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Qu es una tabla dinmica?

Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero


tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten
intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una
gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes
cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes
columnas que formarn el reporte.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de
Excel, pero imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que
compara el total de ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus
superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada
regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de
terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de
los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas
que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a
resolver este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los
reportes sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs
arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinmicas
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque
parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas
pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy
pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he ledo libros o
tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis multidimensional,
que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un
principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un principio.
A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas
dinmicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que
puedas entender fcilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta
caracterstica de Excel que te har ms productivo.
Funcionamiento de las tablas dinmicas
Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad
de maneras diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En
esta ocasin explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin
sobre las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna

con los productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las


ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de


ventas por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para
cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En
lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el
resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin
entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica
de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de


datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de
nuestra tabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los
agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la
columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para
especificar las columnas de la tabla dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y


resumidos en la tabla dinmica:

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero

transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir
entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre
ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.

En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora


hacindolo con Excel para dejar claro el concepto.
Cmo crear una tabla dinmica
Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de
cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las
columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de
cmo crearlas.
Crear una tabla dinmica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en
la nueva tabla dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del


grupo Tablas de la ficha Insertar

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario


podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla


dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el
botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte


derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos
secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y
por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al
reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea
correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar
como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente
como valores colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y


la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la
siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera
fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden
elaborar tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis
profundo de la informacin.
Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es
conveniente detenerse un momento para conocer las partes que la componen
y
comprender
el
funcionamiento
de
cada
una
de
ellas.
Partes de una tabla dinmica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha
de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos
arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una
tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros
para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la
informacin que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que
se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.

Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se


mostrarn como columnas de la tabla dinmica.

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la


tabla dinmica.

Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla
dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla
dinmica cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo
especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una
herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

ar formato a una tabla dinmica


Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato
fcilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos
especiales para aplicar formato a una tabla dinmica.
La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la
tabla dinmica para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos.

Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la


tabla dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.

Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo


permiten restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo
que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin
Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los estilos que
tienen
filas
con
bandas.

Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden


aplicar a la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo
deseado
se
aplicar
sobre
la
tabla.

Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para
ver todos los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se
aplicar inmediatamente a la tabla dinmica.