Planificacin Acadmica

1. Ubicacin en el plan de estudio

2. Objetivos
3. ndice de contenidos bsicos
4. Desarrollo de contenidos bsicos
5. Produccin y creacin del estudiante
6. Fuentes documentales y bibliografa

(Organizacin de Eventos I - 021821)

Esta asignatura integra el proyecto pedaggico Eventos Palermo

2011

Acerca de
Organizacin de Eventos I (021821)

1) Ubicacin en el Mapa del Plan de Estudios

La asignatura Organizacin de Eventos I tiene contenidos equivalentes con Taller de Comunicacin
II (021822) La materia se cursa en el primer cuatrimestre del primer ao. La asignatura no posee
correlativas. Organizacin de Eventos I se ubica -dentro del Plan de Estudios- en el eje troncal de la
carrera Organizacin de Eventos. Este eje se estructura en cuatro asignaturas que se dictan en dos
aos: Organizacin de Eventos I (021821) es la primera. Sigue Organizacin de Eventos II (022117)
que se focaliza en el universo de los eventos empresariales. Organizacin de Eventos III (022141) se
acerca a la lgica de los eventos sociales y culturales. Por ltimo Organizacin de Eventos IV (022190)
es la materia que plantea la estructura de los megaeventos.
Simultneamente al cursado de Organizacin de Eventos I, el estudiante cursa

Taller de

Comunicacin I en donde se plantea un acercamiento al mundo de la comunicacin visual, conociendo

los elementos que componen el lenguaje de las imgenes y de qu manera actan sobre el
espectador. Tambin cursa Relaciones Pblicas I, que es la asignatura donde el alumno aprende a
manejar los vnculos profesionales y entender las funciones principales de las Relaciones Pblicas. En
el mismo cuatrimestre cursa Introduccin a la Investigacin que inicia al estudiante en la construccin
del conocimiento cientfico y profesional, planteando una investigacin como eje de la cursada.
La asignatura Organizacin de Eventos I participa del Proyecto Pedaggico Eventos Palermo, en
donde el alumno tiene la posibilidad de poner en prctica lo aprendido. Este ciclo de eventos es una
oportunidad para que los estudiantes realicen una prctica pedaggica donde puedan poner de
manifiesto sus habilidades y competencias. Esto implica creacin y compromiso, as como la
integracin de recursos y conocimientos durante el desarrollo de un simulacro profesional.
Esta materia es obligatoria para los estudiantes que siguen la carrera de Organizacin de Eventos,
pero puede ser elegida por otros estudiantes como materia electiva dentro de su Plan de Estudios. En
este sentido, la materia resulta til para alumnos de las carreras: Comunicacin Audiovisual, Direccin
cinematogrfica, Direccin de arte publicitario, Direccin teatral, Diseo de espacios comerciales,
Diseo de espectculos, Diseo de imagen empresaria, Diseo de imagen y sonido, Diseo de
interiores, Diseo de moda, Diseo de packaging, Diseo editorial, Diseo industrial, Fotografa y
Publicidad, ya que les sirve para ampliar su campo de reflexin sobre la manera en que se organizan y
disean diferentes eventos de una institucin, empresa o persona.
Este plan de electivas se puede completar con asignaturas afines al tema (ver electivas pgina web).

2) Objetivos (generales y especficos)

Objetivos generales

Comprender el concepto de organizacin de event os.

Reconocer las distintas tipologas de eventos.

Identificar los requerimientos de cada evento segn su tipologa.

Objetivos especficos

Comprender la relacin existente entre la imagen corporativa y los eventos.

Reconocer distintos tipos de mesas y cabeceras.

Experimentar la adecuada seleccin de la ambientacin, el catering y el personal a

cargo.

Explorar los requerimientos de los distintos eventos segn el pblico destinatario.

3) ndice de contenidos bsicos

1. La organizacin de eventos: conceptos, clasificacin, tipologas.
2. El organizador de eventos: el rol del profesional.
3. Los eventos y la comunicacin
4. Clientes, pblicos, herramientas de comunicacin.
5. Espacio, ambientacin y decoracin.
6. Mesas, cabeceras y distribucin.
7. La planificacin del evento
8. Los atributos de identidad corporativa a partir de los eventos
9. Eventos con la administracin pblica. Eventos diplomticos.
10. Eventos empresariales. Concepto, organizacin, temario y anfitrin.

4) Desarrollo de los contenidos bsicos

Mdulo 1 La organizacin de eventos: conceptos, clasificacin, tipologas
El concepto de evento. El organizador y el cliente. Sus objetivos. Los propsitos de un
evento. Clasificacin de eventos: segn la entidad organizadora; segn el carcter; segn la
procedencia de los participantes; segn el pblico; segn la inscripcin; segn el objetivo
econmico. Etapas en la organizacin de un evento: pre -evento o etapa preliminar;
desarrollo del evento; post-evento. Tareas en cada etapa.

Mdulo 2 El organizador de eventos: El rol del profesional

El organizador profesional. Su rol. El vnculo entre el organizador, el cliente, los
proveedores y los asistentes al evento. Funcin del organizador profesional. El perfil del
organizador. El concepto de servicio. El cliente directo e indirecto. Entrevista con el cliente.

Mdulo 3 Los eventos y la comunicacin

Los eventos como herramienta estratgica de las empresas. Los eventos como medio de
comunicacin. Eventos y relaciones pblicas. Historia, anlisis y evaluacin de las reunione s
previas. Los objetivos de los participantes. Internet y redes sociales.

Mdulo 4 Clientes, pblicos, herramientas de comunicacin

La organizacin de un evento. Recibir y ser recibido: los anfitriones y los invitados. La
cantidad de invitados. Invitados y pblico. La hora de celebracin. Preparacin de la lista de
invitados. La lista de invitados por orden alfabtico. Los invitados alternativos. Los invitados
confirmados. Participacin. Comunicacin.

Mdulo 5 Espacio, ambientacin y decoracin

El espacio fsico adecuado. Lugares para realizar eventos. El alquiler del saln. La sala para
el evento. La climatizacin de la sala. Los planos. Utilizacin de saln o sector VIP. Los
eventos al aire libre. Los eventos en restaurantes: ventajas y desventaja s. El estilo en un
evento. Qu significa definir el estilo. El servicio de catering. El men. El personal de
servicio. El personal de recepcin. La msica. La ambientacin y la decoracin. Los arreglos
florales. Las invitaciones: cmo invitar y cmo conte star una invitacin. El saln y la
distribucin de los invitados.

Mdulo 6 Mesas, cabeceras y distribucin

El servicio de catering: antes, durante la reunin, o en el receso. El servicio de bebidas. El
intercambio de tarjetas comerciales. Los elemento s necesarios en una reunin. El
guardarropa. Las tarjetas de ubicacin. El material de trabajo. Los montajes de sala ms
frecuentes para reuniones: mesa de directorio, mesa redonda y mesa en U o herradura.
Otros montajes para reuniones: mesas T, mesas pein e y mesas cuadradas con mltiples
cabeceras. La mesa en U o herradura: ubicacin del orador, del anfitrin y de los asistentes.
La mesa en U para trabajo, para comida y para presentacin. Las mesas segn el tipo de
eventos y el pblico invitado.

Mdulo 7 La planificacin y programacin del evento

Pre evento: cliente, cronograma, presupuesto, check list, recursos humanos,
calendarizacin. Durante el evento: ejecucin, control, evaluacin. Post evento: evaluacin.

Mdulo 8 Los atributos de identidad corporativa a partir de los eventos

La imagen corporativa y los eventos. La visita externa (clientes, proveedores, etc.). El
empleado como representante de la organizacin. Las reuniones de trabajo: su organizacin.
Las reuniones dentro y fuera de la empresa. L as reuniones de carcter interno o externo.
Los horarios y la puntualidad: duracin, horario de comienzo y de finalizacin. La agenda de
temas a tratar. Planificacin de la agenda del organizador. Entrega de la agenda a los
participantes. El rol del anfitr in y la recepcin de visitas. El anfitrin como conductor de la
reunin. Recepcin, presentacin y despedida o cierre.

La mesa T: ubicacin del anfitrin y de los asistentes en la mesa T. Caractersticas

generales de la mesa peine y de la mesa cuadrada co n mltiples cabeceras. Jerarquas y
presidencia de reuniones, comidas y almuerzos corporativos. La utilidad de la cabecera
francesa en las empresas. Ubicacin de miembros de otras organizaciones.

Mdulo 9 Eventos con la Administracin Pblica. Eventos diplomticos.

Las reuniones con funcionarios pblicos. Ubicacin de mujeres en actos y reuniones
empresarias. Qu es la precedencia? Introduccin a la precedencia en las reuniones
empresarias. Cmo aplicar la ley de la derecha. Orden lateral y lineal. La l nea de recepcin
en eventos. Ubicacin de representantes de pases. Ubicacin de banderas. La presidencia
de actos: lugar central y lugar de honor. Ubicacin del Presidente de la Nacin. Los eventos
corporativos o institucionales. Los eventos con estrado. El ascenso al estrado. La ubicacin
de los invitados. La distribucin de los lugares. Los lugares vacantes y el manejo de las
demoras. Lugares reservados en las primeras filas. Los eventos con o sin cnyuges.
Ubicacin de funcionarios pblicos. Eventos y reuniones: la mesa central o mesa cabecera.
Las cabeceras a la inglesa y a la francesa para reuniones y en eventos: ventajas y
desventajas.
Entrega de reconocimientos, premios o diplomas. El brindis. El brindis interno. El cuidado de
la ambientacin. El revestimiento de mesas de trabajo y de mesas de comida. Las
invitaciones. Las invitaciones formales. Las invitaciones pre -impresas. Contestacin de
invitaciones.

Mdulo 10 Eventos empresariales. Concepto, organizacin, temario y anfitrin.

El desayuno de trabajo: concepto. Desayunos internos, externos o mixtos. Propsito. Lugar
de realizacin. Horarios y duracin. Servicio del desayuno. Tipos de desayuno. Espacio de
trabajo.
Brunch. Almuerzos y comidas de negocios. Buffet, Cocktel, vino de honor, coffe break.
Presentaciones o entretenimientos. Recibir en la empresa. Visitas a la empresa. El openhouse (casa abierta) o jornada de puertas abiertas. La imagen de la empresa en juego.
Apertura hacia la comunidad. El contacto personal de los ejecutivos y direct ivos. Mostrar el
modo de trabajo. Las demostraciones. Retroalimentacin para la empresa. Visitas in-house:
Refrigerio. Distribucin de material de promocin. Inauguracin de oficinas, o de planta
industrial: Los discursos, evento que lo acompaa. Invitaci n de funcionarios. La prensa.
Traslados y estacionamiento. Equipamiento. Identificacin del personal. Los obsequios.
Despedida y agradecimiento.

5.1) Men de Trabajos Prcticos sugeridos

TP 1 Informe del evento
A partir de los contenidos desarrollados en clase, plantear un informe con las primeras definiciones
destinadas al evento de cierre de la cursada.

Definir el recorte temtico del evento.

Desarrollar los objetivos del mismo.

Definir la tipologa correspondiente.

Realizar una descripcin del perfil de los anfitriones e invitados.

Argumentar las decisiones tomadas.

TP 2 Propuesta espacial y estilstica

Las consignas para la realizacin del trabajo de propuesta espacial y estilstica son:

Relevar 2 espacios fsicos, uno tradicional y otro no tradicional en donde se pueden

desarrollar eventos (medidas, accesos, caractersticas generales de su
emplazamiento)

Presupuesto de los espacios

Desarrollar qu tipo de eventos organizaran en esos espacios

Plantear el tipo de imagen definida de cada espacio .

Argumentar las decisiones tomadas.

TP 3 Agenda
Las consignas para la realizacin del trabajo agenda son:

Proponer una agenda de reuniones de trabajo.

Proponer una agenda de actividades para los participantes.

Argumentar las decisiones tomadas.

TP 4 Catering
Las consignas para la realizacin del trabajo Catering son:

Definir mesas de trabajo y mesas de comida

Relevar diversos servicios de catering

Desarrollar un presupuesto

Argumentar las decisiones tomadas.

TP 5: Papelera y prensa
Las consignas para la realizacin del trabajo Papelera y Prensa son:

Desarrollar la propuesta para las invitaciones.

Armar una carpeta de prensa.

Forma de presentacin de los Trabajos Prcticos

Todos los trabajos prcticos son realizados en Word, con cartula y rtulo segn las normas
de presentacin de la Facultad, con ndice, cuerpo principal del informe y bibliografa.
Hojas blancas tamao A4, numeradas. Cuerpo: 12. Interlineado: 1,5

5.2) Trabajo Prctico Final

Mes de los eventos
Materializar el evento planificado durante el cuatrimestre. Podr referirse a cualquier
temtica y deber contemplar una propuesta espacial y estilstica, una agenda de trabajo, la
eleccin del catering y la realizacin de la papelera y la prensa del evento. (ver en la web:
Proyectos Pedaggicos Eventos Palermo)
6) Fuentes documentales y bibliografa
a) Bibliografa obligatoria

Buenda, Juan (1991) Organizacin de reuniones. Mxico: Trillas. (659, 2BUE)

No es un libro de cmo hacer un evento. El autor nos propone una gua completa de
planificacin y gestin de un evento. Desde la puesta en escena, la bsqueda de los
recursos y los recursos econmicos. Todo el proceso de planificacin est en este
pequeo, pero acabado texto. Los alumnos tendrn una gua muy completa sobre
cmo llevar a cabo un evento, cualquiera sea su tipologa y cualquiera sea el lugar
donde se realice.

Jijena Snchez, Rosario (2003) Eventos: cmo organizarlos con xito. Buenos Aires:
Nobuko. (060.68 JIJ)
El libro introduce en el paso a paso para la produccin, gestin y evaluacin de un
evento. La autora desarrolla de forma sencilla un ndice para elaborar un programa
efectivo para la realizacin de un evento, teniendo en cuenta esos momentos
factibles de sufrir impedimentos u obstrucciones por factores eventuales, no
previstos.

Deal Terrence & Key (1999) Celebraciones en las empresas. Granica (658.314 DEA)
El autor solo habla de cmo llevar a cabo un evento empresarial. Un almuerzo, una
reunin de trabajo, la llegada de accionistas. Todo los recursos a tener en cuenta
para que una celebracin en la empresa est alineada a la identidad de la compaa.
Los alumnos tendrn una sinttica gua de cmo preparar un evento empresarial.

Musumeci, G. Bonina, A (2001) Como organizar eventos. Buenos Aires: Valletta.

(060.68 MUS)
La obra plantea reglas bsicas para pensar y llevar a cabo un evento empresarial o
institucional. Acerca a los alumnos de forma rpida, sencilla y amena a las
herramientas bsicas para que una empresa, un organismo del Estado pueda realizar
paso a paso un evento de forma profesional.
7

Cortelezzi, Edith (2009). Buenos modales, buenos negocios. Buenos Aires: Editorial
Sudamericana. (395.52 COR)
La obra plantea reglas bsicas de cortesa y buenos modales; acerca a los alumnos
al fenmeno social de ser una figura pblica desde el rol de funcionario; profundiza
en el conocimiento del origen del ceremonial y las frmulas de cortesa destinadas a
ordenar las situaciones pblicas.

b) Bibliografa recomendada

Fleitman Schvarcer, Jack (1997) Eventos y Exposiciones, una organizacin exitosa.

Ed. Mc Graw Hill (060.68 FLE)

Castex, Jorge Grassi, Juan (2005) Puntos de encuentro. La industria de las

convenciones. Ed. Ferias y Congresos. Buenos Aires (068.68 CAS)

del Carril, Alicia-Gill, Elisa (2006) De buena educacin. Ed. Aguilar. Buenos Aires.

Thomsett, Michael (1995) Las reuniones de trabajo. Ed. Norma.

Musumeci, G. Bonina, A (2001) Como organizar eventos. Valletta. Buenos Aire s

(060.68 MUS)

c) Referencias Sitios Web

Gua de organizaciones de eventos

http://miguiaargentina.com.ar/organizacion -de-eventos/empresas-guia.html

Organizacin Argentina de proveedores y organizadores de Exposiciones y Congresos

http://www.aoca.org.ar/

Federacin de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de Amrica Latina

http://www.cocal.org/

The Global Association of the Exhibition Industry

http://www.ufi.org/

Asociacin Internacional de Ferias de Amrica Latina

http://www.afida.org/

Cmara Argentina de turismo.

http://www.camaraargentinadeturismo.travel/intro_1.php

Confederacin Argentina de la Mediana Empresa.

http://redcame.org.ar/index.php