DESARROLLAR EL PLAN DE GESTIN DEL

PROYECTO
PROCESOS DE INTEGRACIN

Un plan de proyecto es un documento usado para

coordinar todo los documentos de
planificacin del proyecto.
Su propsito principal es guiar ejecucin de
proyecto

El plan de proyecto asiste al gerente de proyecto

en liderar el equipo de proyecto y evaluando
el estado del proyecto
El desempeo del proyecto puede ser medido
contra una lnea base del proyecto

Desarrollar el plan de
gestin del proyecto
Entradas
Acta de
Constitucin del
Proyecto
Herramientas
juicio de expertos
Tcnicas de
facilitacin
Salidas
Plan de gestin del
proyecto

INTEGRANDO DESDE EL INICIO HASTA EL PLAN

SUB-PLANES DEL PLAN DE DIRECCIN DE

PROYECTO

PROCESO DE PLANIFICACIN DE PROYECTOS

PLAN DE DIRECCIN DEL PROYECTO

PROCESOS DE INTEGRACIN

Plan de
Gestin
Del
Proyecto

1.

Plan de Gestin del alcance - Requisitos

2.

Plan de Gestin del cronograma

3.

Plan de Gestin de costes

4.

Plan de Gestin de calidad Mejora de

Procesos

5.

Plan de Gestin de personal

6.

Plan de Gestin de las comunicaciones

7.

Plan de Gestin de riesgos

8.

Plan de Gestin de las adquisiciones

9.

Plan de Partes Interesadas

Plan de Gestin de Cambios

Plan de Gestin de la configuracin

ATRIBUTOS DEL PLAN DEL PROYECTO

Los proyectos son nicos:

Los planes deben

ser dinmicos

Los planes deben

ser flexibles

Los planes deben

actualizarse tantas
veces como
cambios ocurran

Los planes primero

y ante todo deben
guiar la ejecucin
del proyecto

PROCESOS DE PLANIFICACIN

PLANIFICACIN DEL ALCANCE

PROCESOS DE PLANIFICACIN

Alcance del producto.

Aspectos y funciones que caracterizan un producto o

servicio.
Se mide contra los requisitos del producto
Alcance del proyecto.

El trabajo que debe ser hecho con la finalidad de obtener el

producto de acuerdo con las especificaciones.
Se mide contra el plan del proyecto

PLANIFICACIN DEL TIEMPO

PROCESOS DE PLANIFICACIN

Incluir todos los procesos necesarios para planear cmo concluir el proyecto en un
determinado plazo. Incluye:

Definicin de las actividades

Secuenciacin de las actividades
Estimacin de recursos para cada actividad
Estimacin de la duracin de cada actividad
Desarrollo del cronograma de trabajo.
Control del cronograma

PLANIFICACIN DEL COSTO

PROCESOS DE PLANIFICACIN

Involucra planear los costos asociados a la realizacin de los trabajos y la forma de

controlarlos.
Tiene como objetivo garantizar que el capital disponible ser suficiente para obtener todos
los recursos necesarios para que se ejecuten los trabajos del proyecto.

ALCANCE DEL PRODUCTO VERSUS ALCANCE

DEL PROYECTO
Alcance del producto.

Aspectos y funciones que caracterizan un producto o

servicio.
Se mide contra los requisitos del producto
Alcance del proyecto.

El trabajo que debe ser hecho con la finalidad de obtener el

producto de acuerdo con las especificaciones.
Se mide contra el plan del proyecto.

PROCESOS DE GESTIN DEL ALCANCE

Planificar el Alcance

Recopilar requisitos
(Planificacin)

Crear la Estructura de
desglose del trabajo
(Planificacin)

Definir el alcance
(Planificacin)

PROCESOS DE GESTIN DEL ALCANCE

1.

Recopilar Requisitos Es el proceso que consiste en definir y documentar las

necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

2.

Definir el Alcance Es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin

detallada del proyecto y del producto.

3.

Crear la EDT Es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del
proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.

RECOPILAR REQUISITOS
PROCESOS DE GESTIN DEL ALCANCE

Definir y documentar las necesidades de los

interesados a fin de cumplir con los objetivos del
proyecto.
Puede distinguirse los requisitos del proyecto y los
requisitos del producto.

Recopilar Requisitos
Entradas
Acta de constitucin
del proyecto
Registro de interesados
Herramientas
Entrevistas
Grupos de opinin
Talleres facilitados
Tcnicas grupales de
creatividad
Tcnicas grupales de
toma de decisiones
Cuestionarios
Encuestas
Prototipos
Salidas
Documentacin de
requisitos
Matriz de
rastreabilidad de
requisitos

Recopilar requisitos
Procesos de Gestin del Alcance

Qu es lo ms dificultoso de recopilar requisitos?

Entender las necesidades borrosas del cliente durante las
fases iniciales.

Qu podemos hacer para mitigar este inconveniente?

Retroalimentacin iterativa entre diseadores y cliente
Prototipos preliminares
Involucrar a la alta gerencia en la recopilacin de requisitos

DOCUMENTACIN DE REQUISITOS - CONTENIDO

PROCESOS DE GESTIN DEL ALCANCE

Justificacin
Objetivos del Proyecto
Objetivos del Producto
Requisitos funcionales

Requisitos no funcionales
Requisitos de calidad
Criterios de aceptacin
Supuestos

Restricciones

MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE LOS REQUISITOS

PROCESOS DE GESTIN DEL ALCANCE

Requisito XXX
Cdigo (identificador
nico)
Fecha
Versin

Descripcin
Justificacin
Objetivo
Responsable
Prioridad
Estado (vigente,
cancelado, diferido,
aprobado)
Fecha de trmino

Criterio de aceptacin

Requisito YYY

Requisito ZZZ

DEFINIR EL ALCANCE
PROCESOS DE GESTIN DEL ALCANCE

Este proceso es crtico, dado que es la referencia

de los productos entregables, supuestos y
restricciones.
Durante la planificacin el alcance del proyecto
se define y describe cada vez con mayor
detalle por que se tiene ms informacin
sobre el proyecto.
Se conocen las necesidades
Los supuestos y restricciones se analizan
Se agregan supuestos y restricciones
Se involucra a los interesados

Definicin del alcance

Entradas
Acta de constitucin del
proyecto
Documento de Requisitos
Activos de los procesos de la
organizacin
Herramientas
Juicio de los expertos
Anlisis del producto
Identificacin de alternativas
Talleres Facilitados
Salidas
Enunciado del alcance del
proyecto
Actualizacin a los
documentos del proyecto

ENUNCIADO DE ALCANCE DEL PROYECTO

Breve descripcin del proyecto
Alcance del producto
Entregables
Criterios de aceptacin

Exclusiones
Restricciones
Riesgos preliminares identificados
Requisitos de aprobacin

PLAN DE DIRECCIN DEL PROYECTO

PROCESOS DE INTEGRACIN

Plan de
Gestin
Del
Proyecto

1.

Plan de Gestin del alcance - Requisitos

2.

Plan de Gestin del cronograma

3.

Plan de Gestin de costes

4.

Plan de Gestin de calidad Mejora de

Procesos

5.

Plan de Gestin de personal

6.

Plan de Gestin de las comunicaciones

7.

Plan de Gestin de riesgos

8.

Plan de Gestin de las adquisiciones

9.

Plan de Partes Interesadas

Plan de Gestin de Cambios

Plan de Gestin de la configuracin

Crear la estructura de desglose de trabajo

Procesos de Gestin del Alcance

La EDT es una descomposicin jerrquica

del trabajo que ser ejecutado por el
equipo del proyecto.
La EDT es una descomposicin del proyecto
en elementos menores que apoyan en
la visualizacin y entendimiento y
facilita los procesos de planeamiento,
ejecucin, monitoreo y control
La EDT debe de contener todo y slo lo
necesario para lograr los alcances del
proyecto.
Es mejor entender al todo por sus partes
constituyentes

Crear EDT
Entradas
Enunciado del alcance del
proyecto
Documentacin de requisitos
Activos de los procesos de la
Organizacin
Herramientas
Plantillas de la EDT
Descomposicin
Salidas
Estructura de desglose del
trabajo
Diccionario de la EDT
Lnea de base del alcance
Actualizacin de los
documentos del Proyecto

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO

EDT. Estructura de desglose del trabajo.

EAP. Estructura analtica del proyecto.

WBS. Work Breakdown Structure
Es una herramienta grfica para detallar el alcance del proyecto
Se orienta al producto entregable.
Organiza y define el alcance total del proyecto.
Las actividades que no estn en el EAP estn fuera del alcance del proyecto
Divide el trabajo en trabajos ms pequeos y fciles de manejar.
Cada nivel de la EAP representa una definicin cada vez ms detallada del trabajo.
El nivel ms bajo se denomina paquete de trabajo.

MODELOS DE LA EDT
Proyecto

Las estructuras utilizadas en

proyectos similares estn
disponibles en la metodologa
y deben de ser utilizadas
como base para elaborar
nuevas EDT

Entregables

Elementos
intermedios

Paquetes
de trabajo

Detalles de los especialistas:

Actividades o tareas

EJEMPLO DE EDT

Fuente: Libro Director Profesional de Proyectos Pablo Lledo

EJEMPLOS DE EDT VARIACIONES DE NIVEL 1

EJEMPLOS DE EDT ORGANIZADA POR FASES

EJEMPLOS DE EDT BASADA EN ENTREGABLES

PAQUETES DE TRABAJO
Es un tem del ms bajo nivel de la EDT.
Cada paquete de trabajo debe tener:
Un cdigo de identificacin nico
Un entregable especfico y verificable
Un nico responsable de su entrega
De 40 a 80 horas de duracin
Recursos humanos, tecnolgicos y logsticos asignados
Un costo definido cuyo clculo debe considerar los recursos asignados
Cada entregable tiene un cliente que lo validad, un formato definido de
criterios de aceptacin previamente acordados con el cliente.

DICCIONARIO DEL EDT

Fuente: Libro Director Profesional de Proyectos Pablo Lledo

GESTIN DEL TIEMPO

Incluir todos los procesos necesarios para planear
cmo concluir el proyecto en un determinado
plazo de tiempo.
Incluye:

Definir las actividades

Secuenciar las actividades
Estimar los recursos de las
actividades
Estimar la duracin de las
actividades
Desarrollar el cronograma

PROCESOS DE GESTIN DEL TIEMPO

Definir Actividades
(Planificacin)

Secuenciar Actividades
(Planificacin)

Estimar Duracin
(Planificacin)

Estimar Recursos
(Planificacin)

Desarrollar (crear)
Cronograma
(Planificacin)

Fuente: PMBOK 2008 Descripcin General de la Planificacin de tiempos

PROCESOS DE GESTIN DEL TIEMPO

1.

Definir las actividades: identificar cada una de las actividades que se deben realizar
para lograr un proyecto exitoso.

2.

Secuenciar las actividades: analizar qu tipo de dependencias existe entre las

distintas actividades.

3.

Estimar los recursos de las actividades: determinar cules son los recursos
necesarios y disponibles para llevar a cabo cada actividad.

4.

Estimar la duracin de las actividades: estimar el tiempo necesario para completar

las actividades.

5.

Desarrollar el cronograma: analizar la integracin existente entre la secuencia, los

recursos necesarios, las restricciones y la duracin de cada actividad.

DEFINIR LAS ACTIVIDADES

Definir las actividades

PROCESOS DE GESTIN DEL TIEMPO

Identificar y documentar el trabajo

que se planifica realizar
Identificar los productos entregables
al nivel ms bajo (paquetes de
trabajo)

Entradas

Lnea base del alcance

Enunciado de alcance
EDT
Diccionario EDT

Herramientas
Descomposicin
Plantillas
Planificacin gradual
Juicio de los expertos
Salidas
Lista de actividades
Atributos de las
actividades
Lista de hitos

Descomponer paquetes de trabajo en

Actividades
Procesos de Gestin del Tiempo

Fuente: Director Profesional de Proyectos Pablo Lledo

Lista de Actividades con sus atributos

Procesos de Gestin del Tiempo

Fuente: Director Profesional de Proyectos Pablo Lledo

SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES

PROCESOS DE GESTIN DEL TIEMPO

Identificar y documentar la secuencia lgica de

las actividades que deben ser realizadas y
establecer una relacin de dependencia
entre ellas

Secuenciar las actividades

Entradas
Lista de actividades
Atributos de las actividades
Lista de Hitos
Enunciado de alcance del
proyecto
Herramientas
Mtodo de diagramacin por
precedencia
Determinacin de las
dependencias
Aplicacin de adelantos y
retrasos
Plantillas de red del
cronograma

Salidas
Diagramas de red del
cronograma del proyecto
Actualizaciones a los
documentos del proyecto

DIAGRAMAS DE RED DEL PROYECTO

(DIAGRAMACIN POR PRECEDENCIA)
Es una representacin esquemtica de las actividades del cronograma del
proyecto y de las relaciones lgicas entre ellas (dependencias)
Generalmente son desarrolladas de izquierda a derecha para reflejar el
orden cronolgico de los acontecimientos
Permite identificar las actividades que pueden ser hechas secuencialmente o
en paralelo.

B
E

Inicio
C

Fin

DIAGRAMAS DE RED DEL CRONOGRAMA DEL

PROYECTO

TIPOS DE RELACIONES DE DEPENDENCIA

Fuente: Director Profesional de Proyectos Pablo Lledo

DETERMINACIN DE DEPENDENCIAS

APLICACIN DE ADELANTOS Y RETRASOS

Estimar los recursos de las actividades

Procesos de Gestin del Tiempo

Implica determinar cuales son los recursos

y qu cantidad de cada uno se utilizar
y cundo estar disponible.
Personas.
Equipos
Materiales
Software
Otros
Se coordina con el proceso de estimacin
de costos

Estimar recursos
Entradas
Lista de actividades
Atributos de las actividades
Calendarios de recursos
Herramientas
Juicio de expertos
Anlisis de alternativas
Datos publicados para
estimaciones
Estimacin Ascendente
Software de Gestin de
proyectos
Salidas
Requisitos de recursos de las
actividades
Estructura de desglose de
recursos
Actualizaciones a los
documentos del proyecto

ESTIMACIN ASCENDENTE DE LOS RECURSOS

Fuente: Director Profesional de Proyectos Pablo Lledo

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS

Fuente: Director Profesional de Proyectos Pablo Lledo

ESTIMAR LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES

PROCESOS DE GESTIN DEL TIEMPO

Estimar duracin

Utiliza informacin sobre:

Alcances del trabajo de la actividad del
cronograma
Tipos de recursos necesarios
Cantidades de recursos estimadas
Calendarios de disponibilidad del
recurso
La estimacin es un proceso gradual

Entradas
Lista de actividades
Atributos de las actividades
Requisitos de recursos de las
actividades
Calendarios de recursos
Enunciado de alcance del
proyecto
Herramientas
Juicio de expertos
Estimacin Anloga
Estimacin paramtrica
Estimacin por tres valores
Anlisis de reserva
Salidas
Estimados de la duracin de
las actividades
Actualizaciones a los
documentos del proyecto

ESTIMAR LA DURACIN UNA ACTIVIDAD QUE

REQUIERE GRAN ESFUERZO Y TIENE UN ALTO GRADO
DE RIESGO

Ley de Parkinson: las actividades se extienden el

tiempo disponible. O sea, si me dicen que la
actividad la puedo entregar en 30 das, aunque
se pueda realizar en pocos das, con suerte la
entregar en el da 30.
Al momento de estimar la duracin de una
actividad siempre aparece la Ley de Murphy: la
estimacin ms probable siempre ser lo ms
improbable.

DESARROLLAR (CREAR) EL
CRONOGRAMA
PROCESOS DE GESTIN DEL TIEMPO

Es un proceso iterativo, determina las

fechas de inicio y fin planificadas
Exige que se revisen y corrijan las
estimaciones de recursos y tiempos
por c/actividad
Define la lnea base del proyecto
Es imperativo considerar:
Fechas importantes para el negocio
Fechas acordadas con el patrocinador,
clientes u otras partes interesadas
Restricciones externas (clima, gobierno,
regulaciones)
Contratistas (trmites contractuales y de
adquisicin)

Desarrollar el cronograma
Entradas

Lista de actividades

Atributos de las actividades

Diagramas de red del

cronograma

Requisitos de recursos de las

actividades

Calendarios de recursos

Estimacin de la duracin de
las actividades

Enunciado de alcance del

proyecto
Herramientas

Anlisis de la red del

cronograma

Mtodo de la ruta crtica

Nivelacin de recursos

Anlisis Qu pasa si..?

Aplicacin de adelantos y
retrasos

Compresin del cronograma

Herramienta de planificacin
Salidas

Cronograma del proyecto

Lnea base del cronograma

Actualizacin a los documentos

del proyecto

CRONOGRAMA DEL PROYECTO - EJEMPLOS

CRONOGRAMA DEL PROYECTO - EJEMPLOS

GESTIN DE LOS COSTOS

Incluye los procesos necesarios para planificar,
estimar, preparar el presupuesto y
controlar los costos del proyecto.

Involucra planear los costos asociados a la

realizacin de los trabajos y la forma de
controlarlos.
Tiene como objetivo garantizar que el capital
disponible ser suficiente para obtener todos
los recursos necesarios para que se ejecuten los
trabajos del proyecto
Se preocupa de los costos de los recursos
necesarios para completar cada actividad del
cronograma.
Pero tambin de equilibrar los efectos de las
decisiones, por ejemplo reducir el nmero de
revisiones reduce el costos de desarrollo pero
aumenta los costos operativos del cliente.

DEFINICIONES BSICAS - TIPOS DE COSTOS

Costos variables: dependen del volumen de produccin. Por ejemplo las
materias primas. Mientras ms zapatillas se producen, se requieren ms telas
y cordones.
Costos fijos: No cambian con el volumen de produccin. Por ejemplo los
alquileres. Independientemente del volumen de produccin de una fbrica de
palos de golf, el alquiler que se paga por ese lugar se mantendr fijo.
Costos directos: se pueden atribuir directamente al proyecto. Por ejemplo, los
costos de un viaje para promocionar exclusivamente una nueva crema de
belleza.
Costos indirectos: benefician a varios proyectos y generalmente no se puede
identificar con exactitud la proporcin que corresponde a cada uno. Por
ejemplo los gastos de estructura (contabilidad, luz, telfono, PMO, etc.).
Costo de oportunidad: el costo de oportunidad de un recurso es su mejor
alternativa dejada de lado (lo que se deja de hacer por dedicar el recurso a
otra actividad). Al estimar el costo de las actividades del proyecto, no slo se
deben incluir las salidas de caja, sino tambin los costos de oportunidad de
cada recurso.
Costos hundidos: costos que ya fueron devengados y no cambiarn con la
decisin de hacer o no hacer el proyecto.

PROCESOS DE GESTIN DEL COSTO

Estimar los Costos

(Planificacin)

Determinar el
presupuesto
(Planificacin)

PROCESOS DE GESTIN DE LOS COSTOS

1.

Estimar los costos: es el proceso que consiste en

desarrollar una aproximacin de los recursos
financieros necesarios para completar las actividades
del proyecto

2.

Determinar el presupuesto: es el proceso que

consiste en sumar los costos estimados de
actividades individuales o paquetes de trabajo para
establecer una lnea base de costo autorizada

ESTIMAR LOS COSTOS

PROCESOS DE GESTIN DE LOS COSTOS

Implica desarrollar una estimacin de los costos

de los recursos necesarios para completar cada
actividad.
Considera:

Todas las posibles causas de variacin.

Alternativas de costos

Si la reduccin de costos afecta etapas

posteriores de proyecto

Estimar los costos

Entradas
Lnea base del alcance
Cronograma del proyecto
Plan de Recursos Humanos
Registro de riegos
Herramientas
Juicio de los expertos
Estimacin anloga
Estimacin Paramtrica
Estimacin ascendente
Estimacin por tres valores
Anlisis de reserva
Costo de la calidad
Software de estimacin de costos
Anlisis de propuestas para
licitaciones
Salidas
Estimaciones de costos de las
actividades
Base de las estimaciones
(documentos de respaldo)
Actualizacin de los documentos
del proyecto

Tipos de Estimaciones de Costos

Procesos de Gestin de los costos

Type of Estimate
Rough Order of
Magnitude (ROM)

Budgetary
Definitive

When Done
Very early in the
project life cycle,
often 35 years
before project
completion
Early, 12 years out

Why Done

How Accurate

Provides rough
ballpark of cost for
selection decisions

25%, +75%

Puts dollars in the

budget plans

10%, +25%

Later in the project, < Provides details for

1 year out
purchases, estimate
actual costs

5%, +10%

HERRAMIENTAS PARA ESTIMAR COSTOS

Anlisis de reserva: Agregar una reserva de costo adicional para contingencias sobre
aquellos eventos previstos pero inciertos.

Costos de calidad: costos para asegurar la calidad del proyecto. Incluye los costos de
prevencin y evaluacin (costos de cumplimiento) y los costos de falla (costos de no
cumplimiento)
Anlisis de propuestas para licitaciones: estimar los costos del proyecto en funcin
de las ofertas enviadas por los proveedores.

Tcnicas de estimacin:
Anloga Paramtrica Ascendente Por tres valores

CONCEPTO DE CUENTA DE COSTOS = CUENTA DE

CONTROL

Fuente: Control de Proyectos Rubn Rebollar

RESERVA PARA CONTINGENCIAS Y RESERVA DE

GESTIN

Fuente: Director Profesional de Proyectos Pablo Lledo

DETERMINAR EL PRESUPUESTO Determinar el presupuesto

PROCESOS DE GESTIN DE LOS COSTOS

Implica sumar los costos estimados de las

actividades del cronograma o paquetes de
trabajo, para establecer una lnea de base de
costo total.
El enunciado del alcance del proyecto
proporciona el presupuesto resumen.

Entradas
Estimaciones de costos de las
actividades
Base de las estimaciones
Lnea base del alcance
Cronograma del proyecto
Calendarios de recursos
Contratos
Herramientas
Suma de costos
Anlisis de reserva
Juicio de expertos
Relaciones histricas
Conciliacin del lmite de
financiamiento
Salidas
Lnea base del desempeo de
costos
Requisitos de financiamiento
del proyecto
Actualizacin de los
documentos del proyecto

LNEA BASE DE COSTO

Fuente: Director Profesional de Proyectos Pablo Lledo

Planificar la Gestin de los Interesados en el

proyecto
Procesos de Gestin de los interesados

Es el proceso mediante el cual se

desarrollan las estrategias de gestin ms
adecuadas para lograr la participacin
efectiva de las partes interesadas en las
decisiones y ejecucin del proyecto, todo
ello teniendo en cuenta sus necesidades,
expectativas, intereses e impacto
potencial.
Este plan identifica cmo afectar el
proyecto a las diferentes partes
interesadas lo que permitir al equipo de
proyecto definir diferentes formas de
implicarlas en el proyecto, gestionar sus
expectativas y, en definitiva, lograr la
aceptacin y compromiso con los objetivos
del proyecto.

Estimar recursos

Entradas
Plan de direccin del
proyecto
Registro de interesados
Factores ambientales
Activos de los procesos
Herramientas
Juicio de expertos
Reuniones
Tcnicas Analticas
Salidas
Plan de Gestin de
interesados
Actualizaciones a los
documentos del proyecto

CONDICIONANTES DE LA ESTRATEGIA A
ADOPTAR ANTE UNA PARTE INTERESADA

La estrategia ser diferente en funcin de si la parte interesada

Desconoce el proyecto
Se resiste al proyecto
Es neutral al proyecto
Apoya el proyecto
Lidera e impulsa el proyecto.

ESTRATEGIA SEGN COOPERACIN - IMPACTO

PLAN DE GESTIN DE LOS INTERESADOS

Este plan consiste en dar respuesta a lo siguiente:

Cul es el nivel actual de participacin de cada interesado?

Cul es el nivel deseado de participacin de cada interesado?

Qu impacto tendr sobre los interesados un cambio en el proyecto?

Cmo son las interrelaciones entre los interesados?

Qu informacin vamos a comunicar a cada interesado?

Con qu frecuencia vamos a comunicarnos con los interesados?

Cmo y cundo actualizaremos el plan de gestin de los interesados?