CASO DE ESTUDIO

En la sede principal de casa matriz de la multinacional la PERLITA en Londres, se

encuentra reunida la Junta Directiva a Nivel Mundial con el fin de revisar los proyectos y
planes de ahorro para la regin Andina, para ello solicitan al presidente de la regin
propuestas con resultados a ms tardar en dos aos que contribuyan con la reduccin de
costos planificada en aproximadamente 1000 millones de dlares.
Escena 1: La gran idea!!!

Paralelamente en Colombia, Daniels Munish Presidente de la regin Andina, un poco

pensativo acerca del futuro de la compaa y con el reto de reducir los costos logsticos para
mejorar la imagen corporativa de la empresa frente a sus respectivas filiales, decide tomar
el telfono y llamar a Michelle, una mujer comprometida y creativa quien ha desempeado
por el lapso de un ao el cargo de gerente de Logstica.
Daniels: Alo Michelle, como estas? Por favor puedes pasar un momento a la oficina,
quiero comentarte de un proyecto. Por favor no te demores, te espero en 5 minutos en mi
oficina.
Despus de los 5 minutos
Michelle: Buenos das Daniels como ha estado?
Daniels: Muy bien gracias, Michelle te he citado de improviso porque quiero que hablemos
de unos ahorros que nos estn solicitando de casa matriz. Yo s los excelentes indicadores
de desempeo que tenemos en el rea de Logstica pero de pronto tambin aqu tenemos la
oportunidad de mejorar, me gustara escuchar nuevos proyectos donde nos puedan
contribuir a esos ahorros.
Michelle: OK, Daniels precisamente estaba trabajando en una Gran Idea, pero antes de
comentarla me gustara que revisramos los indicadores de este mes para que evaluemos si
es posible apuntar al cumplimiento de la idea o proyecto.
Daniels: Claro, revismoslos en mi computador de inmediato.
Michelle: Daniels, la tendencia que se obtuvo en este trimestre de nuestros indicadores y
costos no fueron las esperadas en el rea de Almacenamiento, donde los indicadores no
alcanzaron el objetivo del 95%, solo se llego al 93%.
Realizando un estimado para el siguiente trimestre podramos obtener un 99% en niveles de
desempeo, pero te preguntaras cmo lo haramos? y la respuesta muy inmediata y
sencilla sera Con la tercerizacin del Almacenamiento.
Qu te parece la idea? Yo s que es un proyecto agresivo pero estoy segura que podemos
afrontarlo pues contamos con solvencia econmica y un equipo humano con altas
capacidades.

Daniels: Excelente Michelle por favor estructura mejor la idea, revisa las cifras, la idea
es que al final del ao podamos presentar el proyecto con su respectivo cronograma.
Elabora un proyecto y en 6 meses revisamos como estamos.
Daniels y Michelle se despiden con una gran sonrisa y una genial idea que va hacer
boom!!! en la compaa.
Escena 2: El acuartelamiento.

Michelle ubica a su equipo de trabajo, son dos ingenieros jvenes, Yackelin se desempea
como Jefe de alistamiento y despachos nacionales y James se desempea como Jefe de
abastecimiento a plantas. Los hace reunir con urgencia.
Michelle: El da de ayer en reunin con Daniels acordamos iniciar con un proyecto que
liderara Logstica!, hay dos muy buenas noticias!
La primera es que trabajar 6 meses en este proyecto que ser de gran importancia para la
regin andina pues la idea es generar ahorros.
La segunda es que debo retirarme de la operacin Nacional y de exportaciones y como
ustedes son mis personas de confianza y mi gran respaldo, quedaran al frente de la
operacin reportando directamente a Daniels.
James: UH!! que interesante, nos puedes comentar algo ms concreto del proyecto?
Michelle: en este momento no les puedo comentar pues la informacin se esta manejando
de forma reservada. En seis meses les comentar toda la informacin que se requiera para
iniciar con el proyecto.
Yackelin: listo Michelle, cuenta con nuestro apoyo!!
Despus de estas palabras cada uno del equipo se retira a meditar lo acordado e iniciar en
forma el proyecto y dentro de seis meses conocer cul ser el futuro del rea donde laborn.
Escena 3: (6 meses despus) El GOL !!

Michelle rene nuevamente a Yackelin y a James y les realiza el tan anhelado comunicado:
Michelle: buenos das Muchachos, los felicito pues he recibido muy buenos comentarios
durante mi ausencia, la verdad tienen muy estable la operacin. Bueno sin ms prembulos
El objetivo de esta reunin es comentarles cual fue mi resultado de estos 6 meses de
trabajo, Nuestro proyecto es la tercerizacin de toda la operacin de almacenamiento.
qu les parece??.

Yackelin y James se miran con asombro pues no conocen nada acerca del proyecto.
Michelle, se encontraba acompaada de Yonier, quien haba trabajado en La Perlita por ms
de 20 aos y era muy conocedor del rea de Logstica, era muy apreciado por el grupo pues
prcticamente haba sido el entrenador de los del rea.
Michelle: Adems eso no es todo, contaremos con la ventaja que Yonier trabajar con el
Outsourcing de almacenamiento y ser quien estar a cargo de nuestra operacin, entonces
estaremos hechos, ahorraremos y el cambio en la operacin ser transparente pues Yonier
conoce toda nuestra de operacin nacional.
Al escuchar esto, James y Yackelin sintieron un descanso pues conocan bien el trabajo de
Yonier y saban que su experiencia en la operacin no poda cuestionarse.
Michelle: Espero que tengan un excelente equipo de trabajo pues los resultados deben ser
1000 millones de dlares en el transcurso de dos aos. La empresa escogida como
Outsourcing fue Sayayin.este fue el resultado de una revisin exhaustiva desde el punto
de vista financiero, de mercadeo, de procesos etc. En un mes iniciaremos con el proyecto.
Esta ser nuestra meta del rea, considero que el periodo de empalme entre la empresa
Sayayin y La perlita ser de un mes, por favor preparen todo porque ser duro este primer
mes pero estoy segura de que luego ser transparente para nuestros clientes el cambio.
Escena 4 (6 meses despus) El conflicto

Yackelin ingresa rpidamente a la oficina de Yonier y en un tono agresivo le dice: Yonier

estoy preocupada, estoy revisando los indicadores de los 6 meses que tenemos de operacin
y observo que los tiempos de entrega a los clientes se han retrasado, los reclamos de mis
clientes han aumentado, esto est peor que cuando La perlita tenia la operacin de
Almacenamiento, dime qu es lo que esta pasando?
Yonier guarda silencio, y tratando de calmar a Yackelin dice: Estamos haciendo lo que esta
a nuestro alcance para cumplir con los requerimientos del contrato.
Yackelin interrumpe: para cumplir?? Ja! muy claro esta en el contrato lo referente a los
indicadores de gestin y los niveles de cumplimiento de los mismos y no estn
cumplindose ninguno.
Yonier: Si, de acuerdo pero La perlita debe tener en cuenta que nuestro personal solo tiene
6 meses de conocer la operacin y estn en un proceso de capacitacin, apenas se estn
familiarizando con los productos, es normal que existan estos errores.
Yackelin: Disclpame pero yo no puedo decirle a mi cliente que me permita ciertos errores
pues el personal del Outsourcing de almacenamiento an esta en entrenamiento. Esto es la
locura, estoy perdiendo mercado..qu vamos a hacer?.
De repente interrumpe la reunin James y se dirige a Yonier:

James: amigo estoy muy preocupado, la Planta se me va a parar por falta de estibas,
necesito enviar urgente!
Yonier: esto s esta poniendo peor. Hace 6 meses no compramos estibas.
Yackelin: cmo as? Por qu?. Esto va a colapsar.
Yonier: porque eso no esta relacionado en la tarifa, en ninguna parte del contrato se incluye
las estibas.
Yackelin: OK, entonces qu incluye la bendita tarifa?
Yonier: Yackelin calmate, la tarifa incluye el almacenamiento como tal, ubicacin en
estantera y los alistamientos, ya sea de recepcin o despacho.
Yackelin: haber, en este momento tambin tenemos 3 montacargas paradas, pues necesitan
mantenimiento, quin debe pagar este mantenimiento?
Yonier: Lo siento Yackelin pero como te estaba explicando esto no esta incluido en la
tarifa, en el contrato no se estipulo la reparacin de activos y por favor no tengo dinero para
invertir en sus solicitudes James compra t las estibas!
James: No! yo no puedo comprarlas, de mi presupuesto no puede salir. Adems necesito
que me ayudes con Espacio en la bodega, pues se me acerca la poca pico y necesito
almacenar los excesos de la planta.
Yonier: por el momento solo les puedo recibir las estibas contempladas en el contrato,
16000 estibas, ni una ms pues no tengo espacio fsico para ubicarlas.
James: Esto es el fin!
Yackelin, James y Yonier hablan al tiempo pues ninguno tiene presupuestado estos gastos y
van en deterioro de la meta de la regin Andina.
Escena 5: Presentacin del proyecto ante casa matriz.

Michelle llama telefnicamente a Yackelin y le solicita informacin de los indicadores,

ganancias en los 6 meses de operacin desde la implementacin del Outsourcing y
proyeccin de los ahorros.
Yackelin se queda muda y petrificada respondiendo: Michelle con todo gusto yo puedo
realizar el informe pero los resultados no son los que tu esperas.
Michelle: como as Yackelin!!! no entiendo? Necesito esta informacin cuanto antes..

Finalmente, Qu presentar Michelle Rodford como beneficios ante casa matriz? .

Escena 6: El viaje a Casa Matriz

Michelle viaje a casa matriz con el objetivo de presentar los resultados del proyecto de
tercerizacin del almacn.
Reunin de Junta:
Presidente: buenos das, hemos reunido a las principales regiones con el fin de hacer una
presentacin general del proyecto de tercerizacin y as obtener el total de los ahorrados en
este primer ao.
El orden de las presentaciones ser el siguiente:
- Region Mecca
- Region Cela
- Region Conosur
- Regin Andina
Se llev a cabo la presentacin de cada una de las regiones, presentando los ahorros
pactados, todos giraban alrededor de los 1 millones de dlares.
Lleg la hora de la presentacin de la regin Andina:
Michelle: durante este ao, pudimos identificar que este proyecto ha sido la mejor idea para
lograr ahorros, adems estamos muy contentos por las relaciones que hemos adquirido con
nuestro operador logstico.
La situacin actual del pas, la devaluacin del peso y la tasa cambiaria no permitieron que
obtuviramos la cifra inicial, pero lo importante ha sido el estudio y proyeccin que
realizamos, el cual presenta que para el siguiente ao, no solo obtendremos la cifra
presupuestada sino un 20% por encima.
Finaliz la reunin de la junta directiva, y cada uno de los presidentes y directores viajaron
nuevamente a sus pases.
Todos tenan nuevamente la misin de continuar con sus ahorros, pero Michelle tena
adems una labor muy grande, mostrar no solo los ahorros no alcanzados sino los nuevos
compromisos.

Escena 7: Reunin de Fin de Ao

Michelle enva un comunicado a todo su equipo informando que se realizar una reunin el
da viernes 6 de diciembre con el fin de revisar los proyectos realizados en el ao y as
mismo el plan para el siguiente.
Michelle se dirige a sus reportes directos:
Como estn Yackelin, James.
Estamos aqu reunidos, como lo hacemos cada fin de ao, para revisar nuestras metas,
logros y el plan de trabajo del siguiente ao.
Jackelin: quiero comentar que los proyectos manejados este ao fueron un xito:
- Proyecto Alistamiento
- Proyecto Etiquetas
- Proyecto Cycle Count
Realic una revisin de las metas planteadas y los objetivos fueron no solo alcanzados sino
tambin que logramos metas adicionales.
James: tambin me siento muy satisfecho porque cada uno de los proyectos que tuve bajo
mi responsabilidad permiten mostrar el desempeo y gestin que se ha realizado con
produccin.
Michelle: los felicito, ha sido un excelente trabajo, pero ustedes saben que tenamos un
compromiso, El proyecto de Tercerizacin, y es claro que no solo era mi proyecto sino
que necesitaba de la colaboracin de todo el equipo para lograr exitosamente los ahorros
planteados en la reunin de Casa Matriz.
Ahora lo importante es saber que para nuestro siguiente ao aun contamos con la
oportunidad de mejorar y nos hemos comprometido en un 20% adicional en ahorros.
Jackelin, James: 20% adicional!!!!, pero como lograremos esto?, nuestra negociacin con
Sayayn no ha sido de lo mejor, ellos no nos estn ofreciendo los beneficios que
requerimos, cada vez tenemos que pensar en nuevas inversiones, adems la cuota no est
siendo cumplida por ventas, en el almacn cada vez necesitamos ms estibas, produccin
no ha podido cuadrar su programacin de planta con los recibos de Sayayn.
Michelle: por eso es que les comento la importancia de nuestra nueva meta y el reto que
tenemos por delante. Se que con el esfuerzo de cada uno y la presin sobre Sayayn
obtendremos nuestros resultados.
Escena 8: El Plan de Sayayin

La junta directiva de la empresa sayayn se ha reunido para revisar el plan de beneficios a

ofrecer para sus negociadores en el siguiente ao.
Fernando: Como gerente de Sayayn, les informo que no estamos cumpliendo con las metas
planteadas, estamos ofreciendo unos precios de negociacin muy bajos y nuestro servicio

de calidad no puede mantenerse. Debemos revisar nuestras negociaciones o revaluar cada

uno de los servicios ofrecidos en la operacin del almacn.
Yonier: jefe usted tiene toda la razn, en los dos ltimos aos hemos recibido la
tercerizacin para grandes multinaciones como La perlita, Colombinin, Golleta, americana
de dulces y con todos se presentan inconvenientes de presupuestos de tarifa.
Realic un anlisis para encontrar las deficiencias en nuestra negociacin y de esta manera
poder sustentar a nuestros clientes, la necesidad de aumentar la tarifa o disminuir la calidad
de nuestros servicios.
En conclusin tenemos que:
- Los clientes siempre estn buscando las menores tarifas de negociacin.
- Sayayn ofrece tarifas globales sin contar con experiencia en las reas manejadas
en el almacn (por ejemplo: frmaco, alimentos, etc). Esto ocasiona que
presentemos tarifas muy superficiales sin entender el detalle del negocio de nuestro
cliente.
- Los clientes esperan conservar la misma calidad en los servicios, es ms en
ocasiones superar la misma gestin de almacenamiento que ellos realizaban.
- Las empresas se dedican a la parte administrativa y se desentienden de la
operacin: no explican como y que quieren que el outsourcing. Pocas empresas dan
procedimientos.
- A Sayayn le ha tocado adaptarse a 5 culturas en menos de dos aos pues cada
empresa tiene sus requeeques.
- Los clientes se despreocupan del clima organizacional o nivel de operarios esto
influye en el servicio al cliente pues al fin y al cabo es el contacto o el final de la
cadena.
Fernando: este es un excelente anlisis, debemos realizar una presentacin con cifras,
sustentando tu anlisis, as podremos renegociar una nueva tarifa, en especial con La
Perlita, o hacer pactos para los servicios ofrecidos.
Por favor plantea una reunin para la siguiente semana con Michelle y su equipo, as
podremos anticiparnos a las metas que ellos se planteen para el siguiente ao.
Escena Final: El Problema Sin Solucin

Como podr hacer Michelle y su equipo para cumplir con los ahorros pactados por La
Perlita en casa matriz?
Es posible que Sayayn pueda ofrecer mejores tarifas de negociacin?
Cundo se podr evidenciar una solucin para todos?