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1.OBJETIVOS
1.1.GENERAL
Proporcionar las directrices para el eficaz
desempeo de las actividades del rea de
Recepcin, dirigido a prestar un excelente
servicios a los usuarios del Registro
Nacional de las Personas RENAP-, quienes
podrn acceder por medio de la utilizacin
de la lnea telefnica o apersonndose
directamente a las instalaciones.
1.1 ESPECFICOS
1.2.1.
Establecer los procedimientos
pertinentes para la recepcin y traslado de
llamadas
telefnicas,
faxes
y
correspondencia.
1.2.2. Dictar las directrices para la atencin a
los
usuarios que visitan las sedes del
Registro Nacional de las Personas-RENAP-.
NO.
De
paso
1
2
RECEPCIONISTA
ACTVIDAD
Recibe la correspondencia
de la empresa de servicio
postal o de particulares.
Verifica que el destinatario
labore para el Registro
Nacional de las personas
RENAP-.
5
EMPLEADO O
FUNCIONARIO
Registra en el libro de
Conocimientos los datos
del remitente y el nmero
de gua. (Ver anexo No. 2)
Actualizar el registro
auxiliar Cuadro de control
correspondencia recibida.
(Ver Anexo No. 2)
Entrega la correspondencia
al destinatario.
Anda la fecha y hora de
recibido, firma y sella el
libro de conocimientos.
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
RECEPCIONISTA
EMPLEADO O
FUNCIONARIO
INICIO
Recibe la
correspondencia
Verifica que el
destinatario labore para
la institucin
Registra en el libro de
Conocimientos los
datos del remitente y
el nmero de gua
Actualizar el CUADRO
DE CONTROL DE
Correspondencia
Recibida
Entrega la
correspondencia al
destinatario
Fin
EMPLEADO O
FUNCIONARIO
1
No.
De
paso
1
2
5
6
7
EMPLEADO O
FUNCIONARIO
Actividad
Solicita verbalmente el
envo de correspondencia.
Verifica el destinatario en el
documento entregado por el
funcionario o empleado.
Registra en el Cuadro de
control de correspondencia
enviada los datos del
remitente destinatario,
fecha de envo y nmero de
gua. (ver anexo No. 2)
Entrega la correspondencia
a la empresa de servicio
postal contratada.
Recibe copia de la gua de
envo.
Obtiene fotocopia de la gua
de envo.
Entrega la copia de la gua
de envo al remitente y
solicita firma y sello de
recibido en la fotocopia
Firma y sella de recibido.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
RECEPCIONISTA
Inicio
Correspondencia
Verifica el destinatario
Entrega la correspondencia a
la empresa de servicio postal
contratada
FIN
NO. De
Paso
1
2.1
RECEPCIONISTA
2.2
ACTIVIDAD
Recibe al usuario e
inquiere el motivo de
su visita.
Informa va telefnica
al funcionario o
empleado.
Responde que lo
recibir en el rea de
Recepcin
Responde que pase a
su centro de trabajo y
contina el
procedimiento en el
paso 3.
La solicita el
documento Personal de
Identificacin.
Registra el nombre del
visitante, la hora y el
ingreso a las
instalaciones y el
nombre del funcionario
o empleado a quien
visita.
Le entrega un gafete de
visitante. Ver Anexo No.
4
Le orienta acerca de la
ubicacin del puesto de
trabajo del funcionario
o empleado visitado.
Al salir el visitante,
recoge el gafete y le
entrega el Documento
Personal de
Identificacin.
Registra la hora de
salida de las
instalaciones y solicita
que firme el registro.
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
RECEPCIONISTA
Inicio
Puede pasar?
Le solicita el documento
Personal de Identificacin
Le entrega el gafete de
visitante y la orienta acerca de
tu ubicacin del puesto de
trabajo del el empleado
visitante.
Fin