Manual Funcionamiento DGR SCZ 8 Sep 14 Prop

Secretara Departamental de Seguridad Ciudadana
Direccin de Gestin de Riesgo
Manual de organizacin, funciones y

funcionamiento
Manual de organizacin, funciones y funcionamiento de

la
(Propuesta)
Agosto de 2014
Secretara Departamental de Seguridad

Ciudadana
CARE DIPECHO VIII Proyecto Fortalecimiento de la capacidad y la coordinacin dentro de la comunidad humanitaria para responder a los
desastres naturales en Bolivia
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funcionamiento
Contenido
1.
PRESENTACIN ......................................................................................................................... 6
2.
INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 6
3.
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y FUNCIONAMIENTO . 6
4.
3.1
FINALIDAD ......................................................................................................................... 6
3.2
OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 6
3.3
OBJETIVOS ESPECFICOS .................................................................................................... 6
3.4
ALCANCE Y APLICACIN ................................................................................................... 7
BASE LEGAL DE ASIGNACIN DE COMPETENCIAS Y ATRIBUCIONES AL GAD ........................ 7

4.1
CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO (2009) ................................................................ 7
4.2 LEY DE REDUCCIN DE RIESGOS Y ATENCIN DE DESASTRES Y /O EMERGENCIAS N

2140 (2000).................................................................................................................................. 7
4.3
DECRETO SUPREMO 26739 REGLAMENTACIN DE LA LEY 2140 (2002)........................ 7
4.4 LEY MARCO DE AUTONOMAS Y DESCENTRALIZACIN ANDRS IBEZ N 031

(2010) ........................................................................................................................................... 8
5.
DIRECCIN DE GESTIN DE RIESGO......................................................................................... 8

5.1
ANTECEDENTES ................................................................................................................. 8
5.2
VISIN ............................................................................................................................... 9
5.3
MISIN ............................................................................................................................... 9
5.4
OBJETIVO ........................................................................................................................... 9
5.5
MBITO DE ACCIONES ....................................................................................................... 9
5.6
DEPENDENCIA ESTRUCTURAL ......................................................................................... 10
5.7
ORGANIZACIN ............................................................................................................... 11
5.8
ORGANIGRAMA ................................................................................................................ 12
5.9
CENTROS PROVINCIALES DE GESTIN DEL R IESGO ....................................................... 14
5.10
FUNCIONES ................................................................................................................... 15
5.10.1 DIRECCIN DE GESTIN DE RIESGO............................................................................ 15

5.10.2 COORDINACIN GENERAL ........................................................................................... 16
5.10.3 ASESORA JURDICA..................................................................................................... 18
5.10.4 UNIDAD ADMINISTRATIVA .......................................................................................... 18
5.10.5 UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS .............................................................................. 19
5.10.6 UNIDAD DE COMUNICACIN Y RELACIONES PBLICAS ............................................. 20
5.10.7 SECRETARIA DE DIRECCIN ........................................................................................ 21
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5.10.8 UNIDAD DE ANLISIS Y REDUCCIN DEL RIESGO (UARR) ...................................... 21

5.10.9 UNIDAD DE ALERTA TEMPRANA (UAT) ..................................................................... 22
5.10.10
UNIDAD DE EVALUACIN (UE) ............................................................................... 23
5.10.11
UNIDAD DE MANEJO DE EVENTOS ADVERSOS (UMEA) ........................................ 23
5.11
FUNCIONAMIENTO DE LA DGR ................................................................................... 24
5.11.1 AUXILIARES DE UNIDAD ............................................................................................. 24

5.11.2 FUNCIONARIOS REFERENTES EN EL TEMA .................................................................. 25
5.11.3 CENTRO DE COMUNICACIN INTEGRADO ................................................................... 25
5.11.4 HORARIOS DE ATENCIN ............................................................................................. 25
5.11.5 PROTOCOLOS Y FLUJOGRAMAS ADMINISTRATIVOS ................................................... 25
5.11.6 PROTOCOLOS Y FLUJOGRAMAS OPERATIVOS ............................................................. 46
6.
BIBLIOGRAFA ......................................................................................................................... 57
ANEXO 3: CONCEPTOS FUNDAMENTALES ................................................................................... 58
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ndice de grficos
Grfico 1
Dependencia de la Direccin de Gestin de Riesgo en la estructura organizacional del Gobierno Autnomo

Departamental de Santa Cruz
Organigrama de la Direccin de Gestin de Riesgo
Grfico 2
ndice de cuadros
Cuadro 1
Cuadro 2
Cuadro 3
Cuadro 4
mbito de acciones de la Direccin de Gestin de Riesgo

Organizacin de la Direccin de Gestin de Riesgo
Macroregiones en el Departamento de Santa Cruz y Centros Provinciales de Gestin del Riesgo
Funcionarios Referente para eventos de mayor recurrencia
ndice de Anexos
Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Formulario Acta de Entrega de Equipos

Formulario Solicitud de uso de Vehculo
Conceptos fundamentales
SIGLAS UTILIZADAS
ADE
AASANA
CDIRR
CIAT
COE
COED(s)
COEM(s)
CONARADE
CPE
DIPECHO
DGR(s)
EDAN
GADSCZ
GAM(s)
GRD
MAE
ONG
PA-##
PISAE
PO-##
POA
RRD
SAT
SATIF
SCZ
SDSC
SEARPI
SEDACRUZ
SEDCAM
SEDES
Atencin de Desastres y Emergencias

Administracin de Aeropuertos y Servicios Auxiliares a la Navegacin Area
Comit Departamental Interinstitucional de Reduccin del Riesgo
Centro de Investigacin Agrcola Tropical
Centro de Operaciones de Emergencia
Centro de Operaciones de Emergencia Departamental
Centro de Operaciones de Emergencia Municipal
Consejo Nacional para la Reduccin de Riesgos y Atencin de Desastres y/o Emergencias
Constitucin Poltica del Estado
Programa de Preparacin ante Desastres de la Comisin Europea,
Evaluacin de Daos y Anlisis de Necesidades
Gobierno Autnomo Departamental de Santa Cruz
Gobierno Autnomo Municipal
Gestin del Riesgo de Desastres
Mxima Autoridad Ejecutiva
Organizaciones No Gubernamentales
Protocolo Administrativo nmero XX
Programa Integral en Seguridad Alimentaria y Emergencias
Protocolo Operativo nmero XX
Plan Operativo Anual
Reduccin del Riesgo de Desastres
Sistema de Alerta Temprana
Sistema de Alerta Temprana contra Incendios Forestales
Santa Cruz
Servicio de Encauzamiento de Aguas y Regularizacin del Ro Pira
Servicio Departamental Agropecuario de Santa Cruz
Servicio Departamental de Caminos
Servicio Departamental de Salud
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SENAMHI
SINAGER
SISRADE
TESA
UAT
UE
UGR(s)
UMEA
UARR
VMSC
VIDECI

funcionamiento
Servicio Nacional de Meteorologa e Hidrologa

Sistema Nacional Integrado de Informacin para la Gestin del Riesgo
Sistema Nacional para la Reduccin de Riesgos y Atencin de Desastres y/o Emergencias
Tcnico, Econmico, Social y Ambiental
Unidad de Alerta Temprana
Unida de Evaluacin
Unidad de Gestin del Riesgo (D-Departamental o M-Municipal)
Unidad de Manejo de Eventos Adversos
Unidad de Anlisis y Reduccin del Riesgo
Viceministerio de Seguridad Ciudadana
Viceministerio de Defensa Civil
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Manual de organizacin, funciones y funcionamiento de la Direccin

de Gestin de Riesgo
1. PRESENTACIN
Director de la DGR o Secretario Departamental de Seguridad Ciudadana
2. INTRODUCCIN
El Manual de Organizacin, Funciones y Funcionamiento de la Direccin de Gestin de Riesgo (DGR) del Gobierno
Autnomo Departamental de Santa Cruz (GAD SCZ) ha sido elaborado por el personal de la DGR. Es un instrumento
tcnico administrativo de carcter operativo que contiene informacin sobre su estructura organizacional
(organigrama), la descripcin de sus objetivos y las funciones inherentes a cada una de las unidades que la
compone, los niveles jerrquicos, las relaciones de dependencia y los procesos establecidos para su
funcionamiento.
3. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE ORGANIZACIN , FUNCIONES Y FUNCIONAMIENTO

3.1
FINALIDAD
El manual describe las funciones o rol especfico de cada unidad organizacional para facilitar el cumplimiento y
seguimiento de los principios bsicos de la administracin como, por ejemplo, el principio de unidad de mando y el
principio de direccin nica.
3.2
OBJETIVO GENERAL
Tiene como objetivo fundamental guiar al personal de la DGR en el cumplimiento de sus funciones y el logro de los
objetivos de corto, mediano y largo plazo establecidos en su planificacin para contribuir a su fortalecimiento
institucional.
3.3
OBJETIVOS ESPECFICOS
Definir el funcionamiento de la DGR.
Apoyar en el establecimiento de un sistema de gestin para el manejo de informacin, documentacin,

registro y monitoreo de las actividades enmarcadas dentro de la Gestin del Riesgo de Desastres (GRD).
Apoyar la formulacin de planes de trabajo, de emergencia y contingencia.
Proveer una base para el anlisis y evaluacin del trabajo y su mejoramiento continuo.
Servir de base para el proceso de induccin y capacitacin a su personal.
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3.4

funcionamiento
ALCANCE Y APLICACIN
Las disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicacin y estricto cumplimiento para el personal de la
DGR. Las responsabilidades descritas no son limitativas sino referenciales y pueden ser ajustadas en cualquier
momento, producto de la incorporacin de nuevos procesos, tecnologas o programas. Para reflejar estos cambios,
el manual debe revisarse y actualizarse peridicamente.
4. BASE LEGAL DE ASIGNACIN DE COMPETENCIAS Y ATRIBUCIONES AL GAD

4.1
CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO (2009)
La Constitucin Poltica del Estado Plurinacional de Bolivia (CPE, 2009), establece entre los fines y funciones esenciales
del Estado el garantizar el bienestar, el desarrollo, la seguridad y la proteccin e igual dignidad de las personas, las
naciones, los pueblos y las comunidades, y fomentar el respeto mutuo y el dilogo intracultural, intercultural y
plurilinge. (Art.9, 2.). Tambin establece el deber de las bolivianas y los bolivianos de socorrer con todo el apoyo
necesario, en casos de desastres naturales y otras contingencias (Art.108, 11.).
La CPE establece como derechos fundamentales de las personas aquellos considerados como de tercera
generacin1: a la vida y a la integridad fsica, psicolgica y sexual; al agua y a la alimentacin; a recibir educacin en
todos los niveles de manera universal, productiva, gratuita, integral e intercultural, sin discriminacin; a la salud; a
un hbitat y vivienda adecuada, que dignifiquen la vida familiar y comunitaria; al acceso universal y equitativo a los
servicios bsicos de agua potable, alcantarillado, electricidad, gas domiciliario, postal y telecomunicaciones (Artculos
15 al 20).
4.2
LEY DE REDUCCIN DE RIESGOS Y ATENCIN DE DESASTRES Y/O EMERGENCIAS N 2140 (2000)
En su Artculo 11 faculta al Prefecto (hoy Gobernador) a asignar a un rea funcional de la actual estructura la
responsabilidad de asumir actividades para la Reduccin del Riesgo (RRD) y Atencin de Desastres y/o Emergencias
(ADE).
4.3
DECRETO SUPREMO 26739 R EGLAMENTACIN DE LA LEY 2140 (2002)
En sus Artculos 44 y 45 faculta al Prefecto (hoy Gobernador) a designar a una instancia como la responsable de la
direccin y coordinacin tcnica de la Prefectura (hoy Gobernacin) en RRD y ADE con las siguientes atribuciones2:
Planificacin
o Formular y ejecutar los Planes Departamentales de RRD y ADE en el marco del Plan Departamental de
Desarrollo (PDD) y del Sistema de Planificacin (SISPLAN) (hoy Sistema de Planificacin Integrada del
Estado - SPIE) en coordinacin con la sociedad civil a travs de la conformacin de comits temticos
(inciso a).
Coordinacin
o Participar del Comit Departamental Interinstitucional (inciso e).
o Implementar el Centro de Operaciones de Emergencia (COE) departamental (inciso g).
Operacin
o Formular el Plan de Atencin Departamental, en coordinacin con la sociedad civil, as como los
estudios de evaluacin de daos (inciso f).
CUBAENCUENTRO (2014) Los Derechos de Tercera Generacin tambin conocidos como Derechos de Solidaridad o de los Pueblos contemplan
cuestiones de carcter supranacional como el derecho a la paz y a un medio ambiente sano. Los Derechos de los Pueblos se encuentran en
proceso de definicin y estn consagrados en diversas disposiciones de algunas convenciones internacionales.
2
A lo largo del documento se han clasificado las acciones en cinco reas principales para facilitar la comprensin y los procesos de coordinacin
y articulacin intra e interinstitucionales: Planificacin, asignacin de recursos, coordinacin, operacin e informacin.
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Informacin
o Elaborar los Informes Departamentales de Reduccin del Riesgo (RRD) y Atencin de Desastres y/o
Emergencias (ADE) (inciso c).
o Elaborar las Evaluaciones de Daos y Anlisis de Necesidades (EDAN) en el nivel departamental con el
asesoramiento del SENADECI (inciso d).
o Promover la difusin y capacitacin en la RRD y ADE (inciso b).
o Implementar los Centros de Informacin Departamentales para proveer informacin al SINAGER
(inciso h).
4.4
LEY MARCO DE AUTONOMAS Y DESCENTRALIZACIN ANDRS IBEZ N 031 (2010)
En su Artculo 100, (Gestin de riesgos y atencin de desastres naturales) establece la competencia residual de
gestin de riesgos con las siguientes competencias exclusivas a nivel departamental:
Planificacin
o Definir polticas, en programas y proyectos que integren la Reduccin del Riesgo de Desastres (RRD)
tanto de tipo correctivo como prospectivo (Inciso 3).
o Elaborar polticas de incentivos para garantizar una disminucin sostenida de los niveles de riesgo
existentes en el pas, de acuerdo a la clasificacin del riesgo (Inciso 6).
Asignacin de recursos
o Definir polticas y mecanismos que garanticen la financiacin de medidas de reduccin de riesgos de
desastre incorporadas dentro de la gestin del desarrollo (Inciso 9).
o Normar, disear y establecer polticas y mecanismos de proteccin financiera para enfrentar
contingencias y permitir la recuperacin por desastres en el nivel departamental (Inciso 8).
Coordinacin
o Conformar y liderar Comits Departamentales de Reduccin de Riesgo y Atencin de Desastres, en
coordinacin con los Comits Municipales (Inciso 1).
Operacin
o Declarar desastre y/o emergencia, en base a la clasificacin respectiva y acciones de respuesta y
recuperacin integral de manera concurrente con los gobiernos municipales e indgena originario
campesinos (Inciso 7).
Informacin
o Elaborar Sistemas de Alerta Temprana vinculados a ms de un municipio (Inciso 5).
o Evaluaciones del riesgo, aplicando los criterios, parmetros y metodologa comn para clasificar los
mismos, monitorearlos, comunicarlos dentro del mbito departamental y reportarlos al SISRADE (Inciso
4).
Consolidar los indicadores de riesgo y reduccin del mismo y atencin de desastres informados por los
gobiernos municipales, efectuando el seguimiento correspondiente a escala departamental (Inciso 2).
5. DIRECCIN DE GESTIN DE RIESGO

5.1
ANTECEDENTES
Inicialmente establecida como Comit/Centro de Operaciones de Emergencia Departamental (COED), la DGR fue
instituida el ao 2011 sin un presupuesto asignado. A partir del ao 2012 se incluye estructuralmente en el
organigrama de la Gobernacin.
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5.2

funcionamiento
VISIN
La DGR ser reconocida en el mbito departamental por la implementacin y consolidacin de un Sistema de

Gestin del Riesgo, provisto de un conglomerado humano competente y especializado dentro del GAD SCZ y con
recursos suficientes y oportunos para su funcionamiento.
5.3
MISIN
La DGR garantiza la proteccin de personas y colectividades de los efectos negativos de desastres de origen natural
o antrpico, mediante la generacin de polticas, estrategias y normas que promuevan capacidades orientadas a
identificar, conocer, analizar, prevenir, mitigar y reducir riesgos, para enfrentar y manejar eventos adversos; as
como para recuperar y reconstruir las condiciones sociales, econmicas y ambientales afectadas por eventuales
emergencias o desastres.
Es el brazo operativo y coordinador del Comit/Centro de Operaciones de Emergencia (COED) y orienta el accionar
de todas las personas e instituciones que intervienen o se ven involucradas cuando se presenta una situacin que
pone en riesgo la vida de las personas o los animales, la construccin e integridad de las obras de arte, los servicios
bsicos, las reas productivas o los medios de comunicacin.
5.4
OBJETIVO
Incorporar el enfoque de Gestin del Riesgo de Desastres (GRD) en la planificacin del desarrollo departamental
mediante polticas, planes, programas y proyectos multisectoriales, coordinados y articulados con organizaciones
pblicas, privadas, civiles, instituciones tcnicocientficas, agencias humanitarias, Organizaciones No
Gubernamentales (ONGs), cooperacin internacional, academia, entre otros, para incidir positivamente en la
reduccin del riesgo (RRD) y la atencin de desastres y/o emergencias (ADE) y generar resiliencia local aplicando un
enfoque integral que parte del conocimiento de las condiciones de riesgo particulares del Departamento de Santa
Cruz.
5.5
MBITO DE ACCIONES
Las acciones de la DGR se enfocan en la RRD y la ADE cuyo eje transversal es el conocimiento del riesgo, que se
constituye en el aspecto fundamental que gua el accionar de la DGR para que sus funciones respondan a la
realidad especfica del departamento.
El conocimiento de las condiciones de riesgo implica la identificacin y anlisis de: las amenazas recurrentes en el
territorio departamental, las vulnerabilidades asociadas a estas amenazas, y las capacidades con que se cuenta
para reducir el riesgo y enfrentar los eventos adversos que podran desencadenarse (evaluacin del riesgo).
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funcionamiento
Cuadro 1: mbito de acciones de la Direccin de Gestin de Riesgo

Procesos clave de la Gestin del Riesgo
Propsito de las acciones
Tipo de
Gestin
Evitar la generacin de nuevas

condiciones de riesgo
Prospectiva
Mitigacin
Corregir o paliar las condiciones

de riesgo existentes
Correctiva
Recuperacin y
Reconstruccin
Reconstruir mejor (reducir el

riesgo)
Conocimiento del riesgo
Prevencin
Reduccin del Riesgo
Atencin de Desastres
y/o Emergencias
Preparacin
Alerta
Respu es ta
Enfrentar los efectos de las

emergencias y desastres
Reactiva
Rehabilitacin
Fuente: CARE DIPECHO VIII (2014)
5.6
DEPENDENCIA ESTRUCTURAL
La DGR del GAD SCZ depende de la Secretara Departamental de Seguridad Ciudadana (SDSC), que tiene como
funciones generales:
Desarrollar acciones de seguridad ciudadana coordinadas con las diferentes dependencias de la

Gobernacin, organismos e instituciones relacionadas, en materia de seguridad ciudadana, orden interno
y defensa civil, para que de esta forma se brinde una mejor atencin en la seguridad humana de la
poblacin del Departamento.
Implementar planes y programas de Seguridad Ciudadana y de proteccin a la poblacin en coordinacin
con las instancias nacionales responsables, las autoridades pblicas y las organizaciones de la sociedad
civil.
COLOMBIA, 2012: Conocimiento del Riesgo Es el proceso de la gestin del riesgo compuesto por la identificacin de escenarios de riesgo, el
anlisis y evaluacin del riesgo, el monitoreo y seguimiento del riesgo y sus componentes, y la comunicacin para promover una mayor
conciencia del mismo que alimenta los procesos de reduccin del riesgo y de manejo de desastre.
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Grfico 1: Dependencia de la Direccin de Gestin de Riesgo en la estructura organizacional del

Gobierno Autnomo Departamental de Santa Cruz
5.7
ORGANIZACIN
La DGR est organizada en tres reas de trabajo: (i) Legal (asesora), (ii) Administrativa, y (iii) Operativa
(sustantiva)4. Para el cumplimiento de funciones de la DGR se asign la siguiente estructura de personal a cada
rea.
Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa (2003) Clasificacin de unidades organizacionales: (i) Sustantiva: sus funciones
contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos de la DGR. (ii) Administrativas: sus funcione contribuyen indirectamente al
cumplimiento de los objetivos y prestan servicios a las unidades sustantivas para su funcionamiento. (iii) De asesoramiento: cumplen funciones
de carcter consultivo y no ejercen autoridad lineal sobre las dems unidades.
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Cuadro 2: Organizacin de la Direccin de Gestin de Riesgo

I. rea Asesora
A. Asesora Jurdica
Responsable
A.
B.
C.
D.
5.8

II. rea Administrativa
III. rea Operativa
Unidad Administrativa
A. Coordinacin General
Responsable
Coordinador(a)
o
Coordinadora
B. Unidad de Anlisis y Reduccin de Riesgo (UARR)
Administrativa.
Responsable.
Activos Fijos
o
Tcnicos Desconcentrados en Provincias
o
Encargado de Activos Fijos
(Cordillera,
Sara,
ngel
Sandoval,
Auxiliar y Encargado de
Chiquitos, Vallegrande, Germn Busch,
vehculos
Obispo Santiestban)
Encargado de equipos
o
Sistematizacin
Encargado
de
Archivo
herramientas
o
Proyectos
Choferes de vehculos
o
Mapas.
Unidad de Recursos Humanos
C. Unidad de Alerta Temprana (UAT)
Responsable
Responsable
o
Auxiliar.
o
Auxiliar
Unidad de Comunicacin y Relaciones
o
Capacitadores
Pblicas
o
Centro de Comunicacin e informes
Responsable
Auxiliar de comunicaciones
o
Relaciones Pblicas
o
Sistematizacin.
Secretaria de Direccin
D. Unidad de Evaluacin (UE)
Secretaria
Responsable
o
Mensajeros
o
Auxiliar
o
Tcnicos
o
Sistematizacin
E.
Unidad de Manejo de Eventos Adversos (UMEA)
Responsable
o
Auxiliar
o
Preparador fsico
o
Personal de apoyo
o
Tres equipos de tcnicos
Equipo A
Equipo B
Equipo C
o
Equipo de Apoyo Logstico**
Responsable
Personal de apoyo
(**) Este equipo se organizar, una vez
aprobada su conformacin, por la
SDSC
ORGANIGRAMA
El organigrama de la DGR, como instrumento administrativo, refleja grficamente la ubicacin de las unidades
organizacionales, su relacin de dependencia y la jerarqua de los cargos asignados a su personal.
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funcionamiento
Grfico 2: Organigrama de la Direccin de Gestin de Riesgo
CARE DIPECHO VIII Proyecto Fortalecimiento de la capacidad y la coordinacin dentro de la comunidad humanitaria para responder a los desastres naturales en Bolivia
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5.9

funcionamiento
CENTROS PROVINCIALES DE GESTIN DEL RIESGO
Geogrficamente, el alcance de la DGR llega a las 15 provincias y los 56 municipios del Departamento de
Santa Cruz. Se han definido cinco Macroregiones de acuerdo a las caractersticas geogrficas comunes y
la recurrencia de eventos especficos en el sector:
1)
2)
3)
4)
5)
Central Norte Integrado

Chiquitana Norte
Chiquitana Sur
Valles
Chaco.
Para cumplir de una mejor manera con las funciones asignadas, monitorear permanentemente las
condiciones de riesgo presentes, coordinar y articular acciones con los municipios y sus Unidades de
Gestin del Riesgo (UGRs), proveer asistencia tcnica y capacitacin, reducir los tiempos de respuesta y
atencin se estn estableciendo Centros Provinciales de Gestin del Riesgo asignando Tcnicos
Desconcentrados por Macroregin. A futuro se planea establecer un centro en cada provincia.
Cuadro 3: Macroregiones en el Departamento de Santa Cruz y Centros Provinciales de

Gestin del Riesgo
Macroregin
Central Norte
Integrado
Chiquitana
Norte
Provincia
Capital
(Municipio)
Andrs Ibez
Santa Cruz de la Sierra
Obispo Santiestban
Montero
Ichilo
Buena Vista
Sara
Portachuelo
Warnes
Warnes
uflo de Chvez
Concepcin
Guarayos
Ascensin de
Guarayos
Velasco
San Ignacio de Velasco
ngel Sandoval
San Matas
Germn Busch
Puerto Surez
Chiquitos
San Jos de Chiquitos
Vallegrande
Vallegrande
Florida
Samaipata
Manuel Mara Caballero
Comarapa
Cordillera
Lagunillas
Chiquitana Sur
Valles
Chaco
Municipios
Ayacucho - Porongo
Cotoca
El Torno
La Guardia
Fernndez Alonso
General Saavedra
Mineros
San Pedro
San Carlos
San Juan de Yapacan
Yapacan
Colpa Blgica
Santa Rosa del Sara
Okinawa I
Cuatro Caadas
San Antonio de Lomero
San Javier
San Julin
San Ramn
El Puente
Urubich
San Miguel de Velasco
San Rafael de Velasco
Carmen Rivero Trrez
Puerto Quijarro
Pailn
Robor
El Trigal
Moro Moro
Postrervalle
Pucar
Mairana
Pampa Grande
Quirusillas
Saipina
Boyuibe
Cabezas
Camiri
Cuevo
Charagua
Centros Provinciales de
Gestin del Riesgo
MONTERO
PORTACHUELO
SAN MATIAS
PUERTO SUAREZ
ROBORE
VALLEGRANDE
CAMIRI
CARE DIPECHO VIII Proyecto Fortalecimiento de la capacidad y la coordinacin dentro de la comunidad humanitaria para
responder a los desastres naturales en Bolivia
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Macroregin
Provincia
Capital
(Municipio)

funcionamiento
Municipios
Centros Provinciales de
Gestin del Riesgo
Gutirrez
5.10
FUNCIONES
5.10.1 DIRECCIN DE GESTIN DE RIESGO

Nivel jerrquico:
Relacin de dependencia
Depende de:
Dependientes:
Relaciones de coordinacin
Relaciones Intrainstitucionales:
Ejecutivo
rea de Asesoramiento
Asesora Jurdica
rea Administrativa
Unidad de Comunicacin y Relaciones Pblicas
rea Operativa
Unidad de Anlisis y Reduccin del Riesgo (UARR)
Unidad de Alerta Temprana (UAT)
Unidad de Evaluacin (UE)
Relaciones Interinstitucionales:
Con todas las Secretaras y Direcciones de la

Gobernacin y Servicios Departamentales que sean
necesarios para cumplir los objetivos de la DGR, segn
las reas y componentes de la misma.
Todas las Sub-gobernaciones y municipios del
Departamento de Santa Cruz, para la coordinacin de
acciones de GRD.
Servicios Departamentales de SEARPI, SATIF, SEDCAM,
SEDACRUZ, CIAT, SEDES, PISAE para coordinar acciones
de RRD y ADE dentro del Departamento de Santa Cruz.
Secretara de Economa y Hacienda con la finalidad de
efectuar los trmites de coordinacin y aprobacin de
los recursos econmicos y/o desembolsos de forma
oportuna para acciones de RRD y ADE.
Departamental de Defensa Civil
Gobiernos Autnomos Municipales
Equipos de Primera Respuesta
SENAMHI, AASANA
Instituciones pblicas y/o privadas, nacionales e
internacionales, organizaciones sociales.
Funciones (enunciativas y no limitativas):

a) Coordinar, proponer y facilitar la formulacin y articulacin de normativas, polticas, programas,
proyectos y planes (de Gestin del Riesgo, Emergencia, Contingencia, entre otros)
departamentales en GRD.
b) Velar por el cumplimiento de polticas, planes, programas y proyectos de GRD en la planificacin,
ejecucin de los mismos y la efectiva operatividad de sus procesos.
c) Facilitar los procesos de coordinacin y articulacin entre los niveles de gobierno, las diferentes
instituciones pblicas y/o privadas, o de la sociedad civil que viabilicen el cumplimiento de las
funciones de la DGR.
d) Promover y coordinar la integracin de esfuerzos entre sector pblico, sector privado y sociedad
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e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)

funcionamiento
civil para garantizar un manejo oportuno y eficiente de los recursos humanos, tcnicos,
administrativos y econmicos que sean indispensables para la ejecucin de procesos de GRD (RRD
y ADE).
Revisar y gestionar la aprobacin, en coordinacin con las dems Direcciones y Secretaras del
GAD SCZ, los lineamientos, directivas e instrumentos tcnicos normativos en materia de GRD.
Gestionar la asignacin de presupuesto para acciones de GRD y su inclusin en el POA
Departamental.
Evaluar los riesgos departamentales, clasificarlos, monitorearlos y construir sus indicadores en
base a la metodologa establecida desde el nivel central.
Emitir opinin tcnica vinculante en materia de GRD.
Promover, crear e implementar las instancias departamentales, provinciales y municipales en
GRD para la articulacin de sus acciones con los procesos de desarrollo fortaleciendo las
capacidades y en coordinacin interinstitucional y multidisciplinaria.
Implementar la conformacin del Comit Departamental Interinstitucional de Reduccin de
Riesgos (CDIRR).
Promover el fortalecimiento de capacidades para el conocimiento del riesgo, reduccin del
mismo y manejo de desastres.
Integrar el proceso de toma de decisiones entre los niveles polticos y tcnicos.
Gestionar la implementacin, funcionamiento y administracin del Centro/Sistema de
Informacin departamental en GRD coordinando, para tal fin, con los rganos y entidades
pblicas que corresponda.
Implementar el Sistema de Alerta Temprana (SAT) departamental.
Gestionar y coordinar la primera respuesta, Bsqueda, Salvamento y Rescate en zonas afectadas
por eventos adversos
Instalar y ejercer coordinacin del Comit /Centro de Operaciones de Emergencia Departamental
(COED).
Ejecutar en coordinacin con entidades territoriales autnomas la Evaluacin de Daos y Anlisis
de Necesidades (EDAN) en zonas afectadas por eventos adversos.
Coordinar con la Direccin de Seguridad Ciudadana y la Polica Boliviana la seguridad ciudadana
(orden pblico) en zonas de desastre.
Proponer al Gobernador, en base a criterios tcnicos e indicadores, la declaracin de alerta en los
niveles pertinentes.
Revisar y calificar los pedidos de Declaratoria de Emergencia o Desastre y gestionar su aprobacin
en coordinacin con las instancias competentes.
Otras funciones que le sean encomendadas por la SDSC o la Mxima Autoridad Ejecutiva (MAE)
del GAD SCZ.
NOTA: Las funciones de la Direccin de Gestin de Riesgo sern realizadas a travs de la Coordinacin General y las Unidades
organizacionales bajo su dependencia.
5.10.2 COORDINACIN GENERAL

Nivel jerrquico:
Depende de:
Dependientes:
Operativo
rea de Asesoramiento
Asesora Jurdica
rea Administrativa
rea Operativa
Unidad de Anlisis y Reduccin del Riesgo (UARR)
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Unidad de Alerta Temprana (UAT)

Unidad de Evaluacin (UE)
Con todas las Secretaras y Direcciones de la

Gobernacin y Servicios Departamentales que sean
necesarios para cumplir los objetivos de la DGR, segn
las reas y componentes de la misma.
Todas las Sub-gobernaciones y municipios del
Departamento de Santa Cruz, para la coordinacin de
acciones de GRD.
Servicios Departamentales de SEARPI, SATIF, SEDCAM,
SEDACRUZ, CIAT, SEDES, PISAE para coordinar acciones
de RRD y ADE dentro del Departamento de Santa Cruz.
Secretara de Economa y Hacienda con la finalidad de
efectuar los trmites de coordinacin y aprobacin de
los recursos econmicos y/o desembolsos de forma
oportuna para acciones de RRD y ADE.
Departamental de Defensa Civil
Gobiernos Autnomos Municipales
Equipos de Primera Respuesta
SENAMHI, AASANA
internacionales, organizaciones sociales.

funcionamiento

a) Asegurar la continuidad operativa y administrativa de la DGR en ausencia del Director (a).
b) Coordinar, proponer y facilitar la formulacin y ejecucin de normativas, polticas, programas,
proyectos y Planes (de Gestin del Riesgo, Emergencia, Contingencia, entre otros)
departamentales en GRD.
c) Velar por el cumplimiento de polticas, planes, programas y proyectos de GRD en la planificacin,
ejecucin de los mismos y la efectiva operatividad de sus procesos.
d) Facilitar los procesos de coordinacin y articulacin entre los niveles de gobierno, las diferentes
instituciones pblicas y/o privadas, o de la sociedad civil que viabilicen el cumplimiento de las
funciones de la DGR.
e) Promover y coordinar la integracin de esfuerzos entre sector pblico, sector privado y sociedad
civil para garantizar un manejo oportuno y eficiente de los recursos humanos, tcnicos,
administrativos y econmicos que sean indispensables para la ejecucin de los procesos de GRD
(RRD y ADE).
f) Revisar y gestionar la aprobacin, en coordinacin con las dems Direcciones y Secretarias del
GAD SCZ los lineamientos, directivas e instrumentos tcnicos normativos en materia de GRD.
g) Emitir opinin tcnica vinculante en materia de GRD.
h) Gestionar la implementacin, funcionamiento y administracin del Centro /Sistema de
Informacin departamental en GRD. coordinando, para tal fin, con los rganos y entidades
pblicas que corresponda.
i) Hacer el correspondiente seguimiento para el cumplimiento de los acuerdos firmados por la DGR
relacionados con la GRD y las Polticas de Estado Plurinacional de Bolivia en materia de su
competencia.
j) Representar al Director(a) de la DGR, en foros y eventos nacionales e internacionales,
relacionados con la GRD.
k) Revisar y calificar los pedidos de Declaratoria de Emergencia o Desastre y gestionar su aprobacin
en coordinacin con las instancias competentes.
l) Otras funciones que le sean encomendadas por el/la directora(a) de la DGR.
NOTA: Las funciones de la Coordinacin General sern realizadas a travs de las Unidades organizacionales bajo su
dependencia.
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funcionamiento
5.10.3 ASESORA JURDICA

Nivel jerrquico:
Depende de:
Dependientes:
Operativo
Ninguno
Todas las instancias de la DGR que sean necesarias para

cumplir sus funciones.
Todas las Secretaras y Direcciones del GAD que sean
necesarias para cumplir sus funciones.
internacionales.

a) Asesorar, en el mbito de su competencia, al Director de la DGR y a otros dependientes de la
misma Direccin.
b) Asesorar a la SDSC y elaborar, de acuerdo a las prioridades de la Secretara, los estudios, informes
y otros documentos que le soliciten.
c) Asesorar a la DGR en temas jurdicos relacionados con las funciones que desempea dentro de la
DGR y en coordinacin con la SDSC.
d) Cooperar en la capacitacin sobre temas legales al personal de la DGR.
e) Representar al Director de la DGR ante los rganos polticos, sector pblico, sector privado y
sociedad civil en misiones, reuniones locales, departamentales y nacionales, y en otros eventos
que traten cuestiones relacionadas a su rea de competencia; preparar informes y desempear
otras tareas que le asigne el Director.
f) Mantener relaciones de cooperacin e intercambio de informacin con las dependencias
encargadas de la prestacin de servicios legales del GAD SCZ.
g) Coordinar, revisar y participar en la creacin de los aspectos estatutarios y reglamentarios que
rigen el funcionamiento de la DGR.
h) Coordinar, supervisar y promover relaciones sobre cuestiones jurdicas de su competencia con las
dems dependencias de la SDSC, rganos, organismos y otras organizaciones departamentales,
nacionales e internacionales.
i) Elaborar, revisar y asesorar en las negociaciones de los contratos de la DGR.
j) Elaborar, revisar y, en su caso, negociar los acuerdos de cooperacin y contribucin de la DGR con
el sector pblico, el sector privado, la sociedad civil, y otras entidades.
k) Preparar, revisar, mantener y compilar los instrumentos normativos de la DGR, incluyendo
rdenes ejecutivas, directivas, memorandos administrativos y otros.
l) Evacuar las consultas que formulen las organizaciones y entidades pblicas o privadas, con
respecto a materias legales especficas de Gestin del Riesgo.
m) Tramitar la documentacin legal de los bienes que son de propiedad de la DGR, sujetos a registro
(Inmuebles, vehculos) en las instancias correspondientes.
5.10.4 UNIDAD ADMINISTRATIVA

Nivel jerrquico:
Depende de:
Dependientes:
Operativo
Coordinadora Administrativa
o Auxiliar y encargado de vehculos
Encargado de equipos
Encargado de herramientas
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funcionamiento
Choferes de vehculos
Todas las instancias de la DGR que sean necesarias

para cumplir sus funciones.
internacionales.

a) Procesar los trmites administrativos de la DGR de acuerdo a las normativas internas de la SDSC, el
GAD SCZ y normativa nacional vigente.
b) Establecer los procedimientos y/o instructivos administrativos relativos al manejo de bienes para su
aplicacin en las diferentes reas de la DGR y velar por su cumplimiento.
c) Gestionar la inclusin en el POA del presupuesto para garantizar el desarrollo normal de las
actividades y tareas inherentes al manejo de bienes de la DGR.
d) Procesar las demandas de mantenimiento requeridas.
e) Implementar controles administrativos desde el ingreso hasta la baja del bien.
f) Proporcionar informacin sobre el estado fsico de los bienes.
g) Establecer con exactitud la existencia de los bienes.
h) Custodiar y actualizar la documentacin que acredite la inscripcin de activos fijos a nombre del
GAD.
i) Incorporar las adquisiciones con documentacin respaldatoria de asignacin a la DGR.
j) Ser responsable por la organizacin, funcionamiento y control de activos fijos as como por la
aplicacin del rgimen de sanciones por dao, prdida o utilizacin indebida de los bienes del GAD
asignados a la DGR.
k) Establecer responsabilidades sobre el mal uso, dao, prdida o sustraccin.
l) Generar informacin bsica para la disposicin de bienes.
m) Verificar el retiro de los bienes, por razones tcnicas han sido dados de baja.
n) Considerar decisiones que mejoren y modifiquen oportunamente deficiencias en el uso,
mantenimiento y salvaguarda de los bienes.
o) Programar adquisiciones futuras de acuerdo al POA.
p) Velar por la seguridad de los ambientes de la oficina y depsitos requiriendo las medias que sean
necesarias para resguardo de los bienes y la seguridad de los trabajadores.
5.10.5 UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

Nivel jerrquico:
Depende de:
Dependientes:
Operativo
Auxiliar

internacionales.

a) Aplicar las acciones recursos humanos de conformidad con el Reglamento Interno de Personal de
la Direccin de Recursos Humanos (Resolucin de Gobernacin N 293 de fecha 08 de Noviembre
del 2011), entre otros.
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funcionamiento
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Apoyar la elaboracin de trminos de referencia para los cargos de la DGR.

Procesar las solicitudes de personal.
Formalizar nombramientos y ascensos.
Realizar los procesos de induccin a servidoras y servidores pblicos.
Coordinar la evaluacin del desempeo del personal.
Coordinar y programar la capacitacin interna o externa, nacional e internacional, conforme a las
necesidades detectadas y segn criterio de seleccin y procedimientos establecidos.
h) Velar por el cumplimiento del reglamento, disposiciones administrativas de la DGR y las sanciones
correspondientes.
5.10.6 UNIDAD DE COMUNICACIN Y RELACIONES PBLICAS

Nivel jerrquico:
Depende de:
Dependientes:
Operativo
Relaciones Pblicas

internacionales.

a) Facilitar el intercambio y difusin de informacin til y oportuna entre la DGR y las instituciones
pblicas, privadas y la sociedad en general (notas de prensa, material de difusin, material de
capacitacin, etc.).
b) Informar, explicar la situacin tcnicamente y difundir las recomendaciones oficiales a la poblacin
durante la emergencia haciendo el seguimiento de su evolucin hasta su conclusin, en
coordinacin con DIRCOM y el canal oficial establecido (Gobernador, Secretaria, Director de la
DGR).
c) Escuchar a otros socios informativos y recomendaciones del pblico para retroalimentarse y
corregir la desinformacin que pudiera generarse.
d) Manejar con responsabilidad social la informacin durante la emergencia.
e) Acompaar las reuniones de alto nivel y la accin intersectorial para estar siempre informado y
planificar las acciones comunicacionales consecuentemente.
f) Coordinar mensajes con los responsables del trabajo de campo y contrastar diversas fuentes de
informacin antes de promover un llamado de ayuda.
g) Dar seguimiento a las campaas de ayuda humanitaria y al flujo de esta ayuda hacia la poblacin
afectada.
h) Ser parte integral del equipo de atencin de emergencias.
i) Saber cundo hacer conferencias de prensa y cundo ofrecer entrevistas.
j) Tener un directorio actualizado de personas clave de contacto en cada medio para localizarlos
cuando sea necesario.
k) Contribuir en los procesos c o m u n i c a c i o n a l e s e informativos que realiza la DGR de las
siguientes maneras:
a. Promover la incorporacin y participacin activa en el proceso de GRD de los medios
masivos y alternativos, instituciones acadmicas y de la comunicacin.
b. Promover la participacin de los profesionales de la comunicacin social y el periodismo en
procesos de formacin y capacitacin en GRD socializando cdigos de comportamiento tico
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funcionamiento
para los comunicadores en momentos de emergencia o desastre.
5.10.7 SECRETARIA DE DIRECCIN

Nivel jerrquico:
Depende de:
Dependientes:
Operativo
Mensajeros.

Con todas las instancias de la DGR.
Con las Secretaras y otras instancias sectoriales del
GAD SCZ
internacionales.

a) Coordinar, prestar apoyo administrativo y de asistencia al Director(a) en todas las actividades y
acciones relacionadas con la DGR.
b) Administrar la recepcin y despacho de la correspondencia de la DGR y resguardar la
documentacin oficial.
c) Mantener la agenda diaria del Director.
d) Redactar circulares, cartas, oficios y otros documentos para su aprobacin.
e) Recibir y realizar llamadas telefnicas priorizndolas segn su importancia.
f) Atender al pblico en forma personal y por telfono proporcionando la informacin requerida.
5.10.8 UNIDAD DE ANLISIS Y REDUCCIN DEL RIESGO (UARR)

Nivel jerrquico:
Depende de:
Dependientes:
Operativo
Tcnicos desconcentrados en provincias
Sistematizacin
o Archivo
Proyectos
Mapas

internacionales.

a) Iniciar los perfiles para su elaboracin a nivel Tcnico, Econmico, Social y Ambiental (TESA) o
Proyecto en la SDSC.
b) Gestionar la organizacin y elaboracin de la cartografa requerida en la escala ms adecuada para
identificar las condiciones de riesgo particularmente en: sequas, incendios, inundaciones,
granizadas y heladas (mapoteca).
c) Ser responsable de los Centros Provinciales de Gestin del Riesgo establecidos en las cinco Macro
Regiones, realizar seguimiento y monitorear su funcionamiento y revisar los informes de los
Tcnicos Desconcentrados a las mismas, que deben prevenir o mitigar las situaciones de riesgo con
los recursos y medios con los que cuente el Municipio y las instituciones u organizaciones locales.
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funcionamiento
Una vez que la capacidad municipal y local de atencin a una emergencia o desastre se vea
sobrepasada los Tcnicos Desconcentrados deben alertar a la DGR para que sta prevea su
concurso ante una posible Declaratoria de Emergencia o Desastre municipal y coordinar acciones
con la UMEA.
d) Coordinar con la UAT la capacitacin de los tcnicos desconcentrados.
e) Gestionar y coordinar la instalacin, funcionamiento y articulacin de las estaciones
meteorolgicas ubicadas en las Macro Regiones (reas de riesgo) y coordinar con la UAT su
integracin al Sistema de Alerta Temprana Departamental, el monitoreo y la emisin de alertas
correspondiente.
f) Fortalecer la coordinacin con la UAT para garantizar la optimizacin del SAT de la Gobernacin.
g) Gestionar y coordinar la instalacin, funcionamiento y articulacin de sensores trmicos en reas
de riesgo como parte del SAT.
h) Gestionar y coordinar la instalacin, funcionamiento y articulacin de un Centro de Comunicacin
conectado (mediante una lnea telefnica exclusiva) a las distintas Macro Regiones, estaciones
meteorolgicas, parques, municipios, Sub Gobernaciones, radio emisoras locales, misiones
religiosas, empresas mineras y madereras, unidades militares, etc.
i) Establecer los protocolos de gestin de informacin y comunicacin del Centro de Comunicacin,
consensuarlos y socializarlos con las instituciones que componen el SAT.
j) Gestionar y sistematizar la informacin recibida.
k) Elaborar informes mensuales y trimestrales de actividades realizadas en su rea operativa
(Responsable).
l) Elaborar un protocolo de acciones de la Unidad para que, en ausencia del (a) Responsable de
Unidad, el (la) Auxiliar est en condiciones de coordinar, tramitar, ejecutar y supervisar todas las
actividades de la Unidad.
5.10.9 UNIDAD DE ALERTA TEMPRANA (UAT)

Nivel jerrquico:
Depende de:
Dependientes:
Operativo
Auxiliar
o Capacitadores (5)
o Centro de Comunicaciones e Informes
Auxiliar de comunicaciones
o Sistematizacin

internacionales.
Instituciones tcnico-cientficas.

a) Orientar el accionar de DGR y las distintas instancias, instituciones o personas (afectadas o que
intervienen) mediante informacin oportuna y asistencia tcnica en situaciones de riesgo.
b) Mantener una coordinacin estrecha y permanente con todas las reparticiones que generan y
proveen informacin de las condiciones hidrometeorolgicas y de focos de calor (SENAMHI,
AASANA, SEARPI, SATIF, etc.).
c) Establecer un plan de llamadas de alerta con el personal de la DGR, equipos de Primera
Respuesta, las autoridades y personal designado expresamente para coordinar acciones ante una
situacin de riesgo a nivel departamental y con cada Municipio.
d) Gestionar, coordinar, implementar y articular un Sistema de Alerta Temprana Departamental que,
mediante un portal de la DGR, conecte a las unidades, reparticiones o instituciones que generan y
proveen informacin hidrometeorolgica, de focos de calor y Cambio Climtico.
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funcionamiento
e) Entregar a las distintas Unidades de la DGR el Plan de Contingencia respectivo ante una
declaratoria de emergencia.
f) Registrar la informacin y acciones de la DGR ante las situaciones de riesgo.
g) Establecer un Centro de Informacin con personal especializado que funcione las 24 horas del da
los siete das a la semana (24/7) durante una situacin de emergencia o Alerta Naranja.
h) Coordinar con las dems Unidades la programacin de actividades de capacitacin y con todas las
autoridades en cuya jurisdiccin se ejecuten (Subgobernador, Alcalde, Asamblesta, Capitn, etc.).
i) Realizar actividades de capacitacin desplazando personal operativo a los municipios de
acuerdo al POA y/o solicitud de los municipios.
j) Elaborar informes mensuales y trimestrales de actividades realizadas en su rea operativa
(Responsable).
k) Elaborar un protocolo de acciones de la Unidad para que en ausencia del (a) Responsable de
5.10.10
UNIDAD DE EVALUACIN (UE)
Nivel jerrquico:
Depende de:
Dependientes:
Operativo
Auxiliar
o Tcnicos
o Sistematizacin

internacionales.

a) Atender de inmediato con personal especializado el evento que requiera ser evaluado.
b) Capacitar a todo el personal operativo y administrativo de la DGR en procedimientos de
evaluacin.
c) Realizar evaluaciones, levantar la informacin, sistematizarla y registrarla en la Base de Datos
incluyendo criterios comparativos con eventos anteriores y elaborar informes tcnicos.
d) Coordinar las evaluaciones con Subgobernadores de Provincia, Asamblestas, autoridades
municipales, autoridades locales y reparticiones del GAD que tengan injerencia en el evento.
e) Elaborar informes mensuales y trimestrales de actividades realizadas en su rea operativa
(Responsable).
f) Elaborar un protocolo de acciones de la Unidad para que en ausencia del (a) Responsable de
5.10.11
UNIDAD DE MANEJO DE EVENTOS ADVERSOS (UMEA)
Nivel jerrquico:
Depende de:
Dependientes:
Operativo
Auxiliar
o Preparador Fsico
o Personal de apoyo
o Responsable Equipo A
Tcnicos
o Responsable Equipo B
Tcnicos
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funcionamiento
o
o
Responsable Equipo C
Tcnicos
Equipo de Apoyo Logstico**
Responsable y personal de apoyo
**Este equipo se organizar, una vez
conformacin, por la SDSC
aprobada su

internacionales.
Equipos de Primera Respuesta.

a) Brindar asistencia integral inmediata mediante un equipo multidisciplinario especializado y
capacitado para prevenir, mitigar, rehabilitar, actuar o controlar situaciones crticas generadoras
de riesgo con el fin de eliminar o minimizar sus efectos.
b) Organizar tres Equipos Tcnicos (A, B y C), cada uno a cargo de un funcionario tcnico con mayor
experiencia y preparacin.
c) Coordinar con los Tcnicos Desconcentrados en las Macro Regiones las acciones que ejecutan la
UMEA y la DGR para facilitar la ejecucin.
d) Supervisar las operaciones hasta su conclusin e informar a la Direccin de la DGR (Responsable).
e) Coordinar la capacitacin permanente al personal de la UMEA en la operacin de equipo
especializado (a medida que se adquiera) que estar bajo su dependencia operativa
(dependencia administrativa de Activos Fijos).
f) Elaborar informes mensuales y trimestrales de actividades realizadas en su rea operativa
(Responsable).
g) Elaborar un protocolo de acciones de la Unidad para que en ausencia del (a) Responsable de
Equipo de Apoyo Logstico
h) Organizar y brindar (en el lugar donde se atienda la emergencia o desastre, particularmente
cuando se est combatiendo incendios) condiciones adecuadas al personal tcnico operativo de
la DGR que responda a eventos en:
a. atencin de primeros auxilios;
b. alimentacin,
c. aseo,
d. descanso.
Especialidades del Equipo Tcnico de la DGR: Incendio estructural, Incendio forestal, Buceo, Evaluacin
de daos, Helitctico, Paramdicos, Rescate en agua, Rescate en selva, Rescate urbano, Rescate vertical,
Curso nico de Seguridad Escolar (CUSE).
5.11
FUNCIONAMIENTO DE LA DGR
5.11.1 AUXILIARES DE UNIDAD

Cada Responsable de Unidad tiene un(a) Auxiliar designado (a) quien, en caso de ausencia del (a)
Responsable de Unidad, est en condiciones de coordinar, tramitar, ejecutar y supervisar todas las
actividades de la Unidad garantizando la continuidad. Para facilitar este proceso, cada Unidad tiene
protocolos de actividades (plastificados) que en forma objetiva, sencilla y prctica resumen las acciones
a seguir.
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funcionamiento
5.11.2 FUNCIONARIOS REFERENTES EN EL TEMA

Los eventos de mayor recurrencia en el departamento son las sequas, incendios, heladas e
inundaciones. Se han designado funcionarios Referente, encargados de proveer informes referentes al
evento para orientar a todas las Unidades en los pasos y actividades a seguir para la atencin del
evento. Para esto, se han especializado en el conocimiento a profundidad del tipo de evento,
antecedentes histricos, experiencias en respuestas previas y son responsables de preparar y exponer
ante las autoridades y personal de la DGR los antecedentes y situacin de los eventos que se presenten.
Los funcionarios designados son:
Cuadro 4: Funcionarios Referente para eventos de mayor recurrencia

Evento
Sequias
Incendios
Heladas
Inundaciones
Referente
Daniel Arana Takeo
Paola Weber Lobo
Lizzeth Salinas
Iver Burgos Gonzales
Fuente: elaboracin propia con datos de la DGR
5.11.3 CENTRO DE COMUNICACIN INTEGRADO

La DGR establecer un Centro de Comunicacin Integrado para facilitar la gestin de la informacin de
GRD. Como instrumentos tendr:
Directorios (telefnicos y de correo electrnico) del personal de la DGR, GAD SCZ, responsables
e integrantes de Comisiones del COED, autoridades municipales, departamentales y nacionales.
Planes de llamadas (rboles/cadenas de llamadas) de acuerdo al evento, proceso o plan de

contingencia especfico.
Todo desplazamiento operativo debe estar cubierto por medios de comunicacin, principalmente
telfonos celulares. Cuando las comisiones se desplacen fuera del rea de cobertura dispondrn de
radios que los conecten con el Centro de Comunicacin Integrado de la DGR y con radios Handy para
comunicarse entre ellos.
5.11.4 HORARIOS DE ATENCIN

La DGR brinda atencin las 24 horas del da los siete das de la semana (24/7) mediante personal de
turno fuera de horarios de oficina y durante los fines de semana y feriados. Este personal es
responsable de:
Atender las llamadas de emergencia.
Registrar la informacin necesaria para la atencin.
Activar la cadena de llamadas.
Registrar todo ingreso y salida de vehculos, equipos y personal (fecha y hora).
Recibir (provisionalmente) los equipos y vehculos en devolucin verificando su estado para la

entrega a Activos Fijos.
5.11.5 PROTOCOLOS Y FLUJOGRAMAS ADMINISTRATIVOS

Los protocolos y flujogramas administrativos (PA-# /FA-#) establecidos para el funcionamiento de la DGR
se presentan a continuacin.
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PA-#
PA-01
PA-02
PA-03
PA-04
PA-05
PA-06
PA-07
PA-08
Protocolos Administrativos
Denominacin
Solicitud de equipos
Solicitud de vehculos
Solicitud de fondos y descargo
Recepcin
y
procesamiento
de
documentos
Acciones de comunicacin en actividades
de Bsqueda, Salvamento y Rescate,
atencin de emergencias o desastres
Acciones de comunicacin cuando se
presenta una Declaratoria de Emergencia
o Desastre en los Municipios
Acciones de comunicacin en actividades
de capacitacin y educativas
Elaboracin de material publicitario

funcionamiento
FA-#
FA-01
FA-02
FA-03
FA-04
FA-05
FA-06
FA-07
FA-08
Flujogramas Administrativos
Denominacin
Solicitud de equipos
Solicitud de vehculos
Solicitud de fondos y descargo
Recepcin y procesamiento de documentos
Acciones de comunicacin en actividades de
Bsqueda, Salvamento y Rescate, atencin
de emergencias o desastres
Acciones de comunicacin cuando se
presenta una Declaratoria de Emergencia o
Desastre en los Municipios
Acciones de comunicacin en actividades de
capacitacin y educativas
Protocolo No PA-01: Solicitud de Equipos
SDSC - DGR
Activos Fijos
Protocolo No
PA 01
Denominacin:
Solicitud de Equipos
Propsito:
Establecer el proceso para solicitar equipos a Activos Fijos
Responsable:
Funcionario responsable del equipo.
Proceso:
1) Definir el equipo requerido (funcionario responsable del equipo).
2) Presentar la lista de equipos requeridos al personal de Activos Fijos con 24 horas de
anticipacin indicando:
a. Actividad a realizar.
b. Perodo de tiempo de uso estimado (para prever la disponibilidad de equipos).
c. Destino dnde se utilizarn los bienes.
3) Verificar el estado de los equipos para su entrega (funcionario responsable y personal de
Activos Fijos).
4) Firmar el Formulario Acta de Entrega de Equipos (ver Anexo 1) en un original y dos copias: el
original queda en archivo de Activos Fijos, la copia amarilla debe adjuntarse al Libro de Parte
donde se registran las salidas y llegadas de Comisiones, la copia azul se queda con el
funcionario responsable del Equipo.
5) Entregar los Equipos al funcionario responsable (personal de Activos Fijos)
6) Devolver los equipos a Activos Fijos a la conclusin de la misin, previa verificacin de su
estado para que el acto de devolucin sea considerado completo y satisfactorio.
Nota:
1) La entrega de equipos fuera de horarios de oficina al personal de turno o guardia no constituye
la devolucin formal ni la liberacin de la responsabilidad por los equipos.
2) Este acto slo se considera como una entrega transitoria la cual deber ser completada al da
siguiente de la llegada de la Comisin realizando la devolucin formal al personal de Activos
Fijos y verificacin del estado de los equipos en presencia del funcionario.
Anexos: A1: Formulario Acta de Entrega de Equipos
Formulario
Control de versiones:
Versin
Elaborado por:
Entrega de Equipos
Fecha de
elaboracin
Descripcin de los cambios
Aprobado por:
Fecha
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funcionamiento
01
Carlos
Escalante,
09-Abr-14
Elaboracin inicial
02
Proyecto DIPECHO VIII

CARE, Gabriela Carrasco
01-Ago-14
Estandarizacin Manual de
organizacin, funciones y
funcionamiento de la DGR
Tcnl
Juan
Carlos Ibez,
Director
Tcnl
Juan
Carlos Ibez,
Director
09-Abr-14
Flujograma No.FA-01: Solicitud de Equipos
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funcionamiento
Protocolo No PA-02: Solicitud de Vehculos
SDSC - DGR
Activos Fijos
Protocolo No
Denominacin:
Solicitud de Vehculos
PA 02
Propsito:
Establecer el proceso para solicitar vehculos a Activos Fijos
Responsable:
Funcionario responsable de la Comisin.
Proceso:
1) Llenar el formulario de solicitud de uso de vehculo correspondiente.
a. Para uso de vehculos en rea urbana: firmado y autorizado por el Responsable de su
Unidad o rea (ver Anexo 2: Solicitud de Vehculo para servicio urbano)
b. Para uso de vehculos en rea rural del Departamento de Santa Cruz (ver Formulario No 7
Control de salida y retorno del vehculo): firmado y autorizado por el Director de la DGR con
24 horas de anticipacin.
i.
Describir:
Destino de la Comisin.
Actividades a realizar.
Tiempo estimado de uso.
Kilometraje aproximado a recorrer.
ii.
Tramitar recursos para combustible y viticos del chofer (ver Protocolo No PA-03
Solicitud de Fondos y Descargo y Formulario No 14 Solicitud de combustible).
2) Hacer firmar el formulario:
3) Presentar el formulario a Activos Fijos
4) Asignar el vehculo y el chofer tomando en cuenta el destino y las caractersticas del terreno
(Encargado de Activos Fijos).
5) Realizar el Check List (lista de verificacin) de herramientas y accesorios del vehculo, previo a su
salida (Encargado de Vehculos); (Formularios No 6-A Inventario del vehculo oficial; No 6-B
Inventario de motos oficiales; No 6-C Inventario de bicicleta).
6) Firmar el Formulario como constancia de entrega (Formulario No 5 Acta de asignacin del
vehculo).
7) Realizar la verificacin ocular del estado del vehculo al retorno de cada Comisin a provincia as
como el registro de kilometraje recorrido (Encargado de Activos Fijos) (Formulario No 11
Conformidad del vehculo oficial).
8) Registrar el retorno del vehculo en el libro de parte diario (personal de turno).
Nota:
Se recuerda a los funcionarios que:
a. Para que los vehculos oficiales transiten fuera del Departamento de Santa Cruz se requerir un
salvoconducto que autorice su circulacin.
b. Slo podrn conducir vehculos oficiales servidoras/servidores pblicos que tengan licencia y
previa autorizacin expresa.
c. Est prohibido transportar personas y objetos ajenos a las labores propias de la DGR.
d. El vehculo deber guardarse en la Institucin oficial ms cercana al lugar donde pernocta el
encargado de la misin oficial o en un sitio con adecuada seguridad.
e. El chofer velar por el mantenimiento, buen funcionamiento mecnico y aseo del vehculo.
f. Ante cualquier falta del chofer en la conduccin del vehculo que ponga en riesgo a las personas
o maltrate al vehculo de la Gobernacin, estn en la obligacin de informar por escrito de esta
situacin al Encargado de Activos Fijos, al Responsable de la Unidad Administrativa o
directamente al Director de Gestin de Riesgo.
Anexos: El personal de Activos Fijos emplear los siguientes formularios del Reglamento Interno de administracin del Uso de
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funcionamiento
Vehculos y combustible del GAD SCZ, aprobado mediante Resolucin de Gobernacin NO 381/2012, 18 de diciembre de 2012,
segn corresponda:
Formulario No 5 Acta de asignacin del vehculo
Formulario No 6-A Inventario del vehculo oficial
Formulario No 6-B Inventario de motos oficiales
Formulario No 6-C Inventario de bicicleta
Formulario No 7 Control de salida y retorno del vehculo
Formulario No 8 Compromiso del chofer

o
Formulario N 9 Acta de devolucin del vehculo oficial
Formulario No 10 Reportes de fallas del vehculo oficial
Formulario No 11 Conformidad del vehculo oficial
Formulario No 13 Registro y entrega de combustible para el vehculo oficial
Formulario No 14 Solicitud de combustible

Formulario
Solicitud de uso de Vehculo
Versin
Elaborado por:
Fecha de
Aprobado por:
Fecha
elaboracin
01
Carlos
Escalante, 09-Abr-14
Elaboracin inicial
Tcnl
Juan 09-Abr-14
Carlos Ibez,
Director
02
Proyecto DIPECHO VIII 01-Ago-14
Estandarizacin Manual de Tcnl
Juan
organizacin, funciones y Carlos Ibez,
Director
Pgina 29


funcionamiento
Flujograma No FA-02: Solicitud de Vehculos
Pgina 30


funcionamiento
Protocolo No PA-03: Solicitud de Fondos y Descargo
SDSC - DGR
Protocolo No
Denominacin:
Solicitud de Fondos y Descargo
PA 03
Propsito:
Establecer el proceso para solicitar fondos (viticos, combustible, refrigerios, mantenimiento, etc.) y
realizar el descargo correspondiente.
Responsable:
Funcionario solicitante.
Proceso:
1) Preparar y presentar la solicitud de fondos mediante una comunicacin interna con el siguiente
formato:
Comunicacin Interna
Para:
Tcnl. Juan Carlos Ibez Morales
Director de Gestin del Riesgo
Va
Lic Hugo Kay Aez
Responsable Unidad Administrativa
De:
Solicitante
Ref.:
Solicitud de recursos
Fecha:
Fecha de solicitud
Monto:
Monto solicitado
Destino:
Justificar la solicitud de fondos indicando el propsito del gasto.
2) Procesar la solicitud
3) Entregar los fondos
4) Efectuar el gasto correspondiente.
5) Realizar el descargo mediante una comunicacin interna con el siguiente formato:
Comunicacin Interna
Para:
Director de Gestin del Riesgo
Va
Lic Hugo Kay Aez
Responsable Unidad Administrativa
De:
Solicitante
Ref.:
Descargo de Fondos Recibidos
Fecha:
Fecha de descargo
Monto Utilizado: Detalle de gastos efectuados
Destino:
Detalle de los gastos y su propsito.
Respaldo:
Adjuntar facturas firmadas por el funcionario solicitante emitidas a
nombre de: Gobierno Autnomo del Departamento de Santa Cruz
NIT
Versin
Elaborado por:
01
Hugo Kay, Responsable

02

Fecha de
elaboracin
09-Abr-14
01-Ago-14

Elaboracin inicial
Aprobado por:
Tcnl
Juan
Carlos Ibez,
Director
Tcnl
Juan
Carlos Ibez,
Director
Fecha
09-Abr-14
Pgina 31


funcionamiento
Flujograma No FA-03: Solicitud de Fondos y Descargo
Pgina 32


funcionamiento
Protocolo No PA-04: Recepcin y procesamiento de documentos
SDSC - DGR
Asesora Jurdica
Protocolo No
Denominacin:
Recepcin y procesamiento de documentos
PA 04
Propsito:
Establecer el proceso para recibir, contestar y procesar documentos.
Instancias que participan:
Secretaria, Director, Asesor Jurdico, Responsables de Unidades o reas.
Proceso:
1) Recibir la documentacin (oficios, comunicaciones internas, invitaciones, etc.) y sacar una copia
para archivo (Secretaria).
2) Entregar la documentacin al Director de la DGR quien la revisar y derivar al Asesor Jurdico
con las instrucciones para su proceso: respuesta y/o anlisis.
3) Admitir la documentacin colocando firma, fecha y hora de recepcin como constancia (Asesor
Jurdico.
4) Analizar y revisar la documentacin recibida, de ser necesario consultar y coordinar con otras
Unidades o reas involucradas para preparar la respuesta en el menor tiempo posible y velando
por los intereses, tanto de la Institucin como de quien la preside (Asesor Jurdico).
5) Derivar la solicitud en caso de que la misma deba ser procesada por otra Unidad o rea.
6) Preparar la respuesta empleando el formato estndar del GAD SCZ (Asesor Jurdico o
Responsables de Unidades o reas):
Oficio o Comunicacin Interna
OF SDSC-DGR No. ../201x PBD

Santa Cruz de la Sierra.de.de 201x
Seor
.
DIRECTOR GENERAL
Presente.-
Encabezado
Cite, lugar y fecha
Destinatario
Nombre y cargo
Va
Nombre y cargo de la persona que
autoriza / aprueba
Referencia
Indicar el asunto
Contenido
Desglosar lo solicitado
Ref. Devolucin de autorizacin

Estimado Director,
De acuerdo a lo solicitado, adjunto

Pie de firma y cargo
Nombre y cargo de quien firma
DIRECTOR DE GESTION DEL RIESGO
7) Enviar y/o derivar la respuesta a la solicitud presentada (Secretaria / Asesor Jurdico).
Nota:
1) El plazo para responder a las solicitudes recibidas depender del grado de dificultad de lo
requerido, se procesarn en el menor tiempo posible.
Versin
Elaborado por:
Fecha de
elaboracin
Aprobado
por:
Fecha
Pgina 33


funcionamiento
01
Abogado Pablo Banzer

Durn, Asesor Jurdico
09-Abr-14
Elaboracin inicial
02

01-Ago-14
Tcnl
Juan
Carlos
Ibez,
Director
Tcnl
Juan
Carlos
Ibez,
Director
09-Abr-14
Flujograma No FA-04: Recepcin y procesamiento de documentos
Pgina 34


funcionamiento
Protocolo No PA-05: Acciones de comunicacin en actividades de Bsqueda,

Salvamento y Rescate, atencin de emergencias o desastres

Denominacin:
Acciones de comunicacin en actividades de Bsqueda,
SDSC - DGR
Protocolo No
PA 05
Propsito:
Establecer el proceso de acciones de comunicacin en actividades de Bsqueda, Salvamento y Rescate,
o atencin de emergencias y/o desastres.
Responsable:
Servidora/Servidor pblico Responsable dela Unidad de Comunicacin y Relaciones Pblicas.
Proceso:
1) Recibir informacin de diversas fuentes sobre el incidente o evento.
2) Recabar toda la informacin disponible de la persona que recibi la llamada de auxilio.
3) Informar sobre el incidente o evento a:
a. Director de la DGR (conocimiento y monitoreo)
b. Secretario de Seguridad Ciudadana (actuar como Vocero Oficial del GAC SCZ)
c. Asesor del GAD SCZ (Informar al Gobernador).
4) Informar a la Direccin de Comunicacin (DIRCOM) para coordinar la posibilidad/necesidad de:
a. que el personal de DIRCOM viaje con el equipo que atender el incidente,
b. realizar una conferencia de prensa.
5) Dar conformidad para el viaje del personal y/o la conferencia de prensa
6) Organizar la conferencia de prensa:
a. Informar al Secretario de Seguridad Ciudadana como Vocero Oficial de la fecha, hora y
lugar donde se realizar la conferencia.
b. Preparar la nota de prensa para distribucin, de acuerdo a formato establecido:
Nota de prensa
Ante-ttulo
Ttulo
Sumario
Respectivos prrafos de la nota
Breve comentario de una persona

relativa a la nota
Breve comentario de una autoridad
Solidaridad:
Colonia menonita entreg al COED donativos para los damnificados del
Beni
Por un monto de Bs 67.600, representantes de la colonia Santa Rita
entregaron al Coed arroz, fideo, harina y avena para las familias afectadas.
Hasta la fecha se han enviado al hermano departamento del Beni alrededor
de 600 toneladas de ayuda.
Santa Cruz, 01 de abril.- Con el fin de aportar con un granito de arena a los
damnificados por las lluvias en el Beni, la colonia menonita Santa Rita hizo
llegar su donativo hasta las instalaciones del Centro de Operaciones de
Emergencia Departamental (COED), ayuda que consisti en vveres como
arroz, fideo, harina y avena por un valor Bs. 67.600. Hasta la fecha, la
Gobernacin envo al Beni alrededor de 600 toneladas de ayuda, entre
ropa, alimentos y medicamentos.
Yoham Buhler Friessen, representante de la colonia menonita, expres que
la gente quera hacer llegar su ayuda a las personas que siguen sufriendo
por el desastre ocurrido en el Beni. Todos los miembros de la colonia
participamos y recaudamos esta ayuda para los afectados, dijo.
Asimismo Juan Carlos Ibez, director de Gestin de Riesgos de la
Gobernacin, agradeci el donativo que hizo llegar la colonia menonita
Santa Rita. Es digno contar con personas solidarias con la necesidad de un
pueblo, tengan por seguro que toda la ayuda ser distribuida entre las
Pgina 35


funcionamiento
familias que ms lo necesitan, asegur.
c.
d.
Convocar a los medios de comunicacin.

Preparar el lugar donde ser realizar la conferencia de prensa y el material requerido
(banners institucionales, etc.)
e. Recibir a los medios de comunicacin, atenderlos a medida que llegan y distribuir
copias de la nota de prensa.
f. Documentar con fotografas o filmaciones el desarrollo de la conferencia de prensa.
g. Elaborar la nota de prensa segn formato DIRCOM incluyendo las fotografas para su
seleccin y posterior publicacin en la pgina web de la GAD SCZ y en los medios de
prensa escrita.
7) Monitorear el desarrollo del incidente tomando contacto con los encargados de la Comisin y
consultando sobre los resultados obtenidos.
8) Informar cuando el incidente o emergencia haya concluido (rescate de cuerpos, control de
incendios, salvamento de personas atrapadas en el ro, etc.) repitiendo los pasos 3 al 5.
Versin
Elaborado por:
01
Claudia Cabrera, Unidad de

Comunicacin y Relaciones
Pblicas
02

Fecha de
elaboracin
09-Abr-14
01-Ago-14

Elaboracin inicial
Aprobado
por:
Tcnl
Juan
Carlos
Ibez,
Director
Tcnl
Juan
Carlos
Ibez,
Director
Fecha
09-Abr-14
Pgina 36


funcionamiento
Flujograma No FA-05: Acciones de comunicacin en actividades de Bsqueda,

Pgina 37


funcionamiento
Protocolo No PA-06: Acciones de comunicacin cuando se presenta una Declaratoria

de Emergencia o Desastre en los Municipios

Denominacin:
Acciones de comunicacin cuando se presenta una Declaratoria
de Emergencia o Desastre en los Municipios
SDSC - DGR
Protocolo No
PA 06
Propsito:
Establecer el proceso de acciones de comunicacin cuando se presenta una Declaratoria de Emergencia
o Desastre en los Municipios (sequas, inundaciones, heladas, granizadas, incendios, terremotos, etc.).
Responsable:
Servidora/Servidor pblico Responsable de Unidad de Comunicacin y Relaciones Pblicas.
Proceso:
1) Recibir informacin del Director de la DGR o la UMEA diversas fuentes sobre el evento.
2) Recabar toda la informacin disponible sobre las acciones de atencin de la emergencia o
desastre:.
a. Fechas de salida de la Comisin.
b. Asistencia humanitaria a ser enviada a los municipios.
c. Comisiones que estn activadas y atendiendo la emergencia o desastre (Salud, Ayuda
Humanitaria, Gnero, Albergues, Agua, etc.)
3) Participar en las reuniones del COED para monitorear el desarrollo de la situacin y las acciones
que se estn tomando.
4) Coordinar con el Director de la DGR para informar la salida de alguna Comisin a:
a. Secretario de Seguridad Ciudadana como Director del COED.
b. Asesor del Gobernador..
c. DIRCOM para coordinar la posibilidad/necesidad de que el personal de DIRCOM viaje
con el equipo que atender el incidente,
d. realizar una conferencia de prensa de acuerdo a disponibilidad del Gobernador.
5) Organizar la conferencia de prensa
Nota de prensa
Ante-ttulo
Ttulo
Sumario

relativa a la nota
Solidaridad:
Beni
Pgina 38


funcionamiento

c.
d.

(banners institucionales, etc.) adems del material de asistencia humanitaria a ser
enviado.
e. Recibir a los medios de comunicacin, atenderlos a medida que llegan y distribuir
f. Documentar con fotografas o filmaciones el desarrollo de la conferencia de prensa.
g. Elaborar la nota de prensa segn formato DIRCOM incluyendo las fotografas para su
prensa escrita.
6) Monitorear el desarrollo del incidente tomando contacto con el Director de la DGR y
consultando sobre los resultados obtenidos.
7) Informar sobre el desarrollo de la emergencia o desastre (evolucin, instalacin de
campamentos, actividades de Bsqueda, Salvamento y Rescate, evaluaciones de daos y anlisis
de necesidades, etc.) y cuando concluyan las actividades repitiendo los pasos 3 al 5.
Versin
Elaborado por:
01

Pblicas
02

Fecha de
elaboracin
09-Abr-14
01-Ago-14

Elaboracin inicial
Aprobado
por:
Tcnl
Juan
Carlos
Ibez,
Director
Tcnl
Juan
Carlos
Ibez,
Director
Fecha
09-Abr-14
Pgina 39


funcionamiento
Flujograma No FA-06: Acciones de comunicacin cuando se presenta una

Declaratoria de Emergencia o Desastre en los Municipios Solicitud de Equipos
Pgina 40


funcionamiento
Protocolo No PA-07: Acciones de comunicacin en actividades de capacitacin y

educativas.

Denominacin:
Acciones de comunicacin en actividades de capacitacin y
educativas.
SDSC - DGR
Protocolo No
PA 07
Propsito:
Establecer el proceso de acciones de comunicacin en actividades capacitacin y educativas
(capacitacin a municipios, capacitacin en Unidades Educativas sobre evacuacin segura, participacin
en ferias, et.)
Responsable:
Proceso:
1) Recibir informacin sobre la actividad a realizarse.
2) Recabar toda la informacin disponible.
3) Informar sobre la actividad a:
a. Director de la DGR (coordinar)
b. Secretario de Seguridad Ciudadana (actuar como Vocero Oficial)
c. Asesor del GAD SCZ (informar al Gobernador).
4) Informar a la DIRCOM para coordinar:
a. La programacin en su agenda.
b. Su asistencia para cubrir la actividad con equipos de filmacin.
c. La posibilidad de realizar una conferencia de prensa durante la actividad o das antes
para invitar a la poblacin a participar si es abierta al pblico y organizada por la DGR.
5) Organizar la conferencia de prensa
Nota de prensa
Ante-ttulo
Ttulo
Sumario

relativa a la nota
Solidaridad:
Beni
Pgina 41


funcionamiento

c.
d.
e.
f.
g.

(banners institucionales, etc.)
Recibir a los medios de comunicacin, atenderlos a medida que llegan y distribuir
Documentar con fotografas o filmaciones el desarrollo de la conferencia de prensa.
Elaborar la nota de prensa segn formato DIRCOM incluyendo las fotografas para su
prensa escrita.
Versin
Elaborado por:
01

Pblicas
02

Fecha de
elaboracin
09-Abr-14
01-Ago-14

Elaboracin inicial
Aprobado
por:
Tcnl
Juan
Carlos
Ibez,
Director
Tcnl
Juan
Carlos
Ibez,
Director
Fecha
09-Abr-14
Pgina 42


funcionamiento
Flujograma No FA-07: Acciones de comunicacin en actividades de capacitacin y

educativas
Pgina 43


funcionamiento
Protocolo No PA-08: Elaboracin de material publicitario
SDSC - DGR
Protocolo No
Denominacin:
PA 08
Propsito:
Establecer el proceso de acciones de comunicacin para elaborar material publicitario.
Responsable:
Proceso:
1) Elaborar el arte o ejemplo del material a publicar incluyendo texto, imgenes, etc.
2) Solicitar una cita al/la Encargado/a de Diseo de DIRCOM para mostrar el material que se
requiere y dejar en versin digital (Flash Memory) el modelo que se requiere para su revisin y
devolucin del material aprobado en la fecha de entrega que se establezca.
3) Revisar y aprobar el material (Encargado/a de Diseo de DIRCOM).
4) Recoger el material publicitario en la fecha indicada. La/el Encargada/o de Diseo entrega una
impresin del trabajo concluido y autoriza su impresin firmndolo.
5) Preparar una comunicacin interna dirigida al Secretario de Seguridad Ciudadana, va Director
de la DGR y Administrador(a) de la SDSC solicitando la impresin del material publicitario
6) Llevar la Comunicacin interna al Administrador(a) de la SDSC incluyendo la autorizacin del/la
Encargado/a de Diseo y dejar copia del material publicitario a ser impreso en versin digital
(Flash Memory) para su proceso.
7) Procesar solicitud (Administrador SDSC).
8) Recoger el material cuando est impreso, segn indicacin del/la Administrador/a de la SDSC.
Versin
Elaborado por:
01
Unidad de Comunicacin y
Relaciones Pblicas
02

Fecha de
elaboracin
09-Abr-14
01-Ago-14

Elaboracin inicial
Aprobado por:
Tcnl
Juan
Carlos Ibez,
Director
Tcnl
Juan
Carlos Ibez,
Director
Fecha
09-Abr-14
Pgina 44


funcionamiento
Flujograma No FA-08: Elaboracin de material publicitario
Pgina 45


funcionamiento
5.11.6 PROTOCOLOS Y FLUJOGRAMAS OPERATIVOS

Los protocolos y flujogramas operativos (PO-# /FO-#) establecidos para el funcionamiento de la DGR se
presentan a continuacin.
PO-#
PO-01
PO-02
PO-03
PO-04
Protocolos Operativos
Denominacin
FO-#
FO-01
FO-02
FO-03
FO-04
Alerta Temprana
Capacitacin
Evaluacin de eventos
Manejo de eventos adversos
Flujogramas Operativos
Denominacin
Alerta Temprana
Capacitacin
Protocolo No PO-01: Alerta Temprana
SDSC - DGR

Denominacin:
Alerta Temprana
Protocolo No
PO 01
Propsito:
Establecer el proceso para monitorear las condiciones hidrolgicas, meteorolgicas, focos de calor y
quemas en el Departamento y activar los estados de alerta requeridos (ver al pie).
Responsable:
Responsable de la UAT.
Proceso:
1) Monitorear los boletines de las reparticiones e instituciones tcnico cientficas nacionales y
departamentales que generan y proveen informacin hidrometeorolgica y de focos de calor;
recibir informacin y/o solicitarla manteniendo una coordinacin estrecha y permanente con los
responsables de las fuentes:
Fuentes de informacin hidrometeorolgica
Institucin
Tipo de informacin
Medio de informacin
SENAMHI
ASAANA (apoyo)
SEARPI
SATIF
Meteorolgica
Meteorolgica
Hidrometeorolgica
Focos de calor
Boletn informativo
Va telefnica (solicitar)
Boletn informativo
Boletn informativo
2) Analizar la informacin recibida y las condiciones existentes en coordinacin con otras Unidades
de la DGR para recomendar la activacin del nivel de alerta correspondiente, considerando los
siguientes parmetros:
Cuadro 2: Estados de Alerta

Alerta
Verde
Nivel de riesgo meteorolgico5

No
existe
ningn
riesgo
meteorolgico ni hidrolgico.
Amarilla
Este nivel no amerita la emisin

de boletn de aviso de alerta,
pero debe ser considerado por
los tcnicos y responsables que
reciben
los
pronsticos
meteorolgicos.
No existe riesgo meteorolgico
para la poblacin en general,
Descripcin
BAJO
Inicio de poca/fenmeno.
Monitoreo general y transversal
de posibles eventos adversos sin
riesgo aparente en el corto plazo.
MODERADO
Tendencia
ascendente
de
desarrollo de un evento que
podra generar una emergencia
Estado
Monitoreo
Vigilancia
Monitoreo
Preparacin
(verificacin
logstica)
Apronte
Condicin
Normalidad
Alerta
Activacin Plan
de Contingencia
Niveles de riesgo meteorolgico establecidos por el Servicio Nacional de Meteorologa e Hidrologa (SENAMHI), Ministerio de
Medio Ambiente y Agua
Pgina 46

Naranja
Roja
aunque s para alguna actividad

concreta.
Existe un riesgo meteorolgico
importante
(fenmenos
meteorolgicos o hidrolgicos no
habituales y con cierto grado de
peligro para las actividades
usuales).
El riesgo meteorolgico o
hidrolgico
es
extremo
(fenmenos no habituales de
intensidad fuerte y excepcional,
con un nivel de riesgo muy alto
para la poblacin).

funcionamiento
MUY ALTO
Se produce un evento de
mediana
magnitud
o
EMERGENCIA.
Recursos locales son suficientes.
CRTICO
Se produce un evento de gran
magnitud o DESASTRE (sbito o
progresivo), evento en desarrollo.
La capacidad de respuesta es
rebasada, es necesaria la
intervencin del siguiente nivel.
Fuente: DIPECHO VIII (2014)
Movilizacin
de
recursos
humanos
y
equipos.
Respuesta
Atencin
de
emergencia.
Respuesta
Atencin
de
emergencia y/o
desastre
3) Recomendar la activacin del estado de alerta al Director de la DGR y obtener su conformidad.

4) Activar el plan de llamadas de alerta informando al personal designado expresamente para
coordinar acciones ante una situacin de riesgo a nivel departamental y con cada municipio:
a. Autoridades y personal de la DGR (UMEA).
b. Tcnicos Desconcentrados en las Macroregiones.
c. Responsable Departamental de Defensa Civil.
d. Autoridades municipales mediante las UGRs municipales, si estn establecidas,
Subgobernaciones.
e. Dragueros.
f. Otras instituciones o personas con responsabilidad en el rea (por ejemplo Unidad
Municipal de Emergencias UME-, balseros, Polica, etc.).
5) Entregar a las distintas Unidades de la DGR una copia del Plan de Contingencia para el tipo de
evento especfico cuando se active el estado de Alerta Amarilla para:
a. Verificacin logstica del equipo, personal y suministros disponibles.
b. Identificacin de posibles zonas de impacto y zonas seguras para posible evacuacin.
c. Verificacin del estado de las vas de acceso.
6) Sistematizar y registrar la informacin y las acciones asumidas por la DGR en la base de datos y
en coordinacin con el Centro de Informacin.
7) Monitorear la situacin y retroalimentar el proceso de acuerdo a la progresin de alerta hasta
la conclusin del evento o retorno al estado de alerta verde.
Versin
Elaborado por:
01
Lizzeth
Salinas,
Responsable Unidad de
Alerta Temprana
02

Fecha de
elaboracin
09-Abr-14
01-Ago-14

Elaboracin inicial
Aprobado
por:
Tcnl
Juan
Carlos
Ibez,
Director
Tcnl
Juan
Carlos
Ibez,
Director
Fecha
09-Abr-14
Pgina 47


funcionamiento
Flujograma No FO-01: Alerta Temprana
Pgina 48


funcionamiento
Pgina 49


funcionamiento
Protocolo No PO-02: Capacitacin
SDSC - DGR
Protocolo No

Denominacin:
Capacitacin
PO 02
Propsito:
Establecer el proceso para la planificacin y organizacin del plan de capacitacin dando cumplimiento
al Plan Operativo Anual (POA) y/o por solicitud de los municipios.
Responsable:
Responsable de Capacitacin.
Proceso:
1) Elaborar el cronograma de capacitaciones de acuerdo al POA y/o a solicitud de los municipios.
2) Coordinar con las dems Unidades la programacin de actividades de capacitacin y con todas las
autoridades en cuya jurisdiccin se ejecuten (Subgobernador, Alcalde, Asamblesta, Capitn, etc.).
3) Solicitar y tramitar la autorizacin del Director de la DGR para el desplazamiento de personal
operativo, uso de equipo, material o vehculos mediante comunicacin interna (Responsable de la
UAT).
4) Organizar una Comisin de capacitadores (Responsable de capacitacin)
5) Preparar el material para capacitacin (Responsable de la Comisin de capacitadores):
Lista de verificacin materiales para capacitacin
Listo
De escritorio
Listas de asistencia
Listas de refrigerio
Hoja de ruta
Bolgrafos
Marcadores
Cinta adhesiva (diurex / masking tape)
Tableros de apoyo
Cmara fotogrfica
Proyector porttil
Toma corriente
Material
de Banner institucional
capacitacin
Trpticos/folletos
Volantes/Instructivos
Otros
6) Solicitar al rea de Activos Fijos equipos, vehculos y combustible (ver Protocolos No PA-01
Solicitud de Equipos y PA.02 Solicitud de Vehculos).
7) Gestionar el desembolso de fondos para combustible, viticos y refrigerios para el chofer y el
personal de la UAT ante la Unidad Administrativa (ver Protocolo No PA-03 Solicitud de Fondos y
Descargo).
8) Registrar en el Libro de Parte la salida de Comisiones.
9) Realizar la capacitacin desplazando al personal tcnico al municipio especfico.
10) Registrar en el Libro de Parte la llegada de Comisiones.
11) Elaborar un informe tcnico sobre la capacitacin brindada (cada capacitador).
12) Elaborar un informe especfico adjuntando la documentacin de respaldo y la memoria grfica
(fotos) para concluir la actividad (Responsable de Comisin).
Versin
Elaborado por:
01
02
Lizzeth
Salinas,
Responsable Unidad de
Alerta Temprana
Fecha de
elaboracin
09-Abr-14
01-Ago-14

Elaboracin inicial
Aprobado por:
Tcnl
Juan
Carlos Ibez,
Director
Tcnl
Juan
Carlos Ibez,
Director
Fecha
09-Abr-14
Pgina 50


funcionamiento
Flujograma No FO-02: Capacitacin
Pgina 51


funcionamiento
Protocolo No PO-03: Evaluacin de eventos

Fecha

Unidad de Evaluacin
Denominacin:
SDSC - DGR
Protocolo No
PO 03
Propsito:
Establecer el proceso para desarrollar actividades de evaluacin en municipios afectados por
emergencias o desastres y/o por solicitud de los municipios.
Responsable:
Responsable de la UE.
Proceso:
1) Recibir la solicitud para atender de inmediato con personal especializado el evento que requiera
ser evaluado (Responsable UE). Si por la magnitud del evento se requiere de ms evaluadores, se
dispondr del personal de la UMEA y en ltima instancia, del personal administrativo disponible.
2) Verificar la informacin a travs del personal del GAD (Direcciones, Servicios y/o Unidades que se
encuentren en la zona afectada), autoridades y tcnicos del Municipio, ONGs, Fundaciones,
Autoridades Indgena Originario Campesinas, y otros.
3) Coordinar la evaluacin con:
a. Tcnicos del municipio.
b. Tcnicos Desconcentrados en las Macroregiones.
c. Responsables de las Comisiones del COED, segn el tipo de evento.
d. Subgobernador de la Provincia., Asamblesta, autoridades municipales, autoridades locales.
e. Reparticiones del GAD que tienen injerencia en el evento (Responsable UE).
4) Solicitar y tramitar la autorizacin de la Direccin de la DGR para el desplazamiento de personal
operativo, uso de equipo, material o vehculos de la DGR (Responsable UE).
5) Organizar una Comisin de evaluadores (Responsable de UE)
6) Preparar el equipo para el desplazamiento del personal (Responsable Comisin de Evaluacin):
Lista de equipo para evaluacin
Listo
De escritorio
Tableros/Planchetas de apoyo
Formularios de evaluacin
Hojas de ruta
Bolgrafos
Computadora
Cmara fotogrfica
GPS
Grabadora digital
Personal
Carpas
Sacos de dormir
Linternas
Bateras / Pilas
Mochilas
Chalecos
Botiqun
Calculadoras
8) Solicitar fondos para combustible y viticos para el chofer y el personal de la UE ante la Unidad
Administrativa (ver Protocolo No PA-03 Solicitud de Fondos y Descargo).
10) Realizar la evaluacin levantando la informacin en el Formulario de Evaluacin de Daos y
Anlisis de Necesidades.
Pgina 52


funcionamiento
11) Informar al Director de la DGR el estado de situacin (informe preliminar), sugerir la activacin de
las Comisiones correspondientes y enviar reportes preliminares de la evaluacin por los medios de
comunicacin disponibles (celular, telfono, radio, internet, fax, otros).
13) Presentar al Director de la DGR a la conclusin de la misin de evaluacin y para orientar la
planificacin de las operaciones de las Comisiones del COED y la toma de decisiones el formulario y
un croquis de la zona evaluada, donde se resalte, principalmente:
a. Nombre de comunidades (con coordenadas geogrficas/georeferenciadas)
b. Cantidad de familias que requieren ser atendidas y tipo de atencin (prioridades de
intervencin para las primeras ocho horas de ocurrido el evento segn estado y alcance).
c. Distancias.
d. Situacin de los caminos.
e. Acceso.
f. Otros obstculos
g. Sugerencias.
14) Entregar los croquis al responsable de la mapoteca para que grafique digitalmente toda la
informacin, bsica para las Comisiones del COED y futuros eventos.
15) Sistematizar la informacin, analizarla y elaborar el informe tcnico completo de los resultados
obtenidos adjuntando la documentacin de respaldo y la memoria grfica (fotos) (Responsable de
Comisin).
16) Registrar la informacin en la Base de Datos incluyendo criterios comparativos con eventos
anteriores.
Anexos:
Formulario de Evaluacin de Daos y Anlisis de Necesidades
Versin
Elaborado por:
Fecha de
elaboracin
01
Daniel
Arana
Takeo 09-Abr-14
Elaboracin inicial
Responsable e Irlanda
Villagmez,
Auxiliar;
Unidad de Evaluacin
02
Proyecto DIPECHO VIII 01-Ago-14
Aprobado por:
Tcnl
Juan
Carlos Ibez,
Director
Fecha
09-Abr-14
Tcnl
Juan
Carlos Ibez,
Director
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funcionamiento
Flujograma No FO-03: Evaluacin de eventos
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funcionamiento
Protocolo No PO-04: Manejo de eventos adversos
SDSC - DGR

Denominacin:
Protocolo No
PO 04
Propsito:
Establecer el proceso para manejar eventos adversos en el Departamento de Santa Cruz.
Responsable:
Responsable de la UMEA.
Proceso:
1) Recibir la solicitud para atender de inmediato eventos adversos con personal especializado para
prevenir, mitigar, rehabilitar, actuar o controlar situaciones crticas generadoras de riesgo con el fin
de eliminar o minimizar sus efectos (Responsable UMEA)
2) Recabar la informacin disponible y coordinar acciones a ejecutar con:
a. Director de la DGR, UE y personal de la DGR
b. Tcnicos Desconcentrados en las Macroregiones (que deben alertar a la DGR cuando la
capacidad municipal y local de atencin a una emergencia o desastre se vea sobrepasada y se
prevea el concurso de la DGR ante una posible Declaratoria de Emergencia o Desastre
municipal).
c. Tcnicos del municipio.
d. Responsables de las Comisiones del COED, segn el tipo de evento.
e. Subgobernador de la Provincia., Asamblesta, autoridades municipales, autoridades locales.
f. Equipos de Primera Respuesta.
g. Equipo de Apoyo Logstico
3) Solicitar y tramitar la autorizacin de la Direccin de la DGR para el desplazamiento de personal
operativo, uso de equipo, material o vehculos de la DGR (Responsable UMEA).
4) Designar a uno de los tres Equipos Tcnicos (A, B o C) para atender el evento adverso de acuerdo a
las caractersticas del mismo (Responsable de UMEA)
5) Preparar el equipo para el desplazamiento del personal de acuerdo al evento (Responsable Equipo
Tcnico A, B o C):
7) Gestionar el desembolso de fondos para combustible y viticos para el chofer y el personal de la
UAT ante la Unidad Administrativa (ver Protocolo No PA-03 Solicitud de Fondos y Descargo).
9) Brindar la atencin especializada solicitada de acuerdo a las caractersticas del evento
10) Supervisar la operacin hasta su conclusin e informar peridicamente al Director de la DGR
(Responsable de la UMEA).
12) Elaborar un informe tcnico sobre la evaluacin realizada adjuntando la documentacin de
respaldo y la memoria grfica (fotos) para concluir la actividad (Responsable de Comisin).
Versin
Elaborado por:
01
02
Paola Weber, Responsable

Unidad de Manejo de
Eventos Adversos
Fecha de
elaboracin
09-Abr-14
01-Ago-14

Elaboracin inicial
Aprobado por:
Tcnl
Juan
Carlos Ibez,
Director
Tcnl
Juan
Carlos Ibez,
Director
Fecha
09-Abr-14
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funcionamiento
Flujograma No FO-04: Manejo de Eventos Adversos
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funcionamiento
6. BIBLIOGRAFA
Legislacin vigente especfica en Reduccin del Riesgo y Respuesta a Desastres y/o Emergencias
o
Constitucin Poltica del Estado Plurinacional de Bolivia, 7 de febrero de 2009
o
Ley N 2140 (2000) para la Reduccin de Riesgos y Atencin de Desastres, 25 de octubre de 2000
o
D.S. N 26739 (2002) Reglamento General de Reduccin de Riesgos y Atencin de Desastres y/o Emergencias,
4 de agosto de 2002
o
D.S. N 29894 (2009) Estructura Organizativa del rgano Ejecutivo del Estado, 7 de enero de 2009
Legislacin vigente complementaria para la Reduccin del Riesgo y Respuesta a Desastres y/o Emergencias
o
Ley N 031 (2010) Marco de Autonomas y Descentralizacin Andrs Ibez, 17 de julio de 2010
Legislacin vigente adicional
o
Sistema de Organizacin Administrativa (2003) Normas Bsicas, Ministerio de Hacienda, 2003 Art. 22.
o
Ley N 164 (2011) General de Telecomunicaciones Tecnologas de Informacin y Comunicacin, 8 de agosto
de 2011
CUBAENCUENTRO (2014). Derechos de tercera generacin o Derechos de los pueblos. [Online] Disponible en
http://www.cubaencuentro.com/derechos-humanos/clasificacion-y-caracteristicas/clasificacion/derechos-detercera-generacion-o-derechos-de-los-pueblos Consultado el 10 de enero de 2014.
DIPECHO VIII (2014) Lineamientos para la elaboracin del Manual de organizacin, funciones y funcionamiento de
la Direccin/Unidad de Gestin de Riesgos Departamental. Proyecto DIPECHO VIII - Viceministerio de Defensa Civil
2014.
EIRD (2009). Terminologa sobre Reduccin del Riesgo de Desastres. 2009.
GAD CHU (2013) Manual de Organizacin, Funciones y Descripcin de puestos 2013. Secretara Departamental de
Planificacin del Desarrollo, Direccin de rea de Planificacin Estratgica y Desarrollo Organizacional. Gobierno
Autnomo Departamental de Chuquisaca.
GAD SCZ-VIDECI-PNUD (2012) Manual de funcionamiento del Centro de Operaciones de Emergencia Departamental
Santa Cruz, 2012
GAD SCZ (s.f. a) Centro de Operaciones de Emergencia Departamental COED SCZ.
GAD SCZ (s.f. b) Comprometidos con la Gestin de Riesgo. Centro de Operaciones de Emergencia Departamental
COED SCZ.
INE (2014). Censo Nacional de Poblacin y Vivienda 2012 (preliminar)
ONEMI (2013). Manual del participante curso Operaciones de Emergencias Nivel 1. Oficina Nacional de
Emergencia ONEMI, Ministerio del Interior y Seguridad Pblica, Academia de Proteccin Civil, Chile, 2013.
PNUD (2012) Matriz anlisis de herramientas (ordenado). Herramientas, instrumentos y/o documentos COED Santa
Cruz. Proyecto de Fortalecimiento al SISRADE (2012).
PREDECAN (2009). Agenda estratgica para el fortalecimiento de la Gestin del Riesgo
PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO DE SANTA CRUZ - PNUD (2008). Plan Departamental de Desarrollo Econmico y
Social Santa Cruz 2006-2020. Prefectura del Departamento de Santa Cruz, Direccin de Planificacin, Inversin y
Programacin (DPIP) Equipo de Planificacin Estratgica. PNUD DFID. Versin revisada, julio 2008.
SANTACRUZ.GOB.BO (2014). Diagrama del COED. Disponible en http://www.santacruz.gob.bo Consultado el 20de
mayo 2014, horas 09:43.
UNISDR (2009). Terminologa sobre Reduccin del Riesgo de Desastres, Naciones Unidas. 2009.
VIDECI PNUD (2013a). Lnea base del Sistema Nacional para la Reduccin de Riesgos y Atencin de Desastres y/o
Emergencias (SISRADE), Observatorio Nacional de Desastres, Proyecto BOL/76923 Fortalecimiento al SISRADE en
Preparativos y Respuesta, 2013
VIDECI (2014) Niveles de Alerta de riesgo SATND. Viceministerio de Defensa Civil (VIDECI) SINAGER.
WIKIPEDIA (s.f.). Definicin Comit. [Online] Disponible en http://es.wikipedia.org/wiki/Comit%C3%A9 Consultado
el 25 de enero de 2014 a las 17:23.
WORDREFERENCE
(s.f.a).
Definicin
Comisin.
[Online]
Disponible
en
http://www.wordreference.com/definicion/comision Consultado el 25 de enero de 2014 a las 17:30.
WORDREFERENCE
(s.f.b).
Definicin
Comisin.
[Online]
Disponible
en
http://www.wordreference.com/definicion/centro Consultado el 25 de enero de 2014 a las 17:32.
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funcionamiento
ANEXO 3: CONCEPTOS FUNDAMENTALES

(NOTA: PENDIENTE HASTA DEFINICION DE LA NUEVA LEY DE GRD. DE NO APROBARSE SE INCLUIRAN LAS
DEFINICIONES DE LA LEY 2140, EL D.S. 26739 Y/O LA TERMINOLOGIA EIRD 2009)
Asistencia Humanitaria.Damnificado/a.Peligro.Primera Respuesta.Resiliencia.Evento adverso.Mitigacin.Incidente.Prevencin.-
Atencin de Desastres y/o Emergencias (ADE). Son todas las actividades que comprenden las fases
de preparativos, alerta, respuesta y rehabilitacin destinadas a preparar a la poblacin en caso de
Desastres y/o Emergencias, a socorrerla y brindarle los servicios e insumos bsicos al ocurrir el
desastre (Ley 2140, Art. 4.b.).
Amenaza. Es el factor externo de riesgo presentado por la potencial acaecencia de un suceso de
origen natural o generado por la actividad humana que puede manifestarse en un lugar especfico,
con una intensidad y duracin determinadas (Ley 2140, Art. 4.f.).
6
Centro: Lugar de partida o de convergencia de acciones particulares coordinadas.
Centro de Operaciones de Emergencia: un lugar fsico que debe contar con condiciones y
caractersticas para lo siguiente: facilitar la coordinacin de los diferentes organismos al contar con
espacios de reunin e instalaciones tcnicas necesarias, centralizar la recopilacin, anlisis y
evaluacin de la informacin de la situacin de emergencia o desastre; difundir la informacin
procesada a las autoridades, a los servicios tcnicos ejecutores y a los medios de comunicacin
7
social.
Centro de Operaciones de Emergencia: Componente del sistema nacional para emergencias y
desastres, responsable de promover, planear y mantener la coordinacin y operacin conjunta,
entre diferentes niveles, jurisdicciones y funciones de instituciones involucradas en la respuesta a
emergencias y desastres (IFRC, 2008).
8
Comisin: Conjunto de personas encargadas de resolver algn asunto. Tiene carcter temporal. .
Comit: Grupo de trabajo que, con arreglo a las leyes o reglas de una organizacin, institucin o
entidad tiene establecidas determinadas competencias. Se rene con una frecuencia determinada
9
y marca la lnea estratgica a seguir .

Comit de Operaciones de Emergencia: un rgano coordinador y ejecutor de decisiones, en torno
10
a las acciones de respuesta frente a la ocurrencia de Emergencias y Desastres..

Desastre. Es una situacin de dao grave o alteracin de las condiciones normales de vida en un
territorio determinado ocasionado por fenmenos naturales, tecnolgicos o por la accin del
hombre y que puede causar prdidas de vidas humanas, materiales, econmicos, o dao
ambiental; y que requiere de atencin especial por parte de los organismos del Estado y de otras
entidades de carcter humanitario o de servicio social, sean estas pblicas o privadas (Ley 2140,
Art. 4.d).
Wordreference, (s.f.,b)
ONEMI (2013)
Wordreference (s.f.,a)
9
Wikipedia (s.f.)
10
ONEMI (2013)
7
8
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funcionamiento
Emergencia. Es la situacin que se crea ante la presencia real o inminente de un fenmeno que
pueda poner en peligro la normalidad de la vida en un territorio determinado (Ley 2140, Art. 4.h).
Gestin del riesgo de desastres: El proceso sistemtico de utilizar directrices administrativas,
organizaciones, destrezas y capacidades operativas para ejecutar polticas y fortalecer las
capacidades de afrontamiento con el fin de reducir el impacto adverso de las amenazas naturales y
la posibilidad de que ocurra un desastre (EIRD, 2009). Puede ser: prospectiva, correctiva o
reactiva, como se explica en los siguientes grficos.
Reduccin de Riesgos (RRD).- Se entiende como las actividades de prevencin, mitigacin y
reconstruccin en el marco de la planificacin del desarrollo (D.S.26739, Art. 2.b).
Riesgo. Es la magnitud estimada de prdida (de vidas, persona heridas, propiedades afectadas,
medio ambiente destruido y actividad econmica detenida) en un lugar dado y durante un periodo
de exposicin determinado para una amenaza en particular. Riesgo es el producto de la amenaza y
la vulnerabilidad (Ley 2140, Art. 4.e.).
Vulnerabilidad.- Factor de riesgo interno de un sujeto o sistema expuesto a una amenaza,
correspondiente a su predisposicin intrnseca a ser afectado o de ser susceptible a sufrir un dao.
Corresponde a la predisposicin o susceptibilidad fsica, econmica, poltica o social que tiene una
comunidad de ser afectada o de sufrir daos en caso de que un fenmeno desestabilizador de
origen natural o antrpico se manifieste. La diferencia de vulnerabilidad del contexto social y
material expuesto ante un fenmeno peligroso determina el carcter selectivo de la severidad de
los efectos de dicho fenmeno (D.S.26739, Art. 2.b)
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Manual Funcionamiento DGR SCZ 8 Sep 14 Prop

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Secretara Departamental de Seguridad Ciudadana

Direccin de Gestin de Riesgo

Manual de organizacin, funciones y

Manual de organizacin, funciones y funcionamiento de

Secretara Departamental de Seguridad

Secretara Departamental de Seguridad Ciudadana

Manual de organizacin, funciones y

ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y FUNCIONAMIENTO . 6

OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 6

OBJETIVOS ESPECFICOS .................................................................................................... 6

ALCANCE Y APLICACIN ................................................................................................... 7

BASE LEGAL DE ASIGNACIN DE COMPETENCIAS Y ATRIBUCIONES AL GAD ........................ 7

CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO (2009) ................................................................ 7

4.2 LEY DE REDUCCIN DE RIESGOS Y ATENCIN DE DESASTRES Y /O EMERGENCIAS N

DECRETO SUPREMO 26739 REGLAMENTACIN DE LA LEY 2140 (2002)........................ 7

4.4 LEY MARCO DE AUTONOMAS Y DESCENTRALIZACIN ANDRS IBEZ N 031

DIRECCIN DE GESTIN DE RIESGO......................................................................................... 8

MBITO DE ACCIONES ....................................................................................................... 9

DEPENDENCIA ESTRUCTURAL ......................................................................................... 10

CENTROS PROVINCIALES DE GESTIN DEL R IESGO ....................................................... 14

5.10.1 DIRECCIN DE GESTIN DE RIESGO............................................................................ 15

Secretara Departamental de Seguridad Ciudadana

Manual de organizacin, funciones y

5.10.8 UNIDAD DE ANLISIS Y REDUCCIN DEL RIESGO (UARR) ...................................... 21

UNIDAD DE EVALUACIN (UE) ............................................................................... 23

UNIDAD DE MANEJO DE EVENTOS ADVERSOS (UMEA) ........................................ 23

FUNCIONAMIENTO DE LA DGR ................................................................................... 24

5.11.1 AUXILIARES DE UNIDAD ............................................................................................. 24

ANEXO 3: CONCEPTOS FUNDAMENTALES ................................................................................... 58

Secretara Departamental de Seguridad Ciudadana

Manual de organizacin, funciones y

Dependencia de la Direccin de Gestin de Riesgo en la estructura organizacional del Gobierno Autnomo

mbito de acciones de la Direccin de Gestin de Riesgo

Formulario Acta de Entrega de Equipos

Atencin de Desastres y Emergencias

Secretara Departamental de Seguridad Ciudadana

Manual de organizacin, funciones y

Servicio Nacional de Meteorologa e Hidrologa

Secretara Departamental de Seguridad Ciudadana

Manual de organizacin, funciones y

Manual de organizacin, funciones y funcionamiento de la Direccin

3. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE ORGANIZACIN , FUNCIONES Y FUNCIONAMIENTO

Definir el funcionamiento de la DGR.

Apoyar en el establecimiento de un sistema de gestin para el manejo de informacin, documentacin,

Apoyar la formulacin de planes de trabajo, de emergencia y contingencia.

Servir de base para el proceso de induccin y capacitacin a su personal.

Secretara Departamental de Seguridad Ciudadana

Manual de organizacin, funciones y

4. BASE LEGAL DE ASIGNACIN DE COMPETENCIAS Y ATRIBUCIONES AL GAD

CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO (2009)

LEY DE REDUCCIN DE RIESGOS Y ATENCIN DE DESASTRES Y/O EMERGENCIAS N 2140 (2000)

DECRETO SUPREMO 26739 R EGLAMENTACIN DE LA LEY 2140 (2002)

Secretara Departamental de Seguridad Ciudadana

Manual de organizacin, funciones y

LEY MARCO DE AUTONOMAS Y DESCENTRALIZACIN ANDRS IBEZ N 031 (2010)

5. DIRECCIN DE GESTIN DE RIESGO

Secretara Departamental de Seguridad Ciudadana

Manual de organizacin, funciones y

La DGR ser reconocida en el mbito departamental por la implementacin y consolidacin de un Sistema de

Secretara Departamental de Seguridad Ciudadana

Manual de organizacin, funciones y

Cuadro 1: mbito de acciones de la Direccin de Gestin de Riesgo