UNIVERSIDAD MILITAR

NUEVA GRANADA

DISEO DE UN SISTEMA DE GESTION DE INVENTARIOS EN EL ALMACEN DE SCALPI

COSMETICA
Autores:
Oscar Castro O.
Carlos Javier Chavarro C.
Rafael Martinez

Tesis

Tutor:

Robinson Pacheco.
Ingeniero industrial. Especialista Educacin y Gestin Ambiental, Magister Gerencia
Ambiental, Docente Especializacin Gerencia En Logstica Integral UMNG

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

FACULTAD DE INGENIERIA-POSGRADOS
ESPECIALIZACION GERENCIA EN LOGISTICA INTEGRAL
BOGOTA
2012

TABLA DE CONTENIDO

HIPOTESIS __________________________________________________________________ 5
RESUMEN __________________________________________________________________ 5
1.

OPORTUNIDADES PRESENTADAS DENTRO DEL CONTROL DE INVENTARIOS __________ 6

2.

MARCO TEORICO ________________________________________________________ 7

2.1

ANLISIS ABC ____________________________________________________________ 7

2.2

CONTROL BSICO DE INVENTARIO POR DEMANDA (PULL) _________________________ 7

2.3

COSTOS DE INVENTARIO ___________________________________________________ 7

2.4

COSTO DE ALMACENAMIENTO _______________________________________________ 7

2.5

CONCEPTO ALMACEN ______________________________________________________ 8

2.5.1

2.6
2.6.1
2.6.2
2.6.3
2.6.4

2.6.5
2.7
2.7.1
2.7.2

2.8

Funcin de los Almacenes __________________________________________________________ 8

TIPOS DE ALMACN _______________________________________________________ 8

Almacn de Materia Prima _________________________________________________________
Almacn de Productos Semi elaborados ______________________________________________
Almacn de Productos Terminados __________________________________________________
Almacn de Aprovisionamiento en General ____________________________________________

8
8
8
8

Almacn de Distribucin __________________________________________________ 8

ESTANTERAS CONVENCIONALES _____________________________________________ 9
Tipos de estantera en almacenaje con pasillos: ________________________________________ 9
Organizacin de elementos en unidades de almacenamiento: _____________________________ 9

INVENTARIO ____________________________________________________________ 10

2.8.1 Tipos De Inventario ______________________________________________________________

2.8.1.1
Inventarios de Materia Prima _________________________________________________
2.8.1.2
Inventarios de Productos en Proceso ___________________________________________
2.8.1.3
Inventarios de Productos Terminados ___________________________________________
2.8.1.4
Inventarios de Materiales y Suministros _________________________________________
2.8.1.5
Inventarios de Seguridad _____________________________________________________

10
10
10
10
10
10

2.9

CONTROL DE INVENTARIOS ________________________________________________ 11

2.10

MEDIOS PARA EL ALMACENAMIENTO DE MATERIALES Y DE PRODUCTOS ___________ 11

2.11

ESTRUCTURA DE ALMACN ________________________________________________ 11

2.12

ERRORES A EVITAR EN LA GESTION DE STOCKS ________________________________ 12

2.13

GESTIN DE STOCKS _____________________________________________________ 13

2.14

GESTION DE PRODUCTOS NO CONFORMES ___________________________________ 13

2

2.15

CODIFICACION ___________________________________________________________ 14

2.15.1
2.15.2

3.

4.

Cdigo de Barras _____________________________________________________________ 15

Como funciona una red inalmbrica. ______________________________________________ 15

SITUACION ACTUAL _____________________________________________________ 17

3.1

PLANTILLA DE PERSONAL __________________________________________________ 17

3.2

GESTION DEL CONOCIMIENTO ______________________________________________ 17

3.3

GESTION DOCUMENTAL ___________________________________________________ 17

3.4

SUB UTILIZACION SOFTWARE ERP ___________________________________________ 17

3.5

CONFIABILIDAD INFORMACION SISTEMA _____________________________________ 18

3.6

DISTRIBUCION DE ALMACEN CAPACIDAD ____________________________________ 18

3.7

ALMACENAMIENTO IDENTIFICACION DE MATERIALES __________________________ 18

3.8

CONSUMOS LOGICOS Y FISICO ______________________________________________ 18

ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA ___________________________________________ 19

4.1
4.1.1
4.1.2

DISTRIBUCIN DE PERSONAL _______________________________________________ 19

Responsable control materias primas _______________________________________________ 19
Responsable conteos cclicos ______________________________________________________ 19

4.2

ACUERDOS INTERNOS ENTRE AREAS _________________________________________ 20

4.3

UTILIZACION MDULO DE PLANEACION EN SOFTWARE ERP ______________________ 20

4.4

DESARROLLO FORMATO CONTROL TARAS Y MERMAS POR CLIENTE ________________ 20

4.5

CONSUMOS REALES DE LAS RDENES ________________________________________ 20

4.6

OPTIMIZACION DEL ESPACIO _______________________________________________ 20

4.7

TERCERIZACIN DE EQUIPOS _______________________________________________ 21

4.8

AUMENTO CAPACIDAD ALMACENAJE ________________________________________ 22

4.9

GESTIN DE STOCKS Y RDENES DE PRODUCCION. _____________________________ 22

4.10

GESTIN DE PRODUCTOS NO CONFORMES / MATERIAL DE RECHAZO ______________ 22

4.11 CODIFICACIN DE PRODUCTOS (COMPRA DE SOFTWARE DE RADIOFRECUENCIA Y DE

WM).
4.12

23

ACUERDOS CON LOS CLIENTES ______________________________________________ 23

CONCLUSIONES ____________________________________________________________ 26
RECOMENDACIONES ________________________________________________________ 26
BIBLIOGRAFIA______________________________________________________________ 27

ANEXOS __________________________________________________________________ 29
DISEO DE UN SISTEMA DE GESTION DE INVENTARIOS EN EL ALMACEN DE SCALPI COSMETICA

Oscar Castro
Ingeniero Industrial
Celular 3132589723
Oscarcastro83@hotmail.com
Carlos Chavarro
Administrador de Empresas
Celular 3005559839
Kjavier142@hotmail.com
Rafael Martinez
Ingeniero Industrial
Celular 3204676187
Rafaelmattinez575@hotmail.com
TUTOR
Robinson Pacheco.
Ingeniero industrial. Especialista Educacin y Gestin Ambiental, Magister Gerencia Ambiental,
Docente Especializacin Gerencia En Logstica Integral UMNG.
Celular 3138436977
Robinsonpacheco1@hotmail.com

HIPOTESIS
Fallas presentadas en el manejo fsico y lgico de los materiales que utiliza Scalpi cosmtica en sus
procesos de fabricacin, envase y empaque; generan fallas de tipo logstico al no contar con una
informacin confiable en sistema que permita la toma de decisiones de manera optima

DISEO DE UN SISTEMA DE GESTION DE INVENTARIOS EN EL ALMACEN DE SCALPI

COSMETICA

RESUMEN
El empleo universal de los cosmticos y productos de belleza en tiempos modernos ha crecido de
manera exponencial. La investigacin y elaboracin de estos productos que fue iniciada en el siglo
XIX por los franceses condujo al desarrollo de ms y mejores manufacturas a menor precio.
Las ventas anuales de productos de belleza hacen que esta industria tenga un importante desarrollo y
que llegue a ser prospera y rentable.
Scalpi cosmtica es una empresa que se encarga de manufacturar y comercializar productos y
servicios para la el cuidado personal, y la belleza. En la actualidad la empresa lleva los procesos de
maquila para los siguientes clientes:
1. BELCORP
Es una compaa dedicada a la produccin de cosmticos (talcos, maquillaje, emulsiones, Shampoo,
perfumes) y bisutera; crearon las marcas LBel, sika y Cyzone de acuerdo al segmento de edades e
intereses especficos.
2. HENKEL
Es una multinacional formada en 1876 que opera a nivel mundial en tres unidades de negocio
estratgicas: Cuidado del Hogar, Cuidado Personal, Adhesivos, Sellantes y Tratamiento de
Superficies.
Dentro de lo que corresponde a cosmticos, Henkel desarrolla productos para el cuidado corporal,
cuidado facial y cuidado oral, adems del negocio de Peluquera profesional.
3. UNILEVER
Multinacional anglo holandesa formada en 1930, lderes en marcas de alimentos, cuidado del hogar,
cuidado personal y nutricin.
En el mercado del cuidado personal, Unilever es lder global en productos para la limpieza de la piel,
desodorantes y antitranspirantes. Dentro de las marcas ms representativas en lo que al cuidado
personal corresponde, se encuentran Axe, Dove, Lux, Ponds, Rexona y Sedal.
4. SHULTZ
Compaa venezolana dedicada a la fabricacin de cremas para el cuerpo, tratamientos capilares,
perfumes y enjuagues bucales. Scalpi se encarga de maquilarle a shultz los enjuagues bucales dentix,
y la crema de almendras shulton.

5. AZUL K
Es una compaa colombiana dedicada a la manufactura y comercializacin de productos de aseo
personal, de las prendas y del hogar, vigente en el mercado colombiano desde 1958.
Desde su constitucin, se ha destacado por su capacidad y experiencia para generar soluciones
acordes a necesidades de sus clientes y consumidores logrando que sus marcas sean reconocidas
por su calidad, seguridad, funcionalidad y cumplimiento de la legislacin vigente y dems requisitos
aplicables al negocio. Scalpi le maquila a azul k los jabones lquidos lak, las cremas corporales y geles
pala la ducha carey.
6. ARMESSO
Fue creada en Octubre de 1998, por iniciativa de sus socios personas con ms de 20 aos de
experiencia en el sector cosmtico, esttico y farmacutico. La empresa naci con el nimo de
satisfacer las necesidades de cuidado personal, salud y belleza de mujeres y hombres.
Estas actividades se iniciaron, con el lanzamiento de un grupo de productos derivados de extractos
naturales, de afirmantes, de nutritivos faciales y corporales, y de productos especficos para tonificar la
piel y adems para reducir tallas y medidas.

1. OPORTUNIDADES PRESENTADAS DENTRO DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Dentro del proceso de manejo de inventarios presenta los siguientes inconvenientes: en el recibo se
tiene control de la cantidad que ingresa mas no de las ubicaciones afectando el manejo del FEFO y
los tiempos de vida til; no existe un control adecuado a las devoluciones y a la actualizacin
permanente de las mermas respecto al consumo en las rdenes de produccin. Existe una cantidad
limitada de ubicaciones en estantera lo que afecta el almacenaje ya que se hace de forma catica y
no prefijando unas ubicaciones por tipo de material. En muchas ocasiones se almacenan los
materiales en los pasillos debido a la anterior razn. El personal del almacn tiene inters e identifica
visualmente la ubicacin correcta de la mercanca, pero debido a la falta de espacios disponibles se
ven obligados a colocar parte de la mercanca en sitios diferentes.
Scalpi ha realizado tareas de concientizacin con el personal respecto a las buenas prcticas de
almacenamiento, al correcto recibo y despacho de materiales a planta, teniendo en cuenta criterios
como la cantidad, lote, y tiempos de vida til. Existe un inters frecuente en identificar visualmente las
ubicaciones para eliminar descargues en sitios que no correspondan y se han asignado responsables
por referencias para hacer control a los faltantes y sobrantes y as estar sincerando continuamente el
inventario.
A travs del desarrollo del sistema de gestin de inventarios en Scalpi cosmtica permitir lograr una
mayor exactitud del inventario a tiempo real, logrando una informacin ms pertinente para la
planeacin y la toma de decisiones; igualmente disminuirn las entregas hacia produccin con
faltantes en cuanto a materiales y se reducir el desgaste administrativo en la solucin de diferencias.
Una Correcta gestin de stocks constituye uno de los pilares bsicos en los que se apoyan las nuevas
tendencias logsticas en la empresa. Por otro lado el alto nivel competitivo con que se mueve
actualmente el mercado obliga a las empresas a reducir necesariamente sus costes operacionales,
uno de cuyos componentes ms importantes est ligado al llamado capital cautivo, que las empresas
estn obligadas necesariamente a mantener, como consecuencia de cuantiosas inversiones en
stocks, necesarias para dar el servicio comercial que el mercado requiere.
A travs del el presente trabajo se trabajaran ideas relacionadas al WMS (Warehouse management
system), RFID, conteos cclicos, FEFO, alistamiento de pedidos, cdigos de barras, Inventario ABC.

2. MARCO TEORICO

2.1 ANLISIS ABC [14].

El anlisis ABC, conocido tambin como la regla 80/20 o principio de Pareto, constituye una de las
tcnicas universalmente ms aplicadas para seleccionar aquellos tem importantes dentro de un
colectivo determinado. En el campo de la gestin de stocks su aplicacin es evidente, ya que nos va a
permitir seleccionar aquellos artculos que presentan mayor inters para la referida gestin.
El principio bsico se centra en focalizar el control sobre los artculos ms importantes para la gestin
de inventarios.
Esto supone establecer tres niveles de importancia:
. Nivel A Artculos muy importantes.
. Nivel B Artculos moderadamente importantes.
. Nivel C Artculos poco importantes.
Es un hecho comprobado empricamente, que la mayor parte del valor invertido en stock, se concentra
en un pequeo nmero de productos.
El surtido de Productos puede ser analizado atendiendo a diversos aspectos, stock, ventas, tanto en
unidades como en valor, por el volumen fsicamente ocupado o por el nmero de pedidos que se
hacen de los artculos.
Los Artculos A normalmente son los que se mueven rpido, los artculos B son los que se mueven en
trmino medio y los artculos C son los que se mueven despacio: No hay forma precisa para agrupar
los artculos, si en una categora o en otra, o en determinar el nmero de categoras por usar.
(Administracin de la cadena de Abastecimiento)
2.2 CONTROL BSICO DE INVENTARIO POR DEMANDA (PULL)
El control de inventario por demanda pull otorga bajos niveles de inventario en los puntos de
abastecimiento, debido a su respuesta a las condiciones particulares de la demanda y de costo de
cada punto de abastecimiento [7].
2.3 COSTOS DE INVENTARIO [3].
La excelencia logstica de un almacn no solo se debe juzgar desde un punto de vista de los
rendimientos o tiempos de respuesta de los diferentes procesos operativos que en l se generan, sino
que debemos conocer el coste de los recursos utilizados para conseguir los objetivos propuestos
(economicidad de los procesos logsticos de almacn), para as poder establecer polticas de mejora y
priorizar inversiones.
2.4 COSTO DE ALMACENAMIENTO
Cuando hablamos de los costos de almacenamiento, entendemos que se refiere nica y
exclusivamente a aquellos costos derivados de la utilizacin fsica de un espacio en el almacn
durante un tiempo determinado.
Este costo incluye costos variables del espacio, seguros e impuestos. En algunos casos, una parte del
costo de almacenamiento es fijo, por ejemplo, cuando se posee un almacn y no se puede utilizar
para otros fines. Tales costos fijos no deben incluirse en el costo de almacenamiento de inventario. De

la misma manera, los impuestos y seguros deben incluirse. Solo si varan con el nivel del inventario
[8].
Los artculos, al ser recepcionados en el almacn, hay que situarlos convenientemente. En cualquier
caso, ocupan un espacio fsico cuya utilizacin representa un coste, tanto si se trata de un edificio
alquilado como si es propio. (5)
2.5 CONCEPTO ALMACEN [3].
Es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial
con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos.
2.5.1

Funcin de los Almacenes

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las empresas industriales o
comerciales distribucin fsica, constituyendo una de las actividades importantes para el
funcionamiento de la empresa, sin embargo, muchas, el almacn es una de las funciones que acta
en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la veces es olvidada por considerrsele
como la bodega o depsito donde se guardaban los materiales que produccin requiere, entre las
funciones del almacn se tienen:
1. Resguardan las materias prima de incendios, robos y deterioros.
2. Permite a las personas autorizadas el acceso a los materiales almacenados.
3. Lleva en forma minuciosa controles sobre las entradas y salidas de materiales.
4. Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).
Objetivo de los almacenes
Administrar los bienes y materiales, mediante la planificacin, recepcin, incorporacin, despacho,
transferencia, desincorporacin y el control de inventarios, a fin de garantizar el manejo y suministro
de los bienes y materiales requeridos en forma eficiente y oportuna.
2.6 TIPOS DE ALMACN [10]
Existe una gran variedad de almacenes, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:
2.6.1

Almacn de Materia Prima: Almacena las materias primas que intervienen directamente
en la composicin de los productos terminados.

2.6.2

Almacn de Productos Semi elaborados: Dedicado al almacenamiento de los

materiales que han sufrido algunas transformaciones en el proceso productivo.

2.6.3

Almacn de Productos Terminados: Destinados al almacenamiento de productos para

ser suministrados o entregados a los clientes.

2.6.4

Almacn de Aprovisionamiento en General: Para el almacenamiento de insumos que

intervienen indirectamente en la fabricacin, tal es el caso de combustibles, aceites,
lubricantes, material de embalaje, entre otros.

2.6.5

Almacn de Distribucin: Destinados a almacenar y vender artculos y productos

colocados a disposicin del consumidor.

2.7 ESTANTERAS CONVENCIONALES [18]

Este es el sistema de almacenaje por excelencia. Utilizan como soporte de la Unidad de Carga la
paleta. ste puede tener diferentes dimensiones y sern estas las que determinar la estructura de las
estanteras a utilizar.
Es la solucin ms simple y ms utilizada que ofrece acceso directo a todas las paletas. La altura del
nivel de carga est simplemente limitada por las dimensiones del edificio y del equipo de manutencin
utilizado.
La anchura de los pasillos que requiere cada tipo de carretilla es variable, dependiendo de la medida
de las paletas y del lado por el que se accede a ellas. Con paletas de 120x80 cm, y cogindolas por el
lado de 80 cm, los anchos aproximados de los pasillos entre cargas son:
Apiladores 2/2,2 metros
Convencionales 3/3,5 metros
Retrctiles 2.5/2,7 metros
Torre bilateral 1,4/1,5 metros
2.7.1

Tipos de estantera en almacenaje con pasillos:

Estanteras de una sola profundidad: Ofrece mejor acceso, pero mayor costo debido al
aumento en el espacio de pasillos.

Estanteras de doble profundidad: Reducen el espacio de pasillo (en comparacin con las de
una profundidad). Se necesitan montacargas de horquilla extensibles para sacar el artculo
situado en el fondo.

Estanteras con acceso en un solo sentido para que el montacargas: con ellas los pasillos son
estrechos, el acceso a los artculos son por un solo lado; por lo tanto, es un sistema de
almacenamiento de ltimas entradas primeras salidas.

La estantera con acceso en ambos sentidos para el montacargas: es similar a la que tiene
acceso en un solo sentido, pero el carril est abierto por ambos extremos, este sistema puede
ser tanto de UEPS como de PEPS. El carril se puede usar para almacenar dos diferentes
nmeros de partes.

2.7.2

Organizacin de elementos en unidades de almacenamiento:

La decisin depender de la importancia relativa del control estrecho del material, la exactitud del
inventario, el ahorro de espacio, los ahorros de mano de obra y energa y los costos de capital.

Identificacin de la ubicacin. La coordenada XYZ de cada identificacin alfanumrico.

Primero se identifica el estante con una letra (dos si hay ms de 26 estantes). Luego, la
posicin del estante se identifica con un nmero, se empieza por una pared y los nmeros se
mantienen alineados para todos los estantes; finalmente la dimensin se identifica con una
letra.

PEPS o UEPS. Por lo general la decisin se resuelve a favor de PEPS.

Aprovechamiento del espacio. Durante mucho tiempo el objetivo ha sido utilizar el espacio
cubico, pero es ms eficiente el uso efectivo de la cuarta dimensin: el tiempo, mediante el
almacenamiento aleatorio.

Distancia recorrida. Los montacargas no deben desplazarse ms de 100 o 200 pies.

2.8 INVENTARIO [3].

Es la verificacin o confirmacin de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la

empresa. En realidad, el inventario es una estadstica fsica o conteo de los materiales existentes,
para compararla con la existencia anotada en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre
materiales. La existencia es: la composicin de materiales que no se utilizan momentneamente en la
empresa, pero que necesitan existir en funcin de las futuras necesidades.
2.8.1
2.8.1.1

Tipos De Inventario
Inventarios de Materia Prima

Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin del producto. En toda
actividad industrial se presentan una variedad de artculos (materia prima) y materiales, los que sern
sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado. A los materiales que intervienen en
mayor grado en la produccin se les considera "Materia Prima". La materia prima, es aquel o aquellos
artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en un producto terminado.
2.8.1.2

Inventarios de Productos en Proceso

Son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a

los cuales se les aplic la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccin en un
momento dado. Una de las caractersticas del inventario de producto en proceso es que va
aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en el producto terminado
como consecuencia del proceso de produccin.
2.8.1.3

Inventarios de Productos Terminados

Son los artculos transferidos por el departamento de produccin al almacn de productos terminados
por haber estos; alcanzado su grado de terminacin total y que a la hora de la toma fsica se
encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos. El nivel de
inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta
dado por la demanda.
2.8.1.4

Inventarios de Materiales y Suministros

En este tipo de inventarios tambin se incluyen los siguientes:

Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de industria.
Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la industria, dentro de estos
artculos de consumo los ms importantes son los destinados a las operaciones, y estn formados por
los combustibles y lubricantes.
Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos,
los artculos de reparacin por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente.
2.8.1.5

Inventarios de Seguridad

Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupcin en el aprovisionamiento causado por
demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de
reabastecimiento, la importancia del mismo est ligada al nivel de servicio, la fluctuacin de la
demanda y la variacin de las demoras de la entrega.

10

2.9 CONTROL DE INVENTARIOS [2].

Los inventarios varan en razn de su consumo o la venta de cada artculo que los componen, lo que
da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a
solicitud de los usuarios, produciendo la rotacin de los materiales y la generacin de utilidades en
funcin de dicha rotacin.
Para llevar a cabo el control de inventario cada empresa debe analizar sus existencias en relacin a
su variedad y cantidad, para clasificarlas de acuerdo a las caractersticas que cada artculo o grupo de
artculos presenta, para facilitar el control.
Tambin debe estar al tanto de su movimiento o detencin, dado que el movimiento que se produce
en los almacenes, de cada artculo en existencia, obliga a mantener en ellos una cantidad
determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo,
as como el lapso en que se renueva, es decir, la demora que se produce desde que se revisa la
existencia para emitir la requisicin, hasta que los materiales estn disponibles en el almacn para
satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores.
2.10 MEDIOS PARA EL ALMACENAMIENTO DE MATERIALES Y DE PRODUCTOS [10]
El espacio de un almacn es costoso y en ocasiones su escasez es crtica, algunos de los sistemas
mecnicos requieren inversin; debe hacerse un estudio para comprar esta con los costos del terreno
y la construccin de una ampliacin o de un nuevo almacn.
Se debe hacer una lista de los materiales que se desean almacenar partiendo de la informacin
contenida en las tarjetas, una vez se tenga los materiales a almacenar pasamos a disear el tipo de
estantera ms conveniente esto puede ser:
Estante Convencional con varios niveles, todos con la misma altura e igual forma, este se puede usar
con mercanca de una misma forma y tamao, cajas, tambores, frascos, etc.
Estante diseado con distintas niveles y largos de entrepao para almacenar mercanca de diferentes
formas o tamaos, y en cantidades diversas.
2.11ESTRUCTURA DE ALMACN [12]

Cada almacn es diferente, no hay un esquema fijo, s que hay una serie de pautas a seguir a
la hora de disear un almacn, puntos clave:

Aprovechamiento del espacio, tanto horizontal como vertical (estanteras, etc.).

Recorridos mnimos, ejemplo: colocar la mercanca que ms se vende ms cerca de la zona
de salida, mtodo ABC.

Toda la mercanca tiene que estar accesible.

Facilidad de recuento.

Respetar las zonas de un almacn: zona de descarga, zona de carga, zona de

almacenamiento, zona de devoluciones, etc.

Gestin del espacio y rendimiento, anlisis, conclusiones y posibles soluciones.

Gestin de stocks, pedidos, obsoletos, etc.

Gestin de devoluciones.

Planificacin, organizacin, anticipacin, quizs sea el punto ms importante.

11

2.12ERRORES A EVITAR EN LA GESTION DE STOCKS [13].

Zonas de carga y descarga de extensin reducida, se producir el efecto puzzle, para poner una
mercanca tendremos que mover otra, lo cual supondr prdida de tiempo.
No respetar la clasificacin ABC, productos que ms salen ms cerda de la zona de carga, implicar
mayor tiempo para preparar pedidos, consecuencia prdida de tiempo.
Almacn saturado: la mercanca no estar accesible directamente lo cual implica que para preparar
los pedidos habr prdida de tiempo, se produce nuevamente efecto puzzle tenemos que quitar uno
para poner otro. A la hora de recuento tambin supone una prdida de tiempo.
Personal insuficiente: Implica una mala ubicacin de la mercanca, desorden, etc.
Tener los productos sin codificar.
Descripcin de las tres zonas bsicas:
Recepcin.
Almacenamiento.
Entrega.

rea de Recepcin.

Es la zona de descarga, ha de tener el espacio adecuado para las maniobras. La zona de recepcin
tiene que tener las dimensiones adecuadas al volumen de mercanca que se recepciona y al tiempo
que ha de permanecer all. La permanencia de dicha mercanca en esta rea ser la mnima posible.
Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las maniobras de
descarga
de
vehculos
segn
las
instalaciones
en
el
rea
de
recepcin.
En esta rea se realiza la verificacin de la mercanca que entra. La descarga ha de ser de la forma
ms rpida y eficiente posible.
La verificacin de la mercanca es una actividad de suma importancia, hay que cotejar el albarn de
entrada con la mercanca fsica, es necesario asegurarse que la mercanca no presente anomalas
roturas, embalajes deteriorados. Hay que marcar al personal de nuestro almacn unas pautas a seguir
ante cada una de estas circunstancias. En muchos casos el proveedor una vez que hemos aceptado
la recepcin ya no se hace responsable del estado de la mercanca, as como si las cantidades son
correctas o no.

rea de Almacenamiento.

Es el espacio fsico dedicado a guardar la mercanca., hay dos tipos de sistemas de almacenaje, cada
uno de los cuales tienen diferentes necesidades de espacio:
Ubicacin Fija: Con un sistema de ubicacin fija cada unidad de almacenaje tiene un determinado
lugar en el almacn donde slo ese tem puede ser almacenado, es decir, cuando una ubicacin fija
quede vaca en ella slo se puede colocar otra unidad de carga del mismo tem. El nmero de
ubicaciones necesarias ser equivalente al stock mximo de cada tem. El inconveniente que tiene
este sistema es que el grado de utilizacin del espacio del almacn es bastante bajo, ya que el
nmero medio de unidades almacenadas estar por debajo del nivel mximo durante la mayor parte
del tiempo.
Ubicacin Aleatoria: Este sistema nos permite mejorar el grado de utilizacin del almacn. Las
unidades de carga pueden ser ubicadas en cualquier espacio vacante. Debido a que el ritmo de
entrada y salida de los diferentes bienes suele ser diferente.
Principios a tener en cuenta a la hora de distribuir el espacio:

12

Primera entrada primera salida.

Ultima entrada primera salida.
Colocar los artculos de mayor demanda ms a la mano cerda de las puertas de recepcin y entrega,
clasificando la mercanca en tres grados de mayor rotacin media y baja (A, B, C). La regla 80-20 dice
que el 80% de la demanda debe ser satisfecha con el 20% de los artculos.
Reducir movimientos y maniobras.
Anchura de los pasillos apropiados a los medios necesarios para la manipulacin.

rea de Entrega

Es la zona donde se prepara la mercanca para la carga, y se realiza la verificacin de la mercanca

que sale, un buen control en las entradas y salidas de mercanca es bsico para que no se produzcan
diferencias de inventario
2.13GESTIN DE STOCKS [13].
La gestin de stocks constituye una de las actividades fundamentales dentro de la gestin de la
cadena de suministro ya que el nivel de stocks puede llegar a suponer la mayor inversin de la
compaa, abarcando incluso ms del 50% del activo en el sector de la distribucin.
La necesidad de disponer de inventarios viene dada por la dificultad de coordinar y gestionar en el
tiempo las necesidades y requerimientos de los clientes con el sistema productivo y las necesidades
de produccin con la habilidad de los proveedores de suministrar los materiales en el plazo acordado.
La constitucin de inventarios de materiales comporta dos tipos de factores:
Positivos: ya que dota a la empresa de flexibilidad operativa, permitindole producir a un ritmo
diferente al de adquisicin y ofrece la posibilidad de emitir pedidos de mayor volumen. La gestin de
stocks debe responder a una doble funcin:
Econmica: reduccin de costes operacionales.
Seguridad: proteger el proceso de produccin de exigencias imprevistas de consumo de materiales o
de demora en la entrega de los mismos.
Negativos: ya que aparecen una serie de costes de posesin:
Administrativos, personal y sistemas de gestin.
De espacio fsico: Alquileres, amortizaciones, impuestos, seguros y suministros.
Operativos: Personal, equipo de manipulacin y seguros sobre las existencias.
Econmicos: obsolescencia, deterioro y hurto de materiales.
Financieros: intereses correspondiente al capital invertido.
Los principales objetivos que persigue la gestin de stocks son los siguientes:

Reducir al mnimo posible los niveles de existencia.

Asegurar el suministro de para-producto (materia prima, producto en proceso y producto

terminado) en el momento adecuado al rea de produccin o al cliente.

2.14GESTION DE PRODUCTOS NO CONFORMES [13].

Cuando se identifica una no conformidad, es indispensable implementar una correccin. Una
correccin se define como una accin que tiene por objetivo eliminar una no conformidad detectada.
La correccin deber modularse en funcin de la importancia del requisito incumplido. En las
definiciones que voy a plantear, hago referencia a las que figuran en las normas ISO. As pues,
dispone usted de varias opciones:

13

El reproceso, que consiste en una accin aplicada sobre un producto no conforme para que
cumpla con los requisitos. Por ejemplo, un producto insuficientemente cocido se volver a
calentar.

La reclasificacin, que consiste en una modificacin de la clase de un producto no conforme,

de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los especificados inicialmente.
Por ejemplo, en un banquete de recepcin, se puede exigir una presentacin especfica e
irreprochable. No obstante, si esta presentacin no se ha logrado, sus comensales habituales
seguramente estarn satisfechos de consumir canaps aun sin los adornos decorativos
inicialmente previstos.

La reparacin, que consiste en una accin aplicada sobre un producto no conforme para que
sea aceptable para el uso previsto. La reparacin incluye las acciones rectificativas destinadas
a restablecer el uso de un producto inicialmente conforme. Por ejemplo, el hecho de reponer
una decoracin deteriorada constituye una reparacin.

El desecho, que consiste en una accin aplicada sobre un producto no conforme para impedir
su uso inicialmente previsto. Se reciclar o se destruir. El reciclado consiste en reintroducir el
producto defectuoso en el ciclo normal de las preparaciones. Pero esta operacin debe
permitir una eliminacin total de la anomala. Debe mantenerse la trazabilidad durante el
reciclado. Por ejemplo, antes de su coccin, unos fondos de tarta que no estuvieran
correctamente moldeados, podran desmoldarse y mezclarse con otro lote de pasta en
proceso de amasamiento.

La derogacin permitir, previa liberacin, el uso de un producto no conforme a los requisitos

especificados. Por lo general, se limita a un producto cuyas caractersticas de no conformidad
permanecen dentro de los lmites aceptables.

La gestin de los productos no conformes cuando se detecta la no conformidad, la decisin puede ser
inmediata o diferida en el tiempo. En este caso, el producto deber ser preservado de toda posible
degradacin pero, sobre todo, perfectamente aislado e identificado mediante un etiquetado que evite
posibles confusiones e impida el uso del producto. La decisin de liberacin de este tipo de productos
ser tomada exclusivamente por el responsable de calidad. La liberacin permite que el producto
contine hacia la siguiente etapa inicialmente prevista o hacia otra distinta, segn las decisiones del
responsable.
En un enfoque de calidad, la puesta en evidencia de una anomala debe dar lugar a una investigacin
para eliminar las causas de la misma e impedir que se repita y, por ltimo, desembocar en una accin
correctiva. La accin preventiva es de ndole distinta, consiste en considerar los riesgos potenciales
(los que podran presentarse algn da, pero sin ninguna certeza) y establecer medidas de control
para prevenir o eliminar uno o varios riesgos potenciales.
En definitiva, una conformidad es siempre el incumplimiento de un requisito que calificaremos como
ms o menos importante segn las caractersticas determinadas. Lo importante es saber lo que se
busca, es decir, los requisitos que se controlarn, y saber clasificarlos segn su importancia y
consecuencias, sabiendo que algunos son no negociables.
2.15CODIFICACION [16].
Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan
sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi
imposible
identificarlos
por
sus
respectivos
nombres,
marcas,
tamaos,
etc.
Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un
sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativo operacionalizacin
de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificacin de artculos a la
catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin y codificacin de todos
los materiales que componen las existencias de la empresa.

14

2.15.1 Cdigo de Barras [18]

En esta rea de la computadora, la productividad en una organizacin manufacturera ha crecido en
gran medida por los refinamientos en los mtodos de operaciones ms que por el desarrollo de
nuevos procesos de manufactura. Nuestra capacidad para adquirir datos en tiempo real y para
analizar la informacin y actuar con base en ella, directa e indirectamente a travs de la acciones de
dispositivos, ha contribuido en forma significativa a la eficiencia de una operacin.
Uno de los ejemplos ms comunes del acopio y transmisin de automatizacin de datos en el uso de
los cdigos de barra. Todos estamos familiarizados con la informacin codificada en una disposicin
de barras y espacios anchos y angostos que se emplean en las cajas de comercio para identificar y
confirmar el costo de los artculos adquiridos. Con una combinacin nica de barras y espacios
anchos y angostos, cada cdigo de barra representa informacin particular (un numero de cdigo)
particular de ese artculo, componente persona o lugar. Con los adelantos en tecnologa visual y de
computadora, las barras y espacios anchos y angostos pueden leerse y descifrarse directamente con
el equipo adecuado. Es as que un cdigo de barras da forma a un lenguaje de maquina imprimible
que puede ser ledo y procesado por una computadora sin necesidad de introducir manualmente
datos mediante el teclado.
Grafico 1 Cdigos de Barras

Fuente: (http://alysu.wordpress.com)
[17].Para hacer posible la utilizacin de cdigos de barras para la identificacin automtica de los
productos, es necesaria la implementacin de un sistema RF que permita capturar los datos
codificados, para transformarlos en informacin til para optimizar la cadena logstica de la empresa.
Al implementar un sistema de radio frecuencia para la captura de datos contenida en los cdigos de
barras de los productos, uno de los mtodos ms utilizados es la inclusin de una red inalmbrica de
RF, que ofrece una serie de ventajas para optimizar la cadena de suministros.
Cabe destacar, que una red de datos inalmbrica funciona con un conjunto de antenas que han sido
conectadas a los diferentes dispositivos de acceso a la red inalmbrica. De esta manera, es posible
captar la informacin codificada en los cdigos de barras, y transmitir los datos a los sistemas de
gestin integrados con los que opere una compaa, ofreciendo informacin relevante para diversos
sectores de la empresa.
2.15.2 Como funciona una red inalmbrica.
Bsicamente una red inalmbrica funciona de forma similar a la manera en que opera una red
convencional de Ethernet, pero con la diferencia de que no requiere de cables para su tarea, ya que
utiliza seales de radio frecuencia como medio de comunicacin.

Ventajas

15

Gracias a la eliminacin del cableado, las redes inalmbricas permiten una gran flexibilidad de trabajo,
pudiendo utilizar dispositivos mviles para la lectura y captura de la informacin que se transporta en
los cdigos de barras.

La tecnologa actualmente incorporada en la creacin de las redes inalmbricas brinda el mtodo de

conectividad adecuada, que permite integrar los distintos sistemas de informacin que utiliza la
empresa.
Gracias a la implementacin de sistemas de radio frecuencia es posible introducir los datos y capturar
la informacin relativa a un producto en las propias reas productivas, agilizando as los procesos de
produccin.
Por otra parte, permite realizar consultas de dichos datos de manera online, mediante un acceso
directo a la base de datos centralizada, para utilizar y procesar esa informacin en tiempo real.
Estas ventajas permiten alcanzar un ptimo manejo de almacenes, gestionar los procesos logsticos,
controlar el flujo de materiales y la calidad de los productos, y mejorar notablemente la cadena
productiva.

Elementos indispensables para una red inalmbrica:

En el momento en que una empresa decide implementar la utilizacin de cdigo de barras para la
identificacin automtica de sus productos, junto con un sistema RF y una red inalmbrica, es precisa
la incorporacin de algunos elementos bsicos para llevar a cabo este tipo de sistema de informacin.
Es necesario disponer de un punto de acceso inalmbrico, llamado tambin WAP por sus siglas en
ingls Wireless Access Point, que consiste en un dispositivo que permite la interconexin entre los
diversos equipos de conexin inalmbrica de la red.
El Access Point es el encargado de emitir las seales de radio frecuencia que permiten la transmisin
de la informacin, ya que su funcin consiste en capturar los datos, almacenarlos y posteriormente
transmitirlos a la red.
Debido a sus especificaciones tcnicas, el Access Point puede ser utilizado tanto en una red
inalmbrica como en cualquier tipo de red convencional.
Otro de los elementos que se debern utilizar ser la denominada terminal, que se trata de un
dispositivo electrnico que deber ser utilizado para ingresar los datos del
producto.
Por ltimo, ser necesaria la utilizacin de un servidor de aplicaciones, que bsicamente se trata de
una computadora donde se encuentra el software que administra la red inalmbrica y las herramientas
informticas que utiliza cada una de las terminales que se hallan en el proceso.
Por lo general, el servidor de aplicaciones se encargar de gestionar las funciones de negocio y
permitir el acceso a los datos desde las diferentes aplicaciones, ofreciendo una centralizacin de los
procesos de informacin.

16

3. SITUACION ACTUAL
3.1 PLANTILLA DE PERSONAL
La distribucin de personal se define as: 1 montacarguista en un turno 12 horas para prestar apoyo
en el cargue /descargue de materiales en estantera, y cargue de producto terminado hacia los
vehculos de los clientes. De igual forma, existen 2 personas por turno alistando los materiales
correspondientes a materias primas y a material de empaque.

Tabla 1. Programacin de personal en el almacn

Fuente. Los autores

No existe una persona definida en el recibo de materiales, por tal razn las personas que en el
momento se encuentren en el almacn, deben apoyar la actividad de recibo descuidando labores
propias como lo son el alistamiento y recibo de devoluciones de materiales provenientes de
produccin. Esta situacin afecta de forma significativa la actividad de recepcin de materiales, ya que
no se garantiza la revisin al 100 % de los materiales recibidos; ocasionando que no se detecten y se
reporten oportunamente novedades tanto de faltantes de material, como de lotes trocados y materias
primas con fecha de vencimiento prxima.
3.2 GESTION DEL CONOCIMIENTO
No existen procedimientos definidos para las actividades de recepcin de materiales,
almacenamiento, alistamiento y entrega de materiales a planta, recibo de devoluciones y despacho de
producto terminado.
Al no existir una gestin del conocimiento que permita garantizar la mejor forma para la realizacin de
las actividades, se depende exclusivamente de la experiencia de la persona que est realizando la
actividad. De igual forma, corre el riesgo de extinguirse el conocimiento cada vez que se presenta
rotacin de personal en el almacn.
De otra parte, al no existir acuerdos por escrito con las reas cliente del almacn (produccin,
calidad); se incumplen los mismos afectando la trazabilidad de los materiales y el reporte oportuno de
novedades de materiales en el sistema, hacindolo poco confiable.
3.3 GESTION DOCUMENTAL
Existe un exceso de papelera asociada al manejo de las rdenes de produccin, ya que el planeador
entrega al digitador en promedio para una campaa de produccin, 8 hojas las cuales 6 corresponden
a rdenes para descargar, 1 hoja de control de materias primas y otra hoja para control de material de
empaque entregado. El digitador descarga los materiales en el sistema e imprime un soporte del
descargue sumndolo a los documentos anteriormente mencionados. Toda esta informacin se
archiva en una carpeta para llevar control documental de los movimientos lgicos realizados.
3.4 SUB UTILIZACION SOFTWARE ERP
Scalpi cosmtica cuenta con un software de planeacin de recursos empresariales llamado Factory, el
cual no es aprovechado de la forma correcta. En el caso del almacn, el software tiene una
herramienta que permite descargar automticamente las rdenes de produccin de acuerdo a un

17

maestro de materiales, el cual no es usado en la actualidad ya que esto se realiza de forma manual.
Esta actividad actualmente la realiza el planeador, que de acuerdo a un maestro que tiene en Excel,
genera unas ordenes las cuales entrega al digitador del almacn quien descarga de forma manual
tem por tem cada material que va a ser entregado al rea de produccin.
3.5 CONFIABILIDAD INFORMACION SISTEMA
Al no garantizar un adecuado FEFO en el alistamiento y entrega de los materiales hacia produccin, y
su correspondiente devolucin; no existe consistencia entre la informacin fsica y lgica de cada uno
de los materiales. Bajo este escenario, se afecta la trazabilidad de lotes, cantidades y fechas de
vencimiento.
Cuando se entrega material hacia planta, no se registra la realidad de lo que se entrega fsicamente,
debido a que el descargue de las ordenes en Factory se hace bajo unos consumos tericos, sin tener
en cuenta factores como mermas, taras y desperdicios.
3.6 DISTRIBUCION DE ALMACEN CAPACIDAD
Actualmente existen 800 ubicaciones, las cuales han resultado insuficientes respecto a las
necesidades de cada cliente, lo que obliga en ocasiones a almacenar material en los pasillos,
dificultando el traslado de materiales hacia las reas de dispensacin, descartonado y cargue de
vehculos. En muchas ocasiones se presenta que, materias primas comunes en varios clientes
quedan expuestas a mezclarse y por ende a utilizarse en forma incorrecta.
No hay espacio definido para materiales en Cuarentena y Rechazo,
muestras de retencin, materiales pre alistados.

materiales mantenimiento,

Falta espacio de maniobra para el recibo y despacho de materiales sin que estos afecten la operacin.
3.7 ALMACENAMIENTO IDENTIFICACION DE MATERIALES
El almacenamiento es de tipo catico, sin ningn orden definido, quedando sujeto a la experiencia y la
memoria del operario que alista los materiales. Esta situacin obliga a presentarse una alta
probabilidad de materiales vencidos, al no realizarse un consumo correcto de los materiales,
atendiendo los lotes y sus fechas de vencimiento; es decir, no existe un control sobre el FEFO
3.8 CONSUMOS LOGICOS Y FISICO
Al realizar consumos de las rdenes en el sistema, estas se descargan de forma terica, no teniendo
en cuenta las cantidades reales que se entregan. Por ejemplo, una orden solicita 1300 etiquetas y as
se descarga en sistema, sin embargo se entrega un rollo original por 3000 unidades. Igualmente
sucede con las materias primas, de un cdigo en especial la orden pide 20 kg, y se entrega un envase
original por 50 kg

18

4. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA

4.1 DISTRIBUCIN DE PERSONAL

Se define adems del personal definido en el alistamiento de materias primas y material de empaque,
los siguientes cargos adicionales:

Tabla N 2. Reasignacin de funciones en almacn Scalpi.

Fuente. Los autores

4.1.1

Responsable control materias primas

El responsable se encargara de validar que los materiales suministrados a la planta, cumplan con los
criterios de FEFO y control de lotes para asegurar trazabilidad; adems mediante la inspeccin
asegura que los lotes descargados en el sistema correspondan a los lotes entregados fsicamente. En
el proceso de entrega de materias primas a planta, como en la devolucin de materiales que
provienen de planta actuaria como auditor verificando que los pesos reportados en el formato de taras
y mermas correspondan a lo tomado fsicamente. Adicional a lo anterior, el responsable de control de
materias primas llevara control de los envases vacios devueltos de planta, realizando seguimiento en
las diferencias de pesos entre la tara del recipiente vacio y su peso real, para as redefinir los
porcentajes de desperdicio acordados con cada cliente.
Esta actividad es clave, puesto que garantizara la actualizacin de los porcentajes de desperdicio
existentes en las materias primas, labor que va ir de la mano con el control de las causales (derrame
accidental bodega / dispensacin, producto voltil, producto adherido al recipiente). La informacin
obtenida servir de apoyo en el momento de justificar las diferencias de inventario que se tengan con
el cliente.
4.1.2

Responsable conteos cclicos

La persona se encargara de validar, investigar y corregir diferencias presentadas entre el dato que
reporta el sistema versus el conteo fsico; con la figura anteriormente expuesta es posible realizar un
control ms estricto de los materiales, adems que se analizan causales que provoquen fuga de
inventarios. Las diferencias reportadas debern ser justificadas por los jefes segn el rea que
corresponda (produccin o almacn). Se sugiere que esta actividad se realice en el turno de la noche,

19

ya que habr una mayor disponibilidad sobre los equipos y se podr realizar trazabilidad sobre los
materiales y su ubicacin correspondiente (almacn, dispensacin, fabricacin o acondicionamiento)
4.2 ACUERDOS INTERNOS ENTRE AREAS
Es prioritario para Scalpi, la definicin de roles y procedimientos para las actividades de recibo,
despacho, alistamiento de materiales, manejo de devoluciones y realizacin de inventarios cclicos.
Igualmente, debe existir una divulgacin a todo el personal y todas las reas que se encuentren
involucradas con el almacn (produccin, calidad, mantenimiento, compras, contabilidad, desarrollo).
Semaforizacin de la materia primas para rotar adecuadamente la materia prima de al FEFO.
4.3 UTILIZACION MDULO DE PLANEACION EN SOFTWARE ERP
Habilitando en Factory el software de planeacin, va a permitir que la generacin de las rdenes de
produccin y el consumo de los materiales, se realicen de forma automtica (de acuerdo al maestro
de materiales). Con esto, se va a eliminar el error humano que existe tanto en la generacin como en
el descargue manual de las ordenes de produccin, igualmente se va a eliminar la labor operativa
asociada.
4.4 DESARROLLO FORMATO CONTROL TARAS Y MERMAS POR CLIENTE
De acuerdo a la formulacin para la fabricacin de los grneles, donde se describe la cantidad de
materias primas que se utilizan por una orden, se define el formato que controla las taras y mermas, el
cual debe contener la siguiente informacin: cdigo, descripcin, cantidad que solicita la orden,
cantidad real entregada, devolucin terica, devolucin real y merma. Como merma se define la
diferencia presentada entre la devolucin terica y la devolucin real.
4.5 CONSUMOS REALES DE LAS RDENES
El digitador del almacn, se encarga inicialmente de realizar un consumo terico de las ordenes, tan
pronto el operario le entrega la hoja de taras y mermas con el correspondiente registro de las
diferencias presentadas entre la devolucin terica y la real, el coordinador registrar estos
adicionales a la orden.
4.6 OPTIMIZACION DEL ESPACIO
La anchura actual de los pasillos es de 3.50 metros, lo cual permite ubicar dos nuevas lneas de
estanteras que dejaran un espacio entre pasillos de 1.75 m que seran suficientes para la operacin
de 2 equipos trilaterales, en reemplazo de los montacargas de pasillo amplio utilizados en la
actualidad.
Como la compaa maquila a cinco empresas diferentes el rea de almacenamiento debe ser
repartida proporcionalmente a la cantidad de productos maquilados.

20

Grafico N 1. Propuesta Nuevas Estanteras.

Fuente. Los autores

4.7 TERCERIZACIN DE EQUIPOS

Es necesario comprar dos trilaterales de pasillo angosto para pasillo de 1.75 metros.
Por las necesidades del almacn precisan de un uso ms eficaz del espacio, los montacargas
trilaterales ofrecen la mxima flexibilidad y productividad. Su compacto diseo, excelente
maniobrabilidad y preciso control ayudarn a optimizar el almacn, aprovechando al mximo el
volumen de almacenaje con unas excelentes prestaciones en altura. Los montacargas trilaterales
adems de poder trabajar en pasillos ligeramente ms facilitan la tarea de picking.

21

4.8 AUMENTO CAPACIDAD ALMACENAJE

Segn el plan se pasara de 750 a 1.446 posiciones de almacenamiento colocando los nuevos rack,
las cuales se distribuirn de acuerdo al promedio de facturacin de cada cliente divido sobre el costo
por ubicacin el cual es el siguiente:
Tabla N 3. Capacidad de Almacenaje.

CLIENTE
BELCORP
UNILEVER
HENKEL
SHULTZ
AZUL K
ARMESSO

PROMEDIO
FACTURACION
MENSUAL

VALOR POR
UBICACION

$ 620.000.000
$ 150.000.000
$ 130.000.000
$ 18.000.000
$ 11.000.000
$ 6.000.000

UBICACIONES
APROBADAS

$ 750.000
$ 750.000
$ 750.000
$ 750.000
$ 750.000
$ 750.000
TOTAL

827
200
173
24
15
8
1.247

Fuente. Los autores

Estimando que el promedio de facturacin permanezca igual, se requeriran 963 ubicaciones,
aprovechando un 68% de la capacidad que el almacn tendra disponible. Es normal que se pueda
presentar esta situacin ya que es viable la posibilidad de recibir a un nuevo cliente, o que un antiguo
cliente aumente su facturacin lo que permitir resolver el aumento en la operacin
Una estrategia de control que permita medir la cantidad de material a utilizar versus material enviado,
buscando una eficiente rotacin.
Recepcin de materiales con tiempo de vida til mnimo de tres meses.
Envo mensual a cada cliente de informe sobre materia prima vencida, material de empaque obsoleto
y cdigos sin rotacin en un periodo mayor o igual a dos meses.
Generar un indicador sobre cantidades de materiales obsoletos sobre materiales utilizados lo que
permitir al cliente optimizar la utilizacin de las posiciones que dispone.
4.9 GESTIN DE STOCKS Y RDENES DE PRODUCCION.
En la gestin de stocks dependemos de los planes de produccin que proyecte cada cliente y de
acuerdo a un estimado se definen las ubicaciones necesarias para el almacenamiento de materias
primas y material de envase. Para lograr lo anterior es necesario generar una poltica de negociacin
donde se pueda sincronizar la llegada de la materia prima con la produccin y despacho de los
productos terminados y as disminuir las cantidades en stock y con baja rotacin que estn saturando
el almacn.
4.10GESTIN DE PRODUCTOS NO CONFORMES / MATERIAL DE RECHAZO
Debe programarse con cada cliente, la recogida de todo material vencido, obsoleto o sin rotacin
reciente, con el fin de liberar espacio y no incurrir en gastos operativos adicionales.
En cuanto al material de rechazo, la propuesta consiste en acordar con los clientes una recogida de
forma peridica de todo el material de rechazo, resultante de la produccin. Con los clientes en los
casos que no exista negociacin sobre el manejo de rechazos, es necesario contratar una empresa
que los destruya cumpliendo toda la normatividad ambiental.

22

4.11CODIFICACIN DE PRODUCTOS (COMPRA DE SOFTWARE DE RADIOFRECUENCIA Y

DE WM).
En la actualidad, el almacenamiento se realiza de forma catica, nicamente se garantiza que los
materiales de cada cliente se almacenen de forma independiente. El WMS permite mapear en el
sistema la geografa del Almacn que indica donde ubicar la mercanca y permite la adecuada
rotacin conservando FEFO.
Con el montaje de la radiofrecuencia y la interfaz que vincule el software actual con uno que maneja
WMS, permitir tener un control ms exacto de los materiales, las ubicaciones, las cantidades que se
envan a planta y se reducir significativamente las diferencias en inventarios.
Las actividades que se van a llevar a cabo en el montaje del nuevo software son las siguientes:
1. Definir capacidades por tipo de material y por ubicacin.
2. Montaje de tablados, ubicaciones adicionales (respecto al tamao de los materiales).
3. Rotulacin por medio de cdigo de barras de cada una de las ubicaciones disponibles en el
almacn.
4. Establecer modelo de etiqueta identificadora del producto (incluye cdigo, descripcin,
cantidad, unidad de medida, lote y cliente).
5. Montaje interfaz alterna de WMS que vincula ingresos de cantidades en ERP de Scalpi, ahora
vinculado a las ubicaciones.
6. Inventario general y rotulacin de todos los materiales.
7. Vinculacin software WMS con software de pesajes ubicados en el rea de dispensacin.
8. Realizacin de ensayos, para garantizar la confiabilidad de los sistemas.
9. Capacitacin a todo el personal en el manejo de la nueva tecnologa (terminales de datos
porttiles, software, impresoras).
10. Documentacin del nuevo proceso.
4.12 ACUERDOS CON LOS CLIENTES
En este tem se detectaron varios inconvenientes; los clientes al realizar el despacho de la materia
prima a Scalpi no tienen una adecuada planeacin lo cual no permite tener una completa disposicin
de los materiales para la elaboracin de las ordenes de produccin; existe una baja confiabilidad en
las remisiones enviadas por el cliente puesto que no corresponden a la cantidad fsica despachada
por ellos. Adicionalmente no existe una comunicacin oportuna y permanente con el cliente respecto
a las materias primas vencidas y materiales obsoletos.

23

A continuacin se relaciona el resumen general de las inversiones a realizar y los beneficios que ofrece:
Tabla N 4. Tabla de Inversiones.
RESUMEN DE INVERSIONES
ITEM

DESCRIPCION
Cantidad

DISTRIBUCION DE
PERSONAL
Costo mensual

HABILITAR
MODULO
PLANEACION
SOFTWARE ERP

MONTAJE
RADIOFRECUENCIA
E INTERFAZ WM

Mdulos

Mantenimiento
mensual

Costo
Instalacin
(impresoras,
WIFI, PDT,
rotulacin y
pruebas)

ACTUAL

PROPUESTO

BENEFICIOS

4 Operarios
1
montacarguista

7 Operarios
2
montacarguista

$ 4.623.840

$ 8.364.720

Roles especficos para cada funcin (Recibo, alistamiento,

despachos, ERI).
Inspeccin 100% en el recibo de materiales, asegurando el
reporte oportuno de novedades.
Se asegura una exactitud del inventario del 95% debido a un
mayor control en las actividades de entrega y devolucin de
materiales.

Compras y
facturacin
Inventarios

$ 500.000

Planeacin
Compras y
fact.
Inventarios
$ 750.000

$ 21.500.000

24

Se elimina la actividad de descargue de rdenes de forma

manual, disminuyendo en 5 horas das el tiempo definido para esta
labor.
Se suprime por completo la falla humana al realizar mala
digitacin en el momento del descargue.
Mejora en la exactitud en el inventario en un 98%
Asegura trazabilidad de los materiales en las ubicaciones (lotes,
fechas de vencimiento, cantidades).
Se cuenta con informacin actualizada de la capacidad del
almacn.
Se maximiza el uso del espacio en el almacn, ya que se cuenta
con informacin actualizada de materiales vencidos o con baja
rotacin, soporte para las decisiones gerenciales respecto a
eliminar stock obsoleto.
Elimina tiempo administrativo valioso investigando diferencias en
inventarios.
Reduccin del error humano, y por consecuencia el desperdicio
de los recursos.

RESUMEN DE INVERSIONES
ITEM
MONTAJE
UBICACIONES
ADICIONALES

DESCRIPCION

ACTUAL

PROPUESTO

Cantidad

750

1446

Costo (Incluye
piezas y mano
de obra)

Cantidad

0
1 montacargas
elctrico
1 montacargas
de combustin

$ 64.728.000
2 montacargas
trilaterales
1 montacargas
de combustin

SUMINISTRO DE
MONTACARGAS
Costo alquiler

$ 6.000.000

$ 17.200.000

Fuente. Los autores

25

BENEFICIOS
Almacenamiento del 100% de los materiales en ubicaciones.
Reduccin en tiempos de alistamiento de materiales.
Reduccin del 30% en tiempos de descargue y almacenamiento
de materiales.
Disminucin del 40 % en tiempos de despacho de producto
terminado.
Disminucin de costos asociados al mal manejo de materiales
(incumplimiento del FEFO).
Se asegura cumplimiento de las BPA (zonas de transito
despejadas).
Disminucin de las averas en un 85% debido a una mala
manipulacin del material.
Mejoran las calificaciones de los clientes en las auditorias BPM en
el almacn.
Aumento de casi el 100% de la cantidad de posiciones de
almacenamiento.

CONCLUSIONES

Para que el almacn aproveche todos los beneficios que se desprenden de la inversin en cuanto a
infraestructura, equipos y apoyo tecnolgico, debe promoverse un cambio cultural en las personas y en la
forma como se estn haciendo las cosas en la actualidad. De nada sirve realizar cambios sin involucrar a las
personas y que estas se encuentren conectadas con los cambios en los procesos.
Con la actual propuesta se dobla la capacidad de almacenaje representando al final un ahorro de costos y
tiempo para la operacin; (al desechar la propuesta de montar un almacn adicional) puesto que aumentara
la cantidad de ubicaciones en casi un 100% al pasar de 750 a 1.446.
De igual forma, corresponde aclarar con las dems reas involucradas con el proceso de gestin de
materiales, que se deben dar y cumplir acuerdos internos para llevar un adecuado manejo de los materiales.
Corresponde a una tarea critica para el almacn, monitorear continuamente el proceso de rotacin de
mercancas, esto permite controlar gastos operativos innecesarios al tener que administrar material vencido o
expuesto al deterioro natural simplemente porque no presenta rotacin.
La labor realizada por la persona que realiza conteos cclicos, resulta esencial ya que permite detectar a
tiempo las fugas de inventarios presentadas tanto en la recepcin de mercancas, en la manipulacin
correspondiente al almacenamiento, entrega y devolucin de materiales.
Con la propuesta del nuevo almacenamiento se deber invertir en planta de personal quienes garantizaran
la exactitud en cualquier movimiento de mercanca realizada en el almacn; los montacarguista seleccionados
debern tener experiencia en la maquinaria a invertir (trilaterales), lo cual facilitar el correcto almacenaje de
los productos; con la inversin en personal se tendr un mayor control de los productos y una exactitud del
95% del inventario.
Integrando los mdulos del ERP se eliminaran actividades manuales las cuales presentan un alto porcentaje
de error y el personal estar ms tiempo realizando actividades que si presentan valor para la compaa. Al
integrar estos mdulos tambin permitir visualizar varios reportes de inventarios para saber cules son los
productos que tienen mayor rotacin, productos no conformes y materiales obsoletos.
Con el montaje de Radiofrecuencia e Interfaz WM se mejora la confiabilidad del inventario teniendo una
trazabilidad de los productos en ubicaciones especficas con una informacin actualizada (salidas y entradas
de mercanca).
Se almacenaran todos los productos en sus respectivas ubicacin y no se tendr el problema de tener
productos en pasillos los cuales retrasaban los alistamientos.
Se disminuir los tiempos de despachos de productos terminados ya que existir un rea independiente para
esta actividad.
Disminuir gradualmente el mal manejo de los materiales concientizando y cambiando el pensamiento de
nuestros trabajadores a un nuevo esquema de trabajo el cual traer grandes cambios y a su vez
oportunidades de atraer nuevos clientes.

RECOMENDACIONES

Como recomendacin principal se sugiere la definicin y seguimiento de indicadores de gestin, que sirvan para
realizar medicin peridica sobre la exactitud en el inventario (tanto en cantidades, lotes y ubicacin).

De igual forma, por la razn de ser del negocio es necesario realizar monitoreo constante a las existencias con baja
rotacin y prximas a vencer; mediante este control se garantiza que un alto porcentaje de las existencias se
encuentre rotando continuamente y se estn liberando ubicaciones con material de baja rotacin y productos no
conformes.
Capacitar a todo el personal de bodega para que puedan tener mejores resultados dentro del rea.
Mejorar la comunicacin entre produccin, bodega y clientes para que haya una buena planificacin sobre existencias
y abastecimientos de producto; al mejorar la planeacin de solicitudes de producto no se almacena material que
ocupa espacio innecesario.

BIBLIOGRAFIA

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