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CAPITULO II
2. MARCO
TEORICO
SOBRE
AUDITORIA,
EL
PROCESO
ADMINISTRATIVO Y MANUALES
2.1
AUDITORIA
11
Defliese, Jeanicke, Sullivan, Gnospeluis, Auditora Montgomery, Editorial Limusa, 2 Edicin, Mxico
1991, Pg. 42.
31
es hasta principios del siglo XX cuando inicia un proceso evolutivo con mayor
auge, proceso que es impulsado con mayor intensidad en Norte Amrica
posterior a la depresin de los aos 30, cuando las principales Bolsas de
Valores del mundo sufrieron caos econmico, es entonces cuando se ve la
necesidad de crear en una forma mejor organizada a las empresas en general,
y a las industrias que haban tomado un papel importante en el desarrollo
econmico, las cuales exigan controles ms eficientes, capaces de detectar
desviaciones, errores o deficiencias al interior de las misma, lo que poco a poco
da auge al desarrollo del Auditor, en sentido general y especfico. Las
empresas industriales pasaron a formar parte importante del quehacer
econmico de esa poca, en tal sentido, posterior a la depresin surgen
grandes empresas con matrices y sucursales, las cuales llevan implcita la
necesidad de contratar personal que revisar la veracidad de las transacciones
a grandes distancias, quienes eran reconocidos en ese tiempo como auditores
viajeros. Estas manifestaciones en empresas de gran tamao, dieron origen a
las primeras manifestaciones de la Auditora Interna, dada la necesidad
de
certificar o comprobar que las cifras de los reportes internos eran veraces.
32
los
controles
contables
observar
la
estricta
independencia
33
Diario Oficial N 45, del 25 de febrero de 1969, luego el Estado avala el ttulo de
Contador Pblico Certificado, conocido hasta hoy por sus iniciales CPC,
crendose al mismo tiempo la Ley del Ejercicio de la Contadura Pblica con el
Decreto N 57, del Diario Oficial N 233 del 15 de febrero de ese ao. Producto
de este proceso y debido a las reformas educativas en el ao de 1968 llevadas
a cabo por el Ministerio de Educacin, se modific que para obtener el grado
de Contador Pblico, se debera estudiar un Bachillerato en Comercio y
Administracin, opcin Contadura, para luego estudiar la Licenciatura en
Contadura Pblica en las Universidades del Pas"12.
34
35
Por ser esta ultima definicin de un texto que trata de la materia en cuestin, es
mucho ms amplia, al abarcar una serie de aspectos tales como procesos
sistemticos, afirmaciones relacionadas con actos y eventos econmicos y
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14
36
37
2.1.3.1
Auditora Interna
15
Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna. Instituto de Auditores Internos captulo El
Salvador, Pg. 7
38
2.1.3.2
Auditora Externa
16
WWW.theiia.org
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C., Normas Internacionales de Auditora (NIAS) , 2000,
Pg. 19
18
Erick L. Kolher, Diccionario para Contadores, Editorial Limusa, Mxico, 1996, Pg. 46
17
39
en
todos
los
aspectos
sustanciales,
que
son
trminos
equivalentes19.
2.1.3.2.1
19
20
John W. Cook, Gary M. Winkle, Auditora, Tercera Edicin, Editorial Mc Graw-Hill , 1994, Pg. 147
40
41
Circunstancias:
Cuando el auditor concluye que los Estados Financieros dan un punto
de vista verdadero y razonable ( estn presentados razonablemente,
respecto de todo lo importante), de acuerdo con el marco conceptual
para informes financieros identificados. Una opinin limpia tambin
indica que han sido determinados y revelados en forma apropiada en
los Estados Financieros cualesquier cambio en principios contables o
en su mtodo de aplicacin, y los efectos consecuentes.
Dictmenes modificados
Asuntos que no afectan la opinin del Auditor
a) nfasis en el Asunto En este tipo de dictamen, el prrafo de nfasis en el asunto se aade
posterior al prrafo de opinin, y ordinariamente se refiere algn
asunto de importancia relativa de un problema de negocio en marcha,
y cuya resolucin depende de eventos futuros que no estn bajo
control directo de la entidad, pero que puedan afectar a los estados
financieros. Aadir este prrafo no afecta la opinin del Auditor.
Asuntos que si afectan la opinin del Auditor
a) Opinin Calificada
Debera expresarse cuando el Auditor concluye que no puede
(con Salvedades):
expresarse una opinin limpia, pero que el efecto de cualquier
desacuerdo con la administracin, o limitacin en el alcance no es tan
importante como para requerir una opinin adversa o una obtencin
de opinin. Una opinin con salvedades debe expresarse como
excepto por los efectos del asunto al que se refiere la calificacin.
Entre las condiciones que hacen necesario que el auditor emita una
opinin con salvedades estn: a) La inconsistencia: se refiere a la
inconsistencia en la aplicacin de los principios contables, lo que
genera un efecto importante en los estados financieros. b) Violacin
de principios contables: cuando se aplican principios contables que no
son de aceptacin general, o que difieren de los promulgados por
organismos estudiosos en la materia, c) Revelacin inadecuada, d)
Limitaciones de alcance: motivos que al auditor le impidan llevar a
cabo todos los procedimientos o de obtener evidencia suficiente, e)
Desacuerdo con la administracin respecto de la aceptabilidad de las
polticas contables seleccionadas.
3. Opinin Adversa:
Debera expresarse cuando el efecto de un desacuerdo es tan
importante para los estados financieros que el auditor concluye que
una salvedad al dictamen no es adecuada para revelar la naturaleza
equvoca o incompleta de los estados financieros. Entre las
condiciones que principalmente llevan al auditor a negar la opinin se
encuentran: a) Desacuerdo sobre polticas contables, b) Revelacin
inadecuada (un caso por excepcin de violacin de principios de
contabilidad generalmente aceptados)
4.Abstencin
de Debera expresarse cuando el posible efecto de una limitacin en el
opinin:
alcance es tan importante que el Auditor no ha podido obtener
suficiente evidencia apropiada, y consecuentemente no puede
expresar una opinin sobre los estados financieros.
Fuente: Normas Internacionales de Auditora (NIAS) 700-799.
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(planificacin
presupuestacin;
coordinacin
de
recursos,
21
AUDISAL, Boletn No. 01/200, 2000, Pg. 29, colaboracin de M. Alvarado Riquelme y J.J. Molero
Lpez
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22
23
24
25
44
26
45
29
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2.1.5.1
Aun
Similitudes
con fines diferentes, ambas auditoras aplican las mismas tcnicas
2.1.5.2
Diferencias
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48
a) Fase de Planificacin
En esta etapa el auditor obtiene o actualiza la informacin a cerca del tipo de
examen a efectuar: Documentos legales, manuales de procedimientos sobre la
estructura de control interno, el ambiente en el cual se desarrollan las
operaciones; obtiene informacin a cerca de los procedimientos y polticas
contables importantes, sobre el sistema de contabilidad, cuestiones de logstica,
tales como: Las fechas de juntas importantes, fechas de corte de inventarios,
fechas de pago de proveedores, horas de cortes de caja. Esta informacin le
sirve al auditor para poder planificar y documentar las pruebas y procedimientos
de auditora. Hace juicios preliminares a cerca de la importancia y el riesgo que
representa una o varias reas en especfico. Estas evaluaciones preliminares
constituyen la base para que el auditor determine la naturaleza, oportunidad y
alcance de las pruebas y procedimientos de auditora.
49
31
Instituto Mexicano Contadores Pblicos, Normas Internacionales de Auditora, 4 Edic.1999, Pg. 118
Idem.
33
Idem.
32
50
b) Fase de Ejecucin
En esta etapa el auditor obtiene y evala la evidencia para corroborar si las
declaraciones de la informacin sujeta a revisin son razonables, de acuerdo a
principios contables y en concordancia con polticas y procedimientos de la
empresa. Con ello el auditor determina si los objetivos de auditora
determinados en la fase de planificacin se han logrado. El auditor aplica tanto
pruebas de cumplimiento como procedimientos de sustancia.
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c) Fase de Control
En esta etapa el auditor hace una comparacin de los resultados obtenidos y
los esperados o planificados, a efecto de realizar los ajustes correspondientes y
tomar
las
acciones
correctivas
necesarias,
utilizando
procedimientos
Auditora
52
2.1.7.1
Independencia:
Los auditores internos deben ser independientes de las actividades
que auditen.
2.1.7.2
Aptitud Profesional:
La auditora interna debe realizarse con pericia y
cuidado profesional.
con el debido
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de
que
las
auditoras
estn
debidamente
supervisadas.
2.1.7.2.2 El Auditor Interno
a) Cumplimiento de las Normas de Conducta. Los auditores
internos deben cumplir con las normas profesionales de conducta
dictaminadas en el Cdigo de Etica.
b) Conocimientos, Tcnicas y Disciplinas. Los auditores internos
deben poseer los conocimientos, tcnicas y disciplinas necesarias
para la realizacin de las auditoras internas.
c) Relaciones Humanas y Comunicacin. Los auditores internos
deben poseer cualidades para tratar con las personas y
comunicarse de forma efectiva.
54
2.1.7.3
55
2.1.7.4
56
2.1.7.4.4 Seguimiento.
Los auditores internos deben efectuar el seguimiento para determinar
que se tomen acciones adecuadas con relacin a los hechos
auditados.
2.1.7.5
57
2.1.7.5.2 Planificacin.
El director de auditora interna debe establecer planes para llevar a
efecto la responsabilidad del departamento.
58
34
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Planeacin
a) Concepto
Implica seleccionar misiones y objetivos, as como las acciones necesarias
para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es, de la
eleccin de cursos futuros de accin a partir de diversas alternativas.35
La planeacin es un proceso racional de toma de decisiones por anticipado que
incluye la seleccin de los cursos de accin que deben seguir las empresas y
cada unidad de las mismas para conseguir los objetivos de manera ms
eficiente.
b) Importancia
Planear es tan importante como hacer, a efecto de:
Lograr la eficiencia en la utilizacin de los recursos y elementos
(materiales, humanos, financieros y tecnolgicos).
Coordinar adecuadamente los cursos de accin seleccionados.
Establecer guas para el logro de los objetivos propuestos
Los planes son utilizados como parmetros de medicin con lo
ejecutado.
En la planeacin se elige cursos alternativos que ms convienen a
la organizacin, evitando la improvisacin.
35
Harol Koonz, Heinz Weihrich, Administracin, Editorial limusa, 11 Edicin, 1999, Pg. 35
60
c) Principios
Segn el propsito y naturaleza de la planeacin se agrupan los principios
siguientes:
61
2.2.2.2
Organizacin
a) Concepto
Es la parte de la administracin que supone el establecimiento de una
estructura intencionada de los papeles que los individuos debern desempear
en una empresa36. Comprende la estructuracin tcnica de las relaciones que
debern existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos que
conforman la empresa con el fin ultimo de lograr la mxima eficiencia dentro de
los cursos de accin seleccionados.
b) Importancia
En esencia la importancia de la organizacin radica en la utilidad de la
definicin de quien (en qu puesto) y cmo
36
62
c) Principios
Segn el propsito de la organizacin
Principio de la unidad de objetivos
Principio de la eficiencia organizacional
63
2.2.2.3
Integracin de personal
a) Concepto
Implica llenar y mantener ocupado los puestos contenidos en la estructura
organizacional37. Esta etapa del proceso administrativo ejecuta los elementos
materiales y humanos necesarios para el adecuado funcionamiento de la
organizacin.
b) Importancia
Es el primer paso en la etapa dinmica del proceso administrativo, del que
depende en gran parte que la teora organizacional tenga la eficiencia planeada.
37
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c) Principios
Principio de objetivo de la integracin de personal.
Principio de la integracin de personal.
Principio de definicin del puesto.
Principio de evaluacin de los administradores.
Principio de competencia abierta.
Principio de capacitacin y desarrollo de los administradores.
Principio de objetivos de capacitacin.
Principio de desarrollo permanente.
2.2.2.4
Direccin
a) Concepto
La direccin es aquel elemento de la administracin en el que se logra la
realizacin efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del
administrador, ejercida basndose en decisiones, ya sea tomadas directamente,
ya, con ms frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultneamente
que se cumplan en la forma adecuada todas las ordenes emitidas38.
38
65
b) Importancia
De acuerdo, con relacin a los dems elementos la direccin es la parte
esencial y central de la administracin, a la cual se deben subordinar y ordenar
todos los dems elementos. De nada sirven tcnicas complicadas en cualquiera
de los otros cuatro elementos, si no se logra una buena ejecucin, la cual
depende inmediatamente, y coincide temporalmente con una buena direccin.
c) Principios
Principio de la armona de objetivos.
Principio de la motivacin.
Principio de liderazgo.
Principio de la claridad de la comunicacin.
Principio de la integridad de la comunicacin.
Principio del uso complementario de la organizacin informal.
2.2.2.5
a) Concepto
Control
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b) Importancia
La importancia del control que es el ltimo elemento de la administracin radica
en el sistema de retroalimentacin. Puede catalogarse en dos grupos: uno que
opere en forma automtica, prescindiendo del criterio, juicio, discusin de los
hombre que manejan el control, o bien que acten como meros informadores de
los encargados de control, aun cuando esta informacin debe ser simultanea a
los resultados de la accin controlada, y no hasta el fin de un perodo.
c) Principios
Segn el propsito y la naturaleza del control:
Principio del propsito del control.
Principio del control dirigido hacia el futuro.
Principio de la responsabilidad del control.
39
67
2.3
MANUALES
2.3.1 Generalidades
El estudio de la ciencia Administrativa, a travs de nuevas corrientes de
pensamientos innovadores, ha desarrollado para los organismos sociales un
sinnmero de herramientas, entre las cuales se encuentran los manuales;
68
racionalmente administrada.
Existe
diversidad
de
manuales
administrativos,
cuyo
propsito
es,
las
pautas
para
su
diseo;
contiene
objetivos,
sistemas,
es
lograr
el
cumplimiento
de
funciones,
actividades
objetivos
administrativos.40
Un manual se define como un folleto, libro o carpeta, en los que de una manera
fcil de manejar (manuable) se encuentran en forma sistemtica, una serie de
elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta
que se presenta entre cada grupo humano de la empresa. 41
40
69
2.3.3.1
Manuales de Organizacin
42
Guillermo Gmez Ceja, Planeacin y Organizacin de Empresas, Editorial Mcgraw Hill, Octava
Edicin, 1994, Pg. 378
43
70
2.3.3.2
2.3.3.3
44
45
71
2.3.3.4
Manuales de Procedimientos
Ibid. Pg. 67
72
ejemplos
de
formularios,
autorizaciones
documentos
2.3.4.1
Ventajas
73
2.3.4.2
Limitaciones
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