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Gilberto lvarez Mejia

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La primera decepcin de Eva


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-La actitud por si sola no da resultados.


-La actitud no orientada, no logra resultados.

-La actitud sin ayuda de la empresa, no da


resultados.
-La actitud del personal se pierde con el paso del
tiempo.
-El personal con la actitud de servicio cambia de
empleo cuando no logra los resultados ante el
cliente, o cuando siente que su esfuerzo no es
valorado.
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Las 3 E
fectividad

ficiencia

Competitivida
d
ficacia

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ficiencia: En la administracin de recursos.

ficacia: En el logro de objetivos.


fectividad: Comprobada para generar impacto en
el entorno.
Cualquier cambio involucra una transformacin de las
actitudes del personal.
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Concepto de Calidad y
Calidad en el Servicio.

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Qu es el servicio?

Servir es hacer algo en favor de otra persona.


El servicio es como lo ve el cliente, no como lo ve el proveedor de
dicho servicio.

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Qu es Calidad en el Servicio?
Es el grado en el que el servicio satisface las
necesidades o requerimientos del consumidor, y en lo
posible excederlos, lo que implica hacer las cosas
necesarias bien y a la primera, con actitud positiva y
espritu de servicio.
xito en el
medio

Ventaja
competitiva
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Factores del Servicio (Evaluacin del cliente)


1. Elementos Tangibles: apariencia de instalaciones, del personal, baos,
equipos, mobiliario.
2. Cumplimiento de promesa: atencin correcta y oportuna.
3. Actitud de servicio: Disposicin para escuchar y resolver problemas
4. Competencia del personal: S es corts, conocimiento de la empresa y
servicios, si domina condiciones y polticas.
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5. Empata: Facilidad de contacto, comunicacin, gustos y necesidades.

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Importancia del Servicio al Cliente


Un buen servicio al cliente puede ser un elemento
promocional tan poderoso como descuentos, publicidad o
venta personal.

Atraer un nuevo usuario es aproximadamente ms caro


que mantener uno. Pero es diez veces ms caro
recuperar un usuario que atraer uno. (Voz a voz)
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Las 4 As del Servicio (etapas)


1. Atender al usuario: Identificacin de las necesidades del
usuario.
2. Aclarar la situacin: Identificacin de las necesidades del
usuario - cliente.
3. Actuar: Satisfacer las necesidades.

4. Asegurese de la satisfaccin: Cierre del proceso.

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Betun de zapatos
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Tipos de servicios en las empresas

(Fabrica)

(Calidad)

(Nevera)

(Zoolgico)

1. "SOMOS INCOMPETENTES Y NO NOS IMPORTA SER ANTIPTICOS"

2. "LO HACEMOS MAL PERO SOMOS ENCANTADORES"


3. "SOMOS MUY EFICIENTES PERO MUY ANTIPTICOS"
4. "HACEMOS NUESTRO TRABAJO CON LA MXIMA
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La calidad personal es la base de


la calidad Institucional.

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SER EMPRENDEDOR
Un estilo de vida

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VIDA PRODUCTIVA

Cuando inicia?

Como se gana o se pierde?

Estudias, luchas, escalas?

Llegaste?
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Para algunos es un sueo de belleza y algo de esfuerzo donde hay logros da a da


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Para otros es soar, pero encontrar realidades distintas entregando una


sensacin de vaco
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La tecnologa hace
parte de nuestra
vida cotidiana, tanto
que se nos olvida
pensar y crear
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Entre tanto
en el mundo
exterior la
vida continua
y dando
sorpresa

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Cambiamos
continuamente
a medida
que
avanzamos

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Y muchas veces nos tomamos


Toda la confianza
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En ocasiones
nos llaman de
donde el jefe

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Y no falta el episodio en esta novela


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Y
nos

hacen
algunos
comentarios
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Y la decisin se
tom

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Mientras tanto nuestra vida afectiva se


define
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PROBABILIDAD DE UN HOMBRE
DE GANAR UNA DISCUSION

Algunos
saben que
llevan las
de perder

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Aunque la fuerza se sienta la realidad


puede ser otra
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El acontecer afectivo
+

El acontecer laboral
=

Reflexin sobre nuestro estilo


de vida
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Guayabo
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Iniciamos una bsqueda de nuevas


situaciones
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Ruptura de paradigmas
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Incluso
Utilizamos

Otros
Caminos

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Y no queremos carreras locas


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O manejar las crisis existenciales


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El 80% de nosotros esta en alguna de las


fases anteriores
La vida corre ..

Desea mirar otra opcin de desarrollo y


estilo de vida???????
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Cada uno y cada una


de nosotros ( as)
tiene formas
distintas de ver las
cosas
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Pedir limosna
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AMA DE CASA ANTES

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AMA DE CASA DESPUES

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Motivacin personal
Dedicamos el 75% de nuestra vida adulta a
actividades relacionadas con el trabajo. Si
dedicamos tanto tiempo a trabajar deberamos
motivarnos y llenarnos de energa.

A todo mundo le gusta trabajar en un ambiente relajado, lleno de


alegra y energa y donde se sientan valorados.
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Valoracin del trabajo.


Valorar el trabajo personalizado.

Motivacin.
A las personas que atienden a los clientes.

Actitud.
Positiva o negativa.

Un empleado insatisfecho genera usuarios insatisfechos.


Cuando se trata de satisfacer al usuario, todos somos un
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Lo que valoran los clientes en los


servicios y atencin personal.

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Seguridad
Credibilidad
Comunicacin
Comprensin
Accesibilidad
Cortesa

Cliente
Satisfecho

Profesionalismo

Capacidad de respuesta
Fiabilidad

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Qu es un momento de la
Verdad?

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Definicin de momento de la verdad


Es todo momento o experiencia en el que un
cliente entra en contacto con nuestra empresa y
que da como resultado su impresin o
percepcin sobre la calidad de nuestro servicio.

Un usuario se forma 11 impresiones en los


primeros 7 segundos de contacto con la
empresa.
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Momento de MAGIA.
Experiencia plenamente satisfactoria.
Capturan al usuario.
Generan credibilidad de la Institucin.

Momento de MISERIA.
Experiencia insatisfactoria.
Alejan al usuario.
Generan descrdito en la Institucin.
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Los momentos de contacto con el cliente requieren:


I. Actitud positiva hacia el cliente.
Apariencia.
Lenguaje verbal.
Lenguaje corporal.

II. Identificar las necesidades del cliente.


Escuchar con atencin.
Oportunidad en la atencin.
Obtener retroalimentacin.

III. Ocuparse de las necesidades del cliente.

Satisfacer las necesidades bsicas del usuario.


Proporcionar el servicio ofrecido y solucionar los problemas del cliente.
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Terminar el proceso del servicio adecuadamente.
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Proceso para manejar los momentos de la verdad.


Atender la solicitud de
servicio.
Aclarar la solicitud de
servicio.
Dar el servicio.
Verificar la percepcin o
evaluacin del servicio.
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Superacin de
expectativas

100%

Expectativas
de los clientes

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casring 83

Cmo atender una queja


ESCUCHAR
DISCULPARSE
RESOLVER
DAR SEGUIMIENTO
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El proceso para la atencin de clientes difciles.


Identificacin de alternativas de respuesta.
Manejo de lenguaje corporal.
Aceptacin de las fallas.
Persistencia.
Manejo de crticas.
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Cuando hay conflicto se puede reaccionar de 3


maneras:
1. Agrediendo

2. Actuando pasiva o sumisamente

3. Asertivamente
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Manejo de situaciones especiales.


USUARIOS EXIGENTES

Trtalos con el mismo respeto que a cualquier


cliente, pero no acceda a sus demandas.
Concntrese en sus necesidades y no en sus modos.
Sus exigencias suelen ser sus necesidades.

USUARIOS ABUSIVOS

Dirjase al cliente por su nombre (s lo sabe).


No estn molestos con usted sino con la situacin.
Hable a una velocidad normal.
Maneje un tono de voz entre medio
y bajo.
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Manejo de situaciones especiales.


USAURIOS QUEJOSOS POR HBITO.
El quejoso habitual no le gusta nada, es su personalidad.
No permita que este individuo lo desaliente o deprima.
Si el cliente tiene la razn, maneje la situacin tal y
como lo hara con cualquier otro cliente.
Intente separar las quejas legtimas de las falsas.
Evite ponerse a la defensiva.
Djelo hablar.

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Manejo de situaciones especiales


USUARIOS OFENSIVOS Y GROSEROS:
Son personas que se sienten solas e inseguras.
Trata de identificar la causa de su molestia o enojo.
Sea amable, excepcionalmente amable.

USUARIOS HABLADORES:
Considere las razones por las cuales hablan tanto.
Posiblemente son personas solitarias.
Muestre compasin e inters.
Sea corts y mencione que cuenta con otros clientes a
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quien atender.
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Manejo de situaciones especiales.

USUARIOS ENOJADOS.

Ponga ms atencin en lo que puede y no en lo que no es posible


responder.
No pierda la ecuaminidad.
Observe ms all del enojo.
Utilice un tono de voz tranquilo y amable.
Anticipe situaciones potencialmente irritables.
Mantenga a raya sus emociones.
Calme el enojo.
No haga promesas que no pueda cumplir.
Sea solidario.
Analice el problema.
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D seguimiento.
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Manejo de situaciones especiales


USUARIO INFELIZ

Aydelos a encontrar lo que estn buscando.


Muestre compasin y calidez.
Tal vez no cambie su estado de nimo, pero puede determinar lo que
busca.
Estoy seguro que no tiene lo que busco.

USUARIO ALEGON
Hable suavemente.
Pdale su opinin.
Concntrese en los puntos que estn de acuerdo.
Cuente hasta diez.
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Manejo de situaciones especiales.


EL QUE NO HABLA.

Sea paciente.
Aydelo a que se relaje.
No formule preguntas que requiera de respuestas elaboradas.

USUARIO INDECISO.
Cree un ambiente relajado.
Limite las posibilidades.
Ofrezca una salida alternativa.
Sea paciente.
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Los siete pecados del servicio


1. Tratar a los clientes con apata.
Tratarlos con un me vale.

2. Desairar a los clientes.


Cuando se le da ms importancia a otras labores y no al cliente.
Me permite, no ve que estoy ocupado....

3. Ser fro con los clientes.


Es dar una recepcin no adecuada a nuestro cliente.
Psele... Aprese, haga fila.....

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Los siete pecados del servicio.


4. Tratar a los clientes con aire de superioridad.
No sentirse el dueo de la empresa, ni superior que cualquier persona.
La verdad no te entiendo.... Qu necesitas...?

5. Trabajar como un robot.


Todo igual, no existe creatividad ni carisma.
Su orden fue.... Que tenga un buen da, ... Pase...
6. Ceirse al reglamento.
Ser muy lineal con las reglas de la empresa, que se sacrifica al cliente.
Las polticas de la empresa no permiten ......
Dar evasivas al cliente.

Es una forma de deshacerse del cliente, para que el empleado haga algo distinto.
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Para ser exitoso no tienes


que hacer cosas
extraordinarias. Haz cosas
ordinarias,
extraordinariamente bien.
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El estudio competitivo dentro


de una empresa

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TRES ELEMENTOS BASICOS


Ampliar la definicin del servicio

Reconsiderar quienes son los clientes o


usuarios

Actitud amistosa hacia el cliente o usuario


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LA NUEVA DEFINICION DE
SERVICIO

Darles a los clientes lo que ellos desean

Vs

Satisfacer necesidades menos obvias del


cliente
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LA ACTITUD AMISTOSA

El cliente o usuario es la razn de ser de su trabajo

Tenga en cuenta que nos prefieren o porque hablan


bien

No son sus enemigos

Utilice el poder para ganar y no para perder.

Las tortas se voltean


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EXPRESAR

MOVIMIENTO

ES

COMUNICACIN

Y RELACIONES

CON TODOS

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LA HORA DE LA VERDAD

Son actos breves pero decisivos como:

Contestar el telfono
La pregunta del cliente
La queja del cliente
Acompaar el no con el si
La transferencia del cliente

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LA FUNCIONES Vs EL CLIENTE

Indicios de que el cliente interrumpe su


trabajo:
- Ud. alza los hombros cuando el telfono
suena
- Se siente perseguido por el
cliente
- Disfruta decir no
- Cada que hable con el cliente primero va
un suspiro
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DESARROLLO DE HABITOS

Ser puntual

Cumplir lo prometido

Prometer menos y dar mas

Hacer un esfuerzo extra

Ofrecer alternativas
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DESARROLLO DE HABITOS

Expresar empata
Tratar al usuario como si fuera lo mas
importante de su trabajo
Tratar a los compaeros como si fueran clientes
Darle al cliente su nombre y numero telefnico
Sonrer y modular la voz por telfono

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SER BUEN MODELO DE


SERVICIOS

Comience bien el da
Analice lo que siente, no se desahogue
Haga lo correcto
Respalde las decisiones del personal
Est dispuesto a aceptar que no sabe la
respuesta

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SER BUEN MODELO DE


SERVICIOS (Para los jefes)

Aprenda a escuchar
Dedique tiempo a charlar con los compaeros
y colaboradores
Observe una buena etiqueta telefnica
Agradezca a menudo a su gente
Diga lo que piensa y piense lo que diga

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LO QUE SE DEBE Y NO SE DEBE


HACER EN SERVICIO
No se. Diga mas bien: voy a averiguarlo
No. Diga mas bien: lo que puedo hacer es

Ese no es mi trabajo. Diga mas bien: quien lo


puede ayudar es .
Tiene razn; esto esta muy mal. Diga mas
bien: comprendo su frustracin ..

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LO QUE SE DEBE Y NO SE DEBE


HACER EN SERVICIO
Yo no tengo la culpa. Diga mas bien: veamos
que se puede hacer al respecto
Usted tiene que hablar con el jefe. Diga mas
bien: voy a ayudarle.
Para cuando lo quiere?. Diga mas bien: har
todo lo que pueda
Clmese. Diga mas bien: lo siento

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LO QUE SE DEBE Y NO SE DEBE


HACER EN SERVICIO

Ahora estoy ocupado. Diga mas bien:


espreme un momento ..
llmeme luego. Diga mas bien: yo le
llamar mas tarde

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El susto
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PILDORAS DE SERVICIO

HALLAZGOS SOBRE EL SERVICIO


AL CLIENTE

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- Del 96% de los clientes o


usuarios no se tiene noticia.
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- De cada queja recibida, en


promedio se tienen 26 clientes o
usuarios Con problemas.

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- Por cada queja


recibida hay 6
problemas serios

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- Los quejosos tienen la tendencia a


volver, lo que no pasa con
el no quejoso

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- De los clientes o usuarios


que presentan quejas, entre
el 54% y el 70%
vuelven (o cesan la agresin
a la entidad), si el problema
se resolvi.

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- Si el problema se resuelve
rpido, el 95% de los
clientes
usuarios vuelven y/o callan
su disgusto.
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- El usuario o cliente
con problemas lo
comenta a 9 o 10
personas mas.

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139

- El 13% de los que han


tenido problemas lo
comentan a 20 mas.

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140

- El problema resuelto es
comentado solo con 5
mas.

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141

- Si el cliente o usuario observa


cosas desagradables as no fuesen
para el,
las cuenta como propias
experiencias.
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142

Sensibilidad masculina
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143

- Un jefe agrio que no sepa decir


las cosas a sus
colaboradores, espanta los
usuarios clientes pues toman
bando por
el empleado regaado.
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144

- El horario al publico que no


se respeta vende imagen de
estafa
o fraude as el servicio sea
excelente.

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145

- Un escritorio o un
puesto desorganizado es
tomado por el
ciudadano comn como
de funcionarios
incompetentes.
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DEF. MERCADOLOGICA DEL SERVICIO

Producto en si mismo (tangible o intangible)


Al vendedor (la asesora)
La organizacin (la logstica)
La reputacion (la credibilidad)
El servicio personal (personalizacin)
El comprador (nicho de usuarios)

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DEF. MERCADOLOGICA DEL SERVICIO


La organizacin del comprador (la educacin)
La imagen de las dos organizaciones (la
negociacin)

La empresa es responsable del


Producto o servicio
En todas sus manifestaciones
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Goodwill
Credibiliadad
Honradez
tica
Reputacin
Confianza
Permanencia
Consistencia
Calidad
Integridad

LA IMAGEN
La imagen es la
Percepcin de
La forma como
Se hacen los
Negocios

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152

STREEPED

EL
USUARIO

Protagonista (busca elevar el nivel


de vida)
Tiempo escaso (el tiempo Sera la
moneda del futuro)
Espacio propio (con el servicio
hacia el y no al contrario)
Informado (la informacin genera
xito adems de satisfaccin)
Egosta ( el primero que el resto)
Desleal ( cada oportunidad cambia)
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Normas propias (no le


interesan los reglamentos)
Voluble (se enamora y se
enfra con rapidez)
Activista (sabe que quiere,
conoce la competencia pasa
de rey a tirano, generaliza,
aumenta causas y efectos,
solucin ya)

EL USUARIO

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BROEBUCKEN

FUNCIONES DE LA GERENCIA DEL


SERVICIO

Incrementar la cultura del servicio


Responder por las expectativas de calidad
Propiciar el clima de motivacin
Gestionar los recursos necesarios
Ayudar a resolver los problemas
Estar convencido de alcanzar resultados

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CAUSALES DE LA GERENCIA DEL


SERVICIO

El servicio tiene alto impacto econmico


Estamos en la ola de la calidad
La gerencia del servicio debe sentir el impacto de
su utilidad
A mayor permanencia de una organizacin en el
mercado, mayor discrepancia con el usuario
La mejora del servicio se inicia desde arriba
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157

CAUSALES DE LA GERENCIA DEL


SERVICIO
La orientacin del servicio es hacia los momentos
de verdad
Los empleados son el primer mercado
Los sistemas son con frecuencia, los enemigos
del sistema.

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CARACTERISTICAS DE UN
SERVICIO

Se produce cuando se ofrece


No se almacena
No se puede demostrar
Se aprende experimentando
Se evala despus de recibido
Requiere de interaccin humana
Requiere ser completo
El feed back lo mejora
Requiere actividades antes y despus
Es causa de xito o de fracaso
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GYM 3

ESTRATEGIA DEL SERVICIO

Es una formula caracterstica para la


prestacin de un servicio
Se da por:

-posicionamiento

-Beneficio

con valor

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INGREDIENTES DE UNA ESTRATEGIA


Investigacin de mercados (poblacin
objetivo
Visin de mercado
Valores motores de la
organizacin

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163

ANCIANAS

DE QUE DEPENDE UNA ESTRATEGIA

Mercado
Necesidades de los clientes
Expectativas de los clientes
Motivacin del cliente
Competencia
Plataforma estratgica
Opinin de sus posibilidades

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SISTEMA DE SERVICIO
Es todo el mecanismo, fsico y procedimental
que tiene a su disposicin la gente que presta
este servicio para satisfacer las necesidades del
cliente.
La capacidad de entender las necesidades y
deseos del cliente se puede resumir en una
frase: estar siempre aprendiendo

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COMPONENTES DEL SISTEMA DEL


SERVICIO
Instalaciones fsicas
Operacin del objetivo
Actividades externas
Mantenimiento y
reparacin

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INSTALACIONES FISICAS

Locacin
Ubicacin geogrfica
Muebles y equipos
Iluminacin
Ventilacin
Ambiente sonoro
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OPERACIN DEL OBJETIVO

Definicin de los procesos


Informacin sobre los procesos
Etapas del proceso
Entrenamiento del personal
Responsabilidad de los procesos

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VIOLIN

ACTIVIDADES EXTERNAS

Promocin y publicidad
Relaciones con proveedores
Adecuacin hacia el entorno
Relaciones con el estado
Definicin cultural
Clasificacin de los insumos

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MANTENIMIENTO Y REPARACION
Servicio pos venta
Soporte
Manejo de instructivos
Capacitacin tcnica para la solucin de
problemas

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LA ESTRATEGIA DEFINE LA FORMULA

EL PAQUETE DEFINE LA OFERTA

EL SISTEMA PRESTA EL SERVICIO

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EL PAQUETE DEL SERVICIO


Es

la respuesta a la demanda del


mercado, se refiere a la oferta y
sus caractersticas, que es lo que
hace que el cliente escoja nuestro
servicio y no el de la competencia, o
si somos nicos que nos tenga en
buena posicin.
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CARACTERISTICAS DE UN BUEN
PAQUETE

Con ventajas para el usuario


Respeto en el servicio
Cumplimiento
Negociacin
Venta de imagen corporativa
Informacin sobre el servicio y sus dificultades
Demostrar la ganancia econmica
Acompaamiento al usuario
Responsables visibles
Relacin con el estilo de vida
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LIBRE

PROGRAMA DE GERENCIA DEL


SERVICIO
1- Entender al usuario
2- clarificar la estrategia del servicio
3- educar la organizacin
4- poner en marcha las mejoras
fundamentales
5- mejora continua

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INGENIERIA DEL SERVICIO

Respuesta del servicio a la necesidad del usuario


teniendo en cuenta:
- Accesibilidad a la oferta
- Ubicacin de los prestadores
del servicio
- Tipo de venta (negociacin)
- Desarrollo de canales de servicio
- Comodidad del servicio

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177

EL PORTAFOLIO DEL SERVICIO

Exposicin de cada uno de los servicios


teniendo en cuenta:
- El servicio al cliente
- El concepto
- El propsito
- Ventajas para el usuario
- Servicios perifricos

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178

EL PORTAFOLIO DEL SERVICIO

Preparacin del paquete de servicios teniendo en


cuenta:
- Requisitos del servicio
- Definicin del proceso
- Operacin del proceso
- Especificacin del servicio:
- Requisitos del usuario
- Requisitos del medio interno
- Evaluacin interna y externa
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EL PORTAFOLIO DEL SERVICIO

Definicin de los sistemas de informacin


- Planificacin
- Estndares de desempeo
- Definicin de indicadores
- Eficiencia
- Eficacia
- Equidad
- Impacto
- Actividad
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LOS COCOS

TOMAR EL PULSO

Hacer encuestas para detectar:


A) posicionamiento
B) participacin en el mercado
C) percepcin del usuario
D) satisfaccin del cliente
E) desercin de los empleados

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TIPOS DE RECOLECCION

Aleatoria a usuarios
Actitud hacia el servicio (interna)
Clientes o usuarios perdidos
Logro de objetivos (usuarios clave)
De servicio fresco (cuando salen de las
instalaciones)

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METODOS DE

ENCUESTA

Cuestionario escrito
- De si o no
- Insatisfactorio /
excelente
- Rango de calificacin
Encuesta telefnica
- Pregunta respuesta
- Discusin
Grupos focales
Entrevista personal

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PERRO RABIOSO

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR UNA LIBRETA DE


CALIFICACIONES
1- Determine los puntos calves a evaluar
2- clasifique cada punto en las diferentes
Paquete - infraestructura - personal -

categoras
soporte

3- elabore una encuesta con base en esos

puntos clave

(Las preguntas deben calificarse por el


1 y 10

usuario entre

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LIBRETA DE CALIFICACIONES
4- De los resultados saque el promedio de
respuesta

cada

(Este es el factor de ponderacin del publico- 1


columna)
5- segn el servicio evaluado determine la importancia
de ese servicio para la iinstitucin y sus usuarios
(Equivale al tope - se hace en consenso
entre
las personas que orientan dicho servicio y responde a
polticas de la Institucin - 2 columna)
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LIBRETA DE CALIFICACIONES
6- Determine el alcance de meta

Es la resultante de dividir el factor de


ponderacin del usuario entre el tope de
(3 columna)

servicio

7- margen de contribucin
Establezca la diferencia en trminos porcentuales
entre el 100% y el nivel alcanzado, siendo positivo si lo
excede y negativo si hay dficit -4 columna

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LIBRETA DE CALIFICACIONES
8- Establezca la calificacin de cada categora

(Corresponde a la suma algebraica de los


mrgenes de contribucin en cada categora (5
columna)
9- genere la calificacin de toda la

Institucin

(Equivale a la suma algebraica de las


de cada ccategora - nota
final

calificaciones

10- analice la calificacin de cada categora y


determine cuales son aquellas que
tienen
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comportamiento
negativo
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LIBRETA DE CALIFICACIONES

11- Elabore un plan de accin para corregir


detectadas en la libreta

las fallas

12- no olvidar que todo plan de accin contiene


objetivos, recursos, tiempo de ejecucin y responsables
13- la libreta de calificaciones se debe redefinir mnimo
cada 6 meses

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LIBRETA DE CALIFICACIONES
1 - 10

ITEM

F PONDE

% IMPOR F.P/ TOP


TOPE

SUM + -

MC/NIT
E

% META M. CONT CALIFIC


A

PAQUET
INFRAES
PERSON
SOPORT

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Y la respuesta ?????
La

tiene cada uno en sus


manos

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