Manual Factura Electronica

Curso Firma Digital y Factura
Electrnica-RUYMA S.L.
Curso Firma Digital y Factura Electrnica-RUYMA S.L.
TEMARIO
E-Facturacin
Normas legales
Clientes
Condiciones
Destinatarios
Receptores
Formatos
E-FACTURACIN
1.
Qu es la factura electrnica?
2.
Qu es facturacin electrnica?
3.
4.
Son equivalentes las denominaciones factura electrnica, factura

telemtica y factura digital?
Cules son las ventajas de la factura electrnica?
5.
Cmo se garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del

contenido?
6.
Por qu es necesaria la firma electrnica reconocida en la factura

electrnica?
7.
De quin es el certificado que hay que usar para firmar la factura que
se emite?
8.
plazo
cmo
de
ha
Cul es el
resolucin y
de
interpretarse
el silencio
administrativo?
1.
Qu es la factura electrnica?
Documento tributario generado por medios informticos en formato
electrnico, que reemplaza al documento fsico en papel, pero que conserva el
mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la
factura en papel.
Equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir

desde el expedidor al destinatario por medios telemticos.
En trminos informticos, consiste en un fichero con el contenido
exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a
receptor por medios telemticos (de un ordenador a otro) y que posee unas
caractersticas que aseguren la autenticidad e integridad.
2.
Qu
electrnica?
es
facturacin
La facturacin electrnica
es un equivalente funcional de la
factura en papel y consiste en la
transmisin de las facturas o
documentos
anlogos
entre
emisor y receptor por medios
electrnicos (ficheros informticos) y telemticos (de un ordenador a otro),
firmados digitalmente con certificados reconocidos.
El Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la
Informacin define la factura electrnica como un documento electrnico que
cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y
que, adems, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su
contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor.
De esta definicin extendida en todo el mercado, se transmite tres
condicionantes para la realizacin de e-Factura:
Se necesita un formato electrnico de factura de mayor o menor

complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros).
Es necesario una transmisin telemtica (tiene que partir de un

ordenador, y ser recogida por otro ordenador).
Este formato electrnico y transmisin telemtica, deben garantizar su

integridad y autenticidad a travs de una firma electrnica reconocida.
El artculo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre define la firma

electrnica reconocida como:
la firma electrnica avanzada basada en un certificado reconocido y
generada mediante un dispositivo seguro de creacin de firma.
Es decir, se tienen que dar tres condicionantes para que se d la firma
electrnica reconocida:
1.
Que sea una firma electrnica avanzada.
2.
Que est basada en un certificado reconocido, siendo certificado

reconocido aqul que cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en
cuanto a la comprobacin de la identidad y dems circunstancias de los
solicitantes.
3.
Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creacin de firma,

es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantas:
Que los datos utilizados para la generacin de firma pueden producirse

slo una vez y asegura razonablemente su secreto.
Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la
generacin de firma no pueden ser derivados de los de verificacin de firma o
de la propia firma y de que la firma est protegida contra la falsificacin con la
tecnologa existente encada momento.
Que los datos de creacin de firma pueden ser protegidos de forma

fiable por el firmante contra su utilizacin por terceros.
Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba

firmarse ni impide que ste se muestre al firmante antes del proceso de firma.
(Art. 24.3).
Por ltimo y para que tuviera la facturacin electrnica la misma validez
legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes
(emisor y receptor).
3.
Son equivalentes las denominaciones factura electrnica, factura

telemtica y factura digital?
S son equivalentes. Incluso pueden existir otros trminos anlogos. As
en el lenguaje legal se suele emplear con frecuencia la expresin remisin por
medios electrnicos de facturas.
4.
Cules son las ventajas de la factura electrnica?

Entre las muchas ventajas de la facturacin electrnica se encuentran:
o Ahorro de costes.
o Mejora de la eficiencia.
o Integracin con las aplicaciones
gestin internas, de la empresa.
de
o Optimizacin de la tesorera.
o Obtencin de informacin en tiempo real.
o Reduccin de tiempos de gestin.
o Agilidad en la toma de decisiones.

o Administracin y contabilidad automatizadas.
o Disminucin de costes de los documentos en papel.
o Control de acciones errneas.
o Uso eficaz de los recursos financieros.
o Flujos de transacciones agilizados.
En el futuro ser obligatorio para la

facturacin a muchas Administraciones
Pblicas.
5.
Cmo se garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del

contenido?
Tal como se ha comentado anteriormente hay varios mecanismos. El
ms habitual es firmar la factura con una firma electrnica reconocida.
En el proceso de firma, se usa un certificado de usuario garantiza la
autenticidad del emisor y una huella que garantiza la integridad. Es decir, en
caso de modificacin de la factura incluida en el fichero de la facturacin
telemtica, la firma es invlida, de lo que nos avisara nuestro software.
6.
Por qu es necesaria la firma electrnica reconocida en la factura

electrnica?
La firma electrnica es necesaria para garantizar la integridad de la

factura. Es decir, permite comprobar que no se ha alterado la informacin
contenida en la factura.
Por otra parte esa firma electrnica es reconocida, para conseguir el
mayor grado de seguridad de acuerdo con la Ley de Firma Electrnica 59/2003.
Slo la firma reconocida tiene validez legal igual a la manuscrita.
7.
De quin es el certificado que hay que usar para firmar la factura que
se emite?
El
certificado
que se usa
es el del
expedidor
real de la
factura. Ya
sea ste el
obligado
tributario, un
tercero que acte en su nombre o el destinatario de la factura, si se ha
acordado auto-facturacin.
8.
Cul es el plazo de resolucin y cmo ha de interpretarse el silencio

administrativo?
El plazo de resolucin es de seis meses, a contar desde la fecha de
presentacin de la solicitud en el Registro. Si la verificacin no hubiera
finalizado en ese plazo, o no se hubiera dictado resolucin expresa, la solicitud
podr entenderse desestimada por silencio administrativo.
NORMAS LEGALES
E-Facturacin
Normas legales
Clientes
Condiciones
Destinatarios
Receptores
Formatos
Preguntas frecuentes para: Normas legales
1. Tiene validez legal la factura electrnica?
2. Cules son las normas legales que rigen la facturacin electrnica?
3. Quin es el responsable ltimo de la validez de la firma y de su
correspondiente certificado?
4. Qu ocurre si se firma con un certificado firmante caducado o
revocado?
5. Qu ocurre si se desea comprobar la validez de una firma, realizada
con un certificado que caduc con posterioridad?
6. Requisitos de todas las facturas
7. Obligaciones legales para el expedidor
8. Obligaciones legales para el destinatario
9. Empresas sin herramientas de gestin
1.
Tiene validez legal la factura electrnica?

La factura electrnica tiene la misma validez legal que la factura en
papel, a efectos tributarios.
2.
Cules son las normas legales que rigen la facturacin electrnica?

La Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas
disposiciones sobre facturacin telemtica y conservacin electrnica de
facturas. Otras disposiciones que afectan a la facturacin en general, y tratan
la facturacin electrnica en algunos de sus artculos son:
Real Decreto 1496/2003. Reglamento que regula las obligaciones de
facturacin.
Directiva 2001/115/CE, por la que se modifica la Directiva

77/388/CEE con objeto de simplificar las condiciones impuestas a la
facturacin.
Elementos de la Factura Electrnica.

1. Datos fiscales del emisor.
2. Fecha y hora de generacin.
3. Datos del cliente.
4. Conceptos amparados por la factura.
5. Cadena original.
6. Ao y nmero de aprobacin, folios electrnicos y si es el caso,
series.
7. Nmero de certificado del sello digital.
8. Sello digital.
9. Leyenda, en caso de imprimirse.
3.
Quin es el responsable ltimo de la validez de la firma y de su

correspondiente certificado?
El destinatario de la factura tiene la obligacin de verificar la validez de
la firma y por tanto el certificado firmante. Para ello dispondr de los medios
informticos necesarios.
4.
Qu ocurre si se firma con un certificado firmante caducado o

revocado?
Las
facturas
remitidas
electrnicamente,
firmadas
con
certificados caducados, revocados o
suspendidos en el momento de su
expedicin
no
se
considerarn
vlidamente remitidas a sus destinatarios
ni recibidas por stos.
Por ello, el software del expedidor
debe comprobar la validez del certificado
antes de la firma de la factura. Asimismo,
el software del destinatario debe
asegurarse que la factura ha sido
firmada con un certificado no caducado,
ni revocado.
5.
Qu ocurre si se desea comprobar la validez de una firma, realizada

con un certificado que caduc con posterioridad?
Se puede verificar la validez de la firma de la factura telemtica, incluso
en este caso. Hay que ver lo que la Autoridad de Certificacin que emite el
certificado, nos ofrece a este respecto.
Adems, para facilitar tal verificacin al software del destinatario, es

conveniente que la factura haya sido firmada haciendo uso de algn formato de
larga duracin. Ejemplos de tales formatos son XAdES-X y CAdES-X.
6.
Requisitos de todas las facturas

Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas
independientemente de cmo se transmitan, en papel o en formato electrnico,
el artculo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura
establece que los campos obligatorios de una factura son:
Nm. Factura
Fecha expedicin
Razn Social emisor y receptor
NIF emisor y receptor
Domicilio emisor y receptor
Descripcin de las operaciones (base imponible)
Tipo impositivo
Cuota tributaria
Fecha prestacin del servicio (si distinta a expedicin)

Para cumplir con la norma y que una factura electrnica tenga la misma
validez legal que una emitida en papel, el documento electrnico que la
representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura,
estar firmado mediante una firma electrnica avanzada basado en certificado
reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el
consentimiento de ambas partes.
EJEMPLO FACTURA EN FACTURA-E PGINA 19/80 GUA USUARIO FACTURA-E
7.
Obligaciones legales para el expedidor
1.
Reglamento sobre Facturacin Electrnica

La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinada
disposiciones sobre facturacin telemtica y conservacin electrnica de
facturas.
Real Decreto 1496/2003, que es el reglamento de facturacin. Al
respecto del consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el
Artculo 2 de la citada Orden, donde dice que el consentimiento podr
formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.
2.
Creacin de la factura
Mediante una aplicacin informtica, con los contenidos obligatorios
mnimos requeridos.
3.
Firma electrnica reconocida
4.
Remisin telemtica
5.
Conservacin de copia o matriz de la

Factura
Esta obligacin se regula en el artculo 1
del RD 1496/2003, donde se especifica la
obligacin de expedir, entregar y conservar
facturas.
Tambin han existido dudas sobre si las facturas electrnicas pueden
emitirse en copia o slo se debe guardar la matriz. Al respecto la Agencia
Tributaria lo ha aclarado en el borrador antes citado (Art. 5) con la siguiente
definicin:
Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos,
tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos
reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la
generacin de las facturas....
6.
Contabilizacin y anotacin en registros de IVA
7.
Conservacin durante el perodo de prescripcin
8.
Garanta de accesibilidad completa

Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una
accesibilidad completa:
visualizacin,
bsqueda selectiva,
copia o
descarga en lnea e impresin.

Esta es una obligacin inherente a la conservacin de las facturas por
medios electrnicos que el legislador denomina acceso completo a datos,
tratando de facilitar la auditoria e inspeccin de las facturas electrnicas.
(Articulo 9 del RD 1496/2003)
9.
Subcontratacin a un tercero
Todas las fases anteriores pueden ser subcontratadas a un tercero, sin
perder su responsabilidad.
Regulado en el artculo 5.1 del RD 1496/2003 el legislador deja claro
en ese mismo prrafo que, aunque se permite la subfacturacin a terceros,
es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.
8. Obligaciones legales para el destinatario

1. Recepcin de la factura por medio electrnico
o Verificacin de los contenidos mnimos exigibles y
o Verificacin segura de la firma electrnica.
Regulado en el artculo 21 e inherente a las obligaciones de la
conservacin de las facturas electrnicas se indica que:
el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato
original en el que se haya recibido, as como, en su caso, de los
datos asociados y mecanismo de verificacin de firma.
A diferencia del emisor, al que se permite construir la factura
desde la matriz, el destinatario debe conservar los originales
firmados.
2. Contabilizacin y anotacin en registros de IVA
3. Conservacin durante el perodo de prescripcin

4. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una
accesibilidad completa
o visualizacin,
o bsqueda selectiva
o copia o
o descarga en lnea e impresin.
5. Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin

perder su responsabilidad
9.
Empresas sin herramientas de gestin

Soluciones gratuitas para emisin de facturas electrnicas
Cada da aparecen nuevas soluciones gratuitas que permiten la
generacin de facturas electrnicas en formatos estndar. Algunas de las
soluciones ms populares son:
www.facturae.es/esES/Descargas/DescargaAplicaciones/Paginas/Aplicacionesv2.a
spx
http://factoffice.codeplex.com
http://offinvoice.codeplex.com
www.hazteunafacturae.com
CLIENTES
E-Facturacin
Normas legales
Clientes
Condiciones
Destinatarios
Receptores
Formatos
Preguntas frecuentes para: Clientes

1.
Necesito la autorizacin de mi cliente para poder facturarle

electrnicamente?
2.
Hay que aplicar la facturacin telemtica a todos los clientes o podra
ser slo a unos determinados?
1.
Necesito la autorizacin de mi cliente para poder facturarle

electrnicamente?
Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier
medio, verbal o escrito.
En cualquier momento el destinatario que est recibiendo facturas o
documentos sustitutivos electrnicos podr comunicar al proveedor su deseo
de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deber respetar el derecho de
su cliente.
El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos en los que

se va a facturar electrnicamente.
2.
Hay que aplicar la facturacin telemtica a todos los clientes o podra

ser slo a unos determinados?
Se puede utilizar la facturacin telemtica con slo parte de los
clientes. Tambin se pueden emitir facturas en papel y telemticamente en un
mismo ejercicio para el mismo cliente.
CONDICIONES
E-Facturacin
Normas legales
Clientes
Condiciones
Destinatarios
Receptores
Formatos
Preguntas
Condiciones
1.
frecuentes
para:
Qu condiciones tiene que cumplir la

factura electrnica, caso de expedirla
una empresa extranjera que ofrece su servicio o producto a un cliente espaol?
2.
Se puede realizar la conservacin de facturas electrnicas en el

extranjero?
3.
Se pueden expedir facturas electrnicas desde fuera de Espaa, en

nombre de empresas residentes en Espaa?
4.
En facturacin electrnica hay que usar siempre firma electrnica

reconocida?
1.
Qu condiciones tiene que cumplir la factura electrnica, caso de

expedirla una empresa extranjera que ofrece su servicio o producto a un cliente
espaol?
Est recogido en el Artculo 4 de la Orden EHA/962/2007 por la que

se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturacin telemtica y
conservacin electrnica de facturas.
Debe cumplir las mismas condiciones que tienen las facturas

expedidas y remitidas en Espaa.
Caso de uso de firma electrnica, es el cliente residente en Espaa el
que debe cerciorarse de que se trata de una firma electrnica reconocida. Esto
se cumple en los siguientes casos:
Caso de Unin Europea cuando se cumpla alguno de los

siguientes requisitos:
o
El certificado indica en su propio contenido que es un certificado

reconocido y la Autoridad de Certificacin tiene pblicamente accesibles sus
polticas de certificacin en las que indica que cumple con lo establecido en la
Directiva europea de firma electrnica 1999/93/CE.
El certificado se halle acreditado por una entidad establecida en la

UE conforme a un Esquema Voluntario de Acreditacin de acuerdo con lo
recogido en la Directiva 1999/93/CE.
El certificado se halle inscrito en algn registro pblico de

autoridad competente en materia de firma o fiscal.
Caso pases fuera Unin Europea cuando se cumpla alguno de los

siguientes requisitos:
o
El certificado se halle acreditado por una entidad establecida en la

UE conforme a un Esquema Voluntario de Acreditacin de acuerdo con la
Directiva 1999/93/CE.
Que una entidad AC establecida en la UE avale el certificado.
Que el certificado est

reconocido en virtud de acuerdos de la
UE con terceros pases.
2.
Se
puede
realizar
la
conservacin de facturas electrnicas en
el extranjero?
La conservacin de facturas en el extranjero, se encuentra recogida en
el Artculo 9 de la Orden EHA/962/2007. Asimismo por los Artculos 19 y 22 del
Real Decreto 1496/2003.
Tanto el emisor como el destinatario de la factura, pueden decidir si la
conservacin se hace en Espaa o en el extranjero. Pero slo es vlida la
conservacin en el extranjero en el caso de factura en formato electrnico, ya
que slo as se puede garantizar el acceso completo y sin demora injustificada.
Se da la siguiente casustica:
- Si se hace en un pas de la UE o pas con el que exista un
instrumento jurdico de asistencia mutua:
o
Puede hacerlo directamente el obligado tributario.
Es necesaria comunicacin previa a la Agencia Estatal de

Administracin Tributaria (Art. 22-2 RD 1496/2003).
Puede hacerlo a travs de un tercero en nombre del destinatario

de la factura o expedidor de la factura.
-Si el tercero es residente en Espaa, o UE, o pas con el que

existe un instrumento jurdico, es necesaria comunicacin previa a la
Agencia Estatal de Administracin Tributaria (Art. 22-2 RD 1496/2003).
-Si el tercero no es residente ni en Espaa, ni en la UE, ni pas con

el que existe un instrumento jurdico, es necesario autorizacin previa de la
Agencia Estatal de Administracin Tributaria (Art. 19-4 RD 1496/2003).
-Si se hace en un pas extranjero distinto a los anteriores:

o
o
o
Puede hacerlo directamente el obligado tributario previa

comunicacin a la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. (Art. 9-2 Orden
EHA 962/2007).
Puede hacerlo a travs de un tercero.
En este caso es necesaria la autorizacin previa de la Agencia
Tributaria (Art. 9-2 Orden EHA 962/2007).
Pueden pedir la autorizacin a instancias de empresarios o

profesionales espaoles. No a instancias de residentes en el extranjero, que
pretendan homologar sus sistemas para prestar servicios a residentes en
Espaa.
El procedimiento est regulado en el Artculo 9-4 de la Orden EHA

962/2007.
3.
Se pueden expedir facturas electrnicas desde fuera de Espaa, en

nombre de empresas residentes en Espaa?
La expedicin de facturas fuera del territorio espaol, se encuentra
recogido en el Artculo 9 de la Orden EHA/962/2007. Asimismo, en el Artculo 5
del Real Decreto 1496/2003 del Reglamento que regula las obligaciones de
facturacin.
Se da la siguiente casustica:
-Si el tercero, o destinatario caso auto factura, que expide facturas no
es residente en Espaa, pero es residente en un pas de la UE o pas con el
que exista un instrumento jurdico:
No es necesaria la autorizacin previa de la Agencia Tributaria

(Art.5-4 RD 1496/2003).
-Si el tercero, o destinatario caso auto factura, que expide facturas no
es residente en Espaa, ni en un Estado Miembro de la UE, ni en un pas con
el que exista un instrumento jurdico:
Es necesaria la autorizacin previa de la Agencia Tributaria (Art.

5-4 RD 1496/2003 y Art. 9-3 Orden EHA 962/2007).
Pueden pedir la autorizacin a instancias de empresarios o

profesionales espaoles. No a instancias de residentes en el extranjero, que
pretendan homologar sus sistemas para prestar servicios a residentes en
Espaa.
El procedimiento est regulado en el Artculo 9 de la Orden EHA

962/2007.
4.
En facturacin electrnica hay que usar siempre firma electrnica

reconocida?
La Orden EHA/962/2007 dice que la obligacin de remisin y
conservacin de facturas o documentos sustitutitos, podr ser cumplida por
medios electrnicos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de
su contenido.
Para asegurar tal autenticidad y la integridad se puede:
Usar firma electrnica reconocida.
Usar sistemas de intercambio electrnico de datos EDI. En este

caso las partes deben reflejar con precisin los medios empleados para
garantizar la autenticidad e integridad.
Otros sistemas distintos a los anteriores. En este caso ser

necesaria una autorizacin del Director del Departamento de Inspeccin
Financiera y Tributaria.
El escenario ms frecuente es usar firma electrnica reconocida.
Slo ciertos sectores, en los que lleva tiempo implantando, usan EDI,
como por ejemplo el sector de la automocin.
En las preguntas y respuestas aqu expuestas, se sobreentiende que se habla
de facturas emitidas con firma electrnica, salvo que se diga expresamente otra cosa.
EXISTEN 5 FACTORES IMPORTANTES EN LA PUESTA EN MARCHA DE LA

FACTURACIN ELECTRNICA
Por un lado, nos encontramos con la entidad que regula y establece cuales
son las reglas, obligaciones y deberes de las empresas respecto a la factura
electrnica. En el caso de Espaa, es la Agencia Tributaria quien desde el
comienzo ha establecido las pautas a seguir de acuerdo a las directrices
comunitarias europeas.
La legislacin actual que regula la facturacin electrnica est basada en
varios documentos legales como Directivas Europeas, rdenes Ministeriales,
Reales Decretos y resoluciones de la Agencia Tributaria (AEAT).
El valor tributario que posee la factura implica de lleno a la AEAT en su labor
regulatorio.
Por otro lado, se ha establecido que para que una factura electrnica
tenga validez legal y fiscal debe ir firmada con un certificado homologado
por la AEAT. Estos certificados son emitidos por Autoridades de Certificacin.
Otro actor necesario, adems de poseer un certificado electrnico, es tener
un mecanismo o sistema de desmaterializacin de facturas que permita a raz
de ese certificado realizar el proceso de firma electrnica avanzada sobre el
documento que representa la factura.
Y finalmente estn los dos actores ms importantes para que una factura
tenga lgica empresarial. Un emisor que genere la factura a raz de la venta o
alquiler de un producto o servicio y un receptor que reciba dicha factura y que se
prepare para el pago por el producto o servicio prestado.
DESTINATARIOS
E-Facturacin
Normas legales
Clientes
Condiciones
Destinatarios
Receptores
Formatos
Preguntas frecuentes para: Destinatarios

1. Un proveedor me est enviando sus facturas por correo electrnico eso
es factura electrnica?
2. Qu tiene que hacer el destinatario de la factura electrnica una vez
recibida?
3. Qu se puede ceder a un tercero en la facturacin?
4. Puede el destinatario de la factura electrnica modificar el fichero?
5. Qu ficheros se envan al destinatario de la factura?
1. Un proveedor me est enviando sus facturas por correo electrnico

eso es factura electrnica?
De acuerdo a su definicin, una factura electrnica debe enviarse a
travs de medios telemticos, por lo que el envo de facturas por correo
electrnico es una posibilidad.
Sin embargo, para que una factura pueda considerarse factura
electrnica, debe incluir una firma electrnica reconocida. El envo por correo
electrnico de una factura en un documento electrnico (PDF, Word, Excel,
etc.) sin que incluyan firma electrnica reconocida, de acuerdo a la consulta
vinculante a la AEAT n V1595-05, no puede considerarse legalmente como
factura electrnica, ya que este sistema no permite garantizar la autenticidad
del origen y la integridad del contenido.
2. Qu tiene que hacer el destinatario de la factura electrnica una vez

recibida?
El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las facturas y
permitir el acceso completo y sin demora.
Esto significa:
a. Disponer del software que permita
verificar la validez de esa firma.
b. Almacenar los ficheros de las
facturas, as como las firmas
asociadas a cada una de ellas, caso
de no venir en el mismo fichero.
c. Permitir el acceso completo y sin
demora, es decir, tener algn
mecanismo que permita poder
consultar las facturas en lnea de
modo que se visualicen, se puedan
buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan
realizar copias o descargas en lnea de las facturas y se puedan imprimirlas en
papel cuando sea necesario.
3. Qu se puede ceder a un tercero en la facturacin?

En la facturacin siempre hay un profesional o empresario que tiene la
obligacin de remitir facturas y conservar al menos su matriz y un cliente que
tiene la obligacin de recibirlas y conservar las facturas tal cual. Son los
llamados obligados tributarios.
Las anteriores obligaciones se pueden ceder, algunas o todas, a un
tercero, que acte en nombre del obligado tributario.
Es decir:
El profesional o empresario puede ceder la expedicin de las

facturas a un tercero.
El profesional o empresario puede ceder la conservacin de las
facturas, o al menos sus matrices, a un tercero.
El cliente destinatario, puede ceder la recepcin y conservacin
de las facturas, a un tercero.
En resumen todo, o parte del proceso de facturacin se puede ceder a

un tercero. En cualquier caso los responsables ltimos ante las Autoridades
son los obligados tributarios, es decir el profesional o empresario que debe
expedirla y su cliente destinatario.
4. Puede el destinatario de la factura electrnica modificar el fichero?

No, el fichero de facturacin telemtica recibido debe conservarse en
su integridad sin modificaciones.
5.
Qu ficheros se envan al destinatario de la factura?

Lo ms frecuente, es enviarle al cliente un fichero firmado. Es decir, un
nico fichero que contiene la informacin legal requerida a la factura y tambin
contiene la firma.
Podra darse el caso, poco usual, de que se trate de dos ficheros. Por
un lado el contenido de la factura y por otro un fichero con la firma. En este
caso hay que garantizar la correspondencia entre el fichero de la factura y el de
su correspondiente firma.
OBLIGACIONES DEL EMISOR Y DEL RECEPTOR DE LA FACTURA

ELECTRNICA
Si emites una factura electrnica:
Necesitas el consentimiento del receptor o cliente de forma expresa por

cualquier medio, verbal o escrito.
Tienes que acordar con el cliente el formato de la factura electrnica y

cul va ser el medio telemtico de envo.
Adems, ests obligado a conservar la copia o matriz (conjunto de

datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos
los datos reflejados en las facturas junto a los programas que
permitieron la generacin de las facturas). Si conservas la matriz ya no
es necesario conservar las copias de las facturas electrnicas firmadas,
porque puedes volver a emitirlas.
Si eres una empresa que recibes una factura electrnica:
Tienes la obligacin de conservarla en soporte informtico para su futura

consulta, auditoria, acreditacin de compra y cmputo de garanta.
Ests obligado legalmente a verificar la firma de la factura electrnica y

la identidad del emisor, as como comprobar que el certificado utilizado
para la generacin de la firma electrnica no ha perdido su eficacia por
revocacin (que ha sido invalidado antes de su caducidad), caducidad o
cualquier causa establecida en el ordenamiento jurdico.
Debes guardar la informacin relativa a la comprobacin de la validez de

la firma electrnica, o que permita comprobar esta validez transcurrido
un tiempo.
RECEPTORES
E-Facturacin
Normas legales
Clientes
Condiciones
Destinatarios
Receptores
Formatos
Preguntas frecuentes para: Receptores

1.
Por qu medios se puede enviar la factura telemtica al receptor?
2.
Tengo que proporcionar a los receptores de mis facturas telemticas mi

certificado?
1.
Por qu medios se puede enviar la factura telemtica al receptor?

Una vez obtenido el fichero de la factura con su firma se puede enviar
al destinatario de diferentes modos. Al igual que ocurre con los formatos, no
existe un modo nico. Se puede enviar por correo electrnico, por FTP,
ponindolo en una pgina Web desde la que se la pueda descargar, mediante
un Servicio Web (Web Service), ....
Lo que hay que enviar al cliente es la factura firmada digitalmente, es

decir, todo, contenido legal de la factura y la firma de sta.
2.
Tengo que proporcionar a los receptores de mis facturas telemticas

mi certificado?
No, si el certificado va incluido en la firma de la factura. Esa es la
situacin ms frecuente.
CBB, CFD Y CFDI
FORMATOS
E-Facturacin
Normas legales
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Formatos
Preguntas frecuentes para: Formatos

1.
2.
3.
En qu formato deben conservarse las facturas?

Puede el formato de expedicin de la factura ser diferente del de
destino?
Qu formatos son vlidos para la factura electrnica?
4.
Es necesario usar los formatos con los que trabaja la Agencia

Tributaria?
5.
Las copias que se hagan en formato electrnico, llevan incorporada la

misma firma electrnica que la factura original?
6.
Sera posible enviar telemticamente a los clientes un documento

firmado PDF legible para una persona, junto con nubes de puntos en formato
PDF417?
7.
En qu contexto se usa la nube de puntos PDF-417?
8.
Distribuye la AEAT cdigo para generar PDF417 para la facturacin?
9.
Qu caractersticas debe tener el PDF417 impreso para que tenga

validez legal?
10.
Puedo convertir mis facturas en papel a formato electrnico?
11.
Qu es la digitalizacin certificada?
1.
En qu formato deben conservarse las facturas?

El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y
soporte original en el que stas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de
las formas de conversin autorizadas en los artculos 7 y 8 de la Orden EHA /
962/2007.
As, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podr optar
por convertirlas y conservarlas en formato electrnico siempre que lo haga de
acuerdo con el Artculo 7 de la citada Orden. Conversin de papel a digital.
Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrnico, el

destinatario podr optar por convertirlas y conservarlas en formato papel
siempre que lo haga de acuerdo con el Artculo 8 de la citada Orden.
Conversin de digital a papel.
2.
Puede el formato de expedicin de la factura ser diferente del de

destino?
No es posible. Es esencial en la facturacin telemtica, que el
destinatario pueda verificar la firma.
3.
Qu formatos son vlidos para la factura electrnica?

Cuando se habla de formato se puede hacer referencia a varios
aspectos diferentes:
Por un lado est la estructura del fichero que soporta el contenido legal
de la factura.
No existe un formato nico para la factura electrnica. Puede usarse

XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.
La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura
determinada conocida como formato Facturae (anteriormente conocida como
formato AEAT-CCI).
Tambin se usa la palabra formato para referirnos a la estructura de la
firma.
Igual que en el caso anterior no existe un formato nico. Puede usarse
PKCS7, XadES, PDF, ...
La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estndar
XadES.
Finalmente tanto el contenido de la factura , llammoslo factura, como

la firma vienen en un nico fichero normalmente con extensin .fir
Es aconsejable la utilizacin de estndares.
4.
Es necesario usar los formatos con los que trabaja la Agencia

Tributaria?
Se puede usar cualquier formato.
Ahora bien, aquellos que sean o puedan ser proveedores de la
Agencia Tributaria y otras Administraciones de la Administracin General del
Estado, debern expedir sus facturas a las citadas Administraciones en formato
Facturae, tambin conocido como AEAT-CCI. Recurdese, que el destinatario
debe ser conforme con los formatos a emplear, ya que es el responsable ltimo
de las facturas que recibe.
5.
Las copias que se hagan en formato electrnico, llevan incorporada la

misma firma electrnica que la factura original?
S, la copia ntegra de la factura telemtica mantiene la informacin de
firma. Aunque se copie a BB.DD., CD-ROM, disco, ...
6.
Sera posible enviar telemticamente a los clientes un documento

firmado PDF legible para una persona, junto con nubes de puntos en formato
PDF417?
Si ese fichero Adobe-PDF lleva incrustada una firma electrnica
reconocida que asegura la integridad y autenticidad de todo el conjunto, se
podra.
Si el documento Adobe-PDF no lleva una firma que asegure la

integridad y autenticidad de todo el conjunto, tambin se podra pero
complicara al destinatario la obligacin de verificar la valides de la firma.
Puesto que el contenido "fiable" de la factura sera el que viene codificado, y
firmado, dentro del PDF 417 y nadie asegura, a priori, que ese contenido sea el
mismo que puede "leerse" en la parte legible del PDF. En este caso el receptor
est obligado a leer las nubes PDF417, para validar la firma, lo que exige que
debe disponer del hardware adecuado.
La nube de puntos PDF-417 no es frecuente usarla para expedir
facturas.
7.
En qu contexto se usa la nube de puntos PDF-417?

El uso de nube de puntos PDF-417, se trata en el Artculo 8 de la
Orden EHA/962/2007.
Se usa en el siguiente contexto, cuando el destinatario ha recibido una

factura en formato electrnico y, aunque lo aconsejable es la conservacin en
el mismo formato electrnico de remisin, la Orden permite que la pueda
conservar en formato papel, mediante la correspondiente opcin de software
que permita la impresin a papel, junto a los contenidos del documento, de dos
conjuntos de cdigos PDF-417, considerados como sendas marcas grficas de
autenticacin, en el primero de los cuales se incluir el contenido ntegro de los
datos de la factura y en el segundo la firma electrnica del fichero anterior.
En el supuesto de estar la firma embebida en el fichero que contiene la
factura o que los datos de la factura estn contenidos en el formato de firma,
bastar con un solo conjunto de marca grfica que lo incluira todo.
8.
Distribuye la AEAT cdigo para generar PDF417 para la facturacin?

No, la AEAT no dispone de software distribuible para generar PDF417
ni dispone de ejemplos de facturas impresas con PDF417.
La copia en papel es opcional, y por tanto, la inclusin del PDF417
tambin es opcional. Como es evidente, se podr imprimir la factura aunque no
tenga PDF417, siempre que se
conserve el fichero de factura
telemtica.
La AEAT no dispone tampoco
de informacin especial sobre el
PDF417, ya que es un estndar
internacional con amplia informacin en
Internet.
MANUAL DE CONFIGURACIN DE ADOBE READER PARA

LA VALIDACIN DE LA FIRMA DE UN DOCUMENTO.
9.
Qu caractersticas debe tener el PDF417 impreso para que tenga

validez legal?
Estn tambin recogidos en el Artculo 8 de la Orden EHA /962/2007:
Debe
cumplir
la
especificacin
UNIFORM
SYMBOLOGY
SPECIFICATION PDF417 publicada por AIM, asociacin para el Desarrollo
de Estndares acreditada por American National Standards Institute, con un
nivel de correccin de errores 5, con compactacin en modo Byte (Byte
compaction BC mode) para permitir la codificacin de la informacin en
formato BASE code 64.
Para no limitar el tamao mximo de datos se emplear el
procedimiento MACRO PDF417.
Las marcas se situarn en un rea de impresin rectangular cuyo
vrtice superior izquierdo tendr siempre la misma coordenada absoluta
respecto del vrtice superior izquierdo del papel, que tendr formato DIN A4,
impreso en posicin vertical.
Los lectores que usa la Agencia Tributaria (AEAT) suelen ser los de
SYMBOL TECHNOLOGIES y LYNX de DATALOGIC.
10.
Puedo convertir mis facturas en papel a formato electrnico?

El obligado tributario puede convertir sus facturas, documentos
sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserven en papel que
tengan carcter de originales, a formato digital.
Para ello deber hacer uso de un software de digitalizacin que haya
sido homologado por la Agencia Tributaria.
Lo anterior se recoge en el Artculo 7 de la Orden EHA/962/2007.
11.
Qu es la digitalizacin certificada?
Es el proceso tecnolgico que permite, mediante la aplicacin de
tcnicas foto-electrnicas o de escner, convertir la imagen contenida en un
documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los
formatos estndares de uso comn y con un nivel de resolucin que sean
admitidos por la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Para ello es
necesario usar un software de digitalizacin homologado por la Agencia
Tributaria.
Est recogido en el Artculo 7 de la Orden EHA/962/2007.

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