Papeles de trabajo de Auditora

Concepto.- Son el conjunto de documentos, planillas o cdulas, en las cuales el

auditor registra los datos y la informacin obtenida durante el proceso de Auditora, los
resultados y las pruebas realizadas.
Los papeles de trabajo tambin pueden constituir la informacin almacenada en cintas,
pelculas u otros medios (diskettes), y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de
documentos claves de la organizacin, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo.

Al preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de

documentacin, (Calidad Vs Cantidad), esto se simplifica utilizando marcas de
auditoria, es decir, certificando o validando informacin o actuaciones fsicas que se
tuvo a la vista, mediante marcas y referencias previamente definidas, tales como:
Verificado y cruzado contra registros contables.
Sumado
% Porcentaje observado.
Totalizado
Cifras verificadas.
Soportes originales vistos.
... entre otras.
En los papeles de trabajo se registran:
-

La planeacin.
La naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditora
desarrollados.
Los resultados
Las conclusiones extradas y las evidencias obtenidas.
Incluyen slo asuntos importantes que se requieran junto con la conclusin del
auditor y los hechos que fueron conocidos por el auditor durante el proceso de
auditora.

La NIA Documentacin seala que la extensin de los papeles de trabajo es un caso

de juicio profesional por lo que es necesario y prctico documentar todos los asuntos
importantes que el auditor considere.
La SAS y NIA indican que los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las siguientes
informaciones:

Informacin referente a la estructura orgnica de la entidad examinada.

Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y estatutos.
Informacin concerniente al entorno econmico y legislativo dentro de los que
opera la entidad
Evidencia del proceso de planeamiento incluyendo programas de auditora y
cualquier cambio al respecto.
Evidencia de la comprensin de los sistemas de contabilidad y de control
interno
Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control.
Evidencia sobre la evaluacin del trabajo de auditores internos y las
conclusiones alcanzadas.
Evidencia de que los trabajos realizados por los auxiliares fue supervisado y
revisado
Anlisis de transacciones y balances.
Anlisis de tendencias e ndice importantes.
Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de auditora
desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos.
Una indicacin sobre quien desarroll los procedimientos de auditora y cuando
fueron desarrollados.
Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras
partes.
Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditora comunicados, o
discutidos con la entidad, incluyendo los trminos del trabajo y las debilidades
sustanciales en control interno.
Cartas de presentacin recibidas de la entidad.
Conclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a aspectos importantes
de la auditora, incluyendo cmo se resolvieron los asuntos excepcionales o
inusuales, revelados por los procedimientos del auditor.
Copias de los estados financieros, dictamen u otros informes del auditor,
etctera.

Propiedad y custodia de los papeles de trabajo.- Los papeles de trabajo son

de propiedad de los rganos o firmas de auditora. El auditor debe custodiar con
cuidado y vigilancia la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo
momento, y bajo cualquier circunstancia, el carcter secreto de la informacin
contenida en los mismos.
Es difcil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo,
pero es recomendable conservarlos porque son importantes para auditorias futuras y
para cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios.
Los archivos de papeles de trabajo para cada examen pueden dividirse en dos grupos
bsicos: Archivos corrientes y archivos permanentes.

Los archivos corrientes contiene las informaciones relacionadas con la planificacin y

supervisin que no son de uso continuo en auditorias posteriores tales como:

Revisiones corrientes de controles administrativos.

Estados financieros motivo de auditoria.
Anlisis de informacin financiera
Notas a los estados financieros.
Correspondencia corriente. (Entrada y salida)
Programas de auditora y otros papeles que respaldan las observaciones y
Preparacin del informe, inclusive el borrador del informe.

Los archivos permanentes debern contener informaciones importantes para utilizar

en auditorias futuras tales como:
El historial legislativo sobre la creacin de la entidad y sus programas y
actividades
La legislacin de aplicabilidad contina en la entidad, polticas y procedimientos
de la entidad. Financiamiento, organizacin y personal
Polticas y procedimientos de presupuestos. Contabilidad e informes, estatutos,
memorias anuales, etc.
Manuales, (Contable, presupuesto, tesoreria, contratacin, almacn, procesos
misionales, entre otros).
En general la informacin que no varia con el tiempo.
A manera de ejemplo, a continuacin planteo tres clases de planillas a construir como
papeles de trabajo:
BG2 Planilla Sumaria- PASIVO La cual descompone las cifras de Balance y se le
asigna referenciacin a todas y cada una de las cuentas.
11 Subplanilla de disponible. La cual descompone la cuenta de disponible.
11105 Planilla analtica- la cual detalla el rubro de Bancos expresamente.
Lo anterior supone que los papeles de trabajo realizan una descomposicin de los
registros de manera deductiva, es decir de lo general a lo particular.

Propsitos de los papeles de trabajo

Como una acumulacin de toda la evidencia obtenida durante el desarrollo de la
auditora, los papeles de trabajo tienen varias funciones. Los propsitos principales de
estos son:

Ayudar a organizar y coordinar las muchas fases de la revisin de auditora.

Proporcionar informacin que ser incluida en el informe de auditora.

Servir como respaldo de la opinin del auditor.

Los papeles de trabajo tambin sirven como evidencia en caso de demandas legales,
fuente de informacin para futuras declaraciones y otros informes especializados,
solicitados por otros rganos de competencia y como gua para exmenes de auditora
posteriores.
Organizacin y coordinacin del examen de auditoria
Los papeles de trabajo son un medio de organizar y coordinar las diferentes fases de
la auditora mientras se llevan a cabo.
Durante la auditora de una entidad grande se pueden asignar auxiliares a las
diferentes fases de la revisin.
Los papeles de trabajo sirven para asegurar al auditor a cargo que se han completado
todas las etapas del examen, por lo que resulta necesaria la terminacin de este, ante
la comprobacin del examen efectuado.

Con frecuencia los auditores no pueden terminar una fase completa de la auditora en
un momento y los papeles de trabajo registran el trabajo terminado hasta el punto en
que fue interrumpido, de modo de saber dnde continuar su trabajo, ya sea por el
mismo auditor o por otro si as lo requiere la situacin presentada.
Adems, estos deben estar siempre en condiciones para la presentacin ante una
supervisin o anlisis ante el auditado.
Informacin a incluir en el informe de auditora
Los papeles de trabajo proporcionan la informacin que se incluir en el informe del
auditor. El Expediente de auditora est integrado por los estados financieros, notas
complementarias y la opinin del auditor, mostrada en cada papel de trabajo.
La evidencia en todas sus diversas formas, constituye la base para el informe, el cual
adems se archiva en el Expediente, con todos los papeles de trabajo elaborados en
el transcurso de la Auditora.
Si se llegara a necesitar un informe especial, prevista por el rganos de la
Administracin del Pblica datos para cualquier proceso adicional, las comprobaciones
sobre los exmenes, hallazgos, comentarios de sus incumplimientos y
recomendaciones, estn contenidos en los papeles de trabajo.
Respaldo a la opinin del auditor
El objetivo final de una auditora es la expresin de la opinin del auditor. Los papeles
de trabajo sirven para respaldarla.
El auditor al firmar el dictamen, afirma que la revisin se llev a cabo de acuerdo con
las normas de auditora generalmente aceptadas.
Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que el trabajo fue planeado de
modo adecuado y que se bas sobre la revisin de los controles internos, que los
Auditores o Auxiliares fueron supervisados con propiedad, y que se revis suficiente
evidencia competente.
Tambin el auditor est afirmando que los estados financieros presentan
razonablemente la situacin de la entidad, si se trata de una Auditora Financiera, y los
resultados de las operaciones de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que todas las informaciones
importantes en los estados fueron revisadas para determinar que presentan
razonablemente lo que en realidad ha sucedido dentro de la entidad.
En una Unidad de Auditores grande el Director o Jefe, que tiene la responsabilidad de
la auditora, descansa en los supervisores, jefes, Auditores y auxiliares, para llevar a
cabo la mayor parte de las fases de la revisin.
Los papeles de trabajo deben contener evidencia del trabajo realizado y las
conclusiones a que lleg cada una de estas personas, y tambin evidencia de que el
trabajo a cada nivel fue revisado apropiadamente por el supervisor inmediato.

Evidencia legal
Los papeles de trabajo constituyen una forma de evidencia que se puede utilizar en
acciones legales.
Los auditores pueden tener la necesidad de usar los papeles de trabajo para apoyar
su afirmacin de que realizaron la auditora de un modo profesional, que ejercieron el
debido cuidado y que no fueron negligentes en la realizacin de la revisin.
Al revisar los papeles de trabajo preparados por los auditores, el Auditor jefe de grupo,
debe a cada nivel preguntarse si cualquiera de la informacin que aparece all o si la
ausencia de alguna informacin podra ser utilizada para atacar la competencia del
trabajo en algn momento posterior en que quizs esas personas no estuvieran
disponibles para ofrecer aclaraciones adicionales.
En los papeles de trabajo no debe haber afirmaciones contradictorias, y cualquier
conclusin final que se oponga a otra evidencia, debe ser plenamente justificada.
En todos los asuntos dudosos tiene que existir la explicacin adecuada para la
conclusin a que se lleg.
Informes especializados
Otra funcin de los papeles de trabajo es proporcionar la informacin necesaria para la
preparacin de informes a la administracin sobre la suficiencia de los controles
internos, o para la preparacin de declaraciones o informes a otros rganos
gubernamentales.
En ocasiones los auditados necesitan informacin de los papeles de trabajo para los
informes que preparan ellos mismos, o pueden necesitar informacin debido a que
hayan sido destruidos sus registros originales.
Gua para auditoras subsecuentes
Usualmente el auditor debe revisar en el Expediente de la entidad los papeles de
trabajo de la auditora anterior para llevar a cabo la revisin actual.
Los papeles de trabajo de la auditora anterior sealan las dificultades encontradas y la
solucin que se les dio. As, el auditor est alerta sobre la posibilidad de encontrar una
situacin similar en la actualidad.
Adems, por la auditora anterior el auditor debe estar familiarizado con la descripcin
del sistema de contabilidad y los controles, a fin de estar consciente de los cambios
que se produzcan durante el ao y hacer las modificaciones necesarias en el
programa de auditora.
Existe gran peligro en seguir con demasiada fidelidad los papeles de trabajo de la
auditora anterior.
El auditor se beneficiar viendo el formato de un anlisis en particular de la vez
anterior, pero slo debe utilizar ese mismo formato si es adecuado para la situacin de
la actual.

La duplicacin de los pasos de auditora sealados en los papeles de trabajo de la

anterior puede muy bien dar como resultado pasos innecesarios e inadecuados, as
como la omisin de algunos procedimientos fundamentales para una auditora
adecuada en las actividades y acontecimientos de la actual.
Propiedad de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo que preparan los auditores son de su propiedad y por lo
general se considera confidencial la informacin que contienen. Usualmente antes de
entregar informacin que aparece en los papeles de trabajo el auditor obtiene el
consentimiento del auditado.
Si recibe una citacin o un requerimiento judicial en el que le pidan informacin de los
papeles de trabajo, el auditor tiene que entregarla.
Tambin el auditor puede verse en la necesidad de revelar alguna informacin incluso
contra los deseos del cliente a fin de cumplir con normas de auditora, como sucede en
los casos en que subsecuentemente se descubren hechos que existan a la fecha del
informe del auditor.
Es difcil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo.
Debe conservarlos en tanto son importantes para auditoras subsecuentes y para
cumplir cualquier requisito legal. Debe cumplir con las normativas que al efecto
existan.
Tipos de papeles de trabajo
Puesto que los papeles de trabajo son el medio para acumular toda la evidencia que
necesita el auditor para emitir una opinin profesional, los tipos de papeles de trabajo
tienen necesariamente que ser muy variados.
Algunos papeles de trabajo siguen un formato estndar, mientras que otros son un
simple memorando de una discusin que se llev a cabo relativa a la revisin de
auditora.
Los principales tipos de papeles de trabajo son:
1.

planes de auditora,

2.

hoja de trabajo y asientos de ajuste,

3.

Hojas detalle, confeccionadas para agrupar cuentas de una tema

4.

sumarios descriptivos, para los casos de auditora financiera o certificacin de

estados financieros

5.

declaraciones y confirmaciones, y

6.

actas y otros registros.

Cada papel de trabajo debe ser tan completo como sea posible, y no dejar dudas
relativas al asunto con el cual se relacionan. A continuacin se describen cada uno de
los principales tipos de papeles de trabajo.

Planes de auditora
Los papales de trabajo deben contener la evidencia de que el auditor ha desarrollado
una estrategia general para la conduccin y alcance de la revisin.
Se deben hacer anotaciones en relacin con la actividad en la cual opera la entidad
auditada, condiciones que exijan procedimientos especiales de auditora, cualquier
principio contable poco usual utilizado, y la naturaleza de cualquier informe especial
que se deba rendir.
El programa de auditora, documento de planeacin que establece los procedimientos
de auditora que se estiman sern necesarios para cumplir los objetivos de la
auditora, puede estar respaldado por un cuestionario de control interno, diagramas de
flujos, un organigrama, y evidencia general que ayude a dar forma al curso de la
revisin.
Entre los papeles de trabajo se incluyen las anotaciones preparadas durante el
desarrollo del examen sobre asuntos pendientes a investigar ms adelante, junto con
una explicacin completa de la solucin de estos asuntos, generalmente se adquieren
y analizan en la exploracin preliminar.
Hoja de trabajo
El balance de comprobacin es el vnculo conector entre los libros de contabilidad y
los estados financieros sobre los que el auditor emite sus criterios. La hoja de trabajo
es la cdula de control que muestra, las interrelaciones de todas los dems papeles de
trabajo relativos a las cuentas examinadas, tal vez agrupadas, con los otros tipos de
evidencias.
Este sistema de preparar y organizar los papeles de trabajo mostrando una hoja de
trabajo por grupos de cuentas del balance general, una hoja de trabajo del estado de
resultados, es importante pues constituyen una gua importante de trabajo para el
Auditor, ya que cada una de las partidas en estas hojas de trabajo aparecen
analizadas en sus correspondientes papeles de trabajo, generalmente se utilizan
Hojas de 8 columnas o ms, la que aparece en el Manual de Papelera Institucional.
Usualmente para cada juego de papeles de trabajo se prepara un ndice que muestra
con claridad la ubicacin dentro del archivo de papeles de trabajo por temas, previstos
en el planeamiento, los que deben organizarse, segn criterios del auditor, aspecto
importantes a la hora de confeccionar las notas del Informe, hoja de trabajo borrador
del informe del auditor, todas las notas y otras informaciones recopiladas como
evidencia.