INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN

DE PROYECTOS

Juan Carlos
Sejas Ch.

1. INTRODUCCION
Qu es un proyecto?
Es la bsqueda de una solucin inteligente a un
problema tendiente a resolver
IDEA
Solucin a un problema
Satisfacer una necesidad

Creacin de un nuevo Producto o servicio

Ampliacin de Tamao
Reestructuracin Interna para Reducir
Costos
Renegociar Pasivos

Necesidad

Localizacin
Outsourcing
Etctera

NECESIDADES
PROYECTO

Mltiples y Jerarquizables
RECURSOS ESCASOS

Es necesario EVALUAR

Darle la solucin ms eficiente al problema

TIPOLOGA DE PROYECTOS

Segn la finalidad
del estudio

Segn el objeto de
la inversin

Rentabilidad del proyecto

Creacin nuevo negocio

Rentabilidad del inversionista

Proyecto de modernizacin

Capacidad de pago

Outsourcing
Internalizacin
Reemplazo
Ampliacin
Abandono

CMO GENERAR UNA IDEA DE PROYECTO?

Ser Estratgico

Contexto
Industrial
Contexto
Ambiental

(Adelantarse a los hechos)

Contexto
Econmico

Consumidor
Contexto Poltico

Contexto
Tecnolgico

Contexto Legal
Contexto Social y Cultural

Hacia donde vamos

Cmo cambia la forma de satisfacer las necesidades
Cmo solucionar un problema en forma ms eficiente
y atractiva

Viajes
Ferias internacionales
Contactos y amistades
Especializacin y Know How
Acuerdos Comerciales
Representaciones

PRIMER PASO
DETERMINAR LA VIABILIDAD DE LA IDEA
COMERCIAL

Es valorado por el mercado final?

TCNICA

Se dispone de la tecnologa, Recursos y

Condiciones?

ORGANIZACIONAL

Se dispone del know How y capacidad

administrativa

LEGAL

Existe alguna restriccin que lo impida?

AMBIENTAL

Genera un impacto ambiental negativo?

FINANCIERA

Se tiene acceso a recursos?

Son los ingresos mayores que los costos?

PRIMER PASO
DETERMINAR LA VIABILIDAD DE LA IDEA
VIAL

Genera algn impacto vial negativo? (EIV)

ETICA

El proyecto esta acorde con los principios y

valores de quienes lo ejecutan?

EMOCIONAL

Me motiva la iniciativa?

SOCIAL

Cumple con los ineterses de la comunidad

interna y externa?

CICLO DE PROYECTOS
IDEA

PREINVERSIN

INVERSIN

OPERACIN

En cada etapa:

Puede fracasar el proyecto

Existen distintos responsables

IDEA

Objetivo? Definir el proyecto

Puede que se requiera de una

investigacin para ello
Responsable: Empresario, organizacin

PREINVERSIN
Perfil
Prefactibilidad
Factibilidad

Objetivo? Determinar la viabilidad econmica

de la idea (Proyecto)
Responsable: Preparador y Evaluador de
Proyectos
Se diferencian en la calidad y
cantidad de la informacin utilizada
en la evaluacin

PERFIL
Etapa

ms preliminar de la preinversin

Objetivo
Destino ms recursos en
profundizar la investigacin
o abandono?
Metodologa
Informacin existente
Juicio Comn
Opinin de expertos
Estimaciones globales y estticas

PREFACTIBILIDAD
Anteproyecto

Preliminar

Objetivo

Metodologa

Aprobar
Rechazar
Postergar
Profundizar

Informacin secundaria y primaria (cifras promedio)

Se desechan alternativas tcnicas, organizacionales
Se estudia al mercado
Consumidor
Competidor
Proveedor
Distribuidor
Externo

Se proyectan cifras
Responsable: Preparador y Evaluador de Proyecto

FACTIBILIDAD
Anteproyecto

Definitivo

Objetivo
Precisar con detalle las
inversiones, costos e ingresos
Apruebo o rechazo

Metodologa
Informacin precisa y 100% primaria
Informacin cualitativa mnima
Se analiza con profundidad las alternativas seleccionadas
Responsable: Preparador y Evaluador de Proyecto

EL SISTEMA DE EVALUACIN DE
PROYECTOS
VIABILIDAD ECONMICA

Formulacin y preparacin
Obtencin y creacin de
informacin
Estudio
mercado

Estudio
tcnico

Evaluacin

Flujo de
caja

Estudio
organizac.

Estudio de Impacto ambiental

Evaluacin
Sensibilizacin

Estudio
financiero

INVERSIN
Objetivo
Efectuar la inversin en el
tiempo, costo y calidad prevista

Tareas
Se determinan las etapas, su duracin y secuencia (carta Gantt)
Puede someter a estudio lo que no le parece

Llamados a licitacin
Responsable: Gerente de Proyecto

OPERACIN
Objetivo
Administrar y gestionar la
empresa o unidad de negocio
formada

Tareas
Se implementa Mix comercial

Contratos de trabajo
Se efectuan alianzas estratgicas
Responsable: Directorio y gerencia de la empresa

POR QU FALLAN LOS PROYECTOS

Imposibilidad de la prediccin perfecta

Deficiente gestin

Procedimientos errneos en la evaluacin

Qu es un Proyecto?

Situacin actual
Requerimientos
Objetivos

INICIO

Es la suma de esfuerzos que

para generar un PRODUCTO

PROYECTO

Tiempo

en forma temporal se utilizan

O SERVICIO en particular o

UNICO.
Resultados
FIN

Caractersticas de un Proyecto

Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido

Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto

crea productos entregables nico

Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapas

Qu es la Administracin de Proyectos?

La aplicacin racional de
conocimientos,

habilidades,

herramientas y tcnicas para

alcanzar los objetivos de un
proyecto, a travs de una
serie

de

interrelacionadas.

actividades

Componentes de la Administracin de proyectos

1.

2.

Habilidades clave

Liderazgo

Comunicacin

Negociacin

Solucin de problemas

Lograr objetivos

Conocimientos

Tcnicos

Administrativos

3.

Herramientas

4.

Tcnicas

Elementos relacionados con el Proyecto

Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo

BUSCAR LA SATISFACCIN DE
TODOS LOS INTERESADOS

Ciclo de vida del Proyecto

NIVEL DE ACTIVIDAD

3. Ejecucin*
*Etapas del
proyecto

2. Planeacin*

5. Cierre*

1. Inicio*
4. Control*
INICIO

TIEMPO

TERMINO

Instalacin
completa

100%
$, HH

Operacin
completa
Entrega

Grado de influencia en
resultados

Avance

Decisin de
arranque
Decisiones
trascendentes

Fase 1
Inicio

Fase 2
Planeacin
Diseo

Fase 3
Ejecucin

Fase 4
Pruebas y
Arranque

Etapas de la Administracin de Proyectos

origen

equipo del Proyecto

INICIO

carta

PLANEACIN

plan

alcance

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

entrega

avance
aceptacin

PRODUCTO

reas de conocimiento
Integracin

Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el

plan de administracin, la ejecucin, al cierre.

Alcance

Administracin, definicin de productos y actividades y

su seguimiento.

Costos

Recursos

Presupuesto y su control.

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de

equipos del proyecto.

Tiempo

Definicin
de
cronogramas,

actividades

interrelacionadas

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

Calidad

Comunicaciones

Definicin de la distribucin de
proyecto.

informacin del

Planes y administracin.

Riesgos

Suministros

Planeacin de adquisiciones,
de proveedores

contrataciones, manejo

Involucrados en el Proyecto

Director del proyecto

Cliente/usuario

Organizacin ejecutante

Miembros del equipo del proyecto

Equipo de direccin del proyecto

Patrocinador

Influyentes

La organizacin de
proyectos

Juan Carlos
Sejas Ch.

Administracin de Proyectos
Serie de actividades que se interrelacionan e interactan
desarrolladas por un conjunto de personas para lograr
objetivos previamente establecidos
No existe una manera nica de hacer la cosas para lograr el
mismo objetivo
BID: El plan preliminar de ejecucin de proyectos (PEP). Tiene
por objeto proporcionar informacin de cmo se va ha ejecutar el
proyecto.

organizar

Dirigir

Planificar
Componentes de una buena
administracin de proyectos

Coordinar y controlar
todas las actividades
Maximizar la probabilidad de xito

Participacin de unidades externas

Tamao de la estructura organizativa
Componte
Administrativo de la
organizacin

Tecnologa administrativa
Complejidad de las tareas adm.
Unidades organizativas
Recursos humanos, materiales y fin.
Planes de trabajo

Participacin de unidades externas

100%
ejecucin propia

Abanico de
posibilidades
intermedias

Tamao de la estructura
organizativa

Tecnologa administrativa

Depende del
Tamao del
proyecto

100%
ejecucin por
terceros

Complejidad de las tareas administrativas

La diversidad de tareas
tienden a incrementar
las necesidades de
comunicacin vertical

Recursos humanos
materiales y fin.

Personal existente o externo

Los materiales y equipos
se adquiere mediante recursos
asignados

Sistema de Administracin de
Proyectos
Estructura Organizacional

Sistema de Informacin

Organizacin para el Proyecto (Estructuras)

POR PROYECTOS

MATRICIAL

FUNCIONAL

El personal reporta
directamente al Mando
Superior

Reporta al Lder del

proyecto y al Mando
funcional

Varios responsables

Control total sobre el

presupuesto, recursos
materiales

Lder de proyecto de
tiempo completo

Actan por
especialidad

Autoridad y toma de
decisiones compartida

Enfoque fragmentado

El Mando Superior tiene

responsabilidad
administrativa sobre el
personal
Puede disponerse de un
pool de recursos

Superior identificado

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION FUNCIONAL
Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Coordinacin
de Proyectos

FUNCIONAL
Varios responsables
Superior identificado

Personal afectado a Proyectos

Actan por
especialidad
Enfoque fragmentado

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION POR PROYECTOS
Director
Ejecutivo

POR PROYECTOS
Project
Manager

Project
Manager

Project
Manager

El personal reporta
directamente al Mando
Superior

Control total sobre el

presupuesto, recursos
materiales

Coordinacin
de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

El Mando Superior tiene

responsabilidad
administrativa sobre el
personal
Puede disponerse de un
pool de recursos

Sistema de Administracin de Proyectos

MATRICIAL
ORGANIZACION MIXTA

Reporta al Lder del

proyecto y al Mando
funcional

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente de
Project
Managers

Lder de proyecto de
tiempo completo

Autoridad y toma de
decisiones compartida
Project Manager

Coordinacin
Proyecto B
Project Manager

Project Manager

Personal afectado a Proyectos

Coordinacin
del Proyecto A

Sistema de Administracin de Proyectos

Planificacin de la
Ejecucin de proyectos
Juan Carlos
Sejas Ch.

El Entorno en la Administracin del

Proyecto
Contexto
Industrial
Contexto
Ambiental

Contexto
Econmico

Proyecto
Contexto Poltico

Contexto
Tecnolgico

Contexto Legal

Contexto Social y Cultural

Planificacin de la Ejecucin
Un mismo proyecto puede ejecutarse de distintas
formas
El gerente de Proyecto debe Evaluar aquellas
alternativas de ejecucin que le parezcan ms viables
Considerar Experiencias Anteriores en la Ejecucin de
Proyectos similares.
Anlisis de los Exitos y Fracasos de esas Experiencias.

Planificacin de la Ejecucin
Presentacin del Plan de Ejecucin Preliminar (PEP).
Aprobacin o Rectificacin del Plan Presentado

Instancias de Decisin para la Aprobacin de la

Ejecucin del Proyecto.

Planificacin de la Ejecucin
Actividades del Plan
Actividades adm. que afecten
A la ejecucin del proy.
Supervisin de consultores
Pol. gral . Pol eco. Social

Legal

Administrativo
Institucional

Tec en la ejecucin del proy.

Construccin de obras, consul.
Prov. e instalacin de bienes

Adquisicin terrenos, expropiaciones

adquisicin de bienes races, contratos
de consultora, otros

Financiero

Tcnico - Fsico

Disp. recurso financiero

Aportes de recursos fin.
Desembolsos de la inv.

Planificacin de la Ejecucin
Plan Integrado de Ejecucin del Proyecto
Actividades del Plan Integrado Normalmente
pueden requerir distintos Especialistas en cada una
de sus reas:
Legal
Institucional
Financiera
Tcnico - Fsica

Unidad Ejecutora de Proyectos

Nivel o grado de participacin de contratistas

externos (Outsourcing)

Tamao de la estructura organizacional

Complejidad de las tareas

Tecnologa administrativa

Requerimientos de espacios fsicos

Costo de Operacin de la Gerencia de Proyecto

Contratistas Externos
Anlisis y Evaluacin de las Actividades suceptibles
de ser realizadas por Contratistas Externos
Bsqueda de Empresas o Personas Capacitadas para
proveer el Servicio Externo.
Llamados a Licitacin Pblica o por Invitacin.
Proceso de Seleccin de la Empresa Externa.

Algunos Aspectos a Considerar

en los Contratistas Externos
1.- Experiencia Anterior
2.- Exitos y Fracasos en Contratos anteriores.

3.- Capacidad Instalada

4.- Tecnologa disponible para la Ejecucin de las Tareas
encomendadas.
5.- Seriedad y Responsabilidad anterior, en el cumplimiento de
los Contratos.

Algunos Aspectos a Considerar

en los Contratistas Externos
6.- Recursos Humanos a Disposicin de las Tareas Encomendadas
7.- Curriculum y Experiencias Anteriores
8.- Situacin Financiera y Legal de la Empresa Contratista
9.- Investigacin acerca de la Situacin Laboral de los
Trabajadores Contratistas.
- Cumplimiento de las Leyes Laborales.
- Anlisis de la Situacin Sindical
- Riesgo de Paralizacin de Faenas

10.- Otros

Sistema de Administracin de
Proyectos
Sistema de Informacin
Proporciona los medios para la planificacin
integradora y el control del proyecto

Provee una base de informacin de

Evaluacin del desempeo
Uso de recursos
Costos incurridos
Interrelaciones
Tiempos y costos proyectados para la terminacin del proyecto

El Desarrollo del Plan

Integrado
Para el cumplimiento de los objetivos del Plan, el Gerente de
Proyectos deber:
1.- Determinar las reas Claves en qu deber concentrar Tiempo y Gestin
2.- Conocer las Actividades que debern Cumplirse en cada Plan.

3.- Definir los Resultados que se desean obtener de la Organizacin

Diseada.
4.- Analizar con su Organizacin las Actividades de carcter Crtico
5.- Procurar que toda la Organizacin comprenda con claridad los Objetivos
del Plan de Ejecucin.

El Desarrollo del Plan

Integrado
6.- Prever Funciones de Apoyo a las Actividades Crticas para el
cumplimiento de los Objetivos.
7.- Generar Condiciones Favorables para que la Estructura Organizativa se
oriente hacia los Resultados Generales, evitando que los responsables de los
desarrollos de las actividades de cada Plan, slo orienten su Ejecucin a la
Actividad que le Compete.
8.- Definir Deberes y Derechos para los Responsables de la Ejecucin de las
Actividades, sean Internas o Externas.
9.- Asignar correctamente los Recursos Humanos, Materiales y Finanacieros.
10.- Establecer y Mantener Relaciones Humanas adecuadas que aseguren un
Trabajo en Equipo.

Responsabilidades del Gerente de

Proyecto
Liderazgo
Comunicacin
Coordinacin
Motivacin
Capacidad de Negociacin
Capacitacin
Establecimiento de Metas

La planeacin es la disposicin sistemtica de

tareas para el logro del objetivo

PASOS.
1. Definir el objetivo del proyecto- resultado
esperado o producto final.
2. El objetivo se define en trminos de
alcance, programa y costo.
3. Determinar las actividades

Actividades: 2 enfoques para

lograr
El equipo del proyecto prepara las actividades
mediante:
1. Tormenta de ideas - Proy. Pequeos
2. Estructura de divisin del trabajo (EDT)
Proy. Grandes.

Estructura de divisin del

trabajo (EDT)
Estructura de divisin del trabajo (EDT) Agrupacin de elementos de
proyecto orientada a entregas que organiza y define el mbito total de trabajo
del proyecto. Cada uno de los niveles descendentes representa una definicin
cada vez ms detallada del trabajo del proyecto. identificar las relaciones de
los elementos entre s y las relaciones de stos con el producto final.
Estructura de Divisin del Trabajo - (WBS Structure):
Definicin de relaciones jerrquicas entre tareas puntuales de un proyecto.
Ofrece una divisin lgica del proyecto en niveles sucesivos con aumento
del detalle de informacin.
Una EDT se compone de tareas organizadas de tal manera que cada tarea
se asocia solamente a una de mayor nivel (evitando superposicin de
objetivos y esfuerzos).

Estructura de Descomposicin del Trabajo

En partecitas !
Suficientemente pequeas
que quepan en el plato y lo
suficientemente
grandes
que no indigesten.

Cmo se come un elefante?

Estructura de divisin del

trabajo (EDT)

Partidas
de trabajo

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Programacin de
proyectos
Juan Carlos
Sejas Ch.

La planeacin es la disposicin sistemtica de

tareas para el logro del objetivo

PASOS.
1. Definir el objetivo del proyecto- resultado
esperado o producto final.
2. El objetivo se define en trminos de
alcance, programa y costo.
3. Determinar las actividades

Actividades: 2 enfoques para

lograr
El equipo del proyecto prepara las actividades
mediante:
1. Tormenta de ideas - Proy. Pequeos
2. Estructura de divisin del trabajo (EDT)
Proy. Grandes.

Estructura de divisin del

trabajo (EDT)
Estructura de divisin del trabajo (EDT) Agrupacin de elementos de
proyecto orientada a entregas que organiza y define el mbito total de trabajo
del proyecto. Cada uno de los niveles descendentes representa una definicin
cada vez ms detallada del trabajo del proyecto. identificar las relaciones de
los elementos entre s y las relaciones de stos con el producto final.
Estructura de Divisin del Trabajo - (WBS Structure):
Definicin de relaciones jerrquicas entre tareas puntuales de un proyecto.
Ofrece una divisin lgica del proyecto en niveles sucesivos con aumento
del detalle de informacin.
Una EDT se compone de tareas organizadas de tal manera que cada tarea
se asocia solamente a una de mayor nivel (evitando superposicin de
objetivos y esfuerzos).

Estructura de divisin del

trabajo (EDT)

Partidas
de trabajo

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

DESARROLLO DE LA RED
DE PLAN

La planeacin en redes es una tcnica til para la

planeacin, que consiste en muchas actividades
interrelacionadas.
Tcnicas de planeacin en redes:
1. PERT (Program Evaluation and Review
2.
3.
4.
5.

Technique)
CPM (Critical Path Method)
MDP (Mtodo de diagramas de procedencias)
TERG (Tcnica de evaluacin y revisin grfica)
Mtodo ROY (Diagramacin por bloques, 1960)

PERT (Program Evaluation and

Review Technique)

Creada en la dcada del 50 (cientficos

de la oficina Naval de Proyectos
Especiales )

Proyecto del misil Polaris de la

Marina de EEUU

Coordinar la ejecucin del proyecto

en el que participaron alrededor de
300 empresas, 3.000 subcontratistas y
Cmo planificar,
15.000 actividades.
programar y controlar
el proyecto?

CPM (Critical Path Method)

Creada en la dcada del 50
Desarrollada por Remington Rand y Du Pont por los
ingenieros James Keller y Morgan Walker. Se conoci
inicialmente como mtodo Keller - Walker
Fue utilizado para la programacin de operaciones de
mantenimiento durante la suspensin de actividades.

Ventaja de los Mtodos

Permiten Identificar y Organizar las distintas actividades

de los Planes.
Proporcionan una base de discusin.
Permiten estimar el tiempo de finalizacin de los proyectos
y sus interrelaciones.
Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sin
afectar la finalizacin del proyecto permitiendo liberar
recursos para otras actividades.
Permiten analizar las consecuencias de cambios en tiempos
y costos.

PROCESO GENERAL DE
PROGRAMACION
1. Definicin de las actividades del Proy.

Duracin
Recursos fsicos
Humanos
Financieros
2. Definicin de la secuencia o dependencia entre
ellas

PROCESO GENERAL DE
PROGRAMACION
Por otra parte
Presentar un programa de cmo se pretende
llevar a cabo todas las actividades para la
ejecucin del proyecto
Establecer las entidades externas y las
unidades adm. Internas responsables de la
ejecucin

Obtencin de Informacin para la

Aplicacin del Mtodo
Todo programa requiere de una clara definicin de las
actividades que se va a ejecutar. Si estas sern realizadas por
personas o maquinas y durante que tiempo.
Las actividades pueden ser de tipo fsico o intelectual,
debiendo definirse su inicio y su termino.
Actividades
Descripcin

Cdigo

Secuencia
Inmediata
mente
antes de

Inmediata
mente
despus de

Duracin
Normal

Acelerado

Costos
Normal

Acelearado

EJEMPLO:
Construyamos una cancha de Ftbol

Secuencia

Duracin y Costo

Tabla de Secuencias

P= preceden

S=siguen

Diagrama de Flechas
Representa las relaciones de dependencia entre las actividades de
un proyecto

Diagrama de Flechas
B
A
C

A = Identificacin del nodo mediante un cdigo

B = Momento mas tardo de inicio de las actividades ms crticas de
las que comienzan en ente nodo sin que se atrase el plazo disponible
C = Momento ms temprano posible de inicio de las actividades que
comienzan en este nodo

Diagrama de Flechas
OJO: Ningn suceso puede ser origen de una
actividad que conduzca al mismo suceso de partida

OJO: Tampoco puede existir actividades cuya conclusin no d lugar

al inicio de otra o al trmino del proyecto

Diagrama de flechas
Actividades ficticias

Cuando salen dos o ms

actividades de un mismo
nodo y terminan en otro
mismo nodo, entonces
ambas actividades tienen
una misma combinacin de
nmero que no permite
diferenciarlos.

Diagrama de Flechas
Actividades ficticias

Diagrama de Flechas

Diagrama de Flechas

Diagrama de Flechas

Determinacin de Fechas
Tlj

Tli
9

13

14

15

11

Tci
Tcj
Tci:
Tli:
Tcj:
Tlj:

Fecha ms temprana de inicio

Fecha ms tarda de inicio
Fecha ms temprana de trmino
Fecha ms tarda de trmino

Diagrama de Flechas
Duracin de las Actividades del Plan

Duracin del Proyecto

Duracin del Proyecto

Ruta Crtica del Proyecto

Determinacin de Holguras

HT:
HL:
HNL:
D:

Holgura total
Holgura libre
Holgura no libre
Duracin de la actividad

=
=
=

HT
HL
HNL

Tlj - Tci - D
Tcj - Tci - D
HT - HL

Cronograma

Cronograma

Traslado de Hospital
Actividad
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K

Descripcin
Seleccionar personal administrativo y mdico
Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo
Seleccionar el equipo
Preparar los planos y la distribucin fsica para
la construccin definitiva
Llevar los servicios pblicos al predio
Entrevistar solicitantes e incorporar personal de
enfermera, ayudantes, mantenimiento y seguridad
Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo
Construir el hospital
Desarrollar un sistema de informacin
Instalar el equipo
Capacitar al personal de enfermera y ayudantes

Predecesor

A
B
B
A
C
D
A
E,G,H,
F,I,J

Diagrama de Bloques
Actividad

12 C 22
14 10 24
Duracin de la actividad
dE = duracin esperada

Diagrama de Bloques para el proyecto

del Hospital
I
15

A
12

INICIO

B
9

F
10

K
6

C
10

G
35

D
10

H
40

E
24

FIN

J
4

Estimacin de tiempos de terminacin

Fecha temprana de comienzo Ftc

Es el tiempo de terminacin ms prximo de la

actividad que la precede en forma inmediata

Cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor
de los tiempos

Fecha temprana de finalizacin Ftf

Es la fecha temprana de inicio, ms su duracin

esperada dE
Ftf = Ftc + dE

Nodos Fechas tempranas

Fecha temprana
de comienzo
Ftc

Actividad

12 C 22
14 10 24

Fecha temprana
de finalizacin
Ftf

Duracin de la actividad
dE

Rutas A-I , A - F
12

A 12
12

INICIO

B
9

I 27
15

12 F 22
10

K
6

C
10

G
35

D
10

H
40

E
24

FIN

J
4

Ruta A C G
12

A 12
12

INICIO

B
9

I 27
15

12 F 22
10

K
6

12 C 22
10

22 G 57
35

D
10

H
40

E
24

FIN

J
4

Rutas B D H , B E - J
12

A 12
12

I 27
15

12 F 22
10

12 C 22
10

INICIO

B
9

D 19
10

E 33
24

K
6

22 G 57
35

FIN

19 H 59
40

J
4

Llegada al nodo J
12

A 12
12

I 27
15

12 F 22
10

12 C 22
10

INICIO

B
9

D 19
10

E 33
24

K
6

22 G 57
35

FIN

19 H 59
40

59 J
4

Llegada al nodo K
12

A 12
12

I 27
15

12 F 22
10

12 C 22
10

INICIO

B
9

D 19
10

E 33
24

63 K 69
6

22 G 57
35

FIN

19 H 59
40

59 J 63
4

Camino Crtico: secuencia de actividades, entre

comienzo y final, que requiere ms tiempo
12

A 12
12

I 27
15

12 F 22
10

12 C 22
10

INICIO

B
9

D 19
10

E 33
24

63 K 69
6

22 G 57
35

FIN

19 H 59
40

59 J 63
4

Estimacin de Tiempos de Terminacin

Fecha Tarda de Finalizacin FTF

Es igual al tiempo de inicio ms lejano de la actividad que la sigue en la

secuencia en forma inmediata.

Si existen ms de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF
ser el ms prximo de los tiempos de inicio ms lejanos de esas
actividades

Fecha Tarda de Comienzo FTC

Es igual al tiempo de terminacin ms lejano menos la duracin esperada

de la tarea
FTC = FTF dE

Representacin completa del nodo

Fecha ms temprana
de comienzo
Ftc

Actividad

12 C 22
14 10 24

Fecha ms Tarda
de Comienzo
FTC

Fecha ms temprana
de finalizacin
Ftf

Fecha ms Tarda
de Finalizacin
FTF
Duracin de la actividad
dE

Ruta crtica
12 I 27
48 15 63

A 12
12

12 F 22
53 10 63

12 C 22
14 10 24

INICIO

B
9

D 19
10

E 33
24

63 K 69
63 6 69

22 G 57
24 35 59

FIN

19 H 59
40

59 J 63
59 4 63

Llegada al nodo A
12 I 27
48 15 63

0 A 12
2 12 14

12 F 22
53 10 63

12 C 22
14 10 24

INICIO

B
9

D 19
10

E 33
24

63 K 69
63 6 69

22 G 57
24 35 59

FIN

19 H 59
40

59 J 63
59 4 63

Llegada al nodo B
12 I 27
48 15 63

0 A 12
2 12 14

INICIO

0
0

B
9

9
9

12 F 22
53 10 63

63 K 69
63 6 69

12 C 22
14 10 24

22 G 57
24 35 59

9 D 19
9 10 19

19 H 59
19 40 59

9 E 33
35 24 59

FIN

59 J 63
59 4 63

Traslado Hospital
septiembre

octubre
noviembre
diciembre
enero
Duracin 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01
12 das

Id
1

Nombre de tarea
Seleccionar personal adm. y mdico

Seleccionar lugar y realizar estudio

Seleccionar el equipo

10 das

Preparar planos y distribucin

10 das

Llevar los servicios pblicos al predio

24 das

Entrevistar solicitantes e incorporar

10 das

Comprar equipo y supervisar entrega

35 das

Construir el hospital

40 das

Desarrollar un sistema de informacin

15 das

10

Instalar el equipo

4 das

11

Capacitar al personal de enfermera y ayudantes

6 das

9 das

Holgura

La holgura de una actividad (H) es la mxima

cantidad de tiempo que una actividad puede
retrasarse sin afectar la duracin total del proyecto

Se puede calcular de dos modos

H = FTF Ftf
H = FTC - Ftc

Clculo de Holguras
Nodo
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K

Duracin
12
9
10
10
24
10
35
40
15
4
6

Ftc
0
0
12
9
9
12
22
19
12
59
63

FTC
2
0
14
9
35
53
24
19
48
59
63

Holgura
2
0
2
0
26
41
2
0
36
0
0

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

Supuestos
Duracin real de A 16

en vez de 12 (4 sem +)

Duracin real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)

Nodo
C
G
J
K
D
H
E
I
F

Duracin
10
35
4
6
10
40
24
15
10

Ftc
16
26
61
65
10
20
10
16
16

FTC
14
24
59
63
9
19
35
48
53

Holgura
-2
-2
-2
-2
-1
-1
25
32
37

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

Para terminar en la semana 69, el

gerente de proyectos tendr que
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
ahorrar dos semanas en C-G-J-K ,
una de las dos semanas tendr que
Supuestos
ser en D-H
Duracin real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)
Duracin real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
Si consigue ese ahorro habr dos
caminos crticos: C-G-J-K Y D-H-JNodo
Duracin
Ftc
FTC
Holgura
K
C
10
16
14
-2
G
J
K
D
H
E
I
F

35
4
6
10
40
24
15
10

26
61
65
10
20
10
16
16

24
59
63
9
19
35
48
53

-2
-2
-2
-1
-1
25
32
37

Estimaciones probabilsticas de Tiempo

Introduccin de factores de incertidumbre
1.

2.
3.

El tiempo optimista (a) es el ms corto en el cual puede

llevarse a cabo la actividad si todo resulta
excepcionalmente bien
El tiempo ms probable (m) es el tiempo que
probablemente se requerir para realizar la actividad
El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado ms largo
que se requerir para la realizacin de la tarea

Distribucin de probabilidades

En las tcnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se

considera como una variable aleatoria derivada de una
distribucin de probabilidad beta

media

Supuestos

Es posible estimar con precisin a,m, y b.

Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo

razonable, negociado entre el gerente y quienes estarn a cargo de las
actividades

Se supone que la desviacin estndar es igual a un sexto de la

diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos
queden por encima de b o debajo de a, son remotas

Clculo

La media se calcula ponderando

a 4m b
6

La varianza para cada actividad

2

ba
(
)
6

Anlisis de probabilidades
Actividades variables independientes

Tiempo esperado de terminacin de todo el proyecto

Te= tiempos en la ruta crtica

Varianza en la ruta

(Varianzas en la ruta crtica)

2

ba
(
)

6
Probabilidad de terminacin en una fecha determinada
2

T Te

Tabla distribucin
Normal

Consideraciones sobre costos

Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en

tiempos normales
Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal
Tiempo Intensivo TI: tiempo ms corto posible
Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo
Suponiendo una relacin lineal entre tiempos y costos, el costo de
intensificacin para acortar una semana
Costo de intensificacin por semana= CI CN / TN - TI

Relaciones entre costos y tiempo

Costo directo (pesos)

8000

Costo Intensivo

7000

Suposicin de costo lineal

6000

Costo de reducir
el tiempo dos semanas

5000

Costo Normal

4000
3000
2000
0
5
Tiempo Intensivo

9
10
Tiempo Normal

Programa de costo mnimo

Se determina el camino crtico

Se identifican las actividades que tengan el costo de intensificacin

ms bajo por semana

Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo ms, otra
ruta se convierta en crtica o el aumento de costos directos sea mayor
que los ahorros resultantes del acortamientos

Software de proyectos

Capacidades

Diagramas Gantt
Diagramas PERT/CPM
Informes de estado
Informes de rastreo
Mltiples proyectos

Productos
Primavera
Microsoft Project
Scitor

Conclusiones

Solamente mediante la administracin de

Proyectos se puede garantizar:
la coordinacin de diferentes actividades
la disponibilidad oportuna de los recursos
lograr los resultados del Proyecto
en los tiempos programados
a los costos presupuestados
y la satisfaccin de los clientes del Proyecto

Control de
proyectos
Juan Carlos
Sejas Ch.

Tcnicas y herramientas

Anlisis de valor ganado

Distribucin de informacin
Sistemas de control de cambio
Control de riesgos

Actualizaciones del plan

Acciones correctivas
Lecciones aprendidas
Aceptacin del trabajo
Ordenes de cambio
Ajustes a lnea base

CONTROL

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Procesos de control
Supervisin y control
Control de cambios
Verificacin y control de alcance

Control del cronograma

Procesos de control

Control de costos
Control de calidad
Seguimiento de desempeo del equipo
Informes de resultados
Comunicacin con interesados

Administracin de cambios
Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,

riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

Comparar y evaluar el avance real del Proyecto

Dar seguimiento y supervisin de riesgos

Documentar la situacin actual del Proyecto

Anlisis y contencin de riesgos

Recomendaciones prcticas:
Prevea riesgos, no catstrofes
Aplique su sensibilidad, visin
Realice el anlisis en grupo y en forma gil
Analice los riesgos ms importante
Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de

actividades o eventos crticos

Anlisis de valor ganado

Permite
evaluar
el
desempeo del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.

Valor planeado

Valor ganado

Anlisis de calidad
Costo de conformidad y no conformidad
Anlisis costo / beneficio
Control de calidad - herramientas estadsticas

Gerente y dimensiones conductua

en la Administracin de Proyect
Juan Carlos
Sejas Ch.

Lecturas sugeridas

PMI Standard
A guide to the project management body of knowledge

Chamoun, Yamal
Administracin Profesional de Proyectos

Microsoft Project Paso a Paso

Kerzner, Harold PhD

Project Management

GIDO, Clements
Administracin exitosa de proyectos

DAVIDSON, Jeff
La gestin de proyectos

WEISS, Joseph
Administracin de proyectos en cinco pasos
Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

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