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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DEL LISTADO DE MARCAS

ACEPTADAS
GESTIN DE ABASTECIMIENTO
DIRECCIN ESTRATGICA DE INNOVACIN, CONOCIMIENTO Y
TECNOLOGA
Elaborado
GAB-P-022
Versin: 1
23/11/2015

TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO .......................................................................................................................... 2
2. GLOSARIO ......................................................................................................................... 2
3. CONDICIONES GENERALES .................................................................................................. 4
4. DESARROLLO ..................................................................................................................... 5
4.1 REAS INVOLUCRADAS EN LA ACTUALIZACIN DEL LISTADO DE MARCAS ................................. 5
4.1.a

Direccin Estratgica de Abastecimiento - DEA .................................................................. 5

4.1.b

Direccin de Servicios Compartidos DSC ........................................................................ 6

4.1.c

Vicepresidencia Jurdica (VIJ) .......................................................................................... 6

4.1.d

Vicepresidencia de Innovacin y Tecnologa VIN .............................................................. 7

4.1.e

tica y Cumplimiento ..................................................................................................... 7

4.2 MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES ................................................................ 7


4.3 CAUSALES PARA LA ACTUALIZACIN DEL LISTADO DE MARCAS ACEPTADAS .............................. 8
4.3.a

Tcnicas ...................................................................................................................... 8

4.3.b

Exclusin de marcas ...................................................................................................... 9

4.3.c

Cambios en el mercado .................................................................................................. 9

4.4 ESTRATEGIAS PARA LA ACTUALIZACIN DEL LISTADO DE MARCAS ACEPTADAS ....................... 10


4.5 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DEL LISTADO DE MARCAS ACEPTADAS ................... 10
4.5.a

Especificaciones tcnicas y criterios de evaluacin para actualizacin del listado de marcas a

travs de Inteligencias de Mercado .......................................................................................... 12


4.6 SOLICITUDES DE EXCLUSIN DEL LISTADO DE MARCAS ACEPTADAS ...................................... 14
4.6.a

Causales de exclusin .................................................................................................. 14

4.6.b

Solicitud y aprobacin de exclusin de marcas ................................................................. 14

4.6.c

Investigacin tcnica y anlisis de las no conformidades ................................................... 14

4.6.d

Notificaciones a los fabricantes ...................................................................................... 15

4.7 INCLUSIN DE NUEVAS TECNOLOGAS EN EL LISTADO DE MARCAS ........................................ 15


4.7.a

Tecnologas desarrolladas y/o licenciadas por Ecopetrol .................................................... 16

4.7.b

Nuevas tecnologas desarrolladas en el mercado .............................................................. 16

4.7.c

Categorizacin del listado de marcas aceptadas ............................................................... 16

5. CONTINGENCIAS .............................................................................................................. 17

Plantilla 010
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puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la actualizacin del listado de marcas aceptadas de equipos y
componentes que son crticos en la operacin, con el objetivo de garantizar que las marcas incluidas en
ste cumplan con los requerimientos exigidos por Ecopetrol en cuanto a seguridad de las personas, los
procesos y la confiabilidad de las instalaciones.
2. GLOSARIO

reas de negocio: En este documento hace relacin a las dependencias operativas y


administrativas de las diferentes vicepresidencias de Ecopetrol.

Categora: Niveles 2 y 3 del rbol de clasificacin por especialidad tcnica del numeral 1 del
listado de marcas aceptadas GAB-P-022, que corresponden a una sub-divisin de una
especialidad y son agrupaciones de equipos y componentes por familias con caractersticas
similares, que juntas conforman el rbol de una categora. (ej. Categora 1.3 Centrifugal
compresors (STD: API 617); Categora 1.2.3 API 676 Rotary displacement pumps).

Componente: Elemento que cumple una funcin tcnica especfica y es indispensable para el
funcionamiento del equipo. Ejemplo: una bomba, un motor, un ventilador, un tambor de una
caldera, un quemador de un horno, etc.

Contrato EPC: Tipo de contrato mediante el cual un tercero se encarga de ejecutar los
trabajos de ingeniera (Engineering), compras (Procurement) y construccin (Construction) en
un proyecto.

Cupo: Es el mximo nmero a p r o b a d o de marcas aceptadas para cada s u b - c ategora


del rbol de clasificacin de especialidades del listado de marcas GAB-P-022.

Documento tcnico: Documento que contiene recomendaciones, criterios tcnicos, definiciones y


lineamientos relacionados con las especialidades tcnicas y que son aplicados durante el desarrollo
de proyectos, ingenieras, estudios, operaciones y mantenimiento en Ecopetrol.

Equipo: Elemento de la estructura productiva con caractersticas operativas propias, que amerita la
asignacin de planes de trabajo independientes. Ejemplo: Un equipo de bombeo (bomba y motor),
una caldera, un horno, etc.

Especialidad: Nivel 1 del rbol de clasificacin del numeral 1 del listado de marcas aceptadas GABP-022, que corresponde a una agrupacin de equipos o componentes en las diferentes disciplinas
tcnicas. (ej. Especialidad 1. Maquinaria y equipo rotativo; Especialidad 2. Equipo esttico, etc.)

Estndar tcnico: Es un documento desarrollado por un referente internacional, nacional o de


industria, que provee requerimientos, especificaciones, directrices o caractersticas que pueden ser
usadas de forma consistente para asegurar que los materiales, productos, procesos y servicios se

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ajusten a su propsito.

Fabricante:
componente.

Persona

natural

jurdica

responsable

de

la

ICP: Instituto Colombiano del Petrleo.

Incumplimiento grave: Falta o inobservancia de las obligaciones o compromisos que


le genera a Ecopetrol un perjuicio econmico, una erogacin injustificada, afectacin a su
imagen o reputacin; o aquel incumplimiento que da lugar a incidentes de entorno social y/o
ambientales; o aquel incumplimiento reiterativo de algn criterio de la evaluacin de
desempeo o incumplimiento calificado en el procedimiento de desempeo de contratistas
vigente en Ecopetrol y/u otros documentos aplicables al contrato, como grave.

Listado de Marcas Aceptadas: Es el documento que contiene las marcas aceptadas para
la compra de equipos y componentes con presupuesto de gastos e inversiones en 6
especialidades. Actualmente identificado como GAB-P-022, o la norma interna que la
reemplace o modifique

Marca: Signo distintivo debidamente registrado que identifica un equipo o componente de


un fabricante especfico.

Marcas aceptadas (MA): Son las marcas registradas en Colombia y/o en el extranjero que
identifican a los fabricantes de los equipos y componentes que cumplen con las
especificaciones tcnicas, administrativas, comerciales y financieras que requiere Ecopetrol,
para garantizar la confiabilidad, integridad de los equipos, la seguridad de las personas y la
operacin.

Mesa tcnica extendida: Son las mesas o grupos de trabajo de las diferentes especialidades
tcnicas compuestas por profesionales con experticia asignados por las diferentes reas de negocio
para el desarrollo de los documentos tcnicos a ser emitidos por el equipo corporativo de Normas y
Estndares de Ecopetrol.

No conformidad: Se refiere al incumplimiento de alguna de las condiciones con las que se


evalu la marca para incluirla en el listado de marcas a ceptadas o, el incumplimiento de
condiciones o especificaciones tcnicas de los equipos o componentes que se evidencien
durante la operacin, ello acorde con los anlisis de falla.

Procesos licenciados: Son todos los procesos en cuyo diseo est incorporado el desarrollo,
investigacin o avance tecnolgico que ha realizado una compaa y que han sido registrados
y reconocidos por los entes certificadores indicando que son propios de esta y por lo tanto
forman parte de su know-how.

Representante: Para efectos del presente documento, es el representante exclusivo, directo


y/o distribuidor autorizado de una marca determinada.

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fabricacin

del

equipo o

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Repuesto: Parte mnima de un componente o equipo para efectos de mantenimiento.


Ejemplo: Ejes, rodamientos, impulsores, etc.

Sistemas paquetizados: Es una unidad que agrupa un conjunto de equipos agrupados e


interconectados entre s que cumplen una funcin especfica de proceso y que est asociado a
un diagrama de tubera, elctrico e instrumentacin con un propsito de proceso.

Sub-Categora: Nivel 4 del rbol del rbol de clasificacin por especialidad tcnica del
numeral 1 del listado de marcas aceptadas GAB-P-022 que corresponde a la sub-divisin de
una Categora y son las agrupaciones de equipos y componentes, con caractersticas similares
que juntas conforman el rbol de sub-categoras (ej. Sub-categora 1.1.2.1 API 610 low flowhigh heat centrifugal pumps; Sub-categora 1.16.1 mechanical seals API 682).

3. CONDICIONES GENERALES
Este documento contiene el procedimiento para la actualizacin del listado de marcas aceptadas
y define las reas involucradas, as como los roles y responsabilidades de las mismas.
El listado de marcas aceptadas es un documento de aplicacin en el proceso de abastecimiento de
equipos y componentes que sean adquiridos directamente por Ecopetrol o a travs de terceros (incluye
contratos EPC), para dos casos:
1. Compras de equipos y componentes con presupuesto de gastos (operacin y el mantenimiento).
2. Compras de equipos y componentes con presupuesto de inversiones (Nuevos proyectos o de
continuidad operacional).
Se exceptan las compras en las cuales se presente alguna de las siguientes condiciones:
1. Cuando el equipo o componente no est clasificado en el rbol de clasificacin por especialidad
tcnica del numeral 1 del listado de marcas aceptadas GAB-P-022.
2. Cuando se requiera comprar repuestos o materiales para un equipo o componente instalado en
Ecopetrol, estas compras se realizan a travs del catlogo de bienes y servicios.
3. Compras en las cuales son requeridas condiciones especiales de diseo o proveedura que ninguna
de las marcas aceptadas del listado cumpla.
4. Cuando el diseo de un componente o equipo forme parte de procesos licenciados, en los cuales el
licenciatario exija la compra del equipo o componente a su compaa y/o empresa fabricante, para
poder cumplir con las garantas del diseo o del proceso.
5. Compra de equipos paquetizados cuando el diseo de un componente o equipo de estos forme
parte de procesos licenciados, en los cuales el licenciatario exija la compra del equipo o
componente a su compaa y/o empresa fabricante, para poder cumplir con las garantas del diseo
del equipo paquete o del proceso.

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6. Para un proyecto nuevo, cuando el proceso de innovacin tecnolgica evidencie la necesidad de
seleccionar marcas para equipos y componentes fuera del listado de marcas.
7. Para un proyecto nuevo, cuando se evidencie la necesidad de seleccionar marcas para equipos y
componentes que tengan una fortaleza tecnolgica superior a las existentes en el mercado, y que
por su naturaleza o novedad estn fuera del listado de marcas.
Para las excepciones 3, 4, 5, 6 y 7, el proyecto deber documentar la justificacin que ratifica el uso de
la marca propuesta, y la razn por la cual no califican las marcas aceptadas del listado vigente en
Ecopetrol.
El listado de marcas aceptadas hace parte de los entregables requeridos en los proyectos para
aprobacin Fase II (cuando existan Compras Tempranas o Long lead time) y de Fase III, y como
documento contractual a cumplir en las fases III, IV, y V, segn el documento ECP-DPY-M-001 Gestin
de Programas y Proyectos en ECOPETROL, o el documento vigente que lo modifique o reemplace.
Referencias Normativas
ECP-VST-O-PRO-PT-001 Procedimiento para Identificar Componentes Equipos y Sistemas Crticos de
Seguridad de Procesos.
ECP-VST-O-PRO-GT-006 Gua para identificacin de repuestos y materiales crticos por ASP.
GSJ-M-001 Manual de Contratacin de Ecopetrol S.A.
ECP-DHS-G-019 Administracin de seguridad de procesos.
GAB-P-013 Procedimiento de desempeo de contratistas.
4. DESARROLLO
4.1

REAS INVOLUCRADAS EN LA ACTUALIZACIN DEL LISTADO DE MARCAS

Las reas involucradas en la actualizacin del listado de marcas aceptadas las reas son:
4.1.a Direccin Estratgica de Abastecimiento - DEA
Las unidades de la Direccin Estratgica de Abastecimiento involucradas en los trmites de
actualizacin del listado de marcas y sus funciones son:
Unidad Estratgica de Abastecimiento UEA:

Apoyar la planeacin, programacin y ejecucin de los trmites de actualizacin del listado de


marcas.
Generar directrices para alinear el catlogo de bienes y servicios con el listado de marcas aceptadas
de ECOPETROL S.A.

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Alinear las marcas aceptadas a los sistemas de clasificacin de bienes y servicios internacionales
(United Nations Standard Products and Services Code - UNSPSC).
Brindar el conocimiento del estado del mercado de acuerdo a la categorizacin y estndares o
criterios tcnicos definidos en el listado de marcas, y garantizar el mejor negocio para ECOPETROL
S.A.
Establecer polticas y procedimientos que pueden ser usados en los trmites de actualizacin del
listado de marcas cuando se presenten cambios en el mercado y su entorno.

Unidad de Relacionamiento con el Mercado y Proveedores - UDP:

Implementar los mecanismos de divulgacin del listado de marcas y el procedimiento de inclusin


de una marca en el listado de marcas aceptadas.
Implementar los mecanismos de convocatoria y divulgacin para promover la participacin activa
de los proveedores en las inteligencias de mercado para la actualizacin del listado de marcas
aceptadas.
Crear las directrices de relacionamiento con los proveedores de las marcas del listado.
Participar en la planeacin, programacin y ejecucin de los trmites de actualizacin del listado de
marcas.

4.1.b Direccin de Servicios Compartidos DSC


La DSC tiene las siguientes funciones dentro del trmite de actualizacin del listado de marcas
aceptadas:
Unidad de Servicios Compartidos de Compras y Contratacin UCN:

Participar en la planeacin, programacin y ejecucin de los trmites de actualizacin del listado de


marcas.
Ejecutar las Inteligencias de Mercado para la actualizacin del listado de marcas aceptadas,
incluyendo las etapas de evaluacin, aclaraciones y publicacin de resultados.
Incluir en los documentos de las inteligencias de mercado para actualizacin del listado de marcas
los requisitos mnimos de participacin y factores de evaluacin correspondientes a lineamientos
corporativos, tales como capacidad financiera, capacidad jurdica, requisitos HSE, listas restrictivas,
garantas, evaluacin de desempeo, entre otros, y aquellos que de manera especfica haya
requerido el funcionario solicitante.

4.1.c Vicepresidencia Jurdica (VIJ)

Apoyar a la VIN en los trmites relacionados con el Listado de Marcas buscando garantizar la
coherencia legal, la actuacin de Ecopetrol como empresa en competencia en el mercado y los
principios de la funcin administrativa.

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4.1.d Vicepresidencia de Innovacin y Tecnologa VIN
Direccin Estratgica de Innovacin Conocimiento y Tecnologa DCT:
Liderar la planeacin, programacin y ejecucin de los trmites de actualizacin del listado de
marcas.
Integrar las diferentes reas involucradas en los trmites de actualizacin del listado de marcas
aceptadas.
Revisar, actualizar y validar los rboles de las especialidades del listado de marcas, de acuerdo a las
necesidades de Ecopetrol y la estructura del mercado.
Definir y/o Generar los estndares corporativos de cada una de las especialidades del listado de
marcas y los cuestionarios con componentes tcnicos para la evaluacin de las Inteligencias de
Mercado.
Crear las directrices tcnicas que gobiernan el listado de marcas aceptadas.
Gestionar las acciones que se requieran para mitigar los procesos fallidos que se presenten debidas
a incumplimientos por marcas aceptadas.
Realizar verificaciones peridicas para garantizar el buen uso del listado de marcas aceptadas
dentro de los procesos de compras y contratacin, para identificar y corregir desviaciones.
4.1.e tica y Cumplimiento
Esta es un rea que acompaa y asesora los tramites de actualizacin del listado de marcas y son
consultados para garantizar la transparencia del ejercicio y el trato responsable e igualitario a todos los
grupos de inters que participen en el mismo.
4.2

MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES

A continuacin se describen los roles y responsabilidades de cada rea relacionada con el listado de
marcas aceptadas:
Tabla 1. Roles y responsabilidades en la actualizacin del listado de marcas aceptadas.
rea Responsable
Descripcin de la Actividad
Estructuracin del listado de
Marcas Aceptadas.
Planeacin, programacin y
ejecucin de la actualizacin
del listado de marcas.
Definicin
de
las
Especificaciones Tcnicas.
Elaboracin
de
los
cuestionarios para los criterios
de evaluacin.

DEA

VIN

DSC

DCT

Comit
Estratgico de
Lder de
normalizacin Estandarizacin
Tcnica
tcnica

UEA

UDP

UCN

Lder de
Mesa
tcnica

C,I

C, I

C,I

C,I

C,I

C,I

Lder de
marcas

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rea Responsable

DEA

VIN

DSC

DCT

Comit
Estratgico de
Lder de
normalizacin Estandarizacin
Tcnica
tcnica

Descripcin de la Actividad

UEA

UDP

UCN

Lder de
Mesa
tcnica

Evaluacin de la inteligencias
de mercado para actualizacin
del listado de marcas.

Actualizacin de la lista de
marcas del listado en cada en
cada sub-categora.

C,I

C, I

C,I

Aprobacin de la actualizacin
del
listado
de
marcas
aceptadas.

C,I

Divulgacin del listado


marcas aceptadas

de

Lder de
marcas

R: Responsable; A: Aprobador; C: Consultado; I: Informado


4.3

CAUSALES PARA LA ACTUALIZACIN DEL LISTADO DE MARCAS ACEPTADAS

El listado de marcas aceptadas se actualiza por necesidades propias de Ecopetrol procedentes de las
reas de negocio, quienes debern justificar acorde con la causal la solicitud de actualizacin en cada
caso, diligenciando el Formato para la solicitud y evaluacin de cambio de marcas aceptadas - GAB-F235 o el documento vigente que lo modifique o reemplace
Las causales para solicitar la actualizacin del listado son:
4.3.a Tcnicas:
a.1 Necesidad de adicionar (incluir) marcas en una o varias sub-categoras del listado de marcas.
En algunos casos, adicionalmente puede incluir la solicitud justificada de validar la permanencia
de las marcas existentes en dichas sub-categoras.
a.2 Cambios en los requerimientos tcnicos que ameriten la modificacin de las especificaciones y
estndares que reglan las sub-categoras (entre otros, por innovacin tecnolgica, por cambio de
especificaciones tcnicas, por cambio en la estructura de una especialidad, categora y/o subcategora), los cuales pueden o no generar la modificacin del rbol de clasificacin por
especialidad tcnica del numeral 1 del listado de marcas aceptadas GAB-P-022.
a.3 Inclusin de una o ms marcas especficas en una o varias sub-categoras; en este caso la
justificacin tcnica debe adems evidenciar, (i) la condicin o condiciones diferenciales (pueden
ser tcnicas o de otro tipo) de esta marca o marcas sobre las dems existentes en el mercado y
(ii) como representan un mejor negocio para Ecopetrol.
a.4 Cuando el rea encargada del proceso de innovacin tecnolgica en Ecopetrol requiera la
incorporacin de nuevas tecnologas relacionadas con componentes y equipos que Ecopetrol
decida utilizar en sus operaciones.
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4.3.b Exclusin de marcas
b.1 Cuando, como consecuencia de la exclusin de una o varias marcas en una o varias subcategoras del listado de marcas, Ecopetrol considere que se requiere una actualizacin.
4.3.c Cambios en el mercado
c.1 Cuando el fabricante original cambie el nombre (denominacin) de la marca.
c.2. Cuando el fabricante original cambie su nombre (denominacin) sin que implique una
transformacin, fusin u otro cambio societario.
c.3 Cuando se realicen una transformacin de la sociedad, cambiando su forma societaria.
c.4 Cuando el fabricante original sea objeto de fusin por absorcin o una figura jurdica paralela.
c.5. Cuando el fabricante original se escinda y la propiedad intelectual pase a ser activo de la
nueva sociedad.
El fabricante o representante de la marca debe presentar ante Ecopetrol la informacin descrita
en la tabla 2:
Tabla 2. Documentacin requerida para casos de cambios en el mercado
CASO

c1

*c2, c3, c4

*c5

Tipo de documentacin

1. Certificacin del fabricante que acredite el cambio de nombre (denominacin) de la


marca.
2. Certificaciones internacionales de fabricacin emitidas por un ente autorizado para
tal fin que acrediten el cumplimiento de los estndares que aplican.
1. Copia del documento donde el fabricante acredite el cambio en la denominacin
social, forma societaria o fusin y, dependiendo de la jurisdiccin, copia del
documento pblico que refleje dicho cambio.
1. Copia del documento donde el fabricante original acredite la escisin y,
dependiendo de la jurisdiccin, copia del documento pblico que refleje dicha
transformacin.
2. Copia de los documentos que acreditan a la nueva sociedad como duea de la
propiedad intelectual de la marca.
3. Cambie o no cambie el nombre de la marca, las certificaciones internacionales de
fabricacin a nombre de la nueva sociedad, emitidas por un ente autorizado para tal
fin que acrediten el cumplimiento de los estndares que aplican.

Para el caso de certificaciones de fabricantes nacionales se requerir su notarizacin y para fabricantes


internacionales el trmite de apostille, para pases no parte del convenio se requerir una traduccin
oficial del certificado y el aval de la autoridad del pas de origen.
* Si en los casos c2 a c5 adicionalmente se genera cambio en el nombre (denominacin) de la marca,
tambin se debern presentar los documentos descritos para el caso c1.
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En otros casos que se presenten y que generen cambio en la marca, en la propiedad intelectual o en el
fabricante, se analizar el caso concreto, se determinar la informacin requerida y en que causal de
actualizacin se enmarcan.
A continuacin se describen en la tabla 3 las estrategias a seguir para la actualizacin del listado de
marcas segn las causales descritas en el numeral 4.3:
4.4

ESTRATEGIAS PARA LA ACTUALIZACIN DEL LISTADO DE MARCAS ACEPTADAS


Tabla 3. Estrategias para la actualizacin del listado de marcas
CAUSAL

a.1/a.2/b1

4.5

ESTRATEGIA

Inteligencias de Mercado.

a.3

Justificacin tcnica del rea de negocio solicitante e informacin de la marca segn


criterios tcnicos, financieros, administrativos y comerciales del numeral 4.5.a.1 para
su evaluacin.

a.4

Segn numeral 4.7 de este documento.

4.3.b

Segn numeral 4.6 de este documento.

4.3.c

Documentacin segn Tabla 2 de este documento.

PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DEL LISTADO DE MARCAS ACEPTADAS

La actualizacin del listado de marcas aceptadas se realiza a travs de las estrategias descritas en la
tabla 3, numeral 4.4 de este documento, segn la causal de actualizacin del listado de marcas
aceptadas que aplique.
En algunos casos cuando se requiera realizar la creacin de nuevas especialidades, categoras y subcategoras en el listado de marcas aceptadas (entre otros, por innovacin tecnolgica, por cambio de
especificaciones tcnicas, por cambio en la estructura de una especialidad, categora y/o subcategora), se podr realizar una consulta de mercado para conocer el estado de este y posteriormente
a travs de una inteligencia de mercado modificar el listado de marcas.
Para el caso de la actualizacin del listado de marcas aceptadas a travs de Inteligencias de mercado
(causales a.1, a2 y b1 del numeral 4.3 de este documento), se publicar la intencin de actualizacin
en la pgina Web de Ecopetrol, www.ecopetrol.com.co.
La DCT a travs de las mesas tcnicas extendidas se encargar de revisar los resultados segn la
estrategia utilizada (ver tabla No.3) y realizar la actualizacin del listado de marcas, siguiendo el
Manual de Metodologa Estndares Tcnicos ECP-VST-G-GEN-MT-001 y el documento Procedimiento
para elaboracin de documentos emitidos por el equipo corporativo de normas y estndares tcnicos
PDO-P-024 o los documentos vigentes que los reemplacen o modifiquen.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DEL LISTADO DE MARCAS


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El listado de marcas aceptadas deber ser divulgado antes de su publicacin al Comit Estratgico de
Estandarizacin Tcnica para su aprobacin mediante acta de reunin. El comit est conformado por
VIN, DEA, VIJ, DSC, Unidad de tica y cumplimiento y la DCT.
La actualizacin del listado de marcas debe seguir cada una las etapas del siguiente diagrama de flujo:
DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

NO

ITEM

Plantear la necesidad

Analizar la necesidad

Aprobar
necesidad?

SI

RESPONSABLE

ROL

Comit estratgico
de estandarizacin
tcnica.

Vicepresidente VIN / Director DCT /


Director DEA/ Director DSC / Jefe
de Unidad de Asuntos Jurdicos
Contractuales, VIJ/ Jefe de Unidad
de tica.

Aprobar el plan de
trabajo PDT

Ejecutar el Plan de
Trabajo PDT

Revisar los resultados y


actualizar el listado

VIN

Lder de estandarizacin tcnica Lder de marcas aceptadasprofesionales de Mesas Tcnicas.

Publicar resultados de
evaluacin

DSC -DCT

Funcionarios autorizados, lder de


marcas aceptadas, lder de
estandarizacin tcnica

Aprobar
listado?

Vicepresidente VIN / Director DCT /


Comit estratgico Director DEA/ Director DSC /
de estandarizacin Unidad de Asuntos Jurdicos
Contractuales, VIJ.

SI

Publicar el listado de
marcas actualizado

10

VIN

Divulgar el listado de
marcas actualizado
11

Fin

La DCT presenta la necesidad de


actualizacin del listado en el comit para
su aprobacin.

Realizar el nombramiento de los


representantes de las reas descritas en el
Profesionales DEA, UCN, VIJ, lder
numeral 4.1 del procedimiento de
de marcas aceptadas y de
actualizacin del listado de marcas, para
DCT
estandarizacin tcnica, Lideres de dimensionar el alcance, elaborar el plan
mesas tcnicas.
de trabajo, determinar el recurso y
presupuesto requeridos para la
actualizacin del listado.
Vicepresidente VIN / Director DCT /
Aprobar el PDT, los recursos y el
Director DEA/ Director DSC /
Comit estratgico
presupuesto para la actualizacin, en
Unidad de Asuntos Jurdicos
de estandarizacin
sesin del comit estratgico de
Contractuales, VIJ/ Jefe de Unidad
estandarizacin. Es presentado por la DCT.
de tica.
*Elaborar documentacin segn la
Profesionales DEA, UCN, VIJ, lder
estrategia de actualizacin que aplique
de marcas aceptadas y de
DEA-VIN-UCN-VIJ
(Tabla 3, numeral 4.4).
estandarizacin tcnica,
*Ejecutar evaluacin segn estrategia.
profesionales de mesas tcnicas.
* Elaborar informe de resultados.

Elaborar Plan de Trabajo


PDT

NO

DESCRIPCION

Justificar la necesidad segn las causales


rea solicitante: los negocios,
rea de inters (DCT
del numeral 4.3 delprocedimiento de
profesionales de compras y
- NEGOCIOS - DEA actualizacin del listado de marcas. El
contratacin, profesionales de
DSC)
rea solicitante debe diligenciar el
estandarizacin y Abastecimiento.
formato de solicitud y dirigirlo a la DCT.
Lder de marcas aceptadas, Lder de Analizar y validar en las mesas tcnicas la
DCT
estandarizacin tcnica y Lder de necesidad de cada rea de inters
mesa tcnica
solicitante, segn la complejidad del caso.

DEA-UCN-VIN

Revisar los resultados de la evaluacin


segn la estrategia y actualizar la lista de
marcas en la sub-categora o subcategoras que apliquen del listado.
Para el caso de actualizacin del listado a
travs de Inteligencias de Mercado IMs,
publicar resultados de la evaluacin para
aclaraciones de los proponentes.
Aprobar el listado de marcas actualizado
en sesin del comit estratgico de
estandarizacin.

Lder de marcas aceptadas

Publicar el listado de marcas en la pgina


web www.ecopetrol.com.co, links para
contratistas y marcas aceptadas. En P8 o
el sistema vigente de informacin vigente,
para divulgacin al interior de Ecopetrol.

Profesionales DEA (UEA y U. de


relacionamiento con proveedores),
UCN, VIJ, lder de marcas aceptadas
y de estandarizacin tcnica,
profesionales mesas tcnicas.

Divulgacin externa e interna a los grupos


de Inters del listado de marcas aceptadas
a travs de publicaciones web y
divulgacin en eventos con proveedores.

Plantilla 010
___________________________________________________________________

VERIFICACION
Forma to de
Sol icitud
Di l igenciado

Forma to
a probado

Acta Soporte
de decisin

PDT
El a borado

Acta Comi t

Informe de
Res ultados

Li s tado
a ctua lizado

Informe de
a cl araciones

Acta Comi t

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Medios Web

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4.5.a Especificaciones tcnicas y criterios de evaluacin para actualizacin del listado de
marcas a travs de Inteligencias de Mercado
Cada sub-categora del listado de marcas aceptadas tiene una especificacin tcnica de Ecopetrol y/o el
sector Oil & Gas. Las de procedencia de Ecopetrol son elaboradas, actualizadas o modificadas por las
mesas tcnicas extendidas de las especialidades.
4.5.a.1.

Criterios de evaluacin durante los tramites de actualizacin del listado de marcas

Los criterios para la actualizacin del listado de marcas aceptadas se dividen en 3 tipos:

Tcnicos

Los criterios tcnicos buscan asegurar el cumplimiento de los requerimientos tcnicos de Ecopetrol para
garantizar la confiabilidad de los sistemas, equipos y componentes, la seguridad de las personas y los
procesos. Los cuestionarios para la evaluacin de estos criterios son elaborados y actualizados por las
Mesas tcnicas extendidas de las especialidades lideradas por VIN.
Tabla 4. Resumen de criterios tcnicos.
CRITERIO

Normalizacin

DESCRIPCION

INFORMACION EN GENERAL REQUERIDA

Cumplimiento
de
Estndares
Internacionales y normas tcnicas del
sector Oil & Gas para fabricacin, pruebas
y operacin de los Equipos.

Certificados de cumplimiento de normas y


estndares
de
fabricacin,
pruebas
y
operacin segn los requerimientos de
Ecopetrol.

Certificados de calidad del producto (entre


Certificaciones
que
demuestren
la
otros, trazabilidad de material, certificados de
durabilidad, calidad y confiabilidad del
material, pruebas no destructivas, pruebas en
producto.
fbrica, calibracin.)
Documentos que evidencien la existencia de
Compatibilidad
partes
o
elementos
de
equipos
(Cuando aplique Intercambiabilidad de partes o elementos intercambiables entre diferentes modelos de
segn la sub- de equipos de la misma marca.
equipos de la misma marca. Ej: entre otros,
categora)
catlogos, listas de partes que evidencien la
compatibilidad.
Calidad de
Producto

Financieros y Administrativos

Corresponden a la normativa vigente definida por las reas de cumplimiento y financiera de Ecopetrol
para evaluacin en temas financieros y administrativos.

Comerciales

Los criterios comerciales complementan los criterios tcnicos y se relacionan con los tres criterios
definidos en la tabla 5 en el sector Oil & Gas y en Ecopetrol.
Plantilla 010
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Tabla 5. Resumen de criterios comerciales.
CRITERIO

Aceptabilidad

Garanta

Poblacin

4.5.a.2.

DESCRIPCION

INFORMACION REQUERIDA EN GENERAL

Cantidad de equipos o monto de ventas a otras


Conocer si la marca ha sido comprada compaas del sector Oil & GAS en Colombia en
y/o utilizada a otras empresas del sector los
ltimos
10
aos.
Acreditarlo
con
Oil & Gas.
documentos
como:
Facturas,
contratos,
certificaciones de compradores.
Certificacin que lo acredite como fabricante,
representante autorizado y/o exclusivo con
Respuesta por la calidad y servicio postcapacidad para prestacin de soporte tcnico
venta.
especializado de preferencia en Colombia y
garantas post-venta.
Nmero de equipos comprados o Indicar el nmero de las rdenes de compra y
instalados y en funcionamiento en su ao o copia de las mismas con Ecopetrol en
instalaciones de ECOPETROL S.A.
los ltimos 10 aos.

Numero de cupos para marcas por sub-categora del listado de marcas

Para determinar el nmero de cupos por sub-categora se define la siguiente expresin:

(1)
Para sub-categoras crticas por seguridad de procesos utilizar la expresin:

(2)
Donde:
Nm: Nmero de cupos por sub-categora.
Pe: Participantes elegibles dentro los que se presentaron al tramit de inteligencia de mercado para ser
incluidos al listado de marcas. Corresponde a los participantes elegibles que tienen puntaje mayor o
igual a la media de los puntajes sobre los criterios que sean evaluados. Se determina como se describe
a continuacin:

(3)
Donde:
P2: es el nmero de participantes que cumplen con los criterios de obligatorio cumplimiento y que se
evalan cuantitativamente.
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Pe debe ser mayor a 3. Para casos en los cuales Pe sea menor o igual a 3 se toma Nm= Pe.
4.6
4.6.a

SOLICITUDES DE EXCLUSIN DEL LISTADO DE MARCAS ACEPTADAS


Causales de exclusin

Para iniciar un trmite de exclusin de una marca del listado de marcas aceptadas se consideran como
causales o no conformidades las siguientes:

Incumplimiento tcnico por, entre otras: incumplimiento de las especificaciones tcnicas de


Ecopetrol, fallas de equipos y baja calidad (en materiales, defectos de fabricacin que afecten la
confiabilidad, mal funcionamiento, deficiencia en desempeo, baja eficiencia de equipos, etc.), las
cuales deben ser debidamente sustentadas por las reas solicitantes con un anlisis de falla y/o
valoracin de la no conformidad segn aplique, acorde con lo descrito en el numeral 4.6.c de este
documento.
Cualquier tipo de incumplimiento grave o hecho que generen incidentes y perjuicio econmico a
Ecopetrol, incumplimiento de obligaciones comerciales, entre otros, de acuerdo con lo descrito en el
procedimiento de desempeo de contratistas GAB-P-013 o el documento vigente que lo modifique o
reemplace.
Cuando la evaluacin de desempeo del fabricante o representante exclusivo es deficiente de
acuerdo con el procedimiento de desempeo de contratistas GAB-P-013 o el documento vigente que
lo modifique o reemplace
Cuando el representante este incluido en una lista restrictiva, y el fabricante no defina otro
representante a solicitud de Ecopetrol.
Cuando el fabricante este incluido en una lista restrictiva.
Cuando la tecnologa que ofrece una marca es obsoleta o dicha tecnologa desaparece del mercado.
Cuando se presente un incumplimiento al cdigo de tica de Ecopetrol.

4.6.b

Solicitud y aprobacin de exclusin de marcas

Para realizar una solicitud de exclusin de una marca del listado de marcas, segn las causales
mencionadas en el numeral 4.6.a, el rea solicitante debe diligenciar el Formato para la solicitud y
evaluacin de cambio de marcas aceptadas - GAB-F-235 o el documento vigente que lo modifique o
reemplace, el cual se tramita en las mesas tcnicas extendidas de las especialidades para anlisis,
investigacin tcnica y validacin.
4.6.c

Investigacin tcnica y anlisis de las no conformidades

La solicitud de exclusin ser informada por Ecopetrol al representante de la marca o el fabricante,


para que este enve por escrito las aclaraciones correspondientes del caso.
Ecopetrol a travs de las Mesas tcnicas extendidas por especialidad concluir la investigacin tcnica y
el anlisis segn la respuesta del fabricante o representante la marca y emitir las recomendaciones
que correspondan.
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De acuerdo con la valoracin RAM de la no conformidad, la Mesa tcnica extendida aplicar las
siguientes acciones segn aplique:
Tabla 6. Aprobacin y Aceptacin de las No Conformidades.
VALORACIN RAM DE LA NO CONFORMIDAD
N
LM
H VH

ACCIN
No Aplica la No Conformidad
Marca excluida por periodo de prueba*
Excluir del listado de marcas aceptadas**

*El periodo de prueba es el tiempo durante en el cual la marca se mantendr excluida del listado de
marcas hasta que se verifique el cumplimiento de las acciones para corregir la no conformidad. Las
mesas tcnicas extendidas definen el tiempo durante el cual la marca estar en periodo de prueba.
Una vez resuelta la no conformidad, la marca ser sometida a una evaluacin por parte de las mesas
tcnicas extendidas para determinar si puede ser incluida nuevamente en el listado de marcas
aceptadas y en caso de ser requerido definir la documentacin que debe presentar acorde con el
numeral 4.5.a.1.
**Para el caso en el cual la valoracin sea H, en trmites futuros de actualizacin del listado de marcas
el fabricante o el representante podr volver a presentar la informacin requerida siempre y cuando a
criterio de Ecopetrol demuestre que la no conformidad que gener la valoracin RAM ha sido resuelta.
Para el caso de valoracin VH, Ecopetrol puede excluir una marca de forma definitiva y sin ninguna
posibilidad de volver a ser incluida en el listado de marcas a travs de ningn trmite de actualizacin
del listado de marcas.
El resultado de la investigacin se presenta para aprobacin en el Comit de Estandarizacin Tcnica de
la VIN, mediante acta de reunin.
4.6.d

Notificaciones a los fabricantes

El resultado de la investigacin, se comunicara formalmente al interior de Ecopetrol y al representante


de la marca o el fabricante, indicando la decisin, la causa de la misma, las acciones de mejora
esperadas cuando apliquen y su periodo de validez.
4.7

INCLUSIN DE NUEVAS TECNOLOGAS EN EL LISTADO DE MARCAS

Para solicitudes de inclusin de nuevas tecnologas en el listado de marcas aceptadas se consideran dos
criterios:
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Tecnologas desarrolladas y/o licenciadas por Ecopetrol.


Nuevas tecnologas desarrolladas en el mercado.

4.7.a

Tecnologas desarrolladas y/o licenciadas por Ecopetrol

Para el caso de nuevas tecnologas desarrolladas y/o licenciadas por Ecopetrol a terceros, solo se
analizarn para inclusin al listado de marcas aceptadas, aquellas relacionadas con equipos y
componentes segn el rbol de clasificacin por especialidad tcnica de dicho documento y una vez se
hayan ejecutado los proyectos que validen el correcto funcionamiento de los equipos o componentes
respectivos. La solicitud de inclusin de marca la puede realizar directamente el rea encargada en
Ecopetrol (Instituto Colombiano del Petrleo - ICP) y/o la Vicepresidencia de cada negocio que la haya
ejecutado utilizando el Formato para la solicitud y evaluacin de cambio de marcas aceptadas - GAB-F235 o el documento vigente que lo modifique o reemplace.
4.7.b

Nuevas tecnologas desarrolladas en el mercado

El trmite de inclusin nuevas tecnologas provenientes del mercado, y relacionadas con equipos y
componentes del rbol de clasificacin por especialidad tcnica del listado de marcas aceptadas GAB-P022, obedecer a los lineamientos del documento Procedimiento para la Evaluacin de tecnologas de
negocio en Ecopetrol GTN-P-001.
Adicional a lo descrito anteriormente en los numerales 4.7.a y 4.7.b, la solicitud de inclusin de marca
proveniente de una nueva tecnologa debe incluir:

Certificaciones internacionales emitidas por el ente acreditado para tal fin, sobre el cumplimiento de
los estndares de fabricacin.

Clasificacin de la nueva tecnologa segn rbol de clasificacin por especialidad tcnica del listado
de marcas aceptadas GAB-P-022.

En caso de no existir la especialidad, categora o subcategora en el listado de marcas aceptadas en la


que aplica la tecnologa, la DCT realizar la evaluacin de la propuesta para definir si amerita su
inclusin en el listado de marcas y su posterior aprobacin por parte del comit de estandarizacin
tcnica de la VIN.
Los casos de los numerales 4.7 se revisaran en la mesa tcnica que aplique para su validacin.
Posteriormente se divulgar en el Comit estratgico de Normalizacin y Estandarizacin para su
aprobacin mediante acta de reunin.
4.7.c

Categorizacin del listado de marcas aceptadas

Corresponde a las clasificaciones segn el rbol de clasificacin por especialidad tcnica del listado de
marcas aceptadas GAB-P-022, que deben expresar claramente las necesidades tcnicas y de mercado
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para Ecopetrol, en cada una de las especialidades, categoras y sub-categoras. Estas clasificaciones
son definidas por las mesas tcnicas extendidas de VIN. El rbol de clasificacin debe estar sustentado
por Documentos Tcnicos definidos por ECOPETROL y/o
estndares tcnicos
nacionales
e
internacionales segn aplique. En caso de no existir clasificaciones estandarizadas se agruparan de
acuerdo a la UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code.)
Se deben revisar los aspectos tcnicos (cumplimiento de especificaciones, relevancia de las diferencias
entre marcas, estndares internacionales que deben cumplirse, etc.), adems del aspecto comercial
(ventajas y desventajas de contar con marcas aceptadas para el abastecimiento, etc.) y de seguridad
de procesos. Si la decisin de cada mesa extendida es la de contar con marcas aceptadas para la
categora o sub-categora en estudio, debe continuar con el procedimiento reglado en el presente
documento.
5. CONTINGENCIAS
No aplica.
RELACIN DE VERSIONES

Versin

Fecha

09/05/2012

Versin
1

Fecha
23/11/2015

Documento Anterior
Antiguo Cdigo y Ttulo
ECP-VIN-G-GEN-IT-006
Instructivo para Inclusin y
N.A.
Exclusin de marcas Aceptadas
Documento Nuevo
Cambios

Cambios

Procedimiento para la actualizacin del listado de marcas


aceptadas: Se realiz modificacin del objeto, el alcance y el glosario. Se
aclararon las causales de excepcin en la aplicacin del Listado y las
responsabilidades de las reas involucradas.
Se incluyeron las causales de actualizacin del listado, las estrategias para
actualizarlo. Se incluy el captulo de inclusin de nuevas tecnologas. Se
elabor formato de solicitudes al listado. Se incluyeron las ecuaciones para
la definicin del nmero de cupos por sub-categora.
Se fusion el Manual de marcas aceptadas ECP-VIN-G-GEN-MT-002
(Cambi de nombre a listado de marcas) y el Instructivo de inclusin y
exclusin de marcas aceptadas ECP-VIN-G-GEN-IT-006 en un solo
documento que se denomin Procedimiento para la actualizacin del
Listado de marcas.

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