LA SOLICITUD DE DONACIN

El proceso para la presentacin de solicitudes

La Fundacin Pro Vctimis (FPV) se dedica a la concesin de donaciones
para aquellos proyectos que contribuyen a impulsar su misin de trabajar a
favor de lograr cambios permanentes y sostenibles en las vidas de los ms
necesitados y de los integrantes ms vulnerables de la poblacin en los
pases en vas de desarrollo, dirigiendo el apoyo principalmente a las
vctimas olvidadas que se encuentran en circunstancias excepcionales
(como en el caso de la explotacin extrema, de los que viven las secuelas
permanentes de conflictos armados, de desastres naturales o industriales,
etc) y quienes reciben poca o ninguna atencin.
Con base a nuestros enfoques geogrficos y reas programticas, nuestro
objetivo se centra en la inversin en proyectos que producen impactos
cuantificables y que logran alcanzar cambios significativos y tangibles.
FPV requiere que se presente una carta de solicitud para dar inicio al
proceso formal de solicitud de donacin. Las cartas de solicitud se pueden
presentar en cualquier momento y no existen plazos ni fechas lmites.
Previo a presentar una carta de solicitud, todos los solicitantes debern
familiarizarse con las secciones de nuestro sitio web que se detallan a
continuacin: la Misin, el enfoque geogrfico prioritario, las reas
programticas, los criterios de evaluacin, las restricciones y el proceso de
solicitud. Adicionalmente, existe la opcin de descargar aqu un documento
en formato de impresin de nuestra Gua para presentar una solicitud de
donacin. Tambin contamos con una seccin de Guia de preguntas que
incluye informacin adicional.
Al completar su debida revisin de las secciones detalladas anteriormente, y
dado el caso que se confirmara que tanto su organizacin, como su
propuesta de proyecto, cumplen con los criterios establecidos para la
financiacin y que encajaran dentro de nuestras reas de inters prioritario.
Haremos todo lo posible por efectuar una revisin de su carta de solicitud y
enviar nuestra respuesta inicial por correo electrnico dentro de un plazo de
45 das. Por un lado, podra ser que la solicitud fuera denegada. Por otro
lado, podra ser que la solicitud fuera seleccionada para someterse a una
revisin adicional o para recabar mayor informacin. En el segundo caso,
se contactara al remitente para invitarle a presentar una propuesta
completa y se le proporcionaran los lineamientos completos para pasar a
esa siguiente etapa. No obstante, el recibir una invitacin a presentar una
propuesta completa no conlleva un compromiso, ni implica la intencin de
FPV de conceder una donacin.
Ntese por favor que debido al gran nmero de solicitudes que recibimos,
nos es imposible atender llamadas telefnicas para solicitar informacin
sobre la revisin de una solicitud.
Dependiendo de la complejidad del proyecto, el plazo para la revisin de
una propuesta completa podra requerir de un plazo adicional de tres a seis
meses (en algunos casos, el plazo podra ampliarse an ms). La
experiencia nos demuestra que lo que se refiere a los indicadores de
resultados y de impacto, as como lo relacionado a la metodologa
correspondiente para la recopilacin de datos, son, por lo general, los temas
de mayor relevancia a la hora de analizar el proyecto y son los que
generalmente requieren de mayor ampliacin o de informacin adicional.

------------------------------------UN VISTAZO A LOS

PROGRAMAS
------------------------------------La FPV concede donaciones
para proyectos que encajan
dentro de sus reas
geogrficas prioritarias y bajo
los lineamientos estratgicos
del programa.
EL ENFOQUE GEOGRFICO:
frica: Argelia, Burundi,
Liberia, Marruecos, Ruanda,
Sierra Leona
Asia: Camboya, Laos, Nepal
Amrica Central: Guatemala,
Nicaragua, El Salvador
***
NUESTRAS REAS
PROGRAMTICAS:
Violencia en contra de la
mujer
Desarrollo rural
Agua y saneamiento
Discapacidad
Adems de apoyar los
programas fundamentales que
se detallan arriba, FPV
ocasionalmente concede un
apoyo a lo siguiente:
Donaciones Especiales

Se hace constar que FPV se reserve el derecho en todo momento de hacer

indagaciones o de someter las propuestas, de manera confidencial, a una
revisin externa.
En caso recibiera la anuencia de la Secretara, la propuesta completa del
proyecto deber ser presentada a la Junta Directiva de la Fundacin. Todas
las donaciones debern ser aprobadas por la Junta Directiva quien se rene
tres veces al ao. Las fechas para la convocacin de las reuniones de la
Junta no se divulgan al pblico.
En caso la propuesta de proyecto recibiera la aprobacin de la Junta, se
redactar un contrato de colaboracin en el cual se detallan las expectativas
de FPV en lo que se refiere a la presentacin de informes narrativos y
financieros, y el cual generalmente es enviado dentro del plazo de un mes.
Este contrato tiene que ser debidamente firmado antes toda transferencia
de fondos.
Los pagos de FPV suelen efectuarse siempre en cuotas y sujetos a la
recepcin y aprobacin de los informes de avances, tanto los narrativos,
como los financieros, en conformidad con lo que se detalla en el contrato de
colaboracin.
Por lo general, FPV solicita que los informes se hagan en forma semestral.
En los casos en los que un proyecto es cofinanciado, FPV har todo lo
posible por hacer coincidir sus requerimientos de informes con la
programacin de informes de los dems donantes para evitar la duplicacin
de esfuerzos y reducir la carga administrativa.
Normalmente se adjunta una lista de indicadores al contrato de
colaboracin. No obstante que la Fundacin opta por no proporcionar al
proyecto un formato preestablecido para los informes narrativos, dndole de
esa manera preferencia a que los donatarios tengan la posibilidad de
expresarse libremente o de hacer su informe con base en otros documentos
que se redactan para uso interno o incluso que se hacen con el formato de
otro donante que cofinancia el proyecto, lo anterior no exime al donatario de
tomar todas las medidas necesaria para presentar la informacin
correspondiente a los indicadores convenidos por FPV.
En forma similar, el presupuesto del proyecto, segn fuera aprobado por la
Junta Directiva, tambin deber ir adjunto al contrato de colaboracin. Para
permitir la comparacin de datos, FPV solicita a todos los donatarios que se
limiten a utilizar la misma presentacin y los mismos reglones
presupuestarios para la redaccin de los informes financieros.
La Fundacin se reserve el derecho en todo momento de recurrir al uso de visitas personales o al de
cualquier otro medio que considere conveniente para verificar el desempeo del proyecto y para constatar el
uso que se le diera a los fondos.

Los criterios de seleccin

La Fundacin Pro Vctimis (FPV) concede su apoyo a una amplia gama de
proyectos con plazos fijos de ejecucin : para los costos fijos o generales, para la
asistencia tcnica, para los costos de capital, incluyendo aquellos para la
construccin, renovacin o adquisicin de equipo, etc. En algunos casos
excepcionales y solamente en aquellas circunstancias en donde se prevn
perspectivas de mediano o largo plazo, se puede considerar la posibilidad de
conceder apoyo para cubrir dficits presupuestarios preexistentes, para un capital
semilla en forma de prstamo o de donacin.
Si bien es cierto que la Fundacin hace todo lo posible por ser flexible en la manera
en que concede su apoyo para responder mejor a las necesidades de sus
donatarios, por lo mismo debe ser muy estricta en la aplicacin de sus criterios de
seleccin. Previo a presentar una solicitud de donacin, por favor revise
cuidadosamente las tres secciones a continuacin: los criterios de elegibilidad, las
restricciones y los criterios de evaluacin.

A. Los criterios de elegibilidad

FPV apoya aquellas intervenciones que se centran en la restauracin o en la
generacin de mayor autonoma para aquellos grupos o segmentos de la poblacin
que son los ms vulnerables.
Se le da prioridad a aquellos proyectos que se enfocan en las comunidades o en los
grupos de habitantes que son vctimas de circunstancias extraordinarias
(explotacin extrema, secuelas permanentes del conflicto armado, desastres
naturales o industriales, etc.).
Para considerarse elegible, la organizacin y/o el proyecto debern cumplir con los
criterios que se detallan a continuacin:

cumplir con la misin y los objetivos generales de la Fundacin.

coincidir con el enfoque geogrfico y con las reas programticas.
ser gestionado por una ONG a nivel nacional o internacional que asume la
responsabilidad directa y que cuenta con una trayectoria reconocida y con
capacidad y experiencia comprobada.
ser un tema que provoca poca respuesta de otros donantes.
en los casos de organizaciones internacionales que cuentan con un
presupuesto anual que supera los 10 millones (Euros): slo aquellos
proyectos o programas a los que se les puede demostrar un fuerte
compromiso institucional se podrn considerar elegibles. La evidencia ms
convincente de un compromiso de este nivel sera el hecho, dado el caso
que el solicitante hubiera fracasado en todos sus intentos por recaudar los
fondos necesarios, que habra recurrido al desembolso de sus fondos de
contingencia para financiar el proyecto por un perodo que superara los 24
meses y que se pudiera constatar indiscutiblemente la calidad del proyecto
o programa.
contar con un historial de financiamiento internacional en ocasiones
anteriores.
enfocarse en la causa/raz.
lograr efectuar cambios significativos y cuantificables.
generar soluciones sostenibles con efectos de largo plazo.
incluir a la poblacin beneficiaria en el proceso de planificacin y ejecucin.
beneficiar directamente a las mujeres y que las incluyera en los procesos de
toma de decisin y en la ejecucin del proyecto.

ser replicable/aplicable en otros contextos.

apalancar apoyo proveniente de otras fuentes.

B. Las restricciones
NO se adjudicarn donaciones para lo siguiente:

las actividades de socorro en los momentos inmediatos despus de un

incidente o desastre (natural o provocado por el hombre).
los proyectos correspondientes a situaciones que cuentan con amplia
cobertura meditica.
aquellas organizaciones que no cuentan con un historial de financiamiento
internacional, al menos que se ejecutara el proyecto como parte de una
alianza con otra entidad de mayor trayectoria.
aquellas actividades que dependen entera y permanentemente de
financiamiento internacional y que reflejaran costos en desproporcin al
contexto.
los proyectos con objetivos polticos partidarios.
las actividades religiosas o los programas que atienden a grupos
especficos de culto o religin. No obstante, si el proyecto cumple con las
directrices de la Fundacin y tiene la intencin de apoyar a la poblacin sin
tomar en cuenta su afiliacin religiosa, se le permite a las organizaciones
religiosas presentar una solicitud.
los eventos generales o campaas para la recaudacin de fondos.
colegiatura o becas, los proyectos individuales (es decir, los proyectos de
cinematografa, fotografa o video, proyectos de investigacin, redaccin de
obras literarias, etc.)

C. Los criterios de evaluacin

Todos los criterios que se detallan a continuacin no se aplican necesariamente por
cada proyecto, pero son elementos que reflejan la perspectiva general de FPV
tanto en lo que se refiere a la toma de decisiones para la adjudicacin de fondos y la
creacin de alianzas, como por ser concordantes con su misin, sus reas
programticas y los principios que rigen sus intervenciones.
En el transcurso del proceso de evaluacin de propuestas de proyectos, FPV le
prestar especial atencin a lo siguiente:

la pericia y la trayectoria del operador en lo que se refiere tanto al entorno

geogrfico, como al tema especfico en el que se proponen las actividades.
los orgenes locales del proyecto dentro de lo cual tambin se considera el
grado de participacin de otros actores locales.
los impactos esperados del proyecto en lo que corresponde a su origen
fundamental, a la utilidad de sus aportes a la sociedad, a la posibilidad de
mayor apalancamiento, a su contribucin en fortalecer los recursos locales y
a su capacidad de ser auto sostenible.
la probabilidad de poder evaluar los resultados segn el grado en que stos
derivan de la calidad de los indicadores y de la confiabilidad de los medios
de verificacin.
la relacin entre los montos presupuestarios y su concordancia con el
contexto de ejecucin.
el grado en el que el proyecto cumple con el precepto que dice que las
ideas bien formuladas son aquellas que se pueden explicar claramente, as
como la capacidad con la que cuenta el operador para disear su proyecto
junto a su respectivo presupuesto de una manera coherente y precisa.

la capacidad con la que cuenta el operador para dar una perspectiva amplia,
pero concisa (incluyendo los aspectos financieros) del esquema general en
el que se enmarcan todas sus intervenciones y luego describir cmo es que
su propuesta encaja dentro de este marco general. FPV siempre se
interesa ms en conocer la perspectiva ms amplia que en limitarse a una
visin detallada y fragmentada.

No obstante el hecho que la Fundacin vela por repartir su asistencia de la manera

ms ecunime entre todas sus reas programticas y en sus pases prioritarios,
algunas consideraciones internas (no divulgada pblicamente) pueden tambin
tener un impacto sobre la decisin final de aceptar o denegar una propuesta. Esto
sucede an en los casos en que las propuestas reflejan las prioridades de la
Fundacin en su totalidad y en que tambin cumplen con los criterios de evaluacin
que se detallaron anteriormente.
Asimismo, nuestros fondos se ven limitados en relacin con el gran nmero de
solicitudes de apoyo merecedoras que recibimos. Por ello, todas las solicitudes
completas de proyectos que son seleccionadas para pasar a revisin de la Junta
Directiva se someten a un proceso competitivo previo a una aprobacin final.
Debido a lo anterior y no importando el tiempo transcurrido durante el proceso, ni el
nmero de veces que se intercambi informacin al respecto, la Secretara de la
Fundacin nunca se encuentra en la posibilidad de poder garantizar plenamente un
resultado positivo.

Presentacin de una carta de solicitud

La Fundacin Pro Vctimis (FPV) requiere de una carta de solicitud para dar inicio al
proceso formal de donacin. Para mayores detalles sobre el proceso, por favor
ingrese aqu.
La carta de solicitud le permite al personal de FPV evaluar la pertinencia del
proyecto propuesto acorde a los programas y las prioridades de la Fundacin y, a su
vez, permite informarse lo suficiente para poder recomendar proceder a solicitar una
propuesta completa.
Las cartas de solicitud se aceptan en forma continua; no existen fechas lmites ni
plazos anuales.
Las cartas de solicitud se pueden redactar en francs , ingls o espaol.
Para hacer el contacto inicial, por favor abstngase de llamar o presentarse a la
oficina en persona; ms bien, siga cuidadosamente las instrucciones que se detallan
a continuacin:
PASO NO. 1 FAMILIARIZARSE CON EL TRABAJO DE FPV
El primer paso del proceso de solicitudes consiste en saber si el tipo de proyecto
que usted propone corresponda a las prioridades y criterios de FPV. Para ello, lea
detenidamente cada una de las secciones detalladas:
Nuestra misin
Enfoque geogrfico
reas programticas
Criterios de elegibilidad
Criterios de evaluacin

PASO NO. 2 FAMILIARIZARSE CON LAS ACTIVIDADES QUE FPV NO FINANCIA

Si usted ya considera que el proyecto que propone encaja dentro de nuestro
enfoque geogrfico, clasifica en una de nuestras reas programticas y cumple con
los criterios de elegibilidad y evaluacin, el prximo paso consiste en revisar
detenidamente las restricciones al financiamiento que aplicamos en estricto sentido.
PASO NO. 3 REDACCIN DE LA CARTA DE SOLICITUD
Si ha procedido debidamente a cumplir con los Pasos 1 y 2 y an considera que
podra existir la posibilidad de contar con financiamiento de FPV, por favor
envennos una carta de solicitud a la que acompaa la informacin financiera
detallada junto con cualquier documentacin que la ampare, segn se describe a
continuacin. Para ayudarlo a reunir toda la informacin que se requiere, puede
ingresar aqu para descargar una lista de verificacin en formato de impresin.

1. CONTENIDO DE LA CARTA DE SOLICITUD

FPV no cuenta con un formato preestablecido ni con fechas lmites para la
presentacin de cartas iniciales de solicitud. Sin embargo, la carta de solicitud no
debe excederse de un total de 10,000 caracteres (+/- 4 pginas, sin contar la
informacin financiera solicitada, ni los dems documentos de respaldo) y deber
detallar lo siguiente:

a) Una introduccin de la organizacin que solicita el apoyo, la cual

incluye:
la(s) rea(s) de su experiencia
la fecha en la que se estableci dentro del contexto geogrfico junto con
una resea sobre sus actividades actuales y anteriores
la informacin relevante proveniente de la experiencia previa de la entidad y
su pertinencia en el campo en el que se propone intervenir, aunque sea en
otro contexto.
Ntese: En caso el proyecto est diseado como un esfuerzo conjunto con
otra organizacin o en una alianza local, asegrese de incluir la
informacin arriba mencionada para las dems organizaciones.
b) Una descripcin del proyecto propuesto, incluyendo:
su justificacin
sus objetivos generales y especficos
las actividades propuestas
el nmero aproximado de beneficiarios directos e indirectos
los resultados esperados
los indicadores de resultado y una descripcin detallada de la metodologa y
procedimientos de evaluacin que se contemplan.
el plazo de la vida del proyecto, y en caso ya estuvieran establecidas, las
fechas de inicio y finalizacin
el monto aproximado del presupuesto general del proyecto y la contribucin
estimada que se solicita a FPV.
Ntese: En caso el proyecto est diseado como un esfuerzo conjunto
con otra organizacin o en una alianza local, asegrese de incluir
informacin detallada sobre las atribuciones y responsabilidades de cada
una de las partes.
2. INFORMACIN FINANCIERA REQUERIDA
Junto con su carta de solicitud, asegrese de incluir la informacin financiera que se
detalla a continuacin y para lo cual no existe lmite de pginas:
c) referente a la organizacin solicitante:
Informes financieros anteriores: el monto total de los gastos anuales de la
organizacin en los tres ltimos aos (incluyendo la totalidad de sus
programas/intervenciones), junto con una lista detallada de las fuentes de
ingresos, incluyendo los montos de cada aporte. En el caso de
organizaciones internacionales: detallar los gastos anuales locales del
programa nacional (incluyendo todos los proyectos e intervenciones)
durante los mismos aos arriba indicados, junto con una lista detallada de
las fuentes de ingresos, incluyendo los montos de cada aporte.
Presupuesto actual: una copia del presupuesto global de la organizacin
para el ao en curso, incluyendo todos los programas e actividades que se
planifican, junto con una lista de las fuentes ya aseguradas de
financiamiento, as como de las solicitudes de donaciones pendientes de
aprobacin para el ao en curso. En ambos casos, proporcione la
informacin correspondiente al objetivo y el monto de las contribuciones ya
aprobadas y de las que se encuentran pendientes de confirmacin. En el
caso de organizaciones internacionales: detalle el presupuesto anual
vigente para todo el programa nacional, incluyendo todos los
proyectos/intervenciones previstos por el ao junto con la lista para el ao
en curso de las fuentes aseguradas de financiamiento y de las donaciones o

fondos pendientes de aprobacin, incluyendo en ambos casos el propsito y

el monto de las contribuciones ofrecidas/pendientes.
Ntese: En caso el proyecto se propone en colaboracin con otra
organizacin o como parte de una alianza local, asegrese de incluir
tambin la informacin arriba solicitada para las dems organizaciones.
d) referente al proyecto propuesto:
un presupuesto detallado desglosado por renglones, incluyendo costo
unitario y expresado en moneda local y convertida tambin a divisas en
alguna de las siguientes monedas: Euro, USD, GBP o CHF.
un presupuesto detallado de ingresos desglosado en base a las fuentes
aseguradas de financiacin y de las solicitudes de donacin pendientes de
aprobacin y haciendo mencin de los montos ofrecidos o solicitados. En el
caso de las solicitudes de donacin pendientes de aprobacin, tambin
debe indicarse la fecha estimada para la decisin de aprobacin.
En caso aplicara, tambin deber indicarse cualquier destino especfico que
tuvieran las dems fuentes de financiamiento, ya sea ofrecidas o pendientes
de aprobacin.
FPV no proporciona formatos para presupuestos, pero ingrese aqu para
obtener directrices presupuestarias y plantillas que pueden contribuir a una
mejor comprensin del tipo de informacin y el nivel de detalle que
requerimos.
3. DOCUMENTOS DE RESPALDO
Dada la gran importancia que le da FPV a los temas de indicadores, evaluaciones
de impacto y metodologa correspondiente, el hecho de adjuntar los documentos de
respaldo que se detallan a continuacin podra darle mayor peso a la solicitud
presentada:

En caso aplicara, presentar una copia del informe de evaluacin o del estudio

de impacto que se realizara sobre una fase anterior del proyecto presentado o
de un proyecto estructurado en forma similar que fuera ejecutado por su
organizacin dentro del mismo contexto o en otro similar.
En caso ya existiera, presentar copia del estudio de lnea de base que
corresponde al proyecto que se propone.
En caso ya existiera, presentar copia del marco lgico para el proyecto.
Copia de cualquier otro documento interno de investigacin o referencia que
pudiera contribuir a una mayor comprensin de la forma en la cual el solicitante
(y, en caso aplicara, en conjunto con sus aliados locales) planificara efectuar la
medicin y evaluacin de los impactos producidos por la intervencin.
4. ENVIO DE LA INFORMACION

Nuestra preferencia es que las cartas de solicitud y los documentos que la

acompaan sean enviadas por correo electrnico a la siguiente direccin:
contact@provictimis.org
Sin embargo, tambin pueden ser enviados por correo postal a la siguiente
direccin:
FUNDACION PRO VCTIMIS
5 rue St. Ours
CH-1205 Ginebra
SUIZA

En el caso de cualquier solicitud enviada por correo electrnico, no hace falta

enviar otra copia impresa en papel.
PASO NO.4 LA RESPUESTA DE LA FUNDACIN
Por lo general, FPV enva una notificacin preliminar dentro del plazo de una
semana acusando recibo de la carta de solicitud. Al mismo tiempo, remitimos la
carta a la persona indicada de nuestro equipo quien proceder a su revisin.
FPV se reserve el derecho en todo momento de someter las propuestas, de manera
confidencial, a una revisin externa.
Velamos por responder con celeridad a cada propuesta que recibimos, pero ntese
que el proceso de revisin de las cartas de solicitud junto con los documentos de
respaldo puede llevar hasta seis semanas.
Debido al gran nmero de solicitudes que recibimos, nos es imposible responder a
llamadas telefnicas solicitando informacin sobre el proceso de revisin de
cualquier carta de solicitud que nos fuera enviada. En caso no recibiera ninguna
comunicacin de parte nuestra al concluir el plazo de seis semanas, no deje de
ponerse en contacto va correo electrnico para recibir mayor informacin.
Si el equipo tcnico de FPV completara la revisin de su carta de solicitud llegando
a la conclusin que la propuesta encaja dentro de las prioridades de la Fundacin y
cumple con los criterios requeridos para considerar una posible donacin, se le
invitar a presentar una propuesta completa y se le proveer de todos los datos
necesarios para proceder a ello. El hecho de recibir una invitacin a presentar una
propuesta completa no es indicativo de una intencin, ni compromete a FPV a la
adjudicacin de una donacin. Para obtener mayor informacin referente a lo que se
puede esperar durante el proceso, por favor ingrese a nuestra pgina sobre el
proceso de solicitud.
En caso se llegara a completar el proceso de revisin llegando a la conclusin que
desafortunadamente no existe la posibilidad de contemplar un financiamiento por
parte de FPV, se le notificar al solicitante por correo electrnico. Debido a que
tenemos un gran nmero de solicitudes que no concluyen exitosamente,
lamentamos que la Fundacin no est en las posibilidades de proporcionar mayores
detalles, ni de dar retroalimentacin personalizada referente a las razones que
fundamentaron la decisin. Si el tiempo nos permite, hacemos todo lo posible por
expresar brevemente las razones que impidieran que una carta de solicitud fuera
seleccionada para proceder al siguiente paso de revisin adicional.