ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

DE TECNOLOGA
(Conceptos bsicos)
M en IS Mara Argelia Baltazar Olvera
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Importancia de Administracin en las

Organizaciones
La administracin es un fenmeno universal en el
mundo moderno. Cada organizacin y cada empresa
requieren tomar decisiones, coordinar mltiples
actividades, dirigir personal, evaluar el desempeo con
base en objetivos previamente determinados, con seguir
y asignar diferentes recursos, etc.

Toda organizacin y empresa necesitan que los

administradores realicen numerosas actividades
administrativas orientadas hacia reas o problemas
especficos.

Definicin de la Administracin
Koontz & ODonnell: La direccin de un organismo
social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos,
fundada en la habilidad de conducir a sus
integrantes
Henry Fayol: Administrar es prever, organizar,
mandar, coordinar y controlar

 F. Tannenbaum: El empleo de la autoridad para

organizar, dirigir y controlar a subordinados
responsables, con el fin de que todos los servicios que se
prestan sean debidamente coordinados en el logro del
fin de la empresa

Etapas de la Administracin
Planear:
Visualizar el futuro y trazar el programa de accin. Aqu es
donde es necesario aplicar todas las habilidades aprendidas
conforme a la experiencia adquirida.

Organizar:
Construir las estructuras materiales y social de la empresa.
Aqu todo lo planeado tiene que quedar estipulado ya sea de
manera verbal o escrita.

 Coordinar:
Enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos
colectivos. En esta etapa es aprovechar de manera eficaz y
eficiente los recursos humanos y materiales.

Controlar:
Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas
establecidas y las rdenes dadas. El control debe ser requerido
en las tres etapas anteriores para que todo marche como se
requiere.

PROYECTO
Un proyecto es un esfuerzo temporal acometido para
crear un nico servicio o producto.
Conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y
supervisadas con el fin de alcanzar un fin comn con
recursos finitos.

Caractersticas de un proyecto
Es imprescindible, para llevar a cabo un proyecto con
xito, discernir claramente un objetivo a cumplir. Para
ello es necesaria la intervencin de personas especialistas
que se encarguen de desarrollar cada una de las fases de
las que consta.

Entorno del proyecto

El conjunto de condiciones en las que se va a realizar
el proyecto se conoce como entorno.
El entorno del proyecto puede cambiar fcilmente, en
especial el contexto socio-econmico.
Las pocas de crisis que traen condiciones sociales y
econmicas duras terminan haciendo que el entorno
influya en el proyecto de diferentes maneras.

 Tambin es importante tener en cuenta que la influencia

del proyecto sobre el entorno ser ms intensa cuanto
mayor sea la masa del proyecto y su grado de innovacin.

Direccin de Proyectos
La direccin de proyectos es la aplicacin de
conocimientos, habilidades, herramientas y o tcnicas a
las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo

Ciclo de vida de un Proyecto

Los ciclos de vida de los proyectos son muy variados
en lo que concierne a la duracin, unos pueden durar
unas cuantas semanas, otros unos meses e incluso existen
varios que duran aos. Pero debido a la mala
administracin de ellos muchos de estos proyectos
fracasan, pues de acuerdo al grupo ITERA el 52.7% de
los proyectos sobrepasan su costo inicial y el 31.1%
de los proyectos son cancelados antes de que sean
terminados.

Ciclo de vida de un Proyecto

El PMBOK (Project Management Body of Knowledge)
es el estndar del PMI (Project Management Institute)
para la gestin de proyectos que integra las mejores
prcticas internacionales a lo largo de los ltimos 35 aos,
tomando en cuenta sus nueve reas del conocimiento y
estableciendo los siguientes procesos dentro del ciclo de
vida en un proyecto:

Ciclo de vida de un Proyecto

Fase Conceptual o de Inicio

Fase de Planeacin
Fase de Ejecucin y
Fase de Terminacin o Cierre

Fase conceptual o de Inicio

Comprometer a la organizacin a iniciar un
proyecto o una fase.
Establecer la lnea de solucin global.
Definir los objetivos de alto nivel del proyecto.
Obtener las aprobaciones y recursos necesarios.
Validar la alineacin del proyecto con los objetivos
estratgicos.
Asignar a un administrador para el proyecto.

 Esta puede llevarse a cabo de una manera formal, por

escrito, generalmente se le conoce como solicitud de
propuesta donde se piden las alternativas de solucin,
junto con los costos y el programa.
En otras ocasiones se efecta de una manera
informal, la cual consiste en una reunin o discusin
entre un grupo de personas

Fase de Planeacin
Facilitar el cumplimiento de compromisos.
Asegurar la integracin del proyecto.
Monitorear los cambios efectivamente.
Proveer informacin para la toma de decisiones a los
grupos de inters.
Actualizar el plan iterativamente.

 Esta segunda fase da como resultado la presentacin de

una propuesta al cliente por parte de una o ms personas
u organizaciones que desearan que el cliente les pagara
por poner en prctica posteriormente la solucin
propuesta. Si se acepta la propuesta se firma el contrato
y se procede a la siguiente fase.

Fase de Ejecucin
Coordinar, integrar, y administrar todos los recursos
del proyecto. Para qu?
Para alcanzar los objetivos del proyecto. Cmo?
Llevando a cabo el plan de proyecto al pie de la letra.
Mientras se responde al cambio.

 Esta se inicia cuando el cliente acepta alguna de las

soluciones que se plantearon en la fase de planeacin.
En esta fase se detalla ms el proyecto y se evalan los
recursos que sern utilizados.
En el caso de otros autores manejan una fase ms conocida
como Monitoreo y Control pero dentro de la ejecucin esta
entendido que esos son factores muy importantes para sacar
a flote el proyecto propuesto, pues de esta manera se trata de
mantener en el camino al proyecto y que este cumpla con
los objetivos planteados.

Fase de Terminacin o Cierre

El cierre del proyecto formaliza la entrega del
producto y libera los activos y recursos.
En esta etapa debe uno de asegurarse que se hayan
efectuado las entregas correspondientes al cliente, que
este mismo acepte las entregas, que se realicen los cobros
finales y que se paguen todas las facturas

Ciclo de vida de un proyecto (Grupo Itera).

Atributos de un proyecto
Un proyecto tiene un objetivo bien definido, un
resultado o producto esperado. Por lo general el objetivo
de un proyecto se define en trminos de alcance,
programa y costo.
Un proyecto se lleva a cabo mediante una serie de
tareas interdependientes.
Un nmero de tareas no repetitivas que es necesario
realizar en un cierto orden con el fin de lograr el objetivo
del proyecto.

 Un proyecto utiliza varios recursos para realizar las

tareas
Personas, organizaciones, equipos, materiales e instalaciones

Un proyecto tiene un marco de tiempo especfico, o un

tiempo limitado.
Un proyecto puede ser un intento nico.
Un proyecto tiene un cliente.
Por ltimo, un proyecto incluye un grado de
incertidumbre. Antes de que se inicie un proyecto se
prepara un plan sobre la base de ciertos supuestos y
estimados.
El alcance del proyecto quiz se logre para la fecha fijada como
meta.

Proyecto Informtico
Un Proyecto Informtico es un sistema de cursos de
acciones simultneas y/o secuenciales que incluye
personas, equipamientos de hardware, software y
comunicaciones, enfocadas en obtener uno o ms
resultados deseables sobre un sistema de informacin.

La Administracin de Proyectos
Por pequeo que sea el proyecto, se requieren
habilidades de administracin del mismo para sortear las
diferentes situaciones que se presenten, y adems
garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de
los tiempos estipulados.
Los proyectos por definicin tienen una fecha de inicio y
finalizacin determinados, al igual que un alcance,
presupuesto, resultados especficos y recursos asignados.

 Adicionalmente, cada proyecto, por similar que sean

las actividades y los alcances, se tornan diferentes
porque las circunstancias cambian, y las cosas siempre
son distintas cuando se lidia con personas.

Circunstancias que pueden ser obstculos

durante la realizacin del proyecto
Expectativas no realistas
Presupuesto inadecuado
Poco tiempo para la planeacin estratgica
Dificultad para demostrar el valor de los proyectos
de tecnologas de informacin.
Falta de alineacin entre el negocio y las tecnologas de
informacin

 En el rea Directiva es necesario presupuestar bien los

proyectos para no alterar al negocio.
En la Tctica se debe tener los elementos necesarios
(Recursos Intelectuales) para poder tomar las decisiones
acertadas.
Y en la Operativa es necesario que cada uno de los
recursos humanos tenga bien entendida su
responsabilidad en el proyecto y que tome su rol.

Importancia de la administracin de proyectos

Pueden conseguir mejores resultados en la ejecucin de
los proyectos si se basan en las metodologas o normas
establecidas.
Al verse obligados a apegarse a estas normas los planes
que se crean son ms realistas, sus recursos son los
necesarios y el presupuesto es ms acertado.
Se consigue un mayor control sobre los proyectos al llevar
un portafolio de proyectos.
Sacan un mayor partido a las inversiones que ya se han
realizado.

Proceso de la Administracin del Proyecto

Esto significa planear el trabajo y despus trabajar el
plan.
El esfuerzo principal en la administracin de un proyecto
tiene que estar centrado en establecer un plan de lnea
base, que proporcione un plan de ruta para indicar cmo
se lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del
presupuesto. Este esfuerzo de planeacin incluye los
pasos siguientes:

1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La

definicin tiene que ser aceptada por el cliente y la
persona o la organizacin que realizar el proyecto.
2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en
piezas importantes, o paquetes de trabajo.
Una estructura de divisin de trabajo (EDT) es un rbol
jerrquico de elementos o partidas de trabajo, logradas o
producidas por el equipo del trabajo identifica a la
organizacin o a la persona que tiene la responsabilidad de
cada paquete de trabajo.

3. Definir las actividades especficas que son necesarias

de realizar para ca da paquete de trabajo con el fin de
lograr el objetivo del proyecto.
4. Presentar grficamente las actividades bajo la forma
de un diagrama de red.
Este diagrama muestra el orden necesario y las
interdependencias de las actividades para lograr el objetivo del
proyecto.

5. Hacer un estimado de tiempo de la duracin que

tendr que contemplar cada actividad.
Tambin es necesario determinar qu tipos de recursos y
cunto de cada recurso se necesita para terminar cada actividad
dentro de la duracin estimada.

6. Hacer un estimado de costos para cada actividad. El

costo se basa en los tipos de cantidades de recursos
necesarios para cada actividad.

7. Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto,

para determinar si el mismo se puede terminar
dentro del tiempo requerido, con los fondos
asignados y con los recursos disponibles.
Si no es as, se tienen que hacer ajustes al alcance del proyecto, a
los tiempos estimados de las actividades, o a las asignaciones de
recursos hasta que se pueda establecer un plan de lnea base
alcanzable, realista

Tipos de Proyectos Informticos

Software
Metodologas, Ingeniera del software.
Software empotrado

Hardware
Velocidad de Proceso, S.O., Servicios.

Comunicaciones y Redes
Protocolos, Buses, Cableado.

 Instalaciones de Hardware
Peso de los equipos, Instalacin de aire acondicionado, Suelo
flotante, Extincin de incendios, Conectividad externa
Sites de Internet

Sistemas de Misin Crtica

Industrial, Mdica, Nuclear, Militar, Aeronutica.
Tiempo real, Esquemas productivos.

Auditoras
Sistemas, Seguridad, Calidad, Legislacin

Peritajes
Civiles, Penales, Laborales

 Consultora y Asesora
Sobre cualquier actividad.

Seguridad Informtica (ISO 17799)

Seguridad de la Informacin.

Reingeniera de Proyectos

Direccin y gestin de proyectos informticos

Es la aplicacin del enfoque de sistemas para la
administracin de tareas tecnolgicas complejas o de
proyectos cuyos objetivos se establecen explcitamente en
trmino
Para gestionar adecuadamente un proyecto de
desarrollo de software es recomendable disponer de
las siguientes herramientas:

1. Un sistema de planificacin que nos permita organizar

el proyecto en funcin de tareas y sub tareas, con
asignacin y control de tiempos y recursos materiales y
humanos. Idealmente el sistema de planificacin debe
permitirnos tambin hacer el seguimiento y reajustar la
planificacin en funcin de la evolucin del proyecto.

2. Un sistema de gestin documental, que nos servir para

almacenar y mantener los documentos obtenidos o
generados durante el desarrollo del proyecto y acceder a
ellos cmodamente. Cada tarea o sub tarea puede
implicar la obtencin o generacin de documentacin
(actas de reuniones, documentos de diseo, etc.).
Idealmente, el sistema de gestin de proyectos debe
permitir que almacenemos esa documentacin en el
propio sistema

3. Un sistema de control de versiones, que se utilizar para

permitir el desarrollo concurrente y para mantener la historia
del cdigo fuente y parte de la documentacin producida en el
proyecto. Al tratarse de proyectos informticos lo normal es
que se trabaje con cdigo fuente y con documentos que van
evolucionando a lo largo del desarrollo y que deben ser
modificados por mltiples personas, por lo que resulta casi
imprescindible disponer de un sistema de control de versiones
que permita mantener la historia de los ficheros generados y
que ms de una persona trabaje concurrentemente sobre el
mismo cdigo.

4. Un sistema de gestin de incidencias que se emplear

para hacer el seguimiento de los errores detectados y sus
correcciones, tanto aquellos reportados por los
responsables de la prueba del software como por los
desarrolladores o los usuarios finales. Este tipo de
sistema tambin se puede utilizar como sistema de
seguimiento de tareas de corta duracin asociadas a
fases del proyecto, a errores detectados o a cambios
relacionados con solicitudes de mejora solicitadas por el
cliente.

Rol del Director del Proyecto

El director del proyecto es la persona asignada por la
organizacin ejecutante para alcanzar los objetivos del
proyecto. Varias de las herramientas y tcnicas para
dirigir proyectos son especficas a la direccin de
proyectos. Adems de las habilidades especficas a un
rea y de las competencias generales en materia de
gestin requeridas para el proyecto, la direccin de
proyectos efectiva requiere que el director del proyecto
cuente con las siguientes caractersticas:

 Conocimiento y habilidades gerenciales.

Desempeo.
Liderazgo.

Dirigir un proyecto por lo general implica:

Abordar las diversas necesidades, inquietudes y
expectativas de los interesados segn se planifica y
efecta el proyecto.
Liderar efectivamente un grupo humano.
Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto
que se relacionan entre calidad, costes y duracin
Identificar y gestionar riesgos

 Dudas, comentarios..