Retencin en la fuente en operaciones de la misma fecha con un mismo

proveedor
Es generalizado el concepto segn el cual, la retencin en la fuente sobre compras
de una misma fecha, que individualmente no alcanzan la base de retencin, se
deben acumular para efectos de determinar al momento del pago, si se alcanza la
base mnima sobre la cual se ha de aplicar la respectiva tarifa de retencin.
Lo anterior, debido al concepto de la Dian numero 66945 del 26 de agosto de 1998 que establece que
cuando se efecten varias operaciones entre un mismo vendedor y un mismo comprador, se toma el valor
de todas las operaciones de una misma fecha y si ste alcanza el mnimo previsto en la ley, debe
practicarse retencin en la fuente por el valor total de las operaciones. As mismo si las compras se
realizan en virtud de un contrato de suministro cuyo valor supera el valor mnimo establecido, deber
practicarse retencin en la fuente sobre cada pago o abono en cuenta que se realice, an cuando stos
individualmente no alcancen la cuanta.
Respecto a la opinin de la Dian, la cual no es vinculante para el contribuyente, existen algunas razones
para considerarla equivocada.
Este concepto fue emitido con base al decreto 782 de 1996, el cual estaba vigente para la fecha en que la
Dian emiti dicho concepto, pero que fue modificado por el decreto 2224 del 2004.
Deca el decreto 782 de 1996:
Art. 2. Para efectos de establecer la cuanta sometida a retencin en la fuente en compra de bienes
corporales muebles, siempre que un mismo comprador realice varias compras a un mismo vendedor, se
tomarn los valores de todas las operaciones realizadas en una misma fecha. Lo anterior, sin perjuicio de
los contratos de suministro celebrados entre las partes.
Luego de la modificacin sufrida por el decreto 2224, qued de la siguiente forma:
Para efectos de determinar la procedencia de la retencin en la fuente a ttulo del impuesto sobre las
ventas a que se refiere el artculo 1 del presente decreto, respecto del monto mnimo de los pagos o
abonos en cuenta por concepto de prestacin de servicios o compra de bienes gravados, se tendrn en
cuenta las operaciones individualmente consideradas, sin que proceda la acumulacin de operaciones, an
en el evento en que un mismo comprador realice varias compras a un mismo vendedor en una misma
fecha.
El decreto 2224 de 2004, contempla expresamente que para el caso de la retencin en la fuente por Iva,
las operaciones se deben considerar individualmente, y que la acumulacin de estas no opera para
determinar el monto mnimo sujeto a retencin en la fuente.
Se observa con claridad, que para el caso de la retencin en la fuente por Iva, si una operacin no supera
la base de retencin, sta no se aplica, y tampoco se sumaran las operaciones con un mismo proveedor
para luego aplicarles la retencin.
Sobre la retencin en la fuente a ttulo de renta
Frente al retencin a titulo de renta, al modificarse el decreto 782 de 1996, no existe una norma que
taxativamente establezca la obligacin de sumar o acumular las operaciones con un mismo proveedor
para determinar la base mnima sujeta a retencin, por lo que se debe concluir que al igual que en la
retencin en la fuente por Iva, no es obligacin que se acumulen o sumen las operaciones de un mismo
proveedor en una misma fecha.

Adicionalmente existen otras razones para considerar que las operaciones con un mismo proveedor, en
una misma fecha no se debe acumular, por suerte que sin una operacin, individualmente considerada, no
alcanza el monto mnimo sujeto a retencin, sta no debe aplicarse.
La retencin en la fuente se practica al momento de causar la obligacin
Por regla general, la retencin en la fuente se practica sobre los pagos o abonos en cuenta; lo que ocurra
primero. [Se excepta la retencin por ingresos laborales, la cual se practica el momento del pago, mas no
del abono en cuenta].
La contabilidad en Colombia, segn el decreto 2649, opera bajo el sistema de causacin, lo que significa
que los hechos se deben reconocer al momento de surgir la obligacin o el derecho, aunque no se haya
hecho o recibido el pago.
Siendo as, por lo general, lo primero que ocurre es la causacin o abono en cuenta, de suerte que la
retencin se debe practicar cuando la factura se causa, ms no cuando se paga.
Esto significa que por ejemplo, cuando en un mismo da se hacen dos compras a un mismo proveedor que
individualmente no superan la base sometida a retencin, cada factura se causa individualmente, sin
importar que sea de la misma fecha y del mismo proveedor, y en el momento de causacin no se aplica la
retencin puesto que no alcanza la base para ello.
Una vez causada la factura y no efectuada la retencin por no existir la obligacin legal de hacerlo [no
alcanza la base], se convierte en un hecho econmico realizado y causado, el cual no se puede afectar ni
puede relacionarse con otra factura posterior, pues sta tendr su propio tratamiento y se ha de realizar y
causar de forma individual e independiente.
La misma norma expresa que la retencin se debe practicar al momento de hacer el pago o abono en
cuenta, lo que ocurra primero, y si al hacer el pago o abono en cuenta no se supera el monto mnimo
sujeto a retencin no existe la obligacin de practicarla.
Si lo que ocurre primero es el pago, naturalmente que si no se supera la base no se practica retencin, y
despus ya no hay oportunidad de practicarla, por lo que es imposible sumarla y acumularla.
Si lo que ocurre primero es la causacin, pues como ya se expuso ampliamente, sino se alcana el monto
mnimo no hay lugar a practicar la retencin. En este caso, cuando la causacin ocurre primero, existe la
oportunidad que posteriormente, al momento de hacer el pago, se pueda practicar la retencin, que es lo
que precisamente opina la Dian.
El pago de pasivos no est sujeto a retencin
En el supuesto que lo que ocurrido primero sea la causacin de la factura, por ejemplo, si el valor de la
factura no supera el monto mnimo, no se aplica la retencin. Sucedido esto, es decir, la causacin de la
factura ms no el pago, implica que se genera un pasivo, puesto que la factura se ha causado pero no
pagado.
Podramos decir que si al momento de pagar ese pasivo, existen varias facturas causadas al mismo
proveedor en una misma fecha, que no alcanzaron la base para aplicarle retencin en su momento, y que
sumadas superen el monto mnimo sometido a retencin, podra aplicrsele la retencin como lo
manifiesta la Dian en su concepto.
Respecto a esta posicin, existe un inconveniente, debido a que el decreto 1512 de 1985, artculo 5, literal
b, contempla expresamente que se exceptan de retencin los pagos que correspondan a la cancelacin de
pasivos, al otorgamiento de prestamos o a reembolsos de capital.

Lo contemplado en el decreto 1512, es apenas lgico, toda vez que un pasivo existe porque al momento
de causar la obligacin no se pag, y como la retencin se ha de aplicar cuando ocurra el primero hecho
entre el pago o el abono en cuenta, y si al abonar en cuenta no exista la obligacin, no deber practicarse
la retencin ni antes ni despus.
Segn lo aqu expuesto, las operaciones de una misma fecha y con un mismo proveedor, deben ser
consideradas individualmente, y s una o varias de ellas no superan el monto mnimo sujeto a retencin,
stas facturas no se deben sumar o acumular, tanto para efectos de la retencin por Iva como para la
retencin
por
renta.
Que se debe entender como una misma fecha
Para los contribuyentes que se sienten cmodos acogindose a la opinin de la Dian, deben tener claridad
a que se refiere la Dian y el decreto 2224 de 2004, cuando hablan de una misma fecha.
Se debe entender como una misma fecha el da ms no el mes. Puesto que fecha hace referencia a un da
especfico, en un mes especfico y un ao especfico; por ejemplo octubre 11 de 2007 [11/10/2007]. No es
correcto considerar como fecha el mes de octubre de 2007, pues en este caso no es una fecha sino un
periodo, en el caso de la retencin en la fuente.
Esto debido a que muchos contribuyentes suman o acumulan las operaciones de todo un mes, cuando la
Dian lo que ha dicho es que se deben acumular las operaciones de una misma fecha, es decir, de un
mismo da.

Oficio N 106593
21-12-2006
DIAN

Ref:

Consulta radicada bajo el nmero 41846 de 04/05/2006

TEMA:

RETENCIN EN LA FUENTE

DESCRIPTORES: CAUSACIN
FUENTES FORMALES:

Estatuto Tributario, artculos 366

Ley 633 de 2000, artculo 76

Cordial saludo doctora Gloria Edith
Conforme a lo establecido en el artculo 11 del Decreto 1269 de 1,999 y el artculo 10 de la Resolucin
1618 del 22 de febrero de 2006, ste despacho es competente para absolver en sentido general y
abstracto las consultas escritas que se formulen sobre la interpretacin y aplicacin de las normas
tributarias cuyos impuestos administra la
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Consulta usted cmo se debe armonizar la causacin de las retenciones en la fuente de las entidades
territoriales con las normas aplicables al sector salud y si existe alguna excepcin para la causacin de
la retencin en la fuente en virtud de la ley 715 de 2001.
De acuerdo con l artculo 366 del Estatuto Tributario, la retencin en la fuente procede sobre los pagos
o abonos en cuenta susceptibles de constituir un ingreso tributario para el contribuyente del impuesto
sobre la renta, que hagan las personas jurdicas y las sociedades de hecho.
Ha sido criterio reiterado por esta Oficina que, conforme con el tenor literal de la norma referida, la
retencin en la fuente se causa en el momento en que se efecte el pago o abono en cuenta, lo que ocurra
primero.
Respecto de la anterior tesis y en cuanto a la manera de armonizar la causacin de la retencin en la
fuente cuando retenedor y retenido la contabilizan de manera diferente, mediante concepto No. 029144
del 21 de noviembre de 1990, se manifest:
El principio general que rige en materia de retencin en la fuente es que esta se causa en el momento en
que se efecte el pago o abono en cuenta sujeto a la misma, lo que ocurra primero. Cuando el retenedor
y el retenido llevan contabilidad por el sistema de causacin, debe coincidir para ambos el mismo
momento, que es el abono en cuenta efectuado cuando se hace exigible el pago., Pero no coinciden
cuando uno de los dos no lleva contabilidad, o se trata de una entidad pblica que por razones
presupuestales no puede contabilizar la retencin sino en el momento del pago.
Esta situacin genera dificultades al finalizar el ao, cuando se contabiliza el ingreso en un perodo
gravable, pero el pago se realiza en el siguiente perodo, surgiendo para el retenido la necesidad de
trasladar la retencin en la fuente que hubiere registrado, para el siguiente perodo, toda vez que el
certificado de retenciones tendr como fecha de la retencin, la del pago.

En conclusin, consideramos que dadas las disposiciones vigentes, en caso de existir desfase entre
retenedor y retenido, ha de tenerse en cuenta que si el retenedor no efecta abono en cuenta, el hecho
que ocurre primero es el pago y este ser el verdadero momento en que nace la obligacin de efectuar la
retencin en la fuente, debiendo el retenido ajustarse a esta fecha, cuando las circunstancias descritas
as lo exijan.
Ahora bien, tratndose de entidades ejecutaras del presupuesto general de la Nacin y que son agentes
de retencin, el artculo 76 de la Ley 633 de 2000, estableci que operarn bajo el sistema de caja para
efectos del pago de, las retenciones de impuestos nacionales.
Debe tenerse en cuenta que esta norma exceptiva est dirigida exclusivamente a las entidades ejecutaras
del presupuesto Nacional, aspecto respecto del cual se pronunci esta Oficina mediante Concepto No.
020696 del 14 de marzo de 2001, en los siguientes trminos:

Segn el artculo 76 de la ley 633 de 2000, las entidades ejecutoras del presupuesto general de la
Nacin, operarn bajo el sistema de caja para efectos del pago de las retenciones en la fuente de
impuestos nacionales.
Conforme al articulo 151 de la Constitucin Poltica, "El Congreso expedir leyes orgnicas a las cuales
estar sujeto el ejercicio de la actividad legislativa. Por medio 'de ellas se establecern los reglamentos
del congreso y de cada una de las cmaras, las normas sobre preparacin, aprobacin y ejecucin del
presupuesto de rentas y ley de apropiaciones y del plan general de desarrollo, y las relativas a la
asignacin de competencias normativas a las entidades territoriales"
A su vez, el artculo 352 del mismo ordenamiento prev que "Adems de lo sealado en esta
Constitucin, la ley orgnica del presupuesto regular lo correspondiente a la programacin, aprobacin
modificacin, ejecucin de los presupuestos de la nacin, de las entidades territoriales y de los entes
descentralizados de cualquier nivel administrativo, y su Coordinacin con el plan nacional de desarrollo,
as como tambin la capacidad de los organismos y entidades estatales para contratar".
Es decir que las entidades territoriales, ejecutan su propio presupuesto, diferente del presupuesto de la
Nacin.
Segn el articulo 286 de la Constitucin Poltica de Colombia, "Son entidades territoriales los
departamentos, los distritos, los municipios y los territorios indgenas".
El artculo 1(1) del Decreto No. 111 de 1996 que compil la ley 38 de 1989, la ley 179 de 1994 y la ley
225 de 1995 que conforman el estatuto orgnico del presupuesto dice que, la presente ley constituye el
estatuto orgnico del presupuesto general de la Nacin a que se refiere el artculo 352 de la Constitucin
Poltica. En consecuencia, todas las disposiciones en materia presupuestal deben ceirse a las
prescripciones contenidas en este estatuto que regula el sistema presupuestal (L. 38/89, art, L.
179/94,art. 55, inc 1).
A su vez el artculo 3 del Decreto 111 de 1996 dice: "Cobertura del Estatuto: Consta de dos niveles: un
primer nivel corresponde al presupuesto general de la Nacin, compuesto por los presupuestos de los
establecimientos pblicos del orden nacional y el presupuesto nacional.
"El presupuesto nacional comprende las ramas legislativa y judicial, el Ministerio Pblico, la
Contralora General de la Repblica, la organizacin electoral, y la rama ejecutiva del nivel nacional,
con excepcin de los establecimientos pblicos, las empresas industriales y comerciales del Estado y las
sociedades de economa mixta".

Conforme con lo anterior, las entidades territoriales no estn comprendidas dentro de las entidades que
ejecutan presupuesto del presupuesto general de la Nacin. Las entidades territoriales para la
elaboracin, aprobacin y ejecucin de su presupuesto debern aplicar en lo que fuere pertinente los
principios y disposiciones establecidos en el ttulo XII del ordenamiento constitucional (artculo 352 C.P
pero ello no indica que ejecuten presupuesto del presupuesto general de la Nacin. Las entidades
territoriales ejecutan su propio presupuesto incorporando recursos del presupuesto general de la Nacin.
En consecuencia, el sistema de caja para efectos del pago de las retenciones en la fuente de impuestos
nacionales no se aplica para las entidades territoriales porque ellas no ejecutan presupuesto del
presupuesto general de la nacin. ..."
De acuerdo con el concepto referido, las entidades territoriales estn sujetas a la normatividad general
en materia de retencin en la fuente, en el momento en que se efecte el pago o abono en cuenta, lo que
ocurra primero.

Atentamente,
CAMILO VILARREAL G
Delegado - Division De Normativa Y Doctrina Tributaria