Gestin de Proyectos

Universidad del Atlntico

Sin importar la dimensin del tamao de los proyectos, estos se dividen en

fases con el objetivo de facilitar la gestin y asegurar el control,
mantenindolos alineados con los objetivos establecidos. Las etapas o fases
son: Inicio, Planeacin, Ejecucin, Monitoreo y Control y finalmente el cierre
del proyecto. De la misma forma, segn el Project Management Institute
(PMI), existen unas reas de conocimiento para la Gerencia de Proyectos,
cuyas definiciones y aspectos son imprescindibles para el buen manejo de
un proyecto: Gestin de Integracin del Proyecto, Alcance, Tiempo, Costo,
Calidad, Recursos Humanos, Comunicacin, Riesgos, y Adquisiciones o
Abastecimiento.
En el Inicio, se identifican las ideas, se establecen los objetivos, se evalan
los riesgos, se estiman tiempos, costos, teniendo en cuenta los recursos
humanos y financieros disponibles. En la Planeacin, se definen las pautas
de lo que se quiere conseguir (objetivos), el tiempo en el que se llevar a
cabo (cronograma) y el costo establecido para el mismo (presupuesto).
Durante la Ejecucin, se implementa o pone en marcha el proyecto, de
acuerdo a los lineamientos establecidos en la etapa de la planeacin.
Adicional a eso, se realizan reuniones de seguimiento para evaluar el estado
y progreso del mismo y determinar las prioridades siguientes. En la fase de
Control, se asegura que los objetivos sean alcanzados, con la debida
supervisin. En el caso de haber desviaciones, se realizan las acciones
correctivas correspondientes en un tiempo oportuno. Y finalmente la fase
del Cierre es la culminacin del proyecto, ya que cada uno de estos son
temporales.
Cabe destacar que independiente del tamao o dimensin del proyecto, es
recomendable asignar a un Project Manager o Gerente de Proyecto, o quien
haga sus veces. Las habilidades y/o competencias que tenga un Project
Manager (PM) es vital para el xito del proyecto en cuestin. El PM
debe
poseer ciertas habilidades que bien administradas, y en conjunto, son el
ingrediente perfecto para alcanzar los objetivos planteados. Entre estas
habilidades se encuentran: Liderazgo, Comunicacin, Negociacin, Solucin
de Problemas, capacidad de influencia en la organizacin, Pensamiento
sistmico, Motivacin, Trabajo en equipo, toma de decisiones, entre otras.
Ahora bien, el PM debe en todo momento procurar conocer el avance o
desvos a lo que se planific en un inicio. Para esto, se usan herramientas,
ms conocidas como mtricas, con el objetivo de mesurar el estado,
efectividad y/o progreso de las actividades de un proyecto, y en el caso de
existir desviaciones, efectuar el debido control para ejecutar las actividades
de acuerdo al plan inicial. En la mayora de organizaciones existen tres
factores o elementos primordiales: El tiempo, costo y el alcance del
proyecto. Al momento de definir el alcance del proyecto, se mejora la

exactitud de los estimados de costo y tiempo. De la misma forma, se define

un camino o lnea base para medir y controlar de una forma efectiva el
proyecto, y a su vez se establecen roles, responsabilidades y/o asignaciones
de una forma clara y concisa.
Todos
estos
elementos,
interrelacionados
sistmicamente,
bien
administrados y controlados, aseguran el xito en la direccin de proyectos
para la consecucin de objetivos establecidos por las organizaciones.