Universidad Tecnolgica

de Quertaro

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Quertaro
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Fecha: 2013.05.10 10:46:16 -05'00'

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE QUERTARO

Nombre del proyecto:

Registro y control de materia prima

Empresa:

FABRICACIONES CNC DE QUERTARO S.A. de C.V.

Memoria que como parte de los requisitos para obtener el ttulo de:

INGENIERO EN PROCESOS Y OPERACIONES INDUSTRIALES

Presenta:

GARCA OLVERA HCTOR DANIEL

Asesor de la UTEQ
Ing. Jos Luis ngeles Amador

Asesor de la Empresa
Met. Carlos Licea Luna

Santiago de Quertaro, Qro.

Mayo del 2013

RESUMEN
Se presenta el proyecto de registro y control de la materia prima en la empresa
Fabricaciones CNC de Quertaro S.A. de C.V. Se realiz este proyecto con el fin
de brindar a los clientes de dicha empresa ms confiabilidad en los productos
requeridos, y as poder

entregar a sus clientes el certificado de calidad de la

materia prima con la cual fueron fabricados los productos.

El proyecto se llevo a cabo dentro del rea de calidad de la empresa, en donde se
llevo a cabo la digitalizacin

y el buen ordenamiento de los documentos

existentes de la entrada de material a la empresa, esto se hizo para tener un

respaldo de la documentacin de la entrada de materia prima de sus productos de
manera digital y as mismo para tener un mejor control de la informacin para
cuando esta sea requerida. Adems, se realiz un ordenamiento de los
documentos fsicos que se encontraban desorganizados, esto se hizo para tener
un mejor manejo de los mismos.
Para la realizacin del proyecto fue necesario llevar una secuencia ordenada de
las actividades para poder aprovechar el periodo de tiempo establecido para su
desarrollo. Primero, se hizo la revisin de toda la documentacin existente, el
siguiente paso fue ordenar los documentos para tener un mejor manejo de ellos,
despus de eso se realizo el respaldo por medio de un escner y por ltimo se
realiz el ordenamiento y la clasificacin de los documentos en electrnico en la
computadora.
Al final del periodo de tiempo para el desarrollo del proyecto, los resultados que
se esperaban fueron satisfactorios, aunque estos se obtuvieron de una manera
parcial, debido a la falta de disponibilidad del equipo de trabajo utilizado para su
desarrollo.

(Palabras clave: digitalizacin, control, materia prima)

ABSTRACT
We present the project of "Registration and control of raw materials" in the
company Fabricaciones CNC de Quertaro S.A. de C.V. This project was
conducted in order to provide customers of the company more reliability in the
products required, and be able to provide its customers the quality certificate of the
raw material with which the products were manufactured.
The project was carried out within the quality area of the company, where he
carried out the digitization and good management of existing documents from the
material inlet to the company, this was done to have a backup of the document of
the raw material for their products digitally and likewise to gain better control of
information for when this is required. We also performed an array of physical
documents that were disorganized; this was done to have a better handle on them.
For the realization of the project was necessary to bring an ordered sequence of
activities to take advantage of the period of time for development. First, there was
a review of all existing documentation; the next step was to order the documents to
get a better handle on them, after that was done the backing by means of a
scanner and finally made the ordering and classification of electronic documents
on your computer.
At the end of the time period for the development of the project, the expected
results were satisfactory, although these were obtained from a partially, due to the
lack of availability of equipment used for development work.

(Keywords: digitization, control, raw material)

AGRADECIMIENTOS
Agradezco a mis padres que en todo el transcurso de mi carrera me han apoyado
desde un principio hasta ahora, brindndome toda su confianza y dndome
consejos para poder seguir con mis estudios, adems del aspecto moral, me han
apoyado siempre econmicamente para poder concluir mi vida profesional.
Agradezco a todos mis compaeros y amigos de clase que siempre estuvieron
conmigo y que gracias a ellos esta nueva etapa en mi vida fue ms satisfactoria
con su compaa y sus consejos.
Adems agradezco a todos los profesores que me impartieron clases porque me
transmitieron conocimientos nuevos y gracias a ellos pude desarrollarme de una
manera eficiente durante el transcurso de la carrera,
Agradezco a la empresa Fabricaciones CNC de Quertaro S.A. de C.V. por
haberme brindado la oportunidad de poder realizar mis actividades de estada
dentro de sus instalaciones, y quiero dar gracias por el trato que me brindaron
durante toda mi estancia en la misma

INDICE
Pgina
RESUMEN ........................................................................................................................................................ 2
ABSTRACT ................................................................................................................................................... 3
AGRADECIMIENTOS ................................................................................................................................. 4
INDICE .............................................................................................................................................................. 5
I.

INTRODUCCIN ..................................................................................................................................... 7

II.

ANTECEDENTES .............................................................................................................................. 9

III.

JUSTIFICACIN .............................................................................................................................. 11

IV.

OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 13

V.

ALCANCES....................................................................................................................................... 15

VI.

FUNDAMENTACIN TERICA .................................................................................................. 177

6.1

Recepcin de materia prima....................................................................................................... 17

6.2

Almacenamiento de Materias Primas ..................................................................................... 177

6.3

Recepcin de materiales en la organizacin ......................................................................... 188

6.4

Funciones del control de la recepcin de materiales............................................................. 18

6.5

Documentos que intervienen en la recepcin de materiales ................................................. 19

6.6

Comprobacin de facturas .......................................................................................................... 20

6.6.1

Zona de inspeccin.................................................................................................................. 21

6.6.2

Recepcin cuantitativa ............................................................................................................ 21

6.6.3

Conteo de piezas ..................................................................................................................... 21

6.6.4

Recepcin cualitativa .............................................................................................................. 22

6.7

Procedimientos de la recepcin de material ............................................................................ 22

6.8

Control de los materiales ............................................................................................................ 22

6.9

Significado e importancia del control de materiales ................................................................ 23

VII.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ............................................................................................ 24

VIII.

RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS .................................................................................. 27

IX.

DESARROLLO DEL PROYECTO ................................................................................................ 29

9.1

Revisin de la documentacin ................................................................................................... 29

9.2

Ordenamiento de la documentacin ......................................................................................... 30

9.3

Respaldo de la documentacin .................................................................................................. 30

9.4

Clasificacin de la documentacin ............................................................................................ 32

X.

RESULTADOS OBTENIDOS ......................................................................................................... 34

XI.

ANLISIS DE RIESGOS ................................................................................................................ 37

XII.

CONCLUSIONES ............................................................................................................................. 39

XIII.

RECOMENDACIONES ................................................................................................................... 41

XIV.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ............................................................................................. 43

XV. ANEXOS.................................................................................................................................................. 44

I. NTRODUCCIN

I.

INTRODUCCIN

El presente trabajo tienen como finalidad desarrollar el proyecto que lleva por
nombre: Registro y control de la materia prima, el cual fue realizado en la
empresa Fabricaciones CNC de Quertaro, esto como parte de mis actividades
de estada para obtener

el ttulo

de Ingeniera en Procesos y Operaciones

Industriales. Tiene como finalidad ayudar a la organizacin a obtener un mejor

control de toda la informacin para futuras adquisiciones que se tengan de la
recepcin de la materia prima que es necesaria para la fabricacin de los
productos.
El proyecto se realiz como una mejora para la empresa por la necesidad
de obtener un mejor orden y ubicacin de la documentacin de la recepcin de la
materia prima, es de gran importancia ya que nos sirve para poder hacer la
liberacin de los productos, y as tener un respaldo para demostrar a nuestros
clientes que el tipo de material utilizado y la elaboracin es de alta calidad en
nuestros productos, adems de contar con la documentacin necesaria para su
comprobacin.

El proyecto se realiz dentro del rea de control de calidad de la empresa,

lugar en donde llevar ms impacto este proyecto, ya que en dicha rea se
registra y controla la informacin de la entrada de materia prima y una vez
teniendo el control de la informacin archivada, la materia prima es pasada a la
lnea de produccin y/o al proceso para la fabricacin de los productos de la
empresa.

II. ANTECEDENTES

II.

ANTECEDENTES

Dentro de la empresa Fabricaciones CNC de Quertaro se encontr un

problema dentro del rea de Calidad al cual se tuvo que dar un alto grado de
importancia ya que al querer obtener un certificado de calidad y/o buscar las
especificaciones de la materia prima para un determinado producto, resultaba un
poco difcil, adems se ocupaba demasiado tiempo para buscarla debido a que se
tena que buscar dentro de todas las carpetas que almacenaban los certificados
existentes en dicha rea.

En el rea de calidad anteriormente se tena el registro de la entrada de

materia prima a la empresa en un formato especial para su recepcin, esto se
haca de manera escrita y se guardaban los documentos que les proporcionaban
los proveedores en carpetas para tenerlos disponibles cuando se necesitaran.
El contenido de la informacin estaba ordenada, sin embargo, haba
documentos que estaban en mal estado y

debe notarse que esto no era un

respaldo muy confiable debido a que podan extraviarse o llegar a romperse,

dejando a la empresa sin un respaldo para poder comprobar y asegurar la calidad
de los productos al momento de hacer la entrega final de stos al cliente.

Una vez hecha la revisin del estado actual de la empresa, se pretende con este
proyecto, tener un respaldo de toda la documentacin para que sea ms eficiente
y seguro a la hora de realizar una bsqueda para un determinado producto y
poder hacer la liberacin de las piezas terminadas.

III. JUSTIFICACIN

10

III.

JUSTIFICACIN

La mejora continua dentro del rea de calidad de la empresa es muy

importante ya que se pretende eliminar los documentos que se encuentran
fsicamente dentro de la misma, una vez que se haya obtenido el respaldo de
todos los documentos existentes y as tenerlo solo en archivo electrnico y est
disponible cuando se necesite un documento.

Este proyecto se presento para cubrir un rea de oportunidad en la empresa

misma, ya que surgi debido a que al buscar algn nmero de lote de la materia
prima es difcil de encontrar entre los documentos que se tienen, ya que no se
cuenta con un orden adecuado de la documentacin de la recepcin de materia
prima.

El proyecto se desarrollar como una mejora para la empresa para tener el

control de la informacin de la materia prima con la cual se realiza la fabricacin
de los productos y poder respaldar y/o consultar el tipo de material o sus
especificaciones, esto para optimizar la bsqueda de la informacin requerida para
la liberacin de los productos y cumplir con las necesidades de los clientes, y
brindarle ms confianza con nuestros productos.

Los beneficios que se esperan con el desarrollo de este proyecto para el

futuro,

son que se podr acceder a la informacin de la materia prima de

productos pasados de una manera ms rpida y ordenada sin estar perdiendo el

tiempo buscando los documentos fsicos y se podrn analizar cules son las
propiedades y especificaciones de la misma, as mismo, tener la referencia para
los nuevos pedidos del mismo producto por parte de los clientes, y con esto
asegurar la calidad del producto, cumpliendo con los requisitos del cliente,
mediante la evaluacin sistmica del proceso.
11

IV. OBJETIVOS

12

IV.

OBJETIVOS

El objetivo principal de este proyecto es tener un control y respaldo de la materia

prima de los productos para tener un mejor manejo de la informacin al momento
de entregar los productos a los clientes.

Objetivos especficos:
Tener el respaldo del 90% de la informacin de la materia prima de
manera electrnica de los 4 aos pasados.

Controlar mediante la realizacin de una base de datos

de la

documentacin de la materia prima al 100% para tener un mejor orden y

fcil acceso a ella.

13

V. ALCANCES

14

V.

ALCANCES

Al trabajar en el respaldo electrnico de la documentacin de materia prima,

se obtendr un mejor control de los documentos en el rea de calidad de la
empresa, para que se tenga el respaldo de dicha informacin al momento en que
llega a la empresa, esto para tener un mejor control de la documentacin de los
materiales y brindar a los clientes una mayor confianza en cuanto a la calidad de
los productos desde el inicio hasta el final del proceso de fabricacin de los
mismos.

Este proyecto se

llevar

a cabo en el

rea de calidad de la empresa

Fabricaciones CNC de Quertaro S.A. de C.V. y aplicar a la misma, ya que

tendr un gran impacto en el proceso del control de la materia prima que se
adquiere en la empresa para la fabricacin de sus productos. La duracin de este
proyecto ser durante un periodo de cuatro meses en el cual se desarrollarn las
actividades necesarias para obtener los resultados esperados.

En el transcurso de este proyecto se pretende en los cuales se revisar,

registrar y ordenar la documentacin de materia prima existente en esta rea,
debido a la falta de organizacin y control de dicha informacin.
Una vez teniendo la informacin ordenada, el siguiente paso ser la digitalizar
los documentos mediante el proceso de escaneo, esto con la finalidad de poder
tenerlos en un archivo electrnico para tener una mejor organizacin, despus se
guardaran en carpetas y se realizara una clasificacin de acuerdo al nmero de
orden de la materia prima para obtener un mejor acceso a la informacin de la
misma, y evitar posibles demoras de tiempo en la bsqueda y sin encontrar la
informacin necesaria y en el momento en que se necesita.

15

VI. FUNDAMENTACIN
TERICA

16

VI.
6.1

FUNDAMENTACIN TERICA

Recepcin de materia prima

(Gonzlez, 2010)En esta rea primero se lleva a cabo una inspeccin visual del
producto, para verificar que las materias primas no contengan algn material
contaminante ni han sido adulteradas e incluyen la revisin de las caractersticas
fsicas del ingrediente, estos anlisis generalmente se conocen como pruebas de
anden, posteriormente se toman las muestras respectivas para analizar la calidad
de los ingredientes mediante pruebas de laboratorio antes de aceptar el lote, las
cuales incluyen la determinacin de la composicin qumica. Finalmente, si el
producto cumple con los requisitos especficos y es aceptado se pesa y se
descarga.

6.2 Almacenamiento de Materias Primas

Una vez que ha sido aceptado el producto, este debe ser almacenado si no va a
utilizarse inmediatamente.
Las condiciones de temperatura, humedad y ventilacin son muy importantes para
conservar en buen estado los ingredientes, sin embargo estas pueden variar de
acuerdo al tipo de materia prima de que se trate (granos, harinas, ingredientes
lquidos o con alto contenido de humedad como forrajes y otros productos); a la
presentacin (en sacos, pacas o a granel); y el tiempo durante el cual van a estar
almacenados.

Lo ms comn es utilizar silos para almacenar los productos, estos pueden variar
en cuanto a su forma y su capacidad, sin embargo es importante que estn
completamente cerrados, para evitar la entrada de aves, roedores no deseables.

17

Las paredes deben ser lisas para evitar que los alimentos se peguen a las paredes
y permanezcan dentro del silo al ser vaciado, produciendo as contaminaciones
del nuevo producto. Lo ms adecuado es que los silos sean llenados por la parte
superior y la descarga sea por la parte inferior, esto evitar que alguna parte del
lote permanezca dentro del silo ms tiempo ya que lo primero en entrar es lo
primero en salir.
6.3

Recepcin de materiales en la organizacin

(Correa, 2010)La recepcin de materiales es un proceso mediante el cual se

recibe productos terminados procedentes de fbricas y almacenes, estos se
encuentran en forma apilada en el camin de transporte para que luego los
estibadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de
acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacn
verifica que la documentacin este conforme para autorizar el ingreso de los
productos, para que el jefe de almacn verifique la disponibilidad de espacio en
mdulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las
reas demarcadas para cada lnea de producto, finalizando en los productos
procedentes de planta y almacenes, que van a ser estibados con separadores de
cartn entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas trmicas. La
manipulacin de los productos.
6.4

Funciones del control de la recepcin de materiales

1. Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden
de compra y el remito.
2. Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y
devoluciones a los vendedores.
3. Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos.
4. Entregar la mercadera a los almacenes.

18

Normas para la recepcin materiales

Debe ajustarse a:
1) Recibir de una manera ordenada
2) Planificar la Recepcin con arreglo a la economa (Tiempo y Movimiento)
3) Delegacin de responsabilidades en personas especficamente capacitadas.
4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.
5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
6) Sistemas de seguridad y proteccin procedentes.
7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir.
8) Confrontacin sistemtica del material recibido con los documentos que lo
acompaan.
Los materiales o insumos deben apartarse en recepcin de acuerdo con la orden
de compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de especificar:
unidades, piezas, kilos o litros, recordando que en Venezuela, el sistema legal
para medir o pesar es el sistema mtrico decimal, cuya base es el metro.

6.5 Documentos que intervienen en la recepcin de materiales

(Correa, 2010)Para realizar un mejor control de la recepcin de los materiales se
debe de tener y/o contar con los siguientes documentos:
a) Orden de Compra: Abarca de manera concreta: Membretes, Nombres y
Domicilio,

Telfono

de

la

firma,

Computadora

para

su

identificacin.

b) Nmeros: Servir para identificar la negociacin entre las partes que utilizara el
proveedor para hacer el embarque y la facturacin de los materiales y que permita
registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca
dicho nmero en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con
el pedido, para fines de comparacin. El departamento de Almacn tendr una
copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos
recibidos a cuenta de ella.

19

c) Fechas de emisin y de entrega. Estas fechas permiten planificar la

recepcin, y uso de materiales.

d) Nombre y domicilio del proveedor. Permite identificar al proveedor a quien se

da la orden, efectos de pago, reclamaciones, etc.

e) descripcin de lo que se compra. La descripcin de los diferentes artculos

pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno
de ellos. Designacin o descripcin clara de cada uno de ellos con medidas,
tamaos o a las caractersticas que corresponden. Si se trata de impresos:
cantidad, especificacin suscrita de la forma o trabajo encargado, etc.

6.6

Comprobacin de facturas

(Correa, 2010) Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse
son: cantidad, esta comprobacin debe hacerse confrontando la factura con la
orden de compra, y el resultado del conteo fsico de los materiales recibidos para
ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en los embarques o envos. De
esa manera se evita el pago de los materiales o productos no recibidos, o
recibidos o los que se reciben con alguna falla o llegan en cantidades excesivas:

Calidad. Si la calidad no est de acuerdo con las especificaciones, no debe

recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.

Precios. El departamento de compras es fundamentalmente responsable de los

precios que deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada de
recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el
departamento

de

compras

travs

de

su

orden.

20

Condiciones. Las condiciones son un punto completo cuya responsabilidad

completa a los departamentos de compras. Pero el almacenista, dado la
experiencia, debe revisar el asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los
materiales y daos sufridos, para hacer la reclamacin correspondiente.

6.6.1 Zona de inspeccin

(Correa, 2010)El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un
espacio ptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisin y
cotejo con la remisin del proveedor, debe ser pesada y debe de elaborarse la
documentacin necesaria para tener un mejor control de entrada del material.

6.6.2 Recepcin cuantitativa

(Correa, 2010)Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que
son iguales a la de la nota de entrega. En la medida de lo posible las operaciones
de recepcin cuantitativa se realizan en un local y/o rea establecida y preparada
para el efecto, que es llamada normalmente sala de recepcin de materiales.
Las operaciones de recepcin se efectan desde el momento de desembalar el
material en, por lo que se debe disponer del espacio necesario para evitarlos
embotellamientos.
El receptor cuantitativo efecta sus verificaciones bien sea contando de pieza por
pieza de las mercancas recibidas en nmero o bien por otro mtodo de
mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de identificacin.

6.6.3 Conteo de piezas

(Correa, 2010)Es un proceso que forma parte de la recepcin cuantitativa
mediante el cual se realiza el conteo de todas las piezas que se han recibido en la
recepcin de material, este tiene como finalidad primordial verificar que el nmero
de piezas coincidan con las descritas en la nota de entrega, factura y pedido para
que luego formen parte del control de inventario del almacn de la empresa.

21

6.6.4 Recepcin cualitativa

(Correa, 2010)Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y
comprobar que son iguales a la de la nota de entrega, aunque puede ser
procedida por inspecciones previas en la fabrica del suministrador en los casos en
que es necesario y sea viable constatar la calidad de la materia prima utilizada, la
misma que debe ser realizada exclusivamente por personal tcnico calificado.
Tambin es importante citar que como parte fundamental de un buen
almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes
factores que ayudan en administracin de los materiales almacenados.

6.7 Procedimientos de la recepcin de material

(Correa, 2010)Aunque los buenos procedimientos son muy importantes para que
los embarques se hagan en forma apropiada y para dar seguridad a los materiales
almacenados, es posible que los ms importantes, aunque tambin los que se
descuiden ms a menudo, sean los procedimientos de recepcin. Todos los
controles de responsabilidad y de inventarios de la bodega comienzan con la
recepcin apropiada de los artculos. Las cuentas inexactas, la identificacin
equivocada de los productos y la recepcin de materiales daados como
productos vendibles, son consecuencia de los procedimientos inadecuados de
recepcin. El concepto bsico que debe regir los procedimientos de recepcin es
que hay que inspeccionar concienzudamente los materiales que llegan, contarlos
con exactitud, clasificarlos apropiadamente, y disponer inmediatamente de ellos.

6.8 Control de los materiales

(Romo, 2011)En una empresa industrial o manufacturera, la inversin en
materiales representa una porcin considerable de su activo circulante, lo cual
requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera
tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras
de costos mostradas.

22

La acumulacin de costos de los materiales en un producto es una de las

responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso, deben decidir
cmo tratar los costos de adquisicin y manipulacin de materiales, en cuanto a
los procesos de compra, almacenamiento y recepcin de stos.

Los modelos para el control de los materiales desempean un papel importante, la

planificacin de las adquisiciones, programacin y distribucin de los materiales,
garantizan que los departamentos productivos tengan siempre materiales e
insumos para llevar a cabo su proceso. Sin tcnicas de planificacin y control,
existira una gran ineficacia, dado que el inventario podra aparecer algunas veces
sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia.

6.9 Significado e importancia del control de materiales

(Mayers, 2006)En un negocio de manufactura, la actividad ms importante del
ciclo de produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de
los recursos adquiridos con ese propsito. El ciclo de produccin de una empresa
incluir el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los
inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacn
respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos mtodos o sistemas sofisticados
de costos para valuar los recursos que se colocan en produccin, para ello utilizan
funciones de control y administracin de inventarios, asientos contables, formatos
y documentos para registrar las operaciones. Para llevar un adecuado control de
los materiales se necesita cumplir con objetivos de control interno, entre los cuales
se mencionan

controles

de:

autorizacin, procesamiento

clasificacin,

verificacin, evaluacin y salvaguarda fsica.

Para hacer la recepcin de la materia prima se han desarrollado sistemas de

identificacin y captura de datos automticos (ICDA) que actualmente constituyen
un aspecto importante del manejo de los materiales.

23

VII. CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES

24

25

VIII. RECURSOS
MATERIALES Y
HUMANOS

26

VIII.

RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS

Para llevar a cabo la realizacin de este proyecto dentro de la empresa, es

necesario contar con una serie de las herramientas y/o equipo de trabajo, las
cuales ayudarn a que se posible desarrollar este proyecto y poder realizar las
actividades necesarias y correspondientes para que se puedan obtener los
resultados esperados de una manera satisfactoria al final del periodo establecido.
Los recursos materiales que sern necesarios para la realizacin de este proyecto
son los siguientes:

Se utilizar una computadora para poder realizar la base de datos de

la materia prima existente dentro del rea de calidad, se utilizar
para tener el control de los archivos electrnicos que sean creados
mediante el escaneo, adems de utilizarse

para almacenar y

clasificar los archivos electrnicos de los documentos.

Se utilizar un escner con el cual se pueda hacer el proceso de

digitalizacin de los documentos y poder tener el respaldo de la
informacin para el mejor control de la misma.

La planeacin de este proyecto solo est contemplada para

que sea

realizado por una sola persona, ya que sta puede llevar a cabo el desarrollo de
todas las actividades de revisin, digitalizacin, ordenamiento y clasificacin de
todos los documentos que existen en dicha rea y ser suficiente para obtener los
resultados que se esperan con el proyecto.

27

IX. DESARROLLO DEL

PROYECTO

28

IX.

DESARROLLO DEL PROYECTO

Se comenz a trabajar en el rea de calidad de la empresa Fabricaciones

CNC de Quertaro,

que es el lugar

donde se desarrollo el proyecto, la

documentacin existente de la recepcin de la materia prima se encontraba en

buenas condiciones, pero al

momento de buscar alguna factura para ver las

especificaciones de un material, o para buscar un certificado de calidad para

poder liberar una pieza del material recibido se llevaba mucho tiempo, ya que se
tenan que buscar dentro de varias carpetas. Con este proyecto se pretende tener
ms control de los documentos existentes.

9.1

Revisin de la documentacin
La primera actividad que se desarroll fue hacer una revisin de todas las

carpetas que contenan la documentacin existente sobre la recepcin de la

materia prima de los productos, para saber el tipo de documentos que se
guardaba. La empresa contaba con un historial de documentos a partir del 2008
en adelante. Una vez realizada la revisin encontr que los documentos existentes
eran de dos tipos: el primero tipo era la factura original donde se establecen las
especificaciones o dimensiones del material adquirido y el otro tipo de documento
era el certificado de calidad que el proveedor entregaba para respaldar que las
propiedades fsicas y la composicin de dicho material son las adecuadas para
poder aceptar o rechazar el material. Dentro de las carpetas exista un formato en
el cual se registraba la recepcin de la materia prima colocando los siguientes
datos
Disposicin
rechazado

Fecha de la recepcin
Nombre del proveedor
Numero de
remisin
Tamao de lote

la

factura

de

aceptado

Nombre de la persona quien

hacia la recepcin
Numero de lote

29

Con este formato se poda conocer cuantas recepciones de material se hacan en

un da, as mismo, la cantidad de material en una semana y por lo tanto saber
cunta materia prima era adquirida dentro de un mes.

9.2

Ordenamiento de la documentacin

Una vez realizada la revisin para saber cmo era el manejo de la documentacin
la recepcin de la materia prima dentro del rea de calidad, se prosigui a ordenar
los documentos que se encontraban fuera de las carpetas. El segundo paso fue
organizar los documentos existentes en las carpetas para tener una mejor manejo
de los mismos, se ordenaron de acuerdo al ao en que se realiz la recepcin y
dentro de estas se dividieron por mes de llegada, es decir, se agruparon los
documentos por mes, adems se ordenaron por da de llegada para tener un la
informacin de cada ao por carpeta.
Teniendo ya un orden de la documentacin existente, se verific que todos los
documentos ya sean facturas y/o certificados de calidad, estaban registrados en el
formato de la recepcin de materiales, en caso de no ser as se hiciera el registro.

9.3

Respaldo de la documentacin
Se realiz este proyecto para hacer el respaldo de los documentos

existentes de la materia prima, ya que la digitalizacin mediante el escaneo de la

documentacin es de gran importancia para el mejoramiento continuo de la
empresa ya que al tener un buen respaldo de la informacin servir para el
posible extravi de los documentos que existen fsicamente dentro de la misma.
Para comenzar con la digitalizacin de los documentos existentes de la recepcin
de material primero se realizo la base de datos de manera electrnica, utilizando el
mismo formato existente dentro de las carpetas.

30

En este formato se paso toda la informacin que se encontraba registrada de

todos los aos anteriores incluyendo este ao, adems se, agrego otra columna
llamada tipo de material, esto

para tener ms informacin acerca de los

materiales adquiridos para la realizacin de los productos, se decidi agregar esta

columna porque en ocasiones, llegaban a preguntar el tipo de material que eran
los tochos, porque no se les informaba y este dato no se encontraba registrado en
las hojas de proceso y

se necesitaba para poder empezar a fabricar los

productos, es por eso que se hizo una modificacin al formato. (Ver anexo 1:
Formato de registro de recepcin de materiales)
Una vez realizada la base de datos en electrnico se comenz

con la

digitalizacin de los documentos. El primer paso fue comenzar con los

documentos actuales, es decir, se comenz con el escaneo de los documentos
del este ao para tener actualizada la entrada de la materia prima, se continuo fue
realizando el escaneo hacia atrs de los aos anteriores, y as se fue avanzando
con la digitalizacin de las facturas originales y los certificados, y conforme se
hacia la recepcin del material de este ao, se iba actualizando la base de datos,
se hizo de esta manera para que se tuviera la informacin digital al da, y as llevar
un buen manejo de la informacin.
Para

realizar el escaneo de

procedimiento para

los documentos fue

necesario seguir

un

tener un buen control, a continuacin se describe este

procedimiento de manera general:

1. Se ordenaban los documentos para no descomponer lo realizado antes.
2. Se colocaban en el

escner, esto se haca hoja por hoja, para poder

escanear.
3. Una vez escaneado se le hacan los ajustes necesarios para obtener un
imagen mejor, como el alinear la imagen, recortarla, etc.
4. Despus se guardaba la imagen, en una carpeta en donde se clasificaran
por mes.
5. Una vez escaneados los documentos se tenan que volver a colocar los
documentos en su lugar de origen, para saber su ubicacin de manera
ms rpida.
31

9.4

Clasificacin de la documentacin
Una vez terminado el respaldo de los documentos se comenz con la

clasificacin de la informacin. Para llevar el control de todos los documentos que

existen de la materia prima dentro de la rea, despus de haberlos escaneado, se
realiz el ordenamiento de los archivos electrnicos, esto se realizo en carpetas
por cada ao y dentro de las mismas por cada mes. Despus de tener este orden
se realizo la clasificacin de los documentos de acuerdo al nmero de lote
correspondiente para cada uno, en donde se agruparon en carpetas la factura y el
certificado de calidad de cada material adquirido. (Ver anexo 2: Clasificacin en
electrnico de la documentacin).
Una vez realizada esta clasificacin por nmero de lote, el siguiente paso fue
la realizacin de un hipervnculo en la base de datos electrnica, la cual se podr
relacionar con la base de datos en electrnico almacenada y podr ser consultado
sin necesidad de estarlo buscando entre las carpetas, con esto permitir abrir el
documento de la factura o certificado de calidad desde su ubicacin de manera
ms rpida y encontrar el documento requerido por la empresa para poder
utilizarlo a la hora en que se necesite para poder hacer la liberacin de los
productos terminados. Se muestra la base de datos existentes solo

del ao

pasado y del ao en curso, debido a que los aos anteriores quedaran como
historial para la empresa (Ver anexo 3 y 4: Base de datos del respaldo de la
materia prima existente).

32

X. RESULTADOS
OBTENIDOS

33

X.

RESULTADOS OBTENIDOS

Con el desarrollo de este proyecto se logr obtener el registro de la

informacin de entrada de la materia prima con la que se realiza la fabricacin de
los productos en

la empresa, teniendo as el control de las facturas y los

certificados de calidad de los materiales del ao en curso.

Adems, se logr

tener la digitalizacin (archivos en electrnico) de las

facturas y certificados de calidad en un 75% del total de documentos que existen

almacenados desde aos anteriores, es decir, se completo el respaldo de dicha
informacin de los aos 2010, 2011, 2012, y hasta el mes de abril del presente
ao en dicha rea.

Se obtuvo un mejor orden de los documentos existentes dentro del rea de

calidad, dando como beneficios, el tener un conocimiento mejor de la ubicacin
de la documentacin que aun no est digitalizada de un determinado material y
contar con un respaldo electrnico para que el proceso de la bsqueda de un
archivo sea ms rpido y eficiente.

Se archivaron los documentos digitalizados en una carpeta por cada ao, y

a su vez se clasificaron los documentos por el mes de entrada a la empresa,
para saber su ubicacin ms rpido y tener un mejor control de los archivos
electrnicos. Adems se clasificaron por el nmero de orden de cada materia
prima recibida en la empresa y despus se realizo un hipervnculo en la base de
datos de para tener un acceso ms rpido a dichos archivos, logrando obtener la
informacin deseada en el momento que se requiera.

34

A continuacin se presenta un resumen general del total de los documentos de la

materia prima:

AO 2010

Facturas y certificados de calidad de la materia prima

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
47 13 16 21 62 50 12 33 30 35
8
37 364

AO 2011

Facturas y certificados de calidad de la materia prima

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
49 78 51 29 24 16 25 54 22 33 54 14 449
AO 2012

Facturas y certificados de calidad de la materia prima

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
31 63 51 47 51 68 66 24 53 33 38
4
529

AO 2013

Facturas y certificados de calidad de la materia prima

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
71 43 38
62
214

Teniendo al final del periodo de tiempo para la realizacin del proyecto un

total 1556 documentos respaldados en archivo electrnico (facturas y certificados
de calidad) que se podrn localizar de una manera rpida y eficiente, y estarn
disponibles para ser utilizados en el momento que se necesiten para hacer la
liberacin de las productos de la empresa.

35

XI. ANLISIS DE RIESGOS

36

XI.

ANLISIS DE RIESGOS

El proyecto no se desarrollo de una manera constante durante el transcurso

de tiempo en la empresa, por cuestin de tiempo no se logro terminar el proceso
de digitalizacin de los documentos de entrada de materia prima de todos los aos
anteriores, ya que se presentaron ciertos factores que hicieron que el proyecto se
retrasar, mientras tanto, se realizaron otras actividades dentro de dicha rea

Al final el periodo que se haba establecido para el desarrollo del proyecto se

encontr un punto a resaltar; ya que tuvo como consecuencia que el proceso de
digitalizacin de documentos, no se concluyera de manera satisfactoria, los
factores que influyeron para la terminacin de esta actividad fueron:
-

La documentacin existente de la materia prima era demasiada debido a

que se tena un historial desde aos anteriores

Falta

de

disponibilidad

de

las

herramientas

para

desarrollarlo

(computadora, impresora).

El factor que ms influyo en el proceso de digitalizacin fue la falta disponibilidad

de las herramientas (computadora, impresora) ya que no se cuenta con el material
necesario dentro de la organizacin; esto contribuye a que el material disponible
es utilizado por ms personal de la empresa y es

por eso que no estaban

disponibles todo el tiempo.

37

XII. CONCLUSIONES

38

XII.

CONCLUSIONES

La mejora continua de una empresa siempre es de gran importancia para ser

cada da ms competitiva dentro del campo laboral, debido a eso es que se
decidi realizar este proyecto.

Como resultado del proyecto, se lograron obtener los resultados esperados,

aunque por la falta de disposicin del las herramientas para realizarlo no se
concluy al 100%, se obtuvieron en forma parcial y no se logro terminar como se
haba programado desde un inicio, pero cabe mencionar que se tuvo un gran
avance en su desarrollo.

Con los resultados obtenidos en el desarrollo del proyecto se obtuvo una

mejora para realizar de una manera ms eficiente el proceso de liberacin de los
productos, que ser de gran utilidad ya que al tener un respaldo en electrnico de
la documentacin, es ms rpido y confiable para hacer una consulta a un
documento que sea requerido en cualquier momento y adems se pueda hacer la
revisin de su contenido.

Por otro lado, se obtuvo con un control y un orden de la materia prima con la
que cuenta la empresa, esto es de gran utilidad para futuras adquisiciones de
material para algn producto que ya se haya fabricado antes. Esto se desarrollo
con el fin de tener un mejor manejo de todos los documentos de la materia prima
existentes de

sus productos y as

tener una respuesta ms rpida para los

clientes.

39

XIII. RECOMENDACIONES

40

XIII.

RECOMENDACIONES

Despus de haber concluido el tiempo para la realizacin del proyecto dentro

de la empresa, es necesario tener en cuenta que el proyecto fue realizado como
una mejora

y con esto poder tener un mejor control de la documentacin de la

materia prima para la fabricacin de sus productos, y es por esta razn que se
destacan algunas recomendaciones para el mismo.

Se recomienda darle seguimiento al proyecto de registro y control de la

documentacin de la entrada de materia prima, ya que en la actualidad el tener
digitalizada la informacin es de gran importancia porque puedes tener un acceso
a los documentos de una manera ms rpida.
Tambin

permite obtener una respuesta ms eficiente para buscar los

documentos que son necesarios

para hacer la liberacin de los productos y

brindarle a los clientes la confianza de que los productos entregados cuentan con
la calidad del material, as como las condiciones que han sido requeridas desde
un inicio,

Adems se recomienda seguir teniendo un buen ordenamiento y cuidado de

los documentos maduros existentes dentro del rea de calidad que aun no han
sido respaldados digitalmente, ya que si se llegan a perder o a romper esto es
perdida de la informacin para poder respaldar la calidad de los productos de
para la empresa.

41

XIV. REFERENCIAS
BIBLIOGRAFICAS

42

XIV.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

1. Mayers, F. E. (2006). Diseo de instalaciones y manejo de materiales. En F.

E. Mayers. Edo. de Mexico: Pearson Prentice Hall.
2. 2. Correa, D. (10 de Febrero de 2010). Recuperado el 17 de febrero de
2013, de https://www.recepcion de materiales.com.mx
3. 3. Romo, Q. (11 de 08 de 2011). Recuperado el 23 de febrero de 2013, de
http://es.scribd.com/doc/72051624/Control-de-Materiales
4. Gonzlez, Y. (16 de Mayo de 2010). Recuperado el 18 de Febrero de 2013,
de http://ebookbrowse.com/recepcion-de-materia-prima-pdfd133111385.HTML

43

XV. ANEXOS

XV. ANEXOS

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ANEXO 1: FORMATO DE REGISTRO DE RECEPCIN DE

MATERIALES

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ANEXO 2: CLASIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN.

Primero se hizo la clasificacin de la documentacin por cada ao y por cada
mes.

Despus
spus de tener clasificados por mes y ao se procedi
proce i a clasificarlos en
carpetas por nmero de lote que se le da a la materia prima al momento de su
recepcin.

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ANEXO 3. Base de datos del respaldo de la materia prima

existente del ao 2013

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52

ANEXO 4. Base de datos del respaldo de la materia prima

existente DEL AO 2012

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