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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y NEGOCIOS
SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA
CARRERA DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIN DEL TTULO DE LICENCIADO EN

CONTABILIDAD Y AUDITORA
TEMA: ELABORACIN DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

UTILIZANDO MICROSOFT EXCEL EN LA FUNDACIN PARA EL
DESARROLLO HUMANO PROMOSER EN LA CIUDAD DE
QUITO, PROVINCIA DE PICHINCHA
AUTOR: ROBERTO AGUSTN MEDINA YNEZ
TUTOR: M.Sc. PABLO CUESTA
AO 2013
DEDICATORIA
Durante muchos aos he dedicado tiempo y esfuerzo a la culminacin de la carrera, nuestros padres
comienzan dndonos un gran aliento cuando con mucho orgullo y expectativa nos hacen ingresar en el
jardn de infantes, despus nuestros sueos van aumentando conjuntamente con el desarrollo de
nuestro cuerpo, llegamos a la escuela y colegio, nos alejamos de la familia pero siempre estn a nuestro
lado. Finalmente arribamos a una Institucin en donde comienza nuestra vida profesional la
Universidad duea de nuevos ideales y sueos.
Todas esas nuevas metas se ven plasmadas en el esfuerzo de la elaboracin de este sistema contable
que se ve reflejado en este libro, dedico a Ti Dios porque siempre has estado a mi lado levantndome
en tus hombros y caminando a mi lado, a mis padres que han sido mi muralla y mi sostn en todos los
momentos de mi vida, a mi esposa que ha sido fiel compaera y a mis hijos que son mi motor de cada
da.
Roberto Agustn Medina Ynez
AGRADECIMIENTO
A la Universidad Tecnolgica Equinoccial que ha sido mi hogar durante 7 aos, a mis profesores que
han sabido ser la gua en el camino, no solo para adquirir nuevos conocimientos sino llevarnos a cada
uno de los estudiantes hacia nuevos senderos que se encuentran construidos en bases slidas de tica
y valores. A mi profesor Pablo Cuesta quien me ayud en gran manera a la culminacin de esta Tesis,
brindndome todos sus conocimientos.
ii
DECLARATORIA DE AUTENTICIDAD O
RESPONSABILIDAD
El desarrollo de esta Tesis: Elaboracin de un sistema de contabilidad utilizando Microsoft Excel en la
Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser en la ciudad de Quito, Provincia Pichincha, fue
autorizado por la Junta de Socios Fundadores de la Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser de
acuerdo a procedimientos, tcnicas propuestas y que son exclusiva responsabilidad del autor.

C.C. 1716609159
iii
CERTIFICACIN
Certifico que la presente Tesis: Elaboracin de un sistema de contabilidad utilizando Microsoft Excel
en la Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser en la ciudad de Quito, Provincia Pichincha, fue
elaborada luego de la investigacin realizada por el Sr. Roberto Agustn Medina Ynez, como requisito
previo a la obtencin de su ttulo de Licenciado en Contabilidad y Auditora de la Universidad
Tecnolgica Equinoccial modalidad a distancia.
MASTER PABLO CUESTA

DIRECTOR DE TESIS
iv
NDICE
INTRODUCCIN ............................................................................................................................................... 1
CAPTULO I ....................................................................................................................................................... 3
1 TEMA ........................................................................................................................................................ 3
1.1
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN ................................................................................................. 3
1.1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................................................... 3

1.1.3 FORMULACIN DEL PROBLEMA ........................................................................................................ 3
1.1.3.1 SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA ................................................................................................ 4
1.1.4 IDEA A DEFENDER .............................................................................................................................. 4
1.1.5 OBJETIVOS .......................................................................................................................................... 4
1.1.5.01 OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 4
1.1.5.02 OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................................................... 5
1.2 JUSTIFICACIN DEL TEMA ..................................................................................................................... 5
CAPTULO II...................................................................................................................................................... 8
FUNDAMENTACIN TERICA ......................................................................................................................... 8
2.1.1 MARCO TERICO................................................................................................................................ 8
2.1.2 MARCO CONCEPTUAL ...................................................................................................................... 27
2.2 ANTECEDENTES ................................................................................................................................... 39
CAPTULO III................................................................................................................................................... 41
METODOLOGA.............................................................................................................................................. 41
3.1 TIPO DE INVESTIGACIN ..................................................................................................................... 41
3.2 DISEO DE LA INVESTIGACIN ........................................................................................................... 41
3.3 POBLACIN Y MUESTRA ..................................................................................................................... 41
3.3.1 POBLACIN ...................................................................................................................................... 41
3.3.2 MUESTRA.......................................................................................................................................... 42
3.4 FORMULA DE CUANTIFICACIN DE LA MUESTRA.............................................................................. 42
3.4 MUESTREO .......................................................................................................................................... 43
3.4.1 PROBABILSTICO............................................................................................................................... 43
3.4.2 NO PROBABILSTICO ........................................................................................................................ 43
3.5 TIPO DE ANLISIS ................................................................................................................................ 43
3.6 ENCUESTA............................................................................................................................................ 44
3.7 TABULACIN DE DATOS ...................................................................................................................... 44

3.7.1 VARIABLES CUANTITATIVAS ............................................................................................................ 45
3.7.2 VARIABLES CUALITATIVAS ............................................................................................................... 46
3.7.3 RESULTADOS .................................................................................................................................... 47
CAPTULO IV .................................................................................................................................................. 53
PROPUESTA ................................................................................................................................................... 53
4.1 SISTEMA DE CONTABILIDAD ............................................................................................................... 53
4.1.1 DISEO DEL PROGRAMA EN MACROS Y VBA ................................................................................. 53
4.2 RESULTADOS ....................................................................................................................................... 75
CAPTULO V ................................................................................................................................................... 88
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 88
5.1 CONCLUSIONES ................................................................................................................................... 88
5.2 RECOMENDACIONES ........................................................................................................................... 88
BIBLIOGRAFA ................................................................................................................................................ 90
GLOSARIO ...................................................................................................................................................... 92
ANEXOS.......................................................................................................................................................... 93
INTRODUCCIN
El Ecuador en la actualidad se encuentra en momentos en los cuales se han ido incrementado los
precios y por tanto cada una de las empresas piensan en cmo y en qu destinar sus recursos
monetarios, esto involucra la compra de un sistema contable que le ayude a llevar los datos de manera
ordenada, en caso de no hacerlo esto llevar a la Institucin a no contar con datos precisos y si bien
tiene liquidez puede que se encuentre generando prdidas; porque si bien tiene un buen movimiento
bancario eso no garantiza que tenga una utilidad o que pueda reconocer en que producto le est
generando Supervit o Dficit.
Los empresarios en el Ecuador no saben de la importancia que tiene la contabilidad y que se generen
los datos de forma rpida, oportuna y confiable; esto se genera con el personal capacitado en la materia
y con una herramienta informtica. Por esto motivo se trata de implementar un programa contable
barato en el cual muchos profesionales del rea financiera ya tienen conocimientos previos en
Microsoft Excel de nivel medio y avanzado, esto se debe a que en la profesin se utiliza este tipo de
software como que fuera el aire, por ello la gran mayora de frmulas, cdigos mediante la utilizacin
de VBA con las que cuenta y que se han ido desarrollando facilita el ingreso de los documentos fuente
en cada una de las hojas de clculo.
Las empresas grandes del pas no tienen ese problema porque destinan una parte de sus ingresos a la
contratacin de personal capacitado, y; en la adquisicin de sistemas contables altamente eficientes,
que por el precio de los mismos las compaas pequeas no pueden acceder. A esto se puede aadir
que el programa contable en la mayora de ocasiones no se adapta a la realidad; debido a que fueron
creadas para un especfico tipo de negocio entonces se sujeta el sistema solo a ese paradigma, tambin
para el entendimiento del nuevo software de la compaa se requiere de ingresar al personal a una
instruccin formal y eso lo hace un proceso costoso as como tambin de larga duracin que al final del
perodo de implementacin incluso cundo ya est operativo ah surgen los cuestionamientos por parte
1
de los empleados y ello va a generar un gasto, mientras que los ejecutivos de las empresas compraron
el producto para ser destinado como una inversin y tener resultados inmediatos.
Con la elaboracin de este proyecto se busca introducir un nuevo sistema contable de cdigo abierto,
por tanto barato, adems que la persona que lo elabora vaya diseando de acuerdo a las necesidades
de la empresa y del entorno, guiar en el desarrollo del mismo mediante la explicacin de ciertas
frmulas que se usan en Excel y VBA.
CAPTULO I
1 TEMA
Elaboracin de un sistema contable utilizando Microsoft Excel en la Fundacin para el desarrollo
humano Promoser de la ciudad de Quito, Provincia de Pichincha
1.1 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN
1.1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las empresas sin fines de lucro en este pas buscan la forma de obtener recursos tanto pblicos como
privados, y de esta manera poder trasladarlo a sus productos o servicios y dar beneficios a la sociedad;
estas mismas instituciones estn en la bsqueda permanentemente de bajar los costos y gastos. El pago
a los profesionales y los valores que se destinan para llevar la informacin contable a los Estados
Financieros requiere una gran cantidad de recursos monetarios, obviamente eso depende del
proveedor del servicio y del profesional. Pero si de obtener resultados se trata se debe contratar lo
mejor y comprar el producto adecuado, los sistemas contables en el mercado son buenos pero unos 4
que se ha podido conocer (pero por ser una investigacin no se va a nombrar a los programas) y utilizar
los mismos se topa con ciertas deficiencias, adems que la institucin necesita invertir en la
capacitacin del personal y mantenimiento del software adquirido.
1.1.3 FORMULACIN DEL PROBLEMA

De qu manera se puede implementar un sistema contable en una Fundacin y que pueda ser capaz
de brindar una informacin financiera a la Direccin de la empresa de una manera oportuna y veraz?
1.1.3.1 SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA

Cmo se debe construir un software contable en Excel, en el que se pueda registrar y utilizar la
informacin de una manera sencilla y amigable para el usuario?
De qu manera podemos elaborar diferentes hojas de clculo las que contengan frmulas y
parmetros para que sean utilizadas en el manejo de la informacin y esta sea ms fluida, til y veraz
para la empresa?
Cmo le beneficia a la fundacin trabajar con este tipo de sistema contable?
Cmo analizar la informacin y las frmulas que se utilizan en cada hoja de clculo para conocer cada
uno de los parmetros que involucran el sistema y que se encuentre bien configurado?
1.1.4 IDEA A DEFENDER

La implementacin de un sistema contable utilizando el programa Microsoft Excel va a reemplazar los
diferentes sistemas contables que se encuentran en el mercado y va a brindar una informacin contable
y financiera oportuna, eficiente y productiva a la Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser.
1.1.5 OBJETIVOS
1.1.5.01 OBJETIVO GENERAL

Elaborar un sistema contable en Microsoft Excel que vaya de acuerdo a las necesidades de la Fundacin
para el Desarrollo Humano Promoser, incorporando en cada hoja de clculo herramientas y frmulas
que permitan ingresar la informacin contable y luego distribuir los datos y saldos a los diferentes
reportes financieros.
1.1.5.02 OBJETIVOS ESPECFICOS
Escuchar las necesidades de la empresa expresadas por parte de la Direccin de la Fundacin

para el Desarrollo Humano Promoser para ir elaborando un anlisis de los planes que tiene la
empresa en el rea contable.
Elaborar un diagrama de flujo en donde se construya la forma en la que van a ser diseadas las
hojas de clculo para el correcto funcionamiento del sistema contable en Microsoft Excel.
Elaborar el Plan de Cuentas para la Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser.
Dividir en hojas de clculo el Plan de Cuentas, libro diario, mayor general, Balance de
Comprobacin y General, Estado de Ganancias o Prdidas, y otro tipo de informes: Semanales,
mensuales y anuales.
Analizar los resultados que se obtuvieron e identificar si cada uno de ellos es confiable para la
presentacin de informes a los socios fundadores.
Elaborar reporte resumen que sirva para desarrollar las declaraciones de impuestos mensuales
que debe cumplir la Fundacin.
Presentar los resultados que se obtuvieron en el periodo analizado a la Presidencia de la

empresa.
Recoger los comentarios que se obtuvieron de la Direccin para mejorar el sistema contable.
1.2 JUSTIFICACIN DEL TEMA

Las experiencias obtenidas con los 4 diferentes programas contables ha sido productiva y a su vez
deficiente, los problemas ms determinantes que se pueden identificar inmediatamente son los costos
de adquisicin y de mantenimiento. A esto se debe aadir que al adquirir el software hay otro concepto
que se debe considerar porque los empleados no conocen el sistema salvo la persona que lo recomend
por tanto se requiere brindar capacitacin al personal que se encuentra laborando en la empresa.
Se ha podido observar muchas veces que a los directivos no les gusta adquirir software y/o capacitar al
personal porque son considerados un gasto y no una inversin; para dar esta aseveracin cito la
siguiente informacin que se encontr en Internet: El temor de los empresarios a invertir en
capacitacin radica en no poder cuantificar los beneficios provocados por sta; inclusive, algunos creen
que intentar una medicin especfica puede tener ms costos que beneficios. (COMMUNICARE.NET,
2013). En pocas palabras prefiero tener un dficit de 100 antes que 1000 y enviar a los colaboradores
a la instruccin formal adems de prdida de tiempo es dinero para la compaa.
Durante las labores en cada una de las empresas tambin se encontr deficiencias en los programas,
en uno de ellos los Activos Fijos de la empresa se depreciaban si se le activaba al final del mes. Claro
est que en este caso eso es visto como una deficiencia de la poltica contable establecida por el
Contador; pero, la empresa proveedora del Software lo que haca era aplicar deliberadamente el gasto
de un da como mes completo sin importar que da ingresaba el Activo Fijo a estar productivo.
Por estos ejemplos que se citaron anteriormente se propuso desarrollar una herramienta en Excel,
esperando que esto ayude a los contadores en la realizacin de su trabajo diario, porque todos los que
trabajan y estudian en esta rea tienen un conocimiento alto de Microsoft Excel y en algunos casos
tambin Access, ello ayuda que sea posible y fcil para que cada uno de ellos pueden disear el sistema
contable de acuerdo a las necesidades de la empresa y por supuesto del personal que va a estar a cargo
del proceso de registro de la informacin.
Este tipo de herramienta puede ser til para una compaa ya sea de servicios o produccin, pero claro
est que va a ser para una PYME porque las empresas grandes que se encuentran en el mercado tienen
otro tipo de necesidades y problemas. Adems que Excel tiene un inconveniente y es el nmero de
celdas con la que cuenta cada hoja de clculo, es decir, es apto para cierto nmero de transacciones y
por ende registros contables al ao.
Finalmente Excel se puede utilizar de diferentes formas, esto es una cualidad del programa porque
cuenta con gran cantidad de herramientas, los profesionales en esta rea pueden usarla de una manera
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sencilla y van a lograr realizar un trabajo optimo; por tanto se espera que las necesidades que se tengan,
se puedan acomodar a las de la empresa y de los profesionales contables.
CAPTULO II
FUNDAMENTACIN TERICA
2.1.1 MARCO TERICO
Al momento de buscar un sistema contable se debe realizar un anlisis dentro de lo que se encuentra
en el mercado, porque se puede encontrar un software que vaya de acuerdo a los requerimientos
institucionales, los ERP son los ms usados porque disponen de gran cantidad de recursos y sirven en
todos los mbitos y reas que componen las compaas; el ms conocido y que consigue mayor
notoriedad es el SAP; comenz en el mercado en las grandes empresas pero su participacin de ventas
ha ido en aumento de acuerdo a los ltimos aos.
SAP AG (en la Bolsa de Frncfort y NYSE, SAP) es una multinacional alemana dedicada al diseo
de productos informticos de gestin empresarial, tanto para instituciones pblicas como privadas.
Competidor directo del otro gigante del sector, Oracle, se calcula que entre el 70% y el 80% del
mercado de grandes empresas utilizan sus productos. Fundada en 1972, y con sede en Walldorf,
Baden-Wrttemberg, sus productos incluyen SAP ERP, SAP Business Warehouse (SAP BW), SAP
BusinessObjects software, y SAP HANA. Su capitalizacin burstil en 2010 fue de 59 mil millones de
dlares. (WIKIPEDIA, WIKIPEDIA, 2013)
Entonces esto demuestra que hay un mercado fuerte el cual se lo puede explotar ya que no todos son
capaces de tener acceso a este formidable paquete de datos, si bien los programas ahora son
sofisticados; estos por si solos no desarrollan el trabajo necesitan la ayuda del digitador y del
profesional para poder valorar toda la informacin que se contiene en el sistema contable,
administrativo, financiero, tesorera, logstica (compras, ventas, produccin, despachos y recepcin de
productos e insumos), inventarios, costos de produccin, recursos humanos, nmina y dems mdulos
contenidos dentro de este tipo de programas. El principal material de las empresas sigue siendo el
capital humano para poder alcanzar altos estndares de eficiencia y llevar a las compaas a dnde se
encuentran.
Cada empresa requiere contar con una herramienta en la que canalice de una manera sencilla los datos
que se obtiene de los movimientos que se realizan diariamente, esto se logra con los programas
informticos, la utilizacin de ERP es fundamental en la actualidad porque la manera que expresa la
informacin es necesaria para la toma de decisiones.
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en ingls), son sistemas
de informacin gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las
operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de
bienes o servicios.
La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la planificacin de recursos de

manufactura (MRPII) y seguido de la planificacin de requerimientos de material (MRP); sin embargo
los ERP han evolucionado hacia modelos de subscripcin por el uso del servicio como: SaaS, cloud
computing1.
Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario, envos, facturas
y contabilidad de la compaa de forma modular. Sin embargo, la Planificacin de Recursos
Empresariales o el software ERP pudieron intervenir en el control de muchas actividades de negocios
como ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y
la administracin de recursos humanos.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y
el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de
Revisar glosario
apertura de datos (front office), que crea una relacin administrativa del consumidor o servicio al
consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes o con los sistemas de negocios
electrnicos tales como: comercio, administracin, telecomunicaciones y finanzas; asimismo, es un
sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo nicamente una relacin
administrativa con ellos (SRM).
Los ERP funcionaban ampliamente en las empresas. Entre sus mdulos ms comunes se encuentran el
de manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, incluyen adems
la contabilidad, y suelen incluir un sistema de administracin de recursos humanos, y herramientas de
mercadotecnia y administracin estratgica.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
Optimizacin de los procesos empresariales.
Acceso a la informacin.
Posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes miembros de la

organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de
respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna
de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.
Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resume en la resolucin de los problemas
contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, se permite un mayor en: control contable,
inmovilizado, conciliacin bancaria, liquidacin de impuestos, y otros.
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Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de
ser modulares y configurables:
Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se
encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de
sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se
encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos
del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacn, recursos humanos, etc.
Configurables: Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el cdigo del
software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite
manejar la particin de lotes pero otra por las caractersticas que posee no requiera de este
tipo de parmetros. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de programacin
de cuarta generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos.
Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:
Base de datos centralizada.
Los componentes del ERP interactan entre s consolidando las operaciones.
En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para
alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniera de Procesos,
aunque no siempre es necesario (WIKIPEDIA, WIKIPEDIA, 2013).
Los sistemas contables fueron desarrollados para simplificar las tareas de contabilidad. El Software
contable registra y procesa las transacciones que se generan en una empresa o actividad productiva:
las
funciones
de compras, ventas,
cuentas
por
cobrar,
cuentas
por
pagar,
control
de inventarios, balances, produccin de artculos, nminas, y otros. Para ello solo hay que ingresar la
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informacin requerida, como las polticas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa
realice los clculos automticos necesarios.
Estas funciones del programa contable pueden ser desarrolladas internamente por la compaa que lo
est utilizando o puede ser adquirido a un tercero y desarrollado con capacidades extras, existiendo
tambin una combinacin de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un
tercero con modificaciones locales.
Desde mediados del ao 1990, el mercado ha sobrellevado una consolidacin considerable, muchos
proveedores dejaron de hacer tratos en grandes grupos, notablemente por Sage y Microsoft. Desde
el 2000 ha tenido un notable incremento el uso de soluciones de cdigo abierto. (WIKIPEDIA,
WIKIPEDIA, 2013)
Lo que incrementa las posibilidades de ir en bsqueda de un software libre y que no se requiera de la
obtencin de una licencia para poder utilizarlo y que se adapte a las necesidades y requerimientos de
la empresa.
Los sistemas contables de cdigo abierto si bien no generan ningn egreso de dinero en la adquisicin
del mismo, si se requiere de un profesional en sistemas que realice el desarrollo del mismo y adapte el
programa a la realidad nacional y empresarial.
Cuando se trata de PYMES que utilizan software de cdigo abierto, parecen obtener la mayora de la
prensa. Sin embargo, las pequeas oficinas / oficinas en casa (SOHO) (POOC), as como las
configuraciones para empresas con 10 empleados o menos pueden ver an incrementado los
beneficios por cambiar a las aplicaciones de cdigo abierto.
Por qu todas las legiones POOCs deben considerar utilizar el software de cdigo abierto?
Principalmente por el ahorro de costes. Un simple cambio de Microsoft Office a OpenOffice.org, por
ejemplo, puede ahorrar a una pequea empresa alrededor de $ 400 (o ms) por PC. Cuando ests en
la fase de arranque deben mirar cada centavo, el ahorro puede suponer una gran diferencia.
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Por supuesto, muchos propietarios de pequeas empresas se atreven a probar el software de cdigo
abierto. Despus de todo, si usted tiene 10 o menos empleados, probablemente no tendr un tipo de
TI que venga a ayudarle si algo va mal. Y otros nunca han odo hablar del software libre o no saben
acerca de las aplicaciones de alta calidad que estn disponibles.
Con estos propietarios de negocio en mente, se ha recopilado una lista de 50 excelentes aplicaciones
de cdigo abierto para usuarios de SOHO. Se trat de reducir la lista, las aplicaciones ms probadas,
aplicaciones fciles de utilizar que el promedio de propietarios de pequeas empresas con mnima
experiencia tcnica sera capaz de instalar y de usar por su cuenta.
Si usted est casado en el concepto de cdigo abierto y listo para convertir a Linux en el escritorio o
nunca ha escuchado de software de cdigo abierto antes de hoy, creemos lo que encontrar al menos
unas aplicaciones en esta lista que puede ayudar a su pequea oficina mejorar su rentabilidad. (LINUX,
2013)
En el conocimiento previo que se pudo observar y se cit en prrafos anteriores, los pases y las
empresas siempre estn buscando la optimizacin de recursos porque la implementacin de los
sistemas ERP son muy costosos son generosos en cunto a la gran cantidad de datos que otorgan pero
por ello son costosos; es decir, siempre se est en la bsqueda de gastar menos dinero para generar un
mayor beneficio para el negocio.
La contabilidad no escapa de este esquema as que una buena forma de disminuir costos en las
pequeas y medianas empresas es mediante la adquisicin de un software contable de cdigo libre.
Estas tendencias van creciendo y nacieron al tener a las grandes corporaciones tratando de generar
una mayor utilidad por el cobro de las licencias, de esta manera llegaron nuevos investigadores que
conocan el sistema pagado y que ahora quieren adaptar estos sistemas a su realidad.
Los procesos contables antes en cada regin del mundo se llevaba diferente porque cada pas contaba
con Normas de Contabilidad en el caso del Ecuador hasta el momento se las conoce como, las NEC (que
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aunque caducas porque todos los movimientos comerciales, financieros y de mercado han ido
evolucionando en el tiempo mientras que ests no siguieron el mismo camino y ya no cuentan con las
actualizaciones requeridas, por ejemplo: El arrendamiento mercantil, activos biolgicos), reglamentos
y leyes que dictamina el SRI o entidades de control como es la Superintendencia de Compaas. Los
organismos internacionales se pusieron de acuerdo y ahora cada uno ingresa la informacin contable
de acuerdo a las NIIF las mismas que se desarrollaron en base a las NIC, a fin de presentar los Estados
Financieros de manera estndar, por tanto el trabajo de adaptacin del sistema en cada una de las
empresas es ms sencillo porque cada compaa ya sea que ofrezcan servicios o productos. De acuerdo
a estos principios contables, se las puede mirar de una manera igual al momento de analizar las cifras
que componen el Balance General.
Existe en el mercado nacional varios tipos de programas contables: de cdigo abierto, con licencias,
importados, internacionales cambiados el cdigo fuente en el pas, entre otros. Pero una buena opcin
para las Instituciones pequeas y las sin fines de lucro, es contar con software libre e ingresar la
informacin contable en Excel de cdigo abierto que es proporcionado por Linux. De esta forma no se
genera un gasto; primero en la adquisicin de equipos de informacin tecnolgica, porque cuentan con
el sistema operativo Windows que sera reemplazado por Linux, segundo porque incluso los programas
de Office de cdigo abierto son tambin gratuitos, tercer punto en el que se puede ahorrar dinero es
por no generar un egreso para la adquisicin de un software que lleve la contabilidad de la empresa;
un contador pueda desarrollar su propia sistema de acuerdo a sus requerimientos y necesidades.
El artculo 20 de LORTI habla acerca de los PCGA y Estados Financieros y dice lo siguiente: La
contabilidad se llevar por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dlares de los Estados
Unidos de Amrica, tomando en consideracin los PCGA, para registrar el movimiento econmico y
determinar el estado de situacin financiera y los resultados imputables al respectivo ejercicio
impositivo. (Ecuador, 2011, pg. 19)
14
Antes de comenzar las operaciones necesarias una vez que se ha comprobado que el sistema es viable
porque cumple con la normativa fiscal tributaria vigente y para llevar a cabo el proyecto contable
primero se debe hacer una consideracin que se encuentra en ley, para ello se sujeta a la siguiente
informacin de la LORTI, Captulo III Exenciones: Art. 9 Exenciones.- Para fines de la determinacin y
liquidacin del Impuesto a la Renta, estn exonerados exclusivamente los siguientes ingresos: 5. Los de
instituciones de carcter privado sin fines de lucro legalmente constituidas, definidas como tales en el
Reglamento; siempre que sus bienes e ingresos se destinen a sus fines especficos y solamente en la
parte que se invierta directamente en ellos. (Ecuador, 2011, pg. 4 y 5)
En el artculo 9 hace referencia al Reglamento el mismo que en su Captulo III Exenciones y en el artculo
14 habla lo siguiente: Los ingresos del impuesto a la renta de conformidad con la LRTI debern ser
registrados como tales por los sujetos pasivos de este impuesto en su contabilidad o registros de
ingresos y egresos, segn corresponda.
Artculo 19 Ingresos de instituciones de carcter privado sin fines de lucro.- No estarn sujetos al
Impuesto a la Renta los ingresos de las instituciones de carcter privado sin fines de lucro legalmente
constituidas, de: culto religioso; beneficencia; promocin y desarrollo de la mujer, el nio y la familia;
cultura; arte; educacin; investigacin; salud; deportivas; profesionales; gremiales; clasistas; partido
polticos; los de las comunas, pueblos indgenas, cooperativas, uniones, federaciones y confederaciones
de cooperativas y dems asociaciones de campesinos y pequeos agricultores, legalmente reconocidas,
en la parte que no sean distribuidos, siempre que sus bienes e ingresos se destinen a sus fines
especficos y cumplan con los deberes formales contemplados en el Cdigo Tributario, la Ley de
Rgimen Tributario Interno, este Reglamento y dems Leyes y Reglamentos de la Repblica; debiendo
constituirse sus ingresos, salvo en el caso de las Universidades y Escuelas Politcnicas creadas por la
Ley, con aportaciones o donaciones en un porcentaje mayor o igual a los establecidos en la siguiente
tabla:
15
TABLA 2.1
% INGRESOS
INGRESOS
POR
ANUALES DONACIONES
EN
Y APORTES
DLARES
SOBRE
INGRESOS
De 0 a
50.000
5%
De 50.001 a
500.000
10%
De 500.001
en adelante
15%
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YNEZ
FUENTE: SRI
Las donaciones provendrn de aportes legados en dinero o en especie, como bienes y voluntariados,
provenientes de los miembros, fundadores u otros, como los de cooperacin no reembolsable, y de la
contraprestacin de servicios.
El voluntariado, es decir, la prestacin de servicios lcitos y personales sin que de por medio exista una
remuneracin, podr ser valorado por la institucin sin fin de lucro que se beneficie del mismo, para
cuyo efecto deber considerar criterios tcnicos y para el correspondiente registro, respetar principios
contables, dentro de los parmetros promedio que existan en el mercado para remuneraciones u
honorarios segn el caso. En condiciones similares, slo para los fines tributarios previstos en este
Reglamento, la transferencia a ttulo gratuito de bienes incorporales o de derechos intangibles tambin
podrn ser valorados, conforme criterios tcnicos o circunstancias de mercado.
Para fines tributarios, el comodato de bienes inmuebles otorgado mediante escritura pblica, por
perodos superiores a 15 aos, ser valorado conforme los criterios tcnicos establecidos en el numeral
7 del artculo 58 de este Reglamento.
16
Las donaciones sealadas en este artculo, inclusive las de dinero en efectivo, que por su naturaleza no
constituyen gasto deducible, no generan ingreso ni causan efecto tributario alguno, por lo que no dan
lugar al surgimiento de obligaciones tributarias.
Las nicas cooperativas, federaciones y confederaciones de cooperativas y dems asociaciones, cuyos
ingresos estn exentos, son aquellas que estn integradas exclusivamente por campesinos y pequeos
agricultores entendindose como tales aquellos que no tengan ingresos superiores a los establecidos
para que las personas naturales lleven obligatoriamente contabilidad. En consecuencia, otro tipo de
cooperativas, tales como de ahorro y crdito, de vivienda u otras, estn cometidas al Impuesto a la
Renta.
El Estado, a travs del SRI, verificar en cualquier momento que las instituciones privadas sin fines de
lucro:
1. Sean exclusivamente sin fines de lucro y que sus bienes, ingresos y excedentes no sean
repartidos entre sus socios o miembros sino que se destinen exclusivamente al cumplimiento
de sus fines especficos.
2. Se dediquen al cumplimiento de sus objetivos estatutarios; y,
3. Sus bienes e ingresos, constituidos conforme lo establecido en esta Norma, se destinen en su
totalidad a sus finalidades especficas. As mismo, que los excedentes que se generaren al final
del ejercicio econmico, sean invertidos en tales fines hasta el cierre del siguiente ejercicio, en
caso de que esta disposicin no pueda ser cumplida debern informar al SRI con los
justificativos del caso.
En el caso de que la Administracin Tributaria, mediante actos de determinacin o por cualquier otro
medio, compruebe que las instituciones no cumplen con los requisitos arriba indicados, debern
tributar sin exoneracin alguna, pudiendo volver a gozar de la exoneracin, a partir del ejercicio fiscal
en el que se hubiere cumplido con los requisitos establecidos en la Ley y este Reglamento, para ser
considerados como exonerados de Impuesto a la Renta.
17
Art. 20.- Deberes formales de las instituciones de carcter privado sin fines de lucro.- A efectos de la
aplicacin de la Ley de Rgimen Tributario Interno, se entendern como deberes formales, los
siguientes:
a) Inscribirse en el Registro nico de Contribuyente;
b) Llevar contabilidad;
c) Presentar la declaracin anual del impuesto a la renta, en la que conste impuesto causado si se
cumplen las condiciones previstas en la LRTI;
d) Presentar la declaracin del Impuesto al Valor Agregado en calidad de agente de percepcin,
cuando corresponda;
e) Efectuar las retenciones en la fuente por concepto de Impuesto a la Renta e Impuesto al Valor
Agregado y presentar las correspondientes declaraciones y pago de los valores retenidos; y,
f)
Proporcionar la informacin que sea requerida por la Administracin Tributaria. (Ecuador,

2011, pgs. 8, 9, 10)
Esto es importante sealar porque el sistema contable se va a desarrollar en una empresa privada sin
fines de lucro por tanto debe cumplir con esta normativa y los parmetros con los que se debe crear
con algunas especificaciones para que la informacin salga filtrada al momento de hacer la declaracin
del Impuesto al Renta de cada ao, este proceso facilita el trabajo del contador para registrar la
informacin en el DIMM y posterior carga en la pgina web del SRI.
Para iniciar con el proceso contable dentro de la empresa Fundacin para el Desarrollo Humano
Promoser vamos a empezar con el desarrollo del flujo de procesos para ir conociendo el orden de cmo
debemos ir creando las hojas y cargando la informacin de los documentos fuente este proceso debe
culminar lo ms antes posible.
18
DIAGRAMA 2.1
FLUJOS DE PROCESO DEL SISTEMA CONTABLE
INICIO
Investigacin previa
LRTI. Tipos de
sociedades
SI
Analizamos los
parmetros a incluirse
como: Cdigo fuente
en VBA, datos inciales
para el sistema y leyes
SI
Plan de cuentas
SI
Elaboramos la hoja
para Diarios contables
mediante cdigos en
VBA.
SI
Comprobamos que los

elementos incluidos en la
hoja cumplan con los
parmetros del SRI y que
toda la informacin pase
al Libro Diario, Mayor
General, ATS Referencial
NO
SI
Desarrollamos las
frmulas de Excel para
que pasen los datos del
Mayor hacia el Balance
de Comprobacin, 101,
Balance General y
Estados de Resultados.
FIN

FUNDACIN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
El segundo objetivo especfico que se plante al inicio de este estudi y a continuacin se presenta el
plan de cuentas y que se expresa en el Tabla 2.1
19
TABLA 2.1
PLAN DE CUENTAS
CDIGO
1
11
111
11101
11151
112
11201
11203
11204
11205
11206
11207
11231
11232
15
151
15111
15121
15131
152
15211
15221
15231
2
21
211
21101
21102
21103
21104
212
21201
21202
21203
21204
21205
21206
21207
21208
21210
213
21301
NOMBRE DE LA CUENTA
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE
BANCO DE GUAYAQUIL
CAJA CHICA
EXIGIBLES
CLIENTES
CUENTAS POR COBRAR A TERCEROS
PRESTAMOS AL PERSONAL
ANTICIPO SUELDOS
ANTICIPO PROVEEDORES
ANTICIPOS VARIOS
IVA EN COMPRAS
IVA RETENIDO
ACTIVO FIJO
DEPRECIABLE
MUEBLES Y ENSERES
EQUIPO DE INFORMACIN TECNOLGICA
VEHCULOS
DEPRECIACIN ACUMULADA
DEPRECIACIN ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES
DEPRECIACIN ACUMULADA EQUIPOS DE INFORMACIN TECNOLGICA
DEPRECIACIN ACUMULADA VEHICULOS
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
PROVEEDORES Y ACREEDORES
PROVEEDORES
ACREEDORES VARIOS
ANTICIPO A CLIENTES
CUENTAS POR PAGAR A SOCIOS
PROVISIONES POR PAGAR
SUELDOS POR PAGAR
DECIMOTERCERA REMUNERACIN POR PAGAR
DECIMOCUARTA REMUNERACIN POR PAGAR
VACACIONES POR PAGAR
APORTE PATRONAL 11,15% IESS POR PAGAR
APORTE IECE/SECAP 1% IESS POR PAGAR
RETENCIONES AL PERSONAL 9,35% IESS POR PAGAR
FONDOS DE RESERVA POR PAGAR
OTRAS RETENCIONES AL PERSONAL POR PAGAR
IMPUESTOS POR PAGAR
RETENCIN IMPUESTO A LA RENTA EMPLEADOS
20
21302
21303
21304
21305
21306
21307
21308
21309
21310
21311
21312
21350
21351
21352
214
21401
21402
22
221
22101
3
31
311
31101
33
331
33101
33102
4
41
411
41101
41102
412
41201
41202
5
51
511
51101
51102
51103
51104
51105
51106
51107
RETENCIN 10% HONORARIOS

RETENCIN 8% SERVICIOS PROFESIONALES
RETENCIN 2% SERVICIOS ENTRE SOCIEDADES
RETENCIN 1% PROMOCIN Y PUBLICIDAD
RETENCIN 1% TRANSPORTE
RETENCIN 1% ACTIVOS FIJOS
RETENCIN 8% ARRIENDO A PERSONAS NATURALES
RETENCIN 0,10% PRIMAS DE SEGUROS
RETENCIN APLICABLES EL 1%
IVA POR PAGAR
RETENCIN IVA 100%
RETENCIN IVA 70%
RETENCIN IVA 30%
OBLIGACIONES BANCARIAS
SOBREGIROS BANCARIOS
OBLIGACIONES BANCARIAS CORTO PLAZO
PASIVO LARGO PLAZO
OBLIGACIONES BANCARIAS LARGO PLAZO
PATRIMONIO
CAPITAL
CAPITAL SOCIAL
CAPITAL PAGADO
RESULTADOS
RESULTADOS ACUMULADOS
RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES
RESULTADO DEL EJERCICIO
INGRESOS
INGRESOS
VENTAS
VENTAS
CRDITO EN VENTAS
OTROS INGRESOS
OTROS INGRESOS CON IVA 12%
GASTOS
GASTOS DE ADMINISTRACIN Y VENTAS
SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES
SUELDOS Y SALARIOS
APORTE PATRONAL 11,15% IESS
APORTE PATRONAL IECE/SECAP 1%
FONDOS DE RESERVA
DECIMO TERCER SUELDO
DECIMO CUARTO SUELDO
ALIMENTACIN Y REFRIGERIOS
21
51108
51109
51110
51111
51112
512
51201
51202
51203
51204
51205
51206
51207
51208
51209
51210
51211
51212
51213
51214
51215
51216
51217
51218
51219
51220
51221
51222
51223
51224
51225
51226
51227
51228
51229
51230
51231
51232
51233
51234
517
51701
51702
GASTOS DE MOVILIZACIN Y TRANSPORTE

BONO DE RESPONSABILIDAD
SEGURO MEDICO
VACACIONES
OTROS BENEFICIOS SOCIALES PERSONAL DE LA EMPRESA
GASTOS GENERALES
ARRIENDOS Y ALQUILERES
SUMINISTROS DE OFICINA
TELEFONOS
SERVICIOS DE INTERNET
GASTOS DE CORREO
AGUA Y LUZ
MATERIALES DE ASEO Y LIMPIEZA
FORMULARIOS
HONORARIOS PROFESIONALES
COMISIONES PAGADAS
GASTOS LEGALES
GASTOS DE CONTRATACION A PERSONAL
SEGURIDAD Y VIGILANCIA
SEGURO EDIFICIOS, MUEBLES Y EQUIPOS DE ITS
SUSCRIPCIONES Y PUBLICACIONES
IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
GASTOS DE PUBLICIDAD
GASTOS DE VIAJE
MOVILIZACIN Y TRANSPORTE OTROS
ATENCIONES A CLIENTES Y TERCEROS
GASTOS BANCARIOS
MANTENIMIENTO EDIFICIOS
MANTENIMIENTO EQUIPOS DE OFICINA
MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
MATRICULA Y SEGURO VEHICULOS
DEPRECIACIN MUEBLES Y ENSERES
GASTOS MISCELANEOS
GASTOS NO DEDUCIBLES
RETENCIONES ASUMIDAS
GASTOS DE SEMINARIOS
IVA CARGADO AL GASTO
DEPRECIACIN EQUIPOS DE INFORMACIN TECNOLGICA
DEPRECIACIN VEHCULOS
COSTOS FINANCIEROS
INTERESES PAGADOS
COMISIONES BANCARIAS PAGADAS
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA
22
En la tabla anterior se puede observar el Plan de Cuentas de la Fundacin para el Desarrollo Humano
Promoser que se cre en Excel, se tom en cuenta el formulario 101 como base para que al final del
ao se haga una mejor distribucin de los datos que se encuentran contenidos en el Balance y en el
Estado de Resultados.
Una vez que se ha cumplido con l segundo objetivo especfico que se plante al comienzo de esta
investigacin y ya se tiene el Plan de Cuentas de la empresa definido, ahora se puede proceder ya con
el ingreso de la informacin, todo sistema contable lo primero que necesita son los datos base. Se tiene
que crear una hoja adicional en Excel que se autodenomina CONF, aqu se procede a ingresar valores
predeterminados como son: el nmero de diario, de factura de retencin, tambin el tipo de registro
que se va a ingresar en el Libro Diario y luego va a pasar esa misma informacin hacia otros reportes
que van a culminar en la elaboracin de los Balances Generales.
A continuacin se presenta el ejemplo de cmo se ingres la informacin en la Hoja de clculo
autodenominada CONF:
TABLA 2.2
CONFIGURACIN DATOS
TIPO DE
COLABORADOR
Cliente
Proveedor
Diario
CDIGO DE
FACTURA
CDIGO DE
RETENCIN
240 001
001
CDIGO
DIARIO
289
70
1234567890
Ahora tambin se requiere de una informacin diferente para el ingreso de los documentos fuente,
aqu es necesario contar con datos especficos que requiere el SRI para que se pueda registrar en
contabilidad las facturas y dems documentos autorizados para su emisin. Crearemos una hoja de
clculo en donde se registre el concepto de la retencin y el porcentaje que se debe aplicar por el uso
23
de ese casillero especfico obviamente todo est basado en la LRTI vigente. En el siguiente cuadro se
demuestra lo anteriormente descrito:
TABLA 2.3
CONFIGURACIN DE RETENCIONES
CASILLERO
%
CUENTA
SRI
RETENCIN CONTABLE
303
304
307
308
310
312
319
320
322
323
324
332
340
341
342
343
344
721
723
725
0,10
0,08
0,02
0,02
0,01
0,01
0,01
0,08
0,01
0,02
0,01
0,00
0,01
0,02
0,08
0,22
0,00
0,30
0,70
1,00
21302
21303
21313
21304
21306
21307
21305
21308
21310
21311
21352
21351
21350
FUENTE: LORTI
En el cuadro anterior se puede observar casilleros que cuentan con una raya para identificar que no
tienen una cuenta contable predeterminada el motivo es simple y es que este tipo de retenciones no
se aplica en la empresa y que por tal motivo no se encuentran creadas en el Plan de Cuentas. S, a futuro
se requiere de estos valores simplemente se van aadiendo cuentas contables, retenciones y
porcentajes de retencin de acuerdo a los cambios que el SRI vaya implementando.
24
Para complementar la informacin que se describi acerca de las retenciones ahora se requiere de los
valores predeterminados para las ventas y las compras, mediante la recopilacin y para facilidad del
registro de la informacin de los documentos fuente los registros se crearon a una tabla de acuerdo a
lo que se presenta a continuacin:
TABLA 2.4
INGRESO DE PROVEEDORES Y CLIENTES
RU
C
RAZN
SOCIAL
DIRECCI
N
S S AUTORIZACI CADUCID
1 2
N
AD
TELFO
NO
CONTRIBUYE CONTAC
NTE ESPECIAL
TO

En el campo RUC se va a ingresar la identificacin del proveedor o cliente que al momento la empresa
se encuentre trabajando. Razn social sirve para poner el nombre con el que se encuentra registrado
el contribuyente en el SRI, direccin ponemos los datos que contenga el RUC, S1 y S2 en estas dos
celdas vamos a escribir el nmero de sucursal y de caja que va escrito por la imprenta antes del nmero
de la factura, autorizacin es la que se encuentra descrita en la factura y contiene 10 dgitos y es
entregada a la imprenta por el SRI.
Todo documento que sea vlido para su emisin debe contener caducidad esto se va ingresando con la
dems informacin colocada por la imprenta y posteriormente registrada en esta base de datos. El
telfono para contar en futuras ocasiones para comunicaciones con el proveedor o el cliente eso es
ms importante para el ingreso de las facturas de venta y cotizaciones de algunos bienes o servicios
que requiere la empresa en determinados momentos es el mismo caso de el contacto descrito en la
tabla 2.4, facilita ciertos procesos administrativos.
En caso de ser contribuyente especial, esto sirve para conocer si a la empresa procede aplicar un
porcentaje de retencin por concepto de IVA. Pero esta distribucin descrita anteriormente en la tabla
25
2.4 se puede modificar de acuerdo a las necesidades del usuario; esto lleva una modificacin del cdigo
fuente elaborado en VBA.
El conocimiento de los hechos, suministrado por los registros de contabilidad, no tiene valor por s
mismo. Su importancia depende del uso para el que se lo destine; es decir, que es un instrumento para
formular juicios. En las decisiones que llevan a actuar en una forma u otra, entra necesariamente algn
elemento de conjetura y azar; pero en las decisiones que se basan en datos exactos, bien recopilados
e interpretados, se conjetura poco y se procede ms sobre seguro. Por ltimo, en final de cuentas, el
contador debe hacerse responsable de los datos que suministren, aun cuando exista adems una
oficina de estadstica. (PATON, 1943, pg. 75)
Por estos motivos la informacin financiera se destina para expresar a los directivos de la empresa y
fines estatales y tributarios que tiene que cumplir la compaa. Claro que el proceso contable no se
encuentra terminado todava falta presentar unas notas explicativas a los Estados de Situacin de los
movimientos en las cuentas ms importantes dentro del plan de cuentas.
Antes de continuar se va a realizar una configuracin personalizada en las cuentas, vale mencionar que
estos parmetros son ocultados en las hojas BG y ER respectivamente para nuevamente ir separando
los datos requeridos y destinar la informacin contable al reporte que se est elaborado en ese
momento, para que se registre en el formulario 101, as se automatiza mediante la utilizacin de la
misma frmula descrita, ahora pasa la informacin de manera segura, confiable y rpida. Lo nico que
cambia son los valores constantes porque se dirigen a otra hoja de clculo. El formulario de
presentacin de Balance General y Estado de Resultados se obtuvo de la pgina web del SRI (es
referencial porque puede haber cambios en la LRTI) y con el uso del condicional SI se puede concluir
con xito el reporte de presentacin de los Estados Financieros para el organismo de control estatal.
26
2.1.2 MARCO CONCEPTUAL

Para desarrollar el tema de investigacin se requiere conocer ciertos trminos para familiarizarse y que
a continuacin se va a detallar:
MARCO TERICO: Supone una identificacin de fuentes secundarias sobre las cuales se podr disear
la investigacin propuesta. La lectura de textos, libros especializados, revistas y trabajos anteriores, en
la modalidad de tesis de grado, es fundamental en su formulacin.
Tambin lo es la capacidad de sntesis y comprensin de textos por parte del investigador. No existe
una norma en cuanto a la extensin del marco terico que se formula en el proyecto; es importante
que quien lo presente lo haga de modo que le permita obtener un conocimiento claro y concreto del
mismo, ya que en el desarrollo de la investigacin se ampliar y complementar. (MNDEZ, 2012, pgs.
203, 204)
MARCO CONCEPTUAL: Su funcin es definir el significado de los trminos (lenguaje tcnico) que van a
emplearse con mayor frecuencia y sobre los cuales convergen las fases del conocimiento cientfico
(observacin, descripcin, explicacin y prediccin).
El nmero de trminos por definir queda a criterio del investigador; lo importante es no manejar
conceptos que den lugar a interpretaciones equvocas. (MNDEZ, 2012, pgs. 204, 205)
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS: Los PCGA son un conjunto de reglas

generales y normas que sirven de gua contable para formular criterios referidos a la medicin
del patrimonio y a la informacin de los elementos patrimoniales y econmicos de un ente. Los PCGA
constituyen parmetros para que la confeccin de los estados financieros sea sobre la base de mtodos
uniformes de tcnica contable.
27
Se aprobaron durante la 7 Conferencia Interamericana de Contabilidad y la 7 Asamblea Nacional de

Graduados en Ciencias Econmicas, que se celebraron en Mar del Plata en 1965.
Los principios de la partida doble es un principio contable establecido por Fray Luca Pacioli (1445-510
E. C.) en 1494.
Su enunciado bsico dice:
No hay deudor sin acreedor, y viceversa. (No hay partida sin contrapartida).
A una o ms cuentas deudoras corresponden siempre una o ms cuentas acreedoras por el

mismo importe.
En todo momento las sumas del debe deben ser igual a las del haber.
Las prdidas se debitan y las ganancias se acreditan.
El patrimonio del ente es distinto al de su/s propietario/s.
El principio de los recursos de un ente es igual al valor de las participaciones que recaen sobre
l.
Los componentes patrimoniales y las causas de sus resultados se representan por medio de
cuentas en las que se registran notas o asientan las variaciones al concepto que representan.
El saldo de una cuenta es el valor monetario de la misma en un momento dado. Este saldo se
modifica cada vez que una operacin tiene efecto sobre los componentes que ella representa.
Las cuentas de activo y gasto son deudoras, y las de pasivo, ganancia y patrimonio neto son
acreedoras.
En toda anotacin (asiento), cualquiera sea el nmero de dbitos y crditos, la suma de los
saldos debe ser igual.
Para dar de baja un importe previamente registrado, la cuenta a registrar debe ser la que lo
representa y el importe debe ser el mismo previamente registrado.
Toda cuenta posee 2 secciones: DEBE Y HABER.
28
Los activos adquiridos por una empresa estn sujetos, (financiados) a los derechos
(participaciones) de los acreedores propietarios o interesados ajenos a la empresa y como estos
derechos no pueden acceder al monto de los activos se tiene la siguiente igualdad: A = P + PN.1
(WIKEPEDIA, 2013)
PLAN DE CUENTAS: El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la

gerencia, los estados financieros y estadsticos, se recomienda disear un plan de cuentas de acuerdo
al formulario 101 o 102 del SRI.
Este es el primer paso y el ms importante, si se ingresa correctamente el plan de cuentas a un sistema
contable de la empresa, no tendr dificultades en presentar los informes financieros al cierre de un
perodo o ejercicio econmico.
La estructura debe ser agrupada y jerrquica por niveles.
PRIMER NIVEL
Este grupo est dado por los trminos de la situacin financiera, econmica y potencial.
1. Situacin financiera
1.1 Activos
1.2 Pasivo
1.3 Patrimonio
2. Situacin econmica
2.1 Ingresos
2.2. Gastos
3. Situacin potencial
29
3.1 Cuentas de orden

SEGUNDO NIVEL
El subgrupo de las cuentas anteriores est dado por la divisin racional de los grupos, efectuado bajo
algn criterio de uso generalizado.
El activo se ordena bajo el criterio de liquidez
1 Activo corriente
2 Activo fijo o propiedad, planta y equipo
2
Diferido y otros activos
El pasivo se ordena bajo el criterio de exigibilidad

1 Pasivo corriente (corto plazo)
2 Pasivo fijo (largo plazo)
3 Diferidos y otros pasivos
El patrimonio se ordena bajo el criterio de inmovilidad
1 Capital
2 Reservas
3 Supervit de capital
4 Resultados
El Ingreso se ordena de acuerdo a la actividad econmica de la empresa.
1 Ingresos operacionales
2 Ingresos no operacionales
30
3 Ingresos extraordinarios (otros ingresos)

Los Gastos se ordenan as:
1 Gastos operacionales
2 Gastos no operacionales
3 Gastos Extraordinarios
Las cuentas de orden se desagregan as:
- Deudoras
- Acreedoras
CDIGO DE CUENTAS: Son nmeros que sirve para identificar a las cuentas antes mencionadas. Estos
cdigos facilita el archivo, para la ubicacin de las fichas o registros que representan las cuentas.
Permite aadir nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia de nuevas operaciones.
Facilita, mediante la asignacin de cdigos, que se puedan distinguir las clases de cuentas; con un dgito
es para el primer nivel, con dos dgitos es para el segundo nivel, con tres dgitos es para clasificar las
cuentas, con cuatro dgitos es para reconocer al mayor contable y con cinco dgitos son las cuentas
auxiliares o de movimiento. (AUDITORES Y CONTADORES, 2013)
COMPROBANTE DE DIARIO: Previamente al registro del hecho econmico en los libros de primera
entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de contabilidad, el cual se basa en los soportes
de orden interno o externo, en idioma espaol en forma manual o informatizada. El comprobante debe
tener numeracin consecutiva dejndose constancia de las personas que lo crean y aprueban, fecha,
origen, descripcin, cuanta de las operaciones, cuentas afectadas con el registro con su cdigo y
31
nombre correspondiente en el PUC. El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las

transacciones puede resumir las operaciones de un da, varios das, una semana o varias, pero el
perodo resumido no debe sobrepasar un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden
elaborar varios comprobantes correspondientes a un da.
El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, de registro
cronolgico o diario y en los auxiliares para que exista debida correspondencia entre ellos de acuerdo
a lo establecido en el artculo 59 del Cdigo de Comercio y 124 del Decreto 2650 de 1993. (CAUCA,
2013)
ACTIVO: El activo puede clasificarse ms convenientemente en forma objetiva, es decir, segn la

naturaleza o la clase de propiedad o valor de que se trate. As es como surgen cuentas de terrenos,
edificios, equipo, inversiones, materiales o accesorios, etc. La clasificacin funcional del activo es
secundario o derivada y puede superponerse a otra clasificacin de la misma especie. (PATON, 1943,
pg. 163)
TIPOS DE ACTIVO FIJO: Hay cinco grupos principales de activo fijo, a saber:
1. Recursos naturales.
2. Edificios o estructuras.
3. Equipo.
4. Inversiones.
5. Intangibles. (PATON, 1943, pg. 164)
PASIVO: Las cuentas de pasivo pueden clasificarse en dos grupos: fijo y circulante, aunque en este caso
solamente se trata de trmino o duracin de vida. Aunque en este caso solamente se trata de trmino
32
o duracin de vida. Los ejemplos principales de pasivo fijo son los bonos (de muchas clases), las
hipotecas y los documentos a plazos largos. Adems hay muchos casos especiales de pasivo a largo
plazo, tales como contratos de terrenos, anualidades, perpetuidades, obligaciones que surgen en
relacin con pagos anticipados a largo plazo, anticipos, etc. Las inversiones pasivas a largo plazo o
pasivo fijo, se suelen llamar obligaciones de capital. (PATON, 1943, pg. 166)
PATRIMONIO: Cuando se trata de sociedades por acciones, a menudo se emplea un grupo considerable
de cuentas para registrar los derechos de los accionistas.
En primer lugar la cuenta de capital social (una para cada clase o tipo de acciones), es una cuenta que
controla el mayor de accionistas. En el caso de acciones con valor nominal, se acostumbra acreditar el
valor nominal a la cuenta de capital social propiamente dicha, lo que requiere, cuando se emiten las
acciones por ms o menos del valor nominal, el uso de cuentas especiales complementarias, para las
primas o los descuentos, segn sea el caso. (PATON, 1943, pg. 166)
INGRESOS: Suelen ser, por lo general, de dos clases: directos o relacionados con la explotacin, e
indirectos o no relacionados con la misma. Esta clasificacin es siempre relativa, pues lo que dentro de
una empresa son productos directos pueden no revestir este carcter en otra empresa distinta. El ttulo
(productos directos) se emplea para denotar los productos derivados de la finalidad primordial de una
empresa. (KESTER, 1972, pg. 43)
GASTOS: La definicin de gastos incluye tanto las prdidas como los gastos que surgen de las
actividades ordinarias de la empresa. (ENRIQUE CORONA ROMERO, 2005, pg. 940)
33
GANANCIA O PRDIDA FISCAL: Se calcula de acuerdo con las reglas establecidas por la autoridad fiscal,
sobre la que se calculan los impuestos a pagar (recuperar). (ENRIQUE CORONA ROMERO, 2005, pg.
940)
ESTADO DE RESULTADOS: En contabilidad el Estado de resultados, Estado de rendimiento

econmico o Estado de prdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y
detalladamente la forma de cmo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un perodo determinado.
El estado financiero es dinmico, ya que abarca un tiempo durante el cual deben identificarse
perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse
perfectamente al principio del periodo contable para que la informacin que presenta sea til y
confiable para la toma de decisiones. (WIKIPEDIA, WIKIPEDIA, 2013)
BALANCE GENERAL: El balance general es el estado financiero de una empresa en un momento

determinado. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que
organizacin posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto).
El balance general, por lo tanto, es una especie de fotografa que retrata la situacin contable de
la empresa en una cierta fecha. Gracias a este documento, el empresario accede a informacin vital
sobre su negocio, como la disponibilidad de dinero y el estado de sus deudas.
El activo de la empresa est formado por el dinero que tiene en caja y en los bancos, las cuentas por
cobrar, materias primas, mquinas, vehculos, edificios y terrenos. El pasivo, en cambio, se compone
por: deudas, obligaciones bancarias e impuestos por pagar, entre otros rubros.
Cabe destacar que el balance general tambin se conoce como estado de situacin patrimonial. El
documento suele presentar distintas columnas, que organizan los valores segn sean activos o pasivos.
34
La diferencia entre estos es el patrimonio neto, es decir, la diferencia entre lo que la compaa tiene y
lo que debe.
Ms all de que los balances son tiles para los dueos de las empresas, su elaboracin suele estar a
cargo de especialistas en contabilidad. Los contadores se encargan de analizar los nmeros y volcarlos
al balance. Una vez cerrado el balance, es presentado al empresario o al directivo pertinente, quien
tomar las decisiones correspondientes para la gestin de la empresa. (DEFINICIN, 2013)
El proceso de investigacin que se lleva a cabo en el desarrollo de un sistema contable en Microsoft
Excel se necesita conocer la principal herramienta que se utilizan para crear los parmetros antes
mencionados para que ciertos procedimientos sean automticos y se obtengan valores reales y
confiables al momento de obtener Balances.
VISUAL BASIC: A continuacin se presentan algunas definiciones de acuerdo a la siguiente clasificacin:

-
Proyecto.
Mdulo.
Procedimiento.
Funcin.
PROYECTO: A cada libro abierto en Excel se le asocia un proyecto con todos los mdulos de cdigo VBA
agrupados por categoras.
MDULO: Los mdulos contienen las macros grabadas y los procedimientos y funciones del usuario
escrito en VBA. Los mdulos pueden exportarse en forma de archivos independientes para importarlos
en otros libros.
35
PROCEDIMIENTO: Los procedimientos son subprogramas escritos en VBA. Cada macro grabada genera
un procedimiento cuyo nombre es el de macro. Tambin se puede crear procedimientos propios
utilizando la instruccin sub.
FUNCIN: Las funciones son procedimientos que devuelven un valor. Para crear una funcin hay que
utilizar la instruccin Function. (AMELOT, 2004, pg. 10)
ASOCIAR UNA MACRO A UNA IMAGEN CONTROL ACTIVEX:

-
Active el modo Diseo (si no est activo) haciendo clic en el botn modo diseo de la ficha
Programador.
Haga clic en el botn insertar de la ficha Programador.
Dibuje una imagen con la ayuda de la herramienta grficos (dentro de los controles ACTIVEX) y
suelte el botn del ratn.
Ahora puede mostrar y modificar las propiedades de la imagen (en particular, asociar una
imagen por medio de la propiedad Picture), haciendo clic en el botn propiedades de la ficha
Programador.
Haga doble clic sobre la imagen.
Dentro del procedimiento VBA asociada a la imagen, escriba la instruccin Call seguido de la
macro que desea ejecutar.
Desactive el modo Diseo haciendo clic en el botn modo diseo en la ficha Programador.
Haga clic en la imagen: se ejecutar la macro.
EL ENTORNO DEL DESARROLLO VBE: VBE (Visual Basic Editor) es el entorno en el que puede escribir,
modificar y probar su cdigo VBA. Este entorno se llama tambin IDE (Integrated Developmente
Environment) o editor de VBA.
36
El entorno VBE pone a su disposicin numerosas herramientas para facilitar la programacin y la puesta
a punto de su cdigo VBA: herramientas de depuracin, introduccin asistida, exploracin de objetos,
etc. (AMELOT, 2004, pgs. 35, 36)
Saas: Software como Servicio es un modelo de distribucin de software donde el soporte lgico y los
datos que maneja se alojan en servidores de una compaa de tecnologas de informacin y
comunicacin (TIC), a los que se accede con un navegador web desde un cliente, a travs de Internet.
La empresa proveedora TIC se ocupa del servicio de mantenimiento, de la operacin diaria y del soporte
del software usado por el cliente. Regularmente el software puede ser consultado en cualquier
computador, se encuentre presente en la empresa o no. Se deduce que la informacin, el
procesamiento, los insumos, y los resultados de la lgica de negocio del software. (WIKIPEDIA,
WIKIPEDIA, 2013)
Cloud Computing: La computacin en la nube, concepto conocido tambin bajo los trminos servicios
en la nube, informtica en la nube, nube de cmputo o nube de conceptos, del ingls cloud computing,
es un paradigma que permite ofrecer servicios de computacin a travs de Internet. (WIKIPEDIA,
WIKIPEDIA, 2013)
CRM: Es un modelo de gestin de toda la organizacin, basada en la orientacin al cliente, el concepto

ms cercano es marketing relacional (segn se usa en Espaa) y tiene mucha relacin con otros
conceptos como: clienting, marketing 1x1, marketing directo de base de datos, etc. (WIKIPEDIA,
WIKIPEDIA, 2013)
SRM: La gestin de las relaciones con los proveedores (suministradores, acreedores) es un trmino que
describe los mtodos y procesos de una empresa o una institucin que compra. Esto puede ser para la
37
compra de suministros de uso interno, la compra de materias primas para el consumo durante el
proceso de fabricacin, o para la adquisicin de bienes de inventario para ser revendidos como
productos en la distribucin y venta al por menor.
La funcin de la gestin de suministros de una organizacin es responsable de diversos aspectos de la
adquisicin de bienes y servicios para la organizacin. En muchas organizaciones, la adquisicin o
compra de servicios es llamada "contratacin", mientras que el de mercancas se llama "compra" o
"adquisicin".
Gestionar el desempeo de los proveedores: La aplicacin de tecnologas, procesos, polticas y

procedimientos para apoyar el proceso de compra (Supplier Relationship Management). Hay varias
empresas que tienen el software para la aplicacin de SRM
El proveedor de gestin de relaciones con el proceso: un proceso de proporcionar la estructura de

cmo las relaciones con los proveedores ser desarrollada y mantenida
Las teoras econmicas de la oferta y la demanda: La gestin de la oferta se considera

generalmente como un sistemtico proceso de negocio que incluye ms funciones que los
tradicionales de compra, tales como la coordinacin interna de entrada y de pre-produccin
logstica y la gestin de inventario.
La gestin de la oferta se refiere principalmente a la supervisin y gestin de materiales y servicios de

insumos, gestin de los proveedores que proporcionan los insumos y el apoyo del proceso de
adquisicin de esos insumos. El desempeo de la gestin de la oferta y servicios profesionales de la
gestin de la oferta se mide en trminos de cantidad de dinero ahorrado para la organizacin. Sin
embargo, la gestin de riesgo es uno de los otros aspectos crticos de la gestin de la oferta,
especialmente el riesgo de no disponibilidad en el tiempo requerido de la calidad de bienes y servicios
crticos para una organizacin de la supervivencia y el crecimiento. (WIKIPEDIA, WIKIPEDIA, 2013)
38
DIAGRAMAS DE FLUJO DEL PROCESO: Aunque el diagrama de bloques tambin es un diagrama de

flujo, no posee tantos detalles e informacin como el diagrama de flujo del proceso, donde se usa una
simbologa internacionalmente aceptada para representar las operaciones efectuadas. (URBINA,
2006, pg. 112)
2.2 ANTECEDENTES
Al ser un profesional en el rea contable se ha podido conocer algunos sistemas, por el contacto con el
cliente y con el software se detect que la informacin financiera no es ptima por las debilidades que
tiene cada sistema, adems que no se acostumbra adquirir un sistema costoso, en pocas palabras lo ve
como un gasto y no como una inversin, tambin recalcar que cada profesional confa en un solo
programa informtico financiero; ello involucra un problema porque tiene que capacitar a la gente para
optimizar la utilizacin del mismo, aunque las empresas poseedoras de los derechos brindan una gua
rpida a los contadores y al personal de las mismas y estos no adquieren el conocimiento total ese rato
sino que con el pasar del tiempo y las experiencias cotidianas se va adquiriendo una lectura real de
cmo funciona el sistema y por ende facilita el uso, tambin se va conociendo los problemas que
originan y las posibles soluciones. En pocas palabras desde el principio no se va tener un ptimo
rendimiento; eso va en contra de la productividad de cada institucin.
En el Ecuador, las empresas han tenido que recurrir a sistemas de contabilidad con costos de
adquisicin muy elevados o ineficientes; esto les significa a las instituciones una gran cantidad de salida
de dinero. Tampoco se han podido aprovechar al mximo las capacidades de los sistemas; como
ejemplo se puede tomar que con la implementacin de las NIIFS hay sistemas que no se han adaptado
todava, para ello algunas empresas recurren al Microsoft Excel para la elaboracin de las
depreciaciones, hace que se generen algunos errores contables o matemticos y por ms que las
prcticas de control siempre estn revisando los procedimientos de valuacin de los procedimientos
39
contables, esto con lleva otro problema la gran utilizacin de recursos humanos para la elaboracin de
los mismos.
En el Internet se observ ciertos parmetros que sirven para poder elaborar un sistema contable que
funcione en hojas Excel, es decir, que se consigue varios estudios que pueden ayudar a desarrollar un
sistema en Office para la Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser y estas puedan presentar una
informacin fidedigna a la Direccin de la empresa y tome decisiones para el mejoramiento de los
resultados dentro de un perodo contable.
Se toma como ejemplo la Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser porque son las ms
vulnerables en la sociedad debido a su constitucin como entidades sin fines de lucro y no disponen de
gran cantidad de recursos.
Cualquier profesional que lleve contabilidad de una persona natural o jurdica no necesita de
capacitacin para acceder a este nuevo sistema, la razn principal es porque los contadores saben
utilizar el Excel y cuentan con un conocimiento medio o avanzado de las herramientas que se utilizan
en las hojas de clculo, la mayora de personas pueden sacar el mximo aprovecho aadindole las
frmulas que se expresan en este estudio; y, que sirven como gua para ingresar la informacin de los
documentos fuente en este programa especial de contabilidad en el que en el da a da se ingrese la
informacin financiera y que posteriormente brinde unos datos exactos a la compaa.
40
CAPTULO III
METODOLOGA
3.1 TIPO DE INVESTIGACIN
Esta investigacin es de tipo bibliogrfica, debido a que la informacin que se utiliz en el proyecto
proviene de pginas de Internet los cuales han sido base para poder fundamentar el sistema contable
y su aplicacin.
La investigacin fue de campo, la informacin se tom directamente de la empresa en la cual se aplic
el sistema contable en base a Excel, porque los documentos fuente fueron extrados en el perodo
contable 2012.
3.2 DISEO DE LA INVESTIGACIN

La tesis que se est presentando es longitudinal de diseo no experimental; debido a que se presentan
varios reportes durante el ao fiscal 2012 y se puede evaluar cmo se est desempeando el sistema y
esto quiere decir que se puede medir en el tiempo.
No es experimental porque no es el primer conocimiento que se aplica en el rea contable; y existe una
gran cantidad de informacin en libros y en el Internet.
3.3 POBLACIN Y MUESTRA
3.3.1 POBLACIN
41
Es simplemente considerar a todos los elementos que componen el universo; es decir, si se realiza un
estudio en los hospitales de Quito la poblacin es todos los hospitales pblicos y privados que se
encuentre situados en el distrito metropolitano de Quito.
Para la utilizacin del clculo de la muestra se tom en cuenta 2 tipos de universo o poblacin y estas
son: la finita y la infinita.
Para este caso de estudio el universo y poblacin es la Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser,
pero tambin se puede extender este tipo de conocimiento y prcticas hacia otras fundaciones, que se
encuentran brindado los servicios dentro del pas en distintas reas como salud, educacin; por lo que
el
universo
de
acuerdo
al
dato
investigado
en
la
siguiente
URL:
http://amerpages.com/spa/ecuador/items/search/page:9/category:1262 en el Ecuador existen 122

Fundaciones.
3.3.2 MUESTRA
Es un subconjunto de la poblacin que se obtiene por la utilizacin de diferentes tcnicas de muestreo
y cuyo estudio sirve para poder realizar un anlisis de lo que piensa o hace la poblacin que est sujeta
a investigacin.
3.4 FORMULA DE CUANTIFICACIN DE LA MUESTRA
En la poblacin se seal 2 tipos las finitas en infinitas; al conocer el nmero determinado de

involucrados en el estudio se debe proceder con el clculo mediante la utilizacin de frmula para
poblaciones finitas, a continuacin se presenta el clculo de la muestra.
2 . . .
1,962 122 0,50 0,50
117,17
=
=
= 109,39
2
2
2
2
. ( 1) + . . 0,03 (122 1) + 1,96 0,50 05,0 1,0711
42
110
Se considera una distribucin de Gauss de 1,96 un error del 3% y una probabilidad de ocurrencia y no
ocurrencia del 50% y la poblacin que ya se describi anteriormente. Por tanto la muestra para el
estudio es de 110 fundaciones.
3.4 MUESTREO
3.4.1 PROBABILSTICO
En este tipo de muestreo, todos los individuos de la poblacin pueden formar parte de la muestra,
tienen probabilidad positiva de formar parte de la misma. Por lo tanto es el tipo de muestreo que se
utiliz en la investigacin, por ser de tipo riguroso y cientfico.
3.4.2 NO PROBABILSTICO
Aqu se puede observar una clara influencia de la persona que est realizando el estudio o simplemente
se realiza atendiendo a razones de comodidad. Por este motivo no es considerado como riguroso o
cientfico, se puede obtener unos datos ms exactos en este tipo de investigacin cuando en el universo
se encuentra una homogeneidad y el error es mnimo.
3.5 TIPO DE ANLISIS

La investigacin es de tipo cuantitativo, se utiliz los datos y al final se presenta en reportes. Se
considera en primer lugar: el Plan de Cuentas, Libro Diario, Libro Mayor, reporte consolidado de
impuestos, reporte de Activos Fijos, Estado de Resultados, Balance General y de comprobacin.
43
3.6 ENCUESTA
Una encuesta es aquella en que todos los individuos que participan en el proceso de investigacin
deben presentar caractersticas similares a la poblacin, es decir, tienen algunas caractersticas que se
consideren importantes, de acuerdo con el estudio o servicio que se est realizando (URBINA, 2006,
pg. 40).
Lo ms importante a considerar al llevar a cabo una encuesta, es tener bien identificado o estratificado
el grupo de estudio as de esta forma se puede conocer con mayor precisin lo que piensa el universo
y los valores de errores van a disminuir considerablemente y proporcionar datos precisos que van a
servir en la investigacin.
El estudio tiene como fuente primaria la Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser, por tanto se
aplic una encuesta de satisfaccin al cliente para saber si el desempeo del programa implementando
en mencionada Institucin sin fines de lucro cumpli con el objetivo de brindar datos mediante la
presentacin de Balances al final del perodo contable.
3.7 TABULACIN DE DATOS

La tabulacin consiste en presentar los datos estadsticos en forma de tablas o de cuadros, las partes
de la tabla deben contener la siguiente informacin:
-
Ttulo: Debe ser preciso y conciso.
Contenido: La fila de encabezamiento o cabecera (ttulos de las columnas), la columna matriz

con las modalidades o clases de la variable, columnas de parmetros.
Notas explicativas: (Opcional), como fuente de los datos, abreviaturas, entre otros.
44
3.7.1 VARIABLES CUANTITATIVAS
Los datos se agrupan segn la frecuencia de los valores. Es lo que se denomina distribucin de
frecuencias. La forma de tabular depende del nmero de datos.
Si son pocos, se hace una tabla simple de forma similar a lo visto para las variables cualitativas. Cada
dato equivale a una modalidad. Al final nos quedaremos con la frecuencia de cada nmero y si se
prefiere tambin con el porcentaje. Los nmeros se ordenan de menor a mayor o viceversa. La tabla
puede hacerse en sentido vertical u horizontal.
Si son muchos se agrupan en clases, que son intervalos sucesivos de valores. Los datos se asignan a la
clase que les corresponde y se cuentan los datos, que est representada por el punto medio o centro.
Esta agrupacin es arbitraria con dos condiciones esenciales: que las clases sean mutuamente
excluyentes y que todos los datos sean a una clase. Ahora bien, la experiencia ha ido introduciendo una
serie de normas, que permiten hacer esa agrupacin de la forma ms racional posible.
La manera de tabular este tipo de datos es la siguiente:
-
Calcular el rango (los lmites de rango tanto superior como inferior)
Calcular el nmero de clases, eso se lo realiza en base a la muestra, la frmula que se aplica
aqu se la describe a continuacin: 1+3,32*logn o 1+1,44*Inn.
Calcular el intervalo, dnde la frmula se expresa as: i=R/C, R = El rango y C = Es el nmero de

clases.
Los valores que se encuentran de diferencia entre N*i y R se aade a los lmites de intervalo y
as se obtiene la tabla culminada.
La tabla debe contar con un formato para que se puedan analizar los datos.
Realizar el conteo de los datos para conocer la frecuencia de repeticin de los resultados
obtenidos.
45
Registrar en los clculos y la frecuencia de resultados obtenidos en la encuesta de satisfaccin

a la Asamblea de socios fundadores.
3.7.2 VARIABLES CUALITATIVAS
Se representa de la siguiente forma:

-
La frecuencia absoluta que es el nmero de veces que aparece cada modalidad (resultado del
recuento). La frecuencia total, de todas las modalidades juntas, se representa por N.
La frecuencia relativa o proporcin se obtienen dividiendo la frecuencia de cada modalidad

entre el total de datos. Los valores posibles oscilan entre 0 y 1. Suele expresarse con 3
decimales. La suma de las frecuencias relativas tiene que dar 1 o un nmero muy cercano al 1,
si ha habido redondeos.
El porcentaje que es la frecuencia relativa multiplicada por 100. Suele expresarse con 3 dgitos.
La suma de todos los porcentajes debe dar 100 o un nmero muy prximo, si habido
redondeos.
La frecuencia acumulada que se obtienen sumando la frecuencia de cada modalidad a las

frecuencias ya acumuladas anteriormente. En la primera modalidad no hay nada acumulado
de antes y por tanto su frecuencia acumulada ser su misma frecuencia. La ltima modalidad
tiene que dar una frecuencia acumulada igual a N.
Las frecuencias relativas acumuladas y los porcentajes acumulados se obtiene de forma similar.
En las variables nominales las modalidades pueden ponerse en el orden que se quiera, pero en
las ordinales hay que respetar el orden lgico (BUESA, 2013).
46
3.7.3 RESULTADOS
Las preguntas en la encuesta fueron de tipo cuantitativo y cualitativo en algunos casos se contaron con
preguntas abierta o cerradas, el extracto poblacional simplemente se reduce a la Junta de socios
fundadores, la evaluacin se realiza en dnde est operando el sistema contable, los resultados de las
6 preguntas se observan de la siguiente forma:
Pregunta 1: Qu problemas detect en el sistema contable?
TABLA 3.1
EXTRACTO
DE
FRECUENCIA PORCENTAJE
ANLISIS
SI
1
25
NO
3
75
TOTAL
4
100
GRAFICO 3.1
PREGUNTA 1
SI
25%
NO
75%
SI
NO
INTERPRETACIN: El 25% de los encuestados encontr que existe un problema con el sistema contable,
es decir, 1 socio fundador de 4 encontr que el programa tiene una deficiencia.
47
PREGUNTA 2: Le satisfizo el sistema contable en base a Excel implementado en la Fundacin para el

Desarollo Humano Promoser.
TABLA 3.2
EXTRACTO
DE
ANLISIS
SI
3
75
NO
1
25
TOTAL
4
100
GRFICO 3.2
PREGUNTA 2
NO
25%
SI
75%
SI
NO
INTERPRETACIN: El 25% de los fundadores manifestaron que el sistema contable no obtuvo un efecto
positivo, es decir, no cumple con las expectativas generadas para la presentacin de informacin
financiera.
48
PREGUNTA 3: El sistema contable de acuerdo a su criterio presenta informacin oportuna y real.

TABLA 3.3
EXTRACTO
DE
ANLISIS
SI
4
100
NO
0
0
TOTAL
4
100
GRFICO 3.3
PREGUNTA 3
NO
0%
SI
100%
SI
NO
INTERPRETACIN: El 100% de los socios cree que el sistema contable brinda la informacin financiera
de una manera oportuna y real para poder tomar decisiones.
49
PREGUNTA 4: La compaa despus de la implementacin del sistema contable deseara seguir

contando con el mismo para seguir presentando su informacin financiera mensual y anualmente.
TABLA 3.4
EXTRACTO
DE
ANLISIS
SI
3
75
NO
1
25
TOTAL
4
100
GRFICO 3.4
PREGUNTA 4
NO
25%
SI
75%
SI
NO
INTERPRETACIN: El 75% de los socios encuentran productivo que se mantenga el sistema contable en
el siguiente perodo, gracias a las bondades del software y que la informacin financiera se present
de una manera oportuna. Un 25% cree que no se debe continuar con este programa porque se requiere
de un ERP.
50
PREGUNTA 5: Con los reportes financieros que se presentaron, usted cree de acuerdo a su criterio qu
la informacin es sencilla de entender y cmoda para el usuario.
TABLA 3.5
EXTRACTO
DE
ANLISIS
SI
3
75
NO
1
25
TOTAL
4
100
GRFICO 3.5
PREGUNTA 5
OBSERVACIN
50%
NO
OBSERVACIN
50%
OBSERVACIN
NO OBSERVACIN
INTERPRETACIN: Se mantiene la tendencia de las anteriores preguntas y los socios creen que un 75%
de la informacin del sistema contable se entiende fcilmente, pero un socio al mirar que no es un
sistema ERP completo, cree que la informacin ah contenida le falta tener un mayor detalle de datos,
pero se encuentra conforme con el reporte final presentado.
51
PREGUNTA 6: Qu piensa usted que se debera mejorar en l sistema?

TABLA 3.6
EXTRACTO
DE
ANLISIS
Socio 1
Socio 2
Socio 3
Socio 4
OBSERVACIONES
Ninguna
Ninguna
Implementar ms mdulos dentro del sistema, la capacidad de registro no es muy
amplia
Mostrar un nuevo mdulo que trabaje en base a resultados y anlisis de objetivos
GRFICO 3.6
PREGUNTA 6
OBSERVACIN
50%
NO
OBSERVACIN
50%
OBSERVACIN
NO OBSERVACIN
INTERPRETACIN: Los resultados de la preguntan brinda un camino abierto a la respuesta de cada uno
de los socios para recoger un anlisis ms extenso de informacin y mejorar el sistema contable en un
futuro. El 50% de la sociedad considera que debe haber algn tipo de cambio y el porcentaje similar
piensa que no se debe adicionar algo.
52
CAPTULO IV
PROPUESTA
4.1 SISTEMA DE CONTABILIDAD
La investigacin va dirigida a la elaboracin de un programa para una PYME y que sea til para las
empresas, una propuesta diferente a los productos que se encuentran en el mercado ecuatoriano, la
base de este software se desarrolla en: macros y frmulas de Excel.
Lo nico requerido para desarrollar, es necesario contar con Excel, las frmulas que se cuentan como
herramientas internas y en VBA; aqu es donde el programa utiliza comandos para realizar acciones
repetitivas y ayudar en el trabajo diario del contador.
4.1.1 DISEO DEL PROGRAMA EN MACROS Y VBA
Al software de contabilidad se lo puede separar en tres grupos: primero el diseo de la distribucin de

la informacin, seguido por el desarrollo de los comando ACTIVEX que van a ir dibujados y distribuidos
de acuerdo a los criterios de la persona encargada de la creacin del programa, finalmente escribir el
conjunto de comandos que hace posible pasar los datos contables de una manera automtica a los
reportes de informacin financiera, los parmetros requeridos para ir a determinado lugar despus de
la creacin de las Hojas de Clculo en el documento de trabajo se necesita de los siguientes detalle:
CDIGO FUENTE
Private Sub BTN101_Click()
AbrirFormulario101
End Sub
DESCRIPCIN DEL CDIGO FUENTE

Con estos comandos lo que se hace es que
primero se reconozca cada botn, al hacer clic
Private Sub BTN103104_Click()

AbrirFormulario103y104
53
CDIGO FUENTE
End Sub
con el mouse se abre inmediatamente la Hoja
Private Sub BTNATS_Click()

AbrirAnexoTransaccional
End Sub
de Clculo a la cual se le est llamando.
Private Sub BTNBG_Click()

AbrirBalanceGeneral
End Sub
cuadros 4.2 y 4.3 porque aqu simplemente se
Private Sub BTNBGC_Click()

AbrirBalanceDeComprobacion
End Sub
lado de la Hoja de trabajo.
Se repite para los botones que constan en los
le llama a que el cdigo vaya a determinado
Private Sub BTNER_Click()

AbrirEstadoDeResultados
Sheets("PC").Select
Range("A1").Select
End Sub
Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
'
Este campo acta al momento de que se tiene

informacin que llega procedente de las
seguridades que se ven un poco ms adelante.
'
Sheets("USUARIOS").Cells.Find(What:="1",
After:=ActiveCell,
LookIn:=xlFormulas,
LookAt:=xlWhole,
SearchOrder:=xlByRows,
SearchDirection:=xlNext, MatchCase:=True _
, SearchFormat:=False).Activate
End Sub
Sub OcultarHojas()
Esto va en cadena con el cdigo de seguridad,
'
' OcultarHojas Macro
las Hojas de Clculo van a ir ocultadas al
'
momento de abrir el documento de trabajo
'
Sheets("PC").Visible = False
porque no se ha ingresado ningn tipo de
Sheets("EMPRESA").BTNPLANCUENTAS.Visible
= False
Sheets("ER").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTNER.Visible = False
Sheets("101").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTN101.Visible = False
Sheets("MENSUALES").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTN103104.Visible
=
False
usuario identificados como: administrador o

asistente.
Tambin se usa el mismo cdigo para ocultar
los recuadros ACTIVEX
54
CDIGO FUENTE
Sheets("ATS").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTNATS.Visible = False
Sheets("CYP").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTNCYP.Visible = False
Sheets("RET").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTNRETENCIONES.Visible
= False
Sheets("REGISTROS").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTNINFO.Visible = False
' Sheets("USUARIOS").Visible = xlVeryHidden
Sheets("USUARIOS").Visible = True
Sheets("DIARIOS").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTNDIARIOS.Visible =
False
Sheets("ACTIVO").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTNMACTIVO.Visible =
False
Sheets("PASIVO").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTNMPASIVO.Visible =
False
Sheets("PATRIMONIO").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTNMPATRIMONIO.Visible
= False
Sheets("VYG").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTNVYG.Visible = False
Sheets("SALDOS").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTNBGC.Visible = False
Sheets("BG").Visible = False
Sheets("EMPRESA").BTNBG.Visible = False
End Sub
Sub HabiltarHojasAsistente()
'
' HabilitarHojasAsistente Macro
'
El cdigo se usa para abrir los comandos y las

hojas que van identificadas como asistente.
Para el administrador se usa el mismo concepto
'
Sheets("PC").Visible = xlVeryHidden
Sheets("EMPRESA").BTNPLANCUENTAS.Visible
= False
Sheets("ER").Visible = xlVeryHidden
Sheets("EMPRESA").BTNER.Visible = False
Sheets("101").Visible = xlVeryHidden
Sheets("EMPRESA").BTN101.Visible = False
Sheets("MENSUALES").Visible = True
Sheets("ATS").Visible = True
Sheets("CYP").Visible = True
solo que cambia la definicin de todo por

verdadero eso lo activa y los hace visible.
55
CDIGO FUENTE
Sheets("RET").Visible = True
Sheets("REGISTROS").Visible = True
Sheets("DIARIOS").Visible = True
Sheets("ACTIVO").Visible = True
Sheets("PASIVO").Visible = True
Sheets("PATRIMONIO").Visible
xlVeryHidden
Sheets("EMPRESA").BTNMPATRIMONIO.Visible
= False
Sheets("VYG").Visible = True
Sheets("SALDOS").Visible = xlVeryHidden
Sheets("EMPRESA").BTNBGC.Visible = False
Sheets("BG").Visible = xlVeryHidden
Sheets("EMPRESA").BTNBG.Visible = False
End Sub
El desarrollo del sistema contable primero va a contar con la creacin de vietas descritas en el flujo de
procesos y se encuentra desarrollado en el marco terico, esto se necesita para tener una mejor
distribucin de la informacin y as se crea la Hoja denominada REGISTROS. En esta parte ya se puede
ingresar valores de ACTIVEX; para ello se utilizan: botones de comando, cuadros de tipo combinado y
de grupo. Se puede separar los datos de acuerdo al rango que se ingrese al principio del Diario Contable.
El primer registro denominado TIPOCOLABORADOR creado en la opcin DESARROLLADOR de
Microsoft Excel que contiene la mayora de comandos de est hoja de clculo y sigue mediante cadena
a los dems reportes que se encuentran contenidas en el Sistema Contable. A continuacin despus
del cuadro en dnde va un diseo referencial para el ingreso de la informacin inicial se describe el
cdigo que se utiliza como comando para que realice algunas funciones.
56
GRFICO 4.1
INICIO
Creacin de Hojas de
clculo
NO
SI
Escoger tipos de
ACTIVEX,
desarrollarlos y
ubicarlos en las Hojas
de Clculo
SI
Desarrollo de
comandos base
SI
NO
Registro de
informacin contable
SI
SI
Pasar la informacin
contable con la ayuda
de comandos hacia
los Estados
Financieros y Anexos
Tributarios
FIN
57
CUADRO 4.1
INFORMACIN CONTABLE INICIAL
Men Principal
RAZON SOCIAL
0000000290
COD
241
NMERO DE FACTURA
RUC
AUTORIZACIN
NMERO DE RETENCIN
FECHA
AUTORIZACIN
DIRECCIN
NMERO DE TELFONO
CONTACTO
GLOSA
DETALLE FACTURA
BASE NO OBJETO DE IVA
DETALLE DE RETENCIN
% R. FTE
0,00
BASE 0% DE IVA
% R. FTE
0,00
BASE 12% IVA
% R. FTE
0,00
0,00
IVA 12%
% R. IVA
TOTAL FACTURA
TOTAL RETENCIN
CODIGO
CUENTA
DEBE
0,00
TOTAL
-
HABER
0,00 VERDADERO
REGISTRAR INFORMACIN

58
CDIGO FUENTE
Private Sub TIPOCOLABORADOR_Change()
Dim NUMERORETENCION As String
Dim S1RET As String
Dim S2RET As String
Dim RETAUT As String
Dim CODIGODIARIO As String

Estos comandos sirven para poner un nombre a
la funcin que se va a utilizar; en este caso se
crea los valores automticos que se va a ir
registrado al momento que se vaya ingresando
la informacin.
Primero se identifica el tipo de documento, en
el cdigo fuente, se puede observar que se trata
de un proveedor, cliente o diario y luego en
caso de que cumpla la primera condicin se
procede a inscribir el nmero de la retencin
completo y el nmero secuencial y dems
parmetros.
If (TIPOCOLABORADOR = "Proveedor") Then

NUMERORETENCION
Sheets("CONF").Range("c4")
S1RET = Sheets("CONF").Range("c2")
S2RET = Sheets("CONF").Range("c3")
RETAUT = Sheets("CONF").Range("C5")
ActiveSheet.TXTRET.Value
NUMERORETENCION
ActiveSheet.TXTS1RET.Value = S1RET
ActiveSheet.TXTS2RET.Value = S2RET
ActiveSheet.TXTRETAUT.Value = RETAUT
CMBRF1.Enabled = True
CMBRI.Enabled = True
ActiveSheet.Range("a31") = "11231"
ActiveSheet.Range("d31") = "=b24"
ActiveSheet.Range("e31") = ""
ActiveSheet.Range("A32") = "21101"
'ActiveSheet.Range("E32")
ActiveSheet.Range("F27")
ActiveSheet.Range("E32") = "=F27"
ActiveSheet.Range("D32") = ""
Es la continuacin de la primera fase, primero

=
se registra los datos que se van a ingresar al
presentarse el documento
fuente como
= proveedor.
El comando expresa que los datos automticos
a obtenerse se sacan de la hoja denominada
CONF de la celda determinada en la frmula.
Una vez conocido el dato que se va a extraer de
la Hoja de Clculo y se va a registrar en el
recuadro ACTIVEX de acuerdo a la manera
=
descrita en la parte del cdigo fuente.
Para que se ingrese la informacin se le registra
como verdadero, eso le indica al Excel que al ser
59
CDIGO FUENTE

reconocido como proveedor estos campos
deben quedar activos.
Se requiere una informacin adicional para ello
se coloca la cuenta contable de manera
automtica, de acuerdo a los requerimientos
del concepto PROVEEDOR.
Finalmente se pasa los campos que se crearon
en la parte inferior contenida en la retencin y
el IVA de la factura de compra, en ambos casos
de ser necesario, sino simplemente se reconoce
la celda como en blanco.
ElseIf (TIPOCOLABORADOR = "Cliente") Then

ActiveSheet.TXTRET.Value = ""
ActiveSheet.TXTS1RET.Value = ""
ActiveSheet.TXTRETAUT.Value = ""
CMBRF1.Enabled = False
CMBRI.Enabled = False
ActiveSheet.CMBRF1.Value = ""
ActiveSheet.CMBRI.Value = ""
ActiveSheet.Range("a31") = "21312"
ActiveSheet.Range("e31") = "=b24"
ActiveSheet.Range("d31") = ""
ActiveSheet.Range("A32") = "11201"
ActiveSheet.Range("D32") = "=F27"
ActiveSheet.Range("E32") = ""
Al momento que se comienza a registrar los

Diarios contables se incluye un ACTIVEX en
donde se divide en tres tipos clientes,
proveedores y diarios.
Se observa que el cdigo es diseado para
Cliente; los mismos campos que se llenaron
para proveedores no requieren de texto
adicional y se bloquea los campos ACTIVEX para
que no se activen. El cdigo al final indica que
cuentas van a ir registradas para esta clase de
registros.
ElseIf (TIPOCOLABORADOR = "Diario") Then

Se termina con la otra parte de registros, que se

conoce como Diario, este campo es requerido
en casos que no se tienen facturas como por
60
CDIGO FUENTE
ejemplo: depreciaciones, actas de Junta
CMBRI.Enabled = False
General, resoluciones del SRI, entre otras.
En este caso el cdigo prcticamente va sin
nada porque no requiere de valores en los
ActiveSheet.TXTRUC.Value = ""
ActiveSheet.TXTS1.Value = ""
campos ACTIVEX exceptuando el cdigo de
ActiveSheet.TXTAUT.Value = ""
diario, glosa que va a transcribir dicha
ActiveSheet.TXTDIREC.Value = ""
ActiveSheet.TXTFONO.Value = ""
informacin finalmente en el Libro Diario,
ActiveSheet.TXTCONTACT.Value = ""
ActiveSheet.TXTFACT.Value = ""
Mayor General y posteriormente Estados
CODIGODIARIO
=
Sheets("CONF").Range("D2")
Financieros.
ActiveSheet.TXTCOD.Value = String(10 Len(CODIGODIARIO), "0") & CODIGODIARIO
End If
End Sub
Concluye el cdigo, si primero se inicia con el

llamado al momento de finalizar se cierra, con
estas palabras.
Sub IncrementarFactura()
Sheets("CONF").Range("b2")
=
Sheets("CONF").Range("b2") + 1
End Sub
Sub IncrementarRetencion()
Sheets("CONF").Range("c4")
=
Sheets("CONF").Range("c4") + 1
End Sub
Sub IncrementarDiario()
Sheets("CONF").Range("d2")
=
Sheets("CONF").Range("d2") + 1
End Sub
Private Sub INGRESOFACT_Click()
If
(ActiveSheet.Range("D40")
=
ActiveSheet.Range("E40")) Then
If (ActiveSheet.Range("F40") = "Verdadero")
Then
CopiarRegistrosContables
IncrementarFactura
If (TIPOCOLABORADOR = "Proveedor") Then
IncrementarRetencion
End If
IncrementarDiario
LimpiarFactura
61
Al ir ingresando los datos de los documentos

fuente, se requiere un cdigo adicional que se
incremente los nmeros al momento de hacer
clic en el botn comando conocido como
registro de la informacin.
Termina de ingresar la informacin del

documento fuente u otros tipos de papeles para
registrar como diario, si los valores no estn
cuadrados aparece un mensaje de texto que
nos indica lo siguiente: para registrar diario
debe estar saldado.
CDIGO FUENTE

Si fue un proveedor se incrementa el nmero de
Else
MsgBox ("Para registrar el diario debe estar
saldado")
retencin y obviamente el diario contable y
End If
End Sub
limpiar la factura para ingresar el nuevo
documento en el sistema contable.
Sub CopiarRegistrosContables()
Dim Celda As String
Celda
=
Sheets("DIARIOS").Range("a8").End(xlDown).Row
+1
For i = 31 To Range("a31").End(xlDown).Row Step
1
'If (Sheets("DIARIOS").Range("f" & Celda) > 0 Or
Sheets("DIARIOS").Range("g" & Celda) > 0) Then
Sheets("DIARIOS").Range("a" & Celda) =
ActiveSheet.TXTFECHA.Value
Sheets("DIARIOS").Range("b" & Celda) =
ActiveSheet.TXTCOD.Value
Sheets("DIARIOS").Range("C" & Celda) =
ActiveSheet.TXTGLOSA.Value
Sheets("DIARIOS").Range("d" & Celda) =
ActiveSheet.Range("a" & i)
Sheets("DIARIOS").Range("f" & Celda) =
ActiveSheet.Range("d" & i)
Sheets("DIARIOS").Range("g" & Celda) =
ActiveSheet.Range("e" & i)
Celda = Celda + 1
'End If
Next i
Sheets("DIARIOS").Range("a" & Celda) = "-"
End Sub
Sub LimpiarFactura()
ActiveSheet.Range("b18:b22") = ""
ActiveSheet.Range("d18:d24") = ""
ActiveSheet.Range("a31:a39") = ""
ActiveSheet.Range("d31:d39") = ""
ActiveSheet.Range("e31:e39") = ""
ActiveSheet.TXTRUC.Value = ""
ActiveSheet.TXTAUT.Value = ""
ActiveSheet.TXTDIREC.Value = ""
ActiveSheet.TXTFONO.Value = ""
ActiveSheet.TXTCONTACT.Value = ""
ActiveSheet.TXTFACT.Value = ""
ActiveSheet.TXTCOD.Value = ""
62
La siguiente parte es considerar todos los datos

que constan en el comprobante de diario, y que
va a pasar al Libro Diario. Se usa el comando de
cadena. Termina el registro y contina con el
siguiente parmetro.
Los datos necesarios se copian en el Libro

Diario, ahora el comando va a limpiar todos los
cuadros de texto dejando en blanco para un
nuevo proceso.
CDIGO FUENTE
ActiveSheet.TXTGLOSA.Value = ""
ActiveSheet.TIPOCOLABORADOR.Value = ""
ActiveSheet.TXTFECHA.Value = ""
If (ActiveSheet.LSTCYP.Value = "Proveedor")
Then
End If
ActiveSheet.LSTCYP.Value = ""
End Sub
Private Sub LSTCYP_Change()
Dim RUC As String
Dim RAZONSOCIAL As String
Dim DIRECCION As String
Dim S1 As String
Dim S2 As String
Dim AUTORIZACION As String
Dim CADUCIDAD As String
Dim TELEFONO As String
Dim CONTRIBUYENTEESPECIAL As String
Dim CONTACTO As String
Dim NUMEROFACTURA As String
Dim CODIGODIARIO As String
Dim DatoEncontrado
ClienteExistente
=
Application.WorksheetFunction.CountIf(Sheets("
CYP").Range("B6:B110000"), _
LSTCYP)
Set Rango = Sheets("CYP").Range("B6:B110000")
DatoEncontrado = Rango.Find(What:=LSTCYP,
LookAt:=xlWhole, MatchCase:=True).Address
RUC
=
Sheets("CYP").Range(DatoEncontrado).Offset(0, 1).Value
DIRECCION
=
Sheets("CYP").Range(DatoEncontrado).Offset(0,
1).Value
S1
=
2).Value
S2
=
3).Value
63
Primero se va a ligar los datos al comando

LSTCYP se crea variables para RUC, razn social,
nmeros completos de factura, autorizacin de
documento, fecha de validez, telfono, si
cumple con requisitos de contribuyente
especial, contacto para hacer la venta o la
compra y finalmente se hace cadena para
continuar con los registros de la numeracin
automtica para la factura y el diario.
Se usa la funcin buscar y se indica en donde se
van a registrar los valores encontrados
CDIGO FUENTE
AUTORIZACION
=
4).Value
CADUCIDAD
=
5).Value
TELEFONO
=
6).Value
CONTRIBUYENTEESPECIAL
=
7).Value
CONTACTO
=
8).Value
NUMEROFACTURA
=
Sheets("CONF").Range("b2")
CODIGODIARIO = Sheets("CONF").Range("D2")
ActiveSheet.TXTRUC.Value = RUC
ActiveSheet.TXTS1.Value = S1
ActiveSheet.TXTS2.Value = S2
ActiveSheet.TXTAUT.Value = AUTORIZACION
ActiveSheet.TXTDIREC.Value = DIRECCION
ActiveSheet.TXTFONO.Value = TELEFONO
ActiveSheet.TXTCONTACT.Value = CONTACTO
ActiveSheet.TXTFACT.Value
=
NUMEROFACTURA
ActiveSheet.TXTCOD.Value = String(10 Len(CODIGODIARIO), "0") & CODIGODIARIO
'Range("G2").Value
Range(DatoEncontrado).Offset(0, -1).Value
'Range("H2").Value
Range(DatoEncontrado).Offset(0, 0).Value
'Range("I2").Value
'Range("J2").Value
=
=
=
=
End Sub
Al momento de presionar en el botn registro de la informacin en la hoja REGISTROS, se borra los

valores digitados mediante el llamado al cdigo de limpieza. Ahora con el paso de los datos contenidos
en los documentos fuente al Libro Diario se recorre a una nueva frmula para que se detalle las cuentas
contables que el mismo Microsoft Excel dispone como herramienta, para comenzar con este paso
64
dentro del sistema se procede a poner el nombre de PLAN DE CUENTAS a toda la TABLA 2.1., as va
hacer ms fcil la elaboracin de la siguiente frmula que requiere de los siguientes parmetros:
Condicional SI, ESERROR y BUSCARV, por ejemplo: Al digitar l nmero 11101 va a desplegar un
nombre y en este caso se ingresa la cuenta contable del Banco de Guayaquil, se escoge y se pasa al libro
diario, a continuacin se redacta la frmula para que las cuentas se escriban automticamente.
SI(ESERROR(BUSCARV(A31;PLANCUENTAS;1;0))=FALSO;BUSCARV(A31;PLANCUENTAS;2;0);"")
En la hoja DIARIOS se registra la informacin contable y de aqu se traslada al Libro Mayor para ello
como en las ocasiones anteriores se crea un nuevo botn en ACTIVEX para este botn se presenta un
nuevo cdigo detallado a continuacin:
CDIGO FUENTE
Private Sub BTNMAYOR_Click()

limpiamos
Sheets("DIARIOS").Select
Fin = Range("d65536").End(xlUp).Row
Range("d8:d"
&
Fin).AdvancedFilter
Action:=xlFilterCopy, CopyToRange:=Range( _
"I8"), unique:=True
Se pone un nombre al cdigo fuente
FinI = Range("I65536").End(xlUp).Row
Range("I8:I" & FinI).Select
Selection.Sort
Key1:=Range("I8"),
Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _
OrderCustom:=1,
MatchCase:=False,
Orientation:=xlTopToBottom, _
DataOption1:=xlSortNormal
'''''''''''''''''''''''
una discriminacin y agrupacin entre
BTNMAYOR; BTN se le usa para describir la

funcin de pasar del Libro Diario al Mayor
General los contenidos requeridos para hacer
cuentas, al llamar al comando limpieza se lo

utiliza porque es necesario que los datos no se
sobre escriban.
Se nombra la hoja de clculo, seleccionada
Range("D8").Select
como DIARIOS, posicionamos desde que
fin2 = Range("I65536").End(xlUp).Row
parte hasta donde va a llegar la copia de los
datos.
El condicional fin2 se usa para culminar con la
informacin descrita en la parte superior y por
65
CDIGO FUENTE

tanto indicar en que momento debe
comenzar la copia de los datos.
For i = 9 To fin2
El condicional sirve para realizar una
If Not IsEmpty(ActiveSheet.Range("I" & i)) discriminacin entre cuentas y extraer en una

Then
ActiveSheet.Range("D8:G"
& parte fuera del Libro Diario y esa es la
Fin).AutoFilter Field:=1, Criteria1:= _
Range("I" & i)
informacin que se va a copiar en ese orden
Range("A9:G"
&
Fin).SpecialCells(xlCellTypeVisible).Copy
determinado. Se comienza desde el Activo,
Sheets("ACTIVO").Select
'MsgBox
Pasivo, Patrimonio, Ingresos y culmina con los
(ActiveSheet.Range("a655").End(xlUp))
Gastos.
ActiveSheet.Range("a65536").End(xlUp).Offset(
1, 0).Select
Al finalizar con una cuenta se prosigue con la
ActiveSheet.Paste
End If
Next i
siguiente y as hasta terminar el proceso.
Sheets("ACTIVO").Select
Dim oneRange As Range
Dim CeldaFecha As Range
Dim CeldaCuenta As Range
Dim toCell As Range
Al rango se le observa para ir determinando
Set oneRange = Range("A10:G999999")

Set CeldaFecha = Range("A10")
Set CeldaCuenta = Range("D10")
'Set toCell = Range("A1")
Una vez que se indica el cuadro, ahora se
como en la suma de cualquier valor que es lo

que se va a escoger como informacin.
escoge los datos que van a pasar al Mayor

General y cmo van a estar organizados; en la
'oneRange.Sort
Key1:=toCell,
Order1:=xlAscending, Header:=xlYes
frmula se expresa: la fecha, la cuenta y que
oneRange.Sort
Key1:=CeldaCuenta,
Order1:=xlAscending,
Header:=xlYes, se va a dirigir a la celda A1.
Key2:=CeldaFecha,
Order2:=xlAscending,
Header:=xlYes
La informacin va a tener un tope inicial y
'Sheets("ACTIVO").Select
final, para ello se registra en la frmula las
fin4
= celdas y se ingresa la frmula para sumar; es
Sheets("ACTIVO").Range("F65536").End(xlUp).R
ow
necesario porque los registros contables no
Sheets("ACTIVO").Range("F" & (fin4 +
1)).Value = "=suma(F11:F" & fin4 & ")"
66
CDIGO FUENTE
Sheets("ACTIVO").Range("G" & (fin4
1)).Value = "=suma(G11:G" & fin4 & ")"

+ deben ir escritos en cualquier parte de la Hoja
de clculo.
'Range("A1:F1").AdvancedFilter
Action:=xlFilterCopy,
CriteriaRange:=Range("a6"),
CopyToRange:=Range("a8"), Unique:=True
End Sub
Sub limpiamos()
El registro del comando para copiar la
Sheets("DIARIOS").Columns("I:I").EntireColumn. informacin, se requiere de una limpieza

Delete
'Sheets("ACTIVO").Select
porque los datos pueden duplicar y sacar unos
Fin3
=
Sheets("ACTIVO").Range("G65536").End(xlUp).R valores diferentes al Libro Diario.
ow
Sheets("ACTIVO").Range("A11:A"
&
Fin3).EntireRow.Delete
End SuPrivate
De aqu en adelante la informacin pasa a entrelazarse entre los diferentes mdulos, del libro diario y
se pasa al libro mayor, todos los datos pasan a un Balance de Comprobacin y a su vez llena los
siguientes reportes finales que son los Estados de Resultados y Balance General.
La Informacin en Libro Mayor y con totales en los cuales se presenta la informacin cuadrada, se
puede obtener de una manera ms sencilla el Balance de Comprobacin, aqu tenemos y conocemos
los saldos, aqu se deja el ACTIVEX y se utiliza una frmula, a continuacin se la describe:
SUMAR.SI(ACTIVO!$D$11:$D$790;SALDOS!A136;ACTIVO!$G$11:$G$790)
Donde los valores que se ingresan son los obtenidos en el Libro Mayor tanto de la columna debe como
la del haber y mediante una resta entre las dos columnas ah se obtiene un valor en el saldo en el
Balance de Comprobacin el cual va a pasar al Balance General y Estado de Resultados.
67
La informacin que se ha logrado cargar de manera automtica en el sistema contable que se dise y
desarrollo en Excel, requiere de proteccin; los software incluso ms comunes hacen una separacin
en el tipo de usuarios, por ejemplo: algunos son considerados como administradores y otros son los
que no poseen accesos a ciertas reas del programa, en otros tambin se carga el complemento para
realizar cambios aunque no se toma en cuenta la raz del cdigo fuente pero si en procesos automticos
que involucran cambios en las bases de datos para eliminar o arreglar registros contables que sufrieron
modificacin y eso ocurre por diferentes circunstancias que se van presentando en el da a da de las
labores cotidianas de las empresa.
Por este motivo la mayora de las empresas invierten grandes cantidades de recursos para cuidar sus
conocimientos e informacin para ello recurren a diferentes tipos de seguridades, un ejemplo son: las
contraseas. Ahora para la creacin de la misma se va a proceder con el aumento de una hoja de clculo
adicional en donde los actores principales son los usuarios del programa para ello se requiere inscribir
a cada persona en la tabla de datos, se lo realiza de la siguiente manera.
TABLA 4.1
USUSARIOS Y CONTRASEAS
USUARIOS MEDINA&ASOCIADOS
ID
1
2
3
4
NOMBRE
Roberto Medina
Edgar Medina
Gabriela Noboa
Beatriz Ynez
USUARIO
1716609159
1702653963
1715544886
1702982693
CONTRASEA
Robina
Edgina
Gabboa
Beanez
PERFIL
Administrador
Administrador
Asistente
Asistente

MEDINA&ASOCIADOS
En la primera parte se puede observar la identificacin de acuerdo a como se vaya ingresando la

informacin de los usuarios, en la segunda columna se presenta el nombre del personal que tienen
acceso al sistema contable.
68
Se va a identificar de una manera numrica a cada persona que est involucrada en este trabajo, la
mejor manera de hacerlo es con el nmero de cdula, ahora utilizando una nueva frmula que Excel
proporciona se va a crear una contrasea especial que tambin es irrepetible, as el usuario va a tener
confianza en el sistema y en los datos que se ingresan no van a sufrir ninguna modificacin. Con el perfil
se puede hacer la discriminacin para el usuario y a dnde esta persona va a tener acceso, se puede
observar que existen 2 tipos: el administrador y el asistente; el primero tiene acceso incluso a los datos
del cdigo fuente de VBA, el segundo con restricciones a las hojas de clculo, por ejemplo: no van a
tener acceso a los Estados Financieros que son parte delicada de la empresa y que simplemente el
contador de la compaa conjuntamente con los socios son los que deben tener acceso a este tipo de
informacin.
La frmula para generar una contrasea segura y que se utiliza es la siguiente:
IZQUIERDA(C3;3)&DERECHA(C3;3), donde se escoge el casillero de los nombres del usuario, primero se
escoge el tercero de la izquierda y se vuelve hacer lo mismo sino que comienza con la derecha.
En la primera hoja del sistema contable se va a ingresar diferentes botones ACTIVEX los cuales van a
facilitar las conexiones entre las diferentes vietas, esto tambin para evitar el diseo en VBA y de estar
dibujando cada uno de los rectngulos se puede optar por los hipervnculos. Ahora se podr ver una
idea de cmo se puede tener los botones para dirigirse a un lugar especfico en la hoja de trabajo.
69
CUADRO 4.2
INGRESO AL SISTEMA PERFIL ADMINISTRADOR
Perfil:
Administrador

Como se puede observar el usuario Roberto Medina a ingresado al sistema contable exitosamente y
puede observar cada hoja de clculo y las cajas de comandos, mientras que a continuacin
presentaremos un perfil de tipo asistente dnde los botones ACTIVEX y el resto del programa se
esconde.
70
CUADRO 4.3
INGRESO AL SISTEMA PERFIL ASISTENTE

Usuario: Gabriela Noboa
Perfil: Asistente

FUNACIN PARA EL DESARROLLO HUMAN PROMOSER
En el cuadro 4.2 y 4.3 se observa diferencias claras y notorias aqu el cdigo fuente va escrito en el
botn ACTIVEX ingreso de informacin, a continuacin se comparte los valores con los cuales se realiz
el trabajo de ocultar botones y hojas de clculo del sistema contable.
Los comandos que se observan en la parte superior, son ingresados en la hoja de clculo denominada
EMPRESA conjuntamente con los cuadros ACTIVEX y es donde se van a exhibir las seguridades
activando o inactivando los parmetros, de acuerdo a las caractersticas del usuario que se haya
identificado sea como: administrador o asistente; para ingresar al sistema se cre un formulario de
tipo recuadro, para dar algunas funciones requeridas en seguridad se necesita nuevamente a VBA y a
continuacin se pone el diseo y posteriormente se detalle el cdigo fuente.
71
CUADRO 4.4
INGRESO AL SISTEMA CONTABLE CODIFICADO

Para activar los cuadros diseados en ACTIVEX y las hojas de clculo mediante la herramienta que se
encuentra en el cuadro VBA, se procede aplicar otro cdigo fuente, esto va a permitir finalizar la
discriminacin de perfil de los usuarios.
CDIGO FUENTE
Private Sub CommandButton1_Click()
Unload Me
End Sub
Private Sub CommandButton2_Click()
':: By: Roberto Agustin Medina Yanez
':: Date: Agosto 2013
':: Purpose: Acceso con usuario y contrasea
'

Se le mantiene el cdigo original, no se le cambia
nada a ninguno de los 2 cuadros ACTIVEX, este
tipo de discriminacin se hace para poder
recordar los nombres de una manera ms
sencilla, la siguiente parte en donde se ubica los
datos entre comillas simples eso hace que se
quede como comentario, no influye dentro del
cdigo.
Unload Me llama al formulario, ah se abre el
cuadro de dialogo indicado en el cuadro 4.4.
72
CDIGO FUENTE
Dim usuario As String

Dim perfil As String
Dim password As Variant
Dim DatoEncontrado
Una vez que el cuadro de seguridad aparece se

requiere de conceptos adicionales para el ingreso
al sistema contable, para ello se necesita de la
cadena
usuario,
perfil, password
dato
encontrado.
Se busca en una base de datos la informacin,
despus dependiendo de los registros va a
ingresar al sistema contable como administrador
o asistente.
UsuarioExistente
= Se obtiene datos del usuario y se le designa unas
Application.WorksheetFunction.CountIf(Sheets(
celdas especficas a escoger.
"USUARIOS").Range("D3:D12"), _
En caso de que no se haya ingresado alguna
Me.txtUsuario.Value)
Set
Rango
= informacin va a ejecutar una casilla de mensaje
Sheets("USUARIOS").Range("D3:D12")
If
Me.txtUsuario.Value
diciendo que para ingresar es requerido los datos

""
Or
de usuario y contrasea.
Me.txtPassword.Value = "" Then
MsgBox "Por favor introduce usuario y Al ingresar la informacin en el formulario VBA se

contrasea", vbExclamation, Blog
busca el tipo de usuario para despus activar o no
Me.txtUsuario.SetFocus
los cuadros ACTIVEX que contiene la Hoja de
ElseIf UsuarioExistente = 0 Then
MsgBox "El usuario '" & Me.txtUsuario & "' no Clculo EMPRESA.
existe", vbExclamation, Blog
ElseIf UsuarioExistente = 1 Then
DatoEncontrado
Rango.Find(What:=Me.txtUsuario.Value,
LookAt:=xlWhole, MatchCase:=True).Address
Contrasenia
Sheets("USUARIOS").Range(DatoEncontrado).Of
fset(0, 1).Value
73
CDIGO FUENTE
If
CStr(Sheets("USUARIOS").Range(DatoEncontrad
o).Value)
Me.txtUsuario.Value
And
Contrasenia = _
Me.txtPassword.Value Then
perfil
fset(0, 2).Value
Range("B4").Value
"Usuario:
"
&
fset(0, -1).Value
Range("B5").Value = "Perfil: " & perfil
Range("B4:c4:d4").Select
With Selection
.HorizontalAlignment = xlLeft
.VerticalAlignment = xlCenter
.WrapText = False
.Orientation = 0
.AddIndent = False
.IndentLevel = 0
.ShrinkToFit = False
.ReadingOrder = xlContext
.MergeCells = False
End With
Selection.Merge
If (perfil = "Administrador") Then
HabiltarHojasAdministrador
ElseIf (perfil = "Asistente") Then
HabiltarHojasAsistente
Else
MsgBox ("El perfil del usuario no existe")
End If
' Sheets("Hoja3").Visible = True
'Sheets("Hoja1").Visible=xlVeryHidden
Si el perfil es administrador o asistente se abre las

hojas de clculo escogidas para cada uno.
Nuevamente si no se ha registrado el usuario
aparece la informacin adicional de que no
existe.
74
CDIGO FUENTE
Unload Me
Else
MsgBox "La contrasea
vbExclamation, Blog
End If
End If
End Sub

Aqu aparece otro campo, los usuarios se pueden
es
invlida", equivocar al registrar la contrasea, para ello

recurrimos a un nuevo comando de mensaje el
que expresa que fue mal escrita y se termina la
funcin.
4.2 RESULTADOS
La aplicacin del sistema contable en Excel, rindi sus frutos, esto se explica al haber obtenido datos
reales y confiables en el Balance General y en el Estado de Resultados, al final del perodo fiscal se
obtuvo con xito un Formulario 101 completo y terminado, de acuerdo a lo que exige el SRI.
Tambin se obtuvo la informacin de los dems formularios que componen las exigencias mensuales
del SRI, como el 103, 104 y ATS esto ayuda a llenar la informacin en el DIMM. Cabe anotar que estos
valores no se registran automticamente solo se obtiene para referencia.
La elaboracin de los Estados Financieros se lo hizo con la presentacin de los informes a la Junta
General de los socios fundadores conjuntamente con el Formulario 101 que se presenta a los
organismos de control de la Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser, esto fue aprobado por
unanimidad por parte de las personas ah presentes.
En los cuadros siguientes se puede observar los resultados que aprobaron por unanimidad los socios
fundadores.
75
CUADRO 4.5
BALANCE GENERAL

RUC: 1791975375001
BALANCE GENERAL
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012
MONEDA: USD
CDIGO
1
11
111
11101
11151
112
11201
11203
11204
11205
11206
11207
11231
11232
15
151
15111
15121
15131
152
15211
15221
15231
2
21
211
21101
21102
21103
21104
212
21201
NOMBRE DE LA CUENTA
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE
BANCO DE GUAYAQUIL
CAJA CHICA
EXIGIBLES
CLIENTES
CUENTAS POR COBRAR A TERCEROS
PRESTAMOS AL PERSONAL
ANTICIPO SUELDOS
ANTICIPO PROVEEDORES
ANTICIPOS VARIOS
IVA EN COMPRAS
IVA RETENIDO
ACTIVO FIJO
DEPRECIABLE
MUEBLES Y ENSERES
EQUIPO DE INFORMACIN TECNOLGICA
VEHICULOS
DEPRECIACIN ACUMULADA
DEPRECIACIN ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES
DEPRECIACIN ACUMULADA EQUIPOS DE INFORMACIN TECNOLGICA
DEPRECIACIN ACUMULADA VEHICULOS
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
PROVEEDORES Y ACREEDORES
PROVEEDORES
ACREEDORES VARIOS
ANTICIPO A CLIENTES
CUENTAS POR PAGAR A SOCIOS
PROVISIONES POR PAGAR
SUELDOS POR PAGAR
76
VALOR
39.787,15
39.787,15
9.122,75
9.122,75
0,00
30.664,40
29.969,40
0,00
0,00
0,00
695,00
0,00
(0,00)
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
(39.787,14)
(39.787,14)
(38.268,95)
(11.957,56)
(24.252,70)
0,00
(2.058,68)
0,00
0,00
21202
21203
21204
21205
21206
21207
21208
21210
213
21301
21302
21303
21304
21305
21306
21307
21308
21309
21310
21311
21312
21313
21350
21351
21352
214
21401
21402
22
221
22101
3
31
311
31101
33
331
33101
33102
DECIMOTERCERA REMUNERACIN POR PAGAR

DECIMOCUARTA REMUNERACIN POR PAGAR
VACACIONES POR PAGAR
APORTE PATRONAL 11,15% IESS POR PAGAR
APORTE IECE/SECAP 1% IESS POR PAGAR
RETENCIONES AL PERSONAL 9,35% IESS POR PAGAR
FONDOS DE RESERVA POR PAGAR
OTRAS RETENCIONES AL PERSONAL POR PAGAR
IMPUESTOS POR PAGAR
RETENCIN IMPUESTO A LA RENTA EMPLEADOS
RETENCIN 10% HONORARIOS
RETENCIN 8% SERVICIOS PROFESIONALES
RETENCIN 2% SERVICIOS ENTRE SOCIEDADES
RETENCIN 1% PROMOCIN Y PUBLICIDAD
RETENCIN 1% TRANSPORTE
RETENCIN 1% ACTIVOS FIJOS
RETENCIN 8% ARRIENDO A PERSONAS NATURALES
RETENCIN 0,10% PRIMAS DE SEGUROS
IVA POR PAGAR
RETENCIN 2% PREDOMINA MANO DE OBRA
RETENCIN IVA 100%
RETENCIN IVA 70%
RETENCIN IVA 30%
SOBREGIROS BANCARIOS
OBLIGACIONES BANCARIAS CORTO PLAZO
PASIVO LARGO PLAZO
OBLIGACIONES BANCARIAS LARGO PLAZO
PATRIMONIO
CAPITAL
CAPITAL SOCIAL
CAPITAL PAGADO
RESULTADOS
RESULTADOS ACUMULADOS
RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES
RESULTADO DEL EJERCICIO
TOTAL ACTIVO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
(1.518,20)
0,00
(50,00)
(884,91)
(0,00)
0,00
0,00
0,00
0,00
(0,00)
(18,24)
0,00
(70,96)
0,00
(494,09)
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
(2.190,89)
(2.190,89)
(2.190,89)
2.190,89
2.190,89
2.190,89
0,00
39.787,15
(39.787,14)
77
CUADRO 4.6
ESTADO DE RESULTADOS

RUC: 1791975375001
ESTADO DE RESULTADOS
AL 31 DE DICIEMBRE 2012
MONEDA: USD
CDIGO
4
41
411
41101
41102
412
41201
41202
5
51
511
51101
51102
51103
51104
51105
51106
51107
51108
51109
51110
51111
51112
512
51201
51202
51203
51204
51205
51206
51207
51208
NOMBRE DE LA CUENTA
INGRESOS
INGRESOS
VENTAS
VENTAS
CREDITO EN VENTAS
OTROS INGRESOS
GASTOS
GASTOS DE ADMINISTRACIN Y VENTAS
SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES
SUELDOS Y SALARIOS
APORTE PATRONAL 11,15% IESS
APORTE PATRONAL IECE/SECAP 1%
FONDOS DE RESERVA
DCIMO TERCER SUELDO
DCIMO CUARTO SUELDO
ALIMENTACIN Y REFRIGERIOS
GASTOS DE MOVILIZACIN Y TRANSPORTE
BONO DE RESPONSABILIDAD
SEGURO MEDICO
VACACIONES
OTROS BENEFICIOS SOCIALES
GASTOS GENERALES
ARRIENDOS Y ALQUILERES
SUMINISTROS DE OFICINA
TELFONOS
SERVICIOS DE INTERNET
GASTOS DE CORREO
AGUA Y LUZ
MATERIALES DE ASEO Y LIMPIEZA
FORMULARIOS
78
VALOR
(52.655,00)
(52.655,00)
(52.655,00)
(55.655,00)
3.000,00
0,00
0,00
0,00
52.655,00
52.655,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
52.655,00
875,00
77,91
183,66
0,00
28,00
29,63
0,00
0,00
51209
51210
51211
51212
51213
51214
51215
51216
51217
51218
51219
51220
51221
51222
51223
51224
51225
51226
51227
51228
51229
51230
51231
51232
51233
51234
517
51701
51702
HONORARIOS PROFESIONALES
COMISIONES PAGADAS
GASTOS LEGALES
GASTOS DE CONTRATACIN A PERSONAL
SEGURIDAD Y VIGILANCIA
SEGURO EDIFICIOS, MUEBLES Y EQUIPOS DE ITS
SUSCRIPCIONES Y PUBLICACIONES
IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
GASTOS DE PUBLICIDAD
GASTOS DE VIAJE
MOVILIZACIN Y TRANSPORTE
ATENCIONES A CLIENTES Y TERCEROS
GASTOS BANCARIOS
MANTENIMIENTO EDIFICIOS
MANTENIMIENTO EQUIPOS DE OFICINA
MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
MATRICULA Y SEGURO VEHICULOS
DEPRECIACIN MUEBLES Y ENSERES
GASTOS MISCELANEOS
GASTOS NO DEDUCIBLES
RETENCIONES ASUMIDAS
GASTOS DE SEMINARIOS
IVA CARGADO AL GASTO
DEPRECIACIN EQUIPOS DE INFORMACIN
TECNOLGICA
DEPRECIACIN VEHCULOS
COSTOS FINANCIEROS
INTERESES PAGADOS
COMISIONES BANCARIAS PAGADAS
UTILIDAD O PERDIDA DEL EJERCICIO
27.608,89
0,00
28,60
0,00
0,00
0,00
0,00
1.247,12
14.388,09
1.099,88
0,00
22,82
42,61
2,90
120,00
0,00
0,00
0,00
0,00
7,99
0,00
37,39
5.560,00
1.294,51
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
(0,00)
ELABORADO: ROBERTO MEDINA YNEZ
El Ejercicio econmico que se present anteriormente se puede observar que la informacin contable
se proces en los cuadros mostrados y en ellos se encuentra un valor de resultado de cero. El activo es
igual a la suma del pasivo y patrimonio por tanto son valores reales y confiables se conoce esto porque
se realizaron conciliaciones bancarias, anexos a los balances y los valores se encuentran conciliados y
saldados.
79
El sistema es amigable con todas las personas que lo intenten utilizar, porque las formulas ya estn
predeterminadas y es simplemente cuestin de adaptar al entorno de la empresa y comenzar a
registrar la informacin y recibir resultados a corto plazo.
Un CD va contener una demostracin del sistema incluyendo el paso a paso del registro contable hasta
finalizar con la presentacin de los Estados Financieros. A continuacin se observa con cortes de
pantalla como se va realizando el registro automtico en cada parte de las Hojas de Clculo.
CUADRO 4.7
INGRESO AL SISTEMA
En el corte de pgina del cuadro 4.7 se puede observar la manera como se ingresa al sistema y la forma
de actuar de las macros en el tema de seguridad y no permiten que se observe ninguna de las hojas de
clculo, comandos ACTIVEX todo ello, gracias al cdigo de fuente que ya se describi anteriormente.
80
CUADRO 4.8
USUARIO Y CONTRASEA
La siguiente parte indica la manera en que la macro ahora pide al usuario registrar su nmero de cdula
y la contrasea para poder ingresar y los permisos que se le han otorgado dependiendo de esto el
personal contable va a tener la posibilidad de hacer el trabajo encomendado y no va a ver ninguna
violacin en la seguridad ni tampoco tener acceso a datos sensibles que posee la compaa.
81
CUADRO 4.9
ACTIVAR MDULOS POR USUARIOS
El cuadro demuestra la activacin de los diferentes mdulos de acuerdo al tipo de usuario que vaya a
registrar la informacin en el sistema contable, aqu se encuentra el usuario Roberto Medina se ha
identificado como Administrador por tanto tiene acceso a los distinto mdulos contenido en el
programa.
82
CUADRO 4.10
INGRESO DE COMPROBANTES CONTABLES
Los comandos ACTIVEX en el cuadro anterior se encuentran sin informacin, as se puede proceder a
llenar cada parte vaca con los datos contenidos en el documento fuente y continuar con el proceso
automtico de los siguientes asientos contables una vez finalizado el proceso con el cdigo limpieza.
83
CUADRO 4.11
REGISTRO CONTABLE
Los controles ACTIVEX ya se llenaron con informacin de documento fuente, en este caso se lleva a
cabo una venta con el registro de factura para la empresa AGRIFEG, los dems datos que no son
automticos se llenan de acuerdo a las polticas y convenios de venta.
84
CUADRO 4.12
BORRAR INFORMACIN
Despus de ingresar los datos requeridos por los comandos se realiza un clic en el botn registro de la
informacin y pasan al Libro Diario seguido de borrar los nmeros y letras del asiento contable.
85
CUADRO 4.13
PASO DE INFORMACIN AL LIBRO DIARIO
Se registr el asiento contable 290 en el Libro Diario, la mayora de requerimientos de la informacin

inmediatamente se traslada para continuar con el proceso de obtencin de los Balances tanto mensual
y anual, adems de eso tambin los diferentes reportes para impuestos requeridos para culminar el
trabajo satisfactoriamente.
86
CUADRO 4.14
LIBRO MAYOR
Los valores que llegaron al Libro Diario pasan al Libro Mayor clasificado por fecha y por cuenta para
realizar los cortes necesarios y posteriormente comenzar a trabajar en los anlisis de las cuentas
contables y de esta manera poder obtener los anexos a Balances. Todos los cuadros utilizan los
comandos descritos anteriormente para que realice la estructuracin de la informacin contenida en
los documentos fuente.
87
CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
1. La Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser, carece de un sistema y de procesos contables, esto
le acarrea problemas a la Direccin de la empresa, porque no cuenta con reportes financieros
actualizados y por tanto tambin hay retrasos con las declaraciones de impuestos mensuales, al
momento de implementar estas soluciones se van a poder corregir las dificultades encontradas, el
programa va a lograr que haya una fluida informacin hacia los organismos de control estatales y la
empresa va a tomar decisiones acertadas.
2. Aunque complejo el proceso de diseo del programa es importante contar con un sistema contable
dentro de la empresa porque as como la informacin de documentos fuente que se mantienen de una
manera ordenada en archivos, el programa permite tener en forma digital los datos histricos de la
empresa.
3. Al momento de terminar los Estados Financieros a la Junta de Socios Fundadores, la mxima autoridad
de la empresa permite la presentacin de los mismos a los organismos de control, con ello se pudo
observar que el sistema contable tuvo xito de implementacin en la Fundacin para el Desarrollo
Humano Promoser.
5.2 RECOMENDACIONES
1.
La Junta General de Socios Fundadores debe siempre aprobar los temas importantes y por ello se
requiere contar con la aceptacin para mejorar los procesos contables, el mximo organismo de control
accede para seguir haciendo actualizaciones del sistema mientras se avanza con el trabajo del da a da
88
y as obtener un mejor rendimiento de la informacin que saca el programa, porque se recogieron datos
en la encuesta que son vlidos para tomarlos en cuenta y desarrollar un mejor ERP.
2.
El personal que labora dentro de la empresa debe tener un proceso de capacitacin para observar las
bondades del sistema contable, mirar la funcionalidad y que reportes otorga, mientras ms se conoce
mejor beneficio se le puede obtener a corto tiempo, los nuevos miembros del equipo de trabajo para
la Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser necesita de un proceso de formacin en los procesos
financieros que se llevan a cabo dentro de la empresa y puedan pasar a laborar inmediatamente de
una manera productiva y que colaboren con la obtencin de los Estados Financieros mensuales y
anuales; as tambin brinde datos exactos e inmediatos para las declaraciones de impuestos.
3.
La informacin contable y las dems funciones que cumplan los empleados dentro de la empresa debe
estar separada, porque al realizar varias tareas que no van de acuerdo a las responsabilidades del
puesto de trabajo asignadas, se tiende a cometer errores en los procesos normales y diarios que se van
desarrollando en la institucin, por ello las personas encargadas del rea contable deben enfocarse en
la obtencin de los Estados Financieros.
4. El proceso de implementacin de la contabilidad debe ser inmediato, as la empresa va a contar con

parmetros financieros para poder evaluar y tomar decisiones a corto y largo plazo.
5. Tambin se deben implementar polticas contables para que la informacin sea ms fluida hacia el
personal que se encuentre laborando en la empresa, as el sistema va a registrar la realidad de la misma
y se va a poder observar en la presentacin de los Estados Financieros y posterior toma de decisiones.
89
BIBLIOGRAFA
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12 PATON, W. (1943). MANUAL DEL CONTADOR - ACCOUNTANTS HANDBOOK. NUEVA YORK: UTEHA,
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14 WIKEPEDIA. (30 de AGOSTO de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:
http://es.wikipedia.org/wiki/Principios_de_Contabilidad_Generalmente_Aceptados
15 WIKIPEDIA. (20 de AGOSTO de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:
http://es.wikipedia.org/wiki/Software_contable
90
16 WIKIPEDIA. (02 de OCTUBRE de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresariales
17 WIKIPEDIA. (11 de Octubre de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:
http://es.wikipedia.org/wiki/SaaS
18 WIKIPEDIA. (30 de AGOSTO de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:
http://es.wikipedia.org/wiki/Estado_de_resultados
19 WIKIPEDIA. (07 de OCTUBRE de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:
http://es.wikipedia.org/wiki/SAP_AG
http://es.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing
http://es.wikipedia.org/wiki/Customer_relationship_management
http://es.wikipedia.org/wiki/Supplier_Relationship_Management
91
GLOSARIO
PUC: Plan nico de cuentas.
LRTI: Ley de Rgimen Tributario Interno.
SRI: Servicio de Rentas Internas.
PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
PYMES: Pequeas y medianas empresas.
IESS: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
ERP: Enterpreise Resourcing Program.
SaaS: Software as a Service.
CRM: Customer Relationship Management.
SRM: Supplier Relationship Management.
VBA: Visual Basic
ACTIVEX: Desarrollo de botones iniciales en macros.
NIC: Normas Internacionales de Contabilidad.
NIIF: Normas Internacionales de Informacin Financiera.
DIMM: Declaracin Medios Magnticos.
REOC: Anexo de retenciones por otros conceptos.
ATS: Anexo Transaccional.
92
ANEXOS
ENCUESTA
Qu problemas detecto en el sistema contable?

Si ___
No ___
Cuntos?_________________
Le satisfizo el sistema contable en base a Excel implementado en la Fundacin para el Desarrollo
Humano Promoser
Si ___
No ___
El sistema contable de acuerdo a su criterio presenta informacin oportuna y real
Si ___
No ___
La Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser, despus de la implementacin del sistema contable
deseara seguir contando con el mismo para seguir presentando sin informacin financiera mensual y
anual
Si ___
No ___ Por qu? ____________________________________________
Con los reportes financieros que se presentaron en la Junta de Socios Fundadores de la Fundacin para
el Desarrollo Humano Promoser, usted cree que la informacin es sencilla de entender y cmoda para
el usuario
Si ___
No ___
Qu piensa usted que se debera mejorar en el sistema?
________________________________________________________________________________
93

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y NEGOCIOS

SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA

CARRERA DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIN DEL TTULO DE LICENCIADO EN

TEMA: ELABORACIN DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

Roberto Agustn Medina Ynez

Roberto Agustn Medina Ynez

Roberto Agustn Medina Ynez

MASTER PABLO CUESTA

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN ................................................................................................. 3

1.1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................................................... 3

3.7 TABULACIN DE DATOS ...................................................................................................................... 44

1.1 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN

1.1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1.3 FORMULACIN DEL PROBLEMA

1.1.3.1 SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA

1.1.4 IDEA A DEFENDER

1.1.5.01 OBJETIVO GENERAL

1.1.5.02 OBJETIVOS ESPECFICOS

Escuchar las necesidades de la empresa expresadas por parte de la Direccin de la Fundacin

Elaborar el Plan de Cuentas para la Fundacin para el Desarrollo Humano Promoser.

Presentar los resultados que se obtuvieron en el periodo analizado a la Presidencia de la

1.2 JUSTIFICACIN DEL TEMA

La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la planificacin de recursos de

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimizacin de los procesos empresariales.

Posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes miembros de la

Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactan entre s consolidando las operaciones.

Proporcionar la informacin que sea requerida por la Administracin Tributaria. (Ecuador,

Comprobamos que los

ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YNEZ

RETENCIN 10% HONORARIOS

GASTOS DE MOVILIZACIN Y TRANSPORTE

ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YNEZ

2.1.2 MARCO CONCEPTUAL

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS: Los PCGA son un conjunto de reglas

Se aprobaron durante la 7 Conferencia Interamericana de Contabilidad y la 7 Asamblea Nacional de

A una o ms cuentas deudoras corresponden siempre una o ms cuentas acreedoras por el

Las prdidas se debitan y las ganancias se acreditan.

El patrimonio del ente es distinto al de su/s propietario/s.

Toda cuenta posee 2 secciones: DEBE Y HABER.

PLAN DE CUENTAS: El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la

3.1 Cuentas de orden

Diferido y otros activos

El pasivo se ordena bajo el criterio de exigibilidad

3 Ingresos extraordinarios (otros ingresos)

nombre correspondiente en el PUC. El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las

ACTIVO: El activo puede clasificarse ms convenientemente en forma objetiva, es decir, segn la

ESTADO DE RESULTADOS: En contabilidad el Estado de resultados, Estado de rendimiento

BALANCE GENERAL: El balance general es el estado financiero de una empresa en un momento

VISUAL BASIC: A continuacin se presentan algunas definiciones de acuerdo a la siguiente clasificacin:

ASOCIAR UNA MACRO A UNA IMAGEN CONTROL ACTIVEX:

Haga clic en el botn insertar de la ficha Programador.

Haga doble clic sobre la imagen.

Haga clic en la imagen: se ejecutar la macro.

CRM: Es un modelo de gestin de toda la organizacin, basada en la orientacin al cliente, el concepto

Gestionar el desempeo de los proveedores: La aplicacin de tecnologas, procesos, polticas y

El proveedor de gestin de relaciones con el proceso: un proceso de proporcionar la estructura de

Las teoras econmicas de la oferta y la demanda: La gestin de la oferta se considera