Plan de Comunicaci-N

Proyecto:
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MIES
Tipo Docum.:
Ttulo:
Informe
Plan de Comunicacin
Autor: ICM
Unin Europea
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional
Versin: V16
Fecha: 20/04/2009
Una manera de hacer Europa
Plan de Comunicacin
PROYECTO PARA LA MODERNIZACIN DE LAS
INFRAESTRUCTURAS DE LAS REDES DE COMUNICACIONES DE
LOS CENTROS DE ENSEANZA SECUNDARIA (MIES)
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Plan de Comunicacin
Autor: ICM
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Fecha: 20/04/2009
NDICE
1
Objeto del Documento .............................................................................................................................. 3
Plan de Comunicacin .............................................................................................................................. 4
2.1
Objetivo ............................................................................................................................................... 4
2.2
Descripcin y Alcance del Proyecto ................................................................................................ 4
2.3
Audiencia ............................................................................................................................................ 5
2.4
Mensajes Clave .................................................................................................................................. 6
2.5
Flujo de Procesos del Proyecto MIES que Afectan a los Centros ................................................ 8
2.6
Mtricas ............................................................................................................................................... 8
2.7
Otra Informacin Relevante .............................................................................................................. 8
2.7.1
instrumentos de Comunicacin .................................................................................................... 8
2.7.2
Elaboracin de Materiales ............................................................................................................ 9
2.7.3
Contactos ....................................................................................................................................10
Calendario de Comunicacin .................................................................................................................12

3.1
Comunicaciones en la Fase de Elaboracin del Proyecto Tcnico (FASE I) ............................12
3.2
Comunicaciones en la Fase de Ejecucin del Proyecto Tcnico (Fase II) ................................13
Anexos......................................................................................................................................................14
4.1
Flujo de Procesos del Proyecto MIES que Afectan a los Centros ..............................................14
4.2
Encuesta de Satisfaccin ................................................................................................................15
4.3
Gua Rpida para los Directores de los Centros ..........................................................................16
4.4
Diseo del Cartel ..............................................................................................................................17
4.5
Diseo de la Placa Explicativa Permanente ..................................................................................18
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1 OBJETO DEL DOCUMENTO

El objeto del presente documento es establecer el Plan de Comunicacin a implementar en el Proyecto para
la Modernizacin de las Infraestructuras de las Redes de Comunicaciones de los Centros de Enseanza
Secundaria (MIES).
El Plan de Comunicacin describe el modelo de comunicacin entre los participantes del proyecto,
principalmente el Centro, con el que se conocer la informacin sobre el proyecto y ayudar a planificar las
diferentes actividades en las sucesivas fases del Proyecto.
En los anexos (apartado 4) se adjuntan los diseos de los materiales a entregar.
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2 PLAN DE COMUNICACIN
2.1 OBJETIVO
El objetivo del Plan de Comunicacin es definir el modelo de comunicacin que se utilizar durante la
ejecucin del Proyecto en cada uno de los Centros. Esta ejecucin se realizar en dos Fases:
Fase I: Consiste en el registro de la situacin actual y de la propuesta de la solucin para cada uno de
los Centros (Informe de Diagnstico). Esta propuesta tendr que ser validada por cada uno de los
Centros como se indicar ms adelante.
Fase II. Consiste en la ejecucin y realizacin del Proyecto de Modernizacin de las Infraestructuras
de las Redes de Comunicaciones de los Centros de Enseanza Secundaria (MIES), particularizado
para cada Centro. El fin de esta fase tendr como conclusin la finalizacin del proyecto en el Centro.
2.2 DESCRIPCIN Y ALCANCE DEL PROYECTO

Se trata de un proyecto a dos aos que modernizar las infraestructuras de las redes de comunicaciones de
los Centros de Educacin Secundaria de la Comunidad de Madrid.
Los objetivos generales del Proyecto de Modernizacin y Mejora de las de las Redes de Comunicaciones de
los Centros son:
Crear una red personalizada e integrada en cada Centro: Modernizar y reorganizar las actuales
instalaciones de las redes de comunicaciones de voz y datos de los Centros y extender su
implantacin al resto de edificios, aulas, departamentos y dependencias, con la instalacin de los ms
avanzados sistemas de cableado estructurado.
Dotar a cada Centro de un nodo de comunicaciones nico, denominado Recinto TIC, que agrupe el
equipamiento de la Red Educativa y de la Red de Administracin y donde finalicen sus servicios los
operadores de telecomunicacin.
Facilitar el despliegue de las redes locales Ethernet dentro de las dependencias de los Centros
mediante la modernizacin y adecuacin de la electrnica de red.
Dotar a cada Centro de Puntos de Acceso WiFi.
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Homogeneizar tecnologas y sistemas que conforman las redes de los diferentes Centros mejorando
la gestin de la explotacin, y optimizando el mantenimiento, la supervisin, administracin e
inventario de las redes.
Reducir costes de operacin y mantenimiento.
Facilitar la introduccin de nuevos servicios de banda ancha, incrementando la velocidad de trabajo y
los servicios de red en los Centros: VoIP, Gigabit Ethernet y servicios de video.
Mejorar la calidad de servicio y minimizar las incidencias de las redes de cable para reducir los
tiempos de inactividad.
Sentar las bases para futuras ampliaciones mejorando las comunicaciones entre dependencias.
2.3 AUDIENCIA
El Plan de Comunicacin garantizar que todos los colectivos afectados dispongan de la informacin
necesaria que permita conocer el alcance, contenido, implicacin, beneficio y duracin del mismo.
Se identifican los siguientes grupos que requieren comunicacin o instrucciones especficas:
Direccin de los Centros de Educacin Secundaria: Dispondrn de la informacin necesaria que
asegure la mxima colaboracin e implicacin en la ejecucin del Proyecto.
Profesorado: Dispondrn de informacin genrica sobre el Proyecto en lo que afecta al Centro.
Alumnos de los Centros y sus familias: Dispondrn de informacin genrica sobre el Proyecto en
lo que afecta al Centro.
Ciudadanos: Dispondrn de informacin genrica sobre el Proyecto en el marco general de las
iniciativas de mejora de la enseanza.
Consejera, DGIS y DAT: Recibirn informacin detallada del Proyecto para poder atender las
cuestiones que les planteen los Centros.
ICM: Disear y supervisar la ejecucin del Proyecto.
Adjudicatario Lote 1: Como ejecutores del Proyecto en la Fase I, identificarn un interlocutor nico
con el Centro para dicha fase.
Adjudicatarios Lote 2 y 3: Como ejecutores del Proyecto en la Fase II, identificarn un interlocutor
nico con el Centro, de su mbito de actuacin, para dicha fase.
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2.4 MENSAJES CLAVE

Este Plan de Comunicacin propone unos mensajes clave para audiencias o colectivos especficos en
funcin de cul sea el papel que desempean en el Proyecto.
En algunos casos se trata de mensajes que requieren una accin especfica por parte de la audiencia a la
que va dirigido y en otros casos sern de carcter informativo:
Mensajes genricos sobre los beneficios del Proyecto: se har de forma genrica para todos los
ciudadanos a travs de la Pgina Web www.madrid.org y a travs de las notas de prensa sobre los
planes y actuaciones que se emitan peridicamente en este espacio Web.
Informacin del objetivo y alcance del Proyecto: La Consejera de Educacin enviar al comienzo del
Proyecto un comunicado oficial a los Directores de los Centros con el contenido bsico del mismo.
Colaboracin y participacin de la Direccin de los Centros: Las responsabilidades o actividades a
realizar por los Centros son:
Identificar dentro de su personal al Responsable para la implantacin del Proyecto.
Perfil:
Que conozca bien la infraestructura TIC actual del Centro.
Con capacidad para tomar decisiones en relacin con las TIC.
Con capacidad para informar y consensuar en todo momento las decisiones con el Equipo
Directivo.
Funciones:
Actuar como interlocutor nico del Centro con ICM, con la Consejera y con la DAT (quienes a
su vez tambin definirn nicos interlocutores).
Realizar el seguimiento y coordinar las actuaciones correspondientes.
Informar del estado del proyecto al director del Centro, identificando las acciones necesarias,
para su buen desarrollo.
Facilitar el inventario de PCs existentes en el IES clasificados por departamentos (se
entregar un documento al respecto para rellenar por el responsable designado), previo a la
visita de toma de datos.
Autorizar la visita de todas las dependencias del IES, durante la toma de datos.
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Estar presente durante la toma de datos para facilitar informacin tcnica complementaria
que se precisa para la elaboracin de los documentos de proyecto, p.e.: Estructura y topologa
de la redes existentes: Administrativa y Educativa, etc.
Autorizar, previo a la elaboracin del Informe de Diagnostico, la ubicacin del Recinto TIC y
las obras singulares, especialmente aquellas que requieren licencia del Ayuntamiento en el
interior y exterior del Centro.
Informar sobre las necesidades especiales que pueda tener el Centro (si las necesidades
exceden los criterios de alcance del proyecto debern ser sometidas a la Jefatura del Proyecto
y a la Consejera de Educacin).
Informar acerca de otras Organizaciones que puedan estar alojadas en el Centro.
Facilitar a ICM las labores de instalacin y despliegue de infraestructuras y comunicaciones por
parte del Responsable o de las personas que por delegacin l designe, estas estarn informadas
sobre las actuaciones a realizar.
En caso de que se dispongan de planos ms actualizados a los entregados, facilitar una copia a
ICM, preferentemente en formato digital.
Planificar y concertar horarios excepcionales, fuera del horario escolar, para optimizar las
molestias al personal del Centro.
Validaciones necesarias dentro del Proyecto:
Fase I: Validar el Informe de Diagnstico (necesidades del Centro).
Fase II: Aceptacin de la finalizacin de la ejecucin en el Centro.
Asistencia a la presentacin del Plan de Ejecucin.
Identificacin de la ubicacin del cartel informativo.
Identificacin de la ubicacin de la placa explicativa permanente.
Cumplimentacin de la encuesta de satisfaccin.
Potenciar el uso de las infraestructuras entre el personal del Centro, identificando las acciones
necesarias (internas y externas).
Programacin de actividades: Ver Flujo de Procesos del Proyecto en el apartado 2.5.
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2.5 FLUJO DE PROCESOS DEL PROYECTO MIES QUE AFECTAN A LOS CENTROS
El Flujo de Procesos del Proyecto se adjunta en el apartado 4.1.
2.6 MTRICAS
En este apartado se describe cmo medir el xito de la comunicacin. Asimismo, se pretende recoger la
opinin proporcionada por los Centros para mejorar la ejecucin de los proyectos siguientes.
Las preguntas que se plantearn al director del Centro o a quien ste delegue son:
Fue informado adecuadamente del alcance del Proyecto ejecutado en el Centro?
Se han cumplido los plazos establecidos?
Sus interlocutores estaban bien definidos?
Si lo ha solicitado, ha sido debidamente informado de la evolucin del Proyecto ejecutado en el
Centro?
Ha cubierto sus expectativas el Proyecto ejecutado en el Centro?
Qu comentarios o sugerencias tiene sobre cualquier aspecto del Proyecto ejecutado en el Centro?
La encuesta de satisfaccin se adjunta en el apartado 4.2.
2.7 OTRA INFORMACIN RELEVANTE

Este punto refleja aspectos del Plan de Comunicacin que no han sido tratados en puntos anteriores. Estos
son: los instrumentos de comunicacin, las recomendaciones para la elaboracin de los materiales y los
contactos de las personas que participan en el Proyecto.
2.7.1 INSTRUMENTOS DE COMUNICACIN

Aqu se presentan los instrumentos o medios de comunicacin que se van a emplear en la ejecucin del
Plan de Comunicacin.
Pgina Web / Nota de prensa.
Correo electrnico / Envo postal.
Presencial.
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Cartel.
Placa Explicativa Permanente.
2.7.2 ELABORACIN DE MATERIALES

A continuacin se describen los materiales a entregar durante la ejecucin del Plan de Comunicacin.
2.7.2.1
CARTA DE PRESENTACIN A LOS DIRECTORES DE CENTRO
La Consejera de Educacin enviar una carta donde definir el objetivo del presente proyecto, las
actuaciones que sern necesarias por parte de los Centros y los distintos hitos que formarn parte del
proyecto.
Los mensajes que se incluirn son:
Informar del alcance del Proyecto.
Los beneficios que supone el Proyecto para los Centros.
La necesidad de colaboracin por parte de los Centros.
Enfatizar el mensaje de que se trata nicamente de la parte de infraestructuras de las redes de
comunicaciones del Plan de Mejora y Modernizacin de Tecnologas de la Informacin y la
Comunicacin en los Institutos de Educacin Secundaria.
Esta carta se enviar junto con la Gua Rpida (ver apartado 2.7.2.2).
2.7.2.2
GUA RPIDA PARA LOS DIRECTORES DE LOS CENTROS
Junto con la carta anterior se entregar una Gua Rpida que incluya informacin resumida sobre:
Objetivo del Proyecto.
Fases del Proyecto.
Duracin de las Fases del Proyecto.
Contacto del Centro de Atencin al Usuario y resea a las Direcciones de rea Territoriales (DAT).
Acciones a realizar por el Centro.
Esta Gua Rpida se entregar en papel, plastificado y en tamao A4. En el apartado 4.3 se adjunta el
diseo de esta Gua.
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2.7.2.3
CARTEL
Con el propsito de comunicar, a los profesores y alumnos del Centro en el que van a ejecutar las obras, el
objeto del proyecto, se requiere la instalacin por parte del adjudicatario del Lote 2 o 3, segn corresponda,
de un cartel informativo donde se informe de las actuaciones que se van a realizar.
Este cartel ser instalado antes de iniciar la ejecucin en el Centro. Ser responsabilidad de los
adjudicatarios de los Lotes 2 y 3 garantizar que el cartel estar visible durante el tiempo que dure la
ejecucin de la operacin.
Se ha de colocar un cartel, tamao A2 y con calidad de imprenta, en lugar visible y donde determine el
Responsable del Centro. Preferentemente, se ubicar en la entrada del edificio principal de cada Centro.
En el apartado 4.4 se adjunta el diseo de este cartel.
2.7.2.4
PLACA EXPLICATIVA PERMANENTE
Antes de finalizar la ejecucin, el adjudicatario del Lote 2 o 3, segn corresponda, deber instalar una placa
explicativa permanente en el Centro, en lugar visible y donde determine el Responsable del Centro.
Preferentemente, se ubicar en la entrada del edificio principal de cada Centro.
La placa deber ser de metacrilato y tamao A4, y fijada en la pared. Se personalizar con el nombre del
Centro correspondiente y el mes y ao de finalizacin de la ejecucin. En el apartado 4.5 se adjunta el
diseo de la misma.
2.7.3 CONTACTOS
CONSEJERIA DE EDUCACIN:
Jefe de Servicio DGIS: Jos Quirino Vargas.
Asesor Tcnico Docente: Isabel Barquero Palacios.
Asesor Tcnico Docente: Ismael Sens.
DAT / DGIS:
Capital:
Asesor Tcnico Docente: Javier Zabala Camarero-Nez.
Asesor Tcnico Docente: Carmen Arriero Villacorta.
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Norte: Asesor Tcnico Docente: Fernando Fuentes Notario.

Sur: Asesor Tcnico Docente: Jos ngel Navarro Piera.
Este: Asesor Tcnico Docente: M Jose Ovejero Molero.
Oeste:
Asesor Tcnico Docente: Jess Trejo Fernndez.
Asesor Tcnico Docente: Francisca Garca Bernal.
CENTROS 1 a n: Responsable del Centro.
ICM:
Jefe de Proyecto: Ramiro Antonio Fernndez Toral.
Responsable Tcnico: Carlos Nuevo Gonzalo.
Responsable Calidad: Juan Contreras Navas.
ADJUDICATARIO LOTE 1:
Jefe de Proyecto: Julio Vzquez.
Responsable de Ingeniera: Flix Martn Gallego.
Responsable de la Oficina Tcnica: Ignacio Mart Pascual del Pobil.
Director de Obra: Fernando Daz Zorita Gonzlez.
Director de Obra: Israel Antoln Menayo.
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3 CALENDARIO DE COMUNICACIN
A continuacin, se indican en las tablas siguientes el calendario de comunicaciones definidas en los
apartados anteriores de este Plan de Comunicacin.
3.1 COMUNICACIONES EN LA FASE DE ELABORACIN DEL PROYECTO

TCNICO (FASE I)
tem / Accin
Comunicar Objetivo y Beneficios del
Objetivo del
Mensaje
Informativo
Audiencia
Ciudadanos
Proyecto
Vehculo o Medio
Fecha de envo
de Comunicacin
/ Frecuencia
Pgina Web/ Nota de
Al comienzo del
Prensa:
Proyecto
Responsable
Estado
Consejera
www.madrid.org
Enviar comunicado: Carta de
Informativo
Presentacin y Gua Rpida

Fijar, Comunicar y Confirmar la fecha
Accin requerida
de Toma de Datos
Identificar Interlocutor nico para la
Fase I.
Enviar el Informe de Diagnstico
Aceptar el Informe de Diagnstico
Directores de
Correo-e y/o papel
los Centros
Accin requerida
Accin requerida
Responsable
A definir por la
Consejera
Conserjera
2 semanas
Adjudicatario
del Centro y
antes de la
Lote 1
Adjudicatario
planificacin
Lote 1
fijada por el
(Gestin)
Proyecto
Responsables
Correo-e y Telfono
Mx. 2 semanas
Adjudicatario
de los Centros
despus de la
Lote 1 / ICM
y DAT
Toma de Datos
Adjudicatario
Lote 1, ICM y
Correo-e
Correo-e
Mx. 2 das
Responsable
del Centro
DAT
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3.2 COMUNICACIONES EN LA FASE DE EJECUCIN DEL PROYECTO TCNICO

(FASE II)
tem / Accin
Fijar y Comunicar la fecha de
Objetivo del
Audiencia
Mensaje
Accin requerida
Inicio de la Ejecucin
Identificar Interlocutor nico para
Responsable del
Vehculo o Medio
Fecha de envo
de Comunicacin
/ Frecuencia
Correo-e
2 semanas
Adjudicatario
Centro y
antes de la
Lote 2 o 3
Adjudicatario Lote 1
planificacin
Estado
fijada por el
la Fase II.
Presentar el Plan de Ejecucin
Responsable
Proyecto
Informativo
Responsable del
Presencial
Centro y
Primer da de la
Adjudicatario
Ejecucin
Lote 2 o 3
Colocar Carteles
Informativo
Alumnos, Padres,
Carteles
Profesorado,
Antes del inicio
Adjudicatario
de la Ejecucin
Lote 2 o 3
Al trmino de la
Adjudicatario
Ejecucin
Lote 2 o 3
Direccin del Centro

Colocar la Placa Explicativa
Informativo
Permanente
Alumnos, Padres,
Placa
Profesorado,
Direccin del Centro
Validar el Fin de Ejecucin
Accin
ICM / Adjudicatario
Requerida
Lote 1
Entregar la Encuesta de
Accin
Responsable del
Satisfaccin
Requerida
Centro
Cumplimentar la Encuesta de
Accin
Satisfaccin
Requerida
o3
Papel
Correo-e o Papel
Correo-e o Papel
Al trmino de la
Responsable
Ejecucin
del Centro
Al trmino de la
Adjudicatario
Ejecucin
Lote 2 o 3
Al trmino de la
Responsable
Ejecucin
del Centro
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4 ANEXOS
4.1 FLUJO DE PROCESOS DEL PROYECTO MIES QUE AFECTAN A LOS CENTROS
FLUJO DE PROCESOS QUE AFECTAN A LOS
CENTROS - PROYECTO MIES
CONSEJERA DE
EDUCACIN
ICM
CENTROS, DGIS Y
DAT
INICIO
ACORDAR CITA
PARA TOMA DE
DATOS
ENVIAR CARTA Y
GUA RPIDA
REALIZAR TOMA
DE DATOS
NO (2 das para validar)
1 a 6 meses
4 semanas
REALIZAR
INFORME DE
DIAGNSTICO
ES
CORRECTO?
SI (2 das para validar)

COMUNICAR
VALIDACIN DEL
PROYECTO
INICIAR
PROYECTO
COMUNICAR INICIO
DE EJECUCIN
FSICA DEL
PROYECTO
PRESENTAR
PLAN DE
EJECUCIN
REALIMENTACIN
EJECUCIN
ENVIAR
DOCUMENTACIN
ENCUESTA DE
SATISFACCIN
8 semanas
DOCUMENTACIN
FINAL
VALIDACIN Y
CONTROL
CERTIFICACIN FINAL
FIN
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4.2 ENCUESTA DE SATISFACCIN
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Fecha: 20/04/2009
4.3 GUA RPIDA PARA LOS DIRECTORES DE LOS CENTROS
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4.4 DISEO DEL CARTEL
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Fecha: 20/04/2009
4.5 DISEO DE LA PLACA EXPLICATIVA PERMANENTE
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