Manual Eventos ANAC

Manual de Eventos
Manual de Eventos
VERSO N
OUTUBRO, 2012
Manual de Eventos 1 edio

Elaborao: Assessoria de Comunicao Social - ASCOM
Sumrio
Captulo I - Conceito de Evento
1. Tipos de Eventos
1.1. Eventos Expositivos
1.2. Eventos Sociais
1.3. Eventos Dialogais
1.4. Eventos Honorficos
1.5. Eventos Competitivos
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Captulo II - Cerimonial e Protocolo
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Captulo III - Planejamento de Eventos
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Captulo IV - Organizao de Eventos
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1. CONCEITOS
2. PRECEDNCIA
3. FORMAS DE TRATAMENTO
4. SMBOLOS NACIONAIS
4.1. Posio da Bandeira Nacional em evento
5. Correspondncias para Eventos: o Convite
6. Trajes
6.1. Traje Esporte
6.2. Traje Passeio Completo
7. Roteiro para Mestre de Cerimnias
8. Usos e Costumes Internacionais
8.1. Idioma
8.2. Presentes
8.3. Alimentao
1. Processo de Planejamento
1. Definio do Espao Fsico

1.1. Principais estilos de arrumao
2. Salas de Apoio
2.1. Secretaria de eventos
2.2. Sala VIP
2.3. Sala de Imprensa
2.4. Sala da equipe organizadora
2.5. Sala de segurana
2.6. Sala Mdica ou Ambulatrio
2.7. Sala ou Cabine de Som, Luz e Traduo
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3. Equipamentos e Materiais de Apoio

4. Acesso
5. Transporte
6. Hospitalidade
7. Registro do Evento
8. Ambientao
9. Alimentao
10. Limpeza
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Captulo V - Divulgao de Eventos
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Anexos
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1. Identidade Visual
2. Sinalizao
3. Material Promocional
4. Meios de Comunicao da ANAC
Anexo 1: Tipos de servios

Anexo 2: Modelo de formulrio para check list
Anexo 3: Modelo de questionrio de avaliao de evento
Anexo 4: Modelo de composio de mesas para
almoos e jantares
Anexo 5: Formas de apresentao e cumprimentos
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As relaes pblicas so decisivas na construo da imagem

institucional da ANAC. Os eventos, principal ferramenta para a
gesto das relaes pblicas, tm papel crucial na comunicao
estratgica da Agncia com suas unidades organizacionais,
com regulados, com entidades governamentais e usurios.
Planejar eventos que efetivamente atinjam o pblico, revertendo em
aumento de influncia para a ANAC, constitui um desafio constante
que no pode ser vencido isoladamente. Trata-se de trabalho que
deve ser pensado e colocado em prtica por todos os seus atores.
Nesse sentido, est disposio das unidades organizacionais
este Manual de Eventos que contm orientaes e
informaes sobre procedimentos para a realizao de um
evento da ANAC ou com a participao da Agncia.
O presente trabalho nasceu de pesquisa realizada pela
equipe da Assessoria de Comunicao Social da ANAC, por
meio da Gerncia Tcnica de Relaes Pblicas,
junto a publicaes que so referncias no assunto, de
modo a apresentar s unidades organizacionais as etapas
para o planejamento e organizao de um evento.
Este documento ser atualizado de acordo com a necessidade
e a realidade da Agncia no tocante ao tema.
Assim, a expectativa que este conjunto de conceitos e
procedimentos colabore para fortalecer o relacionamento com os
nossos pblicos e, consequentemente, contribua para consolidar
a imagem institucional da Agncia Nacional de Aviao Civil.
Assessoria de Comunicao Social
MANUAL DE
NAC
Captulo I
Conceito de Evento
Captulo I
Conceito de Evento
M an u al de E V E N T O S - A nac
Conceito de Evento
Captulo I
Evento pode ser definido como uma concentrao de pessoas e/ou

entidades realizada em data e local previamente estabelecido e com
objetivo especfico. Ferramenta fundamental nas relaes pblicas,
os eventos buscam atrair estrategicamente a ateno de determinado
pblico principalmente formadores de opinio a fim de agregar
valor imagem da instituio, por meio de acontecimento concebido
e planejado para atingir os resultados almejados.
1. Tipos de Eventos
H vrias formas de classificar um evento: categoria, abrangncia,
frequncia, dimenso, adeso, perfil dos participantes, etc.
Neste captulo sero utilizadas informaes contidas no Manual de
Eventos do Sistema Indstria e Manual de Eventos da Fora Area
Brasileira, que classificam os eventos em:
Ferramenta fundamental
nas relaes pblicas, os
eventos buscam atrair
estrategicamente a
ateno de determinado
pblico a fim de agregar
valor imagem da
instituio.
Expositivos: objetivam a divulgao de produtos, servios,

publicaes, objetos, documentos, fotografias, por meio de
exposio pblica. A principal vantagem dos eventos expositivos
est na eficincia com que se difundem informaes simples e
imagticas. Exemplos: feira, salo, mostra, exposio, inaugurao
e assinatura de atos.
Sociais: valem-se do entretenimento, do lazer, do
compartilhamento, e da confraternizao para aproximar
socialmente os participantes, o que costuma ser importante para
diversos eventos. Normalmente, os eventos sociais fazem parte de
um evento maior, mas isso no obrigatrio. Exemplos: almoo,
coffee break, jantar.
Dialogais: esses eventos renem autoridades e pessoas de
notrio saber para difundir informao, fomentar o debate e
levantar questionamentos sobre assuntos de interesse. Dentre
as vantagens tpicas dos eventos dialogais esto a produo de
conhecimento novo, resumida em publicaes posteriores, e a
maior profundidade alcanada. Exemplos: palestra, conferncia,
frum, seminrio, simpsio, congresso, entrevista, entre outros.
Honorficos: caracterizam-se pelo ato de homenagear com
honraria servidores ou pessoas ligadas organizao. Exemplos:
entrega de placas, medalhas, diplomas ou prmios.
Captulo I
Conceito de Evento
Competitivos: a competio nas reas cultural, cientfica e

esportiva tem como principal vantagem sobre os eventos
expositivos e/ou dialogais o fato de que os espectadores e
participantes geralmente experimentam uma imerso mais
intensa. Alm disso, neles frequentemente ocorre revelao de
talentos e a divulgao de trabalho tcnico para o pblico leigo.
Exemplos: concursos, jogos e torneios.
1.1. Eventos Expositivos

a) Assinatura de Atos
Definio: ato solene para assinatura de contratos, convnios,
termos de compromisso, marcando a parceria entre organizaes
para o desenvolvimento de aes.
Objetivo: tornar pblico o ato celebrado
Durao: varivel.
Pblico-alvo: parceiros envolvidos.
Planejamento do evento:
-- definir o local do evento (auditrio, salo, sala de reunies ou
gabinete);
-- organizar a chegada e o encaminhamento das autoridades,
convidados e imprensa aos lugares a eles reservados;
-- preparar a mesa de honra, se houver, e contratar mestre de
cerimnias para conduzir o evento;
-- verificar a necessidade ou no de leitura do ato a ser assinado;
-- realizar, aps o ato de assinatura pelas partes envolvidas, os
discursos a serem proferidos, comeando com a autoridade
de menor hierarquia e finalizando com a autoridade mais
importante.
b) Exposio
Definio: evento que rene fornecedores, fabricantes,
consumidores ou usurios com objetivo de estabelecer contatos
comerciais, apresentar produtos, bens ou servios, bem como
atender aos mais diversos questionamentos do pblico visitante.
Pode ser itinerante ou no.
Objetivo: projetar a organizao tcnica e institucionalmente,
criando oportunidades de troca de informaes.
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Conceito de Evento
Captulo I
Durao: varivel.
Pblico-alvo: comunidade em geral e pessoas ligadas ao tema
principal do evento.
-- definir o(s) objetivo(s) da participao, que pode(m) ser:
difundir novas informaes, marcar presena, incutir conceitos,
apresentar uma nova identidade visual, etc.
-- definir a estratgia a ser adotada;
-- definir previamente o que vai ser exposto e como ser a
participao da organizao (em estande, com utilizao de
painis fotogrficos, banners, identificao externa);
-- produzir as peas de divulgao a serem distribudas no evento
(folders, folhetos, jornais, releases, entre outras);
-- definir a logstica necessria para a realizao do evento.
c) Feira
Definio: evento caracterizado pela exposio de produtos em
estandes. promovido por entidade que estabelece as regras
gerais e que permite aos expositores atingirem seus objetivos
institucionais. Possibilita apresentar comunidade em geral o seu
trabalho e a sua importncia para a sociedade brasileira.
Objetivo: apresentar ao pblico-alvo tecnologias, servios e/ou
produtos disponveis para comercializao.
Durao: varivel.
Pblico-alvo: comunidade em geral e pessoas ligadas ao tema
principal do evento.
-- idntico ao da exposio.
d) Inaugurao
Definio: apresentao de novas instalaes ou unidades da
instituio.
Objetivo: divulgao institucional.
Durao: varivel.
Pblico-alvo: interno e externo.
-- escolher o local onde ser realizada a cerimnia de inaugurao;
-- elaborar a lista de convidados;
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Captulo I
Conceito de Evento
-- expedir convites;
-- enviar release para imprensa, se for o caso;
-- planejar cobertura jornalstica e fotogrfica;
-- decorar o local;
-- delimitar rea de estacionamento para convidados;
-- designar equipe para recepo dos convidados.
e) Mostra
Definio: um tipo de exposio que no tem por objetivo a
venda de produtos. Pode ser itinerante.
Objetivo: divulgao institucional.
Durao: em mdia 5 dias.
-- definir o que vai ser exposto e como ser a participao da
organizao;
-- produzir, se for o caso, peas de divulgao direcionadas ao
interesse do pblico-alvo (folders, folhetos, releases, etc.);
-- estabelecer a infraestrutura necessria para a realizao do
evento.
f) Salo
Definio: apresenta as mesmas caractersticas da Feira, podendo
no ter objetivos mercadolgicos imediatos. Menos amplo e
abrangente do que a Feira.
DIFERENAS BSICAS ENTRE EXPOSIO, FEIRA, SALO E MOSTRA
Evento Caractersticas
Promoo do evento: instituio/entidade
organizadora/outros;
Exposio Os expositores no tm autonomia;
O promotor quem estabelece as regras para o
evento.
Promoo do evento: entidade organizadora;
Feira
Estandes: autnomos;
Expositores tm objetivos mercadolgicos, coordenam
a sua apresentao e a venda dos produtos

Salo Mesmas caractersticas da Feira
Mostra Exposio sem o objetivo de venda
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Conceito de Evento
Captulo I
g) Visita Tcnica
Definio: recepo de um grupo de pessoas, com objetivo de
divulgao de suas atividades por meio da apresentao de sua
rea fsica, sua misso e suas atribuies/competncias.
Objetivo: divulgao institucional e aes de benchmarking.
Durao: varivel.
Pblico-alvo: instituies pblicas e privadas, autoridades,
estudantes, imprensa e outros membros da comunidade nacional
e internacional.
-- definir o tipo de visita: 1) poltica de portas abertas (comunidade
geral) ou; 2) visitas especiais misses especiais, visitas
estrangeiras, comitivas, autoridades e personalidades;
-- marcar a visita de acordo com o interesse da instituio ou do
visitante;
-- elaborar um roteiro da visita, alm de um protocolo e cerimonial
adequado;
-- conhecer os costumes do visitante;
-- criar um clima de integrao entre os participantes;
-- comunicar a visita aos servidores das unidades organizacionais
envolvidas;
-- providenciar servios de apoio, como segurana, transporte,
traduo consecutiva, fotgrafo e atendimento da copa;
-- distribuir materiais informativos, como folder, relatrio, vdeo,
entre outros;
-- apresentar o programa previamente, quando as visitas forem
programadas com antecedncia.
1.2. Eventos Sociais

a) Almoo/ Jantar
Definio: evento que rene pessoas em torno de refeies, em
clima de harmonia, celebrao ou cortesia.
Objetivo: estreitar laos com pblico de interesse.
Pblico-alvo: externo e misto.
Durao: varivel.
-- elaborar lista de convidados;
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Captulo I
Conceito de Evento
-- definir local para realizao do evento;

-- expedir convites;
-- definir a decorao do ambiente e das mesas;
-- definir o layout do local e se haver mesa de honra;
-- escolher o cardpio, considerando possveis restries
alimentares;
-- estabelecer precedncias na mesa de honra;
-- definir o tipo de servio ( francesa, inglesa ou americano ver
Anexo 1);
-- confirmar presenas.
b) Coffee Break
Definio: lanche oferecido no intervalo de eventos, podendo ser
no perodo da manh ou da tarde.
Objetivo: oferecer aos participantes um descanso entre as fases
de um evento, como tambm a possibilidade de integrao destes.
Durao: em mdia 15 minutos.
Pblico-alvo: externo e misto.
Dicas de Planejamento:
-- servir em mesa adrede preparada e estrategicamente instalada
em local de fcil acesso, sem atrapalhar o trnsito de pessoas;
-- oferecer a maior possvel variedade de itens.
1.3. Eventos Dialogais

a) Audincia Pblica
Definio: instrumento de dilogo estabelecido com a sociedade
na busca de solues para as demandas sociais, propiciando ao
particular a troca de informaes com a instituio, bem como o
exerccio da cidadania.
Objetivo: obter subsdios e informaes adicionais para soluo de
determinado assunto.
Durao: varivel
Pblico-alvo: externo
-- definir local, data e horrio para a realizao do evento;
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Conceito de Evento
Captulo I
-- verificar se haver uma exposio inicial e, a necessidade de

recursos audiovisuais e de apoio tcnico para operao dos
equipamentos;
-- dispor o mobilirio no formato auditrio e providenciar
microfones, alm de gua e caf para os participantes;
-- preparar o espao fsico com painel de fundo com a identificao
visual do tema a ser abordado e a logomarca da instituio;
-- organizar o procedimento de credenciamento dos participantes,
assim como a entrega do press kit aos jornalistas sobre o evento.
b) Conferncia
Definio: apresentao de um tema informativo, tcnico
ou cientfico, por especialista em determinado assunto, para
uma plateia numerosa. Faz-se necessria a presena de um
coordenador dos trabalhos.
Objetivo: estudar, debater e extrair concluses sobre determinado
tema, oferecendo aos participantes vrios aspectos da questo
abordada.
Durao: em mdia 1 hora, sendo 40 minutos para a apresentao
e 20 minutos para o debate.
Pblico-alvo: especialistas e interessados no tema. Geralmente
apresentada para um pblico superior a 50 pessoas.
-- definir o local, data e horrio para a realizao do evento;
-- elaborar lista de participantes;
-- expedir os convites;
-- definir o coordenador da mesa e o conferencista;
-- providenciar tcnico para operao dos recursos audiovisuais;
-- organizar o momento para as perguntas, que devero ser feitas
ao final da apresentao, por escrito ou ao microfone, entregue
por recepcionista, com identificao do autor;
-- providenciar profissionais de apoio;
-- prever cobertura fotogrfica para o evento;
-- verificar a necessidade de gravao ou filmagem da conferncia,
que s pode ser realizada com a autorizao do conferencista.
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Captulo I
Conceito de Evento
c) Congresso
Definio: reunio formal e peridica de pessoas, pertencentes a
grupos profissionais com o mesmo interesse.
Objetivo: apresentar, estudar, debater e extrair concluses sobre
temas especficos.
Durao: at 5 dias, com no mximo 8 horas dirias.
Pblico-alvo: profissionais, estudantes e interessados no tema.
-- definir a programao do evento;
-- definir data, local e horrio;
-- divulgar o evento;
-- elaborar lista de convidados e emitir convites;
-- confirmar presena dos palestrantes;
-- elaborar roteiro do mestre de cerimnias;
-- providenciar o credenciamento e entrega do material didtico;
-- definir o pessoal de apoio;
-- levantar a necessidade de recursos audiovisuais junto aos
expositores;
-- prever cobertura fotogrfica e jornalstica do evento.
d) Curso
Definio: evento educativo, caracterizado pela apresentao de
um tema especfico, e com finalidade de capacitar ou aperfeioar
seus participantes para o exerccio das atividades relacionadas ao
assunto proposto.
Objetivo: capacitar os participantes para execuo de suas
atividades de trabalho.
Durao: varivel, conforme os objetivos pedaggicos.
-- planejar o curso de acordo com as demandas identificadas;
-- definir equipe de instrutores/ palestrantes;
-- estabelecer o nmero de participantes,
-- organizar o credenciamento e a entrega do material didtico;
-- providenciar os recursos audiovisuais;
-- planejar encerramento, com entrega de certificados.
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Conceito de Evento
Captulo I
e) Debate
Definio: discusso entre duas pessoas, com a apresentao de
pontos de vista distintos. Exige a presena de um moderador ou
mediador para coordenar os trabalhos e estabelecer as regras.
Objetivo: apresentao e debate de temas polmicos.
Durao: varivel.
-- designar moderador para a coordenao do evento;
-- estabelecer o nmero de debatedores;
-- informar plateia sobre o momento de manifestao e
perguntas (moderador).
f) Entrevista Coletiva
Definio: evento caracterizado pela presena de representante
da instituio, especializado em determinado assunto, que ser
questionado pela imprensa sobre o tema de seu conhecimento.
Objetivo: esclarecer e transmitir informaes de grande interesse
para a sociedade.
Durao: varivel.
Pblico-alvo: imprensa local e/ou nacional.
-- verificar se haver uma exposio inicial e, a necessidade de
recursos audiovisuais e de apoio tcnico para operao dos
equipamentos;
-- dispor o mobilirio no formato auditrio e providenciar
microfones, alm de gua e caf para os participantes;
-- preparar o espao fsico com painel de fundo com a identificao
visual do tema a ser abordado e a logomarca da instituio;
-- organizar o procedimento de credenciamento dos jornalistas,
assim como a entrega do press kit sobre o evento.
g) Frum
Definio: evento caracterizado pela troca de informaes e
debate de ideias, com a presena de grandes audincias. Seu
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Captulo I
Conceito de Evento
objetivo conseguir a efetiva participao da plateia que deve ser

sensibilizada e motivada.
Objetivo: proporcionar a reflexo sobre vrios aspectos do tema
escolhido.
Durao: uma hora para cada tema, sendo 40 minutos para
apresentao e 20 minutos para a platia opinar, perguntar e
receber respostas. Pode durar um ou mais dias.
Pblico-alvo: interessados no tema.
-- escolher data, horrio e local para o evento;
-- designar um moderador para coordenar o debate;
-- informar a plateia sobre as regras do debate;
-- organizar a inscrio dos participantes que desejam fazer
perguntas;
expositores;
-- prever cobertura fotogrfica e jornalstica do evento;
-- designar equipe para consolidar o material produzido,
registrando-o nos anais.
h) Mesa Redonda
Definio: reunio de quatro a oito participantes que,
coordenados por um moderador e sentados em semicrculo,
debatem sobre assunto polmico, controvertido e de interesse,
tendo o debatedor tempo especfico para sua apresentao inicial.
Objetivo: debater e discutir determinado tema.
Durao: uma hora, podendo se prolongar por 30 minutos.
Pblico-alvo: segmentos interessados no assunto.
-- escolher data, horrio e local para o evento;
-- definir se a Mesa Redonda ser aberta ou fechada, permitindo
ou no a participao da plateia;
-- estabelecer um moderador para coordenar os trabalhos,
informando as regras e orientando os participantes para que a
discusso permanea em torno do tema principal.
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Conceito de Evento
Captulo I
i) Oficina de trabalho/ Workshop

Definio: programa de treinamento tcnico-prtico ministrado
por profissionais do tema abordado, baseado no conceito de
training by doing.
Objetivo: familiarizar os participantes sobre um determinado
assunto para um maior dinamismo, aliando a teoria prtica.
Durao: de 8 a 30 horas, com, no mnimo, 3 horas e, no mximo,
8 horas dirias.
Pblico-alvo: interno ou externo.
-- definir o local, data e horrio e se o evento ser implementado
paralelamente a outro evento;
-- organizar o credenciamento e a entrega material didtico;
-- entregar os certificados ao final do evento, atendidas as
exigncias de participao;
-- limitar a participao a, no mximo, 30 pessoas.
j) Painel
Definio: apresentao de um quadro no qual um orador
principal e demais painelistas explanam sua viso sobre um tema
predeterminado, com participao de um grupo selecionado e
reduzido de pessoas;
Objetivo: proporcionar a reflexo sobre o tema escolhido por
meio da exposio de ideias variadas e at mesmo antagnicas.
Durao: em mdia, uma hora e meia.
Pblico-alvo: pessoas interessadas no assunto abordado.
-- confirmar presenas dos membros do painel;
-- designar um moderador para coordenar os trabalhos;
-- informar a plateia sobre as regras dos debates;
expositores;
-- prever cobertura fotogrfica do evento.
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Captulo I
Conceito de Evento
k) Palestra
Definio: apresentao de um tema preestabelecido e de
interesse especfico de um grupo homogneo de pessoas que j
possui informaes sobre o assunto, seguida ou no de perguntas
e respostas.
Objetivo: atualizar o pblico sobre um determinado assunto.
Durao: em torno de 1 hora, sendo 40 minutos para a
apresentao e 20 minutos para perguntas e respostas.
Pblico-alvo: interno e/ou externo, dependendo do tema
escolhido.
-- definir o tema e o palestrante;
-- escolher um moderador para coordenao dos trabalhos,
apresentao do palestrante, triagem de perguntas e controle
do tempo;
-- verificar a necessidade de recursos audiovisuais junto ao
palestrante;
-- definir se as perguntas sero feitas direto ao palestrante ou por
meio do moderador, por escrito;
-- verificar a necessidade de fotos, filmagens e gravaes para o
evento.
l) Reunio
Definio: encontro formal ou informal entre duas ou mais
pessoas, com objetivo de discutir, debater e solucionar questes
sobre determinado tema, relacionado s suas reas de atividade.
Objetivo: discutir um assunto predeterminado e decidir, em
conjunto, quais as melhores aes a serem desenvolvidas.
Durao: de acordo com o tema a ser tratado.
Planejamento o evento:
-- definir local, data e horrio;
-- definir a pauta do evento;
-- convocar os participantes;
-- confirmar a presena dos participantes;
-- definir o coordenador e relator do evento;
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Conceito de Evento
Captulo I
-- providenciar a logstica do evento;

-- providenciar a descrio dos resultados em um relatrio ou ata.
m) Semana
Definio: evento semelhante ao Congresso em que os
participantes se renem para debater temas de interesse comum.
Objetivo: consolidar um assunto, facilitando sua absoro.
Durao: de acordo com o tema a ser tratado.
-- idntico ao Congresso.
n) Seminrio
Definio: apresentao de vrios aspectos de um mesmo assunto
por um ou mais expositores. Diferencia-se da palestra pela
durao e pelo nmero de expositores. Divide-se em trs fases:
exposio, discusso e concluso.
Objetivo: informar e promover o debate sobre determinado
assunto.
Durao: um dia inteiro. Se ocorrer em mais de um dia denominase Jornada.
Pblico-alvo: interno e externo, com a participao de
interessados no tema.
-- definir a programao, dividindo o evento em trs fases:
exposio, discusso e concluso;
-- designar um coordenador para conduzir os trabalhos;
-- confirmar presenas dos expositores;
expositores;
-- entregar material aos participantes (pasta, bloco, caneta, etc.);
-- realizar debates aps as apresentaes;
-- prever cobertura fotogrfica e jornalstica do evento.
21
Captulo I
Conceito de Evento
o) Simpsio
Definio: ocasio em que profissionais de renome apresentam suas
ideias e experincias sobre um determinado tema.
Objetivo: promover intercmbio de informaes para facilitar tomada
de deciso.
Durao: de um a trs dias.
Pblico-alvo: Interno e externo, com a participao de interessados
no tema.
- idntico ao do Seminrio.
p) Videoconferncia e Teleconferncia
Definio: apresentao realizada por meio de recursos
audiovisuais e eletrnicos, permitindo a interao entre pessoas
que esto em espaos diferentes e at mesmo distantes.
Objetivo: manter a interatividade entre pessoas ou grupos
interessados em um determinado assunto, encurtando distncias,
racionalizando recursos e acelerando a troca de informaes.
Durao: varivel.
Dicas de planejamento:
-- providenciar os recursos audiovisuais e tecnolgicos necessrios;
-- testar previamente os equipamentos, verificando se esto em
condies plenas de utilizao;
-- designar um mediador para conduzir os trabalhos em cada uma
das localidades participantes.
1.4. Eventos Honorficos

a) Entrega de placas, certificados, medalhas ou prmios
Definio: solenidade de homenagem a servidores,
personalidades e autoridades de destaque, como forma de
reconhecimento pelo trabalho.
Objetivo: homenagear pessoas.
Durao: varivel.
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Conceito de Evento
Captulo I
-- definir o material que ser entregue (certificado, placa, medalha,

outro);
-- definir o local, data e horrio da solenidade;
-- preparar lista dos convidados e emitir convite;
-- providenciar a infraestrutura necessria para o evento;
-- elaborar o roteiro do mestre de cerimnias, contendo a
mensagem gravada no objeto da homenagem;
-- preparar a recepo dos convidados, pessoas agraciadas e
autoridades, posicionando-as em seus lugares;
-- iniciar a solenidade com a composio da Mesa de Honra;
-- observar que, ao fazer a abertura, o presidente da solenidade
deve explicar o motivo da homenagem.
1.5. Eventos Competitivos

a) Concurso
Definio: evento de cunho cultural, cientfico ou tecnolgico,
coordenado por uma comisso, devendo ter regulamento, jri e
premiao.
Objetivo: integrar e desenvolver a criatividade por meio de um
clima de competio saudvel.
Durao: varivel.
-- apresentar as diretrizes do concurso em regulamento que
contenha tema, objetivo, registro em rgo competente (se
for o caso), data de incio e trmino, pblico-alvo, rea de
abrangncia, critrios de participao e julgamento, inscries,
restries, sanes, jri e premiao;
-- divulgar com bastante antecedncia, tendo por base a data
limite para inscries;
-- compor o corpo de jurados;
-- divulgar amplamente os resultados, garantindo a transparncia
do processo.
b) Torneios Esportivos
Definio: evento de cunho esportivo, visando integrao dos
componentes de uma organizao.
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Captulo I
Conceito de Evento
Objetivo: integrar e incentivar a prtica esportiva por meio de um

clima de competio saudvel.
Durao: varivel, de acordo com a modalidade esportiva.
-- estabelecer o regulamento do torneio, com objetivo, finalidade,
critrios de participao, modalidades esportivas, datas das
competies, critrios de julgamento e outras informaes
necessrias;
-- no dia das competies, prever toda a infraestrutura necessria
(transporte, lanches, juzes, equipe mdica e ambulncia etc.);
-- organizar cerimnia de premiao;
-- prever cobertura fotogrfica do evento;
-- divulgar amplamente os resultados, a fim de demonstrar
transparncia no processo.
24
Captulo II
Cerimonial e Protocolo
Cerimonial e Protocolo
Captulo II
O cerimonial e protocolo regem as relaes e a civilidade entre as

autoridades constitudas em todas as instncias do Poder Pblico.
No Brasil, so basicamente condutas norteadas por leis municipais,
estaduais e federais que resguardam caractersticas culturais sob
normas internacionais.
Para que um evento acontea conforme as regras de cerimonial,
alguns procedimentos devem ser aplicados, tais como disciplina,
elegncia, respeito, cortesia, bom senso, bom gosto e simplicidade.
Esses procedimentos, quando corretamente utilizados, possibilitam o
alcance do sucesso nos eventos promovidos pelas instituies.
1. Conceitos
O CERIMONIAL o conjunto de procedimentos ou formalidades de
uma cerimnia ou evento. Em termos gerais, estabelece a sucesso
de acontecimentos, isto , de um roteiro geral a ser aplicado e
O cerimonial tem
a responsabilidade
de promover a
harmonia entre todos
os participantes,
respeitando os
nveis hierrquicos
das autoridades
presentes, por meio
do uso adequado da
precedncia.
respeitado por todos aqueles que participaro do ato. O cerimonial

tem a responsabilidade de promover a harmonia entre todos os
participantes, respeitando os nveis hierrquicos das autoridades
presentes, por meio do uso adequado da precedncia.
PROTOCOLO o conjunto de leis, decretos e normas que regem
o cerimonial, objetivando dar a cada um dos participantes de uma
solenidade as prerrogativas e privilgios a que tem direito, pelo cargo
ou funo que ocupam (Gilda Fleury Meirelles). Refere-se tanto s
praticas adotadas por um pas no seu relacionamento com as demais
naes estrangeiras, quanto s dos atos oficiais da Administrao
Pblica.
O termo ETIQUETA, por sua vez, o conjunto de regras de boas
maneiras que resultam no comportamento das pessoas (Gilda Fleury
Meirelles). No regulada por lei, sendo de carter cultural, isto ,
resultante de acontecimentos e fatores ambientais que moldam o
comportamento de um povo.
27
Captulo I
Conceito de Evento
1.1. Cerimonial Pblico

O cerimonial pblico apresenta as regras e normas oficiais que
regulam a conduo ou a participao em cerimnias diversas em
todas as esferas dos Poderes Executivos, Legislativo e Judicirio.
Refere-se ainda s normas que devem ser observadas pelo setor
privado quando da realizao de eventos em que estejam presentes
autoridades nacionais e internacionais.
As regras de cerimonial pblico envolvem principalmente:
a ordem de precedncia de instituies e de pessoas;
o conhecimento e a correta utilizao de Smbolos Nacionais;
a conduta e os procedimentos em cerimnias especficas.
2. Precedncia
Um dos principais elementos no qual se baseia a realizao do
cerimonial a precedncia. Em nosso pas, tal instituto estabelecido
pelo Decreto n 70.274, de 9 de maro de 1972 e alteraes
posteriores, que aprova as Normas do Cerimonial Pblico da
Repblica Federativa do Brasil e Ordem Geral de Precedncia.
No Decreto citado, so apresentadas trs situaes que determinam
a ordem de precedncia a ser utilizada: cerimnias oficiais de carter
federal, na capital da Repblica; cerimnias oficiais com a presena
de autoridades federais, nos Estados da Unio e; cerimnias oficiais
de carter estadual.
2.1. Critrios Gerais de Precedncia

Alm dos critrios fixados pela Ordem Geral de Precedncia, definida
pelo Decreto n 70.274/72 para cerimnias oficiais do Governo,
de acordo com o Manual de Eventos da Secretaria de Relaes
Pblicas do Senado Federal possvel o emprego de outros critrios,
que podem variar conforme a ocasio, a relevncia da situao e
as autoridades e personalidades envolvidas. A escolha do melhor
critrio para se estabelecer a precedncia leva em considerao
aspectos subjetivos como o ambiente social, o contexto poltico e,
principalmente, o bom senso.
28
Captulo I
Conceito de Evento
Um princpio geral de precedncia, estipulado pelas normas de cortesia e

etiqueta, e adotado pela maioria das culturas, estabelece que o mais velho
passa frente do mais jovem, as mulheres precedem os homens e os adultos
precedem as crianas.
Outro aspecto relevante relacionado ordem de precedncia discorre sobre o
local de maior destaque nas solenidades. Nas mesas diretoras h duas posies
que merecem anlise mais detida: o lugar de honra e o segundo lugar. O lugar
de honra, posio de comando da mesa, em princpio ocupado pelo anfitrio,
a figura mais importante do rgo onde ocorre o evento no caso especfico
da ANAC, do Diretor Presidente. a partir desse lugar que as posies dos
assentos so determinadas, por ordem de precedncia, com a exceo
eventual do segundo lugar, conforme veremos.
Na mesa principal, quando
houver um nmero mpar
de assentos, o lugar de
SUPERINTEN.
DIRETOR
D. PRESIDENTE
DIRETOR
SUPERINTEN.
honra o do meio, ocupado

pelo anfitrio. O segundo
lugar, nesse caso, aquele
imediatamente direita
(Figura1).
Figura 1
Quando houver um nmero

par de autoridades, e o centro da mesa composto por dois lugares, sendo
o assento da direita o lugar de honra, e aquele imediatamente esquerda, o
segundo em importncia.
A referncia o ponto de
vista de quem se senta
efetivamente mesa.
SUPERINTEN.
DIRETOR
D. PRESIDENTE
DIRETOR
SUPERINTEN.
CONVIDADO
Portanto, para a plateia

sentada de frente para
a mesa diretora, direita
e esquerda se invertem
(Figura2).
Figura 2
Quando h um convidado muito importante ou de notrio saber mesa,

comum o anfitrio ceder o lugar de honra, sentando-se no segundo lugar
29
Captulo I
Conceito de Evento
em importncia. O resto da mesa segue a precedncia normal. No exemplo

abaixo, o Diretor Presidente cedeu o lugar de honra para o Ministro de Estado,
e passou a ocupar o segundo
lugar. Em seguida, vm o
DIRETOR
D. PRESIDENTE
MINISTRO
PREFEITO
SUPERINTEN.
Prefeito convidado (segundo

em importncia, ocupando o
terceiro lugar da mesa) e os
demais integrantes da Agncia
(Figura3).
Figura 3
Entre os critrios de precedncia mais adotados, encontram-se:

Critrio cultural: dada precedncia conforme o grau de conhecimento
acadmico e cultural: dada a precedncia conforme o grau de
conhecimento acadmico e cultural pelo qual a personalidade
reconhecida, bem como pelo destaque que possui em seu meio social.
Critrio de idade: a precedncia definida de acordo com a idade das
personalidades presentes, o mais idoso precede o mais jovem. Este critrio
utilizado, normalmente, para estabelecer a precedncia entre pessoas do
mesmo nvel e categoria.
Critrio de antiguidade histrica: a data de criao de organizaes e rgos
pblicos usada para estabelecer a precedncia entre pessoas jurdicas, bem
como de unidades administrativas.
Critrio de ordem alfabtica: o critrio mais simples e objetivo, podendo
ser empregado no ordenamento de pessoas, organizaes e estados.
muito comum, por exemplo, em eventos esportivos internacionais, que
renem delegaes de vrios pases. O critrio de ordem alfabtica pode ser
empregado em conjunto com outros critrios, como o do rodzio peridico,
atualmente adotado por vrios organismos internacionais: a precedncia
entre os embaixadores creditados na ONU, por exemplo, determinada em
intervalos regulares, da mesma forma, o Mercosul adota esta sistemtica.
2.2. Composio de Lugares na Precedncia

A primeira etapa para definir os lugares deve ser a elaborao de uma lista com
os principais dados de todos os convidados que confirmaram a presena.
30
Conceito de Evento
Captulo I
Esta lista deve ser mais completa possvel:

identifique o nome do convidado;
certifique-se da funo civil, militar ou eclesistica;
se vir acompanhado ou no;
se estar representando alguma autoridade ou instituio.
A segunda etapa consiste em definir a precedncia a que cada
convidado faz jus o que deve ser feito com base nas normas do
Decreto n 70.274/72.
Segue-se ento, para a definio dos lugares na mesa diretora do
evento. No basta distribuir os convidados apenas considerando as
normas gerais de precedncia. preciso identificar outros indicativos
de precedncia:
quem ir presidir a mesa?
quem ser o anfitrio?
h um convidado de honra ou homenageado?
h algum representante?
DICAS
A ordem de precedncia se refere entrada das pessoas,
composio de mesa, lugares e citao. Para pronunciamentos, a
ordem de precedncia inversa, ou seja, a maior autoridade faz
seu pronunciamento por ltimo e a menor em primeiro lugar.
As ordens de precedncia em eventos internos dos rgos e
organizaes seguem o organograma da instituio.
Em eventos que contam com a participao de convidados,
utiliza-se o seguinte critrio:
1) anfitrio;
2) convidados, em ordem de precedncia:
-- instncia federal 1 escalo;
-- instncia estadual 1 escalo;
-- instncia municipal 1 escalo;
3) os da casa, em ordem de precedncia
-- As autoridades militares e religiosas devem ser inseridas
de acordo com sua instncia e hierarquia, sempre aps o
primeiro escalo.
31
Captulo I
Conceito de Evento
3. Formas De Tratamento
a forma com que se invoca ou se refere a uma pessoa, tanto nas
correspondncias como nas conversaes.
As principais formas de tratamento encontram-se no quadro a seguir:
CARGO DO
DESTINATRIO/
DESTINATRIO/
DESTINATRIO
ENVELOPE
CARTA
Presidente da Repblica
Excelentssimo
Senhor
(nome)
Presidente da Repblica Federativa do Brasil
A sua Excelncia o senhor

(nome)
Presidente da Repblica Federativa do Brasil
Excelentssimo
Senhor Presidente da
Repblica
Vossa Excelncia
Vice-Presidente da
Repblica
Excelentssimo Senhor
(nome)
Vice-Presidente da Repblica
Federativa do Brasil
A sua Excelncia o Senhor.

(nome)
Vice-Presidente da Repblica
Federativa do Brasil.
Excelentssimo
Senhor VicePresidente da
Repblica
Vossa Excelncia
Ministro de Estado
(nome)
Ministro de Estado da (o)
A Sua Excelncia o
Senhor
(nome)
Ministro de Estado da (o)
Senhor Ministro
Vossa Excelncia
Secretrio de Estado e
Secretrio Extraordinrio
(nome)
Secretrio de Estado do
(nome)
Secretrio de Estado,
Extraordinrio do (nome)
A Sua Excelncia o
Senhor
(nome)
Secretrio de Estado do
(nome)
Secretrio de Estado,
Extraordinrio do (nome)
Senhor Secretrio
Vossa Excelncia
Diretor de Autarquia Federal, Municipal ou Estadual
Ao Senhor
Cargo
Ao Senhor
(nome)
Cargo
Senhor Diretor
Vossa Senhoria
Governador (do Estado e

do Distrito Federal)
(nome)
Governador do estado do (de)
(nome)
A Sua Excelncia o Senhor

(nome)
Governador do estado do (de)
(nome)
Senhor Governador
Vossa Excelncia
Vice-Governador (do Estado e do Distrito Federal)
(nome)
Vice-Governador do Estado
do (de) (localidade)

(nome)
Vice-Governador do Estado
do (de) (localidade)
Senhor ViceGovernador
Vossa Excelncia
Coronel (Aeronutica)
Senhor Coronel
(nome)
Cargo (se exceder chefia)
Ao Senhor Coronel
(nome)
Cargo (se exceder chefia)
Senhor Coronel
Vossa Senhoria
Major (Aeronutica)
Senhor Major de Aeronutica

(nome)
Cargo (se exercer chefia)
Ao Senhor Major de Aeronutica

(nome)
Senhor Major
Vossa Senhoria
Presidente do Congresso
Nacional
Senador (nome)
Presidente do Congresso Nacional

Senador (nome)
Presidente do Congresso Nacional
Excelentssimo
Senhor Presidente do Senado
Federal
Vossa Excelncia
Presidente do Senado
Federal
Senador (nome)
Presidente do Senado Federal

Senador (nome)
Presidente do Senado Federal
Excelentssimo
Senhor Presidente do Senado
Federal
Vossa Excelncia
32
VOCATIVO
TEXTO
Conceito de Evento
Captulo I
CARGO DO
DESTINATRIO/
DESTINATRIO/
DESTINATRIO
ENVELOPE
CARTA
Presidente da Cmara dos

Deputados
Deputado (nome)
Deputados l

Deputado (nome)
Deputados
Senhor Presidente
Vossa Excelncia
Senador da Repblica
Senador (nome)

Senador (nome)
Senhor Senador
Vossa Excelncia
Deputado Federal e
Estadual
Deputado (nome)

Deputado (nome)
Senhor Deputado
Vossa Excelncia
Presidente do Supremo
Tribunal
Federal
Ministro (nome)
Presidente do Supremo Tribunal Federal

Ministro (nome)
Presidente do Supremo Tribunal Federal
Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal

Federal
Vossa Excelncia
Ministro do Tribunal
Superior
(nome)
Ministro do Supremo Tribunal
Federal

(nome)
Ministro do Supremo Tribunal
Federal
Excelentssimo Senhor Ministro

do Supremo Tribunal Federal
Vossa Excelncia
Presidente de Tribunal de
Justia
(nome)
Presidente do tribunal de
Justia de (local)
A Sua Excelncia o
Senhor
(nome)
Presidente do tribunal de
Justia de (local)
Excelentssimo Senhor Presidente do Tribunal de justia

de (local)
Vossa Excelncia
Juiz
(nome)
Juiz de

(nome)
Juiz de
Meritssimo Juiz
Vossa Excelncia
Presidente de Empresa
Pblica ou Privada
Ao Senhor
(nome)
(cargo)
Ao Senhor
(nome)
(cargo)
Senhor Presidente
Vossa Senhoria
VOCATIVO
TEXTO
Alm das informaes contidas no quadro, importante ainda

consultar o Manual de Redao da Presidncia da Repblica (www.
presidencia.gov.br/legislacao) para obter outras informaes sobre o
emprego dos pronomes de tratamento, sinais e abreviaturas, aspectos
gerais da redao oficial, as comunicaes oficiais, emprego e
concordncia entre os pronomes de tratamento, entre outros temas.
4. Smbolos Nacionais
Os Smbolos Nacionais so as mais caras representaes da Ptria,
expressam o esprito cvico da nao brasileira.
Os Smbolos Nacionais esto regulamentados pela Lei n 5.700,
de 1 de setembro de 1971 e alteraes posteriores e definidos no
pargrafo 1 do artigo 13 da Constituio Federal de 1988. So eles: a
Bandeira Nacional, O Hino Nacional, as Armas Nacionais (Braso) e o
Selo Nacional.
33
Captulo I
Conceito de Evento
4.1. Posio da Bandeira Nacional em evento

Em eventos com a presena de bandeiras, a Bandeira Nacional ocupa
sempre o centro, no caso de arranjos mpares (centro composto por
uma bandeira); ou no centro e direita, no caso de arranjos pares
(centro composto por duas bandeiras), guisa do que ocorre na
composio das mesas. A partir dela so colocadas as demais, por
ordem de precedncia. A referncia o ponto de vista de algum
que ministra uma palestra virado para a plateia, de costas para as
bandeiras.
Seguem exemplos:
a) com Bandeira Nacional e do Estado: Nacional direita e Estado
esquerda.
Nacional
Estado
b) com Bandeira Nacional e do Municpio: Nacional direita e

Municpio esquerda.
Nacional
Municpio
c) com Bandeira Nacional, do Estado e do Municpio: Nacional no

centro, Estado direita e Municpio esquerda.
Municpio
34
Nacional
Estado
Conceito de Evento
Captulo I
d) com Bandeira Nacional, do Estado e do Municpio e Empresa:

Nacional no centro-direito, Estado direita da Nacional, dividindo
as duas no centro. Municpio direita e empresa esquerda, ao
lado da bandeira do Estado.
Municpio
Nacional
Estado
Empresa
e) com Bandeira Nacional e de outro Pas: Nacional direita e do

Pas visitante esquerda.
Nacional
Pas Visitante
f) Com Bandeiras de outros pases: segue a ordem alfabtica dos

pases visitantes, pelo idioma do pas anfitrio. Exceto se for em
organismos internacionais, que segue o idioma oficial.
Pas C
Pas A
Nacional
Pas B
Pas D
5. Correspondncias para Eventos: o

Convite
O convite o carto de apresentao do evento e deve, portanto,
ser elaborado cuidadosamente para causar impacto, motivao e
expectativa nos convidados.
Para a sua elaborao e produo devem ser observados a sua
esttica, o tipo de papel, cor e impresso, a definio de quem
o encabear, a forma de tratamento, a redao de um texto
claro e direto, a grafia sem erros gramaticais e a apresentao de
35
Captulo I
Conceito de Evento
informaes completas (data, local, horrio, traje, indicativo de

confirmao, dentre outras).
Alm disso, deve-se verificar o tipo de correspondncia mais
adequado para o envio do convite para o evento. Os principais so:
a) Ofcio: utilizado para se comunicar ou convidar representantes de
demais rgos da Administrao Pblica e tambm particulares;
b) Memorando: utilizado para comunicao ou convites entre as
unidades organizacionais, que podem estar hierarquicamente
em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, assim, de uma
forma de comunicao interna;
c) Correio Eletrnico: (e-mail): utilizado para mensagens ou convites
de carter mais informal, devendo-se evitar, entretanto, o uso de
linguagem incompatvel com uma comunicao oficial;
Nos casos de eventos solenes e formais, recomenda-se a utilizao do
convite conforme modelo a seguir:
O Diretor- Presidente da Agncia Nacional de Aviao Civil

convida Vossa Senhoria o Senhor
Superintendente xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
para um jantar alusivo s Comemoraes ao Dia da Aviao,
a realizar-se no dia 22 de outubro de 2010, s 20 horas, na Cobertura do Prdio da ANAC
localizado Avenida Presidente Vargas n 850, Torre Boa Vista, Rio de Janeiro.
Traje: Passeio Completo
36
R.S.V.P. (at 13 de outubro)

(55) 5555-5555
Conceito de Evento
Captulo I
6. Trajes
A escolha do traje para determinada cerimnia deve ser feita aps
observadas algumas caractersticas do evento: o horrio em que ser
realizado, o local, o clima da regio e, ainda os hbitos e costumes
locais. preciso dispensar todo cuidado e ateno a esta tarefa para
evitar situaes deselegantes e constrangedoras.
6.1. Traje Esporte

O traje esportivo masculino consiste num blazer esportivo, parka
ou boa jaqueta, calas compridas esportivas, camisa esporte,
meias e sapatos estilo mocassim ou de solado de borracha.
conveniente evitar o uso de camiseta aberta ao peito, camisetas
de times de futebol ou roupas muito desgastadas.
As mulheres podem optar por calas compridas, pantalonas ou
conjuntos de saia e blusa.
Esporte
6.2. Traje Passeio Completo

O traje passeio completo pode ser usado a qualquer hora do dia
ou da noite, sendo o traje recomendado para eventos oficiais e
formais.
O traje masculino compe-se de palet, cala, camisa e gravata.
Os sapatos devem ser de couro e o uso do colete opcional.
No caso dos homens, necessrio observar atentamente o correto
uso de cores escuras ou claras. A opo deve ser feita de acordo
com o horrio em que o evento ser realizado. As cores claras so
adequadas em qualquer ocasio at as dezessete horas. A partir
de ento, os homens devem estar trajados de terno escuro.
O traje feminino aceita inmeras variaes; bom senso e critrio
devem nortear a escolha. Entre as opes, vestidos clssicos e
tailleur.
As mulheres devem evitar cores e estampas muito chamativas,
perfumes fortes maquiagem exagerada, transparncia e acessrios
em excesso.
Passeio Completo
37
Captulo I
Conceito de Evento
No Brasil, costuma-se utilizar, ainda, a especificao traje

passeio, que pode ser entendida como menos formal, ocasio em
que a gravata vem sendo, aos poucos abolida.
7. Roteiro para Mestre de Cerimnias

Em geral, os eventos mais formais requerem a elaborao de um
roteiro para orientar a apresentao do mestre de cerimnias.
Entretanto, alguns cuidados especficos devem ser observados na sua
elaborao e leitura.
De acordo com o Manual de Eventos elaborado pela Secretaria
de Relaes Pblicas do Senado Federal, o roteiro, normalmente,
divide-se em seis partes: ttulo, acolhida, motivo ou tema, discursos,
informaes finais e despedida.
Ttulo: o cabealho do roteiro. Contm o nome do evento, a
instituio organizadora/promotora, a data, o local e o horrio
Acolhida: a forma de saudao aos convidados e marca o incio
da cerimnia. Faz-se referncia aos presentes, iniciando-se pelas
mulheres, seguido dos cumprimentos usuais de bom-dia, boatarde ou boa-noite.
Motivo ou tema: texto breve que explica a razo do evento,
compreendendo, no mximo, dois pargrafos.
Discursos, falas e pronunciamentos: so ordenados, em ordem
crescente, conforme a precedncia das autoridades que faro uso
da palavra.
Informaes finais: informaes complementares sobre possveis
desdobramentos do evento, tais como apresentao de coral,
lanamento de livro, convite para coquetel, etc.
Despedida: o encerramento da cerimnia. O locutor agradece
a presena dos convidados e se despede com as formas usuais de
bom-dia, boa-tarde ou boa-noite.
38
Conceito de Evento
Captulo I
Alm disso, recomenda-se:

Que o mestre de cerimnias seja claro e objetivo, tenha postura e
domnio do microfone;
Evitar, ao mximo, textos longos. O destaque da cerimnia no o
mestre de cerimnias;
Providenciar equipamento de som de qualidade para que todos os
presentes possam ouvir o locutor sem dificuldades;
O texto deve ser impresso em fontes como Arial ou Times New
Roman, em tamanho 14, para facilitar a sua leitura.
8. Usos e Costumes Internacionais

Nas relaes com autoridades estrangeiras, uma questo de ordem
diz respeito aos usos e costumes, tanto do convidado, quanto de
quem recebe. Nessas ocasies, devem prevalecer a cultura e o
protocolo do nosso Pas, at porque no se deve privar o visitante de
um contato, mesmo que formal, com as caractersticas culturais do
Brasil, que se traduzem na forma como recepcionado.
H de se considerar, no entanto, a necessidade de se conhecer os
hbitos e costumes do visitante para no incorrer em gafes. A seguir
esto descritas algumas dicas baseadas no Manual de Eventos
elaborado pela Secretaria de Relaes Pblicas do Senado Federal:
8.1. Idioma
Uma das principais formas de expresso da cultura de um povo
o idioma. No Brasil, o idioma oficial o Portugus. Por isso, o seu
uso obrigatrio em todo evento oficial. No entanto, em eventos
relacionados aviao civil pode-se adotar, tambm, qualquer dos
seis idiomas oficiais da Organizao da Aviao Civil Internacional OACI (ingls, francs, espanhol, russo, rabe ou mandarim);
Em situaes sociais como coquetis, recepes, almoos, a
conversao pode ocorrer diretamente no idioma de qualquer
uma das autoridades, desde que haja o pleno domnio da lngua
estrangeira. Este gesto caracteriza-se como uma gentileza da parte
do anfitrio ou do convidado, facilitando o dilogo.
39
Captulo I
Conceito de Evento
8.2. Presentes
Em visitas oficiais, de trabalho e de cortesia, pode ocorrer a troca
de presentes. Recomenda-se oferecer lembranas que denotem
uma pesquisa anterior sobre quem presenteado. Trata-se de
apresentar um pouco do nosso Pas, por intermdio de um objeto
de arte, uma pea artesanal ou livros sobre nossa histria, cultura
e arte;
Deve-se atentar para o fato de que algumas culturas revestem
o ato de presentear de muitos significados, no o restringindo
apenas ao presente em si, mas embalagem, ao tipo de papel
utilizado, hora certa de abrir o presente, entre outros aspectos.
8.3. Alimentao
Ao receber convidados internacionais, deve-se atentar para os
principais hbitos culturais do convidado, evitando-se, assim,
situaes constrangedoras. A grande parte das restries
alimentares tem por origem aspectos de ordem religiosa. Por
exemplo, no se deve oferecer carne de porco a muulmanos;
Em recepes oficiais, sugere-se a formulao de um cardpio que
contemple a variedade gastronmica das regies do nosso Pas.
Esta uma forma de valorizar a cultura e os produtos nacionais.
40
Captulo III
Planejamento de Eventos
Planejamento de Eventos
Captulo III
O planejamento tem papel fundamental no xito de um evento.

Ele permite prever as aes que devem ser tomadas para se atingir
os objetivos propostos, organizando sua realizao e otimizando
os recursos investidos, de forma a minimizar a possibilidade de
ocorrncia de imprevistos indesejveis.
Em geral, os eventos institucionais visam promover e consolidar uma
imagem positiva junto a determinado pblico, bem como estimular
um bom relacionamento entre estes e a organizao.
Ao planejar um evento, essencial que se mantenha o foco nos
objetivos gerais propostos, no dedicando preocupao excessiva aos
detalhes. preciso ter flexibilidade para avaliar frequentemente se o
Ao planejar um
evento, essencial
que se mantenha o
foco nos objetivos
gerais propostos, no
dedicando preocupao
excessiva aos detalhes.
que foi planejado deve ser mantido ou se demanda adaptaes.

Neste captulo sero descritas as principais etapas do processo de
planejamento de eventos de responsabilidade da ANAC ou que tenha
a participao desta Agncia.
1. Processo de Planejamento
O primeiro passo para concretizar o planejamento de eventos a
elaborao de um projeto bsico pela unidade proponente, que
ir prever desde os objetivos propostos at as aes e recursos
necessrios para atingi-los. Recomenda-se que sejam contemplados
os seguintes itens no projeto:
a) Nome do Evento: o nome do evento que ser realizado pela ANAC
ou que representantes da Agncia tenham interesse em participar;
b) Justificativa: a comprovao de que realizao ou participao
no evento fundamental para a Agncia;
c) Objetivos: o objetivo geral o resultado mais amplo que se
pretende com o evento;
d) Pblico-alvo: indica quem o evento precisa envolver para
chegar a seus ob-jetivos. Deve-se indicar ainda a quantidade de
participantes. Para que se obtenham bons resultados, ampliando
o grau de relacionamento e convivncia entre a empresa e um
pblico especfico, importante que haja uma adequao correta
43
Captulo III Planejamento de Eventos
entre a organizao, esse pblico e o evento. Os pblicos ANAC

podem ser:
Pblico interno: servidores e colaboradores da ANAC;
Pblico externo: formadores de opinio, usurios da aviao
civil, aos concessionrios, rgos que compem o sistema de
aviao civil, imprensa e pblico em geral;
Pblico misto: mescla entre pblico interno e externo.
Os convites devem ser enviados com dez ou oito dias de
antecedncia, de-pendendo da formalidade do evento. A
confirmao recomendada que acon-tea at dois dias antes da
atividade, quando se pode telefonar para lembrar o convidado e
verificar se estar presente. No Captulo II (Cerimonial e Protocolo)
apresentando o tpico Correspondncias para Eventos: o
Convite;
e) Data, Horrio e Local: importante definir com antecedncia a
data, o horrio e o local onde o evento ser realizado, de forma a
garantir a reserva de um espao adequado, com capacidade para
acomodar de forma confortvel o total de participantes, que tenha
estrutura para as aes a serem realizadas no evento, que seja de
fcil acesso, seguro, dentre outros aspectos;
f) Programao: aqui se estabelece o passo a passo do evento, e
inclusive os horrios previstos para intervalos (almoo, coffee
break, dentre outros);
ALGUMAS DICAS PARA PROGRAMAO
Com base na definio do projeto, preciso detalhar todas as atividades que sero
desenvolvidas durante o evento, assim como prever os horrios de incio e de trmino
e os recursos humanos e materiais necessrios.
Em alguns eventos preciso contar com a participao de palestrantes, expositores ou
moderadores. Nesses casos, deve-se tomar uma srie de providncias extras:
contatar os palestrantes selecionados para checar seu interesse em participar do
evento e sua disponibilidade em relao data e horrios estabelecidos;
enviar ofcio para formalizar o convite, aps a concordncia do palestrante;
receber confirmao por escrito do palestrante;
incluir o palestrante definitivamente na programao do evento;
entrar em contato para definir o tipo de recurso audiovisual necessrio, solicitar
resumo do currculo e enviar o programa oficial do evento;
verificar com o palestrante a possibilidade de distribuir resumo da palestra aos participantes.
g) Logstica: neste item, detalham-se as aes e o apoio necessrios

para a realizao do evento, por meio da indicao dos servios
e equipamentos conforme contrato vigente com empresa
especializada em eventos. Tais informaes devem ser descritas
no projeto bsico.
44
Captulo III
A seguir, encontra-se o modelo de projeto bsico a ser preenchido e

enviado ASCOM:
PROJETO BSICO PARA A REALIZAO DO EVENTO

JUSTIFICATIVA:
Comprovar que a realizao/ participao no evento proposto fundamental para ANAC;
Indicar e explicar a qual objetivo estratgico esse evento est vinculado (grau de aderncia ao
Planejamento Estratgico da ANAC) e a articulao parlamentar realizada (se for o caso)
OBJETIVO:
Descrever o que a unidade organizacional pretende atingir com a realizao do evento. a meta;
finalidade.
PBLICO ALVO:
Especificar a quem o evento se destina e a quantidade de participantes
DATA/ HORRIO/ LOCAL:
PROGRAMAO:
Passo a passo do evento
DIVULGAO DO EVENTO:
Indicar o tipo de divulgao a ser realizado (intranet, internet, e-mail marketing e outros)
UNIDADE PROPONENTE:
Especificar a unidade organizacional at o nvel de gerncia, quando for o caso
COLABORADOR (PONTO FOCAL):
Indicar um colaborador que atuar como facilitador no desenvolvimento das aes envolvendo a
GTEV/ASCOM e a rea demandante, desde a solicitao at a efetiva realizao do evento.
ESPECIFICAES:
Servios e equipamentos a serem contratados conforme contrato vigente da empresa
especializada em eventos
Local, xx de ms de 2011.
RESPONSVEL
Diretor/Superintendente/Chefe de Assessoria ou Auditoria/
Corregedor/Procurador/Ouvidor/Gerente-Geral
MANUAL DE
NAC
45
Captulo III Planejamento de Eventos
Alm disso, outras aes devem ser realizadas no planejamento de

eventos:
a) Estratgias de Comunicao e Divulgao: a escolha das
estratgias de comunicao ir depender dos objetivos e da
amplitude dos eventos. Se os convidados j estiverem motivados
a participar do evento, um simples convite pode ser suficiente.
Entretanto, se for necessrio mobilizar e motivar as pessoas a
participarem, importante investir em aes de comunicao, que
sero definidas de acordo com as caractersticas do pblico. Nesta
etapa contempla-se tambm a programao visual e a sinalizao
do evento. O Captulo V (Divulgao de Eventos) ira abordar o
assunto;
b) Recursos Humanos: preciso definir o representante da unidade
proponente que ficar responsvel por auxiliar a ASCOM na
organizao do evento proposto. Para o evento, se for o caso,
tambm necessrio prever o treinamento de pessoal, a delegao
de responsabilidades, autonomias e limites para os envolvidos;
c) Implantao/Execuo: neste momento realiza-se o detalhamento
das atividades que devem ocorrer antes, durante e depois do
evento pela equipe organizadora (unidade proponente, ASCOM
e empresa especializada em eventos), descrevendo as aes
necessrias em cada item do projeto. A ferramenta normalmente
utilizada para fazer o registro e controle geral da execuo do
evento o cronograma de atividades, o qual guia a operacionalizao do projeto ao indicar as aes, prazos e responsveis por
cada tarefa. J o check list um instrumento bastante til para
prever o detalhamento das aes e dos materiais necessrios por
atividade. O modelo de check list encontra-se no Anexo 2;
d) Monitoramento e Controle: corresponde ao acompanhamento
das aes, prazos e oramentos previstos, visando verificar se
esto sendo cumpridos como planejado ou se h necessidade de
reorientao do projeto. Cabe ASCOM realizar o monitoramento;
e) Avaliao: a avaliao uma etapa essencial na realizao de
eventos. Esta a oportunidade para construir conhecimentos que
futuramente geraro melhores eventos. H diversas ferramentas
que podem ser utilizadas para avaliao. Em atividades dialogais,
por exemplo, um questionrio pode levantar a opinio dos
46
Planejamento de Eventos Captulo III
participantes, cujo modelo encontra-se no Anexo 3. Alm disso,

a ASCOM, depois de realizado cada evento, ir elaborar relatrio
interno e enviar unidade proponente quando julgar pertinente;
f) Oramento: o levantamento da verba necessria para o evento.
Aps indicao no projeto bsico dos servios e equipamentos a
serem utilizados pela unidade proponente, a ASCOM ir aprovar
a realizao da despesa junto empresa especializada em
eventos. Para fins de controle, ser elaborado mensalmente um
cronograma financeiro de eventos a serem realizados, de modo a
acompanhar o desembolso de recursos.
47
Captulo IV
Organizao de Eventos
Organizao de Eventos
Captulo IV
A etapa seguinte ao planejamento e aprovao do projeto bsico

do evento consiste na sistematizao das fases de organizao. Nesse
momento, so detalhadas todas as providncias necessrias para o
xito do evento.
Sendo assim, no mbito da logstica so definidos: o tipo de espao a
ser utilizado no evento, a partir das caractersticas da atividade e seu
pblico; o funcionamento da secretaria do evento; as salas de apoio,
os equipamentos e os materiais necessrios; o pessoal de apoio a ser
mobilizado, seu perfil e funes; aspectos relacionados segurana,
limpeza, transporte, alimentao, hospitalidade, ambientao,
comunicao e sade, dentre outros.
1. Definio do Espao Fsico
Ao planejar um
evento, essencial
que se mantenha o
foco nos objetivos
gerais propostos, no
dedicando preocupao
excessiva aos detalhes.
Deve-se levar em conta ao definir o tipo de espao fsico que ser

utilizado para a execuo do evento, aspectos como o nmero de
participantes, a necessidade de aparatos de apoio para anotaes,
a disposio dos participantes, o tipo de interao que o pblico
dever ter, alm da estrutura e espao demandados por quem for
conduzir a atividade.
Auditrio
1.1. Principais estilos de arrumao

Segundo Gilda Fleury Meirelles, o tipo de espao fsico para
a realizao do evento est relacionado sua formatao e
montagem, com diferentes estilos de arrumao, dividindose em eventos estilo plenrio, linear e aberto.
a) Eventos estilo plenrio
Auditrio
-- Estilo utilizado para solenidade de posse, palestras ou
conferncias que no exijam anotaes;
-- Mesa Diretora central e as cadeiras em filas;
-- As cadeiras podem estar intercaladas, oferecendo
melhor visibilidade e comodidade.
51
Captulo IV Organizao de Eventos
Escolar
Escolar
-- Estilo utilizado para eventos informativos e questionadores, que
necessitam de anotaes por parte dos participantes;
-- Cadeiras acompanhadas por mesas ou pranchas;
-- Esse estilo restringe o nmero de participantes em 40% em
relao ao estilo auditrio.
Espinha de Peixe
-- Estilo utilizado para eventos informativos e questionadores, que
necessitam de anotaes, nos quais as mesas e cadeiras so
dispostas diagonalmente para melhor visibilidade por parte dos
Espinha de Peixe
participantes;
-- Restringe o nmero de participantes em 40% em relao ao
estilo auditrio.
b) Eventos estilo linear
Direcionado para eventos que permitam o dilogo e a interao entre
os participantes, sem plateia assistente.
Utilizado em reunies, sesses de comisses tcnicas, convenes,
treinamentos, almoos, jantares e banquetes, entre outros, como os
modelos a seguir:
Em "U"
Em U
-- Utilizado em eventos informativos, que necessitam de anotaes
e interao entre os participantes;
-- Utilizado, tambm, em almoos ou jantares formais;
-- As cadeiras sempre acompanhadas de mesas, so dispostas em
forma de U;
-- Esse estilo diminui a capacidade do local em 60% do em relao
ao estilo auditrio.
c) Eventos estilo aberto
-- Estilo utilizado em eventos nos quais os participantes
permanecem em p, como inauguraes, feiras e mostras;
-- o clculo de capacidade espao/ participantes de 1 m2 por
pessoa;
-- pela formatao do evento, em alguns casos, o local dever
conter mesas de apoio.
52
Organizao de Eventos Captulo IV
-- Utilizado, tambm, em almoos ou jantares formais;

-- As cadeiras sempre acompanhadas de mesas, so dispostas em
forma de U;
-- Esse estilo diminui a capacidade do local em 60% do em relao
ao estilo auditrio.
2. Salas de Apoio
2.1. Secretaria de eventos
Existem alguns eventos que necessitam de secretaria como parte
da infraestrutura do acontecimento. Suas principais atribuies so:
informar aos participantes a respeito do evento; organizar e distribuir
os materiais do evento (pastas, crachs, folders, certificados, etc);
atualizar os dados cadastrais; controlar a frequncia; recepo e
credenciamento do pblico envolvido; atender sala de apoio e ao
plenrio.
A secretaria normalmente fica estruturada prximo entrada do
principal espao fsico onde as atividades esto sendo desenvolvidas.
2.2. Sala VIP

Espao para recepo de autoridades, convidados especiais e
palestrantes pelos anfitries. Deve ser um local confortvel, com
material sobre o evento e servio de apoio, tais como sanitrio,
acesso internet, alimentao, dentre outros.
2.3. Sala de Imprensa

Trata-se de local destinado para o atendimento imprensa e a
realizao de encontros e entrevistas com jornalistas. Serve tambm
como local de apoio para que estes produzam matrias e faam
contato com suas empresas de comunicao. O local deve estar
equipado com mesa de reunio e cadeiras, computadores, acesso
internet, impressora, linha telefnica, mquina copiadora, aparelho
de fax e material informativo sobre o evento (press kit).
53
A coordenao da sala de imprensa deve ficar a cargo do Assessor de

Imprensa prprio da instituio ou contratado.
2.4. Sala da equipe organizadora

Espao para reunio entre os integrantes da equipe que compe a
organizao do evento, o qual deve ser de acesso restrito. Mesas,
cadeiras, linha telefnica, fax, computador, acesso internet e
material de apoio devem estar disponveis neste local.
2.5. Sala de segurana

Local de apoio aos profissionais e servios de segurana e,
concomitantemente, poder ser utilizado como posto policial
destacado para cobrir o acontecimento.
Deve ser montada de forma simples e conter: mesas e cadeiras;
armrios para guarda de armamento; linha telefnica, servios de
rdio e de apoio.
imprescindvel, em todos os tipos de evento, sinalizar as sadas de
emergncia e o local dos extintores de incndio.
2.6. Sala Mdica ou Ambulatrio

Dependendo do tipo de evento, haver a necessidade de montagem
de sala mdica ou ambulatrio para atendimento ao pblico
presente.
Em eventos de menor porte, ou em que as atividades realizadas
possuam risco mnimo de causar incidentes, recomendado dispor
de um kit de primeiros socorros, com medicamentos bsicos para
pequenas ocorrncias.
2.7. Sala ou Cabine de Som, Luz e Traduo

Espaos para os servios de sonorizao, iluminao e traduo
simultnea do evento, em que a instalao e a operao geralmente
so realizadas por empresas especializadas.
54
3. Equipamentos e Materiais de Apoio

Para realizao do evento, faz-se necessrio prever a necessidade
da utilizao de equipamentos audiovisuais, visuais, eltricos,
eletrnicos, sonorizao, iluminao, traduo e de materiais de
divulgao ou de apoio. Tais equipamentos e servios devero estar
indicados no projeto bsico e no contrato realizado pela ANAC com a
empresa especializada em eventos.
4. Acesso
preciso prever antecipadamente as reas de acesso ao local do
evento para pedestres e para automveis, informando o espao
destinado ao estacionamento. Os acessos devem tambm atender
aos portadores de necessidades especiais, caso haja participantes
que possam ter este tipo de demanda.
5. Transporte
Dependendo do evento, pode ser necessrio providenciar transporte
para os participantes, organizadores e convidados. Para tanto, devese informar no projeto bsico sobre os horrios, destinos e nmero
de pessoas a serem transportadas.
6. Hospitalidade
Dependendo do tipo de evento, pode ser necessrio providenciar
recepcionistas para receber os participantes e/ou convidados no
aeroporto ou rodoviria. Para tanto, devem estar identificados e
apresentar uma placa com o nome do evento e da pessoa aguardada,
alm de portar uma lista com o nome delas e o local para onde se
destinaro.
Entrega-se, neste momento, um kit com informaes sobre o evento
e sobre a cidade onde este se realizar.
55
7. Registro do Evento
Em geral, os eventos iro demandar, ao menos, o registro fotogrfico
dos principais momentos. Dependendo do tipo de evento, pode ser
necessria a realizao de filmagem. Sendo assim, importante que
tais informaes estejam no projeto bsico.
8. Ambientao
A decorao a ser utilizada no evento poder incluir arranjos florais,
faixas, banners ou bandeiras, desde que previsto no projeto bsico.
Alm disso, deve-se atentar para a ventilao e a temperatura dos
locais do evento, para que no fiquem abafados, muito quentes ou
muito frios. Deve-se abrir os espaos com antecedncia suficiente
para eliminar qualquer odor.
9. Alimentao
Quando no fizerem parte da programao, os participantes devem
ser orientados em relao aos locais disponveis nas proximidades do
evento para realizao de lanches e refeies.
Poder ser oferecido coffee break nos intervalos das atividades,
desde que previamente estabelecido no projeto bsico. Caso se opte
por no oferec-lo, necessrio deixar disposio dos participantes
ao menos caf e gua vontade.
10. Limpeza
necessrio que existam pessoas designadas para garantir a limpeza
permanente do espao em que o evento estiver sendo realizado, para
a remoo frequente de resduos sobre as mesas, o esvaziamento de
lixeiras e a manuteno de toaletes.
56
OUTRAS DICAS
Realizar visita tcnica para conhecer a infraestrutura do local em que o evento ocorrer;
Em eventos em localidades, deve-se chegar um dia antes, para garantir que toda a estrutura esteja pronta no momento necessrio;
Testar previamente o funcionamento dos equipamentos;
Indicar um representante da rea proponente para acompanhar e auxiliar a ASCOM na
logstica do evento;
Ter a lista dos fornecedores que iro atuar no evento;
Nos eventos em que haja alimentao, conhecer previamente o estabelecimento alimentcio ou solicitar degustao do cardpio a ser oferecido, quando necessrio
Preparar e montar previamente os materiais a serem entregues;
Deixar o material a ser distribudo sempre disponvel, organizado e visvel.
57
Captulo V
Divulgao de Eventos
Divulgao de Eventos
Captulo V
As aes de comunicao, divulgao e promoo so imprescindveis

para realizao de qualquer evento, pois por meio delas que o
pblico-alvo obtm as informaes necessrias que iro estimular
sua participao, sendo capaz tambm de influenci-lo a obter uma
imagem favorvel do evento e, consequentemente, da organizao
que o promove.
Assim, a estratgia de comunicao a ser definida e executada
depende dos objetivos e da amplitude dos eventos, podendo
ser local, nacional e internacional e com abrangncia aos vrios
segmentos de pblicos.
A seleo dos participantes no evento deve ser cuidadosa e obedecer
ao critrio de afinidade com o tipo de evento a ser realizado.
Inicialmente deve-se elaborar um mailing list dos participantes
que contenha: nome, cargo, instituio que representa, endereo
completo, telefone, fax e e-mail para confirmao, se for o caso.
O contato inicial com os participantes ocorre conforme o tipo
de evento a ser realizado: vrios meses antes do evento, em um
congresso ou seminrio, ou mesmo uma semana antes do evento, se
for o caso de uma reunio. Se o participante precisar ser estimulado a
Assim, a estratgia
de comunicao a ser
definida e executada
depende dos objetivos
e da amplitude dos
eventos, podendo
ser local, nacional e
internacional e com
abrangncia aos vrios
segmentos de pblicos.
comparecer ao evento, o material de divulgao deve despertar o seu

interesse. Os veculos de comunicao mais indicados para o pblico
potencial so: convite, ofcio-convite, cartazes, folders explicativos e
mala direta.
Os instrumentos de comunicao para os participantes precisam ter
uma identidade visual definida, a fim de garantir a unidade das vrias
peas de comunicao que podero ser produzidas.
1. Identidade Visual
Todos os produtos de comunicao devem seguir uma identidade
visual, ou seja, um conjunto de elementos grficos que do coeso ao
todo, padronizando as cores utilizadas, os estilos de fontes e tipos de
alinhamento, etc.
61
Captulo V
Nesse sentido, importante que os materiais criados sigam os

padres descritos no Manual de Identidade Visual da ANAC. Alm
disso, o ideal envolver a ASCOM no planejamento e na elaborao
desses materiais.
O Manual de Identidade Visual da ANAC est disponvel no endereo
eletrnico: http://www2.anac.gov.br/transparencia/
pdf/BPS%202012/27/Manual_Identidade.pdf
2. S
A correta sinalizao de um evento muito contribui para seu sucesso.
Assim, alguns espaos necessitam de sinalizao, tais como:
Ruas e avenidas que do acesso ao local do evento;
Entrada do local do evento e no caminho dentro deste espao at o
ambiente em que a atividade ocorrer;
Banheiros, locais de inscrio, de informaes gerais, sala da
organizao do evento;
Programao do evento indicando o local e horrio em que as
atividades iro ocorrer, distribudos em pontos estratgicos.
A sinalizao pode ser feita por meio de diversos materiais, sendo
mais comumente utilizados faixas, cartazes, banners e placas.
3. M P
A produo de material promocional um aspecto importante para
a eccia da divulgao de eventos, alm de servir para criar um
clima de integrao e reconhecimento entre aqueles que utilizam o
material.
Normalmente so elaborados kits com estes materiais, que so
distribudos na entrada ou no momento da identicao dos
participantes. Os principais so:
62
MANUAL DE
NAC
Captulo V
Bolsa ou pasta;
Caneta e lpis;
Bloco de anotaes;
Folder com a programao do evento;
Materiais impressos ou audiovisuais relacionados ao assunto
abordado no evento;
Camiseta, bon, adesivos;
Crach de identicao.
4. M C ANAC
Portal da Internet: http://www.anac.gov.br
Portal da Intranet: http://intranet.anac.gov.br/principal
Notcias Anac - Assessoria de Imprensa: Clipping Edies de 9h e
16h30
MANUAL DE
NAC
63
Referncias Bibliogrficas
BRASIL. Confederao Nacional da Indstria. Manual de Eventos.
Braslia, 2005.
BRASIL. Congresso Nacional. Senado Federal. Manual de Eventos. 2
edio, revisada Braslia, 2007.
BRASIL. Fora Area Brasileira. Manual de Eventos da Fora Area
Brasileira. 1 edio. Braslia, 2009.
Cesca, Cleusa G. Gimenes. Organizao de eventos: manual para
planejamento e execuo. 9 edio rev. e atual So Paulo:
Summus, 2008.
Meirelles, Gilda Fleury. Eventos, seu negcio, seu sucesso. So Paulo:
IBRADEP, 2003.
Meirelles, Gilda Fleury. Protocolo e Cerimonial: normas, ritos
e pompa. 3 edio, revista, ampliada e atualizada So Paulo:
IBRADEP, 2006.
Zanella, Luiz Carlos. Manual de organizao de eventos:
planejamento e operacionalizao 4 edio 2. reimpr. So
Paulo: Atlas, 2010.
65
Anexos
Anexo 1: Tipos de Servios

1) Servio Francesa: o mais requintado, com todos os convidados
sentados mesa, geralmente em lugares demarcados. A decorao
refinada e o nmero de garons, copeiras e auxiliares compatvel
ao nmero de convidados; neste caso, um garom para comidas e
um para bebidas, para at doze convidados. Neste estilo, a comida
apresentada pelos garons em baixelas e a prpria pessoa se serve.
2) Servio Inglesa: semelhante ao servio francesa, pede que
todos os convidados estejam sentados mesa e caracteriza-se por
duas formas:
a) servio inglesa direto: o garom serve o convidado, sempre pelo
lado esquerdo, retirando os alimentos da baixela, fazendo uma
pina com garfo e a colher;
b) servio inglesa indireto: o prato j vem arrumado da cozinha e
colocado frente do convidado pelo lado direito. O garom pode,
tambm, mostrar a baixela para o convidado e, somente depois
disso, servir o prato em um aparador.
utilizado em eventos nos quais o fator tempo determinante de
sucesso, pois oferece mais agilidade nos servios.
3) Servio Americano: conhecido como buffet americano, caracterizase pela disposio dos pratos em buffets, onde os convidados se
servem, fazendo em seguida sua refeio comodamente sentados.
O nmero de ilhas de buffets deve ser planejado de acordo com
o nmero de convidados. muito utilizado por sua praticidade e
agilidade, mas no se trata de um estilo requintado. Entretanto,
mesmo sendo um tipo de servio mais descontrado, os detalhes com
a arrumao das mesas e com a decorao devem ser observados,
pois denotam ateno com os convidados. As mesas de refeio
podem estar arrumadas como nos outros estilos, mas o mais comum
so os pratos, talheres e guardanapos estarem dispostos em mesa
prpria, assim como as sobremesas. As bebidas so servidas pelos
garons, assim como o caf, em mesa especial, sada do salo.
Neste estilo, so dispensados os licores e os bombons, mas servi-los
demonstra um carinho especial com os convidados.
69
-- Observar algumas regras ao servir vinho nas refeies:

-- os vinhos brancos, rosados e verdes so servidos frios ou
gelados;
-- os tintos na temperatura natural ou refrescados;
-- recomenda-se no servir vinho acompanhado de saladas
temperadas com vinagre;
-- o champanhe acompanha qualquer tipo de prato, inclusive
doces, e deve ser servido gelado;
-- os vinhos brancos so servidos antes dos tintos;
-- serve-se vinho branco com peixes e pratos base de vinho
branco; branco seco com entradas, saladas, peixe defumado
e pat; branco doce com sobremesas e frutas; serve-se vinho
ros com refeies leves de vero; serve-se vinho verde com
bacalhau; serve-se vinho tinto com carnes, queijos, aves,
massas ou sopas; tinto leve com carne branca; vinho do Porto e
Moscatel so servidos no final das refeies.
70
Anexo 2: Modelo de formulrio

para check list
Nome do Evento:
Local:
Data:
Atividades gerais
OK
Pendente
N/A
Responsvel
OK
Pendente
N/A
Responsvel
OK
Pendente
N/A
Responsvel
OK
Pendente
N/A
Responsvel
OK
Pendente
N/A
Responsvel
OK
Pendente
N/A
Responsvel
Reservar o local
Definir a programao
Definir lista de convidados
Relacionar convidados especiais
Elaborar e expedir convites
Material Grfico
Ficha de participao para os
participantes
Folhetos
Programa
Pasta
Cartaz
Credencial para estacionamento
Crach para identificao
Programao visual
Placas
Faixas e banners
Painis fotogrficos
Divulgao
Mala direta
Cartazes
Imprensa local e nacional
Preparar mapa de distribuio do
material de divulgao
Recursos Fsicos
Local para o evento
Local para secretaria
Local para o coffee-break
Local para informaes
Estacionamento
Copa/cozinha
Recursos Humanos
Coordenadores de rea
Recepcionista para secretaria
71
Atividades gerais
OK
Pendente
N/A
Responsvel
OK
Pendente
N/A
Responsvel
Recursos Humanos
Recepcionista para informaes
Recepcionistas para local do
evento
Apoio para receptivo de
autoridades
Tradutor
Intrprete
Assessoria de imprensa
Operador tcnico (som/luz)
Apoio de limpeza
Apoio de Segurana
Garom/copeiro
Projetor de Slides
Retroprojetor
Vdeo e televiso
Data show
Tela para projeo de imagens
Microfones, com fio e sem fio
Amplificadores
Aparelho de som
Gravao
Equipamentos de traduo
simultnea
Computadores
Mquinas copiadoras
Questionrio de avaliao
Papel
Telefone
Fax
Mastro
Bandeira
Estande
Decorao floral
Guarda-chuva
Tapetes
Plpito
72
Cerimonial
OK
Pendente
N/A
Responsvel
OK
Pendente
N/A
Responsvel
Mesa para receptivo

Livro de presena
Lista de confirmaes
Reserva de lugares
Mapa de distribuio das
autoridades nos lugares
Nominata
Mapa de composio da mesa
principal
Roteiro do locutor
Colocao de bandeiras
Hino Nacional
Garom/copeiro
Ps Evento
Relatrio final
Prestao de contas
Ofcios de agradecimento s reas
envolvidas
Registro fotogrfico, em vdeo e
em jornal
Impresso dos anais
Emisso de certificados
73
Anexo 3: Modelo de questionrio

de avaliao do evento
MODELO DE QUESTIONRIO DE AVALIAO
Prezado (a) Participante:
Queremos conhecer sua opinio sobre o evento que acabou de participar, para que possamos
saber se suas expectativas foram atingidas e o que ainda pode ser aperfeioado.
Aps preencher, favor entregar recepcionista. Agradecemos pela sua participao!
1) Voc obteve informaes sobre o evento por meio de:
[adaptar as respostas aos meios de comunicao utilizados na divulgao do evento]
( ) convite ( ) internet ( ) imprensa ( ) amigos ( ) cartazes
( ) outdoor ( ) panfleto ( ) outro meio. Qual? ____________________________
2) Avalie os seguintes aspectos do evento:
[alterar os tpicos ou acrescentar outros itens, se julgar necessrio]
Item
Local do evento
Acesso/estacionamento
Atendimento/recepo
Organizao
Instalaes
Palestrantes
Carga horria
Temas das palestras
Contedo das palestras
Material didtico
Alimentao
Excelente
Bom
Regular
Ruim
Pssimo
3) O evento correspondeu s suas expectativas?

( ) Sim ( ) No ( ) Parcialmente
Por favor, comente: _____________________________________________________________
4) Qual o seu grau de instruo
( ) Ensino Fundamental ( ) Ensino mdio ( ) Ensino Superior
5) Qual a sua ocupao? _______________________________________________________
6) Sexo: ( ) Feminino ( ) Masculino
7) Faixa etria
( ) 15 19
( ) 20 29
( ) 30 59
( )60 ou mais
8) Sugestes
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
74
Anexo 4: Modelo de Composio de

Mesa para Almoos e Jantares
Arrumao de Mesa
Cada tipo de prato tem seu talher especifico que deve ser
colocado de acordo com a sequncia dos pratos a serem servidos,
de fora para dentro: 1 talher entrada; 2 talher primeiro prato
(peixe) e 3 talher segundo prato (carne).
Na arrumao da mesa, as colheres e facas (com lminas voltadas
para o prato) ficam direita do prato. Os garfos ficam esquerda
do prato.
Os talheres de sobremesa so trazidos pelos garons, no momento
adequado, ou ficam frente do prato na sequencia (de dentro pra
fora): faca com lmina voltada pra dentro e o cabo para a direita;
garfo com cabo voltado para a esquerda e a colher com o cabo
voltado para a direita.
Sousplat um suporte de prato em material nobre, que delimita
os lugares> No utilizado durante a sobremesa.
Os copos utilizados na composio da mesa so determinados de
acordo com as bebidas a serem servidas durante a refeio. Servese: gua, refrigerante e suco de frutas no copo ou taa maior,
com ou sem p; cerveja em copo tipo tulipa; vinho tinto em taa
mdia; vinho branco em taa menor; licores em clices pequenos;
champanhe em taas flte ou de boca larga.
Na arrumao da mesa, os copos devem ficar ao lado direito
do prato, acima dos talheres: da direita para a esquerda, copos
para vinho branco, vinho tinto e gua; atrs, deve ficar a taa de
champanhe.
75
Composio Almoo ou Jantar (com consom)
Exemplo: Almoo ou jantar com uma entrada, consom e um prato com carne.
Composio Almoo e Jantar (com peixe)
Exemplo: Almoo ou jantar com uma entrada com peixe e um prato com carne.
76
Composio Servio Francesa
Exemplo: Servio francesa, com uma entrada, um prato com peixe e um prato
com carne. Retirar o talher de n 10, caso no seja servido prato com peixe.
Substituir os talheres para entrada pela colher direita do prato, caso seja
servido um consom.
77
Anexo 5: Formas de apresentao e

cumprimentos
A Forma de apresentao obedece mesma norma entre a maioria
dos povos: quem chega apresentado e cumprimenta quem esta,
falando o nome de quem esta primeiramente.
Em outras situaes, observar as regras gerais a baixo:
Quem est andando cumprimenta quem est parado
Quem sai despede-se de quem fica.
O menor em hierarquia apresentado ao superior.
Por idade, o mais jovem apresentado ao mais velho.
Por sexo, o homem apresentado mulher.
Cabe /ao superior em hierarquia, ao mais idoso ou senhora
estende a mo ou fazer o cumprimento convencional.
Em alguns pases, no se estende a mo s senhoras, como no
mundo rabe.
O cumprimento segue esta regra:
A Regra social
No primeiro encontro com um casal, apresenta-se o homem; ele
quem apresentar sua esposa.
Com casal conhecido, cumprimenta-se primeiro a mulher, depois o
homem.
-- O marido dir: Esta a minha mulher.
-- A mulher dir: Este o meu marido.
-- Ao apresentar a esposa de um amigo, dir Esta a pessoa de
fulano.
-- Ao apresentar o marido de uma amiga, dir: Este o marido de
fulana.
A Regra empresarial
Casal cujo homem a autoridade apresenta-se o homem; ele
quem apresentar sua esposa.
Casal cuja mulher a autoridade apresenta-se a mulher; ela
quem apresentar o marido.
Para cumprimentos, cumprimenta-se primeiro a autoridade,
depois o (a) cnjuge.
78
Forma ocidental de cumprimento

No Brasil, no meio oficial e empresarial, utiliza-se a forma ocidental
de um cumprimento aperto de mo geralmente longo e caloroso.
Abrao, tapas nas costas e beijos revelam amizade e intimidade
e so habituais no convvio social ou quando se adquire maior
relacionamento com o visitante ou cliente.
Formas orientais de cumprimento

No Oriente so utilizadas duas formas tradicionais de cumprimento:
A reverncia, principalmente entre os japoneses, chineses,
coreanos.
A saudao com as duas mos postas, em forma de orao, na
altura do peito, usada habitualmente na ndia e na Tailndia
namast.
Ao receber uma comitiva que utiliza uma forma de cumprimento
diferente da nossa, devemos utilizar a forma de cumprimento
ocidental, ou seja, o aperto de mo. Certamente, em seguida, o
visitante retribuir. Caso ele faa uma saudao tradicional do seu
pas, deve-se, por gentileza, retribuir repetindo-a.
Aplausos
Trata-se da forma mais simptica de demonstrao de entusiasmo
e concordncia, utilizada para homenagear as pessoas. Entretanto,
deve ser sempre comedida e no acompanhada de gritos e outras
manifestaes efusivas, principalmente nos eventos mais solenes.
O aplauso uma manifestao espontnea da platia; no pode e
nem deve ser solicitado por quem conduz a cerimnia ou pelo Mestre
de Cerimnias.
importante saber a ocasio para se aplaudir, a quem o aplauso
dirigido e o momento adequado. Em apresentaes artsticas, por
exemplo, s se aplaude o pianista quando ele coloca as mos sobre
o colo sinal de que encerrou; o bal, ao trmino do ltimo passo;
o cantor ao final da msica. Aplausos durante apresentaes tiram a
concentrao de quem se exibe.
79
As manifestaes de desagrados vaias, por exemplo no fazem

parte de eventos protocolares, e so entendidas por ns como gafes,
pois existem outras formas de discordncia.
80
Setor Comercial Sul, Qd 09, Lote C

Ed. Parque Cidade Corporate, Torre A
Braslia-DF. CEP 70.308.200. Tel 61.3314.4105

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Manual de Eventos 1 edio

Captulo II - Cerimonial e Protocolo

Captulo III - Planejamento de Eventos

Captulo IV - Organizao de Eventos

1. Definio do Espao Fsico

3. Equipamentos e Materiais de Apoio

Captulo V - Divulgao de Eventos

Anexo 1: Tipos de servios

As relaes pblicas so decisivas na construo da imagem

Evento pode ser definido como uma concentrao de pessoas e/ou

Expositivos: objetivam a divulgao de produtos, servios,

Competitivos: a competio nas reas cultural, cientfica e

1.1. Eventos Expositivos

a sua apresentao e a venda dos produtos

1.2. Eventos Sociais

-- definir local para realizao do evento;

1.3. Eventos Dialogais

-- verificar se haver uma exposio inicial e, a necessidade de

objetivo conseguir a efetiva participao da plateia que deve ser

i) Oficina de trabalho/ Workshop

-- providenciar a logstica do evento;

1.4. Eventos Honorficos

-- definir o material que ser entregue (certificado, placa, medalha,

1.5. Eventos Competitivos

Objetivo: integrar e incentivar a prtica esportiva por meio de um

O cerimonial e protocolo regem as relaes e a civilidade entre as

respeitado por todos aqueles que participaro do ato. O cerimonial

1.1. Cerimonial Pblico

2.1. Critrios Gerais de Precedncia

Um princpio geral de precedncia, estipulado pelas normas de cortesia e

honra o do meio, ocupado

Quando houver um nmero

Portanto, para a plateia

Quando h um convidado muito importante ou de notrio saber mesa,

em importncia. O resto da mesa segue a precedncia normal. No exemplo

Prefeito convidado (segundo

Entre os critrios de precedncia mais adotados, encontram-se:

2.2. Composio de Lugares na Precedncia

Esta lista deve ser mais completa possvel:

A sua Excelncia o senhor

A sua Excelncia o Senhor.

Diretor de Autarquia Federal, Municipal ou Estadual

Governador (do Estado e

A Sua Excelncia o Senhor

Vice-Governador (do Estado e do Distrito Federal)

A Sua Excelncia o Senhor

Senhor Major de Aeronutica

Ao Senhor Major de Aeronutica

A Sua Excelncia o Senhor

A Sua Excelncia o Senhor

Presidente da Cmara dos

A Sua Excelncia o Senhor

A Sua Excelncia o Senhor

A Sua Excelncia o Senhor

A Sua Excelncia o Senhor

Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal

A Sua Excelncia o Senhor

Excelentssimo Senhor Ministro

Excelentssimo Senhor Presidente do Tribunal de justia

A Sua Excelncia o Senhor

Alm das informaes contidas no quadro, importante ainda

4.1. Posio da Bandeira Nacional em evento