de que sean ingresados ms seriales de los necesarios, aparecer un
mensaje como el siguiente.

Si esto sucede, deber retirar o deseleccionar la cantidad de seriales

necesarios para que haya coincidencia con la cantidad en la factura. Deber
siempre deseleccionar primero los seriales de las unidades inexistentes en el
inventario y despus los de las unidades que si existen en el inventario.
Debe tener precaucin ya que es probable que si usted modifica facturas
viejas que involucren un mismo tem del cual no hay existencia suficiente, se
cree disparidad entre la cantidad en inventario de dicho tem y la cantidad de
seriales existentes en inventario, si esto sucede el usuario que tenga asignado
el privilegio de Administrador, podr realizar los ajustes pertinentes.

136

PRESUPUESTOS

DE

PARTES

17
CAPITULO

Presupuestos de Partes

L programa tambin cuenta con un mdulo de presupuestos de partes,

especialmente diseado y orientado para aquellos negocios que tambin
manejan una tienda para ventas de repuestos o refacciones, este mdulo
es de suma importancia para este tipo de negocios que de manera paralela
realizan reparaciones o mantenimiento de vehculos y al mismo tiempo
ofrecen a sus clientes la ventana de partes.
Este mdulo es muy parecido al mdulo de presupuestos de reparaciones, por
supuesto que la gran diferencia es que slo maneja los datos del cliente y no
del vehculo, y adems slo tiene la pestaa para ingresar partes, de hecho
slo cuenta con tres pestaas.

Pestaa principal
En esta pestaa encontrar un botn para seleccionar el cliente y dos botones
ms pequeo en la parte inferior para anular o facturar el presupuesto tal y
como se observa en la figura.

Tambin cuenta, igual que en el presupuesto de reparacin, con dos pequeas

cajas de chequeo para ocultar los presupuestos anulados o los presupuestos ya
facturados.

137

PRESUPUESTOS

DE

PARTES

Despus de incluir un nuevo presupuesto usando como de costumbre el botn

para incluir nuevos registros que se encuentra en la barra de herramientas de
navegacin, o sencillamente presionando las teclas CTRL+N, se abrir una
ventana para seleccionar el cliente.

esta funciona muy parecido a la ventana para seleccionar clientes y vehculo

de los presupuestos de reparacin, pero en este caso slo debemos seleccionar
el cliente. En la parte superior de la ventana existen dos campos de bsqueda,
uno para realizar bsquedas por medio del documento de identidad y otra
para realizar bsquedas usando el nombre del cliente.
En la parte superior derecha tenemos el filtro para los tipos de clientes,
predeterminadamente est seleccionado el modo para mostrar todos los tipos
de clientes, en la parte inferior de la ventana tenemos dos botones, uno que
nos servir para y aadir un nuevo cliente, y el otro, que se encuentra en la
parte inferior derecha de la ventana, nos servir para modificar el cliente que
tengamos seleccionado, tambin podemos utilizar las teclas F5 o F6
respectivamente.

Pestaa Detalles
La pestaa de detalles, slo cuenta con unos pocos campos, donde deber
colocar, por ejemplo, el nombre de la persona que elabor el presupuesto,
donde fue cotizado, algunas observaciones as como tambin el descuento de
existir alguno, tambin existe del lado inferior izquierdo un botn "Reporte
de ganancias" que al pulsarlo se mostrar reporte de ganancias que
estudiaremos ms adelante.

138

PRESUPUESTOS

DE

PARTES

Pestaa de partes
Por ltimo, esta pestaa es idntica a la pestaa de partes que vivimos en el
mdulo de presupuestos de reparacin y en el mdulo de facturas de
reparacin, en ella deber incluir las partes de inventario o no inventario que
desea presupuestar, de la misma manera como fue explicado en anteriores
captulos, usted puede hacer uso de los botones de inclusin, eliminacin y el
asistente de seleccin de partes que se encuentran en la parte inferior
izquierda de la lista. Tambin es importante mencionar, que puede utilizar el
botn derecho del ratn sobre la lnea de alguna parte para poder ver un men
contextual en el cual podr seleccionar las opciones para incluir descuentos o
hacer cambios en el porcentaje de impuesto del tem seleccionado.

139

FACTURAS

DE

PARTES

18
CAPITULO

Facturas de Partes

on AutoSoft Taller podr crear de igual manera las facturas de ventas

de partes, si ya elabor un presupuesto, y ahora quieren emitir la
factura, usted puede hacerlo desde el mismo mdulo de presupuestos
de partes, pulsando el botn "Facturar" que est en la parte inferior derecha
de la pestaa principal, o bien, cargando el mdulo de facturacin de ventas
de partes, creando un nuevo registro y colocando en el campo "Presupuesto
de Origen #" el nmero del presupuesto que dar origen a esta factura.
De cualquier forma si usa el botn "Nuevo" de la barra de herramientas de
navegacin, para crear una nueva factura o Ctrl+N, se abrir automticamente
la ventana para seleccionar el cliente, tal como lo vimos en el Captulo 17
sobre presupuestos de partes.
En este captulo solo explicaremos el uso de la pestaa Pagos dado que el
resto de este mdulo se utiliza de forma idntica al mdulo de presupuestos
de partes explicado en el captulo anterior.

Pago de Facturas
Para ubicar una factura en particular, puede hacerlo mediante el campo
respectivo de bsqueda, ubicado en la parte superior de la ventana. Los
campos o tipos de bsquedas son muy flexibles, y permiten al usuario
localizar una factura de manera rpida, son muy tiles cuando no se posee la
informacin exacta del nmero de factura de la cual se est recibiendo el
pago.
Para poder recibir pagos a facturas, el usuario debe poseer el privilegio para
Procesar Pagos a Facturas de Clientes, si ya lo posee ubquese en la pestaa
Pagos, coloque las retenciones en el caso que sea necesario, seleccione la
forma de pago y pulse el botn Nuevo Pago para abrir la ventana de
ingreso de Pagos a facturas de clientes. En la figura de la siguiente pgina,
puede apreciar esta ventana.

140

FACTURAS

DE

PARTES

Los campos de esta ventana varan dependiendo del Tipo de pago que
seleccione. Para pagos con tarjeta de crdito, la aplicacin detecta
automticamente el tipo de tarjeta al ingresarse el nmero de esta. Puede
recibir pagos parciales o abonos ingresando el monto recibido en el campo
Monto a pagar o si el pago es igual al monto pendiente, pulse el botn
.
El nmero de recibo puede ser ajustado segn las necesidades del usuario e
incluso es posible repetir el nmero en el caso de que sea necesario, siempre y
cuando el usuario posea el privilegio para Procesar Pagos a Facturas de
Clientes. El contador del nmero de recibo, se auto incrementar comenzando
desde el ltimo nmero ingresado por el usuario.
Volviendo a la pestaa de pagos del mdulo de facturas de ventas de partes,
usted puede pulsar el botn
cuando desee imprimir un reporte del
historial de pagos recibidos a cuenta de la presente factura o usar el botn
para

imprimir

141

un

recibo

por

el

monto

del

pago.

CUENTAS

POR

COBRAR

19
CAPITULO

Cuentas Por Cobrar

ediante este mdulo, usted puede llevar el control de las cuentas por
cobrar e imprimir reportes de las mismas, individualizados y
filtrados por fecha.

La siguiente figura muestra la ventana de cuentas por cobrar.

Usted puede seleccionar no solo el cliente del cual desea obtener el reporte de
cuentas por cobrar (o todos si as lo desea), sino que tambin le permite
seleccionar la fecha de vencimiento, todas las facturas que tengan una flecha
anterior a la fecha y que usted coloque en el campo de fecha para las facturas
vencidas, sern incluidas en la lista.
La fecha de vencimiento de una factura es igual a la fecha de elaboracin de
la factura cuando la factura tiene como forma de pago "contado", si la factura
es establecida con la forma de pago "crdito", entonces la fecha de
vencimiento de la factura ser la fecha de elaboracin de la misma ms el
tiempo de crdito que se establezca en la pestaa de pagos de la factura.

142

CUENTAS

POR

COBRAR

En la siguiente figura se ve un ejemplo de una factura que tiene de fecha de

elaboracin (30/01/2010), pero tiene un crdito establecido de 30 das.

En este caso, podemos observar que en l reporte de cuentas por cobrar, la

fecha de vencimiento es (01/03/2010), tal como se observa en la siguiente
figura.

143

CUENTAS

POR

COBRAR

En la parte inferior de la ventana, enmarcado en recuadros naranja, podemos

observar los resmenes de los totales las cuentas por cobrar de facturas de
reparaciones y facturas de partes, al lado de estos ver el total general y luego
los totales y el saldo general por cobrar.

Pestaa Facturas de reparaciones

En esta pestaa tenemos el resumen de todas las cuentas por cobrar referentes
a facturas por reparaciones de vehculos, en la parte superior tenemos un
campo filtro que nos permite filtrar por compaas de seguros o empresas, al
lado de que est, tenemos otro campo que nos permite establecer el orden que
deseamos se ha mostrado en la lista las facturas.
Tenemos tambin la lista propiamente dicha, con las diversas columnas que
nos muestran la informacin de cada factura, si doble pulsamos sobre
cualquiera de las facturas aqu listadas se abrir automticamente la factura en
el mdulo de facturas de reparaciones, tambin presionando la tecla "Enter",
sobre una de las lneas de algunas de las facturas tambin tendremos acceso
automticamente a la factura origen.
Por ltimo, en la parte inferior de esta pestaa, tenemos los totales de mano
de obra, partes, externos, total general, total cobrado y el saldo por cobrar.

Pestaa "Facturas de partes"

En esta pestaa, al igual que la pestaa de reparaciones se muestran todas las
facturas por cobrar por el concepto de ventas de partes.
En la parte superior tenemos un campo para seleccionar la forma como
queremos que se ordenen las facturas en la lista, debajo tenemos la lista de
cada una de las facturas vencidas y de igual forma si se doble pulsa sobre
cualquiera de estas facturas se abrir automticamente el mdulo de facturas
de partes.
En la parte inferior tenemos los tres campos que nos muestran el total
acumulado, total cobrado y el saldo pendiente por cobrar.

144

REPORTE

DE

GANANCIAS

20
CAPITULO

Reporte de Ganancias

ste reporte fue creado para cubrir la necesidad del usuario, de saber
cunto es la utilidad generada en determinado presupuesto o factura o
para determinar la productividad del negocio en un periodo de tiempo
determinado. Usted puede tener acceso a este reporte desde los mdulos de
Presupuestos de Reparacin, Facturas de reparacin, Presupuestos de
partes y Facturas de partes.

El resultado generado por este reporte pretende ser lo ms preciso posible,

pero debemos entender que solo engloba la productividad basndose en los
datos que maneja el programa, pero entendemos que existen muchas variables
que no estn incluidas el resultado, ejemplo: gastos por electricidad, nmina,
seguros, licencias, etc., incluso muchos de estos datos ni siquiera son
manejados por la aplicacin, pero el resultado de este reporte ser lo ms
cercano posible a la realidad, en la medida en que los datos ingresados gocen
de exactitud y exista organizacin en la actualizacin de los costos en los que
se incurre, mediante la compra de partes, pago de mano de obra e insumos.
El programa ofrece pampos de datos adicionales como el campo Otros Costos
dentro del reporte que sirve para los gastos imprevistos o que no existan en el
presupuesto o factura y as lograr un resultado ms preciso. El objetivo de
este reporte en ningn momento es de aspecto contable ya que AutoSoft
Taller no es un programa de contabilidad, el objetivo es simplemente brindar
informacin que le ayudar a tomar decisiones acertadas, al mostrarle un
resultado de las ganancias o prdidas generadas en base a los costos asociados
a las reparaciones, servicios o ventas de partes.
Para acceder a este reporte fuera de los mdulos ya mencionados, puede hacer
uso de la barra de acceso rpido en la pestaa Ventas localice el botn
"Reporte de ganancias" o bien usando el men VentasReporte de
ganancias.
La ventana inicial del reporte de ganancias, nos permite ver primer lugar
seleccionar si deseamos ver el reporte de ganancia relacionado con las
facturas de reparaciones o el reporte de ganancias relacionado con la venta de
partes.
En esta misma ventana debemos entonces seleccionar el grupo de facturas
que queremos que participen en el reporte, o bien si queremos evaluar este
reporte para un presupuesto o factura particular. Predeterminadamente viene
seleccionado la opcin por grupo de facturas limitadas por fecha.

145

REPORTE

DE

GANANCIAS

Reporte de ganancias por grupo de facturas limitadas

por fecha
Luego de seleccionar si desea ver el reporte de ganancias para reparaciones o
para ventas de partes, marque o deje marcado la opcin "Por Grupo de
Facturas Limitadas por Fecha" que est en el borde superior del primer
recuadro.
Posteriormente elija si desea que l reporte incluya todas las facturas,
solamente las cobradas o slo las facturas que tiene pendiente montos por
cobrar, para ello, pulse sobre el crculo que est del lado izquierdo de la
opcin deseada.
Usted deber seleccionar ahora el perodo de tiempo que usted desea sea
cubierto por el reporte, para esto usted tiene una primera eleccin desde la
cual podr seleccionar una fecha de inicio y una fecha final, el programa
seleccionar todas aquellas facturas que cumplan con este intervalo de fechas
incluyendo las fechas seleccionada. Tambin tiene una segunda opcin con la
cual podr elegir el mes y el ao de inicio y el mes y el ao de finalizacin
que el programa utilizar para seleccionar todas las facturas que se encuentre
dentro de este rango de tiempo, cabe destacar que la fecha de inicio se toma
desde el primer da del mes y la fecha final toma el ltimo da del mes y ao
seleccionado. La ltima opcin que tiene para elegir, es seleccionar el rango
basado en aos, deber entonces, seleccionar el ao de inicio y el ao final
estableciendo un rango ms amplio para que el programa seleccione todas las
facturas que cumplan con este requerimiento.

Reporte de ganancias por un presupuesto o factura

especfica
Marque la opcin "Un Presupuesto o Factura Especfica" y luego seleccione
si desea que l reporte se base en un presupuesto o en una factura.

146

REPORTE

DE

GANANCIAS

Introduzca el nmero del presupuesto o de factura en el campo

correspondiente que encontrar en la parte inferior derecha de la ventana.

Reporte de Ganancias (DETALLES)

Luego deseleccionar los parmetros para reporte de ganancias, presione el
botn OK, la ventana que ver ser similar a esta.

El reporte de ganancias, consta de dos pestaas, la pestaa "Grficos"

mostrar la arriba, y la pestaa Detalles en la grfica debajo.

El contenido de la pestaa Detalles vara segn si se trata de un grupo de

facturas o si se trata de un presupuesto o factura particular.

147

REPORTE

DE

GANANCIAS

Pulse el botn Rep. Ganancias ubicado en la pestaa Detalles en los

mdulos de Presupuestos de Reparacin, Facturas de Reparacin,
Presupuestos de parte o Facturas de partes para obtener directamente en
reporte de ganancias del presupuesto o factura en pantalla, tal como se
muestra en las grficas anteriores.
Los datos utilizados para el clculo de este reporte, provienen de las
siguientes reas:
1. Partes. Si usted ingresa adecuadamente los costos de las partes, bien
sea de inventario o no y mantiene organizados sus datos con respecto
al porcentaje de ganancia y venta, la aplicacin automticamente
calcular la ganancia asociada a cada repuesto, y por consiguiente al
total de ellos.
2.

Mano de Obra. Para que AutoSoft Taller determine la ganancia con

respecto a la mano de obra, debe asignar para cada presupuesto y para
cada tem de la mano de obra, el personal asociado a la misma y el
monto a pagar por dicha labor. Este dato es especialmente til para
talleres con personal a destajo, a cuyo personal se le emiten pagos por
un determinado monto acordado por cada labor efectuada o por
tiempo de labor. Para aquellos casos en los que existe un salario a
pagar a los operario, cada administrador deber determinar la manera
ms til y conveniente para determinar los costos asociados a cada
presupuesto por concepto de nomina.

3. Trabajos Externos. Estos son los trabajos realizados por terceros

fuera o dentro del taller, recuerde siempre asignar el costo del trabajo
para que el sistema calculo la ganancia de los mismos.
4. Insumos. Los costos de insumos, se establece en la pestaa "Aparte"
en el mdulo de presupuestos de reparacin o en el mdulo de
facturas de reparacin, vase Usar los costos de las partes como
insumo en el Captulo 15.
5. Otros Costos. AutoSoft Taller permite al usuario introducir un valor
calculado externamente, el cual podra provenir del rea de pintura,
reproceso, partes y/o accesorios no incluidos en el trabajo, tambin
podran anexarse costos asociados a servicios como agua, luz,
telfono, licencias, permisos, rentas, etc. Existen gerentes de talleres
que han logrado determinar un monto fijo de costos asociados a cada
vehculo por el tiempo de permanencia en el taller y por el rea o
espacio que ocupa el vehculo en el mismo.

148

REPORTE

DE

GANANCIAS

Finalmente puede usar los botones de Imprimir o Vista previa para

imprimir, enviar por correo electrnico o archivar en distintos formatos
digitales, el Reporte de Ganancias y/o Prdidas.

149

CALENDARIOS

DE

CITAS

21
CAPITULO

Calendarios de Citas

l calendario de citas, es quizs una de las herramientas ms usadas del

programa, en este mdulo usted podr crear citas para clientes
estableciendo una cantidad de detalles como por ejemplo tiempos
estimados de la cita, tipo de cita y/o tipo de trabajo etc.

Con este mdulo usted podr crear calendarios de citas privados o calendarios
pblicos, el calendario privado slo sern visibles para el usuario que lo ha
creado y ningn otro usuario podr acceder a este. Los calendarios pblicos
podrn ser consultados y actualizados por todos los usuarios del programa.

Creacin de un calendario
El programa trae predeterminadamente un calendario principal que es un
calendario pblico, lo que quiere decir que todos los usuarios pueden acceder
a l. Para crear un nuevo calendario solo debe pulsar el botn Nuevo de la
barra de herramienta de navegacin, el programa le pedir que coloque el
nombre del calendario, adems tiene la opcin de marcar la caja que est
debajo del campo de nombre para hacer que el calendario que est creando
sea un calendario privado, slo podr ser consultado y actualizado por el
usuario que lo est creando.

150

CALENDARIOS

DE

CITAS

En la inferior derecha de la ventana, est la lista de los calendarios que ya han

sido creados, si pulsa con el botn derecho del ratn sobre uno de los
calendarios existentes en la lista, tendr acceso a un pequeo men
contextual.

Al igual que en muchas otras partes del programa, el botn derecho del ratn
nos sorprende con nuevas funciones bastante tiles, en este caso tenemos la
opcin del men "Cambiar el Calendario actual", pulsando sobre esta opcin
podemos modificar el nombre del calendario e incluso convertirlo en un
calendario privado o pblico, segn sea el caso.

Creacin de una cita

Lo primero que se debe hacer es ubicar la fecha de la cita en los calendarios
que se encuentran en la parte superior izquierda de la ventana, solo debe
pulsar sobre el da de la semana para indicarle al programa que ese da
seleccionado ser creada la cita.
Los pequeos iconos en forma de flechas que se encuentran en la parte
superior de cada uno de los calendarios tienen la funcin de cambiar de forma
ascendente o descendente el ao o el mes, tal y como se observa en la
siguiente figura.

Para fijar la hora de la cita, coloque el cursor del ratn sobre la hora y pulse
sobre la lnea, comience a escribir comenzando con el concepto de la cita.
Para ampliar o disminuir la cantidad de casillas o lneas que debe ocupar esta
cita, slo tiene que colocar el cursor del ratn en el borde inferior del
recuadro y arrastrar hacia abajo o hacia arriba segn sea el caso.

151

CALENDARIOS

DE

CITAS

Para incluir el resto de la informacin de la cita, debe doble pulsar sobre ella
o usar el botn "Detalles" que est en el borde derecho de la ventana.

Ingrese entonces, en nombre del cliente y el resto de los detalles.

Podemos destacar que en esta ventana encontrar un botn "Importar
Tiempos", este botn sirve para importar los tiempos de trabajos de mano de
obra o de paquetes de servicios. Por ejemplo, si tenemos creado un paquete de
mantenimiento preventivo para el servicio de los 50,000 km, como podemos
observar en las imgenes de ejemplo, entonces cuando se presiona el botn
importar tiempos, seleccione el la opcin de importar tiempos de paquetes de
servicios.

152

CALENDARIOS

DE

CITAS

En la ventana de seleccin de paquetes de servicio o reparaciones, seleccione

el servicio de mantenimiento preventivo y luego presione la tecla OK.

El tiempo total del servicio ser incluido en los detalles de la cita, usted puede
seleccionar varias veces el botn de importar tiempos y en cada una de las
veces que lo use puede seleccionar trabajo de mano de obra distintos u otros
paquetes de servicios, el programa sumar los tiempos de cada una de las
elecciones que haga.
Tambin est el campo "Llega por" el cual es un campo de tipo maestro, en el
que puede incluir una pequea descripcin de cmo el cliente lleg a su taller,
esto con el objeto de evaluar formas de mercadeo.
Al final de de la ventana de detalles de la cita est un botn "Completado",
usted debe marcar este botn cuando la cita correspondiente se haya
completado de manera satisfactoria.
Usted puede crear un presupuesto partiendo de una cita, slo seleccione la
cita de la lista y presione el botn "presupuesto" que est en la parte derecha
en la ventana de calendarios de citas, automticamente el programa tomar el
nombre del cliente que est en los detalles de la cita y lo buscar en el
selector de clientes y vehculos si es encontrado este se mostrar en el selector
como se ve en la siguiente figura.

153

CALENDARIOS

DE

CITAS

Si el cliente no es encontrado en la base de datos debern entonces buscarlo

manualmente o crearlo en caso que sea un nuevo cliente.
Existen otros botones que tienen distintas funciones como se menciona a
continuacin:
Borrar cita

Para eliminar o borrar una cita debe primero seleccionar la cita que desea
borrar y luego presione el botn borrar cita.
Fecha actual

Pulsando sobre este botn, automticamente el programa ubicar el

calendario en la fecha actual.
Imprimir

Si desea imprimir un dia de citas especfico, seleccione el dia en el calendario

y pulse sobre el botn imprimir, cabe destacar que esta opcin no tiene vista
previa, lo que quiere decir que la salida ser directamente en la impresora.

154

ORDENES

DE

TRABAJO

INGRESO

DE

VEHICULOS

22
CAPITULO

Ordenes de Trabajo / Ingreso de Vehculos

l modulo de Ingreso de Vehculos, permite entre otras cosas realizar el

ingreso del vehculo e informar al usuario si un vehculo se encuentra o
no en el taller y de esta forma poder mantener un status del mismo.
Tambin desde este mdulo, se puede imprimir la hoja de Orden de Trabajo
que contiene toda la informacin sobre el trabajo a realizar al vehculo, con la
particularidad de poder crear una sola Orden de Trabajo para un vehculo que
posee mltiple presupuestos pendientes, para ser distribuida entre el personal,
adems, al igual que desde la pestaa Mano de Obra en el mdulo de
Presupuestos de Reparacin, tambin se pueden asignar los trabajos de mano
de obra respectivos.
Una vez abierto el modulo, presione como es costumbre, sobre el icono
Nuevo en la Barra de Herramientas de navegacin, para realizar el ingreso del
vehculo.

Al introducir la matrcula del vehculo, la aplicacin automticamente

muestra los presupuestos pendientes para dicho vehculo, as como tambin si
tiene orden de reparacin (O/R) (dicha orden de reparacin debe ser ingresada
en el presupuesto, esta indica la hora y fecha de ingreso), un mensaje escrito
en rojo aparecer en la ventana en caso de que el vehculo seleccionado no
tenga presupuestos pendientes.

155

ORDENES

DE

TRABAJO

INGRESO

DE

VEHICULOS

En la prxima grfica vera un ejemplo de un vehculo con dos Presupuestos,

de los cuales uno tiene Orden de Reparacin.

Asignar Trabajos de Mano de Obra

Al pulsar el botn Asignar trabajos de MO se abrir la ventana para la
Asignacin de Trabajos de Manos de Obra. La nica diferencia entre esta
ventana y la que se utiliza para la asignacin de los trabajos de mano de obra,
desde la pestaa Mano de Obra en el mdulo de Presupuestos de Reparacin,
es que en esta usted puede ver todos los presupuestos pendientes del vehculo.
En cambio desde el presupuesto, solo se pueden asignar los trabajos de mano
de obra para el presupuesto desde donde se abre la ventana, aunque el
vehculo tenga ms de un presupuesto pendiente.

156

ORDENES

DE

TRABAJO

INGRESO

DE

VEHICULOS

Como puede observar, en la ventana de Asignacin de Trabajo de Mano de

Obra, se pueden identificar 5 reas:

rea Superior: Los datos del vehculo. Debajo de estos los

presupuestos pendientes as como el monto total de mano de obra
presupuestada y ganancia.
rea Central Izquierda: Los cdigos de las Manos de Obra que
corresponden al Presupuesto seleccionado.
rea Central Derecha: Detalles de la mano de obra: precio por
horas, tiempo estimado, precio total, ganancia calculada y la
descripcin de la mano de obra seleccionada segn el cdigo.
rea Inferior Izquierda: Los diferentes operarios o trabajadores
involucrados y que podran ser asignados a los trabajos.
rea Inferior Derecha: La asignacin del o los trabajadores para
cada una de las manos de obra seleccionada en la parte central
izquierda (Cdigo).

Realice las asignaciones de trabajos de mano de obra, de la siguiente manera:

Elija el presupuesto y a la derecha vera los cdigos que distinguen cada mano
de obra, seleccione el cdigo y vera la Descripcin con el Detalle de la mano
de obra existente en el presupuesto, marque en la lista de personal ubicada a
la izquierda, la o las personas a las cuales se le asignar la realizacin de la
labor presente en el campo descripcin.

Una vez hecho esto, pulse el botn Asignar e ingrese el pago por hora que
recibirn y el tiempo estimado de labor. Presione OK al terminar.
157

ORDENES

DE

TRABAJO

INGRESO

DE

VEHICULOS

Tambin puede utilizar los botones Nuevo

para abrir una nueva lnea

para el ingreso de personal, y el botn Eliminar

si desea eliminar
personal al que previamente se le haya asignado un trabajo, o si prefiere,
utilice el men de informacin y ajustes al cual hay acceso presionando el
botn derecho del ratn, una vez ubicado sobre cualquier personal asignado.
Repita el procedimiento antes descrito hasta asignar todos los trabajos de
mano de obra. Cabe destacar que la asignacin de estos trabajos, puede ser
realizada en cualquier momento durante la realizacin del presupuesto o
ejecucin del trabajo. Tambin puede asignar los trabajos de mano de obra, a
presupuestos que no tengan Orden de Reparacin (OR).
La aplicacin resta el costo del trabajo ingresado, al precio existente en el
presupuesto, y le muestra al usuario cual es la ganancia por concepto de la
realizacin de esta labor o trabajo de mano de obra.
Cada vez que se realiza una asignacin de trabajos de mano de obra, se
genera una Cuenta por Pagar a favor de cada persona a la que se le ha
asignado una labor, por el Total a Pagar de la asignacin de trabajo. Dicha
cuenta por pagar ser listada en el mdulo de Control de Pagos.
En el caso de que su personal cobre un monto fijo para un trabajo, coloque
cero 0 en las columnas de costo por hora, de horas y de minutos y podr
colocar el pago directamente en la columna Total a pagar.
Recuerde que la veracidad de la informacin ingresada, incide directamente
en el resultado del Reporte de Ganancias y afecta las Cuentas por Pagar.

158

ORDENES

DE

TRABAJO

INGRESO

DE

VEHICULOS

Orden de Trabajo
Pulse el botn
para obtener una Vista Preliminar de la
Orden de Trabajo. Para imprimir la Orden de Trabajo, presione sobre el
botn
. Es importante destacar que este mdulo resume en
una sola Orden de Trabajo, todas las labores y partes de todos los
presupuestos pendientes listados, esto es de extrema importancia, ya que si a
un vehculo en particular se le realizan dos o ms presupuestos debido por
ejemplo a que uno es dirigido a la compaa de seguros por algn accidente o
percance y el otro son reparaciones por parte del cliente que no estn
cubiertas por la pliza de seguros, el sistema estar en capacidad de generar
una sola Orden de Trabajo, para que los operarios realicen todo el trabajo sin
estipular si pertenecen a presupuestos distintos.
AutoSoft Taller imprimir en una o ms hojas, todos los presupuestos
pendientes, independientemente de si tienen orden de reparacin o no,
recuerde que un presupuesto est pendiente mientras no haya sido facturado o
anulado.
Una vez que la Orden de Trabajo es impresa, la aplicacin mostrar un
anuncio: La Orden de Trabajo ya fue impresa.
Este anuncio resaltado en color rojo, es una referencia til ya que nos indica
que la Orden de Trabajo ya ha sido impresa y que si por algn motivo se
realizan cambios dentro del presupuesto, y es necesario reimprimir la Orden
de Trabajo, el usuario est en cuenta que una orden anterior ya puede estar
siendo llevada a cabo por los operarios.
Cuando existen partes en el presupuesto que sern suministrados por el
cliente o la aseguradora, AutoSoft Taller indicar en la Orden de Trabajo que
dichos partes sern suministrados por terceros, imprimiendo una pequea caja
negra al lado de cada uno de estos. De igual manera, si es colocado algn
valor en el campo Deducible de la pestaa Detalles del mdulo Presupuestos,
en la Orden de Trabajo aparecer la informacin indicando esta situacin.
Esto sirve para recordar a todos los involucrados en la parte administrativa y
de toma de decisiones dentro de la empresa, que dicho monto no es
reconocido por la empresa de seguros y debera ser pagado por el cliente o
propietario del vehculo.
En la siguiente pgina podr apreciar como luce una vista previa de una
Orden de Trabajo.

159

ORDENES

DE

TRABAJO

INGRESO

DE

VEHICULOS

En AutoSoft Taller es posible enviar por correo electrnico cualquier Vista

Preliminar, as como crear y almacenar dichos reportes en archivos con
distintos formatos como por ejemplo .pdf, .doc y .html. tambin puede
realizar ajustes en el formato de impresin utilizando el Editor de Formatos
de Impresin, estas funciones estn explicadas ms.
El mdulo de Ingreso de Vehculos le permite el control efectivo de todos los
costos de mano de obra, asociando a una reparacin o servicio, para
determinar nuestro margen de utilidad en esta rea, que junto con las dems
variables, afectan el total final de la ganancia.
Si la asignacin de trabajos de mano de obra se maneja de una manera
correcta y se controlan y actualizan los datos relacionados a las partes y sus
costos, el clculo de la ganancia estimada para cada trabajo ser bastante

160

ORDENES

DE

TRABAJO

INGRESO

DE

VEHICULOS

aproximado y contribuir notablemente a mejorar y controlar la rentabilidad

de su taller.
Recuerde que como todos los presupuestos pendientes del vehculo son
reflejados al imprimirse la Orden de Trabajo interna, es muy importante
facturar los presupuestos que ya han sido finalizados, para que no sean
incluidos en futuras rdenes de trabajo, o anular aquellos presupuestos que no
sean vlidos o no se vayan a ejecutar.
Para mantener siempre una informacin fidedigna sobre los vehculos en
proceso y los vehculos terminados, es imprescindible dar egreso o de baja al
vehculo una vez que este ha sido reparado, controlando la entrada, progreso
de las reparaciones y salida de los vehculos mediante el mdulo de Control
de Status, como ser explicado con mayor detalle en el capitulo siguiente.

161

STATUS/EGRESO

DE

VEHICULO

23
CAPITULO

Status/Egreso de Vehculo

l mdulo Status/Egreso de Vehculo es imprescindible en el uso de

AutoSoft Taller, ya que es la nica manera de indicarle a la aplicacin
que el proceso de reparacin de determinado vehculo ha finalizado, o
lo que es lo mismo, es la nica forma de darle egreso o de baja un vehculo
terminado, es el final del movimiento fsico del vehculo dentro del taller.
Desde esta ventana, al dar de baja o egresar el vehculo, la aplicacin pasa el
presupuesto o trabajo finalizado a un listado de pendientes por facturar, hasta
que dicho presupuesto es Factura. (Ver men de reportes).
Esto es sumamente til para llevar un control de los vehculos pendientes por
facturar, especialmente de aquellos vehculos que por cualquier motivo, son
reparados y entregados sin orden de reparacin del seguro y que deben
facturarse en el momento de que dicha orden llegue.
La ventana Status tambin tiene como funcin, recibir y reunir la informacin
sobre la fase del proceso de reparacin en la cual se encuentra el vehculo y
de esta manera, mantener informado a todos los involucrados sobre la
situacin del mismo.
Si su taller no es muy grande, o su organizacin le permite mantener
actualizado el avance del vehculo, esta informacin es especialmente til
para el rea administrativa, en virtud de que podrn informar al cliente de una
manera genrica y muy rpida, el estado en el que se encuentra la reparacin
de su vehculo.
Como fue mencionado en captulos anteriores, el control en la ventana status,
se establece marcando cuales son los elementos aplicables de reparacin a
cada presupuesto, la siguiente figura muestra el rea destinada para esta
asignacin en la pestaa Detalles de Presupuestos de Reparacin.

162

STATUS/EGRESO

Es muy importante
recordar, que el botn
de egreso de vehculos
que aparece en la
ventana de Control de
Status, solamente debe
ser pulsado cuando ha
concluido la reparacin
del vehculo.
Si despus de dar
ingreso a un vehculo,
este no es reparado, la
salida debe realizarse
desde el mdulo de
rdenes
de
trabajo/ingresos
de
vehculos, eliminando el
registro del ingreso de
dicho vehculo, para
que AutoSoft Taller
mantenga
los
presupuestos
como
pendientes.

DE

VEHICULO

Las opciones de reas designadas para los diversos elementos de reparacin,

pueden ser marcadas segn sea el caso en cada presupuesto y segn el trabajo
que se va a realizar sobre el vehculo. Dichas reas estn clasificadas en:

Chapa (Trabajos sobre la carrocera o chapa del vehculo)

Pintura
Enderezado
Mecnica
Electricidad
Armado
Lavado/Pulitura

Adems de las reas de trabajo, AutoSoft taller tambin incluye en el control

de status del vehculo todas las manos de obra que han sido incluidas en la
pestaa de mano de obra en el presupuesto, dndole ms control sobre el
proceso productivo de cada una de las reparaciones presupuestadas que se
encuentren siendo ejecutadas.
Una vez iniciada la reparacin, se podr ir marcando en la ventana de Status,
el avance en el proceso de reparacin o servicio de cada vehculo, o la fase en
la que se encuentra, para que la aplicacin mantenga actualizado el proceso.
Una vez concluido el proceso o terminado el vehculo, deber indicarle a la
aplicacin que la reparacin ha finalizado y darle egreso al vehculo. Este
proceso cerrar el respectivo presupuesto pendiente para dicho vehculo y lo
mantendr como pendiente por facturar, hasta que dicha operacin se haga
efectiva.
Como puede observarse, la aplicacin muestra una Barra de Progreso de la
reparacin.
La flexibilidad de la aplicacin permite marcar como listo un vehculo cuyo
trabajo est totalmente finalizado sin tener que facturarlo inmediatamente
(barra de progreso en 100%), pero se debe dar de baja al vehculo. Se sugiere
dar de baja o egresar el vehculo al momento de terminar la reparacin o el
servicio, para esto simplemente pulse el botn Egreso ubicado en la ventana
de Status, pero cada empresa puede hacerlo de la manera que le parezca
mejor.

163

STATUS/EGRESO

DE

VEHICULO

El control que permite la ventana Status es organizativamente hablando, un

gran beneficio para aquellos talleres que manejan un gran volumen de
vehculos, ya que permite mantener una visin general de las reparaciones.
El uso de la ventana de Status no es obligatorio, pero es una herramienta de
mucha ayuda que proporciona informacin cuando se desea conocer la
situacin de la reparacin y datos en general. Otra ventaja importante de su
uso, es que mediante este mdulo, se mantienen actualizados los datos
relacionados con las fechas de ingreso y egreso de vehculos.

164

ORDENES

DE

COMPRA

24
CAPITULO

Ordenes de Compra (Introduccin)

utosoft Taller ofrece un conjunto de funciones muy dinmicas que le

permiten al usuario, emitir Ordenes de Compras rpidamente,
manteniendo un seguimiento de todo el proceso de recepcin de
ordenes y facturas de una manera eficaz.

Las rdenes de compra estn divididas en dos tipos: de No Inventario y de

Inventario. Como ser explicado seguidamente, el uso de determinado
mdulo de rdenes de compra, depende de si se desea comprar tems de
inventario o no. Por favor dirjase a los captulos 10 y 11 para ver las
caractersticas que definen y diferencian estos tipos de tems.
AutoSoft Taller permite realizar rdenes de compra a partir de cero, sin
vnculo con presupuestos, para esto usted puede Incluir, Eliminar,
Modificar o utilizar el Asistente, para crear la lista de partes que se van a
solicitar al proveedor. Pero si usted desea crear una nueva orden de compra,
trasladando los datos desde el mdulo de presupuestos, la aplicacin puede
importar los datos y permite cualquier ajuste para que sean editados a su
conveniencia.
La posibilidad que ofrece AutoSoft Taller de incluir tems serializados en las
fichas de Partes de Inventarios, permite el ingreso de los seriales de las
partes de inventario adquiridos, en el proceso de recepcin de las ordenes de
compra, de manera manual o utilizando el generador de series si los seriales
son consecutivos.
La factibilidad de utilizar AutoSoft Taller en redes, permite la creacin,
emisin, aprobacin y control de rdenes de compras, por parte de los
miembros del Departamento de Compras, en un proceso muy dinmico.
Si hasta el momento su empresa realizaba las rdenes de compra de manera
manual, ahora con la utilizacin de los mdulos de compras, el tiempo
requerido para la elaboracin, recepcin y para el control en la asignacin de
partes por presupuestos, disminuir significativamente. AutoSoft Taller es
indiscutiblemente, una poderosa herramienta que le permitir realizar este
proceso de manera precisa, eficiente y rpida.

165

ORDENES

DE

COMPRA

Orden de Compra (No Inventario)

Como su nombre lo indica, este mdulo sirve para la emisin de Ordenes de
Compras para la adquisicin de los partes o refacciones de No Inventario,
que como definimos anteriormente, cuando nos referimos a la ficha de Partes
de No Inventario, son las partes de las cuales por varias razones no se
mantienen en inventario, este mdulo puede asociarse con los presupuestos
para facilitar y agilizar su elaboracin.

Creacin de una Orden de Compra (No Inventario)

Como ya es costumbre, deber pulsar sobre el botn Nuevo
de la barra de
navegacin para crear una Orden de Compra en blanco e iniciar la inclusin
de los tems de no inventario. Para crear una orden de compra de no
inventario desde cero, presione el botn Nuevo Repuesto
de esta forma se
crear una lnea en blanco que le permitirn ingresar los tems, si por el
contrario desea importar los tems desde un presupuesto, ingrese el nmero
del presupuesto en el campo designado para esto. Si desea seleccionar los
tems directamente desde las fichas de partes de no inventario, presione en el
botn
para abrir el Asistente de Partes.
Recuerde que debe utilizar el botn Eliminar
y Guardar

para guardar los cambios.

166

para quitar partes de la lista

ORDENES

DE

COMPRA

Orden de Compra (Inventario)

Los tems a incluir en estas Ordenes de Compra (Inventario), son los
existentes en las fichas de Partes de Inventario, son los tems de los cuales
necesitamos mantener control de las cantidades existentes en cualquier
momento, entre otras razones por su uso frecuente y/o demanda constante
dentro del taller.
Al ingresar al mdulo de Ordenes de Compra (Inventario), abra una Orden
de Compra en blanco de la manera acostumbrada, al igual que en el mdulo
anterior, usted puede comenzar una Orden de Compra desde cero sin
vincularla a ningn presupuesto existente y crearla utilizando para ello
Incluir, Eliminar, Modificar o utilizar el Asistente para visualizar y crear la
lista de tems que se van a solicitar al proveedor.
Usted puede comprar y recibir tems serializados, puede definir el porcentaje
de impuesto a pagar de manera individualizada, (especificndolo en los casos
en que el impuesto vare dependiendo del tem).

Creacin de una Orden de Compra (Inventario)

Igual que en las rdenes de compra de no inventario, usted puede crear una
orden de compra de inventario desde cero o importando las partes desde el
mdulo de presupuestos o desde las fichas de partes de inventario, utilizando
el asistente de partes.

Recuerde que si su
empresa tambin se
dedica a la venta de
partes, lubricantes, y
otros
productos
relacionados, este ser
mdulo que deber
utilizar para emitir las
rdenes de compras.

Pulse sobre el botn Nuevo

de la barra de navegacin para crear una
Orden de Compra en blanco e iniciar la inclusin de los tems de inventario.
Inmediatamente despus de ingresar el Proveedor, se activara el botn
Importar Partes Desde un Presupuesto ubicado en el extremo inferior
izquierdo de la ventana, al pulsarlo, se abrir la ventana de Importacin de
Presupuestos, en ella se listarn los presupuestos disponibles, que no son
otros que los presupuestos existentes y pendientes por ejecutar, estos no
necesariamente deben tener Orden de Reparacin. Esta ventana se muestra en
la siguiente pgina.
Identifique los presupuestos para los cuales desea generar la Orden de
Compra por su nmero, marque los presupuestos deseados y utilice
cualquiera de las formas descritas anteriormente en la seccin del Asistente de
Partes de la pestaa de Partes del mdulo de Presupuestos de Reparacin,
para darle ingreso como seleccionados.
La aplicacin tambin le permitir seleccionar entre tres opciones, las
cantidades a ordenar de cada repuesto, usted podr: ajustar la cantidad a pedir
para cumplir con los presupuestos, ajustar la cantidad a pedir para cumplir
con el punto de re-orden o ajustar la cantidad a pedir sin tomar en cuenta la
existencia.
167

ORDENES

DE

COMPRA

En el primer caso, la aplicacin colocar automticamente en la Orden de

Compra, la cantidad necesaria de cada repuesto, slo para cumplir lo
requerido en los presupuestos, en el segundo caso, la aplicacin colocar
automticamente en la Orden de Compra, la cantidad necesaria de cada
repuesto para cumplir con lo requerido en los presupuestos ms la cantidad
necesaria para cumplir con el punto de re-orden y de esta manera, mantener
una existencia disponible de dicho tem en el inventario y el ltimo caso la
aplicacin colocar la cantidad a ordenes igual que la cantidad requerida en el
presupuesto, sin importar la existencia.
Una vez que se ha realizado la importacin de las partes solicitadas en los
presupuestos, en la columna Presupuesto #, de cada tem importado,
aparecer el nmero del presupuesto de donde proviene.
Si un mismo tem est incluido en varios presupuestos o inclusive varias
veces en un mismo presupuesto, la aplicacin tomar en cuenta todas las
cantidades para realizar el clculo, el tem aparecer en la orden de compra
tantas veces como la aplicacin lo consiga repetido bien sea en un mismo
presupuesto o en varios, pero lo diferenciar por medio del nmero del
presupuesto de donde proviene el tem.
Si usted desea utilizar la informacin ingresada automticamente por la
aplicacin, pero adems desea ordenar ms cantidad de un determinado tem
ya presente en la Orden de Compra, o desea agregar un tem nuevo en la
orden de compra, simplemente abra una nueva lnea utilizando el botn
Nuevo Repuesto
e ingrselo, utilice el botn Eliminar
para retirar de
la orden tems no deseados y presione Guardar
ingreso de datos.

168

una vez concluido el

ORDENES

DE

COMPRA

AutoSoft Taller le permite enviar por correo electrnico la orden de compra

al proveedor. Usted puede ingresar directamente la direccin de correo
electrnico del proveedor en el campo previsto para esto e incluir un mensaje.
Para que esto sea posible, deber haber ingresado la direccin del servidor
SMTP de su correo electrnico, AutoSoft Taller no necesita de ningn
programa adicional para realizar esta funcin.

Recepcin de Ordenes de Compra (Inventario)

Para agilizar el proceso de recepcin de mercancas, AutoSoft Taller le
permite ingresar en la columna Recibido del mdulo de Ordenes de Compra
de Inventario, la cantidad parcial o total recibida de determinado tem en
determinado momento, incluso, si usted est generando la orden de compra al
mismo tiempo que est recibiendo la mercanca, la aplicacin le permite
ingresar los respectivos datos en ambas columnas y despus guardar toda la
informacin ingresada.
Usted puede ingresar entregas parciales mientras no haya presionado el botn
Recibir, una vez pulsado este botn, si la cantidad recibida no es igual a la
cantidad solicitada, deber seleccionar cualquiera de las 3 alternativas
posibles, donde puede recibir automticamente todas las cantidades
ordenadas, puede crear una nueva Orden de Compra (Back Order) con las
cantidades que no se recibieron o dejar la orden tal como se recibi. Recuerde
que siempre puede revertir la operacin en caso de cambiar de opinin si an
no ha guardado la informacin ingresada.

Una vez recibida y guardada la orden de compra, esta no podr ser

modificada. Una Orden de Compra debe estar marcada como Recibida, para
que usted pueda ingresar la factura correspondiente en el mdulo Recepcin
de Factura.
AutoSoft Taller automticamente detecta si existe en la orden de compra
algn tem serializado, as cada vez que usted reciba una entrega de tems con
seriales, al usted pulsar Guardar
o tratar de cerrar la ventana de orden de
compra, la aplicacin mostrara una ventana indicndole que debe incluir los
seriales correspondientes al tem de la orden de compra.

169

ORDENES

DE

COMPRA

Presione OK para que se abra la ventana de ingresos de seriales. En ella usted

podr ver el cdigo del tem, la existencia actual, la descripcin corta y la
cantidad de unidades que debera haber. Ingrese los seriales de la misma
manera como se indica en la pestaa Existencia de la ficha Partes de
Inventario del captulo 10. La ventana luce como la siguiente grfica.

Recepcin de Facturas
Este mdulo se utiliza para ingresar las facturas por concepto de ordenes de
compras tanto de inventario como de no inventario o por concepto de otros
gastos de la empresa como por ejemplo: luz elctrica, telfono, materiales de
oficina, seguros, rentas, permisos, trabajos externos, etc. Los nicos egresos
cuya factura, en caso de existir, no se ingresa en este mdulo, son las
relacionadas con los pagos al personal por concepto de mano de obra, ya que
una vez asignado el trabajo de mano de obra, automticamente este monto se
convierte en una cuenta por pagar, por consiguiente, a este monto se le accesa
directamente en el mdulo Control de Pagos, que veremos ms adelante.
Para proceder a la Recepcin de Facturas, simplemente abra una hoja nueva
de la forma acostumbrada ( ), seleccione el proveedor emisor de la factura
o crelo en caso de no existir en las fichas, si proviene de una factura no
generada por Ordenes de Compra, por ejemplo: pago de alquiler, servicio de
luz elctrica, etc., ingrese el nmero de la factura en cuestin y despus

170

ORDENES

DE

COMPRA

utilice el botn de Nuevo

que est debajo de la lista de conceptos, para
ingresar la informacin relativa a esta factura (este botn estar presente junto
al botn de eliminar, siempre y cuando el campo del numero de la orden de
compra este vaco). Si por el contrario proviene de una Orden de Compra,
ingrese el nmero de la factura y el nmero de la Orden de Compra, de
inmediato la aplicacin le mostrara la informacin que contiene la orden de
compra. El nico campo modificable de esta informacin es el precio,
cualquier ajuste realizado en este campo, actualizar el costo del referido tem
en su ficha de inventario. Recuerde que una orden de compra debe estar como
Recibida, para que pueda ser importada a la recepcin de facturas. La figura
siguiente muestra la ventana de Recepcin de Facturas.

Devoluciones de Compras
Este mdulo le permite devolver partes de inventario al proveedor,
actualizando, la cantidad de vuelta con respecto a la existencia. Si el tem a
devolver es serializado, deber eliminar los seriales correspondientes a los
tems a devolver.
Este proceso genera una nota de crdito a favor del taller la cual puede ser
descontada al momento de realizar pagos al proveedor mediante el mdulo
Control de Pagos.
Abra una forma en blanco de la manera acostumbrada, ingrese el nombre del
proveedor y el nmero de la Orden de Compra, al aparecer la informacin
contenida en la orden de compra, ingrese las cantidades a devolver y guarde.
El crdito ser reflejado al momento de procesarse el pago de la factura a la
cual se le hizo la devolucin.

171

ORDENES

DE

COMPRA

Control de Pagos
En esta seccin, usted realizar los pagos a las facturas ingresadas en la
seccin de Recepcin de Facturas y a las cuentas pendientes por pagar por
concepto de asignacin de trabajos de mano de obra, dependiendo de la
opcin que marque en la ventana.
Si el pago a realizar es por el monto total de la factura, basta con marcar la
caja de la columna Pagar en la misma lnea de la factura, para que esta
factura se prepara para el pago incluyendo el monto adeudado a monto a
pagar y el botn Realizar Pago y/o Crdito ubicado en el extremo inferior
derecho de la ventana se active, pulse este botn para aplicar el pago. Si por
el contrario el pago es por un monto menor al total pendiente de la factura
(abono), simplemente ingrese el monto a pagar en la columna PAGO.
Si adems existe un crdito pendiente por alguna devolucin en la factura a
pagar, el monto correspondiente aparecer al lado del botn Usar Crdito,
presinelo y el monto total del crdito pendiente, ser ingresado en la
columna Crdito Usado, si el crdito no ser utilizado en su totalidad,
despus de presionar el botn Usar Crdito, ingrese el monto a descontar.
Usted puede filtrar el listado de facturas por pagar variando la fecha de
vencimiento y el listado de los proveedores, AutoSoft Taller le permite ver
los detalles de cualquier factura de la lista colocndose sobre la misma y
pulsando el botn Detalles de la Factura ubicado en el extremo inferior
izquierdo de la ventana, de la misma manera, puede ver los pagos efectuados
a dicha Factura pulsando el botn de Pagos y/o Crditos Efectuados, tambin
pulsando el botn Imprimir Cuentas X Pagar, imprimir un listado de las

172

ORDENES

DE

COMPRA

facturas por pagar que concuerden con la seleccin hecha en los filtros de
fecha de vencimiento y proveedor.
La siguiente figura muestra una ventana tpica de control de pagos de facturas
recibidas.

Por otra parte, la figura siguiente muestra una ventana de control de pagos de
mano de obra.

173

ORDENES

DE

COMPRA

En el control de pago de mano de obra, usted puede realizar filtros para que
slo sean listados los trabajos que ya fueron facturado o bien los trabajos que
an no se han facturado, tambin puede filtrar por nmero de presupuesto o
sencillamente por el nombre del tcnico al cual se le desea hacer el pago. De
la misma forma que el control de cuentas por pagar a facturas, el usuario
puede marcar la caja est en la columna "Pagar" para realizar el pago
completo de lo adeudado por ese trabajo o escribir en la columna "PAGO" el
monto que se desea pagar, luego presionando el botn "Realizar Pago o
Abono" que est en el borde inferior derecho de la ventana, el programa
entonces realizar los respectivos pagos configurados.

Historial de Pagos

Despus que es realizado algn pago, bien sea a una factura o a un trabajo de
mano de obra, estos pasarn a ser parte del historial de pagos.
El usuario puede seleccionar en la parte superior de la ventana de control de
pagos si desea ver el historial de pagos a facturas o a trabajos de mano de
obra, con respecto al historial de pagos a facturas el usuario puede filtrar por
el nombre del proveedor o por un rango de fecha de pagos. Por otra parte al
marcar alguna lnea de pago de la lista y presionar el botn "Pagos y/o
Crditos Efectuados" El programa le mostrar una lista de todos los pagos
y/o abonos, as como los crditos utilizados para los pagos hechos a esta
factura en particular, en esta misma ventana tendr la opcin el usuario de
eliminar si ese es el caso, algn pagos realizados, por consiguiente la factura
quedar pendiente de pagos y entrar en la lista de cuentas por pagar a
facturas.

174

ORDENES

DE

COMPRA

Si el usuario selecciona ver el historial de pagos de trabajos de mano de obra,

tambin tendr opciones para realizar filtros por rango de fecha, nmero de
presupuesto, nombre del tcnico o personal de mano de obra o bien para slo
listar los presupuestos que ya fueron facturados o no. De la misma manera si
el usuario selecciona uno de estos pagos y luego presiona el botn "Pagos
Efectuados" podr ver un pequeo listado de los pagos o abonos realizado a
esta persona y tendr la opcin de eliminar algunos de estos pagos si fuese
necesario.

Cabe destacar que todos estos historiales de pagos pueden ser impresos o
exportados a algn formato digital si fuese necesario.

Cheques
El control de Cheques tiene como objetivo principal imprimir y mantener un
registro de todos y cada uno de los cheques elaborados por la empresa.
En un taller con un alto volumen de reparaciones y con una lista
relativamente grande de proveedores, la elaboracin de cheques puede llevar
un tiempo precioso que puede ser aprovechado en otras labores adems de la
factibilidad de cometer algn error en el llenado del cheque.
Al igual que en mdulos anteriores, es preciso pulsar el icono Nuevo para
poder incluir o realizar un cheque.
La elaboracin de cheques ha sido optimizada para impresoras matriz de
punto, aunque puede utilizarse en cualquier tipo de impresoras.
El control de Pagos/Egresos no tiene fines contables, solamente pretende
solventar un cuello de botella en muchos de los talleres. Es una solucin
puntual a un problema puntual.

175

REPORTES

25
CAPITULO

Reportes

odos los reportes, listados y documentos emitidos por AutoSoft Taller,

pueden ser enviados por correo electrnico, pueden ser archivados en
formatos Excel, HTML, TIFF, Bitmap, PNG, GIF, JPG, PDF, Open
office write, RTF, RTF flow layout, Word, Worf flow layout, XFF o ZPS
y el usuario puede realizar fcilmente bsquedas dentro de reportes extensos
desde la ventana de Vista Preliminar. Adems puede hacer modificaciones
segn se explica ms adelante en el punto referente al Editor de Formatos de
Impresin.

Los reportes sern fidedignos en la medida en que se ingrese la informacin

correcta y se cumpla con los pasos organizativos previstos en la aplicacin,
por esta razn, servirn y pueden ser utilizados para corregir errores de
omisin o procedimiento y como ayuda en la toma de decisiones en su
empresa.

Funciones de Vista Preliminar

En AutoSoft Taller, el usuario puede desde la Vista Preliminar de cualquier
reporte, listado y documento, utilizar ciertas funciones disponibles en la barra
ubicada en el borde inferior o superior de la pantalla.
La mayora de las funciones disponibles desde la ventana Vista Preliminar,
se desactivan para reportes de Listados Completos si este contiene ms de
1000 registros. Este sacrificio es necesario para mantener el tiempo de
proceso de emisin de los reportes, dentro de un margen aceptable, tomando
en cuenta entre otros factores, la velocidad de proceso ms comn de los
computadores disponibles en el mercado. Le recomendamos que para ahorrar
tiempo, si el reporte que desea emitir es muy extenso, lo ejecute desde la
computadora Servidor o el computador de mayor velocidad en su negocio.

Envo de Reportes por Correo Electrnico

Presionando el botn
usted puede enviar por correo electrnico reportes,
presupuestos, facturas y en general cualquier listado y/o documento que tenga
en la vista preliminar. Para realizar esta funcin AutoSoft Taller, no utiliza
ningn programa externo como Microsoft Outlook, pero es imprescindible
que est presente la direccin de email de su empresa y el servidor SMTP en
el maestro Datos del Taller, para que el envo se realice exitosamente, y por
supuesto debe estar conectado a Internet.
176

REPORTES

Despus de pulsado este botn, la aplicacin mostrara la ventana de ingreso

de Envo por e-mail que se muestra a continuacin.

Escriba la direccin de correo electrnico del destinatario e-mail y el Asunto

al que se refiere el correo adems puede incluir un mensaje al destinatario y
marcar si se desea incluir el reporte como un archivo adjunto en el correo. El
documento se incluir en al cuerpo del e-mail en un formato HTML, lo cual
significa que ser visible en las cuentas de e-mail que soporten la recepcin
de correos en HTML. Cabe destacar que las imgenes como fotografas y
grficas no son visibles en formato HTML.
El sistema de envo de correos de AutoSoft Taller, enva automticamente
una copia del correo a la direccin de correo electrnico del taller, definida en
los datos del taller, con el objeto de mantener una copia de todos los correos
que sean enviados por este mtodo.
El correo electrnico que recibir el destinatario, tendr como adjunto un
archivo en formato .pdf, .doc o .rtf, segn como sea seleccionado, el cual es
visible utilizando el programa Adobe Acrobat o, Microsoft Word. Al
abrir el archivo anexo al correo, el destinatario vera el documento incluyendo
todas las imgenes, como el logotipo de su empresa, fotografas, grficos, etc.

Exportacin a Archivos en Diferentes Formatos

Tambin en la Vista Preliminar en centrar un botn
que al presionarlo
abrir el asistente de exportacin como se puede apreciar en la siguiente
imagen.

177

REPORTES

Con el asistente de exportacin el usuario tiene la opcin de exportar el

reporte a ms de 10 tipos de archivos digitales diferentes, solo debe
seleccionar el tipo de archivo de la lista que se encuentra del lado izquierdo,
luego colocar el nombre del archivo en el campo est en la parte superior
derecha, seleccionar el rango de pgina y en el caso que sea una exportacin a
una imagen podr modificar los parmetros de la imagen resultante. Despus
de esto solo debe presionar el botn "Exportar" y el programa generar el
archivo digital correspondiente.
Es importante destacar que el archivo se guardar automticamente en la
carpeta donde fue instalado el programa, que normalmente es " C:\AutoSoft
Taller Estndar 4.00.
Tambin desde la ventana de Vista Preliminar, se puede mandar a imprimir
el reporte en pantalla y puede realizar bsquedas dentro del documento en
pantalla, presionando el botn
, esta herramienta es muy til sobre todo en
extensos reportes. Para cerrar la Vista Preliminar simplemente pulse
o
presione la tecla ESC.

Men Reportes
Muchos reportes pueden ser impresos directamente desde la ventana activa,
pulsando sobre el botn Imprimir de la Barra de Herramientas. Existen
determinados reportes que solo estn disponibles en el men Reportes donde
podemos conseguir los siguientes:

Reporte de Prximos servicios y/o Revisiones

El usuario cuenta con dos pestaas en esta ventana, Lista de Clientes y

Mensajes a Clientes. En la lista de clientes se puede configurar las fecha
entre las cuales se desea que se listen los recordatorios, luego est la lista de
los prximos servicios o reparaciones y al final hay tres botones.

178

REPORTES

Exportar a un Archivo

Presionando en este botn se puede exportar la lista a un archivo de Excel o a

un archivo de texto TXT.
Existen muchos programas disponibles en el mercado que reciben este tipo de
archivos para generar sellos postales que luego son impresos en los sobres,
cartas, panfletos u otros tipos de medios para mercadeo. Es por ello que el
programa da la flexibilidad para que la lista pueda ser exportada a este tipo de
archivos.
Imprimir el Listado

Como su nombre lo indica, este botn muestra una vista previa de listado
antes de ser impreso, y desde el cual puede tambin ser enviado por correo
electrnico o exportado a otros formatos digitales.
Imprimir Recordatorios a Clientes

Pulsando este botn se puede ir a la vista previa de las cartas recordatorios

dirigidas a los clientes que prximamente estn por cumplir el tiempo
estimado para sus servicios o reparaciones.
En la pestaa "mensajes a clientes" es donde se establece la configuracin y
propiedades de las cartas que sern impresas como recordatorios a los
clientes, esta cuenta con un cuatro campos, el campo titulo, es donde se debe
colocar el ttulo del mensaje que ser impreso en la carta, el campo receptor
contiene el nombre de la persona o empresa a la cual se le enva la carta, el
campo mensaje contiene el mensaje que se les quiere enviar al cliente y por

179

REPORTES

ltimo el campo emisor es el nombre de nuestra empresa o el nombre del

responsable de este recordatorio.

Existen 15 variables que pueden ser usadas en los contenidos de estos

campos, estas variables son las siguientes:
Variable
<nom>
<con>
<mat>
<fec>
<odo>
<des>
<dir>
<ciu>
<sta>
<cp>
<ao>
<mar>
<mod>
<emp>
<fea>

Descripcin
Nombre del cliente
Contacto
Matrcula
Fecha del servicio
Odmetro
Descripcin del trabajo
Direccin del cliente
Ciudad
Estado
Cdigo postal
Ao
Marca del vehculo
Modelo del vehculo
Nombre de la empresa
Fecha actual

Usted puede usar cualquiera de estas variables al momento de ser impresa la

carta para que sea reemplazada por su respectiva equivalencia, por ejemplo:
vehculo <mar> <mod> <ao> vehculo FORD EXPLORER 2003

180

REPORTES

Resumen de Presupuestos de Reparacin

Este es un potente reporte capaz de mostrar al usuario, todos los presupuestos

realizados segn la combinacin de filtros o condiciones que se requiera que
cumplan.

Resumen de Presupuestos de Partes

Igual que el anterior pero incluye solo los presupuestos por concepto de
ventas de partes.

Resumen de Facturas de Reparacin

Como su nombre lo indica, este reporte nos permite determinar el monto

facturado segn las fechas y condiciones ingresadas, al igual que ver los
totales por concepto de Mano de Obra, Partes, Trabajos Externos, Retencin
y Cobrado respectivamente.

Resumen de Facturas de Partes

Igual que el anterior pero incluye solo las facturas por concepto de ventas de
partes.

Presupuestos Pendientes

Muestra un listado de los presupuestos pendientes por facturar o por llamar al

cliente, los presupuestos que posean Orden de Reparacin, sern resaltados
en color amarillo. Mediante este reporte usted puede mantener una visin
general de las reparaciones pendientes y efectuadas.

Vehculos Perdida Total

Podra suceder que algn vehculo ingresado al taller para reparacin, sea
decretado como prdida total por la compaa aseguradora y se nos olvide
darlo de baja del taller, generndose as un listado incorrecto de vehculos en
el taller. Este reporte listar los vehculos existentes en el taller, pero que han
sido declarados como prdida total para que el usuario pueda tomar alguna
decisin al respecto.

Vehculos Factura por Productor

De mucha utilidad cuando se tiene estrecha relacin con los productores o

sociedades de corretaje de seguros y se desea o se necesita llevar un control
de los vehculos provenientes por esa va, bien sea para control de
siniestralidad, control de rdenes pendientes o si es el caso, el pago de
comisiones o gratificaciones a los productores de seguros en base a los
vehculos reparados de sus asegurados en un determinado lapso de tiempo.

Cuentas por Cobrar

Es el reporte que le informa el monto adeudado por las empresas o clientes a

las cuales les presta servicio. Usted puede determinar la fecha de vencimiento
de la factura y tendr por separado las facturas de reparaciones y las de venta
de partes.

181

REPORTES

Facturas de Reparaciones con Partes Pendientes

Le permite estar enterado de los vehculos ya Factura y/o entregados al

cliente, y a los cuales quedo pendiente por instalar algn repuesto al momento
de Facturar el trabajo o entregar el vehculo. Esto ocurre cuando no est
disponible algn repuesto y sin embargo se debe o se podra entregar el
vehculo mientras dicho repuesto es despachado por el proveedor. Muy
comn en momentos de falta de disponibilidad, vehculos no comunes en el
mercado local y un sin fin de razones que no permitieron la instalacin del
repuesto para el momento de la entrega. Esta condicin es activada en la
pestaa Partes en el mdulo de Facturas de Reparaciones.

Listado de Inventario

Este reporte contiene toda la informacin referente a los partes de inventario

existentes en las fichas, usted puede filtrar el reporte de cualquier forma
posible. Utilice este reporte para realizar inventarios de partes en sus
almacenes, conocer el nivel de sus inventarios, el valor, etc.

Kardex

Puede seleccionar una parte de inventario y ver dodo los movimientos que
esta parte ha tenido en un rango de tiempo determinado, movimiento de
entradas y salidas por concepto de compras, ventas, ajustes, devoluciones etc.

Editor de Formatos de Impresin

Usted puede modificar el formato de impresin de cualquier reporte y
cambiar los ttulos, ubicacin, tamao o incluso eliminar campos, para
imprimir las facturas, presupuestos, etc., a su gusto o segn sus necesidades.

En el men Reportes abra el Editor de Formatos de Impresin, seleccione el

formato de impresin que desea modificar y presione Modificar.

182

REPORTES

Si el men Formato y
las
barras
de
herramientas aparecen
en ingles, usted puede
cambiarlas al espaol
dirigindose a Panel de
Control, Opciones de
Regin y Lenguaje y
realizando el cambio en
la pestaa Opciones
Regionales.

183

REPORTES

Todos los objetos que forman parte de cualquier documento, reporte o listado,
pueden ser cambiados, modificados e incluso eliminados. Usted puede
cambiar de color y tamao los textos, puede cambiar el tamao de campos, de
los cuadros, mover el logotipo, eliminar las fotos, y muchas cosas ms, pero
si no posee conocimientos de programacin o manejo de base de datos, evite
cambiar los cdigos de los campos, ya que estos retornan valores que de ser
modificados incorrectamente, podran generar errores al momento de
imprimir el reporte.
La funcin Vista Preliminar no funciona si se trata de abrir directamente
desde el Editor de Formatos de Impresin, si lo intenta y recibe un mensaje
de error inesperado, presione ignorar. Para tener una visualizacin de los
cambios realizados, deber cerrar el Editor de Formatos de Impresin
guardando los cambios realizados y abrir el documento, reporte o listado
modificado, una vez hecho esto entonces abra la Vista Preliminar para
visualizar los cambios realizados en el formato de impresin.
Cada vez que usted abre un documento, reporte o listado en el Editor de
Formatos de Impresin para modificarlo, la aplicacin como medida de
seguridad guarda una copia del original, de esta manera si usted comete un
error o no est conforme con los cambios realizados, siempre podr recuperar
el formato de impresin original con solo ubicarse sobre el formato
modificado y presionar el botn Recuperar. Esta funcin de recuperacin est
diseado sobre todo si el usuario hace algn cambio en el cdigo de algn
objeto, que genere un error en la aplicacin. Si usted ha realizado una serie de
modificaciones y no desea retornar el formato de impresin a su apariencia
original, solo para corregir algn detalle, le sugerimos que trate de corregir el
problema sin utilizar la funcin de recuperacin, ya que tendr que volver a
realizar todas las modificaciones en el documento nuevamente.

184

REPORTES

Otros Reportes
Imprimir Cuentas por Pagar

Usted tiene acceso a este reporte desde el mdulo de Control de Pagos,

imprima un listado de las Facturas por pagar o las cuentas que por concepto
de mano de obra estn pendientes por pagar, segn las opciones de filtro que
seleccione en los campos de fecha, proveedor, presupuesto, personal, etc.
Listado de Ordenes Pendientes

Este reporte se ejecuta desde el mdulo de Ordenes de Compra Para

Inventario y en el se listan todas las rdenes de compra de inventario que
tienen aun tems pendientes por recibir.
Pagos y/o Crditos Efectuados

Ejecute este reporte desde los mdulos de Recepcin de Facturas o Control

de Pagos para visualizar los pagos que haya realizado a la factura activa, as
como los crditos hechos a su cuenta por concepto de devoluciones y otros.
Al pulsar el botn vera una ventana con el detalle de los pagos efectuados y/o
crditos aplicados.
Pagos Efectuados

Le permite listar los pagos efectuados a personal de su empresa segn el

nmero del presupuesto y nombre del empleado. Este reporte est disponible
en el mdulo de Control de Pagos en la opcin cuentas por pagar a mano de
obra y en la opcin de historial de pagos a mano de obra.
Desde cualquier mdulo utilizando la funcin de Vista Preliminar, usted
podr ver en pantalla un listado que puede enviar por correo electrnico,
imprimir o archivar en un formato determinado, con uno o todos los registros
disponibles en dicho mdulo. Un listado de registros estar disponible
pulsando el botn Lista ubicado Barra de Herramientas de navegacin,
solamente para realizar bsquedas en pantalla.
Como poltica de atencin al cliente y para mantener un mejoramiento
continuo de nuestros productos, le agradeceremos mucho toda su
colaboracin en indicarnos el Reporte, Listado y Documento que a usted le
interesara disponer. Por favor no dude en comunicarnos su sugerencia a
servicioalcliente@autosofttaller.com, con gusto nuestro departamento
tcnico realizar una evaluacin y analizar la factibilidad de su propuesta,
para su implementacin en futuras versiones.

185

ANEXO

A
ANEXO

Instrucciones Para una Configuracin de Red

os siguientes procedimientos fueron realizados en un computador con

sistema operativo Windows 7 instalado, pero en trminos generales
se ofrece una idea clara de los pasos a seguir en otras versiones de
Windows.
En el servidor presione Inicio o el smbolo de Windows que est en el
extremo inferior izquierdo, y seleccione Equipo que es una opcin del
men.

Localice la carpeta donde se instal el programa (C:\AutoSoft Taller Estndar

4.00) y haga click con el botn derecho del ratn, luego seleccione
Propiedades del men como se muestra a continuacin:

186

ANEXO

Aparecer la ventana de Propiedades, seleccione la pestaa Compartir

Presione el botn Uso compartido avanzado.

En la ventana Uso compartido avanzado marque la caja Compartir esta

carpeta y coloque el nombre del recurso compartido, tal como se observa en
la grfica.

187

ANEXO

Presione en Permisos, en la ventana de permisos marque las cajas para

permitir que los usuarios tengan control total, luego presione en aceptar.

De regreso en la ventana de Propiedades presione el botn Compartir.

188

ANEXO

En la ventana de archivos compartidos, escriba Todos en el campo de las

personas con las que se va a compartir la carpeta y presione Agregar luego
cambie el nivel de permiso a Lectura y escritura presione en Compartir,
y luego en Listo. Cierre la ventana de propiedades.
Para verificar que el proceso se hizo correctamente y que la carpeta esta
compartida y disponible en la red, coloque el cursor sobre la carpeta y en la
parte inferior de la venta debe ver el Estado y este debe decir
Compartido como se demuestra en la figura siguiente:

189

ANEXO

Aunque se tomo como

ejemplo
sistemas
operativos Windows 7
para
mostrar
este
proceso,
no
existe
mucha diferencia entre
este sistema y otros ms
modernos o antiguos al
momento de realizar el
mismo procedimiento.

Asignacin de la Unidad de Red (Estaciones Clientes)

En estacin cliente presione Inicio o el smbolo de Windows que est en
el extremo inferior izquierdo, y seleccione Equipo que es una opcin del
men.

Presione la tecla Alt y en el men seleccione Herramientas Conectar

unidad de red como se muestra en la siguiente figura:

190

ANEXO

Extienda el listado de letras disponibles para la Unidad y seleccione la

primera letra disponible o la letra que desee para denominar dicha unidad
haciendo click sobre ella. Recuerde que este paso slo se puede realizar si
usted previamente comparti la carpeta del servidor.

191

ANEXO

Ahora pulse en Examinar, localice en la ventana Red y el nombre del

servidor y pulse en el pequeo signo que est al lado. Localice el
nombre de la carpeta que comparti en el servidor Ej. AutoSoft Taller
Estndar 4.00 y seleccinela. Una vez seleccionada pulse Aceptar.

De esta manera usted ha asignado a la carpeta del programa donde se

encuentran los datos de AutoSoft Taller, una letra que la identifica como una
Unidad, para que esta carpeta pueda ser accesada directamente desde la
estacin Cliente.

Marque la casilla Conectar de nuevo al Iniciar sesin y luego pulse en

Finalizar.
192

ANEXO

Recuerde que si est

trabajando en red, la
carpeta de los Datos
Compartidos en las
instalaciones
cliente,
deber tener la ruta de
la
carpeta
Data
ubicado en el servidor,
de lo contrario el
programa
NO
funcionar
en
las
instalaciones
tipo
cliente.

Para verificar que el paso anterior fue realizado perfectamente, en Equipo

ahora tambin deber ver la nueva conexin creada para acceder a la carpeta
del programa desde la computadora Cliente como si fuese otra unidad, esta se
distingue por un icono semejante a una conexin de tubera de agua debajo de
un disco duro. Si despus de este paso, se abre una ventana mostrando
todas las tablas contenidas en la carpeta, simplemente cirrela.
Ahora en la ventana de Configuracin de Inicio de AutoSoft Taller, pulse
sobre el botn
que est al lado del campo donde van los Datos
Compartidos para proceder a buscar la conexin que acabamos de crear en el
paso anterior. Se abrir una nueva ventana, ser muy fcil localizar la
conexin recientemente creada ya que estar distinguida con la letra que le
asignamos a la nueva Unidad, ahora seleccionemos la carpeta Data que est
dentro de la conexin de red.
Una vez localizada la carpeta, pulse sobre ella para resaltarla, luego pulse en
OK, despus en Finalizar.

Realice este mismo procedimiento en cada estacin Cliente, para crear su red
local.

193

ANEXO

B
ANEXO

Ms Configuraciones de Registros

ediante las opciones o configuracin de registros, se pueden

cambiar muchos parmetros, los cuales van desde valores
relacionados al idioma y lenguaje, hasta controles de los mensajes
del sistema, reglas en las bsquedas y muchos otros. Estas opciones son de
uso delicado para la aplicacin y slo deben ser modificadas con criterio y
supervisin por personal debidamente capacitado.
Como ya ha sido explicado anteriormente, para tener acceso a las opciones
del registro, debe abrir el men Archivo y seleccionar la opcin Modificar
Registro, como lo muestra la siguiente figura.

Claves Compartidas: Seguridad

Este grupo de configuraciones estn referidas a los parmetros de seguridad
de la aplicacin y tienen efecto sobre todas las computadoras de la red, lo que
significa que las condiciones seleccionadas en cada una de las categoras,
afectaran no solo la estacin Servidor que es donde se realiza el ajuste sino
tambin las estaciones Clientes.

194

ANEXO

En la siguiente figura podr apreciar las categoras que conforman este

conjunto de Claves.

Registro de Eventos

AutoSoft Taller tiene la capacidad de registrar todos los eventos que se

realizan en la aplicacin.
Con el registro de eventos habilitado, el Administrador puede dirigirse al
men Archivo y abrir la ventana Registro de Eventos de la Aplicacin, donde
podr ver el tipo de evento, el usuario, la hora y muchos datos ms.
Usted puede deshabilitar esta funcin para que la aplicacin no registre
ningn evento y de esta forma en computadores lentos lograr un leve aumento
en la velocidad, sin embargo esto no es recomendado ya que perdera la
propiedad de monitoreo de las acciones llevadas a cabo por usted o sus
empleados en el caso que sea necesario repasar o revisar algn evento.

Grupos

Esta categora se refiere a los distintos Grupos de Usuario existentes en la

aplicacin. Utilcela para modificar los privilegios que son reconocidos al
Grupo.

Privilegios

Esta categora permite ver los distintos privilegios existentes y su descripcin.

Usuario

Esta categora contiene una clave para cada usuario definido.

Claves Locales: Preferencias del Programa

Mediante esta configuracin usted puede modificar la manera como AutoSoft
Taller se comporta mientras modifica los datos en los campos de clientes,
vehculos, facturas y todos los dems mdulos relacionados con la

195

ANEXO

introduccin de datos por el teclado. Adems incluye algunas configuraciones

de confirmaciones de borrado y salvado entre otras. A continuacin se explica
cada una de ellas.

Salto de Campo Automtico

Esta funcin afecta la manera como AutoSoft Taller permitir el salto o
cambio entre los diversos campos de edicin. Las dos alternativas son:
Saltar Solo con la tecla TAB

Quiere decir que para cambiar o dejar un campo, es

sobre la tecla TAB, aunque el campo est lleno. Por
cursor se encuentra sobre el campo serial, y el mismo
completo, el cursor no cambiar al siguiente campo
pulsada la tecla TAB.

preciso pulsar
ejemplo, si el
es llenado por
hasta que sea

Cuando Est Lleno Saltar

Todo lo contrario a la propiedad anterior, es decir, cuando se llene un

campo, el cursor automticamente pasar al siguiente.

Confirmar Borrado
Mediante esta preferencia se puede configurar la solicitud de confirmacin o
no al momento de borrar un registro. Las alternativas son Requerir
confirmacin o Borrar Sin Confirmacin.

Confirmar Guardar al Salir

Como su nombre lo indica, permite configurar AutoSoft Taller para que
pregunte si desea guardar los datos al momento de salir de cualquier mdulo.
Las opciones son: Preguntar antes de Guardar o Guardar sin preguntar.

196

ANEXO

Confirmar Guardar al Navegar

Navegar a travs de los datos es la accin de moverse a travs de los
registros, utilizando los botones Primero, Siguiente, Anterior y Ultimo, los
cuales se encuentran en la barra de navegacin (barra de herramientas
superior).
En este sentido, si se configura para Guardar sin Preguntar, AutoSoft
Taller Guardar los datos sin solicitar confirmacin.

Siglo Actual
Relacionado con las funciones de fecha. Normalmente este valor es tomado
de la fecha de la aplicacin y no requiere cambio.

Formato de Nmeros Telefnicos

Cuando elija Formato de Nmeros Telefnicos ver que el formato predeterminado de la aplicacin es (999)-999.9999, usted dispone de hasta 15
espacios en los cuales si ingresa un 9, ese lugar aceptara el ingreso de
cualquier carcter numrico, si ingresa una A, aceptara el ingreso de cualquier
carcter alfabtico, si ingresa una X, aceptara cualquier carcter alfanumrico y en el lugar donde ingrese un parntesis, coma, punto o cualquier
otro carcter, ese lugar ser ocupado por dicho carcter en el campo,
ejemplos:

(99)99-99-99 acepta un cdigo de rea de 2 cifras numricas y un

telfono de 6 cifras numricas separadas por parntesis.
9999999999 acepta un nmero de hasta 10 cifras numricas sin
ninguna separacin.
999-AAAAAAAA acepta telfonos compuestos por nmeros y letras
como por ejemplo 800-AUTOSOFT.
(0999)R99-9999 acepta un cdigo de rea de 3 cifras numricas
anteponiendo automticamente un 0 y un telfono de hasta 5 cifras
numricas anteponiendo una R automticamente.

Preferencias en Facturas
-Ocultar Anuladas

Con esta opcin establezca si desea se muestren o no las facturas anuladas.

-Ocultar Pagadas

Establezca si prefiere o no que se muestren las facturas pagadas.

197

ANEXO

Preferencias en Presupuestos
-Ocultar Anulados

Con esta opcin establezca si desea se muestren o no los presupuestos

anulados.
-Ocultar Facturados

Establezca si prefiere o no que se muestren los presupuestos facturados.

-Ocultar Prdida Total

Establezca si prefiere o no que se muestren los presupuestos de vehculos

dados como prdida total por el seguro.

Reiniciar Ao

Tiene que ver con las funciones y reclcalos para el problema del ao 2000 e
indica el ao de reinicio de conteo. Este valor tampoco debe ser modificado
en condiciones normales de uso.

Textos de Ayuda en campos

Este registro activa o desactiva las ayudas de campos, que es un pequeo

letrero informativo que se despliega en el campo, cuando coloca el puntero
del ratn sobre un campo. Este letrero le da al usuario una informacin acerca
de cul es el contenido del campo o la utilidad de un determinado botn o
control.

Esta opcin viene deshabilitada de forma predeterminada, si su equipo es

nuevo y posee buenas prestaciones de velocidad, active esta opcin, de lo
contrario puede experimentar un poco de lentitud y parpadeos en las ventanas
cada vez que el programa despliegue la ayuda en campos.

198

ANEXO

C
ANEXO

Otras Opciones en Fichas

or razones de comodidad de uso y espacio en el rea de trabajo, existen

cinco mdulos que no se encuentran en la pestaa de Fichas, se
encuentran en el men de Fichas ubicado en la barra de men del
programa.

Estas opciones son:

Trabajos Externos
Marcas y Modelos de
Vehculos
Almacenes o Depsitos
Productores de Seguros
Peritos o Ajustadores

El ingreso y actualizacin de los datos en estas fichas, se realizan mediante

los mismos procedimientos utilizados en todos los mdulos ya conocidos en
AutoSoft Taller e igualmente pueden incluirse por la segunda va, es decir,
dentro de los mdulos en los cuales son referenciados. As por ejemplo, usted
puede incluir almacenes desde el mdulo de Partes de Inventario, o peritos
(ajustadores) desde el mdulo de Presupuestos.

199

LICENCIA

Licencia Para el Usuario Final

AVISO PARA EL USUARIO: LEA CUIDADOSAMENTE ESTE CONTRATO. AL
UTILIZAR LA APLICACIN O UNA PARTE DEL MISMO, USTED ACEPTA TODOS
LOS TRMINOS Y CONDICIONES DE ESTE CONTRATO, INCLUYENDO, EN
PARTICULAR, LAS LIMITACIONES REFERENTES A: USO, ESTABLECIDAS EN LA
CLUSULA 2; TRANSFERENCIA, ESTABLECIDAS EN LA CLUSULA 4;
GARANTA, ESTABLECIDAS EN LAS CLUSULAS 6 Y 7, RESPONSABILIDAD, Y
ESTABLECIDAS EN LA CLUSULA 8. USTED ACEPTA QUE ESTE CONTRATO ES
EXIGIBLE COMO CUALQUIER CONTRATO POR ESCRITO NEGOCIADO Y
FIRMADO POR USTED. SI USTED NO EST DE ACUERDO, NO UTILICE ESTE
SOFTWARE. SI HA ADQUIRIDO LA APLICACIN EN UN MEDIO TANGIBLE (por
ejemplo en un CD-ROM), SIN LA OPORTUNIDAD DE REVISAR ESTA LICENCIA,
Y NO ACEPTA ESTE CONTRATO, USTED PODR OBTENER LA DEVOLUCIN DE
LA CANTIDAD QUE ORIGINALMENTE PAG SI: (A) NO UTILIZA LA
APLICACIN Y (B) REGRESA LA APLICACIN, CON LA PRUEBA DE PAGO, AL
SITIO DONDE LO ADQUIRI EN UN PLAZO DE TREINTA (30) DAS A PARTIR
DE LA FECHA DE COMPRA.
1. Definiciones. "Software" significa (a) todo el contenido de los archivos, disco(s),
disco(s) de CD-ROM u otro medio con el cual este Contrato se adjunta, incluyendo, sin
limitacin (i) informacin computacional o de programas de cmputo de Santa Rita
Investments Inc. o de terceros; (ii) imgenes digitales, fotografas incorporadas,
galera de imgenes, sonidos, u otros trabajos artsticos ("Archivos de Contenido"), (iii)
material escrito o archivos con informacin relacionada ("Documentacin") y (iv)
fuentes; y (v) actualizaciones, versiones modificadas, ampliaciones, complementos y
copias de la aplicacin, en caso de existir, que Santa Rita Investments Inc. le ha
otorgado a Usted bajo licencia (conjuntamente, "Actualizaciones"). Los trminos "Uso"
o "Utilizacin" significan acceder, instalar, descargar, copiar o de cualquier otra forma
obtener beneficios de la utilizacin de las funciones de la aplicacin de acuerdo con la
Documentacin. "Nmero Permitido" significa 1 (uno o una) a no ser que se indique lo
contrario conforme a una licencia vlida (por ejemplo una licencia de volumen o
distribucin) otorgada por Santa Rita Investments Inc. "Computadora" significa un
dispositivo electrnico que acepta informacin en forma digital o en forma similar y
que manipula dicha informacin para obtener un resultado especfico basado en una
secuencia de instrucciones. "Santa Rita Investments Inc." significa Santa Rita
Investments Inc., una sociedad del estado de la Florida, con domicilio en 6787 Aliso
Ave. West Palm Beach, Florida 33413, Estados Unidos de Amrica.
2. Licencia de Software. Siempre que Usted cumpla con los trminos de este Contrato
de Licencia para Usuario Final (el "Contrato"), Santa Rita Investments Inc. le otorga
una licencia no exclusiva para utilizar la aplicacin para los fines descritos en la
Documentacin. Algunos materiales de terceros incluidos en la aplicacin podrn estar
sujetos a trminos y condiciones diversas, los cuales tpicamente se describen en un
archivo "Lame" localizado cerca de dichos materiales.
2.1. Uso General. Usted podr instalar y utilizar una copia con instalacin en modo de
servidor de la aplicacin en una computadora compatible, limitndose al Nmero
Permitido de computadoras.
2.2. Uso en un Servidor. Usted podr instalar una copia de la aplicacin en su servidor
de red con el fin de compartir las bases de datos con otras computadoras dentro de su
red interna, limitndose los servidores al Nmero Permitido y los clientes o
instalaciones para clientes a un nmero ilimitado siempre y cuando al menos un
servidor debidamente registrado y activado este funcionando en dicha red, o podr
instalar una copia de la aplicacin en un servidor de red dentro de su red interna para
el nico y exclusivo fin de utilizar la aplicacin sin compartir datos o instrucciones. No
se permite ningn otro uso en red, incluyendo sin limitacin, al uso de la aplicacin de

200

LICENCIA

forma directa o mediante comandos, datos o instrucciones de o a una computadora

que no pertenezca a su red interna, para servicios primarios (hosting services) de
Internet o Web o por cualquier usuario que no tenga licencia para utilizar esta copia de
la aplicacin mediante una licencia vlida de Santa Rita Investments Inc.
2.3. Copia de Seguridad. Usted podr hacer una copia de seguridad de la aplicacin,
siempre y cuando su copia de seguridad no est instalada, o se utilice en cualquier
computadora. Usted no podr transferir los derechos respecto de una copia de
seguridad a menos que transfiera todos los derechos respecto al Software como se
establece en la Clusula 4.
2.4. Uso en Domicilio Particular. Usted, en su carcter de usuario principal de la
computadora en la que la aplicacin est instalada, no podr instalar la aplicacin en
una de sus computadoras en su domicilio particular. Al menos que sea desinstalado de
la computadora principal e instalado en la computadora de su domicilio particular. Sin
excepciones este software no podr utilizarse al mismo tiempo que la aplicacin
instalado en la computadora principal.
2.5. Archivos de Bases de Datos. A menos que se especifique lo contrario en los
archivos "Lame" asociados a los Archivos de Bases de Datos, que podrn incluir
derechos y restricciones especficos con respecto a dichos materiales, Usted podr
mostrar, modificar, reproducir y distribuir cualquiera de los Archivos de Bases de Datos
incluidos en la aplicacin. Sin embargo, Usted no podr distribuir los Archivos de Bases
de Datos de forma independiente, es decir, en el caso en que los Archivos de
Contenido constituyan el valor principal del producto distribuido. Los Archivos de Bases
de Datos no podrn utilizarse en la produccin de material calumnioso, difamatorio,
fraudulento, lascivo, obsceno o pornogrfico, ni en cualquier otro material que infrinja
los derechos de propiedad intelectual de terceros o en cualquier otra forma ilegal.
Usted no podr reclamar ningn derecho de marca con respecto a los Archivos de
Bases de Datos u obras derivadas de los mismos.
2.6. Programas de fuentes. En el caso que la aplicacin incluya programa de fuentes:
2.6.1. Usted podr usar el programa de fuentes tal y como se ha descrito
anteriormente en el Nmero Permitido de computadoras e imprimir dicho programa de
fuentes en cualquier dispositivo de impresin conectado a dichas computadoras.
3. Derechos de Propiedad Intelectual. La aplicacin y las copias que Santa Rita
Investments Inc. le ha autorizado a realizar son propiedad intelectual de Santa Rita
Investments Inc. y de sus proveedores. La estructura, organizacin y cdigo de la
aplicacin constituyen secretos industriales e informacin confidencial valiosa de Santa
Rita Investments Inc. y de sus proveedores. La aplicacin est protegido por derechos
de autor, incluyendo sin limitacin por la ley de derechos de autor (copyright law) de
los Estados Unidos de Amrica, por las disposiciones de los tratados internacionales y
las leyes aplicables del pas en el que se va a utilizar. Usted no podr copiar la
aplicacin, excepto en los trminos de la Clusula 2 ("Licencia de software"). Cualquier
copia que est autorizado a realizar de conformidad con este Contrato debe contener el
mismo aviso de derechos de autor reservados as como los avisos sobre propiedad que
aparecen en la aplicacin. Usted acepta no modificar, adaptar o traducir la aplicacin.
Usted tambin acepta no utilizar la ingeniera en reversa, descompilar, desmontar o de
cualquier otra forma tratar de descubrir el cdigo fuente de la aplicacin excepto en la
medida en que est expresamente autorizado a descompilar bajo la ley aplicable, sea
esencial que realice lo anterior para lograr operar la aplicacin con otro programa y
Usted primeramente haya solicitado a Santa Rita Investments Inc. que le proporcione
la informacin necesaria para lograr dicha operacin y Santa Rita Investments Inc. no
le haya proporcionado dicha informacin. Santa Rita Investments Inc. tiene el derecho
de imponer condiciones razonables y de solicitar el pago de una cuota razonable antes
de proporcionarle dicha informacin. Cualquier informacin proporcionada por Santa
Rita Investments Inc. o que Usted obtenga, segn lo permitido por el presente
Contrato, slo podr utilizarse para los propsitos aqu descritos y no podr revelarse a

201

LICENCIA

terceros ni utilizarse para crear ningn programa que sea substancialmente parecido a
la expresin de la aplicacin. Toda solicitud de informacin debe dirigirse al
departamento de Servicio al Cliente de Santa Rita Investments Inc. Las marcas se
utilizarn de conformidad con la prctica aceptada de marcas, incluyendo la
identificacin de los nombres de los propietarios de las marcas. Las marcas slo se
podrn utilizar para identificar los trabajos de impresin generados por la aplicacin y
dicho uso de cualquier marca no le otorga derechos de propiedad con respecto a dicha
marca. A excepcin de lo expresamente indicado arriba, este Contrato no le otorga
ningn derecho de propiedad intelectual con respecto al Software. Usted por el
presente reconoce y acepta que la aplicacin incluye informacin confidencial que
constituye (i) un secreto industrial conforme a la Ley de Propiedad Industrial de los
Estados Unidos y (ii) un secreto industrial conforme a los Artculos correspondientes al
Cdigo Penal perteneciente al pas donde se est utilizando la aplicacin.
4. Transferencia. Usted no podr arrendar, alquilar, otorgar licencias ni autorizar la
copia total o parcial de la aplicacin en otra computadora a excepcin de lo permitido
expresamente por el presente Contrato. Sin embargo, Usted podr transferir todos los
derechos respecto al uso de la aplicacin a otra persona fsica o legal siempre y
cuando: (a) tambin transfiera este Contrato, la aplicacin y cualquier otro software o
equipo incluido o preinstalado junto con la aplicacin, incluyendo las copias,
Actualizaciones y versiones anteriores, as como las copias del programa de fuentes
convertido a otros formatos, a dicha persona fsica o legal; (b) no retenga ninguna
copia, incluyendo copias de seguridad y copias grabadas en una computadora; y (c) la
parte receptora acepte los trminos y condiciones de este Contrato y cualesquier otros
trminos o condiciones bajo las cuales Usted adquiri legalmente una licencia respecto
al Software. No obstante lo anterior, Usted no podr transferir copias educativas, de
prelanzamiento o gratuitas de la aplicacin. Santa Rita Investments Inc. se reserva el
derecho de activacin de la aplicacin si sospecha la copia o transferencia ilegal del
mismo, y acepta hasta un mximo de 3 solicitudes anuales de activacin por parte de
Usted, siempre y cuando sus datos concuerden con nuestros registros.
5. Software para Varios Entornos / Software para Varios Idiomas / Software en Varios
Medios / Copias Mltiples / Grupos / Actualizaciones. Si la aplicacin puede utilizarse
en varias plataformas o idiomas, si Usted recibe la aplicacin en varios medios, si de
cualquier otra forma recibe varias copias de la aplicacin, o si Usted recibe la
aplicacin incorporado a otro software, el nmero total de las computadoras en las que
todas las versiones de la aplicacin han sido instaladas no podr exceder del Nmero
Permitido. Usted no podr alquilar, arrendar, otorgar licencias, prestar o transferir
ninguna versin o copia de dicho software que no utilice. Si la aplicacin es una
Actualizacin de una versin anterior de la aplicacin, Usted debe contar con una
licencia vlida de la versin anterior para utilizar la Actualizacin. Usted podr
continuar utilizando la versin anterior de la aplicacin en su computadora despus de
recibir la Actualizacin como ayuda en la transicin a la Actualizacin, siempre que: la
Actualizacin y la versin anterior estn instaladas en la misma computadora; la
versin anterior o las copias de la misma no se transfieran a otra persona o
computadora a menos que todas las copias de la Actualizacin se transfieran a dicha
persona o computadora; y Usted reconoce que cualquier obligacin de proporcionar
soporte tcnico o activacin de la versin anterior de la aplicacin que Santa Rita
Investments Inc. pudiera tener podr terminar al hacerse disponible la Actualizacin.
6. SIN GARANTA. La aplicacin se le proporciona "TAL CUAL" y Santa Rita
Investments Inc. no proporciona garanta alguna en lo relacionado con su utilizacin o
rendimiento. SANTA RITA INVESTMENTS INC. Y SUS PROVEEDORES NO GARANTIZAN
NI PUEDEN GARANTIZAR EL RENDIMIENTO O LOS RESULTADOS QUE USTED PUDIERA
OBTENER AL UTILIZAR LA APLICACIN. EXCEPTO POR CUALQUIER GARANTA,
CONDICIN, REPRESENTACIN O TRMINO, EN LA MEDIDA EN QUE LOS MISMOS NO
PUEDAN O PUDIERAN SER EXCLUIDOS O LIMITADOS POR LA LEGISLACIN APLICABLE
EN SU JURISDICCIN, SANTA RITA INVESTMENTS INC. Y SUS PROVEEDORES NO
OTORGAN
GARANTAS,
CONDICIONES,
REPRESENTACIONES
O
TRMINOS,
(EXPRESOS O IMPLCITOS, YA SEA POR ESTATUTO, JURISPRUDENCIA, DERECHO
CONSUETUDINARIO, USO U OTROS), EN RELACIN CON OTRAS CUESTIONES,

202

LICENCIA

INCLUYENDO, SIN LIMITACIN LA NO INFRACCIN DE LOS DERECHOS DE TERCEROS,

COMERCIABILIDAD, INTEGRACIN, CALIDAD SATISFACTORIA O ADECUACIN PARA
CUALQUIER PROPSITO EN PARTICULAR.
7. Trminos adicionales para productos de prelanzamiento. Si el producto que
acompaa al presente contrato es una versin de prelanzamiento o software versin
beta ("Software de prelanzamiento"), ser aplicable la Clusula a continuacin. En el
caso de que cualquier disposicin de la presente Clusula entre en conflicto con
cualquier otro trmino o disposicin del presente Contrato, lo dispuesto en esta
Clusula regir por encima de otro(s) trmino(s) y disposicin(es) en lo que se
relaciona con la aplicacin de prelanzamiento, pero slo en la medida de lo necesario
para resolver el conflicto. Usted reconoce que la aplicacin es una versin de
prelanzamiento, que no se trata de un producto final de Santa Rita Investments Inc. y
que puede contener errores de programacin o de otro tipo y problemas que podran
causar fallos de sistema o de otro tipo y prdida de datos. Por ello, la aplicacin de
prelanzamiento se proporciona "TAL CUAL" y Santa Rita Investments Inc. rechaza toda
garanta u obligaciones de responsabilidad hacia Usted de cualquier tipo. Usted
reconoce: que Santa Rita Investments Inc. no le ha prometido ni garantizado que la
aplicacin de prelanzamiento ser anunciado o puesto a disposicin de nadie en el
futuro, que Santa Rita Investments Inc. no ha expresado o implicado obligacin
ninguna hacia Usted acerca del anuncio o introduccin de la aplicacin de
prelanzamiento, que Santa Rita Investments Inc. puede decidir no introducir un
producto similar a, o compatible con, la aplicacin de prelanzamiento. Igualmente
reconoce que Usted asume todos los riesgos derivados de cualquier investigacin o
desarrollo que Usted pueda realizar en relacin con la aplicacin de prelanzamiento o
cualquier producto con l relacionado. Durante el tiempo que este Contrato sea vlido,
si Santa Rita Investments Inc. as se lo pidiese, tendr que proporcionar a Santa Rita
Investments Inc. informacin y comentarios acerca del periodo de prueba y del uso de
la aplicacin de prelanzamiento, incluidos informes de errores y problemas. Si la
aplicacin de prelanzamiento se le ha proporcionado de conformidad a un contrato
escrito por separado, (Contrato para productos de prelanzamiento), el uso que Usted
haga de la aplicacin de prelanzamiento est igualmente regulado por dicho contrato.
Usted acuerda que no tiene intencin y certifica que de hecho no otorgar licencias,
arrendar, prestar, alquilar, o transferir la aplicacin de prelanzamiento. Tras la
recepcin de una versin posterior tampoco lanzada al mercado, de la aplicacin de
prelanzamiento, o el lanzamiento por Santa Rita Investments Inc. de una versin
comercial al mercado de la aplicacin, tanto si se tratase de un producto individual
como si forma parte de un producto mayor, Usted accede a devolverlo o destruir todas
las versiones anteriores de la aplicacin de prelanzamiento que haya recibido de Santa
Rita Investments Inc. y a regirse por los trminos del Contrato de licencia de usuario
final, para cualquiera de las mencionadas versiones posteriores de la aplicacin de
prelanzamiento. Excepto en el caso de que se contradiga alguna condicin o trmino
de esta Clusula, si se encuentra ubicado fuera de los EE.UU. Usted se compromete a
devolver o destruir todas las versiones no lanzadas al mercado de la aplicacin de
prelanzamiento, en un plazo de treinta (30) das una vez concluido su periodo de
prueba, cuando la fecha sea anterior al lanzamiento al mercado pblico de la primera
partida de dicho programa. Santa Rita Investments Inc. se reserva el derecho al uso
de toda versin de prueba o prelanzamiento por los usuarios, despus del lanzamiento
de la versin final, para tal fin Santa Rita Investments Inc. puede incluir cdigo que
limite el uso de dicho software al caducar su periodo de prueba o al alcanzar la fecha
que se estima que la versin final pueda estar disponible en el mercado.
8. LIMITACIN DE RESPONSABILIDAD. EN NINGN CASO SANTA RITA INVESTMENTS
INC. O SUS PROVEEDORES SERN RESPONSABLES ANTE USTED POR CUALQUIER
DAO, RECLAMACIN O COSTOS DE CUALQUIER NATURALEZA, NI DE NINGN DAO
RESULTANTE, INDIRECTO, INCIDENTAL, PUNITIVO O ESPECIAL, NI DE PERJUICIOS O
PRDIDA DE AHORROS, AN EN EL CASO QUE UN REPRESENTANTE DE SANTA RITA
INVESTMENTS INC. HUBIERA SIDO NOTIFICADO DE LA POSIBILIDAD QUE SE
PRODUZCAN DICHAS PRDIDAS, DAOS O PERJUICIOS, RECLAMACIONES O COSTOS,
NI DE NINGUNA RECLAMACIN PRESENTADA POR TERCEROS. LAS LIMITACIONES Y
EXCLUSIONES ANTERIORES SE APLICARN EN LA MEDIDA EN QUE LO PERMITA LA
LEGISLACIN APLICABLE EN SU JURISDICCIN. LA RESPONSABILIDAD CONJUNTA

203

LICENCIA

TOTAL DE SANTA RITA INVESMENTS INC. Y SUS PROVEEDORES CONFORME O EN

RELACIN CON ESTE CONTRATO YA SEA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL
(INCLUYENDO EN CADA CASO RESPONSABILIDAD POR NEGLIGENCIA SIN LIMITACIN
ALGUNA) O DE CUALQUIER OTRA FORMA, SE LIMITAR A LA CANTIDAD PAGADA POR
LA APLICACIN, EN CASO DE EXISTIR. Nada contenido en este Contrato limita la
responsabilidad de Santa Rita Investments Inc. ante Usted en el caso de muerte o
lesiones resultantes de la negligencia de Santa Rita Investments Inc. o por dao
causado por engao (fraude). Santa Rita Investments Inc. acta en nombre de sus
proveedores con el fin de renunciar, excluir y/o limitar las obligaciones, garantas y
responsabilidad tal y como se establece en este Contrato, pero no con otros objetivos o
fines. Para obtener ms informacin, por favor contacte a Servicio al Cliente de Santa
Rita Investments Inc.
9. Reglas de exportacin. Usted est de acuerdo en que la aplicacin no podr ser
enviado, transferido o exportado a ningn pas, ni se utilizar en ninguna forma que
prohba la Ley de Administracin de Exportaciones de los Estados Unidos de Amrica
(United States Export Administration Act) o cualquier otra ley, restricciones o
reglamentos de exportacin (conjuntamente "Leyes sobre Exportacin"). Asimismo, si
la aplicacin se identifica como un elemento controlado de exportacin segn las Leyes
sobre Exportacin, Usted declara y garantiza no ser ciudadano de, o no ser residente
en, una nacin bajo embargo (incluyendo sin limitacin a Irn, Irak, Siria, Sudn,
Libia, Cuba, Corea del Norte y Serbia) y que las Leyes sobre Exportacin no le
prohben de ninguna forma recibir la aplicacin. Todos los derechos para utilizar la
aplicacin se otorgan bajo la condicin que dichos derechos se perdern si Usted
incumple los trminos de este Contrato.
10. Ley Aplicable. Este Contrato se regir e interpretar de conformidad con las leyes
substantivas vigentes en el Estado de la Florida, en los tribunales respectivos de la
ciudad de Boca Ratn en los Estados Unidos de Amrica. Este Contrato no se regir por
las disposiciones sobre el conflicto de leyes de cualquier pas o por la Convencin de
las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderas,
cuya aplicacin queda expresamente excluida.
11. Disposiciones Generales. Si se determina que cualquier parte de este Contrato es
nula y no exigible, lo anterior no afectar la validez del resto del Contrato, que
permanecer vlido y exigible de conformidad con sus trminos. Este Contrato no
perjudicar los derechos conferidos en las leyes de cualquier parte que opere como
consumidor. Este Contrato slo se podr modificar mediante un escrito firmado por un
representante autorizado de Santa Rita Investments Inc. Santa Rita Investments Inc.
podr otorgar una licencia para las Actualizaciones con trminos adicionales o
diferentes. El presente Contrato representa el acuerdo completo entre Santa Rita
Investments Inc. y Usted en relacin con la aplicacin y reemplaza cualquier
representacin, discusin, compromiso, comunicacin o publicidad anterior relacionada
con la aplicacin.
12. Notificacin a los Usuarios Finales del Gobierno de los EE.UU. La aplicacin y la
Documentacin constituyen "Elementos Comerciales" (Commercial Items), tal y como
se define dicho trmino en el 48 C.F.R. 2.101, consistente en un "Software
Informtico Comercial" y "Documentacin de la aplicacin Informtico Comercial", tal y
como se utilizan dichos trminos en el 48 C.F.R. 12.212 o el 48 C.F.R. 227.7202,
segn corresponda. De conformidad con el 48 C.F.R. 12.212 o el 48 C.F.R.
227.7202-1 hasta 227.7202-4, segn corresponda, se han otorgado licencias a los
usuarios finales del gobierno de EE.UU. para la aplicacin Informtico Comercial y
Documentacin de la aplicacin Informtico Comercial (a) nicamente como Elementos
Comerciales y (b) nicamente con los derechos que se conceden al resto de usuarios
finales sujetos a los trminos y condiciones descritos en el presente Contrato. Los
derechos sin publicar quedan reservados conforme la ley derechos de autor (copyright
laws) de los Estados Unidos de Amrica. Santa Rita Investments Inc., 6787 Aliso Ave.
West Palm Beach, FL 33413, USA. Para los Usuarios Finales del Gobierno de EE.UU.,
Santa Rita Investments Inc. acepta cumplir todas las leyes de igualdad de
oportunidades aplicables incluyendo, de ser apropiado, las disposiciones de la Orden

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LICENCIA

Ejecutiva 11246, con las reformas correspondientes, as como las disposiciones

contenidas en el 41 CFR partes 60-1 hasta 60-60, 60-250, y 60-741. La clusula y
normativas del programa de accin afirmativa contenidas en la frase anterior se
incorporarn por referencia a este Contrato.
13. Cumplimiento con Licencias. En caso de ser una empresa u organizacin, Usted
est de acuerdo en que si Santa Rita Investments Inc. o un representante autorizado
de Santa Rita Investments Inc. as lo solicita, tendr que documentar y certificar
completamente dentro del plazo de 30 (treinta) das que el uso de cualquier software
de Santa Rita Investments Inc. en dicho momento cumple con las licencias vlidas de
Santa Rita Investments Inc.
Si Usted tiene preguntas con relacin a este Contrato, o si desea solicitar informacin
adicional a Santa Rita Investments Inc., por favor utilice la direccin y la informacin
de contacto incluida en este producto para ponerse en comunicacin con la oficina de
Santa Rita Investments Inc. que presta servicio en su jurisdiccin.
Santa Rita Investments Inc. y AutoSoft Taller son marcas o marcas registradas de
Santa Rita Investments Incorporated en los Estados Unidos de Amrica y/o en otros
pases.

Copyright (c) 2000-2011 Santa Rita Investments Incorporated y/o sus proveedores.

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