Curso virtual: Microsoft Excel

Microsoft Excel: Crear tablas

Semana 04: Lista, tabla y filtros

Tablas
Cuando se crea una tabla, sus datos se pueden administrar y analizar
independientemente de la informacin que haya fuera de ella. Por ejemplo, puedes
filtrar las columnas de la tabla, agregar filas para totales, aplicar un formato a la tabla,
etc.
Puedes generar tablas:

Creando una tabla a partir de un rango de celdas.

Aplicando un formato de tabla a un rango.

Actividad 1: Crear tablas

Generar y aplicar formato a tablas.
Crear tablas
1. Descarga el libro Listas y tablas.
2. En la hoja Datos, haz clic dentro de la lista de datos.
3. Luego, en la ficha Insertar, grupo Tablas, haz clic en el botn Tabla.

4. Se muestra un cuadro que seala automticamente el rango de toda su tabla.

5. Al hacer clic en Aceptar, el rango se muestra con un formato y cada columna se

muestra con unas flechas para aplicar filtros.

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Microsoft Excel: Crear tablas

Aplicar formatos a tablas

1. Haz clic dentro de la tabla que acabas de crear.
2. Luego, en la ficha Diseo, ubica al grupo Estilos de tabla.

3. Usa el botn Ms
para desplegar toda la galera y, a continuacin, en el
grupo Claro, Medio u Oscuro, haz clic en el estilo de tabla que deseas
utilizar.

4. Con el mouse, seala alguno de los estilos predefinidos y observa que se

tiene una vista previa directamente sobre la tabla.
5. Haz clic en el Estilo 9 del grupo Claro. Luego haz clic en el Estilo 9 del
grupo Oscuro.
6. Finalmente, aplica el Estilo 10 del grupo Claro.
7. Guarda los cambios efectuados.

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Microsoft Excel: Crear tablas

Modificar las opciones de estilos
El estilo aplicado a la tabla abarca opciones para las filas de encabezado y totales, as
como para determinadas columnas.
1. Haz clic sobre la tabla.
2. En la ficha Diseo, ubica al grupo Opciones de estilo de tabla.

3. Ahora, activa y desactiva cada casilla y observa el efecto que produce

sobre la tabla.
Quitar el formato de tabla
Toda tabla posee un estilo o un formato definido. En este ejercicio se ver la forma de
eliminar dicho estilo.
1. Haz clic dentro de la tabla.
2. Luego, en la ficha Diseo, ubica el grupo Estilos de tabla.
3. Usa el botn Ms

para desplegar toda la galera. Elige la opcin Borrar

de la parte inferior de la galera.

4. Aplica el formato del grupo Medio, estilo de tabla medio 3 a la tabla.

5. Guarda los cambios.

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Microsoft Excel: Campos calculados y totales

Actividad 2: Campos calculados y totales

Emplear referencias estructuradas para escribir frmulas y agregar fila de totales para
obtener valores de resumen.
Columnas calculadas
Cuando escribes frmulas en un rango convertido a tabla, ya no es necesario copiarlas
a las otras filas, Excel automticamente realiza dicha tarea.
1. Lleva el indicador de celda a la celda G7, escribe el texto Total.
2. En la celda G8 escribe la frmula:

=D8 + E8 + F8
3. Al presionar Enter, la frmula se copia a todas las filas de la tabla, esta es
una caracterstica de una tabla.
Otra forma de escribir frmulas, es usando referencias estructuradas de los ttulos de
cada columna como parte de la frmula:
1. Lleva el indicador de celda a la celda H7, escribe el texto Costo Total.
2. En la celda H8, escribe =[
3. Observa la lista de campos que se despliega:

4. Selecciona el campo Total y cierre el corchete ( ] ). Luego, multiplica por la

celda F5. Presiona la tecla F4 para convertirla a celda absoluta.
5. La frmula se ver as:

= [Total] * $F$5
Aplicar formatos de nmero a la columna
Para aplicar formato a su columna resultante no es necesario hacer un arrastre para
seleccionar todas las celdas.
1. Lleva el puntero del mouse sobre el nombre de la columna. En nuestro
caso, sobre la columna Costo Total.

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Microsoft Excel: Campos calculados y totales

2. Al mostrarse la flecha, haz clic para seleccionar dicha columna (ver la
imagen).

3. Luego, usa el botn Estilo millares.

4. El resultado debe ser como:

5. Guarda los resultados.

Mostrar y calcular totales
Con tablas es posible obtener totales para sus columnas de datos. Por ejemplo,
podrs sumar una columna y obtener el promedio de otra, contar los registros de una
columna, etc.

1. Haz clic sobre alguna celda de la tabla. En la ficha Diseo activa la opcin
Fila de totales.

2. Se muestra una fila al final de la tabla, elige la funcin Suma.

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Microsoft Excel: Filtros

3. En la columna Adultos y total aplica la funcin Suma de la misma manera.
La fila 38 se ver as:

4. Emplea un procedimiento similar y halla los resultados:

Promedio de atenciones a Adultos mayores.
Nmero de casos atendidos.
El resultado debe ser as:

5. Guarda los cambios efectuados.

Actividad 3: Filtros
Los filtros permiten listar registros que cumplan una determinada condicin o criterio.
Por ejemplo, podemos listar slo los registros de un distrito o aquellos atendidos por
un Especialista.
Aplicar un filtro
Cuando conviertes un rango a tabla, Excel muestra en cada columna un indicador de
filtro:

Para mostrar slo los registros de Los Olivos:

1. Haz clic en el indicador de filtro del campo Distrito.

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Microsoft Excel: Criterios Personalizados

2. La casilla de Los Olivos debe ser la nica seleccionada.
3. Haz clic en Aceptar y observa los cambios. La columna usada para aplicar
filtros, se muestra con un smbolo caracterstico:

4. Para mostrar todos los registros, haga clic en el cuadro de filtros de la

columna Distrito y elige la opcin Borrar filtro.

5. Puedes aplicar ms de un filtro a su tabla. Por ejemplo, se pide mostrar los

registros de Brea atendidos por un Especialista. En este caso, debe
aplicar filtros a las columnas Distrito y Atencin. El resultado se debe
mostrar de acuerdo a:

Observa que la fila de totales se actualiza con el nuevo filtro aplicado,

mostrando siete registros.
Recuerda, para mostrar todos los registros, debes borrar el filtro de las dos
columnas usadas: Distrito y Atencin.

Actividad 4: Criterios Personalizados

Ejemplo 1
Podemos emplear criterios personalizados para los filtros, por ejemplo que se
muestren los registros donde la atencin a nios sea mayor a 15.
Para aplicar criterios personalizados:
1. En la columna Nios, haz clic en la flecha de filtros y elige Filtro de
Nmero.

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Microsoft Excel: Criterios Personalizados

2. Elige la opcin Mayor que y en el cuadro Autofiltro personalizado escribe
15 al lado de es mayor que

3. Clic en Aceptar y observa los resultados:

Ejemplo 2
Si deseamos ver los registros de un total de atendidos entre 20 y 30 casos.
1. Cancela el filtro anterior (en la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar haz clic
en filtro).

2. Repite la orden anterior para mostrar los botones de filtros en la fila 7.

3. En la columna Total, haz clic en la flecha de filtros y elige Filtro de
Nmero.
4. Elige la opcin Entre y en el cuadro Autofiltro personalizado escribe

5. Clic en Aceptar y observa los resultados:

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Microsoft Excel: Criterios Personalizados

6. Borra el filtro aplicado.

Ejemplo 3
Adems, podemos usar criterios ms elaborados. Por ejemplo, que se muestren los
registros que han atendido ms que el promedio.
1. En la columna Total, haz clic en la flecha de filtros y elige Filtro de
nmero.
2. Activa la opcin Superior del promedio:

3. Haz clic en Aceptar y observa los resultados.

4. Luego, borra el filtro aplicado.

Ejemplo 4
Podemos mostrar los cinco registros con mayor atencin.
1. En la columna Total, haz clic en la flecha de filtros y elige Filtro de
nmero.
2. Activa la opcin Diez mejores:

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Microsoft Excel: Criterios Personalizados

3. Cambia el cuadro para mostrar:

4. Haz clic en Aceptar y observa que se muestran los registros de mayor

atencin.

5. Luego, borra el filtro aplicado.

Ejemplo 5

Para mostrar los tres registros de menor atencin.

1. En la columna Total, haz clic en la flecha de filtros y elige Filtro de
nmero.
2. Activa la opcin Diez mejores.
3. Cambia el cuadro para mostrar:

4. Haz clic en Aceptar y observa que se muestran los registros de menor

atencin.

5. Luego, borra el filtro aplicado.

6. Guarda los cambios y cierra Excel.

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Microsoft Excel: Criterios Personalizados

Aplicando filtros
Descarga el archivo Listado clientes y resuelve cada pregunta en las hojas indicadas.
Caso 1:
Criterios de texto:
1.

Listar los clientes cuyo nombre comience con C.

En la hoja 1: campo Nombre, elige filtro de texto, selecciona Comienza por.

Escribe la letra C, luego Aceptar.

Resolver en cada hoja:

2.

Listar los clientes cuyo nombre termine en S.A.

3.

Listar los clientes que contenga en su nombre el texto Nacional

Criterios de nmeros:
4.

Listar los clientes cuyo crdito sea menor a 5 mil

5.

Listar los vendedores cuyo crdito sea mayor a 15 mil

6.

Listar los clientes cuyo cdigo est en el intervalo del 30 a 50.

7.

Listar los clientes cuyas crdito sean mayores al promedio

8.

Listar los 5 clientes con mayores crditos

9.

Listar los 3 clientes con menores crditos.

Criterios de fechas:
10. Listar los clientes que ingresaron el ao 2009.

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Microsoft Excel: Criterios Personalizados

11. Listar los vendedores que ingresaron en enero de cualquier ao
12. Listar los vendedores que ingresaron antes del 2005
13. Listar los vendedores que ingresaron en el 4to trimestre de cualquier ao.

Guarda el libro con el nombre Listado de clientes seguido de tu nombre y apellido. Cierra el
libro.

Caso 2:
Una empresa comercializadora con clientes en todo el mundo, desea analizar sus ventas por
vendedor, estableciendo diversos criterios que permitan responder preguntas como quin es el
vendedor con mayor volumen de ventas o cules son las ventas efectuadas a Lima. As, es
necesario aplicar filtros a la tabla que contiene estos datos.

1. Descarga el archivo Consolidado de ventas.

2. Aplica filtros a la tabla.
3. Realice el procedimiento necesario para resolver las siguientes situaciones:
Criterios simples:
1. Listar los vendedores del Jockey Plaza.
2. Listar los vendedores que ingresaron en el ao 2008.
3. Listar los vendedores cuyo destino de ventas sea el Per (Lima, Arequipa, Cajamarca y
Loreto)
4. Listar los vendedores de MegaPlaza y cuyo destino sea Budapest.
5. Listar los vendedores de Jockey Plaza que ingresaron en el ao 2000 y cuyo destino de
ventas sea Miami.
6. Listar los vendedores que ingresaron antes del ao 2000.
Criterios integrados de texto:
7. Listar los vendedores cuyo apellido empiecen con C.
8. Listar los vendedores cuyo apellido contengan la letra doble l (ll)
9. Listar los vendedores cuyo apellido terminen con S.
Criterios integrados de nmeros:
10. Listar los vendedores que tengan menos de 30 aos.
11. Listar los vendedores cuyo total de ventas sea mayor a 3 mil.
12. Listar los vendedores cuya edad est entre los 25 y 30 aos.
13. Listar los vendedores cuyas ventas sean mayores al promedio.
14. Listar los 4 vendedores con mayores ventas.
15. Listar los 2 vendedores con menores ventas.
Criterios integrados de fechas:

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16. Listar los vendedores que ingresaron el ao 2008.
17. Listar los vendedores que ingresaron entre el 1-1-2000 al 31-03-2000.
18. Listar los vendedores que ingresaron en abril de cualquier ao.
19. Listar los vendedores que ingresaron en el 4to trimestre de cualquier ao.
Guarda el libro con el nombre Consolidado de ventas seguido de tu nombre y apellido.

Personalizados
Todos los tipos de campo permiten la creacin de filtros personalizados. En este caso se
presenta una ventana que nos permite construir nuestro propio criterio:

Excel permite utilizar comodines que son: (?) para representar un carcter individual y (*) para
representar cualquier serie de caracteres. Los comodines funcionan de la forma como se
muestra en el ejemplo:
Criterios

Encuentra a

F*

Fermn, Federico

Fer*

Fernando

F?r*

Fermn, Fernando

?er*

Fermn, Fernando

?e*

Fermn, Federico

Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opcin Y los criterios se
suman (se tiene que cumplir con ambos criterios) y con la opcin O va a buscar cualquiera de
los registros que cumplan con los criterios establecidos.
En el ejemplo, se desea mostrar a las ventas hacia Tokio o Pekn:

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Y para mostrar celdas vacas, puede:

Caso 3:
Emplear filtros con criterios personalizados para resolver las siguientes situaciones:
Criterios Personalizados
20. Listar los clientes cuya fecha de ingreso sea de Julio a agosto del 2008.
21. Listar los clientes cuya fecha de ingreso sea de enero a julio de 2007
22. Listar los clientes cuya 2da letra del nombre sea E.
23. Lista los clientes que tengan 3 letras en su nombre.
24. Listar los clientes que tengan en el cdigo el nmero 4.
25. Listar los clientes que NO tengan en el cdigo el nmero 4.
26. Listar los clientes cuyos apellidos terminen en D y sus nombres empiecen con L.
Guarda el libro con el nombre Consolidado de ventas seguido de tu nombre y
apellido. Cierra el libro.

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